OPEN OPROEP TOT HET INDIENEN VAN EEN PROJECTVOORSTEL VOOR DE PROCESBEGELEIDING VAN EEN COCREATIETRAJECT IN HET KADER VAN HET PROJECT GENT-PIETERS

- Contracterende overheid: de Stad Gent die deze open oproep lanceert en uiteindelijk een subsidieovereenkomst zal afsluiten met de gekozen kandidaat.

- Uitvoerder: de kandidaat die dit project toegewezen krijgt en met wie de contracterende overheid een subsidieovereenkomst voor de procesbegeleiding van het cocreatieproject zal afsluiten.

Leeswijzer:

Deel 2 van dit document geeft u vooreerst een beknopte beschrijving van het voorwerp van het project en de dwingende randvoorwaarden die de uitvoerder zal moeten respecteren bij de realisatie van dit project. Deze voorwaarden en modaliteiten zijn meer in detail uitgewerkt in de modelsubsidieovereenkomst, die het voorwerp uitmaakt van deel 3 van dit document.

Verder bevat deel 2 alle voorschriften voor de keuze van de uitvoerder, zoals de minimale vereisten waaraan de kandidaat moet voldoen en de criteria op basis waarvan de contracterende overheid het projectvoorstel van de kandidaten zal beoordelen alsook de richtlijnen voor de opmaak en indiening van de projectvoorstellen.

2 PROCEDUREREGELS VOOR TOEWIJZING VAN HET PROJECT

2.1 CONTEXT EN VOORWERP VAN HET PROJECT

2.1.1 CONTEXT

2.1.1.1 Project Gent Sint-Pieters

Het station Gent-Sint-Pieters is gebouwd aan de vooravond van de Wereldtentoonstelling van 1913. Ongeveer een eeuw later willen de projectpartners het station en zijn omgeving aanpassen aan de huidige behoeften. Zij startten hiervoor een twintigtal jaar geleden het Project Gent Sint-Pieters (PGSP) op (zie xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx voor meer informatie).

Tussentijdse evaluatie van het Project Gent Sint-Pieters

In 2018 waren er al heel wat zaken gerealiseerd. Tegelijkertijd stonden toen enkele belangrijke nieuwe deelprojecten op stapel:

- De (her)aanleg van de twee stationspleinen: het Koningin Xxxxx-Xxxxxxxxxxxxx en het Koningin Mathildeplein

- De bouwprojecten in de zone B langsheen de Koningin Fabiolalaan.

Dit was dan ook een uitgelezen moment om lessen uit het verleden te trekken en het project te actualiseren. Via een digitale enquête en enkele interactieve wandelingen werden geïnteresseerde belanghebbenden en enkele externe experts betrokken bij een tussentijdse evaluatie (zie xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxx-xx-xxxxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxx-xx-xxx- juiste-spoor-2018 voor meer informatie).

De resultaten uit de enquête en de wandelingen konden worden opgedeeld in drie groepen: concrete informatievragen, aandachtspunten binnen de lopende projectontwikkeling en vragen naar aanvullend onderzoek/aanvullende trajecten. Deze laatste groep gaf aanleiding tot de realisatie van een sociaal-ruimtelijke studie en de actualisatie van het masterplan voor de publieke ruimte in het kader van het Project Gent Sint-Pieters.

Sociaal-ruimtelijke studie

Eén van de belangrijke aanbevelingen van de sociaal-ruimtelijke studie was om via een cocreatietraject met de buurt te zoeken naar een gepaste invulling voor een gemeenschappelijke ruimte in de geplande nieuwe ontwikkeling langs de K. Fabiolalaan (zie xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxx-xx-xxxxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxx-xxxxxxxxxxx-xxxxxx-0000 voor meer informatie).

Deze oproep beoogt deze aanbeveling in praktijk om te zetten.

Actualisatie van het masterplan voor de publieke ruimte

De studie voor de actualisatie van het masterplan voor de publieke ruimte is gestart begin 2020 en loopt nog tot eind 2021. Deze studie zal de grote lijnen vastleggen voor de inrichting van straten en pleinen in de ruime omgeving van het station Gent-Sint-Pieters. Ook de K. Fabiolalaan en de publieke ruimte van de projectontwikkeling langs de K. Fabiolalaan komen in deze studie aan bod. Meer

informatie over deze studie is te vinden op xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxx-xx- inspraak/inspraak/masterplan-publieke-ruimte.

2.1.1.2 Geplande ontwikkelingen langs de K. Fabiolalaan ikv PGSP

Ligging

Het gebied tussen de K. Fabiolalaan en de spoorbundel zal de komende jaren worden ontwikkeld. Op de luchtfoto hieronder wordt dat gebied aangeduid, naast de andere deelprojecten van het Project Gent Sint-Pieters.

Geplande projectontwikkeling langs de K. Fabiolalaan ikv PGSP

Langs de Koningin Fabiolalaan komt een volledig nieuw stadsdeel met een aantal hoge en middelhoge woon- en kantoorgebouwen. Dichtbij het station worden dit vooral kantoorgebouwen, richting de Blaarmeersen worden vooral residentiële gebouwen gepland. Dit nieuwe stadsdeel maakt deel uit van de groene as tussen het Citadelpark en de Blaarmeersen. Door de grote omvang is de projectontwikkeling langs de Koningin Fabiolalaan in drie zones opgedeeld:

- De zone A loopt van het Xxxxxxxx Xxxxx-Xxxxxxxxxxxxx xxx xxx xx Xxxxxxxxxxxx en wordt ontwikkeld door de NMBS. De zone A ligt het dichtst tegen het station en wordt daarom denser bebouwd dan de zones B en C.

- De zone B loopt van de Xxxxx xx Xxxxxxxxxxxx tot aan de Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx en wordt grotendeels ontwikkeld door sogent, het stadsontwikkelingsbedrijf van Stad Gent. De ontwikkeling op zone B wordt hieronder verder toegelicht.

- De zone C start aan de Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx en loopt tot aan de Snepkaai (Leie) en wordt ontwikkeld door sogent, eigenaar van zone C. De ontwikkeling op zone C wordt hieronder verder toegelicht.

Een aantal straten en pleinen in de omgeving van het station Gent-Sint-Pieters zal worden heraangelegd. Dit geldt ook voor de K. Fabiolalaan, waarvan het eerste deel al is heraangelegd (tot aan de Aaigemstraat). De timing van deze werken is nog niet gekend.

Geplande ontwikkeling van zone B

De zone B is grotendeels in eigendom van sogent. Enkel de zone tegen de sporen gereserveerd voor het LCI en het perceel van de Diamant is in eigendom van de projectpartners van het PGSP.

Voor de ontwikkeling van het deel van zone B dat in eigendom is van sogent werd enkele jaren geleden een participatietraject opgestart. Daarbij lag de focus op de publieke ruimte. De studie voor de actualisatie van het masterplan publieke ruimte heeft hierop verder gewerkt. In de toekomst zullen nog verdere participatie-initiatieven worden genomen om de ontwikkeling op zone B samen met de geïnteresseerde belanghebbenden vorm te geven.

De huidige plannen voor de zone B voorzien:

- de bouw van ongeveer 200 appartementen, waarvan driekwart sociale appartementen. Momenteel voert sogent gesprekken met een sociale huisvestingsmaatschappij over het proces en het verloop van die ontwikkeling.

- de realisatie van een stadsgebouw met daarin een basisschool voor 240 leerlingen, een kinderdagverblijf voor 28 kinderen en buitenschoolse kinderopvang voor 56 kinderen. Het gebouw voorziet ook verenigingslokalen voor o.a. jeugdwerking en voor buurtwerking.

- de aanleg van een ‘entreeplein’ voor het stadsgebouw, tegenover de Verpleegstersstraat. De invulling van de overige publieke ruimte zal aan bod komen bij het uitwerken van de concrete plannen voor zone B.

- de aanleg van de Boentweg die de verbinding (enkel voor zacht verkeer) vormt tussen de Koningin Fabiolalaan en de Timichegtunnel. De Boentweg zal tussen de ‘Diamant’ en het toekomstige LCI aangelegd worden en ongeveer ter hoogte van de Aaigemstraat aantakken op de K. Fabiolalaan.

- het Rijsenbergpark op de grens tussen zone B en zone C.

