Regeling omgaan met melden vermoeden misstand, onregelmatigheid of integriteitsschending Plicht Getrouw
Regeling omgaan met melden vermoeden misstand, onregelmatigheid of integriteitsschending Plicht Getrouw
Artikel 1. Begripsbepalingen
1. In deze regeling wordt verstaan onder:
a. Werknemer: degene die met een (arbeids)overeenkomst arbeid verricht of heeft verricht; én degenen die anders dan met een dienstbetrekking arbeid verricht of heeft verricht, zoals zzp-ers, stagiaires en vrijwilligers; én degene voor wiens werkzaamheden Plicht Getrouw verantwoordelijkheid draagt zoals medewerkers van de beheerder, uitzendkrachten, gedetacheerden, consultants, schoonmakers, etc.
b. (Vermoeden van) een misstand: het vermoeden dat er sprake is van een misstand voor zover:
- het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden. Dat betekent dat de melder niet hoeft te bewijzen dat sprake is van een misstand, maar hij moet zijn vermoeden wel enigszins kunnen onderbouwen. Het vermoeden moet voldoende concreet zijn en zijn gebaseerd op eigen waarneming of documenten (bijvoorbeeld e-mails, verslagen, brieven, foto’s, etc.).
Verhalen van horen zeggen zijn bijvoorbeeld niet voldoende; en
- het maatschappelijk belang in het geding is bij:
1) de (dreigende) schending van een wettelijk voorschrift, waaronder een (dreigend) strafbaar feit,
2) een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid,
3) een (dreigend) gevaar voor de veiligheid van personen,
4) een (dreigend) gevaar voor de aantasting van het milieu,
5) een (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten,
6) een (dreigende) schending van andere regels dan een wettelijk voorschrift,
7) een (dreigende) verspilling van overheidsgeld,
8) een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over de onder 1 t/m 8 hierboven genoemde feiten;
c. Een integriteitsschending: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een incident waarbij medewerkers de normen en waarden
van Plicht Getrouw xxxxxxxx en zich dus niet houden aan de gedragscode waarin deze normen en waarden vastliggen. Het verschil met misstanden is dat bij integriteitsschendingen het maatschappelijk belang (nog) niet in het geding is, terwijl dit bij misstanden altijd zo is.
d. Onregelmatigheid: Bij onregelmatigheden gaat het om een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een incident van algemene, operationele of financiële aard die plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van Plicht Getrouw en zodanig ernstig is dat deze de verantwoordelijkheid van de direct leidinggevende overstijgt. Bijvoorbeeld om fouten in uitvoering, structuren, processen of procedures.
e. Melding: de melding van een vermoeden van een misstand, onregelmatigheid of integriteitsschending op grond van deze regeling;
f. Melder: de werknemer die een vermoeden van een misstand, onregelmatigheid of integriteitsschending heeft gemeld op grond van deze regeling;
g. Vertrouwenspersoon: degene die is aangewezen om als zodanig voor de organisatie van Plicht Getrouw te fungeren;
h. Externe adviseur: persoon die uit hoofde van zijn functie geheimhoudingsplicht heeft en die door de werknemer in vertrouwen wordt geraadpleegd over een vermoeden van een misstand. Bijvoorbeeld een adviseur van de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders, een advocaat, een jurist van een vakbond, een jurist van een rechtsbijstandsverzekeraar, een bedrijfsarts of een vertrouwenspersoon van Plicht Getrouw.
i. Voorzitter bestuur: die verantwoordelijk is voor de dagelijkse leiding van Plicht Getrouw;
j. Raad van Commissarissen: de Raad van Commissarissen van de stichting Plicht Getrouw als hoogst interne toezichthoudend orgaan.
k. Onderzoeker: degenen aan wie de voorzitter van het bestuur het onderzoek naar de misstand opdraagt;
l. Externe instantie: het Meldpunt Integriteit Woningcorporaties (MIW) van de Autoriteit Woningcorporaties of iedere organisatie of vertegenwoordiger van een organisatie die naar het redelijk oordeel van de melder in staat mag
worden geacht direct of indirect de vermoede misstand te kunnen oplossen of doen oplossen;
m. Afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders: de afdeling onderzoek van het Huis, bedoeld in artikel 3a, lid 3, wet Huis voor Klokkenluiders;
n. Afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders: de afdeling advies van het Huis, bedoeld in artikel 3a, lid 2, wet Huis voor Klokkenluiders;
Artikel 2. Informatie, advies en ondersteuning voor de werknemer
1. Een werknemer kan een externe adviseur1, de vertrouwenspersoon of de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders in vertrouwen raadplegen over een vermoeden van een integriteitsschending en/of onregelmatigheid en/of misstand.
