Contract
Beschrijvend document t.b.v. de aanbesteding Accountantsdiensten 2024 | |
Openbare Europese aanbestedingsprocedure | |
Aanbestedende dienst: provincie Overijssel | |
Ons referentienummer | 22.O.266 |
Versie | 1.0 |
Status | Definitief |
Datum | 30-05-2023 |
Inhoud
1 De Opdrachtgever en de opdracht 4
1.1 Informatie over de organisatie 4
1.2 Inhoud en omvang van de opdracht 5
1.2.2 De certificerende functie 6
1.2.3 Natuurlijke adviesfunctie 8
1.2.4 Controle fractievergoedingen 8
1.2.6 Optioneel: Specifieke accountantsverklaringen (Deelverklaringen) 9
1.3 Procedure en de onderbouwing 9
2 Voorwaarden aan Inschrijving 12
2.1 Voorwaarden aan Inschrijving 12
2.2 Algemene Inkoopvoorwaarden & Overeenkomst 17
3.1 Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) 19
3.3 Geschiktheidseis: financiële en economische draagkracht 20
3.3.1 Bedrijfs-/Beroepsaansprakelijkheidsverzekering 20
3.4 Geschiktheidseis: technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid 21
3.4.1 Kwaliteitsnormen Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
4 Beoordelingsprocedure, gunningssystematiek en gunningscriteria 23
4.1 Beschrijving van de beoordelingsprocedure 23
4.4.1 SG2.1: Controleaanpak 26
4.4.3 SG2.3: Adviespotentieel 27
4.4.4 SG2.4: Presentatie/casus 27
4.5.1 Beoordeling SG2.1 t/m SG2.3 29
5 Programma van eisen Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
5.1 Eisen Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
5.2 Social Return on Investment Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
1 De Opdrachtgever en de opdracht
1.1 Informatie over de organisatie
Provincie Overijssel
De provincie Overijssel is een overheidsorganisatie op provinciaal niveau. Ze vormt de bestuurslaag tussen de rijksoverheid en de 25 gemeenten in de provincie. Het algemeen bestuur wordt gevormd door Provinciale Staten (47 leden). Het dagelijks bestuur is in handen van het College van Gedeputeerde Staten (GS), op dit moment bestaande uit zes gedeputeerden. De formatie bedraagt 866 fte, de werkelijke bezetting bedraagt 924 fte (beiden per 31 december 2022). Er wordt gewerkt vanuit één hoofdlocatie, het provinciehuis.
Meer informatie over de Provincie Overijssel treft u aan op de website van de provincie: xxx.xxxxxxxxxx.xx.
Provinciale Staten zijn het hoogste bestuursorgaan van de provincie. De leden worden elke vier jaar door de inwoners van de provincie rechtstreeks gekozen tijdens de verkiezingen voor Provinciale Staten.
Provinciale Staten hebben drie belangrijke rollen:
1. De kaderstellende rol – Provinciale Staten zijn het algemeen bestuur van de provincie. Ze stellen de hoofdlijnen vast van het provinciale beleid; ze nemen de belangrijkste beslissingen. Het College van Gedeputeerde Staten vormt het dagelijks bestuur en voert de besluiten van Provinciale Staten uit. Onder de kaderstellende rol valt onder meer het vaststellen van de begroting.
2. De controlerende rol – Provinciale Staten controleren of het College van Gedeputeerde Staten het vastgestelde beleid goed uitvoert. Onder de controlerende rol valt onder andere het vaststellen van de jaarstukken.
3. De volksvertegenwoordigende rol – De leden van Provinciale Staten vertegenwoordigen de inwoners van de provincie.
Meer informatie over Provinciale Staten van Overijssel treft u aan op de volgende website: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxx-xxxxxx/
Nadere informatie en documenten die betrekking hebben op deze uitvraag van de provincie Overijssel treft u aan op de volgende websites:
• Begrotingen, Jaarstukken, Monitor rapportages en Perspectiefnota’s: xxxxx://xxxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/
• Auditplan 2023 verbijzonderde interne controle: zie bijlage J.
• Verordening 216 Provinciewet: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xx/XXXX000000/0
• Verordening 217 Provinciewet: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xx/XXXX00000/0
• Verordening Audit commissie: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xx/XXXX000000/0
Ons Shared service centrum
De uitvoering van deze aanbesteding gebeurt door Ons Shared service centrum (Ons), team Inkoop en Contractmanagement. Binnen Ons zijn de inkoopafdelingen (de adviseurs) van de gemeenten Kampen, Zwolle, Dalfsen, Zwartewaterland, Westerveld en provincie Overijssel ondergebracht. Ons voert taken uit in opdracht van de deelnemende organisaties.
De Opdrachtgever c.q. Aanbestedende dienst in deze aanbesteding is provincie Overijssel.
Deze aanbesteding verloopt geheel digitaal via het aanbestedingsplatform Mercell Source-to-Contract (kortweg: Mercell) (xxxxx://x0x.xxxxxxx.xxx/)
1.2 Inhoud en omvang van de opdracht
Provinciale Staten wijzen op basis van de Provinciewet (artikel 217) een accountant aan die is belast met de controle van de jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Tussentijds rapporteert de accountant aan de provincie via een Managementletter/ separate Boardletter. Sluitstuk van de controle is de controleverklaring waarin de accountant een oordeel velt over de getrouwheid van de verantwoording. Tevens brengt de accountant een accountantsrapport uit met daarin onder andere de belangrijkste bevindingen.
Na controle van het boekjaar 2023 loopt de overeenkomst af die de Provincie Overijssel heeft met het accountantskantoor Eshuis (voorheen HZG). De jaarrekening 2023 is derhalve de laatste controle die Eshuis op basis van de huidige overeenkomst zal uitvoeren. Om tot een nieuwe overeenkomst te komen is de provincie Overijssel deze Europese aanbesteding gestart.
Provincie Overijssel wil een resultaatgerichte Overeenkomst met betrekking tot Accountantsdiensten voor haar organisatie overeenkomen.
Onder Accountantsdiensten worden de volgende werkzaamheden verstaan:
1. Certificerende functie, waaronder:
a. Eindejaarscontrole (controle provinciale jaarrekening);
b. Interim-controle (in voorbereiding op de jaarrekeningcontrole);
c. Controle van de SISA inclusief bijlagen.
2. Natuurlijke adviesfunctie.
3. Controle nazorgfonds.
4. Controle besteding fractievergoedingen.
5. Optioneel: Specifieke accountantsverklaringen (deelverklaringen).
De primaire functie van de accountant is het als onafhankelijke deskundige uitvoeren van de accountantscontrole en het geven van een oordeel op grond van dit onderzoek als bedoeld in artikel 217 van de Provinciewet. Op grond van artikel 217 lid 1 van de Provinciewet hebben Provinciale Staten van Overijssel de Controleverordening vastgesteld (zie paragraaf 1.1).
Jaarlijks wordt in de eerste maanden van het nieuwe boekjaar een provinciaal Audit Plan opgesteld. Dit plan wordt in samenspraak onder regie van het team Concerncontrol opgesteld en vervolgens door het College van Gedeputeerde Staten vastgesteld. Vanaf 2023 zal door het College conform wet- en regelgeving een rechtmatigheidsverantwoording worden afgegeven.
De provinciale interne controles worden risicogericht uitgevoerd. Niet elk proces wordt elk jaar even uitgebreid beoordeeld. Afhankelijk van de uitkomst van de laatste rapportages, de recente ontwikkelingen en de omvang (in euro’s) van het proces wordt het risicoprofiel bepaald. Tweemaal per jaar wordt aan het College gerapporteerd over de processen. De rapportages worden ook aangeboden aan de Audit Commissie. Een aantal processen wordt vanuit risico-oogpunt elke periode beoordeeld.
De accountant steunt gedurende de controleperiode op de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden. In Bijlage J is een beschrijving opgenomen van hoe de Verbijzonderde Interne Controle bij Provincie Overijssel georganiseerd is.
Daarnaast moet de controle uiteraard voldoen aan alle relevante geldende wet- en regelgeving, waaronder het ‘Besluit Accountantscontrole decentrale overheden’.
Nieuwe wet- en regelgeving
De accountant dient te allen tijde in te spelen op (nieuwe) relevante wet- en regelgeving en hierover Provinciale Staten tijdig in te lichten en te adviseren wanneer dit consequenties heeft voor de uit te voeren werkzaamheden. Als gevolg van nieuwe wet- en regelgeving kan de omvang en intensiteit van de te verrichten werkzaamheden fluctueren.
1.2.2 De certificerende functie
De controle van de in artikel 201 van de Provinciewet bedoelde jaarrekening wordt uitgevoerd door een door Provinciale Staten benoemde accountant en dient gericht te zijn op afgeven van een oordeel over:
• De getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;
• Het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de vastgestelde begroting en met van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder provinciale verordeningen;
• De bijlage Single Information Single Audit (Sisa) bij de jaarrekening;
• De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;
• Het in overeenstemming zijn van de door het College opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 190 van de Provinciewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);
• De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.
De certificerende functie heeft betrekking op het certificeren van de provinciale jaarrekening in overeenstemming met de wettelijke kaders. De te verrichten werkzaamheden en de daarop aansluitende verslaglegging dienen de planning & controlcyclus van de provincie Overijssel te volgen binnen de door het College van Gedeputeerde Staten vastgestelde tijdslimieten.
Voor de provincie Overijssel moet worden opgeleverd:
• Een controleplan (vóór 1 juni). Naar aanleiding van de interim-controle:
• Managementletter gericht aan Gedeputeerde Staten;
• Boardletter gericht aan Provinciale Staten. Ten behoeve van de jaarrekeningcontrole:
• Verslag van bevindingen gericht aan Provinciale Staten;
• Controleverklaring bij de jaarrekening.
Controleplan
Ten behoeve van de controle stelt de accountant elk jaar een controleplan/auditplan op en voert hierover vooraf en zo nodig tussentijds overleg. Dit plan van de accountant heeft een relatie met het Auditplan van de provincie Overijssel. Deze plannen worden op elkaar afgestemd.
Verplicht onderdeel van het controleplan/auditplan van de accountant is een paragraaf waarin wordt opgenomen:
1. De geplande ureninzet van de accountant onderverdeeld naar functies met de daarbij behorende tarieven.
2. De uurtarieven die gelden voor meerwerk, onderverdeeld naar functies.
3. De speerpunten van de controle waarbij ook wordt ingegaan op de omvang van de vaste onderdelen zoals bijvoorbeeld de IT-audit en de deelverklaringen.
4. De samenstelling van het controleteam voor de jaarrekeningcontrole.
Jaarrekeningcontrole
Het College van Gedeputeerde Staten stelt de planning vast voor de totstandkoming van de provinciale jaarrekening. Deze planning luistert nauw. Met inachtneming van de door Provinciale Staten te bepalen einddatum zal in overleg met de accountant de planning voor de controle, de termijn van het uitbrengen van de controleverklaring en het rapport van bevindingen worden vastgesteld.
De accountant brengt, na bespreking (op basis van het principe van hoor en wederhoor) van het concept met de directie zijn rapport van bevindingen uit aan Provinciale Staten. Het rapport wordt in afschrift aangeboden aan het College van Gedeputeerde Staten.
De accountant bespreekt, voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken door Provinciale Staten, het rapport van bevindingen met de Audit Commissie. De accountant kan eveneens worden gevraagd een nadere toelichting te geven in één van de reguliere commissies.
Goedkeuringstoleranties
Voor de goedkeuringstoleranties wordt aangesloten bij de wettelijke minimumeisen van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). De tolerantie wordt bepaald op basis van de totale lasten plus de dotaties aan de reserves.
De rapporteringstolerantie heeft betrekking op het vastgestelde bedrag waarboven de accountant geconstateerde fouten en onzekerheden opneemt in het accountantsverslag. De afwijkende rapporteringstolerantie is vastgesteld op 5% van de materialiteit, wat neerkomt op een bedrag van ca.
€ 300.000,-. Dit houdt in dat de accountant alle geconstateerde fouten en onzekerheden die boven dit bedrag uitkomen, rapporteert in zijn accountantsverslag.
In aanvulling op bovenstaande eisen kunnen Provinciale Staten (bij monde van de Audit Commissie) jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole onderwerpen meegeven waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden (de zogenaamde speerpunten).
Interim-controle inclusief IT-audit
Jaarlijks wordt een interim-controle uitgevoerd, gericht op de werking van de administratieve organisatie en interne beheersing. De betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking maakt onderdeel uit van de administratieve organisatie. Onderdeel van de interim-controle is een risicoanalyse als vooruitblik op de jaarrekening.
Ter voorbereiding op de interim-controle ontvangen GS de schriftelijke planning van de controle en de daartoe op te leveren stukken van de opdrachtnemer. De schriftelijke planning zal minimaal twee maanden voor aanvang van de interim-controle worden verstrekt.
De bevindingen van de interim-controle worden vastgelegd in een afzonderlijke rapportage, de Managementletter. De conceptrapportage wordt vooraf besproken met interne gremia (te denken aan het bedrijfsvoeringsoverleg en de directie) en gedeeld met het College van Gedeputeerde Staten. De Managementletter wordt geadresseerd aan Gedeputeerde Staten. De rapportering vindt plaats binnen vier weken na afloop van de controleperiode en uiterlijk voor 1 december van het lopende boekjaar.
Bij de aanlevering van de Managementletter wordt tevens een Boardletter voor Provinciale Staten aangeleverd. Deze Boardletter is een verkorte weergave van de Managementletter en bevat in ieder geval de belangrijkste boodschappen en bevindingen van de interim-controle. De Boardletter wordt besproken met de Audit Commissie.
Met betrekking tot de IT-Audit geldt dat de provincie Overijssel het IT-beheer van het netwerk en de applicaties Beaufort en Youforce heeft uitbesteed aan SSC Ons. Deze partij verstrekt geen derdenverklaring met betrekking tot de IT-beheersmaatregelen, waardoor de accountant zelfstandig testwerkzaamheden moet uitvoeren bij het SSC Ons. Daarnaast geldt dat de salarisadministratie is uitbesteed aan SSC Ons, hieromtrent wordt een ISAE type II verklaring verstrekt.
Single information Single audit (SiSa)
Met ingang van het verantwoordingsjaar 2006 is het principe van Single information Single audit (SiSa) van toepassing op veel regelingen (Overijssel kent er circa 50). Deze controle maakt onderdeel uit van de jaarrekening. In het aanbod dient inzichtelijk te worden gemaakt met welke controlekosten per SPUK wordt gerekend. Een specificatie van de SISA regelingen in 2022 is te vinden op:
xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/
1.2.3 Natuurlijke adviesfunctie
De 'natuurlijke adviesfunctie' wordt als onlosmakelijk verbonden aan de certificerende functie en omvat adviezen van beperkte omvang. Het betreft hier adviezen die een directe relatie hebben met de uitvoering van de certificerende functie en de hieruit voortvloeiende rapportages (Boardletter en rapport van bevindingen) en adviezen als gevolg van relevante externe ontwikkelingen. Deze advisering vindt plaats op eigen initiatief van de accountant, dan wel op verzoek van de provincie. Afzonderlijke opdrachtbevestigingen worden hiertoe niet gegeven omdat de uitoefening van de natuurlijke adviesfunctie en de controle op de implementatie van de adviezen geacht wordt onder het geoffreerde bedrag te vallen. Onder de natuurlijke adviesfunctie wordt ook verstaan: alle activiteiten ten behoeve van de organisatie voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant. Gedacht kan worden aan o.a. de inbreng bij besprekingen op basis van berichtgevingen en ontwikkeling van (administratieve organisatorische) systemen. Advisering naar aanleiding van ontwikkelingen aangaande nieuwe wet- en regelgeving ten aanzien van de controlerende rol van Provinciale Staten valt eveneens onder de natuurlijke adviesfunctie.
De adviezen moeten oplossingsgericht zijn en uiteraard op de provinciale situatie zijn toegespitst. Ook het op mondeling dan wel schriftelijk verzoek adviseren over de ontwikkeling van instrumenten voor de controlefunctie, risico-inschattingen voor het bepalen van het minimaal benodigd weerstandsvermogen, projecten en verbonden partijen en de interpretatie van ontwikkelingen in de wetgeving kunnen tot de natuurlijke adviesfunctie gerekend worden. Het karakter van de natuurlijke adviesfunctie brengt met zich mee, dat de accountant direct aanspreekbaar is. Overleg met ambtelijk management, Collegeleden en (een vertegenwoordiging van) Provinciale Staten wordt gezien als passend binnen de natuurlijke adviesfunctie. De natuurlijke adviesfunctie moet dus ruim worden opgevat. De uitoefening van de natuurlijke adviesfunctie wordt geacht onderdeel uit te maken van de Opdracht.
1.2.4 Controle fractievergoedingen
De jaarlijkse controle van de fractievergoedingen dient in overleg en in afstemming met de griffier plaats te vinden. De accountant controleert hierbij met name of de besteding van de fractiebudgetten heeft plaatsgevonden conform de bepalingen in de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning en rapporteert daarover aan Provinciale Staten.
De ondersteuning omvat de overige activiteiten gericht op de ondersteuning van de bestuurlijke, kaderstellende en controlerende organisatie. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan:
• het bijwonen van diverse vergaderingen van de Audit Commissie (circa 5 keer per jaar), van het overleg van penningmeesters van de fracties (2-3 keer per jaar) en het op verzoek bijwonen van de vergaderingen van Provinciale Staten (of een commissie) en het College van Gedeputeerde Staten.
• het, op verzoek, geven van informatie aan, alsmede het adviseren van de leden Provinciale Staten en van het College van Gedeputeerde Staten en Directie voor wat betreft de controle op de provinciale jaarrekening.
• het gevraagd en ongevraagd advies geven met betrekking tot de jaarrekening;
De werkzaamheden met betrekking tot bovengenoemde ondersteuning dienen tevens inbegrepen te zijn in het geoffreerde bedrag. Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat advies- en ondersteunende werkzaamheden die niet onder de natuurlijke adviesfunctie vallen, geen deel uitmaken van de opdracht. Voor deze onderzoeken kunnen te zijner tijd aparte offerteaanvraag procedures worden gestart.
1.2.6 Optioneel: Specifieke accountantsverklaringen (Deelverklaringen)
Voor verschillende specifieke uitkeringen en verantwoordingen worden geregeld deelverklaringen verlangd door het Rijk (ministeries), de provincie en andere geldgevers/instanties die niet vallen onder de regeling SiSa. Voor de provincie Overijsel gaat het indicatief om circa 4-8 verklaringen per jaar. De planning van het afgeven van de specifieke verklaringen wordt ingegeven door de eisen van de ministeries en andere geldgevers/instanties. De accountant kan meedingen om de opdracht voor deze deelopdrachten te krijgen.
De accountant woont op verzoek vergaderingen bij. De accountant stelt een accountmanager aan, die verantwoordelijk is voor de gehele dienstverlening aan Provinciale Staten en daarnaast als aanspreekpunt voor de provincie fungeert.
Vereisten aan de rapportage
Van de accountant wordt verwacht dat deze zowel de managementletter het rapport van bevindingen kort en bondig houdt. De hoofdbevindingen worden als samenvatting op één A4 aangeboden. De rapportage gaat in op de voortgang en vooruitgang in de interne beheersing. Informatie over actualiteiten worden zoveel als mogelijk buiten de rapportage gehouden. Infographics ter ondersteuning van de tekst worden op prijs gesteld.
Evaluatie
Jaarlijks zal er een evaluatiegesprek met betrekking tot de uitvoering van de overeenkomst plaatsvinden waarbij door vertegenwoordigers van opdrachtnemer en Provinciale Staten (Audit Commissie) de kwaliteit van de dienstverlening zal worden besproken.
Voor de voorbereiding en het bijwonen van overleggen kan geen aparte rekening gestuurd worden.
1.3 Procedure en de onderbouwing
Provincie Overijssel volgt, gelet op de aard en de omvang van de opdracht, een openbare Europese procedure conform de Aanbestedingswet.
De Europees Openbare-procedure is een 1 fase procedure. Iedere onderneming die interesse heeft kan een Inschrijving indienen. Er is gekozen voor een openbare procedure aangezien het verwachte aantal inschrijvers beperkt is.
Met de publicatie van de opdracht wordt het Beschrijvend document beschikbaar gesteld, zodat alle geïnteresseerde ondernemingen hiervan kennis kunnen nemen. Vervolgens kunnen de ondernemingen dit Beschrijvend document bestuderen en een afweging maken of deze aanbesteding in potentie een mogelijke opdracht kan zijn. Indien de ondernemingen daarop positief besluiten, kan men haar Inschrijving insturen.
De aanbesteding betreft één perceel.
• Inschrijver dient de gehele behoefte te kunnen leveren.
• De opdracht is toegankelijk voor marktpartijen in het midden- en kleinbedrijf.
Het is het voornemen dat deze aanbestedingsprocedure zal leiden tot gunning aan de inschrijver met de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI), op basis van de beste prijs- kwaliteitsverhouding (BKPV), waarbij de beoordeling van de gunningscriteria zal plaatsvinden op basis van het principe ‘Gewogen factor methode (puntensysteem)’.
Er wordt gekozen voor een langere contracttermijn om het partnership tussen partijen te stimuleren. Door het aangaan van een langere samenwerking zijn partijen bereid om meer energie en capaciteit te steken in de realisatie van de doelstellingen en ambities op het gebied van duurzaamheid en circulariteit.
Door indiening van de inschrijving gaat de inschrijver uitdrukkelijk akkoord met de inhoud van de aanbestedingsstukken inclusief concept overeenkomst. De concept overeenkomst is als bijlage I toegevoegd in Mercell.
1.4 Overeenkomst
De Overeenkomst wordt afgesloten met één (1) opdrachtnemer. De dienstverleningsovereenkomst wordt afgesloten voor een periode van drie (3) jaar, met een aan de Opdrachtgever toekomende optie tot verlenging van maximaal drie (3) maal één (1) jaar.
Op de Overeenkomst zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden (AIV 2022) van toepassing.
1.5 Planning
Onderstaande planning is van toepassing.
Activiteit | Datum |
Publicatie van de opdracht | 03-07-2023 |
Uiterste datum voor stellen van vragen | 13-09-2023 |
Nota van Inlichtingen beschikbaar stellen | 25-09-2023 |
Uiterste datum voor inschrijven | 16-10-2023 |
Presentatie/casus | 30-10-2023 |
Mededeling Gunningsbeslissing (voornemen) | 14-12-2023 |
Bezwaartermijn (20 dagen) | 04-01-2024 |
Ondertekening Overeenkomst | 08-01-2024 |
Ingang Overeenkomst | 08-01-2024 |
De uiterste datum voor inschrijven en de uiterste datum voor stellen van vragen zijn ook opgenomen in Mercell onder Planning.
Indien er wijzigingen in de planning komen zullen die kenbaar gemaakt worden via Mercell. Mercell is leidend.
2 Voorwaarden aan Inschrijving
2.1 Voorwaarden aan Inschrijving
Het indienen van een Inschrijving houdt in dat Inschrijver instemt met alle voorwaarden voor deze procedure zoals hieronder beschreven.
1.Geldigheidsduur Inschrijving
De Inschrijver doet zijn Inschrijving tot minimaal 90 dagen na de sluitingsdatum voor het indienen van een Inschrijving gestand, ook als er tot definitieve gunning is overgegaan. Dit betekent dat ook de Inschrijvers aan wie de opdracht niet wordt gegund, hun Inschrijving deze 90 dagen gestand doen.
Mocht er een kort geding worden gestart naar aanleiding van de Gunningsbeslissing, dan dient de Inschrijver, als deze termijn van 90 dagen wordt overschreden, zijn Inschrijving verlengd gestand te doen tot 4 weken (termijn om hoger beroep aan te tekenen) na de datum waarop de voorzieningenrechter uitspraak heeft gedaan en voor de periode die de Aanbestedende dienst nodig heeft om redelijkerwijs te voldoen aan de uitspraak.
2.Kostenvergoeding
Inschrijvers hebben geen recht op vergoeding van enigerlei schade en/of kosten in verband met deze aanbesteding. De door de Inschrijvers gemaakte kosten met betrekking tot deze aanbestedingsprocedure komen geheel voor eigen rekening van Inschrijver.
3.Voorbehouden
De Aanbestedende dienst mag op elk moment het gehele aanbestedingstraject tijdelijk of definitief stoppen of niet tot opdrachtverlening overgaan. Hieronder valt ook de situatie dat er naar het oordeel van de Aanbestedende dienst te weinig Inschrijvingen zijn ontvangen.
De Mededeling van de Gunningsbeslissing vindt plaats onder nadrukkelijk voorbehoud van bestuurlijke goedkeuring. Een voornemen tot gunning houdt geen aanvaarding in zoals bedoeld in de zin van artikel 6:217 lid 1 Burgerlijk Wetboek. De definitieve gunning zal plaatsvinden doordat de Opdrachtgever de door hem getekende Overeenkomst doet toekomen aan de winnende Inschrijver. De winnende Inschrijver tekent de Overeenkomst slechts ter bevestiging van de al gemaakte afspraken.
De Aanbestedende dienst mag de inhoud van deze aanbesteding - waaronder de daarin opgenomen planning - tot 10 dagen voor de uiterlijke datum van indienen van de Inschrijving (sluitdatum) aanvullen of wijzigen.
4.Mogelijk ontbrekende informatie en controle
Aanbestedende dienst mag alle verstrekte gegevens op juistheid te controleren. Mocht blijken dat informatie ontbreekt, dan kan Aanbestedende dienst besluiten om die ontbrekende informatie alsnog op te vragen. Aanbestedende dienst is daartoe op geen enkele wijze verplicht. De Aanbestedende dienst mag ook om aanvulling, verduidelijking of bewijsstukken vragen.
Inschrijver beantwoordt het verzoek van Aanbestedende dienst binnen de daarin gestelde termijn. Als beantwoording te laat is kan Aanbestedende dienst de Inschrijver uitsluiten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. Aanbestedende dienst gaat in ieder geval over tot uitsluiting indien de gelijkheid van de Inschrijvers in het gedrang komt of de verstrekte informatie in werkelijkheid leidt tot een nieuwe Inschrijving.
Aanbestedende dienst sluit een Inschrijver van (verdere) deelname aan de aanbestedingsprocedure of van gunning uit als deze in zijn Inschrijving onjuiste informatie verstrekt of de gevraagde nadere informatie niet overeenstemt met zijn Inschrijving.
5.Niet eens met Gunningsbeslissing, bezwaartermijn
Aanbestedende dienst maakt in de Gunningsbeslissing de economisch meest voordelige Inschrijving bekend aan alle Inschrijvers en informeert de afgewezen Inschrijvers over de redenen van de afwijzing of uitsluiting.
Een Inschrijver die het niet eens is met de Gunningbeslissing kan binnen een termijn van 20 kalenderdagen na dag van verzending van de Gunningbeslissing een civiel kortgeding of spoedvoorziening aanspannen door een correcte betekening van een dagvaarding op het adres van Aanbestedende dienst. Dit is een fatale termijn wat betekent dat een Inschrijver zijn recht verliest om geschillen over de Gunningsbeslissing voor te leggen aan de bevoegde rechter (Nb. De bevoegde rechter in het arrondissement Overijssel) wanneer hij een geschil later dan deze 20 dagen aanhangig maakt. Indien de fatale termijn eindigt op een zater-, zon- of feestdag dan eindigt de fatale termijn op het laatste uur van de eerstvolgende werkdag.
