Deelnemingsvoorwaarden Art, Craft & Design 11 en 12 maart 2023

Deelnemingsvoorwaarden Art, Craft & Design 11 en 12 maart 2023

1. Algemeen

Art, Craft & Design 2023 is een event waar kunst, ambachtelijke producten en designproducten bij voorkeur door de producenten zelf aan het publiek worden gepresenteerd en te koop worden aangeboden. De nadruk ligt op oorspronkelijk en onderscheidend werk dat zich kenmerkt door een kwalitatief hoogstaande vormgeving.

De bepalingen waaronder aan Art, Craft & Design 2023 kan worden deelgenomen zijn vastgelegd in deze voorwaarden.

2. Begripsbepaling

2.1. Organisator: Art, Craft & Design 2023 wordt georganiseerd door Het XPand, Xxxxxxxxxxxxx 0X, 0000 Xxxx

2.2. Inschrijver: ieder natuurlijk of rechtspersoon die zich door middel van een bindend (digitaal verzonden) inschrijfformulier als potentiële deelnemer aan Art, Craft & Design 2023 heeft aangemeld, ongeacht of deze aanmelding is geaccepteerd door de organisator

2.3. Bindend (digitaal verzonden) inschrijfformulier (hierna inschrijfformulier): het door de inschrijver ingevulde inschrijfformulier waarbij de inschrijver de overeenkomst van deelname is aangegaan.

2.4. Deelnemer: ieder natuurlijk of rechtspersoon die zich door middel van het inschrijfformulier als deelnemer aan Art, Craft & Design 2023 heeft aangemeld en via e-mail door de organisator werd aanvaard ( zie punt 2.6)

2.5. Deelnemingskosten: de kosten die de deelnemer aan de organisator verschuldigd is voor de deelname aan Art, Craft & Design 2023

2.6. Deelnemingsovereenkomst: overeenkomst tussen de organisator en de deelnemer, die ontstaat door de overeenstemmende wil, blijkende uit de (digitale) ontvangst door de organisator van het door de inschrijver ingevulde inschrijfformulier en de daarna door de organisator aan de inschrijver per e-mail bevestigde deelname aan Art, Craft & Design 2023.

3. Beoordeling

De inschrijvingen voor Art, Craft & Design 2023 worden beoordeeld door de organisator Het XPand. Het ingeschreven werk wordt inhoudelijk beoordeeld op vormgeving, oorspronkelijkheid, kwaliteit, materiaalgebruik en afwerking. Deelnemers mogen uitsluitend producten op Art, Craft & Design 2023 tonen die positief werden beoordeeld.

4. Inschrijving

4.1. Voor deelname dient U uzelf mits een ingevuld inschrijfformulier aan te melden. Door het (digitaal) indienen van het inschrijfformulier verklaart de inschrijver zich akkoord met de algemene voorwaarden. De inschrijver verklaart alle consequenties van de inschrijving te zullen aanvaarden die voortvloeien uit de aanmelding per e-mail.

4.2. De op het inschrijfformulier gevraagde gegevens dienen volledig te worden vermeld. De inschrijver garandeert de juistheid van de op het inschrijfformulier verstrekte gegevens. Eventuele onjuiste gegevens zijn voor rekening en risico van de inschrijver.

4.3. Aan de inschrijving kan geen recht op deelname worden ontleend.

5. Toewijzing

5.1. De deelnemingsovereenkomst komt uitsluitend tot stand door acceptatie van de inschrijving door de organisator waarna de inschrijver deelnemer wordt.

5.2. Bij het toewijzen van de standruimte zal de organisator zoveel als mogelijk rekening houden met de voorkeur van de deelnemer. De vaststelling van de standruimte is bindend voor de deelnemer, zowel wat betreft type, afmetingen als plaats. Annulering door de deelnemer kan slechts plaatsvinden op grond van artikel 14.

5.3. Op grond van bijzondere omstandigheden, uitsluitend door haar te beoordelen, is de organisator te allen tijde voor de aanvang van het event gerechtigd een aan een deelnemer toegewezen plaats te wijzigen. De deelnemer kan geen recht doen gelden op vergoeding van enigerlei schade, direct of indirect geleden in verband met dergelijke wijziging.