Deze ontwikkelingen (met uitzondering van de Boentweg) zullen volgens de huidige plannen plaatsvinden op het talud. Dit laat toe om de groene berm (zoveel als mogelijk) te vrijwaren. Op het talud staat momenteel een werkplaats van de NMBS/Infrabel. Bij het ontwikkelen van zone B zal worden onderzocht of een gedeelte van de huidige werkplaats kan worden behouden.

De timing van deze werken is momenteel niet gekend.

Meer informatie over de ontwikkeling van zone B is te vinden op xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx-xxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxx-x.

Zone B wordt momenteel grotendeels ingenomen door Infrabel en de NMBS. Dit zal allicht zo blijven tot de sanering of de ontwikkeling van zone B start. De timing van de sanering zal worden afgestemd op de realisatie van de verschillende bouwvelden.

Geplande ontwikkeling op zone C

Voor de ontwikkeling van zone C werd een wedstrijd uitgeschreven. Het project Rinkkaai van het team Alides, Nacarat en Cores Development kwam als eerst gerangschikte uit de bus. Dat project voorziet in 308 nieuwe woningen, ruimte voor buurtwinkels en buurtondersteunende diensten. Deze functies worden verspreid over zes gebouwen, waaronder twee woontorens.

Het ontwerp is gebaseerd op het paviljoenmodel. De gebouwen worden namelijk ingeplant in een groene omgeving, die de overgang moet vormen tussen de Blaarmeersen en het toekomstig Rijsenbergpark.

Door lopende juridische procedures is de timing van de realisatie van Rinkkaai momenteel onduidelijk.

2.1.1.3 De Rijsenbergbuurt

De bestaande buurt tussen de K. Fabiolalaan en de K. Albertlaan, de Rijsenbergbuurt, grenst aan de geplande ontwikkelingszone langs de sporen. In het verleden hebben meerdere bewoners onder meer de nadruk gelegd op het belang van een goede verbinding tussen de Rijsenbergbuurt en de nieuwe ontwikkeling langs de K. Fabiolalaan. Deze verbinding slaat zowel op de ruimtelijke verbinding, bijvoorbeeld via veilige oversteken over de K. Fabiolalaan, als op de sociale verbinding. Externe experts hebben tijdens de evaluatie in 2018 benadrukt dat de verbinding tussen de bestaande gemeenschap en de nieuwe gemeenschap niet automatisch tot stand zal komen. Via dit cocreatietraject hopen de projectpartners de kiem te leggen voor de verbinding tussen beide gemeenschappen.

De Verpleegstersstraat

De Verpleegstersstraat vormt een verbinding tussen enerzijds het Rijsenbergpark, het stadsgebouw en de sociale woningen op zone B en anderzijds het Duifhuispark en de bestaande buurt. De ruimtelijke verbinding tussen de bestaande buurt en de nieuwe ontwikkeling is evident. Via dit cocreatietraject kan ook werk gemaakt worden van de sociale verbinding tussen de bestaande en de toekomstige gemeenschap.

In de Verpleegstersstraat bevinden zich meerdere appartementen met sociale woningen. Ook op zone B zullen sociale woningen worden gebouwd. Het is de bedoeling om de sociale woningen op zone B maximaal te integreren in de buurt. De aanwezigheid van sociale woningen in de Verpleegsterstraat biedt hiervoor een opportuniteit.

Het Duifhuispark

Het Duifhuispark bevindt zich min of meer ingesloten tussen de Duifhuisstraat en de Rijsenbergstraat. Dit park zal in 2022 worden vernieuwd. Het wordt een stuk anders ingericht en krijgt nieuwe speelmogelijkheden. In februari 2021 (via een enquête) en in juli 2021 (via een praatplan) werd de buurt over de herinrichting van dit park bevraagd. Op basis van deze bevraging zal de Groendienst van de Stad Gent het plan voor het park verder uitwerken. Meer informatie over de vernieuwing van het Duifhuispark is te vinden op xxxxx://xxxx.xxxx/xx/xxxxxxx-xx- projecten/project-duifhuispark .

Lokale buurtinitiatieven

Eind 2016 startten enkele bewoners een tijdelijke buurtmoestuin, De Hoveling. Deze buurtmoestuin bestaat uit enkele tientallen houten bakken en bevindt zich momenteel op een braakliggend terrein op zone A, tegenover de F. De Potterstraat. Op dat terrein zal later het K. Paolaplein worden aangelegd.

De projectpartners van het Project Gent Sint-Pieters onderschrijven de aanbeveling van de sociaal- ruimtelijke studie om de buurtmoestuin een definitieve plek te geven in de projectontwikkeling langs de K. Fabiolalaan.

Een andere groep bewoners organiseert ‘Klein Patijn’, regelmatig speelmomenten voor peuters en kleuters in Het Hoeveke (Patijntjestraat 62, 9000 Gent) op woensdagnamiddag. Deze speelmomenten vormden ook een ontmoetingsplek voor hun (groot)ouders met andere buurtbewoners.

Daarnaast organiseren meerdere bewonersgroepen jaarlijks een straatfeest.

Meer informatie over lokale verenigingen, organisaties, wijksites en sociale media is te vinden op xxxxx://xxxx.xxxx/xx/xxxxxxxxxxxxx-xxxxx.

2.1.2 VOORWERP VAN DE PROJECTOPROEP

Stad Gent zoekt een organisatie of samenwerkingsverband dat een cocreatietraject in het kader van Project Gent Sint-Pieters kan begeleiden gedurende een periode van 4 jaar (met als vermoedelijke start mei/juni 2022). De Stad stelt hiervoor een jaarlijks budget ter beschikking van de procesbegeleider.

Het cocreatietraject heeft als doel om via activiteiten met de buurt de gewenste ‘functie(s) anders dan wonen’ en de ruimtelijke vertaling ervan in de toekomstige ontwikkeling(en) op zone B in de K. Fabiolalaan te onderzoeken en te bepalen. De activiteiten die in het kader van dit project via een cocreatietraject worden gerealiseerd, zullen plaatsvinden in de omgeving van de Verpleegsterstraat die een belangrijke verbinding zal vormen tussen de nieuwe en de toekomstige buurt. De procesbegeleider zal hiervoor een geschikte plek zoeken.

Momenteel laat de aanwezige (beperkte) bodemverontreiniging op zone B niet toe om op dat terrein een buurtactiviteit te ontplooien. De Stad laat momenteel onderzoeken hoe die bodemverontreiniging best wordt aangepakt en welke impact die kan hebben op de organisatie van buurtactiviteiten. Wanneer duidelijk wordt dat de bodemverontreiniging de organisatie van buurtactiviteiten niet in de weg staat, kan de procesbegeleider voorstellen formuleren om activiteiten op zone B te organiseren en hierover in overleg gaan met de Stad en sogent.

De opdracht van de procesbegeleider is tweeledig:

2.1.2.1 Een proces van cocreatie opstarten en begeleiden

De procesbegeleider gaat via een participatief traject op zoek naar geschikte functies anders dan wonen en test die uit op het terrein via buurtactiviteiten. Deze functies moeten beantwoorden aan de krijtlijnen zoals in 2.1.3. geformuleerd.

De projectbegeleider zal hierbij nauw samenwerken met de Stad en sogent en rapporteren volgens de afspraken zoals verder geformuleerd.

2.1.2.2 Opzetten van activiteiten met de huidige buurtbewoners

De procesbegeleider zal buurtactiviteiten identificeren, vormgeven, ondersteunen en begeleiden. Deze activiteiten volgen uit het cocreatietraject en vormen slechts een middel om ‘functies anders dan wonen’ samen met de buurt uit te testen. Zij zijn geen doel op zich van dit cocreatietraject.

De procesbegeleider zal instaan voor de praktische afspraken met de eigenaars van de plekken, de eventuele verschillende gebruikers, en de administratieve en technische opvolging. Geregelde aanwezigheid van de procesbegeleider op het terrein is een belangrijk aandachtspunt.

De procesbegeleider staat zelf in voor het sluiten van de nodige overeenkomsten met de eigenaars van de plek(ken) waar de activiteiten plaats vinden en voor de aankleding, inrichting en beheer van die plek(ken).

De procesbegeleider zal steeds beschikken over alle nodige administratieve toelatingen en vergunningen, en is alleen aansprakelijk voor alle gevolgen bij het ontbreken ervan. De procesbegeleider staat zelf in voor het aanvragen van de nodige attesten. Belangrijk hierbij is dat de buurtactiviteiten voldoen aan de politieverordening ‘inzake preventie van brand en ontploffing van publiek toegankelijke inrichtingen’.

