ALGEMENE VOORWAARDEN TENTOO PARTNERS
ALGEMENE VOORWAARDEN TENTOO PARTNERS
Artikel 1 Toepassingsgebied
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op contracten gesloten door de vzw Tentoo Partners, met maatschappelijke zetel te 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxxxxxx 00 en ondernemingsnummer 875 199 524. De algemene voorwaarden zijn toepasselijk voor zover daar niet expliciet wordt van afgeweken in de aansluitingsovereenkomst en maken samen met de statuten deel uit van de overeenkomst die tussen de aangeslotene en de vzw Tentoo Partners werd gesloten op de wijze zoals hieronder uiteengezet.
Artikel 2 Voorwerp overeenkomst
De klant verleent Tentoo Partners de toelating om op te treden als dienstverrichter, waarbij Tentoo de klant helpt met diens sociale en fiscale personeelsadministratie.
De klant verleent Tentoo Partners de toelating in zijn naam en voor zijn rekening alle administratieve formaliteiten te vervullen in verband met sociale en fiscale aangelegenheden met betrekking tot het tewerkstellen van personeel ten overstaan van de openbare of privé administraties, alsook van derden. Tentoo Partners treedt op in naam en voor rekening van de aangeslotene, aan wie hij hiertoe de nodige informatie en bijstand verleent.
Voor eventueel teveel aan de RSZ berekende socialezekerheidsbijdragen kan Tentoo Partners slechts worden aangesproken gedurende dezelfde termijn als de verjaringstermijn van de vordering tot terugbetaling van deze socialezekerheidsbijdragen. Na het verstrijken van deze termijn kan Tentoo Partners voor de teveel berekende socialezekerheidsbijdragen onder geen beding nog aansprakelijk worden gesteld.
Artikel 3 Volmachten
Met het oog op het vervullen van de in artikel 2 bedoelde formaliteiten ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid en de Administratie der Directe Belastingen verleent de aangeslotene aan Tentoo Partners de daartoe benodigde volmachten. Een kopie van deze volmachten maakt integrerend deel uit van de algemene voorwaarden en de aansluitingsovereenkomst.
De aangeslotene geeft tevens volmacht aan Tentoo Partners om hem te vertegenwoordigen ten overstaan van andere openbare of privé-organismen, met uitsluiting van sectoriele fondsen die de bijdragen rechtstreeks innen.
In overeenstemming met artikel 31quater van de Wet van 29 juni 1981 houdende de algemene beginselen van de sociale zekerheid voor werknemers regelt deze overeenkomst (1) de inhoud en (2) de draagwijdte in de tijd van het mandaat betreffende de formaliteiten inzake sociale zekerheid waartoe de Werkgever gehouden is ten aanzien van de instellingen van sociale zekerheid:
1) De klant geeft Tentoo partners mandaat in het kader van de verplichtingen inzake sociale zekerheid (zoals Dimona, DMFA, e-ASR) conform afspraken tussen partijen
2) Tentoo partners verbindt zich ertoe om, na afloop van deze overeenkomst, voor de kwartalen en voor de verplichtingen van de sociale zekerheid die onder haar mandaat vielen nog effectief de nodige technische transacties te verrichten. Dit is niet van toepassing indien de klant met een andere mandataris afspreekt dat deze mandataris effectief de nodige technische transacties zal verrichten voor de kwartalen en voor de verplichtingen van sociale zekerheid ie onder het mandaat van Tentoo Partners vielen.
Deze principes worden vinden ook toepassing op de verplichtingen inzake de sociale documenten alsook de technische aangiftes in het kader van de fiscale verplichtingen verbonden aan de loonberekening.
