KBC DEALING CODE
KBC DEALING CODE
KBC GROEP NV
10 October 2019
KBC Dealing Code
De Dealing Code is van toepassing op Sleutelmedewerkers en Leidinggevenden zoals gedefinieerd in hoofdstuk II - Definities.
De Dealing Code van 10 oktober 2019 wijzigt en vervangt de Dealing Code van 2 augustus 2016.
I. INLEIDING
Als Sleutelmedewerker of Leidinggevende heb je een gevoelige functie doordat je toegang kan hebben tot Voorkennis (= Voorwetenschap) aangaande Financiële Instrumenten (die worden uitgegeven door KBC-emittenten). Sleutelmedewerkers en Leidinggevenden mogen daarom geen Persoonlijke Verrichtingen uitvoeren of gedragingen stellen die verboden zijn door de wetgeving inzake marktmisbruik (Handel met Voorkennis, Wederrechtelijke Mededeling van Voorkennis en Marktmanipulatie). KBC Groep NV en KBC Bank NV willen met de Dealing Code voorkomen dat Sleutelmedewerkers en Leidinggevenden bewust of onbewust handelingen stellen die als marktmisbruik worden aanzien.
Xxxxxx met Voorkennis, Wederrechtelijke Mededeling van Voorkennis en Marktmanipulatie of pogingen daartoe zijn ernstige misdrijven. In geval van inbreuken of pogingen daartoe kunnen zowel de betrokken Sleutelmedewerker of Leidinggevende als KBC Groep NV en/of KBC Bank NV burgerrechtelijk aansprakelijk worden gesteld, alsook strafrechtelijke en/of administratieve sancties oplopen. Bovendien is er een risico op ernstige reputatieschade.
De Dealing Code bevat de omzetting van externe regelgeving die door de Sleutelmedewerkers en Leidinggevenden dient te worden nageleefd. Via de naleving van de Dealing Code wordt zelfs de minste schijn van ongeoorloofd gedrag vermeden. De Dealing Code beoogt de onberispelijke reputatie en integriteit van KBC Groep NV en KBC Bank NV te vrijwaren.
De Dealing Code bevat een addendum voor de met Leidinggevenden Nauw Verbonden Personen. Dit addendum bevat de kennisgevingsverplichting van die Nauw Verbonden Personen en een bijhorende attestering.
II. DEFINITIES
Voor de toepassing van de Dealing Code (incl. het addendum voor de met Leidinggevenden Nauw Verbonden Personen) worden de volgende begrippen gehanteerd. Wanneer een gedefinieerde term met hoofdletter wordt gebruikt in de Dealing Code of het addendum moet de volledige betekenis ervan zoals hieronder omschreven dus in acht worden genomen.
Benchmark
Een Benchmark is een gepubliceerde rente, index of getal op basis waarvan de prijs of de waarde van een Financieel Instrument wordt bepaald. Een Benchmark wordt periodiek of regelmatig berekend op basis van de waarde van welbepaalde onderliggende activa, prijzen, rentetarieven, andere waarden of enquêtegegevens.
Voorbeelden zijn: Euribor, Libor, Pribor, Bubor, etc.
Compliance Officer
De persoon vermeld in de aanvullende toelichting bij de Dealing Code.
Dochtervennootschap
Alle vennootschappen die door KBC Groep NV op directe of indirecte wijze worden gecontroleerd.
Financieel Instrument
Een Financieel Instrument is een instrument dat voldoet aan de cumulatieve voorwaarden a), b), en c).
a) het instrument behoort tot een van de volgende categorieën:
• effecten zoals aandelen, andere met aandelen gelijk te stellen waardepapieren, aandelencertificaten;
• effecten zoals obligaties en andere schuldinstrumenten, certificaten betreffende deze instrumenten; alle andere waardepapieren die het recht verlenen om die effecten te verwerven of te verkopen;
• effecten zoals alle andere waardepapieren die aanleiding geven tot een afwikkeling in contanten waarvan het bedrag wordt bepaald op grond van effecten, valuta’s, rentevoeten of rendementen, grondstoffenprijzen of andere indexen of maatstaven;
• geldmarktinstrumenten;
• credit default swaps (CDS);
• afgeleide instrumenten voor de overdracht van het kredietrisico;
• contracts for differences (CFD) of financiële contracten ter verrekening van verschillen;
b) het instrument wordt uitgegeven door een KBC-emittent;
c) het instrument is genoteerd op een Handelsplatform.
Voor Sleutelmedewerkers zijn de volgende instrumenten uitgezonderd van de definitie van Financieel Instrument:
• vastgoedcertificaten;
• de rechten van deelneming in Instellingen voor Collectieve Belegging (ICB’s);
• alle obligaties uitgegeven door KBC IFIMA;
• plain vanilla obligaties uitgegeven door KBC Bank en KBC-groep.1
Voor Leidinggevenden zijn de volgende instrumenten uitgezonderd van de definitie van Financieel Instrument:
• vastgoedcertificaten;
• de rechten van deelneming in Instellingen voor Collectieve Belegging (ICB’s);
• alle obligaties uitgegeven door KBC IFIMA.
d) bijkomend worden gerelateerde instrumenten beschouwd als Financieel Instrument voor de toepassing van de Dealing Code. Gerelateerde instrumenten zijn die instrumenten waarvan de koers of waarde afhankelijk is van, of van invloed is op de koers van een Financieel Instrument zoals gedefinieerd in a), b) en c). Een gerelateerd instrument kan worden uitgegeven of aangeboden door eender welke emittent of tegenpartij. Het is evenmin van belang of het gerelateerd instrument noteert op een Handelsplatform. Wanneer het gerelateerd instrument niet noteert op een Handelsplatform, dan wordt het Over-The-Counter (OTC) verhandeld. De volgende instrumenten zijn gerelateerde instrumenten:
• effecten of afgeleide instrumenten die converteerbaar zijn in één van de in a), b) en c) gedefinieerde Financiële Instrumenten of ertegen kunnen worden omgeruild;
Vb.: converteerbare obligaties, ’reverse convertible’ obligaties of ‘reverse exchangeable’ obligaties, indien de terugbetaling kan gebeuren in voormelde effecten of in de tegenwaarde in cash van voormelde effecten.
• effecten of afgeleide instrumenten die aan de titularis ervan het recht geven één van de in a), b) en c) gedefinieerde Financiële Instrumenten te verhandelen;
Vb.: opties en warrants op Financiële Instrumenten zoals beursgenoteerde opties op het aandeel van KBC Groep NV, warrants op het aandeel van KBC Groep NV die door andere emittenten worden uitgegeven, futures, swaps, etc.
1 Kapitaalinstrumenten, zoals onder meer “coco’s” en “tier 2-kapitaal”, zijn geen plain vanilla obligaties en zijn dus niet uitgezonderd.
• effecten of afgeleide instrumenten die een rendement geven dat krachtens de uitgiftevoorwaarden specifiek gekoppeld is aan het koersverloop van één van de in a),
b) en c) gedefinieerde Financiële Instrumenten;
• afgeleide instrumenten zoals futures, swaps, rentetermijncontracten en andere derivatencontracten die betrekking hebben op één van de in a), b) en c) gedefinieerde Financiële Instrumenten.
Handelsplatform
Handel met Voorkennis
Handel met Voorkennis vindt plaats wanneer een persoon die over Voorkennis beschikt die informatie gebruikt om, voor eigen rekening of voor rekening van derden, rechtstreeks of onrechtstreeks Financiële Instrumenten waarop die informatie betrekking heeft te verwerven of te vervreemden.
