ALGEMENE VOORWAARDEN
2024-2025
Inleiding
Wat leuk dat je lessen komt volgen bij de Vocal Arts Academy! Wij houden er van om duidelijk te zijn en niet te verzanden in te veel regeltjes. Toch hebben we Algemene Voorwaarden opgesteld, zodat jij weet wat je kunt verwachten en wij er voor zorgen dat we één lijn kunnen trekken binnen onze organisatie. De uitgebreide versie start op de volgende pagina, maar hieronder vind je alvast de belangrijkste huisregels.
Veel plezier met de lessen!
Huisregels
Je schrijft je in voor een heel cursusjaar (september - juli) of de rest van het cursusjaar indien je tussentijds instroomt.
Je kunt pas aan je lessen beginnen als je het inschrijfformulier digitaal hebt ondertekend en het bij ons binnen is gekomen.
Na inschrijving blijf je automatisch ingeschreven totdat je een verzoek tot uitschrijven doet. Dit kan gedurende het schooljaar met inachtneming van de opzegtermijn, in ieder geval voor 1 juli.
Verzoek tot uitschrijven kan alleen schriftelijk via xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Bij bevestiging van uitschrijving wordt er één kalendermaand opzegtermijn aangehouden, startend vanaf de 1e van de nieuwe maand.
Er worden geen lessen gegeven in vakanties en op officiële feestdagen. Deze lessen worden ingehaald in de daarvoor bestemde inhaalweken. Het jaarrooster is bijgevoegd bij deze Algemene Voorwaarden.
Betaling van lesgeld kan in 1 of 2 termijnen via overboeking op factuurbasis of in maandelijkse termijnen middels automatische incasso. Dit kun je aangeven op het inschrijfformulier.
Privé- en duoleerlingen krijgen de mogelijkheid één les per half cursusjaar in te halen in de daarvoor bestemde inhaalweken, mits er minimaal 8 uur van tevoren is afgezegd. Bij de koren en groepslessen is geen inhaalmogelijkheid indien je zelf afwezig bent.
Indien een docent (anders dan door ziekte of overmacht) afwezig is wordt deze les op een nader te bepalen moment ingehaald of er wordt een vervangende docent geregeld.
1. ALGEMEEN
1.1 In- en uitschrijven
• Een proefles privé- of duoles kan eenmalig gevolgd worden tegen een gereduceerd tarief van
€10,00 incl BTW en kan geboekt worden via het online boekingssysteem.
• De Vocal Arts Academy heeft het recht een door de leerling geboekte proefles in overleg met de leerling te verplaatsen naar een ander moment of te annuleren indien er geen geschikte datum gevonden kan worden.
• Een proefles voor een koor of groepsles is eenmalig en gratis.
• Per proeflesaanvraag voor een koor of groep wordt er bekeken of er voldoende plek is in de betreffende groep alvorens de leerling te plaatsen.
• Inschrijving vindt plaats door akkoord te gaan met deze algemene voorwaarden en inschrijving op het door de Vocal Arts Academy gestuurde digitale inschrijfformulier. Zodra het inschrijfformulier ondertekend is kan er worden gestart met de lessen en is de leerling verplicht tot betaling van het cursusgeld.
• De leerling schrijft zich in als lid van de Vocal Arts Academy totdat er een verzoek tot uitschrijven wordt aangevraagd.
• Verzoek tot uitschrijving vindt per e-mail plaats en kan enkel verzonden worden naar xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx. De uitschrijving is geldig zodra de leerling een ontvangstbevestiging vanuit de Vocal Arts Academy heeft ontvangen. Mondelinge opzegging is niet geldig.
• De leerling krijgt de mogelijkheid gebruik te maken van een opzegtermijn van 1 kalendermaand, startend vanaf de 1e van de nieuwe kalendermaand na schriftelijke opzegging. De opzegtermijn is alleen geldig als er vóór 1 april opgezegd wordt, daarna is de leerling het resterende lesgeld van het betreffende cursusjaar verschuldigd aan de Vocal Arts Academy.
