Dienst Mobiliteit
Dienst Mobiliteit
Departement Ruimte, Erfgoed en Mobiliteit
Bestek
AANBESTEDENDE OVERHEID: Provincie Antwerpen
Departement Ruimte, Erfgoed en Mobiliteit Dienst Mobiliteit
Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx
GUNNINGSWIJZE: Onderhandelingsprocedure met bekendmaking
SOORT OPDRACHT: Overheidsopdracht voor diensten
VOORWERP VAN DE OPDRACHT: Provinciale Fietsbarometer:
opdrachtencentrale voor het leveren en plaatsen van permanente fietstellers en uitvoeren van verkeersonderzoek – raamovereenkomst voor een periode van 4 jaar
PLAATS VAN UITVOERING: België
REFERENTIENUMMER OPDRACHT: VARIA-2017-00608
CONTACTPERSOON EN -GEGEVENS: Provincie Antwerpen – Xxxx Xxxxx
tel: 00 000 00 00
xxxx.xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
UITERSTE DATUM EN TIJDSTIP VOOR
INDIENING OFFERTES: Maandag 19 juni 2017 om 10:25 uur
ADRES VOOR INDIENING OFFERTES: De offertes worden ingediend via het e-
Tendering-platform.
AFWIJKINGEN VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS:
Inhoudstafel
Inhoudstafel 2
1 ADMINISTRATIEF LUIK 4
1.1 BEPALINGEN M.B.T. DE GUNNING VAN DE OPDRACHT 4
1.1.1 Aanbestedende overheden 4
1.1.2 Gunningswijze 5
1.1.3 Voorwerp van de opdracht 5
1.1.4 Informatiesessie 6
1.1.5 Toepasselijke wettelijke bepalingen 6
1.1.6 Overige algemeen toepasselijke bepalingen 7
1.1.7 Indiening van de offertes 7
1.1.8 Vorm en inhoud van de offerte 8
1.1.9 Uitsluitings- en kwalitatieve selectiecriteria 9
1.1.10 Prijsvaststelling (art. 13 KB 15/07/2011) 9
1.1.11 Prijsopgave (art. 16 KB 15/07/2011) 9
1.1.12 Prijsherziening (art. 20 KB 15/07/2011) 9
1.1.13 Gunningscriteria (art. 107 KB 15/07/2011) 10
1.1.14 Verbintenistermijn 11
1.1.15 Verloop van de onderhandelingen (art. 109 KB 15/07/2011) 11
1.2 BEPALINGEN M.B.T. DE UITVOERING VAN DE OPDRACHT 13
1.2.1 Toepasselijke documenten 13
1.2.2 Leidend ambtenaar (art. 11 KB 14/01/2013) 13
1.2.3 Vertrouwelijkheid en informatieveiligheid 13
1.2.4 Intellectuele rechten (art. 19-23 KB 14/01/2013) 15
1.2.5 Continuïteit van de dienstverlening 16
1.2.6 Borgtocht (art. 25 KB 14/01/2013) 16
1.2.7 Actiemiddelen van de aanbestedende overheid (art. 44 t.e.m. 51, 71, 72, 154 en 155 KB 14/01/2013) 17
1.2.8 Uitvoeringstermijnen (art. 147 KB 14/01/2013) 17
1.2.9 Hoeveelheden (art. 148 KB 14/01/2013) 17
1.2.10 Modaliteiten inzake prestaties (art. 149 KB 14/01/2013) 17
1.2.11 Opvolging en begeleiding van de opdracht 17
1.2.12 Oplevering (art. 64 en 156 KB 14/01/2013) 18
1.2.13 Betaling van de diensten (art. 66 en 160 KB 14/01/2013) 18
2 TECHNISCH LUIK 20
2.1 Inhoud van de opdracht 20
2.2 Essentiële eisen van de dataverzameling en -verwerking 21
2.3 De permanente fietsteltoestellen 22
Essentiële technische vereisten van de permanente teltoestellen 22
Essentiële output van gegevens van de permanente teltoestellen 23
Brondata / ruwe gegevens 23
Verwerkte gegevens 23
2.4 Displays bij de permanente fietsteltoestellen 23
Algemeen 23
Soorten displays 24
Energievoorziening voor display 24
2.5 Verkeersonderzoek op afroep 24
Algemeen 24
Groepen van simultaan te bemeten locaties 25
Screening van de meetlocaties 25
Details betreffende de in te winnen gegevens 25
Duur van de registraties op het terrein per meetlocatie 26
Minimaal vereiste kwaliteit en kwaliteitscontrole 27
Aan te reiken gegevens – verwerking van de metingen 27
2.6 Veiligheid, signalisatie en vergunningen 28
2.7 De offerte 28
Visie op de opdracht 28
Case Permanente fietsteller inclusief display 29
Case Cordontelling 29
Case Kruispunttelling 29
3 BIJLAGEN 30
3.1 Offerteformulier 30
1 ADMINISTRATIEF LUIK
1.1 BEPALINGEN M.B.T. DE GUNNING VAN DE OPDRACHT
1.1.1 Aanbestedende overheden
Deze opdracht is een raamovereenkomst die wordt aanzien als een samengevoegde opdracht. De provincie Antwerpen treedt op als aanbestedende overheid.
De provincie Antwerpen treedt op als opdrachtencentrale voor alle provincies, gemeenten en steden. Ook alle instellingen die onder de rechtspersoonlijkheid van Vlaanderen, een provincie, gemeente of stad vallen of instellingen die belast zijn met een taak van provinciaal of gemeentelijk belang zoals autonome gemeentebedrijven, politiezones of andere extern verzelfstandigde agentschappen in privaatrechtelijke vorm.
Dit heeft voor gevolg dat, telkens waar in de tekst provincie Antwerpen of aanbestedende overheid of opdrachtgever staat, inderdaad de provincie Antwerpen dient te worden gelezen voor al hetgeen de gunning betreft of wat eraan voorafgaat, of hetzij de provincie Antwerpen hetzij één van de hogergenoemde entiteiten, voor hetgeen de uitvoering aangaat.
De inschrijvers zijn er toe gehouden om op grond van de overeenkomst de diensten die aan de provincie Antwerpen worden aangeboden onder dezelfde voorwaarden aan de voormelde entiteiten aan te bieden, indien deze erom verzoeken. De voormelde entiteiten treden in dergelijk geval op als opdrachtgever-contractant. Ze plaatsen opdrachten in eigen naam en voor eigen rekening. Eens een entiteit een bestelling heeft geplaatst staat deze entiteit ook zelf in voor de leiding en het toezicht op de opdracht in de zin van artikel 11 KB Uitvoering, alsook voor de algemene opvolging van de bestelling en de verdere toepassing van het bestek en de algemene en bijzondere aannemingsvoorwaarden.
Deze opdracht heeft de vorm van een raamovereenkomst met maximum drie deelnemers. De aanbestedende overheid zal voor deelopdrachten een keuze maken uit de deelnemers, niet enkel op basis van de rangschikking bij de gunning, maar ook op basis van beschikbaarheid of specifiek aanwezige expertise. Indien het nuttig of nodig lijkt kan een minicompetitie georganiseerd worden. De deelnemers zullen periodiek geëvalueerd worden op basis van de gunningscriteria. Daarbij kan de onderlinge rangschikking wijzigen.
Provincie Antwerpen
Departement Ruimte, Erfgoed en Mobiliteit Dienst Mobiliteit
Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx
Voor bijkomende informatie en vragen betreffende deze gunningsprocedure kan u contact opnemen met:
Xxxx Xxxxx, teamverantwoordelijke Fietsbeleid (provincie Antwerpen) Tel. 00 000 00 00, e-mail xxxx.xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
1.1.2 Gunningswijze
De gunning van deze overheidsopdracht gebeurt via de onderhandelingsprocedure met bekendmaking, gelet op artikel 26 §2 3° van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten.
De gevraagde dienstverlening is dermate divers en inhoudelijk specifiek dat het niet mogelijk is om de specificaties van de opdracht exhaustief, eenduidig en met voldoende nauwkeurigheid te bepalen om gepaste offertes te bekomen. Enkel door het gebruik van de onderhandelingsprocedure kunnen de behoeften van de provincie Antwerpen en de bovenvermelde entiteiten op de mogelijkheden van de kandidaten afgesteld worden, en kunnen werkbare modaliteiten uitgewerkt worden.
