Algemene Subsidievoorwaarden

Algemene Subsidievoorwaarden

Inleiding

In dit document zijn de algemene voorwaarden van ParkinsonNL verwoord ten behoeve van subsidieverlening voor projecten in het kader van de programma’s van het fonds. ParkinsonNL staat garant dat het ingezamelde geld optimaal besteed wordt. Daartoe werken we samen met toegekende projecten aan een goed resultaat van alle projecten. Een goede samenwerking is gebaat bij duidelijke afspraken.

ParkinsonNL hanteert dezelfde algemene subsidievoorwaarden voor iedereen die bij het fonds subsidie aanvraagt en/of ontvangt. Deze subsidievoorwaarden zijn in lijn met de afspraken die zijn gemaakt tussen NWO en VSNU over de subsidiëring van wetenschappelijk onderzoek. De gezamenlijke gezondheidsfondsen, waarbij ook ParkinsonNL is aangesloten, hebben verklaard deze afspraken te volgen.

Bij de toekenningsbrief van een projectsubsidie wordt een acceptatieformulier meegezonden, waarin de subsidie ontvangende instelling zich voor een definitieve toekenning van de subsidie met deze algemene voorwaarden akkoord moet verklaren.

Het kan zijn dat een programma van ParkinsonNL minder uitgebreid van opzet is en dus niet alle subsidievoorwaarden in volle omvang van toepassing zijn. In dat geval worden eventuele afwijkingen steeds ‘naar de geest van deze Algemene Subsidievoorwaarden’ beoordeeld.

1 – Correspondentie

Bij elke correspondentie dient vermeld te worden: het toegekende projectnummer van ParkinsonNL en de naam van de penvoerder. De penvoerder is de hoofdonderzoeker c.q. projectleider; kortom: de hoofdaanvrager van de subsidie en ook het eerste aanspreekpunt voor ParkinsonNL. Correspondentie die hier niet aan voldoet, wordt niet in behandeling genomen.

2 – Projectplan en koerswijzigingen

Het project (c.q. onderzoek) dient in principe te worden uitgevoerd in overeenstemming met het door ParkinsonNL goedgekeurde projectplan – zoals weergegeven in de subsidieaanvraag – rekening houdend met eventuele

voorwaarden en/of aanbevelingen vanuit ParkinsonNL bij de toekenning. Indien

– naar het oordeel van de hoofdaanvrager – koerswijzigingen of belangrijke afwijkingen ten opzichte van het originele plan noodzakelijk zijn om het project in de juiste richting te sturen, dienen deze onmiddellijk, voorafgaand aan de koerswijziging, schriftelijk te worden voorgelegd aan ParkinsonNL. Enkel na goedkeuring mogen de koerswijziging(en) worden doorgevoerd in het project.

De subsidie wordt verleend onder de opschortende voorwaarde dat het onderzoek zo nodig is getoetst en een verklaring van geen bezwaar is afgegeven door de Medisch Ethische Commissie en/of de Ethische Commissie voor Dierexperimenteel Onderzoek van de instelling waar het onderzoek wordt uitgevoerd.

3 - Start en eind van het project

De subsidieontvanger start met het project op de in het subsidieacceptatie- formulier genoemde startdatum. Deze datum ligt nooit vóór de in de toekenningsbrief, op basis van het ingediende projectplan, genoemde startdatum en uiterlijk zes maanden daarna. Indien sprake is van een voorwaardelijke toekenning, dan wordt de financiering van de vervolgfase van het project pas gecontinueerd na schriftelijke bevestiging door ParkinsonNL dat aan alle gestelde eisen is voldaan. In geen enkel geval wordt een subsidie met terugwerkende kracht (dus voor ontvangst van het subsidieacceptatie- formulier) door ParkinsonNL vergoed. Het project moet in ieder geval gestart zijn binnen zes1 maanden na datum van toekenning. Indien deze startdatum niet wordt gehaald, dan heeft ParkinsonNL het recht de toegezegde subsidie in te trekken.

Bij onvoldoende voortgang van het project, zulks uitsluitend ter beoordeling van ParkinsonNL, is het fonds te allen tijde gerechtigd om de financiering tussentijds te beëindigen en/of terug te vorderen. Bij tussentijds staken van het project, alsmede in het geval dat de subsidieontvanger in surseance of in faillissement is komen te verkeren, zal ParkinsonNL in principe de subsidietoekenning intrekken en de reeds betaalde voorschotten terugvorderen.

