Model Verwerkersovereenkomst 4.0 Behorende bij het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 4.0
Model Verwerkersovereenkomst 4.0
Behorende bij het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 4.0
Deze Model Verwerkersovereenkomst versie 4.0 (2022) is een bijlage bij het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 4.0 (hierna: het Convenant)1. Van de bepalingen in deze Model Verwerkersovereenkomst kan alleen schriftelijk en gemotiveerd worden afgeweken.
Onderwijsinstellingen en Verwerkers (leveranciers en distributeurs) gebruiken bij het aangaan of vernieuwen van een verwerkersovereenkomst de Model Verwerkersovereenkomst 4.0. De nieuwe Model Verwerkersovereenkomst 4.0 komt in de plaats van de Model Verwerkersovereenkomst 3.0. De uitgangspunten van deze Model Verwerkersovereenkomst 4.0 sluiten aan bij de bepalingen in het Convenant, geven invulling aan verplichtingen op grond van de Europese Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: AVG), en de uitgangspunten zoals onder andere in (inter)nationale beveiligingsnormen, jurisprudentie en richtsnoeren van de toezichthouder zijn aangegeven.
Deze Model Verwerkersovereenkomst 4.0 bevat drie bijlagen:
In de Privacybijsluiter (Bijlage 1) wordt met name een beschrijving gegeven van de te leveren producten en/of diensten in het licht van de AVG, welke categorieën Persoonsgegevens worden Verwerkt en voor welke doeleinden.
In de Beveiligingsbijlage (Bijlage 2) wordt omschreven welke technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen er door de Verwerker zijn getroffen en op welke wijze de Verwerker ervoor zorg draagt dat de beveiliging een continu punt van aandacht en zorg blijft.
In de Wijzigingenbijlage (Bijlage 3) worden eventuele gemotiveerde afwijkingen van de tekst van de Model Verwerkersovereenkomst opgenomen.
Artikel 2: Onderwerp en opdracht Verwerkersovereenkomst 4
Artikel 5: Gebruik Persoonsgegevens 5
Artikel 6: Vertrouwelijkheid 5
Artikel 7: Beveiliging en controle 6
Artikel 10: Doorgifte aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte 9
Artikel 11: Inschakeling Subverwerker 9
Artikel 12: Bewaartermijnen en vernietiging Persoonsgegevens 9
Artikel 13: Aansprakelijkheid 10
Artikel 14: Tegenstrijdigheid en wijziging Verwerkersovereenkomst 11
Artikel 15: Duur en beëindiging 11
Artikel 16: Toepasselijk recht en geschillenbeslechting 11
Aldus overeengekomen, in tweevoud opgemaakt en ondertekend, 12
Door Partijen in te vullen bijlagen bij de Model Verwerkersovereenkomst 4.0 13
MODEL BIJLAGE 1: PRIVACYBIJSLUITER Qompas 13
B. Versienummer en versiedatum Versienummer [4.1 ; 18-3-2024] 13
C. Algemene informatie (in te vullen door Xxxxxxxxx) 14
D. Omschrijving specifieke producten en/of diensten (in te vullen door Verwerker) 15
E. Doeleinden voor het verwerken van Persoonsgegevens 16
Het bevoegd gezag van <naam + rechtsvorm onderwijsinstelling>, geregistreerd onder (bevoegd gezag) administratienummer <nummer> (zoals het BRIN-nummer of RIO-nummer bij de Dienst Uitvoering Onderwijs van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap of het KvK-nummer), gevestigd en kantoorhoudende aan <adres>, te <postcode> <plaats>, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door <functie + naam>, hierna te noemen: “Onderwijsinstelling”
en
De leverancier Qompas B.V., KvK-nummer 70649901, gevestigd en kantoorhoudende aan Kanaalpark 144, te 0000XX Xxxxxx, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer A.J.M. Xxxxxxxx, directeur, hierna te noemen: “Verwerker”
hierna gezamenlijk te noemen: “Partijen”, of afzonderlijk: “Partij”
Onderwijsinstelling en Verwerker zijn op <datum> een overeenkomst aangegaan waarbij is overeengekomen dat Verwerker het pakket "Qompas" (een doorlopend
online studie-, loopbaan- en beroepsoriëntatie platform voor onderwijsdeelnemers) levert aan Onderwijsinstelling. Deze overeenkomst (hierna: Onderliggende Overeenkomst), schriftelijk of op andere wijze afgesloten, leidt ertoe dat Verwerker in opdracht van Onderwijsinstelling Persoonsgegevens Verwerkt.Partijen wensen, mede gelet op het bepaalde in artikel 28 lid 3 AVG, in deze Verwerkersovereenkomst hun wederzijdse rechten en verplichtingen voor de Verwerking van Persoonsgegevens vast te leggen.
In deze Verwerkersovereenkomst wordt verstaan onder:
Attributenset: een door Edu-K vastgestelde en gepubliceerde set Persoonsgegevens van Onderwijsdeelnemers die aanvullend op het KetenID gebruikt kunnen worden voor de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen;
AVG: de Algemene verordening gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van Persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG);
Betrokkene, Derde, Persoonsgegevens, Verwerking van Persoonsgegevens en Verwerkingsverantwoordelijke: de begrippen zoals gedefinieerd in de AVG;
Bijlage(n): bijlage(n) bij de Verwerkersovereenkomst;
Convenant: het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 4.0;
Convenantpartij: een tot het Convenant toegetreden Onderwijsinstelling of Verwerker;
Datalek: een inbreuk in verband met persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 4 sub 12 AVG;
Digitaal Onderwijsmiddel: een digitaal product en/of digitale dienst waarin Persoonsgegevens van Onderwijsdeelnemers worden Verwerkt ten behoeve van het verzorgen van onderwijs, waaronder het voorbereiden, uitvoeren, evalueren en ondersteunen van het onderwijs(proces) en het begeleiden en volgen van Onderwijsdeelnemers (in hun leerproces);
Edu-K: het platform als bedoeld in artikel 8 van het Convenant, of diens opvolger;
Instructies: geschreven of elektronisch gestuurde aanwijzing van de Onderwijsinstelling in de hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke aan de Verwerker in het kader van haar bevoegdheden zoals geformuleerd in deze Verwerkersovereenkomst of in de Onderliggende Overeenkomst;
KetenID: een pseudoniem van het persoonsgebonden nummer van een Onderwijsdeelnemer zoals bedoeld in de Regeling pseudonimisering onderwijsdeelnemers. Het KetenID wordt ook ECK iD genoemd;
(Model) Verwerkersovereenkomst: deze verwerkersovereenkomst, welke als model in de bijlagen bij het Convenant is opgenomen en daarvan een integraal onderdeel uitmaakt;
Onderwijsdeelnemer: een leerling of student in het primair onderwijs, voortgezet onderwijs of middelbaar beroepsonderwijs, waaronder ook speciaal onderwijs en voortgezet speciaal onderwijs zoals bedoeld in de Wet op de expertisecentra, alsmede de vavo-student en de deelnemer educatie;
Onderwijsinstelling: het bevoegd gezag als bedoeld in de artikelen 1 van de Wet op het primair onderwijs, Wet op het voortgezet onderwijs en Wet op de expertisecentra en de instelling als bedoel in artikel 1.1.1. sub b van de Wet educatie en beroepsonderwijs;
Onderliggende Overeenkomst: de overeenkomst tussen (scholen die vallen onder de) Onderwijsinstelling en Verwerker, zoals omschreven in Overweging a. met inbegrip van een op basis van die overeenkomst gesloten overeenkomst tussen een Onderwijsdeelnemer en de Verwerker voor het betreffende product of de betreffende dienst;
Schriftelijk: handgeschreven of gedrukte teksten, zowel in digitale als in analoge vorm;
Subverwerker: de partij die door Verwerker wordt ingeschakeld als Verwerker ten behoeve van de Verwerking van de Persoonsgegevens in het kader van de Model Verwerkersovereenkomst en de Onderliggende Overeenkomst;
Subverwerkersovereenkomst: een overeenkomst of andere rechtshandeling waarmee Verwerker minimaal dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming oplegt aan de door hem ingeschakelde Subverwerker als in deze Verwerkersovereenkomst aan Verwerker zijn opgelegd;
Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens: de Unierechtelijke en lidstaatrechtelijke wet- en regelgeving en/of (nadere) verdragen, verordeningen, richtlijnen, besluiten, beleidsregels, instructies en/of aanbevelingen van een bevoegde overheidsinstantie betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, tevens omvattende toekomstige wijziging hiervan en/of aanvulling hierop, inclusief lidstaatrechtelijke uitvoeringswetten van de AVG en de Telecommunicatiewet;
Toezichthoudende Autoriteit: toezichthoudende autoriteit als bedoeld in artikel 51 AVG. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.