• Wil de leerling niet meer deelnemen aan het nieuwe cursusjaar (startend eind augustus/begin september) dan dient de leerling zich schriftelijk voor 1 juli van het lopende cursusjaar uit te schrijven.
1.2 Schoolvakanties en feestdagen
• In de regel worden er geen lessen gegeven in de reguliere schoolvakanties en op nationale feestdagen, tenzij anders overeengekomen. Alle feestdagen worden ingehaald in de daarvoor bestemde inhaalweken of op andere momenten in overleg met de docent. Zie het jaarrooster dat is bijgevoegd bij deze algemene voorwaarden.
1.3 Lesgeld en betalingen
• Het lestarief voor de betreffende cursus wordt van tevoren met de leerling gecommuniceerd.
• Vocal Arts Academy is vrij om de tarieven te allen tijden aan te passen. Aangepaste tarieven gaan in vanaf een nieuw cursusjaar.
• Wijzigingen van het lestarief worden uiterlijk drie weken voor aanvang van het nieuwe cursusjaar bekend gemaakt.
• De leerling verplicht zich tot betaling van het lesgeld zodra de lesovereenkomst geaccordeerd is en ontvangen is door de Vocal Arts Academy.
• Het totaal verschuldigde lesgeld wordt - afhankelijk van de voorkeur van de crediteur - in 1 termijn, 2 termijnen, dan wel in maandelijkse termijnen betaald.
• Contante betalingen zijn niet mogelijk.
• Bij niet tijdige betaling van het verschuldigde bedrag komen de wettelijke rente evenals alle kosten van invordering, zowel gerechtelijk als buitenrechtelijk voor rekening van de (ouders/ verzorgers van de) cursist volgens de Incassowet. Tevens zullen de lessen worden gestaakt totdat het verschuldigde bedrag voldaan is. De gemiste lessen kunnen dan niet worden ingehaald of gerestitueerd.
• Voor volwassenen van 21 jaar of ouder wordt 21% BTW over het lesgeld gerekend. Leerlingen die tijdens een cursus de leeftijd van 21 jaar bereiken, kunnen de cursus afmaken voor het oorspronkelijke bedrag. Wijzigingen van de Wet op Omzetbelasting worden in de lesgeldberekening doorgevoerd.
1.4 Lesvorm
• In uitzonderlijke situaties en in geval van overmacht heeft de Vocal Arts Academy het recht de lesvorm te wijzigen (bv fysieke lessen naar lessen in een online omgeving, zoals videochat, videolessen, etc.), waarbij altijd wordt gestreefd naar behoud van kwaliteit en lesinhoud. De leerling dient zelf zorg te dragen voor een geschikte ruimte om de lessen te kunnen volgen. Is dit niet mogelijk, dan is de Vocal Arts Academy hier niet voor verantwoordelijk en vindt er geen restitutie van lesgeld plaats en worden de lopende betalingen niet stopgezet.
• Indien er geen andere lesvorm kan worden geboden door de Vocal Arts Academy heeft de Vocal Arts Academy het recht de lessen te pauzeren en op een later moment in te halen. Er is in geen geval restitutie van lesgeld mogelijk, anders dan dat de leerling gebruik maakt van de hierboven genoemde opzegtermijn (tot 1 april van het betreffende cursusjaar of tenminste voor 1 juli).
1.5 Aansprakelijkheid
• Vocal Arts Academy is in geen enkel geval aansprakelijk voor enig letsel of schade aan/van de leerling/ cursist, of voor verlies, diefstal of beschadiging van de eigendommen van de leerling/ cursist.
1.5 Beeld- en geluidsmateriaal
• Door deel te nemen aan lessen bij de Vocal Arts Academy geef je toestemming voor het maken van beeld- en geluidsopnames en de verspreiding hiervan. Uiteraard mag je hiertegen bezwaar maken. Geef dit dan aan per mail, zodat wij hier rekening mee kunnen houden.
