Verwerkersovereenkomst
Deze overeenkomst is onderdeel van onze Algemene Voorwaarden. Deze kunt u hier nalezen: xxxxx.xx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxxx.xxx
Partijen:
Klant of opdrachtgever, hierna te noemen: “Verantwoordelijke”, “U” of “Uw”, en
XXX Xxxxx, geregistreerd bij Kamer van Koophandel te Amsterdam onder nummer 7814 5244, gevestigd aan de TT Neveritaweg 57 te Amsterdam, hierna te noemen: “Verwerker” , “Wij”, “Ons” of “Onze”,
hierna gezamenlijk aangeduid als “Partijen”, “We” of “Wij Gezamenlijk”
Overwegingen:
A. U heeft Xxx opdracht gegeven tot het uitvoeren van digitale diensten zoals marketing automation, website ontwikkeling en/of online advertising. Wij Verwerken daarbij de Persoonsgegevens die vermeld staan in de Bijlage die bij deze Overeenkomst hoort.
B. Wij zijn - vanwege het uitvoeren van deze opdracht én met betrekking tot de Persoonsgegevens die Wij hierbij zullen Verwerken - aan te merken als “Verwerker” en U als “Verantwoordelijke”. In deze Overeenkomst leggen We onze wederzijdse rechten en verplichtingen vast.
Partijen komen het volgende overeen:
1. Definities
In deze Overeenkomst wordt een aantal begrippen gebruikt. De betekenis van die begrippen is hieronder verduidelijkt. De genoemde begrippen worden in deze Overeenkomst met een hoofdletter geschreven. Veelal wordt in de opsomming hieronder gebruik gemaakt van de omschrijving van het begrip uit de wet- en regelgeving op het gebied van privacy.
Betrokkene: Degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft.
Verwerker: Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/ dat ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt , zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.
Sub-verwerker: Een andere verwerker die door de Verwerker wordt ingezet om ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke specifieke verwerkingsactiviteiten te verrichten.
Verwerkingsverantwoordelijke / Verantwoordelijke: Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Bijzondere Persoonsgegevens: Dit zijn gegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid. Alsmede persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen.
Datalek / Inbreuk in verband met persoonsgegevens: Een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot - of waarbij redelijkerwijs niet uit te sluiten valt dat die kan
leiden tot - de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.
Derden: Anderen dan U en Wij en Onze Medewerkers.
Meldplicht Datalekken: De verplichting tot het melden van Datalekken aan de Autoriteit Persoonsgegevens en (in sommige gevallen) aan Betrokkene(n).
Medewerkers: Personen die werkzaam zijn bij U of bij Ons, ofwel in dienstbetrekking dan wel tijdelijk ingehuurd.
opdracht: De opdracht zoals hierboven bedoeld in de overwegingen onder A.
Overeenkomst: Deze verwerkersovereenkomst.
Persoonsgegevens: Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon („de Betrokkene”) die in het kader van de “ opdracht” worden verwerkt; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
Persoonsgegevens van gevoelige aard: Persoonsgegevens waarbij verlies of onrechtmatige Verwerking kunnen leiden tot (onder meer) stigmatisering of uitsluiting van Betrokkene , schade aan de gezondheid, financiële schade of tot (identiteits)fraude.
Tot deze categorieën van persoonsgegevens moeten in ieder geval worden gerekend:
• Bijzondere persoonsgegevens
• Gegevens over de financiële of economische situatie van de Betrokkene
• (Andere) gegevens die kunnen leiden tot stigmatisering of uitsluiting van de Betrokkene
• Gebruikersnamen, wachtwoorden en andere inloggegevens
• Gegevens die kunnen worden misbruikt voor (identiteits)fraude
Verwerken / Verwerking: Een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming, inclusief de uitvoeringswet van deze verordening. De AVG vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens per 25 mei 2018.
2. Toepasselijkheid en looptijd
2.1 Deze Overeenkomst is van toepassing op iedere Verwerking die door Ons als Verwerker wordt gedaan op basis van de opdracht, gegeven door U als Verantwoordelijke.
2.2 Deze Overeenkomst treedt in werking op de datum waarop de opdracht van kracht wordt en eindigt op het moment dat wij geen Persoonsgegevens meer onder ons hebben die wij in het kader van de Opdracht voor u verwerken. Het is niet mogelijk om deze Overeenkomst tussentijds op te zeggen.