Verwerker: de leverancier, waaronder de distributeur, die in opdracht van de Onderwijsinstelling Persoonsgegevens Verwerkt in het kader van levering en gebruik van een Digitaal Onderwijsmiddel;
Artikel 2: Onderwerp en opdracht Verwerkersovereenkomst
Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing op de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de Onderliggende Overeenkomst.
Deze Verwerkersovereenkomst vervangt eventuele Verwerkersovereenkomsten die in het verleden tussen Partijen zijn afgesloten in het kader van de onder Overweging a. bedoelde producten/diensten zoals vastgelegd in de Onderliggende Overeenkomst.
De Onderwijsinstelling in de hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke geeft Verwerker conform artikel 28 AVG Instructies om Persoonsgegevens te Verwerken namens de Onderwijsinstelling. De Instructies van de Onderwijsinstelling zijn onder meer omschreven in Bijlage 1 van deze Verwerkersovereenkomst. Deze opdracht en eventuele nadere Instructies worden schriftelijk verstrekt door en aan de contactpersonen van Partijen die hiertoe bevoegd zijn verklaard. Deze contactpersonen zijn opgenomen in voornoemde bijlage.
De Verwerker informeert de Onderwijsinstelling zo snel mogelijk indien een Instructie naar mening van Verwerker in strijd is met de AVG of andere toepasselijke wetgeving. Onderwijsinstelling is in een dergelijk geval gehouden om te beoordelen of de Instructie inderdaad in strijd is met de AVG of andere toepasselijke wetgeving, gedurende welke beoordeling Verwerker niet gehouden zal zijn de Instructie op te volgen.
De bepalingen uit de Verwerkersovereenkomst gelden voor alle Verwerkingen zoals opgenomen in Bijlage 1, die plaatsvinden ter uitvoering van de Onderliggende Overeenkomst. Verwerker brengt Onderwijsinstelling onverwijld op de hoogte indien Verwerker reden heeft om aan te nemen dat Verwerker niet langer aan de Verwerkersovereenkomst kan voldoen.
Onderwijsinstelling is ten aanzien van de in haar opdracht uit te voeren Verwerkingen van Persoonsgegevens de Verwerkingsverantwoordelijke. De Onderwijsinstelling heeft en houdt zelfstandige zeggenschap over (het bepalen van) het doel en de middelen van de Verwerking van de Persoonsgegevens.
Verwerker draagt er zorg voor dat de Onderwijsinstelling bij het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst toereikend wordt geïnformeerd over de dienst(en) die de Verwerker verleent, en de uit te voeren Verwerkingen. De gegeven informatie stelt de Onderwijsinstelling in staat om te doorgronden welke Verwerkingen onlosmakelijk zijn verbonden met een aangeboden dienst en voor welke Verwerkingen Onderwijsinstelling gebruik kan maken van eventueel aangeboden optionele diensten.
In aanvulling op lid 2 en onverminderd hetgeen elders in deze Verwerkersovereenkomst is bepaald, informeert Xxxxxxxxx bij het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst de Onderwijsinstelling in Bijlage 1 over de in lid 2 bedoelde diensten, waaronder eventuele optionele diensten, en de Verwerkingen die in dat kader plaatsvinden. De in Bijlage 1 opgenomen informatie moet in begrijpelijke taal zijn beschreven, waardoor Onderwijsinstelling geïnformeerd akkoord kan gaan met de afname van deze dienst(en) en de uitvoering van de bijbehorende Verwerkingen.
Voor zover artikel 30 lid 5 AVG daartoe verplicht, houdt Verwerker conform artikel 30 lid 2 AVG een register bij van alle categorieën van verwerkingsactiviteiten die Verwerker ten behoeve van een Onderwijsinstelling verricht.
Onderwijsinstelling en Verwerker verstrekken elkaar over en weer alle benodigde informatie teneinde een goede naleving van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens mogelijk te maken.
Partijen onderschrijven de bepalingen in het Convenant. Dit betekent dat de betreffende bepalingen – voor zover van toepassing – in rechte afdwingbaar zijn.
Artikel 5: Gebruik Persoonsgegevens
Verwerker verplicht zich om de van de Onderwijsinstelling verkregen Persoonsgegevens niet voor andere doeleinden of op andere wijze te gebruiken dan voor het doel waarvoor de gegevens zijn verstrekt of aan hem bekend zijn geworden. Verwerker Verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de Onderwijsinstelling en op basis van de Instructies van de Onderwijsinstelling. Verwerker Verwerkt de Persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden of doeleinden van derden, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling Verwerker tot Verwerking, zoals doorlevering aan een derde, verplicht. In dat geval stelt Verwerker de Onderwijsinstelling voorafgaand aan de Verwerking op basis van dat wettelijke voorschrift in kennis, tenzij de betreffende wetgeving een dergelijke kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
In aanvulling op lid 1 vindt de Verwerking van Persoonsgegevens met betrekking tot Digitale Onderwijsmiddelen nooit plaats voor reclamedoeleinden of het doen van ongevraagde aanbiedingen door Xxxxxxxxx.
De Onderwijsinstelling en Verwerker specificeren in Bijlage 1 voor welke, door de Onderwijsinstelling in de hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke vastgestelde, doeleinden Persoonsgegevens worden Verwerkt bij het gebruik van zijn product en/of dienst, welke Verwerkingen daarvoor plaatsvinden en welke categorieën Persoonsgegevens van welke Betrokkenen daarbij worden Verwerkt. De Onderwijsinstelling draagt er zorg voor dat er niet meer Persoonsgegevens dan vastgelegd in Bijlage 1 worden doorgegeven aan Verwerker.
Indien Verwerker, in strijd met de AVG, het doel en de middelen van de Verwerking van Persoonsgegevens bepaalt, wordt Verwerker met betrekking tot die Verwerking als Verwerkingsverantwoordelijke beschouwd.
Verwerker garandeert dat hij alle Persoonsgegevens strikt vertrouwelijk behandelt. Verwerker zorgt ervoor dat eenieder die hij betrekt bij de Verwerking van Persoonsgegevens, waaronder zijn werknemers, vertegenwoordigers en/of Subverwerkers, een geheimhoudingsplicht heeft die ten minste ziet op de Persoonsgegevens en de omstandigheden waaronder die worden Verwerkt.
De in lid 1 bedoelde geheimhoudingsplicht geldt niet in de hierna genoemde gevallen:
voor zover Onderwijsinstelling uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om de Persoonsgegevens aan een Derde te verstrekken;
indien het verstrekken van de Persoonsgegevens aan een Derde noodzakelijk is gezien de aard van de door Verwerker aan Onderwijsinstelling te verlenen diensten zoals verwoord in de Onderliggende Overeenkomst; of
indien Verwerker op grond van een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling tot verstrekking verplicht is.
Ingeval door een Derde een beroep wordt gedaan op een wettelijke verplichting als bedoeld in lid 2 sub c, verifieert Verwerker voorafgaand aan de verstrekking de wettelijke grondslag en de identiteit van de partij die zich daarop beroept. Daarnaast stelt Xxxxxxxxx – tenzij de betreffende wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt – Onderwijsinstelling onmiddellijk, voorafgaand aan de verstrekking, in kennis van de voor Onderwijsinstelling relevante informatie inzake deze verstrekking.
Verwerker zorgt ervoor dat de onder diens gezag en/of verantwoordelijkheid werkende personen uitsluitend toegang hebben tot Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk voor de vervulling van hun werkzaamheden.
Artikel 7: Beveiliging en controle
Met inachtneming van het bepaalde in artikel 32 AVG dragen beide Partijen zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beveiligen en te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige Verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
Naast de maatregelen als genoemd in artikel 32 lid 1 AVG, worden onder meer de volgende maatregelen – waar passend – genomen:
een passend beleid voor de beveiliging van de Verwerking van de Persoonsgegevens (vergelijkbaar met de toepasselijke ISO-normering en/of vergelijkbaar met het geldende Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA);
maatregelen om te waarborgen dat enkel geautoriseerde personen die onder gezag en/of verantwoordelijkheid van de Verwerker werken, toegang hebben tot de Persoonsgegevens die in het kader van de Verwerkersovereenkomst worden Verwerkt;
het regelen van procedures rondom het verlenen van toegang tot Persoonsgegevens waaronder een registratie- en afmeldprocedure voor toewijzing van toegangsrechten, en het in logbestanden vastleggen van gebeurtenissen betreffende gebruikersactiviteiten, uitzonderingen en informatiebeveiligingsgebeurtenissen. De Onderwijsinstelling wordt in de gelegenheid gesteld om deze logbestanden periodiek te controleren.
