Bijzonder bestek
Bijzonder bestek
Overheidsopdracht voor Diensten voor het beschikbaar stellen van een digitaal platform ter bevordering van organisatorische transparantie en collaboratief bestuur/holacratie
Rechtstreekse onderhandelingsprocedure met bekendmaking
Enabel • Belgisch ontwikkelingsagentschap • Naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal 1
oogmerk
Xxxxxxxxxx 000 • 0000 Xxxxxxx • T x00 (0)0 000 00 00 • xxxxxx.xx
Nummer van de opdracht: BXL-12831
Inhoud
1.1 Afwijkingen van de algemene uitvoeringsregels 5
1.3 Institutioneel kader van Enabel 5
1.6.1 Verwerking van persoonsgegevens 8
1.7 Deontologische verplichtingen 9
1.8 Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank 10
2 Voorwerp en draagwijdte van de opdracht 11
2.2 Voorwerp van de overheidsopdracht 11
3.2.1 Officiële bekendmaking 15
3.2.2 Bijkomende bekendmaking 15
3.4.1 In de offerte te vermelden gegevens 15
3.4.2 Gestanddoeningstermijn van de offerte 17
3.4.4 Elementen die inbegrepen zijn in de prijs 17
3.4.5 Indienen van de offertes 18
3.4.6 Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte 19
3.4.7 Opening van de offertes 19
3.4.8 Selectie van de inschrijvers 20
Enabel • Belgisch ontwikkelingsagentschap • Naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal 2
oogmerk
Xxxxxxxxxx 000 • 0000 Xxxxxxx • T x00 (0)0 000 00 00 • xxxxxx.xx
3.4.8.1 Uitsluitingsgronden 20
3.4.9 Beoordeling van de offertes 21
3.4.9.1 Modaliteiten voor het onderzoek van de offertes en regelmatigheid van de offertes 21
3.4.9.2 Overzicht van de procedure 22
3.4.9.4 Gunning van de opdracht 23
3.4.10 Sluiten van de overeenkomst 23
4 Bijzondere contractuele bepalingen 24
4.1 Leidend ambtenaar (art. 11) 24
4.2 Onderaannemers (art. 12 tot 15) 24
4.3 Vertrouwelijkheid (art. 18) 25
4.4 Bescherming van persoonsgegevens 26
4.4.1 Verwerking van persoonsgegevens door de aanbestedende overheid 26
4.4.2 Verwerking van persoonsgegevens door de opdrachtnemer 26
4.5 Intellectuele rechten (art. 19 tot 23) 26
4.6 Borgtocht(art. 25 tot 33) 26
4.7 Conforme uitvoering (art. 34) 28
4.8 Wijzigingen van de opdracht (art. 37 tot 38/19) 28
4.8.1 Vervanging van de opdrachtnemer (art. 38/3) 28
4.8.2 Prijsherziening (art. 38/7) 28
4.8.3 Vergoeding voor schorsingen op bevel van de aanbesteder tijdens de uitvoering (art. 38/12) 28
4.8.4 Onvoorzienbare omstandigheden 29
4.8.5 Belastingen die een invloed hebben op het bedrag van de opdracht 29
4.8.6 Indieningsvoorwaarden (art. 38/14) 30
4.10 Uitvoeringsmodaliteiten (art. 145 e.v.) 30
4.10.1 Termijnen en clausules (art. 147) 30
4.10.2 Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en formaliteiten (art. 149) 30
4.11 Nazicht van de diensten (art. 150) 30
4.12 Aansprakelijkheid van de dienstverlener (art. 152-153) 31
4.13 Nultolerantie voor seksuele uitbuiting en misbruik 31
4.14 Middelen van optreden van de aanbestedende overheid (art. 44-51 en 154-155) 31
4.14.1 Gebrekkige uitvoering (art. 44) 32
4.14.3 Vertragingsboetes (art. 46 en 154) 32
4.14.4 Ambtshalve maatregelen (art. 47 en 155) 32
4.15.1 Oplevering van de uitgevoerde diensten (art. 64-65 en 156) 33
4.15.2 Facturering en betaling van de diensten (art. 66 tot 72 - 160) 33
4.16 Rechtsvorderingen (art. 73) 34
5.1 Toegang en visualisatie 35
5.2 Functies ter ondersteuning van collaboratief bestuur 35
5.5 Back-up en disaster recovery 36
5.6 Opleiding en integratie 36
6.1.2 Privaatrechtelijke/publiekrechtelijke entiteit met een rechtsvorm 38
6.1.3 Publiekrechtelijke entiteit 39
6.2 Offerteformulier – Prijzen 40
6.3 Lijst van onderaannemers 42
6.4 Verklaring op eer – uitsluitingsgronden 43
6.5 Integriteitsverklaring van de inschrijver 45
6.6 In te dienen documenten – exhaustieve lijst 46
1.1 Afwijkingen van de algemene uitvoeringsregels
Hoofdstuk 'Bijzondere contractuele bepalingen' van dit bijzonder bestek bevat de bijzondere administratieve en contractuele bepalingen van toepassing op deze overheidsopdracht die afwijken van het KB van 14.01.2013 of dit aanvullen of verduidelijken.
In dit bestek wordt niet afgeweken van de Algemene Uitvoeringsregels – AUR (KB van 14.01.2013).
1.2 Aanbestedende overheid
De aanbestedende overheid van deze overheidsopdracht is Xxxxxx, Belgisch ontwikkelingsagentschap, naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal oogmerk, met maatschappelijke zetel in de Xxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxxxx (ondernemingsnummer 0264.814.354, RPR Brussel). Enabel heeft de exclusieve bevoegdheid inzake de tenuitvoerlegging, binnen of buiten het grondgebied van België, van taken van openbare dienst op het vlak van de directe bilaterale samenwerking met de partnerlanden. Op verzoek van instellingen van openbaar nut kan Xxxxxx bovendien ook andere opdrachten inzake ontwikkelingssamenwerking uitvoeren en eigen acties ontwikkelen die bijdragen tot de realisatie van zijn doelstellingen.
Voor deze overheidsopdracht wordt Enabel rechtsgeldig vertegenwoordigd door Xxxx Xxx Xxxxxx, Algemeen directeur, en Xxxxx Xxxxxxxxx, Directeur Financiën & IT.
1.3 Institutioneel kader van Xxxxxx
Het algemene referentiekader waarin Xxxxxx werkt, is:
- de Belgische wet van 19 maart 2013 betreffende de Belgische ontwikkelingssamenwerking1;
- de Belgische wet van 21 december 1998 tot oprichting van de ‘Belgische Technische Coöperatie’ in de vorm van een vennootschap van publiek recht2;
- de wet van 23 november 2017 tot wijziging van de naam van de Belgische Technische Coöperatie en tot vaststelling van de opdrachten en de werking van Enabel, Belgisch Ontwikkelingsagentschap, in het Belgisch Staatsblad bekendgemaakt op 11 december 2017;
Ook volgende ontwikkelingen vormen een rode draad in het werk van Xxxxxx: de voornaamste voorbeelden zijn:
• Op het vlak van internationale samenwerking: de duurzame ontwikkelingsdoelstellingen van de Verenigde Naties, de Verklaring van Parijs over de harmonisering en afstemming van de hulp;
• Op het vlak van corruptiebestrijding: de wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het VN-verdrag tegen Corruptie, opgemaakt in New York op 31 oktober 20033, evenals de wet van 10 februari 1999 betreffende de bestraffing van
1 BS van 30 december 1998, van 17 november 2001, van 6 juli 2012, van 15 januari 2013 en van 26 maart 2013.
2 BS van 1 juli 1999.
3 BS van 18 november 2008.
corruptie ter omzetting van het Verdrag inzake de bestrijding van corruptie van buitenlandse ambtenaren in internationale zakelijke transacties;
• Op het vlak van respect voor de mensenrechten: de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens van de Verenigde Naties (1948) evenals de 8 basisverdragen van de Internationale Arbeidsorganisatie4 in het bijzonder gewijd aan het recht op vakbondsvrijheid (C. nr. 87), vrijheid van vereniging en collectieve onderhandeling (C. nr. 98), het verbod op dwangarbeid (C. nr. 29 en 105), het verbod op elke vorm van discriminatie op vlak van werk en verloning (C. nr. 100 en 111), de minimumleeftijd voor kinderarbeid (C. nr. 138), het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (C. nr. 182);
• Op het vlak van respect voor het milieu: Het Raamverdrag van de Verenigde Naties inzake Klimaatverandering in Parijs, 12 december 2015;
• Het eerste beheerscontract tussen Xxxxxx en de federale Staat (goedgekeurd door het KB van 17.12.2017, BS 22.12.2017) dat bepaalt welke de regels en de bijzondere voorwaarden zijn voor de uitvoering van de taken van openbare dienst door Enabel voor rekening van de Belgische Staat;
• De Ethische Code van Xxxxxx van januari 2019, het Beleid van Xxxxxx inzake seksuele uitbuiting en seksueel misbruik – juni 2019 en het Beleid van Xxxxxx inzake het beheersen van het fraude- en corruptierisico – juni 2019.
1.4 Regels voor de opdracht
Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk:
• De Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten5;
• De Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten6;
• Het KB van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren7;
• Het KB van 14 januari 2013 tot de bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten8;
• De omzendbrieven van de Eerste Minister inzake overheidsopdrachten;
• Het Beleid van Xxxxxx inzake seksuele uitbuiting en seksueel misbruik – juni 2019;
• Het Beleid van Xxxxxx inzake het beheersen van het fraude- en corruptierisico –
juni 2019;
• De Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die
4 xxxx://xxx.xxx.xxx/xxxxxx/xxxxxxx/xxxxxxxx0.xxx.
5 BS 14 juli 2016.
6 BS van 21 juni 2013.
7 BS 9 mei 2017.
8 BS 27 juni 2017.
gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming – General Data Protection Regulation, hierna GDPR);
• De wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens;
1.5 Definities
In het kader van deze opdracht moet worden verstaan onder:
De inschrijver: een ondernemer die een offerte indient;
De opdrachtnemer / de dienstverlener: de inschrijver aan wie de opdracht gegund wordt; De aanbestedende overheid of de aanbesteder: Xxxxxx;
De offerte: de verbintenis van de inschrijver om de opdracht uit te voeren tegen de voorwaarden die hij biedt;
Dagen: bij gebrek aan aanwijzingen in het bijzonder bestek en de toepasselijke regelgeving, moeten alle dagen opgevat worden als kalenderdagen;
Opdrachtdocumenten: het bijzonder bestek met inbegrip van de bijlagen en de documenten waarnaar wordt verwezen;
Referentietermen / Technische specificatie: een specificatie die voorkomt in een document ter omschrijving van de vereiste kenmerken van een product of dienst, zoals het niveau van kwaliteit, het niveau van klimaat- en milieuvriendelijkheid, een ontwerp dat voldoet voor alle gebruik met inbegrip van de toegankelijkheid voor personen met een handicap, en de conformiteitsbeoordeling, gebruiksgeschiktheid, gebruik, veiligheid of afmetingen van het product, met inbegrip van de voor het product geldende voorschriften inzake de naam waaronder het wordt verkocht, terminologie, symbolen, proefnemingen en proefnemingsmethoden, verpakking, markering en etikettering, gebruiksaanwijzingen, productieprocessen en -methoden in elk stadium van de levenscyclus van de levering of van de dienst, en de procedures voor de conformiteitsbeoordeling;
Variante: een alternatieve conceptie- of uitvoeringswijze die hetzij op vraag van de aanbestedende overheid, hetzij op initiatief van de inschrijver wordt ingediend;
Optie: een bijkomend element dat niet strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, dat hetzij op vraag van de aanbestedende overheid, hetzij op initiatief van de inschrijver wordt ingediend;
Inventaris: het opdrachtdocument waarin de prestaties over verschillende posten worden gefractioneerd en waarbij voor iedere post de hoeveelheid of de wijze van prijsvaststelling wordt vermeld;
De algemene uitvoeringsregels (AUR): de regels die zich in het KB van 14.01.2013 bevinden en die de algemene uitvoeringsregels voor de overheidsopdrachten bepalen;
Het (bijzonder) bestek: dit document evenals alle bijlagen en documenten waarnaar het verwijst;
Corruptiepraktijken: elk voorstel voor een onrechtmatige betaling, een gratificatie of een commissie of elke instemming met het doen van een dergelijk voorstel, met als doel iemand aan te moedigen of te belonen voor het verrichten of het nalaten te verrichten van activiteiten die verband houden met de gunning van de opdracht of met de uitvoering van de door de aanbestedende overheid verstrekte opdracht;
Onderaannemer zoals bedoeld door de regelgeving inzake overheidsopdrachten: de ondernemer die door een inschrijver of opdrachtnemer wordt voorgesteld om een deel van de overheidsopdracht uit te voeren;
Verwerkingsverantwoordelijke zoals bedoeld door de GDPR: de natuurlijke persoon of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt;
Verwerker [onderaannemer] zoals bedoeld door de GDPR: de natuurlijke persoon of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt;
Ontvanger zoals bedoeld door de GDPR: de natuurlijk persoon of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of een enige andere instantie die persoonsgegevens ontvangt, ongeacht of het al dan niet een derde betreft;
Persoonsgegeven: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Een identificeerbare natuurlijke persoon is een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, identificatienummer, locatiegegevens, een online- identificatiemiddel of van een of meer specifieke elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, mentale, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
1.6 Vertrouwelijkheid
1.6.1 Verwerking van persoonsgegevens
De aanbesteder verbindt zich ertoe de persoonsgegevens die hem in het kader van deze openbare aanbestedingsprocedure worden meegedeeld, met de grootste zorg te behandelen, in overeenstemming met de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens (Algemene Verordening Gegevensbescherming – General Data Protection Regulation, GDPR). In de gevallen waarin de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens strengere eisen stelt, moet de aanbesteder handelen in overeenstemming met deze wetgeving.
