Ondergetekenden: DEFINITIEF 19-04-2018
Ondergetekenden: DEFINITIEF 19-04-2018
1. de gemeente Wijchen, hierbij vertegenwoordigd door de heer Jaap te Boekhorst, manager, Sociale leefomgeving, ter uitvoering van het raadsbesluit van xx mei 2018, hierna te noe- men “de gemeente” ;
en
2. Stichting De Groene Grasvelden, gevestigd te Wijchen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 41261605, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx X. Xxxxxxxx (voorzitter) en de xxxx X. Xxxxxx (penningmeester), hierna te noemen: “de stichting”;
hierna gezamenlijk te noemen: “partijen”
overwegende dat:
a. gemeente het onderhoud van de sportparken in handen legt van de stichting;
b. gemeente de stichting subsidie verleent tot een aandeel van 56,5% in de onderhoudskos- ten. Dit percentage zal vanaf van 2018 gedurende vier jaar lang ongewijzigd blijven;
c. stichting onderhoudstaken uitvoert voor de sportverenigingen;
d. sportverenigingen deelnemen aan het Renovatieplan Sportaccommodaties1;
e. sportverenigingen een overeenkomst met de stichting hebben voor de uitvoering van het onderhoud op hun sportparken.
komen overeen:
1. Inhoud
a. De stichting onderhoudt 9 sportparken van sportverenigingen, die voldoen aan sub d en e onder “overwegingen”.
b. De gemeente verleent volgens de Algemene subsidieverordening Wijchen 2018 en de Sub- sidieregeling Wijchen 2018 aan de stichting jaarlijks een budgetsubsidie voor de taken, die de stichting uitvoert en waarvoor zij verantwoordelijkheid neemt. De berekening van de kosten voor 2018 is als bijlage 1 toegevoegd.
c. De Stichting Sportaccommodaties Wijchen koopt ook onderhoud in bij de stichting in ver- band met het “Gelegenheid geven tot sportbeoefening”. Deze inkoop van diensten is geen onderdeel van deze overeenkomst.
d. De in lid 1b genoemde budgetsubsidie is afhankelijk van het aantal velden die de stichting in onderhoud genomen heeft.
e. Zonder beschikking tot verlening van budgetsubsidie volgens artikel 1b is deze overeen- komst niet geldig. De overeenkomst is onlosmakelijk verbonden met de beschikking.
2. Definities
We verstaan in deze overeenkomst onder onderstaande begrippen het volgende:
a. Onderhoud van een sportpark: Al het noodzakelijke normaal en groot onderhoud van de sportvelden en het onderhoud van de afschermende beplanting op het sportpark, inclusief groot en klein onderhoud van de sportparkafrastering. Een veldrenovatie valt niet onder “onderhoud”.
b. Onderhoudsniveau: De omvang en/of intensiteit van het onderhoud zodanig dat de volgen- de typen sportvelden voor minimaal het aantal genoemde uren op jaarbasis gebruikt kun- nen worden:
a. Voetbal natuurgrasveld wedstrijdveld 250 uren / trainingsveld 450 uren;
b. Korfbal natuurgrasveld wedstrijd- / trainingsveld 450 uren;
c. Voetbal kunstgrasveld 800 uren;
d. Voetbal hybridegrasveld 600 uren;
e. Hockey zand ingestrooid veld 800 uren;
f. Hockey semi waterveld 800 uren.
c. Sportpark: Sportveld(en) plus omliggend terrein, inclusief de terreinafbakening, paden en
1 Zie raadsbesluit van 6 december 2012, nummer 12-IZ-132c.
aangebrachte voorzieningen. De stichting is in het bezit van kaarten van de sportparken, gedateerd 18 januari 2018.
d. RSA: Renovatieplan Sportaccommodaties Wijchen.
e. Renovatie: Het vernieuwen van een natuurgrasmat, hybride grasmat, kunstgrasmat, atle- tiek- of crossbaan, inclusief de bijbehorende werkzaamheden volgens het RSA.
f. Schouw: Jaarlijkse inspectie van een sportpark door Sweco in opdracht van de gemeente.
g. Veldeenheid: De omvang van een sportveld die gelijk is aan de oppervlakte van één voet- balveld.
