Intentieovereenkomst
Intentieovereenkomst
tussen
de Stichting Westelijke IJsseloever Deventer
de gemeente Deventer
inzake
Intentieovereenkomst: van 1 september 2021 tot 1 september 2023
Intentieovereenkomst om te komen tot participatie van Stichting WIJD ter bevordering, ontwikkeling en handhaving van de kwaliteit van inrichting, gebruik en beheer/onderhoud van de openbare ruimte in het areaal Westelijke IJsseloever te Deventer (WIJD)
Intentieovereenkomst
DE ONDERGETEKENDEN:
1. De gemeente Deventer, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de wethouder Xxxxxx Xxxxxx, handelend ter uitvoering van het besluit van het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Deventer d.d. 16 maart 2021
hierna te noemen “gemeente”
2. De Stichting Westelijke IJsseloever te Deventer (WIJD) te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de voorzitter Xxxxx xxx Xxxxxx en de secretaris Xxx Xxxxxxx
hierna te noemen “Stichting WIJD” beide te noemen: “Partijen” OVERWEGENDE DAT:
1. Stichting WIJD is in 2019 is opgericht met als doel het bevorderen, ontwikkelen en handhaven van de kwaliteit van inrichting, gebruik en beheer/onderhoud van de openbare ruimte in het areaal Westelijke IJsseloever te Deventer (nader te noemen: WIJD-gebied). Het gaat dan in het bijzonder over het behartigen van belangen van bewoners, gebruikers en overige belanghebbenden en het bevorderen van het leefklimaat.
2. Stichting WIJD heeft het programma “Westelijke IJsseloever Deventer” opgesteld, waarin zij haar visie en een aantal ontwikkelfasen beschreven heeft. Algemeen kan worden gesteld dat Stichting WIJD zich wil inzetten om samen met de gemeente Deventer te komen tot een gedeelde visie over het WIJD-gebied en Stichting WIJD een rol wil bij de inrichting, het gebruik en het beheer van dit gebied. Dit valt voor de Stichting WIJD binnen fase II – Project – Evolutionair Ontwikkelen WIJD.
3. Het college van B&W heeft zich in haar collegeprogramma “Met Lef en Liefde voor Deventer 2018 – 2022” uitgesproken voor het stimuleren en ondersteunen van burgerparticipatie. De gemeente ondersteunt het initiatief van Stichting WIJD daarom van harte.
4. Stichting WIJD en de gemeente zijn een gezamenlijk proces gestart waarbij zij onderzoeken welke rol Stichting WIJD kan krijgen bij de visievorming en/of het feitelijke beheer van de openbare ruimte in het WIJD-gebied. Waarbij het in ieder geval gaat om de thema’s huisregels, verkeer en parkeren, evenementen en groen.
5. De gemeente Deventer én Stichting WIJD beseffen dat het WIJD-gebied een ‘bovenwijkse’ functie heeft. Dat betekent dat het WIJD-gebied een belangrijke functie heeft voor de hele gemeente. Bij de te maken afspraken over of en zo ja op welke manier Stichting WIJD zal participeren wordt hier rekening mee gehouden. Concreet
betekent dit dat het algemeen belang moet worden meegewogen in de te maken afspraken. De gemeente Deventer is en blijft zelfstandig beslissingsbevoegd.
6. Partijen het van belang vinden om over en weer uit te spreken vertrouwen te hebben in de participatie en de intentie hebben deze participatie in de komende periode nader te onderzoeken en vorm te geven. Partijen beseffen daarbij dat dit een proces is waarbij niet alle zaken nu al volledig duidelijk zijn en niet alle antwoorden gegeven kunnen worden. Dit betekent dat partijen een dynamisch proces met elkaar ingaan, waarbij op de verschillende thema’s verschillende uitwerkingen mogelijk zijn op basis van het motto ”learning bij doing”. De uitwerking van de verschillende thema’s wordt gezien als groeiproces.
