VERHUURREGLEMENT

VERHUURREGLEMENT

VERHUURREGLEMENT GELDIG VOOR BOEKINGEN VANAF 1-1-2023

ALGEMEEN

1 Aanvraag

1.1 De Warande verhuurt de Schouwburg, de Kuub, de Luifelzaal (= de tentoonstellingsruimte) de Terras- en Tuinzaal en de lokalen A-E van de Warande.

In combinatie met de huur van een ruimte worden ook audiovisuele materialen verhuurd.

1.2 Een ruimte wordt slechts voorbehouden indien vooraf aangevraagd bij de dienst verhuur van de Warande.

1.3 Aanvragen voor het organiseren van activiteiten in de privésfeer (bv. feesten, huwelijken, e.d.) worden niet toegestaan. Ook activiteiten die in strijd zijn met de visie of de doelstellingen van de beheerder zijn verboden.

1.4 Tussen de huurder en de Warande wordt voor de Schouwburg, de Kuub en de Luifelzaal een afzonderlijke huurovereenkomst afgesloten. Voor de huur van

andere ruimtes geldt het huishoudelijk reglement. Dit reglement is te vinden in elke verhuurbare ruimte, op de website xxx.xxxxxxx.xx en is verkrijgbaar op aanvraag.

1.5 Elke aanvraag vermeldt: naam van de activiteit, naam, rechtsvorm, ondernemings- of BTW nummer, adres van de maatschappelijke zetel en factureringsadres van de vereniging, naam en adres van de verantwoordelijke van de activiteit.

1.6 Voor Schouwburg en Kuub ook: titel, aanvangsuur, vermoedelijke duur, aard en verloop van de activiteiten, prijzen van de plaatsen.

1.7 Aanvragen voor de Schouwburg, de Kuub en lokalen worden steeds schriftelijk gericht aan xxxxxxx@xxxxxxx.xx

Het aanvraagformulier kan je vinden op xxx.xxxxxxx.xx/xxxx organiseren.

Aanvragen voor de podiumzalen worden ten vroegste toegezegd vanaf 1 februari voor het daaropvolgende seizoen, aanvragen voor de lokalen vanaf 1 mei voor het daaropvolgende seizoen. Toezeggingen gebeuren naargelang beschikbaarheid van infrastructuur en personeel

1.8 Aanvragen voor de Luifelzaal worden

steeds schriftelijk gericht aan xxxxx@xxxxxxx.xx

1.9 Annuleringstermijnen:

- voor de Schouwburg, de Kuub en de Luifelzaal wordt als ‘tijdig’ aanzien een periode van minstens 8 weken voor de aanvang van de activiteit. Indien de termijn niet wordt nageleefd, moet de volledige huurprijs betaald worden.

- voor de lokalen is een annulering kosteloos tot twee weken voor de activiteit. Daarna bedraagt de annuleringskost 50% van de huurprijs met een

minimum van 20 euro (tot 24 uur voor de activiteit), of 100% (minder dan 24 uur voor de activiteit).

- Annuleren kan uitsluitend per mail aan verhuur@ xxxxxxx.xx

1.10 In uitzonderlijke gevallen kan de raad van bestuur van de Warande beslissen om een bepaalde ruimte gratis ter beschikking te stellen.

2 Opties

Na raadpleging van de directeur of zijn afgevaardigde kunnen opties toegestaan worden. Deze opties gaan in op de datum van de aanvraag. Aantal en duur worden vastgesteld door de directeur of zijn afgevaardigde.

Voor de Schouwburg, de Kuub en de Luifelzaal is de toewijzing pas definitief na ondertekening van de huurovereenkomst door de directeur.

3 Categorieën en Huurprijzen

3.1 De Warande hanteert drie gebruikerscategorieën:

Categorie 1

- Niet-commerciële vereniging erkend door een lokaal bestuur of een adviesraad verbonden aan een lokaal bestuur van de provincie Antwerpen die een kunst- of cultuuractiviteit organiseert;

- Onderwijsinstelling die een kunst- of cultuuractiviteit organiseert;

- Individuele kunstenaar(s) die een tentoonstelling organiseert in de Luifelzaal.

Categorie 2

- Onderwijsinstelling

- Middenveldorganisatie

- Overheidsinstelling

- Politieke partij

- Niet-commerciële vereniging erkend door een lokaal bestuur of een adviesraad verbonden aan een lokaal bestuur van de provincie Antwerpen die een andere dan een kunst- of cultuuractiviteit organiseert.

