Schriftelijke overeenkomst KDV ’t Kasteeltje
Schriftelijke overeenkomst KDV ’t Kasteeltje
Tussen enerzijds de organisator:
Scholengroep Rivierenland, Xxxxxxxxxxx 000X xx 0000 Xxxxxx, vertegenwoordigd door de xxxx Xxx Xxxxx, verantwoordelijke van kinderdagverblijf ’t Kasteeltje, Molenstraat 7 te 2870 Puurs
en anderzijds de contracthouder : dhr./mevr. ………………………………………………………..….
en dhr./mevr. ………………………………………………………………….…………………………….
ouders van ………………………………………………………….………………………………….…….
en wonende te ……………………………………………………………………………………………….
hierna genoemd “de ouders”,
worden volgende bepalingen overeengekomen:
1. Opvang reserveren = opvang betalen!
De ouders betalen het inkomenstarief voor de dagen die gereserveerd zijn in het opvangplan en voor occasionele extra afgesproken opvangdagen.
De ouders moeten NIET betalen voor:
- de gereserveerde opvangdagen die vallen op sluitingsdagen van KDV ’t Kasteeltje (zie bijlage C bij het huishoudelijk reglement van kinderdagverblijf ‘t Kasteeltje)
- de gerechtvaardigde afwezigheidsdagen indien afgemeld voor 9u (zie punt 5.2)
- het wenmoment in het kinderdagverblijf
2. Individueel opvangplan
Het individueel opvangplan geeft voor bovenvermeld kind de gereserveerde en gegarandeerde dagen of dagdelen per week weer, voor de met de ouders afgesproken periode tussen startdatum en einddatum.
Het individueel opvangplan maakt integraal deel uit van de schriftelijke overeenkomst en wordt als bijlage bij de schriftelijke overeenkomst gevoegd.
2.1. Wijziging van het individueel opvangplan
Elke structurele wijziging dient door de ouders schriftelijk te worden aangevraagd via xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxx@x-x.xx. De ouders dienen hun aanvraag te motiveren.
De organisator of zijn vertegenwoordiger zal de gemotiveerde aanvraag grondig in overweging nemen. Uiterlijk 10 werkdagen na ontvangstmelding van de aanvraag worden de ouders door de organisator of zijn vertegenwoordiger schriftelijk in kennis gesteld van de genomen beslissing.
Bij elke structurele wijziging dient een nieuw opvangplan te worden opgesteld dat zowel door ouders als door de verantwoordelijke wordt ondertekend.
2.1.1 Wat zijn structurele wijzigingen?
⮚ Een vermindering van het aantal opvangdagen en/of -uren:
De gemotiveerde aanvraag dient door de ouders schriftelijk te gebeuren 20 kalenderdagen vóór de eerste opvangdag van het nieuwe opvangplan.
De periode van collectieve sluiting van KDV ’t Kasteeltje schort de periode van 20 kalenderdagen op.
⮚ Een verhoging en/of verschuiving van het aantal opvangdagen en/of -uren:
De gemotiveerde aanvraag dient door de ouders schriftelijk te gebeuren 10 kalenderdagen vóór de eerste opvangdag van het nieuwe opvangplan.
De periode van collectieve sluiting van KDV ’t Kasteeltje schort de periode van 10 kalenderdagen op.
⮚ Een uitgestelde startdatum:
De gemotiveerde aanvraag dient door de ouders schriftelijk te gebeuren 20 kalenderdagen vóór de eerste opvangdag van het nieuwe opvangplan.
De periode van collectieve sluiting van KDV ’t Kasteeltje schort de periode van 20 kalenderdagen op.
2.1.2 Andere wijzigingen?
De ouders kunnen occasioneel extra opvangdagen en of –uren reserveren indien de bezettingsgraad van zowel kinderen als personeel dit toelaat en na goedkeuring door de verantwoordelijke van het kinderdagverblijf of zijn vertegenwoordiger.
2.2. Opzeg van het individueel opvangplan en schriftelijke overeenkomst
2.2.1 Opzeg door de ouders:
De ouders kunnen de ‘Schriftelijke overeenkomst en individueel opvangplan’ met KDV ’t Kasteeltje enkel beëindigen met een aangetekend schrijven.