Het is voor de aanbestedende overheid niet mogelijk alle technische en inhoudelijke aspecten van de opdracht ondubbelzinnig te formuleren in het bestek. De samenwerkings- en uitvoeringsmodaliteiten moeten in gesprekken vastgelegd en verfijnd worden.
Omdat de aanpak van deze opdracht een belangrijk gunningscriterium is, en voorwerp van de onderhandelingen, zijn de uitvoeringsbepalingen in dit bestek zeer beperkt gehouden. In de finalisatieronde zullen de provincie Antwerpen en de maximum 3 overgebleven deelnemers in overleg de uitvoeringsmodaliteiten vastleggen.
1.1.3 Voorwerp van de opdracht
Classificatie
Deze opdracht is een opdracht voor diensten.
CPV code: 34972000-1 Systeem voor het meten van de verkeersstroom
Beschrijving van de diensten
Veel verplaatsingen in het kader van woon-werk- en woon-schoolverkeer gebeuren nog steeds met de wagen. Nochtans is de gemiddelde gependelde afstand in Vlaanderen fietsbaar, zeker met een elektrische fiets. De Vlaamse provincies slaan daarom de handen in elkaar om makkelijk fietstellingen te organiseren en verkeersonderzoek te laten uitvoeren als een onontbeerlijk deel binnen het fiets- en mobiliteitsbeleid.
Het traject van kwaliteitszorg, dat de lokale overheid met haar fietsdossiers moet volgen om aanspraak te kunnen maken op subsidie van de provincie en de Vlaamse overheid, voorziet een degelijke objectieve afweging voor de aanleg en evaluatie na de aanleg. Door verkeersonderzoek als opdrachtencentrale aan te bieden wordt de administratieve last bij de lokale overheden voor het zoeken en aanstellen van een uitvoerder weggenomen en wordt het mogelijk om op een uniforme wijze op zeer korte tijd de nodige gegevens te verzamelen.
De provincie Antwerpen heeft sinds 2014 een strategisch fietsmeetnet opgestart als onderdeel van de Provinciale Fietsbarometer. Dit meetnet bestaat uit vaste telpunten aangevuld met tijdelijke telpunten, met als doel het gebruik van fietsroutes in de provincie Antwerpen doelgericht te kunnen meten en evalueren. De inschrijver voorziet de integratie van zijn aangeboden dienstverlening in de Provinciale Fietsbarometer.
De opdracht voor de maximum 3 deelnemers is om binnen het kader van een raamcontract, een strategische en operationele partner voor de opdrachtgevers te zijn bij het organiseren en analyseren van allerhande verkeersonderzoek en bij het permanent registreren van fietsbewegingen d.m.v.:
• het leveren en plaatsen van permanente fietstellers, al dan niet met display
• het organiseren en analyseren van:
o tijdelijke fietstellingen
o intensiteitsmetingen van alle verkeer
o kruispunttellingen
o herkomst- en bestemmingsonderzoek
o parkeeronderzoek
o …
De geregistreerde data worden ontsloten via enerzijds een door de deelnemer aangeboden digitaal platform en via een REST service (API) anderzijds.
1.1.4 Informatiesessie
Gelet op de aard van de opdracht heeft de aanbestedende overheid beslist om voor de geselecteerde kandidaten een informatiesessie te organiseren. Deze informatiesessie vindt plaats op woensdag 7 juni 2017 om 10.00 uur op het volgende adres: Provinciehuis aan de Singel (PaS), Desguinlei 100 te 0000 Xxxxxxxxx.
Tijdens deze informatiesessie geeft de opdrachtgever een kort overzicht van het voorwerp van de opdracht. Vervolgens kunnen de geselecteerde kandidaten vragen stellen.
De geselecteerde kandidaten die op de informatiesessie wensen aanwezig te zijn, worden verzocht om hun vragen vooraf te bezorgen via het e-mailadres xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
1.1.5 Toepasselijke wettelijke bepalingen
Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk:
- Wet van 15 juni 2006 inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten
- Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten
- KB van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten klassieke sectoren
- KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken
en alle latere aanvullingen en wijzigingen.
1.1.6 Overige algemeen toepasselijke bepalingen
Contractuele voorwaarden
Met de overhandiging van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, ook als deze worden vermeld in een of meerdere bijlagen van zijn offerte. Door het indienen van een offerte verbindt de inschrijver zich ertoe de bepalingen van onderhavig bestek na te leven.
Interne audit
De interne auditor van de provincie Antwerpen heeft, binnen de limieten van zijn opdracht, het recht informatie op te vragen met betrekking tot processen die relevant zijn voor de specifieke dienstverlening aan de provincie. Het kan hierbij gaan om documenten, procedures, gegevens … Deze informatie wordt vertrouwelijk behandeld en kan in samenspraak met de deelnemer in een rapport verwerkt worden.
1.1.7 Indiening van de offertes
De offertes moeten worden ingediend via de applicatie e-Tendering op de uiterste datum en tijdstip voor indiening van de offertes zoals opgegeven op het voorblad van dit bestek.
De offertes moeten conform artikel 52 van het KB Plaatsing worden opgesteld en worden door de inschrijver of zijn gemachtigde elektronisch ondertekend.
De elektronische handtekening moet worden geplaatst door de personen die bevoegd zijn om de inschrijver te verbinden. Als de gevolmachtigde niet zelf de offerte digitaal kan ondertekenen, kan hij ook vooraf een volmacht geven aan de medewerker die de offerte in zijn plaats digitaal zal ondertekenen. De gevolmachtigde hoeft die volmacht zelf niet digitaal te ondertekenen, een gescande handtekening op de volmacht volstaat.
Wie ondertekent moet bewijzen dat hij gemachtigd is de inschrijver te verbinden (art. 82 KB Plaatsing).
Dit kan aangetoond worden door:
- Een uittreksel uit het Belgisch Staatsblad waarin de bevoegdheden van de (functie van) de ondertekenaar vermeld staan
- Een uittreksel uit het Belgisch Staatsblad waarin vermeld staat wie de inschrijver kan verbinden (één bestuurder, twee bestuurders samen,…)
- Eventueel bijkomend: een getekende volmacht, verleend door de daartoe bevoegd perso(o)n(-en) (conform de statuten).
Opgelet: het ondertekenen van offertes is geen handeling van dagelijks bestuur.
De capaciteit voor het opladen van offertes is gelimiteerd tot 80 MB per document en 350 MB per dossier.
Opgelet: De inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het correct en volledig opladen van een unieke en enige offerte. Het indienen van een papieren versie of een veiligheidskopie is niet toegestaan.
We raden elke inschrijver ten stelligste aan de indieningsprocedure via e-Tendering op voorhand te testen. Daartoe ontwikkelde e-Tendering een demo-omgeving: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/
We adviseren om tijdig na te gaan of u beschikt over de vereiste certificaten / eToken om de offerte via e-Tendering te ondertekenen. Meer informatie hieromtrent, kunt u vinden op de website xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx of via de e-Procurement helpdesk op het nummer
x00 (0)0 000 00 00.
1.1.8 Vorm en inhoud van de offerte
De inschrijver maakt zijn offerte op de bijhorende formulieren. Deze formulieren vindt u in deel 3, bij de bijlagen bij dit bestek.
Onderstaande documenten worden individueel als pdf-bestand aangeboden.
De nummering en naamgeving van de documenten moeten strikt gevolgd worden:
1_naam inschrijver_begeleidingsbrief
2_naam inschrijver_aanvraag_tot_deelneming 3_naam inschrijver_gedetailleerde_prijsopgave
4_naam inschrijver_documenten_eerste_gunningscriterium_prijs
5_naam inschrijver_documenten_tweede_gunningscriterium_projectteam 6_naam inschrijver_documenten_derde_gunningscriterium_procesnota_inclusief_uitgewer kte_cases
7_naam inschrijver_bijlagen
Indien de inschrijver bijkomende informatie wenst te verstrekken kan dat in de bijlagen. De informatie die onder de punten 1 tot en met 6 gevraagd wordt, mag in geen geval in de bijlagen opgenomen worden.
1.1.9 Uitsluitings- en kwalitatieve selectiecriteria
De selectie van de kandidaten werd reeds in een eerdere fase van deze overheidsopdracht uitgevoerd. De uitsluitingscriteria (art. 61-64 van het KB van 15/07/2011) zullen in deze fase opnieuw gecontroleerd worden.