3. Duur, verlenging en opzegging
a. Partijen sluiten de overeenkomst voor de duur van vier jaren. De overeenkomst loopt van 1 januari 2018 tot en met 31 december 2021. Partijen verlengen de overeenkomst na afloop telkens stilzwijgend met één jaar.
b. Voor het beëindigen van de overeenkomst via een aangetekende brief geldt artikel 10 en een opzegtermijn van zes maanden.
4. Budgetsubsidie
a. De gemeente verstrekt de stichting voor de activiteiten genoemd in artikel 1 en 5 een bud- getsubsidie volgens artikel 5 uit de Subsidieregeling Wijchen 2018.
b. Voor de periode van 1 januari 2018 tot en met 31 december 2021 bestaat het budget op jaarbasis uit de volgende componenten voor de vier sportparken: Woezik, De Eik, De Hop- penhof en Schaarweide:
1. Basisbedrag | € 74.883 |
2. Managementbijdrage voor externe adviseur | € 12.369 |
3. Bestuurskosten | € 2.689 |
4. Bijdrage BTW-administratie door boekhouder | € 2.689 |
Totaal 2018: | € 92.630 (afgerond) |
c. Dit budget is een netto door de stichting te ontvangen bedrag. Dus inclusief btw.
d. De gemeente zal het budget jaarlijks indexeren volgens het CPI van het CBS2.
e. De gemeente betaalt de stichting jaarlijks een subsidievoorschot van 100%.
f. De stichting levert uiterlijk 31 mei van het jaar volgend op het boekjaar haar verzoek tot subsidievaststelling aan de gemeente volgens artikel 13 van de ASV2018.
g. De stichting vormt een onderhoudsreserve om te voldoen aan haar onderhoudsverplichtin- gen. Zij verantwoordt dotaties en onttrekkingen aan deze reserve in haar jaarrekening.
h. De stichting mag een algemene reserve vormen volgens artikel 5 van de SW2018.
i. Als de gemeente de overeenkomst niet verlengd of tussentijds opzegt, dan neemt de ge- meente meerjarige overeenkomsten, die de stichting met derden sluit expliciet voor het onderhoud, over van de stichting.
5. Werkzaamheden van de stichting
a. De stichting verricht de activiteiten waarvoor zij subsidie ontvangt.
b. De stichting onderhoudt elk sportpark volgens bijlage 1 zodanig dat elk veld / baan voor minimaal het aantal uren volgens lid 2b in artikel 2 belast kan worden.
c. Als omstandigheden veranderen waardoor de inspanning van de stichting niet toereikend is, treden partijen met elkaar in overleg.
d. De stichting onderhoud ook de overige gedeelten van het sportpark deugdelijk volgens bij- lage 1. De stichting neemt het verbod op het gebruik van onkruidgif in acht.
e. De stichting is niet verantwoordelijk voor het onderhoud van:
• en reinigen van dug-outs, banken, scheidsrechterstoelen
• doelen, doelnetten, tennisnetten, korfbalmanden
• ballenvangers voetbal, kooien atletiek
• kantplanken hockey
• veld- en/of baanafrastering
• parkafrastering
• bomen (dit wordt verzorgd oor de gemeente)
2 CPI = Consumentenprijsindexatie van het Centraal Bureau voor de Statistiek.
• parkeerterreinen (dit wordt verzorgd door bij gemeente)
• speeltoestellen
…en het verzamelen zwerfvuil en het legen van prullenbakken.
6. Toezicht op werkzaamheden van stichting
a. De gemeente houdt toezicht op de werkzaamheden van de stichting en laat door een onaf- hankelijk deskundig adviseur:
• jaarlijks in november een inspectierapport opstellen en
• eenmaal per drie jaar een bemestingsadvies opstellen.
b. De gemeente kan elk moment op haar kosten de kwaliteit van het onderhoud inspecteren.