2.3 Artikel 6 en 7 van deze Overeenkomst blijven gelden, ook nadat de Overeenkomst (of de opdracht) is geëindigd.
3. Verwerking
3.1 Wij Verwerken de Persoonsgegevens uitsluitend op de manier die Wij met U hebben afgesproken in de opdracht. Dit Verwerken doen Wij niet langer of uitgebreider dan noodzakelijk voor de uitvoering van deze opdracht. De Verwerking vindt plaats volgens Uw schriftelijke instructies, tenzij Wij op grond van de wet- of regelgeving verplicht zijn om anders te handelen. Indien een instructie, naar onze mening, een inbreuk maakt op de AVG stellen wij U daarvan onmiddellijk in kennis.
3.2 De Verwerking vindt plaats onder Uw verantwoordelijkheid. Wij hebben geen zeggenschap over het doel en de middelen van de Verwerking en nemen geen beslissingen over zaken als het gebruik van Persoonsgegevens, de bewaartermijn van de voor u verwerkte Persoonsgegevens en het verstrekken van Persoonsgegevens aan Derden. U moet er voor zorgen dat U het doel en de middelen van de Verwerking van de Persoonsgegevens duidelijk heeft vastgesteld. De zeggenschap over de Persoonsgegevens berust nooit bij Ons.
3.3 U bent wettelijk verplicht de vigerende wet- en regelgeving op het gebied van privacy na te leven. In het bijzonder dient u vast te stellen of er sprake is van een rechtmatige grondslag voor het Verwerken van de Persoonsgegevens. Wij zorgen ervoor dat Wij voldoen aan de op ons als Verwerker van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van de Verwerking van Persoonsgegevens en de afspraken die We hebben gemaakt in deze Overeenkomst.
3.4 Wij zorgen ervoor dat alleen Onze Medewerkers toegang hebben tot de Persoonsgegevens. De uitzondering hierop is opgenomen in artikel 3.5. Wij beperken de toegang tot Medewerkers voor wie de toegang noodzakelijk is voor hun werkzaamheden, waarbij de toegang beperkt is tot Persoonsgegevens die deze Medewerkers nodig hebben voor hun werkzaamheden. Wij zorgen er bovendien voor dat de Medewerkers die toegang hebben tot de Persoonsgegevens een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met Persoonsgegevens en dat zij bekend zijn met de verantwoordelijkheden en wettelijke verplichtingen.
3.5 Wij kunnen andere verwerkers (Sub-verwerkers) inschakelen voor het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden die voortvloeien uit de opdracht, bijvoorbeeld als deze Sub-verwerkers
over specialistische kennis of middelen beschikken waarover Wij niet beschikken. Als het inschakelen van Sub-Verwerkers tot gevolg heeft dat deze Persoonsgegevens gaan Verwerken dan zullen wij die Sub-Verwerkers (schriftelijk) de verplichtingen uit deze Overeenkomst opleggen. Met aanvaarding van onze Algemene Voorwaarden geeft u toestemming voor het inschakelen van de Sub-Verwerkers die genoemd zijn in de Bijlage die bij deze Overeenkomst hoort. Over het inschakelen van overige Sub- Verwerkers zullen wij u vooraf informeren en in de gelegenheid stellen hiertegen bezwaar te maken.
3.6 Voor zover mogelijk verlenen Wij U bijstand bij het vervullen van Uw verplichtingen om verzoeken om uitoefening van rechten van Betrokkenen af te handelen. Als Wij (rechtstreeks) verzoeken ontvangen van Xxxxxxxxxx(n) om uitoefening van hun rechten (bijvoorbeeld inzage, wijziging of verwijdering van Persoonsgegevens), dan zenden Wij deze verzoeken door naar U. U handelt deze verzoeken zelf af, waarbij Xxx U natuurlijk behulpzaam kunnen zijn als Wij in het kader van de opdracht toegang hebben tot deze Persoonsgegevens. Hiervoor kunnen wij kosten in rekening brengen.
3.7 Wij zullen de Persoonsgegevens alleen Verwerken binnen de Europese Economische Ruimte, tenzij Wij hierover met U andere afspraken hebben gemaakt. Deze afspraken leggen Wij Gezamenlijk schriftelijk vast, of per e-mail. Met aanvaarding van onze Algemene Voorwaarden geeft u toestemming voor de Verwerkingen buiten de EER die in de bij deze Overeenkomst horende Bijlage worden genoemd.
