CONTRACT VAN DIENSTVERLENING MET HET OOG OP CONTROLE IN HET KADER VAN DE BIOGARANTIE®/ECOGARANTIE® OVEREENKOMST ALGEMENE VOORWAARDEN
TUSSEN:
OR3271nl13 Biogarantie / Ecogarantie (18/06/2021)
CONTRACT VAN DIENSTVERLENING MET HET OOG OP CONTROLE IN HET KADER VAN DE BIOGARANTIE®/ECOGARANTIE® OVEREENKOMST ALGEMENE VOORWAARDEN
CERTISYS S.R.L./B.V.
waarvan de maatschappelijke zetel is gevestigd te X-0000 Xxxxxxx, De Meeûssquare, 35,
Bedrijfsnummer : BE 0445.344.915
Hierna genoemd "het controle- en certificatieorgaan",
EN:
Benaming Marktdeelnemer | |
Bedrijfsnummer (BTW) | |
Straat + nummer | |
Postcode + gemeente + land | |
Telefoon | |
Hierna genoemd "de verzoeker",
WORDT HET HIERNAVOLGENDE UITEENGEZET:
Het gebruik van elke aanduiding, verwijzende naar een biologische productiemethode, is onderworpen aan het bekomen van een toelating bij een controle- en certificatieorgaan, overeenkomstig de van kracht zijnde EG Verordeningen en de Regionale Besluiten inzake de biologische productie en etikettering van biologische producten.
Dit orgaan dient voldoende waarborgen te bieden qua bevoegdheid, efficiëntie en onafhankelijkheid ten aanzien van al de ondernemingen van de beroepssector, zoals deze voorzien door de hiervoorvermelde wetteksten.
Het voorhanden zijn van deze waarborgen wordt bevestigd door de erkenning die aan het controle-en certificatieorgaan wordt verleend door de Regionale Ministers van Landbouw en door zijn accreditatie volgens de norm ISO 17065. De bvba CERTISYS werd erkend als controleorgaan (BELGISCH STAATSBLAD 19/09/92, 11/05/2007, 17/07/2007, 22/02/2008).
WAAROPVOLGEND WERD OVEREENGEKOMEN:
ARTIKEL 1: VOORWERP VAN HET CONTRACT
Het contract heeft tot voorwerp de partijen toe te laten een duurzame samenwerking tot stand te brengen met het oog op de toekenning naar verzoeker van de toelating voor het gebruik van het Biogarantie®/Ecogarantie® merk.
ARTIKEL 2: AANVAARDING VAN HET CONTRACT EN ALGEMENE VOORWAARDEN
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle door CERTISYS geleverde diensten. De aanvrager kan deze algemene voorwaarden raadplegen op de website xxx.xxxxxxxx.xx. Wanneer een aanvrager een beroep doet op de diensten van CERTISYS, wordt hij geacht kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en ze zonder voorbehoud te aanvaarden. Tenzij CERTISYS, in welke vorm dan ook, een recentere versie van deze algemene voorwaarden publiceert of meedeelt, zullen deze algemene voorwaarden ook van toepassing zijn op alle toekomstige betrekkingen tussen de partijen. Elke aanvulling, wijziging of afwijking moet vooraf uitdrukkelijk en schriftelijk door CERTISYS worden aanvaard.
ARTIKEL 3: OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT
De verzoeker vertrouwt aan het controle- en certificatieorgaan het volledig controleprocédé toe. Dit orgaan zal een dossier samenstellen mits de hiernavolgende etappes te eerbiedigen:
1. administratief onderzoek bij middel van een vragenlijst
2. jaarlijkse controle op de locaties waar de activiteiten plaatsvinden,
3. onverwachte controles,
4. synthese van de controle elementen.