1.1.10 Prijsvaststelling (art. 13 KB 15/07/2011)
Wat de prijsbepaling betreft, wordt deze opdracht aanzien als:
een opdracht volgens prijslijst bestaande uit uitsluitend posten met een vermoedelijke hoeveelheid waarbij alleen de eenheidsprijzen voor de prestaties forfaitair zijn. De inschrijver voegt een gedetailleerde prijsopgave bij zijn offerte waarin hij prijs opgeeft voor alle elementen die in de loop van de opdracht nodig zijn. Bijvoorbeeld: uurtarieven per profiel, gebruikte materialen, onderhoud, …
1.1.11 Prijsopgave (art. 16 KB 15/07/2011)
Alle kosten en heffingen welke de opdracht belasten, met uitzondering van de btw, vallen ten laste van de inschrijver en worden verondersteld te zijn inbegrepen in de globale en de eenheidsprijzen van de opdracht.
De prijzen worden verplicht in euro opgegeven tot op twee cijfers na de komma.
Voor elke deelopdracht zal de inschrijver een prijsopgave geven die voor de betreffende deelopdracht als forfaitaire prijs gebruikt kan worden.
Het is de bedoeling dat de inschrijver in zijn offerte een zo volledig mogelijke prijslijst geeft van alle mogelijke prijselementen.
Dat zijn ook uurtarieven voor alle mogelijk in te zetten profielen, zonder daarbij ondersteunende profielen zoals grafische of administratieve medewerkers te vergeten.
Bij de profielen wordt daarbij telkens verwezen naar de medewerkers (cv’s) die in de aanvraag tot deelneming werden opgegeven.
Verder kunnen ook niet-personeelsgebonden prijselementen opgegeven worden.
1.1.12 Prijsherziening (art. 20 KB 15/07/2011)
Op onderhavige opdracht is de volgende prijsherzieningsformule van toepassing: P = P0 * (I1 / I0)
P = geïndexeerde prijs P0 = oorspronkelijke prijs
I0 = Gezondheidsindex van kracht 10 dagen voor de opening van de offertes
I1 = Gezondheidsindex bij aanvang van de maand, voorafgaand aan de verjaardag
De prijzen kunnen aangepast worden, jaarlijks op de vervaldag van de start van de opdracht.
1.1.13 Gunningscriteria (art. 107 KB 15/07/2011)
De aanbestedende overheid kiest de maximum 3 economisch voordeligste offertes op basis van de volgende gunningscriteria:
• Prijs 50 punten
• Projectteam 20 punten
• Procesnota 30 punten
Prijs
Het gunningscriterium prijs wordt beoordeeld aan de hand van de in de gedetailleerde prijsopgave opgegeven kostenelementen. Waar mogelijk rekening houdend met de kans op het voorkomen van deze elementen in de verschillende deelopdrachten.
De volgende formule wordt gebruikt voor het toekennen van de score :
Score = 50 * (prijs excl. btw van de goedkoopste offerte / prijs excl. btw van de te beoordelen offerte).
De prijzen zullen op algemene manier beoordeeld worden, en de uitwerking van de concrete cases (deel 2 van dit bestek) en de daarbij behorende raming wordt gebruikt voor de verdere gedetailleerde evaluatie van dit criterium.
Projectteam
De inschrijver geeft in zijn offerte duidelijk aan welk team van medewerkers zal worden ingezet voor de uitvoering van de aangeboden dienstverlening en welke rol zij daarin bekleden.
Bovendien geeft de inschrijver voor elke opgegeven medewerker in het projectteam een mogelijke vervanger op. Van al deze personen wordt een cv bij de offerte gevoegd.
Elk cv bevat enerzijds informatie over ervaring, competenties en diploma’s, en anderzijds informatie over kennis en kunde met betrekking tot het plannen, uitvoeren en analyseren van (fiets)tellingen en/of het plaatsen van permanente fietstellers, al dan niet met display, in een overheidscontext (overheidsopdrachten).
In de offerte wordt een duidelijke beschrijving opgegeven van de rolverdeling tussen de opgegeven medewerkers, met een duidelijke beschrijving van de inhoud van de verschillende rollen en profielen in het projectteam. Een organogram van het projectteam en de bredere organisatie geeft schematisch de organisatie en het projectteam weer.
Continuïteit van de dienstverlening: de inschrijver verbindt zich ertoe, behalve in geval van overmacht, de opdracht te laten uitvoeren door de in de offerte opgegeven persoon (personen). De vermelde persoon (personen) of hun vervanger(s) worden geacht effectief deel te nemen aan de opdracht:
• De opdracht zal worden uitgevoerd door de persoon (personen) vermeld in de offerte van de inschrijver;
• De inschrijver zal die persoon (personen) enkel mogen vervangen om reden van overmacht, en dan nog enkel door een persoon met minstens equivalente kwalificaties, en mits het voorafgaande en schriftelijke akkoord van de provincie Antwerpen;
• Indien de provincie Antwerpen van oordeel is dat de door de inschrijver voorgestelde persoon niet geschikt is om de opdracht mee uit te voeren, zal de provincie Antwerpen de inschrijver daar gemotiveerd van op de hoogte brengen en de inschrijver verzoeken deze te vervangen;
• Indien er een vervanging van een persoon dient te gebeuren, valt de kennisoverdracht volledig ten laste van de inschrijver.
Procesnota
Het gunningscriterium procesnota wordt beoordeeld aan de hand van de visie op de cases, de kwaliteit van de voorstellen (strategisch en operationeel) en het plan van aanpak met de bijhorende timing voor de cases die gevraagd worden in het technisch luik.
De inschrijver voegt bij zijn offerte een procesnota per case (bij voorkeur max. 10 A4-pagina’s per case inclusief illustraties, tabellen, grafieken, …). In deze procesnota is de procesaanpak verwerkt met een inschatting van de mogelijke knelpunten voor de voorliggende cases en daaraan gekoppeld de acties die de inschrijver voorziet om de risico’s te beperken.
De procesaanpak is een scenario van concept tot uitvoering van de cases door de inschrijver en bevat minimaal de volgende informatie:
- een stappenplan
- een tijdschema
- een werktijdinschatting van de verschillende profielen van het projectteam in de verschillende cases.
1.1.14 Verbintenistermijn
De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 180 kalenderdagen, ingaand vanaf de uiterste datum van ontvangst van de offertes.
1.1.15 Verloop van de onderhandelingen (art. 109 KB 15/07/2011)
Voor onderhavige onderhandelingsprocedure zal de aanbestedende overheid de volgende evaluatie- en onderhandelingsprocessen hanteren:
Ronde 1:
De aanbestedende overheid evalueert de offertes in eerste instantie op hun inhoud en conform de gunningscriteria.
Ronde 2:
De inschrijvers worden uitgenodigd om hun offerte toe te lichten. Gedurende de hiervoor voorziene tijd krijgen de inschrijvers de gelegenheid om:
● hun offerte toe te lichten
● hun offerte te verduidelijken
● vragen van de aanbestedende overheid i.v.m. zowel de geboden functionaliteiten als prijzen te beantwoorden.
Op basis van de verstrekte toelichtingen wordt de puntenscore aangepast. Ronde 3 :
De inschrijvers die tot de derde ronde worden toegelaten, krijgen de gelegenheid om een ‘best and final offer’ uit te brengen op basis van de voorstellen die de aanbestedende overheid tijdens de onderhandelingssessies met de inschrijvers aanbrengt. De aanbestedende overheid beoordeelt de ‘best and final offers’ opnieuw.
Finalisatieronde
De aanbestedende overheid nodigt de inschrijvers uit voor de finalisatieronde. Na deze ronde dienen de 3 best gerangschikte inschrijvers een geconsolideerde versie van de offerte en aanvullingen op te maken.
Indien de offertes in die mate duidelijk zijn en overeenkomen met de doelstellingen van de opdrachtgever, zodat geen verdere contacten met de inschrijvers nodig geacht worden, kan de aanbestedende overheid op elk moment in de procedure overgaan tot gunning van de opdracht.
1.2 BEPALINGEN M.B.T. DE UITVOERING VAN DE OPDRACHT
1.2.1 Toepasselijke documenten
1.2.2 Leidend ambtenaar (art. 11 KB 14/01/2013)
De leidend ambtenaar voor de raamovereenkomst als geheel is Xxx Xxx, departementshoofd van het departement Ruimte, Erfgoed en Mobiliteit van de provincie Antwerpen.
Voor elke deelopdracht zal de opdrachtgever een leidend ambtenaar aanduiden.