1.6.2 Vertrouwelijkheid
De inschrijver of de opdrachtnemer en Xxxxxx zijn gehouden tot geheimhouding jegens derden wat betreft alle vertrouwelijke informatie die binnen het kader van deze opdracht bekomen wordt, en zullen deze slechts aan derden doorgeven na schriftelijk en voorafgaand akkoord van de andere partij. Zij zullen deze vertrouwelijke informatie enkel verspreiden onder de aangestelden die bij de opdracht betrokken zijn. Zij garanderen dat die
aangestelden behoorlijk ingelicht zullen zijn over hun verplichtingen i.v.m. het vertrouwelijk karakter van de informatie en dat ze die verplichtingen zullen naleven.
PRIVACYVERKLARING VAN ENABEL: Xxxxxx is begaan met de bescherming van je privacy. Wij verbinden ons ertoe om je persoonsgegevens te beschermen en ze zorgvuldig en transparant te verwerken, volledig in overeenstemming met de wetgeving op de privacy.
Zie ook: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxx-xxx-xxxxxx
1.7 Deontologische verplichtingen
1.7.1. Indien een of meerdere van de deontologische bepalingen niet gerespecteerd wordt, kan dit leiden tot de uitsluiting van de kandidaat, de inschrijver of de opdrachtnemer van andere overheidsopdrachten voor Xxxxxx.
1.7.2. Zolang de opdracht loopt, zullen de opdrachtnemer en zijn personeel de mensenrechten respecteren en beloven ze rekening te houden met de politieke, culturele en religieuze gewoonten van het ontvangende land. De inschrijver of de opdrachtnemer is verplicht de fundamentele arbeidsnormen, overeengekomen op internationaal niveau door de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), na te leven, meer bepaald de verdragen over vakbondsvrijheid en collectieve onderhandelingen, de uitbanning van gedwongen en verplichte arbeid, de wegwerking van discriminatie inzake werkgelegenheid en beroepsuitoefening en over de afschaffing van de kinderarbeid.
1.7.3. In overeenstemming met het Beleid inzake seksuele uitbuiting en seksueel misbruik van Xxxxxx hebben de opdrachtnemer en zijn personeel de plicht om onberispelijk gedrag aan de dag te leggen tegenover de begunstigden van de projecten en de lokale bevolking in het algemeen. Zij moeten zich onthouden van elke handeling die als een vorm van seksuele uitbuiting of misbruik kan worden beschouwd en moeten de grondbeginselen en richtsnoeren van dit beleid overnemen.
1.7.4. Elke poging van een kandidaat of van een inschrijver om vertrouwelijke informatie te bekomen, om verboden kartels te vormen met concurrenten of om het evaluatiecomité of de aanbestedende overheid tijdens de procedure van onderzoek, verduidelijking, evaluatie of vergelijking van de offertes te beïnvloeden, leidt tot de afwijzing van zijn kandidatuur of offerte.
1.7.5. Om bovendien elke indruk van risico op partijdigheid of samenspanning te vermijden in de opvolging en controle van de uitvoering van de opdracht, is het de opdrachtnemer strikt verboden om rechtstreeks of onrechtstreeks geschenken, maaltijden of een ander materieel of immaterieel voordeel, ongeacht de waarde ervan, aan te bieden aan de aangestelden van de aanbestedende overheid, die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn bij de opvolging en/of controle van de uitvoering van de opdracht, ongeacht hun hiërarchische rang.
1.7.6. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om op vraag van de aanbestedende overheid alle bewijsstukken m.b.t. de uitvoeringsvoorwaarden van het contract te leveren. De aanbestedende overheid zal kunnen overgaan tot alle vormen van controle, van stukken en ter plaatse, die zij nodig zou achten om bewijsmateriaal te verzamelen bij een vermoeden van ongewone commerciële kosten. Van de opdrachtnemer die ongewone handelsuitgaven betaald heeft kan, volgens de xxxxx xxx xx xxxxxx, zijn contract opgezegd worden of hij kan op permanente wijze uitgesloten worden.
1.7.7. In overeenstemming met het Beleid van Xxxxxx inzake seksuele uitbuiting en seksueel
misbruik en het Beleid van Xxxxxx inzake het beheersen van het fraude- en corruptierisico dienen klachten met betrekking tot integriteitskwesties (fraude, corruptie, seksuele uitbuiting of misbruik, enz.) te worden gericht aan het Integriteitsbureau via xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx.
1.8 Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
De opdracht moet overeenkomstig het Belgisch recht worden opgevat en uitgevoerd.
De partijen verbinden zich ertoe om hun verbintenissen te goeder trouw na te komen en de goede afloop van de opdracht te verzekeren.
Bij geschillen of meningsverschillen tussen de aanbestedende overheid en de opdrachtnemer zullen beide partijen overleg plegen om een oplossing te vinden.
Wanneer ze niet tot een akkoord komen, zijn alleen de rechtbanken van Brussel bevoegd om een oplossing te vinden.
2 Voorwerp en draagwijdte van de opdracht
2.1 Aard van de opdracht
Deze opdracht is een opdracht van diensten. CPV-code:
- 48000000-8 Software en informatiesystemen.
2.2 Voorwerp van de overheidsopdracht
Enabel is het ontwikkelingsagentschap van de Belgische federale regering dat belast is met de uitvoering van het Belgische internationale ontwikkelingsbeleid. Het is een naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal oogmerk, met ongeveer 2.000 werknemers in 20 landen en 200 projecten. Onze activiteiten spitsten zich toe in de fragiele staten en de minst ontwikkelde landen, voornamelijk in Afrika.
In 2019 heeft Xxxxxx zijn ambities voor de volgende 10 jaar geherdefinieerd als deel van het uitschrijven van de Strategie 2030. Om de ambities van deze nieuwe strategie te verwezenlijken, heeft Xxxxxx nagedacht over zijn organisatiestructuur en werking. In 2020 is een intern transformatieproject gestart om collaborative governance (beheersprincipe van het type holacratie) toe te passen op bepaalde groepen werknemers. Het organisatiemodel is momenteel hybride, waarbij sommige delen van de organisatie onder collaboratief bestuur werken en de rest onder een meer traditioneel organisatiemodel.
Enabel definieert collaboratief bestuur als een manier van samenwerken op basis van: 1/ de verdeling van het leiderschap, 2/ meer transparantie, 3/ meer autonomie, 4/ een beter gebruik van collectieve intelligentie. Deze samenwerking is gebaseerd op authentieke interactie en communicatie.
Momenteel zijn er meer dan 25 cirkels/groepen actief die onder collaboratief bestuur opereren. Zij hebben allemaal hun mandaat, hun leden en de verschillende rollen geïntegreerd in een platform dat dit soort praktijken mogelijk maakt.
En meer dan vijftien afdelingen gebruiken dit platform ook om de taken en verantwoordelijkheden van zowel de afdelingen als de personen daarbinnen te verduidelijken.
Het sinds september 2020 gebruikte platform is Holaspirit. Enabel gebruikt momenteel 320 licenties.
Het voorwerp van deze overheidsopdracht is het beschikbaar stellen van een digitaal platform ter bevordering van organisatorische transparantie en collaboratief bestuur/holacratie.
2.3 Perceel/percelen
De opdracht is niet verdeeld in percelen.
2.4 Posten
De inschrijver moet de prijs van de volgende posten opgeven:
(zie ook Deel 5 en/of 6.2)
- Offerte voor een jaarlijkse tarief voor 400 licenties (volledige schrijftoegang tot het platform).
Deze offerte omvat volgende elementen:
o Leestoegang voor alle Enabel-gebruikers (zelfs die zonder licentie) op het platform;
o Het gebruik van de applicatie;
o Technische ondersteuning en toegang tot opleidingsmodules zoals voorzien in de SLA;
o Migratie van de bestaande tool (Holaspirit);
- Maandelijkse kosten voor het naar behoefte geleidelijk toevoegen van licenties, in blokken van 20 licenties, met een maximum van 1.600 licenties.
Die posten worden samengebundeld en vormen samen één opdracht. Het is niet mogelijk in te schrijven voor één of meerdere posten en de inschrijver is verplicht een prijs in te dienen voor alle posten van de opdracht.
Raamovereenkomst
Deze overheidsopdracht wordt afgesloten volgens de modaliteit van de raamovereenkomst met één ondernemer in de zin van artikel 43 van de wet van 17 juni 2016.
Deze overheidsopdracht legt de voorwaarden vast van de opdrachten die gegund worden gedurende de geldigheidsperiode van de raamovereenkomst.
2.5 Duur van de opdracht
De opdracht begint bij de kennisgeving van de gunning en duurt 48 maanden.
Onverminderd de toepassing van eventuele maatregelen van ambtswege, kan de aanbestedende overheid het contract elk jaar opzeggen, middels een opzegtermijn van 90 kalenderdagen voor de jaardag van de opdracht, per aangetekende brief.
Bovendien, als de dienstverlener zich schuldig maakt aan tekortkomingen in situaties van belangenconflicten, dan heeft de aanbestedende overheid het recht om het contract te beëindigen.
De opzegging van het contract in bovengenoemde omstandigheden geeft geen recht op een vergoeding.
2.6 Varianten
Er is geen mogelijkheid om vereiste en toegestane varianten in te dienen. Vrije varianten zijn niet toegestaan.
Iedere inschrijver kan slechts één enkele offerte indienen. Varianten zijn niet toegestaan.
2.7 Opties
Er is geen mogelijkheid om vereiste en toegestane opties in te dienen. Vrije opties zijn niet toegestaan.
2.8 Hoeveelheden
Voor alle 2.000 medewerkers:
• Visualisatie van de Enabel-gegevens
• Migratie van de bestaande gegevens
• Ondersteuning bij het gebruik van het platform.
Licenties – met de mogelijkheid om informatie op het platform op te slaan
• 400 (vaste) licenties per jaar9
• Mogelijkheid om reeksen van 20 licenties toe te voegen naarmate het aantal werknemers dat collaboratief bestuur toepast toeneemt, met een maximum van 500 jaarlijkse licenties voor de gehele periode van 4 jaar. De toevoeging van licenties geldt altijd voor de resterende looptijd van het contract. Het aantal extra licenties zou hoger kunnen zijn (afhankelijk van het aantal resterende maanden) en is beperkt door de drempel voor deze opdracht. De onderstaande indicatieve tabel geeft een raming van de hoeveelheden waarvan wordt uitgegaan voor het aantal te factureren blokken van 20 maandelijkse licenties:
Maximum aantal toegevoegde gebruikers gedurende 4 jaar | 500 toegevoegde gebruikers | |||||
Bestelling na 0 maanden (nog 48 maanden te gaan) | 60 licenties | toegevoegde | 2880 maandelijkse licenties te betalen (over 48 maanden) | 144 betalen | blokken | te |
Bestelling na 12 maanden (nog 36 maanden te gaan) | 120 licenties | toegevoegde | 4,320 maandelijkse licenties te betalen (over 36 maanden) | 216 betalen | blokken | te |
Bestelling na 24 maanden (nog 24 maanden te gaan) | 160 licenties | toegevoegde | 3,840 maandelijkse licenties te betalen (over 24 maanden) | 192 betalen | blokken | te |
Bestelling na 36 maanden (nog 12 maanden te gaan) | 160 licenties | toegevoegde | 1,920 maandelijkse licenties te betalen (over 12 maanden) | 96 blokken te betalen | ||
TOTAAL | 648 blokken van 20 maandelijkse | |||||
9 equivalent aan 1.600 jaarlijkse licenties, te factureren over 4 jaar
licenties te betalen
Deze opdracht bevat vaste hoeveelheden.
Met uitzondering van de vaste hoeveelheden worden de vermoedelijke hoeveelheden slechts ter informatie verstrekt. De te betalen prijs zal worden verkregen door de eenheidsprijzen die in de inventaris worden opgegeven toe te passen op de werkelijk uitgevoerde hoeveelheden.
