ALGEMENE VOORWAARDEN – SCHOUTEN CERTIFICATION B.V.
ALGEMENE VOORWAARDEN – SCHOUTEN CERTIFICATION B.V.
1. DEFINITIES
1.1. In de Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:
- Schouten Certification: Schouten Certification B.V., gevestigd te Giessen, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 18068675 of een aan haar gelieerde partij;;
- Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan Schouten Certification in het kader van een overeenkomst opdracht heeft gegeven tot het verrichten van werkzaamheden;
- Partijen: Schouten Certification en Opdrachtgever tezamen;
- Overeenkomst: iedere (certificatie-)overeenkomst die tussen Schouten Certification en Opdrachtgever tot stand komt, alsmede elke wijziging en aanvulling daarop;
- Algemene Voorwaarden: onderhavige algemene voorwaarden van Schouten Certification;
- Certificatiecyclus: een certificatiecyclus bestaat uit een of meerdere certificatiejaren. Iedere certificatiecyclus start vanaf de initiële certificatie, waar bij het eerste certificatiejaar twaalf (12) maanden na de initiële certificatie afloopt, het tweede certificatiejaar 24 maanden na de initiële certificatie afloopt, etc.
- Certificatiereglement: een meest recente versie van het Certificatiereglement is vermeld op de website: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Het Certificatiereglement is een toelichting op de werkwijze van Schouten Certification en een specifieke aanvulling op deze Algemene Voorwaarden;
- Certificatieschema: de in de Overeenkomst genoemde normenset;
- Schemabeheerder: een organisatie of groep van organisaties die een schema of norm uitgeeft of beheert, dan wel beeldmerkhouder is en waarvan het schema of de norm in de overeenkomst tussen Schouten Certification en Opdrachtgever genoemd is;
1.2. De definities kunnen zonder verlies van hun betekenis in enkelvoud of in meervoud worden gebruikt.
2. TOEPASSELIJKHEID VOORWAARDEN
2.1 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle door Schouten Certification gedane aanbiedingen en op alle Overeenkomsten tussen Opdrachtgever en Schouten Certification. Opdrachtgever aanvaardt de toepasselijkheid van deze Algemene Voorwaarden door het enkele feit van haar opdracht. Opdrachtgever met wie eenmaal op basis van de onderhavige voorwaarden werd gecontracteerd, stemt in met de toepasselijkheid van de Algemene Voorwaarden op toekomstige en/of vervolgovereenkomsten met Schouten Certification.
2.2 De toepasselijkheid van enige algemene of specifieke voorwaarden of bedingen van Opdrachtgever zijn niet van toepassing op de Overeenkomsten, tenzij vooraf schriftelijk anders is overeengekomen.
2.3. Voor zover deze voorwaarden zijn opgesteld in een andere taal dan het Nederlands, dan is de Nederlandse tekst bepalend.
2.4 Schouten Certification is gerechtigd de Algemene Voorwaarden te wijzigen of aan te vullen. Kleine wijzigingen van ondergeschikt belang kunnen altijd worden doorgevoerd. Grote inhoudelijke wijzigingen worden (bij voorbaat) met Opdrachtgever besproken.
2.5 De Algemene Voorwaarden, waaronder in ieder geval mede begrepen de bepalingen betreffende de aansprakelijkheidsbeperking en vrijwaring door Opdrachtgever, strekken mede ten behoeve van derden die door Schouten Certification voor (de uitvoering van) de Overeenkomst worden ingeschakeld.
3. OFFERTES
3.1 Een offerte heeft een geldigheidsduur van één maand, tenzij Partijen schriftelijk een andere termijn overeenkomen.
3.2 Een offerte is gebaseerd op door de Opdrachtgever verstrekte informatie. Opdrachtgever vult het aanvraagformulier van de offerte naar waarheid in en zal tevens alle essentiële informatie voor de opzet en uitvoering van de werkzaamheden verstrekken.