7. In gebreke blijven van stichting
a. Als uit inspectie volgens artikel 6 blijkt dat het onderhoud van sportvelden / banen onvol- doende is (geweest), dan gaan partijen hierover in gesprek.
b. Als de stichting niet binnen één maand na dit gesprek maatregelen heeft getroffen om vast gestelde tekortkomingen op te heffen, dan kan de gemeente een derde partij onderhoud laten plegen zodat het kwaliteitsniveau genoemd in artikel 2b wordt bereikt.
c. De gemeente kan de kosten van inschakeling van een derde partij verrekenen met de ver- leende budgetsubsidie. Er geldt een maximum van € 15.000 per jaar.
d. Als de gemeente gebreken op een sportpark vast stelt (niet zijnde sportvelden / banen) dan gaan partijen hierover in gesprek. Afhankelijk van de ernst van het gebrek en risico voor derden, herstelt de stichting binnen redelijke termijn het gebrek op haar kosten. De gemeente kan ook zelf opdracht geven tot herstel van het gebrek op kosten van de stich- ting.
8. Renovatie
a. De gemeente laat eenmaal per drie jaar het RSA op haar kosten herijken door een onaf- hankelijk deskundig adviseur. Het RSA bestaat uit een renovatieplanning die leidend is voor alle sportclubs en de stichting.
b. De stichting adviseert de gemeente en de sportclubs jaarlijks over de noodzaak van reno- vatie volgens de renovatieplanning voor het daarop volgende jaar.
c. De kosten van een renovatie volgens het RSA komen ten laste van de RSA reserve. De gemeente beheert de RSA reserve. De gemeente en de sportclubs voeden deze reserve.
9. Beëindiging en wijziging
a. Als de stichting in strijd met deze overeenkomst handelt, dan kan de gemeente de be- schikking tot subsidieverlening wijzigen of intrekken en deze overeenkomst tussentijds wij- zigen of beëindigen zonder (schade-)vergoeding aan de stichting.
b. De stichting kan de gemeente verzoeken de beschikking tot subsidieverlening te wijzigen of in te trekken, zodat deze overeenkomst kan worden gewijzigd of beëindigd.
10.Evaluatie
Partijen evalueren deze overeenkomst jaarlijks in het 2e kwartaal aan de hand van de vastge- stelde jaarrekening.
11.Geschillen
a. Alle geschillen in relatie tot deze overeenkomst, die niet in een gesprek of met inschakeling van Mediation, kunnen worden opgelost, worden voorgelegd aan de rechtbank Gelderland.
b. Op deze overeenkomst is de Nederlandse wetgeving van toepassing.
Aldus opgemaakt en ondertekend te Wijchen,
Gemeente Wijchen,
datum: ---------------------------
namens deze;
manager Sociale leefomgeving
dhr. Jaap te Boekhorst
Stichting De Groene Grasvelden,
datum: ---------------------------
namens deze; de voorzitter xxx. X. Xxxxxxxx
de penningmeester xxx. X. Xxxxxx
Bijlagen behorend bij deze overeenkomst :
1. SGG 2018-04-19 voorstel onderhoudssubsidie
2. Lijst met werkzaamheden voor rekening en verantwoordelijkheid van de sportclub
In bezit van de stichting :
1. Onderhoudskaarten, gedateerd 18-01-2018.
TOELICHTING
Artikel 1 Inhoud
De in lid 1a genoemde sportparken in de gemeente Wijchen zijn:
1. De Xxxxxxxx s.v. AWC De Xxxxxxxx AVW
2. Bospad v.v. Alverna
3. Woezik s.c. Woezik
4. Campus MHCW
5. De Eik v.v. Niftrik
De Eik d.k.v. Playing Girls
6. Schaarweide v.v. UHC Schaarweide k.v. Fortuna
7. De Wissen v.v. Diosa
8. De Hoppenhof v.v. Batavia
Stichting De Groene Grasvelden voert alleen onderhoud uit op sportparken als volgens sub d en e onder “Overwegingen”:
* de gemeente aan de sportverenigingen subsidie verstrekt voor onderhoud en renovatie én
* de stichting en de sportverenigingen een overeenkomst hebben gesloten.