Ook het gebruik van Voorkennis door het annuleren of aanpassen van een order met betrekking tot een Financieel Instrument waarop de informatie betrekking heeft terwijl het order werd geplaatst voordat de betrokken persoon over de Voorkennis beschikte, is Handel met Voorkennis.
Het aanzetten van anderen om over te gaan tot Handel met Voorkennis wordt gelijkgesteld met Handel met Voorkennis. Het aanzetten kan onder meer bestaan in een aanbeveling om (niet) te handelen. Een dergelijke aanzetting kan ook een Wederrechtelijke Mededeling van Voorkennis uitmaken.
Elke poging tot Handel met Voorkennis wordt gelijkgesteld met Handel met Voorkennis.
KBC Bank NV
De naamloze vennootschap KBC Bank, met maatschappelijke zetel te Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx, ingeschreven in het rechtspersonenregister onder het ondernemingsnummer 0462 920 226.
KBC Groep NV
De naamloze vennootschap KBC Groep, met maatschappelijke zetel te Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx, ingeschreven in het rechtspersonenregister onder het ondernemingsnummer 0403 227 515.
2 Dit betreft een Handelsplatform dat vanaf 3 januari 2018 wordt ingevoerd onder XxXXX XX.
KBC-groep
KBC Groep NV en haar Dochtervennootschappen.
KBC-emittent
De volgende emittenten zijn KBC-emittenten:
• KBC Groep NV,
• KBC Bank NV,
• een andere vennootschap van de KBC-groep en
• KBC Ancora Comm. VA.
KBC IFIMA
De société anonyme KBC IFIMA S.A., met maatschappelijke zetel te Xxx xx Xxxx Xxxxxx 0,
X-0000 Xxxxxxxxxx, ingeschreven in het rechtspersonenregister onder het ondernemingsnummer B 193.577.
Leidinggevende (= Persoon met Leidinggevende Verantwoordelijkheid)
Leidinggevenden zijn de medewerkers die de volgende functies uitoefenen:
• De leden van de raad van bestuur en/of van het directiecomité van KBC Groep NV, KBC Bank NV, KBC Verzekeringen NV;
• De algemeen directeurs van KBC Groep NV, KBC Bank NV en KBC Verzekeringen NV;
• De leden van de managementcomités van de verschillende divisies van de KBC-groep.
Limietorder
Herroepelijke opdracht aan een financiële tussenpersoon om Financiële Instrumenten tegen een vooraf vastgestelde prijs – een maximale prijs ingeval van aankoop en een minimale prijs ingeval van verkoop – te verhandelen.
Marktmanipulatie
Marktmanipulatie omvat alle Persoonlijke Verrichtingen of elke andere gedraging die redelijkerwijze tot gevolg kunnen hebben dat andere marktdeelnemers worden misleid en kan
o.m. bestaan in:
• het aangaan van een transactie of het plaatsen, wijzigen of annuleren van een order, of elke andere gedraging
o die daadwerkelijk of waarschijnlijk misleidende signalen afgeeft over het aanbod van, de vraag naar of de koers van een Financieel Instrument,
o die de koers van een Financieel Instrument daadwerkelijk of waarschijnlijk op een kunstmatig niveau brengt;
• het aangaan van een transactie of het plaatsen, wijzigen of annuleren van een order of elke andere gedraging met gevolgen of waarschijnlijke gevolgen voor de koers van een Financieel Instrument waarbij gebruik wordt gemaakt van een kunstgreep;
• de verspreiding van (des)informatie via de media waardoor daadwerkelijk of waarschijnlijk onjuiste of misleidende signalen worden afgegeven met betrekking tot het aanbod van, de vraag naar of de koers van een Financieel Instrument waardoor de koers daarvan mogelijks op een abnormaal of kunstmatig niveau wordt gebracht;
• de verspreiding van onjuiste/misleidende informatie of inputs aangaande een
Benchmark.
De deelname aan een samenwerking om bovenstaande activiteiten te coördineren, maakt ook verboden Marktmanipulatie uit.
Elke poging tot Marktmanipulatie wordt gelijkgesteld met Marktmanipulatie.
Er is geen intentioneel element vereist om een daad te stellen die als Marktmanipulatie wordt beschouwd. Een Sleutelmedewerker of Leidinggevende kan m.a.w. Marktmanipulatie plegen door onoplettendheid of door enige andere vorm van nalatigheid.
Nauw Verbonden Persoon
• De echtgenoot of echtgenote van een Sleutelmedewerker of Leidinggevende, of de levenspartner van deze persoon die wettelijk als gelijkwaardig met een echtgenoot of echtgenote wordt beschouwd, i.e. de persoon die een verklaring van wettelijke samenwoning heeft afgelegd met een Sleutelmedewerker of Leidinggevende;
• de kinderen die wettelijk onder de verantwoordelijkheid van een Sleutelmedewerker of
Leidinggevende vallen, i.e. minderjarige kinderen die onder het ouderlijk gezag of de voogdij van de Sleutelmedewerker of Leidinggevende vallen, inclusief de verlengd minderjarigen;
• andere familieleden (bloed- en/of aanverwanten) van een Sleutelmedewerker of Leidinggevende en die op de datum van de Verhandeling in kwestie ten minste een jaar dezelfde woonplaats delen;
• een rechtspersoon, trust of personenvennootschap waarvan de leidinggevende verantwoordelijkheid berust bij een Sleutelmedewerker, Leidinggevende of een Nauw Verbonden Persoon zoals hierboven opgesomd, die rechtstreeks of onrechtstreeks onder de zeggenschap staat van een dergelijke persoon, die is opgericht ten gunste van een dergelijke persoon, of waarvan de economische belangen in wezen gelijkwaardig zijn aan die van een dergelijke persoon, bv. een patrimoniumvennootschap of een managementvennootschap.
Persoonlijke Verrichting
Elke Verhandeling door of voor een Sleutelmedewerker of Leidinggevende in een Financieel Instrument, waarbij tenminste aan één van de volgende criteria wordt voldaan:
• de Sleutelmedewerker of Leidinggevende handelt buiten het kader van zijn normale functie of beroepswerkzaamheden, of
• de Verhandeling wordt rechtstreeks of onrechtstreeks gedaan op een rekening waarvan de Sleutelmedewerker of Leidinggevende de titularis of medetitularis is ongeacht wie de opdrachtgever is, of
• de Verhandeling wordt rechtstreeks of onrechtstreeks gedaan door de Sleutelmedewerker of Leidinggevende voor rekening van een derde (bv. als volmachtdrager of wettelijke vertegenwoordiger).
Short Selling
Elke Persoonlijke Verrichting in een Financieel Instrument waarbij de Sleutelmedewerker of Leidinggevende voordeel zou kunnen halen uit een daling van de waarde van een Financieel Instrument. Voorbeelden zijn onder meer: put opties kopen, call opties schrijven of turbo short kopen zonder de onderliggende Financiële Instrumenten in bezit te hebben en te houden.
Sleutelmedewerker
Elk personeelslid, die ingevolge zijn of haar functie of tewerkstelling in KBC Groep NV, KBC Bank NV of een andere entiteit van KBC-groep, “regelmatig” of “incidenteel” toegang heeft tot Voorkennis.
De categorieën van personen die “regelmatig” toegang kunnen hebben tot Voorkennis, worden in de ‘Aanvullende toelichting’ bij de Dealing Code opgenomen.