Artikel 3. Interne melding door een medewerker of een medewerker van een andere organisatie
1. Een werknemer van Plicht Getrouw of een andere organisatie met een vermoeden van een misstand, onregelmatigheid of integriteitsschending binnen Plicht Getrouw kan daarvan mondeling of schriftelijk een melding doen bij de voorzitter van het bestuur. Als de werknemer een redelijk vermoeden heeft dat de voorzitter van het bestuur bij de vermoede misstand of onregelmatigheid betrokken is, kan hij de melding ook bij de Raad van Commissarissen doen. In dat geval dient in deze regeling voor ‘de voorzitter van het bestuur’ ‘Raad van Commissarissen’ te worden gelezen.
2. De werknemer van Plicht Getrouw of een andere organisatie kan het vermoeden van een misstand, onregelmatigheid of integriteitsschending ook melden via de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon stuurt de melding, in overleg met de werknemer, door naar de voorzitter van het bestuur als bedoeld in het vorige lid, respectievelijk de Raad van Commissarissen.
1 Dit is een persoon die uit hoofde van zijn functie een geheimhoudingsplicht heeft. Bijvoorbeeld een adviseur van de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders, een advocaat, een jurist van een vakbond, een jurist van een rechtsbijstandsverzekeraar, een bedrijfsarts of een vertrouwenspersoon.
Artikel 4. Bescherming van de melder tegen benadeling
1. Plicht Getrouw zal de melder niet benadelen vanwege het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand, onregelmatigheid of integriteitsschending bij Plicht Getrouw, een andere organisatie, een externe instantie als bedoeld in artikel 13 lid 3 of een externe adviseur onder de omstandigheden als bedoeld in art. 2 lid 1.
Artikel 5. Bescherming van de melder en betrokkenen tegen benadeling
1. Plicht Getrouw zal de melder, de vertrouwenspersoon, de onderzoeker(s) in dienst van Plicht Getrouw, medewerker(s) die wordt gehoord door de onderzoekers of informatie leveren voor het onderzoek niet benadelen vanwege het uitoefenen van hun taken en/of het te goeder trouw afleggen van een verklaring en/of leveren van informatie.
2. Als een werknemer een melding doet wordt besproken met de melder welke
xxxxxx’x op benadeling aanwezig zijn, op welke wijze die risico’s kunnen worden verminderd en wat de werknemer kan doen als hij van mening is dat sprake is van benadeling.
3. Als de melder van mening is dat sprake is van benadeling, wordt een schriftelijke vaststelling hiervan ondertekend door de melder voorgelegd aan de voorzitter van het bestuur.
4. De voorzitter van het bestuur zorgt dat maatregelen die nodig zijn om benadeling tegen te gaan worden genomen.
Artikel 7. Vertrouwelijke omgang met de melding en de identiteit van de melder
1. Plicht Getrouw draagt er zorg voor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor diegenen die bij de behandeling van deze melding betrokken zijn.
2. Al diegenen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn maken de identiteit van de melder niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder en gaan met de informatie over de melding vertrouwelijk om.
3. Als het vermoeden van een misstand of onregelmatigheid is gemeld via de vertrouwenspersoon en de melder geen toestemming heeft gegeven zijn
identiteit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding verstuurd aan de vertrouwenspersoon en stuurt de vertrouwenspersoon dit onmiddellijk door aan de melder.
4. Al diegenen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn maken de identiteit van adviseurs, onderzoekers en informanten niet bekend zonder hun uitdrukkelijke schriftelijke instemming en de schriftelijke instemming van de melder.
Artikel 8. Vastlegging, doorsturen en ontvangstbevestiging van interne melding
1. Als de werknemer de melding van een vermoeden van een misstand, onregelmatigheid of integriteitsschending mondeling bij een de voorzitter van het bestuur of vertrouwenspersoon doet of een schriftelijke melding van een mondelinge toelichting voorziet, draagt deze, in overleg met de melder, zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt hiervan een afschrift.
2. De vertrouwenspersoon bij wie de melding is gedaan stuurt de melding direct door aan de voorzitter van het bestuur.
3. Als de melder of de vertrouwenspersoon bij wie de melding is gedaan een redelijk vermoeden heeft dat de voorzitter van het bestuur bij de vermoede misstand of onregelmatigheid betrokken is, meldt de melder zich bij de Raad van Commissarissen of stuurt de vertrouwenspersoon de melding direct door aan de Raad van Commissarissen. In dat geval dient in deze regeling voor “de voorzitter van het bestuur” verder “de Raad van Commissarissen” te worden gelezen.