3.3 Alle weergegeven tarieven en honoraria zijn exclusief belastingen en BTW
3.4 Schouten Certification mag prijsstijgingen doorberekenen, indien zich tussen het moment van aanbieding/totstandkoming van de Overeenkomst en de volledige nakoming daarvan prijswijzigingen hebben voorgedaan ten aanzien van bijvoorbeeld wisselkoersen, lonen, lasten, belastingen, rechten, retributies, heffingen, verhogingen van de door derden in rekening gebrachte kosten of verhogingen door wetswijzigingen. De prijsverhoging geldt voor die delen van de Overeenkomst die nog niet zijn uitgevoerd. Schouten Certification informeert Opdrachtgever zo spoedig mogelijk over de prijswijziging.
4. TOTSTANDKOMING OVEREENKOMST
4.1 Een Overeenkomst komt schriftelijk tot stand, door ondertekening van de Overeenkomst of door ondertekening van de offerte.
4.2 Bij het sluiten van de Overeenkomst aanvaardt Opdrachtgever de toepasselijkheid van het Certificatiereglement en Certificatieschema en de daaruit voortvloeiende verplichtingen en gevolgen.
4.3 De Overeenkomst wordt gesloten voor de duur van de in de Overeenkomst opgenomen certificatiecyclus.
4.4 Indien de Opdrachtgever de Overeenkomst vervolgens niet tegen het einde van de periode genoemd in artikel 4.3 heeft opgezegd, wordt de Overeenkomst voor eenzelfde duur stilzwijgend verlengd, tegen dezelfde voorwaarden.
5. INFORMATIEVERSTREKKING
5.1 Opdrachtgever is gehouden alle gegevens, welke Schouten Certification overeenkomstig haar oordeel nodig heeft voor het correct uitvoeren van de Overeenkomst, tijdig in de gewenste vorm en op de gewenste wijze ter beschikking van Schouten Certification te stellen. Indien is overeengekomen dat Opdrachtgever materialen of gegevens op informatiedragers ter beschikking zal stellen, zullen deze voldoen aan de, voor het uitvoeren van de werkzaamheden, noodzakelijke specificaties.
5.2 Opdrachtgever is voorts gehouden Schouten Certification uit eigen beweging tijdig alle informatie te verstrekken, waarvan Opdrachtgever weet of redelijkerwijs behoort te weten dat deze voor een correcte uitvoering van de opdracht van belang is of kan zijn. Opdrachtgever is gehouden wijzigingen in deze gegevens onmiddellijk kenbaar te maken aan Schouten Certification.
5.3 De gegevens die Opdrachtgever in het kader van de Overeenkomst aan Schouten Certification verstrekt, dienen volledig, juist en betrouwbaar te zijn, ook indien deze van derden afkomstig zijn.
6. UITVOERING OPDRACHT
6.1 Schouten Certification bepaalt de wijze waarop de verleende opdracht wordt uitgevoerd.
6.2 Schouten Certification is bevoegd niet tot haar organisatie behorende derden in te schakelen.
6.3 De in de Overeenkomst genoemde termijn waarbinnen de opdracht dient te worden uitgevoerd is een richttermijn en geen fatale termijn. De termijn vangt aan indien Schouten Certification alle gevraagde en relevante bescheiden en gegevens heeft ontvangen van Opdrachtgever en, indien van toepassing, Opdrachtgever het voorschot op de betaling heeft voldaan.
6.4 Opdrachtgever aanvaardt dat de tijdsplanning van de opdracht kan worden beïnvloed, indien Partijen tussentijds besluiten tot wijziging van aanpak, werkwijze of omvang van de Overeenkomst en de daaruit voortkomende werkzaamheden.
7. MEDEWERKING OPDRACHTGEVER
7.1 Opdrachtgever dient Schouten Certification in staat te stellen om haar werkzaamheden uit te voeren. Indien Schouten Certification auditbezoek(en) bij Opdrachtgever niet kan uitvoeren door toedoen van Opdrachtgever, danwel om andere redenen die voor rekening van Opdrachtgever dient te komen, is
Schouten Certification B.V. Algemene voorwaarden
Opdrachtgever deswege gehouden alle daardoor bij Schouten Certification ontstane directe en indirecte kosten te vergoeden.