5.4. De organisator behoudt zich het recht voor om werk van deelnemers niet toe te laten tot Art, Craft & Design 2023 indien het werk niet voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen en/of verschilt van het door de deelnemer aangeleverde documentatiemateriaal op basis waarvan de organisator het werk heeft beoordeeld.

5.5. Al het door de deelnemer aangeleverde informatiemateriaal over het te presenteren werk mag door de organisator worden aangewend voor het pr-traject zonder dat hiervoor een vergoeding voor auteursrecht dan wel voor andere intellectuele eigendomsrechten dient te worden betaald.

5.6. De organisator stelt eisen aan het informatie- en beeldmateriaal over het te presenteren werk door de deelnemer. Niet tijdige aanlevering van de betreffende informatie en/of het niet voldoen aan deze eisen kan ertoe leiden dat de betreffende informatie niet wordt meegenomen in het pr- traject. Dit kan nooit aanleiding geven tot het vergoeden van enigerlei schade door de organisator aan de deelnemer.

6. Locatie, data en openingstijden

6.1. Art, Craft & Design 2023 wordt georganiseerd in Het XPand, Xxxxxxxxxxxxx 0X, 0000 Xxxx-Xxxxxxxx.

6.2. Art, Craft & Design 2023 vindt plaats op zaterdag 11 maart en zondag 12 maart 2023.

6.3. De openingstijden voor het publiek zijn van 11:00 tot 18.00 op zaterdag 11 maart 2023 en zondag 12 maart 2023.

7. Toegangsprijzen

De toegangsprijs voor het publiek is gratis. Er worden geen honden toegelaten op Art, Craft & Design 2023.

8. Deelnemingskosten standen en stand modules

8.1. In een origineel kader van een gerenoveerde fabriek uit de golden sixties, biedt Het XPand circa 2500m² ruimte voor een 70-tal standhouders. Er zijn open standen beschikbaar in gezamenlijke ruimten en er zijn afsluitbare cubes ter beschikking.

8.2. Standen kunnen bovendien, in onderling akkoord met de organisator, samen met anderen worden gehuurd. Combinaties van verschillende modules/standen zijn ook mogelijk.

8.3. Buiten de afsluitbare cubes wordt voor de stand modules gebruik gemaakt van met zwart stof beklede dichte kratten in rechthoekige of L-vormige opstelling. Hierdoor is alle standmateriaal 100% herbruikbaar.

8.4. Als een deelnemer, in samenspraak met en met goedkeuring van de organisator beslist de voorziene stand modules te vervangen door zijn eigen sokkels/voorzieningen heeft dit geen enkele korting op de deelnemingskosten tot gevolg.

8.5. Prijzen stand modules

	Tafel oppervlakte	Stand oppervlakte	Stand nummers	Prijs excl. 21% BTW
½ Basismodule	1,20m²	2,90m²		75 Euro/beurs
Basismodule	2,40m²	5,80m² (2,90m x 2m)	X0, X0, X0, X0,X0,X0,X0,X0, XX0,XX0,XX0,XX0,XX0,XX0,X0,X0,X0,X0, X0,X0	120 Euro/beurs
1,5x Basismodule	3,60m²	8,20m² (4,10m x 2m)	X0, X0, X0, X0, X0, X0, XX0, X0	165 Euro/beurs
2x Basismodule	4,80m²	10,60m² (5,30m x 2m)	M5, G4	200 Euro/beurs
½ Cube	Eigen meubilair of standentafels van Het XPand	15m² (3,30m x 4,05m)	M²	225 Euro/beurs
Cube	Eigen meubilair of standentafels van Het XPand	30m² (7,76m x 4,05m)	I3	350 Euro/beurs

8.6 Voor de inrichting van de stand zijn geen hulpmiddelen beschikbaar. In overleg met de organisator kan een deelnemer , tegen extra betaling, een heftruck met chauffeur en/of transpallet huren.

8.7 Het is niet toegestaan om:

- Een zodanig gebruik van de standruimte te maken dat andere deelnemers of bezoekers daardoor schade en/of hinder ondervinden in de vorm van geluidsoverlast, belemmering van toe- of doorgangen, belemmering van lichtinval of uitzicht, of overlast in enige andere vorm, een en ander ter beoordeling door de organisator.