Wanneer een Inschrijver niet, niet tijdig of niet correct een (kortgeding)dagvaarding aan de Aanbestedende dienst betekent, dan gaat Aanbestedende dienst er vanuit dat deze Inschrijver uitdrukkelijk afstand heeft gedaan van zijn recht om de Gunningsbeslissing of het verloop en de uitkomst van deze aanbestedingsprocedure door de rechter te laten toetsen. Hij is dan niet ontvankelijk in zijn vorderingen. Dat betekent ook dat hij zijn rechten heeft verwerkt om in een (bodem)procedure een vordering tot schadevergoeding in te stellen.
6.Definitieve gunning
Als de Aanbestedende dienst niet binnen de voornoemde termijn van 20 dagen op correcte wijze een dagvaarding ontvangt, dan gaat hij naar verwachting over tot definitieve gunning. Definitieve gunning vindt plaats door het ondertekenen van de Overeenkomst door de Opdrachtgever. De datum van definitieve gunning is de dag waarop de Opdrachtgever getekend heeft.
7.Klachten procedure
Als een Inschrijver na het stellen van vragen (NvI) klachten heeft over het verloop van de aanbesteding dan richt hij deze aan xxxxxxxxxxxx@xxx-xxx.xx . Klachten kunnen betrekking hebben op het niet naleven van wettelijke bepalingen of inbreuk op algemene aanbestedingsbeginselen. Een klacht moet Schriftelijk worden ingediend en moet duidelijk en gemotiveerd aangeven op welk aspect van de aanbestedingsprocedure de klacht betrekking heeft. In de klacht moet ook een voorstel staan hoe volgens de klager aan de klacht tegemoet gekomen kan worden.
Deskundige functionarissen die niet betrokken zijn of zullen worden bij de bewuste aanbestedingsprocedure zullen de klacht behandelen. Zij doen dit zo spoedig mogelijk en informeren de klager over de behandeling.
De klachtenregeling is te vinden op xxxxx://xxx.xxx-xxx.xx/xxxx-xxxxxxxxxxx.
8.Eénmaal inschrijven
Iedere Onderneming mag maximaal één keer meedoen in de aanbestedingsprocedure, hetzij zelfstandig, hetzij als onderdeel van een samenwerkingsverband.
Als de juridische verbondenheid de eerlijke mededinging op geen enkele wijze kan schaden mogen deze verbonden Ondernemingen afzonderlijk van elkaar inschrijven. Als een Onderneming meent dat hiervan sprake is dan geeft hij dit aan op bijgevoegde holdingverklaring (bijlage E) en onderbouwt hij dit met bewijs. De Aanbestedende dienst beoordeelt het ingediende bewijs.
Als Aanbestedende dienst van mening is dat de eerlijke mededinging geschaad kan worden, sluit hij alle betreffende inschrijvende Ondernemingen uit van deelname aan de aanbestedingsprocedure.
9.Samenwerkingsverbanden (Inschrijven als een Combinatie
Zowel een zelfstandige Onderneming als een Combinatie van Ondernemingen kan een Inschrijving doen.
Als een Combinatie inschrijft moeten er mogelijk extra documenten worden ingediend. Dit staat bij de desbetreffende vragen aangegeven inclusief een instructie.
Door gezamenlijke Inschrijving verklaren de leden van een Combinatie dat zij bij gunning van de opdracht gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk zijn voor alle verplichtingen die voortvloeien uit de gesloten Overeenkomst dan wel indien het een Raamovereenkomst betreft ook de Nadere overeenkomsten.
Wijziging in de samenstelling van de Combinatie na het indienen van de Inschrijving is niet mogelijk, omdat sprake is van een onherroepelijk aanbod van de Combinatie. Mocht er na gunning wijzigingen plaatsvinden in de Combinatie dan kan dat dus aanleiding zijn voor beëindiging van de Overeenkomst. In ieder geval hebben wijzigingen van de Combinatie na gunning altijd de voorafgaande goedkeuring nodig van Opdrachtgever. Opdrachtgever kan voorwaarden aan de goedkeuring verbinden die, normaal gesproken, in lijn zullen liggen met de gestelde eisen in deze aanbestedingsprocedure.
10.Beroep op een derde t.b.v. de Geschiktheidseisen
Een Inschrijver kan zich voor de financiële- en economische draagkracht of de technische- en beroepsbekwaamheid beroepen op de draagkracht van een derde, ongeacht de juridische aard van de banden met die derde. Deze derde kan een natuurlijke- of een rechtspersoon zijn. De Inschrijver geeft dit aan in het UEA (Uniform Europees Aanbestedingsdocument). De Inschrijver dient ook het UEA van de derde in te dienen.
Als de Inschrijver een beroep doet op de draagkracht van een derde dan moet deze derde ook daadwerkelijk ingezet te worden.
Mocht er na gunning wijzigingen plaatsvinden in de derde dan kan dat aanleiding zijn voor beëindiging van de Overeenkomst. In ieder geval heeft wijziging van de derde na gunning altijd de voorafgaande goedkeuring nodig van Opdrachtgever. Opdrachtgever stelt voorwaarden aan de goedkeuring die, normaal gesproken, in lijn zullen liggen met de gestelde (Geschiktheids)eisen in deze aanbestedingsprocedure.
Mogelijk moeten er extra documenten worden ingediend. Dit staat bij de desbetreffende vragen aangegeven inclusief een instructie.
11.Beroep op een onderaannemer
Een Inschrijver hoeft niet de hele opdracht zelf uit te voeren. Hij mag ook een onderaannemer(s) inschakelen. De hoofdaannemer is en blijft altijd hoofdelijk aansprakelijk voor de volledige en correcte nakoming van de Overeenkomst.
De Aanbestedende dienst gaat er van uit dat de hoofdaannemer alleen integere onderaannemers inschakelt. De Aanbestedende dienst kan de integriteit van onderaannemer toetsen. Normaal gesproken ligt deze toets in lijn met de gestelde eisen in deze aanbestedingsprocedure.
Inschrijver verleent hieraan volledige medewerking. Mocht de integriteit niet in orde zijn, dan dient Inschrijver de betreffende onderaannemer direct te vervangen, zonder dat de Inschrijver hiervoor (extra) kosten in rekening kan brengen en/of de planning kan aanpassen.
Indien na gunning de Opdrachtnemer een nieuwe onderaannemer wil inzetten of wil wijzigen van onderaannemer dan moet Xxxxxxxxxxxxx hiervoor vooraf goedkeuring vragen aan Opdrachtgever. Opdrachtgever kan hieraan voorwaarden stellen. Normaal gesproken liggen deze in lijn met de gestelde eisen in deze aanbestedingsprocedure.
Mogelijk moeten er extra documenten worden ingediend. Dit staat bij de desbetreffende vragen aangegeven inclusief een instructie.
12.Rechtsgeldigheid en volmacht
Inschrijver vult alle bijlagen en verklaringen volledig in, ondertekent ieder document afzonderlijk en voegt deze toe in Mercell, bij de desbetreffende vraag in de vragenlijst. Er moet ondertekend worden door de rechtsgeldige vertegenwoordiger of een door de rechtsgeldige vertegenwoordiger gevolmachtigde. De rechtsgeldige vertegenwoordiging blijkt uit een (de) uittreksel(s) uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel of uit de aldaar gedeponeerde en ingediende statuten. Inschrijver dient verklaringen zoals bedoeld in artikel 2.89 van de Aanbestedingswet op het eerste verzoek van Aanbestedende dienst binnen 7 kalenderdagen te verstrekken. Dit geldt ook voor de leden van een Combinatie en derden. Een eventuele volmacht dient te dateren van voor de datum van Inschrijving.
13.Inschrijven conform Platform, bijlagen en standaardformulieren
Inschrijver mag formats, tabellen en vragenlijsten die ingediend moeten worden niet wijzigen of aanvullen, tenzij het gaat om beantwoording van vragen en formalisering van documenten. Doet Inschrijver dit toch dan kan dit leiden tot uitsluiting van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. Aanbestedende dienst gaat in ieder geval over tot uitsluiting indien de gelijkheid van de Inschrijvers in het gedrang komt of de verstrekte informatie in werkelijkheid leidt tot een nieuwe Inschrijving.
14.Voorwaardelijk Inschrijven
Aanbestedende dienst legt Inschrijvingen waaraan één of meer voorwaarden zijn verbonden als ongeldig ter zijde.
15.Storing
Het risico van storing in internetverkeer en/of Mercell en/of andere technische problemen is in principe voor risico van de Inschrijver. De Inschrijver dient tijdig met de Inschrijving te beginnen.
Doet zich echter kort voor het sluiten van de inschrijftermijn een algemene storing voor in het aanbestedingsplatform, neem dan zo snel mogelijk contact op met de Aanbestedende dienst en doe het volgende:
1. Maak van alle in te dienen digitale documenten één digitaal bestand, bijvoorbeeld door deze documenten te zippen.
2. Bereken een hashwaarde van het zipfile,
3. Stuur de hashwaarde per e-mail vóór het sluiten van de Inschrijvingstermijn naar de Aanbestedende dienst.
4. Stuur het zipbestand per e-mail bijvoorbeeld met Cryptshare of een vergelijkbaar tool binnen één werkdag ná het sluiten van de Inschrijvingstermijn naar de Aanbestedende dienst en vermeld in het bericht welk hash-algoritme is gebruikt.
5. Is ook e-mailen niet mogelijk, kopieer dan de hashwaarde en/of zipfile op een USB-stick en bezorg die binnen één werkdag bij de Aanbestedende dienst.
De Aanbestedende dienst verifieert in dit geval of de hashwaarde van het door hem na het sluiten van de Inschrijvingstermijn ontvangen zipfile gelijk is aan de hashwaarde die hij vóór het sluiten van de Inschrijvingstermijn heeft ontvangen. Klopt dit, dan gaat Aanbestedende dienst er van uit dat de Inschrijving is opgesteld vóór dat tijdstip en de Inschrijver dus niet meer tijd dan de andere Inschrijvers heeft gekregen om zijn Inschrijving op te stellen.
16.Taal
Alle mondelinge en Schriftelijke communicatie tijdens de aanbestedingsprocedure vindt plaats in de Nederlandse taal.
17.Intellectueel eigendom
Aanbestedende dienst heeft al het intellectueel eigendomsrecht (bijvoorbeeld het auteursrecht) op de door hem bij deze aanbesteding verstrekte documenten. Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling om zonder toestemming documenten uit de aanbesteding te verveelvoudigen en/of te gebruiken buiten deze aanbestedingsprocedure.
18.Vertrouwelijkheid
De Aanbestedende dienst zal de Inschrijvingen vertrouwelijk behandelen. Alleen (interne of externe) medewerkers die direct bij de aanbestedingsprocedure zijn betrokken zullen deze te zien krijgen, tenzij er sprake is van een wettelijke uitzondering. Aanbestedende dienst wijst er op dat ter onderbouwing van de Gunningsbeslissing wel enige informatie, waaronder bijvoorbeeld ten aanzien van de (totaal)prijs, uit de Inschrijvingen bekend zal worden gemaakt.
19.Pro-actieve houding Inschrijver
Deze aanbesteding, inclusief alle bijlagen is met de grootst mogelijke zorgvuldigheid samengesteld. Desondanks kunnen er toch onduidelijkheden/onvolkomenheden/tegenstrijdigheden/ disproportionaliteit in deze aanbestedingsprocedure voorkomen. De Aanbestedende dienst verwacht daarom een pro-actieve houding van de Inschrijvers. Dit houdt in dat zij eventuele onduidelijkheden/onvolkomenheden/tegenstrijdigheden/disproportionaliteit in de aanbestedingsprocedure zelf zo spoedig mogelijk doch uiterlijk op de uiterste datum voor stellen van vragen moeten melden, zodat deze eventuele onduidelijkheden/ onvolkomenheden/tegenstrijdigheden/disproportionaliteit nog ongedaan kan/kunnen worden gemaakt.
Na de Nota('s) van inlichtingen wordt verondersteld dat alle informatie helder en eenduidig is.
Na het verstrijken van de uiterste termijn waarbinnen de Inschrijvingen moeten zijn ingediend, kunnen de Inschrijvers geen bezwaar meer maken tegen eventuele onduidelijkheden/ onvolkomenheden/tegenstrijdigheden/disproportionaliteit in de aanbesteding, de gevolgde aanbestedingsprocedure en/of de keuze(s) die de Aanbestedende dienst in dat kader heeft gemaakt. Dit is een vervaltermijn.
Indien Inschrijver redelijkerwijs pas ná het moment van sluiten van de inschrijftermijn op de hoogte kon zijn van deze onduidelijkheden/ onvolkomenheden/tegenstrijdigheden/disproportionaliteit in de aanbesteding dan is bovenstaande vervaltermijn niet van toepassing.
20.Nota van inlichtingen
Alle communicatie ten behoeve van de Nota van inlichtingen geschiedt digitaal via Mercell, Vraag&antwoord. Informatie-uitwisseling vindt uitsluitend via dit aanbestedingsplatform plaats. Anders gestelde vragen neemt Aanbestedende dienst niet in behandeling. Het is niet toegestaan op andere wijze de Aanbestedende dienst dan wel Ons te benaderen over deze aanbesteding op straffe van uitsluiting van deze aanbestedingsprocedure.
De volgende werkwijze wordt gehanteerd voor het stellen van de vragen:
• Aanbestedende dienst beantwoordt slechts de vragen die overeenkomstig de bovengenoemde werkwijze ingediend worden;
• Elke vraag kan direct gesteld worden; Inschrijver hoeft niet te wachten tot het moment van de sluitingstermijn voor het stellen van vragen.
• De vragen zullen conform de via Mercell verstrekte planning beantwoord worden.
• Technische vragen met betrekking tot Mercell kunnen te allen tijde gesteld worden door contact op te nemen met de helpdesk van Mercell. Deze is elke werkdag tussen 9:00 - 17:00 uur te bereiken middels onderstaande contactgegevens: +31 (0)00-000 0000 , support- xx@xxxxxxx.xxx Of via de website: Mercell Source-to-Contract Support (xxxxxxxxxx.xxx)
21.Sanctiemaatregelen Rusland
Op basis van het vijfde sanctiepakket van de EU1 is het Aanbestedende diensten niet toegestaan opdrachten te gunnen aan Russische partijen.
De Aanbestedende dienst sluit een Inschrijver uit indien er sprake is van:
• personen met een Russische nationaliteit en personen of rechtspersonen (bedrijven, entiteiten of organen) die gevestigd zijn in Rusland;
• rechtspersonen die voor meer dan 50% eigendom zijn van een Russische partij zoals genoemd hierboven; en
• personen of rechtspersonen die handelen in belang van of op aanwijzing van een bovengenoemde Russische partij.
De rechtspersonen als bedoeld bij de tweede of derde bullit omvatten ook rechtspersonen gevestigd in de EU/EER of in een ander land dan Rusland.
Dit geldt ook voor overheidsaanbestedingen waar een Russische partij voor meer dan 10% deelneemt in het contract als onderaannemer of leverancier.
De Aanbestedende dienst sluit een Inschrijver niet uit als sprake is van één van de uitzonderingen als aangegeven in dit vijfde sanctiepakket.
Inschrijver dient het bijlage F Verklaring Russische partijen volledig in te vullen en te uploaden in Mercell bij de desbetreffende vraag in de vragenlijst.
2.2 Algemene Inkoopvoorwaarden & Overeenkomst
Op deze Overeenkomst zijn de algemene inkoopvoorwaarden (AIV 2022) van toepassing. De Aanbestedende dienst wijst leverings-, betalings- en andere algemene voorwaarden van de Inschrijver uitdrukkelijk van de hand.
De concept overeenkomst (bijlage I) en de AIV 2022 (bijlage K) zijn als bijlagen toegevoegd.
Inschrijver kan vragen over de Overeenkomst en de AIV 2022 stellen in Mercell (zie § 2.1 sub 19 en 20)
1 xxxxx://xxx-xxx.xxxxxx.xx/xxxxx-xxxxxxx/XX/XXX/?xxxxXX:X:0000:000:XXX
2.3 Contractvorming
Als het niet duidelijk is wat bedoeld wordt of als er verschil van mening bestaat over de uitleg van de Overeenkomst of de Overheidsopdracht, vindt uitleg plaats aan de hand van de Aanbestedingsstukken in de volgende, aflopende volgorde van belangrijkheid:
1. De definitieve Overeenkomst *);
2. De Nota van inlichtingen;
3. Het Beschrijvend document (het geheel van informatie over deze aanbesteding in Mercell);
4. De algemene inkoopvoorwaarden: AIV 2022.PDF;
5. De Inschrijving
*) Wijzigingen in de algemene inkoopvoorwaarden en/of in de concept (Raam-)Overeenkomst, bijvoorbeeld naar aanleiding van vragen/antwoorden in de NvI, worden verwerkt in de te ondertekenen definitieve Overeenkomst.
3.1 Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)
De Inschrijver levert bedrijfsgegevens aan door het indienen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Hij geeft hierin ook aan of hij in Combinatie inschrijft, een beroep doet op derden of met onderaannemers inschrijft.
De Inschrijver dient het UEA in Mercell in te vullen en rechtsgeldig te ondertekenen. Aanbestedende dienst aanvaardt de handtekening op het prijzenformulier als een rechtsgeldige ondertekening van het UEA.
LET OP:
Als er een machtiging voor de ondertekening bestaat dan moet deze bij de Inschrijving worden toegevoegd. Dit kan in Mercell in de vragenlijst bij de betreffende vraag.
Aanbestedende dienst moet uit het uittreksel uit het handelsregister kunnen constateren dat degene die de machtiging afgeeft ook bevoegd is om dit te doen.
• Als een Combinatie inschrijft moeten alle leden van een Combinatie een UEA indienen*.
• Als de Inschrijver een beroep doet op de draagkracht van een derde dan moet deze derde ook een UEA indienen*.
• Als de Inschrijver één óf meerdere onderaannemers wil inschakelen, die niet nodig is/zijn om aan de vereiste draagkracht te voldoen, dan moet de Inschrijver de naam/namen van de onderaannemer(s) in het UEA aangeven. Dit voor zover de onderaannemer(s) al bij de Inschrijving bekend is/zijn.
* Mercell biedt de mogelijkheid om meerdere UEA formulieren in te dienen. Nadat 1 UEA is ingevuld kan een 2e UEA gegenereerd worden door nogmaals te klikken op ‘Vul het formulier in’.
3.2 Uitsluitingsgronden
Door ondertekenen van het UEA geeft Inschrijver aan dat de omstandigheden zoals benoemd in het UEA niet op zijn Onderneming van toepassing zijn en dat Inschrijver de verlangde bewijsstukken/verklaringen zoals bedoeld in artikel 2.89 van de Aanbestedingswet op het eerste verzoek van Aanbestedende dienst binnen 7 kalenderdagen kan verstrekken. Dit geldt ook voor de leden van een Combinatie en derden.
De verplichte uitsluitingsgronden (deel IIIA) en de gronden die verband houden met de betaling van belastingen of sociale premies (deel IIIB) zijn allen van toepassing.
Facultatieve uitsluitingsgronden
Van de facultatieve uitsluitingsgronden (deel IIIC) zijn van toepassing:
• Schending verplichtingen o.b.v. milieu-, sociaal- of arbeidsrecht;
• Faillissement, insolventie of gelijksoortig;
• Ernstige beroepsfout*;
• Vervalsing van de mededinging;
• Belangenconflict;
• Betrokken bij de voorbereiding;
• Prestaties uit het verleden;
• Valse verklaring;
• Onrechtmatige beïnvloeding.
* ernstige beroepsfout: elk door kwaad opzet of bewuste nalatigheid veroorzaakt onrechtmatig gedrag dat invloed heeft op de integriteit en betrouwbaarheid van de Inschrijver. Ter illustratie, Aanbestedende dienst vindt een gedraging in strijd met de vigerende mededingingsregelgeving een ernstige fout maar ook een fout die juridische gevolgen heeft gehad en/of negatieve gevolgen heeft gehad op publieke fondsen (geld).
Ter verificatie vraagt de Aanbestedende dienst in elk geval de volgende bewijsstukken op:
1. Uittreksel handels- en/of beroepenregister Kamer van Koophandel, op het tijdstip van indienen van de Inschrijving niet ouder dan 6 maanden;
2. Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA), op het tijdstip van indienen van de Inschrijving niet ouder dan 24 maanden;
3. Verklaring Belastingdienst betaling sociale zekerheidspremies en belastingen, op het tijdstip van indienen van de Inschrijving niet ouder dan 6 maanden.
Aanbestedende dienst accepteert gegevens en bescheiden uit een andere lidstaat van de Europese Unie die een gelijkwaardig doel dienen en waaruit blijkt dat de uitsluitingsgrond niet op de Onderneming van toepassing is.
3.3 Geschiktheidseis: financiële en economische draagkracht
3.3.1 Bedrijfs-/Beroepsaansprakelijkheidsverzekering
Inschrijver moet gedurende de opdracht verzekerd zijn tegen beroepsaansprakelijkheid en bedrijfsaansprakelijkheid.
De minimale dekking is als volgt:
• Beroepsaansprakelijkheid: € 3.000.000 per gebeurtenis te zijn met een minimum van twee gebeurtenissen per jaar.
en
• Bedrijfsaansprakelijkheid: € 3.000.000 per gebeurtenis te zijn met een minimum van twee gebeurtenissen per jaar.
Inschrijver kan bij zijn Inschrijving volstaan met het indienen van het UEA. Inschrijver geeft daarmee aan dat hij hieraan voldoet en dat hij bewijsstukken/verklaringen binnen 7 kalenderdagen op verzoek van Aanbestedende dienst zal verstrekken. Indien Inschrijver nog niet (voldoende) is verzekerd dan dient hij dit te vermelden in deel V van het Uniform Europees aanbestedingsdocument (UEA).
Ter verificatie vraagt de Aanbestedende dienst in elk geval het volgende bewijs op:
• een kopie polis of een gecertificeerde verklaring van de verzekeraar van Inschrijver waaruit blijkt dat Inschrijver aan de gestelde eis voldoet of na gunning kan voldoen. Indien een concernpolis wordt ingediend moet duidelijk zijn dat Inschrijver is meeverzekerd.
Combinatie
Indien Inschrijver een Combinatie is, dienen alle leden van de Combinatie bewijs te overleggen. De dekking van de Combinatie dient in zijn totaliteit ten minste het hierboven vereiste bedrag per gebeurtenis te bedragen.
3.4 Geschiktheidseis: technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid
Kerncompetenties
Aanbestedende dienst toetst de technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid aan de hand van kerncompetenties. Deze kerncompetenties komen overeen met de gewenste ervaring op essentiële punten van de opdracht. Inschrijver dient maximaal 1 referentie in per kerncompetentie.
Gevraagde kerncompetentie(s):
1. Ervaring met het uitvoeren van Accountantsdiensten voor een publieke instantie.
2. Ervaring met het uitvoeren van Accountantsdiensten voor wat betreft de certificerende functie:
a. Accountantscontrole jaarrekening voor een publieke instantie;
b. Interim-controle (in voorbereiding op de jaarrekeningcontrole);
c. Controle van de SISA.
3. Ervaring met natuurlijke adviesfunctie gerelateerd aan de certificerende functie.
Aandachtspunten
1. De referenties moeten zijn uitgevoerd binnen drie jaren voorafgaande aan de sluitingsdatum voor de Inschrijving.
2. Voor elke referentie vult de Inschrijver de bijlage B Verklaring Kerncompetenties volledig in.
3. Inschrijver mag één referentie gebruiken voor het aantonen van meerdere kerncompetenties.
4. De Aanbestedende dienst kan referenties op juistheid controleren.
5. Als de Inschrijver meer dan 1 referentie opgeeft per kerncompetentie, beoordeelt de Aanbestedende dienst alleen de eerste geüploade referentie.
NB. Het UEA (Deel IV) maakt melding van 'selectiecriteria', hiermee wordt bedoeld: 'geschiktheidseisen'.
Als een Inschrijver zich beroept op de draagkracht van een derde om aan de technische of beroepsbekwaamheid te voldoen dan moet Inschrijver naast het invullen van deel IIC UEA ook de ingevulde en ondertekende verklaring 'Verklaring inzet Derden' indienen. Hiermee geven Inschrijver en de derde aan dat zij gezamenlijk voldoen aan de gestelde kerncompetenties en dat bij eventuele uitvoering van de opdracht daadwerkelijk kan worden beschikt over de noodzakelijke middelen van deze derde. Tevens wordt aangegeven dat de derde daadwerkelijk zal worden ingezet bij de uitvoering van de opdracht, voor zover het de onderdelen betreft waarop de bekwaamheid betrekking heeft.
Inschrijver dient het bijlage B Verklaring Kerncompetentie volledig in te vullen en te uploaden in Mercell.
De Opdrachtgever kan de opgegeven referentie(s) natrekken door oftewel navraag te doen bij de desbetreffende opdrachtgever(s) of anderszins te controleren.
Bewijs van inschrijving in het beroeps- of handelsregister
Inschrijver dient een bewijs van inschrijving in het beroeps- of handelsregister met vermelding van plaats en onder welk nummer, met daarbij een organogram van de organisatie, te overleggen. Als sprake is van een concern, dient de inschrijver tevens hiervan een organogram bij te sluiten. Tevens dienen de adressen van holding- of moedermaatschappij en dochterondernemingen te worden vermeld.
Indien Inschrijver hieraan voldoet, dient hij dit aan te geven door ondertekening van de Uniforme Eigen Verklaring. De gevraagde bewijsstukken hoeven niet bij uw Inschrijving al ingeleverd te
worden. Slechts van de Inschrijver(s) die naar verwachting voor gunning van de Opdracht in aanmerking komt, kan dit achteraf worden gevraagd.
Vergunning van de Autoriteit Financiële Markten (AFM)
Inschrijver verklaart te beschikken over een vergunning van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) inzake het verrichten van Wettelijke controles bij niet-OOB’s (Organisaties van Openbaar Belang).
3.5 Verklaringen
Voor de in te dienen verklaringen geldt indien van toepassing het volgende.
Holdingverklaring
Inschrijver dient een rechtsgeldig ondertekende holdingverklaring in als hij onderdeel is van een holding en beroep doet op de draagkracht van de holding.
Combinatie
Ieder lid van de Combinatie dient bij Inschrijving een rechtsgeldig ondertekende verklaring in te dienen, waarin de leden van de Combinatie verklaren dat zij gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de nakoming van de te gunnen opdracht.
Inzet derden
Als Inschrijver beroep doet op de draagkracht van een derde(n) moet hij bij Inschrijving zowel inhoudelijk als contractueel aantonen daadwerkelijk te kunnen beschikken over de kennis en kunde van deze derde(n). De Inschrijver dient een door hem en de derde rechtsgeldig ondertekende 'Verklaring inzet Derden'' in.
Machtiging
Als er een machtiging is gegeven om te ondertekenen moet de Inschrijver deze machtiging toevoegen. Degene die de machtiging geeft moet in dat geval ook ondertekeningsbevoegd zijn. Dit moet blijken uit het uittreksel uit het handelsregister. Voor de machtiging is er geen format voorgeschreven.
In Mercell staan de eerste 3 genoemde verklaringen opgenomen bij de desbetreffende vraag. Indien van toepassing dient Inschrijver deze te downloaden, te ondertekenen en weer te uploaden in Mercell bij de vraag in de vragenlijst. Indien van toepassing dient hier ook de machtiging ge-upload
te worden.
4 Beoordelingsprocedure, gunningssystematiek en gunningscriteria
4.1 Beschrijving van de beoordelingsprocedure
Beoordelingsprocedure
De beoordelingsprocedure start na opening van de Inschrijving. De beoordeling vindt als volgt plaats:
Stap 1: volledigheid en geldigheid Inschrijving
Aanbestedende dienst beoordeelt of de Inschrijving volgens de procedure is aangeleverd en of alle gevraagde informatie inhoudelijk correct is en volledig is. Zie onder andere ook paragraaf 2.1 sub 4 en 13.