Categorie 3

- Bedrijf

- Organisaties, feitelijke verenigingen, natuurlijke personen, rechtspersonen en initiatiefnemers die niet tot de vorige categorieën behoren.

3.2 De huurprijs voor de Schouwburg, de Kuub en de Luifelzaal moet betaald zijn een maand VOOR datum van de activiteit.

3.3 De bijkomende kosten, worden na de activiteit verrekend.

3.4 De door de Warande geïnde toegangsgelden worden overgemaakt na betaling van alle facturen. Er wordt per verkocht ticket een administratiekost ingehouden. Voor tickets met een basisprijs tot en met 14,99 euro is de administratiekost 1 euro (incl. 21% BTW). Voor tickets met een basisprijs vanaf 15 euro is de administratiekost 2 euro (incl. 21% BTW).

3.5 Facturen worden verstuurd per mail. Op vraag van de huurder kan de factuur per post verzonden worden. In dat geval rekenen we 2,5 euro verzendkosten.

4 Verantwoordelijkheid huurder

4.1 Elke huurder neemt kennis van de veiligheidsvoorschriften en leeft ze na. Deze zijn terug te vinden in het typecontract en/ of in het huishoudelijk reglement. Elke huurder is als organisator zelf verantwoordelijk voor de naleving van alle wettelijke

en reglementaire bepalingen, inclusief auteursrecht (SABAM) en inclusief deze van gemeentelijke (onder andere openingsuren, leeftijdsgrenzen, toegelaten maximumcapaciteit…) en provinciale aard.

4.2 De organisator van een evenement is zelf verantwoordelijk voor de organisatie van zijn evenement en is eveneens gehouden tot vergoeding van alle schade die de provincie Antwerpen, de Warande of derden zouden lijden naar aanleiding van het gebruik van de zalen door de huurder. Hierin is ook eventuele schade aan de gebouwen, meubels en materialen van de provincie, de Warande, deelnemers of andere derden of evenementen te gevolge van het schadegeval.

De huurder is gehouden tot volledige herstelling of vervanging van de beschadigde goederen. Deze worden in voorkomend geval van noodzakelijke vervanging gefactureerd aan nieuwprijs.

Activiteiten die geluidshinder of andere overlast voor andere gebruikers veroorzaken, worden niet toegestaan.

De provincie Antwerpen en de Warande zijn niet verantwoordelijk voor de gevolgen van het uitvallen van de elektrische en technische installaties. Technische storingen te wijten aan overmacht kunnen geen aanleiding geven tot het eisen van schadevergoeding.

De provincie Antwerpen en de Warande zijn niet aansprakelijk voor brand, vernietiging, diefstal of verlies van materiaal van de organisator of van de persoonlijke voorwerpen van de deelnemers die zich in de zalen bevinden.

4.3 Bij staande evenementen in de Kuub staat de huurder in voor voldoende security – conform de geldende wetgeving – om de activiteit veilig te laten verlopen. Een kopie van het contract met de securityfirma moet op de activiteit aanwezig zijn.

4.4 Indien de ticketverkoop volledig door de huurder (of zijn aangestelde) wordt verzorgd, is de huurder

verantwoordelijk voor het correcte verloop hiervan. De Warande kan niet aansprakelijk gesteld worden voor fouten of eventuele schade die hieruit voortvloeit. De Warande mag geen imago- noch kwaliteitsschade lijden door het niet-correcte verloop van de ticketverkoop.

De huurder van de Luifelzaal of de Tuinzaal staat zelf in voor een eventuele verkoop van de toegangstickets. Er kan geen gebruik gemaakt worden van het ticketingsysteem van de Warande.

4.5 De Warande volgt de relevante regelgeving betreffende de geluidsnormen. De huurder is verplicht deze te respecteren. De organisator is ten alle tijden verantwoordelijk voor het naleven van de geluidsnormen. De organisatie moet – conform de geldende wetgeving - geluiddempende oordopjes ter

beschikking stellen aan het publiek. Mogelijke sancties kunnen in geen geval op de Warande verhaald worden.

4.6 Bij staande evenementen in de Kuub dient de organisatie een WC-dame/heer voorzien. Een forfaitair bedrag van 50 euro (excl. 21% BTW) of 60,50 euro (incl. 21% BTW) wordt als bijkomende kost gefactureerd (zie tarieven).