- Een eigen vloer in de standruimte te leggen

- Te werken met open vuur in de standruimte

- Het materiaal van de stand module zonder overleg met de organisator te bewerken

- De achterwanden zonder overleg met en schriftelijke toestemming van de organisator te bewerken

- De (achterzijde) van de standruimte te gebruiken voor opslagruimte of als afvalplek

- Buiten de standruimte objecten te plaatsen, verpakking te plaatsen, posters, uithangborden of ander reclamemateriaal in de ruimste zin van het woord te plaatsen

- Buiten de standruimte flyers of ander reclamemateriaal aan te bieden.

- Op de standruimte drank en/of etenswaren aan de bezoekers aan te bieden.

8.8 Voor elke ruimte die zonder stand inrichting wordt gehuurd , dient tijdig een plan van inrichting voorgelegd te worden aan Het XPand

8.9 De deelnemers aanvaarden de stand en de inrichting in de toestand waarin deze zich bevinden en moeten deze in dezelfde staat achterlaten. Het is meer bepaald strikt verboden , zonder schriftelijke toestemming van de organisator, haken of nagels in de wanden en het stand meubilair aan te brengen of er niet-verwijderbare klevende substanties op aan te brengen. Alles dat met toestemming van de organisator werd gewijzigd, dient na afloop volledig in de

oorspronkelijke toestand te worden hersteld. Elke schade die door de deelnemer werd veroorzaakt, zal deze aangerekend worden.

8.10 Indien de hoedanigheid van de tentoongestelde goederen of display materiaal enig brandrisico inhoudt, kan de organisator bijkomende maatregelen eisen of de betreffende goederen/materialen weigeren.

8.11 Een vlotte toegang tot alle nooduitgangen, brandblusapparatuur en electriciteitskasten dient te allen tijde mogelijk te blijven. Bijgevolg is het verboden om enige installatie op te zetten die de vrije toegang daartoe op enige manier zou kunnen hinderen.

8.12 De organisator houdt zich het recht voor alle inrichtingen of installaties weg te halen of te wijzigen die de veiligheid en/of de algemene inrichting van het event, de naburige deelnemers of het publiek hinderen.

9. Verkoop van producten

9.1. De verkoop van de producten gebeurt rechtstreeks tussen de deelnemer en het publiek. Op geen enkele wijze is de organisator betrokken bij deze verkoopovereenkomsten. De organisator stelt enkel standruimte ter beschikking. De deelnemer dient te beschikken over het volle recht om de producten in Het XPand te tonen en te verkopen. De deelnemer draagt zelf zorg voor de betaling van commissies aan derden waarmee hij een overeenkomst dienaangaande heeft aangegaan. Op geen enkele wijze kan de organisator aansprakelijk worden gesteld voor problemen rond het niet nakomen van dergelijke verplichtingen van de deelnemer jegens derden.

9.2. De deelnemer is verplicht tijdens de gehele duur en gedurende de openingstijden van Art, Craft &

Design 2023 de standruimte met voldoende personeel bezet te houden.

9.3. De deelnemer garandeert de echtheid/originaliteit van zijn producten. De toelating als deelnemer impliceert geen enkele verantwoordelijkheid van de organisator omtrent echtheid, originaliteit of rechtmatigheid van eigendomsrecht. Op geen enkele wijze kan de organisator aansprakelijk worden gesteld voor problemen rond echtheid/originaliteit/eigendomsrechten …

9.4. De deelnemer draagt zelf zorg voor het vervoer, de aankomst en de inontvangstneming van zijn of ten behoeve van zijn deelname aangevoerde producten. De organisator neemt geen producten van de deelnemers in ontvangst, noch is zij daarvoor op enigerlei wijze aansprakelijk.

10. Betalingsverplichtingen

10.1 De deelnemer is de deelnemingskosten verschuldigd. Het betreft de kosten van de gekozen stand module en de eventuele extra kosten. Betaling van de deelnemingskosten dient te geschieden binnen 14 dagen na ontvangst van de factuur, tenzij de inschrijving gebeurt minder dan 14 dagen voor het event. In het laatste geval is de onmiddellijke betaling van de factuur vereist.