Stap 2: vaststellen geschiktheid Inschrijver
Aan de hand van de gevraagde bijlagen wordt beoordeeld of de gestelde uitsluitingsgronden niet van toepassing zijn en of de Inschrijver voldoet aan alle geschiktheidseisen. Een Inschrijver die niet aan alle gestelde criteria voldoet, wordt uitgesloten. Ook wanneer de in de bijlagen genoemde bij te voegen documenten niet kunnen worden overlegd, kan de Inschrijving terzijde worden gelegd.
Stap 3: beoordeling van de eisen
In deze fase wordt beoordeeld of de Inschrijver onvoorwaardelijk aan alle eisen zoals gegeven in het beschrijvend document voldoet. Een Inschrijver die niet (onvoorwaardelijk) aan alle gestelde eisen voldoet, wordt uitgesloten.
Stap 4: beoordeling van de gunningcriteria
Een beoordelingsteam van Aanbestedende dienst beoordeelt de Inschrijving op de gunningcriteria. Gunning vindt plaats aan de Inschrijver met de economisch meest voordelige Inschrijving op basis van de Beste Prijs/Kwaliteit Verhouding (BPKV).
Stap 5: beoordeling casus/presentatie
Wanneer partijen voldoende punten scoren bij stap 5 om vervolgens in aanmerking te kunnen komen voor het verkrijgen van de opdracht, zullen zij worden uitgenodigd voor de casus/presentatie.
Wanneer partijen conform score niet in aanmerking komen voor het geven van de casus/presentatie is het aan de partij om vervolgens aan te geven of men deze casus/presentatie wil geven ook al zou een maximale score voor de casus/presentatie niet leiden tot gunning.
Stap 6: verificatie
Aan de Inschrijver met de voorlopig economisch meest voordelige Inschrijving zal gevraagd worden om bewijsmiddelen aan te leveren. Dit gaat via Berichten in Mercell
De stappen van het beoordelingsproces kunnen parallel worden doorlopen.
Inschrijvers, die niet voldoen aan alle gestelde eisen (genoemd in stap 1 tot en met 4), worden uitgesloten voor de verdere beoordeling van de Inschrijving op de gunningscriteria.
Beoordeling door beoordelingsteam:
Een beoordelingsteam beoordeelt en brengt een advies uit aan de Aanbestedende dienst.
Ieder lid van het beoordelingsteam beoordeelt de Inschrijving op de gunningscriteria. Daarna bepaalt het beoordelingsteam in consensus één score per gunningscriterium. In het advies aan de Aanbestedende dienst staat het oordeel van het beoordelingsteam.
4.1 Gunningscriteria
De gunningscriteria prijs en kwaliteit worden gebruikt om de offertes te beoordelen en te waarderen, met als doel het bepalen van de economisch meest voordelige inschrijving.
De economisch meest voordelige inschrijving wordt bepaald op basis van de beste prijs-kwaliteit verhouding. Hiervoor zijn gunningscriteria prijs en kwaliteit opgesteld. De offertes worden hierop beoordeeld en gewaardeerd. Voor de beoordeling wordt in deze aanbestedingsprocedure een puntensystematiek gehanteerd met de volgende verdeling:
Gunnings- criteria | Subgunningscriteria | Wegingsfactor | Max te behalen punten | Totaal |
Prijs | 40 % | 400 | 1000 | |
Kwaliteit | SG.2.1 Controleaanpak | 60 % | 200 | |
SG.2.2 Controleteam | 100 | |||
SG.2.3 Adviespotentieel | 100 | |||
SG.2.4 Presentatie/casus | 200 |
Eindbeoordeling
De totaalscore van de gehele Inschrijving wordt berekend door optelling van alle punten op de kwaliteit en de score op de All-in totaalprijs. De behaalde totaalscore van de gehele Inschrijving op kwaliteit en de All-in totaalprijs tezamen is het aantal punten die een Inschrijver heeft behaald voor zijn Inschrijving en die aangeeft op welke plaats hij is geëindigd. Inschrijver met de meeste punten heeft daarmee de economisch meest voordelige Inschrijving gedaan. Op grond daarvan zal hij in aanmerking komen voor voorlopige gunning. Er wordt een overeenkomst aangegaan met de Inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan
Bij een gelijke aantal punten van inschrijvers komt de inschrijver met de hoogste punten toekenning op kwaliteit voor gunning in aanmerking. Indien er dan nog steeds een gelijke score is, wordt door middel van loting bepaald welke partij de opdracht gegund krijgt.
4.2 Prijsformulier
Er zijn maximaal 400 punten te behalen voor het onderdeel Prijs.
Opdrachtgever vraagt één (1) all-in totaalprijs voor de dienstverlening zoals beschreven in § 1.2. De all-in totaalprijs is gebaseerd op de huidige stand van zaken van de administratieve organisatie / interne beheersing binnen de provincie Overijssel alsmede de werking daarvan in de praktijk zoals is omschreven in § 1.2 en in bijlage J Audit Plan Verbijzonderde Interne Controle (VIC). Het niet bekend zijn met de situatie bij de provincie Overijssel kan nimmer aanleiding zijn tot verrekening.
Inschrijver dient het bijlage H Prijzenformulier geheel in te vullen en te uploaden in Mercell. Dit prijzenformulier dient rechtsgeldig ondertekend te worden. De ondertekenaar dient blijkens het handelsregister bevoegd te zijn de Inschrijver te vertegenwoordigen of gevolmachtigde te zijn.
Tevens dient Inschrijver de waarde van cel D9 (de totaalprijs) van het prijzenformulier in te vullen in Mercell. Deze bedragen dienen exact met elkaar overeen te komen. In het geval de bedragen niet overeenkomen, is het bedrag zoals vermeld op bijlage H Prijzenformulier leidend voor het berekenen van de BPKV.
Aandachtspunten voor de prijs:
• In de Inschrijving op te nemen prijzen worden uitgedrukt in euro's (€), maximaal twee decimalen achter de komma en zijn exclusief BTW;
• Negatieve bedragen of bedragen van 0 mogen niet worden gegeven;
• De prijzen staan vast tot en met 31 december 2026;
• Indexering mag plaatsvinden met ingang van 1 januari 2027 en conform concept overeenkomst;
• Zonder een volledig ingevuld prijzenformulier en de ingevulde online prijs in Mercell komt uw Inschrijving niet voor verdere beoordeling in aanmerking.
4.3 Beoordeling prijs
Voor het onderdeel “all-in totaalprijs” geldt dat de Inschrijver met de laagste all-in totaalprijs, exclusief BTW, de maximale score krijgt. De aangeboden all-in totaalprijs, is een vaste jaarprijs.
De score voor de all-in totaalprijs wordt berekend middels een formule. Het maximum aantal punten te behalen voor de all-in totaalprijs bedraagt 400. Aan de Inschrijving met de laagste all-in totaalprijs wordt het maximum aantal te behalen punten toegekend. De score voor de all-in totaalprijs van alle overige Inschrijvingen wordt berekend volgens de volgende formule:
Score = (LP/AP) * 400
LP = laagste all-in totaalprijs per jaar
AP = aangeboden all-in totaalprijs per jaar
Herberekening score prijs:
Indien om welke reden(en) dan ook de Inschrijving hoogst in de rangorde komt te vervallen dan wel alsnog van mededinging wordt uitgesloten, dan komt de nummer 2 in de rangorde in aanmerking voor de gunning. Er vindt dan geen herberekening plaats.
4.4 Kwaliteit
Er zijn maximaal 600 punten te behalen voor het onderdeel Kwaliteit.
De beschrijvingen ten behoeve van de kwalitatieve aspecten dient Inschrijver te uploaden in Mercell. Per subgunningscriterium is aangegeven hoeveel pagina’s voor de beantwoording maximaal is toegestaan (lettertype Arial, lettergrootte 10).
In de beantwoording dient rekening gehouden te worden met de door de Opdrachtgever gestelde eisen. De Inschrijver dient bij de beantwoording van de onderstaande subgunningscriteria beknopt, maar duidelijk inzicht te geven hoe zij invulling geeft aan de verschillende onderwerpen. De
Inschrijver dient in de beantwoording SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) te zijn. Daarnaast worden de antwoorden beoordeeld op:
• Volledigheid;
• Samenhang;
• Relevantie.
De beoordeling op Kwaliteit is als volgt onderverdeeld:
• SG2.1: Controleaanpak
• SG2.2: Controleteam
• SG2.3: Adviespotentieel
• SG2.4: Presentatie/casus
Inschrijver dient door middel van een beschrijving beknopt en duidelijk inzicht te geven in de beoogde werkwijze van de controleaanpak die gehanteerd wordt in de provincie Overijssel waarbij wordt ingegaan op rechtmatigheidsverantwoording en aanpak van controle op inkoop en aanbesteden.
Daarnaast dient rekening gehouden te worden met het feit dat vanuit de Audit Commissie nog speerpunten benoemd kunnen worden, die nader onderzocht moeten worden.
Bij de beoordeling wordt in elk geval gelet op de volgende elementen:
• Tijdsplanning van uw controles;
• De wijze waarop het provinciaal interne controle systeem, de Verbijzonderde Interne Controle (VIC), in uw controle wordt betrokken en de functie die het daarmee in uw controle vervult;
• Visie op de rol van de accountant bij de rechtmatigheidsverantwoording van het College;
• De wijze waarop u invulling geeft aan de gegevensuitwisseling;
• De wijze van communiceren met de auditcommissie, provinciale staten en het ambtelijk apparaat;
• De wijze waarop wordt omgegaan met de door de auditcommissie gewenste verdiepingsonderzoeken/speerpunten;
• De wijze waarop de samenwerking met de ambtelijke en bestuurlijke organisatie (provinciale staten en College) wordt vormgegeven.
De inrichting van de (interim)controle(s) om tot een deugdelijke grondslag/beoordeling te komen, wordt door de inschrijver zelf bepaald.
De beschrijving ten behoeve van dit gunningscriterium dient Inschrijver te uploaden in Mercell. De algehele beschrijving bevat maximaal 3 A4.
Inschrijver dient beknopt en duidelijk antwoord te geven op de volgende vragen:
1. Hoe wordt er voor zorg gedragen dat de samenstelling van het controleteam zodanig is dat de voor een adequate dienstverlening benodigde specialismen in het controleteam vertegenwoordigd zijn?
2. Op welke wijze wordt de continuïteit binnen het controleteam gewaarborgd?
3. Hoe is de inzetverdeling van werkzaamheden binnen het team georganiseerd?
4. Hoe wordt omgegaan met eventuele personeelswisselingen en kennisoverdracht?
5. Wat zijn de competentieprofielen van de in te zetten personen van het controleteam? Inschrijver dient voor beantwoording van deze vraag de competentieprofielen (compleet ingevuld) bij de Inschrijving toe te voegen, inclusief de CV’s (CV’s mogen als bijlage toegevoegd worden).
Bij de beoordeling wordt in elk geval gelet op de volgende elementen:
• De kwaliteit van de waarborgen die de onafhankelijkheid dient te verzekeren.
• Uw visie over de rolverdeling binnen het controleteam.
• De in het team aanwezige ervaring en kennis, vakinhoudelijk en politiek bestuurlijk.
• De kwaliteit van de waarborgen aangaande continuïteit binnen het controleteam met het oog op verloop en kennisoverdracht bij vervanging.
Kwaliteit en continuïteit zijn bij de samenstelling van het controleteam tijdens de looptijd van de overeenkomst van groot belang.
De beschrijving ten behoeve van dit gunningscriterium dient Inschrijver te uploaden in Mercell. De algehele beschrijving bevat maximaal 2 A4 (exclusief bijlage).
De inschrijver dient beknopt, maar duidelijk inzicht te geven in het volgende:
1. Wat verstaat inschrijver onder de natuurlijke adviesfunctie?
2. Beschrijving van de werkzaamheden die de accountant aanbiedt in het kader van de natuurlijke adviesfunctie (wat valt wel en wat valt niet onder de natuurlijke adviesfunctie?).
3. Op welke wijze kan de uitoefening van de natuurlijke adviesfunctie toegevoegde waarde hebben voor de provincie Overijssel, op zowel ambtelijk als bestuurlijk (College/Staten) niveau?
4. Hoe wordt de ambtelijke organisatie en het bestuur op de hoogte gehouden van relevante maatschappelijke en financiële ontwikkelingen?
5. In welke mate maakt de natuurlijke adviesfunctie (blijkens uit een urenspecificatie) onderdeel uit van de geoffreerde dienstverlening?
6. Hoe wordt de communicatie inzake de natuurlijke adviesfunctie vormgegeven?
Bij de beoordeling wordt in ieder geval gelet op de volgende elementen:
• De mate van concreetheid van de toegevoegde waarde;
• De concrete invulling van de natuurlijke adviesfunctie;
• De concrete invulling van de communicatie.
De beschrijving ten behoeve van dit gunningscriterium dient Inschrijver te uploaden in Mercell. De algehele beschrijving bevat maximaal 2 A4.
4.4.4 SG2.4: Presentatie/casus
De Opdrachtgever is van mening dat haar toekomstige accountant niet alleen dient te beschikken over inhoudelijke kennis van het desbetreffende vakgebied, maar ook over uitstekende presentatievaardigheden.
Inschrijvers die na beoordeling van de kwalitatieve gunningscriteria SG2.1, SG2.2 en SG2.3 bij het totaal van alle drie de onderdelen minimaal een 250 punten scoren, worden in de gelegenheid gesteld om een presentatie te geven voor de leden van de beoordelingscommissie.
Onderdeel van de presentatie is:
• Casus: de casus zal 30 minuten vóór aanvang van de presentatie worden overhandigd.
• Managementletter: het presenteren van een voorbeeld van een managementletter/Boardletter zodat een indruk kan worden verkregen over de wijze waarop gerapporteerd gaat worden.
• Ontwikkelingen: het geven van een korte beschouwing over de te verwachte ontwikkelingen van de provinciale organisatie in de toekomst en de gevolgen daarvan voor de controlerende accountant.
Bij de presentatie ligt de nadruk op competenties zoals communicatieve vaardigheden, meedenken, pro-activiteit en flexibel gedrag.
De presentatie vindt plaats op 30 oktober 2023 op het provinciehuis in Zwolle. Het tijdstip van de presentatie wordt u tijdig per e-mail meegedeeld. De locatie van de presentatie is: Provinciehuis Overijssel, Xxxxxxxxxxxxxxxx 0 xx Xxxxxx.
Xx xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx draagt zorg voor presentatiebenodigdheden.
Voor de presentatie is maximaal 60 minuten gereserveerd, opgebouwd als volgt:
a. 5 minuten voor een korte introductie;
b. 20 minuten voor presentatie casus;
c. 15 minuten voor presentatie managementletter/Boardletter en toekomstige ontwikkelingen
d. 20 minuten voor vragen van de beoordelingscommissie n.a.v. presentatie en de kwalitatieve inschrijving. Eventuele nadere toelichting op inschrijving door Inschrijver.
De presentatie dient verzorgd te worden door de partner en de controleleider die de werkzaamheden binnen de provincie Overijssel zal leiden.
Bij de integrale beoordeling wordt in elk geval gelet op de volgende elementen:
• Mate van helderheid, beknoptheid, kordaatheid, accuraatheid en volledigheid van de presentatie.
• Gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.
• Inlevingsvermogen en overtuigingskracht.
• De mate waarin begrijpelijk gesproken wordt voor de beoordelingscommissie.
• De wijze waarop praktische invulling wordt gegeven aan de casus.
• Het samenspel en de rolverdeling tussen de partner en de controleleider.
• De mate waarin presentatie de ingediende Inschrijving ondersteunt dan wel ontkracht.
Uitleg van dit gunningscriterium in het kort:
Datum | 30-10-2023 De exacte presentatietijd zal bij de uitnodiging tot presentatie worden aangegeven. U dient reeds rekening te houden met de opgegeven datum. |
Locatie | Provinciehuis Overijssel, Xxxxxxxxxxxxxxxx 0, 0000XX Xxxxxx. |
Volgorde | Indien meerdere Inschrijvers uitgenodigd worden voor het geven van een presentatie, zal de volgorde van Inschrijvers geschieden in willekeurige volgorde. |
Faciliteiten | Presentatiehulpmiddelen zoals beamer, laptop en presentatiescherm worden verzorgd door de Opdrachtgever. Overige wensen met betrekking tot presentatiehulpmiddelen dienen vooraf met Opdrachtgever worden afgestemd. |
Duur | Voor de presentatie (inclusief vragen) wordt maximaal 60 minuten uitgetrokken. Er is geen gelegenheid voor uitloop. |
Aanwezigen Opdrachtgever | Van de kant van de Opdrachtgever zijn aanwezig: • Leden van de Audit Commissie (de politieke beoordelingscommissie) en de ambtelijk secretaris van de Audit Commissie. |
• Twee ambtelijk adviseurs van de Audit Commissie. • Eén medewerker van het Shared Service Centrum (SSC Ons) team Inkoop. | |
Aanwezigen Inschrijver | Het aantal deelnemers aan de kant van Inschrijver is maximaal twee personen: de beoogd partner en de beoogd controleleider. |
Beoordeling | Beoordeling vindt plaats door de beoordelingscommissie. |
4.5 Beoordeling kwaliteit
4.5.1 Beoordeling SG2.1 t/m SG2.3
Voor de beoordeling van de Kwaliteit (m.u.v. de presentatie), wordt door het beoordelingsteam een meetinstrument gehanteerd dat gebruik maakt van beoordelingscijfers. Onderstaande uitleg (score omschrijving) geeft een opsomming weer van de beoordelingscijfers. Deze opsomming is uitputtend – uitsluitend deze genoemde hele getallen kunnen worden toegekend.
Percentage | Beoordeling | Omschrijving |
100% | Uitstekend | Naar het oordeel van het beoordelingsteam heeft Inschrijver een inhoudelijk relevant, toepasselijk en uitstekend antwoord gegeven dat volledig is gebaseerd op de uitgangspunten van dit Beschrijvend document. Alle elementen en aspecten van het betreffende gunningcriterium zijn volledig uitgewerkt en inhoudelijk uitstekend en aansprekend beantwoord. Er worden inhoudelijke specifieke relevante bijzonderheden aangeboden die volledig aansluiten bij de eis en wens van Opdrachtgever. |
75% | Goed | Naar het oordeel van het beoordelingsteam heeft Inschrijver een inhoudelijk relevant, toepasselijk en goed antwoord gegeven dat is gebaseerd op de uitgangspunten van dit Beschrijvend document. Alle gevraagde elementen zijn volledig uitgewerkt en inhoudelijk goed beantwoord |
50% | Voldoende | Naar het oordeel van het beoordelingsteam heeft Inschrijver een inhoudelijk relevant, toepasselijk en voldoende antwoord gegeven dat is gebaseerd op de uitgangspunten van dit Beschrijvend document. Alle gevraagde elementen zijn uitgewerkt en beantwoord. |
25% | Matig | Naar het oordeel van het beoordelingsteam gaat Inschrijver slechts ten dele of beperkt inhoudelijk relevant in op de gevraagde elementen en aspecten en/of heeft ten dele geen of slechts beperkt rekening gehouden met de uitgangspunten van deze Offerteaanvraag, de offerteaanvraag documenten en de gevraagde dienstverlening en/of sluit ten dele of maar beperkt aan bij de eis en wens van Opdrachtgever. |
0% | Slecht | Naar het oordeel van het beoordelingsteam gaat Inschrijver zeer beperkt inhoudelijk relevant in op de gevraagde elementen en aspecten en/of heeft slechts zeer beperkt rekening gehouden met de uitgangspunten van deze Offerteaanvraag, de offerteaanvraag documenten en de gevraagde dienstverlening en/of sluit zeer beperkt aan bij de wens van Opdrachtgever, dan wel Inschrijver geeft naar het oordeel van het beoordelingsteam geen inhoudelijk antwoord op de vraag. |
0% | Geen opgave | Er wordt in het geheel geen antwoord gegeven. |
Voor de beoordeling van de kwaliteit van de presentatie, wordt door het beoordelingsteam een meetinstrument gehanteerd dat gebruik maakt van beoordelingscijfers. Onderstaande uitleg (score omschrijving) geeft een opsomming weer van de beoordelingscijfers. Deze opsomming is uitputtend – uitsluitend deze genoemde hele getallen kunnen worden toegekend. Er wordt één score voor de totale presentatie gegeven.
Percentag e | Omschrijving | Toelichting |
100% | Onderscheidend | Voegt beduidend extra waarde toe aan het criterium. Er is sprake van positief onderscheidend vermogen. |
75% | Meerwaarde | Dekt het criterium af, voldoet aan de verwachtingen en biedt op onderdelen meerwaarde. |
50% | Overeenstemmend | Dekt het criterium af en voldoet aan de verwachtingen. |
25% | Matig overeenstemmend | Enkele elementen ontbreken/schieten te kort. De wijze van invulling is niet overtuigend en/of laat openingen over. |
0% | Ontbreekt /Niet overeenstemmend | De informatie ontbreekt, of de informatie is inhoudelijk niet relevant en voldoet niet aan het criterium. |
5 Social Return on Investment
De provincie Overijssel hecht waarde aan een inclusieve arbeidsmarkt, waarbij iedereen participeert naar vermogen. De provincie Overijssel heeft besloten om in deze aanbesteding Social Return On Investment (SROI) als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde op te nemen. De aanbieder verplicht zich om bij gunning 5% van de gefactureerde opdrachtsom aan te wenden voor SROI-activiteiten. In bijlage G vindt u de toelichting van de werkwijze.
Meer informatie over Social Return on Investment is te vinden op de volgende website: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx-xxxxxx-xx-xxxxxxxxxx-xxxx/xxxxxxx/
Bijlage A_ Begrippenlijst aanbestedingen Ons Bijlage B_ Verklaring Kerncompetenties Bijlage C_ Verklaring Inzet derden
Bijlage D_ Verklaring Aansprakelijkheid Bijlage E_ Holdingverklaring
Bijlage F_ Verklaring Russische partijen Bijlage G_ Social Return on Investment Bijlage H_ Prijzenformulier
Bijlage I_ Concept overeenkomst
Bijlage J_ Auditplan 2023 verbijzonderde interne controle (VIC) Bijlage K_ AIV 2022
Template Ons Versie T0.2 10-10-2022
Bijlage A Begrippenlijst Aanbestedingen Ons
In de Aanbestedingsstukken worden de navolgende begrippen met een hoofdletter gebruikt:
- de in de Aanbestedingswet gedefinieerde begrippen;
- de in deze lijst gedefinieerde begrippen.
Aanbestedingswet (AW2012)
Wet van 1 november 2012, houdende nieuwe regels omtrent aanbestedingen (Aanbestedingswet 2012)
AIV 2022
De Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten 2022.
Beschrijvend document
Gehele document inclusief Bijlagen van Aanbestedende dienst op basis waarvan de Inschrijver worden uitgenodigd om een Inschrijving uit te brengen (totaal van informatie met betrekking tot deze aanbesteding op Mercell).
Bijlagen
Aanhangsels bij de Overeenkomst, die integraal deel uitmaken van de Overeenkomst. Waaronder onder meer, doch niet uitsluitend, de AIV 2022.
Combinatie
Een samenwerkingsverband van ondernemers als bedoeld in artikel 2.52 Aanbestedingswet die gezamenlijk een Inschrijving doet. Hier wordt dus niet bedoeld een hoofdaannemer met één of meer onderaannemers.
Inschrijver
Een natuurlijk of rechtspersoon (of combinatie van rechtspersonen) die een Inschrijving heeft ingediend.
Inschrijving
Het geheel van alle gevraagde informatie zoals door de Aanbestedende dienst in het Beschrijvend document is gevraagd en door Inschrijver bij Aanbestedende dienst is ingediend in Mercell.
Mercell
Voor deze aanbesteding is gebruik gemaakt van het digitale aanbestedingsplatform van Mercell source-to-contract. Op dit platform is het totaal van informatie ten behoeve van deze aanbesteding beschikbaar.
Nota van inlichtingen (NvI)
Document waarin de vragen van Xxxxxxxxxx/Inschrijvers en de antwoorden van Aanbestedende dienst daarop zijn opgenomen, alsmede eventuele wijzigingen van de Selectieleidraad of het Beschrijvend document en de daarbij behorende bijlagen.
Onderneming
De inschrijvende rechtspersoon maar ook alle (rechts-)personen waarmee een juridisch, economisch en/of fiscaal verband bestaat of een eenheid wordt gevormd of tot hetzelfde concern behoren. Er is sprake van een concern wanneer een aantal Ondernemingen onder een gemeenschappelijke leiding staat en als eenheid optreedt.
Opdrachtgever
De Aanbestedende dienst met wie de Ondernemer de Overeenkomst sluit.
Template Ons Versie T0.2 10-10-2022
Opdrachtnemer
Een Ondernemer met wie de Aanbestedende dienst de Overeenkomst sluit.
Overeenkomst
Het document, incl. haar bijlagen, waarin de afspraken tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer schriftelijk zijn vastgelegd en door partijen zijn ondertekend.
Social Return
Een aanpak om arbeidsparticipatie te stimuleren en meer werkgelegenheid te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.
Bijlage B Verklaring Kerncompetenties
Dit formulier dient door inschrijver naar waarheid te worden ingevuld en dient te worden ondertekend door een persoon die zoals blijkt uit het handelsregister of een volmacht van degene die zoals blijkt uit het handelsregister bevoegd is om inschrijver te vertegenwoordigen en om namens Inschrijver dit formulier te ondertekenen.
Gevraagde kerncompetenties :
1. Ervaring met het uitvoeren van Accountantsdiensten voor een publieke instantie.
2. Ervaring met het uitvoeren van Accountantsdiensten voor wat betreft de certificerende functie:
o Accountantscontrole jaarrekening voor een publieke instantie;
o Interim-controle (in voorbereiding op de jaarrekeningcontrole);
o Controle van de SISA.
3. Ervaring met natuurlijke adviesfunctie gerelateerd aan de certificerende functie.
Aandachtspunten
• Voor de referentie dient Inschrijver gebruik te maken van deze bijlage. Hierop dient inschrijver alle gevraagde gegevens in te vullen.
• Inschrijver kan met één referentie meerdere kerncompetenties aantonen, dan wel met één referentie voor iedere kerncompetentie (dus totaal maximaal 3 referenties).
• Inschrijver dient aan te kunnen tonen dat deze opdracht is/wordt uitgevoerd in de afgelopen drie jaren (te rekenen vanaf sluitingsdatum voor indiening inschrijving).
• Opdrachtgever behoudt zich het recht voor de opgave te controleren bij de opgegeven referentie. Indien uit deze controle wordt geconstateerd, dat de opgave in deze bijlage afwijkt van hetgeen de referentiecontactpersonen melden, kan Opdrachtgever alsnog besluiten tot diskwalificatie van deelname aan deze aanbesteding.