1.2.3 Vertrouwelijkheid en informatieveiligheid
Vertrouwelijkheid (art. 18 KB 14/01/2013)
Door in te schrijven op deze opdracht, verbindt de deelnemer zich niet alleen tot het respecteren van het beroepsgeheim, maar ook tot neutraliteit en discretie ten overstaan van het personeel van de provincies en de lokale overheden. Deze verplichting blijft ook na de uitvoering van de opdracht bestaan.
De deelnemer verbindt zich tot geheimhouding, zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht, van alle informatie, van welke aard ook, die hem zal worden meegedeeld of waarvan hij in de loop van de opdracht kennis zal nemen.
Met het oog op de toepassing van dit bestek wordt onder ‘informatie’ verstaan: alle inlichtingen toevertrouwd aan personeelsleden van de deelnemer in het kader van de opdracht, alle elektronische bestanden waartoe ze toegang krijgen, alle documenten die hen worden toevertrouwd, alle vergaderingen waaraan ze deelnemen. Deze informatie wordt als strikt vertrouwelijk beschouwd. Deze opsomming is niet exhaustief.
De informatie in kwestie:
- kan zijn vastgelegd op eender welke informatiedrager, zoals papier, film, cd-rom, USB- stick;
- kan mondeling of visueel aan de deelnemer worden verstrekt, voor of na een demonstratie en/of overdracht van een informatiedrager met de gewenste informatie;
- kan aan de deelnemer zijn verstrekt via het verlenen van de toegang tot het gehele of gedeelte van het netwerk van de aanbestedende overheid dat de deelnemer nodig heeft voor de uitvoering van de opdracht.
Deze opsomming is niet exhaustief.
De deelnemer garandeert dat zijn personeel, aangestelden en zijn onderaannemers de vertrouwelijkheid van deze gegevens zullen respecteren. Hij verbindt zich ertoe deze gegevens niet te verstrekken aan derden, inbegrepen eventuele filialen en andere ondernemingen die met
de deelnemer zijn geassocieerd. Hij zal aan zijn personeelsleden en aan die van zijn onderaannemers die rechtstreeks bij de uitvoering betrokken zijn, enkel de gegevens bekendmaken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht.
De hierboven genoemde verplichtingen zijn niet van toepassing op informatie van een betrokken overheid of entiteit:
- waarvan de deelnemer op een voor die overheid of entiteit aanvaardbare wijze kan aantonen dat ze reeds in zijn bezit was op het ogenblik dat ze hem voor het eerst door een overheid of entiteit werd meegedeeld;
- die, op het moment dat ze bekend werd bij de overheid of entiteit, reeds openbaar was;
- die, nadat ze bekend werd bij de overheid of entiteit, regelmatig openbaar werd gemaakt op een andere wijze dan door toedoen van de deelnemer;
- die de deelnemer van een derde heeft verkregen die te goeder trouw beschikte over de informatie van de overheid of entiteit en die was gemachtigd om deze mee te delen aan de deelnemer.
De deelnemer verbindt er zich toe:
- om als een zorgvuldig persoon en naar eer en geweten om te gaan met de hem toevertrouwde informatiesystemen, documenten en informatie;
- om zich geen toegang te verschaffen of proberen te verschaffen tot het geheel of gedeelte van de informatiesystemen of informatie indien daarvoor geen expliciete toegangsmogelijkheid werd gecreëerd;
- om in geen geval privé-gegevens aan het netwerk van de overheid of entiteit toe te voegen, te verwijderen of te veranderen;
- om de wachtwoorden of andere authenticatiesystemen die hem met het oog op de uitvoering van zijn opdracht ter beschikking zijn gesteld, niet mee te delen aan derden noch te bewaren op een plaats waar derden er kennis van kunnen nemen;
- om de aangeboden informatiesystemen en informatie uitsluitend te gebruiken in samenwerking met de overheid of entiteit in het kader van de uitvoering van deze opdracht;
- om de informatie van de overheid of entiteit niet te kopiëren, vast te leggen op een informatiedrager of ter beschikking te stellen van derden, behoudens daartoe verleende uitdrukkelijke schriftelijke voorafgaande toestemming;
Alle informatie die door de overheid of entiteit aan de deelnemer ter beschikking wordt gesteld, en elke informatiedrager met informatie van de overheid of entiteit die aan de deelnemer door de overheid of entiteit wordt toevertrouwd, blijft exclusieve eigendom van de overheid of entiteit. Ook elke informatiedrager waarop de deelnemer informatie van de overheid of entiteit heeft gekopieerd of vastlegt, is de integrale eigendom van de overheid of entiteit.
Door informatie ter beschikking te stellen, verleent de overheid of entiteit geen enkel licentierecht, expliciet noch impliciet, op patenten, auteursrechten of andere intellectuele rechten.
De overheid of entiteit behoudt op elk ogenblik het recht om aan de deelnemer te verzoeken om het geheel of een gedeelte van de informatiedragers waarop de deelnemer de informatie van de
overheid of entiteit heeft opgeslagen en/of de hem toevertrouwde verificatie- en toegangscodes van welke aard ook, badges en sleutels terug te bezorgen en/of om de deelnemer de hem verleende toegang tot het netwerk van de overheid of entiteit te ontnemen. De deelnemer verbindt zich ertoe de gevraagde informatie-, verificatie- en toegangscodes van welke aard ook en de badges en sleutels onmiddellijk terug te bezorgen zonder ze te kopiëren.
De deelnemer verbindt zich ertoe om na afloop van de opdracht zonder verwijl aan de overheid of entiteit alle informatiedragers terug te bezorgen die informatie van de overheid of entiteit bevatten evenals alle verificatie- en toegangscodes van welke aard ook, evenals de badges en sleutels die aan de deelnemer worden ter beschikking gesteld met het oog op de uitvoering van de opdracht.
De deelnemer verbindt zich ertoe om zich te onthouden van alle industriële toepassingen van de informatie van de overheid of entiteit en om die informatie voor geen andere doeleinden te gebruiken dan voor de uitvoering van onderhavige opdracht of van een taak die hem door de overheid of entiteit werd toevertrouwd in het kader van de onderhavige opdracht.
De deelnemer is verantwoordelijk voor alle schade waar de overheid of entiteit of derden het slachtoffer van zouden zijn ten gevolge van het niet respecteren door de deelnemer zelf, door leden van zijn personeel of aangestelden van de verplichtingen die hem worden opgelegd krachtens dit artikel.
In geval van inbreuken op dit artikel kan de overheid of entiteit overgaan tot de onmiddellijke eenzijdige beëindiging van het contract of het opleggen van een schadevergoeding, conform artikel 60 van het KB van 14 januari 2013, dit alles onverminderd mogelijke strafrechtelijke vervolging.
Privacy en informatieveiligheid
De deelnemer verbindt zich ertoe om de specifieke bepalingen m.b.t. de verwerking van persoonsgegevens van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer na te leven.
1.2.4 Intellectuele rechten (art. 19-23 KB 14/01/2013)
De resultaten en producten die ontstaan door de uitvoering van deze opdracht worden eigendom van de overheid of entiteit die de deelopdracht bestelde. De opdrachtgever verwerft een onbeperkt, onvoorwaardelijk en exclusief eigendomsrecht van onbeperkte duur voor de producten die resulteren uit deze opdracht.
● Dit betekent dat alleen de opdrachtgever of de door haar aangeduide derden het adaptatierecht en het reproductierecht op de producten kunnen uitoefenen in het kader van soortgelijke opdrachten. De resultaten van de opdracht kunnen op eender welke wijze aangewend worden voor de eigen behoeften of de behoeften van derden, in eender welke hoedanigheid, die van de producten/documenten gebruik wensen te maken. Dit
gebeurt mits uitdrukkelijke schriftelijke voorafgaande toestemming van de aanbestedende overheid.
● De deelnemer verbindt zich ertoe alle maatregelen te treffen, vereist om het confidentieel karakter van de gegevens en resultaten aangaande de uitvoering van deze overeenkomst te doen eerbiedigen door zijn personeel, zijn onderaannemers en/of aangestelden en elke andere persoon die er toegang toe heeft. Deze verbintenis geldt tijdens de uitvoering van deze opdracht en erna. Buiten de uitvoering van deze opdracht, kan de deelnemer niet beschikken over en gebruik maken van de verkregen resultaten en producten van deze opdracht, tenzij na voorafgaande en schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid.