10.2 Betalingen die verband houden met eventuele bijkomende kosten naar aanleiding van door de deelnemer extra gevraagde diensten tijdens het event, dienen ter plaatse betaald te worden tegen ontvangstbewijs en worden gefactureerd na afloop van het event.

10.3 De feitelijke deelnemer is te allen tijde, ook indien er sprake is van vertegenwoordiging , aansprakelijk voor de betaling van de factuur.

10.4 Elke achterstal in betaling leidt van rechtswege tot de aanrekening van intresten gelijk aan 12% per jaar op het verschuldigde bedrag en dit zonder voorafgaandelijke ingebrekestelling. Bovendien zal elk verschuldigd bedrag dat niet overgemaakt is binnen de aangegeven vervaldatum, vermeerderd worden met een forfaitaire vergoeding gelijk aan 12% van het verschuldigd bedrag. Bij uitblijven van betaling binnen de vervaltermijn, behoudt Het XPand zich het recht voor om over de gereserveerde stand te beschikken, waarbij de deelnemer alsnog ertoe gehouden is de bepaalde sommen volledig te betalen.

10.5. Betwistingen omtrent de facturatie dienen te gebeuren per aangetekend schrijven binnen de 15 dagen na verzendingsdatum van de factuur om in aanmerking genomen te kunnen worden.

11. Annulering van deelname door de deelnemer

11.1 Een deelnemingsovereenkomst kan niet eenzijdig door de deelnemer worden ingetrokken noch gewijzigd. De organisator kan een verzoek tot annulering van de deelname inwilligen onder voorwaarde dat de betrokken deelnemer een annuleringsvergoeding voldoet. Deze vergoeding bedraagt tenminste 50% van de deelnemingskosten indien het verzoek tot annulering voor 31 december 2022 wordt aangevraagd. De vergoeding bedraagt 100% van de deelnemingskosten bij annulering na 31 december 2022.

11.2 Ingeval ten aanzien van de deelnemer op enig tijdstip na het tot stand komen van de overeenkomst van deelname surseance van betaling of faillissement wordt aangevraagd, wordt de deelnemingsovereenkomst ontbonden maar blijft de deelnemer de volledige deelnemingskosten verschuldigd onverminderd het recht van de organisator tot het vorderen van kosten, schade en interesten.

12. Overmacht

12.1 Onder overmacht wordt verstaan : elke omstandigheid waarmee de organisator ten tijde van de aanvaarding van de inschrijving geen rekening kon houden en ten gevolge waarvan de normale uitvoering der verbintenissen redelijkerwijze niet door de organisator kan worden verlangd. Hieronder worden onder andere doch niet uitsluitend begrepen oorlog, oproer, terreurdreiging, epidemieën, natuurrampen, brand en andere calamiteiten.

12.2 Indien de organisator als gevolg van overmacht verhinderd is de verbintenissen met de deelnemers geheel of gedeeltelijk na te komen, zal zij de deelnemers hiervan onverwijld, schriftelijk op de hoogte brengen.

12.3 De organisator kan niet aansprakelijk gesteld worden voor het geheel of gedeeltelijk niet nakomen van de verbintenissen als gevolg van overmacht.

13. Afgelasting door organisator en terugbetaling

13.1 De organisator behoudt zich het recht voor te alle tijde wegens bijzondere omstandigheden (zie artikel 12) de data voor Art, Craft & Design 2023 te wijzigen of Art, Craft & Design 2023 geen doorgang te doen vinden.

13.2 In geval Art, Craft & Design 2023 geen doorgang vindt wegens overmacht aan de zijde van de organisator of wegens een andere reden, zullen de door de deelnemers gedane betalingen worden terugbetaald. Deelnemers kunnen echter, buiten op deze terugbetalingen, geen aanspraak maken op enige andere schadevergoeding of kostenvergoeding.

14. Aansprakelijkheid

14.1 De organisator is niet aansprakelijk voor de schade die de deelnemer lijdt door tekortkomingen van de organisator bij de uitvoering van de tussen deelnemer en organisator ontstane verbintenissen, tenzij deze schade is veroorzaakt door xxxxx schuld of opzet van de organisator.