De aanbestedende overheid gaat dus geen enkele verbintenis aan betreffende de hoeveelheden die effectief zullen besteld worden in het kader van deze opdracht. De dienstverlener heeft geen recht op schadevergoeding indien de daadwerkelijk bestelde hoeveelheden kleiner zijn dan de minimumhoeveelheden.
3.1 Gunningswijze
Rechtstreekse onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking in toepassing van artikel 41 §1, 1° van de wet van 17 juni 2016 aangezien het geraamde bedrag onder de Europese drempel ligt.
3.2 Publicatie
3.2.1 Officiële bekendmaking
Deze overheidsopdracht wordt officieel bekendgemaakt in het Bulletin der Aanbestedingen.
3.2.2 Bijkomende bekendmaking
Dit bestek wordt gepubliceerd op de website van Xxxxxx (xxx.xxxxxx.xx).
3.3 Informatie
De gunning van deze opdracht wordt gecoördineerd door Xxxxx Xxxxxxx. Zolang de procedure loopt, verlopen de contacten tussen de aanbestedende overheid en de potentiële inschrijvers omtrent deze opdracht uitsluitend via deze dienst / deze persoon en het is de potentiële inschrijvers verboden om op een andere manier contact op te nemen met de aanbestedende overheid omtrent deze opdracht, tenzij in het bestek anders is bepaald.
Tot en met tien dagen vóór de uiterste datum van indiening van de offertes, kunnen de kandidaat-inschrijvers vragen stellen over het bijzonder bestek en de opdracht. De vragen worden schriftelijk gesteld aan Xxxxx Xxxxxxx (xxxxx.xxxxxxx@xxxxxx.xx) en worden beantwoord naarmate zij worden ontvangen.
Waar deze vragen leiden tot een aanvulling en/of correctie, zal het overzicht van deze vragen en antwoorden beschikbaar zijn in het BDA en op de website van Xxxxxx.
Tot aan de kennisgeving van de gunningsbeslissing zal er geen enkele informatie verstrekt worden over de evolutie van de procedure.
Inschrijvers worden geacht hun offerte in te dienen, daarvan kennis genomen hebbend en rekening houdend met eventuele rechtzettingen betreffende de aankondiging van opdracht of het bestek die gepubliceerd worden in het Bulletin der Aanbestedingen. Het wordt de inschrijvers ten zeerste aangeraden om zich te informeren over eventuele wijzigingen of aanvullende informatie.
Overeenkomstig artikel 81 van het KB van 18 april 2017: Als een ondernemer in de opdrachtdocumenten fouten of leemten ontdekt die van dien aard zijn dat ze de prijsberekening of de vergelijking van de offertes onmogelijk maken, meldt hij dit onmiddellijk en schriftelijk aan de aanbestedende overheid. Alleszins verwittigt hij haar ten laatste tien dagen vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes.
3.4 Offerte
3.4.1 In de offerte te vermelden gegevens
De inschrijver is verplicht om de formulieren uit Deel 6 te gebruiken:
o Formulier 6.1 – Identificatie van de inschrijver;
o Formulier 6.2 – Offerteformulier;
o Formulier 6.3 – Lijst van onderaannemers;
o Formulier 6.4 – Verklaring op eer – uitsluitingsgronden;
o Formulier 6.5 – Integriteitsverklaring van de inschrijvers;
Doet de inschrijver dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met de formulieren.
De inschrijver voegt ook bij zijn offerte:
o Alle documenten gevraagd in het kader van de kwalitatieve selectiecriteria en gunningscriteria;
o Details van de aangeboden prijzen, met voor elke post de verschillende elementen die in de prijs zijn inbegrepen en de verschillende toepasselijke belastingen en heffingen;
o De statuten en alle nuttige documenten om de volmacht van de ondertekenaar(s) te bewijzen;
o In voorkomend geval, de documenten met betrekking tot de verplichte uitsluitingsgronden (zie punt 3.4.8.1).
Wanneer de offerte wordt ingediend door een combinatie (consortium) van ondernemers, moet de offerte een kopie bevatten van de volgende documenten voor elke deelnemer aan de combinatie:
o Formulier 6.1 – Identificatie van de inschrijver;
o Formulier 6.4 – Verklaring op eer – uitsluitingsgronden;
o Formulier 6.5 – Integriteitsverklaring van de inschrijvers;
o De statuten en alle nuttige documenten om de volmacht van de ondertekenaar(s) te bewijzen;
o De door elke deelnemer ondertekende overeenkomst van vereniging, met duidelijke vermelding van de vertegenwoordiger van de vereniging;
o In voorkomend geval, de documenten met betrekking tot de verplichte uitsluitingsgronden (zie punt 3.4.8.1).
Overeenkomstig artikel 73 van het KB van 18 april 2017 moet een ondernemer die een beroep wenst te doen op de capaciteiten van andere entiteiten (met name onderaannemers) met betrekking tot de criteria inzake technische en professionele bekwaamheid (zie 3.4.8.2 Selectiecriteria), de aanbestedende overheid het bewijs leveren dat hij over de nodige middelen zal beschikken, met name door overlegging van de verbintenis daartoe van deze entiteiten.
De inschrijvers vermelden duidelijk in hun offerte welke inlichtingen vertrouwelijk zijn en/of slaan op hun fabrieks- of bedrijfsgeheimen en die de aanbestedende overheid dus niet mag onthullen.
De volgende gegevens moeten in de offerte worden vermeld:
- De naam, voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en woonplaats van de inschrijver of, indien het een rechtspersoon betreft, de handelsnaam of benaming, de rechtsvorm, de nationaliteit, de maatschappelijke zetel, het e- mailadres en, in voorkomend geval, het ondernemingsnummer;
- De forfaitaire eenheidsprijs/prijzen in letters en in cijfers (exclusief btw);
- Het btw-percentage;
- De naam van de persoon of de personen, naargelang het geval, die volmacht heeft of hebben om de offerte te ondertekenen;
- De hoedanigheid van de persoon of de personen, naargelang het geval, die de offerte ondertekent/ondertekenen;
- Het nummer en de naam van de rekening bij een financiële instelling waarop de betaling van de opdracht moet worden overgemaakt;
- Het volledige identificatienummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank voor ondernemingen (voor Belgische inschrijvers) of bij een gelijkaardige instelling voor buitenlandse inschrijvers;
- De deelnemers aan een combinatie van ondernemers (consortium) moeten een van hen aanwijzen die de combinatie tegenover de aanbestedende overheid zal vertegenwoordigen.
Door hun offerte in te dienen, zien de inschrijvers automatisch af van hun algemene of bijzondere verkoopvoorwaarden, zelfs indien deze vermeld zijn in een of andere bijlage bij hun offerte.
Taalgebruik
De offerte en de bijlagen die bij het offerteformulier zijn gevoegd worden in het Nederlands, het Frans of het Engels opgesteld.
De aanbestedende overheid kan vragen om de vertaling van documenten, attesten en andere bijlagen bij de offerte die in een andere taal zouden zijn opgesteld.
3.4.2 Gestanddoeningstermijn van de offerte
De inschrijvers blijven 90 kalenderdagen door hun offerte gebonden, te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst.
Bij overschrijding van bovenstaande termijn, wordt de geldigheidsduur van de offertes behandeld tijdens de onderhandelingen.
3.4.3 Prijsbepaling
Alle prijzen vermeld op het offerteformulier moeten verplicht uitgedrukt zijn in EURO.
Deze opdracht is een opdracht tegen prijslijst, hetgeen betekent dat enkel de eenheidsprijzen forfaitair zijn. De te betalen prijs zal worden verkregen door de eenheidsprijzen die in de inventaris worden opgegeven toe te passen op de werkelijk uitgevoerde hoeveelheden.
De prijzen worden vastgesteld op basis van het aantal gebruikers per jaar (tussen 400 en
2.000 licenties).
Op grond van artikel 37 van het koninklijk besluit van 18 april 2017, kan de aanbestedende overheid alle verificaties uitvoeren van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die in het raam van het prijsonderzoek zijn verstrekt.
3.4.4 Elementen die inbegrepen zijn in de prijs
De inschrijver wordt geacht in zijn globale prijs alle kosten en heffingen die op de diensten wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde.
De dienstverlener stelt zijn tarieven in euro, exclusief btw. Hij vermeldt het btw-tarief in een aparte rubriek. De inschrijvers worden erop gewezen dat Xxxxxx een niet- belastingplichtige is in de zin van de artikelen 21 en 21 bis van het Belgische wetboek van de btw.
Zijn onder meer begrepen in de prijzen:
- De verplaatsing, het vervoer en de verzekering;
- De documentatie die met de diensten verband houdt;
- De levering van documenten of stukken die inherent zijn aan de uitvoering;
- Migratie;
- Support en onderhoud;
- Back-up en disaster recovery;
- Opleiding en integratie;
- In voorkomend geval, de maatregelen die door de wetgeving inzake de veiligheid en de gezondheid van de werknemers worden opgelegd voor de uitvoering van hun werk;
- De keurings- en de opleveringskosten;
- Maar ook de communicatiekosten (internet inbegrepen), de administratie- en secretariaatskosten, de fotokopieer- en drukkosten, de kosten voor de documentatie betreffende de diensten die eventueel door de aanbestedende overheid wordt geëist, de productie van documenten of van stukken die gepaard gaan met de uitvoering van de diensten, alle personeels- en materiaalkosten die nodig zijn om deze opdracht uit te voeren, de vergoeding voor auteursrechten, de aankoop of huur bij derden van diensten die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht.
3.4.5 Indienen van de offertes
De inschrijver kan slechts één enkele offerte indienen per opdracht. De inschrijver dient zijn offerte in als volgt:
Overeenkomstig de regels betreffende de communicatiemiddelen, worden enkel offertes aanvaard die met behulp van elektronische middelen zijn ingediend.
Bijgevolg is het niet toegelaten om papieren offertes in te dienen en zal de aanbesteder enkel rekening houden met offertes die zijn ingediend via elektronische weg.
Voor deze overheidsopdracht gebeurt de elektronische indiening van een offerte via de internetapplicaties van de federale dienst e-Procurement (xxxxx://xx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx).
Voor meer informatie over de registratie of de aanmelding op het platform, zie handleiding via onderstaande link: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx- gebruikersbeheer-ondernemingen-pdf of via het telefoonnummer van de helpdesk van de dienst e-procurement: x00 (0)0 000 00 00.
Het gebruik van het platform legt bepaalde technische beperkingen op bij het uploaden van documenten.
Het formaat van de documenten moet .pdf of een gelijkwaardig formaat zijn.
De offerte moet worden geüpload op de website xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx en meer bepaald op de pagina waar deze publicatie verschijnt door te klikken op ‘Toegang tot het e-Tendering platform’.
Door het loutere feit dat hij via elektronische weg offerte indient, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens uit zijn offerte geregistreerd wordt door het ontvangstmechanisme.
De aanbestedende overheid attendeert de inschrijvers op het feit dat het opsturen van een offerte per mail niet beantwoordt aan de voorwaarden van art. 14 § 6 en 7 van de wet van 17 juni 2016.
De inschrijver dient zijn offerte en de bijlagen ervan niet individueel te ondertekenen op het ogenblik dat ze worden opgeladen op het elektronisch platform. De documenten worden op een globale manier getekend op het erbij horende indieningsrapport. Het indieningsrapport moet ondertekend worden volgens de gekwalificeerde elektronische handtekening van de wettelijk vertegenwoordiger (of van de gemachtigde) van de inschrijver.
De handtekeningen worden afgegeven door de bevoegde persoon of personen die gemachtigd is/zijn om de inschrijver rechtsgeldig te vertegenwoordigen. Deze bepaling is van toepassing op elke deelnemer wanneer de offerte wordt ingediend door een combinatie van ondernemers (consortium). Deze deelnemers zijn hoofdelijk aansprakelijk.
Als de ondertekening van het indieningsrapport gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn volmachtgever of volmachtgevers. De gemachtigde voegt de elektronische authentieke of onderhandse akte toe waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een scan van het afschrift van zijn volmacht.
De aanbestedende overheid herinnert eraan dat een gescande elektronische handtekening geen aanvaardbare elektronische handtekening is.
Alle offertes moeten vóór de uiterste datum en het tijdstip van indiening zijn ontvangen. Laattijdige aanvragen tot deelneming of laattijdige offertes worden niet aanvaard. (Art. 83 van het Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten).
3.4.6 Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte
Wanneer de offerte wordt ingediend via e-tendering vindt de wijziging of de intrekking van de offerte plaats overeenkomstig artikel 43, § 2 van het KB van 18 april 2017.
Voor de wijzigingen aan een offerte die tussenkomen na de ondertekening van het indieningsrapport, alsook voor de intrekking van de offerte, wordt een nieuw indieningsrapport opgemaakt dat overeenkomstig de eerste paragraaf getekend wordt.
Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten nauwkeurig worden vermeld. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn.