In Bijlage 2 worden de afspraken tussen Partijen vastgelegd over de in lid 1 en 2 bedoelde passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.
De Onderwijsinstelling en Verwerker gebruiken in het kader van de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen (indien beschikbaar) uitsluitend het KetenID en de toepasselijke Attributenset bij alle Onderwijsdeelnemers die kunnen beschikken over het KetenID. Indien een van de Partijen aangeeft dat dit redelijkerwijs niet van haar kan worden gevergd, dient dit voldoende gemotiveerd te worden vastgelegd in Bijlage 3.
Beide Partijen dragen er zorg voor dat zij de eigen getroffen beveiligingsmaatregelen periodiek evalueren en aanscherpen, aanvullen of verbeteren voor zover de eisen of (technologische) ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.
De Verwerker stelt in goed overleg met de Onderwijsinstelling deze in staat om effectief te kunnen voldoen aan haar wettelijke verplichting om toezicht te houden op de naleving door de Verwerker van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen alsmede op de naleving van de in artikel 8 genoemde verplichtingen ten aanzien van Datalekken.
In aanvulling op de voorgaande leden heeft Onderwijsinstelling te allen tijde het recht om, in overleg met de Verwerker en met inachtneming van een redelijke termijn, de naleving van Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, de Verwerking van Persoonsgegevens in relatie tot de Onderliggende Overeenkomst en deze Verwerkersovereenkomst, waaronder de door Verwerker genomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, te (doen) controleren middels een audit:
Partijen spreken in onderling overleg af dat de audit wordt uitgevoerd door een door één van de Partijen, na goedkeuring door de andere Partij, in te schakelen onafhankelijke gecertificeerde externe deskundige die een derdenverklaring (TPM) afgeeft.
De auditor verstrekt het auditrapport alleen aan Partijen.
Partijen maken onderling afspraken over de omgang met de uitkomsten van de audit.
Partijen kunnen in onderling overleg afspreken dat, aan de hand van een geldige (inter)nationaal erkende certificering of een gelijkwaardig controle- of bewijsmiddel, een reeds uitgevoerde audit en daaruit afgegeven derdenverklaring gebruikt kunnen worden. Onderwijsinstelling wordt in dat geval geïnformeerd over de uitkomsten van de audit.
Partijen komen overeen dat de kosten van een audit als bedoeld in sub a voor rekening komen van de Onderwijsinstelling, tenzij uit de audit (grote) gebreken blijken, die aan Verwerker kunnen worden toegerekend. In dat geval treden Partijen in overleg over de verdeling van de kosten van de audit.
Beide Partijen hebben een passend beleid voor de omgang met Datalekken.
Indien Onderwijsinstelling of Verwerker een Datalek bij de uitvoering van de Onderliggende Overeenkomst of van deze Verwerkersovereenkomst vaststelt, dan zal deze de andere Partij daarover zonder onredelijke vertraging informeren, zodra zij of hij kennis heeft genomen van dat Xxxxxxx. Verwerker verstrekt in geval van een Datalek alle relevante informatie aan Onderwijsinstelling met betrekking tot het Datalek, waaronder informatie over eventuele ontwikkelingen rond het Datalek, en de maatregelen die de Verwerker treft om aan zijn kant de gevolgen van het Datalek te beperken en herhaling te voorkomen.
In aanvulling op lid 2 informeert Verwerker de Onderwijsinstelling onverwijld indien een vermoeden bestaat dat een Datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen zoals bedoeld in artikel 34 lid 1 AVG.
Verwerker stelt bij een Datalek de Onderwijsinstelling in staat om passende vervolgstappen te (laten) nemen ten aanzien van het Datalek. Verwerker dient hierbij aansluiting te zoeken bij de bestaande processen die Onderwijsinstelling daartoe heeft ingericht, voor zover deze aan Verwerker bekend zijn gemaakt. Partijen nemen zo spoedig mogelijk alle redelijkerwijs benodigde maatregelen om (verdere) schending of inbreuken betreffende de Verwerking van de Persoonsgegevens, en meer in het bijzonder (verdere) schending van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, te voorkomen of te beperken.
In geval van een Datalek voldoet Onderwijsinstelling aan eventuele wettelijke meldingsplichten.
Partijen zullen te goeder trouw in onderling overleg afspraken maken over de redelijke verdeling van de eventuele kosten die verbonden zijn aan het voldoen aan de meldingsplichten.
Partijen documenteren alle Datalekken in een (incidenten)register, met inbegrip van de feiten omtrent de inbreuk in verband met Persoonsgegevens, de gevolgen daarvan en de genomen corrigerende maatregelen.
Over incidenten met betrekking tot de beveiliging, anders dan een Datalek, informeert de Verwerker de Onderwijsinstelling conform de afspraken zoals beschreven in Bijlage 2.
Verwerker verleent Onderwijsinstelling medewerking bij het nakomen van de op Onderwijsinstelling in de hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke rustende verplichtingen op grond van de AVG en andere Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, waaronder, maar niet beperkt tot:
het, voor zover redelijkerwijs mogelijk, vervullen van de plicht van Onderwijsinstelling om aan verzoeken van de in hoofdstuk III van de AVG vastgelegde rechten van de betrokkene binnen de wettelijke termijnen te voldoen, zoals een verzoek tot inzage, rectificatie, wissing of beperking van de verwerking van Persoonsgegevens;
het uitvoeren van controles en audits zoals bedoeld in artikel 7 van deze Verwerkersovereenkomst;
het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (GEB/DPIA) en een eventuele daaruit voortkomende verplichte voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens;
het voldoen aan verzoeken van een Toezichthoudende Autoriteit of een andere overheidsinstantie;
het (voorbereiden van) onderzoeken (naar), beoordelen en melden van Datalekken zoals bedoeld in artikel 8 van deze Verwerkersovereenkomst.
Een klacht of verzoek van een Betrokkene of een verzoek of onderzoek van een Toezichthoudende Autoriteit met betrekking tot de Verwerking van de Persoonsgegevens, wordt door Verwerker, voor zover wettelijk is toegestaan, onverwijld doorgestuurd naar Onderwijsinstelling, die verantwoordelijk is voor de afhandeling van het verzoek of de klacht.
Partijen brengen, onverlet het bepaalde in artikel 7 lid 7 sub e, artikel 8 lid 6 en artikel 13 lid 3, elkaar voor in redelijkheid verleende bijstand geen kosten in rekening. In het geval dat één van de Partijen kosten in rekening wil brengen, brengt deze Partij de andere Partij hiervan vooraf op de hoogte.
Artikel 10: Doorgifte aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte
Verwerker is uitsluitend gerechtigd tot doorgifte van Persoonsgegevens aan een derde land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of aan een internationale organisatie indien Onderwijsinstelling daarvoor specifieke schriftelijke toestemming heeft gegeven, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling Verwerker tot doorgifte verplicht. In dat geval stelt Verwerker Onderwijsinstelling voorafgaand aan de doorgifte schriftelijk op de hoogte van deze bepaling, tenzij de betreffende wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
Indien na toestemming van Onderwijsinstelling Persoonsgegevens worden doorgegeven aan derde landen buiten de EER of aan een internationale organisatie zoals bedoeld in artikel 4 sub 26 AVG, dan zien Partijen erop toe dat dit alleen plaatsvindt conform wettelijke voorschriften en eventuele verplichtingen die in dit verband op Onderwijsinstelling rusten. Indien van toepassing staat in Bijlage 1 bij deze Verwerkersovereenkomst een opgave van de derde landen waar, of internationale organisaties door wie, de Persoonsgegevens worden Verwerkt. Daarbij wordt tevens aangegeven op welke wijze is voldaan aan de voorwaarden op basis van de AVG voor doorgifte van Persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties.
Als voor de doorgifte naar een derde land buiten de EER gebruik wordt gemaakt van een door de Europese Commissie goedgekeurd modelcontract (standard contractual clauses), dan moeten er indien nodig voldoende aanvullende maatregelen worden genomen om te waarborgen dat het niveau van bescherming van de Persoonsgegevens tijdens en na de doorgifte gelijkwaardig is aan het beschermingsniveau binnen de EER. Deze maatregelen moeten worden beschreven in Bijlage 1.
Artikel 11: Inschakeling Subverwerker
Onderwijsinstelling geeft Verwerker door ondertekening van deze Verwerkersovereenkomst toestemming tot het inschakelen van Subverwerkers, van wie de identiteit en vestigingsgegevens zijn opgenomen in Bijlage 1.