● De deelnemer ziet af van het recht zich op zijn morele rechten te beroepen, met uitzondering van het recht op respect voor zijn eer en reputatie.
1.2.5 Continuïteit van de dienstverlening
Behoudens de procedure, voorzien in de volgende paragraaf, verbindt de inschrijver zich ertoe, behalve in geval van overmacht, de opdracht te laten uitvoeren door de in de offerte opgegeven persoon (personen). De vermelde persoon (personen) of hun vervangers worden geacht effectief deel te nemen aan de opdracht.
De opdracht zal worden uitgevoerd door de persoon vermeld in de offerte van de inschrijver. De inschrijver zal die persoon enkel mogen vervangen om reden van overmacht, en dan nog enkel door een persoon met minstens equivalente kwalificaties, en mits het schriftelijke voorafgaande akkoord van de aanbestedende overheid.
Indien de deelnemer gedurende de uitvoering van de opdracht een persoon dient te vervangen, zal de deelnemer het schriftelijke voorafgaande akkoord van de aanbestedende overheid bekomen.
De aanbestedende overheid zal in voorkomend geval zijn weigering naar behoren motiveren en de weigering zal onherroepelijk zijn.
Indien de aanbestedende overheid van oordeel is dat de door de deelnemer voorgestelde persoon niet geschikt is om de opdracht mede uit te voeren, zal de aanbestedende overheid de deelnemer daar gemotiveerd van op de hoogte brengen en de deelnemer verzoeken deze te vervangen.
Indien er een vervanging van een persoon dient te gebeuren, valt de kennisoverdracht volledig ten laste van de deelnemer.
1.2.6 Borgtocht (art. 25 KB 14/01/2013)
Om de administratieve last tot een minimum te beperken wordt voor de raamovereenkomst een forfaitaire borgtocht gevraagd van 10.000,00 euro.
De opdrachtnemer levert, binnen de 30 kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht, aan de dienst Mobiliteit van de provincie Antwerpen het originele bewijs dat hij of een derde de borgtocht heeft gesteld. Op het bewijs van borgtocht wordt de vermelding VARIA- 2017-00608 aangebracht.
De borgtocht wordt in zijn geheel vrijgegeven na oplevering van de raamovereenkomst.
Voor deelopdrachten groter dan 50.000,00 euro excl. btw kan een afzonderlijke borgtocht geëist worden van 5% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag excl. Btw van de betreffende deelopdracht. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hoger tiental in euro.
De deelnemer levert, binnen de 30 kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht, aan de bestellende overheid het originele bewijs dat hij of een derde de borgtocht heeft gesteld. Op het bewijs van borgtocht wordt de vermelding aangebracht die de bestellende overheid meedeelt.
De borgtocht van een deelopdracht wordt in zijn geheel vrijgegeven na oplevering van de deelopdracht.
1.2.7 Actiemiddelen van de aanbestedende overheid (art. 44 t.e.m. 51, 71, 72, 154 en 155 KB 14/01/2013)
1.2.8 Uitvoeringstermijnen (art. 147 KB 14/01/2013)
De looptijd van de raamovereenkomst bedraagt 48 maanden. De uitvoeringstermijn van elke specifieke deelopdracht wordt door de partijen in onderling overleg bepaald en vastgelegd bij het begin van de deelopdracht. Vanaf dat ogenblik is de overeengekomen uitvoeringstermijn bindend.
1.2.9 Hoeveelheden (art. 148 KB 14/01/2013)
Alle hoeveelheden opgegeven in dit bestek moeten als vermoedelijk beschouwd worden. De concrete omvang van de opdracht hangt af van praktische omstandigheden en de budgettaire mogelijkheden van de overheden of entiteiten.
1.2.10 Modaliteiten inzake prestaties (art. 149 KB 14/01/2013)
De dienstverlening wordt uitgevoerd in België.
Van de deelnemer wordt verwacht dat hij/zij zelfstandig het project trekt. Bij het leggen van de nodige contacten (met bv. lokale overheden,...) wordt altijd afgestemd met de opdrachtgever(s).
1.2.11 Opvolging en begeleiding van de opdracht
De provincie Antwerpen is belast met de administratieve opvolging tot en met de gunning. Elke overheid of entiteit staat in voor de opvolging en begeleiding van de uitvoering van de door deze overheid of entiteit bestelde deelopdracht.
Opvolgvergaderingen worden indien nodig ingepland – zowel de opdrachtgever(s) als de deelnemer kunnen deze vergaderingen aanvragen.
Van elke vergadering wordt door de deelnemer een verslag opgesteld en aan de opdrachtgever(s) bezorgd binnen de week na het overleg.
De kosten voor deze opvolging zijn een last van de aanneming en worden niet apart verrekend.
1.2.12 Oplevering (art. 64 en 156 KB 14/01/2013)
Voor elke deelopdracht zullen timing en resultaten in onderling overleg bepaald worden. Hierbij zal ook telkens bepaald worden in welk stadium van de opdracht een deeloplevering zal gebeuren die de deelnemer zal kunnen factureren.
De raamovereenkomst wordt als opgeleverd beschouwd na oplevering van de laatste deelopdracht.
1.2.13 Betaling van de diensten (art. 66 en 160 KB 14/01/2013)
De diensten kunnen pas gefactureerd worden na verstrekte en aanvaarde diensten. De deelnemer bezorgt hiervoor een gedetailleerde prestatiestaat met duidelijke vermelding van de titel/fase van de opdracht aan de door de opdrachtgever(s) aangestelde leidend ambtenaar.
Na controle van deze documenten en goedkeuring ervan door de opdrachtgever(s), maakt de deelnemer de facturen op. Facturen worden gedateerd en rechtstreeks aan de opdrachtgever verzonden met een kopie aan de provincie Antwerpen.
De momenten waarop gefactureerd kan worden, zullen voor elke deelopdracht in onderling overleg bepaald worden.
De betaling vindt plaats binnen een termijn van 30 kalenderdagen na de datum van ontvangst van de factuur, of 30 kalenderdagen na het beëindigen van de diensten indien de factuur voor het beëindigen wordt ontvangen of de datum van ontvangst van de factuur niet vaststaat.
Elke factuur bevat een gedetailleerde opgave van de geleverde prestaties en wordt gestuurd naar het adres opgegeven op de bestelbon van de opdrachtgever.
Elke factuur moet de volgende informatie bevatten:
● de referentie van dit bestek: zie voorblad van dit document;
● de detaillering van de gepresteerde diensten;
● de referentie van de deelopdracht(en);
● de referentie naar de specifieke opdracht, aanvaardingsdocument van de specifieke opdracht;
● het totaal te betalen bedrag exclusief btw;
● het tarief en het bedrag van de btw;
● het totaal te betalen bedrag inclusief btw.
Facturen ten laste van de provincie Antwerpen dienen gestuurd te worden naar het volgende adres:
Provincie Antwerpen Dienst Boekhouding Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00
0000 Xxxxxxxxx met vermelding van:
● dienst Mobiliteit en de bestelbonnummer
● de referentie van de opdracht
● het nummer van de vorderingsstaat
2 TECHNISCH LUIK
De provincie Antwerpen wil graag haar inwoners meer op de fiets zetten, ook en vooral voor functionele verplaatsingen. Of dit beleid het gewenste resultaat heeft, kan alleen bepaald worden aan de hand van metingen en tellingen.
Tellingen en bevragingen ondersteunen een fietsvriendelijk beleid. Daarom begon de provincie Antwerpen in 2014 met het structureel verzamelen van gegevens om:
• inzicht te krijgen in het fietsgebruik in de provincie
• bepalen welke investeringen in infrastructuur, doelgroepgerichte marketing en dienstverlening nodig zijn om het fietsgebruik te verhogen/verbeteren
• het effect van maatregelen beter inschatten, wat leidt tot een betere prioritering van maatregelen.
De provincie Antwerpen wil op strategisch niveau de ontwikkeling van het fietsgebruik in kaart brengen, enerzijds door zelf permanent en tijdelijk fietsers te tellen op strategische plaatsen en anderzijds door de lokale overheden te ondersteunen in hun fietsbeleid. In het kader van de Provinciale Fietsbarometer ondertekenden alle gemeenten in de provincie Antwerpen een samenwerkingsovereenkomst om gedurende 6 weken per jaar fietsers te tellen.