4.7 Afval dient gesorteerd te worden in de daarvoor voorziene afvalbakken. Wat niet in de voorziene afvalbakken kan, wordt door de organisator meegenomen.

5 Afstand en wederverhuring

Elke afstand of wederverhuring is aan de organisator verboden tenzij de directie ermee vooraf schriftelijk heeft ingestemd.

6 Aansprakelijkheid en verzekering

6.1 Voor de huur of het gebruik van de accommodatie moet de organisator over één of twee verzekeringen beschikken

- een verzekering huurder BA (alle organisaties)

- een verzekering huurder brand (alleen commerciële organisaties)

6.2 De provincie Antwerpen en de Warande hebben voor de Schouwburg, de Kuub, de Luifelzaal en de

Tuinzaal, respectievelijk een brandverzekering voor de gebouwen en een brandverzekering voor de inboedel afgesloten (uitgezonderd bij staande optredens). In die polissen doet de brandverzekeraar een afstand van verhaal tegenover de huurders of gebruikers

van de gebouwen, behalve tegenover huurders of gebruikers uit de commerciële sector. Dit houdt in dat de niet–commerciële huurders of gebruikers geen brandverzekering huurder moeten afsluiten.

6.3 De commerciële huurders moeten intekenen op de abonnementspolis huurder brand van de provincie Antwerpen.

6.4 De verzekering huurder BA waarborgt de contractuele aansprakelijkheid van de organisator van het evenement tegenover de Warande en de burgerlijke aansprakelijkheid tegenover derden. Deze waarborgen kunnen vervat zijn in de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid waarover de organisator beschikt.

6.5 Indien deze waarborgen niet in de eigen verzekering BA zijn opgenomen en de verzekering niet op vraag van de organisatie wordt uitgebreid, moet de organisator intekenen op de abonnementspolis huurder BA van de provincie Antwerpen.

6.6 Bij het huren of in gebruik nemen van de gebouwen ontvangt de organisator het invulformulier “ingebruikname van gebouwen toebehorend aan provincie Antwerpen” van Ethias. Het ingevulde formulier – met vermelding van de gegevens over het evenement en aanduiding van de polis of polissen waarop hij intekent – moet worden bezorgd aan Ethias. Het bedrag van de verschuldigde premies moet uiterlijk 14 dagen VOOR het evenement overgeschreven worden op rekening van Ethias in Hasselt met vermelding van de polisnummers en de datum van verzending van het invulformulier.

6.7 Kopie van het bewijs van betaling moet uiterlijk 10 kalenderdagen VOOR het evenement aan de Warande worden bezorgd. Indien de organisator beschikt over een eigen verzekering burgerlijke aansprakelijkheid die ook het organiseren van een evenement waarborgt, bezorgt hij een verzekeringsattest dat dit garandeert.

6.8 Indien de vereiste verzekering niet tijdig en correct werd afgesloten of een verzekeringsattest ontbreekt, kan de toegang tot de accommodatie aan de organisator worden ontzegd.

Onafhankelijk van zijn verplichtingen tegenover de Warande kan de organisator zich bij een verzekeringsmaatschappij naar keuze verzekeren voor de schade die door het evenement dat hij

organiseert zou kunnen worden toegebracht aan de eigen materialen of toestellen of die van derden die hij daarbij gebruikt. Schade aan tentoongestelde werken is ten laste van de organisator, indien gewenst kan de organisator hiervoor een verzekering afsluiten.

7 Ontruiming

7.1 Onmiddellijk na de activiteit, de voorstelling of de laatste van een ononderbroken reeks voorstellingen moeten de kostuums, schermen, geluids- en lichtinstallaties en andere voorwerpen (onder andere afval), die niet tot het patrimonium van de Warande behoren, verwijderd worden. Indien deze voorwerpen (onder andere afval) niet tijdig verwijderd zijn, worden deze op kosten van de huurder weggevoerd. De Warande kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor achtergelaten materialen.

7.2 Buitengewone schoonmaak en/of herstel van beschadiging zullen aangerekend worden als bijkomende kost.

7.3 Forfaitaire kost voor het niet opgeruimd achterlaten van de scène, loges… aan 300 euro (excl. 21% BTW) of 363 euro (incl. 21% BTW) + eventueel kost afvoer materiaal/ schoonmaak aan 50 euro (excl. 21% BTW) of 60,50 euro (incl. 21% BTW).