Artikel 4 Verplichtingen van de klant
De aangeslotene verbindt er zich toe de verplichtingen vervat in de algemene voorwaarden en de aansluitingsovereenkomst na te leven en in het bijzonder de in de aansluitingsovereenkomst onder artikel 3 bepaalde bedragen binnen de door Tentoo Partners gestelde termijn te betalen. Bij gebrek aan betaling binnen de vooropgestelde termijn zullen van rechtswege verwijlintresten worden aangerekend van 12 % berekend op het achterstallige bedrag en BTW, met een minimumbedrag van €100. Wanneer de klant de facturen niet betaalt, heeft Tentoo Partners het recht, na schriftelijke verwittiging, alle verdere werkzaamheden voor de klant te schorsen tot op de 14e dag volgend op de betaling van de openstaande vervallen facturen. Bij herhaling van niet-betaling kan Tentoo Partners van rechtswege en zonder aanmaning de overeenkomst verbreken lastens de klant. Tentoo Partners zal de klant schriftelijk de datum meedelen met ingang waarvan deze overeenkomst als ontbonden wordt beschouwd. In dat geval zal geen verbrekingsvergoeding verschuldigd zijn door de éénzijdige beëindiging zonder opzeggingstermijn door Tentoo Partners. Alle gevolgen verbonden aan schorsing of schrapping van de klant op grond van de bepalingen in dit artikel zijn ten laste van de klant en vallen onder zijn verantwoordelijkheid. Tijdens de schorsing blijven de beheerskosten verschuldigd.
Het geven van inlichtingen
De aangeslotene verbindt zich ertoe aan Tentoo Partners de nodige inlichtingen tijdig en correct te verschaffen op documenten, elektronische dragers of op eender welke wijze die door deze laatste aanvaard worden. De verantwoordelijkheid voor de volledigheid, juistheid en tijdige mededeling van deze inlichtingen berust uitsluitend bij de klant.
In geval van elektronische dimona aangifte via Tentoo zal de klant de aangifte van een nieuwe tewerkstelling minstens 3 dagen voor de aanvang van de tewerkstelling aangeven aan Tentoo partners, bij gebreke waarvan de mededeling als laattijdig beschouwd wordt. Tentoo is er niet toe gehouden controle uit te oefenen op de inhoud, de volledigheid en de juistheid van de gegevens die de klant aan hem verstrekt. Foutieve, onvolledige of laattijdige verstrekte gegevens van de klant die aanleiding geven tot het vaststellen van een inbreuk op de wetgeving, maken een persoonlijke fout uit van de klant. Tentoo neemt ten overstaan van de officiële organismen, van derden of van de werknemers van de klant, geen enkele verantwoordelijkheid op zich over de juistheid van de inlichtingen die hem door de klant worden verstrekt.
De loonberekening
Om de inlichtingen waarvan sprake in deze overeenkomst aan Tentoo Partners te verstrekken, zal de klant uitsluitend gebruik maken van de documenten, elektronische dragers of op eender welke wijze die Tentoo Partners daartoe ter beschikking stelt. Deze inlichtingen moeten Tentoo Partners in staat stellen de loonberekeningen door te voeren. Ze worden verstrekt onder een vorm en binnen een termijn die door beide partijen is overeengekomen.
Na elke loonberekening ontvangt de klant van Tentoo Partners de resultaten van deze berekening onder de vorm van gestandaardiseerde loonstaten. Dit document geeft per werknemer een overzicht van de loonberekeningen per betalingsperiode. De gegevens die door Tentoo partners verwerkt zijn, worden geacht op onherroepelijke wijze overeen te stemmen met de gegevens die door de aangeslotene werden overgemaakt, tenzij anders vermeld door de aangeslotene binnen de vijf dagen vanaf de dag volgend op de verwerking door Tentoo Partners.
Bij afwezigheid van enige reactie binnen deze periode, wordt het akkoord van de klant met deze loonstaten op onweerlegbare wijze vermoed. Dit vermoeden geldt zowel ten overstaan van
Tentoo als ten aanzien van derden zoals de inspectiediensten van de overheid, de werknemers van de klant enz.