7. Om het proces om tot participatie te komen vast te leggen is besloten deze intentieovereenkomst op te stellen waarin de afspraken welke tijdens dit proces tussen partijen gelden zijn opgenomen.
VERKLAREN TE ZIJN OVEREENGEKOMEN ALS VOLGT:
ARTIKEL 1 DOEL VAN DE INTENTIEOVEREENKOMST
Het doel van deze intentieovereenkomst is om te onderzoeken op welke wijze, in welke vorm en onder welke voorwaarden Stichting WIJD gaat participeren op de thema’s huisregels, verkeer en parkeren, evenementen en groen in de openbare ruimte in het WIJD- gebied. Een kaart van het WIJD-gebied is als bijlage 1 bij deze overeenkomst gevoegd.
Het doel van deze overeenkomst is ook om te onderstrepen dat Stichting WIJD op de in de vorige alinea genoemde thema’s een volwaardige gesprekspartner van de gemeente is.
ARTIKEL 2 PARTICIPATIE PER THEMA
Naast de algemeen verbindende en signalerende rol ten aanzien van de openbare ruimte van Stichting WIJD maken onderstaande thema’s onderdeel uit van deze overeenkomst:
- Huisregels
- Verkeer en parkeren
- Evenementen
- Groen
Per thema wordt bekeken op welke wijze, in welke vorm en onder welke voorwaarden Stichting WIJD kan participeren.
Startpunt is participatieniveau 3 van de participatiepiramide, zoals in bijlage 2 van deze overeenkomst is opgenomen. Participatieniveau 3 is het niveau van adviseren (in de breedste zin van het woord), meepraten en sparren door Stichting WIJD onder verantwoordelijkheid van de gemeente. Stichting WIJD heeft de wens om op alle vier de thema’s te participeren op participatieniveau 4 (coproduceren). Voor de thema’s Huisregels, Verkeer en parkeren en Evenementen gaan partijen onderzoeken of het voor beide partijen wenselijk, wettelijk mogelijk en financieel haalbaar is om Stichting WIJD op participatieniveau 4 (coproduceren) te laten participeren. Voor het thema Groen gaan partijen onderzoeken of het voor beide partijen wenselijk, wettelijk mogelijk en financieel haalbaar is dat op een nog hoger niveau geparticipeerd zal worden. Belangrijk is dat door
partijen uitgewerkt wordt wat een eventuele participatie op niveau 4 of hoger niveau voor de genoemde thema’s concreet betekent.
De gemeente zal bij het bepalen van het participatieniveau en de te maken afspraken rekening houden met haar publiekrechtelijke en privaatrechtelijke verplichtingen. Dit betekent concreet dat onderzocht moet worden waar binnen het publiek- en het privaatrecht ruimte is voor Stichting WIJD om te participeren. Dit kan per thema verschillend zijn.
Bestaande contractuele afspraken tussen gemeente en/of belanghebbenden in het gebied of betreffende het gebied worden geëerbiedigd en lopende onderhandelingen worden voortgezet.
Zodra voldoende duidelijk is op welke wijze, in welke vorm en onder welke voorwaarden participatie mogelijk is ten aanzien van één of meerdere van bovengenoemde thema’s worden de afspraken hierover eventueel per thema in een nader op te stellen (uitvoerings)overeenkomst vastgelegd. De (uitvoerings)overeenkomst(en) komen pas tot stand indien en nadat het bevoegde bestuursorgaan (college en/of gemeenteraad) daartoe heeft besloten. Zonder een dergelijke (uitvoerings)overeenkomst zullen beheerstaken niet aan Stichting WIJD worden overgedragen en niet door Stichting WIJD worden uitgevoerd.
ARTIKEL 3 NIEUWE THEMA’S
Als tussen partijen overeenstemming is bereikt dat Stichting WIJD op een of meerdere andere thema’s dan vermeld in artikel 2 zal participeren dan wordt/worden dit/deze nieuwe thema(’s) door middel van een addendum aan deze overeenkomst toegevoegd. Voor het toevoegen van nieuwe thema’s is goedkeuring van het college vereist.