7.4 Materiaal vooraf brengen of stockeren na de activiteit is niet mogelijk.

7.5 Alle activiteiten moeten ten laatste op het sluitingsuur van de Warande eindigen. Het sluitingsuur tijdens de week is 1 uur en in het weekend om 4 uur ’s nachts. (zie Schouwburg - Kuub, 2 Beschikbaarheid zaal i.f.v. opbouw en afbraak)

8 Verbodsbepalingen

8.1 Het is ten strengste verboden de ramen, deuren, muren, panelen, vloeren, enz. te nagelen, te beplakken en/of te beschilderen.

8.2 De huurder mag niet meer plaatsen bezetten dan bepaald door de Warande. De noodverlichting mag nooit uitgeschakeld of afgedekt worden. Omwille van de veiligheidsvoorschriften kan de directeur of zijn afgevaardigde de voorstelling stopzetten wanneer deze regels niet nageleefd worden.

8.3 De Warande is een rookvrij gebouw en volgt de relevante regelgeving over roken in horecazaken.

9 Publiciteit

Mits voorafgaande schriftelijke toestemming van de directeur of zijn afgevaardigde van de Warande is commerciële publiciteit op de site tijdens het evenement toegelaten.

Alle publiciteit ontworpen door de huurder dient duidelijk de naam van de inrichter of van de inrichtende vereniging, de gehuurde ruimte en de toegangsprijzen te vermelden. De naamsvermelding van de Warande dient correct te gebeuren namelijk

‘de Warande’.

10 Toegang ruimtes

De technische ruimtes, het podium, de artiestenfoyers en de artiestenloges zijn enkel toegankelijk voor personen die er om dienstredenen moeten zijn.

11 Apparatuur

Het gebruik van de apparatuur van de Schouwburg en de Kuub is verplicht. Medewerkers van de Warande bedienen de apparatuur. Uitzonderingen hierop dienen voorafgaandelijk besproken te worden met de directeur of zijn afgevaardigde. In de lokalen en de Luifelzaal is het toegestaan eigen apparatuur mee te brengen en te gebruiken of zelf de apparatuur van de Warande te bedienen. Als de inrichters opteren om

de Warande-apparatuur zelf te bedienen, moeten zij voor de activiteit kennis nemen van het gebruik van de apparatuur. Gevallen van overmacht – waardoor de apparatuur van de Warande niet bruikbaar is (o.a.

stroomonderbreking) – kunnen geen aanleiding geven tot schadevergoeding.

12 Horeca

Catering dient te worden afgenomen via de Warande en kan worden gereserveerd tot 7 dagen voor de activiteit.

In juli en augustus is er geen catering in de lokalen en zalen mogelijk. Afwijkingen hierop worden slechts uitzonderlijk toegestaan na voorafgaand overleg met

de horecaverantwoordelijke, ten laatste 14 dagen voor de activiteit.

13 Betwistingen

Onvoorziene gevallen moeten ter plaatse door de directeur of zijn afgevaardigde beoordeeld worden. Eventuele geschillen zullen in der minne geregeld worden. Als er geen oplossing wordt gevonden, zijn enkel de rechtbanken van het gerechtelijk

arrondissement Antwerpen, afdeling Turnhout bevoegd om in het geschil uitspraak te doen en dit volgens het Belgisch recht.

14 Foto’s

15.1 Men mag foto’s nemen op de Warandesite mits voorafgaandelijke schriftelijke aanvraag.

15.2 Bij niet-commerciële doeleinden (bv. huwelijksreportage, communiefoto’s) kan men enkel gebruik maken van de publieke ruimtes.

15.3 Bij commerciële doeleinden betaalt men bij gebruik van het hele gebouw 120 euro excl. 21% btw voor een halve dag, 200 euro excl. 21% btw voor een hele dag.

15.4 In de publiciteit dient men te vermelden: “Met medewerking van de Warande”.

15.5 De huurder is verantwoordelijk om de bezoekers in te lichten dat er eventueel foto’s kunnen genomen worden en ervoor te zorgen dat hij over correcte

toestemmingen van de bezoekers, die mee afgebeeld worden op de genomen foto’s, beschikt.

15 Bedrijfsarrangementen en grote congressen

Voor bedrijfsarrangementen en / of grote congressen gelden andere tarieven: deze zijn op aanvraag te verkrijgen.

