Projectopdracht Aanbesteding Accountant 2020
Projectopdracht Aanbesteding Accountant 2020
Registratienummer: : 2019006345
Budgetnummer : 438206
Datum : 20 augustus 2019
Bijlage: Artikel 2. Verordening accountantscontrole Bloemendaal
1. Onderwerp
Het contract met de accountant is in 2018 met 2 jaar verlengd verslagjaren 2018 en 2019. Vanaf controlejaar 2020 wordt een nieuwe accountant aangezocht voor de reguliere controle van de jaarrekening. In de afgelopen jaren heeft Bakertilly (tot 2019 de naam voerend Xxxxx Xxxxx Xxxx) deze werkzaamheden verricht.
Het verdient aanbeveling dat één accountant de jaarrekening van de gemeente Bloemendaal en de jaarafrekening van het samenwerkingsverband GBKZ (onderdeel van de gemeente) controleert maar hier vanwege de transparantie twee aparte opdrachten voor te geven. Als de twee opdrachten door dezelfde accountant gedaan worden wordt de doelmatigheid en effectiviteit vergroot.
2. Opdrachtgever
Het aanwijzen van een (onafhankelijk) accountant voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Bloemendaal is een bevoegdheid van de gemeenteraad. Het aanwijzen van een accountant voor de controle van GBKZ is een bevoegdheid van het college/stuurgroep GBKZ. Voorgesteld wordt dat de gemeenteraad de GBKZ-opdracht in het traject van de opdrachtverlening meeneemt.
3. Opdrachtnemer
Opdrachtnemer is de auditcommissie ondersteund door een ambtelijke werkgroep.
4. Aanleiding en achtergrond
Het contract met de huidige accountant Bakertilly loopt na de controle van de jaarrekening 2019 af. Op dit moment is Bakertilly de accountant voor de gemeente Bloemendaal. De overeenkomst is gestart met het boekjaar 2016. De overeenkomst heeft geen verlengmogelijkheden meer. Het betrof een overeenkomst van 4 jaar. In artikel 213 Gemeentewet en in de Verordening accountantscontrole Bloemendaal 2009 zijn regels vastgelegd rond de opdrachtverlening aan de accountant (zie bijlage 1).
5. Doel/Beoogd effect
Een effectieve en doelmatige jaarrekeningcontrole volgens de BBV- voorschriften. Er dient een evenwichtige verdeling te zijn tussen de werklast voor de accountant en de interne organisatie. Voor de aanbesteding wordt een Plan van Eisen (hierna te noemen PvE) opgesteld. Het gaat enerzijds om de reguliere jaarrekeningcontrole van de Gemeente Bloemendaal en anderzijds om de controle van de jaarafrekening van het
samenwerkingsverband GBKZ. Deze laatste is inclusief de controle van de debiteurenstanden van de deelnemende gemeenten.
6. Resultaat
Er wordt een contract afgesloten met één accountantskantoor voor de jaarrekeningcontrole van de boekjaren 2020 t/m 2025 (3 jaar vast en 1 x 2 jaar verlening). De mogelijkheid wordt opgenomen om tussentijds, na evaluatie, de contracten op te zeggen.
7. Randvoorwaarden
Medewerking en input raad (via auditcommissie) voor het PvE en de selectievoorwaarden accountant.
8. Afbakening
Gevraagd wordt om een offerte voor twee opdrachten: Het verrichten van controle werkzaamheden gericht op:
- de controle van de jaarrekening conform artikel 213 van de Gemeentewet, inclusief de controles van de SISA. Het gaat om de jaarrekening van de Gemeente Bloemendaal alsmede de jaarafrekening van het samenwerkingsverband Gemeentebelastingen Kennemerland. (vanaf boekjaar 2021 wordt naar verwachting de rechtsmatigheidscontrole de verantwoordelijkheid van het college en niet meer van de accountant).
- Het uitvoeren van de natuurlijke adviesfunctie;
De accountant voorziet in de natuurlijke adviesfunctie, d.w.z. hij adviseert het ambtelijk en bestuurlijk management zowel gevraagd (op verzoek van de gemeente) als ongevraagd (op eigen initiatief).
- Controle overige (deel)verantwoordingen
Voor andere accountantsverklaringen, zoals verklaringen bij ISV- subsidies, worden aparte opdrachten verstrekt. Zie bijgevoegd PvE.
- Jaarafrekening Gemeentelijke Belastingen Zuid Kennemerland (GBKZ) De jaarafrekening van het samenwerkingsverband GBKZ is input voor de jaarrekening van de deelnemende gemeenten en moet derhalve worden opgesteld en door de accountant goedgekeurd worden voordat de gemeentelijke jaarrekeningen worden goedgekeurd. Ook de debiteurenstanden van de deelnemende gemeenten alsmede aangepaste wet- en regelgeving behoren tot de opdracht.