7.2 In de gevallen dat medewerkers van Schouten Certification ten kantore of op het terrein van Opdrachtgever werkzaamheden verrichten, zal Opdrachtgever ervoor zorgdragen dat deze medewerkers ongestoord hun werkzaamheden kunnen verrichten en kosteloos zorg dragen voor de door die medewerkers in redelijkheid gewenste faciliteiten.
7.3 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het juiste gebruik en de juiste toepassing van de procedures en eisen voor certificering van Schouten Certification zoals opgenomen in het Certificatiereglement, alsmede voor de invoering ervan in haar organisatie en de daarvoor noodzakelijke procedures. Ook zal Opdrachtgever de door Schouten Certification verstrekte updates en andere aanwijzingen op juiste wijze (doen) implementeren danwel uitvoeren.
8. BETALING
8.1 Opdrachtgever dient het overeengekomen voorschot dan wel de factuur van Schouten Certification binnen 14 dagen na factuurdatum aan Schouten Certification te betalen, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen. Het is Opdrachtgever nooit toegestaan de betalingsverplichting op te schorten of te verrekenen.
8.2 Bij overschrijding van de betalingstermijn is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim, zonder dat een ingebrekestelling is vereist. Bij overschrijding van de betalingstermijn is Opdrachtgever aan Schouten Certification de wettelijke handelsrente verschuldigd.
8.3 Indien Schouten Certification invorderingsmaatregelen treft tegen Opdrachtgever die in verzuim is, komen alle buitengerechtelijke en gerechtelijke kosten ten laste van Opdrachtgever. De te vergoeden buitengerechtelijke kosten bedragen ten minste 15% van het openstaande saldo op het eerste moment van verzuim, met een minimum bedrag van € 250,00 (zegge: “tweehonderdvijftig euro”).
8.4 Tarieven kunnen jaarlijks worden aangepast, met ten minste de indexatie aan de hand van het door het CBS gepubliceerde indexcijfer CAO-lonen voor zakelijke dienstverlening. Indien de afdracht aan accreditatieinstellingen en/of Schemabeheerders wijzigt, zal deze worden doorberekend.
9. RECLAME/KLACHT
9.1 Opdrachtgever dient het afgegeven certificaat en het rapport terstond na ontvangst op juistheid te controleren. Reclames ten aanzien van de juistheid van het certificaat/rapport en de daarin opgenomen informatie, alsmede de uitvoering van de werkzaamheden dient Opdrachtgever terstond, en in ieder geval binnen 14 dagen na de ontdekking daarvan schriftelijk bij Schouten Certification te melden. Reclames ten aanzien van andere tekortkomingen van Schouten Certification dient Opdrachtgever binnen 48 uur na de ontdekking daarvan schriftelijk bij Schouten Certification te melden. Indien te laat wordt geklaagd vervalt elke aanspraak tegen Schouten Certification ter zake van die tekortkoming. Schouten Certification heeft bij een reclame de keuze om de werkzaamheden alsnog uit te voeren of te herstellen, dan wel over te gaan tot terugbetaling van (een gedeelte van) de factuur waarop de reclame betrekking heeft.
9.2 Een klacht met betrekking tot een factuur moet binnen acht dagen na de factuurdatum schriftelijk aan Schouten Certification te worden gemeld. Daarna wordt Opdrachtgever geacht te hebben ingestemd met de factuur.
9.3 Een reclame van Opdrachtgever ten aanzien van een bepaalde wijze van dienstverlening schort de (betalings-
)verplichting(en) van Opdrachtgever van deze en eventuele andere facturen niet op en geeft Opdrachtgever evenmin recht op verrekening of (aanvullende) schadevergoeding.
10. OPZEGGING EN WIJZIGING
10.1 Opdrachtgever en Schouten Certification kunnen de Overeenkomst schriftelijk opzeggen dan wel de geplande audit afzeggen, met inachtneming van de onder artikelen 10.2, 10.3 en 10.4 respectievelijk artikel 10.5 genoemde voorwaarden en bepalingen.