‘Incidentele’ toegang tot Voorkennis houdt in dat de toegang op occasionele of ad-hoc-basis gebeurt en beperkt is in de tijd (bv. in het kader van de medewerking aan een welbepaald project).
Stop-Loss Order
Een opdracht tot de verkoop van een Financieel Instrument wanneer het een welbepaalde prijs heeft bereikt. Een Stop-Loss Order omvat ook de opdracht tot de aankoop van een Financieel Instrument van zodra dat boven een welbepaalde prijs wordt verhandeld.
Verhandeling of Verhandelen
• Elke manier van verkrijgen of vervreemden van Financiële Instrumenten;
• Elke plaatsing, wijziging of annulering van een order aangaande Financiële Instrumenten;
• elke overeenkomst voor het verkrijgen of vervreemden van Financiële Instrumenten;
• elke manier om Financiële Instrumenten te pogen te verkrijgen of te vervreemden;
• elke overeenkomst waarvan de bedoeling is winst veilig te stellen of een verlies te vermijden ten opzichte van prijsschommelingen van Financiële Instrumenten;
• elke toekenning, aanvaarding, verwerving, vervreemding, uitoefening of annulatie van een call- of putoptie, van een warrant of van een ander recht of een andere verplichting, nu of in de toekomst, voorwaardelijk of onvoorwaardelijk, om Financiële Instrumenten of een belang erin, te verwerven of te vervreemden.
Vermogensbeheerder
Erkend persoon met wie een Sleutelmedewerker, Leidinggevende of Nauw Verbonden Persoon een overeenkomst heeft afgesloten inzake het discretionaire beheer van diens beleggingsportefeuille, waarbij de Sleutelmedewerker, Leidinggevende of Nauw Verbonden Persoon op geen enkele wijze invloed heeft op de individuele Verhandelingen die de Vermogensbeheerder voor hen stelt. De Sleutelmedewerker, Leidinggevende of Nauw Verbonden Persoon kan dus geen opdrachten geven om bepaalde Verhandelingen te doen en de Vermogensbeheerder kan de Sleutelmedewerker, Leidinggevende of Nauw Verbonden Persoon evenmin raadplegen over een individuele Verhandeling.
Voorkennis (= Voorwetenschap)
Elke informatie die:
a) niet openbaar is gemaakt,
b) concreet/nauwkeurig is,
c) rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking heeft op:
a. Een KBC-emittent, of
b. één of meer Financiële Instrumenten;
d) en die, indien zij openbaar zou worden gemaakt, een significante invloed zou kunnen hebben op de koers of waarde van deze Financiële Instrumenten.
De informatie wordt in ieder geval geacht concreet/nauwkeurig te zijn indien zij betrekking heeft op een situatie die bestaat, of een gebeurtenis die heeft plaatsgevonden, of een situatie of gebeurtenis waarvan redelijkerwijze mag worden aangenomen dat zij zal ontstaan of zal plaatsvinden en indien de informatie specifiek genoeg is om er een conclusie uit te trekken omtrent de mogelijke significante invloed van bovenbedoelde situatie of gebeurtenis op de koers of waarde van één of meer Financiële Instrumenten.
Van informatie wordt in ieder geval aangenomen dat zij de koers of waarde van Financiële Instrumenten significant zou kunnen beïnvloeden, wanneer een redelijk handelende belegger waarschijnlijk gebruik zou maken van de informatie om er zijn of haar beleggingsbeslissingen ten dele op te baseren.
Indien Voorkennis betrekking heeft op een proces dat zich in fasen voltrekt, kan elke fase van dat proces op zichzelf Voorkennis uitmaken. Een tussenstap moet worden beschouwd als Voorkennis indien deze op zichzelf voldoet aan de vereisten van Voorkennis.
De informatie verliest het karakter van Voorkennis een half uur na de officiële publicatie ervan.
Wederrechtelijke Mededeling van Voorkennis
Wederrechtelijke Mededeling van Voorkennis vindt plaats wanneer een Sleutelmedewerker of Leidinggevende die over Voorkennis beschikt, deze Voorkennis bekendmaakt aan een ander persoon, tenzij de Sleutelmedewerker of Leidinggevende de mededeling doet uit hoofde van de normale uitoefening van zijn of haar werk, beroep of functie.
Ook het verder verspreiden van aanbevelingen die op Voorkennis zijn gebaseerd, is een vorm van Wederrechtelijke Mededeling van Voorkennis.
Werknemersaanmoedigingsplan
Elk werknemersaanmoedigingsplan, ten gevolge waarvan Financiële Instrumenten worden toegekend aan alle of een deel van de bestuurders, directieleden en/of werknemers van KBC- groep. Voorbeelden zijn onder meer: een kapitaalverhoging van KBC Groep NV voorbehouden voor het KBC personeel of een KBC-aandelenoptieplan.
III. GEDRAGSREGELS VOOR SLEUTELMEDEWERKERS
De onderstaande verbodsbepalingen en verplichtingen zijn van toepassing op Sleutelmedewerkers. Leidinggevenden dienen enkel de gedragsregels in Hoofdstuk IV - Gedragsregels voor Leidinggevenden na te leven.
A. Verboden gedragingen en bijhorende verplichtingen
De hieronder vermelde gedragingen zijn strikt verboden. Voor elke verbodsbepaling geldt dat ook pogingen of intenties om over te gaan tot de verboden gedragingen worden gesanctioneerd. Ook niet-intentionele overtredingen van de verboden, bv. uit nalatigheid, worden gesanctioneerd.
A.1 Handel met Voorkennis
Er geldt een strikt verbod op Handel met Voorkennis.3
A.2 Wederrechtelijke Mededeling van Voorkennis
A.2.1. Geheimhoudingsplicht
Er geldt een strikt verbod om Voorkennis mee te delen aan derden. Dit komt neer op een geheimhoudingsplicht voor de Sleutelmedewerker. De Sleutelmedewerker die in het bezit is van Voorkennis, ongeacht de vorm of drager, moet de gepaste maatregelen nemen om het vertrouwelijk karakter ervan te bewaren, en dit zolang de informatie nog niet publiek is bekendgemaakt. Hij of zij waakt erover dat de Voorkennis en de eventuele documenten die hij of zij in dit kader ontvangt, niet voor derden toegankelijk zijn.
A.2.2 Uitzondering voor de normale uitoefening van werk, beroep of functie
De Sleutelmedewerker kan de Voorkennis uitzonderlijk wel meedelen wanneer dit nodig is voor de normale uitoefening van zijn of haar werk, beroep of functie. De Sleutelmedewerker moet zich er wel eerst van vergewissen dat de derde persoon eveneens gehouden is tot een geheimhoudingsplicht, ongeacht of deze gebaseerd is op wet- of regelgeving of een overeenkomst. In dit geval licht hij of zij voorafgaand de Compliance Officer in, zodat deze desgevallend de derde een vertrouwelijkheidsverklaring kan laten ondertekenen.
Ook nadat de Voorkennis publiek is geworden, dient de Sleutelmedewerker blijvend de regels inzake algemene beroepsdiscretie in acht te nemen.
3 Het verbod om Persoonlijke Verrichtingen te stellen met Voorkennis geldt niet wanneer de Persoonlijke Verrichtingen worden uitgevoerd door een Vermogensbeheerder, op voorwaarde dat de Voorkennis niet wordt meegedeeld.
A.2.3 Informatieplicht
Indien de Sleutelmedewerker de Voorkennis en de ermee verbonden documenten in het kader van de normale uitoefening van zijn of haar functie of tewerkstelling aan een derde heeft meegedeeld, en hij of zij vaststelt dat die derde de geheimhoudingsplicht niet respecteert, brengt hij of zij de Compliance Officer hiervan onmiddellijk op de hoogte.