De in lid 1c genoemde inkoop door Stichting Sportaccommodaties Wijchen van diensten bij Stichting De Groene Grasvelden kan veranderen als gevolg van fiscale wetgeving. Dit is moge- lijk in 2019 aan de orde. Het is niet uitgesloten dat de subsidiebeschikking aan en de uitvoe- ringsovereenkomst met Stichting De Groene Grasvelden moet worden aangepast.
In het Renovatieplan Sportaccommodaties (RSA) staat dat de norm van de nationale sport- bond leidend is voor de aanspraak van sportverengingen op het aantal velden per sportpark. Als een veld gedurende drie aaneengesloten jaren boventallig is, dan haalt de gemeente dit veld uit de renovatieplanning van het RSA én verleent de gemeente geen subsidie meer voor het onderhoud. Zie beslisnota 15-AZ-171.
Artikel 4 Budgetsubsdie
De voor het jaar 2018 overeen gekomen budgetsubsidie wordt in de volgende gevallen bijge- steld. Er is sprake van:
a. een jaarlijkse prijsindexatie en/of;
b. uitbreiding van het aantal taken die de stichting uitvoert en/of;
c. toevoeging van nieuwe taken die de stichting gaat uitvoeren.
Voor de prijsindexatie hanteren we de Consumentenprijsindex (CPI), reeks werknemersgezin- nen, van het Centraal Bureau voor de Statistiek. Peildatum is de maand september.
We rekenen met 21% btw als onderdeel van de netto budgetsubsidie. Als de rijksoverheid het btw-percentage aanpast, dan past de gemeente overeenkomstig de budgetsubsidie aan.
In artikel 13 van de Algemene Subsidieverordening 2018 van de gemeente Wijchen staat aan welke eisen de aanvraag tot vaststelling van de subsidie moet voldoen. Daar staat ook welke bijlagen bij de aanvraag moeten worden mee gestuurd.
Een onderhoudsreserve heeft als doel dat de stichting haar onderhoudsverplichtingen gerekend over ten minste vier jaren financieel kan nakomen.
Een algemene reserve is qua omvang gebonden aan de voorwaarde in lid 5 van artikel 5 van de Subsidieregeling Wijchen 2018. De algemene reserve mag aan het einde van de subsidiepe- riode (hier 31 december 2021) maximaal 10% van de exploitatieomvang van de stichting zijn, gerekend over het laatste boekjaar. De gemeente vordert het teveel aan algemene reserve te- rug of verrekent het met de subsidie in de volgende subsidieperiode.
De gemeente heeft de stichting op 13 december 2017 een brief gestuurd . Hierin staat de ge- meente garant voor € 66.355 per jaar voor de jaren 2018 t/m 2020 in verband met een meer-
xxxxx contract tussen de stichting en haar aannemer.
Er kunnen zich onvoorziene omstandigheden voordoen die het ondernemersrisico van de stich- ting in redelijkheid te boven gaan. De stichting is een algemeen nut beogende organisatie ter bevordering van de buitensport in Wijchen. De gemeente verlangt van de stichting dat zij zich maximaal inspant om de sportparken optimaal te (laten) onderhouden in samenwerking met de sportverenigingen. Echter zonder dat de gemeente elk positief exploitatieresultaat direct af- roomt door verlaging van de budgetsubsidie.
Artikel 5 Werkzaamheden van de stichting
De sportverenigingen zijn verantwoordelijk voor het onderhoud van de zaken genoemd in lid 5e onder punt 1 tot en met 6. De gemeente is verantwoordelijk voor het onderhoud van van bomen en parkeerterreinen (lid 5e, punt 7).
Artikel 6 Toezicht op werkzaamheden van stichting
De gemeente heeft een meerjarige overeenkomst met Sweco BV.