1.6 Intellectueel Eigendom en Auteursrecht
• Vocal Arts Academy behoudt alle rechten (voor zover auteurs-, merk-, modellen-, handelsnaam-, of andere rechten van intellectueel eigendom berusten op de door Vocal Arts Academy ter uitvoering van de overeenkomst geleverde diensten) die rusten op haar voortbrengselen, daaronder begrepen cursus- en lesprogramma's, technieken, instrumenten, producten, beeld- en geluidsmateriaal, publicaties, (les)materialen, (model)contracten, formats, composities en dergelijke die zijn gebruikt voor de uitvoering van de diensten. Geen van deze mogen derhalve zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Vocal Arts Academy door de wederpartij worden vermenigvuldigd, geopenbaard, geëxploiteerd en/of aan derden gesteld worden.
2. PRIVÉ- EN DUO-LESSEN
2.1 Lespakketten
• Het standaard lespakket bestaat uit 36 wekelijkse lessen en 4 evenementen of 18 tweewekelijkse lessen en 4 evenementen. De evenementen zitten standaard in het pakket en worden gerekend als les. Mocht de leerling besluiten niet deel te willen nemen aan de evenementen is restitutie van lesgeld niet mogelijk.
• De aard van de evenementen kan afwijken ten opzichte van voorgaande jaren en in bepaalde gevallen kan door de Vocal Arts Academy gedurende het cursusjaar besloten worden de aard van de evenementen te wijzigen. In dit geval vindt geen restitutie van het lesgeld plaats.
2.2 Afwezigheid en inhalen
• Per half cursusjaar heeft iedere leerling recht op 1 inhaalles, indien de gemiste les minimaal 8 uur van tevoren per mail of telefoon is afgezegd en bevestigd door de docent of een medewerker van de Vocal Arts Academy. Bij latere afmelding of verzuim vervalt dit recht.
• Bij afwezigheid van de leerling vindt geen restitutie van lesgeld plaats.
• Slechts in uitzonderlijke gevallen kan bij langdurige afwezigheid van een leerling (langer dan 4 aaneengesloten weken, en met geldige reden) op verzoek een individuele regeling getroffen worden betreffende restitutie van lesgeld of inhalen van de lessen.
• Voor de inhaallessen worden aparte weken ingepland. Hierin worden de gemiste lessen en nationale feestdagen ingehaald. Indien de leerling in die week niet beschikbaar is, vervalt het recht op een inhaalles. Zie het bijgevoegde jaarrooster voor de data van de inhaalweken.
• Inhaallessen kunnen in goed overleg met de docent ook buiten de inhaalweek om worden gepland.
• Per half jaar is het de docent toegestaan om eenmaal afwezig te zijn, enkel door ziekte of overmacht, zonder dat de leerling recht heeft op een inhaalles of teruggave van lesgeld. De Vocal Arts Academy probeert echter afwezigheid van docenten zoveel mogelijk op te vangen, bijvoorbeeld door een vervangende docent in te schakelen.
• Aanpassing van lesdagen en lestijden is uitsluitend mogelijk in overleg en binnen redelijke grenzen. Indien de leerling niet meer beschikbaar is op de afgesproken tijd en er geen vervangende dag/tijd gevonden kan worden (eventueel bij een andere docent) kan de leerling 1) gebruik maken van de opzegtermijn tot 1 april, 2) een schriftelijk verzoek tot uitschrijving doen door te mailen naar xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx, waarna in overleg wordt bekeken of er een andere regeling mogelijk is.
3. KOREN EN GROEPEN
3.1 Lespakketten
• Het pakket voor koren en groepen bestaat uit 36 wekelijkse lessen en 2 evenementen. De evenementen zitten standaard in het pakket en worden gerekend als les. Mocht de leerling besluiten niet deel te willen nemen aan de evenementen is restitutie van lesgeld niet mogelijk.
• De aard van de evenementen kan afwijken ten opzichte van voorgaande jaren en in bepaalde gevallen kan door de Vocal Arts Academy gedurende het cursusjaar besloten worden de aard van de evenementen te wijzigen. In dit geval vindt geen restitutie van het lesgeld plaats.
• Bij afwezigheid van de leerling bij evenementen vindt geen restitutie van lesgeld plaats.