De conclusies van het controle- en certificatieorgaan worden aan de verzoeker ter kennis gebracht, en de toelatingen worden verzonden in geval het besluit gunstig is. Deze toelating is geldig vanaf diens kennisgeving door het controle- en certificatieorgaan. De kennisgeving dient te geschieden binnen de acht dagen volgend op de beslissing.
ARTIKEL 4: MODALITEITEN VAN DE OPDRACHT
Het controle- en certificatieorgaan verbindt er zich toe:
1. de regels vastgesteld door de BioForum Vlaanderen en/of Probila-Unitrab betreffende de merken BG®/EG® en aanduidingen dienaangaande op landbouwproducten en levensmiddelen, te eerbiedigen.
2. de nodige controles uit te voeren voor de samenstelling van het dossier.
3. het beroepsgeheim te eerbiedigen, te weten het niet ruchtbaar maken van informatie met een confidentieel karakter waarvan het kennis zou hebben voor de samenstelling van het dossier. Het confidentieel karakter van de informatie wordt vermoed tot bewijs van het tegendeel
4. De controles worden in de gebouwen uitgevoerd in aanwezigheid van de verzoeker of zijn vertegenwoordiger. De verzoeker verbindt er zich toe:
1. het Biogarantie®/Ecogarantie® lastenboek te eerbiedigen
2. te antwoorden op een administratieve controle, bij middel van een vragenlijst,
3. per jaar een controle te aanvaarden op de zetel van de onderneming en op de locaties waar de activiteiten plaaatsvinden
4. de deelname van observatoren aan deze controles toe te laten, indien van toepassing.
5. de onverwachte controle(s) toe te laten,
6. het werk van het controle- en certificatieorgaan te vergemakkelijken, namelijk tijdens de controles ter plaatse, door de toegang tot de lokalen en de productiesites te vergemakkelijken, voornamelijk voor het nemen van stalen,
7. de nodige elementen voor de controle ter plaatse ter inzage te stellen, namelijk:
- boekhouding aankoop en verkoop
- facturen
- etikettering, verpakkingen, boekhouding van de etiketten
- publiciteitsfolders
- voorraadbewegingen grondstof
- elk document van technische, sanitaire of boekhoudkundige opvolging
8. een overzicht ter inzage van de controleur bij te houden van elke klacht die ter kennis van het bedrijf is gebracht inzake de overeenstemming van de producten met de vereisten van de BG®/EG® lastenboeken.
9. de gepaste maatregelen te nemen in navolging van deze klachten of betreffende elke niet- conformiteit, vastgesteld in een product, die gevolgen zou hebben voor de overeenstemming met de vereisten van de technische referentiewerken
10. de maatregelen genomen in navolging van elke klacht te noteren en in een dossier ter inzage houden
11. één of meerdere bijkomende controles toe te laten wanneer het controle- en certificatieorgaan dit eist, ingevolge vastgestelde niet- conformiteiten, en deze ten laste te nemen overeenkomstig het toepasselijk tarief.
12. de aanduidingen die verwijzen naar Biogarantie®Ecogarantie te doen verwijderen van elk lot of de ganse productie waarop een onregelmatigheid betrekking heeft
13. bij de vaststelling van een duidelijke overtreding of een overtreding met langdurige gevolgen, het verbod te aanvaarden producten op de markt te brengen met aanduidingen die verwijzen naar Biogarantie®/Ecogarantie®.
14. wanneer hij en/of zijn subcontractanten door verschillende controleorganen wordt/worden gecontroleerd, te aanvaarden dat informatie tussen die organen wordt uitgewisseld
15. wanneer hij en/of zijn subcontractanten van controleorgaan verandert/veranderen, te aanvaarden dat de betrokken controledossiers worden overgedragen aan het nieuwe controleorgaan.
16. Wanneer hij zich uit het controlesysteem terugtrekt, dit onmiddellijk te melden aan het betrokken controleorgaan.
17. Wanneer hij zich uit het controlesysteem terugtrekt; te aanvaarden dat het op hem betrekking hebbende controledossier gedurende ten minste vijf jaar wordt bewaard.