Tijdens de duur van de Verwerkersovereenkomst licht Verwerker Onderwijsinstelling in over een voorgenomen toevoeging van een nieuwe Subverwerker of wijziging in de samenstelling van de bestaande Subverwerkers, waarbij Onderwijsinstelling de mogelijkheid wordt geboden tegen deze veranderingen bezwaar te maken. De bezwaartermijn bedraagt 6 weken volgend op schriftelijke inlichting aan Onderwijsinstelling over de voorgenomen toevoeging of wijziging.
Verwerker is verplicht iedere Subverwerker via een overeenkomst of andere rechtshandeling minimaal dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op te leggen als in deze Verwerkersovereenkomst aan Verwerker zijn opgelegd. Verwerker zal op verzoek van Onderwijsinstelling afschriften verstrekken van deze Subverwerkersovereenkomsten, of van de relevante passages uit de Subverwerkersovereenkomst of een andere overeenkomst of een andere bindende rechtshandeling tussen Verwerker en de door deze overeenkomstig artikel 11 lid 1 van deze Verwerkersovereenkomst ingeschakelde Subverwerker.
Artikel 12: Bewaartermijnen en vernietiging Persoonsgegevens
Onderwijsinstelling informeert Verwerker in Bijlage 1 adequaat over (wettelijke) bewaartermijnen die van toepassing zijn op de Verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker. Verwerker Verwerkt de Persoonsgegevens niet langer dan overeenkomstig deze bewaartermijnen.
Onderwijsinstelling verplicht Verwerker om de in opdracht van Onderwijsinstelling Verwerkte Persoonsgegevens bij de beëindiging van de Verwerkersovereenkomst binnen een door Partijen gezamenlijk overeengekomen termijn terug te (doen) leveren aan de Onderwijsinstelling en/of te (doen) vernietigen, tenzij de Persoonsgegevens langer bewaard moeten worden, zoals in het kader van een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke verplichting, dan wel op verzoek van de Onderwijsinstelling.
Verwerker bevestigt Onderwijsinstelling Schriftelijk dat vernietiging van de Verwerkte Persoonsgegevens als bedoeld in lid 2 heeft plaatsgevonden. De Onderwijsinstelling kan op eigen kosten een controle laten uitvoeren of vernietiging heeft plaatsgevonden.
Xxxxxxxxx ziet erop toe en waarborgt dat ook alle Subverwerkers die betrokken zijn bij de Verwerking van de Persoonsgegevens, de Persoonsgegevens (laten) terugleveren en/of vernietigen na het verstrijken van bewaartermijnen dan wel de termijn voor het terugleveren en/of vernietigen zoals bedoeld in lid 2.
Partijen kunnen afspraken over aansprakelijkheid die voortvloeit uit deze Verwerkersovereenkomst, opnemen in de Onderliggende Overeenkomst of in een andere overeenkomst of regeling tussen Partijen.
In afwijking van het eerste lid kunnen Partijen geen beroep doen op een aansprakelijkheidsbeperking die is opgenomen in de Onderliggende Overeenkomst of een andere tussen Partijen bestaande overeenkomst of regeling, in geval van een door één van de Partijen ingestelde:
verhaalsactie op grond van artikel 82 AVG; of
schadevergoedingsactie uit hoofde van deze Verwerkersovereenkomst, indien en voor zover de actie bestaat uit verhaal van een aan de Toezichthoudende Autoriteit betaalde geldboete die geheel of gedeeltelijk toerekenbaar is aan de andere Partij.
Het bepaalde in dit artikel laat onverlet de rechtsmiddelen die de aangesproken Partij op grond van de geldende wet- of regelgeving ter beschikking staan. Het bepaalde in lid 2 sub b geldt onverminderd het bepaalde in artikel 14 lid 2.
Iedere Partij is verplicht de andere Partij zonder onnodige vertraging op de hoogte te stellen van een (mogelijke) aansprakelijkstelling of (het voornemen om over te gaan tot) het opleggen van een bestuurlijke boete door de Toezichthoudende Autoriteit, beide in verband met deze Verwerkersovereenkomst. Iedere Partij is in redelijkheid verplicht de andere Partij informatie te verstrekken en/of ondersteuning te verlenen ten behoeve van het voeren van verweer tegen een (mogelijke) aansprakelijkstelling of (het voornemen tot) een boete, zoals bedoeld in de vorige volzin. De Partij die informatie verstrekt en/of ondersteuning verleent, is gerechtigd om eventuele redelijke kosten dienaangaande in rekening te brengen bij de andere Partij. Partijen informeren elkaar zoveel mogelijk vooraf over deze kosten.
De Partij (hierna de “Benaderde Partij”) die door de Toezichthoudende Autoriteit in kennis is gesteld van het voornemen om over te gaan tot het opleggen van een bestuurlijke boete (verder: “Voornemen tot handhaving”) in verband met deze Verwerkersovereenkomst, zal:
in het verweer tegen het Voornemen tot handhaving rekening houden met de redelijke belangen van de andere Partij;
de andere Partij in redelijkheid in de gelegenheid stellen om haar zienswijze met betrekking tot het Voornemen tot handhaving aan de Benaderde Partij te geven, en
geen schikkingsvoorstel van de Toezichthoudende Autoriteit accepteren, of afstand doen van een rechtsmiddel tegen het Voornemen tot handhaving, of een boete, zonder hierover eerst de andere Partij te consulteren.
Artikel 14: Tegenstrijdigheid en wijziging Verwerkersovereenkomst
In het geval van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen uit deze Verwerkersovereenkomst en de bepalingen van de Onderliggende Overeenkomst, zijn de bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst leidend.
Indien Partijen bij het afsluiten van deze Verwerkersovereenkomst van de artikelen in de Model Verwerkersovereenkomst willen afwijken, of deze willen aanvullen, dan worden deze wijzigingen en/of aanvullingen door Partijen beschreven en gemotiveerd in een overzicht dat als Bijlage 3 aan deze Verwerkersovereenkomst wordt gehecht. Het bepaalde in dit lid geldt niet voor aanvullingen en/of wijzigingen van de Bijlagen 1 en 2.
Onverminderd het bepaalde in artikel 11 lid 2 wordt bij belangrijke wijzigingen in het product en/of de (aanvullende) diensten na het afsluiten van deze Verwerkersovereenkomst, die van invloed zijn op de Verwerking van de Persoonsgegevens zoals beschreven in Bijlagen 1 en 2, de Onderwijsinstelling, alvorens zij de wijzigingen aanvaardt, in begrijpelijke taal door de Verwerker geïnformeerd over de consequenties van deze wijzigingen. Onder belangrijke wijzigingen wordt in ieder geval verstaan: de toevoeging of wijziging van een functionaliteit die kan leiden tot een uitbreiding van de te Verwerken Persoonsgegevens en die gevolgen kan hebben voor de door Onderwijsinstelling vastgestelde doeleinden waarvoor de Persoonsgegevens worden Verwerkt. Deze wijzigingen zullen in Bijlage 1 of Bijlage 2 worden opgenomen.
Wijzigingen in de artikelen van de Verwerkersovereenkomst na het afsluiten van de Verwerkersovereenkomst kunnen uitsluitend in gezamenlijkheid en schriftelijk tussen Partijen worden overeengekomen.
In het geval enige bepaling van deze Verwerkersovereenkomst nietig, vernietigbaar of anderszins niet afdwingbaar is of wordt, blijven de overige bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval met elkaar in overleg treden om de nietige, vernietigbare of anderszins niet afdwingbare bepaling te vervangen door een uitvoerbare alternatieve bepaling. Daarbij zullen Partijen zoveel mogelijk rekening houden met het doel en de strekking van de nietige, vernietigde of anderszins niet afdwingbare bepaling.
Artikel 15: Duur en beëindiging
De looptijd van deze Verwerkersovereenkomst is gelijk aan de looptijd van de tussen Partijen gesloten Onderliggende Overeenkomst, inclusief eventuele verlengingen daarvan.
Deze Verwerkersovereenkomst eindigt van rechtswege bij de beëindiging van de Onderliggende Overeenkomst. Totdat de Persoonsgegevens door de Verwerker zijn teruggeleverd en vernietigd overeenkomstig het bepaalde in artikel 12, blijft de Verwerker ervoor zorgen dat de artikelen van deze Verwerkersovereenkomst worden nageleefd.
Artikel 16: Toepasselijk recht en geschillenbeslechting
De Verwerkersovereenkomst en de uitvoering daarvan worden beheerst door Nederlands recht.