Andere accountantscontroles of adviezen vallen buiten de aanbesteding en dienen vooraf door de opdrachtgever te worden goedgekeurd.
9. Organisatie en inzet
Opdrachtgever: gemeenteraad (voorbereiding via auditcommissie) Selectiecommissie: Leden Auditcommissie, griffie, controller, stichting RIJK. Ambtelijk wordt het PvE en afwegingskader keuze accountant voorbereid door:
Ambtelijke werkgroep:
1. Xxx Xxxxxxxx
2. X. Xxxxxxx
3. X. Xxxxx Aanbestedingstraject:
- Ondersteuning inkoper vanuit inkoopstichting Rijk
Voortraject
1. De documenten, (concept) Inkoopstrategie en het (concept) PvE worden circa 4 juni aan de selectiecommissie toegezonden.
2. Hierbij wordt gevraagd of er nog zaken onduidelijk zijn of dat er zaken zijn die door de selectiecommissie liever anders ingevuld worden.
3. De projectopdracht en het PvE worden eind oktober ter bespreking in de commissie Bestuur en Middelen en voor de vaststelling aan de gemeenteraad voorgelegd.
Aanbesteding
1. Het PvE wordt geplaatst op het aankondigingsplatform TenderNed (Marktplein voor aanbestedingen).
2. De ambtelijke werkgroep toetst de ontvangen inschrijvingen aan het PvE, waarna de uitkomst van deze toets aan de selectiecommissie voorgelegd wordt.
3. De bedrijven die ingeschreven hebben, wordt gevraagd een presentatie te geven.
4. De ambtelijke werkgroep toetst de presentaties aan het PvE, waarna de uitkomst van deze toets aan de selectiecommissie wordt voorgelegd.
5. De selectiecommissie bepaald de voorlopige gunning op basis van de puntenverdeling.
6. De voorlopige gunning wordt aan de gemeenteraad voorgelegd ter definitieve gunning.
10. Risico’s en maatregelen
1) Indien niet voor de controle periode 2020 een nieuwe accountant geselecteerd is, is er het risico dat de eerste controles (interim controle) niet tijdig uitgevoerd kunnen worden. Dit risico wordt door het volgen van het voorliggende tijdpad voorkomen.
2) Een tweede risico is dat er discussie ontstaat bij de definitieve keuze van de accountant. Daarom wordt een afwegingskader met wegingsfactoren gemaakt met onder meer prijs en kwaliteit. De account wordt gekozen die het meest voldoet aan de eisen en wensen.
11. Activiteiten
Uitwerking PvE en afwegingskader ‘keuze accountant’ | Eind mei |
Vaststelling PvE + gunningscriteria audit commissie | 24 juni |
Inkoopstrategie gereed | week 26 |
Voorstel PvE en projectopdracht worden besproken commissie bestuur en middelen (B&M) | oktober |
Voorstel PvE en de projectopdracht worden vastgesteld raad | oktober |
Aanbestedingsdocumenten gereed | oktober |
Aanbestedingsdocumenten/Offerteaanvraag publiceren/versturen | oktober |
Indienen vragen | november |
Beantwoorden vragen | november |
Uiterlijk indienen offerte (minimumtermijn na beantwoorden vragen 10 dagen) | december |
Individuele beoordeling door selectiecommissie | december |
Gezamenlijke beoordeling door selectiecommissie Presentaties inschrijvers Voorlopig gunningsbesluit door selectiecommissie Bespreking voorlopig gunningsbesluit De raad maakt keuze accountant n.a.v. aanbesteding traject Standstill termijn Inschrijvers informeren over definitief besluit | december Start om 19 uur. ½ uur presentatie, ½ dec week 49 - 50 beoordeling. Onder voorbehoud Week 2 en 3 2020 goedkeuring gemeenteraad en de inschrijvers hiervan in kennis stellen commissie B&M februari 2020 Raad februari 2020 20 dagen Eind februari 2020 Maart 2020 |
12. Communicatie
Na het besluit van de gemeenteraad over de gunning zal een bericht op het Raadsinformatie Systeem RIS geplaatst worden
-5-
Bijlage 1: artikel 2 uit Verordening accountantscontrole Bloemendaal 2009 (2009002271)
Artikel 2: opdrachtverlening Accountantscontrole:
1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van ten minste 3 jaar met een mogelijkheid tot verlenging van één of twee jaar.
2. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.
3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het Programma van Eisen (hierna te noemen het PvE) vast. In het PvE worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:
a. de toe te passen goedkeurings- en rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;
b. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
c. de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;
d. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;
en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar:
kan van bovenstaande in lid 3.a, b en c worden afgeweken en worden jaarlijks afspraken gemaakt in het accountantsprotocol bij de jaarrekening
4. De raad kan in het PvE opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt aan welke posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.
In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.