Overschrijding van de door ParkinsonNL toegewezen subsidieperiode is niet mogelijk. Als einddatum geldt onvoorwaardelijk de begindatum plus de door ParkinsonNL toegewezen subsidieperiode. Indien personeel gedurende de looptijd van de subsidieperiode wordt aangesteld, dient men derhalve bij de

1 Bij kleinere subsidies kan een afwijkende termijn, van bijvoorbeeld drie maanden worden afgesproken.

aanstelling rekening te houden met de einddatum van de subsidieperiode. Bij onvoldoende voortgang van het project, zulks uitsluitend ter beoordeling van ParkinsonNL, is het fonds te allen tijde gerechtigd om de subsidie tussentijds te beëindigen en/of terug te vorderen.

4 - Personele bezetting

De hoofdaanvrager is de persoon die de eindverantwoordelijkheid draagt bij een eventueel toegekende subsidie. Dit kan alleen een natuurlijk persoon zijn, geen rechtspersoon. Voor ParkinsonNL is hij/zij het officiële aanspreekpunt. De projectleider dient in zijn/haar functie managementverantwoordelijkheid te dragen, dan wel door die eindverantwoordelijke voor dit project formeel gemachtigd te zijn. Indien een ander persoon in belangrijke mate aan het project zal bijdragen, kan deze in naam als medeprojectleider fungeren.

De verantwoordelijkheid voor de personele bezetting van het project ligt bij de projectleider. Hij/zij draagt zorg voor een kwalitatief hoogwaardige en efficiënte personele invulling van het project. ParkinsonNL wordt altijd op de hoogte gesteld van personeelsmutaties binnen het project.

5 - Financiële afwikkeling subsidie

Voor of bij de start van de subsidie wordt een door een rechtsgeldig vertegenwoordiger van de subsidieontvanger ondertekend subsidieacceptatie- formulier retour gezonden aan ParkinsonNL. Het fonds stelt de subsidie niet eerder betaalbaar conform de bepalingen in deze Algemene Subsidievoorwaarden dan na ontvangst van dit acceptatieformulier. Daarbij moet de projectleider de volgende gegevens doorgeven: de contactpersoon vanuit de financiële administratie van de instelling waar het project wordt uitgevoerd, inclusief contactgegevens voor correspondentie; het bankrekeningnummer waarop de subsidiebetalingen kunnen worden overgemaakt; naamstelling en eventueel een betalingskenmerk.

Voor alle subsidietoekenningen geldt dat deze volledig kunnen worden uitgekeerd zolang ParkinsonNL over toereikende middelen blijft beschikken en passend zijn binnen de meerjarenbegroting. Indien er een betalingsonmacht bij ParkinsonNL mocht ontstaan, dan dient het fonds dit zo spoedig mogelijk te melden aan de subsidieontvanger.

Betaalbaarstelling van de subsidie geschiedt via bevoorschotting. Door ParkinsonNL wordt een voorschot uitbetaald indien voldaan is aan de daarbij behorende voorwaarde(n). Deze betalingen zijn terugvorderbare voorschotten. De hoogte van het voorschot wordt bij start van de subsidie vastgesteld door

ParkinsonNL en is gebaseerd op het in de toekenningsbrief genoemde totaal subsidiebedrag. Daarbij worden ook de betalingstermijnen benoemd. De voorschotten worden enkel aan de instelling waar de projectleider werkzaam is, overgemaakt. In het geval van een samenwerkingsproject is de projectleider verantwoordelijk voor correcte distributie van de subsidie over de deelprojecten en voor de controle op de bestedingen.

In bijzondere omstandigheden is het in overleg mogelijk om de hoogte en samenstelling van de voorschotten te wijzigen. Het maximaal toegekende subsidiebedrag over de gehele subsidietermijn kan niet worden overschreden. Gedurende de looptijd van de subsidie wordt tot maximaal 80% van het toegezegde bedrag uitbetaald.