Alle geschillen die tussen Partijen ontstaan in verband met de Verwerkersovereenkomst, worden voorgelegd aan de rechter die bevoegd is verklaard in de Onderliggende Overeenkomst. Is in de Onderliggende Overeenkomst geen rechter bevoegd verklaard, dan is de rechter bevoegd in de plaats waar Onderwijsinstelling gevestigd is.
Aldus overeengekomen, in tweevoud opgemaakt en ondertekend,
Onderwijsinstelling,
Naam:
Functie:
Datum: |
Verwerker,
Akkoord
Naam: A.J.M. Eustatia
Functie: Directeur
Datum: |
Bijlage 1: Privacybijsluiter
Bijlage 2: Beveiligingsbijlage
Door Partijen in te vullen bijlagen bij de Model Verwerkersovereenkomst 4.0
MODEL BIJLAGE 1: PRIVACYBIJSLUITER Qompas
A. Contactgegevens
Voor
vragen of opmerkingen over deze Privacybijsluiter of de werking van
dit product en/of deze dienst, kunt u terecht bij:
|
Functie en naam contactpersoon |
Contactgegevens |
Verwerker |
Directeur, A.J.M. Eustatia |
xxxxxxx@xxxxxx.xx |
Onderwijsinstelling* |
Functie en naam |
contactgegevens |
* Deze contactpersoon is bevoegd/gemandateerd om namens de Onderwijsinstelling opdrachten en Instructies aan de Verwerker te verstrekken.
B.
Versienummer en versiedatum
Versienummer
[4.1 ; 18-3-2024]
C. Algemene informatie (in te vullen door Xxxxxxxxx)
Naam product en/of dienst |
Qompas |
Naam Verwerker en vestigingsgegevens |
Qompas B.V. Xxxxxxxxxx 000, 0000 XX Xxxxxx |
Link naar Leverancier (website/URL) |
xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/ |
Link naar productpagina (website/URL) |
xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/ |
Beknopte uitleg en werking product en/of dienst |
LOB-methode Qompas |
Doelgroep (po/vo/(v)so/mbo) |
VO, VSO, MBO |
Gebruikers
(Onderwijsdeelnemers/ |
Decanen, mentoren, Onderwijsdeelnemers, docenten, coördinatoren Burgerschap |
Qompas biedt een doorlopend online studie-, loopbaan- en beroepsoriëntatieplatform aan voor onderwijsdeelnemers. De methode bevat uitgebreide en actuele informatie over vakken, profielen, beroepen, opleidingen en onderwijsinstellingen. De Onderwijsdeelnemer oriënteert zich middels testen, vragenlijsten en opdrachten. De resultaten worden bijgehouden en bewaard in een persoonlijk LOB (loopbaan oriëntatie en –begeleiding)-dossier. Dit dossier is inzichtelijk voor de Onderwijsdeelnemer zelf, voor decanen en voor de mentoren en docenten die gekoppeld zijn aan het dossier van de betreffende onderwijsdeelnemer. Zowel in het algemeen (algemene nieuwsbrieven) als op individueel niveau (passende studiekeuzetips) informeert Qompas Onderwijsdeelnemers over opleidingen en daarmee samenhangende informatie. Onderwijsdeelnemers kunnen zelf de instellingen van deze berichtgeving aanpassen, waaronder ook afmelding daarvan. Het is mogelijk dat Qompas binnen haar informatievoorzieningen gebruik maakt van promotionele berichten van vervolgopleidingen, brancheverenigingen en/of andere aan LOB-gerelateerde partijen, waarbij Qompas deze berichtgeving laat aansluiten bij het LOB-dossier of interesseprofiel van de onderwijsdeelnemer. Qompas stuurt de berichten zelf en verstrekt dus nimmer gegevens van Onderwijsdeelnemers aan derden. Het opgebouwde persoonlijke loopbaandossier is bedoeld om mee te nemen na de middelbare school. Daartoe kan de Onderwijsinstelling in samenwerking met Qompas het dossier overdragen aan de Onderwijsdeelnemer. De gegevens zoals het LOB-dossier blijven hierdoor beschikbaar voor oud-onderwijsdeelnemers die bij hun vervolgopleiding of loopbaan alsnog gebruik willen of moeten maken van hun reeds opgebouwde dossier. Hiermee levert Qompas een bijdrage aan de wens van de minister van OCW en de sectorraden om de loopbaanoriëntatie- en begeleiding van onderwijsdeelnemers op en tussen scholen te verbeteren door instellingen in de gelegenheid te stellen (langer) LOB-dossier en -gegevens uit te wisselen. Als de Onderwijsdeelnemer in een periode van 24 maanden niet overneemt van Onderwijsinstelling wordt het dossier na afloop van deze periode vernietigd. Gedurende deze periode blijft de onderwijsinstelling uiteraard de verantwoordelijke voor de gegevens van de oud-onderwijsdeelnemers en voert Qompas geen andere handelingen uit dan het beheer en beveiligen van deze data. In het belang van het onderwijs, de onderwijsinstelling en/of de Onderwijsdeelnemers, de verbetering van Qompas, of de informatievoorziening door Qompas voert Qompas tevens onderzoeken uit. Deze onderzoeken kunnen door Qompas zelf worden geïnitieerd, of in opdracht van een externe (betalende) opdrachtgever. De school zal geïnformeerd en zo nodig geconsulteerd worden over deze onderzoeken. Onderdeel van de dienst is ook het Qompas Leerlingvolgsysteem. Decanen krijgen in het Leerlingvolgsysteem inzicht in de uit te voeren onderzoeken en de resultaten van uitgevoerd onderzoek. Decanen kunnen zich per e-mail aan Qompas afmelden voor deze uit te voeren onderzoeken. Het Qompas Leerlingvolgsysteem wordt voorts gebruikt door decanen/mentoren om de vorderingen van onderwijsdeelnemers te kunnen volgen. Decanen en mentoren kunnen alle testresultaten, de opgeslagen favorieten en de gemaakte opdrachten inzien en ook volgen welke onderwijsdeelnemers al een keuze hebben gemaakt. Daarnaast zijn alle relevante gegevens te exporteren naar Excel. Het systeem beschikt ook over uitgebreide communicatiemogelijkheden, zoals het sturen van een e-mail naar een onderwijsdeelnemer of klas. Qompas kan hiertoe opdracht krijgen van de school. |
|
D.
Omschrijving specifieke producten en/of diensten
(in
te vullen door Xxxxxxxxx)
De Verwerker dient in de onderstaande tabel een omschrijving te geven van de specifiek aangeboden producten en/of diensten en bijbehorende Verwerkingen van Persoonsgegevens. Hierbij worden ook koppelingen en uitwisseling met derde partijen beschreven. Daarbij moet apart worden aangegeven of de verwerking noodzakelijk is voor het aanbieden van de producten en/of diensten, dan wel optioneel is.
Producten en/of diensten en bijbehorende Verwerkingen die een onlosmakelijk onderdeel vormen van het aangeboden product en/of de aangeboden dienst.
Omschrijving product en/of dienst |
Bijbehorende Verwerking(en) |
Toegang verlenen tot de dienst |
|
Doorlopende Loopbaanoriëntatie- en begeleiding
|
|
Onderzoek
|
|
Continuïteit en onderhoud
|
|
Overig
|
|
Aanvullende optionele producten en/of diensten en bijbehorende Verwerkingen die de Verwerker aanbiedt. In de laatste kolom kruist de Onderwijsinstelling aan of deze akkoord gaat met de aanvullende optionele producten en/of diensten en bijbehorende Verwerking(en).
Omschrijving product en/of dienst |
Bijbehorende Verwerking(en) |
Akkoord van de Onderwijsinstelling |
Uitwisseling |
|
☐ |
|
|
☐ |
E. Doeleinden voor het verwerken van Persoonsgegevens2
Verwerking van Persoonsgegevens met behulp van Digitale Onderwijsmiddelen door Onderwijsinstellingen vindt plaats ten behoeve van het verzorgen van onderwijs, waaronder het voorbereiden, uitvoeren, evalueren en ondersteunen van het onderwijs(proces) en het begeleiden en volgen van Onderwijsdeelnemers (in hun leerproces). Hieronder staat aangegeven welke meer specifieke doeleinden van toepassing zijn op het product of de dienst.