14.2 De organisator aanvaardt slechts aansprakelijkheid voor de door de deelnemers geleden schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van hun verbintenis met de deelnemer, voorzover deze door haar aansprakelijkheidsverzekering wordt gedekt.

14.3 Producten bevinden zich op het terrein van Het XPand voor rekening en risico van de deelnemer. De organisator belast zich niet met het verzekeren daarvan. De organisator is niet aansprakelijk voor schade uit welke oorzaak dan ook ontstaan aan producten of personen

veroorzaakt door of in verband met het deelnemen aan Art, Craft & Design 2023. Evenmin is de organisator aansprakelijk voor schade van derden, veroorzaakt door het gebruik van de stand door de deelnemer of zijn personeel. De deelnemer vrijwaart de organisator voor vorderingen van derden uit deze hoofde.

14.4 De deelnemer is aansprakelijk voor en dient zich adequaat te verzekeren tegen alle schade van welke aard ook die door toedoen of nalatigheid van hemzelf, van zijn personeel, van personen , die op welke wijze ook voor hem of in zijn opdracht werkzaam zijn en/of van houders van door hem verstrekte deelnemerskaarten , polsbandjes en/of toegangsbewijzen wordt veroorzaakt.

14.5 De deelnemer vrijwaart de organisator voor alle aanspraken die anderen in verband met zijn handelen of nalaten tegen de organisator zouden kunnen doen gelden.

15. Geschillen/Toepasselijk recht

Elke eventuele betwisting tussen de deelnemers en de organisator wordt voor de Rechtbanken van Hasselt gebracht, die uitsluitend bevoegd zijn, zoals uitdrukkelijk overeengekomen tussen de partijen. Het Belgisch recht is van toepassing.

16. Wijziging voorwaarden

De organisator heeft het recht deze voorwaarden in bijzondere omstandigheden te wijzigen of aan te vullen. Wijzigingen en aanvullingen van deze voorwaarden treden in werking 7 dagen na bekendmaking of op een latere datum in bekendmaking genoemd.

17. Intellectuele eigendomsrechten

17.1 De organisator is rechthebbende op de intellectuele eigendomsrechten gerelateerd aan Art, Craft & Design 2023 waaronder tenminste begrepen zijn de naam en logo(‘s).

17.2 De organisator kan de deelnemer het recht verlenen de naam, logo(‘s) te gebruiken voor promotionele doeleinden. De deelnemer zal deze slechts gebruiken op de wijze waarop deze door de organisator worden ter beschikking gesteld. Het is dus niet toegestaan aan de deelnemer om deze voor andere doeleinden te gebruiken dan ter promotie van Art, Craft & Design 2023, noch om de naam en logo(‘s) te vervormen.

17.3 Bij overtreding van deze voorwaarden is de deelnemer verplicht, op eerste verzoek van de

organisator, het gebruik van de betreffende naam en/of logo(‘s) te staken.

18. Slotbepaling

De organisator heeft het recht om tegen de deelnemer die handelt in strijd met de bepalingen in deze voorwaarden voor deelname, of die door of namens de organisator verstrekte aanwijzingen niet opvolgt, zonder ingebrekestelling en zonder gerechtelijke tussenkomst één of meerdere van de volgende maatregelen te nemen, op kosten van de deelnemer

- Met onmiddellijke ingang de betrokkenen de toegang tot Art, Craft & Design 2023 te weigeren

- De betreffende standmodule te doen sluiten en/of ontruimen

19. Tijdschema

Inrichting standmodules vrijdag 10 maart 2023	10.00-18.00
zaterdag 11 maart 2023	08.00-11.00
Openingstijden Zaterdag 11 maart 2023	11.00-18.00
Zondag 12 maart 2023	11.00-18.00
Ontruiming standmodules zondag 12 maart 2023	18.00-20.00
maandag 13 maart 2023	10.00-12.00

20. Bedrijfsgegevens organisatie Het XPand bvba Xxxxxxxxxxxxx 0X

0000 Xxxx-Xxxxxxxx Xxxxxx

Telefoon + 00 (0) 000 000 000

e-mail: xxxxxx@xxxxxxxx.xxx website: xxx.xxxxxxxx.xxx BTW nr. BE 0436.098.142