6 - Besteding van de subsidie

De subsidieontvanger is gehouden de subsidie uitsluitend te besteden ter dekking van de kosten van het project waarvoor subsidie is aangevraagd. ParkinsonNL verleent subsidie voor kosten die rechtstreeks door het voorgestelde project worden veroorzaakt en die niet standaard uit het reguliere budget van de hoofdaanvrager kunnen worden gefinancierd. Als kosten worden vergoed: de kosten van voor het project aan te stellen personeel en materiële kosten. Het toegekende subsidiebedrag wordt gedurende de subsidieperiode niet verhoogd. ParkinsonNL volgt met deze subsidieverlening het ‘Akkoord Bekostiging Wetenschappelijk Onderzoek 2008’ dat is afgesloten tussen NWO, de VSNU, KNAW, ZonMw, de NFU en de VFI/ Gezondheidsfondsen.

Eventuele meerkosten, bijvoorbeeld door (onvoorziene) salarisstijgingen van personeel aangesteld op de subsidie, dienen door de subsidie-ontvangende instelling te worden gedragen. De verantwoordelijkheid om de beschikbare middelen optimaal in te zetten zodat het project zo goed mogelijk kan worden uitgevoerd, wordt gelegd bij de projectleider. Als daarvoor verschuivingen tussen de vergoedingen voor personele en materiële kosten nodig zijn dan zal ParkinsonNL dat in de regel toestaan. Voorwaarde is wel dat de projectleider hiervoor toestemming aan ParkinsonNL vraagt in de vorm van een gewijzigde begroting. Bovenstaande wijzigingen mogen de voortgang en verwachte resultaten van het project niet in de weg staan.

7 – Personeelskosten

In het subsidiebedrag zijn eventuele opslagen en toeslagen al verrekend. ParkinsonNL hanteert als regel dat maximaal 37% werkgeverslasten en maximaal 16% overheadkosten in het subsidiebedrag inbegrepen kunnen zijn. Het opslagpercentage voor werkgeverslasten is gebaseerd op het brutosalaris

(alle brutoloon componenten) en het opslagpercentage voor overheadkosten op de totale personeelskosten. Kosten van personeel niet in loondienst en inhuur van deskundigen worden niet meegeteld in de grondslag voor de bepaling van de opslag voor werkgeverslasten en de opslag voor overheadkosten. De kosten voor benodigde infrastructurele voorzieningen (zoals de inrichting van laboratoria), secretariaatskosten, huisvestingslasten en indirecte lasten (zoals overheadkosten op centraal-, facultair- en/of vakgroepniveau) worden niet vergoed.

Voor de vergoeding van salariskosten van subsidiepersoneel bij wetenschappelijke projecten hanteert ParkinsonNL de bij NWO/NFU gebruikelijke vergoedingentabel. Als regel dient personeel voor minimaal één jaar en minstens 50% van een voltijdse aanstelling te worden aangesteld.

8 - Materiële en overige kosten

Onder de materiële kosten vallen de kosten van verbruiksgoederen die nodig zijn om het project of onderzoek uit te voeren. De kosten voor aanschaf en afschrijving van apparatuur worden in principe niet vergoed. Bij uitzondering komt, indien bij de aanvraag vermeld, in aanmerking voor subsidiëring: extra, voor onderzoek aan te schaffen apparatuur welke niet geacht wordt te behoren tot de standaardapparatuur van het instituut. Alleen de afschrijvingskosten voor apparatuur nodig bij het onderzoek dat wordt gesubsidieerd, kunnen voor de duur van het project worden vergoed.

ParkinsonNL kent een maximale toewijzing van € 20.000 aan kosten apparatuur. Tot de materiële kosten worden ook de kosten van aanschaf en huisvesting van proefdieren gerekend. Ook buitenlandse reizen (anders dan congresbezoek) die nodig zijn ten behoeve van het onderzoek vallen onder de subsidie voor materiële kosten.

9 - Octrooirechten en andere intellectuele eigendomsrechten

De hoofdaanvrager/onderzoeksinstelling informeert ParkinsonNL indien de in het kader van het gesubsidieerde onderzoeksproject verkregen resultaten kunnen leiden tot kennis die voor exploitatie (bv. intellectueel eigendom) kan worden ingezet.