De procesbegeleider staat ook in voor het aanvragen van toelatingen bij de organisatie van evenementen. Meer info vind je op xxxxx://xxxx.xxxx/xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx.

2.1.3 DOELSTELLINGEN VAN HET PROJECT

Het cocreatietraject heeft onderstaande doelstellingen.

De noden van de buurt vormen het uitgangspunt

Via het opzetten van activiteiten onderzoekt de procesbegeleider samen met de huidige buurt welke andere functies dan wonen gewenst zijn en welke potentiële (binnen- of buiten) ruimtes binnen de geplande nieuwe ontwikkeling hieraan tegemoet kunnen komen. Deze andere functies moeten een antwoord bieden op de noden van de buurt – met specifieke aandacht voor toegankelijkheid, voor de bewoners van de sociale huisvesting in de Verpleegstersstraat en voor jongeren (van de buurt en van de omliggende scholen).

In de Verpleegstersstraat bevinden zich meerdere appartementen met sociale woningen. Ook op zone B zijn sociale appartementen gepland. Het is uiteraard niet mogelijk om nu al de noden en interesses van de toekomstige bewoners van de sociale appartementen op zone B in kaart te

brengen. Daarom vormen de huidige bewoners van de sociale appartementen in de Verpleegstersstraat een belangrijke doelgroep van het cocreatietraject. Via de huidige bewoners van de sociale appartementen hopen we immers de noden en interesses van toekomstige bewoners enigszins te kunnen inschatten.

Het cocreatietraject richt zich op de (ruime) buurt. Het is expliciet niet de bedoeling om een bovenlokale functie uit te werken.

De activiteiten die door de procesbegeleider worden opgezet, mogen geen louter commercieel doel hebben. Eventuele winst van bepaalde activiteiten in het kader van dit cocreatietraject zal opnieuw worden geïnvesteerd in dit traject.

Van buurtactiviteiten naar een duurzame invulling

Via buurtactiviteiten onderzoekt het cocreatietraject een ‘functie anders dan wonen’ die duurzaam kan worden opgenomen in de definitieve programmatie van de nieuwe ontwikkeling langs de K. Fabiolalaan. Dit cocreatietraject biedt zo de kans om te experimenteren met de functies, doelstellingen en doelgroepen van de definitieve programmering in de nieuwe ontwikkeling langs de

K. Fabiolalaan. De buurtactiviteiten maken als het ware een mogelijke toekomst zichtbaar.

Niettegenstaande de Stad en van sogent de geïdentificeerde ‘functie anders dan wonen’ duurzaam wensen op te nemen in de definitieve programmatie van de nieuwe ontwikkeling langs de K. Fabiolalaan, dient te worden opgemerkt dat er op vandaag hiervoor nog geen garantie kan worden gegeven.

Het is immers nu nog niet duidelijk wanneer die projectontwikkeling afgewerkt zal zijn en wat de

mogelijkheden naar ‘bebouwde’ ruimtes zijn:

- Het programma van het stadsgebouw is vastgelegd.

- Programmering in de gebouwen van de sociale woningen is minder evident naar kostprijs en beheer toe. Hiervoor moet de dialoog met sogent en de sociale huisvestingsmaatschappij aangegaan worden om te kijken wat de mogelijkheden zijn.

- De bestaande loods kan gedeeltelijk behouden blijven in de toekomst en biedt mogelijkheden om buurtfuncties in op te nemen.

De mogelijkheid om een buurtfunctie in de projectontwikkeling te integreren vinden we vooral in de openbare ruimte tussen de gebouwen die aangelegd moet worden. De procesbegeleider zal hiervoor nauw samenwerken met de ontwerper voor het openbaar domein van zone B. Sogent start in de loop van 2021 de selectieprocedure voor de ontwerper van het openbaar domein (en eventueel andere ontwerpers van deze zone) op.

Het is daarbij de bedoeling dat de ‘functie anders dan wonen’ na het beëindigen van dit project door de buurt zelf wordt gedragen. Van bij de start van het project moet hier aandacht aan worden besteed. De buurtactiviteit(en) zullen daarom maximaal de sterktes van de huidige buurt(actoren) benutten. Eventuele aankopen ten dienste van de buurtactiviteit(en) moeten daarom ook na het aflopen van dit cocreatietraject voorbehouden blijven voor de buurtactiviteit(en).

Inclusief en verbindend

Het cocreatietraject betrekt een brede doelgroep en werkt op inclusiviteit (in het bijzonder van de bewoners van de sociale woningen in de Verpleegstersstraat, van jongeren en wat betreft toegankelijkheid in de brede zin van het woord). Die doelgroep bestaat uit allerlei buurtactoren: bewoners (van diverse origine en leeftijd), handelaars, (buurt)organisaties, jeugdbewegingen, scholen …

Op die manier worden de mogelijke ‘functies anders dan wonen’ samen met de buurt vormgegeven. Via allerlei activiteiten (in de meest brede zin van het woord) in de buurt worden lokale actoren bij het definiëren en ontwikkelen van de ‘functies anders dan wonen’ betrokken en geven die mee vorm, via experiment en co-creatie. Deze ‘functies anders dan wonen’ zijn bij voorkeur complementair aan het bestaande aanbod in de buurt.

Het cocreatietraject zoekt naar mogelijkheden om de toekomstige buurt (projectontwikkeling langs de K. Fabiolalaan) en de bestaande buurt met elkaar te verbinden en de huidige bewoners al een gevoel van eigenaarschap van de ‘toekomstige buurt’ te laten ontwikkelen.

2.1.3.1 Het beheer van de ‘activiteitenplek’

Het beheer van de ‘activiteitenplek’ vormt een belangrijke succesfactor. De procesbegeleider zal hier dan ook voldoende aandacht aan besteden.

Essentiële en noodzakelijke elementen om te komen tot een goed beheer zijn onder meer:

- Voldoende actieve aanwezigheid op het terrein (aard, aantal dagen per week …)

- Afsluiten van het terrein wanneer er geen activiteiten plaatsvinden (indien relevant)

- Het praktische beheer van het terrein (veiligheid, voorkomen van afval, onderhoud ...)

- Voorkomen van hinder voor omwonenden (geluidshinder, overlast in het algemeen,

aantrekken autoverkeer en extra parkeerdruk …)

- Het voorzien van een aanspreekpunt (naam en contactgegevens) met wie contact kan opgenomen worden, onder meer in geval van problemen (bv. vandalisme, overlast …). Dit aanspreekpunt is ook gedurende het weekend of vakantieperiodes beschikbaar (niet noodzakelijk permanent).

2.1.3.2 Vergoeding voor het project en ondersteuning door de Stad

Voor de realisatie van het project biedt de Stad financiële ondersteuning in de vorm van een subsidie van 150.000 euro over de 4 jaar heen. De subsidie wordt gefaseerd uitbetaald volgens de modaliteiten vastgelegd in de subsidieovereenkomst.

Naast financiële ondersteuning kan de kandidaat rekenen op andere vormen van ondersteuning door de Stad, waaronder het ter beschikkingstellen van een SPOC (single point of contact).

De procesbegeleider kan ook gebruik maken van de verworven kennis in het kader van eerdere participatietrajecten.

2.1.3.3 Monitoring, jaarlijkse evaluatie, planning en budgettering

Van de procesbegeleider wordt verwacht dat hij/zij nauw samenwerkt met de Stad en met sogent en jaarlijks een jaarplan en een budget voor het komende jaar opmaakt. In oktober vindt telkens een planningsvergadering plaats waarop het jaarplan en het budget voor het komende jaar met de Stad Gent worden besproken. Een cocreatietraject vraagt een flexibele ingesteldheid zodat kan worden ingespeeld op opportuniteiten. De jaarplanning kan hierdoor niet tot in detail worden opgemaakt, maar zal eerder de grote lijnen van de planning voor het komende jaar bepalen.

In 2022, 2023 en 2024 wordt de planningsvergadering voorafgegaan door een evaluatie, waarin de Stad Gent eventuele bijsturingen van het cocreatietraject kan vragen als daar redenen toe zijn. In geval van een negatieve evaluatie kan de overeenkomst door de Stad Gent opgezegd worden, per aangetekend schrijven en mits naleving van een opzegtermijn van 3 maanden.