Enkel de verbeteringen die door de aangeslotenen binnen de vijf dagen gemeld worden, zullen uitgevoerd worden zonder aanrekening van bijkomende kosten.
Betalen van de beheers- en dossierkosten
De klant verbindt er zich toe de beheers- en dossierkosten en de overeengekomen prijzen te betalen zoals opgenomen in de financiële voorwaarden van de aansluitingsovereenkomst.
Dossierkosten worden eenmalig aangerekend bij de aansluiting, de beheerskosten vormen een vergoeding voor de activiteiten die Tentoo Partners volgens deze overeenkomst verricht voor de klant. Tenzij anders bepaald vormen de beheerskosten een vast bedrag per werknemer.
Bepaalde wijzigingen in de wettelijke reglementering kunnen het voorwerp uitmaken van een aanvullende overeenkomst tussen de klant en Tentoo Partners en kunnen aanleiding geven tot een wijziging van de beheerskosten en de overeengekomen prijzen. De beheerskosten en de overeengekomen prijzen evolueren mee met de werkingskost. Hun verhoging zal echter, op jaarbasis, de aanpassing aan het indexcijfer van de consumptieprijzen +1% niet overschrijden.
Op de beheerskosten en de overeengekomen prijzen is BTW verschuldigd. Zij worden betaald met een bankvolmacht, tenzij anders is bepaald. Opdrachten die betrekking hebben op werkzaamheden over voorgaande, afgesloten periodes worden steeds afzonderlijk aangerekend.
Artikel 5 Verplichtingen van Tentoo Partners
Tentoo Partners verbindt er zich toe zijn verplichtingen, zoals bepaald bij onderhavig contract na te leven. Tentoo Partners kan er zich toe verbinden nieuwe formaliteiten te vervullen die voortvloeien uit de evolutie van wetten en besluiten inzake sociale en fiscale aangelegenheden.
Uitvoeren van de loonberekening
Tentoo Partners rekent de opgegeven brutolonen van de werknemers om naar nettolonen in opdracht van de klant. Voor de vaststelling van het brutoloon dat in aanmerking moet worden genomen bij de loonberekening kan Tentoo Partners zich niet in de plaats stellen van de klant.
De betalingen van de nettolonen gebeuren door de klant op basis van een door Tentoo partners aangeleverd bankbestand. Voor de aanlevering van dit bankbestand bereidt Tentoo een loonafrekening voor die aan de klant bezorgd wordt.
Tentoo Partners is niet verantwoordelijk indien de uiteindelijke loonberekening door toedoen van de klant slechts effectief kunnen uitgevoerd worden buiten de periode voorzien in het arbeidsreglement van de klant of in de wettelijke bepalingen ter zake. De betaling van lonen op basis van de loonberekening van Tentoo Partners, beogen niet de wettelijke verplichtingen van de klant op dit vlak uit te doven. Voor elke vordering van derden blijft de klant als werkgever volledig aansprakelijk. De klant vrijwaart Tentoo partners voor elke vordering die tegen Tentoo Partners zou worden ingesteld op dit vlak.
Bijkomende dienstverlening
Op vraag van de klant bezorgt Tentoo Partners de klant schriftelijke informatie over de loonbarema’s en de minimumlonen die bepaald worden bij collectieve arbeidsovereenkomst in de paritaire comités voor zover Tentoo Partners in het bezit is van deze informatie. De klant is echter zelf verantwoordelijk voor de vaststelling en de opvolging van het brutoloon zoals onder meer indexaties en baremaverhogingen.
Tentoo Partners adviseert eveneens de klant over het paritair comité waaronder deze laatste zou kunnen ressorteren, dit aan de hand van de hoofdactiviteiten die de klant verricht en meedeelt aan Tentoo Partners. Het advies is louter indicatief, Tentoo partners kan niet worden
aangesproken voor de gevolgen van de beslissing van de overheid om een ander paritair comité bevoegd te verklaren voor de klant.