Indien en zodra de hoofdaanvrager het vermoeden heeft dat kennis, gegevens, resultaten en overige vormen van know how die binnen het kader van het project ontstaan of worden verkregen en die voor octrooibescherming en/of bescherming van andere intellectuele eigendomsrechten (zoals onder andere auteursrechten en databankrechten) in aanmerking komen, zal hij/zij ParkinsonNL hiervan onverwijld schriftelijk in kennis stellen. In dat geval zal

redelijk overleg worden gevoerd over de wenselijkheid van het exploiteren van zodanige rechten en de verdeling van de daarmee te verwerven inkomsten.

Indien dit overleg niet tot overeenstemming leidt over de verdeling van de te verwerven inkomsten, dan zal als uitgangspunt gelden dat deze inkomsten in de eerste plaats zullen worden aangewend om de in het kader van het project uitgekeerde subsidie aan ParkinsonNL terug te betalen.

Indien niet aan deze verplichting is voldaan én tijdens of na de looptijd van het project blijkt dat de instelling inkomsten ontvangt door exploitatie van know how en/of intellectuele eigendomsrechten, welke inkomsten naar het oordeel van ParkinsonNL een substantieel deel vormen van de kosten van het project, dan kan het fonds aanspraak maken op terugbetaling van de betaalde subsidie. De instelling dient onmiddellijk aan een daartoe strekkend verzoek te voldoen.

10 - Rapportage(s)

Aan ParkinsonNL dient te worden gerapporteerd over de voortgang van het project en de resultaten van de voorafgaande periode. Per programma kunnen afwijkende wijzen van rapporteren en termijnen gelden. Op de website van ParkinsonNL is een rapportagestramien weergegeven. Alle rapportages behoren aan de gebruikelijke professionele maatstaven te voldoen en aan de specifieke eisen die in het desbetreffende programma of bijbehorende call zijn gesteld.

Algemeen geldt dat voor subsidies tenminste jaarlijks een rapportage digitaal ingediend dient te worden bij ParkinsonNL. Bij sommige projecten kan dit halfjaarlijks worden gevraagd. Voor eindrapportages geldt dat deze bij voorkeur binnen twee en uiterlijk binnen vier maanden na de vastgestelde einddatum van het project bij ParkinsonNL ingeleverd dienen te zijn. Voor voortgangsrapportages geldt dat deze op de afgesproken rapportagedatum binnen dienen te zijn. Daarnaast is ParkinsonNL gerechtigd om op ieder gewenst moment informatie te vragen over de voortgang van het project, ook door middel van werkbezoeken.

Bij de beoordeling van de rapportages zullen de behaalde resultaten worden vergeleken met de tevoren opgegeven doelen. De projectleider is verantwoordelijk dat de doelen gehaald worden. Voor bijstelling van de doelen moet te allen tijde toestemming worden gevraagd aan ParkinsonNL. Daarnaast wordt van de projectleider verwacht de resultaten samen te vatten op een begrijpelijke manier voor leken. Resultaten uit de subsidie dienen immers niet enkel de professionele of wetenschappelijke gemeenschap, maar – even

belangrijk – ook de achterban van ParkinsonNL: patiënten, burgers en overige geïnteresseerden te bereiken.

11 - Vaststelling van de definitieve subsidie

De eindafrekening vindt plaats na afloop van de subsidieperiode, nadat een inhoudelijke en financiële eindrapportage door de projectleider is ingediend en ondertekend door een tekeningsbevoegde functionaris van de instelling (veelal directeur), en door de directeur bestuurder van ParkinsonNL is goedgekeurd. Indien de eindrapportage niet wordt goedgekeurd, wordt het resterende deel van de subsidie niet meer beschikbaar gesteld en kan eventueel een deel van de reeds betaalde subsidie worden teruggevorderd. ParkinsonNL gaat over tot betaling van het definitieve subsidiebedrag nadat kon worden vastgesteld dat het project overeenkomstig de aanvraag en het subsidie acceptatieformulier is uitgevoerd.