A.3 Marktmanipulatie
Het is verboden om Marktmanipulatie te plegen.
A.4 Short Selling
Om iedere (schijn van) speculatie te vermijden, is Short Selling verboden.
A.5 Houdperiode
A.5.1 Principe
Aankopen en Verkopen van Financiële Instrumenten mogen pas het voorwerp uitmaken van een tegenovergestelde Persoonlijke Verrichting na dertig kalenderdagen. Indien de laatste van deze dertig kalenderdagen geen open beursdag is, wordt de houdperiode verlengd tot de eerstvolgende open beursdag. Voor de berekening van de houdperiode wordt ervan uitgegaan dat de laatst aangekochte of verkochte Financiële Instrumenten ook eerst opnieuw worden verkocht of aangekocht (de zogenaamde LIFO-methode).
A.5.2 Uitzondering voor Vermogensbeheerders
De houdperiode geldt niet voor Persoonlijke Verrichtingen gedaan door Vermogensbeheerders.
A.5.3 Uitzondering voor bepaalde Stop-Loss Orders
De houdperiode geldt niet voor Stop-Loss Orders die als doel hebben het potentieel risico te beperken, op voorwaarde dat de Stop-Loss Orders onmiddellijk na de uitvoering van de aankoop geregistreerd worden.
A.5.4 Uitzondering inzake Werknemersaanmoedingsplannen
De houdperiode geldt niet voor de uitoefening van opties op Financiële Instrumenten (verworven in het kader van een Werknemersaanmoedigingsplan) die onmiddellijk gevolgd wordt door de verkoop van de verworven Financiële Instrumenten.
B. Kennisgeving van de Persoonlijke Verrichtingen aan de Compliance Officer
B.1 Principe
Alle Persoonlijke Verrichtingen dienen ter kennis te worden gebracht van de Compliance Officer volgens de onderstaande procedure.
De Persoonlijke Verrichting werd uitgevoerd via een rekening gehouden bij:
⮚ KBC Bank NV met inbegrip van Bolero : er dient geen enkele actie te worden ondernomen.
⮚ CBC Banque: de Sleutelmedewerker geeft machtiging aan de Compliance Officer tot het opvragen van de noodzakelijke gegevens.
❖ via machtigingsformulier: AA0478
⮚ een andere financiële instelling van de KBC-groep, gesitueerd in het buitenland of een financiële instelling buiten de KBC-groep: de Sleutelmedewerker meldt de Persoonlijke Verrichting aan de Compliance Officer. Dit dient schriftelijk en uiterlijk op de eerste werkdag volgend op de Persoonlijke Verrichting te gebeuren.
❖ Via meldingsformulier: AA0582
❖ De melding bevat de volgende gegevens:
- datum van de Persoonlijke Verrichting;
- aard van het Financieel Instrument;
- aard van de Persoonlijke Verrichting (bv. verwerving of vervreemding);
- volume van de Persoonlijke Verrichting;
- prijs waartegen de Persoonlijke Verrichting plaatsvond.
B.2 Uitzonderingen
De verplichting tot kennisgeving is niet van toepassing op:
• de Persoonlijke Verrichtingen uitgevoerd door Vermogensbeheerders;
• de ‘aanvaarding van of inschrijving op’ Financiële Instrumenten in het kader van Werknemersaanmoedigingsplannen;4
• Persoonlijke Verrichtingen in het kader van een schenking of erfenis, voor zover er, wat de schenking betreft, geen sprake is van een oneigenlijk gebruik en men in overeenstemming is met de “gifts policy”.
4 Let op: voor de ‘uitoefening of vervreemding’ ervan geldt de kennisgevingsverplichting wel.
C. Gesloten perioden of sperperioden
C.1 Principe
Geen enkele Persoonlijke Verrichting mag worden uitgevoerd tijdens de periodes die als gevoelig worden beschouwd, i.e. een ‘gesloten periode’ of ‘sperperiode’. Een sperperiode begint één maand die onmiddellijk voorafgaat aan de bekendmaking van de tussentijdse kwartaalresultaten of van de jaarresultaten5 van KBC Groep NV en eindigt een half uur na de bekendmaking zelf. Voor Sleutelmedewerkers met incidentele toegang tot Voorkennis, kunnen bijkomende sperperiodes worden opgelegd door de Compliance Officer.
Limietorders – die buiten een sperperiode worden geplaatst – mogen gedurende een sperperiode niet gewijzigd of geschrapt worden.
Sleutelmedewerkers moeten bovendien al het mogelijke doen om de Verhandeling door met hen Nauw Verbonden Personen tijdens de sperperiode te verhinderen. Hiertoe kunnen de Sleutelmedewerkers de met hen Nauw Verbonden Personen op de hoogte brengen van de sperperiode en het feit dat Verhandelingen door met hen Nauw Verbonden Personen tijdens deze periode schijnbaar handel met voorkennis kunnen uitmaken.6
C.2 Uitzonderingen
Er gelden een beperkt aantal uitzonderingen op het verbod op Persoonlijke Verrichtingen tijdens een sperperiode.
C.2.1 Vermogensbeheerders
Het verbod op Persoonlijke Verrichtingen tijdens een sperperiode is niet van toepassing op Persoonlijke Verrichtingen uitgevoerd door een Vermogensbeheerder, op voorwaarde dat de Voorkennis niet wordt meegedeeld aan de Vermogensbeheerder.
C.2.2 Uitzonderlijke omstandigheden
Een Persoonlijke Verrichting mag onder zeer uitzonderlijke omstandigheden toch in een sperperiode worden uitgevoerd. Hiertoe dient de Sleutelmedewerker steeds, via een gemotiveerde aanvraag, de uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toelating van de Compliance Officer te verkrijgen.7
5 Met jaarresultaten wordt hier bedoeld het jaarlijks communiqué. Indien niet met een jaarlijks communiqué gewerkt zou worden, dan wordt met jaarresultaten bedoeld het jaarlijks financieel verslag.
6 Let op: Hieruit volgt geenszins dat een Wederrechtelijke Mededeling van Voorkennis is toegelaten. De communicatie moet dus beperkt blijven tot het feit dat een sperperiode plaatsvindt.
7 Let op: Dit geldt ook voor de ‘uitoefening of vervreemding’ van Financiële Instrumenten toegekend in het kader van een Werknemersaanmoedigingsplan, zie infra C.2.4 Beperkte uitzonderingen aangaande Werknemersaanmoedigingsplannen.
C.2.3 Uitoefening van afgeleide instrumenten door derden
Indien een Sleutelmedewerker in het kader van een Persoonlijke Verrichting in afgeleide instrumenten, afgesloten buiten een sperperiode, door een derde, verplicht wordt om, binnen een sperperiode, deze Financiële Instrumenten te leveren of te ontvangen, dan kan hij of zij zonder voorafgaande goedkeuring deze verplichting nakomen.
C.2.4 Beperkte uitzonderingen aangaande Werknemersaanmoedigingsplannen
Voor de volgende Persoonlijke Verrichtingen in het kader van Werknemersaanmoedigingsplannen die de Sleutelmedewerker in een sperperiode wenst uit te voeren, dient er geen voorafgaande toelating te worden gevraagd bij de Compliance Officer:
• aanvaarding van Financiële Instrumenten (bv. de aanvaarding van opties in het kader van een KBC-aandelenoptieplan);
• inschrijving op Financiële Instrumenten (bv. de inschrijving op een kapitaalverhoging voorbehouden voor het KBC-personeel).