Wanneer het indieningsrapport dat opgesteld wordt ingevolge de wijzigingen of de intrekking bedoeld in het eerste lid, niet voorzien is van de in de eerste paragraaf bedoelde handtekening, brengt dit van rechtswege de nietigheid van de wijziging of intrekking met zich mee. Deze nietigheid slaat slechts op de wijzigingen of de intrekking en niet op de offerte zelf.
3.4.7 Opening van de offertes
De offertes moeten in het bezit zijn van de aanbestedende overheid vóór maandag 3 juli 2023 om 14.00 uur (GMT +2). De opening van de offertes zal in een gesloten zitting gebeuren.
Laattijdige offertes worden niet aanvaard10.
3.4.8 Selectie van de inschrijvers
De verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden worden uiteengezet in de bijlage van dit bijzonder bestek (zie punt 6.4).
Door zijn ondertekende verklaring op eer in te dienen verklaart de inschrijver dat hij zich niet in een van de uitsluitingsgronden bevindt die zijn opgenomen in de artikelen 67 tot 70 van de wet van 17 juni 2016 en de artikelen 61 tot 64 van het KB van 18 april 2017.
De aanbestedende overheid gaat na of de verklaring op eer van de inschrijver met de best geplaatste offerte strookt met de werkelijkheid.
De inschrijver moet de volgende documenten bij zijn offerte voegen of in staat zijn deze binnen een termijn van maximaal 5 werkdagen in te dienen:
1) Een uittreksel uit het strafregister op naam van de inschrijver (rechtspersoon) of van zijn vertegenwoordiger (natuurlijk persoon);
2) Het document ter rechtvaardiging dat de inschrijver in orde is met het betalen van socialezekerheidsbijdragen, behalve indien de aanbestedende overheid de certificaten of de relevante informatie rechtstreeks kan verkrijgen door in een lidstaat van de Europese Unie een gratis toegankelijke nationale databank te raadplegen;
3) Het document ter rechtvaardiging dat de inschrijver in orde is met het betalen van belastingen en taksen, behalve indien de aanbestedende overheid de certificaten of de relevante informatie rechtstreeks kan verkrijgen door in een lidstaat van de Europese Unie een gratis toegankelijke nationale databank te raadplegen;
Bovengenoemde documenten moeten recent zijn, d.w.z. dat zij minder dan zes maanden vóór de uiterste datum voor de indiening van de offertes moeten zijn opgesteld.
De inschrijver mag deze documenten rechtstreeks bij zijn offerte voegen.
Als de documenten niet bijgevoegd zijn, dan moet de inschrijver in staat zijn de hierboven opgelijste documenten te leveren binnen de 5 werkdagen volgend op de aanvraag van de aanbesteder.
Indien de inschrijver het of de gevraagde document(en) niet tijdig levert, behoudt de aanbesteder zich het recht voor om de inschrijver uit te sluiten.
Voor een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid worden de uitsluitingscriteria nagegaan bij alle leden van de combinatie.
Overeenkomstig artikel 73 van het KB van 18 april 2017 gaat de aanbestedende overheid, indien een ondernemer een beroep wenst te doen op de capaciteiten van andere entiteiten (met name onderaannemers) met betrekking tot de criteria inzake technische en professionele bekwaamheid (zie 3.4.8.2 Selectiecriteria), ook na of er van hun kant redenen tot uitsluiting zijn.
De aanbestedende overheid zal zelf de inlichtingen of documenten die ze gratis via elektronische weg kan verkrijgen in de beschikbare gegevensbanken, opvragen. Voor inschrijvers met een ondernemingsnummer kan de aanbestedende overheid rechtstreeks via het Telemarc-platform de certificaten 2 en 3 hierboven verkrijgen.
10 Art. 83 van het Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten
Het wordt de inschrijvers stellig aangeraden om niet te wachten op de vraag van de aanbesteder en om de documenten die ze niet bij hun offerte hebben gevoegd, zo snel mogelijk aan te vragen bij de bevoegde overheden van het land waar ze gevestigd zijn. Het kan immers lang duren om sommige documenten te verkrijgen.
De inschrijver is bovendien verplicht om, aan de hand van de hieronder gevraagde documenten, te bewijzen dat hij uit financieel en technisch oogpunt voldoende bekwaam is om deze overheidsopdracht tot een goed einde te brengen.
Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de vergelijking van de offertes op basis van de hieronder opgesomde gunningscriteria, voor zover deze offertes regelmatig zijn.
Economische en financiële draagkracht:
De inschrijver moet een verklaring overleggen betreffende de totale omzet van de onderneming en, in voorkomend geval, de omzet in het gebied waarop de opdracht betrekking heeft, over maximaal de laatste drie beschikbare boekjaren, afhankelijk van de datum waarop de onderneming is opgericht of de ondernemer met zijn activiteiten is begonnen, voor zover informatie over deze omzetcijfers beschikbaar is.
Minimumvereiste: Een jaaromzet van ten minste 100.000 euro in de afgelopen 2 jaar. Technische en professionele bekwaamheid:
De inschrijver moet een lijst indienen van de belangrijkste soortgelijke diensten die hij de afgelopen drie jaar heeft verleend, met vermelding van het bedrag, de datum en de publieke of private ontvanger.
Minimumvereistes:
- Ten minste 3 organisaties met meer dan 250 actieve werknemers gebruiken het platform al met een abonnement.
- In de afgelopen 3 jaar heeft het platform ten minste 10.000 gebruikers bediend.
3.4.9 Beoordeling van de offertes
3.4.9.1 Modaliteiten voor het onderzoek van de offertes en regelmatigheid van de offertes
Alvorens over te gaan tot de evaluatie en de vergelijking van de offertes, onderzoekt de aanbestedende overheid de regelmatigheid ervan.
Een offerte is substantieel onregelmatig wanneer ze van aard is de inschrijver een discriminerend voordeel te bieden, tot concurrentievervalsing te leiden, de beoordeling van de offerte van de inschrijver of de vergelijking ervan met de andere offertes te verhinderen, of de verbintenis van de inschrijver om de opdracht onder de gestelde voorwaarden uit te voeren onbestaande, onvolledig of onzeker te maken.
De volgende onregelmatigheden worden met name als substantieel beschouwd:
1° de niet-naleving van het milieu-, sociaal of arbeidsrecht, voor zover deze niet-naleving strafrechtelijk gesanctioneerd wordt;
2° de niet-naleving van de vereisten bedoeld in de artikelen 38, 42, 43, § 1, 44, 48, § 2, 1e lid,
54, § 2, 55, 83 en 92 van het KB van 18 april 2017 en van artikel 14 van de wet, voor zover zij verplichtingen bevatten ten aanzien van de inschrijvers;
3° de niet-naleving van de minimale eisen en de vereisten die als substantieel worden aangemerkt in de opdrachtdocumenten.
Belangenconflicten – Draaideurconstructie (Art.51 KB 18/04/2017).
Zonder afbreuk te doen aan de artikelen 6 en 69, alinea 1, 5°, van de wet, wordt als belangenvermenging beschouwd, elke situatie waarin een natuurlijk persoon die voor een aanbestedende overheid heeft gewerkt als intern medewerker, al dan niet met een hiërarchische band, als betrokken ambtenaar, openbare gezagdrager of ieder ander persoon die op welke wijze ook aan een aanbestedende overheid verbonden is, later optreedt in het kader van een overheidsopdracht die door deze aanbestedende overheid wordt geplaatst en waarbij er een band bestaat tussen de vorige activiteiten die bovenvermeld persoon heeft gepresteerd voor de aanbestedende overheid en zijn activiteiten in het kader van de overheidsopdracht.
De toepassing van deze bepaling is echter beperkt tot een periode van twee jaar volgend op het ontslag van eerdergenoemde persoon of elke andere manier waarop de vorige activiteiten werden stopgezet.
3.4.9.2 Overzicht van de procedure
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de onregelmatigheden in de offerte van de inschrijvers te laten regulariseren.
De regelmatige offertes worden door het evaluatiecomité onderzocht.
De aanbestedende overheid zal het aantal te onderhandelen offertes beperken door gunningscriteria toe te passen die in de opdrachtdocumenten worden verduidelijkt. Dit onderzoek is gebaseerd op de gunningscriteria vermeld in dit bestek. Het doel is een shortlist op te stellen van de inschrijvers met wie zal onderhandeld worden.
Daarna volgt de onderhandelingsfase. De aanbestedende overheid mag met de inschrijvers in onderhandeling treden over de initiële offertes en alle latere offertes die dezen hebben ingediend, met uitzondering van de finale offerte, met het oog op het verbeteren van de inhoud ervan. Over de minimumeisen en de gunningscriteria wordt niet onderhandeld. De aanbestedende overheid mag echter ook beslissen om niet in onderhandeling te treden. In dat geval geldt de initiële offerte als definitieve offerte.
Wanneer de aanbestedende overheid de onderhandelingen wil afronden, informeert zij de inschrijvers die nog in het spel zijn en bepaalt zij een gemeenschappelijke uiterste termijn om eventuele BAFO’s voor te stellen. De inschrijver met de BAFO die de beste prijs- kwaliteitsverhouding vertoont (dus deze die de beste score behaalt op basis van hieronder vermelde gunningscriteria) wordt aangewezen als opdrachtnemer van de opdracht.
De aanbestedende overheid kiest de regelmatige offerte die haar het voordeligst lijkt, rekening houdend met volgende criteria:
1. Methodologie (50 %)
Voorstel voor een methodologie voor een doeltreffend gebruik van de applicatie, met inbegrip van het tijdschema voor de migratie, de integratie van nieuwe gebruikers,
gepersonaliseerde ondersteuning en gebruiksgemak.
2. Prijs (50 %)
(Prijs van de laagste offerte / prijs van de offerte) x 50
De totale prijs van de offerte moet worden vermeld in het offerteformulier – prijs (bijlage 6.2).
De punten voor de gunningscriteria worden bij elkaar opgeteld.
3.4.9.4 Gunning van de opdracht
De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de economisch meest voordelige regelmatige offerte heeft ingediend.
De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de hoogste eindscore behaalt nadat de aanbestedende overheid m.b.t. deze inschrijver de juistheid van zijn verklaring op eer heeft gecontroleerd en op voorwaarde dat uit deze controle blijkt dat de verklaring op eer strookt met de werkelijkheid.
Er dient wel opgemerkt dat overeenkomstig art. 85 van de wet van 17 juni 2016, de aanbestedende overheid geenszins verplicht is om de opdracht te gunnen.
De aanbestedende overheid kan zowel afzien van het gunnen van de opdracht als de procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze.
3.4.10 Sluiten van de overeenkomst
Overeenkomstig art. 88 van het KB van 18 april 2017 gebeurt de sluiting van de opdracht door de kennisgeving van de goedkeuring van zijn offerte aan de opdrachtnemer.
De kennisgeving gebeurt via de elektronische platformen, per e-mail of per fax en, dezelfde dag, per aangetekende zending.
Het volledige contract bestaat dan uit een opdracht, door Xxxxxx gegund aan de opdrachtnemer overeenkomstig:
• Dit bestek en de bijlagen ervan;
• De goedgekeurde offerte van de inschrijver en alle bijlagen ervan;
• De aangetekende brief met de kennisgeving van de gunningsbeslissing;
• Desgevallend, de eventuele latere documenten aanvaard door beide partijen.
Met het oog op de transparantie verbindt Xxxxxx zich ertoe jaarlijks een lijst van zijn opdrachtnemers te publiceren. Door zijn offerte in te dienen verklaart de inschrijver zich akkoord met de bekendmaking van de titel van de opdracht, de aard en het doel van de opdracht, zijn naam en vestigingsplaats, en het bedrag van de opdracht.
4 Bijzondere contractuele bepalingen
Dit hoofdstuk van dit bestek bevat de bijzondere bepalingen van toepassing op deze overheidsopdracht die afwijken van de 'algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken' van het KB van 14 januari 2013, hierna 'AUR' genoemd of die deze aanvullen of verduidelijken. De tussen haakjes vermelde artikelen verwijzen naar de artikelen van de AUR. Bij gebrek aan aanwijzingen zijn de relevante bepalingen van de AUR integraal van toepassing.
In dit bestek wordt niet afgeweken van de AUR.
4.1 Leidend ambtenaar (art. 11)
De leidend ambtenaar is Xxxxx Xxxxxxxx, e-mailadres: xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxx.xx.
Eenmaal de opdracht afgesloten is, is de leidend ambtenaar de hoofdcontactpersoon van de dienstverlener. Alle briefwisseling en vragen omtrent de uitvoering van de opdracht worden aan hem/haar gericht, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in dit bestek.
De leidend ambtenaar is verantwoordelijk voor de opvolging van de uitvoering van de opdracht.
De leidend ambtenaar heeft volledige bevoegdheid om de opdracht op te volgen, met inbegrip van het geven van dienstorders, het opstellen van verslagen en stand van zaken, de goedkeuring van diensten, voortgangsstaten en afrekeningen. Hij/zij kan alle wijzigingen aan de opdracht bevelen die over het voorwerp van de opdracht gaan en binnen de beperkingen van de opdracht blijven.