10.2 Indien de uitvoering van een reeds ingeplande audit wordt afgezegd gelden de volgende voorwaarden:
- afzegging van de audit door Opdrachtgever kan tot 30 kalenderdagen voor aanvang van de audit (de dag van de audit niet meegeteld) kosteloos geschieden;
- bij afzegging van de audit binnen 30 kalenderdagen, maar uiterlijk 10 kalenderdagen voor aanvang van de audit (de dag van de audit niet meegeteld) is Opdrachtgever verplicht 20% van het factuurbedrag te vergoeden;
- bij afzegging van de audit binnen 10 kalenderdagen, maar uiterlijk 5 kalenderdag voor aanvang van de audit (de dag van de audit niet meegeteld) is Opdrachtgever verplicht 40% van het factuurbedrag te vergoeden;
- bij afzegging van de audit binnen 5 kalenderdagen voor aanvang van de audit (de dag van de audit niet meegeteld) is Opdrachtgever verplicht 100% van het factuurbedrag te vergoeden.
10.3 Schouten Certification is te allen tijde bevoegd om de Overeenkomst op te zeggen, met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden.
10.4 Indien op grond van de Overeenkomst en de daarbij behorende certificatiecyclus voor de duur van één jaar een of meerdere audit(s) moeten worden ingepland, is de Opdrachtgever niet bevoegd de Overeenkomst op te zeggen.
10.5 Indien op grond van de Overeenkomst en de daarbij behorende certificatiecyclus voor de duur van drie jaar een of meerdere audit(s) per certificatiejaar moet worden ingepland, dan is Opdrachtgever tegen het eerste certificatiejaar van de certificatiecyclus niet bevoegd de Overeenkomst op te zeggen, tenzij schriftelijk overeengekomen met Schouten Certification. Daarna is de opzegtermijn 10 maanden voor het einde van het volgende certificatiejaar. Bij niet nakoming van deze opzegtermijn worden de kosten van de audit in rekening gebracht.
10.6 De kosten die Schouten Certification aan derden heeft gemaakt komen te allen tijde voor rekening van Opdrachtgever.
10.7 Indien Schouten Certification de Overeenkomst opzegt heeft Opdrachtgever recht op terugbetaling van het betreffende deel van de factuur waarop de opzegging van Schouten Certification betrekking heeft, zonder recht op (aanvullende) schadevergoeding. Indien Schouten Certification de geplande audit afzegt, heeft Opdrachtgever geen recht op vergoeding van eventuele kosten of schade.
10.8 Indien tijdens de uitvoering van de Overeenkomst blijkt dat het voor een behoorlijke uitvoering noodzakelijk is om de te verrichten werkzaamheden te wijzigen, bijvoorbeeld door extra werkzaamheden uit te voeren, zullen Partijen tijdig, schriftelijk en in onderling overleg de Overeenkomst (voor zover mogelijk) dienovereenkomstig aanpassen. Schouten Certification is in dat geval gerechtigd om de daaruit voortvloeiende kosten in rekening te brengen bij Opdrachtgever.
11. OPSCHORTINGSRECHT EN ONTBINDING
11.1. Schouten Certification is gerechtigd om zonder ingebrekestelling en zonder rechterlijke tussenkomst hetzij de uitvoering van de Overeenkomst op te schorten hetzij deze geheel of ten dele te ontbinden, zulks zonder dat zij tot enige schadevergoeding of garantie gehouden zal zijn en onverminderd de haar verder toekomende rechten, in de navolgende gevallen:
- indien Opdrachtgever niet voldoet aan haar (betalings-
)verplichtingen uit de Overeenkomst, het Certificatiereglement en/of de Algemene Voorwaarden;
- indien goede grond bestaat voor de vrees dat Opdrachtgever niet in staat is of zal zijn om aan haar verplichtingen jegens Schouten Certification te voldoen;
- in geval van een faillissement(-saanvraag), surséance van betaling, stillegging, liquidatie, ondercuratelestelling danwel gehele of gedeeltelijke overdracht van Opdrachtgever, waaronder begrepen de overdracht van een gedeelte van haar vorderingen.