⮚ Opzegtermijn
KDV ’t Kasteeltje hanteert een opzegtermijn van 30 kalenderdagen met ingangsdatum de postdatum van het aangetekend schrijven.
De periode van collectieve sluiting van KDV ’t Kasteeltje schort de periode van 30 kalenderdagen op.
⮚ Opzeggingsvergoeding
Wanneer de opzegtermijn niet wordt gerespecteerd, wordt een opzeggingsvergoeding gevraagd.
De opzeggingsvergoeding is gelijk aan het bedrag van de gemiste ouderbijdrage voor die periode. De opzeggingsvergoeding wordt ingehouden van de reservatiewaarborg .
Enkel bij gerechtvaardigde redenen en mits het voorleggen van bewijsstukken, kan de organisator of zijn vertegenwoordiger beslissen om de opzeggingsvergoeding niet aan te rekenen.
Er kan geen opzegtermijn en opzeggingsvergoeding worden gevraagd aan de ouders in geval:
- de opzeggingstermijn wordt gerespecteerd
- een zware fout werd begaan door de verantwoordelijke of het personeel
- van een beslissing tot opheffing van de vergunning door Kind en Gezin.
2.2.2 Opzeg door de organisator of zijn vertegenwoordiger:
KDV ‘t Kasteeltje kan de opvang eenzijdig beëindigen indien de bepalingen van het huishoudelijk reglement of van de schriftelijke overeenkomst niet worden nageleefd en indien geen gevolg wordt gegeven aan de schriftelijke verwittiging.
⮚ Opzegtermijn
KDV ’t Kasteeltje hanteert een opzegtermijn van 30 kalenderdagen met ingangsdatum de postdatum van het aangetekend schrijven. De periode van collectieve sluiting van KDV ’t Kasteeltje schort de periode van 30 kalenderdagen op.
De opzeg wordt per aangetekende brief meegedeeld met vermelding van reden en ingangsdatum van de uitsluiting van het kind.
Er dient geen opzegtermijn te worden gerespecteerd in geval :
- een zware fout werd begaan door de ouders of het gezin.
- het kind wordt uitgesloten als gevolg van wanbetaling.
3. Kostprijs kinderopvang
3.1. Reservatiewaarborg
Bij inschrijving betalen de ouders een ‘reservatiewaarborg’ van € 250. 1
De inschrijving is pas definitief na ontvangst van de gestorte reservatiewaarborg op de rekening van KDV ’t Kasteeltje.
Dit bedrag dient tot waarborg van volgende verplichtingen uit de schriftelijke overeenkomst en/of het huishoudelijk reglement:
- het naleven van de schriftelijke reservatie van een kinderopvangplaats;
- het betalen van facturen;
- het naleven van de opzegbepalingen.
Als aan al deze verplichtingen voldaan is, wordt de reservatiewaarborg integraal teruggestort binnen de 10 werkdagen:
- na de einddatum van het opvangplan
- na het verstrijken van de opzegtermijn.
1 Voor gezinnen met een gezamenlijk belastbaar inkomen vóór aftrekbare bestedingen lager dan 27000 euro is dit 50 euro.
De waarborg zal geheel of gedeeltelijk worden ingehouden indien de ouders volgende verplichtingen uit de schriftelijke overeenkomst of het huishoudelijk reglement niet nakomen:
- het naleven van de schriftelijke reservatie van een opvangplaats; (zie punt 2.1.1)
- het betalen van facturen; (zie punt 4)
- het naleven van de opzegbepalingen. (zie punt 2.2.1)
Indien de ouders, vóór de startdatum van het opvangplan, door overmacht onverwacht geen gebruik kunnen maken van de opvang, richten zij een gemotiveerde aanvraag tot terugbetaling van de reservatiewaarborg aan xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxx@x-x.xx
De organisator of zijn vertegenwoordiger zal de gemotiveerde aanvraag grondig in overweging nemen en documenten opvragen die de overmacht staven. Uiterlijk 10 werkdagen na ontvangstmelding van de stavingsdocumenten worden de ouders door de organisator of zijn vertegenwoordiger schriftelijk in kennis gesteld van de genomen beslissing.