Ons Template T0.2 07-02-2022
Kerncompetentie 1 | Ervaring met het uitvoeren van Accountantsdiensten voor een publieke instantie. |
Gegevens referent: | |
Naam organisatie (referent) | |
Vestigingsplaats | |
Naam contactpersoon bij referent | |
Telefoonnummer contactpersoon | |
Mailadres contactpersoon | |
Gegevens project / opdracht:
Mijlpalen van project/opdracht - Datum Opdrachtverlening c.q. ondertekening overeenkomst - Datum start uitvoering werkzaamheden - Datum einde opdracht | |
Omschrijving van de opdracht (het project) (maximaal 1 A4) | |
Opdracht 100% zelfstandig uitgevoerd | ja nee (licht toe wie wat heeft uitgevoerd) |
Omzet in euro’s uit project/ opdracht | |
Bijzonderheden |
Ondertekening
Naam Inschrijver | |
Datum | |
Naam tekenbevoegde | |
Functie | |
Handtekening |
Ons Template T0.2 07-02-2022
Kerncompetentie 2 | Ervaring met het uitvoeren van Accountantsdiensten voor wat betreft de certificerende functie: o Accountantscontrole jaarrekening voor een publieke instantie; o Interim-controle (in voorbereiding op de jaarrekeningcontrole); o Controle van de SISA. |
Gegevens referent: | |
Naam organisatie (referent) | |
Vestigingsplaats | |
Naam contactpersoon bij referent | |
Telefoonnummer contactpersoon | |
Mailadres contactpersoon | |
Gegevens project / opdracht:
Mijlpalen van project/opdracht - Datum Opdrachtverlening c.q. ondertekening overeenkomst - Datum start uitvoering werkzaamheden - Datum einde opdracht | |
Omschrijving van de opdracht (het project) (maximaal 1 A4) | |
Opdracht 100% zelfstandig uitgevoerd | ja nee (licht toe wie wat heeft uitgevoerd) |
Omzet in euro’s uit project/ opdracht | |
Bijzonderheden |
Ondertekening
Naam Inschrijver | |
Datum | |
Naam tekenbevoegde | |
Functie | |
Handtekening |
Ons Template T0.2 07-02-2022
Kerncompetentie 3 | Ervaring met natuurlijke adviesfunctie gerelateerd aan de certificerende functie. |
Gegevens referent: | |
Naam organisatie (referent) | |
Vestigingsplaats | |
Naam contactpersoon bij referent | |
Telefoonnummer contactpersoon | |
Mailadres contactpersoon | |
Gegevens project / opdracht:
Mijlpalen van project/opdracht - Datum Opdrachtverlening c.q. ondertekening overeenkomst - Datum start uitvoering werkzaamheden - Datum einde opdracht | |
Omschrijving van de opdracht (het project) (maximaal 1 A4) | |
Opdracht 100% zelfstandig uitgevoerd | ja nee (licht toe wie wat heeft uitgevoerd) |
Omzet in euro’s uit project/ opdracht | |
Bijzonderheden |
Ondertekening
Naam Inschrijver | |
Datum | |
Naam tekenbevoegde | |
Functie | |
Handtekening |
Bijlage C Verklaring inzet derden
Naam bedrijf Adres
Postcode en plaats
Hierna te noemen: de vennootschap
Ondergetekende,
Overwegende,
- dat <naam Inschrijver> voornemens is in te schrijven op de aanbesteding ‘accountantsdiensten’.
- dat Inschrijver zich beroept op de bekwaamheid van de vennootschap ten aanzien van de in de het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) vermelde
verklaart dat:
- de vennootschap (de derde) haar middelen volledig ter beschikking zal stellen aan Inschrijver, zodat Inschrijver daadwerkelijk kan beschikken over de voor de uitvoering van de aan te besteden opdracht noodzakelijke middelen van de vennootschap.
Plaats Datum
……………… ………………
Naam Functie
……………… ………………
Handtekening
Mede-ondergetekende (namens de Inschrijver die zich aanmeldt)
Verklaart door mede-ondertekening van deze verklaring de terbeschikkingstelling van de middelen van de vennootschap te aanvaarden en deze middelen voor de opdracht - ingeval van gunning - daadwerkelijk te zullen inzetten.
Plaats Datum
……………… ………………
Naam Functie
……………… ………………
Handtekening
Pagina 2 / 2
Bijlage D Verklaring aansprakelijkheid
Naam bedrijf Adres
Postcode en plaats
Verklaring hoofdelijke aansprakelijkheid (voor samenwerkingsverbanden = combinaties)
Hierna te noemen: de vennootschap
Ondergetekende,
overwegende dat de vennootschap zich ter zake van de aanbesteding inzake het uitvoeren van ‘accountantsdiensten’ met <naam deelnemer(s)> als combinatie inschrijft;
verklaart dat
- de vennootschap zich – onder voorwaarde van gunning van de opdracht - hoofdelijk aansprakelijk stelt voor alle verplichtingen jegens de opdrachtgever, welke voortvloeien uit de ingevolge voormelde aanbesteding gesloten overeenkomst(en);
Plaats Datum
……………… ………………
Naam Functie
……………… ………………
Handtekening
Deze verklaring dient door een bestuurder te worden getekend (zie onder kop ‘Bestuurder(s)’ op het uittreksel uit het handelsregister), dus niet door een gevolmachtigde/procuratiehouder.
Bijlage E Holdingverklaring
Betreft: Openbare Europese aanbestedingsprocedure ‘Accountantsdiensten’
Indien sprake is van een holding: | |
Inschrijver verklaart dat de Inschrijving onafhankelijk van andere bedrijven uit de holding is opgesteld en daarbij geen inzicht heeft gegeven in zijn aanbieding noch inhoudelijk weet heeft van de aanbieding van deze andere bedrijven. | |
Indien de Inschrijver gebruik maakt van de middelen van de Holding: | |
Inschrijver verklaart hierbij dat de hieronder vermelde onderneming zich namens inschrijver bij gunning van onderhavige Opdracht volledig en onvoorwaardelijk garant stelt voor de nakoming van de verplichtingen die uit de af te sluiten overeenkomst voortvloeien. Ondergetekende verklaart bovendien dat de hieronder vermelde onderneming zich, namens de Inschrijver bij gunning van de opdracht, volledig en onvoorwaardelijk garant stelt voor de uit de rechtshandelingen van Inschrijver voortvloeiende schulden in het kader van deze opdracht. | |
Namens de holding
Naam inschrijver Datum
……………… ………………
Naam tekenbevoegde Functie
……………… ………………
Handtekening
Namens de inschrijver
Naam inschrijver Datum
……………… ………………
Naam tekenbevoegde Functie
……………… ………………
Handtekening
Pagina 2 / 2
Bijlage F Verklaring Russische partijen
Naam bedrijf :
Adres :
Postcode en plaats :
Aanbesteding :
0F
Verklaart dat zijn onderneming 1 niet behoort tot één van de navolgende categorieën:
• personen met een Russische nationaliteit en personen of rechtspersonen (bedrijven, entiteiten of organen) die gevestigd zijn in Rusland;
• rechtspersonen die voor meer dan 50% eigendom zijn van een Russische partij zoals genoemd hierboven;
• personen of rechtspersonen die handelen in belang van of op aanwijzing van een bovengenoemde Russische partij.
Verklaart tevens dat onderaannemers en leveranciers die voor meer dan 10% van de waarde van de opdracht deelnemen in het contract niet onder de bovengenoemde categorieën vallen.
Plaats Datum
……………… ………………
Naam Functie
……………… ………………
Handtekening
1 Indien er sprake is van een combinatie dienen alle deelnemers in de combinatie (de combinanten) deze verklaring in te vullen.
Indien er sprake is van een beroep op derden, dienen deze derden ook deze verklaring in te vullen.
1
De provincie Overijssel heeft besloten om in deze aanbesteding Social Return On Investment (SROI) als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde op te nemen. De aanbieder verplicht zich om bij gunning 5% van de gefactureerde opdrachtsom aan te wenden voor SROI-activiteiten.
De SROI-activiteiten dienen in het kader van deze overeenkomst te worden uitgevoerd (hetzij bij opdrachtnemer, bij een onderaannemer of toeleverancier). Voorwaarden bij de SROI-activiteiten:
• Deze zijn direct toe te rekenen aan de opdracht
• Het betreft nieuwe SROI-activiteiten, die uitgevoerd worden na gunning van deze overeenkomst.
• De SROI-activiteiten mogen alleen bij opdrachtgever worden opgegeven in het kader van deze overeenkomst.
• In geval van SROI-verlegging naar een onderaannemer gelden dezelfde bepalingen als die voor u gelden.
• De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het nakomen van zijn SROI-verplichtingen en moet deze kunnen onderbouwen (ook wanneer de SROI verlegd wordt naar een onderaannemer).
Het Expertisepunt Social Return (ESR) van het Werkbedrijf regio Zwolle werkt in opdracht van de gemeenten Dalfsen, Hardenberg, Hattem, Heerde, Kampen, Meppel, Oldebroek, Ommen, Raalte, Staphorst, Steenwijkerland, Westerveld, Zwartewaterland, Zwolle, het waterschap Drents Overijsselse Delta en de provincie Overijssel. Het ESR adviseert en faciliteert u bij de invulling van SROI. De opdrachtgever zal u verwijzen naar het ESR.
Voor de waardebepaling van SROI-activiteiten is gekozen voor de bouwblokkenmethode. SROI-activiteiten zijn uitgedrukt in een inspanningswaarde, deze is gebaseerd op de relatieve afstand van de uitkeringsgroep tot de arbeidsmarkt. In samenspraak met het ESR kunt u kiezen uit verschillende manieren om uw SROI verplichting in te vullen. Van iedere SROI-activiteit weet u vooraf wat de waarde hiervan is.
Bouwblok | SROI-waarde per jaar/1 fte | Duur van meetellen | |
Participatiewet < 2 jaar | € | 30.000 | 2 jaar |
Participatiewet > 2 jaar | € | 40.000 | 2 jaar |
Participatiewet (doelgroepregister) Wajong (doelgroepregister) en WIA/WAO WSW (in dienst nemen: doelgroepregister) | € | 40.000 | Altijd |
WW < 1 jaar | € | 10.000 | 1 jaar |
WW > 1 jaar | € | 15.000 | 1 jaar |
Niet Uitkeringsgerechtigde (NUG) | € | 10.000 | 2 jaar |
Werkervaringsplek0 | € | 750 per maand | Overeengekomen periode |
Leerling BBL (leerbaan), niveau 1 en 2 Leerling BBL (leerbaan), niveau 3 en 4 | € € | 20.000 per leerwerkjaar 15.000 per leerwerkjaar | Opleidingsperiode |
Leerling BOL (stage), niveau 1 en 2 Leerling BOL (stage), niveau 3 en 4 | € € | 7.500 per stage 5.000 per stage | Opleidingsperiode |
Xxxxxxxx VSO/Praktijkonderwijs | € | 5.000 per stage | Opleidingsperiode |
Xxxxxxxx VSO/Praktijkonderwijs tot 18 jaar (werkplek na uitstroom) | € | 25.000 | Eenmalig |
MVO-activiteiten1 | € | 100/uur en/of factuurwaarde | |
WSW (detachering en/of diensten), Sociale inkoop2 | € | factuurwaarde | |
Extra op bovenstaande bedragen | Bedragen tellen | ||
Leeftijd ≥ 50 jaar | € | 5.000 | Eenmalig/naar rato |
Vast dienstverband | € | 10.000 | Eenmalig/naar rato |
Statushouder | € | 5.000 | Eenmalig/naar rato |
PSO-ladder3: trede 1, trede 2, trede 3 | Korting op de SROI-verplichting: 10%, 25%, 50% | Eenmalig/naar rato | |
PSO-ladder3, 30+ | Vrijstelling SROI-verplichting | Eenmalig/naar rato | |
I.g.v. overlap telt de hoogste waarde. WSW en Wajong: wetgeving van voor 01-01-2015 Tarieven zijn all-inclusive, incl. begeleidingskosten en werkgeverslasten.
Als SROI-activiteit telt alles mee wat u doet om mensen uit de doelgroepen verder te helpen op - of richting - de arbeidsmarkt. Dat kan gaan om betaald werk, maar bijvoorbeeld ook om (meeloop)stages, werkervaringsplekken, het bieden van opleidingsmogelijkheden, of andere vormen van begeleiding of support.
0. Werkervaringsplek: Met toestemming van de uitkerende instantie (gemeente)
Proefplaatsing: Met toestemming van het UWV. Proefplaatsingen tellen alleen mee voor SROI wanneer er een betaald dienstverband van minimaal 6 maanden op volgt. In dat geval mag 50% van de periode van de proefperiode worden meegeteld.
1. MVO-activiteiten: omvat een scala aan activiteiten. Voorwaarde is dat deze activiteit een relatie heeft met de arbeidsmarkt en/of het onderwijs. Denk bijv. aan het geven van gastcolleges bij opleidingsinstituten, de sponsoring van een beroepsgerichte opleiding van iemand uit de doelgroep.
2. Sociale inkoop betreft dienstenafname van:
- Een sociale werkvoorziening (SW-bedrijven of ook wel de sociale werkplaats genoemd).
- Een sociale onderneming (Sociale ondernemingen streven primair en expliciet een maatschappelijk doel na. Dat wil zeggen dat zij een
maatschappelijk probleem willen oplossen. Daarnaast is een sociale onderneming financieel zelfvoorzienend en sociaal in de wijze waarop de onderneming wordt gevoerd); De sociale onderneming moet deelnemer zijn van de “Code Sociale Ondernemingen”/ xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx of lid zijn van “Social Enterprise NL”/ xxx.xxxxxx-xxxxxxxxxx.xx
- Een PSO-30+ gecertificeerde organisatie. (Indien niet gecertificeerd dient minimaal 30% van de werknemers van een dergelijke onderneming gehandicapt of kansarm te zijn, zie art. 20 lid 1 van de aanbestedingsrichtlijn 2014/24..
Facturen: SW bedrijf, Code Sociale Ondernemingen, PSO 30+ (factuurwaarde 100%), Social Enterprise NL (factuurwaarde 50%.)
3. Korting geldt alleen voor de Opdrachtnemer, niet voor de onderaannemer(s).
Een voorbeeld:
De gefactureerde opdrachtsom van een opdracht is bijvoorbeeld € 300.000. De SROI-verplichting bedraagt 5% (€ 15.000). Om te voldoen aan deze verplichting kan de opdrachtnemer voor dit bedrag bijvoorbeeld een arbeidscontract bieden voor een periode van:
• een halfjaar, aan iemand die < 2 jaar onder de Participatiewet valt (en niet arbeidsbeperkt is), of
• één jaar, aan iemand die > 1 jaar een WW-uitkering heeft.
Het proces voor gunning
Mocht u vragen hebben over de invulling van SROI, een toelichting willen hebben over de verschillende bouwblokken of willen weten of uw specifieke oplossing voor de invulling van de mogelijke SROI verplichting ook realiseerbaar is kunt u deze stellen in de Nota van Inlichtingen.
Het proces na gunning
De opdrachtnemer neemt na gunning, binnen 1 week contact op met het ESR (xxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx). In samenspraak met het ESR wordt door de opdrachtnemer een plan van aanpak opgesteld op welke wijze de verplichting wordt ingevuld. Het plan bestaat uit de navolgende onderdelen:
1. Opdracht, looptijd, hoogte SROI-verplichting
2. Op welke wijze SROI-waarde wordt opgebouwd (bijv. inzet personeel, leerwerkplekken, stages, werkervaringsplekken, MVO-activiteiten etc.)
3. In geval van MVO-activiteiten wordt vooraf een waarde door het ESR bepaald.
4. Wijze van monitoring
5. Inhoud en frequentie van tussenevaluaties, inclusief eventuele bewijsstukken
6. Eindevaluatie, inclusief eventuele bewijsstukken
7. Akkoord ESR
Het resultaat van deze fase is een plan wat concreet en realiseerbaar is. Dit plan is gereed en goedgekeurd door het ESR binnen 6 weken na gunning opdracht. Het ESR kan deze termijn verlengen tot maximaal 12 weken.
Tussen- en eindevaluatie
De opdrachtnemer levert op de afgesproken tijdstippen de tussen- en eindevaluaties op incl. onderbouwing.
In samenspraak met het ESR zal gekeken worden naar de voortgang en indien noodzakelijk volgt aanpassing van het plan van aanpak. Alle wijzigingen dienen goedgekeurd te worden door het ESR.
Registratie SROI-verplichting
Na goedkeuring van het Plan van Aanpak SROI krijgt de opdrachtnemer toegang tot het registratiesysteem WIZZR en houdt de SROI-invullingen hierin bij. In Wizzr wordt gecontroleerd of aan de afgesproken SROI-verplichting voldaan wordt (op correcte wijze en volgens afspraak).
Opdrachtnemer voert in het registratiesysteem de kandidaten en/of activiteiten op ter invulling van de SROI- verplichting. De invulling moet door de opdrachtnemer te onderbouwen zijn, ook wanneer de SROI-activiteit door een onderaannemer geleverd is. Onderbouwing kan bijvoorbeeld via een doelgroepverklaring of een bewijs voor toekenning uitkering in combinatie met een loonstrook, een arbeidscontract, stageovereenkomst etc.. Namens opdrachtgever worden deze gegevens gecontroleerd op bijv. doelgroep, uurtarief, startdatum en periode tewerkstelling. Een kopie van de loonstrook en/of arbeidsovereenkomst kan ter controle opgevraagd worden. Alle gegevens kunnen in WIZZR worden ingevoerd.
Wat betreft het gebruik van Wizzr:
• Wizzr voldoet aan eisen op gebied van privacy (AVG: Algemene verordening gegevensbescherming)
• Alleen geautoriseerde personen hebben toegang tot het betreffende contract in Wizzr.
• Aan het gebruik van Wizzr zijn voor de opdrachtnemer geen kosten verbonden.
De documentatie die u verstrekt dient slechts die gegevens te bevatten die u ook registreert in WIZZR. De gegevens en dus ook de bijlagen met deze gegevens voldoen aan de AVG.
De communicatie van deze gegevens, via WIZZR is een veilige en AVG conforme werkwijze. De WIZZR-omgeving communiceert via encryptie en is alleen toegankelijk voor betrokkenen bij het inkoopcontract, die uit hoofde van hun functie deze gegevens mogen inzien.
Opdrachtnemer heeft op grond van de AVG toestemming nodig van de kandidaten om hun persoonsgegevens te overleggen voor de verantwoording van de SROI-verplichting. Hiervoor is eventueel het formulier
“toestemmingsverklaring” te gebruiken. Dit formulier is verkrijgbaar via het ESR.
In het registratiesysteem is de realisatie ten opzichte van de SROI- verplichting inzichtelijk, en kan opdrachtnemer deze zelf volgen. Als er afwijkingen worden geconstateerd door het ESR, dan zal deze contact met opdrachtnemer opnemen en - indien nodig - de opdrachtgever op de hoogte stellen.
Tips
• Werkt u met onderaannemers/leveranciers? Neem dan in uw contracten met onderaannemers/leveranciers ook een SROI verplichting op.
• Het aanbod is breder dan (vaak) wordt gedacht. Het idee heerst dat de gemeenten en het UWV alleen mensen bemiddelen met een grote afstand tot de arbeidsmarkt. Natuurlijk zijn zij altijd op zoek naar die werkgever die voor deze mensen de juiste plek hebben. Maar voor de invulling van SROI kunt u ook denken aan mensen die pas werkloos zijn geworden, aan die leerling die een BBL-plek nodig heeft om zijn/haar opleiding te kunnen afronden.
• Wees creatief. Denk voor de invulling van uw SROI verder dan alleen de directe inzet van personeel. Het opleiden van mensen uit de doelgroepen telt ook mee voor SROI. Informeer bij het ESR naar lopende of geplande opleidingstrajecten.
Is sociale inkoop misschien mogelijk?
Zijn er kansen voor het onderwijs in deze opdracht?
• Check haalbaarheid. Aarzel niet om het Expertisepunt Social Return (ESR) te raadplegen bij de planvorming over SROI. Zij denken met u mee en brengen u zonodig in contact met de juiste instanties.
Hoofdstuk juridische voorwaarden
1. De opdrachtnemer is verplicht 5% van de gefactureerde omzet naar aanleiding van de opdracht aan te wenden aan SROI inspanningen. Het juiste percentage staat vermeld in het bestek
2. Voor het bepalen van de waarde van de inspanningen in SROI, worden minimaal de waarden uit, in dit document opgenomen, tabel bouwblokken gehanteerd, eventueel aangevuld met door het ESR vastgestelde waarde voor een maatschappelijke activiteit.
3. De opdrachtnemer neemt binnen 1 week na gunning contact met het ESR op om een afspraak in te plannen om een start te maken met het opstellen van het plan van aanpak. Het ESR adviseert en faciliteert de opdrachtnemer, indien gewenst, bij het opstellen van het plan van aanpak.
4. Opdrachtnemer levert aan het ESR een goedgekeurd plan op binnen 6 weken na gunning opdracht, hoe aan de SROI-verplichting te voldoen. Deze termijn kan, door het ESR worden verlengd, tot maximaal 12 weken.
5 Het ESR zal zich, indien gewenst, inspannen de aanlevering van kandidaten aan de opdrachtnemer te bevorderen. Deze inspanningen doen niets af aan de eigen eindverantwoordelijkheid van de opdrachtnemer om aan de SROI-verplichting te voldoen.
6. Gedurende de looptijd van de overeenkomst levert opdrachtnemer, de in het plan van aanpak opgenomen, rapportage(s) aan het ESR inclusief bewijsstukken, conform de afspraken die hierover in het plan van aanpak, inclusief de eventuele wijzigingen hierop, zijn gemaakt.
7. De definitieve hoogte van de SROI-verplichting wordt berekend over de gefactureerde omzet en geschiedt aan het einde van de looptijd van de overeenkomst.
7. Uiterlijk binnen 2 (twee) maanden, of zoveel eerder als in het plan van aanpak is afgesproken, na het einde van de looptijd van de overeenkomst levert de opdrachtnemer een eindrapportage (inclusief bewijsstukken) aan het ESR conform de afspraken in het plan van aanpak.
9. Het ESR is bevoegd om de rapportages te verifiëren. Opdrachtnemer verleent daartoe zijn volledige mede- werking. Eventuele kosten voorvloeiend uit deze medewerking kunnen niet bij de opdrachtgever verhaald worden.
10. Het ESR is bevoegd om inspanningen die niet vooraf zijn goedgekeurd, niet mee te rekenen in het kader van de SROI-verplichting. De bewijslast om deze goedkeuring achteraf te verkrijgen berust bij de opdrachtnemer.
Contactgevens Expertisepunt Social Return (ESR)
• xxxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx-xxxxxx-xx-xxxxxxxxxx-xxxx/xxxxxxx/
Bijlage H Prijzenformulier van Accountantsdiensten van de Provincie Overijssel |
Ondergetekende (zijnde de inschrijver) verklaart dat deze zich volledig conformeert aan het Beschrijvend document inclusief bijlagen. Tevens accepteert Inschrijver eventuele wijzigingen/aanvullingen, zoals opgenomen in de nota van inlichtingen en gaat ermee akkoord dat de hierin opgenomen wijzigingen/aanvullingen prevaleren boven hetgeen bepaald in het Beschrijvend document. |
Ondergetekende verklaart tevens dat de Inschrijving volledig is gebaseerd op en voldoet aan de bepalingen in het eerder genoemde Beschrijvend document en de Nota van inlichtingen. Inschrijver verklaart met het ondertekenen van onderhavig prijzenformulier dat de door hem geoffreerde prijzen zonder voorbehoud zijn. Er kan derhalve nooit sprake zijn van meer- danwel minderwerk, zonder uitdrukkelijke toestemming van de opdrachtgever (conform artikel 5 uit de Overeenkomst en artikel 3 uit de AIV 2022). |
U dient alle blauwe cellen in te vullen. De gegeven prijzen staan vast. |
U dient dit formulier rechtsgeldig te ondertekenen. |
Ondergetekende verklaart zich namens Inschrijver door ondertekening van dit prijsinvulformulier van de Opdracht overeenkomstig het Beschrijvend document en de daarbij behorende bijlagen, in het bijzonder de Conceptovereenkomst, alsmede de Nota’s van Inlichtingen, te aanvaarden voor een bedrag van: | |
Vaste prijs controle jaarrekening, incl. controle nazorgfonds en incl. controle fractievergoeding, all-in per jaar | € - |
Specificatie prijs: | ||||
Medewerkerniveau | Uurtarief | Aantal uren inzet | ||
Controle werkzaamheden | Natuurlijke adviesfunctie | |||
Partner (of gelijkwaardig) | € | - | ||
Senior manager (of gelijkwaardig) | € | - | ||
Manager (of gelijkwaardig) | € | - | ||
Staff (of gelijkwaardig) | € | - | ||
Juridische statutaire bedrijfsnaam | |
Plaats vestiging | |
Datum | |
Naam tekenbevoegde | |
Functie tekenbevoegde | |
Handtekening | |
(Concept)Overeenkomst Accountantsdiensten
Intern zaaknummer: Intern xxx.xx.:
De ondergetekenden
A. De provincie Overijssel, gevestigd te Zwolle, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd (conform artikel 176, lid 1 Provinciewet) door de Commissaris van de Koning, de heer Ir. A.P. Heidema. Hierna te noemen: Opdrachtgever;
En
B. <naam>, gevestigd te <plaats>, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door <naam>, Hierna te noemen: Opdrachtnemer;
C. Gezamenlijk te noemen: Partijen
Overwegende dat:
• Opdrachtgever een Europese aanbesteding is gestart om te komen tot een Overeenkomst ten behoeve van Accountantsdiensten met één partij;
• Opdrachtnemer als winnende partij uit deze Europese aanbesteding is gekomen, waarna de opdracht uiteindelijk definitief aan hem gegund is;
• Opdrachtgever met <naam opdrachtnemer> op <datum> een Overeenkomst inzake Accountantsdiensten (hierna: de Overeenkomst) heeft gesloten, waarin tussen partijen de contractuele voorwaarden zijn opgenomen die tijdens de looptijd van de Overeenkomst tussen Opdrachtgever enerzijds en Opdrachtnemer anderzijds zullen gelden voor het verrichten van Accountantsdiensten.
• Opdrachtnemer heeft zich in voldoende mate op de hoogte gesteld van de doelstellingen van Opdrachtgever met betrekking tot de onderhavige aanbesteding, de ten deze relevante organisatie van Opdrachtgever en het proces waarbij de Accountantsdiensten zullen worden afgenomen. Opdrachtgever heeft Opdrachtnemer daartoe van voldoende en correcte informatie voorzien en zal - desgewenst - Opdrachtnemer verdere informatie verstrekken voor zover die informatie bij Opdrachtgever beschikbaar is.
Verklaren als volgt te zijn overeengekomen:
1. Begrippen
1.1. De in de Overeenkomst gebruikte begrippen die met een hoofdletter beginnen, zijn gedefinieerd in de begrippenlijst (bijlage A van het Beschrijvend document).
2. Voorwerp van de Overeenkomst
2.1. Opdrachtgever verleent aan Opdrachtnemer opdracht tot het verrichten van de navolgende Accountantsdiensten ten behoeve van :
a. Certificerende functie, waaronder:
1. Eindejaarscontrole (controle provinciale jaarrekening);
2. Interim-controle (in voorbereiding op de jaarrekeningcontrole);
3. Controle van de SISA inclusief bijlagen.
b. Natuurlijke adviesfunctie.
c. Controle nazorgfonds.
d. Controle besteding fractievergoedingen.
2.2. Deze Overeenkomst is aangegaan voor de Accountantsdiensten ten behoeve van dienstverlening aan de Provincie Overijssel.
2.3. De Algemene Inkoopvoorwaarden van de Provincie Overijssel (AIV 2022) vormen een integraal onderdeel van deze Overeenkomst. Ingeval van strijdigheid tussen bepalingen van de Algemene Inkoopvoorwaarden en bepalingen van deze Overeenkomst prevaleren de bepalingen van laatstgenoemde.
2.4. De navolgende bescheiden maken deel uit van deze Overeenkomst. Voor zover deze bescheiden met elkaar in tegenspraak zijn, geldt de navolgende rangorde, waarbij het hoger genoemde document prevaleert boven het lager genoemde:
1. Beschrijvend document met bijlagen, inclusief de Nota’s van Inlichtingen d.d. <data>;
2. Algemene inkoopvoorwaarden (AIV 2022);
3. Inschrijving van Opdrachtnemer met bijlagen d.d. <data>.
De hierboven vermelde bijlagen zijn in bezit van Opdrachtgever en Opdrachtnemer en worden als zodanig niet bijgevoegd bij deze Overeenkomst.