Op verzoek van de klant kan Tentoo Partners advies en hulp verlenen bij het opmaken en uitreiken van individuele arbeidsovereenkomsten, arbeidsreglementen of andere sociale documenten. Tentoo Partners bezorgt deze documenten aan de klant, die deze zelf verspreidt. Het opstellen van dergelijke documenten door Tentoo Partners beoogt niet de wettelijke verplichtingen van de klant op dit vlak uit te doven.
De aangeslotene kan, op eenvoudige aanvraag, bij Tentoo partners juridisch advies inwinnen over sociaalrechtelijke en arbeidsrechtelijke materies. Zoals onder meer afdrukken van wetteksten en CAO’s uit de juridische databank van Tentoo Partners.
De bijkomende dienstverlening wordt afzonderlijke aangerekend. Tentoo Partners kan niet worden aangesproken voor het feit dat deze informatie niet volledig zou zijn of interpretaties weergeeft die achteraf niet bevestigd worden door de rechtspraak.
Artikel 6 Aansprakelijkheid
Voor de uitvoering van zijn verplichtingen als gevolmachtigde en voor zover Tentoo Partners exclusiviteit heeft, wordt Tentoo Partners geacht een inspanningsverbintenis te hebben aangegaan. Tentoo Partners is bijgevolg aansprakelijk indien wordt aangetoond dat het zijn verbintenissen niet is nagekomen ingevolge en foutieve handelwijze. In dat geval kan de klant de door hem opgelopen en bewezen schade op Tentoo Partners verhalen. De schadevergoeding blijft beperkt tot hetgeen onmiddellijk en rechtstreeks het gevolg is van de foutieve handelwijze van Tentoo Partners. De klant kan geen aanspraak maken op vergoeding van andere schade die zou volgen uit de foutieve handelwijze van Tentoo Partners, zoals financiële verliezen aan interesten of beleggingen of verhoopte winsten, gevolgen van een staking, verhoging van de algemene kosten enz. Indien mogelijk zal Tentoo Partners de fout op eigen kosten herstellen. De klant zal in dat geval geen aanspraak kunnen maken op een schadevergoeding. De maximale aansprakelijkheid van Tentoo Partners krachtens deze overeenkomst zal in ieder geval niet hoger zijn dan het totaal van de beheerskosten die door de aangeslotene verschuldigd waren gedurende de 12 maanden voorafgaand aan het schadefeit. Indien de klant van zijn eventueel recht op schadevergoeding gebruik wil maken, dient hij dit binnen de zes maanden na het zich voordoen van de vermeende fout van Tentoo Partners bij aangetekend schrijven aan deze laatste te melden. Dit op straffe van verval van dit recht. Tentoo Partners is bevrijd van zijn verbintenissen in geval van overmacht. Als gevallen van overmacht worden steeds beschouwd: brand, technische stoornissen, computeruitval en alle andere situaties die de werkzaamheden van Tentoo Partners ernstig bemoeilijken.
Tentoo partners kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade die rechtstreeks of onrechtstreeks zou voortvloeien uit een gebrekkige werking van de uitrusting van de klant of van telecommunicatie van derden, of voor een onderbreking van de dienst van Tentoo Partners om redenen buiten de wil van Tentoo Partners om.
Tentoo Partners kan niet verantwoordelijk worden gesteld indien de aangeslotene nalaat aan Tentoo Partners de nodige inlichtingen te verstrekken of onjuiste inlichtingen verstrekt. Tentoo Partners kan evenmin verantwoordelijk gesteld worden indien de aangeslotene nalaat de nodige fondsen bestemd voor openbare of privé-organismen aan Tentoo Partners over te maken of in gebreke blijft dit binnen de gestelde termijn te doen.