Het eindverslag en de eindafrekening bestaat tenminste uit: einddatum waarop het project gereed is gekomen; bereikt resultaat project aan de hand van de ‘Richtlijn eindrapportage’ te vinden op de website van ParkinsonNL; een gespecificeerde voor- en nacalculatie van de kosten en inkomsten van het project (zoals eigen middelen, eventuele subsidies derden en overige opbrengsten) conform de laatst ingediende en door ParkinsonNL goedgekeurde begroting; indien van toepassing inclusief een verantwoording van de personele kosten, via een opgave van de door de aangestelde projectmedewerkers gewerkte maanden en omvang van de aanstelling; een verklaring dat de verstrekte subsidie is besteed aan het project, ondertekend door de tekeningsbevoegde projectleider, of eindverantwoordelijke functionaris binnen de instelling of, indien daartoe gemandateerd, de desbetreffende administrateur of controller.

De subsidie ontvangende instelling is voor subsidies met een bedrag hoger dan

€125.000 verplicht controles door een accountant uit te (laten) voeren op de subsidieverantwoordingen van door ParkinsonNL gefinancierde projecten. De kosten voor de accountantsverklaring kunnen ten laste van ParkinsonNL worden gebracht voor ten hoogste 1% van het subsidiebedrag. Hierbij gaat het om controle of de verstrekte subsidies zijn verantwoord en besteed in overeenstemming met de Subsidievoorwaarden. Voor universiteiten is deze vereiste controle vastgelegd in het controleprotocol OCW. Voor de controle op overige projecten en die mede worden gefinancierd door andere fondsen of bij KNAW en de UMC’s is de daarbij gebruikelijke regeling van toepassing.

De instellingsaccountant richt zijn controle op deze projecten zodanig in dat hij kan verklaren dat geen onrechtmatige bestedingen voorkomen met een belang dat groter is dan 1% van de totale bestedingen van deze subsidies. Indien de instellingsaccountant constateert dat de besteding niet rechtmatig is, dan ziet deze erop toe dat de instelling dit corrigeert. Indien de correctie niet plaatsvindt dan neemt de instellingsaccountant dat op in een rapport van bevindingen dat aan ParkinsonNL wordt gestuurd. Indien uit de financiële verantwoording blijkt dat de uiteindelijke kosten van het project onder de begroting zijn gebleven, brengt ParkinsonNL het verschil in principe in mindering op de oorspronkelijk toegekende subsidie. In geval bij de financiering sprake is van een eigen bijdrage van de subsidieontvanger en/of van andere subsidiegevers, vindt de korting naar rato plaats. De verrekening vindt plaats bij de betaling van de slottermijn of door terugvordering van het te veel betaalde bedrag. Bij uiteindelijke hogere dan begrote inkomsten vindt een vergelijkbare korting plaats. In geval uit de verantwoording blijkt dat de subsidie is gebruikt voor een ander doel dan waarvoor deze is toegekend, alsmede in geval de aanvrager zodanig onjuiste gegevens heeft verschaft dat, indien deze bekend waren op het tijdstip waarop op de aanvraag is beslist de gevraagde subsidie zou zijn geweigerd, behoudt ParkinsonNL zich het recht voor de subsidietoekenning in te trekken en de reeds uitgekeerde voorschotten terug te vorderen.

ParkinsonNL heeft het recht om een controle op de financiële eindverantwoording van het project te (laten) verrichten ten kantore van de gesubsidieerde instelling(en). Deze controle kan zich voordoen naar aanleiding van een steekproef of als ParkinsonNL daar anderszins aanleiding toe ziet.

12 - Opschorting of intrekking van de subsidie/sanctiebeleid

ParkinsonNL is gerechtigd om de betaling van de subsidie op te schorten of vroegtijdig te beëindigen en/of een financiële sanctie op te leggen. Eventueel kunnen uitbetaalde voorschotten worden teruggevorderd. Aanleidingen voor ParkinsonNL om hiertoe over te gaan, kunnen bijvoorbeeld zijn: de uitvoering van het project is naar de mening van ParkinsonNL onvoldoende of het project wordt niet conform het goedgekeurde projectvoorstel uitgevoerd; de (tussen)rapportage over het lopende project of de eindrapportage over het uitgevoerde project voldoet niet aan professionele maatstaven; het tussentijdse resultaat of eindresultaat is onvoldoende; er wordt of is niet aan de bij de subsidie behorende verplichtingen voldaan.