2.5. Partijen zijn gerechtigd een voorstel aan de andere partij te doen met de bedoeling de aard en omvang van (een) verplichting(en) op grond van de Overeenkomst in redelijkheid en op niet wezenlijke onderdelen te wijzigen. Wijzigingen van de Overeenkomst gelden vanaf het moment van schriftelijke aanvaarding door Partijen van de voorgestelde wijziging, welke wijzigingsdocumenten als Bijlage bij deze Overeenkomst zullen worden gevoegd.
2.6. Wijzigingen van deze Overeenkomst zijn slechts van kracht voorzover deze schriftelijk zijn overeengekomen. Een door beide partijen ondertekend document met de wijzigingen wordt aan de Overeenkomst gehecht en maakt hiervan een integraal deel uit.
2.7. Deze Overeenkomst wordt aangegaan voor een resultaatverplichting. De resultaatverplichting betreft de dienstverlening voor het uitvoeren van Accountantsdiensten op basis van een aanneemsom.
2.8. Als single-point-of-contact geldt het volgende e-mailadres van Opdrachtnemer: <e-mail>
3. Duur van de Overeenkomst
3.1. Deze Overeenkomst wordt aangegaan voor bepaalde tijd, te weten voor de duur van drie (3) (boek)jaren, te weten de boekjaren 2024 tot en met 2026. Dit betekent dat de werkzaamheden van de accountant eindigen in de loop van 2027 met een verklaring bij de jaarrekening 2026.
3.2. Opdrachtgever heeft het recht van deze Overeenkomst te verlengen met ten hoogste drie maal één (boek)jaar. Het voornemen tot verlenging of niet verlenging wordt schriftelijk ten minste twee maanden vóór de afloop van deze Overeenkomst aan Opdrachtnemer medegedeeld.
4. Reikwijdte van de Overeenkomst - tarieven
4.1. Partijen zijn een vaste aanneemsom per jaar (all-in totaalprijs), zijnde € <bedrag> overeengekomen.
4.2. De all-in totaalprijs is inclusief alle wettelijke en overige bijkomende kosten en excl. BTW en is van toepassing op alle door Opdrachtnemer in het kader van deze Overeenkomst te verrichten werkzaamheden.
4.3. Prijzen staan vast tot en met 31 december 2026. Daarna mogen de tarieven jaarlijks geïndexeerd worden, voor het eerst op 1 januari 2027.
4.4. Het voorstel voor verhoging dient, schriftelijk en onderbouwd, uiterlijk drie (3) maanden voor de ingangsdatum (1 januari) te worden ingediend via de Auditcommissie bij Provinciale Staten. Na schriftelijke goedkeuring van Provinciale Staten, mogen aangepaste tarieven worden doorgevoerd. Wijzigingen mogen één (1) keer per jaar worden doorgevoerd. Verzoeken over voorgaande jaren kunnen niet met terugwerkende kracht worden ingediend en ingevoerd. Vastlegging van overeengekomen gewijzigde tarieven zal in het jaarlijkse Dienstverleningsplan worden opgenomen.
4.5. Indexatie gaat op basis van het CBS index “Dienstenprijzen; commerciële dienstverlening en transport, index 2015=100” en de categorie “CPA 2008 productgroep 692 Accountants, boekhouders en belastingconsulenten”; xxxxx://xxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxx/#/XXX/xx/xxxxxxx/00000XXX/xxxxx?xxx00X0X
4.6. Het kwartaalindexcijfer van het derde (3e) kwartaal dient als peildatum.
4.7. Indexatie wordt berekend over de tarieven van het lopende jaar. Indexatie wordt berekend over de tarieven van het lopende jaar, volgens de formule:
(((nieuw/oud) = afronden op drie decimalen)*100)-100 = x%
5. Meer- en minder werk
5.1. Om richting te geven aan kwesties inzake meer- of minder werk wordt onderscheid gemaakt in categorieën, namelijk:
a. Eigen beleidskeuzes: indien keuzes van de Opdrachtgever leiden tot wijziging van het controleobject en of -aanpak dan vormen deze wijzigingen een aanleiding om in overleg te treden over meer- of minder werk. Hieronder vallen ook eventuele wijzigingen in het normenkader rechtmatigheid die voortkomen uit eigen beleidskeuzes en die leiden tot wijziging van het controleobject en of -aanpak;
b. Overige wijzigingen: indien wijzigingen geen betrekking hebben op eigen beleidskeuzes, dan vormen deze wijzigingen geen aanleiding om in overleg te treden inzake meer- of minder werk. Deze wijzigingen komen voor rekening van de opdrachtnemer.
5.2. Factureren van meerwerk is uitsluitend toegestaan in overleg tussen Auditcommissie van Opdrachtgever en Controleleider van Opdrachtnemer. Uitsluitend met en na schriftelijk akkoord kan meerwerk worden gefactureerd obv functieniveaus als gespecificeerd in de aanneemsom tegen
maximaal de aangeboden bijbehorende uurtarieven.
5.3. Meer- en/of minder werk wordt uitgevoerd conform artikel 3 van de Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten (AIV 2022) van de Provincie Overijssel.
6. Facturering
6.1. Opdrachtnemer verzendt de factuur digitaal en vermeldt daarbij:
• Het volgende verplichtingennummer: <nummer>
• Het volgende adres: <mailadres>
7. Tijden en plaats werkzaamheden
7.1. De werkzaamheden ter uitvoering van de Accountantsdiensten worden, ter keuze van Partijen, verricht in het kantoor van Opdrachtnemer dan wel in het kantoor van Opdrachtgever.
7.2. Opdrachtgever verplicht zich het personeel van Opdrachtnemer toegang te verlenen tot de plaats, waar de werkzaamheden ten behoeve van de Accountantsdiensten dienen te worden verricht, alsmede dit personeel in staat te stellen de werkzaamheden onder de bij Opdrachtgever gebruikelijke arbeidsomstandigheden te verrichten gedurende de regulier geldende kantoortijden.
7.3. Opdrachtnemer verplicht zich zijn personeel op te dragen de ter plaatse van de uitvoering geldende huisregels na te leven. Opdrachtnemer dient zich over deze huisregels te informeren.
8. Aanvullende garanties
8.1. Onverminderd het bepaalde elders in deze Overeenkomst garandeert Opdrachtnemer dat:
• De door Opdrachtnemer ingeschakelde derden zorgvuldig en vakbewaam zullen handelen;
• Alle geleverde Accountantsdiensten voldoen aan alle terzake relevante wet- en regelgeving, inclusief EU-regelgeving onder andere met betrekking tot certificatie en standaardisatie;
• Opdrachtnemer beschikt over alle vereiste en benodigde vergunningen en licenties.
9. Ontbinding en beëindiging
9.1. In het geval van fusies en overnames behoudt Opdrachtgever zich het recht voor, de Overeenkomst, met in achtneming van een opzegtermijn van drie (3) maanden, te beëindigen.
9.2. Indien Opdrachtnemer niet naar behoren functioneert, behoudt Opdrachtgever zich het recht voor, om na twee schriftelijke waarschuwingen de Overeenkomst, met inachtneming van een opzegtermijn van drie (3) maanden, te beëindigen.
10. Integriteitsverklaring
10.1. Opdrachtgever heeft het recht deze Overeenkomst te harer keuze geheel of gedeeltelijk al dan niet voorwaardelijk te ontbinden in de volgende gevallen:
1. Zonder dat enige ingebrekestelling is vereist, indien Opdrachtnemer niet langer voldoet aan één van de selectie-eisen met een “uitsluitend karakter” in het Beschrijvend document;
2. Met een ingebrekestelling met een hersteltermijn van één maand, indien Opdrachtnemer niet langer voldoet aan één van de gunningscriteria die zijn gemarkeerd als minimumeis in het Beschrijvend document;
3. Met een ingebrekestelling met een hersteltermijn van één maand, indien Opdrachtnemer niet langer voldoet aan één van de gunningscriteria vermeld in het Beschrijvend document.
10.2. Opdrachtgever is te allen tijde zonder meer gerechtigd het voldoen aan de uitsluitingsgronden, selectiecriteria, vermeld in Bijlage 1, of aan de gunningscriteria, vermeld in Bijlage 1, te laten toetsen door een Registeraccountant of een Register EDP Auditor. Opdrachtnemer zal onmiddellijk en om niet, alle redelijke medewerking verlenen aan een dergelijk onderzoek, waaronder het toegang verlenen tot gebouwen, gegevensverzamelingen en archieven en het ter beschikking stellen van terzake relevante informatie.
10.3. Opdrachtgever is overigens zonder meer gerechtigd tot onmiddellijke tussentijdse beëindiging van deze Overeenkomst in het geval van een rechterlijke procedure of uitspraak in verband met de aanbestedingsprocedure die aan de totstandkoming van deze Overeenkomst is voorafgegaan.
10.4. In aanvulling op de artikelen 9.1 t/m 9.3 geldt: Partijen behouden zich het recht voor om de Overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven op te zeggen, een en ander voor zover dit op grond van de wet- (in het bijzonder artikel 2:393 lid 2 BW) en regelgeving, waaronder de beroepsvoorschriften noodzakelijk is of is toegestaan.
11. Integriteitsverklaring
11.1. Opdrachtnemer verklaart dat hij ter verkrijging van de Opdracht vertegenwoordigers van Opdrachtgever generlei voordeel heeft geboden, gegeven, doen aanbieden, of doen geven. Hij zal dat ook niet alsnog doen teneinde personen in dienst van Opdrachtgever te bewegen enige handeling te verrichten of na te laten.
11.2. Opdrachtnemer is er zich van bewust en stemt er reeds nu voor alsdan mee in dat Opdrachtgever zonder meer gerechtigd is een onderzoek vanwege de overheid te doen uitvoeren voor de nakoming van de Overeenkomst, alsmede op verzoek van een inbestedende overheid, voorafgaande aan het tijdstip van totstandkoming van de Overeenkomst, een nader onderzoek te doen uitvoeren op de voet van de vigerende wet- en regelgeving inzake integriteitsbeoordelingen.
12. Geheimhouding en beveiliging
12.1. Opdrachtnemer accepteert de maatregelen uit de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) en past deze toe op de geleverde producten en/of diensten.
12.2. Partijen staan ervoor in dat hun personeel en eventueel door hen ingeschakelde Hulppersonen zich onderwerpen aan het eerste lid en de in de AIV 2022 bedoelde geheimhoudingsplicht. Opdrachtgever verlangt dat de bovengenoemde personen een geheimhoudingsverklaring ondetekenen. De geheimhoudingsverklaring wordt verstrekt door Opdrachtgever.
12.3. Indien Opdrachtnemer beschikking krijgt over persoonsgegevens geldt hij als bewerker in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens. De persoonsgegevens waarover Opdrachtnemer de beschikking krijgt zullen verwerkt worden in overeenstemming met de Wet bescherming persoonsgegevens en zullen uitsluitend gebruikt worden in het kader van de Overeenkomst. Daarnaast werkt Xxxxxxxxxxxxx onvoorwaardelijk mee aan het sluiten van een bewerkersovereenkomst. In afwijking van artikel 8 lid 4 is Opdrachtnemer aansprakelijk voor alle schades en van overheidswege opgelegde boetes ten gevolge van het door hem toerekenbaare niet nakomen van de verplichtingen bij of krachtens de Wet bescherming persoonsgegevens.
12.4. (Beveiligings)incidenten bij Opdrachtnemer ten aanzien van informatie van Opdrachtgever dient te allen tijde direct gemeld te worden aan Opdrachtgever en indien wettelijk vereist aan de Autoriteit Persoonsgegevens. In afwijking van artikel 8 lid 4 is Opdrachtnemer aansprakelijk voor alle schades en van overheidswege opgelegde boetes ten gevolge van het niet nakomen van de in dit lid opgenomen meldplicht.
12.5. Opdrachtgever kan bij Opdrachtnemer dat betrokken is bij de uitvoering van de werkzaamheden, voor zover die bij Opdrachtgever worden verricht, is verplicht de door Opdrachtgever aangehouden beveiligingsprocedures in acht te nemen en (eventuele) instructies op te volgen.
12.6. Opdrachtgever kan bij Opdrachtnemer een audit laten uitvoeren om te controleren dat aan beveiligingseisen die van toepassing zijn wordt voldaan. Opdrachtnemer kan als vervanging van de gevragde audit een TPM (Third Party Mededeling) overleggen om aan te tonen dat zijn dienstverlening aan de van toepassing zijnde beveiligingseisen voldoet.
12.7. Personeel van de Opdrachtnemer dat betrokken is bij de uitvoering van de werkzaamheden, voor zover die bij Opdrachtgever worden verricht, is verplicht de door Opdrachtgever aangehouden beveiligingsprocedures in acht te nemen en (eventuele) instructies op te volgen.
12.8. Opdrachtnemer dient van personeel dat door Opdrachtnemer bij de uitvoering van de Overeenkomst wordt ingezet, vooraf Verklaringen Omtrent het Gedrag (VOG) aan Opdrachtgever te overleggen.
13. In te zetten personeel en overname
13.1. Opdrachtnemer betrekt geen personen, anders dan met toestemming van Opdrachtgever, bij de uitvoering van de Overeenkomst die in een periode van twee jaar voorafgaand aan de werkzaamheden bij Opdrachtgever in dienst zijn geweest.
13.2. Partijen zullen zonder toestemming van de andere partij, tijdens de uitvoering van de Overeenkomst en binnen één jaar na beëindiging daarvan, geen personeel van de andere partij in dienst nemen of met dat personeel over indiensttreding onderhandelen. Deze toestemming wordt niet zonder redelijke grond onthouden.
13.3. Opdrachtnemer bepaalt de wijze waarop en door welke persoon de verleende opdracht wordt uitgevoerd. Bij de uitvoering van een opdracht mag Opdrachtnemer na overleg met en akkoord door Opdrachtgever, mede één of meer personen betrekken die niet direct of indirect aan Opdrachtnemer zijn verbonden.
14. Slotbepalingen
14.1. Op deze Overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
14.2. Elk geschil betreffende de totstandkoming, uitleg of de uitvoering van deze Overeenkomst, alsmede elk ander geschil ter zake of in verband met deze Overeenkomst hetzij juridisch, hetzij feitelijk, geen uitgezonderd, zal in eerste aanleg ter beslechting aan de bevoegde rechter in het arrondissement Overijssel worden voorgelegd. Opdrachtgever en Opdrachtnemer zullen echter niet eerder een beroep doen op de rechter dan nadat zij zich tot het uiterste hebben ingespannen om dit geschil in onderling overleg te beslechten.
14.3. Afwijkingen of wijzigingen van deze Overeenkomst zijn slechts geldend voor zover zij uitdrukkelijk tussen partijen schriftelijk zijn overeengekomen. Mondelinge mededelingen hebben alleen rechtskracht wanneer deze schriftelijk zijn bevestigd door Opdrachtgever.
14.4. Indien één of meer bepalingen van deze Overeenkomst nietig zijn of niet rechtsgeldig worden, zullen de overige bepalingen nog van kracht blijven. Partijen zullen over de bepalingen welke nietig zijn of niet rechtsgeldig worden, overleg plegen, teneinde een vervangende regeling te treffen, in dier voege dat in zijn geheel de strekking van deze Overeenkomst behouden blijft.
14.5. Bepalingen die naar hun aard zijn bestemd om ook na beëindiging van de Overeenkomst voort te duren, behouden hun werking ook nadat de Overeenkomst is beëindigd.
14.6. Opdrachtnemer vrijwaart Opdrachtgever tegen aanspraken van zijn personeel of hulppersonen gebaseerd op het beweerdelijk bestaan van een arbeidsovereenkomst met Opdrachtgever. Het bestaan van een arbeidsovereenkomst is uitdrukkelijk uitgesloten. Opdrachtgever houdt zich het recht voor deze overeenkomst te laten toetsen door de belastingdienst in het kader van de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties.
Namens Opdrachtgever: Namens Opdrachtnemer:
Dhr. Ir. A.P. Heidema <naam>
Datum: <datum> Datum: <datum>
<Plaats> <Plaats>
BC
Concern Control
April 2023
Colofon
Uitgave
Provincie Overijssel
Datum April 2023 Auteur
Concern Control
Adresgegevens Provincie Overijssel Luttenbergstraat 2
Postbus 10078
8000 GB Zwolle
Telefoon 000 000 00 00
Fax 000 000 00 00
xxx.xxxxxxxxxx.xx xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
Inhoudsopgave
1.3. De controle organisatie 7
2. Rechtmatigheidsverantwoording 8
3.4.1. Opzetten controleaanpak 12
4.2. Fraude, Misbruik en Oneigenlijk gebruik 13
Bijlage B – Risicoanalyse scoping 18
Controleaanpak - Aanbestedingen 20
Controleaanpak - Bankbetalingen 21
Controleaanpak - Begrotingswijzigingen 22
3
Controleaanpak - Crediteuren muteren 23
Controleaanpak - Grondtransacties 24
Controleaanpak - Memoriaalboekingen 26
Controleaanpak - Motorrijtuigenbelasting 27
Controleaanpak - Subsidies en overdrachten 30
4 Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.
Dit is het audit plan 2023 van de provincie Overijssel. Dit plan vormt de basis voor de uit te voeren controlewerkzaamheden voor het begrotingsjaar 2023. Dit plan is bestemd voor een brede groep stakeholders, waaronder GS, de auditcommissie, BMT, de directie en de accountant. Halfjaarlijks zullen wij rapporteren over onze belangrijkste bevindingen.
Belangrijk is dat de basis op orde blijft. Dit betekent dat interne controles op de belangrijkste (financiële) processen onderdeel blijven van het dagelijkse werk. De resultaten delen wij met de stakeholders. We borgen de kwaliteit vooraf door dit auditplan af te stemmen met de eerder genoemde stakeholders.
5
1.1. Concern control
Het opstellen van dit auditplan en het uitvoeren van de werkzaamheden welke hierin beschreven staan vinden onder de verantwoordelijkheid van de concerncontroller plaats. De concerncontroller wordt momenteel in zijn team ondersteund door twee adviseurs concern control en een trainee. De concerncontroller is organisatorisch geplaatst binnen de eenheid Bestuurs- en Concernzaken, maar rapporteert rechtstreeks aan de directie. De concerncontroller heeft de mogelijkheid rechtstreeks aan GS te rapporteren en heeft toegang tot de auditcommissie. Hiermee beschikt de concerncontroller over voldoende positie en instrumentarium voor een onafhankelijke controle. De interne controles worden vanuit objectiviteit en onafhankelijkheid uitgevoerd.
1.2. Onze visie op control
We werken momenteel aan een visiedocument waarin onze visie op control vastgelegd wordt voor de komende jaren, vanuit het perspectief van concern control. Een document dat antwoord geeft op vragen als waar zijn we van, waar staan we nu en waar willen we naar toe?
We zijn van mening dat de provincie een betrokken en betrouwbare partner moet zijn voor provinciale staten, inwoners, bedrijven, instellingen, verbonden partijen en toezichthouders. Hiervoor is het van belang de organisatie beheersbaar is en blijft, zeker omdat de opgaven en transities die voor ons liggen groot en gecompliceerd zijn. Een stevige control organisatie is draagt hieraan bij.
Voor ons is control dat we vooraf vastgestelde doelen realiseren (doeltreffend) met de overeengekomen kwaliteit, inzet van middelen (doelmatig) en binnen de daartoe geldende regelgeving (rechtmatig), waarbij risico’s worden beheerst (risicomanagement) en er tijdig wordt bijgestuurd (governance).
Als concern control hebben we vanuit onze missie en visie doelstellingen geformuleerd voor de komende twee jaar en hebben we benoemd wat er voor nodig is om onze doelstellingen te bereiken en bij te dragen een aan toekomstbestendig house of control.
Het visiedocument is nu nog in ontwikkeling, echter het zal uiteindelijk richtinggevend zijn voor de inhoud van de toekomstige auditplannen waarin de uit te voeren controlewerkzaamheden en - activiteiten staan beschreven.
6 Auditplan 2023
1.3. De controle organisatie
We hanteren binnen Overijssel het 3-lijnen model (Three Lines Model) dat zich richt op regelmatige en effectieve coördinatie, samenwerking en communicatie tussen de verschillende lijnen als basis voor het in control zijn en de verdere ontwikkeling van de organisatie.
De verantwoordelijkheid voor het beheersbaar houden van de organisatie en het ‘in control’ zijn is zo dicht mogelijk bij of zelfs in het primaire proces (de eerste lijn) wordt georganiseerd. Daarnaast is het duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en we handelen hier ook naar.
De inrichting van het model moet worden afgestemd op de risico’s en specifieke situatie van de organisatie.
Voor de invulling binnen Overijssel hanteren we de volgende uitgangspunten om in control te blijven.
• In 1e lijn is het management eindverantwoordelijk voor het realiseren van gestelde beleidsdoelen binnen de gestelde kaders door het beheersen van risico’s en het benutten van kansen. Centraal staat het voorkomen dat risico’s zich voordoen door voldoende beheersing te organiseren in het proces en in functies van de medewerkers binnen dat proces.
• De 2e lijn is Finance en controle die de 1e lijn ondersteunt, adviseert en controleert. Het betreft hier de staffuncties welke geen onderdeel zijn van het primaire proces, zoals HR, JZ en financiën.
• De 3e lijn controleert of het samenspel tussen de 1e en 2e lijn functioneert en geeft een onafhankelijk en objectief oordeel daarbij mogelijkheden tot verbetering. Concern control houdt de organisatie een spiegel voor door te signaleren en te adviseren.
• Overijssel hanteert een 4e lijn waarin het externe toezicht op het functioneren van de organisatie is weergegeven die bestaat onder andere uit de Rekenkamer Oost-Nederland, de accountant en de auditcommissie.
De vier lijnen zijn geen silo’s, maar stemmen af en werken samen aan dezelfde doelen van en voor Overijssel; ieder vanuit de eigen rol. In onderstaande ‘praatplaat’ wordt de werking van de control organisatie weergegeven.
7
2. Rechtmatigheidsverantwoording
2.1. Achtergrond
GS zijn al staatsrechtelijk en bestuurlijk verantwoordelijk voor de rechtmatigheid1. Maar waar het eerst nog de accountant was die hierover verslag uitbrengt, zullen GS met ingang van verslagjaar 2023 zelf een verantwoording opstellen die opgenomen wordt in de jaarstukken. De rechtmatigheidsverantwoording wordt onderdeel van de jaarrekening. Hiermee wordt zelfstandig verantwoording afgelegd over de naleving van de wet- en regelgeving die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de provincie. De accountant controleert dus straks of die verantwoording getrouw is.
De wet die de rechtmatigheidsverantwoording regelt is medio 2022 aangenomen. De wetgever heeft de verwachting dat van het (zelf) geven van een rechtmatigheidsverantwoording een kwaliteitsimpuls uitgaat op de interne processen en beheersing. Een belangrijke doelstelling van de wetswijziging is dat de provincie zelf de verantwoording moet kunnen onderbouwen als basis voor het gesprek tussen PS en GS over de verantwoording.
Concreet betekent dit dat de rechtmatigheidsfouten en -onduidelijkheden boven de vastgestelde verantwoordingsgrens gerapporteerd en verantwoord moeten worden in de jaarrekening. Daarnaast dient er een toelichting gegeven te worden over de kwaliteit van de interne beheersing en geplande verbetermaatregelen via de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag.
Oude situatie (tot 2023) | Nieuwe situatie (vanaf 2023) |
• Gesprek vooral tussen PS en accountant. • Indirect verantwoording afleggen door GS over rechtmatigheid. | • Gesprek vooral tussen PS en GS. • Direct verantwoording afleggen door GS over rechtmatigheid. |
• Accountant is verantwoordelijk voor oordeel over rechtmatigheid, en toetst aan door PS vastgestelde normenkader. | • GS is verantwoordelijk voor het oordeel over rechtmatigheid, en toetst aan door PS vastgestelde normenkader. • De accountant controleert nog wel de juistheid en volledigheid van de rechtmatigheidsverantwoording. |
• Accountant rapporteert over getrouwe beeld en rechtmatigheid. • Rechtmatigheidsfouten en onzekerheden zijn medebepalend voor de strekking van de controleverklaring. | • GS rapporteert over rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden. • Accountant betrekt de rechtmatigheidsverantwoording bij het oordeel over de getrouwheid. • Als het wel een rechtmatigheidsfout is maar geen getrouwheidsfout, is deze fout niet van invloed op de strekking van de controleverklaring. |
• PS praat met accountant over bevindingen rechtmatigheid | • PS praat met GS over bevindingen rechtmatigheid. |
• Accountant controleert met een controletolerantie van 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden. | • PS stelt de verantwoordingsgrens vast (tussen de 1% en 3%2). |
• Vooral achteruit kijken | • Ook vooruit kijken op basis van bevindingen en voorgestelde beheersmaatregelen |
1 Rechtmatigheid is een juridische term, die aangeeft dat een (voorgenomen) handelwijze in overeenstemming is met de geldende regels en besluiten. Dit betekent dat alle handelingen van een provincie moeten voldoen aan alle wet- en regelgeving op het gebied van bijvoorbeeld aanbestedingen, subsidievoorwaarden, enz.
2 De verantwoordingsgrens 2023 voor de rechtmatigheidsverantwoording is door PS vastgesteld op 1% (PS/2022/1106251).
8 Auditplan 2023
2.2. Uitvoering
Bij de vaststelling van de begroting 2023 is de verantwoordingsgrens (de foutenmarge) door PS vastgesteld. In samenspraak met de Audit Commissie hebben we voorgesteld om deze grens gelijk te stellen aan de huidige controletolerantie van de accountant. Hierdoor blijven de inspanningen die gedaan moeten worden voor het detecteren en rapporteren van de rechtmatigheidsfouten en -onduidelijkheden ongeveer gelijk. De meeste provincies kiezen deze lijn overigens. Het geeft tijd en rust om te wennen aan de nieuwe situatie in een jaar (2023) van provinciale verkiezingen.
Aan de hand van onze tussen- en eindrapportage rapporteren we twee keer per jaar over de stand van zaken rond rechtmatigheid door inzicht te geven in de rechtmatigheidsfouten en -onduidelijkheden op de drie relevante rechtmatigheidscriteria: het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en misbruik & oneigenlijk gebruik criterium (M&O). Uit de periodieke controlewerkzaamheden komen de fouten en onduidelijkheden aan het licht.
Op deze wijze worden GS twee keer per jaar geïnformeerd over het rechtmatig handelen van de organisatie en wordt de mogelijkheid gegeven tot bijsturen. De rapportages moeten GS gedurende het verslagjaar de informatie geven die nodig is om de verantwoordelijkheid inzake rechtmatigheid te kunnen waarmaken en het benodigde comfort gaan bieden in de jaarrekening verantwoording af te kunnen leggen.
2.3. Vervolgstappen
Dit jaar starten we met het voorbereiden van een nieuwe opzet van de paragraaf bedrijfsvoering. In deze paragraaf kunnen GS het ‘eigen verhaal’ aan PS vertellen over de kwaliteit van de interne beheersing en de leer- en verbeterpunten. Onderdeel hiervan is de vaststelling van de rapportagegrens voor het vermelden van fouten en onduidelijkheden in deze paragraaf. Deze grens zal bij de vaststelling van het normenkader 2023 (najaar 2023) worden meegenomen.
Daarnaast actualiseren we dit jaar de relevante verordeningen (accountant en controle verordening) en zullen we het nieuw te vormen college in het najaar van 2023 bijpraten en de dialoog met PS helpen op gang te brengen.