Doeleinde |
Aankruisen indien van toepassing op product of dienst |
de opslag van leer- en toetsresultaten |
☒ |
het terugontvangen door de Onderwijsinstelling van leer- en toetsresultaten |
☒ |
de beoordeling van leer- en toetsresultaten om leerstof en toetsmateriaal te kunnen verkrijgen dat is afgestemd op de specifieke leerbehoefte van een Onderwijsdeelnemer |
☒ |
analyse en interpretatie van leer- en toetsresultaten |
☒ |
het kunnen uitwisselen van leer- en toetsresultaten tussen Digitale Onderwijsmiddelen |
☒ |
de indeling en aanpassing van roosters |
☒ |
het bijhouden van persoonlijke (waaronder medische) omstandigheden van een Onderwijsdeelnemer en de gevolgen daarvan voor het volgen van onderwijs |
☐ |
het begeleiden en ondersteunen van leerkrachten/docenten en andere medewerkers binnen de Onderwijsinstelling |
☒ |
de communicatie met Onderwijsdeelnemers en ouders en met medewerkers van de Onderwijsinstelling |
☒ |
monitoring en verantwoording, met name ten behoeve van: (prestatie)metingen van de Onderwijsinstelling, kwaliteitszorg, tevredenheidsonderzoek, effectiviteitsonderzoek van onderwijs(vormen) of de geboden ondersteuning van Onderwijsdeelnemers bij passend onderwijs |
☒ |
het voor zover noodzakelijk en wettelijk toegestaan uitwisselen van Persoonsgegevens met Xxxxxx, waaronder:
|
☒ |
het geleverd krijgen / in gebruik kunnen nemen van Digitale Onderwijsmiddelen conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en de Leverancier |
☒ |
het verkrijgen van toegang tot de aangeboden Digitale Onderwijsmiddelen, en externe informatiesystemen, waaronder de identificatie, authenticatie en autorisatie |
☒ |
de beveiliging, controle en preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik en het voorkomen van inconsistentie en onbetrouwbaarheid in de met behulp van het Digitale Onderwijsmiddel Verwerkte Persoonsgegevens |
☒ |
de continuïteit, verbetering, goede werking van het Digitale Onderwijsmiddel in opdracht van de Onderwijsinstelling conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en de Leverancier, waaronder het laten uitvoeren van onderhoud, het maken van een back-up, het aanbrengen van verbeteringen onder andere na geconstateerde fouten of onjuistheden, en het krijgen van ondersteuning |
☒ |
het door de Onderwijsinstelling beschikbaar kunnen stellen van (geanonimiseerde of gepseudonimiseerde) Persoonsgegevens voor wetenschappelijk onderzoek of statistische doeleinden ten behoeve van het (optimaliseren van het) leerproces of het beleid van de Onderwijsinstelling, dat wordt uitgevoerd op basis van strikte voorwaarden vergelijkbaar met bestaande gedragscodes op het terrein van onderzoek en statistiek |
☒ |
het door de Onderwijsinstelling voor onderzoeks- en analysedoeleinden beschikbaar kunnen stellen van geanonimiseerde Persoonsgegevens om daarmee de kwaliteit van het onderwijs te verbeteren |
☒ |
het beschikbaar stellen van Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen die worden gesteld aan Digitale Onderwijsmiddelen |
☒ |
het behandelen van geschillen |
☐ |
financieel beheer |
☐ |
de uitvoering of toepassing van een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke wettelijke bepaling of regeling |
☐ |
andere doeleinden ten behoeve van het verzorgen van onderwijs, waaronder het voorbereiden, uitvoeren, evalueren en ondersteunen van het onderwijs(proces) en het begeleiden en volgen van Onderwijsdeelnemers (in hun leerproces), namelijk LOB en Burgerschap |
☒ |
F. Categorieën Persoonsgegevens inclusief bewaartermijnen
1. Geef in de onderstaande tabel aan over welke categorieën Betrokkenen welke categorieën Persoonsgegevens worden verwerkt, met waar mogelijk een specificatie.
Betrokkene: Onderwijsdeelnemer |
||
Categorie persoonsgegevens |
Specificatie |
Aankruisen indien van toepassing op Verwerking(en) |
Contactgegevens |
Voorna(a)m(en) |
☒ |
Voorletter(s) |
☒ |
|
Achternaam |
☒ |
|
Geslacht |
☒ |
|
Woonadres |
☒ |
|
Postcode |
☒ |
|
Woonplaats |
☒ |
|
Telefoonnummer |
☒ |
|
E-mailadres (privé) |
☒ |
|
E-mailadres (school) |
☒ |
|
Burgerservicenummer (BSN) of PGN |
|
☐ |
Onderwijsdeelnemer-nummer |
Een administratienummer dat Onderwijsdeelnemers identificeert |
☒ |
ECK-iD |
|
☒ |
Nationaliteit |
|
☐ |
Geboortedatum |
|
☒ |
Geboorteplaats |
|
☒ |
Financiële gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van gelden en bijdragen |
Bankrekeningnummer |
☐ |
Facturenadministratie |
☐ |
|
Gegevens over gezondheid* |
Gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de Betrokkene of op verzoek van de Onderwijsdeelnemer worden verwerkt, een en ander voor zover noodzakelijk voor het onderwijs |
☐ |
Godsdienst* |
Gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de Betrokkene, voor zover die noodzakelijk zijn voor het onderwijs of op verzoek van de Onderwijsdeelnemer worden verwerkt, een en ander voor zover noodzakelijk voor het onderwijs |
☐ |
Studievoortgang |
Klas / leerjaar / ILT-code |
☒ |
Examinering |
☐ |
|
Studievoortgang en/of studietraject |
☐ |
|
Begeleiding Onderwijsdeelnemers, inclusief handelingsplan |
☐ |
|
Aan- en afwezigheidsregistratie |
☐ |
|
Onderwijsorganisatie |
Gegevens met het oog op de organisatie van het onderwijs (zoals een rooster) en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen |
☒ |
Beeldmateriaal |
Foto’s en videobeelden (beeldmateriaal) van Xxxxxxxxxx met of zonder geluid van activiteiten van de Onderwijsinstelling |
☒ |
Gebruikersgegevens |
Diagnostische gegevens, loggegevens, metadata |
☒ |
IP-adres |
☒ |
|
Andere Persoonsgegevens, namelijk |
|
☒ |
Open velden |
Wanneer er binnen het product en/of de dienst gebruik wordt gemaakt van zogenaamde ‘open velden’, kan Verwerker geen invloed uitoefenen op de daarin Verwerkte gegevens. Indien de Onderwijsinstelling in de open velden Persoonsgegevens opneemt die niet zijn vermeld in deze Privacybijsluiter en/of Persoonsgegevens gebruikt voor doeleinden die niet zijn vermeld in deze Privacybijsluiter, doet Onderwijsinstelling dit onder eigen verantwoordelijkheid. |
☒ |
* Dit zijn bijzondere Persoonsgegevens die niet verwerkt mogen worden, tenzij is voldaan aan de eisen van de AVG en de UAVG.
Betrokkene: ouder/voogd/verzorger |
||
Categorie gegevens |
Specificatie |
Aankruisen indien van toepassing op Verwerking(en) |
Contactgegevens |
Voorna(a)m(en) |
☐ |
Voorletter(s) |
☐ |
|
Achternaam |
☐ |
|
|
|
|
Aanschrijftitel zoals geslacht |
☐ |
|
Woonadres |
☐ |
|
Postcode |
☐ |
|
Woonplaats |
☐ |
|
Telefoonnummer |
☐ |
|
E-mailadres (privé) |
☐ |
|
Financiële gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van gelden en bijdragen |
Bankrekeningnummer |
☐ |
Facturenadministratie |
☐ |
|
Gebruikersgegevens |
Diagnostische gegevens, loggegevens, metadata, anders namelijk … |
☐
|
IP-adres |
☐ |
|
Andere Persoonsgegevens, namelijk: |
[Leg hier de andere te verwerken Persoonsgegevens vast. Het moet gaan om Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de Verwerking(en) en Doeleinde(n) die zijn omschreven onder D. en E.] |
☐ |
Betrokkene: medewerker Onderwijsinstelling |
||
Categorie gegevens |
Specificatie |
Aankruisen indien van toepassing op Verwerking(en) |
Contactgegevens |
Voorna(a)m(en) |
☒ |
Voorletter(s) |
☒ |
|
Achternaam |
☒ |
|
|
|
|
Aanschrijftitel zoals geslacht |
☒ |
|
E-mailadres (school) |
☒ |
|
Onderwijsorganisatie |
Rooster |
☐ |
Begeleidingsgegevens |
☐ |
|
Beeldmateriaal |
Foto’s en videobeelden (beeldmateriaal) van Xxxxxxxxxx met of zonder geluid van activiteiten van de Onderwijsinstelling |
☐ |
Gebruiksgegevens |
Diagnostische gegevens, zoals loggegevens, metadata |
☒
|
IP-adres |
☒ |
|
Andere Persoonsgegevens, namelijk: |
|
☐ |
2. Bewaartermijn van de Persoonsgegevens of de criteria om die vast te stellen
Opgave van de (wettelijke) bewaartermijnen van Persoonsgegevens (of toetsingscriteria om dit vast te stellen) die van toepassing zijn op de Verwerking van Persoonsgegevens door de Verwerker.