18. Wanneer zich onregelmatigheden of inbreuken voordoen die van invloed zijn op de biologische status van zijn product of van Biogarantie®/Ecogarantie® producten die de verzoeker van andere marktdeelnemers of subcontractanten ontvangt, dat feit onmiddellijk te melden aan het betrokken controleorgaan.
19. Indien de verzoeker kopiën van zijn certificatiedocumenten aan derden bezorgt, deze in hun geheel te reproduceren of zoals opgelegd door het controleorgaan.
20. Zonder verwijl het controleorgaan in te lichten over de wijzigingen die een invloed kunnen hebben op zijn capaciteit om aan de certificatievereisten te voldoen.
21. De modaliteiten voor de meldingsplicht aan te wenden overeenkomstig het Koninklijk Besluit van 14 november 2003 betreffende autocontrole, meldingsplicht en traceerbaaarheid in de voedselketen en het Ministerieel Besluit van 22 januari 2004, betreffende de modaliteiten voor de meldingsplicht in de voedselketen.
De naam, adresgegevens en bio-certificaten van de marktdeelnemers worden openbaar gemaakt. Dit gebeurt op de website van het controle- en certificatieorgaan.
Een lijst met de namen en adresgegevens van alle marktdeelnemers zal ook bekend gemaakt worden. Deze gegevens worden uitgewisseld met BioForum Vlaanderen, Probila-Unitrab.
In het kader van de administratieve vereenvoudiging kunnen uw gegevens ook worden doorgegeven aan en opgevraagd bij derden voor zover deze verwerkingen vallen onder wettelijke bepalingen.
Overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (AVG) heeft u onder meer het recht om kennis te krijgen van uw gegevens en kunt u zonodig de verbetering ervan vragen. Hiervoor kunt u zich wenden tot
het controle- en certificatieorgaan.
ARTIKEL 5: ANALYSE
De monsternemingen zullen verwezenlijkt worden in bijzijn van verzoeker of diens vertegenwoordiger, die de fiche der monsternemingen zal ondertekenen. De monsternemingen zullen in tweevoudig exemplaar verwezenlijkt worden en verzegeld worden met vermelding van de eventuele opmerkingen. De verzoeker aanvaardt dat de stalen, bestemd voor analyse, gratis genomen zullen worden zonder dat hij er een compensatie voor mag vragen. Het tweede exemplaar wordt bewaard door het controle-en certificatieorgaan als onderdeel van een noodzakelijke opvolging in overeenstemming met onze procedures voor het toezicht op positieve analyses. Deze zal automatisch worden vernietigd in geval van een negatieve test en/of overschrijding van de antwoordtermijn opgelegd bij de opvolging van het positieve resultaat. Het certificatieorgaan beslist eenzijdig over de aard der uit te voeren analyses. De overige monsters zullen verzonden worden naar een door het controleorgaan officieel erkend laboratorium.
De uitslagen zullen door het laboratorium naar het certificatieorgaan verzonden worden, en door deze laatste naar de verzoeker. Na ontvangst van de resultaten van de eerste analyse en in geval van betwisting heeft de aanvrager het recht om op eigen kosten een tegenanalyse aan te vragen overeenkomstig de instructies op het monsterblad, bij een laboratorium van zijn keuze, erkend door het controle-en certificatieorgaan. ARTICLE 6 : TARIEVEN EN BETALINGSMODALITEITEN
De jaarlijkse kostprijs van de controle wordt vastgesteld volgens de tarieven uitgegeven op het einde van het jaar voor het daaropvolgend jaar. Zij kunnen online geraadpleegd worden op de website van het controle- en certificatieorgaan. De tarieven kunnen op verzoek ook per post worden toegezonden.