Xxxxxx niet onder zijn/haar bevoegdheid: de ondertekening van aanhangsels, en elke andere beslissing of akkoord die een afwijking op de essentiële bepalingen en voorwaarden inhoudt. De aanbestedende overheid wordt voor dergelijke beslissingen vertegenwoordigd zoals bepaald in punt De aanbestedende overheid.
Het is de leidend ambtenaar is geen enkel geval toegelaten de modaliteiten (bv. uitvoeringstermijnen …) van het contract te wijzigen, zelfs indien de financiële impact nul of negatief zou zijn. Elke verbintenis, elke wijziging of elk akkoord die/dat zou afwijken van de voorwaarden in het bijzonder bestek en waarvan geen kennis werd gegeven door de aanbestedende overheid, moet als nietig worden beschouwd.
4.2 Onderaannemers (art. 12 tot 15)
De opdrachtnemer blijft aansprakelijk ten opzichte van de aanbestedende overheid wanneer hij of zij de uitvoering van zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk aan derden toevertrouwt. De aanbestedende overheid erkent geen contractuele band met derden.
In elk geval blijft alleen de opdrachtnemer, wat de uitvoering van de opdracht betreft, aansprakelijk ten opzichte van de aanbestedende overheid.
De dienstverlener verbindt zich ertoe om de opdracht te laten uitvoeren door de personen die aangeduid zijn in de offerte, behalve in geval van overmacht. De vermelde personen of hun vervangers worden verondersteld effectief mee te werken aan de uitvoering van de opdracht. De vervangers moeten door de aanbestedende overheid worden erkend.
Wanneer de opdrachtnemer een verwerker in de arm neemt om voor rekening van de aanbestedende overheid specifieke verwerkingsactiviteiten uit te voeren, worden aan die verwerker bij contract of andere rechtshandeling dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming opgelegd als die welke voor de opdrachtnemer gelden.
Evenzo moet de opdrachtnemer de bepalingen van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming – General Data Protection Regulation, hierna GDPR) naleven en ervoor zorgen dat zijn verwerkers de bepalingen naleven. De aanbestedende overheid kan mogelijk een audit van de uitgevoerde verwerkingsactiviteiten uitvoeren om na te gaan of de wetgeving wordt nageleefd.
4.3 Vertrouwelijkheid (art. 18)
De door de opdrachtnemer verzamelde kennis en informatie, met inbegrip van die van alle met de opdracht belaste personen en van alle andere bij deze opdracht betrokken personen, zijn strikt vertrouwelijk.
In geen geval mag de verzamelde informatie, ongeacht de herkomst en de aard ervan, in welke vorm dan ook aan derden worden doorgegeven.
Elke partij die direct of indirect tussenkomt, is dus gebonden aan een discretieplicht.
Overeenkomstig artikel 18 van het Koninklijk Besluit van 14/01/2013 betreffende de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, verbindt de inschrijver of de opdrachtnemer zich ertoe alle inlichtingen, feiten, documenten en/of gegevens, ongeacht hun aard en hun drager, die hem in welke vorm en met welk middel ook worden meegedeeld of waartoe hij direct of indirect toegang heeft in het kader van of ter gelegenheid van deze opdracht, als strikt vertrouwelijk te beschouwen en te behandelen. Vertrouwelijke informatie omvat, maar is niet beperkt tot, het bestaan zelf van deze overheidsopdracht.
In dit verband verbindt hij zich er met name toe:
• de strikte vertrouwelijkheid van deze informatie te eerbiedigen en te doen eerbiedigen, en alle nodige voorzorgsmaatregelen te nemen om de vertrouwelijkheid ervan te bewaren (deze voorzorgsmaatregelen mogen in geen geval minder zijn dan die welke de inschrijver neemt om zijn eigen vertrouwelijke informatie te beschermen);
• het raadplegen, gebruiken en/of exploiteren, direct of indirect, van alle bovenvermelde elementen, enkel in de mate die strikt noodzakelijk is voor de voorbereiding en, in voorkomend geval, de uitvoering van deze overheidsopdracht (met bijzondere aandacht voor de wettelijke bepalingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens);
• de bovengenoemde elementen geheel noch gedeeltelijk en in geen enkele vorm te reproduceren, te verspreiden, openbaar te maken, door te geven of op enige andere wijze ter beschikking te stellen van derden, tenzij hij de voorafgaande schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid heeft verkregen;
• op eerste verzoek van de aanbestedende overheid voornoemde zaken terug te geven;
• in het algemeen, noch direct noch indirect, in reclame of in enige andere hoedanigheid, aan derden het bestaan en/of de inhoud van deze overheidsopdracht bekend te maken noch het feit dat de inschrijver of de opdrachtnemer deze opdracht uitvoert voor rekening van de aanbestedende overheid, noch, in voorkomend geval, de in dit kader behaalde resultaten, tenzij hij de voorafgaande schriftelijke toestemming van de
aanbestedende overheid heeft verkregen.
4.4 Bescherming van persoonsgegevens
4.4.1 Verwerking van persoonsgegevens door de aanbestedende overheid
De aanbesteder verbindt zich ertoe de persoonsgegevens die hem in het kader van deze offerteaanvraag worden meegedeeld, met de grootste zorg te behandelen, in overeenstemming met de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens (Algemene Verordening Gegevensbescherming – General Data Protection Regulation, GDPR). In de gevallen waarin de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens strengere eisen stelt, moet de aanbesteder handelen in overeenstemming met deze wetgeving.
4.4.2 Verwerking van persoonsgegevens door de opdrachtnemer
Indien de opdrachtnemer tijdens de uitvoering van de overheidsopdracht uitsluitend namens en voor rekening van de aanbestedende overheid persoonsgegevens van de aanbestedende overheid verwerkt, uitsluitend met het oog op het verrichten van de diensten overeenkomstig de bepalingen van het bestek of ter nakoming van een wettelijke verplichting, zijn de volgende bepalingen van toepassing.
Voor elke verwerking van persoonsgegevens die in het kader van deze opdracht wordt uitgevoerd, is de opdrachtnemer verplicht zich te houden aan Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (hierna ‘GDPR’) en aan de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
Door deel te nemen aan de aanbestedingsprocedure verklaart de inschrijver dat hij zich strikt zal houden aan de verplichtingen van de GDPR voor elke verwerking van persoonsgegevens in het kader van deze overheidsopdracht.
De te verwerken persoonsgegevens zijn vertrouwelijk. De opdrachtnemer zal daarom de toegang tot de gegevens beperken tot het personeel dat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering en het beheer van en het toezicht op de overheidsopdracht.
4.5 Intellectuele rechten (art. 19 tot 23)
De aanbestedende overheid verkrijgt niet de intellectuele eigendomsrechten die ontstaan, ontwikkeld of gebruikt worden bij de uitvoering van de opdracht.
4.6 Borgtocht(art. 25 tot 33)
De borgtocht wordt gesteld volgens onderstaande modaliteiten.
De borgtocht is vastgesteld op vijf procent van het oorspronkelijke bedrag van de overheidsopdracht, d.w.z. het jaarlijkse bedrag van de 400 vaste licenties.
Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld.
De borgtocht kan eveneens gesteld worden via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht).
De opdrachtnemer moet binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht het bewijs leveren dat hij of een derde de borgstelling op een van de volgende wijzen heeft gesteld:
1° Wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld,
vult u het volgende formulier zo nauwkeurig mogelijk in: xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/00_xxxxxxxxx_xxxxxxxxxxxxxxxxx
_NL.pdf (pdf, 1,34 MB)
en stuurt u het naar dit e-mailadres: xxxx.xxxxxx@xxxxxx.xxx.xx (link sends e-mail). Na ontvangst van dit formulier zal een medewerker van de Deposito- en Consignatiekas u instructies geven om uw borgtocht in speciën te betalen (rekeningnummer + mededeling);
2° Wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
3° Wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
4° Wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.
Het bewijs wordt geleverd door overlegging aan de aanbestedende overheid van, naargelang het geval:
1) Hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
2) Hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming;
3) Hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
4) Hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
5) Hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.
Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, de voornamen en het volledige adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding 'geldschieter' of 'gemachtigde', naargelang het geval.
De termijn van dertig kalenderdagen hierboven bedoeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de betaalde jaarlijkse
vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald.
Het bewijs van de borgstelling moet naar het adres gestuurd worden dat in de kennisgeving van de gunning van de opdracht zal worden vermeld.
Het verzoek van de opdrachtnemer om over te gaan tot de definitieve oplevering geldt als verzoek om het volledige bedrag van de borgtocht vrij te geven.
4.7 Conforme uitvoering (art. 34)
De diensten dienen in alle opzichten overeen te stemmen met de opdrachtdocumenten. Zelfs bij ontstentenis van technische specificaties in de opdrachtdocumenten, voldoen ze op alle punten aan de regels van de kunst.
4.8 Wijzigingen van de opdracht (art. 37 tot 38/19)
4.8.1 Vervanging van de opdrachtnemer (art. 38/3)
Voor zover hij de uitsluitingscriteria uit dit document respecteert, mag een nieuwe opdrachtnemer de opdrachtnemer met wie de initiële opdracht werd gesloten vervangen in andere gevallen dat deze voorzien in art. 38/3 van de AUR.
De opdrachtnemer dient zijn aanvraag zo snel mogelijk in per aangetekende brief en preciseert de redenen van deze vervanging. Daarbij levert hij een gedetailleerde inventaris van de staat van de reeds uitgevoerde leveringen en de diensten, de gegevens van de nieuwe opdrachtnemer, en de documenten en certificaten waartoe de aanbestedende overheid geen gratis toegang heeft.
De vervanging moet het voorwerp uitmaken van een gedateerd en door de drie partijen ondertekend aanhangsel. De initiële opdrachtnemer blijft verantwoordelijk tegenover de aanbestedende overheid voor de uitvoering van het overblijvende deel van de opdracht.
4.8.2 Prijsherziening (art. 38/7)
Voor deze overheidsopdracht is een prijsherziening mogelijk op elke verjaardag van de gunning van de overheidsopdracht, op schriftelijk verzoek van de dienstverlener.
De herziening van de prijzen wordt berekend volgens de volgende formule:
Prijsherziening = (herzieningscoëfficiënt (k) - 1) * herzienbaar gedeelte k = 1 * hi/HI
HI = gezondheidsindex op de dag van de opening van de offertes. hi = dezelfde index, op datum van verlenging.
Vanaf het tweede jaar kan de opdrachtnemer een nieuwe prijsofferte indienen. De herziene prijzen zullen pas worden toegepast nadat zij door de aanbestedende overheid zijn aanvaard.
4.8.3 Vergoeding voor schorsingen op bevel van de aanbesteder tijdens de uitvoering (art. 38/12)
De aanbestedende overheid kan zich het recht voorbehouden de uitvoering van de opdracht gedurende een bepaalde periode te schorsen, met name omdat de opdracht naar haar oordeel op dat ogenblik niet zonder bezwaar kan worden uitgevoerd.
In voorkomend geval wordt de uitvoeringstermijn verlengd met de door de schorsing veroorzaakte vertraging, op voorwaarde dat de contractuele termijn niet verstreken is. Wanneer deze termijn verstreken is, kan een teruggave van de boete voor vertraging in de uitvoering worden toegestaan.
Wanneer de prestaties worden geschorst op grond van deze clausule, dient de opdrachtnemer op zijn kosten alle nodige voorzorgsmaatregelen te treffen teneinde de reeds uitgevoerde prestaties en materialen te vrijwaren tegen mogelijke beschadigingen door ongunstige weersomstandigheden, diefstal of andere daden met kwaadwillig opzet.
De opdrachtnemer heeft recht op schadevergoeding voor de schorsingen op bevel van de aanbesteder wanneer:
- de schorsing in totaal één twintigste van de uitvoeringstermijn en minstens tien werkdagen of vijftien kalenderdagen overschrijdt, naargelang de uitvoeringstermijn uitgedrukt is in werk- of kalenderdagen;
- de schorsing niet het gevolg is van ongunstige weersomstandigheden;
- de schorsing plaats vindt binnen de uitvoeringstermijn van de opdracht.
Binnen de dertig dagen vanaf wanneer de feiten zich hebben voorgedaan of vanaf de datum waarop de opdrachtnemer of de aanbestedende overheid er normaal gezien kennis van moest hebben, geeft de opdrachtnemer de feiten of de omstandigheden bondig aan bij de aanbestedende overheid en beschrijft precies welke impact deze hebben op het verloop en de kosten van de opdracht.
4.8.4 Onvoorzienbare omstandigheden
In beginsel heeft de opdrachtnemer geen recht op enige wijziging van de contractuele voorwaarden wegens onverschillig welke omstandigheden waaraan de aanbestedende overheid vreemd is.
