Subsidievoorwaarden studentenpastoraat

Subsidievoorwaarden studentenpastoraat

Inleiding

Dit zijn de subsidievoorwaarden voor de subsidies die vanuit de solidariteitskas beschikbaar zijn ten behoeve van het studentenpastoraat. Deze voorwaarden zijn opgesteld in lijn met het beleid van de landelijke kerk waarbij in het bijzonder rekening is gehouden met het rapport Quo Vadis (LWK 18-05) zoals dat is aangenomen op de Generale Synode d.d. 15 en 16 november 2018. De subsidievoorwaarden zijn vastgesteld door de Commissie Steunverlening die is belast met de toekenning van de subsidies.

Deze subsidievoorwaarden zijn laatstelijk vastgesteld op de vergadering van de Commissie Steunverlening op: 17 september 2019

1. Definities

1.1. Project: De organisatie en uitvoering van studentenpastoraat op een gegeven plek (mede) namens de Protestantse Kerk in Nederland. Elk project kan meerdere activiteiten hebben, belopend over een langere tijdsperiode.

1.2. Activiteiten: Activiteiten die een project (al dan niet terugkerend of over langere termijn) uitvoert.

1.3. Projectbestuur: Diegenen die het project aansturen. Bijvoorbeeld een stichtingsbestuur, kerkenraadscommissie, kerkenraad of anders.

1.4. Commissie Steunverlening: De Commissie Steunverlening van de Synode van de Protestantse Kerk in Nederland.

1.5. Bureau Steunverlening: Het Bureau Steunverlening dat werkzaamheden uitvoert in naam van de Commissie Steunverlening. Het Bureau Steunverlening is het correspondentieadres van de commissie.

1.6. Kerk: de Protestantse Kerk in Nederland, de Synode, de Commissie Steunverlening en/of haar Dienstenorganisatie (waaronder het Bureau Steunverlening en de Werkgroep Studentenpastoraat).

1.7. Werkgroep Studentenpastoraat: De werkgroep van de Dienstenorganisatie die zich buigt over het protestants studentenpastoraat in Nederland.

1.8. Studentenpastor: De medewerker die het werk als dat van een predikant of kerkelijk werker alleen of in een team uitvoert en is aangesteld ten behoeve van het project. De medewerker heeft in beginsel het ambt van predikant of staat in het register kerkelijk werker, maar in gevallen die daartoe - naar het gemotiveerde oordeel van de Werkgroep Studentenpastoraat - aanleiding geven kan ook een ander voldoende gekwalificeerde medewerker als pastor worden aangesteld. Indien een ander dan

een predikant of een kerkelijk werker wordt aangesteld, wordt aangegeven hoe de medewerker zich verhoudt tot de Protestantse Kerk in Nederland.

2. Algemene voorwaarden

2.1. Elk project en allen die daarbij betrokken zijn dienen zich te houden aan wettelijke en kerkelijke verantwoordelijkheden.

2.2. Elk project en allen die daarbij betrokken zijn weerhouden zich van alles wat schadelijk is of redelijkerwijs kan zijn voor de kerk en het project.

2.3. Een project kan voor een maximale periode van vijf jaar subsidie ontvangen voor maximaal 80% van de personeelslasten met inachtneming van hetgeen hierover in deze voorwaarden is bepaald. Een project is gehouden ten behoeve van de overige 20% (of het meerdere daarvan, afhankelijk van de toegezegde subsidie) van de personeelslasten en de overige kosten een gedegen (meerjaren)begroting en plan van bekostiging te overleggen.

2.4. Een project kan na de projectperiode weer een aanvraag voor subsidie doen.

2.5. De subsidie kan door of namens de Commissie Steunverlening met onmiddellijke ingang worden beëindigd indien blijkt dat het project niet meer de in 2.3 genoemde financiële verplichtingen van het project kan opbrengen.