16 Facilitair gebruik

Facilitair gebruik (d.w.z. geen publieksfunctie enkel organisatorisch gebruik van de infrastructuur vb. Artiestenkwartier): 600 euro excl. 21% btw.

17 Parking

Afspraken met Indigoparking zijn mogelijk. De huurder neemt rechtstreeks contact op met Indigo Parks

op het nummer 014 43 70 87 of via mail: parkings. xxxxxxxx.xx@xxxxx-xxxxxx.xxx. Parkeren gebeurt in de ondergrondse parking. De ruimte achter de Kuub en Schouwburg zijn enkel laad- en loszone.

SCHOUWBURG – KUUB

Een overzicht van onze zalen en lokalen met hun capaciteit vind je hier: xxxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xXxXXx0/xxxxxxx-xxxxx.

1 Tarieven

De tarieven voor de Schouwburg en Kuub bevatten:

- gebruik van de zaal met basis audiovisueel materiaal, licht en geluid

- ondersteuning door theatercrew

- schoonmaak

- bewaking en bij Schouwburg vestiairist

- energiekosten

- permanentieverantwoordelijke.

		podium				niet-podium				extra voorstelling op dezelfde dag
		werkdag	incl BTW	weekend- of feestdag	incl BTW	werkdag	incl BTW	weekend- of feestdag	incl BTW		incl BTW
Schouwburg	1	900	1089	1000	1210	000	000	000	968	250	302,50
	2	1100	1331	1300	1573	800	968	1000	1210	350	423,50
	3	0000	0000	0000	4235	2600	3146	2900	3509	1000	1210
Kuub	1	000	000	000	968	600	726	700	847	200	242
	2	900	1089	1100	1331	700	847	900	1089	300	363
	3	2100	2541	2400	2904	2100	2541	2400	2904	900	0000
Xxxxxxxxxx + Kuub	1	1500	1815	1700	2057	1500	1815	1700	2057	1500	1815
	2	1900	2299	2100	2541	1900	2299	2100	2541
	3	4000	4840	4500	0000	0000	0000	4500	5445

2 Beschikbaarheid zaal

i.f.v. opbouw en afbraak

De zaal kan gebruikt worden tussen 8 uur (openen laadpoort) en 23.59 uur.

Om middernacht moet de zaal leeg en opgeruimd zijn. Wil de huurder hiervan afwijken, dan kan dit enkel onder volgende voorwaarden

- schriftelijke toestemming van de directeur in overleg met hoofdtechnieker

- indien de huurder vóór 8 uur wil opbouwen, dan moet de huurder een extra dag zaalhuur betalen en wordt de dag voordien de opbouw gepland

- indien de zaal niet leeg en/of opgeruimd kan zijn om middernacht, dan moet de huurder de dag na de activiteit de zaal huren

- indien pas laattijdig geweten is dat de zaal tot na middernacht wordt gebruikt en er geen

mogelijkheid meer is om de dag na de activiteit de zaal te blokkeren, kan dit enkel na na overleg met de hoofdtechnieker en schriftelijke toestemming van de directeur én wordt bovendien een extra dag huur aangerekend.

3 Aantal techniekers

3.1 In de zaalhuur zijn voor de Schouwburg max. 3 techniekers inbegrepen en voor de Kuub max. 2 techniekers.

3.2 Het aantal techniekers dat nodig is voor een activiteit, wordt in onderling overleg bepaald met de hoofdtechnieker/voorstellingsverantwoordelijke

3.3 Indien meer techniekers nodig zijn dan standaard inbegrepen, dan huurt de Warande een extra technieker in aan de dagprijs en wordt dit doorgerekend.

3.4 Indien de huurder specifieke expertise wil inhuren (rigging, video, laser, geluidsopname) dan is de huurkost voor rekening van de huurder.

3.5 De huurder moet minimum 1 maand voorafgaand aan de activiteit een werkschema bezorgen aan de hoofdtechnieker/voorstellingsverantwoordelijke.

3.6 Voor reeksen (minimaal 4), kan – na afspraak met de directie of zijn afgevaardigde) afgeweken worden van deze prijzen. Raadpleeg hiervoor de dienst verhuur.

4 Bijkomende kosten

4.1 De Warande voorziet een bassisset geluid, licht en video. Deze is opvraagbaar bij de hoofdtechnieker/ voorstellingsverantwoordelijke.