Tijdens het eerst jaar van het cocreatietraject zal de procesbegeleider maandelijks een overleg inplannen met de SPOC van de Stad Gent. Op dat overleg zal minstens de stand van zaken van het cocreatietraject en de planning van de komende weken worden besproken.

2.1.3.4 Veiligheid en verzekeringen

De procesbegeleider staat in voor de veiligheid van de plek(ken) waar de buurtactiviteiten plaatsvind(en) en van de activiteiten die in het kader van het cocreatietraject worden georganiseerd. Dit betreft onder meer overleg met de brandweer en/of met betrokken stadsdiensten over de geplande activiteiten.

De procesbegeleider zal zich aan de veiligheidsvoorschriften houden die bij het begin van de opdracht in een startoverleg worden afgesproken met de brandweer en de politie. Bij dit startoverleg zullen afspraken worden gemaakt over de noodzakelijke evaluaties met betrekking tot de veiligheid. De procesbegeleider zal hiervoor de afgesproken overlegmomenten met de brandweer, de politie en de SPOC van de Stad Gent organiseren.

De procesbegeleider staat zelf in voor het afsluiten van de noodzakelijke verzekeringen voor (en in functie van) het organiseren van het cocreatietraject en van de activiteit(en).

2.2 CONTRACTERENDE OVERHEID Stad Gent, Departement Bedrijfsvoering Dienst Beleidsparticipatie

Xxxxxxxxxx 0

0000 Xxxx

Contactpersoon voor dit project is:

Xxx Xxxxxxxx

Dienst Beleidsparticipatie – Departement Bedrijfsvoering ‐ Stad Gent

Bezoekadres: X. Xxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxx

Postadres: Stadhuis, Xxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxx Email: xxx.xxxxxxxx@xxxx.xxxx

Tel: 09/000.00.00

Bij deze persoon kunt u terecht met vragen. Zij zal ook instaan voor opvolging van de uitvoering van dit project. Behoudens andersluidende afspraken, verloopt alle correspondentie met betrekking tot dit project via voormelde persoon.

2.3 MINIMUMVOORWAARDEN MET BETREKKING TOT DE KANDIDAAT

2.2.1 BETROUWBAARHEID

De kandidaat moet betrouwbaar zijn en mag zich niet bevinden in één van hierna vermelde uitsluitingstoestanden. Door het louter indienen van een projectvoorstel, verklaart de kandidaat zich niet te bevinden in één of meerdere van onderstaande uitsluitingstoestanden:

Verplichte uitsluitingsgronden:

veroordeeld zijn door een in kracht van gewijsde gegaan vonnis voor:

1° deelname aan een criminele organisatie; 2° omkoping;

3° fraude;

4° terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten, dan wel uitlokking van, medeplichtigheid aan of poging tot het plegen van een dergelijk misdrijf of strafbaar feit;

5° witwassen van geld en financiering van terrorisme; 6° kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel;

7° het tewerkstellen van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen.

De contracterende overheid behoudt zich het recht voor om van de verplichte uitsluiting af te wijken in geval van dwingende redenen van algemeen belang.

Uitsluitingsgrond fiscale en sociale schulden

1° niet voldaan hebben aan zijn verplichtingen tot betaling van belastingen;

2° niet voldaan hebben aan zijn verplichtingen tot betaling van sociale zekerheidsbijdragen.

Facultatieve uitsluitingsgronden

1° de verplichtingen op vlak van milieu-, sociaal en arbeidsrecht geschonden hebben;

2° in staat van faillissement of van vereffening verkeren, zijn werkzaamheden hebben gestaakt, een gerechtelijke reorganisatie ondergaan, of aangifte hebben gedaan van zijn faillissement, een procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie ondergaan, of in een vergelijkbare toestand verkeren ingevolge een soortgelijke procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen;

3° in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout hebben begaan, waardoor zijn integriteit in twijfel kan worden getrokken;

4° blijk gegeven hebben van aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen bij de uitvoering van een wezenlijk voorschrift tijdens een eerdere overheidsproject, een eerdere project met een aanbesteder of een eerdere concessieovereenkomst en dit heeft geleid tot het nemen van ambtshalve maatregelen, schadevergoedingen of andere vergelijkbare sancties;

5° zich in ernstige mate schuldig hebben gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van informatie die nodig is voor controle op het ontbreken van uitsluitingsgronden of de naleving van de selectiecriteria, of hij informatie heeft achtergehouden;

6° getracht hebben om het besluitvormingsproces van de aanbestedende overheid onrechtmatig te beïnvloeden, om vertrouwelijke informatie te verkrijgen die onrechtmatige voordelen in de plaatsingsprocedure kan bezorgen, of om verwijtbaar misleidende informatie te verstrekken die een belangrijke invloed kan hebben op de beslissingen inzake uitsluiting, selectie en gunning.

Verificatie door de contracterende overheid

De contracterende overheid verifieert in elk geval online via de Telemarc toepassing:

- of de kandidaat heeft voldaan aan zijn verplichting tot betaling van zijn sociale zekerheidsbijdragen;

- of de kandidaat heeft voldaan aan zijn verplichting tot betaling van zijn belastingen ten opzichte van de FOD Financiën.

De contracterende overheid kan in eender welk stadium van de procedure en met alle middelen die zij dienstig acht inlichtingen inwinnen over de situatie van om het even welke kandidaat.

2.2.2 MINIMALE KENNIS, ERVARING EN REFERENTIES

De Stad Gent is op zoek naar deskundige kandidaten. Enkel kandidaten die voldoende vertrouwd zijn met de principes van procesbegeleiding van cocreatietrajecten, expertise hebben in ondersteuning van mensen in een kwetsbare positie en kunnen aantonen dat zij beschikken over de nodige competenties en vaardigheden, komen in aanmerking.

De kandidaat geeft in zijn projectvoorstel een duidelijke beschrijving van het team dat wordt voorgesteld ter uitvoering van onderhavig cocreatietraject, waarbij de taakverdeling en bijhorende verantwoordelijkheden duidelijk worden weergegeven, rekening houdende met onderstaande minimumvereisten.

De kandidaat voegt in ieder geval een uitgebreid cv van elk betrokken teamlid bij zijn projectvoorstel, naast eventuele andere documenten of gegevens die nodig zijn ten bewijze van de overige randvoorwaarden hierna.

De kandidaat beantwoordt aan volgende minimumvereisten:

Juridische vorm en organisatie

De Stad wil de subsidieovereenkomst afsluiten met een rechtspersoon. Dit impliceert dat ofwel een bestaande rechtspersoon dient op te treden als hoofdcontractant van de Stad ofwel dat bestaande spelers zich verenigen en ten behoeve van dit project een rechtspersoon oprichten. Dit betekent dat het projectvoorstel mag ingediend worden door een rechtspersoon in oprichting.

Technische bekwaamheid uitvoerder

De toekomstige hoofdcontractant moet relevante ervaring (maximum 10 jaar oud) hebben bij het begeleiden van cocreatietrajecten waarbij een overheid (of een aan de overheid gelinkte instelling) en

lokale actoren (buurtbewoners, lokale organisaties, handelaars …) belangrijke partners zijn. Ook

ervaring met sociale projecten en het betrekken van diverse doelgroepen strekt tot aanbeveling.

Deze ervaring wordt aangetoond d.m.v. minstens 2 referentieprojecten van de hoofdcontractant en/of aan de hand van cv’s van de personen (personeel van de hoofdcontractant) die ingezet zullen worden voor de realisatie van dit cocreatietraject.

De kandidaat voegt aan zijn voorstel een curriculum vitae toe van de verantwoordelijke voor dit project en van de persoon/personen die dit project effectief zullen uitvoeren.

De aandacht van de kandidaten wordt gevestigd op het feit dat het voorstel van de samenstelling van het team bindend wordt voor de duur van de subsidieovereenkomst. Dit impliceert dat indien de uitvoerder één van deze spelers zou willen vervangen gedurende het cocreatietraject, hij/zij een evenwaardige partner moet voorstellen aan de Stad.

Voor elke referentie (max 1 A4 per referentie, exclusief beeldmateriaal) geeft de kandidaat minstens volgende informatie:

- Titel en nummer referentieproject

- Adres project

- Projectgever (soort project, naam projectgever, naam contactpersoon, gegevens contactpersoon)

- Heldere en bondige omschrijving van de project

- Uitvoeringsperiode

- Relevantie in het kader van het voorliggende project

- Uitvoeringsbedrag

- Beeldmateriaal.