3.8 Als Wij een verzoek krijgen om Persoonsgegevens ter beschikking te stellen dan doen Wij dit alleen als het verzoek is gedaan door een daartoe bevoegde instantie. Als er geen strafrechtelijke of andere juridische belemmeringen zijn, dan stellen Wij U op de hoogte van het verzoek. Wij proberen dat op zodanig korte termijn te doen, dat het voor U mogelijk is om eventuele rechtsmiddelen tegen de verstrekking van de Persoonsgegevens in te stellen. Als Wij U op de hoogte mogen stellen dan zullen Wij ook met U overleggen over de wijze waarop en welke gegevens Wij ter beschikking zullen stellen.
4. Beveiligingsmaatregelen
4.1 Wij hebben de beveiligingsmaatregelen genomen die zijn genoemd in de Bijlage die bij deze Overeenkomst hoort. Bij het nemen van de beveiligingsmaatregelen is rekening gehouden met de te mitigeren risico’s, de stand van de techniek en de kosten van de beveiligingsmaatregelen.
4.2 U heeft zich goed geïnformeerd over de beveiligingsmaatregelen die Wij hebben genomen en bent van mening dat deze maatregelen een beveiligingsniveau hebben dat past bij de aard van de Persoonsgegevens en de omvang, context, doeleinden en risico’s van de Verwerking.
4.3 Wij informeren U als een van de beveiligingsmaatregelen substantieel wijzigt.
4.4 Wij bieden passende waarborgen voor de toepassing van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten Verwerkingen. Als U de wijze waarop Wij de beveiligingsmaatregelen naleven wilt laten inspecteren, dan kunt U hiertoe een verzoek aan Ons doen. Wij zullen hierover Gezamenlijk met U afspraken maken. De kosten van een inspectie zijn voor Uw rekening. U stelt aan Xxx een kopie van het inspectierapport ter beschikking.
5. Datalekken
5.1 Als er sprake is van een Datalek dan stellen Wij U daarvan op de hoogte. Wij streven ernaar dit te doen binnen 48 uur nadat wij dit Xxxxxxx hebben ontdekt, of zo snel mogelijk nadat wij daarover door Onze Sub-verwerkers zijn geïnformeerd. Nadere afspraken over de wijze waarop zijn opgenomen in artikel 11 van deze Overeenkomst. Wij zullen U daarbij voorzien van de informatie die U redelijkerwijs nodig heeft om - indien nodig - een juiste en volledige melding te doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens en eventueel de Betrokkene(n) in het kader van de Meldplicht Datalekken c.q. wij zenden de melding van onze Sub-verwerker aan u door. Ook van de door Ons, of onze Sub-verwerker, naar aanleiding van het Datalek genomen maatregelen houden Wij U op de hoogte.
5.2 De melding van Datalekken aan de Autoriteit Persoonsgegevens en (eventueel) Betrokkene(n) is altijd Uw eigen verantwoordelijkheid.
5.3 Het (bij)houden van een register van Datalekken is altijd Uw eigen verantwoordelijkheid.
6. Geheimhoudingsplicht:
6.1 Wij houden de van u verkregen Persoonsgegevens geheim en verplichten Onze Medewerkers en eventuele Sub-verwerkers ook tot geheimhouding.
7. Aansprakelijkheid
7.1 U staat er voor in dat de Verwerking van Persoonsgegevens op basis van deze Overeenkomst niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op de rechten van Betrokkene(n).
7.2 Wij zijn niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het door U niet naleven van de AVG of andere wet- of regelgeving. U vrijwaart ons ook voor aanspraken van Xxxxxx op grond van zulke schade. De vrijwaring geldt niet alleen voor de schade die Derden hebben geleden (materieel maar ook immaterieel), maar ook voor de kosten die Wij in verband daarmee moeten maken, bijvoorbeeld in een eventuele juridische procedure, en de kosten van eventuele boetes die aan Ons worden opgelegd ten gevolge van Uw handelen.