De regels van kennisgeving aan de Compliance Officer zijn hier niet van toepassing, zie supra B.2 Uitzonderingen.
Voor de volgende Persoonlijke Verrichtingen in het kader van Werknemersaanmoedigingsplannen die de Sleutelmedewerker in een sperperiode wenst uit te voeren, dient wel een voorafgaande toelating te worden gevraagd vanwege de Compliance Officer overeenkomstig C.2.2 Uitzonderlijke omstandigheden:
• uitoefening van Financiële Instrumenten (bv. de uitoefening van (aanvaarde) opties toegekend in het kader van een KBC-aandelenoptieplan);
• vervreemding van Financiële Instrumenten die zijn verworven als gevolg van de hierboven vermelde uitoefening of ter gelegenheid van een inschrijving op een kapitaalsverhoging op kapitaal voorbehouden voor het KBC-personeel.
De regels van kennisgeving aan de Compliance Officer zijn hier wel van toepassing, zie supra B.1 Principe.
C.2.5 Persoonlijke Verrichtingen waarbij geen verandering optreedt wat betreft de uiteindelijke begunstigde van de Financiële Instrumenten
Persoonlijke Verrichtingen waarbij een transfer wordt uitgevoerd tussen twee rekeningen van een Sleutelmedewerker zijn uitgezonderd van het verbod op Persoonlijke Verrichtingen tijdens een sperperiode. Het is echter niet toegelaten om tijdens een sperperiode een transfer uit te voeren tussen een rekening van een Sleutelmedewerker en een rekening van een andere (rechts)persoon. Een bijkomende voorwaarde is dat er geen koersbewegingen worden veroorzaakt in de betrokken Financiële Instrumenten.
IV. GEDRAGSREGELS VOOR LEIDINGGEVENDEN
De onderstaande verbodsbepalingen en verplichtingen zijn van toepassing op Leidinggevenden.
A. Verboden gedragingen en bijhorende verplichtingen
De hieronder vermelde gedragingen zijn strikt verboden. Voor elke verbodsbepaling geldt dat ook pogingen of intenties om over te gaan tot de verboden gedragingen worden gesanctioneerd. Ook niet-intentionele overtredingen van de verboden, bv. uit nalatigheid, worden gesanctioneerd.
A.1 Handel met Voorkennis
Er geldt een strikt verbod op Handel met Voorkennis.8
A.2 Wederrechtelijke Mededeling van Voorkennis
A.2.1 Geheimhoudingsplicht
Er geldt een strikt verbod om Voorkennis mee te delen aan derden. Dit komt neer op een geheimhoudingsplicht voor de Leidinggevende. De Leidinggevende die in het bezit is van Voorkennis, ongeacht de vorm of drager, moet de gepaste maatregelen nemen om het vertrouwelijk karakter ervan te bewaren, en dit zolang de informatie nog niet publiek is bekendgemaakt. Hij of zij waakt erover dat de Voorkennis en de eventuele documenten die hij of zij in dit kader ontvangt, niet voor derden toegankelijk zijn.
A.2.2 Uitzondering voor de normale uitoefening van werk, beroep of functie
De Leidinggevende kan de Voorkennis uitzonderlijk wel meedelen wanneer dit nodig is voor de normale uitoefening van zijn of haar werk, beroep of functie. De Leidinggevende moet zich er wel eerst van vergewissen dat de derde persoon eveneens gehouden is tot een geheimhoudingsplicht, ongeacht of deze gebaseerd is op wet- of regelgeving of een overeenkomst. In dit geval licht hij of zij voorafgaand de Compliance Officer in, zodat deze desgevallend door de derde een vertrouwelijkheidsverklaring kan laten ondertekenen.
Ook nadat de Voorkennis publiek is geworden, dient de Leidinggevende blijvend de regels inzake algemene beroepsdiscretie in acht te nemen.
8 Het verbod om Persoonlijke Verrichtingen te stellen met Voorkennis geldt niet wanneer de Persoonlijke Verrichtingen worden uitgevoerd door een Vermogensbeheerder, op voorwaarde dat de Voorkennis niet wordt meegedeeld. De meldingsplicht aan de FSMA blijft wel gelden, zie infra B. Meldingsplicht aan de FSMA.
A.2.3 Informatieplicht
Indien de Leidinggevende de Voorkennis en de ermee verbonden documenten in het kader van de normale uitoefening van zijn of haar functie of tewerkstelling aan een derde heeft meegedeeld, en hij of zij vaststelt dat die derde de geheimhoudingsplicht niet respecteert, brengt hij of zij de Compliance Officer hiervan onmiddellijk op de hoogte.
A.3 Marktmanipulatie
Het is verboden om Marktmanipulatie te plegen.
A.4 Short Selling
Om iedere (schijn van) speculatie te vermijden, is Short Selling verboden.
A.5 Houdperiode
A.5.1 Principe
Aankopen en Verkopen van Financiële Instrumenten mogen pas het voorwerp uitmaken van een tegenovergestelde Persoonlijke Verrichting na dertig kalenderdagen. Indien de laatste van deze dertig kalenderdagen geen open beursdag is, wordt de houdperiode verlengd tot de eerstvolgende open beursdag. Voor de berekening van de houdperiode wordt ervan uitgegaan dat de laatst aangekochte of verkochte Financiële Instrumenten ook eerst opnieuw worden verkocht of aangekocht (de zogenaamde LIFO-methode).
A.5.2 Uitzondering voor Vermogensbeheerders
De houdperiode geldt niet voor Persoonlijke Verrichtingen uitgevoerd door Vermogensbeheerders.
A.5.3 Uitzondering voor bepaalde Stop-Loss Orders
De houdperiode geldt niet voor Stop-Loss Orders die als doel hebben het potentieel risico te beperken, op voorwaarde dat de Stop-Loss orders onmiddellijk na de uitvoering van de aankoop geregistreerd worden.
A.5.4 Uitzondering inzake Werknemersaanmoedingsplannen
De houdperiode geldt niet voor de uitoefening van opties op Financiële Instrumenten (verworven in het kader van een Werknemersaanmoedigingsplan) die onmiddellijk gevolgd wordt door de verkoop van de verworven Financiële Instrumenten.
B. Meldingsplicht aan de FSMA
B.1 Meldingsplicht en validatie
De wetgeving verplicht de Leidinggevende om de Autoriteit Financiële Diensten en Markten (FSMA) in kennis te stellen van elke Persoonlijke Verrichting. De melding verloopt via “eMT”,
i.e. de FSMA-applicatie voor de online melding van Verhandelingen.
De Compliance Officer wordt via “eMT” op de hoogte gebracht van de melding aan de FSMA. De Compliance Officer dient de herkomst van de meldingen te controleren. In voorkomend geval dient de Compliance Officer ook te controleren of de machtiging van de lasthebber behoorlijk werd verleend. Desgevallend valideert de Compliance Officer de melding in “eMT”, waarna de melding wordt gepubliceerd op de FSMA-website.
B.2 Modaliteiten van de meldingsplicht
De Leidinggevende staat zelf in voor de melding via “eMT”. De Leidinggevende kan wel iemand anders mandateren om zijn of haar Persoonlijke Verrichtingen te melden, maar hij of zij blijft zelf verantwoordelijk voor de naleving van zijn of haar meldingsplicht en de inhoud van de melding.