Het tarief van toepassing bij het ondertekenen van huidig contract, wordt hieraan toegevoegd en verzoeker erkent hiervan kennis te hebben genomen en dit te aanvaarden.
Voor een eerste aanvraag van een onderneming wordt een voorschot gefactureerd bij de opening van het dossier. Het voorschot is niet terugbetaalbaar, zelfs indien, volgend op de controle, de aanvraag wordt verworpen. De certificatiebeslissing zal pas uitgereikt worden na ontvangst van de verschuldigde bedragen.
De bijdragen zijn steeds vooraf betaalbaar. Een spreiding van betaling kan evenwel aangevraagd worden.
De bijdrage zal in tweemaal gefactureerd en betaald worden. Een provisie zal gefactureerd worden op basis van een raming van de activiteiten voor het jaar dat aanvangt, mits zich te beroepen op de activiteiten van het afgelopen dienstjaar.
Ten laatste 2 maanden na het beëindigen van de boekhouding van de verzoeker zal de verzoeker het omzetcijfer van het betreffende jaar aan het controle-en certificatieorgaan bekend maken.
De bijdrage kan verhoogd worden (zoals voorzien in de tarieven) indien bijkomende controles vereist zijn:
1. wanneer de controleopdracht bemoeilijkt werd o.m. doordat:
- lokalen niet toegankelijk waren
- de boekhouding niet beschikbaar was of niet in orde was
- er onvoldoende informatie was betreffende b.v. de productieprocessen
2. in geval van zware inbreuk
Het bedrag van onze facturen is contant en op onze bankrekening betaalbaar, behalve speciale overeenkomst schriftelijk vermeld. In geen geval mogen ze direct betaald worden aan een personeelslid, behalve schriftelijke goedkeuring door de Directie.
Zonder uitdrukkelijk tegengestelde overeenkomst:
Elke factuur die niet binnen de twee maanden na ontvangst betaald wordt, zal van rechtswege 15 % intrest per jaar opbrengen, zonder voorafgaande verwittiging, daar de vervaldag van de termijn als dusdanig geldt.
Er wordt bovendien uitdrukkelijk overeengekomen dat bij niet-betaling binnen de twee maanden na ontvangst van de factuur, deze laatste zal vermeerderd worden met een forfaitaire en ondeelbare vergoeding van 15 % met een minimum van 25,00€. Deze clausule wordt door de klant aanvaard in toepassing van artikels 1147, 1231 en 1229 van het Burgerlijk Wetboek.
De ongerechtvaardigde ontstentenis van betaling der verschuldigde sommen op de vervaldagen brengt, na vruchteloze aanmaning per aangetekende brief, de weigering tot toelating mee om te verwijzen naar de biologisch productiemethode, of de intrekking hiervan, indien de toelating reeds werd verleend en dit vanaf de 15de dag vanaf de verzending van de aanmaning.
Het feit dat het controle- en certificatieorgaan een of andere clausule welke in zijn voordeel gestipuleerd wordt in huidige algemene voorwaarden niet toepast kan niet geïnterpreteerd worden als een afstand van zijnentwege om er zich op te beroepen.
ARTIKEL 7: VERWIJZING NAAR HET CONTROLE- EN CERTIFICATIEORGANISME
De verwijzing naar het controle- en certificatieorgaan is slechts toegelaten bij de ontvangst van de aanzegging der toelating.
De verwijzing naar het controle- en certificatieorgaan op de etiketten en verpakkingen der producten is uitsluitend toegelaten voor de producten waarop de betrokken toelating slaat.
et de certification sur tous les autres documents édités par l'entreprise est interdite sauf autorisation écrite.
Alle documenten, etiketten en verpakkingen, waarbij verwezen wordt naar de biologische productiemethode en het communautaire controlesysteem evenals naar het controle- en certificatieorgaan, moeten voldoen aan de wettelijke voorschriften.