7.3 De in de opdracht en daarbij behorende algemene voorwaarden overeengekomen beperking van Onze aansprakelijkheid is van kracht op de verplichtingen zoals opgenomen in deze Overeenkomst, met dien verstande dat een of meerdere schadevorderingen uit hoofde van deze Overeenkomst en /of de opdracht nimmer tot overschrijding van de beperking kan leiden.
8. Overdraagbaarheid Overeenkomst
8.1 Het is voor U en Ons, behalve als Wij Gezamenlijk schriftelijke anders afspreken, niet toegestaan om deze Overeenkomst en de rechten en de plichten die samenhangen met deze Overeenkomst over te dragen aan een ander.
9. Beëindiging en teruggave / vernietiging Persoonsgegevens
9.1 Als de opdracht wordt beëindigd dan zullen Wij de door U aan Ons verstrekte Persoonsgegevens aan U terug overdragen of – als U Ons daarom verzoekt – vernietigen. Wij zullen uitsluitend een kopie van de Persoonsgegevens bewaren als Wij hiertoe op grond van wet- of (beroeps)regelgeving verplicht zijn.
9.2 De kosten van het verzamelen en overdragen van Persoonsgegevens bij het eindigen van de opdracht zijn voor Uw rekening. Datzelfde geldt voor de kosten van de vernietiging van de Persoonsgegevens. Als U daarom vraagt dan geven Xxx U vooraf een kosteninschatting.
10. Aanvullingen en wijziging Overeenkomst
10.1 Aanvullingen en wijzigingen op deze Overeenkomst zijn alleen geldig als ze op schrift zijn gesteld. Onder “schriftelijk” worden ook wijzigingen begrepen die per e-mail zijn gecommuniceerd, gevolgd door een akkoord per e-mail van de andere partij.
10.2 Een wijziging in de verwerkte Persoonsgegevens of in de betrouwbaarheidseisen, de privacyregelgeving of uw eisen kan aanleiding zijn om deze Overeenkomst aan te vullen of te wijzigen. Indien dit leidt tot significante aanpassingen in de opdracht, of wanneer Xxx niet kunnen voorzien in een passend niveau van bescherming, kan dit voor Ons reden zijn om de opdracht te beëindigen.
11. Slotbepalingen
11.1 Op Uw verzoek stellen Wij U alle informatie ter beschikking die nodig is om de nakoming van de in deze Overeenkomst neergelegde verplichtingen aan te tonen. Wij maken audits mogelijk, waaronder inspecties, door U of een door U gemachtigde controleur en dragen er aan bij. De kosten van dergelijke verzoeken, audits of inspecties zijn voor Uw rekening. Ook eventuele audits bij Onze Sub-verwerkers zijn voor Uw rekening.
11.2 Partijen werken desgevraagd samen met de toezichthoudende autoriteit bij het vervullen van haar taken.
11.3 Op deze Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing, de Nederlandse rechter is bevoegd kennis te nemen van alle geschillen die voortvloeien uit of samenhangen met deze Overeenkomst.
11.4 Als één of meerdere bepalingen in deze Overeenkomst niet geldig blijken te zijn, dan heeft dit geen gevolgen voor de geldigheid van de andere bepalingen in deze Overeenkomst. Wij treden dan met U in overleg om Gezamenlijk een nieuwe bepaling op te stellen. Deze bepaling zal zoveel als mogelijk in de geest zijn van de ongeldige bepaling, maar dan uiteraard zo vormgegeven dat de bepaling wel geldig is.
- - - - - - - - - -
Versie 1, maart 2021
Voor vragen over onze algemene voorwaarden en deze verwerkersovereenkomst kunt u contact met ons opnemen via 020 210 1820 of via xxxxx@xxxxx.xx
Bijlage
Persoonsgegevens
Bij het verwerken van persoonsgegevens maken wij onderscheid tussen Uw persoonsgegevens, hierna te noemen Opdrachtgevergegevens en de gegevens van Uw contactpersonen, klanten of leads, hierna te noemen Klantgegevens.
Onder Opdrachtgevergegevens verstaan wij de gegevens die wij nodig hebben om met U te communiceren. Hiervoor verwerken wij Uw naam, e-mail, adres en factuurgegevens.