De specifieke bewaartermijnen worden vastgesteld door de Onderwijsinstelling als Verwerkingsverantwoordelijke, eventueel op basis van een voorstel van de Verwerker.
Conform afspraken met VO-raad en Kennisnet geldt een bewaartermijn van 24 maanden tot na het verlaten van de middelbare school. De leerling dient daartoe afgemeld te worden in het Qompas Leerlingvolgsysteem. Oud- onderwijsdeelnemers met een tussenjaar, en studieswitchers hebben daarmee tot 24 maanden na het verlaten van de Onderwijsinstelling nog toegang tot hun LOB-dossier. Na het verlaten van de Onderwijsinstelling kunnen Onderwijsdeelnemers hun dossier overnemen van de Onderwijsinstelling. (Oud-) onderwijsdeelnemers worden daarmee eigen eigenaar van hun LOB-dossier en alle samenhangende data.
G. Locatie van opslag en Verwerking Persoonsgegevens
Geef hieronder voor alle bij onderdeel D beschreven Verwerkingen aan in welk land de Verwerking plaatsvindt. Indien een of meer Verwerkingen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) plaatsvinden, dient in de tweede tabel nadere informatie over die Verwerking en de doorgifte te worden opgenomen.
Verwerking (zie onderdeel D) |
Plaats/Land van opslag en Verwerking van de Persoonsgegevens |
Toegang verlenen tot de dienst |
Nederland (Europa – west) EER |
Doorlopende Loopbaanoriëntatie- en begeleiding |
Nederland (Europa – west) EER
|
Onderzoek |
Nederland (Europa – west) EER
|
Continuïteit en onderhoud |
Nederland (Europa – west) EER
|
Overig |
Nederland (Europa – west) EER
|
1. Verwerking (zie onderdeel D) (In te vullen door Verwerker) |
|
|
Beschrijving doorgifte buiten de EER |
|
|
Land van Verwerking of internationale organisatie |
|
|
Getroffen waarborgen* voor doorgifte |
|
|
Onderwijsinstelling geeft Verwerker schriftelijke toestemming voor de hierboven opgenomen doorgiften aan derde landen of internationale organisaties (toestemming in te vullen door Onderwijsinstelling) |
☐ |
|
* Mogelijke waarborgen zijn bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het betreffende land of – bij het ontbreken daarvan, Standard Contractual Clauses (SCC), met, indien nodig, voldoende aanvullende maatregelen om de veiligheid van de doorgifte te waarborgen.
Bij meerdere Verwerkingen waarbij doorgifte naar een land buiten de EER plaatsvindt, bovenstaande tabel nogmaals gebruiken.
H. Subverwerkers
Onderwijsinstelling geeft Verwerker door ondertekening van de Verwerkersovereenkomst algemene schriftelijke toestemming voor het inschakelen van een Subverwerker.
Verwerker maakt ten tijde van het afsluiten van de Verwerkersovereenkomst gebruik van de volgende Subverwerkers:
Verwerker maakt voor dienst/product gebruik van de volgende Subverwerkers: Naam: |
Omschrijving: |
Land van opslag en verwerking: |
Kennisnet |
Inlogprocedure |
Nederland |
Microsoft Azure |
Clouddiensten |
Nederland |
Canopy Deploy |
Clouddiensten |
Frankfurt |
Impress |
Post- en distributiediensten |
Nederland |
Bijlage 1 (Privacybijsluiter) maakt onderdeel uit van de afspraken die zijn gemaakt in het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 4.0, een initiatief van de PO-Raad, VO-raad, MBO Raad, de verschillende betrokken ketenpartijen (MEVW, KBb-E en VDOD) en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Meer informatie hierover vindt u op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
MODEL BIJLAGE 2: BEVEILIGINGSBIJLAGE Qompas
Versie [4.1 ; 18-3-2024]
De Verwerker is overeenkomstig de AVG en artikel 7 en 8 van de Model Verwerkersovereenkomst verplicht passende technische en organisatorische maatregelen te nemen ter beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens, en om die maatregelen aan te tonen. Deze bijlage geeft een beknopte beschrijving en opsomming van die maatregelen.
Maatregelen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, wijziging, opslag, toegang of openbaarmaking
Verwerker heeft een passend beleid voor de beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens, waarbij het beleid periodiek wordt geëvalueerd en – zo nodig – aangepast.
Verwerker neemt maatregelen zodat via een systeem van autorisatie enkel geautoriseerde medewerkers toegang kunnen verkrijgen tot de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de Verwerkersovereenkomst. Medewerkers hebben op grond van deze systematiek geen toegang tot meer data dan strikt noodzakelijk is voor hun functie.
Verwerker heeft een coördinator voor informatiebeveiliging om risico’s omtrent de verwerking van Persoonsgegevens te inventariseren, beveiligingsbewustzijn te stimuleren, voorzieningen te controleren en maatregelen te treffen die zien op naleving van het informatiebeveiligingsbeleid.
Informatiebeveiligingsincidenten worden gedocumenteerd en worden benut voor optimalisatie van het informatiebeveiligingsbeleid.
Verwerker heeft een proces ingericht voor communicatie over informatiebeveiligingsincidenten.
Verwerker sluit met medewerkers geheimhoudingsverklaringen af en maakt informatiebeveiligingsafspraken.
Verwerker stimuleert bewustzijn, opleiding en training ten aanzien van informatiebeveiliging.
Maatregelen om de Persoonsgegevens te beveiligen en continuïteit van de middelen, het netwerk, de server en de applicatie te waarborgen
Hieronder staat de rapportage van de BIV-classificatie, de mate van compliance en de uitleg bij eventuele afwijkingen van de standaarden. Verwerker gebruikt hiervoor in beginsel het ‘Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA’ (te vinden op xxx.xxxxxxxxxxxx.xx) als toetsingskader en voor het creëren van een solide basisniveau van informatiebeveiliging en privacy.