4. De voorzitter van het bestuur stuurt de melder direct een bevestiging dat de melding is ontvangen. De ontvangstbevestiging bevat in ieder geval een zakelijke beschrijving van de melding, de datum waarop deze is ontvangen en een afschrift van de melding.
5. Voor zover vertrouwenspersoon niet op de hoogte is, informeert de voorzitter van het bestuur na ontvangst van de melding, in overleg met de melder, de vertrouwenspersoon met het oog op het tegengaan van benadeling.
Artikel 9. Behandeling van de interne melding
1. De voorzitter van het bestuur stelt een onderzoek in naar het gemelde vermoeden van een misstand of onregelmatigheid, tenzij:
a. het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden, of
b. op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid.
2. Als de voorzitter van het bestuur besluit geen onderzoek in te stellen, informeert hij de melder en de vertrouwenspersoon daar binnen twee weken na de interne melding schriftelijk over. Daarbij wordt aangegeven op grond waarvan de voorzitter van het bestuur van oordeel is dat het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden, of dat op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid.
3. De voorzitter van het bestuur beoordeelt of een externe instantie als bedoeld in artikel 13 lid 3 van de interne melding van een vermoeden van een misstand op de hoogte moet worden gebracht. Als Plicht Getrouw een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt de voorzitter van het bestuur de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
4. De voorzitter van het bestuur draagt het onderzoek op aan onderzoekers die onafhankelijk en onpartijdig zijn, en laat het onderzoek in ieder geval niet uitvoeren door personen die mogelijk betrokken zijn of zijn geweest bij de vermoede misstand of onregelmatigheid.
5. De voorzitter van het bestuur informeert de melder schriftelijk dat een onderzoek is ingesteld en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd. De voorzitter van het bestuur stuurt de melder daarbij een afschrift van de onderzoeksopdracht, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
6. De voorzitter van het bestuur informeert de Raad van Commissarissen over de melding en het ingestelde onderzoek voor zover de aard van de melding hiertoe aanleiding geeft.
Artikel 10. De uitvoering van het onderzoek
1. De onderzoekers stellen de melder in de gelegenheid te worden gehoord. De onderzoekers dragen zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en leggen deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt hiervan een afschrift.
2. De onderzoekers kunnen ook anderen horen. De onderzoekers dragen zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en leggen deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan degene die gehoord is. Degene die gehoord is ontvangt hiervan een afschrift.
3. De onderzoekers kunnen binnen de organisatie van Plicht Getrouw alle documenten inzien en opvragen die zij voor het doen van het onderzoek redelijkerwijs nodig achten.
4. Werknemers mogen de onderzoekers alle documenten verstrekken waarvan zij het redelijkerwijs nodig achten dat de onderzoekers daar in het kader van het onderzoek kennis van nemen.
5. De onderzoekers stellen een concept onderzoeksrapport op en stellen de melder in de gelegenheid daar opmerkingen bij te maken, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
6. De onderzoekers stellen vervolgens het onderzoeksrapport vast. Zij sturen de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
Artikel 11. Standpunt van Plicht Getrouw
1. De voorzitter van het bestuur informeert de melder binnen acht weken na de melding schriftelijk over het inhoudelijk standpunt over het gemelde vermoeden van een missstand of onregelmatigheid. Daarbij wordt tevens aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid.
2. Als duidelijk wordt dat het standpunt niet binnen de gestelde termijn kan worden gegeven, informeert de voorzitter van het bestuur de melder daar schriftelijk over. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de melder het standpunt tegemoet kan zien. Als de totale termijn daardoor meer dan twaalf
weken bedraagt, wordt daarbij tevens aangegeven waarom een langere termijn noodzakelijk is.
3. Na afronding van het onderzoek beoordeelt de voorzitter van het bestuur of een externe instantie als bedoeld in artikel 13 lid 3 van de interne melding van een vermoeden van een misstand en van het onderzoeksrapport en het standpunt van Plicht Getrouw op de hoogte moet worden gebracht. Als Plicht Getrouw een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt hij de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
4. De personen op wie de melding betrekking heeft, worden in overeenkomstige zin geïnformeerd als de melder op grond van lid 1 t/m 3, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.
5. De voorzitter van het bestuur informeert de Raad van Commissarissen over de uitkomsten van het onderzoek en het standpunt van Plicht Getrouw.