De Leidinggevende moet de melding uiterlijk op de eerste werkdag volgend op de datum van de Persoonlijke Verrichting via “eMT” indienen. De handleiding voor “eMT” is consulteerbaar op de FSMA-website. De Compliance Officer valideert of verwerpt vervolgens de melding uiterlijk drie werkdagen volgend op de datum van de Persoonlijke Verrichting.
Alle Persoonlijke Verrichtingen i) van dezelfde aard9, ii) in hetzelfde Financiële Instrument, iii) die op dezelfde dag plaatsvinden, iv) en die op hetzelfde Handelsplatform plaatsvinden, moeten op geaggregeerde wijze worden gemeld in “eMT”. Hiervoor moet de volume gewogen gemiddelde prijs worden ingevuld in het veld “eenheidsprijs”. De velden “aantal verhandelde” en “bedrag” verwijzen respectievelijk naar het totaal verhandelde volume en het totaal betaalde bedrag. Daarnaast moeten de geaggregeerde Persoonlijke Verrichtingen ook op individuele wijze worden weergegeven via het veld “detail van geaggregeerde transacties”.
In alle andere gevallen dienen de Persoonlijke Verrichtingen enkel op individuele wijze te worden gemeld in “eMT”.
Wanneer het Handelsplatform waarop de Persoonlijke Verrichting werd uitgevoerd niet is vermeld in het dropdown menu in “eMT”, dan dient de optie “andere” te worden geselecteerd en moet in het kader “toelichting van de meldplichtige” het juiste Handelsplatform worden vermeld.
9 Verhandelingen van dezelfde aard zijn bv. verschillende aankooporders. Het is niet mogelijk deze aankooporders te verrekenen met verkooporders.
B.3 Uitgestelde meldingsplicht
De meldingsplicht is van toepassing van zodra het totaalbedrag van de opeenvolgende Persoonlijke Verrichtingen binnen hetzelfde kalenderjaar gelijk is aan of meer bedraagt dan de drempelwaarde van 5.000 EUR. Bij overschrijding moet de Leidinggevende al zijn of haar tot dan toe uitgevoerde Persoonlijke Verrichtingen melden via “eMT” uiterlijk op de eerste werkdag volgend op de datum van de uitvoering van de Persoonlijke Verrichting waarmee de drempelwaarde werd overschreden. Vanaf dan geldt dat elke Persoonlijke Verrichting moet worden gemeld.
Voor de berekening van de drempelwaarde geldt dat tegenovergestelde Persoonlijke Verrichtingen niet mogen worden verrekend.10
B.4 Geen uitzonderingen op de meldingsplicht
Er is geen enkele uitzondering op de meldingsplicht van de Leidinggevende. Alle Persoonlijke Verrichtingen zoals gedefinieerd in de Dealing Code moeten worden gemeld, waaronder dus ook de volgende Persoonlijke Verrichtingen:
• Verhandelingen uitgevoerd door Vermogensbeheerders;
• aanvaarding of inschrijving op Financiële Instrumenten in het kader van Werknemersaanmoedigingsplannen;
• aanvaarding van Financiële Instrumenten in het kader van een schenking of erfenis;
• het als zekerheid verstrekken van Financiële Instrumenten;
• uitlening van Financiële Instrumenten;
• hedging van prijsschommelingen van Financiële Instrumenten.
B.5 Notificatie aan met Leidinggevenden Nauw Verbonden Personen en bewaring daarvan
De Leidinggevende moet de met hem of haar Nauw Verbonden Personen schriftelijk op de hoogte brengen van de meldingsplicht aan de FSMA van met Leidinggevenden Nauw Verbonden Personen.11 Hiervoor overhandigt de Leidinggevende het “addendum voor de met Leidinggevenden Nauw Verbonden Personen” aan elke met hem of haar Nauw Verbonden Persoon. Xxxx Xxxx Verbonden Persoon ondertekent vervolgens de bijgevoegde attestering. Voor (verlengd) minderjarigen ondertekent een van de ouders of de voogd.
De Leidinggevende bewaart de door de Nauw Verbonden Persoon ondertekende attestering gedurende 5 jaar. De Compliance Officer ontvangt een kopie van de ondertekende attestering en bewaart deze gedurende een periode van 5 jaar. De Compliance Officer stelt een lijst op van alle Leidinggevenden en hun Nauw Verbonden Personen.
10 Er kan dus geen geen ‘netting’ tussen bv. aankopen en verkopen plaatsvinden.
11 Naast de Leidinggevenden, zijn ook de met hem of haar Nauw Verbonden Personen meldplichtig.
B.6 Bijkomende informatie aan de Compliance Officer
Om de validatie in “eMT” en de controles op het naleven van de Dealing Code mogelijk te maken, dient volgens onderstaande procedure de nodige informatie te worden aangeleverd aan de Compliance Officer.
De Persoonlijke Verrichting werd uitgevoerd via een rekening gehouden bij:
⮚ KBC Bank NV met inbegrip van Bolero : er dient geen enkele actie te worden ondernomen.
⮚ CBC Banque: de Leidinggevende geeft machtiging aan de Compliance Officer tot het opvragen van de noodzakelijke gegevens.
❖ via machtigingsformulier: AA0478
⮚ een andere financiële instelling van de KBC-groep, gesitueerd in het buitenland of een financiële instelling buiten de KBC-groep: Het borderel wordt bezorgd aan de Compliance Officer uiterlijk op de eerste werkdag volgend op de datum van de Persoonlijke Verrichting. Indien geen borderel beschikbaar is, moeten andere stavingstukken van de Persoonlijke Verrichting worden toegezonden.
❖ via cplmarkets@kbc
C. Gesloten perioden of sperperioden
C.1 Principe
Geen enkele Persoonlijke Verrichting mag worden uitgevoerd tijdens de periodes die als gevoelig worden beschouwd, i.e. een ‘gesloten periode’ of ‘sperperiode’. Een sperperiode begint één maand die onmiddellijk voorafgaat aan de bekendmaking van de tussentijdse kwartaalresultaten of van de jaarresultaten12 van KBC Groep NV en eindigt een half uur na de bekendmaking zelf. Voor Leidinggevenden met incidentele toegang tot Voorkennis, kunnen bijkomende sperperiodes worden opgelegd door de Compliance Officer.
Limietorders – die buiten een sperperiode worden geplaatst – mogen gedurende een sperperiode niet gewijzigd of geschrapt worden.
Leidinggevenden moeten bovendien al het mogelijke doen om de Verhandeling door met hen Nauw Verbonden Personen tijdens de sperperiode te verhinderen. Hiertoe kunnen de Leidinggevenden de met hen Nauw Verbonden Personen op de hoogte brengen van de
12 Met jaarresultaten wordt hier bedoeld het jaarlijks communiqué. Indien niet met een jaarlijks communiqué gewerkt zou worden, dan wordt met jaarresultaten bedoeld het jaarlijks financieel verslag.
sperperiode en het feit dat Verhandelingen door met hen Nauw Verbonden Personen tijdens deze periode schijnbaar handel met voorkennis kunnen uitmaken.13
C.2 Uitzonderingen
Er gelden een beperkt aantal uitzonderingen op het verbod op Persoonlijke Verrichtingen tijdens een sperperiode.14
C.2.1 Vermogensbeheerders
Het verbod op Persoonlijke Verrichtingen tijdens een sperperiode is niet van toepassing op Persoonlijke Verrichtingen uitgevoerd door een Vermogensbeheerder, op voorwaarde dat de Voorkennis niet wordt meegedeeld aan de Vermogensbeheerder.15
C.2.2 Uitzonderlijke omstandigheden
Een onmiddellijke verkoop van aandelen kan in uitzonderlijke omstandigheden toch worden toegelaten door de Compliance Officer tijdens een sperperiode. Hiermee wordt verwezen naar uiterst dringende, onvoorziene en dwingende omstandigheden, waarvan de oorzaak buiten de Leidinggevende ligt en waarover hij of zij geen controle heeft.