2.6. Elk project moet plaatselijk kunnen stoelen op voldoende draagvlak met aantoonbare samenwerking waar mogelijk en batig aan het project. Indien samenwerking met lokale partijen niet mogelijk of niet batig is wordt dit gemotiveerd aangegeven. In ieder geval wordt aandacht besteed aan de relatie en samenwerking met de kerkelijke gemeente(n) van de Protestantse Kerk in Nederland ter plaatse.

2.7. Subsidietoezeggingen gelden enkel voor de toegezegde periode en nopen niet tot een langere verbintenis. Het aangaan van een arbeidsrelatie of verbintenis met de studentenpastor langer dan de toegezegde periode en/of voor onbepaalde tijd komt voor risico van de aanvrager.

2.8. Indien de (financiële) staat van de solidariteitskas daartoe noopt, danwel indien de Synode daartoe besluit of een besluit neemt dat daartoe noopt kan het restant van een toegezegde subsidie, na overleg met het project, worden geannuleerd of worden verminderd.

2.9. De aanvrager vrijwaart de landelijke kerk voor alle schade die ontstaat uit het niet-naleven van deze subsidievoorwaarden.

3. Correspondentie

3.1. Bij elke correspondentie dient vermeld te worden:

3.1.1. Een eventueel toegekend projectnummer van de Commissie Steunverlening;

3.1.2. De naam en het correspondentiegegevens van de aanvrager;

3.1.3. In welk ressort van welke kerkelijke gemeente(n) de beoogde activiteiten vallen.

4. Aanvraag en toekenning

4.1. Bij elke aanvraag dient gebruik te worden gemaakt van het namens de Commissie Steunverlening daartoe ter beschikking gestelde model-aanvraagformulier.

4.2. Namens de Commissie Steunverlening kunnen mededelingen worden gedaan betreffende de aanvraagtermijn van aanvragen. Namens de Commissie Steunverlening kunnen mededelingen worden gedaan als er binnen de solidariteitskas geen mogelijkheid is voor een periode tot toekenning van aanvragen over te gaan.

4.3. Bij elke aanvraag dient de aanvrager naar waarheid te verklaren en die informatie te verstrekken die wordt gevraagd of die redelijkerwijs relevant is voor de subsidieaanvraag. Informatie is in ieder geval redelijkerwijs relevant als de informatie waarschijnlijk (kan) leiden tot andere oordeelsvorming van de Commissie Steunverlening betreffende het project.

4.4. Elke aanvraag wordt gericht aan de Commissie Steunverlening. De commissie zal inhoudelijk advies vragen betreffende de toekenning aan de Werkgroep Studentenpastoraat.

4.5. De Commissie Steunverlening neemt het schriftelijk besluit tot toekenning of afwijzing van de subsidieaanvraag. Indien gewenst kan zij toelichting geven op haar besluit, maar zij is niet gehouden tot afgifte van onderliggende stukken. Tegen het besluit van de Commissie Steunverlening staat geen beroep open, behoudens de algemene mogelijkheden voor bezwaar in de kerkorde.

5. Advies van de Werkgroep Studentenpastoraat

5.1. De Werkgroep Studentenpastoraat verleent de Commissie Steunverlening inhoudelijk advies betreffende het project.

5.2. Het advies van de Werkgroep Studentenpastoraat concludeert in een advies ‘steunwaardig’ of ‘niet steunwaardig’

5.3. De Werkgroep Studentenpastoraat is gerechtigt kennis te nemen van alle stukken met betrekking tot het project zoals die zijn gestuurd aan de Commissie Steunverlening of het Bureau Steunverlening. De werkgroep is gerechtigt contact op te nemen met de aanvragers en tussentijdse aanbevelingen te doen aan de aanvrager, die vervolgens het recht heeft haar aanvraag dienaangaande aan te passen. De aanvrager is verantwoordelijk voor het opstellen van de aangepaste aanvraag en zorgt dat de Werkgroep Studentenpastoraat over de aangepaste aanvraag kan beschikken alvorens zij advies geeft aan de Commissie Steunverlening. De Werkgroep Studentenpastoraat stuurt de laatste versie van de projectaanvraag tezamen met haar advies aan de Commissie Steunverlening.