Artikel 12. Hoor en wederhoor ten aanzien van onderzoeksrapport en standpunt Plicht Getrouw
1. Plicht Getrouw stelt de melder in de gelegenheid op het onderzoeksrapport en het standpunt van Plicht Getrouw te reageren.
2. Als de melder in reactie op het onderzoeksrapport of het standpunt van Plicht Getrouw onderbouwd aangeeft dat het vermoeden van een onregelmatigheid of misstand niet daadwerkelijk of niet deugdelijk is onderzocht of dat in het onderzoeksrapport of het standpunt van Plicht Getrouw sprake is van wezenlijke onjuistheden, reageert Plicht Getrouw hier inhoudelijk op en stelt hij zo nodig een nieuw of aanvullend onderzoek in. Op dit nieuwe of aanvullende onderzoek zijn artikel 10 t/m 13 van overeenkomstige toepassing.
3. Als Plicht Getrouw een externe instantie als bedoeld in artikel 14 lid 3 op de hoogte brengt of heeft gebracht, stuurt hij ook de hiervoor bedoelde reactie van de melder op het onderzoeksrapport en het standpunt van Plicht Getrouw aan die externe instantie toe. De melder ontvangt hiervan een afschrift.
Artikel 13. Externe melding
1. Na het doen van een interne melding van een vermoeden van een misstand, kan de melder een externe melding doen als:
a. de melder het niet eens is met het standpunt als bedoeld in artikel 12 en van oordeel is dat het vermoeden ten onrechte terzijde is gelegd;
b. de melder geen standpunt heeft ontvangen binnen de termijn als bedoeld in artikel 12 lid 1 of lid 2.
2. De melder kan direct een externe melding doen van een vermoeden van een misstand als het eerst doen van een interne melding in redelijkheid niet van hem kan worden gevraagd. Dat is in ieder geval aan de orde als dit uit enig wettelijk voorschrift voortvloeit of sprake is van:
a. acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt;
b. een redelijk vermoeden dat de Raad van Commissarissen bij de vermoede misstand betrokken is;
c. een situatie waarin de melder in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen vanwege het doen van een interne melding;
d. een duidelijk aanwijsbare dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal;
e. een eerdere melding overeenkomstig de procedure van dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen;
f. een plicht tot directe externe melding.
3. De melder kan de externe melding doen bij een externe instantie die daarvoor naar het redelijk oordeel van de melder het meest in aanmerking komt. Onder externe instantie wordt in ieder geval verstaan:
a. een instantie die is belast met de opsporing van strafbare feiten;
b. een instantie die is belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of volgens enig wettelijk voorschrift; bijvoorbeeld het Meldpunt Integriteit Woningcorporaties (MIW) van de Autoriteit Woningcorporaties
c. een andere daartoe bevoegde instantie waar het vermoeden van een misstand kan worden gemeld, waaronder de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders.
Artikel 14. Intern en extern onderzoek naar benadeling van de melder
1. De melder en andere betrokkene bij de melding (artikel 6) die menen dat sprake is van benadeling vanwege het doen van een melding van een vermoeden van een misstand, kunnen de voorzitter van het bestuur verzoeken om onderzoek te doen naar de wijze waarop er binnen de organisatie met hen wordt omgegaan. De artikelen 9 t/m 12 zijn van hierbij van toepassing.
2. De melder en andere betrokkene bij de melding (artikel 6) kunnen ook de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders verzoeken om een onderzoek in te stellen naar de wijze waarop Plicht Getrouw zich tegen hen heeft gedragen naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand.
Artikel 15. Publicatie, rapportage en evaluatie
1. De voorzitter van het bestuur draagt er zorg voor dat deze regeling wordt gepubliceerd op het intranet en openbaar wordt gemaakt op de website van Plicht Getrouw.
2. De voorzitter van het bestuur stelt jaarlijks een rapportage op over het beleid aangaande het omgaan met het melden van vermoedens van misstanden en onregelmatigheden en de uitvoering van deze regeling.
3. De voorzitter van het bestuur stuurt de definitieve versie van de in lid 2 bedoelde rapportage ter bespreking aan de Raad van Commissarissen.
Artikel 16. Inwerkingtreding regeling en intrekking vigerende regeling
1. Deze regeling treedt, na actualisatie, in werking op 8 mei 2019.
2. Deze regeling wordt aangehaald als de ”Meldregeling”, regeling omgaan met melden vermoeden misstand of onregelmatigheid Plicht Getrouw.