Toetsvorm |
Self-assessment uitgevoerd op 3-1-2024 |
|||
Uitvoerder toets |
Qompas BV, X.Xxxxxxxxxxxx (Senior Software Engineer), X. Xxxxxx (Software Engineer) |
|||
Inlogpagina |
xxx.xxxxxx.xx |
|||
BIV-classificatie |
[Beschikbaarheid=M, Integriteit=M, Vertrouwelijkheid=M |
|||
Categorie |
Maatregelen |
Compliance |
Uitleg |
|
|
|
[Voldaan/ |
[Bij “Niet voldaan” aangeven hoe/wanneer dit wordt gecorrigeerd. Bij “Alternatieve maatregel” deze beschrijven.] |
|
Beschikbaarheid |
Ontwerp |
voldaan |
|
|
|
Capaciteit beheer |
voldaan |
|
|
|
Onderhoud |
voldaan |
|
|
|
Testen |
Alternatieve maatregel |
Momenteel monitoren en analyseren we de performance na elke release, maar we doen geen structurele geautomatiseerde regressietesten. |
|
|
Monitoring |
voldaan |
|
|
|
Herstel |
voldaan |
|
|
Integriteit |
Herleidbaarheid (gebruikers) |
voldaan |
|
|
|
Back-up |
voldaan |
|
|
|
Application controls |
voldaan |
|
|
|
Onweerlegbaarheid |
voldaan |
Geautomatiseerde controle op afwijkende patronen is niet toegepast. |
|
|
Herleidbaarheid |
voldaan |
|
|
|
Controle integriteit |
voldaan |
|
|
|
Onweerlegbaarheid |
voldaan |
|
|
Vertrouwelijkheid |
Levenscyclus gegevens |
voldaan |
Voldaan, maar we zien in het proces dat leerlingen niet altijd worden afgemeld in de schoolomgeving. De leerling-is-van-school-melding wordt daardoor niet altijd tijdig getriggerd. Dit proces wordt in 2024 verder verbeterd. |
|
|
Logische toegang |
voldaan |
Gebruikersnaam en wachtwoord is aangevuld met locatiecheck (IP) en two-factor authenticatie |
|
|
Fysieke toegang |
voldaan |
|
|
|
Netwerktoegang |
voldaan |
|
|
|
Scheiding omgevingen |
voldaan |
|
|
|
Transport en fysieke opslag |
voldaan |
|
|
|
Logging |
voldaan |
|
|
|
Omgaan met kwetsbaarheden |
voldaan |
|
|
BIV-Classificatie Qompas
Beschikbaarheid
Vragen |
Motivatie |
Laag |
Midden |
Hoog |
Wanneer
moet de dienst beschikbaar zijn voor de gebruikers? |
Qompas wordt met name gebruikt in de reguliere schooltijden en avonduren. |
|
X |
|
Wat
is de langste periode dat de ict-toepassing niet beschikbaar mag
zijn? |
Bij uitval van Qompas wordt LOB proces verstoord. Dit is hinderlijk voor organisatie maar in de regel niet kritisch voor de primaire onderwijsprocessen. Gepland onderhoud wordt altijd 10 dagen van te voren aangekondigd en uitgevoerd na 18u |
|
X |
|
Welke
impact heeft uitval (de data, informatie of de ict-toepassing zijn
niet beschikbaar)? |
Het LOB proces kan niet doorgaan. Dit is hinderlijk voor de organisatie maar in de regel niet kritisch voor de primaire onderwijsprocessen. |
|
X |
|
Op
hoeveel gebruikers/organisaties heeft uitval impact? |
Bij uitval van Qompas is er een grote groep scholen en eindgebruikers die geen gebruik kunnen maken van de toepassing. |
|
X |
|
Zijn
er contractuele verplichtingen voor de beschikbaarheid? en responstijd voor incidenten |
Er is geen SLA m.b.t. beschikbaarheid van toepassing. |
X |
|
|
Wat
is de verwachtte belasting van de ict-toepassing? |
In de regel is er sprake van een midden belasting. In sommige periodes (bijvoorbeeld rondom de definitieve profielkeuze) kan er sprake zijn van een hoge belasting. Infrastructuur kent dynamische opschaling. |
|
X |
|
Integriteit
Vragen |
Motivatie |
Laag |
Midden |
Hoog |
Kan
er fraude met leerresultaten of financiële fraude plaatsvinden
door fouten in de gegevens of ongeautoriseerde wijzigingen? |
Gegevens lenen zich niet voor fraude. In geval van gebruik als doorstroom dossier vind altijd nog toetsing plaats bij ontvangende partij. |
X |
|
|
Hoe
erg is het als er fouten of ongeautoriseerde veranderingen in de
gegevens zitten? |
In de regel kan het hoofdproces doorgang vinden. In geval van fouten zijn er kritische processen (denk aan export van profielkeuze gegevens) waarbij het hoofdproces in zijn geheel belemmerd wordt. |
|
X |
|
Hoeveel
effect hebben fouten of ongeautoriseerde veranderingen in
gegevens? |
In de regel laag, fouten hebben dan alleen effect op de toepassing. Bij export of import van of naar andere toepassingen kan het proces tijdelijk belemmerd worden. |
X |
|
|
Leiden
fouten of ongeautoriseerde veranderingen tot imagoverlies? |
N.v.t. |
X |
|
|
Zijn
er contractuele of wettelijke verplichtingen voor de integriteit
van gegevens? |
N.v.t. |
X |
|
|
Kunnen
er personen negatieve gevolgen ondervinden als gevolg van het niet
correct zijn van gegevens? |
Niet correcte gegevens dienen voorkomen te worden maar er zijn geen negatieve gevolgen aan verbonden. |
X |
|
|
Vertrouwelijkheid
Vragen |
Motivatie |
Laag |
Midden |
Hoog |
Welke
type persoonsgegevens bevat de ict-toepassing? |
Toepassing bevat geen bijzonder persoonsgegevens, maar wel naast NAW, test- en studieresultaten, interesseprofielen etc. |
|
X |
|
Leiden
datalekken tot imagoverlies? |
Datalekken kunnen leiden tot tijdelijk imagoverlies. |
|
X |
|
Zijn
er contractuele of wettelijke verplichtingen voor de
vertrouwelijkheid? |
Gegevens dienen d.m.v. adquate maatregels beschermd te zijn. Er kan sprake zijn van meldingsplicht bij inbreuk. |
|
X |
|
Kunnen
er personen in gevaar worden gebracht als gevolg van het uitlekken
van gegevens? |
n.v.t. |
X |
|
|
Past
de toepassing profilering* toe? |
Eindgebruikers ontvangen aangepaste content of stappenplannen adhv opgegeven voorkeuren en/of testresultaten. |
|
|
X |
Afspraken over het informeren over beveiligingsincidenten en/of Datalekken
Verwerker heeft een procedure voor de monitoring en identificatie van incidenten en het informeren in geval van Datalekken en/of incidenten met betrekking tot beveiliging. In zo’n geval zal Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke de volgende informatie ter hand stellen:
de kenmerken van de inbreuk, zoals: datum en tijdstip ontdekken en duur inbreuk; samenvatting van de inbreuk, waaronder de aard van de inbreuk en de aard en beschrijving van het beveiligingsincident (op welk onderdeel van de beveiliging heeft het betrekking, hoe heeft het zich voorgedaan, heeft het betrekking op lezen, kopiëren, veranderen, verwijderen/vernietigen en/of diefstal van Persoonsgegevens);
de oorzaak van de inbreuk;
hoe de inbreuk is ontdekt;
de maatregelen die getroffen zijn om de inbreuk aan te pakken en eventuele (verdere en toekomstige) schade te voorkomen;
of de bij de inbreuk betrokken Persoonsgegevens versleuteld, gehasht etc. waren;
de groep(en) Betrokkenen die gevolgen kunnen ondervinden van het incident, en de aantallen en omvang van de groep(en) Betrokkenen;
wat de mogelijke gevolgen zijn van de inbreuk voor de Onderwijsinstelling en de groep(en) Betrokkene(n), waaronder indien mogelijk een inschatting van het risico van de gevolgen voor de groep(en) Betrokkene(n);
de hoeveelheid en soort Persoonsgegevens betrokken bij de inbreuk (met name bijzondere Persoonsgegevens zoals gegevens over gezondheid of godsdienst, of gegevens van gevoelige aard, waaronder toegangs- of identificatiegegevens, financiële gegevens of leerprestaties).
In geval van een (vermoeden van een) beveiligingsincident en/of Datalek, kunnen Onderwijsinstelling en Verwerker in beginsel per e-mail contact met elkaar opnemen via onderstaande contactgegevens, dan wel de contactgegevens zoals opgenomen in Bijlage 4.
|
Naam en functie contactpersoon bij beveiligingsincidenten/Datalekken |
Contactgegevens (e-mail en telefoonnummer) |
Verwerker |
A.J.M. Eustatia, Directeur |
071-5815581 |
Onderwijsinstelling |
[idem voor Onderwijsinstelling of: zie Bijlage 4] |
[idem of zie Bijlage 4] |
Bijlage 2 (Beveiligingsbijlage) maakt onderdeel uit van de afspraken die zijn gemaakt in het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 4.0, een initiatief van de PO-Raad, VO-raad, MBO Raad, de verschillende betrokken ketenpartijen (MEVW, KBb-E en VDOD) en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Meer informatie hierover vindt u op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
Facultatieve Bijlage 4 (enkel indien van toepassing): Scholen vallend onder HET bevoegd gezag van het bestuur
Gegevens schoolbestuur |
|
Naam schoolbestuur |
|
Adres schoolbestuur |
|
Administratienummer schoolbestuur* |
|
Contactpersoon namens het schoolbestuur |
|
Deze verwerkersovereenkomst is van toepassing op de onderstaande scholen:
Administratie- |
Schoolnaam |
Plaats |
Mailadres |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
* Administratienummer: het BRIN- of RIO-nummer bij de Dienst Uitvoering Onderwijs van het ministerie van OCW, of het KvK-nummer.
De facultatieve Bijlage 4 maakt onderdeel uit van de afspraken die zijn gemaakt in het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 4.0, een initiatief van de PO-Raad, VO-raad, MBO Raad, de verschillende betrokken ketenpartijen (MEVW, KBb-E en VDOD) en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Meer informatie hierover vindt u op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
1 Informatie over het Convenant en de Model Verwerkersovereenkomst is te vinden op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
2 Voor Onderwijsinstellingen is in de toelichting een overzicht opgenomen van de relatie tussen de in onderdeel E benoemde verwerkingsdoeleinden en de (hoofd)bedrijfsfuncties in de FORA. Onderwijsinstellingen kunnen aan de hand van dit overzicht in de toelichting de specifieke verwerkingsdoeleinden selecteren die van toepassing zijn, aangevuld met de (hoofd)bedrijfsfuncties in de FORA.
Model Verwerkersovereenkomst Digitale onderwijsmiddelen en privacy 4.0 - 2022 Pagina 30 van 30