We houden verder de ontwikkelingen nauwlettend in de gaten. We verwachten de komende tijd diverse zienswijzen m.b.t. de rechtmatigheidsverantwoording van o.a. BBV, BADO, NBA, VNG en IPO. Ook verwachten we gebruik te kunnen maken van best practices en kennisdeling binnen ons netwerk en te leren van onze eigen ervaringen.
9
De verbijzonderde interne controle (hierna: VIC) toetst voor de belangrijkste (financiële) bedrijfsprocessen in welke mate de opzet, het bestaan en de werking van daarin opgenomen interne beheersmaatregelen in voldoende mate de getrouwheid en rechtmatigheid van uit die processen voortvloeiende baten, lasten en balansmutaties waarborgen. Wanneer wij niet op interne beheersmaatregelen in het proces kunnen steunen, doen wij via een gegevensgerichte controleaanpak een uitspraak over de juistheid en rechtmatigheid. Met de VIC is de organisatie in staat de belangrijkste risico’s te beheersen en daarmee de gevolgen van deze risico’s te beperken en de beheersing van de bedrijfsprocessen te verbeteren. De hoofdzakelijke interne controles (IC-A) worden continu verder ontwikkeld en uitgebouwd, daarnaast worden elk jaar specifieke incidentele interne controles (IC-B) uitgevoerd.
De VIC wordt uitgevoerd samen met de medewerkers van de interne controle binnen de 1e en 2e lijn. Per proces is een controleplan opgesteld. Deze plannen worden afgestemd met de betrokkenen. De bevindingen uit deze controles worden allereerst teruggelegd bij de proceseigenaren en –beheerders. Met deze betrokkenen worden periodiek ook de controleaanpak en het proces doorgenomen. De bevindingen en verbeteracties uit de VIC worden vervolgens verwerkt in een management rapportage. Deze wordt twee keer per jaar besproken met het management en GS.
3.1. Normenkader
Als grondslag voor de toetsing van de rechtmatigheid van het financiële beheer geldt het door PS vastgestelde normenkader. Het normenkader beperkt zich tot externe wet- en regelgeving, statenbesluiten en –verordeningen. Collegebesluiten vallen niet onder de rechtmatigheidscontrole, tenzij de controle verplicht is op basis van hogere regelgeving of statenbesluit. Verder beperkt het normenkader zich alleen tot die normen waarin bepalingen zijn opgenomen waar financiële consequenties uit kunnen voortkomen. Het gaat hier om materiële financiële consequenties. Concern control actualiseert samen met juridische zaken het normenkader.
3.2. Materialiteit
De materialiteit wordt ook wel gedefinieerd als de omvang die een fout in de jaarrekening mag hebben, zonder dat het oordeel van de lezer hierdoor wordt beïnvloed. Deze is gelijkgesteld aan de verantwoordingsgrens welke is vastgesteld door PS.
De materialiteit voor onze controles is gebaseerd op de totale lasten in de begroting van 2023 (link: de xxxxx://xxxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx-0000) en de mutaties reserves. Voor 2023 bedraagt deze €590 miljoen. De materialiteit wordt berekend aan de hand van de in het normenkader opgenomen controletolerantie van 1% voor geconstateerde fouten. Dat betekent dat een afwijking niet meer dan 1% mag zijn van de totale lasten van de provincie. Voor geconstateerde onduidelijkheden ligt deze grens op 3%. Deze toleranties worden ieder jaar vastgesteld in het Normenkader. De materialiteit voor 2023 bedraagt dus €5.900.000.
Het is mogelijk dat het geheel van de individuele afwijkingen die niet van materieel belang zijn opgeteld tot een afwijking van materieel belang kunnen leiden. Daarom wordt er gewerkt met een uitvoeringsmaterialiteit. Deze wordt afgeleid van de materialiteit en bedraagt 75% van de materialiteit, wat een gebruikelijke gedragslijn is. Hiermee wordt de uitvoeringsmaterialiteit voor 2023 vastgesteld op
€4.460.000.
10 Auditplan 2023
3.3. Scope van de controle
Bij het bepalen van het financiële belang van een proces is de materialiteit leidend. De focus van de VIC richt zich primair op de processen met een materiële financiële omvang. Dit betekent dat de focus ligt op processen met een financiële omvang groter dan de uitvoeringsmaterialiteit. De processen die in omvang lager zijn, worden in eerste instantie niet gecontroleerd. Afhankelijk va de uitkomsten van de risicoanalyse of op basis van signalen uit de organisatie kunnen ook niet materiële processen worden getoetst.
Het inzicht in de processen wordt verkregen door middel van de scoping, waarbij de financiële administratie is vertaald naar de IV3 codes. Deze worden vervolgens vertaald naar de belangrijkste processen. Getoetst wordt of de risico’s van deze processen in voldoende mate worden beheerst. Er wordt vooral op rechtmatigheid en getrouwheid (juistheid en volledigheid) getoetst.
De onderstaande tabel geeft alle processen en hun omvang in miljoenen euro’s weer volgens de begroting 2023 die bij de Provincie in 2023 leiden tot euro’s in de jaarrekening. Daarbij is vervolgens ook aangegeven of deze processen in de scope van de VIC vallen. In bijlage A is te zien hoe de scoping tot stand is gekomen op basis van de IV3 codes. In bijlage B is van alle processen in scope de risicoanalyse uitgewerkt welke resulteert in de risico-inschatting. In de bijlage per proces staat beschreven hoe de omvang van de steekproef is bepaald.
Proces | Omvang | In scope | Proces | Omvang | In scope |
Personeel | € 78 | ja | Subsidies | € 228 | ja |
Inkoop / Aanbesteden | € 125 | ja | Algemene uitkering | € -268 | nee |
Grondwaterheffing | € -1 | nee | Treasury | € -15 | ja |
Motorrijtuigenbelasting | € -116 | ja | Reserves | € -84 | nee |
Grondtransacties | € - | ja | Voorzieningen | € 23 | nee |
Pachten | € - | nee | Afschrijvingen | € 12 | nee |
Huren | € - | nee | Boekwinst | € 10 | nee |
Leges | € -1 | nee | Oninbaar | € 8 | nee |
Daarnaast zijn er nog 4 administratieve processen welke de VIC ook in scope heeft, binnen deze processen gaat veel geld om, hebben een hoog (fraude) risico of wijken af van het standaard proces:
• Bankbetalingen
• Begrotingswijzigingen
• Crediteuren muteren
• Memoriaalboekingen
Nieuw in 2023 zijn de IC-B processen. Dit zijn processen waarbij de materiële impact niet leidend is. Elk jaar worden er één of meerdere processen bekeken. Dit wordt gedaan op basis van professional judgement, signalen uit de organisatie en wijzigingen in processen. Voor 2023 ligt de focus op de opzet en bestaan van een aantal HR processen.
• Aanvragen thuiswerkvergoedingen
• Opnemen verlof
• Aanvragen en registreren thuiswerkmiddelen
• Declareren reiskosten
11
3.4. Controle
3.4.1. Opzetten controleaanpak
Binnen de VIC is er per proces een controleaanpak vastgesteld (zie bijlagen). Bij het opzetten van een nieuwe controle gaan concern control en de proceseigenaar in gesprek om gezamenlijk tot een controleaanpak te komen. De volgende vragen komen bij het opstellen van een controleaanpak aan de orde:
• Wat staat er in het normenkader/toetsingskader aan wetten en regels?
• Welke maatregelen ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) zijn voor de controle relevant?
• Hebben we vanuit de externe accountantscontrole en de VIC-controle eerdere bevindingen rondom het proces en hoe staat het met de follow up van de verbeteracties?
• Is het proces beschreven?
• Werkt het proces ook daadwerkelijk conform de beschreven opzet?
• Is de interne controle voldoende m.b.t. getrouwheid en rechtmatigheid?
• Wat zijn de belangrijkste risico’s en hoe worden deze beheerst?
• Zijn voldoende beheersmaatregelen genomen in de applicaties waarvan het proces gebruik maakt? Vanuit het perspectief van de accountant zijn general IT controls en applicationcontrols van belang en de accountant voert daar ook controlewerkzaamheden op uit. Wij zullen verkennen welke rol wij naar de toekomst toe voor onszelf hierin zien.
• Is de managementinformatie uit het proces betrouwbaar en toereikend?
• Welke controleaanpak (organisatiegericht en/of een gegevensgericht) is nodig? Alleen een organisatiegerichte aanpak, wetende dat het proces/systeem niet voldoet aan de eisen van de accountant, is onvoldoende.
De lijn-/proceseigenaar is verantwoordelijk voor het uitvoeren van interne controlewerkzaamheden. Concern control stelt door verbijzonderde interne controlewerkzaamheden vast dat de interne controle door de lijn-/proceseigenaar goed heeft gefunctioneerd. Van belang hierbij zijn de getrouwheids- en rechtmatigheidscriteria.
Controle van opzet en bestaan
In de basis wordt de interne controle door de lijn-/proceseigenaar dagelijks uitgevoerd als onderdeel van de reguliere processen en de daarbij behorende werkzaamheden. Voor de VIC is het van belang dat deze consequent uitgevoerde interne controle ook aantoonbaar is. Om het bestaan hiervan in beeld te hebben, voert concern control lijncontroles uit. Interne controlehandelingen dienen vanuit dit kader zichtbaar te worden gemaakt en dienen tevens achteraf nog vast te stellen te zijn.
Controle op de werking
Wanneer sprake is van bovenstaande situatie, dan kan concern control steunen op het ‘systeem van interne controle’ dat door de lijn-/proceseigenaar is ingericht. Concern control zal dan een organisatiegerichte (proces- en/of systeemgericht) controleaanpak hanteren, waarbij zoveel mogelijk gesteund wordt op de ‘checks’ die de organisatie al uitvoert. Zo wordt ook zoveel mogelijk dubbel werk voorkomen.
Gegevensgerichte controle
In de praktijk kan het echter voorkomen dat niet alle interne controles zichtbaar zijn of niet worden bewaard. In dat geval kan concern control achteraf niet vaststellen of het systeem van interne controle heeft gefunctioneerd en is het noodzakelijk dat de lijn-/proceseigenaar gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitvoert (door iemand uitgevoerd buiten het werkproces), die door concern control achteraf worden gereviewd. Met deze aanpak is voldoende onafhankelijkheid op de gegevensgerichte controlewerkzaamheden georganiseerd, zodat de uitkomsten van de VIC aan de accountant kunnen worden overhandigd om als input te dienen voor de werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole.
12 Auditplan 2023
4.1. Informatie control
Eén van de ambities van concern control is meer grip en inzicht krijgen op het thema informatie control. We hebben geconcludeerd dat de basis op orde is voor het waarborgen van een betrouwbare werking van de geautomatiseerde systemen. De regie op onze IT-omgeving kan worden verbeterd. We zien bijvoorbeeld ten opzichte van voorgaand jaar geen verbeteringen op het leveranciersmanagement richting SSC ONS. Andere onderwerpen die we meer aandacht willen geven zijn: wijzigingsbeheer, logische toegangsbeveiliging, continuïteit en monitoring/logging. Op onderdelen zoals SAP, waarbij sprake is van een belangrijke applicatie voor onze financiële verantwoording, vinden in de VIC al analyses plaats op de monitoring van dit systeem.
Op het gebied van informatieveiligheid zijn er enkele aandachtspunten die we de komende tijd gaan monitoren, zoals de invulling van de functie van CISO (Chief Information Security Officer) en de actuele status van de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid). Daarnaast zijn we het traject Toezicht in het informatiedomein gestart, waarmee we clustering aan willen brengen binnen de toezichthoudende functies AVG, Archiefwet en BIO als het gaat om informatiebeheer en -veiligheid, privacybescherming en de controles die hierop plaatsvinden. Door de onderwerpen van de drie toezichthouders te clusteren kunnen we integraal rapporteren aan management, GS en PS. Voor 2023 focussen we op het gemeenschappelijk auditen van de (top drie) hoog risico applicaties/ systemen/ processen/ data(bronnen). Tenslotte volgen we ook (gezamenlijke IPO) ambitie om in 2023 gecertificeerd te zijn conform de ISO27001-norm.
4.2. Fraude, Misbruik en Oneigenlijk gebruik
De aandacht voor het thema fraude en integriteit neemt de laatste jaren steeds verder toe, onder andere vanuit de beroepsgroep van accountants (NBA). Het zorgt ervoor dat organisaties steeds vaker gevraagd wordt transparant te zijn in de visie, het beleid en het toezicht op het integer handelen in alle geledingen van de organisatie. Dat gaat dus niet alleen over fraude, maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik, het hanteren van gedragscodes en de naleving van andere regelgeving.
In het recente verleden zijn een aantal analyses en rapporten uitgebracht die betrekking hebben op de weerbaarheid van de organisatie, zoals de weerbaarheidsscan van het RIEC, het rapport van Bureau Xxxxxxxx en het adviesrapport open werkcultuur. Uit die analyses zijn aanbevelingen naar voren gekomen waarmee de weerbaarheid van de provinciale organisatie vergroot kan worden.
We zijn samen met cluster ondermijning, HR en de CISO gestart met een kerngroep ‘Open en weerbaar’ waarbij we concludeerden dat meer werken en sturen in samenhang gewenst is, met focus op een gemeenschappelijk verhaal vanuit medewerker perspectief. Een aantal concrete initiatieven zijn: het organiseren van een sessie voor medewerkers in kwetsbare functies, het werven van een projectleider met de focus op deze thematiek en de opdracht aan de financiële trainees betreffende het opstellen van een frauderisicoframework.
Vanuit onze concern control rol maken we tevens een inschatting van de frauderisico’s binnen onze organisatie. We brengen de maatregelen van interne beheersing in beeld die onze organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes te voorkomen en te toetsen of deze maatregelen effectief zijn. Op basis van periodieke gesprekken met het verantwoordelijke managementeigenaren van processen met een frauderisico wordt nagevraagd of fraudes zijn geconstateerd. Daarnaast wordt in lijn met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording, waar het thema misbruik & oneigenlijk gebruik een van de beoordelingscriteria is, de komende periode de zichtbaarheid van deze analyse en de hieruit voortvloeiende maatregelen in de organisatie en op bestuurlijk niveau verder vormgegeven.
13
4.3. 217a onderzoek
Met het 217a onderzoek wordt de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde beleid namens GS onderzocht. Met de uitkomsten wordt de provincie Overijssel in staat gesteld om verbeteringen door te voeren. De onderzoeken uit 2021 en 2022 lopen nog.
Het onderzoek naar “leges en opbrengsten” (2021) zal naar verwachting in Q2 2023 worden afgerond. Voor het onderzoek naar “inkoop en aanbesteding” (2022) wordt het onderzoeksplan opgesteld. Het onderzoek zal dan later dit jaar worden uitgevoerd. In het najaar van 2023 zal vervolgens het onderwerp van onderzoek voor 2023 worden geselecteerd.
4.4. Rekenkamer
De Rekenkamer Oost-Nederland is een onafhankelijk orgaan dat onderzoek doet naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het gevoerde beleid van de provincies Gelderland en Overijssel. De Rekenkamer heeft in haar jaarverslag gerapporteerd dat drie onderzoeken niet zijn teruggekoppeld en een aantal niet binnen de toegezegde termijn. Wij hebben een overzicht van de onderzoeken en de voortgang van de opvolgingen opgezet. Deze zal worden bijgehouden om meer structuur aan de actuele stand van zaken te geven.
In 2023 is nieuwe wet- en regelgeving ingegaan dat GS dicteert om PS jaarlijks een overzicht te zenden van onderzoeksresultaten, opvolgingen en terugkoppelingen. Hier wordt nu nog niet aan voldaan. Wij zijn momenteel naar opties aan het kijken om dit op een passende manier te organiseren. Daarnaast hebben wij de rol om de Rekenkamer te ondersteunen bij hun onderzoek en de opvolging van de aanbevelingen uit hun onderzoeken te monitoren.
De volgende onderzoeken staan voor 2023 op de planning:
• Gebiedsprocessen natuur
• Budgetrecht
• Omgevingsdienst Twente
• Erfgoed
14 Auditplan 2023
In 2023 gaan we bezig om het risicomanagement verder te borgen, dit willen we doen door:
• Faciliteren risicosessies; Het is belangrijk dat er genoeg mensen zijn die een risicosessie kunnen faciliteren. En dat er daarnaast ook zicht is op wie dit zijn. Doordat er de afgelopen periode weer meer aandacht is geweest voor risicomanagement neemt de vraag naar sessies ook toe. Deze sessies zijn ook van belang om het risicomanagement goed te kunnen blijven borgen.
• Vasthouden aandacht over risicomanagement; Up to date houden pagina op intranext en aandacht voor risicomanagement in de rapportage van concern control.
• Aanbieden trainingen risicomanagementsysteem Naris; Er wordt een korte training aangeboden voor gebruikers van Naris.
• Inventarisatie wat er gedaan wordt aan risicomanagement per eenheid en AOG; In samenwerking met de eerste en tweede lijn wordt er per eenheid en AOG geïnventariseerd wat er al gebeurt aan risicomanagement en waar er nog stappen gezet kunnen worden. Daarbij wordt ook gekeken wat er voor nodig is om deze stappen te zetten.
15
Hieronder is op hoofdlijnen een planning opgenomen voor de werkzaamheden die in dit plan zijn vastgelegd.
Activiteit | Datum | Betrokken |
Auditplan 2023 vaststellen door directie | april 2023 | VIC + 2e lijn + proceseigenaar + DO |
Auditplan 2023 vaststellen door GS | mei 2023 | VIC + GS |
Auditplan 2023 ter informatie naar auditcommissie | juni 2023 | VIC |
Opzet en bestaan | september 2023 | VIC + 2e lijn + proceseigenaar |
Tussenrapportage concern control | september 2023 | VIC + hoofd eenheid + proceseigenaar |
Bespreken uitkomsten met DO + GS + Auditcommissie | september / oktober 2023 | VIC |
Vaststellen Normenkader door PS | Q3 | VIC + BO + GS + PS |
Interim-controle accountant (deel 1) | oktober 2023 | VIC + accountant |
Management- en boardletter | november 2023 | VIC + accountant |
Accountant bij PS | december 2023 | Accountant |
Eindrapportage concern control | maart 2024 | VIC + hoofd eenheid + proceseigenaar |
Jaarrekening controle (deel 2) | maart 2024 | VIC + accountant |
Bespreken uitkomsten met DO + GS + Auditcommissie | april 2024 | VIC |
Accountant bij PS | jun 2024 | Accountant |
Het BO, DO en GS ontvangen na afronding van de VIC de tussenrapportage en de eindrapportage concern control. Mocht gedurende het jaar een significante tekortkoming in de interne beheersing geconstateerd worden die relevant is op bestuurlijk niveau, dan zal concern control dit eerder onder de aandacht brengen. Tot slot zoeken we de samenwerking met de accountant door onze werkzaamheden vooraf af te stemmen. Dit doen we vooraf en tussentijds zodat de accountant volledig gebruik kan maken van de uitgevoerde controlewerkzaamheden. De accountant bepaalt zelfstandig de controleaanpak maar stemt deze tijdig met de VIC af.
De controle van de externe accountant vindt altijd plaats in twee delen; de interim-controle (najaar) en de jaarrekeningcontrole (voorjaar). De accountant vertaalt de uitkomsten van de interim-controle in de management- en boardletter en geeft daarmee inzicht in de stand van zaken betreffende de interne beheersing waar relevant voor de controle van de jaarrekening. De uitkomsten van de jaarrekening legt de accountant vast in het accountantsverslag.
16 Auditplan 2023
In deze bijlage wordt de begroting ingedeeld in de IV3 codes vertaald in processen. Hierbij is de omvang afgerond op miljoenen. Deze cijfers zijn op basis van de begroting 2023.
IV3 | Omvang | Proces |
110 Salarissen en sociale lasten | € 78 | Personeel |
210 Belastingen | € - | Inkoop |
221 Belasting op producenten | € -1 | Grondwaterheffing |
222 Belasting op huishoudens | € -116 | Motorrijtuigenbelasting |
310 Grond | € - | Grondtransacties |
320 Duurzame goederen | € - | Inkoop |
330 Pachten | € - | Pachten |
351 Ingeleend personeel | € 9 | Inkoop |
352 Uitgeleend personeel | € - | Personeel |
360 Huren | € - | Huren |
370 Opbrengst leges | € -1 | Leges |
380 Overige goederen en diensten | € 116 | Inkoop |
420 Subsidies (L) | € 99 | Subsidies |
431 Inkomensoverdrachten - Rijk | € -268 | Algemene uitkering |
432 Inkomensoverdrachten - gemeenten | € 7 | Subsidies |
433 Inkomensoverdrachten - gemeenschap.regel | € - | Subsidies |
434 Inkomensoverdrachten - provincies | € 2 | Subsidies |
435 Inkomensoverdrachten - waterschappen | € - | Subsidies |
436 Inkomensoverdrachten - overige overheden | € -24 | Subsidies |
437 Inkomensoverdrachten - Europese Unie | € - | Subsidies |
438 Inkomensoverdrachten-ov.instel.en person | € 107 | Subsidies |
439 Inkomensoverdrachten - onverdeeld | € -1 | Subsidies |
441 Kapitaaloverdrachten - Rijk | € - | Subsidies |
442 Kapitaaloverdrachten - gemeenten | € 23 | Subsidies |
443 Kapitaaloverdrachten - gemeenschap.regel | € - | Subsidies |
444 Kapitaaloverdrachten - provincies | € - | Subsidies |
445 Kapitaaloverdrachten - waterschappen | € 1 | Subsidies |
446 Kapitaaloverdrachten - overige overheden | € - | Subsidies |
447 Kapitaaloverdrachten - Europese Unie | € - | Subsidies |
448 Kapitaaloverdrachten-ov.instel.en person | € 9 | Subsidies |
449 Kapitaaloverdrachten - onverdeeld | € 5 | Subsidies |
510 Rente | € -5 | Treasury |
520 Dividenden en winsten | € -10 | Treasury |
710 Mutatie reserves | € -84 | Reserves |
720 Mutatie voorzieningen | € 23 | Voorzieningen |
730 Afschrijvingen | € 12 | Afschrijvingen |
750 Boekwinsten | € 10 | Boekwinst |
750 Oninbaarlijdingen/boekverliezen | € 8 | Oninbaar |
17
Bijlage B – Risicoanalyse scoping
In deze bijlage is per proces de impact van diverse risicofactoren bepaald en onderverdeeld naar een inschatting laag of hoog. Deze inschatting is grotendeels gebaseerd op ervaringen van en inschattingen van de VIC. Voor een aantal factoren wordt verwezen naar andere bijlagen (zie hiervoor onderstaande tabel en verklarende legenda).
Diverse factoren zijn betrokken bij de risicoanalyse per proces (3 keer hoog is hoog):
1. Politieke gevoeligheid
2. Complexiteit (wet- en regelgeving / routine of maatwerk / home- of heterogene massa)
3. Continuïteit (kritieke functie, personeelsbezetting, en ontwikkelingen in proces)
4. Frauderisico
5. Informatierisico (veiligheid en AVG)
6. Overige (proces)risico’s
7. Uitkomsten van vorig jaar / voorgaande jaren en of gemelde incidenten
Proces | Risico | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Personeel | L | L | L | L | H | H | L | L |
Inkoop | L | L | L | L | H | L | L | L |
Motorrijtuigenbelasting | L | H | L | L | L | L | L | L |
Grondtransacties | H | H | H | H | L | L | L | L |
Subsidieverstrekkingen | H | H | H | L | H | L | L | L |
Inkomensoverdrachten | L | L | L | L | L | L | L | L |
Kapitaaloverdrachten | L | L | L | L | L | L | L | L |
Treasury | L | L | L | L | L | L | L | L |
Aanbestedingen | H | H | H | H | L | L | L | L |
Bankbetalingen | L | L | L | L | H | L | L | L |
Begrotingswijzigingen | L | H | L | L | L | L | L | L |
Crediteuren Muteren | L | L | L | L | H | L | L | L |
Memoriaalboekingen | L | L | H | L | L | L | L | L |
De (risico)inschattingen zijn gebaseerd op de best mogelijke inschatting maar is uiteraard onderhevig aan een bepaalde mate van subjectiviteit (professional judgement). Het kan betekenen dat de inschatting van de VIC afwijkt van de accountant. Door afstemming vooraf wordt dit zoveel mogelijk voorkomen.
18 Auditplan 2023
De controlemix kan o.a. worden opgebouwd door:
• Procesgerichte en gegevensgerichte werkzaamheden
• A-selecte deelwaarnemingen
• Risicogerichte deelwaarnemingen bijv. op basis van boekingen, omschrijvingen etc.
• Toepassing van de 80/20 regel: 80% van de financiële omvang wordt veroorzaakt door 20% van de financiële transacties
• Data-analyse
SRA steekproefmethode
Voor de processen uit de scoping wordt gekozen voor de SRA steekproefmethode. Deze methodiek bestaat uit een aantal stappen:
1. Bepaal de materialiteit
2. Bepaal de uitvoeringsmaterialiteit
3. Schat het risico in (zie bijlage B)
4. Bepaal op basis van de financiële stroom de deelwaarnemingen
Steekproef o.b.v. frequentie
Voor de administratieve processen wordt de steekproef bepaald op basis van de frequentie van de uitvoering van de activiteit.
Frequentie | Minimale steekproef |
Dagelijks of meer | 20 - 60 |
Wekelijks | 5 - 15 |
Maandelijks | 2 - 5 |
Per kwartaal | 2 |
Per halfjaar | 1 |
Per jaar | 1 |
Per proces wordt er beschreven welke controle aanpak gehanteerd wordt en tot welke steekproefomvang dit lijdt.
19
Controleaanpak - Aanbestedingen
Zijn er wijzigingen in het normenkader/toetsingskader of binnen het proces? Nee
Is de procesbeschrijving actueel?
De procesbeschrijving is van 2017 maar wel actueel.
Wat zijn de belangrijkste risico’s?
• Meerdere opdrachten verstrekt aan één partij met stapeling tot gevolg
• Inkopen worden niet aan de inkooptoetsgroep voorgelegd
• Onrechtmatige en/of ondoelmatige inkopen doordat inkopen boven drempelbedragen niet Europees of Nationaal worden aanbesteed
• De behandelende medewerker heeft privé banden met inschrijver(s)
Aandachtspunten
• Inkoopdossiers zijn regelmatig niet volledig.
• Kijk of er nog extra onderscheid gemaakt kan worden in het soort inkopen en de hierbij horende risicoschatting.
Welke controleaanpak is nodig, welke steekproefomvang hoort daarbij en wanneer wordt deze uitgevoerd? Aanbestedingen gebeuren wekelijks, de minimale steekproef o.b.v. de frequentie ligt daarom tussen de 5 en 15 per jaar, zie bijlage C. Omdat het risico van het proces op Hoog wordt ingeschat is voor 2023 de volgende omvang bepaald per halfjaar:
• 10 bestaande crediteuren (over 4 jaar > € 214.000)
• 10 nieuwe (nieuw in 2023 en > € 50.000)
• 10 inkooptoetsen
Welke controles worden uitgevoerd?
1. Lijncontrole aanbestedingen
2. Inkooptoets
a. Stel vast dat de inkooptoetsgroep is ingericht
b. Stel vast dat functiescheiding aanwezig is
3. Spendanalyse
a. Stel vast dat het overzicht voor de spendanalyse juist en volledig is opgebouwd.