4.2 Indien materiaal gehuurd moet worden door de Warande, wordt de factuur rechtstreeks naar de huurder gestuurd.

4.3 Indien de huurder zelf materiaal wil huren, voorziet de huurder een technieker hiervoor.

4.4 Huur bewegend licht spot = 50 euro (excl. 21% BTW) of 60,50 euro (incl. 21% BTW) per stuk

14 stuks beschikbaar.**

4.5 Huur bewegend licht Wash = 25 euro (excl. 21% BTW) of 30,25 euro (incl. 21% BTW) per stuk.

24 stuks beschikbaar.**

4.6 Vleugelpiano kan voorzien worden tegen huurprijs 250 euro (excl. 21% BTW) of 302,50 euro (incl. 21% BTW). De piano is gestemd.

4.7 Huurders kunnen keyboard meebrengen of piano huren (eventueel via de Warande aan kostprijs)

4.8 Huur van extra lokalen.

4.9 Een overzicht van het beschikbare materiaal raadplegen op xxx.xxxxxxx.xx

4.10 Forfait gebruik WC’s bij staande evenementen: 50 euro (excl. 21% BTW) of 60,50 euro (incl. 21% BTW)

4.11 Huur beamer Schouwburg: 100 euro (excl. 21% BTW) of 121 euro (incl. 21% BTW)****

** facultatief

5 Repetities

Deze kunnen plaatsvinden onder de volgende voorwaarden

- enkel ter voorbereiding van een activiteit in de Warande

- enkel na overleg met de directeur

- ondergeschikt aan de eigen programmering van de Warande. De Warande kan tot 2 maanden voor de repetitiedag een repetitie herroepen.

- materiële onkosten kunnen wel aangerekend worden

- geen publieke toegang

- zonder technische ondersteuning. Indien toch technische ondersteuning gevraagd wordt, wordt het tarief van een dag zaalhuur aangerekend

6 Toegangstickets

Voor vertoningen en evenementen in de Schouwburg en de Kuub wordt het ticketsysteem van de Warande gebruikt. Uitzonderingen hierop zijn enkel mogelijk na uitdrukkelijke toelating van de Warande.

7 Vestiaire en bewaking

7.1 Bij activiteiten in de Schouwburg gebeurt de vestiairedienst door vestiairepersoneel van de Warande. Dit personeel is een uur voor de voorstelling aanwezig tot een half uur na de voorstelling.

De bewaking tijdens de ganse tussenliggende periode, alsook de verantwoordelijkheid berust bij het

vestiairepersoneel. Indien het vestiairepersoneel buiten de aangegeven termijn aanwezig moet zijn, wordt dit op maat onderhandeld en aangerekend.

7.2 In de Kuub bevindt de vestiaire zich in de kelderverdieping in lockers en werkt met een muntslot met teruggave van munten.

7.3 Bij activiteiten in de Schouwburg en in de Kuub zorgt de Warande voor maximaal 2 bewakers.

LUIFELZAAL

Een overzicht van onze zalen en lokalen met hun capaciteit vind je hier: xxxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xXxXXx0/xxxxxxx-xxxxx.

1 Algemeen

1.1 De tentoonstellingsruimte die verhuurd wordt, is de ruimte die zich bevindt op de eerste verdieping. De zogenaamde Luifelzaal wordt in principe enkel voor tentoonstellingsdoeleinden verhuurd en deze aanvragen krijgen voorrang.

De Luifelzaal kan evenwel ook voor andere artistieke of commerciële doeleinden gehuurd worden. Alle activiteiten worden steeds voorgelegd aan de betrokken stafmedewerker.

1.2 Aanvragen voor de Luifelzaal worden ten vroegste een jaar voor de start van de tentoonstelling toegewezen. Voor de Luifelzaal moet de aanvraag gericht worden aan de dienst tentoonstellingen (xxxxx@xxxxxxx.xx). Aanvragen voor het jaar daarop, kunnen enkel in geval van een uitzonderlijke activiteit van grote omvang behandeld worden door de directeur in samenspraak met de stafmedewerkers van de Warande.

1.3 De huurder wordt voor de opbouw en afbraak van de tentoonstelling bijgestaan door een technieker van de dienst tentoonstellingen van de Warande.