5.4. De Werkgroep Studentenpastoraat geeft tevens advies aan betrokkenen met het oog op een eventueel op te stellen aanvraag.

6. Na de toekenning

6.1. Het project laat ten minste twee maanden na de toekenning van de subsidie schriftelijk weten of zij de subsidie aanvaardt.

7. Naamvoering tijdens het project

7.1. Wanneer de subsidie wordt aanvaard, verplicht de begunstigde zich om activiteiten en/of producten herkenbaar (mede) onder naam van de kerk uit te voeren en/of beschikbaar te stellen. Van deze verplichting kan worden afgeweken als daar moverende redenen voor zijn. Indien structureel van deze verplichting wordt afgeweken wordt dit gemeld aan de werkgroep studentenpastoraat.

7.2. Resultaten van projecten worden zonder kosten beschikbaar gesteld aan de landelijke kerk.

7.3. De landelijke kerk behoudt zich het recht voor om over lopende en afgeronde activiteiten te communiceren met derden.

8. Tussentijds verslag

8.1. Begunstigden met projecten met een looptijd langer dan een jaar, verplichten zich om binnen één jaar na de dagtekening van de brief waarin de subsidie wordt toegekend een tussentijdse rapportage bij de Commissie Steunverlening en de Werkgroep Studentenpastoraat in te dienen. In de regel sluit het tussentijds verslag qua datum van toezending aan bij de in het project gehanteerde begrotingsperiode. Deze rapportage gaat in ieder geval in op de voortgang van het project, de tot dan toe behaalde projectresultaten en wordt vergezeld van financiële verslaglegging, een recente begroting en realisatie.

8.2. De begunstigde organisatie verplicht zich om desgevraagd een artikel en/of beeldmateriaal van het project aan te leveren voor publicitaire doeleinden van de kerk.

8.3. Tijdens de looptijd van het gesubsidieerde project mogen de doelstelling en het beoogde resultaat niet gewijzigd worden, zonder toestemming van de commissie.

9. Media

9.1. Elk project stuurt bij voorkeur alle uitingen in de media ter kennisgeving door aan de Werkgroep Studentenpastoraat en het Bureau Steunverlening.

10. Eindverslag

10.1. Binnen 6 maanden na beëindiging van het project stelt de begunstigde een verslag van het project ter beschikking aan de Commissie Steunverlening. Het verslag rapporteert tenminste over een vergelijking tussen de geplande en de gerealiseerde activiteiten, de voorziene en behaalde resultaten, alsmede de begrote en de gerealiseerde uitgaven en inkomsten. De oorzaken van de verschillen tussen planning en realisatie worden toegelicht.

11. Financiële voorwaarden

11.1. Voor subsidie komen in aanmerking een percentage van de personeelslasten van de aan het project verbonden studentenpastor(es).

11.2. Het percentage dat voor vergoeding in aanmerking komt wordt per project vastgesteld door de Commissie Steunverlening en kan met inachtneming van hetgeen is bepaald in 2.8 worden verminderd.

11.3. De subsidie beloopt nimmer meer dan de daadwerkelijk gemaakte personeelslasten van de studentenpastor(es) van een project, met een maximum van 80% van het beloop van de traktementslasten zoals die voor een predikant voor gewone werkzaamheden door een gemeente dienen te worden gedragen in een gegeven jaar.

11.4. Onder personeelslasten wordt verstaan:

11.4.1. Voor predikanten voor gewone werkzaamheden: het beloop van de traktementslasten zoals die voor een predikant voor gewone werkzaamheden door een gemeente dienen te worden gedragen;

11.4.2. Voor kerkelijk werkers en/of predikanten in algemene dienst: alle salariskosten gerekend, inclusief de onkostenvergoedingen en de zogenaamde werkgeverslasten sociale verzekeringen (een en ander inclusief de jubileumgratifcaties, eventuele wachtgeldverplichtingen en overlijdensuitkering).