2.3 BEOORDELINGSCRITERIA VAN DE PROJECTVOORSTELLEN

De projectvoorstellen van de verschillende kandidaten zullen worden beoordeeld op basis van volgende criteria, rekening houdende met de daarbij vermelde weging:

1. Kwaliteit van de visie op het cocreatietraject: 60 punten

2. Kwaliteit van het budgetbeheer: 20 punten

3. Kwaliteit van het beheer ter plaatse: 10 punten

4. Kennis van de lokale context: 10

Belangrijk: om in aanmerking te komen, moet op onderdeel 1, 2 en 3 ten minste de helft van de punten behaald worden.

CRITERIUM 1 – Kwaliteit van de visie op het cocreatietraject (60 punten)

De kandidaat procesbegeleider beschrijft in een visienota op maximaal 3 A4 (exclusief beeldmateriaal) zijn visie op dit cocreatietraject. Hierbij beschrijft de procesbegeleider onder meer welke aanpak zal worden toegepast, welke plekken hij/zij geschikt acht voor het opzetten van een buurtactiviteit en op welke manier de doelstellingen van het cocreatietraject zullen worden nagestreefd.

Essentieel hierbij is minstens een omschrijving van:

- De manier waarop allerlei buurtactoren bij het cocreatietraject zullen worden betrokken. Het gaat daarbij niet alleen om bewoners (van diverse origine en leeftijd), maar ook om

handelaars, (buurt)organisaties, jeugdbewegingen, scholen …

- De manier waarop specifieke doelgroepen zullen worden betrokken, met expliciete aandacht voor de bewoners van de sociale huisvesting in de Verpleegstersstraat en jongeren (uit de buurt en de omliggende scholen)

- De manier waarop de sterktes van de buurt(actoren) maximaal zullen worden benut

- De aanpak om ervoor te zorgen dat buurtactoren de geïdentificeerde ‘functies anders dan

wonen’ zelfstandig kunnen verderzetten na het beëindigen van deze project

- De manier waarop het cocreatietraject de link tussen de toekomstige buurt en de bestaande buurt wil leggen.

Het staat de kandidaten vrij om hun visie te illustreren of te duiden met referentieprojecten (eigen of van derden).

De contracterende overheid zal bij de beoordeling van de projectvoorstellen onder meer rekening houden met de coherentie, ambitieniveau en haalbaarheid van de visie. De visietekst wordt in eerste instantie gequoteerd op 10 punten waarna de score wordt omgerekend naar de vastgelegde weging.

CRITERIUM 2 – Kwaliteit van het budgetbeheer en financieel voorstel (20 punten)

De procesbegeleider maakt een nota over het budgetbeheer voor het cocreatietraject (maximaal 2

A4’s, exclusief beelden).

In deze nota geeft de procesbegeleider een zo goed mogelijke inschatting van de kosten voor de volledige duur van het cocreatietraject (4 jaar), met een gedetailleerd budget voor het eerste jaar. Deze raming bevat zowel de kostprijs voor de werking als van de investeringen en beschrijft hoe de vergoeding ingezet zal worden voor de uitvoering van het project.

In deze nota moeten volgende zaken verduidelijkt worden:

• Summiere en louter indicatieve informatie over de werkingskosten uitgesplitst volgens de prestaties die door de verschillende teamleden in de verschillende fases van het proces zijn voorzien.

• Summiere en indicatieve informatie over de geplande investeringen.

Bij het beoordelen van deze kostenraming zal onder meer rekening worden gehouden met:

- De volledigheid van de inspanningen om het project tot een goed einde te brengen.

- De verdeling van de subsidie over werkings- en investeringskosten. Daarbij wordt ervan uitgegaan dat investeringen ook na afloop van dit project ten goede zullen komen aan de

buurt. Anderzijds is het ook nodig om voldoende aanwezig te zijn ter plaatse en dus voldoende werkingsmiddelen te voorzien.

De kwaliteit van het budgetbeheer wordt in eerste instantie gequoteerd op 10 punten waarna de score wordt omgerekend naar de vastgelegde weging.

CRITERIUM 3 - Kwaliteit van het beheer ter plaatse (10 punten)

In een nota van maximum 2 A4-pagina (exclusief beelden) beschrijft de kandidaat ook de aanpak wat betreft het beheer van de buurtactiviteit(en).

Essentieel hierbij is minstens een omschrijving van:

- De actieve aanwezigheid op het terrein (aard, aantal dagen per week …)

- Voorkomen van hinder voor omwonenden (geluidshinder, overlast in het algemeen,

aantrekken autoverkeer en extra parkeerdruk …)

- De modaliteiten voor contactname met het aanspreekpunt (periode van beschikbaarheid,

contactgegevens …).

De aanpak wordt in eerste instantie gequoteerd op 10 punten waarna de score wordt omgerekend naar de vastgelegde weging.

CRITERIUM 4 – Kennis van de lokale context (10 punten)

De kandidaat kent de lokale context van Gent en van de Rijsenbergbuurt en/of de omgeving van het station Gent-Sint-Pieters. De kandidaat toont in een nota van maximum 1 A4-pagina (exclusief beelden) de kennis van de lokale context aan, bijvoorbeeld via referenties van projecten die in Gent zijn gerealiseerd en waaraan de kandidaat heeft deelgenomen.

2.4 OPMAAK VAN HET PROJECTVOORSTEL

De kandidaat maakt zijn projectvoorstel op in het Nederlands en ondertekent die (persoon/personen die bevoegd zijn om de organisatie rechtsgeldig te verbinden).

Door indiening van zijn projectvoorstel aanvaardt de kandidaat de procedure en de randvoorwaarden van het cocreatietraject zoals uiteengezet in deze oproep en verzaakt hij aan alle eigen voorwaarden die daarvan zouden afwijken, zelfs wanneer deze op een of andere bijlage van zijn projectvoorstel voorkomen.

Het projectvoorstel bevat in elk geval:

- een ondertekend begeleidend schrijven, dat minstens volgende identificatie gegevens bevat van de toekomstige hoofdcontractant:

o Maatschappelijke zetel en rechtsvorm rechtspersoon.

o Telefoonnummer en e-mailadres rechtspersoon.

o Correspondentieadres ten behoeve van deze procedure.

o Ondernemingsnummer.

o Identificatiegegevens van de persoon/personen die de onderneming rechtsgeldig kan/kunnen vertegenwoordigen: volledige naam, functie binnen de rechtspersoon, postadres, telefoonnummer en e-mailadres.

Deze gegevens dienen te worden overgemaakt voor alle partnerorganisaties die volgens het projectvoorstel zullen samenwerken om dit project te realiseren.

- de documenten inzake minimale kennis, ervaring en referenties van de kandidaat.

- de documenten bedoeld onder het punt beoordelingscriteria van de projectvoorstel.

2.5 INDIENEN VAN HET PROJECTVOORSTEL

2.5.1 UITERLIJKE INDIENDATUM

Iedere kandidatuur houdende een projectvoorstel dient bij de contracterende overheid toe te komen ten laatste op maandag 24 januari 2022 om 8 uur.

2.5.2 WIJZE VAN INDIENING

Projectvoorstellen worden verplicht elektronisch PER MAIL ingediend naar de 2 volgende emailadressen:

- xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xxxx

- Xxx.xxxxxxxx@xxxx.xxxx

Het onderwerp van de email vermeldt duidelijk de OPEN OPROEP COCREATIEPROJECT PROJECT GENT SINT-PIETERS én de uiterste indieningsdatum voor indiening van de kandidaturen.

De kandidaturen worden verplicht opgemaakt volgens de richtlijnen van dit document, ondertekend, gescand en als apart PDF-bestand toegevoegd aan de email. De in te dienen documenten worden opgemaakt in gangbare bestandsformaten bij voorbeeld PDF, MS Office, Open Office of gelijkwaardig en in bijlage gevoegd bij de email.

2.5.3 GELDIGHEIDSTERMIJN PROJECTVOORSTELLEN

De kandidaten blijven verbonden door hun projectvoorstel gedurende 180 (honderd en tachtig) dagen te rekenen vanaf de uiterste ontvangstdatum voor de projectvoorstellen.

2.6 VERLOOP VAN DE PROCEDURE

De Stad Gent heeft een open oproep gelanceerd, wat betekent dat iedereen die interesse heeft een projectvoorstel kan indienen, ten laatste op de uiterste indieningsdatum van projectvoorstellen vermeld in dit document. Deze oproep is niet onderworpen aan de overheidsopdrachtenwetgeving.