ARTIKEL 4 DRAAGVLAK
Een belangrijk onderdeel van de samenwerking tussen partijen is het draagvlak van Stichting WIJD. Stichting WIJD garandeert dat zij voortdurend verbinding zoekt met bewoners, bedrijven en andere stakeholders in het WIJD-gebied om zo voldoende draagvlak te creëren en te behouden. Stichting WIJD biedt iedere inwoner van de gemeente of iedere belanghebbende de mogelijkheid om zich aan te sluiten.
Partijen zullen gedurende de looptijd van deze overeenkomst gezamenlijk bepalen wat wordt verstaan onder “voldoende draagvlak”. De exacte omvang van hetgeen als voldoende draagvlak kan worden aangemerkt moet gedurende de looptijd van deze overeenkomst worden uitgezocht en worden bepaald. Ook moet gezamenlijk worden bepaald hoe draagvlakmetingen in zijn algemeenheid en per specifiek thema moeten worden uitgevoerd. Hierbij wordt door partijen aansluiting gezocht bij het te ontwikkelen participatiebeleid van de gemeente Deventer. Voordat een (uitvoerings)overeenkomst gesloten kan worden, moet op dit onderdeel afstemming zijn bereikt. Wat voldoende draagvlak is en wat de gevolgen zijn als niet langer aan dit criterium wordt voldaan zal worden opgenomen in de (uitvoerings)overeenkomst(en). Per thema kan de uitkomst verschillen.
ARTIKEL 5 AMBTELIJKE INZET
De gemeente Deventer zorgt voor ambtelijke inzet ter ondersteuning van de werkgroepen. Belangrijk uitgangpunt is dat de ambtelijke inzet in verhouding moet staan met de inzet en ondersteuning van bewonersinitiatieven in de rest van de gemeente, waarbij er een maximum zit aan het aantal beschikbare uren. Wanneer aan de zijde van de gemeente de grenzen van de inzet wordt bereikt, informeert de gemeente Stichting WIJD hier tijdig over.
De accounthouders, waaronder in ieder geval de desbetreffende wijkmanager en een adviseur leefomgeving (specifiek voor de thema’s die het programma Leefomgeving raken), vormen de schakel tussen de Stichting en de gemeente. Accounthouders leggen de plannen ambtelijk in de gemeentelijke organisatie terug, waarna namens of door het bevoegde bestuursorgaan besloten kan worden over de desbetreffende plannen.
ARIKEL 6 WERKWIJZE
Stichting WIJD heeft per thema genoemd in artikel 3 één werkgroep opgericht, waarin de thema’s verder worden uitgewerkt en waarin de doelstellingen per thema zullen worden bepaald. De werkgroepen bestaan uit vrijwilligers. Ieder kwartaal vindt een overleg plaats tussen de werkgroep en één van de accounthouders of de door de accounthouder aangewezen ambtenaar/ambtenaren, waar in ieder geval de laatste stand van zaken omtrent dat thema zal worden besproken. De werkgroep levert tenminste één week van tevoren de agenda voor het overleg aan. Uiterlijk één week na het overleg wordt een verslag van het overleg aan de accounthouder gezonden.
Per werkgroep zijn er één of twee vaste contactpersonen voor de accounthouder.
Zowel de accounthouders als Stichting WIJD zet zich in voor afstemming met de verschillende werkgroepen over ontwikkelingen die zich voordoen in het WIJD-gebied.
ARTIKEL 7 FINANCIELE BIJDRAGE
De gemeente Deventer ondersteunt en stimuleert bewonersparticipatie en wil graag bijdragen aan de verdere ontwikkeling van Stichting WIJD. Om Stichting WIJD te bevorderen in de ontwikkeling biedt de gemeente Deventer een financiële bijdrage en ondersteuning aan.