Onder voorbehoud van gebeurlijk verhaal tegen Tentoo Partners wegens een administratieve fout of een vergissing in het beheer blijft de aangeslotene verantwoordelijk tegenover de openbare of privé-organismen, de werknemers en elke derde voor de verplichtingen die Tentoo Partners in naam van de aangeslotene heeft vervuld.
De aangeslotene kan op eigen verantwoordelijkheid Tentoo Partners met een geschreven formele opdracht de toestemming geven om automatisch de conventionele en wettelijke
loonaanpassingen uit te voeren aan de hand van de door haar gekende gegevens en inlichtingen. Het intrekken van een dergelijk gegeven opdracht dient schriftelijk te gebeuren.
Tentoo Partners draagt geen enkele verantwoordelijkheid bij de bepaling van het paritair comité dat bevoegd is voor de activiteit van de aangeslotene, noch voor de toepassing van elk type van collectieve en individuele arbeidsovereenkomst, in het bijzonder betreffende de indexaanpassing van de lonen en de vaststelling van de bezoldigingen.
Artikel 7 Vertrouwelijkheid van de gegevens / Bescherming privacy
Tentoo Partners verbindt er zich toe alle gegevens die hem in uitvoering van deze overeenkomst worden verstrekt door de klant, strikt vertrouwelijk te behandelen. Tentoo Partners zorgt voor de nodige beveiliging om de vertrouwelijkheid van de gegevens te verzekeren.
De klant waakt over de juistheid en het pertinente karakter van de persoonsgegevens overgemaakt aan Tentoo Partners, alsook over hun overeenstemming met de heersende reglementering. De aansprakelijkheid van Tentoo Partners is beperkt tot de toepassing van de hierna vermelde regels.
Tentoo partners waakt erover dat, voor wat personen handelend onder haar gezag betreft, de toegang tot de gegevens en de mogelijkheden tot verwerking beperkt zijn tot wat de personen voor de uitvoering van hun functies nodig hebben of tot wat voor de behoeften van de dienst noodzakelijk blijkt. Deze personen worden door Tentoo Partners in kennis gesteld van de Privacywetgeving en de Europese GDPR-verordening. Tentoo Partners waakt erover dat deze zelfde personen deze gegevens uitsluitend op instructie van de klant kunnen verwerken, behoudens in geval van verplichting opgelegd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of eender welke normatieve regel.
Tentoo Partners zal de gepaste technische en organisatorische maatregelen treffen om niet-toegelaten verwerkingen van de behandelde persoonsgegevens te voorkomen. Zowel Tentoo Partners als de klant duiden elk voor zich één of meer contactpersonen aan. Het opvragen en/of verstrekken van gegevens kan enkel via deze persoon gebeuren.
De klant wordt aangeraden zijn werknemers te informeren van het feit dat hun gegevens worden verwerkt met het oog op de loonadministratie en het personeelsbeheer. Ook in geval van derdenbeslag, loonoverdracht of een rechtmatig bevel van de overheid kunnen de gegevens worden aangewend voor doeleinden die niet in deze overeenkomst zijn opgenomen.
De klant kan ten allen tijde bij gewone brief of via elektronische weg de betrokken klantenbeheerder verzoeken de persoonlijke gegevens die aan Tentoo Partners medegedeeld werden te raadplegen, te verbeteren of te verwijderen.
Artikel 8 Duur en einde van het contract
Onderhavige overeenkomst treedt in werking op de datum bepaald in de aansluitingsovereenkomst en is afgesloten voor onbepaalde duur met een minimum termijn zoals voorzien in de aansluitingsovereenkomst.
Het zal vervolgens telkens stilzwijgend voor de duur van één kalenderjaar worden verlengd, behoudens opzegging door één van de partijen bij een ter post aangetekende brief, die uiterlijk op 31 september moet verzonden worden. De opzegging heeft ten vroegste uitwerking op 31 december van het jaar waarin de opzegging werd betekend aan de andere partij.