2.6.1 INFORMATIESESSIE EN MATCHMAKING

Op 6/12/2021 vindt er van 16u tot 18u een gemeenschappelijke informatiesessie plaats, waar de Stad Gent de projectoproep zal toelichten. Aansluitend is er mogelijkheid tot vraagstelling.

Deelname aan dit gemeenschappelijk informatiemoment is niet verplicht. Wie wil deelnemen, moet zich inschrijven via een mail naar xxx.xxxxxxxx@xxxx.xxxx .

De Stad Gent voorziet een tweede bijeenkomst, een matchmakingmoment, waarbij de mogelijkheid bestaat om te overleggen met anderen geïnteresseerden. Deze tweede bijeenkomst kan interessant zijn om samen met de aanwezigen een groep te vormen waarmee samen een project kan worden ingediend of om aan te sluiten bij een reeds bestaande groep. Op deze bijeenkomst krijgen kandidaten de mogelijkheid om hun idee/project voor te stellen aan andere geïnteresseerden.

Dit matchmaking-moment zal doorgaan op 15/12/2021 van 16u tot 18u. Deelname aan dit matchmakingmoment is niet verplicht. Wie wil deelnemen, moet zich inschrijven via een mail naar xxx.xxxxxxxx@xxxx.xxxx.

2.6.2 VOORSTELLING AAN DE BUURT

De Stad Gent zal de projectvoorstellen beoordelen in samenspraak met de buurt. Voorafgaand aan de samenkomst van de jury, zal de Stad op 10/2/2022 (van 19u30 tot 22u) een voorstelling van de kandidaturen aan de buurt organiseren. Op dat moment zullen de kandidaten de kans krijgen om hun concept of idee voor te stellen aan bewoners en andere buurtactoren. De feedback van de buurt zal fungeren als niet-bindend advies voor de jury, die de kandidaturen zal beoordelen en quoteren.

2.6.3 BEOORDELING VAN DE VOORSTELLEN

2.6.3.1 Beoordeling volledigheid

Eens de Stad de projectvoorstellen heeft ontvangen, zal eerst nagegaan worden in welke mate de kandidaten voldoen aan de gestelde voorwaarden inzake betrouwbaarheid en minimumvereisten inzake ervaring, expertise en referenties. Enkel de projectvoorstellen van de op grond hiervan geselecteerde kandidaten zullen inhoudelijk worden geëvalueerd.

2.6.3.2 Inhoudelijke beoordeling

De Stad zal een multidisciplinaire jury samenstellen bestaande uit vertegenwoordigers van de diensten Stedelijke Vernieuwing en Beleidsparticipatie van de Stad Gent, sogent, Infopunt Project Gent Sint-Pieters en een externe deskundige. Die jury zal op 17/2/2022 samenkomen om de voorstellen inhoudelijk te beoordelen.

Op de dag van de beraadslaging van de jury (17/2/2022, tussen 14u en 16u) zullen de kandidaat procesbegeleiders hun voorstel toelichten en eventuele vragen van de jury beantwoorden. De jury beslist bij consensus.

De jury stelt een beoordelingsverslag op en maakt op basis hiervan een rangschikking van de kandidaat-procesbegeleiders.

De contracterende overheid behoudt zich het recht voor om, na de eerste beoordelingsronde van de projectvoorstellen, met één of meerdere (best gerangschikte) kandidaten te onderhandelen en om hen te vragen een verbeterd voorstel in te dienen.

2.6.4 AFSLUITEN VAN EEN OVEREENKOMST

Met de uiteindelijk gekozen kandidaat zal de Stad een subsidieovereenkomst afsluiten (zie hoofdstuk 3). Ook de resultaten van eventuele onderhandeling worden schriftelijk vastgelegd in deze subsidieovereenkomst.

De aandacht van de kandidaten wordt gevestigd op het feit dat de voorwaarden van de subsidieovereenkomst (deel 3 van dit lastenboek) dwingend zijn en dat er niet wezenlijk van afgeweken kan worden in het kader van de onderhandelingen. Verfijningen en aanvullingen zijn wel mogelijk.

2.6.5 BESLISSING BURGEMEESTER EN SCHEPENEN

Het college van burgemeester en schepenen keurt het evaluatieverslag van de jury goed en beslist op basis daarvan aan welke kandidaat het project wordt toegewezen. Tegelijk zal het college de definitieve subsidieovereenkomst goedkeuren.

De Stad zal de kandidaat-procesbegeleiders nadien schriftelijk op de hoogte brengen. Het Stadsbestuur behoudt het recht om het cocreatietraject niet toe te wijzen.

3 UITVOERINGSBEPALINGEN VAN HET PROJECT

(SUBSIDIEOVEREENKOMST)

SUBSIDIEOVEREENKOMST TUSSEN HET STADSBESTUUR VAN GENT EN

VOOR EEN COCREATIETRAJECT IN HET KADER VAN PROJECT GENT- SINT-PIETERS

VOOR WERKINGSJAREN 2022 - 2025

Wordt onder voorbehoud van de jaarlijkse goedkeuring van de stadsbegroting door de Stad Gent en binnen de perken van de goedgekeurde kredieten;

deze overeenkomst afgesloten tussen enerzijds

de Stad Gent, met zetel op het Stadhuis te 0000 Xxxx, Xxxxxxxxxx 0, vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen, waarvoor optreden de xxxx Xxxxxxx Xx Xxxxxx, burgemeester, en xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxxx, algemeen directeur en die handelen in uitvoering van het collegebesluit d.d. 28 oktober 2021.

hierna genoemd de Stad; en anderzijds

de (naam organisatie en rechtsvorm + maatschappelijke zetel )… , vertegenwoordigd

door (naam en functie);

hierna genoemd de uitvoerder

en wordt het volgende overeengekomen:

HOOFDSTUK 1: VOORWERP VAN DE OVEREENKOMST

Artikel 1: Omschrijving van de werking of project

Omschrijving:

Procesbegeleiding van een cocreatietraject in het kader van Project Gent Sint-Pieters

Looptijd:

Van ../../2022 tot en met ../../2025

	2022	2023	2024	2025
Subsidie voor investering	25.000 Euro	25.000 Euro
Subsidie voor werkingskosten	25.000 Euro	25.000 Euro	25.000 Euro	25.000 Euro
Totaal toegekend subsidie- bedrag per jaar	50.000 Euro	50.000 Euro	25.000 Euro	25.000 Euro

De verdeling over de posten ‘investering’ en ‘werkingskosten’ is indicatief en kan vanaf het tweede jaar in overleg tussen de Stad en de uitvoerder worden aangepast op basis van een jaarplan met bijhorend budget voor het komende jaar. Aanpassingen aan verdeling over de posten ‘investering’ en ‘werkingskosten’ voor jaar X moeten ten laatste op 2 mei van jaar X-1 worden voorgelegd aan de Stad Gent.

Het jaarplan voor jaar X wordt telkens ten laatste op 15 oktober van het jaar X-1 voorgelegd aan de Stad.

Artikel 2: De uitvoerder verbindt er zich toe volgende prestaties te leveren en te meten:

Prestaties	Indicator (kwantitatief of kwalitatief)
tegen eind 2022
1. Het organiseren van gesprekken en allerlei activiteiten (in de meest brede zin van het woord) in de buurt met lokale actoren om hen	De procesbegeleider is met buurtactoren in gesprek gegaan en heeft activiteiten in de buurt georganiseerd.