De Leidinggevende die een beroep wil doen op deze uitzondering, dient een schriftelijk en omstandig gemotiveerd verzoek te richten aan de Compliance Officer. De Compliance Officer moet een schriftelijke toelating verlenen voordat de Leidinggevende kan overgaan tot de onmiddellijke verkoop van aandelen.
C.2.3 Uitoefening van afgeleide instrumenten door derden
Indien een Leidinggevende in het kader van een Persoonlijke Verrichting in afgeleide instrumenten, afgesloten buiten een sperperiode, door een derde, verplicht wordt om, binnen een sperperiode, deze Financiële Instrumenten te leveren of te ontvangen, dan kan hij of zij deze verplichting nakomen.
In het geval van Werknemersaanmoedingsplannen voor Leidinggevenden, gelden de volgende strikt omschreven uitzonderingsregels:
13 Let op: Hieruit volgt geenszins dat een Wederrechtelijke Mededeling van Voorkennis is toegelaten. De communicatie moet dus beperkt blijven tot het feit dat een sperperiode
plaatsvindt.
14 Let op: een uitzondering tijdens de sperperiode impliceert geenszins een uitzondering op de kennisgevingsverplichting aan de FSMA, zie supra B. Meldingsplicht aan de FSMA.
15 Zie vorige voetnoot.
• de gunning of toekenning van Financiële Instrumenten tijdens een sperperiode moet verlopen onder eerder goedgekeurde voorwaarden. De voorwaarden bevatten nadere gegevens over het tijdstip van de gunning of toekenning en het bedrag van de toegekende Financiële Instrumenten. De Leidinggevende mag geenszins in de mogelijkheid verkeren om discretionaire bevoegdheid uit te oefenen bij de aanvaarding van de toegekende of gegunde Financiële Instrumenten.
• voor het tijdens de sperperiode uitoefenen van opties, warrants of het omwisselen van converteerbare obligaties, xxxxxxx tijdens de sperperiode vervallen, moet de Leidinggevende de Compliance Officer ten minste vier maanden vóór de vervaldatum in kennis stellen van zijn of haar onherroepelijke beslissing om uit te oefenen of om te wisselen. De Leidinggevende moet voorafgaand toestemming krijgen van de Compliance Officer alvorens over te gaan tot de voornoemde uitvoering of omwisseling.
• binnen een spaarregeling (bv. pensioensparen waarbij wordt belegd in Financiële Instrumenten) kan de Leidinggevende Financiële Instrumenten bijkopen tijdens een sperperiode, op voorwaarde dat de Leidinggevende is toegetreden tot de spaarregeling vóór de sperperiode, hij of zij de voorwaarden van zijn of haar deelname niet wijzigt of annuleert en de aankoopactiviteiten duidelijk verlopen volgens de voorwaarden van de spaarregeling die niet kunnen worden gewijzigd tijdens de sperperiode.
C.2.5 Persoonlijke Verrichtingen waarbij geen verandering optreedt wat betreft de uiteindelijke begunstigde van de Financiële Instrumenten
Persoonlijke Verrichtingen waarbij een transfer wordt uitgevoerd tussen twee rekeningen van een Leidinggevende zijn uitgezonderd van het verbod op Persoonlijke Verrichtingen tijdens een sperperiode. Het is echter niet toegelaten om een transfer uit te voeren tijdens een sperperiode tussen een rekening van een Leidinggevende en een andere (rechts)persoon (bv. een managementvennootschap). Een bijkomende voorwaarde is dat de transfer geen koersbewegingen veroorzaakt in de betrokken Financiële Instrumenten.
V. DE COMPLIANCE OFFICER
A. Taak van de Compliance Officer
De Compliance Officer brengt de Sleutelmedewerkers op de hoogte van het bestaan en de inhoud van de Dealing Code.
KBC is verplicht om welbepaalde persoonsgegevens van Sleutelmedewerkers en Leidinggevenden op te lijsten en bij te houden. Er worden lijsten opgesteld van zowel Sleutelmedewerkers en Leidinggevenden met regelmatige toegang tot Voorkennis als Sleutelmedewerkers en Leidinggevenden met incidentele toegang tot Voorkennis. Op de lijsten van Sleutelmedewerkers en Leidinggevenden met incidentele toegang tot Voorkennis wordt uitdrukkelijk vermeld dat deze personen slechts incidenteel toegang hebben tot Voorkennis. Deze lijsten kunnen worden opgevraagd door de Autoriteit Financiële Diensten en Markten (FSMA).
Van zodra de reden van oplijsting van een Sleutelmedewerker of Leidinggevende vervalt (bv. omdat een project inmiddels werd beëindigd en de Voorkennis ondertussen werd gepubliceerd of omdat de Sleutelmedewerker of Leidinggevende een andere functie uitoefent waarin hij of zij niet langer als Sleutelmedewerker of Leidinggevende kan worden aanzien), wordt de betrokken Sleutelmedewerker of Leidinggevende van bovenvermelde lijst(en) geschrapt.
Elke persoon wiens naam aan een lijst wordt toegevoegd of geschrapt, wordt hiervan onmiddellijk persoonlijk op de hoogte gebracht.
De voormelde verwerkingen van persoonsgegevens worden uitgevoerd door de Compliance Officer. Elke lijst wordt opgesteld conform een verplichte FSMA-template en bevat per Sleutelmedewerker of Leidinggevende de volgende gegevens: ‘voornaam’, ‘naam’, ‘vast en mobiele telefoonnummer kantoor’, ‘entiteitscode of centernummer’, ‘groepsnummer’, ‘personeelsnummer’, ‘functie en reden waarom de Sleutelmedewerker of Leidinggevenden (mogelijkerwijze) toegang heeft tot Voorkennis’, ‘datum van oplijsting’, ‘datum van attestering en datum van xxxxxxxxxx’, ‘geboortedatum’, ‘nationaal identificatienummer’, ‘privé telefoonnummers’ en ‘thuisadres’. Om de accuraatheid van de persoonsgegevens te garanderen doet de Compliance Officer een beroep op de personeelsdienst van KBC bij het vormen van deze lijsten. De lijsten zijn gebaseerd op de persoonsgegevens die het personeelslid doorgeeft bij de aanvang van zijn of haar functioneren in KBC. Die persoonsgegevens zijn raadpleegbaar via de persoonlijke “HR Desk (HR4U)”. Vanuit personeelszaken wordt jaarlijks gecommuniceerd om deze persoonsgegevens te actualiseren. Indien de Sleutelmedewerker of Leidinggevende meer info wenst over de wettelijk verplichte persoonsgegevens die door de Compliance Officer worden opgelijst en doorgegeven aan de FSMA, dan kan hiervoor contact worden opgenomen met de Compliance Officer.
Aan het einde van elk boekjaar deelt de Compliance Officer de sperperioden voor het volgende boekjaar mee aan de Sleutelmedewerkers en Leidinggevenden. Ook worden eventuele wijzigingen daarin (als gevolg van o.a. wijzigingen in het boekjaar) in de loop van het boekjaar onmiddellijk meegedeeld. De Compliance Officer brengt tevens de Sleutelmedewerkers en Leidinggevenden met incidentele toegang tot Voorkennis op de hoogte van de begin- en einddatum van de sperperiode die voor elk specifiek geval geldt (bv. in het kader van een project).