Na 31 december van het jaar waarin werd opgezegd, kan Tentoo Partners enkel nog werkzaamheden uitvoeren die betrekking hebben op het vorige jaar en die tot doel hebben deze periode af te sluiten, op voorwaarde dat de klant aan Tentoo Partners de nodige gegevens hiertoe verstrekt binnen de eerste 14 dagen van januari.
Er is ontbinding van de overeenkomst wanneer partijen de clausules van onderhavige overeenkomst niet nakomen. In hoofde van de aangeslotene kan de ontbinding in het bijzonder vastgesteld worden indien deze:
a) Nalaat binnen de overeengekomen termijn de nodige inlichtingen of documenten te verschaffen. In dit geval zal de overeenkomst ontbonden zijn 10 dagen na ingebrekestelling bij aangetekend schrijven.
b) De voorwaarden van de opzegging niet respecteert.
c) Een einde stelt aan de overeenkomst voor de overeengekomen termijn.
d) Nalaat de in artikel 3 van de aansluitingsovereenkomst bepaalde bedragen te volstorten. Bij gebrek aan volledige volstorting van de verschuldigde bedragen binnen de 10 dagen na ingebrekestelling bij aangetekend schrijven kan de overeenkomst worden ontbonden.
In geval zal Tentoo partners de klant hiervan via aangetekend schrijven in kennis stellen.
De overeenkomst neemt automatisch een einde door het overlijden, het kennelijk onvermogen, de ontbinding of het faillissement van de klant. Bij kennelijk onvermogen of faillissement eindigt het contract van rechtswege op het ogenblik dat de betalingen aan Tentoo Partners gestaakt worden.
In geval van vroegtijdige eenzijdige beëindiging of van eenzijdige beëindiging zonder inachtneming van de opzeggingstermijn van drie maanden, zal de partij die aldus de overeenkomst beëindigt aan de andere partij een forfaitaire vergoeding verschuldigd zijn gelijk aan de helft van de beheerskosten die normaal zouden verschuldigd geweest zijn voor het resterende gedeelte van de looptijd van deze overeenkomst, met een minimum van zes maanden beheerskosten.
Bij ontbinding van het contract zoals voorzien onder d. komen partijen contractueel overeen om de onbetaald gebleven bedragen te verhogen met 10%, onverminderd alle eventuele bijkomende schadeloosstellingen.
Tentoo Partners kan de bepalingen van deze overeenkomst eenzijdig wijzigen. De klant wordt hiervan dadelijk schriftelijk op de hoogte gebracht. Na ontvangst van dit schrijven beschikt hij over een termijn van dertig dagen om bij aangetekende brief de overeenkomst op te zeggen. De overeenkomst eindigt dan op 31 december van het lopende jaar.
Artikel 9 Geschillenregeling
Deze overeenkomst zal ter goeder trouw door beide partijen worden nageleefd. Alle geschillen in verband met de uitvoering van deze overeenkomst zullen door partijen in minnelijk overleg worden beslecht. Indien zij niet tot een akkoord komen, is uitsluitend de rechtbank van Antwerpen bevoegd, zelfs bij vordering in tussenkomst en vrijwaring en bij verschillende verweerders. Het Belgische recht is van toepassing.
Artikel 10 Verklaring van de aangeslotene
De aangeslotene verklaart kennis te hebben genomen van de statuten, de algemene voorwaarden en de bijzondere voorwaarden in de aansluitingsovereenkomst. Door ondertekening van de algemene voorwaarden en de aansluitingsovereenkomst aanvaardt de aangeslotene zonder voorbehoud de statuten van Tentoo Partners, waarvan hij op zijn verzoek een exemplaar zal ontvangen.
Voor de aangeslotene, Voor Tentoo Partners,
VERTEGENWOORDIGER KLANT Xxxxx Xx Xxxx
FUNCTIE Algemeen Directeur