te betrekken bij het definiëren en testen van een ‘functie anders dan wonen’.
2. Betrekken van een zo breed mogelijk palet aan buurtactoren	- Een breed palet aan buurtactoren is betrokken bij het cocreatietraject: bewoners (van diverse origine en leeftijd; met speciale aandacht voor de sociale huisvesting in Verpleegsterstraat), handelaars, (buurt)organisaties, jeugdbewegingen, scholen … - De georganiseerde activiteiten zijn toegankelijk voor mensen met een handicap
tegen het voorjaar van 2023
3. Het organiseren van gesprekken en allerlei activiteiten (in de meest brede zin van het woord) in de buurt met lokale actoren om hen te betrekken bij het definiëren en testen van een ‘functie anders dan wonen’.	De ‘functie anders dan wonen’ werd gedefinieerd en ontwikkeld met lokale actoren en beantwoordt aan de doelstellingen van de oproep voor het cocretatietraject
4. Samen met lokale actoren een ‘functie anders dan wonen’ formuleren en testen	- Tijdens de zomer van 2023 start het testen van een ‘functie anders dan wonen’ waar de buurt actief aan meewerkt - Het cocreatietraject benut de sterktes van de huidige buurt met het oog op het permanent maken van de ‘functie anders dan wonen’ na het cocreatietraject
5. De activiteiten worden goed georganiseerd en beheerd	- De uitvoerder is voldoende aanwezig op het terrein - De activiteiten veroorzaken geen overlast voor de buurt (lawaai, afval, vandalisme …) - de activiteiten kunnen veilig plaatsvinden - het aanspreekpunt is bereikbaar wanneer dat nodig blijkt en gaat efficiënt met meldingen om - de uitvoerder heeft de nodige verzekeringen voor de activiteiten afgesloten
tegen eind 2025
6. Het experiment met een ‘functie anders dan wonen’ heeft een permanent karakter	De ‘functie anders dan wonen’ wordt gedragen door de buurt en kan blijven bestaan na het cocreatietraject

Artikel 3: Bovenstaande prestaties leveren een bijdrage aan de realisatie van het Strategisch Meerjarenplan van de Stad

Strategische doelstelling	Gent blijft een aangename stad door een slim ruimtegebruik
(Project)Operationele doelstelling	Stationsomgeving Gent Sint-Pieters
Activiteit of project	Algemene coördinatie Project Gent Sint-Pieters

Artikel 4: Engagementen van de Stad

Naast financiële ondersteuning kan de kandidaat rekenen op andere vormen van ondersteuning door de Stad:

- De Stad zal een SPOC (single point of contact) ter beschikking stellen van de uitvoerder. De uitvoerder kan bij deze SPOC terecht voor alle stadsgerelateerde acties/ verantwoordelijkheden. Deze SPOC zal zorgen voor interne verspreiding naar de juiste diensten.

- De procesbegeleider kan ook gebruik maken van de verworven kennis in het kader van eerdere participatietrajecten.

- De Stad zal het project communicatief ondersteunen door gedurende de looptijd ervan regelmatig te communiceren via haar communicatiekanalen.

HOOFDSTUK 2: UITBETALING

Artikel 5: De toegekende subsidie uit artikel 1 wordt aan de uitvoerder gestort, volgens deze modaliteiten:

1. Voorschot

- 30% van het voor deze overeenkomst voorziene bedrag voor het eerste jaar wordt zo snel mogelijk na de ondertekening van de overeenkomst uitbetaald. Een tweede schijf van 60% van de subsidie voor het eerste werkingsjaar zal zo snel mogelijk na de goedkeuring van een jaarplan en bijhorend budget voor het eerste jaar worden uitbetaald.

- Vanaf het tweede werkingsjaar wordt 90% van het voorziene subsidiebedrag zo snel mogelijk na 1 januari van het betreffende jaar en na goedkeuring van het jaarplan met bijhorend budget voor het betreffende jaar uitbetaald.

- Indien de uitvoerder in jaar x-2 een negatief overgedragen resultaat heeft, wordt dit voorschot in jaar x in 2 schijven uitbetaald: 45% van het voor deze overeenkomst voorziene jaarbedrag wordt zo snel mogelijk na de ondertekening of bij meerjarige overeenkomsten zo snel mogelijk na 1 januari van het betreffende jaar, uitbetaald en 45% wordt uitbetaald na het eerste trimester.

2. Saldo

- Vanaf jaar 2 gebeurt de uitbetaling van het saldo van 10% van het betrokken jaarbedrag na de controle van de ingediende inhoudelijke en financiële verantwoording.

Artikel 6: De uitvoerder verbindt er zich toe elke wijziging van rekeningnummer schriftelijk aan het stadsbestuur mee te delen.

HOOFDSTUK 3: INHOUDELIJKE EN FINANCIËLE CONTROLE

Artikel 7: In te dienen verantwoording:

Gelet op de Wet van 14 november 1983, betreffende de controle op toekenning en aanwending van sommige toelagen, bevat deze rapportering:

1. inhoudelijk deel:

- verslag waarin geduid wordt in welke mate de in art. 2 overeenkomen prestaties zijn gerealiseerd voor jaar x.

- Jaarplan en budget voor het jaar x+1. Het budget bevat naast geplande uitgaven ook eventuele inkomsten die opnieuw in het cocreatietraject worden geïnvesteerd.

2. financieel gedeelte omvat:

- Jaarrekening

- de financiële verantwoording van de ontvangen middelen. Hierbij wordt een volledig overzicht van de uitgaven en eventuele inkomsten met betrekking tot de prestaties gegeven. De originele bewijsstukken dienen ter plaatse ter beschikking gehouden te worden. Het uiteindelijk te ontvangen subsidiebedrag bedraagt het totaal van de aanvaarde uitgaven. Alle uitgaven die afgerekend worden dienen inhoudelijk gelinkt te zijn met de overeengekomen prestaties.

Naleving wetgeving overheidsopdrachten:

De uitvoerder is op grond van artikel 17 van de Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016 op algemene wijze onderworpen aan de overheidsopdrachtenwetgeving (plaatsings- én uitvoeringsregels) indien de toepassingsvoorwaarden van artikel 2, 1° van diezelfde wet zijn voldaan.

Artikel 8: Timing indiening verantwoording:

- Als de uitvoerder wettelijk verplicht is om de jaarrekening door een algemene vergadering te laten goedkeuren, wordt de financiële verantwoording van jaar X ingediend van zodra de jaarrekening van jaar X door de algemene vergadering is goedgekeurd. De indiening wordt voorzien op DD/MM/X+1 (door begunstigde te bepalen). De inhoudelijke verantwoording van jaar X wordt ten laatste op 15 februari van jaar X+1 ingediend.

- Als de uitvoerder wettelijk niet verplicht is om de jaarrekening door een algemene vergadering te laten goedkeuren, kan de inhoudelijke en financiële verantwoording worden ingediend van zodra de reeds uitbetaalde subsidie (90% van het toe te kennen bedrag) werd besteed. In elk geval zal de uitvoerder de inhoudelijke en financiële verantwoording voor jaar X indienen ten laatste op 15 februari van jaar X+1.

De uitvoerder dient op grond van art. 5 § 2 van de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen, zijn balans en rekeningen alsook een verslag inzake beheer en financiële toestand aan de Stad te bezorgen uiterlijk op moment van goedkeuring én ondertekening.

Artikel 9: De jaarlijkse inhoudelijke en financiële controle van de ingestuurde verslagen gebeurt door de Stad.

De Stad kan overgaan tot gehele of gedeeltelijke terugvordering van de uitgekeerde subsidie in geval het doel waarvoor de subsidie werd toegekend geheel of gedeeltelijk niet werd bereikt, de subsidie niet werd aangewend voor het doel waarvoor ze was toegekend of indien er geen of onvoldoende financiële verantwoordingsstukken kunnen voorgelegd worden. Indien de terugvordering niet tijdig betaald wordt, kan de Stad dit bedrag inhouden van de eerstvolgende uit te betalen schijf (resterende saldo/subsidieschijf volgende werkingsjaar).

In geval de inhoudelijke en financiële verantwoording niet tijdig wordt aangeleverd, kan de Stad het nog resterende saldo van het betrokken werkingsjaar inhouden.

In geval van fraude of valse verklaringen in hoofde van de uitvoerder, kan de Stad beslissen om de toekenning van de subsidie te schorsen en in de toekomst geen subsidies meer toe te staan aan de uitvoerder.

In geval de uitvoerder onder curatele wordt geplaatst of ophoudt te bestaan, kan de Stad overgaan tot gehele of gedeeltelijke terugvordering van de uitgekeerde subsidie en overgaan tot de stopzetting van de verdere uitvoering van de overeenkomst.

Elke vastgestelde onregelmatigheid geeft bij de Stad aanleiding tot een deel of de geheel uitgekeerde middelen terug te vorderen en/of het saldo niet uit te betalen.

Artikel 10: De uitvoerder verbindt er zich toe wanneer de Stad om meer informatie verzoekt, dit schriftelijk binnen de 7 werkdagen na ontvangst van het verzoek te verstrekken.

De bevoegde ambtenaren van de Stad mogen onaangekondigd de prestaties, de meting en de uitgaven

m.b.t. het voorwerp van deze overeenkomst ter plaatse controleren. Externe deskundigen, aangesteld door de Stad, kunnen aangekondigd de uitvoering van deze overeenkomst ter plaatse auditen.