3.2. Inkomenstarief (of individueel verminderd inkomenstarief):
3.2.1 De ouders betalen dit tarief voor :
- de opvangdagen die gereserveerd zijn in het opvangplan en waarop het kind aanwezig is;
- de extra (occasionele) overeengekomen opvangdagen waarop het kind aanwezig is;
- de afwezigheden die gemeld zijn vóór 9u én indien de gerechtvaardigde afwezigheidsdagen zijn opgebruikt.
3.2.2 Berekening:
- voor een opvangduur tussen 5u en 10u59 : 100% van het tarief
- voor een duur van minder dan 5u: 60% van het tarief
Verblijfstijden van een kind gespreid over verschillende tijdstippen op één dag worden samengeteld.
3.3. Maximaal inkomenstarief:
Zie bijlage B bij het huishoudelijk reglement van kinderdagverblijf ’t Kasteeltje voor een gedetailleerde beschrijving.
3.3.1 De ouders betalen dit tarief voor:
- ongewettigde afwezigheidsdagen (afwezigheid niet gemeld of te laat gemeld)
3.4. Eventuele bijkomende kosten:
Zie bijlage B van het huishoudelijk reglement van kinderdagverblijf ’t Kasteeltje voor een gedetailleerde beschrijving.
Volgende kosten kunnen als bijkomende kosten gefactureerd worden op de maandelijkse factuur van de ouderbijdrage:
3.4.1 facturatiekosten:
€ 3,5 per maand
3.4.2 Kosten in geval van verlies of beschadiging
van materiaal dat door het kinderdagverblijf aan de ouders werd ter beschikking gesteld en wordt meegenomen naar huis (bijvoorbeeld: heen-en-weerschriftje; registratiebadge;)
3.4.3 Sanctionerende vergoeding voor afhaling na sluitingstijd (18u).
- van 0 tot 15 minuten na sluitingstijd: € 15
- van 16 tot 30 minuten na sluitingstijd: € 20
- van 31 tot 60 minuten na sluitingstijd: € 30
3.4.4 Administratiekosten bij wanbetaling.
Zie punt 4.2
3.4.5 Incassokosten bij inschakeling incassobureau
4. Facturatie
4.1 Betalingswijze:
De ouders ontvangen maandelijks een factuur (volgens hun inkomenstarief) van KDV ’t Kasteeltje voor het aantal gereserveerde opvangdagen en/of-uren van de volgende maand, zoals opgenomen in het individueel opvangplan.
Op de volgende factuur worden de eventueel opgebruikte gerechtvaardigde afwezigheidsdagen (respijtdagen) en/of ongerechtvaardigde afwezigheidsdagen en/of eventueel bijkomende kosten van de voorbije maand verrekend.
Het factuurbedrag wordt betaald via overschrijving op het rekeningnummer
XX00 0000 0000 0000 van KDV ‘t Kasteeltje en dit binnen de 2 weken na factuurdatum. KDV ‘t Kasteeltje dringt aan op stipte betaling.
Voorbeeld: Op datum van 31 maart wordt de factuur opgemaakt met volgende rubrieken:
- Totaalbedrag voor het aantal geplande aanwezigheidsdagen en/of –uren voor de maand april (volgens inkomenstarief)
- Aanrekening maandelijkse facturatiekost
- Verrekening (eventueel) van de gerechtvaardigde opgebruikte afwezigheidsdagen in de maand maart
- Aanrekening (eventueel) van de ongerechtvaardigde afwezigheidsdagen in de maand
maart (verschil tussen inkomenstarief en maximumtarief wordt aangerekend)
- Aanrekening (eventueel) van bijkomende kosten, gemaakt in de maand maart
De ouders ontvangen deze factuur in de eerste week van april. Deze factuur dient betaald te zijn vóór 15 april.
4.2 Wanbetalers
Verloop bij wanbetaling:
1) 20 dagen na factuurdatum wordt een herinnering verzonden met het verzoek tot onmiddellijke betaling.
2) In geval de factuur niet betaald is binnen de 5 werkdagen na ontvangst van de herinnering, wordt een eerste aanmaning aangetekend verstuurd.
Hiervoor worden € 15 administratiekosten aangerekend.