11.2. In elk van de in artikel 11.1 genoemde gevallen zijn alle vorderingen van Schouten Certification direct en in hun geheel opeisbaar en is Schouten Certification gerechtigd tot verrekening. Alle hiermee gemoeide kosten en dientengevolge
door Schouten Certification geleden schade komen voor rekeningen van Opdrachtgever.
12. GEHEIMHOUDING
12.1 Partijen, waaronder begrepen haar medewerkers, zijn over en weer verplicht tot geheimhouding tegenover derden over alle gegevens van vertrouwelijke aard waarvan zij kennis hebben als gevolg van de uitvoering van de Overeenkomst. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie.
12.2 Partijen zullen deze geheimhoudingsverplichting tevens opleggen aan door haar ingeschakelde derden. Schouten Certification is niet schadeplichtig bij schending van de geheimhouding door derden.
12.3 De bovengenoemde vertrouwelijkheid dient tijdens en na de looptijd van deze Overeenkomst te worden gehandhaafd, met uitzondering van:
- informatie waarover Schouten Certification reeds beschikte voorafgaand aan de bekendmaking door Opdrachtgever;
- publiekelijk bekende informatie;
- informatie die aan Schouten Certification is verstrekt door een bron die onafhankelijk is van de Opdrachtgever;
- informatie die moet worden verstrekt om de accreditatie te krijgen of te handhaven;
- informatie die van belang kan zijn in een arbitrale of gerechtelijke procedure waarbij (tenminste) één van Partijen als partij optreedt.
12.4 Schouten Certification is echter bevoegd om met betrekking tot de uitvoering van haar werkzaamheden gegevens te verstrekken of inzage te geven in dossiers aan de bevoegde autoriteiten waaronder accrediterende instellingen, Schemabeheerders en gerechtelijke instanties, indien dit wordt geëist of wet- en regelgeving haar hiertoe verplicht. Indien naar het oordeel van Schouten Certification gevaar is te duchten voor de volksgezondheid, ontheft dit Schouten Certification van haar geheimhoudingsplicht voor wat betreft het doen van mededelingen aan de autoriteiten en zelfstandige bestuursorganen. In voornoemde gevallen is Schouten Certification niet gehouden tot schadevergoeding of schadeloosstelling en is Opdrachtgever niet gerechtigd tot ontbinding van de opdracht op grond van enige schade, hierdoor ontstaan.
13. AUTEURSRECHTEN
13.1 Schriftelijke vastlegging van de onderzoeken, audits en andere werkzaamheden wordt geen eigendom van Opdrachtgever. Schouten Certification houdt het auteursrecht op de door haar opgestelde rapporten, adviezen, methoden, foto’s en andere intellectuele eigendommen.
13.2 Het gebruik van de in artikel 13.1 genoemde vastleggingen en het resultaat van de Overeenkomst alsmede het gebruik van de naam van Schouten Certification voor commerciële doeleinden is slechts toegestaan na schriftelijke toestemming van Schouten Certification.
13.3 Opdrachtgeven vrijwaart Schouten Certification voor aanspraken van derden met betrekking tot rechten van intellectueel eigendom op door Opdrachtgever verstrekte materialen of gegevens, die bij de uitvoering van de Overeenkomst worden gebruikt.
14. VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS Schouten Certification verwerkt in het kader van de uitvoering van de opdracht persoonsgegevens van Opdrachtgever in overeenstemming met de geldende privacywetgeving. De privacyverklaring van Schouten Certification is raadpleegbaar op haar website.
15. AANSPRAKELIJKHEID
15.1 Schouten Certification is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, ontstaan doordat Schouten Certification is uitgegaan van door of namens Opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens.
15.2 In alle gevallen is iedere aansprakelijkheid van Schouten Certification beperkt tot maximaal de opdrachtwaarde (exclusief btw) zoals vastgelegd in de Overeenkomst waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft.