Een beslissing van de Belgische Staat om de samenwerking met het partnerland stop te zetten, wordt beschouwd als een onvoorziene omstandigheid in de zin van dit artikel. In geval van schorsing of stopzetting van de activiteiten door de Belgische Staat die dus de financiering van deze opdracht impliceert, zal Xxxxxx redelijke middelen in werking stellen om tot een maximaal bedrag van schadevergoeding te komen.
4.8.5 Belastingen die een invloed hebben op het bedrag van de opdracht
Voor deze opdracht is een prijsherziening als bedoeld in artikel 38/8 van de AUR, als gevolg van een wijziging van de belastingen, mogelijk indien het geval zich in België voordoet, en van invloed is op het bedrag van de opdracht.
Een dergelijke prijsherziening is alleen mogelijk onder de volgende twee voorwaarden:
1. de wijziging is in werking getreden na de tiende dag voorafgaande aan de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes, en
2. deze belastingen zijn niet rechtstreeks of onrechtstreeks door middel van een indexcijfer verwerkt in de herzieningsformule waarin de opdrachtdocumenten overeenkomstig artikel 38/7 voorzien.
In geval van verhoging van belastingheffingen dient de opdrachtnemer te bewijzen dat hij effectief de gevorderde supplementaire lasten heeft gedragen en deze slaan op prestaties die eigen zijn aan de uitvoering van de opdracht.
In geval van verlaging is er geen herziening indien de aannemer bewijst dat hij de heffingen tegen de oude aanslagvoet heeft betaald.
4.8.6 Indieningsvoorwaarden (art. 38/14)
De aanbesteder of opdrachtnemer die zich op één van de herzieningsclausules zoals bedoeld in de artikelen 38/9 tot 38/12 wil beroepen, moet de ingeroepen feiten of omstandigheden waarop hij zich baseert, schriftelijk kenbaar maken binnen de dertig dagen ofwel nadat ze zich hebben voorgedaan ofwel na de datum waarop de opdrachtnemer of de aanbesteder ze normaal had moeten kennen.
4.9 Keuring (art. 41, 3°)
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de dienstverlener op eender welk moment van de dienstverlening een activiteitenverslag te vragen (gehouden vergaderingen, ontmoete personen, bezochte instellingen, overzicht resultaten, problemen die zich gesteld hebben en onopgeloste problemen, afwijking ten opzichte van de planning en afwijkingen ten opzichte van de referentietermen, enz.).
4.10 Uitvoeringsmodaliteiten (art. 145 e.v.)
4.10.1 Termijnen en clausules (art. 147)
- Duur van de opdracht: 48 maanden
- Toegang tot het platform op basis van 400 vaste licenties: 12 maanden
- Toegang tot het platform op basis van toegevoegde licenties: 1 maand minimum.
Voor elke bestelling wordt een specifieke aanvraag per e-mail verstuurd, met vermelding van de duur per blok van 20 licenties.
- Deze opdracht beoogt ook een onmiddellijk gebruik van het platform mogelijk te maken. De migratie van gegevens van het huidige platform is daarom opgenomen in de offerte die zal worden opgesteld, en er wordt een tijdschema voor de migratie van gegevens voorgesteld.
4.10.2 Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en formaliteiten (art. 149)
De diensten worden gepresteerd op het domicilie van de opdrachtnemer.
4.11 Nazicht van de diensten (art. 150)
Indien tijdens de uitvoering van de diensten afwijkingen worden vastgesteld, wordt dit
onmiddellijk aan de dienstverlener ter kennis gebracht per fax of per e-mail, en daarna bevestigd per aangetekend schrijven. De opdrachtnemer is verplicht diensten die niet- conform zijn uitgevoerd, over te doen.
De dienstverlener deelt aan de leidend ambtenaar bij ter post aangetekende brief, of op elektronische wijze waarmee het mogelijk is de verzenddatum met verzekering vast te stellen, de datum mede waarop de diensten kunnen gecontroleerd worden.
4.12 Aansprakelijkheid van de dienstverlener (art. 152-153)
De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen.
De diensten die niet voldoen aan de bepalingen en de voorwaarden van de opdracht of niet werden verleend overeenkomstig de regels van de kunst, dienen door de dienstverlener te worden herbegonnen op zijn kosten en risico.
Bovendien vrijwaart de dienstverlener de aanbestedende overheid tegen schadeloosstelling die deze aan derden verschuldigd is op grond van zijn vertraging in de uitvoering van de diensten of in gebreke blijven.
4.13 Nultolerantie voor seksuele uitbuiting en misbruik
In overeenstemming met zijn Beleid inzake seksuele uitbuiting en seksueel misbruik van juni 2019 past Xxxxxx een nultolerantie toe voor alle wangedrag dat de professionele geloofwaardigheid van de inschrijver aantast.
4.14 Middelen van optreden van de aanbestedende overheid (art. 44-51 en 154-155)
De ontoereikendheid van dienstverleners wordt niet enkel beoordeeld op basis van de diensten zelf maar ook op basis van het geheel van hun verplichtingen.
Om elk risico van partijdigheid of samenspanning te vermijden in de opvolging en controle van de uitvoering van de opdracht, is het de dienstverlener strikt verboden om rechtstreeks of onrechtstreeks geschenken, maaltijden of een ander materieel of immaterieel voordeel, ongeacht de waarde ervan, aan te bieden aan de aangestelden van de aanbestedende overheid, die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn bij de opvolging en/of controle van de uitvoering van de opdracht, ongeacht hun hiërarchische rang.
In geval van overtreding kan de aanbestedende overheid de dienstverlener per overtreding een forfaitaire boete opleggen die kan oplopen tot het drievoudige van de som van de (geschatte) waarden van het voordeel aangeboden aan de aangestelde en van het voordeel dat de inschrijver hoopte te bekomen door het voordeel aan de aangestelde aan te bieden. De aanbestedende overheid zal soeverein oordelen over de toepassing van die boete en van het bedrag.
Die clausule doet geen afbreuk aan de eventuele toepassing van andere ambtshalve maatregelen die voorzien zijn in de AUR, meer bepaald de eenzijdige opzegging van de opdracht en/of de uitsluiting van de opdrachten van de aanbestedende overheid voor een bepaalde duur.
4.14.1 Gebrekkige uitvoering (art. 44)
§ 1 De opdrachtnemer wordt voor de uitvoering van de opdracht geacht in gebreke te zijn:
1° wanneer de prestaties niet uitgevoerd worden volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten;
2° ongeacht het ogenblik, wanneer de prestaties niet zodanig vorderen dat zij op de vastgestelde data volledig kunnen worden voltooid;
3° wanneer hij de geldig gegeven schriftelijke bevelen van de aanbestedende overheid niet naleeft.
§ 2. Al de tekortkomingen op de bepalingen van de opdracht, daarin begrepen het niet- naleven van de bevelen van de aanbestedende overheid, worden in een proces-verbaal vastgesteld, waarvan onmiddellijk bij aangetekende brief een afschrift aan de opdrachtnemer wordt verzonden.
De opdrachtnemer dient zonder verwijl zijn tekortkomingen te herstellen. Hij kan bij aangetekende brief, te verzenden binnen de vijftien dagen volgend op de verzenddatum van het proces-verbaal, aan de aanbestedende overheid zijn verweermiddelen doen gelden. Zijn stilzwijgen na die termijn geldt als een erkenning van de vastgestelde feiten.
§ 3. Wanneer in hoofde van de opdrachtnemer tekortkomingen worden vastgesteld, stelt hij zich bloot aan sancties door toepassing van één of meer van de maatregelen bepaald in de artikelen 45 tot 49, 154 en 155.
4.14.2 Straffen (art.45)
Elke gebrekkige uitvoering kan aanleiding geven tot een straf zoals beschreven in artikel 45 van de AUR.
4.14.3 Vertragingsboetes (art. 46 en 154)
De vertragingsboetes zijn onafhankelijk van de in artikel 45 bedoelde straffen. Ze zijn eisbaar zonder ingebrekestelling door het eenvoudig verstrijken van de uitvoeringstermijn zonder opstelling van een proces-verbaal en worden van rechtswege toegepast voor het totaal aantal dagen vertraging.
Onverminderd de toepassing van de vertragingsboetes, vrijwaart de opdrachtnemer de aanbestedende overheid in voorkomend geval tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van zijn vertraging in de uitvoering van de opdracht.
4.14.4 Ambtshalve maatregelen (art. 47 en 155)
Wanneer de opdrachtnemer, na het verstrijken van de in artikel 44, § 2, gestelde termijn om zijn verweermiddelen te doen gelden, inactief is gebleven of middelen heeft aangevoerd die door de aanbestedende overheid als niet gerechtvaardigd worden beoordeeld, kan deze laatste de ambtshalve maatregelen hieronder vermeld treffen.
De aanbestedende overheid mag de ambtshalve maatregelen nochtans treffen zonder het verstrijken van de termijn bedoeld in artikel 44, § 2, af te wachten wanneer de opdrachtnemer op voorhand expliciet de vastgestelde tekortkomingen heeft toegegeven.
De ambtshalve maatregelen zijn:
1° de eenzijdige opzegging van de opdracht. In welk geval de aanbestedende overheid van rechtswege het geheel van de borgtocht als forfaitaire schadevergoeding verwerft of bij gebrek aan borgstelling een equivalent bedrag. Deze maatregel sluit de toepassing uit van iedere vertragingsboete op het deel waarop de verbreking slaat;
2° de uitvoering in eigen beheer van het geheel of van een deel van de niet-uitgevoerde opdracht;
3° het sluiten van één of meerdere opdrachten voor rekening met één of meerdere derden voor het geheel of een deel van de nog uit te voeren opdracht.
De maatregelen onder het eerste lid, 2° en 3°, worden getroffen op kosten en risico van de in gebreke gebleven opdrachtnemer. Nochtans vallen de vertragingsboetes en straffen die bij de uitvoering van een opdracht voor rekening worden toegepast, ten laste van de nieuwe opdrachtnemer.
4.15 Einde van de opdracht
4.15.1 Oplevering van de uitgevoerde diensten (art. 64-65 en 156)
De diensten worden tijdens hun uitvoering van nabij opgevolgd door de leidend ambtenaar.
De opdrachtnemer moet voorzien in een middel om de gegevens na afloop van de overheidsopdracht te recupereren.
De prestaties worden slechts opgeleverd nadat de controles, de keuringen en de voorgeschreven proeven voldoening schenken.
Er wordt een oplevering voorzien na de uitvoering van de prestaties die het voorwerp van de opdracht uitmaken.
De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van de volledige of gedeeltelijke beëindiging van de diensten, vastgesteld overeenkomstig de regels van de opdrachtdocumenten, om de formaliteiten betreffende de oplevering te vervullen en aan de dienstverlener kennis te geven van het resultaat daarvan. Deze termijn gaat in voor zover de aanbestedende overheid tegelijk in het bezit is gesteld van de lijst van gepresteerde diensten of van de factuur. Bij het verstrijken van de termijn van dertig dagen die volgen op de dag die werd vastgesteld voor de afwerking van het geheel van de diensten wordt, naar gelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering van de opdracht opgesteld.
Wanneer de diensten beëindigd worden vóór of na deze datum, is het aan de dienstverlener om de leidend ambtenaar bij een aangetekende brief hiervan in kennis te stellen en hem/haar bij deze gelegenheid te vragen om tot de oplevering over te gaan. Binnen de dertig dagen die volgen op de ontvangst van de aanvraag van de dienstverlener wordt naargelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering opgesteld.
De oplevering van de laatst bestelde diensten is definitief.
4.15.2 Facturering en betaling van de diensten (art. 66 tot 72 - 160)
De opdrachtnemer stuurt de facturen (in één exemplaar) en het proces-verbaal van oplevering van de opdracht (origineel exemplaar) naar volgend adres:
Enabel, Belgisch ontwikkelingsagentschap Xxxxxxxxxx 000
0000 Xxxxxxx
Facturen kunnen ook per e-mail worden ingediend op: xxxxxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxx.xx met een duidelijke verwijzing naar het contract, d.w.z.: “BXL-12831”.
Alleen correct uitgevoerde diensten mogen worden gefactureerd.
De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van de beëindiging van de diensten, vastgesteld overeenkomstig de regels van de opdrachtdocumenten, om de formaliteiten betreffende de keuring en de voorlopige oplevering te vervullen en aan de dienstverlener kennis te geven van het resultaat daarvan.
De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn of vanaf de dag volgend op de laatste dag van de verificatietermijn indien deze termijn minder is dan dertig dagen. En op voorwaarde dat de aanbestedende overheid tezelfdertijd in het bezit is van de naar behoren opgestelde factuur.
Wanneer de opdrachtdocumenten niet voorzien in een afzonderlijke schuldvordering, geldt de factuur als schuldvordering.
De factuur moet opgemaakt zijn in EURO.