3) 14 dagen na de eerste aanmaning wordt een tweede aanmaning aangetekend verstuurd. Hiervoor worden opnieuw € 15 administratiekosten aangerekend.
In de tweede aanmaning worden volgende bepalingen uitdrukkelijk vermeld:
⮚ Op datum van bedraagt het totaal aan achterstallige ouderbijdragen en
bijkomende bijdragen € ……..
⮚ Indien het totaalbedrag van ouderbijdragen en bijkomende kosten niet wordt betaald binnen de 5 werkdagen, zal de organisator de schriftelijke overeenkomst éénzijdig opzeggen. Het kind wordt dan uitgesloten vanaf de 1ste van de volgende maand, dus vanaf
……./…../…..
4) In geval het hierboven beschreven betalingstraject is afgelopen én de factuur nog steeds niet is betaald, kan de organisator beslissen om een incassobureau in te schakelen en zal er een incassotraject opgestart worden.
Indien de ouders herhaaldelijk laattijdig betalen waarbij ze per aangetekende zending worden aangemaand tot betalen, kan de organisator of zijn vertegenwoordiger de schriftelijke overeenkomst opzeggen.
Dit houdt in dat na de vierde aangetekende zending met aanmaning tot betalen, voor vier al dan niet opeenvolgende facturatieperiodes, de organisator de opzeg per aangetekende brief zal meedelen aan de ouders, met vermelding van reden en ingangsdatum.
5. Gerechtvaardigde afwezigheidsdagen (respijtdagen)
Ouders hebben recht op een aantal gerechtvaardigde afwezigheidsdagen per kalenderjaar. Dit zijn dagen waarop het kind afwezig kan zijn, ongeacht de reden.
Bijvoorbeeld: ouder is ziek thuis; ouders nemen een snipperdag; het kind gaat een dagje naar de grootouders; enz.
5.1. Afwezig wegens ziekte:
Opgelet: Indien het kind een aantal dagen ziek is en thuis moet blijven, worden deze dagen meegeteld als gerechtvaardigde afwezigheidsdagen. Een doktersattest is niet nodig.
5.1.1 Uitzondering: Langdurige ziekte van het kind:
Indien het kind langer dan 2 opeenvolgende weken afwezig is wegens ziekte en dit gestaafd wordt door een doktersattest, worden deze dagen niet in rekening gebracht als gerechtvaardigde afwezigheidsdagen.
5.2. Belangrijke voorwaarde om als gerechtvaardigde afwezigheidsdag in aanmerking te komen:
De afwezigheid van het kind werd aan het kinderdagverblijf gemeld vóór 9u !
6. Berekening aantal gerechtvaardigde afwezigheidsdagen
Het aantal verworven en opgebruikte gerechtvaardigde afwezigheidsdagen voor het lopende kalenderjaar worden vermeld op de maandelijkse factuur.
6.1. per volledig kalenderjaar:
Volle opvangdagen/week ≥5u/dag | Aantal gerechtvaardigde afwezigheidsdagen | Halve opvangdagen/week < 5 u/dag | Aantal gerechtvaardigde afwezigheidsdagen |
5 | 20 dagen | 5 | 20 halve dagen |
4 | 16 dagen | 4 | 16 halve dagen |
3 | 12 dagen | 3 | 12 halve dagen |
2 | 8 dagen | 2 | 8 halve dagen |
1 | 4 dagen | 1 | 4 halve dagen |
6.2. minder dan een volledig kalenderjaar:
Indien de opvangperiode geen volledig kalenderjaar omvat, worden de gerechtvaardigde afwezigheidsdagen verhoudingsgewijs berekend als volgt:
Startdatum opvangperiode per kalenderjaar | Formule berekening gerechtvaardigde aanwezigheidsdagen |
Vóór 1 april | aantal (hele of halve) dagen volgens schema x 1 |
Tussen 1 april en vóór 1 juli | aantal (hele of halve) dagen volgens schema x 3/4 |
Tussen 1 juli en vóór 1 oktober | aantal (hele of halve) dagen volgens schema x 2/4 |
Tussen 1 oktober en vóór 1 januari | aantal (hele of halve) dagen volgens schema x 1/4 |
7. Ongerechtvaardigde afwezigheidsdagen:
Opgelet!