Deze technieker kan hiervoor maximum 2 dagen (max. 8 uur / dag) ingezet worden voor de opbouw en maximum 1 dag (max. 8 uur) voor de afbraak. De plannen voor de opbouw moeten ten laatste 2 weken voor aanvang van de opbouw voorgelegd worden aan deze dienst zodat de werklast ingeschat kan worden. Indien deze werklast de capaciteit van deze ene technieker overschrijdt, moeten de plannen aangepast worden ofwel worden de bijkomende

werkuren aangerekend. De huurder wordt hiervan tijdig verwittigd en past de plannen aan of gaat akkoord met de betaling van bijkomende werkuren.

Extra inzetten van tentoonstellingstechnici wordt op maat onderhandeld en aangerekend.

1.4 De Luifelzaal kan niet volledig worden afgesloten. De huurder is verantwoordelijk voor de bewaking van de tentoonstelling. Indien gewenst zal de huurder zelf permanentie voorzien tijdens de duur van de tentoonstelling. Bewegwijzering naar de Luifelzaal

wordt door de dienst tentoonstellingen van de Warande uitgevoerd in overleg met de huurder. De huurder mag geen eigen bewegwijzering aanbrengen.

De tentoongestelde werken worden niet via de Warande verzekerd. Indien de organisator een “van nagel tot nagel” verzekering wenst, dient de organisator hier

zelf voor te zorgen. De Warande kan niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele schade aan of diefstal van de tentoongestelde werken.

1.5 De huurder van de Luifelzaal spreekt uiterlijk 2 maanden voorafgaand aan de start van de

tentoonstelling de openingsuren af met de dienst tentoonstellingen.

1.6 Het gebruik van de Luifelzaal bevat de ruimte met verplaatsbare muren. Ophangmaterialen, sokkels, spots, legkasten en wissellijsten worden ter beschikking gesteld voor zover zij op dat moment beschikbaar zijn. De Warande kan niet garanderen dat deze materialen ten allen tijde voldoende beschikbaar zijn. De verplaatsbare muren moeten steeds in de zaal blijven.

1.7 De huurder maakt ten laatste 2 weken voor de opening van de tentoonstelling de nodige afspraken met betrekking tot gewenste materialen die gehuurd kunnen worden zoals spreekgestoelte, sokkels, microfoon, beamer… Ontleende materialen die niet of beschadigd worden ingeleverd, worden gefactureerd aan de gebruiker. In dat geval zal een bijkomende schadevergoeding worden gefactureerd voor de prijs van een nieuw exemplaar.

1.8 Indien de huurder geniet van het tarief cat. 1 is het verboden prijzen van de tentoongestelde werken te vermelden. Bij overtreding wordt het tarief cat. 3 aangerekend.

2 Tarieven

		12 dagen	incl BTW	19 dagen	incl BTW	extra dag	incl BTW
Luifelzaal	1	360	435,60	540	653,40	30	36,30
	2	450	544,50	630	762,30	40	48,40
	3	1200	1452	1800	2178	100	121

LOKALEN

Een overzicht van onze zalen en lokalen met hun capaciteit vind je hier: xxxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xXxXXx0/xxxxxxx-xxxxx.

1 Algemeen

De Warande stelt volgende lokalen ter beschikking voor verhuur.

- klein lokaal: D, E

- middelgroot lokaal: A, B, C

- groot lokaal: Terraszaal, Tuinzaal

2 Tarieven

Bij een complexe technische opstelling gelden extra tarieven.

De huurprijzen worden toegepast per periode. Wanneer men voor 2 opeenvolgende periodes huurt voor één doorlopende activiteit (congressen, studiedagen…) betaalt men voor 1,5 dagdeel.

Dagdelen:

8 - 12.30 uur of 13 – 18 uur of 18.30 - 23.30 uur

		1 dagdeel	incl BTW	2 dagdelen	incl BTW
Tuinzaal	1	80	96,80	120	145,20
	2	120	145,20	180	217,80
	3	240	290,40	360	435,60
Terraszaal	1	40	48,40	60	72,60
	2	60	72,60	90	108,90
	3	120	145,20	180	217,80
Lokalen A-C	1	25	30,25	38	45,38
	2	35	42,35	53	63,53
	3	72	87,12	108	130,68
Lokalen D-E	1	0	0	0	0
	2	0	0	0	0
	3	48	58,08	72	87,12
Hal	1	30	36,30	45	54,45
	2	45	54,45	68	81,68
	3	90	108,90	135	163,35