15.3 In alle gevallen is de aansprakelijkheid van Schouten Certification beperkt tot uitsluitend de directe schade. Schouten Certification is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade uit welke hoofde dan ook, daaronder in ieder geval begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie.
15.4 In alle gevallen is iedere aansprakelijkheid van Schouten Certification, hoe ook ontstaan en van welke aard ook, in ieder geval beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval door de door Schouten Certification gesloten verzekering wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eigen risico dat Schouten Certification in dat geval draagt.
15.5 Ieder vorderingsrecht, waaronder wegens schade of tot herstel, vervalt indien het gebrek of de schade te laat wordt gemeld en vervalt in ieder geval één jaar na levering van de diensten, tenzij Partijen een andere termijn zijn overeengekomen.
16. VRIJWARING
Opdrachtgever vrijwaart Schouten Certification voor alle mogelijke claims en/of aansprakelijkstellingen welke voortvloeien uit onjuiste of onvolledige door haar aan Schouten Certification ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden. Opdrachtgever vrijwaart Schouten Certification bovendien voor eventuele aanspraken van derden, die in verband met de uitvoering van de Overeenkomst schade lijden en waarvan de oorzaak niet toerekenbaar is aan Schouten Certification. Als Schouten Certification uit dien hoofde door derden mocht worden aangesproken, dan is Opdrachtgever gehouden om alle kosten en schade daardoor ontstaan te vergoeden aan Schouten Certification.
17. OVERMACHT
17.1 In geval van overmacht aan de zijde van Schouten Certification, is Schouten Certification gerechtigd – te harer keuze – hetzij de uitvoering van de Overeenkomst voor de duur van de overmacht op te schorten, hetzij de Overeenkomst geheel of ten dele te ontbinden, zulks zonder rechterlijke tussenkomst en zonder dat Schouten Certification deswege tot enige schadeloosstelling verplicht is.
17.2 Onder overmacht wordt verstaan elke van de wil van Schouten Certification onafhankelijke omstandigheid – ook al was deze ten tijde van de totstandkoming van de Overeenkomst reeds te voorzien – die de nakoming van de Overeenkomst blijvend of tijdelijk verhindert of bezwaarlijk maakt, alsmede, waaronder in ieder geval begrepen, oorlog, overstroming, niet correct functioneren van systemen, IT-storingen, intrekking van vergunningen, gebrek aan gekwalificeerd personeel, onwerkbare dagen ten gevolge van (extreme) weersomstandigheden en andere soortgelijke gebeurtenissen en/of ernstige storingen in het bedrijf van Schouten Certification of een door haar ingeschakeld derde. Eén en ander geldt ongeacht of de omstandigheden welke de overmacht veroorzaken zich voordoen in Nederland of in een ander land.
18. SLOTBEPALINGEN
18.1 In gevallen van nietigheid of vernietigbaarheid van één of meer bepalingen uit deze Algemene Voorwaarden, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht. Partijen zullen het nietige of vernietigde gedeelte vervangen door bedingen die gelet op de inhoud en strekking van deze Algemene Voorwaarden zoveel mogelijk overeenstemmen met die van de nietige of vernietigde bepalingen.
18.2 Bepalingen van de tussen partijen gesloten overeenkomst waarvan het uitdrukkelijk of stilzwijgend de bedoeling is dat zij ook na beëindiging van de overeenkomst van kracht blijven, zullen nadien van kracht blijven en beide partijen blijven binden, waaronder in ieder geval begrepen de artikelen 12 tot en met 15 en 18.
19. FORUMKEUZE / RECHTSKEUZE
19.1. Alle geschillen die ontstaan uit en samenhangen met de Overeenkomst zullen aanhangig worden gemaakte bij de bevoegde rechter in Nederland. De Rechtbank Zeeland-West- Brabant is bevoegd om kennis te nemen van geschillen die zijn ontstaan of zullen ontstaan naar aanleiding van de
Overeenkomst, tenzij zulks in strijd is met dwingende wettelijke bepalingen.
19.2 Op de Overeenkomst en al hetgeen daarmee verband houdt, is Nederlands recht van toepassing.