Voorschotten voor toegang tot het platform kunnen worden verleend aan de opdrachtnemer, indien deze kan aantonen dat deze diensten volgens het gebruik worden gesloten op basis van een abonnement of tegen voorafgaande betaling (art. 67, § 1, °4 AUR).
Betalingen kunnen ook in schijven worden gedaan (termijnen).
4.16 Rechtsvorderingen (art. 73)
Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is Frans of Nederlands.
De aanbestedende overheid is in geen geval verantwoordelijk voor de schade veroorzaakt aan personen of goederen die het rechtstreeks of onrechtstreeks gevolg zijn van de activiteiten nodig voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.
Bij een ‘geschil’, d.w.z. rechtsgeding, moet de briefwisseling (ook) verstuurd worden naar het
volgende adres:
Enabel, Belgisch ontwikkelingsagentschap
Juridische cel van de dienst Logistiek en Aankopen (L&A)
T.a.v. xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx 000
0000 Xxxxxxx, Xxxxxx
Het platform moet het mogelijk maken dat alle geregistreerde gegevens (mandaat, rollen, projecten) door alle medewerkers van Xxxxxx kunnen worden ingezien. Het moet de betrokken werknemers ook in staat stellen om via het platform praktijken van collaboratief bestuur toe te passen (besluitvorming, noteren van spanningen, organisatie van vergaderingen).
5.1 Toegang en visualisatie
• Toegang tot het platform voor alle medewerkers van Xxxxxx (ongeveer 2000);
• Visualisatie: alle medewerkers van Xxxxxx kunnen de bestuursgegevens (mandaat, rollen, leden, prioriteiten, projecten) van Xxxxxx-specifieke cirkels/ afdelingen/groepen inzien.
• De gegevens worden op een duidelijke, gestructureerde en systematische manier weergegeven en georganiseerd.
• De visuele presentatie is goed doordacht, waardoor het algemene kader gemakkelijk te begrijpen is.
• Het platform is gebruiksvriendelijk en intuïtief te gebruiken.
• Single Sign-On (SSO). Integratie van het platform in het authenticatiesysteem van Xxxxxx. (O365 of AzureAD)
• Bestuursgegevens (behalve verslagen) moeten beschikbaar zijn in het Engels en het Frans.
• Naleving van de informatiebeveiligingsnorm ISO 27001 (ISO 27K).
• Naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).
• Maximale integratie mogelijk maken met Office 365 (O365).
o Hyperlinks naar documenten die in O365 worden beheerd.
o Mogelijkheid om gegevens te exporteren naar O365.
5.2 Functies ter ondersteuning van collaboratief bestuur
• Organiseren van vergaderingen en agenda's
o Vergaderingen worden gepland op het platform;
o Verschillende soorten vergaderingen (operationele en bestuursvergaderingen) zijn mogelijk;
o Gestructureerd vergaderformaat verenigbaar met holacratieprincipes;
o Werknemers kunnen vóór de vergadering punten aan de agenda toevoegen;
o Vergaderverslagen kunnen gemakkelijk tijdens de vergadering worden opgesteld;
o Vergaderverslagen zijn toegankelijk;
o In de vergaderverslagen worden de genomen besluiten duidelijk uiteengezet en worden de gegevens uit de cirkel waar nodig aangepast.
• Collaboratieve besluitvorming.
o Besluitvorming met instemming van de leden van de cirkel, mogelijk buiten de vergaderingen om.
• De doelstellingen van het team beheren en opvolgen.
• Teamprojecten en uit te voeren acties beheren.
o De tijdens de vergaderingen formeel vastgestelde acties worden opgenomen in de gepersonaliseerde en individuele lijsten van personen die aan de actie zijn toegewezen.
o De tijdens de vergadering vastgestelde projecten zijn opgenomen in de lijst van projecten van de cirkel.
• Het volgen van specifieke punten (registreren van ‘spanning’).
o Items die moeten worden gedeeld/voorgesteld/gevraagd aan collega's in een cirkel kunnen worden opgesomd en ingediend wanneer de collega dat wenst.
5.3 Migratie
Deze opdracht beoogt ook een onmiddellijk gebruik van het platform mogelijk te maken. De migratie van gegevens van het huidige platform is daarom opgenomen in de offerte dat zal worden gedaan, en er wordt een tijdschema voor de migratie van gegevens voorgesteld.
5.4 Support en onderhoud
• Het aanbieden van een platform betekent ook dat gepersonaliseerde ondersteuning gemakkelijk toegankelijk is voor alle medewerkers.
• Persoonlijke ondersteuning is vereist met een reactietijd van één werkdag.
• Regelmatige updates van het platform.
• Respons en oplossing van beveiligingsincidenten.
• Het platform is beschikbaar in de cloud.
5.5 Back-up en disaster recovery
• Garanderen dat er bij een storing van het platform een back-up bestaat.
• Bepalen dat Xxxxxx in geval van niet-verlenging van het contract kan beschikken over de gegevens op het platform en dat deze gegevens van het platform zullen worden verwijderd.
5.6 Opleiding en integratie
Alle medewerkers hebben toegang tot opleidingsinformatie voor een optimaal gebruik van het platform. Voor medewerkers die toetreden tot een collaborative governance-cirkel is het eenvoudig om de functies van het platform te ‘onboarden’. Het platform draagt zo bij tot de aanname van collaboratief bestuur binnen Xxxxxx.
6.1 Identificatiefiche
6.1.1 Natuurlijk persoon
Om het formulier in te vullen, klik hier: xxxxx://xxxxxxxxxxxxx.xxxxx.xxx/xxxx/xxxxx?xxxxxxx:xxxx:xxxx:XX:000000xx-00x0-0000- b070-5cfed3760aed
I. PERSOONLJKE GEGEVENS ACHTERNA(A)M(EN)11 VOORNA(A)M(EN) GEBOORTEDATUM DD MM JJJJ GEBOORTEPLAATS GEBOORTELAND (STAD, GEMEENTE) SOORT IDENTITEITSBEWIJS IDENTITEITSKAART PASPOORT RIJBEWIJS12 ANDER13 LAND VAN AFGIFTE NUMMER VAN HET IDENTITEITSBEWIJS PERSOONLIJK IDENTIFICATIENUMMER 14 PERMANENT PRIVÉADRES POSTCODE POSTBUS STAD/GEMEENTE REGIO 15 LAND PRIVÉ-TELEFOONNUMMER PRIVÉ-E-MAILADRES | |
II. BEDRIJFSGEGEVENS | Zo ja, verstrek dan bedrijfsgegevens en voeg er een kopie van officiële bewijsstukken bij. |
Runt u uw eigen bedrijf zonder aparte rechtspersoonlijkheid (bijvoorbeeld eenmanszaken, zelfstandigen enz.) en levert u als zodanig diensten aan de Commissie, andere instellingen, agentschappen en EU-organen? JA NEE | BEDRIJFSNAAM (in voorkomend geval) BTW-NUMMER REGISTRATIENUMMER PLAATS VAN REGISTRATIE STAD/GEMEENTE LAND |
DATUM | HANDTEKENING |
11 Zoals aangegeven op het officiële document.
12 Enkel aanvaard voor Groot-Brittannië, Ierland, Denemarken, Zweden, Finland, Noorwegen, IJsland, Canada, de Verenigde Staten en Australië.
13 Bij gebrek aan andere identiteitsbewijzen: verblijfsvergunning of diplomatiek paspoort.
14 Zie tabel met overeenkomstige benamingen per land.
15 Vermeld regio, staat of provincie alleen voor niet-EU-landen, met uitzondering van EVA-landen en kandidaat-lidstaten.
6.1.2 Privaatrechtelijke/publiekrechtelijke entiteit met een rechtsvorm
Om het document in te vullen, klik hier: xxxxx://xxxxxxxxxxxxx.xxxxx.xxx/xxxx/xxxxx?xxxxxxx:xxxx:xxxx:XX:0x000000-0xx0-0000- 9199-e591dcdfe19b
OFFICIËLE NAAM16 BEDRIJFSNAAM (indien verschillend) AFKORTING RECHTSVORM SOORT FOR PROFIT ORGANISATIE NON FOR PROFIT NGO17 JA NEE BELANGRIJKSTE REGISTRATIENUMMER18 SECUNDAIR REGISTRATIENUMMER (in voorkomend geval) PLAATS VAN BELANGRIJKSTE REGISTRATIE STAD/GEMEENTE LAND DATUM VAN BELANGRIJKSTE REGISTRATIE DD MM JJJJ BTW-NUMMER ADRES VAN HOOFDKANTOOR POSTCODE POSTBUS STAD/GEMEENTE LAND TELEFOONNUMMER E-MAILADRES | |
DATUM | STEMPEL |
HANDTEKENING VAN DE GEMACHTIGDE VERTEGENWOORDIGER | |
16 Nationale benaming en vertaling in EN of FR in voorkomend geval.
17 NGO = niet‐gouvernementele organisatie, in te vullen wanneer ‘NON FOR PROFIT’ is aangegeven.
18 Registratienummer in het nationale register van ondernemingen. Zie tabel met overeenkomstige benamingen per land.
6.1.3 Publiekrechtelijke entiteit19
Om het document in te vullen, klik hier: xxxxx://xxxxxxxxxxxxx.xxxxx.xxx/xxxx/xxxxx?xxxxxxx:xxxx:xxxx:XX:x00xx0x0-0000-0xxx- 9596-107f7daf6f1b
OFFICIËLE NAAM20 AFKORTING BELANGRIJKSTE REGISTRATIENUMMER21 SECUNDAIR REGISTRATIENUMMER (in voorkomend geval) PLAATS VAN BELANGRIJKSTE REGISTRATIE STAD/GEMEENTE LAND DATUM VAN BELANGRIJKSTE REGISTRATIE DD MM JJJJ BTW-NUMMER OFFICIEEL ADRES POSTCODE POSTBUS STAD/GEMEENTE LAND TELEFOONNUMMER E-MAILADRES | |
DATUM | STEMPEL |
HANDTEKENING VAN DE GEMACHTIGDE VERTEGENWOORDIGER | |
19 Publiekrechtelijke instantie met RECHTSPERSOONLIJKHEID, dat wil zeggen een publiekrechtelijke entiteit die zichzelf kan vertegenwoordigen en in eigen naam kan optreden, hetgeen betekent: in staat zijn een vordering in te stellen of in rechte te worden aangesproken, goederen te verwerven en te vervreemden en overeenkomsten te sluiten. Deze rechtsvorm wordt bevestigd door de officiële rechtshandeling tot oprichting van de entiteit (een wet, een besluit enz.).
20 Nationale benaming en vertaling in EN of FR in voorkomend geval.
21 Registratienummer in het nationale register van de entiteit.
6.2 Offerteformulier – Prijzen
Door deze offerte in te dienen, verbindt de inschrijver zich ertoe deze opdracht uit te voeren overeenkomstig de bepalingen van het bijzonder bestek en de referentietermen, en verklaart hij expliciet alle voorwaarden te aanvaarden die worden opgesomd in het bijzonder bestek en af te zien van eventuele afwijkende bepalingen zoals de eigen verkoopsvoorwaarden.
De eenheidsprijzen en de globale prijs voor elk van de posten van de inventaris worden opgegeven met inachtneming van de betrekkelijke waarde van die posten ten opzichte van het totale offertebedrag. Al de algemene en financiële kosten alsmede de winst worden, in verhouding tot hun belangrijkheid, verdeeld over de onderscheiden posten.
De belasting op de toegevoegde waarde wordt op een aparte regel vermeld, die bij het bedrag van de offerte moet worden opgeteld. De inschrijvers worden erop gewezen dat Xxxxxx een niet-belastingplichtige is in de zin van de artikelen 21 en 21 bis van het Belgische wetboek van de btw.
De inschrijver verbindt zich ertoe de overheidsopdracht uit te voeren overeenkomstig de clausules en bepalingen van het bijzonder bestek voor de volgende prijzen, uitgedrukt in euro en exclusief btw:
Post | Soort | Eenheid | Hoeveelheid (over 4 jaar)22 | Eenheidsprijs | Totale prijs excl. btw: | Toe te passen btw-tarief: |
Jaarlijks tarief voor 400 licenties (volledige schrijftoegang tot het platform) | Vaste hoeveelheid | Licentie | 1.600 | € | % | |
Maandelijkse kosten voor het naar behoefte geleidelijk toevoegen van licenties, in blokken van 20 licenties | Vermoedelijke hoeveel-heid | Blok van 20 licenties | 648 | € | % | |
TOTALE PRIJS EXCL. BTW: | € | |||||
TOTALE PRIJS INCL. BTW: | € | |||||
TOTALE PRIJS INCL. BTW voluit geschreven:
22 Zie punt 2.8 voor de schatting en berekening van de hoeveelheden.
Indien deze offerte wordt goedgekeurd zal de borgtocht gesteld worden volgens de voorwaarden en termijnen beschreven in dit bijzonder bestek.
De vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen wordt in de offerte duidelijk aangegeven.