4. Controle Europese aanbesteding
a. Stel vast dat opdrachten boven het Europese grensbedrag op de juiste manier zijn aanbesteed incl. aankondiging op Tendernet
5. Analyse directiebesluiten en inkoopbeleid
a. Xxxx vast dat directie besluiten niet in conflict zijn met de aanbestedingswet
20 Auditplan 2023
Controleaanpak - Bankbetalingen
Zijn er wijzigingen in het normenkader/toetsingskader of binnen het proces? Nee
Is de procesbeschrijving actueel? Ja
Wat zijn de grootste risico’s?
• Onrechtmatig handelen ten aanzien van functiescheiding op basis van budgetbeheerdersregeling
• Betalingen vinden onjuist of oneigenlijk (onrechtmatig) plaats
• Betaalopdracht/ betaalbatch wordt niet door de juiste persoon geautoriseerd
• Risico dat salarismutaties niet juist en of tijdig worden verwerkt waardoor onjuiste betaling plaatsvindt.
• Onjuiste autorisatie van betaalpakket bank
Aandachtspunten
• Er vindt geen zichtbare controle op dubbelingen plaats tussen handmatige betalingen en de batchbetaling.
• Er zit regelmatig een klein verschil tussen de netto salariskosten uit SAP die vermeld worden in de opdrachtbrief aan ONS en de salarisbetaling per batch vanuit ONS die in onze bankomgeving belandt. Van belang is dat er een deugdelijke verbandcontrole is tussen SAP en de uiteindelijke betaling vanuit ONS.
• De vraag is of het rechtmatig is als we uitbetalen op een andere bankrekening van de crediteur dan op de factuur vermeld staat. Geadviseerd is om in SAP in te regelen dat de factuur automatisch uitvalt als er een voor ons onbekende bankrekening vermeld is.
Welke controleaanpak is nodig, welke steekproefomvang hoort daarbij en wanneer wordt deze uitgevoerd? Bankbetalingen gebeuren wekelijks, de minimale steekproef o.b.v. de frequentie ligt daarom tussen de 5 en 15 per jaar, zie bijlage C.
Daarbij kunnen we binnen dit proces ook nog onderscheid maken naar drie deelprocessen. Omdat niet voor elke betalingen de risico inschatting hetzelfde is maken we ook een onderscheid in de omvang van de steekproef,
voor 2023 is de volgende omvang bepaald per kwartaal:
• Batchbetalingen (risico laag): 1
• Batchbetalingen salarismutaties (risico laag): 1
• Handmatige betalingen (risico hoog): 5
Welke controles worden uitgevoerd?
1. Lijncontrole betalingsverkeer
2. Controle logging betaalapplicatie
a. Stel aan de hand van autorisatieoverzicht + loggingsrapport vast dat autorisaties correct zijn geweest.
3. Detailcontrole batchbetaling salarismutaties
a. Stel vast dat functiescheiding aanwezig is tussen medewerker Treasury en de 2e bevoegde medewerker in betaalapplicatie bank en EDO-workflow.
b. Stel vast dat teamleider ONS of vervangend teamleider geparafeerd heeft.
c. Stel vast dat er aansluiting is tussen totaalbedrag opgave uit RAET en totaalbedrag van de Rabobank.
d. Stel vast dat er aansluiting is tussen het hashtotaal van RAET en hashtotaal van de Rabobank.
4. Detailcontrole batchbetaling
a. Stel vast dat functiescheiding aanwezig is tussen medewerker Treasury en de 2e bevoegde medewerker (van team BVBFI of BVFIN) in 1) betaalapplicatie bank en 2) EDO-workflow.
b. Stel vast dat de teamleider BVBFI of vervanger de EDO-betaalenveloppe heeft geparafeerd.
c. Xxxx vast dat het totaalbedrag in SAP aansluit met het totaalbedrag van de Rabobank.
d. Stel vast dat er aansluiting is tussen hashtotaal SAP met de Rabobank.
5. Detailcontrole handmatige betaling
a. Stel vast dat functiescheiding aanwezig is tussen medewerker Treasury en de 2e bevoegde medewerker (van team BVBFI of BVFIN) in 1) betaalapplicatie bank en 2) EDO-workflow.
b. Stel vast dat het factuurbedrag overeenkomt met het Rabobank-afschrift.
c. Stel vast dat er voldoende onderbouwing is voor de handmatige betaling.
d. Stel vast dat er geen dubbele betaling heeft plaatsgevonden.
21
Controleaanpak - Begrotingswijzigingen
Zijn er wijzigingen in het normenkader/toetsingskader of binnen het proces? Nee
Is de procesbeschrijving actueel? Nee
Wat zijn de grootste risico’s?
• Ongeautoriseerde begroting
• De vastgestelde begroting sluit niet aan met SAP
• De geautoriseerde wijziging wordt onjuist/onvolledig verwerkt in de financiële administratie
• Een begrotingswijziging wordt door het onjuiste bestuursorgaan (GS of PS) geaccordeerd
• Niet alle door GS en PS vastgestelde begrotingswijzigingen zijn verwerkt
Aandachtspunten Geen
Welke controleaanpak is nodig, welke steekproefomvang hoort daarbij en wanneer wordt deze uitgevoerd? Begrotingswijzigingen gebeuren wekelijks, de minimale steekproef o.b.v. de frequentie ligt daarom tussen de 5 en 15 per jaar, zie bijlage C. Omdat het risico van het proces op laag wordt ingeschat is voor 2023 de omvang van 5 bepaald per jaar. Xxxx daarnaast een analyse uit op de investeringskredieten. Zie voor aanpak hieronder.
Welke controles worden uitgevoerd?
1. Detailcontrole begrotingswijzigingen
a. Stel vast dat de het juiste orgaan besloten heeft volgens financiële verordening
b. Stel vast dat Medewerker P&C zichtbaar is in het behandelschema GS/ PS/ administratieve verwerking
c. Stel vast dat tabel budgettaire gevolgen (bijlage GS nota en bij statenvoorstel) aan sluit met SAP
2. Voer een analyse uit op de investeringskredieten
a. Verkrijg een overzicht van de begrote investeringskredieten (transactie ZRP021)
b. Verkrijg een overzicht van de gerealiseerde investeringskredieten.
c. Indien werkelijke besteding hoger is dan de begrote bedragen vraag een onderbouwing hiervan op om vast te kunnen stellen of er sprake is van een begrotingsonrechtmatigheid.
22 Auditplan 2023
Controleaanpak - Crediteuren muteren
Zijn er wijzigingen in het normenkader/toetsingskader of binnen het proces? Nee
Is de procesbeschrijving actueel?
Nee, verwachting is dat deze in mei / juni door de proceseigenaar / -beheerder geüpdatet worden. Bij het updaten van deze omschrijving zal de wijze van het doen van navraag (zie risico 2) smarter geformuleerd worden door de proceseigenaar / -beheerder, zodat helderder wordt wat verwacht wordt qua audit trail en de bevinding van vorig jaar beter ondervangen wordt.
Wat zijn de grootste risico’s?
• Onjuiste, of oneigenlijke (onrechtmatige) of ongeautoriseerde verwerking van mutaties waaronder IBAN / bankrekeningnummers in de stambestanden crediteuren
• Het risico bestaat dat de navraag (telefonisch en/ of e-mail contact) bij de crediteuren over de aanvraag van de wijziging ontbreekt
• Onrechtmatig handelen ten aanzien van functiescheiding op basis van autorisaties in SAP
Aandachtspunten
• Onrechtmatig handelen ten aanzien van functiescheiding op basis van autorisaties in SAP
• In twee gevallen bleek uit de controle dat er geen volledige onderbouwing was d.m.v. brondocumentatie.
Welke controleaanpak is nodig, welke steekproefomvang hoort daarbij en wanneer wordt deze uitgevoerd? Crediteuren muteren gebeurt dagelijks, de minimale steekproef o.b.v. de frequentie ligt daarom tussen de 20 en 60 per jaar, zie bijlage C. Omdat het risico van het proces op laag wordt ingeschat, maar wel een aantal mutaties voorkomen die niet het volledige proces doorlopen, is voor 2023 de omvang van 10 bepaald per kwartaal.
Welke controles worden uitgevoerd?
1. Lijncontrole mutaties stamgegevens
2. Detailcontrole mutaties stamgegevens
a. Stel vast dat een originele offerte, factuur, bankpas of bankafschrift in de EDO-zaak aanwezig is.
b. Stel vast dat mutatie overeenkomt met de originele brief, offerte, factuur, bankpas of bankafschrift.
c. Stel vast dat de mutatie in de crediteurenstamgegevens is uitgevoerd door een medewerker Financieel Beheer en is bevestigd door een medewerker Planning & Control of een andere medewerker Financieel Beheer dan die de mutatie heeft ingevoerd.
23
Controleaanpak - Grondtransacties
Zijn er wijzigingen in het normenkader/toetsingskader of binnen het proces? Nee
Is de procesbeschrijving actueel? De procesbeschrijving is actueel.
Wat zijn de belangrijkste risico’s?
• Meerdere opdrachten verstrekt aan één partij met stapeling tot gevolg
• Inkopen worden niet aan de inkooptoetsgroep voorgelegd
• Onrechtmatige en/of ondoelmatige inkopen doordat inkopen boven drempelbedragen niet Europees of Nationaal worden aanbesteed
• De behandelende medewerker heeft privé banden met inschrijver(s)
Aandachtspunten Geen
Welke controleaanpak is nodig, welke steekproefomvang hoort daarbij en wanneer wordt deze uitgevoerd? Grondtransacties gebeuren wekelijks, de minimale steekproef o.b.v. de frequentie ligt daarom tussen de 5 en 15 per jaar, zie bijlage C. Omdat het risico van het proces op Hoog wordt ingeschat is voor 2023 de volgende omvang bepaald per halfjaar:
• 3 verkopen
• 3 aankopen
• 1 ruiling
• 1 zelfrealisatie
Welke controles worden uitgevoerd?
1. Lijncontrole
2. Detailcontrole op aan- en verkopen
a. Check en akkoord (marktconformiteit van) taxatie
b. Is het dossier compleet? (Koopovereenkomst, Minute, Besluit, Tabel bij Minute, Taxatierapport + oordeel)
c. Kwaliteitstoets
d. Parafering / accordering dossier
e. Vastleggen tweezijdig getekende koopovereenkomst
f. Afrekening naar crediteurenadministratie
g. Is de akte van levering gedateerd in boekjaar?
h. Aansluiting tussen P8 en SAP
24 Auditplan 2023
Controleaanpak - Inkoop
Zijn er wijzigingen in het normenkader/toetsingskader of binnen het proces? Nee
Is de procesbeschrijving actueel? Nee
Wat zijn de grootste risico’s?
• Onrechtmatig handelen ten aanzien van functiescheiding op basis van budgetbeheerdersregeling
• Betalingen vinden onjuist of oneigenlijk (onrechtmatig) plaats
• Factuur en prestatielevering wordt ten onrechte goedgekeurd
Aandachtspunten
• Een betaling heeft plaatsgevonden op een andere bankrekening dan vermeld op de factuur. De bankrekening van de crediteur, welke is vermeld in de verplichting, is overgenomen in SAP en hierop heeft de betaling plaats gevonden. De crediteur werkt met meerdere bankrekeningen, de crediteur heeft het geld intern omgeboekt zodat het geld alsnog bij de juiste crediteur is beland.
• Bij een buitenlandse levering was vergeten de BTW via een aparte boeking af te dragen en te compenseren. Hoewel het geen financieel effect heeft is dit verplicht conform de verleggingsregeling.
• Er is meerdere keren geconstateerd dat door een niet actuele budgetbeheerdersregeling (BBR) niet is vast te stellen of in SAP de budgetbeheerder bevoegd is voor ondertekening.
• Geconstateerd is dat BTW/BCF niet altijd juist geboekt cq verrekend wordt.
• De prestatielevering is in sommige gevallen onzeker omdat deze levering niet aangetoond kan worden of dat de bewijslast niet (tijdig) aangeleverd wordt.
• Er moet een beleid worden opgesteld hoe we omgaan met prestatielevering.
Welke controleaanpak is nodig, welke steekproefomvang hoort daarbij en wanneer wordt deze uitgevoerd?
GG, de steekproef zal elk kwartaal worden getrokken volgens de SRA steekproefmethodiek. Deze methodiek geeft o.b.v. de data van 2019 een steekproefomvang van 80.
Welke controles worden uitgevoerd?
1. Lijncontrole inkoop goederen en diensten
2. Monitoring autorisatie in SAP
a. Stel vast dat uit de monitor blijkt dat de autorisaties in SAP correct verlopen.
3. Detailwerkzaamheden op facturen (< €50.000 en > €50.000)
a. Juistheid factuur - Juiste tenaamstelling?
b. Juistheid factuur - Juiste crediteur?
c. Juistheid factuur - BTW-identificatienummer van de crediteur op de factuur?
d. Juistheid factuur - Juiste bankrekeningnummer?
e. Juistheid factuur - Juiste factuurnummer in SAP?
f. Juistheid factuur - Juiste bedrag?
g. Juistheid factuur - Juiste BTW-bedrag gecompenseerd?
h. Juistheid factuur - Juiste codering BTW bij samenwerkingsverbanden?
i. Juistheid factuur - Juiste codering BTW bij buitenlandse levering?
j. Juistheid factuur - Rekenkundige juistheid van de factuur?
k. Juistheid accorderen en prestatielevering - Geaccordeerd door juiste budgetbeheerder en PAV'er?
l. Juistheid accorderen en prestatielevering - Juiste documentatie in het controledossier?
m. Juiste verwerking in SAP - Juiste codering Wbs-element/kostenplaats?
n. Juiste verwerking in SAP - Juiste kostensoort?
4. Voortgezette controle
5. Investeringen
a. Controle op investeringen (deelwaarneming) op factuur, prestatielevering en verwerking MVA
25
Controleaanpak - Memoriaalboekingen
Zijn er wijzigingen in het normenkader/toetsingskader of binnen het proces? Nee
Is de procesbeschrijving actueel? Ja
Wat zijn de grootste risico’s?
• Het risico dat de financiële mutatie niet juist of onvolledig wordt ontvangen
• Het risico dat niet alle mutaties in de upload sheet worden toegevoegd
• Het risico bestaat dat de documentatie niet juist en volledig wordt gedocumenteerd
• Het risico dat de boeking onterecht wordt doorgevoerd
• Het risico dat de memoriaal onjuist en onvolledig wordt geüpload
Aandachtspunten
• Administratieve boekingen niet meenemen in de te controleren massa
• Er kan nog geboekt worden in het verleden
• Akkoord teamleider heeft geen toegevoegde waarde
Welke controleaanpak is nodig, welke steekproefomvang hoort daarbij en wanneer wordt deze uitgevoerd?
Het boeken van journaalposten en memorialen gebeurd dagelijks, de minimale steekproef o.b.v. de frequentie ligt daarom tussen de 20 en 60 per jaar, zie bijlage C.
Steekproef op basis van documenttype en referentie
We verdelen de boekingen onder naar documenttype en referentie. Hieronder is de tabel opgenomen met daarin per combinatie het risico en de grootte van de steekproef van die combinatie. Risico laag is groen en heeft een steekproef grootte van 1 per kwartaal. Risico hoog is rood en heeft een steekproef grootte van 2 per kwartaal. Het totaal per kwartaal komt dan uit op een steekproef van maximaal 10 per kwartaal (per jaar 40). De administratieve boekingen worden niet gecontroleerd, omdat deze correcties op kostensoorten omvatten en derhalve niet interessant zijn. De salaris boekingen worden gecontroleerd bij de VIC van Bankbetalingen.
Steekproef per kwartaal | |||||||
Document soort | Doc | Admin | Week | Kwart | Salaris | Oblig | Overig |
SA: Overige memoboekingen | ja | 0 | 2 | n.v.t. | n.v.t. | 1 | 1 |
SG: Grondtransacties | ja | n.v.t. | 2 | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. |
SI: Interne doorberekening | geen | n.v.t. | 1 | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. |
SL: Salaris boekingen | geen | n.v.t. | 0 | 0 | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. |
SN: Budget neutrale boekingen | geen | n.v.t. | 1 | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. |
SR: Boekingen reserves en voorzieningen | ja | n.v.t. | 1 | 1 | n.v.t. | n.v.t. | n.v.t. |
Steekproef op basis van data analyse
Naast de steekproef zal er ook per kwartaal een steekproef van 12 worden uitgevoerd o.b.v. een data analyse. We kijken hierbij naar oudere jaren, bedragen groter dan € 5.000.000, correcties en doorbelastingen.
Welke controles worden uitgevoerd?
1. Lijncontrole memoriaalboeking
2. Detailcontrole memoriaalboeking
a. Juiste grootboekrekeningnummer?
b. Juiste kostenplaats?
c. Juiste bedrag?
d. Onderliggende documenten aanwezig?
e. Goedkeuring budgetbeheerder aanwezig?
f. Akkoord Teamleider BVBFI aanwezig?
26 Auditplan 2023
Controleaanpak - Motorrijtuigenbelasting
Zijn er wijzigingen in het normenkader/toetsingskader of binnen het proces? Nee
Is de procesbeschrijving actueel? Nee
Wat zijn de grootste risico’s?
Onvolledige verantwoording van de opbrengsten opcenten motorrijtuigenbelasting.
Aandachtspunten Geen
Welke controleaanpak is nodig, welke steekproefomvang hoort daarbij en wanneer wordt deze uitgevoerd? De controle wordt jaarlijks uitgevoerd
Welke controles worden uitgevoerd?
1. Controle op afwijkingen schatting provincie Overijssel versus Belastingdienst.
2. Controleren ontvangst brief
3. Controleren vorderingsopdracht
4. Controleren vastleggen vordering
5. Controleren afboeken vordering
27
Controleaanpak - Personeel
Zijn er wijzigingen in het normenkader/toetsingskader of binnen het proces?
Ja. SSC ONS heeft nog geen ISAE type II certificering ontvangen. Wij dienen onze controlewerkzaamheden voort te zetten en zelfs te intensiveren naar aanleiding van de bevindingen in 2022.
Is de procesbeschrijving actueel?
Nee. De procesbeschrijvingen worden door HR geüpdatet in de loop van 2023. Bij de interim controle worden deze beschrijvingen meegenomen. Voor de langere termijn is er een traject gestart waarbij gekeken wordt naar het in-, door- en uitstroomproces in relatie tot het toekennen van faciliteiten en autorisaties aan medewerkers (IAM, identity & acces management). De (controles) op processen bij SSC ONS zijn onderdeel van hun control framework.
Wat zijn de grootste risico’s?
• Onrechtmatige, onjuiste en niet tijdige verwerking personeelsadministratie, salarisverwerking en uitbetaling bij in-, door- en uitstroom van personeel.
• De salarisverwerker heeft onjuiste premies en heffingen toegepast
• Salarisadministratie sluit niet aan met financiële administratie
• Variabele mutaties in de salarisadministratie zijn niet juist verwerkt (handmatige en automatische mutaties).
• Bij uitstroom van personeel zijn de faciliteiten en toegangsrechten niet ingenomen en/of correct verwerkt.
• In het dossier van medewerkers (die in kritische functies zijn aangesteld) is geen VOG verklaring (met positieve strekking) in het dossier aanwezig.
• Onvolledige invoer van data nieuwe medewerker in Youforce personeelsregistratie.
• Een mutatie wordt niet door de juiste persoon gefiatteerd.
Aandachtspunten
• ONS heeft nog steeds geen ISAE 3402 Type II verklaring waardoor er nog geen voldoende zekerheid is over de effectieve werking van het controleframework. Voorlopig kunnen we dus niet steunen op een ISAE- verklaring en zijn we genoodzaakt om zelf aanvullende controles te blijven doen.
• Bij de uitdiensttreding van medewerkers is de controle om beëindiging van de toegang tot het netwerk niet voldoende. Het advies is om breder te kijken naar alle rechten binnen de diverse applicaties en systemen en hiervoor het bestaande proces te herzien.
• De accountant stelt dat wij met een redelijke mate van zekerheid moeten kunnen vaststellen dat de ingevoerde mutaties in de salarisadministratie ook conform terechtkomen in de salarisoutput/betaling. Op basis van het control framework van ONS stellen wij voor om interne controle bij ONS periodiek te reviewen als onderdeel van onze eigen controle op het proces van salarisbetaling. Dit wordt in de loop van 2023 opgezet.
Welke controleaanpak is nodig, welke steekproefomvang hoort daarbij en wanneer wordt deze uitgevoerd? Wijzigingen en mutaties die betrekkingen hebben op het proces personeel vinden dagelijks plaats, echter de controle hierop vindt door SSC ONS per kwartaal plaats aan de hand van een steekproefsgewijze lijncontrole van instroom, variabele uitstroom mutaties (over alle partners). Wij testen deze controlehandeling waardoor de minimale steekproef o.b.v. de frequentie “kwartaal” minimaal 2 per jaar is, zie bijlage D. Daarnaast zijn bij de externe ISAE type II audit geen relevante afwijkingen geconstateerd op dit controle item. Het overall risico van dit proces is derhalve als laag te beschouwen, echter gezien de bevindingen in 2022 intensiveren we de controle voor 2023. Voor heel 2023 zijn de volgende controle aantallen bepaald, deze controles vinden halfjaarlijks plaats.
• Instroom: 12
• Uitstroom: 12
• Variabele mutaties: 20
28 Auditplan 2023
Welke controles worden uitgevoerd?
1. Lijncontrole instroom personeel
2. Validatiecontrole instroom personeel
a. Stel vast dat het afsprakenformulier aanwezig is in het dossier (worfkflow) en is goedgekeurd door de teamleider.
b. Stel vast dat een kopie van het ID-bewijs aanwezig is in het dossier en dat het BSN-nummer overeenkomt met Youforce.
c. Stel vast dat een loonbelastingverklaring aanwezig is in het dossier.
d. Stel vast dat een aanstellingsbrief aanwezig is in het dossier en dat deze ondertekend is door het (a)HE.
e. Stel vast dat een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aanwezig is, indien in het afsprakenformulier is aangegeven dat deze vereist is.
f. Stel vast dat het afsprakenformulier overeenkomt met de invoer in het salarissysteem.
g. Xxxx vast dat juiste gemandateerde personen gehandeld hebben.
h. Stel vast dat alle variabelen in Youforce volledig zijn ingevoerd.
i. Stel vast dat de eerste loonstrook overeenkomt met de gemaakte afspraken.
j. Stel vast dat de nettobetaling in de batchbetaling is opgenomen en correct is uitbetaald.
3. Lijncontrole overige mutaties
4. Validatiecontrole overige mutaties
a. Stel vast dat de mutatie correct is verwerkt in Youforce/Beaufort
b. Stel vast dat mutatie financieel correct is verwerkt op de loonstrook.
5. Lijncontrole uitstroom personeel
6. Validatiecontrole uitstroom personeel
a. Xxxx vast of de reden van ontslag in overeenstemming is met de aanleiding.
b. Xxxx vast of het ontslagdocument conform de juiste ontslagreden is opgesteld.
c. Xxxx vast of het ontslag correct is verwerkt in Youforce.
d. Stel vast of de juiste gemandateerden de juiste taken binnen de workflow hebben uitgevoerd.
e. Stel vast dat de checklist 'uit dienst' (van SSC-ONS) correct verwerkt is.
f. Stel vast aan de hand van de laatste loonstrook/verrekening of de uitdiensttreding juist en volledig is verwerkt.
g. Stel vast of de uitdiensttreding correct in is verwerkt en de medewerker geen toegang meer tot het netwerk heeft.
7. Controle cijferanalyse
a. Stel vast dat financiële administratie aangesloten is en overeenkomt met de salarisadministratie
b. Stel vast dat de bruto-netto traject berekening is gecontroleerd
c. Stel vast dat de ingevoerde premiepercentages van sociale verzekeringen en pensioenpremies zijn gecontroleerd
8. Controle ISAE verklaring
29
Controleaanpak - Subsidies en overdrachten
Zijn er wijzigingen in het normenkader/toetsingskader of binnen het proces?
Ja. De lastneming van subsidies is in 2023 gewijzigd. Tevens wordt de controle op de subsidievaststelling toegevoegd aan de controleopzet.
Is de procesbeschrijving actueel?
Processen worden t.b.v. de VIC in 2023 in beeld gebracht aan de hand van de bestaande procesbeschrijvingen.
Wat zijn de grootste risico’s?
• De subsidie is op onjuiste grondslagen beschikt (dossier onvolledig danwel onderbouwende documentatie ontoereikend) of voldoet niet aan gestelde regels
• De subsidie is op onjuiste grondslagen vaststelling (dossier onvolledig danwel onderbouwende documentatie ontoereikend) of voldoet niet aan gestelde regels
• Een bijdrage is op onjuiste grondslagen verstrekt.
• Het juiste behandelschema (financiële consequenties) wordt niet geselecteerd, waardoor de subsidie financieel niet verwerkt wordt
• De concessiebeschikking is op onjuiste grondslagen verleend of vastgesteld.
• Verbeteractiviteiten vanuit audit resultaten worden niet of onvoldoende opgepakt, waardoor AO/ IB niet actueel is en audit bevindingen blijven bestaan
• De lasten worden niet in de juiste periode genomen conform verplichtingenbeleid
• De subsidie wordt verleend door de onjuiste functionaris (zonder bevoegdheid)
• De subsidieverlening wordt niet juist verwerkt in de FA
• De subsidie wordt vastgesteld door de onjuiste functionaris (zonder bevoegdheid)
• De subsidievaststelling wordt niet juist verwerkt in de FA
• Aangegane en/of uitgegeven leningen worden niet tijdig geregistreerd in de financiële administratie
Aandachtspunten
• De invoering van het zaaksysteem op de subsidieprocessen zal nader worden bekeken. Indien nodig zal de controleaanpak hierop aangepast worden.
• De controle op subsidievaststellingen zal verder ontwikkeld worden, nadat we vorig jaar ervaring hebben opgedaan met de controle op dit proces.
• De controle op overige bijdragen is in 2022 opgezet en zal in 2023 in de controlewerkzaamheden meegenomen worden.
• De coronapandemie heeft gezorgd voor druk op de processen bij subsidieverlening door toename van het aantal subsidieaanvragen, maar hierdoor ook impact gehad op de reguliere werkzaamheden en tijdslijnen bij vaststellingen. Daarnaast is de prestatielevering een aandachtspunt voor komende jaren.
Welke controleaanpak is nodig, welke steekproefomvang hoort daarbij en wanneer wordt deze uitgevoerd?
We hanteren een gegevensgerichte controle aanpak. De steekproef wordt elk kwartaal getrokken volgens de SRA steekproefmethodiek op basis van uitbetaalde subsidies per kwartaal uit SAP.
30 Auditplan 2023
Welke controles worden uitgevoerd?
1. Lijncontrole
2. Detailcontrole subsidieverstrekking
a. Juistheid - Komt kostenplaats/WBS-element uit SAP overeen met het financieel document dat bij de beschikking hoort?
b. Juistheid - Komt het steekproefbedrag overeen met de beschikking c.q. financieel document?
c. Stel vast dat de gemandateerde functionaris (teamleider/coördinator) het besluit geparafeerd heeft
d. Stel vast dat de gemandateerde teamleider de brief ondertekend heeft
e. Rechtmatigheid: subsidiabele kosten o.b.v. Uitvoeringsbesluit subsidies Xxxxxxxxxx 0000
f. Rechtmatigheid: niet subsidiabele kosten o.b.v. Uitvoeringsbesluit subsidies Overijssel 2017
g. Rechtmatigheid: Algemene weigeringsgronden o.b.v. Uitvoeringsbesluit subsidies Overijssel 2017
h. Rechtmatigheid: Staatssteun obv Uitvoeringsbesluit subsidies Overijssel 2017
i. Analyse DIV behandelschema (indien van toepassing vanwege uitfasering EDO en overgang naar het zaaksysteem)
3. Detailcontrole subsidievaststellingen
a. Stel vast dat subsidie juist en rechtmatig is vastgesteld.
b. Stel vast dat de M&O toets naar behoren is uitgevoerd.
c. Stel vast dat de vaststelling juist verwerkt is in de financiële administratie (SAP).Detailcontrole overig bijdragen (code 200)
d. Stel vast dat het steekproefbedrag overeen komt met de beschikking en/of onderliggende documentatie en factuur.
e. Stel vast dat een gemandateerde functionaris (PAV'er) de factuur heeft geaccordeerd.
f. Stel vast dat de betaling rechtmatig is gedaan op basis van een aantoonbare prestatielevering en/of onderliggende overeenkomst.