Niet afgemeld vóór 9u betekent dat die dag beschouwd wordt als ongerechtvaardigde afwezigheidsdag.
Elke ongerechtvaardigde afwezigheidsdag zal worden aangerekend aan het maximaal inkomenstarief, ongeacht het inkomenstarief dat ouders normaal betalen.
Zie bijlage B bij het huishoudelijk reglement van kinderdagverblijf ’t Kasteeltje.
8. Kennisname “huishoudelijk reglement van kinderdagverblijf ’t Kasteeltje”:
Het huishoudelijk reglement van kinderdagverblijf ’t Kasteeltje bevat meer informatie en kan geraadpleegd worden via xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx.xx of www.scholengroep- xxxxxxxxxxxx.xx
Het huishoudelijk reglement bevat volgende bijlagen:
Bijlage A: bijzondere afspraken Bijlage B: ouderbijdragen
Bijlage C: sluitingsdagen kinderdagverblijf
Het huishoudelijk reglement wordt door de ouders ondertekend voor ontvangst en kennisneming. Elke wijziging van het huishoudelijk reglement, in het nadeel van de ouders:
(bijvoorbeeld: een wijziging in het prijsbeleid of de waarborg)
- wordt minstens twee maanden voor de wijziging ingaat schriftelijk meegedeeld;
- wordt voor ontvangst en kennisneming ondertekend door de ouder(s);
- geeft de ouder(s) het recht om binnen de twee maanden na kennisname van deze wijziging de schriftelijke overeenkomst zonder enige schade- of opzeggingsvergoeding op te zeggen.
9. Identificatiegegevens van het opgevangen kind: zie ook inlichtingenfiche
Voornaam: …………………………………….…. Naam: ……………………………………………
Geboortedatum: …..…..…/..…..……/………..… Geboorteplaats: ….……………………………..
Geslacht: M / V (schrappen wat niet past) Rijksregisternummer: ..…………………………
10. Contactgegevens van het gezin in noodgevallen: zie ook inlichtingenfiche Naam:………………………………………………….. Relatie kind: …………………………………….
Telefoon/ GSM:………………………………………………………………………………………………
Naam:………………………………………………….. Relatie kind: …………………………………….
Telefoon/ GSM: …………………………………………….……………………………………………….
Naam:………………………………………………….. Relatie kind: …………………………………….
Telefoon/ GSM: ……………………………………………………..………………………………………
Naam:………………………………………………….. Relatie kind: …………………………………….
Telefoon/ GSM: ………….………………………………………………………………………………….
11. Overgangsperiode voor reservatiewaarborg
De nieuwe regeling met betrekking tot de reservatiewaarborg wordt enkel toegepast op de nieuwe inschrijvingen vanaf 1 april 2014.
12. Overgangsperiode voor facturatie en gerechtvaardigde afwezigheidsdagen
Vanaf 1 juli 2014 wordt de nieuwe regeling voor facturatie en het gebruik van de gerechtvaardigde afwezigheidsdagen toegepast op alle lopende en nieuwe inschrijvingen.
Dit betekent:
- de ouders ontvangen in de eerste week van juli 2014 een factuur voor de geleverde opvangprestaties van de maand juni 2014 én de voorafbetaling van de geplande opvangprestaties voor de maand juli 2014 (max. 8 dagen wegens collectieve vakantiesluiting)
- het aantal gerechtvaardigde afwezigheidsdagen bedraagt de helft van het aantal toegekende afwezigheidsdagen voor een volledig kalenderjaar (volgens het aantal
Ondergetekenden verklaren zich hierbij akkoord met de bepalingen in de schriftelijke overeenkomst.
Ondergetekenden verbinden zich ertoe om de bepalingen van de schriftelijke overeenkomst na te leven.
Gelezen en goedgekeurd door:
(eigenhandig geschreven + naam en handtekening ouders)
Datum:……../………../….…..
Naam:……………………………………
Handtekening:
Naam: ……………………………………………..
Handtekening:
Gelezen en goedgekeurd door:
(eigenhandig geschreven + naam en handtekening verantwoordelijke KDV ’t Kasteeltje)
Datum:……../………../….…..
Naam: Xxx Xxxxx Handtekening:
opvangdagen en/of –uren op weekbasis).