Onder Klantgegevens verstaan wij alle door u aan ons verstrekte persoonlijke gegevens van Uw contacten, klanten en leads. Dit kunnen zijn naam, adres en contactgegevens, voorkeuren, interesses en alle andere gegevens die als persoonlijk aangemerkt kunnen worden. Het is uw verantwoordelijkheid om te bepalen of U danwel Wij het recht heeft/hebben om deze gegevens te verwerken of op te slaan.
Verwerking
Wij Verwerken op de volgende wijzen Opdrachtgevergegevens voor U:
1. Wij communiceren via e-mail. Onze e-mail dienstverlener is Google. Mails worden in de cloud en lokaal op de mobiele telefoon, laptop of desktop opgeslagen. E-mails met gevoelige informatie zoals wachtwoorden deleten wij zo snel mogelijk.
2. Wij communiceren soms ook via tekstberichten. Deze worden lokaal op de telefoon bewaard. Berichten met gevoelige informatie worden zo snel mogelijk verwijderd.
3. Wij maken namens onze klanten accounts aan bij digitale dienstverleners. Dit zijn (onder andere) Sharpspring, ActiveCampaign en Snelstart. Indien nodig verwerken wij hiervoor Uw bedrijfs- en betaalgegevens.
4. Wij bewaren voor de opdracht relevante bestanden in onze cloudomgeving.
Wij Verwerken op de volgende wijzen Klantgegevens voor U:
1. Wij ontvangen lijsten met klantgegevens voor verwerking tot bijvoorbeeld e-maillijsten in SAAS pakketten als Sharpspring en ActiveCampaign. Na verwerking worden deze lijsten verwijderd van onze lokale apparaten en uit onze cloudomgeving.
2. Wij hebben toegang tot bovengenoemde SAAS pakketten en kunnen hierin klantgegevens inzien ter analyse of verwerking tot deellijsten. Wij gebruiken deze gegevens niet voor een ander doeleinde dan de opdracht en slaan deze gegevens nergens anders op.
3. Wij maken koppelingen tussen bijvoorbeeld Uw website en de genoemde en andere SAAS pakketten die het mogelijk maken om Klantinformatie van Uw website direct in deze omgevingen op te slaan.
U bepaalt welke Klantgegevens worden verwerkt en op welke wijze, U bent Verantwoordelijke voor deze verwerking.
Welke gegevens verwerken wij precies?
In Snelstart: Bedrijfsnaam Adres
Correspondentieadres Vestigingsplaats Emailadres Bankrekeningnummer BTW-nummer
KvK-nummer Website URL
Betalingstermijn
In Sharpspring:
Bedrijfsnaam
Naam contactpersoon Adres
Emailadres contactpersoon
Bankrekeningnummer (afgeschermd indien klant zelf in het systeem zet) Credit card gegevens (afgeschermd indien klant zelf in het systeem zet) BTW-nummer
Website URL
In ActiveCampaign:
Bedrijfsnaam
Emailadres contactpersoon Emailadres voor notificaties
In Gmail/Gsuite
Emailadres
Technische en organisatorische maatregelen
Wij nemen de volgende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van de Persoonsgegevens tegen verlies of onrechtmatige Verwerking:
1. Wij gaan zorgvuldig met fysieke materialen zoals laptops en telefoons om en beveiligen deze met wachtwoorden die voldoende bescherming bieden.
2. Wij xxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx en Klantgegevens niet lokaal op.
3. Wij deleten e-mails met privacy-gevoelige informatie na verwerking.
4. Wij hebben een wachtwoord vernieuwingscyclus voor onze digitale accounts.
Derden
Wij kunnen derden (Sub-verwerkers) inschakelen voor het uitvoeren van de opdracht: Denk hierbij aan tekstschrijvers, programmeurs, specialisten op het gebied van marketing automation, social media en advertising. Indien deze derden Klantgegevens moeten verwerken voor de opdracht, zorgen wij voor een geheimhoudingsovereenkomst.
Verwerkingen buiten de Europese Economische Ruimte
De door ons gebruikte SAAS oplossingen waarbinnen wij Klantgegevens verwerken kunnen zich buiten de EER bevinden. Indien de bedrijven achter deze SAAS oplossingen niet opereren binnen de wetgeving van de volgende landen zullen wij hiervoor eerst Uw toestemming vragen:
- Canada
- EER
- Xxxxxxxxx
- Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx
- Xxxxxxxxx Xxxxxx
- XXxxxxx
- Xxxxxxxxxxx