De huidige opdracht biedt overheden of entiteiten de kans om een permanente teller te laten plaatsen, om zo het jaar rond het fietsgebruik in kaart te brengen. Optioneel kunnen overheden of entiteiten via deze opdracht ook een display laten plaatsen om zo een directe communicatie met de voorbijrijdende fietser aan te gaan of allerhande verkeersonderzoek te laten uitvoeren.
In het kader van fietsprojecten is het belangrijk om over goede tellingen vóór en na de werken te beschikken. Niet alleen de fietsers maar ook het gemotoriseerd verkeer, zowel de intensiteiten, verkeerssamenstelling als de snelheden bepalen de fietsgeschiktheid van routes en bewijzen al dan niet de noodzaak voor de aanleg van fietspaden.
De provincie Antwerpen heeft tot 2018 een contract met Be Mobile (voorheen: FLOW nv) voor het gebruik van een platform waar telgegevens centraal worden bewaard, beheerd en geanalyseerd. De provincie Antwerpen kan daarin, met behulp van een beperkt aantal permanente telpunten fietstellingen verzamelen en deze gegevens linken aan telgegevens van tijdelijke tellingen. De inschrijver garandeert door in te schrijven dat hij bij voorkeur de functionaliteiten van het bestaande platform aanbiedt en dat alle reeds verzamelde data erin opgeladen kunnen worden.
2.1 Inhoud van de opdracht
Deze opdracht bestaat uit:
• permanente fietstellers
o het leveren en plaatsen van permanente verkeerstelapparatuur voor het tellen van fietsers
o het leveren en plaatsen van displays voor het ter plaatse communiceren van de telresultaten bij de permanente telapparaten
o het opslaan, verwerken en analyseren van de verzamelde data en de ontsluiting van deze informatie naar een door de opdrachtgever aangegeven website, server of geoloket via REST service API
• verkeersonderzoek
o geautomatiseerde tijdelijke tellingen met slangteltechnologie of een andere technologie met een hoge betrouwbaarheid
o verkeersonderzoek met cameraopnames
o eventuele bijkomende manuele naverwerking van de camerabeelden
o het opslaan, verwerken en analyseren van de verzamelde data en de ontsluiting van deze informatie naar een door de opdrachtgever aangegeven website, server of geoloket
De gevraagde permanente telapparaten zullen mee worden ingeschakeld in het strategisch meetnet van de provincie Antwerpen. De output van de telapparaten moet minimaal voldoen aan de vereisten beschreven onder punt 2.3. Indien de overheid of entiteit wenst, kunnen de permanente telapparaten uitgerust worden met een display die het aantal getelde fietsers actueel weergeeft. Onder punt 2.4. Displays bij de permanente telapparaten worden de verschillende mogelijke displays beschreven.
In het kader van subsidieaanvragen is een voorafgaand verkeersonderzoek, ter verantwoording van de investering in fietspaden, vereist. Soms blijkt uit verkeersonderzoek dat de verkeersstromen zo klein zijn dat de aanleg van fietspaden niet nodig is, of dat een standaardbreedte van een fietspad nu al onvoldoende capaciteit biedt voor de huidige fietsersstromen. Verkeersonderzoek helpt om de juiste keuze van de juiste maatregel mogelijk te maken. Door een evaluatie 2 jaar na de aanleg van een fietspad toont verkeersonderzoek welk resultaat de investering in aantal fietsers heeft opgeleverd. Onder punt 2.5 worden een aantal gewenste verkeersonderzoeken beschreven.
2.2 Essentiële eisen van de dataverzameling en -verwerking
De dataverwerking en rapportage houdt minstens rekening met de onderstaande voorwaarden:
• gegevens van tellingen, verzameld met andere apparaten (zoals TwoWay en FourWay van Digicount) moeten mee verwerkt kunnen worden in de analyses
• data kan 7/24 (7 dagen per week, 24 uren per dag) geraadpleegd worden; mogelijke bereikbaarheidsproblemen worden verholpen binnen 3 werkdagen na melding door de opdrachtgever
• de server die instaat voor dataverwerking is voldoende performant
• de inschrijver verzekert als onderhoud de prestaties die nodig zijn om de producten te onderhouden en in goede staat te houden. In geen enkel geval kan de inschrijver zich onttrekken aan zijn verantwoordelijkheid om het systeem operationeel te houden. Deze bepaling geldt ook in geval van een 'foutieve' handeling van de opdrachtgever
• een beschrijving van de tellocatie kan worden weergegeven met vermelding van straat, gemeente, gps-coördinaten, kaartweergave en mogelijkheid tot toevoegen van beeldmateriaal
• de teldata zijn per locatie raadpleegbaar in tabelvorm met vermelding van datum, tijdstip (op verschillende tijdsintervallen) en samenvatting met interval T16 en T24
• de teldata kunnen worden weergegeven in een overzichtelijke samenvatting per teller met vermelding van tellocatie, meetperiode, aantal dagen in de (te selecteren) meetperiode, totaal aantal fietsers tijdens de hele meetperiode, totaal aantal fietsers op werkdagen, totaal aantal fietsers op weekenddagen, daggemiddelde voor werkdagen + standaarddeviatie, daggemiddelde voor weekenddagen + standaarddeviatie, laagste aantal voor de meetperiode, hoogste aantal voor de meetperiode
• de teldata kunnen per locatie grafisch weergegeven worden in een trendlijn met de hoeveelheid fietsers over een bepaalde periode (op eigen te selecteren tijdsinterval)
• teldata van verschillende tellocaties kunnen met elkaar vergeleken worden in tabelvorm en via grafische weergave. De opdrachtgever moet deze tellocaties zelf kunnen selecteren
• het totaal aantal fietsers dat werd geregistreerd door verschillende tellers op verscheidene tellocaties kan worden weergegeven voor een door de opdrachtgever in te stellen periode
• de teldata kunnen op de wijze waarin ze in de software worden weergegeven geëxporteerd worden naar een in Excel raadpleegbaar formaat
• de software wordt bedrijfsklaar aangeleverd door de inschrijver
• de data blijven eigendom van de opdrachtgever. Zij kunnen op vraag van de opdrachtgever gratis aangeleverd worden in excel-bestanden die desgevallend op basis van een sleutelveld aan elkaar kunnen worden gekoppeld.
2.3 De permanente fietsteltoestellen
Essentiële technische vereisten van de permanente teltoestellen
• voeding: bij voorkeur aansluitbaar op netspanning of een autonome stroombron
o Gegarandeerde autonomie door eigen stroombron voor minimum 1 week, en minimum 2 maanden indien het toestel niet op netspanning kan worden aangesloten.
• gegevens verzamelen: xxxxxx xxx xxxxxxxx
o Betrouwbaarheid (te bewijzen aan de hand van referenties en wetenschappelijke onderbouwing): +95%
o Intern geheugen minimaal voldoende voor de opslag van gegevens verzameld tijdens 1 maand
o Back-up voor gegevens
o Alarmfunctie voor automatisch digitaal melden van defecten en problemen
o Mogelijkheid tot rebuild van niet-geregistreerde gegevens
o Registreren van locatie, datum en tijd
o Intensiteiten minimaal per kwartier
o Rijrichting
• behuizing van het telapparaat:
o Duurzaam en onderhoudsvrij
o Weer-, diefstal- en vandalismebestendig (beschermkast, bevestigingssystemen)
o alle door de provincie Antwerpen bestelde apparaten bevatten steeds het logo van de provincie Antwerpen op een goed zichtbare plaats
Essentiële output van gegevens van de permanente teltoestellen
De gegevens moeten op bepaalde tijdstippen (minimaal dagelijks, voorkeur voor in real time) op afstand kunnen worden uitgelezen, zodat de tellingen van op kantoor gevolgd kunnen worden.
Verschillende technologieën zijn hiervoor geschikt: GPRS, wifi, bluetooth, …). Eventuele software-updates zijn inbegrepen tijdens de looptijd van het contract.
Brondata / ruwe gegevens
De onbewerkte bronbestanden uit de detectieapparatuur in een leesbaar formaat kunnen uitlezen met een beschrijving van de inhoud/betekenis en opmaak van het bronbestand.
Verwerkte gegevens
• betrouwbaarheidsbeoordeling
o databeschikbaarheid
o telling betrouwbaar of niet
• verwerkte data
o per meetlocatie, per rijrichting, per meetdag
▪ Kwartierwaarden
▪ Uurtotalen
▪ Dagtotalen
o per meetlocatie, per rijrichting
▪ Gemiddelde kwartierwaarden
▪ Gemiddelde uurtotalen
▪ Gemiddelde dagtotalen
▪ Gemiddelde werkdag
Enkel rekening houdend met betrouwbare meetdagen.