4. Detailcontrole concessievertrekking (code 500)
a. Juistheid – Juiste bedrag in FA?
b. Juistheid – Juiste kostensoort in FA?
c. Juistheid - Juiste kostenplaats/WBS-element in FA?
d. Stel vast dat de gemandateerde teamleider/functionaris het besluit geparafeerd heeft.
e. Stel vast dat de gemandateerde teamleider/functionaris de brief ondertekend heeft.
f. Xxxx vast dat de aanvrager recht heeft op de verstrekte subsidie.
g. Stel vast of de financiële omvang van de subsidie correct is en daarmee de hoogte akkoord is.
h. Stel vast of de verplichting in het juiste boekjaar verantwoord is.
5. Detailcontrole subsidiebaten
a. Juistheid - Komt het bedrag uit SAP overeen met het bedrag in het financieel document?
b. Juistheid - Is de subsidiebaat juist grootboekrekening geboekt: subsidiebaat =/= negatieve last
c. Juistheid - Is de subsidiebaat geboekt in het juiste boekjaar?
6. Detailcontrole subsidievaststellingen
31
Zijn er wijzigingen in het normenkader/toetsingskader of binnen het proces? Nee
Is de procesbeschrijving actueel? Ja
Wat zijn de belangrijkste risico’s?
Onrechtmatig handelen t.o.v. de wet- en regelgeving (o.a. financiële verordening en Treasurystatuut 2021)
Aandachtspunten
Vanuit de XXX 0000 is geconcludeerd dat het treasuryproces een laag risicoprofiel kent momenteel. Zolang er geen vreemd vermogen is aangetrokken en de obligatieportefeuille uitlopend is, kan worden volstaan met een light variant van de controle.
Welke controleaanpak is nodig, welke steekproefomvang hoort daarbij en wanneer wordt deze uitgevoerd? Jaarlijkse wordt voor elke nieuwe afgesloten lening gecontroleerd of de juiste stappen binnen het proces doorlopen zijn.
Welke controles worden uitgevoerd?
1. Controle op maandelijkse ontvangst door DO van een rapportage inzake het vermogensbeheer
2. Controle op de samenkomst van (2x per jaar) en de update aan (1x per kwartaal) de Treasury commissie.
3. Controle op het proces Plaatsen van deposito's en Medium Term Note’s overzien.
32 Auditplan 2023
Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten 2022
AIV 2022
Inhoudsopgave
Artikel 3 Meerwerk en minderwerk 4
Artikel 4 Verplichtingen opdrachtnemer 4
Artikel 5 Geheimhouding en bekendmaking 5
Artikel 5a Verwerking persoonsgegevens 6
Artikel 7 Niet-tijdige nakoming 6
Artikel 8 Tekortkoming in de nakoming 6
Artikel 11 Prijzen en tarieven 9
Artikel 13 Zaken van de opdrachtgever 10
Artikel 14 Arbeidsvoorwaarden en arbeidsdiscriminatie 11
Artikel 15 Overdracht van rechten en/of verplichtingen 11
Artikel 15a Data 11
Artikel 16 Toepasselijk recht en geschillen 13
Artikel 17 Specifieke garanties voor leveringen 14
Artikel 18 Aflevering van een zaak 14
Artikel 19 Risico- en eigendomsovergang 14
Artikel 20 Toepasselijk recht 14
Artikel 21 Verplichtingen van de opdrachtnemer 15
Artikel 22 Intellectuele en industriële eigendomsrechten 15
AIV 2022
Deel A. Algemeen deel
De bepalingen van deel A zijn van toepassing zowel op leveringen als op diensten.
De hierna volgende begrippen worden in deze algemene inkoopvoorwaarden in de hierna vermelde betekenis gebruikt:
a. opdrachtgever: deelnemer in de Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Shared Service Centrum Ons, de rechtspersoon SSC Ons dan wel een andere, inkoopdiensten afnemende, aanbestedende dienst, al dan niet gezamenlijk handelend;
b. opdrachtnemer: iedere (rechts)persoon alsmede diens vertegenwoordiger(s), gemachtigde(n) en rechtverkrijgende(n), die met de opdrachtgever een overeenkomst sluit tot het verrichten van leveringen en/of diensten waarop deze algemene inkoopvoorwaarden toepasselijk zijn, alsmede zijn werknemers en door hem bij de uitvoering van de overeenkomst ingeschakelde derden;
c. partij(en): de opdrachtgever en/of de opdrachtnemer;
d. overeenkomst: de overeenkomst van opdracht tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer op basis waarvan de opdrachtnemer leveringen en/of diensten verricht voor de opdrachtgever en de opdrachtgever een tegenprestatie voldoet aan de opdrachtnemer;
e. dag: kalenderdag;
f. schriftelijk: door middel van geschreven documenten, fax- of e-mailcommunicatie, alsmede andere door de wet daarmee gelijk gestelde vormen van communicatie;
x. xxxxxxxxx: het door de opdrachtnemer op basis van een overeenkomst tot stand te brengen resultaat;
h. zaak: roerende zaak, waaronder mede begrepen energie en water;
i. resultaten: alle resultaten van een overeenkomst waaronder begrepen doch niet uitsluitend alle adviezen, ontwerpen, rapporten, rapportages, protocollen, modellen e.d. die door een opdrachtnemer in het kader van een overeenkomst voor en in opdracht van de opdrachtgever worden opgesteld, samengesteld of vervaardigd;
j. data: gegevens of informatie in elektronische vorm.
1. Afwijkingen van deze algemene inkoopvoorwaarden gelden uitsluitend voor zover ze uitdrukkelijk schriftelijk door de opdrachtgever zijn aanvaard en gelden slechts voor de overeenkomst waarop ze betrekking hebben.
2. Een wijziging van de overeenkomst komt uitsluitend tot stand nadat een partij een voorstel van de andere partij schriftelijk heeft aanvaard.
3. Indien enige bepaling van deze algemene inkoopvoorwaarden en van een overeenkomst nietig is of vernietigd wordt, blijven de overige bepalingen onverkort en volledig van kracht.
4. In het geval als bedoeld in het derde lid van dit artikel treden partijen in overleg teneinde nieuwe rechtsgeldige bepalingen ter vervanging van de nietige dan wel vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van laatstbedoelde bepalingen in acht worden genomen.
5. In geval van strijdigheid tussen een bepaling in een overeenkomst en een bepaling in deze algemene inkoopvoorwaarden, prevaleert de bepaling uit de overeenkomst.
6. Indien de opdrachtgever tekeningen, modellen, specificaties, instructies, planningen, keuringsvoorschriften en dergelijke voorschrijft, maken deze deel uit van de overeenkomst.
Artikel 3 Meerwerk en minderwerk
1. Indien door aanvullende wensen en/of door gewijzigde inzichten van de opdrachtgever en/of door wijziging van wettelijke voorschriften, de prestatie die de opdrachtnemer op grond van de overeenkomst moet verrichten, aantoonbaar wordt verzwaard en/of uitgebreid, is sprake van meerwerk.
2. Tot meerwerk als bedoeld in het eerste lid worden niet gerekend essentiële werkzaamheden die de opdrachtnemer bij het sluiten van de overeenkomst had kunnen en/of behoren te voorzien.
3. Indien de prestatie die de opdrachtnemer op grond van de overeenkomst moet verrichten, aantoonbaar wordt verlicht en/of verminderd, is sprake van minderwerk.
4. Indien een partij meent dat van meer- en/of minderwerk sprake is, doet zij daarvan tijdig en schriftelijk mededeling aan de andere partij onder opgave van de financiële en andere gevolgen daarvan voor de uitvoering van de overeenkomst.
5. De opdrachtnemer vangt niet aan met de uitvoering van meer- en/of minderwerk dan na een schriftelijke opdracht daartoe van de opdrachtgever.
6. Meerwerk dat niet vooraf schriftelijk is overeengekomen, wordt niet door de opdrachtgever vergoed.
7. De opdrachtnemer zendt een aparte en gespecificeerde nota voor het meer- en/of minderwerk.
Artikel 4 Verplichtingen opdrachtnemer
1. De opdrachtnemer besteedt de uitvoering van de overeenkomst niet in zijn geheel uit aan een derde.
2. De opdrachtnemer besteedt de uitvoering van de overeenkomst niet gedeeltelijk uit aan een derde, tenzij hiermee voorafgaand schriftelijk is ingestemd door de opdrachtgever.
3. Het is opdrachtnemer niet toegestaan de personen die zijn belast met de uitvoering van de overeenkomst en die in de overeenkomst zijn benoemd tijdelijk dan wel definitief te vervangen, tenzij hiermee vooraf schriftelijk is ingestemd door de opdrachtgever.
4. De opdrachtgever onthoudt zijn instemming als bedoeld in de vorige leden niet en verbindt daaraan geen voorwaarden, tenzij dit in het voorkomende geval redelijk kan worden geacht.
5. De opdrachtnemer levert zijn prestatie goed en zorgvuldig, naar beste weten en kunnen op een wijze die aan de overeenkomst beantwoordt en binnen de overeengekomen termijn. De opdrachtnemer maakt
daarbij geen inbreuk op intellectuele of industriële eigendomsrechten van derden en leeft alle van toepassing zijnde wettelijke eisen en overige overheidsvoorschriften na.
6. Indien sprake is van het leveren van digitale producten of dienstverlening ten behoeve van digitale producten dient de opdrachtnemer tevens te voldoen aan specifieke, relevante wetgeving op gebied van digitale producten, waaronder wetgeving op het gebied van digitale toegankelijkheid.
7. De opdrachtnemer levert, waar van toepassing, digitale producten (of producten die uiteindelijk ook digitaal ter beschikking worden gesteld) die aantoonbaar voldoen aan de met de opdrachtgever overeengekomen beveiligingseisen op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en andere relevante wet en regelgeving op het gebied van informatieveiligheid.
8. De opdrachtnemer gebruikt de in het kader van de overeenkomst door de opdrachtgever aan de opdrachtnemer verstrekte informatie en documentatie, waaronder tekeningen en modellen, alleen indien en voor zover dat in het kader van de uitvoering van de overeenkomst noodzakelijk is.
9. De informatie en documentatie als bedoeld in het achtste lid, blijft te allen tijde eigendom van de opdrachtgever.
10. Verplichtingen die naar hun aard zijn bestemd om ook na uitvoering van de overeenkomst voort te duren, behouden hun werking ook nadat de overeenkomst is beëindigd.
11. De opdrachtnemer is, indien wettelijk vereist danwel op eerste verzoek van de opdrachtgever, verplicht een G-rekening als bedoeld in de Invorderingswet 1990 en de Uitvoeringsregeling inleners-, keten- en opdrachtgeversaansprakelijkheid 2004, ter beschikking te stellen, ten behoeve van de afdracht van door de opdrachtnemer verschuldigde loonbelasting en sociale premies. De opdrachtgever zal alsdan een vooraf met de opdrachtnemer afgesproken percentage van het factuurbedrag overmaken op de G- rekening.
Artikel 5 Geheimhouding en bekendmaking
1. Partijen zijn verplicht alle direct of indirect van de andere partij vertrouwelijk verkregen informatie en (persoons)gegevens vertrouwelijk te behandelen, ook na afloop van de overeenkomst.
2. Partijen maken de informatie en (persoons)gegevens als bedoeld in het eerste lid, niet aan derden openbaar, tenzij hiermee vooraf schriftelijk is ingestemd door de andere partij, of op grond van een wettelijke verplichting of een rechterlijk bevel. Artikel 4, vierde lid, is van overeenkomstige toepassing.
3. De opdrachtnemer maakt in publicaties of reclame-uitingen geen melding van de overeenkomst en de resultaten hiervan en gebruikt de naam en/of het logo van de opdrachtgever niet als referentie, tenzij de opdrachtgever hiermee vooraf schriftelijk heeft ingestemd. Artikel 4, vierde lid, is van overeenkomstige toepassing.
4. In geval van overtreding van de voorgaande leden door de opdrachtnemer, verbeurt de opdrachtnemer aan de opdrachtgever een onmiddellijk opeisbare boete van € 5.000, - per geval.
5. Voor de opeisbaarheid van deze boete(s) is geen ingebrekestelling vereist en deze geldt onverminderd enig ander aan de opdrachtgever toekomend recht, waaronder het recht op volledige schadevergoeding en nakoming.
6. De opdrachtgever kan persberichten en andere openbare mededelingen coördineren.
Artikel 5a Verwerking persoonsgegevens
1. Voor zover opdrachtnemer als verwerker zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming in het kader van de uitvoering van een overeenkomst persoonsgegevens voor de opdrachtgever verwerkt, garandeert opdrachtnemer de toepassing van passende technische en organisatorische maatregelen, opdat de verwerking aan de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming voldoet en de bescherming van de persoonsgegevens is gewaarborgd. Opdrachtnemer verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht en op basis van schriftelijke instructies van de opdrachtgever behoudens afwijkende wettelijke voorschriften.
2. Partijen regelen de verwerking, genoemd in het eerste lid, door het sluiten van een verwerkersovereenkomst.
3. Onverminderd het bepaalde in artikel 9, lid 3 AIV 2022, komt de beperking van de aansprakelijkheid in artikel 9, lid 1 AIV 2022 te vervallen in geval van een tussen partijen op grond van een in lid 2 gesloten overeenkomst ten aanzien van aanspraken op schadevergoeding, waaronder mede begrepen de door de toezichthoudende autoriteit opgelegde boetes, in verband met tekortschieten in de nakoming van die overeenkomst. Dit wordt nader geregeld in de voornoemde overeenkomst.
1. De opdrachtgever heeft het recht de prestatie te (laten) toetsen.
2. De opdrachtgever kan de toetsing bedoeld in het eerste lid, zowel voor, tijdens als binnen een redelijke termijn na de levering van de prestatie (laten) uitvoeren.
Artikel 7 Niet-tijdige nakoming
1. De opdrachtnemer meldt een dreigende termijnoverschrijding zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de opdrachtgever, waarbij hij de aard van de dreigende termijnoverschrijding, de te treffen maatregelen en de verwachte duur van de vertraging vermeldt.
2. De opdrachtgever bevestigt schriftelijk de ontvangst van de melding als bedoeld in het eerste lid en geeft daarbij aan of zij instemt met de voorgestelde handelwijze. Deze instemming houdt niet in dat de opdrachtgever de oorzaak van de dreigende vertraging erkent en laat alle andere rechten en/of vorderingen die de opdrachtgever op grond van de overeenkomst toekomen, onverlet.
Artikel 8 Tekortkoming in de nakoming
1. Een tekortkoming in de nakoming ten gevolge van de volgende omstandigheden is in ieder geval toerekenbaar aan de tekortschietende partij: gebrek aan personeel, ziekte en/of staking van personeel, verlate levering van zaken, files, liquiditeitsproblemen, toerekenbare tekortkoming in de nakoming van door de opdrachtnemer ingeschakelde derden en/of andere, voorzienbare omstandigheden waarop de opdrachtnemer had kunnen en moeten anticiperen.
2. De opdrachtgever heeft het recht om voor rekening van en na overleg met de opdrachtnemer herstel en/of vervanging zelf uit te voeren of door derden te laten uitvoeren, onverminderd de mogelijkheden die de wet biedt en de overige rechten die haar toekomen, in de volgende gevallen:
a. nakoming is blijvend onmogelijk;
b. de in een schriftelijke ingebrekestelling gestelde termijn voor nakoming is ongebruikt verlopen;
c. er is sprake van zodanige spoedeisendheid dat onmiddellijke actie is geboden.
1. Tenzij anders overeengekomen, is de partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen, tegenover de andere partij aansprakelijk voor de door de andere partij geleden en/of te lijden schade, met dien verstande dat de aansprakelijkheid beperkt is tot een bedrag van:
a. voor opdrachten waarvan de totale waarde kleiner is dan of gelijk aan € 50.000,-: € 150.000,- per gebeurtenis met een maximum aantal van 3 gebeurtenissen;
b. voor opdrachten waarvan de totale waarde meer is dan € 50.000,- maar kleiner dan of gelijk aan € 100.000,-: € 300.000,- per gebeurtenis met een maximum aantal van 3 gebeurtenissen;
c. voor opdrachten waarvan de totale waarde meer is dan € 100.000,– maar kleiner dan of gelijk aan € 150.000,-: € 500.000,- per gebeurtenis met een maximum aantal van 3 gebeurtenissen;
d. voor opdrachten waarvan de totale waarde meer is dan € 150.000,- maar kleiner dan of gelijk aan € 500.000,-: € 1.500.000,- per gebeurtenis met een maximum aantal van 3 gebeurtenissen;
e. voor opdrachten waarvan de totale waarde meer is dan € 500.000,-: € 3.000.000,- per gebeurtenis met een maximum aantal van 3 gebeurtenissen.
Samenhangende gebeurtenissen worden aangemerkt als één gebeurtenis.
2. De beperking van de aansprakelijkheid als bedoeld in het eerste lid komt te vervallen:
a. in geval van aanspraken van derden op schadevergoeding voor dood- en letselschade;
b. indien sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van de tekortschietende partij;
c. in geval van schending van intellectuele eigendomsrechten als bedoeld in artikel 4, vijfde lid.
In deze gevallen zijn de bepalingen uit afdeling 6.1.10 BW onverkort van toepassing, wat betekent dat de aansprakelijkheid van partijen niet door deze algemene voorwaarden wordt beperkt maar door de regeling daarvan in de wet.
3. Onder derden als bedoeld in het tweede lid, worden mede begrepen volksvertegenwoordigers, bestuurders, werknemers en andere voor de opdrachtgever werkzame personen.
4. Indien een derde de opdrachtgever aansprakelijk stelt voor handelen of nalaten waarvoor de opdrachtnemer aansprakelijk is op grond van het bepaalde in de wet, deze algemene voorwaarden, de overeenkomst en bijbehorende documenten, neemt de opdrachtnemer de behandeling van deze aanspraak op eerste verzoek van de opdrachtgever en voor eigen rekening en risico over en vrijwaart de opdrachtgever ter zake, met inachtneming van de leden 1, en 2 van dit artikel.
5. Alle kosten, waaronder begrepen schadevergoeding, boetes en rente, die de opdrachtgever heeft gemaakt in verband met de behandeling van een aanspraak als bedoeld in het vierde lid, komen voor rekening van de opdrachtnemer.
6. In het geval de belastingdienst of instanties aan wie de uitvoering van de sociale verzekeringswetgeving is opgedragen de rechtsverhouding tussen partijen aanmerken als een fictieve dienstbetrekking, neemt de opdrachtnemer de behandeling van alle aanspraken, waaronder begrepen boetes, rente en kosten, op eerste verzoek van de opdrachtgever en voor eigen rekening en risico over.
7. De opdrachtnemer verklaart dat hij genoegzaam is verzekerd en zich genoegzaam verzekerd zal houden tegen de aansprakelijkheid zoals bedoeld in deze algemene voorwaarden, de overeenkomst en bijbehorende documenten.
1. Partijen hebben het recht, onverminderd de mogelijkheden die de wet biedt en de overige rechten die hen toekomen, de overeenkomst tussen partijen buiten rechte te ontbinden, indien de andere partij enige verplichting uit de overeenkomst niet tijdig en/of niet behoorlijk nakomt en voor zover de tekortkoming vatbaar is voor herstel, nalaat zodanige tekortkoming te herstellen binnen de in een schriftelijke ingebrekestelling gestelde termijn voor nakoming.
2. Onverminderd de mogelijkheden die de wet biedt en de overige rechten die haar toekomen, heeft de opdrachtgever het recht om de overeenkomst tussen partijen direct en zonder ingebrekestelling buiten rechte te ontbinden, indien:
x. de opdrachtnemer in staat van faillissement of in surséance van betaling verkeert, of op een aanmerkelijk deel van haar vermogen beslag wordt gelegd;
b. de opdrachtnemer overlijdt of anderszins in de (fysieke) onmogelijkheid komt te verkeren om de overeenkomst uit te voeren;
c. de bedrijfsvoering van de opdrachtnemer (deels) is stilgelegd, hij zijn activiteiten (deels) heeft gestaakt of overgedragen of hij in liquidatie verkeert;
d. de zeggenschap over of binnen de onderneming van de opdrachtnemer wijzigt bijvoorbeeld door wijziging van aandeelhouders of wisseling van bestuursleden;
e. personeelsleden van of personen die werkzaam zijn bij de opdrachtgever, een al dan niet betaalde nevenfunctie bij de opdrachtnemer vervullen of ten tijde van de onderhandelingen hebben vervuld of die belangen hebben bij de opdrachtnemer of bij diens bedrijfsvoering, zonder dat de opdrachtgever daarvan voor de totstandkoming van de overeenkomst in kennis is gesteld;
x. xxxxxx of omstandigheden in relatie tot het bedrijf of de persoon van de opdrachtnemer bekend worden, die, waren deze bekend geweest vóór het tot stand komen van de overeenkomst, aanleiding zouden zijn geweest om geen overeenkomst met deze opdrachtnemer aan te gaan.
3. De opdrachtnemer is verplicht de opdrachtgever terstond te informeren over het optreden of redelijkerwijs voorzienbaar zijn van een van de omstandigheden als bedoeld in het tweede lid.
4. In geval van ontbinding van de overeenkomst heeft de opdrachtnemer geen recht op enige schadevergoeding.
5. In geval van ontbinding heeft de opdrachtgever het recht om de reeds door de opdrachtnemer geleverde en door de opdrachtgever betaalde prestatie te blijven gebruiken.
6. De opdrachtgever kan afgifte vorderen van hetgeen reeds op basis van de overeenkomst is ontwikkeld of gerealiseerd en van de gegevens die nodig zijn om een en ander te kunnen voltooien en gebruiken, tegen betaling van een corresponderend deel van de overeengekomen tegenprestatie.
7. Partijen kunnen overeenkomen dat de opdrachtnemer de prestatie zodanig afrondt, dat deze voldoet aan hetgeen is overeengekomen dan wel dat deze door een ander kan worden voltooid.
Artikel 11 Prijzen en tarieven
1. Prijzen en tarieven zijn vast voor de duur van de overeenkomst en in euro’s en omvatten alle belastingen, maar exclusief BTW en betreffen de overeengekomen prestatie, alsmede alle overige kosten, zoals die van training of inwerking van personeel, reis- en verblijf- en voorrijkosten, administratiekosten en de kosten van de verpakking.
2. De in het eerste lid bedoelde prijzen gelden ook voor meer- en minderwerk als bedoeld in artikel 3.
1. Tenzij factureringsmomenten zijn overeengekomen, xxxxx de opdrachtnemer niet eerder een factuur aan de opdrachtgever dan nadat de prestatie is verricht en geaccepteerd. Opdrachtgever is verplicht facturen te ontvangen, aanvaarden en te verwerken die beantwoorden aan de Europese norm voor elektronische facturering en aan alle syntaxen op de door de Commissie in het Publicatieblad van de Europese Unie bekendgemaakte lijst. De opdrachtnemer heeft het recht te kiezen om de factuur volgens de Europese norm voor elektronische facturering, volgens nationale of andere technische normen, of op papier in te dienen.
2. In een factuur is in ieder geval opgenomen:
a. opgave van het aantal werkelijk en noodzakelijk bestede uren, alsmede de datums waarop een en ander is verricht, of
b. een korte omschrijving van de verrichte prestatie.
3. De opdrachtgever voldoet binnen dertig dagen na ontvangst en goedkeuring van de desbetreffende factuur de op grond van de overeenkomst verschuldigde bedragen, mits gefactureerd overeenkomstig de factureringsafspraken en na acceptatie van de prestatie en de bijbehorende documentatie.
4. In geval van te late betaling is de opdrachtgever de wettelijke rente verschuldigd.
5. In geval van vooruitbetaling door de opdrachtgever verstrekt de opdrachtnemer op eerste verzoek daartoe en voorafgaand aan de eerste vooruitbetaling, op zijn kosten voldoende zekerheid voor (terug)betaling, voor het geval de opdrachtnemer op enigerlei wijze tekort schiet in de nakoming van zijn verplichtingen waarop de vooruitbetaling ziet.
6. De zekerheid wordt verstrekt door middel van een originele verklaring (bankgarantie “op afroep”) van een erkende kredietinstelling ter hoogte van het door de opdrachtgever vooruit te betalen of vooruitbetaalde bedrag, vermeerderd met eventuele rente en kosten, een en ander goed te keuren door de opdrachtgever.
7. Indien is overeengekomen dat betaling volgens nacalculatie plaatsvindt, specificeert de opdrachtnemer de factuur zoals overeengekomen.
8. Xxxxxxxx door de opdrachtgever houdt op geen enkele wijze afstand van enig recht in.
9. Het is de opdrachtnemer niet toegestaan zijn prestatie te verrekenen met een vordering op de opdrachtgever, uit welken hoofde dan ook verschuldigd.
10. De opdrachtgever heeft het recht de voldoening van een factuur op te schorten in het geval van een dreigende vertraging als bedoeld in artikel 7, eerste lid, of een toerekenbare tekortkoming als bedoeld in artikel 8, eerste lid.
11. Overschrijding van een betalingstermijn door de opdrachtgever of niet-betaling van een factuur op grond van vermoedelijke inhoudelijke onjuistheid daarvan of in geval van ondeugdelijkheid van de prestatie, geeft de opdrachtnemer niet het recht zijn werkzaamheden op te schorten dan wel te beëindigen.
12. De opdrachtgever kan de factuur door een door haar aan te wijzen accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek op inhoudelijke juistheid laten controleren. De opdrachtnemer verleent de betrokken accountant xxxxxx in boeken en bescheiden en verstrekt hem alle gegevens en informatie die deze verlangt.
13. De controle als bedoeld in het twaalfde lid, is vertrouwelijk en strekt zich niet verder uit dan voor het verifiëren van de facturen is vereist.
14. De accountant brengt zijn rapportage zo spoedig mogelijk aan partijen uit.
15. De kosten van het accountantsonderzoek als bedoeld in de vorige leden, komen voor rekening van de opdrachtgever, tenzij uit het onderzoek van de accountant blijkt dat de factuur niet juist dan wel onvolledig is, in welk geval bedoelde kosten voor rekening van de opdrachtnemer komen.
Artikel 13 Zaken van de opdrachtgever
1. In het geval de opdrachtgever aan de opdrachtnemer zaken, zoals grondstoffen, hulpstoffen, gereedschappen, tekeningen, specificaties en software, ter beschikking heeft gesteld ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst, blijven deze zaken eigendom van de opdrachtgever. Aan de terbeschikkingstelling kunnen voorwaarden worden verbonden.
2. De opdrachtnemer bewaart de ter beschikking gestelde zaken afgescheiden van soortgelijke zaken welke behoren aan hemzelf of aan derden.
3. De opdrachtnemer zal de ter beschikking gestelde zaken merken als eigendom van de opdrachtgever.
4. De opdrachtnemer retourneert kosteloos al hetgeen hij in het kader van de uitvoering van de overeenkomst van de opdrachtgever onder zich heeft, uiterlijk binnen veertien dagen nadat de overeenkomst is uitgevoerd, dan wel uiterlijk binnen veertien dagen na een verzoek daartoe van de opdrachtgever.