• De lestijden en leslocaties worden voorafgaand aan het nieuwe cursusjaar bekend gemaakt. In uitzonderlijke gevallen kan de Vocal Arts Academy besluiten de lestijd, lesdag of locatie te wijzigen, uiteraard binnen de grenzen der redelijkheid.
3.2 Afwezigheid
• Bij afwezigheid van de leerling vindt geen restitutie van lesgeld plaats.
• Slechts in uitzonderlijke gevallen kan bij langdurige afwezigheid van een leerling (langer dan 4 aaneengesloten weken, en met geldige reden) op verzoek een individuele regeling getroffen worden betreffende restitutie van lesgeld.
• Per half jaar is het de docent toegestaan om eenmaal afwezig te zijn, enkel door ziekte of overmacht, zonder dat de leerling recht heeft op een inhaalles of teruggave van lesgeld. De Vocal Arts Academy probeert echter afwezigheid van docenten zoveel mogelijk op te vangen, bijvoorbeeld door een vervangende docent in te schakelen.
• Voor de inhaallessen worden aparte weken ingepland. Hierin worden de gemiste lessen en nationale feestdagen ingehaald. Indien de leerling in die week niet beschikbaar is, is restitutie van lesgeld niet mogelijk.
• De inhaalweken zijn te vinden in het bijgevoegde jaarrooster. Er vinden in deze weken geen reguliere lessen plaats.
4. VAA:NEXT
4.1 Lespakket
• De data voor de VAA:NEXT worden voor de start van het cursusjaar bekend gemaakt en zijn te vinden in het bijgevoegde jaarrooster. De leerling schrijft zich in tot aan het einde van het cursusjaar en gaat daarmee een betalingsverplichting aan voor de gehele cursusduur.
4.2 Afwezigheid
• We verzoeken de VAA:NEXT leerlingen zo veel mogelijk aanwezig te zijn om te continuïteit van de lessen te bewaken.
• Bij afwezigheid van de leerling vindt geen restitutie van lesgeld plaats.
• Slechts in uitzonderlijke gevallen van afwezigheid van de leerling kan op verzoek een individuele regeling getroffen worden betreffende restitutie van lesgeld.
• De Vocal Arts Academy probeert afwezigheid van docenten in geval van ziekte of overmacht zoveel mogelijk op te vangen, bijvoorbeeld door een vervangende docent in te schakelen. Indien dit niet mogelijk is wordt uitgeweken naar een andere datum voor een inhaalles. Bij afwezigheid van de leerlingen bij de inhaallessen vindt geen restitutie van lesgeld plaats.
5. PRIVACY STATEMENT
5.1 Algemeen
• Vocal Arts Academy is verantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegevens van haar gebruikers. In deze privacyverklaring wordt beschreven hoe deze gegevensverwerking geschiedt en voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt.
• Door de Website van Vocal Arts Academy te gebruiken, al dan niet door het plaatsen van een bestelling en/ of het sluiten van een overeenkomst met Vocal Arts Academy, gaat een gebruiker akkoord met de hieronder genoemde voorwaarden die daarop van toepassing zijn. (Indien een gebruiker niet met deze privacyverklaring akkoord gaat, wordt de gebruiker verzocht de Website niet te gebruiken dan wel geen overeenkomst aan te gaan met Vocal Arts Academy en dit te melden aan Vocal Arts Academy).
5.2 Doeleinden
• Vocal Arts Academy verzamelt of gebruikt geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in deze privacyverklaring tenzij Vocal Arts Academy van tevoren uw toestemming hiervoor heeft verkregen.
5.3 Persoonsgegevens die wij verwerken
• Vocal Arts Academy verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken wanneer u zich inschrijft wordt:
• Voor- en achternaam
• Gegevens betalingsplichtige
• Geboortedatum
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Bankrekeningnummer
5.4 Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens
• Een organisatie mag geen bijzondere persoonsgegevens gebruiken, tenzij daarvoor in de wet een uitzondering is. Zo zal Vocal Arts Academy nooit naar deze gegevens vragen aan haar klanten en relaties. Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens over: godsdienst of levensovertuiging; ras; politieke voorkeur; gezondheid; seksuele leven; lidmaatschap van een vakbond; strafrechtelijk verleden.