2.4 Displays bij de permanente fietsteltoestellen
Algemeen
Deze display communiceert minstens het aantal fietsers dat die dag vanaf 0.00 uur en sinds 1 januari van het lopende kalenderjaar reeds voorbijkwam. Het toont verder de vaste vermelding:
Bv. “Je bent de
- [Variabel] e fietser vandaag
- [Variabel] e fietser dit jaar
Deze tekst staat nog niet vast en kan dus nog veranderd worden.
Deze boodschap is goed leesbaar voor voorbijrijdende fietsers. Zij blijft ook ’s nachts zichtbaar en moet overdag in direct zonlicht nog leesbaar zijn van op 25 à 50 m afstand. De inschrijver geeft in zijn offerte de lettergrootte en de totale afmetingen van de fietstelpaal op.
De fietstelpaal moet op de display de geprojecteerde aantallen laten gelden voor beide richtingen samen of een onderscheid maken tussen de (stad)inwaarts rijdende fietsers en de (stad)uitwaarts rijdende fietsers.
De display moet vervaardigd worden uit duurzame vandalismebestendige materialen. De technische fiche dient hiervan meegegeven te worden. Het ontwerp van de fietstelpaal is visueel aantrekkelijk.
Soorten displays
• eenvoudige display: alleen communicatie van het aantal fietsers van de dag en het kalenderjaar:
o enkelzijdige communicatie
o dubbelzijdige communicatie
• beperkt variabele display: communicatie van het aantal fietsers van de dag en het kalenderjaar en minstens 3 lijnen voor een variabele boodschap die op afstand kan worden ingesteld:
o enkelzijdige communicatie
o dubbelzijdige communicatie
• volledig variabele display: communicatie van het aantal fietsers van de dag en het kalenderjaar kunnen naar wens overal op het display getoond worden. De oppervlakte van de volledig variabele display is minstens 1 m².
Energievoorziening voor display
De display kent een zo laag mogelijk verbruik en heeft bij voorkeur een voldoende krachtige eigen energiebron die de continuïteit van de nodige energie voor de goede werking van de display garandeert.
Indien de inschrijver een display op netstroom voorstelt, dient hij zelf de nodige afspraken en toelatingen te maken zodat de goede werking van de display verzekerd is.
2.5 Verkeersonderzoek op afroep
Algemeen
Het doel van de opdracht is het inwinnen, verwerken en aanleveren van representatieve verkeerstellingen (intensiteit) van het gemotoriseerd en het fietsverkeer op alle mogelijke wegen in Vlaanderen uitgezonderd de autosnelwegen.
Het soort onderzoek wordt bepaald door de onderzoeksvraag van de opdrachtgever zoals (niet- limitatief):
• cordontellingen: simultane tellingen rond een vooraf bepaalde perimeter/kern/attractiepool
• doorsnedetellingen
• kruispunttellingen
• herkomst- en bestemmingsonderzoek.
Het verkeersonderzoek kan op twee verschillende manieren uitgevoerd worden:
• op automatische wijze (telslangen, andere technieken, …)
• door het plaatsen van camera-apparatuur op het terrein en de manuele verwerking achteraf.
Groepen van simultaan te bemeten locaties
Omwille van de onderlinge interactie tussen de verkeersstromen en verkeersaantallen op sommige van de wegen kan gevraagd worden een aantal meetlocaties simultaan te bemeten.
Screening van de meetlocaties
De deelnemer dient tijdens de uitvoering van de opdracht elke meetlocatie te screenen en hierover schriftelijk te rapporteren. Deze rapportage omvat minstens:
• de haalbaarheid voor het uitvoeren van een betrouwbare automatische verkeerstelling op de voorgestelde locatie, eventueel mits bijkomende te nemen maatregelen en zo ja welke en waarom
• in geval van niet-haalbare locatie:
o de redenen hiertoe
o voorstel van een alternatieve haalbare locatie voor een automatische verkeerstelling op dezelfde weg en binnen een redelijke afstand
• in geval er geen haalbare locatie voor een automatische verkeerstelling is: een voorstel van locatie voor registratie van camerabeelden
• een schematische voorstelling van de meetopstelling.
Op basis van deze rapportage wordt, in onderling overleg met de opdrachtgever, beslist of, waar en op welke wijze de meting zal plaatsvinden en in welke periode.
De deelnemer draagt de volle verantwoordelijkheid voor de correctheid van de verstrekte gegevens op basis waarvan bovenstaande beslissingen worden genomen.
Details betreffende de in te winnen gegevens
• Per meetlocatie worden de tellingen uitgevoerd per rijrichting en per rijstrook. Eventuele ruimtelijke aggregaties (bijvoorbeeld tellingen per rijrichting) vinden pas plaats bij de verwerking van de meetdata.
• Per meetlocatie worden steeds beide rijrichtingen geteld (afzonderlijk).
• Alle rijstroken voor het gemotoriseerd verkeer dienen te worden bemeten.
• Fietsers dienen bij meting in gemengd verkeer duidelijk uit de telling te kunnen worden afgeleid.
• De tellingen worden uitgevoerd met onderscheid naar voertuigklasse: Klassieke ‘Licht – medium – zwaar’ tellingen en fiets waarbij:
o fiets: echte fietsers, geen bromfietsen, onderscheid gewone fiets en Speed-bikes
o licht: personenwagen al dan niet met aanhangwagen, moto
o medium: eendelige vrachtwagen (1 of 2 voorassen of achterassen)
o zwaar: meerdelige vrachtwagen
Een meer gedetailleerde voertuigclassificatie is toegestaan mits bovenstaande voertuigklassen hieruit kunnen worden afgeleid door middel van het samenvoegen van een aantal van deze meer gedetailleerde voertuigklassen.
• Tijdsaggregatie: de tellingen worden standaard ingewonnen op 15-minuutbasis: xx:00-xx:15
xx:15-xx:30 xx:30-xx:45 xx:45-xx:60
Een hogere meetresolutie is toegelaten mits hieruit deze 15-minuutwaarden kunnen worden afgeleid tijdens de verwerking van de meetdata.
Duur van de registraties op het terrein per meetlocatie
Beschikbaarheidseisen
• Per meetlocatie wordt een telling uitgevoerd gedurende minstens 14 volledige dagen.
• Per meetlocatie en rijrichting dienen minstens 8 werkdagen voorhanden te zijn met betrouwbare automatische tellingen. Onder betrouwbaar wordt verstaan:
o Databeschikbaarheid = 100% tussen 6 uur en 22 uur
o Datakwaliteit ≥ minimaal vereiste kwaliteit
o Per groep van simultaan te bemeten locaties geldt hier bovenop de eis dat dergelijke betrouwbare tellingen simultaan (dezelfde dagen) voorhanden dienen te zijn op alle meetlocaties behorende tot dezelfde groep gedurende minstens 4 werkdagen.
Alle kosten verbonden aan het inwinnen van de gegevens in overeenstemming met de bovenstaande bepalingen zijn ten laste van de deelnemer en dienen bij de prijszetting in de offerte te zijn inbegrepen.
De bepaling van de meetperiode gebeurt in onderling overleg onder meer rekening houdend met verstorende invloeden zoals wegenwerken en weersvoorspelling.
III.2.7. Manuele verwerking van de camerabeelden
Op de locaties waar de metingen worden uitgevoerd door middel van cameraregistraties met een manuele telling achteraf wordt slechts een deel van de beelden manueel verwerkt:
• Manuele verwerking van 7 uur gedurende de volgende tijdsvensters: 07:00-09:00
12:00-13:00
15:00-19:00
• Per meetlocatie met cameraregistratie wordt standaard uitgegaan van de verwerking van 2 meetdagen (gedurende de hierboven aangegeven uren)
• De keuze welke dagen worden verwerkt wordt bepaald door de simultane betrouwbare tellingen per groep en de representativiteit van deze dagen en gebeurt in onderling overleg tussen de opdrachtgever en de deelnemer.
• De opdrachtgever kan beslissen tot het manueel laten verwerken van extra dagen – hiervoor is een afzonderlijke post voorzien in de inventaris.
Minimaal vereiste kwaliteit en kwaliteitscontrole
• Per meetlocatie en rijrichting wordt minstens 95% van de gepasseerde voertuigen op een correcte wijze gemeten (geteld en geclassificeerd).