11.5. Wanneer het aan een project toegekende subsidiebedrag niet volledig wordt uitgekeerd, valt het resterende bedrag terug aan de solidariteitskas. Het is de begunstigde organisatie niet toegestaan het bedrag of een deel daarvan aan te wenden voor andere doeleinden.

11.6. Van het toegezegde bedrag kan 75% worden uitgekeerd als voorschot voorafgaand aan de uitvoering van het project. Het voorschot dient te worden opgevraagd door het begunstigde project.

11.7. Definitieve vaststelling van het subsidiebedrag en overmaking van het restbedrag vinden eerst plaats na toezending van het tussentijds verslag als bedoeld in 8.1 of het eindverslag als bedoeld in 10 aan het Bureau Steunverlening. Mocht uit de financiële verantwoording blijken dat het projectsaldo positief is, dan behoudt de commissie zich het recht voor om een deel van de subsidie niet uit te keren dan wel terug te vorderen.

11.8. Het Bureau Steunverlening behoudt zich het recht voor bij de definitieve subsidievaststelling af te wijken van de subsidietoezegging wanneer het uiteindelijk kostenoverzicht afwijkt van het kosten- en financieringsoverzicht, waarop de toezegging van subsidie werd gebaseerd.

11.9. Bij de subsidietoekenning kan de commissie een accountantsverklaring vereisen alvorens tot uitbetaling (van het restant van) de toegekende subsidie over te gaan. De kosten van de accountantsverklaring kunnen ten laste gebracht worden van het toegekende subsidiebedrag, echter tot een maximum van 5% van dat bedrag.

11.10. Bij gebleken onregelmatigheden kan de commissie beslissen om reeds toegekende subsidie niet uit te keren, dan wel geheel of gedeeltelijk terug te vorderen.

11.11. De uitbetaling van de subsidie geschiedt niet indien en zolang de kerkelijke gemeente of het project nalatig is in de nakoming van één of meer der financiële verplichtingen welke bij of krachtens ordinantie op haar rusten.

11.12. Wanneer een kerkelijke gemeente of het project, waarop een verplichting rust uit hoofde van deze algemene voorwaarden wordt samengevoegd met één of meer andere gemeenten, dan dient deze verplichting te worden opgenomen in de regeling van de financiële aangelegenheden.

12. Inzet studentenpastor vanuit de Dienstenorganisatie

12.1. Het is mogelijk de subsidie in te zetten door een studentenpastor te verbinden aan de Dienstenorganisatie.

12.2. De financiële voorwaarden en al het overige zijn onverkort van toepassing.

12.3. Hiervoor dient door het project een daartoe strekkende overeenkomst met de Dienstenorganisatie te worden gesloten.

12.4. Niets in deze subsidievoorwaarden, noch in enige subsidietoekenning bindt of verplicht de Dienstenorganisatie om een in 12.3 bedoeld contract op welke wijze dan ook aan te bieden.

13. Verwikkelingen

13.1. Duidelijke vertraging van het projectverloop dient onverwijld gemeld te worden aan de commissie. De commissie beslist over het al dan niet verlengen van de verrekentermijn van de toegekende subsidie.

13.2. In alle gevallen waarin het redelijk is te verwachten dat het project en/of mensen daarbij betrokken (waaronder medewerkers, bestuurders en/of vrijwilligers) eventueel strafrechtelijk, bestuursrechtelijk, fiscaalrechtelijk, kerkrechtelijk of civielrechtelijk (kunnen) worden betrokken in een procedure, dient het projectbestuur daar onmiddellijk melding van te maken bij het Bureau Steunverlening; behoudens gevallen waarin een wettelijk voorschrift of de kerkelijke geheimhouding (ord. 4-2) hen dat verbiedt.

14. Onvoorziene gevallen & hardheidsclausule

14.1. In gevallen, waarin deze regeling niet voorziet of wanneer onverkorte uitvoering van deze regeling bijzondere hardheid met zich meebrengt, beslist de Commissie Steunverlening, gehoord de werkgroep studentenpastoraat.