5.5 Met welk doel en op basis van welke grondslag gegevens verwerkt worden
• Vocal Arts Academy verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
• Om het tarief te bepalen aan de hand van leeftijd, lengte van deelname of unieke regeling.
• Bij minderjarigen wordt een lesovereenkomst aangegaan met ouder/voogd/wettelijke vertegenwoordiger van de deelnemers.
• Om de locatie te bepalen van ons aanbod.
• Het afhandelen van uw betaling.
• U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren, bijvoorbeeld als er een zieke docent is of omdat vanwege bepaalde redenen de activiteit niet op de afgesproken datum en/of tijd kan plaatsvinden.
• U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten.
• Vocal Arts Academy verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte en salarisadministratie.
• Adresgegevens gebruiken wij om inzicht te krijgen wie in welke gemeente onze producten en diensten afnemen.
5.6 Bewerker persoonlijke gegevens
• Een bewerker is een persoon of organisatie aan wie de verantwoordelijke de gegevensverwerking heeft uitbesteed. Vocal Arts Academy verwerkt haar administratiegegevens in software voor de boekhouding en software voor de cursistenadministratie. Vocal Arts Academy heeft een bewerkingsovereenkomst afgesloten met deze verwerkers. In een rechtsgeldig contract staan afspraken en protocollen aangaande de verwerking van persoonsgegevens, toegankelijkheid van dossiers en handelingen bij een data-lek.
• Een bewerker is niet zelfstandig verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Maar de bewerker heeft wel een aantal afgeleide verplichtingen, voor onder meer beveiliging en geheimhouding van de gegevens.
5.7 Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
• Vocal Arts Academy bewaart persoonsgegevens van haar gebruikers maximaal 7 jaar na de laatste inschrijving en in ieder geval niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering van haar dienstverlening, tenzij Vocal Arts Academy op grond van wettelijke bepalingen verplicht is persoonsgegevens langer te bewaren.
5.8 Communicatie
• Wanneer u e-mail of andere berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen wij u naar uw persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw verzoeken te beantwoorden. De gegevens worden opgeslagen op de beveiligde servers van onze e-mail provider. Wij zullen persoonlijke gegevens niet combineren met andere gegevens waarover wij beschikken en zullen dit nooit delen met derden tenzij daar toestemming voor gegeven is door de persoon zelf.
5.9 Beeldmateriaal
• Van onze producten en diensten kunnen er foto’s en/of video’s gemaakt worden, waarmee de deelnemers in beeld kunnen komen. Beeldmateriaal wordt ingezet voor promotiedoeleinden en als aandenken van de gegeven product of dienst.
• Wanneer Vocal Arts Academy beeldmateriaal gebruikt voor promotiedoeleinden kan een persoon op basis van zijn portretrecht een verzoek indienen of de foto verwijderd kan worden. Vocal Arts Academy zal dit dan spoedig doen. De foto kan gebruikt worden in verschillende media zoals krant, radio, presentaties en sociale media. Ook wordt er gebruikt gemaakt van auteurs beveiligde foto’s. Op basis van het portretrecht kan men bij de fotograaf een verzoek indienen de betreffende foto’s niet te gebruiken.
5.10 Delen van persoonsgegevens met derden
• Vocal Arts Academy verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Vocal Arts Academy blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
• Op de Website zijn links naar websites van derden opgenomen. Wanneer gebruikers deze websites bezoeken, is de privacyverklaring van deze derde partijen van toepassing. Vocal Arts Academy is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop door derden mogelijk met persoonsgegevens van gebruikers wordt omgegaan dan wel voor de cookies die worden gebruikt op deze websites van derden.
• Gegevens die wij van derden ontvangen ten behoeve van het uitvoeren van onze taken behandelen wij overeenkomstig dit Privacy Statement
5.11 Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
• Vocal Arts Academy gebruikt alleen technische en functionele cookies, en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of mobiele telefoon. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
5.12 Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
• U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Vocal Arts Academy en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u hebben in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek. Vocal Arts Academy wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https:// xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxx-xxx-xx-xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxx/xxx-xxx