Concreet gaat het om:
• een eenmalige financiële bijdrage (opstartbudget) van maximaal € 10.000,- uit het programma ‘Inwoner aan zet’ voor twee jaar (de looptijd van deze overeenkomst). Dit budget wordt in beheer gegeven aan de gemeente. Facturen voor Stichting WIJD worden op naam van de gemeente Deventer gesteld, t.a.v. mw. X. Xxxxxxxx. De gemeente betaalt de ontvangen facturen tot een totaal van maximum € 10.000,- excl. BTW;
• gemaximaliseerde ureninzet door medewerkers van de gemeente voor de inhoudelijke thema’s;
• gemaximaliseerde ureninzet van de wijkmanager;
• gemaximaliseerde ureninzet adviseur leefomgeving (max. 40 uur per jaar);
• ureninzet van in totaal max. 32 uur voor vier sessies door communicatie-/ participatieadviseur, onder andere om het proces rondom draagvlak in de wijk vorm te geven;
• ureninzet van in totaal max. 16 uur voor begeleiding van twee (bewoners)bijeenkomsten door adviseur publieke dienstverlening;
• gebruik van voorhanden zijnde digitale participatietools.
ARTIKEL 8 EVALUATIE
De intentieovereenkomst wordt elke negen maanden geëvalueerd door partijen. De eerste evaluatie zal plaatsvinden negen maanden na aanvang van de overeenkomst. De tweede evaluatie zal achttien maanden na ondertekening van de overeenkomst plaatsvinden.
Tijdens de evaluatie zal worden besproken wat de stand van zaken is, hoe de samenwerking tussen beide partijen verloopt en waar verbeterpunten liggen. De uitkomst wordt door WIJD vastgelegd in een tussenrapportage. De betrokken wethouders worden op deze momenten door de accounthouders geïnformeerd over de voortgang.
ARTIKEL 9 DUUR VAN DE OVEREENKOMST
a. De overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van twee jaar. De overeenkomst treedt inwerking per datum van ondertekening en zal derhalve van rechtswege eindigen op 31 augustus 2023. Als eerder de doelstelling van deze overeenkomst wordt bereikt eindigt deze overeenkomst van rechtswege zodra de (uitvoerings)overeenkomsten voor alle vier de thema’s zijn gesloten. Wordt voor een thema eerder één (uitvoerings)overeenkomst gesloten dan vervallen de afspraken in deze overeenkomst voor dat specifieke thema.
b. Verlenging van deze overeenkomst is mogelijk als beide partijen dat wensen. Hiertoe stellen zij tenminste drie maanden voor de datum vermeld in lid a een schriftelijke verlenging op voor een nader te bepalen periode.
ARTIKEL 10 ONTBINDING
Deze overeenkomst kan geheel of gedeeltelijk worden ontbonden als:
a. partijen in gezamenlijk overleg vaststellen dat er geen zicht (meer) is op een vruchtbare samenwerking en/of de doelstelling van de overeenkomst geheel of gedeeltelijk niet behaald kan worden;
b. bij het in gevaar zijn van het voortbestaan van Stichting WIJD;
c. enkel in de gevallen in dit artikel bedoeld, heeft de betreffende partij het recht om de overeenkomst met de andere partij met onmiddellijke ingang te ontbinden;
d. bij de ontbinding maken partijen geen aanspraak op een vergoeding van kosten, schade of interesten, in welke vorm dan ook. Te veel overgemaakt geld zal naar rato door Stichting WIJD worden teruggestort aan de gemeente.
ARTIKEL 11 GESCHILLEN
Op deze overeenkomst is Nederlands Recht van toepassing. Indien geschillen ontstaan tussen beide partijen zal eerst getracht worden deze minnelijk op te lossen. Is een minnelijke oplossing niet mogelijk dan zullen geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter bij de Rechtbank Overijssel. Elk der partijen draagt zijn eigen kosten. Gezamenlijke kosten worden tussen partijen gelijkelijk (50/50) gedeeld.
ARTIKEL 12 BIJLAGEN
Bij deze overeenkomst horen onverbrekelijk de volgende bijlagen: Bijlage 1: kaart van het contractgebied (WIJD-gebied) Bijlage 2: participatiepiramide