De inschrijver verklaart op erewoord dat de verstrekte informatie waarheidsgetrouw en juist is en dat zij is opgesteld met volledige kennis van de gevolgen van een eventuele valse verklaring.
6.3 Lijst van onderaannemers
Naam en rechtsvorm | Adres/maatschappelijke zetel | Voorwerp |
Overeenkomstig artikel 73 van het KB van 18 april 2017 moet een ondernemer die een beroep wenst te doen op de capaciteiten van andere entiteiten (met name onderaannemers) met betrekking tot de criteria inzake technische en professionele bekwaamheid (zie 3.4.8.2 Selectiecriteria), de aanbestedende overheid het bewijs leveren dat hij over de nodige middelen zal beschikken, met name door overlegging van de verbintenis daartoe van deze entiteiten.
6.4 Verklaring op eer – uitsluitingsgronden
Hierbij verklaar ik / verklaren wij, handelend in mijn/onze hoedanigheid van rechtsgeldig(e) vertegenwoordiger(s) van bovenvermelde inschrijver, dat de inschrijver zich niet in een van volgende uitsluitingsgevallen bevindt:
1. De inschrijver of een van zijn directeurs is bij een rechterlijke beslissing met kracht van gewijsde veroordeeld voor een van de volgende strafbare feiten:
1° deelname aan een criminele organisatie; 2° corruptie;
3° fraude;
4° terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten, dan wel uitlokking van, medeplichtigheid aan of poging tot het plegen van een dergelijk misdrijf of strafbaar feit;
5° witwassen van geld en financiering van terrorisme; 6° kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel.
7° het tewerkstellen van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen. 8° het oprichten van een offshore-bedrijf
De uitsluiting op basis van dit criterium geldt gedurende een periode van 5 jaar te rekenen vanaf de datum van het vonnis.
2. De inschrijver blijkt niet te voldoen aan zijn verplichting tot betaling van belastingen of socialezekerheidsbijdragen ten belope van meer dan 3.000 euro, tenzij de inschrijver kan aantonen dat hij op een aanbestedende overheid één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn. Deze schuldvorderingen moeten ten minste gelijk zijn aan de achterstallige afbetaling van de fiscale dan wel de sociale schulden;
3. De inschrijver verkeert in staat van faillissement of vereffening, heeft zijn werkzaamheden gestaakt, ondergaat een gerechtelijke reorganisatie, heeft aangifte gedaan van zijn faillissement, maakt het voorwerp uit van een procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie, of verkeert in een vergelijkbare toestand ingevolge een soortgelijke procedure die in andere nationale reglementeringen bestaat.
4. De inschrijver of een van zijn directeurs heeft een ernstige beroepsfout begaan, waardoor zijn integriteit in twijfel kan worden getrokken.
Worden onder andere beschouwd als een ernstige beroepsfout:
een overtreding van het Beleid van Xxxxxx inzake seksuele uitbuiting en seksueel misbruik – juni 2019
b. een overtreding van het Beleid van Xxxxxx inzake het beheersen van het fraude- en corruptierisico – juni 2019;
c. een overtreding van een regelgevende bepaling van de lokale wetgeving inzake seksuele intimidatie op het werk;
d. wanneer de inschrijver zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen of het opstellen van valse documenten bij het verstrekken van de informatie die nodig is voor de controle op het ontbreken van uitsluitingsgronden of de naleving van de selectiecriteria, of informatie heeft achtergehouden;
e. wanneer Xxxxxx over voldoende plausibele aanwijzingen beschikt om te besluiten dat de inschrijver handelingen zou hebben gesteld, overeenkomsten zou hebben gesloten of afspraken zou hebben gemaakt, die gericht zijn op vervalsing van de mededinging.
De aanwezigheid van inschrijver op een van de uitsluitingslijsten van Enabel vanwege een dergelijke handeling/overeenkomst/afspraak wordt als een voldoende plausibele aanwijzing beschouwd.
5. Wanneer een belangenconflict niet effectief kan worden verholpen met andere minder ingrijpende maatregelen.
6. Er werden aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen van de inschrijver vastgesteld bij de uitvoering van een wezenlijk voorschrift tijdens een eerdere opdracht met een andere aanbestedende overheid, indien dit geleid heeft tot het nemen van ambtshalve maatregelen, schadevergoedingen of een andere vergelijkbare sanctie.
Worden als ‘aanzienlijke tekortkomingen’ beschouwd: de naleving van de van toepassing zijnde verplichtingen op het vlak van milieu-, sociaal en arbeidsrecht die zijn vastgelegd in het recht van de Europese Unie, het nationaal recht, collectieve arbeidsovereenkomsten of de internationale bepalingen op het vlak van milieu-, sociaal en arbeidsrecht.
De aanwezigheid van inschrijver op de uitsluitingslijst van Xxxxxx vanwege een dergelijke tekortkoming geldt als vaststelling.
7. Er werden beperkende maatregelen genomen ten aanzien van de inschrijver om een einde te maken aan schendingen van de internationale vrede en veiligheid zoals terrorisme, de schending van mensenrechten, de destabilisering van soevereine staten en de verspreiding van massavernietigingswapens.
8. De inschrijver of een van de directeurs staat op de lijsten van personen, groepen of entiteiten die door de Verenigde Naties, de Europese Unie en België aan financiële sancties onderworpen zijn.
Voor de Verenigde Naties kunnen de lijsten op het volgende adres worden geraadpleegd: xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxx-xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx- financi%c3%able-sancties-verenigde-naties
Voor de Europese Unie kunnen de lijsten op het volgende adres worden geraadpleegd: xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxx-xxxxxxxx/xxxxxxxx-xxxxxxxx
xxxxx://xxxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxx/0000/xxxxxxxxxxxx-xxxx- sanctions
xxxxx://xxxx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxx/xxxxx/xxxxxxxxxxx_xxxxxxxx-0000-00-00-xxxxx.xxx
Voor België: xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx/xx/xxxx_xx_xxx/xxxxxxxxx_xx_xxxxxxxx/xxxxxxxx_xxxxxxxx raties/thesaurie/controle-financi%c3%able-2/financi%c3%able
De inschrijver verklaart formeel dat hij in staat is om op verzoek en onverwijld de genoemde certificaten en andere bewijsstukken te verstrekken, tenzij
a. Enabel de mogelijkheid heeft om de desbetreffende bewijsstukken rechtstreeks te verkrijgen door raadpleging van een nationale databank in een lidstaat die kosteloos toegankelijk is, mits de inschrijver de nodige informatie heeft verstrekt (websiteadres, instantie of organisatie die de documenten uitgeeft, nauwkeurige referentie van de documenten) die Enabel in staat stelt deze te verkrijgen, met de bijbehorende toegangsmachtiging;
b. Enabel reeds in het bezit is van de betreffende documenten.
De inschrijver stemt er formeel mee in dat Enabel toegang krijgt tot de bewijsstukken ter staving van de in dit document verstrekte informatie.
Datum Plaats
Handtekening
6.5 Integriteitsverklaring van de inschrijver
Hierbij verklaar ik / verklaren wij, handelend in mijn / onze hoedanigheid van rechtsgeldig(e) vertegenwoordiger(s) van bovenvermelde inschrijver, hetgeen volgt:
• Noch de leden van het bestuur, noch werknemers of andere personen of rechtspersonen waarmee de inschrijver een overeenkomst met het oog op de uitvoering van de opdracht heeft gesloten, hebben voor zichzelf of voor andere personen of rechtspersonen een op geld waardeerbaar voordeel (zoals giften, beloningen of voordelen van alle aard) van derden bedongen of aanvaard, dat direct of indirect verband houdt met werkzaamheden van de betrokkene voor Xxxxxx.
• Bestuurders, medewerkers of hun partners hebben geen financiële of andere belangen in ondernemingen, organisaties e.d. die een directe dan wel indirecte relatie met Xxxxxx hebben (die bijvoorbeeld een belangenconflict zouden kunnen veroorzaken).
• Ik heb / wij hebben de artikelen met betrekking tot de deontologie van deze overheidsopdracht gelezen (zie 1.7.), evenals het Beleid van Xxxxxx inzake seksuele uitbuiting en seksueel misbruik en het Beleid van Xxxxxx inzake het beheersen van het fraude- en corruptierisico en ik verklaar / wij verklaren dat ik/wij deze artikelen onderschrijven en volledig naleven.
Indien de bovenvermelde opdracht mij/ons wordt toegewezen, verklaar ik/wij bovendien akkoord te zijn met volgende bepalingen:
• Om elk risico van partijdigheid of samenspanning te vermijden in de opvolging en controle van de uitvoering van de opdracht, in het de uitvoerder strikt verboden om rechtstreeks of onrechtstreeks geschenken, maaltijden of een ander materieel of immaterieel voordeel, ongeacht de waarde ervan, aan te bieden aan het personeel van Xxxxxx, die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn door de opvolging en/of controle van de uitvoering van de opdracht, ongeacht hun hiërarchische rang.
• Elk contract (overheidsopdracht) wordt verbroken zodra zou blijken dat de gunning van het contract of de uitvoering ervan aanleiding zou gegeven hebben tot het verkrijgen of aanbieden van bovenstaande op geld waardeerbare voordelen.
• Indien een of meerdere van de deontologische bepalingen niet gerespecteerd wordt, leidt dit tot de uitsluiting van de uitvoerder van deze en van andere overheidsopdrachten voor Xxxxxx.
De inschrijver neemt ten slotte kennis van het feit dat Xxxxxx zich het recht voorbehoudt om klacht in te dienen bij de bevoegde gerechtelijke instanties voor elke vaststelling die ingaat tegen de inhoud van deze verklaring en dat alle administratieve en andere kosten die daaruit volgen ten laste zullen vallen van de inschrijver.
Datum Plaats
Handtekening
6.6 In te dienen documenten – exhaustieve lijst
- De correct ingevulde en ondertekende identificatiefiche (zie 6.1) (voor elke deelnemer wanneer de inschrijving wordt ingediend door een combinatie van ondernemers);
- Het offerteformulier – Prijzen (zie 6.2)
- De lijst van onderaannemers (zie 6.3);
- Verklaring op erewoord – uitsluitingsgronden (voor elke deelnemer wanneer de offerte wordt ingediend door een combinatie van ondernemers) (zie 6.4);
- De integriteitsverklaring van de inschrijvers (voor elke deelnemer wanneer de offerte wordt ingediend door een combinatie van ondernemers) (zie 6.5);
- Alle documenten gevraagd in het kader van de kwalitatieve selectiecriteria en gunningscriteria:
o Een verklaring betreffende de totale omzet van de onderneming en, in voorkomend geval, de omzet in het gebied waarop de opdracht betrekking heeft, over maximaal de laatste drie beschikbare boekjaren, afhankelijk van de datum waarop de onderneming is opgericht of de ondernemer met zijn activiteiten is begonnen, voor zover informatie over deze omzetcijfers beschikbaar (zie 3.4.8.2);
o Een lijst van de belangrijkste soortgelijke diensten verleend de afgelopen drie jaar, met vermelding van het bedrag, de datum en de publieke of private ontvanger (zie 3.4.8.2);
o Wanneer een ondernemer een beroep wenst te doen op de capaciteiten van andere entiteiten (met name onderaannemers) met betrekking tot de criteria inzake technische en professionele bekwaamheid (zie 3.4.8.2 Selectiecriteria), moet hij de aanbestedende overheid het bewijs leveren dat hij over de nodige middelen zal beschikken, met name door overlegging van de verbintenis daartoe van deze entiteiten;
o In voorkomend geval, de documenten met betrekking tot de verplichte uitsluitingsgronden (zie punt 3.4.8.1) (voor elke deelnemer wanneer de inschrijving wordt ingediend door een combinatie van ondernemers);
o Voorstel voor een methodologie voor een doeltreffend gebruik van de applicatie, met inbegrip van het tijdschema voor de migratie, de integratie van nieuwe gebruikers, gepersonaliseerde ondersteuning en gebruiksgemak;
- Een detail van de aangeboden prijzen, met voor elke post de verschillende elementen die in de prijs zijn inbegrepen en het toepasselijke btw-tarief;
- Als de offerte is ondertekend door een gemachtigde, vermeldt deze duidelijk zijn of haar volmachtgever of volmachtgevers. De gemachtigde voegt de elektronische authentieke of onderhandse akte toe waaruit zijn of haar bevoegdheid blijkt of een scan van het afschrift van de volmacht (voor elke deelnemer wanneer de inschrijving wordt ingediend door een combinatie van ondernemers);. De gemachtigde vermeldt in voorkomend geval het nummer van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin het uittreksel uit de akte is gepubliceerd, met opgave van de bladzijde(n) en/of de betrokken passage(n);
- Wanneer de offerte wordt ingediend door een combinatie van ondernemers, de door
elke deelnemer ondertekende overeenkomst van vereniging, met duidelijke vermelding van de vertegenwoordiger van de combinatie.