De verzoeker mag het merk of het logo van het controle- en certificatieorgaan reproduceren op voorwaarde dat hij het document voor het gebruik van het merk Certisys® eerbiedigt. Dit document bevindt zich in bijlage van huidig contract. De verzoeker verklaart er kennis van genomen te hebben en de voorwaarden te aanvaarden.
Elk abusief of bedrieglijk gebruik van de naam van het controle- en certificatieorgaan, diens merk of logo, zal aanleiding geven tot de betaling van een minimum forfaitaire vergoeding gelijk aan tweemaal de jaarlijkse bijdrage per inbreuk, onder voorbehoud in voorkomend geval, van een meer uitgebreide schadevergoeding.
In geval van enkel misbruik, wordt het bedrag van de forfaitaire schadevergoeding beperkt tot 2500,00€.
Van zodra de toelating hem wordt onttrokken, of vervallen is, of wanneer de onderhavige overeenkomst tot een einde gekomen is, verbindt de verzoeker er zich toe elke verwijzing naar het controle- en certificatieorgaan binnen de kortst mogelijke termijn te verwijderen.
ARTIKEL 8: GELDIGHEIDSDUUR DER TOELATINGEN
De toelatingen zijn verbonden aan de duurtijd van het product, behoudens in geval de toelating wordt teruggetrokken.
ARTIKEL 9: DUURTIJD VAN HET CONTRACT, HERNIEUWING, OPZEGGING
Huidig contract is geldig voor het lopend burgerlijk jaar, en wordt stilzwijgend hernieuwd, voor de daaropvolgende jaren elke eerste januari, aan het voor elk van deze jaren toepasselijk zijnde tarief.
Voor het geval één van beide partijen huidig contract niet wenst te hernieuwen, zal zij de andere partij moeten verwittigen van de opzegging van het contract bij aangetekend schrijven met ontvangstbewijs, minstens drie maand voor de beëindiging van huidig contract.
Het foutieve niet- eerbiedigen, door één van beide partijen van één of andere bepaling van huidig contract, geeft aanleiding tot zijn automatische verbreking indien de foutieve partij het foutieve niet-eerbiedigen niet verholpen heeft binnen de 30 dagen te rekenen vanaf de datum van het versturen van een aangetekend schrijven, houdende de aanzegging van de vastgestelde inbreuk(en).
ARTIKEL 10: AANSPRAKELIJKHEID
Het controle- en certificatieorgaan dat slechts ten aanzien van de verzoeker gehouden is tot een middelenverbintenis, is slechts opzichtens deze laatste en zijn rechthebbenden verantwoordelijk ingeval van een opzettelijke of een zware persoonlijke fout, en zijn verantwoordelijkheid is begrensd tot een bedrag van 50000 € per schade en per jaar.
De verzoeker moet de eventuele schade schriftelijk laten weten ter attentie van zijn controle-en certificatieorgaan in de maand waarin deze voorkomt.Ingeval het recht de producten te commercialiseren wordt ontnomen, heeft de verzoeker geen ander verhaal dan dit voorzien door de beroepsprocedure van het certificatiesysteem van het controle-en certificatieorgaan en dit voorzien door het Regionaal Besluit.
ARTIKEL 11: BEVOEGDHEID
Elk geschil waaraan de onderschrijving, de uitvoering of de interpretatie van huidig contract aanleiding zou kunnen geven, is onderworpen aan het Belgisch recht en aan de bevoegdheid van de Hoven en Rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel.
Opgemaakt te Brussel, in twee originele exemplaren, op | |
Voor de B.V. CERTISYS | Voor de verzoeker |
Xxxxxx XXXXXXXX | Naam + Voornaam: |
Algemeen Directeur | Functie: |
Handtekening: | Handtekening: |
Dit document is de eigendom van CERTISYS. Het mag niet gereproduceerd of meegedeeld worden, zelfs gedeeltelijk, zonder diens uitdrukkelijke en voorafgaande toestemming.