De Compliance Officer bewaart de volgende documenten:
• alle ondertekende attesteringen bij de Dealing Code;
• alle kopies van de ondertekende attesteringen bij het addendum voor met Leidinggevenden Nauw Verbonden Personen;
• alle meldingsformulieren;
• Alle toegestuurde borderellen en overige stavingstukken;
• alle machtigingsformulieren;
• alle verzoeken om in een sperperiode een Persoonlijke Verrichting uit te voeren met alle verleende toelatingen en weigeringen.
De Compliance Officer bewaart alle gegevens gedurende 5 jaar.
De Compliance Officer voert regelmatig controles uit op het naleven van de opgelegde regels en neemt, indien noodzakelijk, de nodige maatregelen.
De informatie verstrekt door de Sleutelmedewerker of Leidinggevende overeenkomstig de Dealing Code zal door de Compliance Officer worden verwerkt met inachtneming van de wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer van 8 december 1992, zoals gewijzigd door de wet van 11 december 1998 en de algemene verordening gegevensbescherming, dewelke van toepassing is vanaf 25 mei 2018. Op grond van deze regelgeving heeft elke Sleutelmedewerker en Leidinggevende toegang tot zijn of haar persoonsgegevens en heeft hij of zij het recht eventuele fouten te laten verbeteren.
B. Persoonlijke verrichtingen gedaan door de Compliance Officer
1. Kennisgeving van de Persoonlijke Verrichtingen
De Compliance Officer zelf brengt de Voorzitter van de Raad van Bestuur van KBC Groep NV op de hoogte van zijn of haar Persoonlijke Verrichtingen.
2. Tijdens de sperperioden
Indien de Compliance Officer in een sperperiode een Persoonlijke Verrichting wil uitvoeren, dient hij of zij de voorafgaande toelating van de Voorzitter van de Raad van Bestuur van KBC Groep NV te verkrijgen.
VI. SLOTBEPALINGEN
A. Bevestiging door de Sleutelmedewerker of Leidinggevende
De Sleutelmedewerker of Leidinggevende dient te bevestigen dat hij of zij de Dealing Code begrijpt en zich ertoe verbindt om deze na te leven door de als bijlage aan de Dealing Code gevoegde attesttering te ondertekenen, en terug te sturen naar de Compliance Officer.
B. Inbreuk & sanctie
Zonder afbreuk te doen aan de mogelijke strafrechtelijke en/of burgerrechtelijke sancties waarin de wet voorziet, kan een inbreuk op de bepalingen van de wetgeving inzake marktmisbruik en van de Dealing Code een grond vormen voor het nemen van sancties die voorzien zijn in het arbeidsreglement.
C. Wijzigingen aan de Dealing Code
Eventuele wijzigingen aan de Dealing Code en/of het addendum voor met Leidinggevenden Nauw Verbonden Personen zullen bij eenvoudige kennisgeving aan de betrokkenen worden meegedeeld.
D. Mutatie, pensionering, ontslag of uitdiensttreding
Van zodra de medewerker geen Sleutelmedewerker of Leidinggevende meer is n.a.v. mutatie, pensionering, uitdiensttreding, ontslag, etc.:
• en hij of zij tijdens een sperperiode gemuteerd is, uit dienst getreden is, ontslagen werd, etc., dan blijft hij of zij nog voor heel de lopende sperperiode gehouden tot de bepalingen van de Dealing Code;
• en hij of zij buiten een sperperiode gemuteerd is, uit dienst getreden is, ontslagen werd, etc. dan is hij of zij niet meer onderworpen aan de Dealing Code, maar blijft hij of zij wel gehouden tot de algemene regels m.b.t. marktmisbruik en de algemene regels
m.b.t. discretieplicht en bankgeheim.
Aanvullende toelichting bij de Dealing Code van KBC Groep NV en KBC Bank NV
• Voor de directie- en personeelsleden van KBC Groep NV, KBC Bank NV, KBC Verzekeringen NV en andere entiteiten van KBC-groep, is de Compliance Officer de directeur van Group Compliance.
Thans is dit: mevr. Marie-France De Pover
BRUhav2
tel.: 00 000 00 00
fax: 00 000 00 00
e-mail: xxxxx-xxxxxx.xxxxxxx@xxx.xx
Voor de leden van de raad van bestuur en het directiecomité van KBC Groep NV, KBC Bank NV en KBC Verzekeringen NV, is de groepssecretaris het aanspreekpunt.
Thans is dit: xxx. Xxxxx Xxxxxx
BRUhav2
tel.: 00 000 00 00
fax: 00 000 00 00
Leidinggevenden:
Leidinggevenden zijn de medewerkers die de volgende functies uitoefenen:
• De leden van de raad van bestuur en/of van het directiecomité van KBC Groep NV, KBC Bank NV, KBC Verzekeringen NV;
• De algemeen directeurs van KBC Groep NV, KBC Bank NV en KBC Verzekeringen NV;
• De leden van de managementcomités van de verschillende divisies van de KBC-groep.
Sleutelmedewerkers:
• met regelmatige toegang tot Voorkennis:
• de secretarissen van de raad van bestuur en het directiecomité van KBC Groep NV, KBC Bank NV en KBC Verzekeringen NV
• de secretarissen van de management comités van de verschillende divisies van KBC-groep
• de secretariaatmedewerkers van de hierboven genoemde personen
• alle medewerkers van Corporate Audit
• alle medewerkers van Corporate Communication
• alle medewerkers van Corporate Fusies en Overnames
• alle medewerkers van Corporate Public Affairs
• alle medewerkers van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen
• alle medewerkers van Xxxxx Integration
• alle medewerkers van Group Center Applied Data Analytical
• alle medewerkers van Group Economics and Markets
• CRO België en alle medewerkers (met uitzondering van Inspectie)
• alle medewerkers van Financiële Rapportering & Controlling België
• alle medewerkers van Strategie en Organisatie België
• alle medewerkers van IM Transformation (BE@T) and Governance
• alle medewerkers van Group Risk
• alle medewerkers van Group Compliance
• alle medewerkers van International & European Public Policy & Regulatory Affairs
• alle medewerkers van Group Legal
• alle medewerkers van Group Finance
• alle medewerkers van Group Treasury
• alle medewerkers van Data Quality Management
• alle medewerkers van Investor Relations Office
• alle medewerkers van Corporate Strategie & Innovation
• alle medewerkers van Group Communities & Insurance
• andere door Group Compliance te definiëren functies, diensten of personen.
• met incidentele toegang tot Voorkennis: ad hoc te bepalen.
Externe medewerkers
Externe medewerkers die regelmatig of incidenteel toegang hebben tot Voorkennis en daarom als sleutelmedewerker worden beschouwd en die niet gebonden zijn door een wettelijk beroepsgeheim (bv.: vertaalbureaus, communicatiebureaus, privé-secretariaten van bestuurders, e.d.m.) ondertekenen niet de Dealing Code maar wel een vertrouwelijkheidsverklaring.
De ondergetekende bevestigt hierbij dat hij/zij de ‘KBC Dealing Code‘ heeft gelezen, deze begrijpt en zich ertoe verbindt om deze na te leven.
Datum:
Naam:
(Personeels)nummer: /
Functie:
Vennootschap
Directoraat / directie:
Dienst:
Handtekening:
Terug te sturen aan: Bruhav 2
CPL
Tav Marie-France De Pover