• De deelnemer neemt de nodige technische en organisatorische maatregelen om het kwaliteitsniveau van de tellingen zelf op te volgen en neemt ook de nodige voorzorgsmaatregelen om dit kwaliteitsniveau te kunnen garanderen.
• Daarnaast kan de opdrachtgever toezien op de kwaliteit van de metingen door het uitvoeren van onafhankelijke controles (manuele tellingen op het terrein of op de camerabeelden, onafhankelijke slangtellingen in eigen beheer, enz.). Individuele steekproeven gebeuren op minstens kwartierbasis en minstens 200 individuele registraties.
De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor de meetopstelling en apparatuur. Diefstal, schade of vandalisme wordt nooit vergoed en kan resulteren in het kosteloos verlengen of opnieuw uitvoeren van de registraties op het terrein.
Eventuele schade toegebracht aan derden valt onder de risico’s van de deelnemer.
Het staat de deelnemer vrij om al dan niet te kiezen voor volledig autonoom werkende detectieapparatuur. In het laatste geval, wanneer men bijvoorbeeld gebruik zou wensen te maken van netspanning van de openbare verlichting, staat de deelnemer zelf in voor het maken van de nodige afspraken met de beheerder hiervan. De opdrachtgever komt hierin niet tussenbeide. Alle risico’s hieraan verbonden blijven ten laste van de deelnemer.
Aan te reiken gegevens – verwerking van de metingen
Minstens de volgende gegevens en informatie dienen digitaal te worden aangereikt per meetlocatie en rijrichting:
• metadata
o een ondubbelzinnige beschrijving van de locatie waar de metingen werden uitgevoerd (aanduiding op kaart met vermelding van de ID van de meetlocatie)
o een overzicht van de dagen waarop de registraties plaatsvonden
o een overzicht van de dagen en momenten dat de meetinstallaties werden gecontroleerd op hun goede werking, de bevindingen hierbij en de maatregelen die eventueel bijkomend werden genomen
• brondata / ruwe gegevens
o bij xxxxxxx xxxxxxxxx op basis van camerabeelden: de camerabeelden zelf in een courant formaat of inclusief een applicatie waarmee de opdrachtgever de beelden zelf kan bekijken en verwerken; de beelden zijn voorzien van een tijdstempel zodoende dat de manuele telling volledig reproduceerbaar is
o bij automatische tellingen: de onbewerkte bronbestanden uit de detectieapparatuur in een leesbaar formaat (*) of inclusief een applicatie waarmee de opdrachtgever deze zelf kan inlezen voor verdere verwerking; dit betreft de meetdata op rijstrookniveau.
(*) Hieronder wordt verstaan: een vast formaat, met een vast aantal records dat zodoende makkelijk door een automatisch algoritme kan worden ingelezen inclusief de beschrijving van dit formaat.
• verwerkte gegevens en bijkomende informatie:
o betrouwbaarheidsbeoordeling: per meetlocatie en rijrichting een beoordeling van de beschikbaarheid en een indicatieve beoordeling van de betrouwbaarheid van de meetdata. Deze beoordeling gebeurt per meetdag afzonderlijk en eventueel per tijdsvenster (indien van toepassing)
o databeschikbaarheid: telling betrouwbaar of niet inclusief de reden
o relevante informatie over de representativiteit van de meetdag (bijvoorbeeld informatie met betrekking tot een lokaal evenement, meteo, enz.)
• verwerkte data: automatische tellingen en manueel verwerkte cameratellingen:
o per meetlocatie, per rijrichting (som over de rijstroken), per meetdag
▪ kwartierwaarden
▪ uurtotalen
▪ dagtotalen
o per meetlocatie, per rijrichting (som over de rijstroken), per rijrichting
▪ gemiddelde kwartierwaarden
▪ gemiddelde uurtotalen
▪ gemiddelde dagtotalen
▪ gemiddelde werkdag
2.6 Veiligheid, signalisatie en vergunningen
• Bij werkzaamheden voor het plaatsen, opstellen, controleren en verwijderen van de meetapparatuur doet de deelnemer al het nodige om zich in regel te stellen met de vigerende veiligheidswetgeving.
• Het signaleren van de op de openbare weg uitgevoerde werken en de daaruit voortvloeiende kosten vallen ten laste van de deelnemer.
• De signalisatie mag slechts worden aangewend op voorwaarde dat daartoe toelating is gegeven. Hiertoe doet de deelnemer een aanvraag bij de burgemeester of zijn gemachtigde en indien nodig bij de betrokken wegendistricten van het agentschap Wegen en Verkeer.
Eventuele kosten hieraan verbonden vallen ten laste van de deelnemer.
2.7 De offerte
De beoordeling van de kwaliteit van de offertes op basis van de uitwerking van de onderstaande strategische en operationele cases.
Visie op de opdracht
Van de inschrijver vernemen we graag zijn visie op verkeersonderzoek en fietstellingen. Hoe denkt de inschrijver het samenbrengen van bestaande fietstelgegevens met de nieuw te verzamelen gegevens te organiseren, welke zaken zijn hierbij bepalend, hoe zal de inschrijver dit verwezenlijken? Hoe zal de inschrijver de resultaten analyseren en rapporteren?
Case Permanente fietsteller inclusief display
Concreet verwachten we:
a) een uitgewerkt voorstel met plan van aanpak met timing voor de plaatsing van een permanente fietsteller aan de fietsbrug over de Singel aan het station Antwerpen-Berchem (inclusief locatiebepaling, voeding, soort display, …)
b) een argumentatie voor de keuze van teltechnologie. De inschrijver verantwoordt zijn keuze aan de hand van strategische en economische argumenten
c) een gedetailleerde prijsopgave excl. btw. Graag een overzicht van dienstverlening met gedetailleerde kostprijs (incl. alle uurtarieven, per functie).
Case Cordontelling
De inschrijver maakt een voorstel voor een cordontelling rond de stad Lier voor het registreren van de ingaande en uitgaande fietsbewegingen:
a) een sterk strategisch inzicht van waaruit het concept vertrekt
b) een argumentatie voor de keuze van de teltechnologie, telperiode en tellocaties
d) een gedetailleerde prijsopgave voor het gebruikte materiaal, de ingezette mensen, de opvolging, verwerking en opmaak analyserapport.
Case Kruispunttelling
De inschrijver maakt een voorstel voor een kruispunttelling voor het kruispunt van de Singel met de Grote Steenweg in Antwerpen-Berchem. Doel van de telling is zicht te krijgen op alle verkeersbewegingen in alle richtingen inclusief de fietsbewegingen:
a) een sterk strategisch inzicht van waaruit het concept vertrekt
b) een argumentatie voor de keuze van de teltechnologie, telperiode en tellocaties
d) een gedetailleerde prijsopgave voor het gebruikte materiaal, de ingezette mensen, de opvolging, verwerking en opmaak analyserapport.
3 BIJLAGEN
3.1 Offerteformulier
Overheidsopdracht via onderhandelingsprocedure met bekendmaking voor: Provinciale Fietsbarometer: opdrachtencentrale voor het leveren en plaatsen van permanente fietstellers en uitvoeren van verkeersonderzoek – raamovereenkomst voor een periode van 4 jaar
De firma
(volledige benaming en rechtsvorm)
met als adres van de maatschappelijke zetel:
(straat en huisnr.) (postnr. en gemeente)
(land)
Ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder het nummer
(naam) (hoedanigheid)
en waarvoor mijnheer/mevrouw (*)
gedomicilieerd op het adres
(straat en huisnr.) (postnr en gemeente)
(land)
als inschrijver of gevolmachtigde (bewijs bij te voegen) optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich tot de uitvoering, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bestek VARIA-2017-00608 van de opdracht voor: Provinciale Fietsbarometer: opdrachtencentrale voor het leveren en plaatsen van permanente fietstellers en uitvoeren van verkeersonderzoek –
xxxxxxxxxxxxxxxx voor een periode van 4 jaar, tegen de prijzen opgegeven in de gedetailleerde prijsopgave.
In het geval deze offerte wordt goedgekeurd, zal de borgtocht worden gesteld overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen.
In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid.
De bestellende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door overschrijving op: het rekeningnummer
IBAN
BIC
Alle briefwisseling betreffende de gunning en de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar:
(contactpersoon) (straat en huisnr.) (postnr. en gemeente) (telefoonnummer)
(e-mailadres)
op
Te
Gedaan:
De inschrijver of gevolmachtigde:
(naam) (hoedanigheid) (handtekening)