De Stad heeft het recht om ter plaatse de aanwending van de verleende subsidie te doen controleren alsook het bedrag en de aard van de subsidie die wordt toegekend.

Ingeval de uitvoerder zich verzet tegen de uitoefening van de controle, is hij/zij gehouden tot terugbetaling van de subsidie.

De uitvoerder is verplicht administratieve en financiële richtlijnen betreffende de uitvoering van het in huidige overeenkomst vermeld project, die de Stad of hogere bestuurlijke overheden haar eventueel zouden verstrekken, op te volgen, en de vorm van begeleiding te aanvaarden die de Stad of de hogere bestuurlijke overheden haar voor de uitvoering van de acties zouden opleggen.

De uitvoerder verbindt er zich toe dat de actie in geen geval voorwerp mag uitmaken van een dubbele financiering. Co-financiering is wel toegestaan in zoverre de betrokken regelgeving dit toelaat.

HOOFDSTUK 4: RANDVOORWAARDEN

Artikel 11: De uitvoerder verbindt zich ertoe om onderstaande randvoorwaarden strikt na te leven:

- De activiteiten die door de procesbegeleider in het kader van dit cocreatietraject worden opgezet, mogen geen louter commercieel doel hebben. Eventuele winst van bepaalde activiteiten in het kader van dit project zal opnieuw worden geïnvesteerd in dit cocreatietraject.

- Eventuele aankopen ten dienste van dit cocreatietraject moeten ook na het aflopen van dit cocreatietraject voorbehouden blijven voor de buurt.

- De procesbegeleider zal zich aan de veiligheidsvoorschriften houden die bij het begin van de opdracht in een startoverleg worden afgesproken met de brandweer en de politie. Bij dit startoverleg zullen afspraken worden gemaakt over de noodzakelijke evaluaties met betrekking tot de veiligheid. De procesbegeleider zal hiervoor de afgesproken overlegmomenten met de brandweer, de politie en de SPOC van de Stad Gent organiseren.

- De procesbegeleider staat zelf in voor het aanvragen van de nodige toelatingen, vergunningen en attesten en het afsluiten van de noodzakelijke verzekeringen voor (en in functie van) het organiseren van het cocreatietraject en van de activiteit(en).

HOOFDSTUK 5: WIJZIGING OVEREENKOMST

Artikel 12: Xxxx xxxxxxxxx m.b.t. de prestatie(s), de meting en de begroting van de actie wordt door de uitvoerder onmiddellijk aan de Stad schriftelijk gemeld. Desgevallend wordt de overeenkomst aangepast.

Onderhavige overeenkomst kan aangepast worden op voorstel van de Stad en de uitvoerder bij schriftelijk akkoord.

HOOFDSTUK 6: SAMENWERKING, CORRESPONDENTIE EN COMMUNICATIE

Artikel 13: De uitvoerder die voor zijn actie specifieke externe communicatie opzet, licht hierover de Stad in.

In publicaties of externe activiteiten van de uitvoerder moet de Stad Gent als subsidiërende overheid duidelijk vermeld worden.

De Stad en de uitvoerder verbinden zich ertoe om onderling alle relevante informatie tijdig uit te wisselen en op regelmatige tijdstippen met elkaar overleg te plegen over alle aspecten van deze overeenkomst.

Artikel 14: Van de uitvoerder wordt verwacht dat hij in de opstartfase (tijdens het eerste jaar) zeer nauw samenwerkt met de Stad Gent. In deze fase heeft maandelijks een overleg plaats.

Vanaf jaar twee wordt minstens halfjaarlijks overleg voorzien tussen de uitvoerder en de Stad Gent. Daarbij wordt van de uitvoerder de nodige transparantie verwacht (waarbij transparantie wordt geboden in samenwerkingen, budgetten, financiële cijfers, …). Een eventuele bijsturing van het project vanuit de stakeholders of vanuit de Stad is steeds te bespreken tijdens dit overleg.

Artikel 15: Gedurende de laatste 6 maand van het project engageert de uitvoerder zich ertoe om in samenwerking met de Stad een grondige evaluatie van het project uit te voeren en de resultaten neer te schrijven in de vorm van een rapport. De resultaten ervan zullen immers determinerend zijn voor het programma van de toekomstige projectontwikkeling.

De gegevens betreffende de uitvoerder en de Stad.

De uitvoerder

Organisatie
Rechtsvorm
Vertegenwoordiger van de rechtspersoon volgens de statuten
Contactpersoon
Correspondentieadres
Telefoonnummer
Rekeningnummer en naam van de rekeninghouder
email

De Stad: bevoegde stedelijke dienst

Naam dienst	Dienst Beleidsparticipatie
Diensthoofd	Xxxxxx Xxxx
Contactpersoon	Xxx Xxxxxxxx
Adres	Postadres: Xxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxx Bezoekadres: X. Xxxxxxxxxxxxx 0
Telefoon	09 266 82 55
e-mail	Xxx.xxxxxxxx@xxxx.xxxx

HOOFDSTUK 7: BIJZONDERE BEPALINGEN

Artikel 16: Investeringen in onroerende goederen gedaan in het kader van deze overeenkomst moeten gedurende een periode van 10 jaar ter beschikking blijven van de buurt (Rijsenbergbuurt en toekomstige buurt langs de K. Fabiolalaan).

Artikel 17: De Stad kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van activiteiten met betrekking tot de uitvoering van deze overeenkomst.

Artikel 18: De toegekende subsidie mag door de uitvoerder niet in pand gegeven worden aan een derde. In geval dit toch noodzakelijk zou zijn, kan in bepaalde gevallen hiervan afgeweken worden. De uitvoerder dient de Stad hier voorafgaandelijk via gemotiveerd schrijven van op de hoogte te brengen en kan pas na akkoord van de Stad hiertoe overgaan.

Artikel 19: De uitvoerder verbindt er zich toe erop toe te zien dat haar bestuurders of diens partners geen contracten afsluiten met zichzelf of met verwanten in eerste of tweede graad, of met rechtspersonen waarin zijzelf of verwanten in eerste of tweede graad zetelen. In geval dergelijke contracten toch noodzakelijk zouden zijn, dient voorafgaandelijk een schriftelijke toestemming

van de Stad bekomen te worden. De Stad dient schriftelijk op de hoogte gebracht te worden van de aard en de omvang van de samenwerking.

Indien dergelijk contract zonder akkoord van de Stad werd afgesloten, is de Stad gerechtigd over te gaan tot terugvordering van de reeds uitbetaalde subsidie of de nog uit te betalen subsidie op te schorten.

Artikel 20: De uitvoerder verbindt er zich toe:

• geen enkele vorm van discriminatie op grond van het geslacht, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap of sociale afkomst te dulden.

• toegankelijk te zijn voor iedereen.

• elk discriminerend gedrag op de werkplaats te voorkomen en indien nodig te bestrijden en te bestraffen.

• de wetten en reglementen die de toepassing van de non-discriminatie en gelijke kansen bevorderen en verdedigen na te leven.

• indien men beroep doet op derden onderhavige code aan hen ter kennis te brengen en ervoor te zorgen dat ook zij die naleven in de bijdrage die zij leveren in het kader van de overeenkomst.

Wanneer de non-discriminatieclausule niet nageleefd wordt, kan de Stad - rekening houdend met alle elementen - maatregelen nemen.

Artikel 21: In geval van betwistingen zijn alleen de hoven en rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van Oost-Vlaanderen, afdeling Gent bevoegd.

HOOFDSTUK 8: INWERKINGTREDING SUBSIDIEOVEREENKOMST

Artikel 22: Huidige overeenkomst gaat in op ../../2022 en eindigt op ../../2025

Opgemaakt in 2 exemplaren te Gent op ../../20XX

Elke partij verklaart een ondertekend exemplaar te hebben ontvangen.

Voor de Stad

De algemeen directeur

Xxxxx Xxxxxxxxxxx

De burgemeester

Xxxxxxx Xx Xxxxxx

voor de uitvoerder

<naam>

<functie

Document Metadata

Table of Contents

OPEN OPROEP TOT HET INDIENEN VAN EEN PROJECTVOORSTEL VOOR DE PROCESBEGELEIDING VAN EEN COCREATIETRAJECT IN HET KADER VAN HET PROJECT GENT-PIETERS

Document Metadata