13 - Publicaties, presentaties en overleg

De resultaten van het project kunnen worden gepubliceerd. Publicaties in

(wetenschappelijke) vakbladen worden verwacht meegestuurd te worden met de voortgangsrapportage(s) en de eindrapportage. Bij alle voordrachten en publicaties over het project wordt verwacht melding gemaakt te worden van de steun, te vermelden als ParkinsonNL. Het logo van het fonds is op de

website xxx.xxxxxxxxx.xx te vinden of op te vragen via het secretariaat xxxx@xxxxxxxxx.xx.

ParkinsonNL hecht grote waarde aan regelmatig structureel overleg tussen projectleiders en de uitwisseling van resultaten en expertise. Daarom organiseert ParkinsonNL ieder jaar bijeenkomsten, waarbij de verschillende projectdeelnemers bijeenkomen. Van projectleiders wordt verwacht dat zij aan deze bijeenkomsten deelnemen en projectresultaten zullen presenteren.

ParkinsonNL moedigt aan dat de projectleider en de aan te stellen projectmedewerkers lid worden van de vereniging Dutch Parkinson Scientists (DPS). Daarnaast worden zij aangespoord de bijeenkomsten van deze vereniging bij te wonen en de projectresultaten te presenteren.

Bij alle voordrachten en publicaties over het project dient melding te worden gemaakt van steun van ParkinsonNL inclusief het logo.

14 - Publiciteit/voorlichting

ParkinsonNL heeft het recht om het gesubsidieerde project en daaruit voortkomende resultaten te gebruiken voor publicitaire en voorlichtingsactiviteiten. Te denken valt aan Twitter, LinkedIn, Facebook, Instagram en persberichten, radio- of televisie-uitingen, het jaarverslag van ParkinsonNL. De betrokken projectmedewerkers geven – desgevraagd – volledige ondersteuning aan bovengenoemde activiteiten door actieve medewerking aan onder meer het maken van publicitaire teksten, foto’s, films, interviews, het ter beschikking stellen van het logo van de instellingen en dergelijke. In alle uitingen bepaalt ParkinsonNL de inhoud, vorm en toonzetting van de voorlichtingsuitingen.

Bij alle interne en externe publiciteit over het project, in wat voor vorm en op wat voor moment dan ook, wordt verwacht dat wordt vermeld dat ParkinsonNL het project (mede)financiert. Verwacht wordt dat ParkinsonNL over alle externe publiciteit van tevoren wordt geïnformeerd. Publiciteitsuitingen (zoals persberichten), door de projectleider of de instelling waar het project wordt uitgevoerd, over resultaten uit door ParkinsonNL gesubsidieerde projecten, worden door de projectleider vooraf gemeld aan ParkinsonNL.

15 – Aansprakelijkheid

ParkinsonNL is niet aansprakelijk voor eventuele schade die de gesubsidieerde en/of door de subsidie ontvangende instelling ingeschakelde personen en/of organisaties lijden bij de uitvoering van de door ParkinsonNL gesubsidieerde projecten, tenzij er sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van ParkinsonNL. De subsidieontvanger vrijwaart ParkinsonNL voor eventuele aansprakelijkheidsstelling door derden als gevolg van tekortkomingen in de uitvoering van het project dan wel in de behaalde resultaten binnen het project.

16 - Fiscale gevolgen

Alle eventuele fiscale gevolgen ter zake van uitkeringen van subsidies zijn voor rekening van de ontvanger. Het verstrekte subsidiebedrag is, voor zover van toepassing, inclusief BTW.

Indien de toegekende en uitbetaalde subsidie door de belastingdienst wordt beschouwd als een prestatie in de zin van de Wet op de omzetbelasting 1968 en BTW verschuldigd is, dan wordt deze geacht in de toegekende en uitbetaalde subsidie begrepen te zijn. In dat geval zal de gesubsidieerde instelling gehouden zijn het met de verschuldigde BTW overeenkomende bedrag aan de belastingdienst af te dragen en, voor zover nodig, ParkinsonNL daarvoor jegens de belastingdienst te vrijwaren.

17 - Bezwaar en toepasselijk recht

Op besluiten van de directeur-bestuurder van ParkinsonNL is een bezwaarprocedure van toepassing. Deze is op te vragen via het secretariaat xxxx@xxxxxxxxx.xx.

Amersfoort, 1 juli 2021 Mr. drs. X.X. Xxxxxxx, directeur-bestuurder