Contract



Exact Online Voorwaarden versie september 2023

Exact Online Conditions version September 2023

Artikel 1 -

Definities

Definitions


De volgende begrippen zijn in de Exact Online Overeenkomst en Exact Online Voorwaarden als volgt gedefinieerd:

The terms below are defined in the Exact Online Agreement and Exact Online Conditions as follows:

1.1

Aanvullende Bestelling: de aankoop van abonnementen, modules, add-ons, wijziging van (het aantal) Gebruikers, wijziging van klantadministratietypes, wijziging van (het aantal) Administraties en dergelijke nadat de Exact Online Overeenkomst in werking is getreden;

Additional Order: the purchase of subscriptions, modules, add-ons, changes to (number of) Users, changes to company types, changes to (the number of) Administrations and so on after the Exact Online Agreement has come into effect;

1.2

Accountant: een individuele accountant of een organisatie waarvan de activiteiten hoofdzakelijk bestaan uit administratieve dienstverlening en/of fiscale dienstverlening, zoals het voorbereiden van financiële overzichten, analyse van operationele kosten en het controleren van boekhoudkundige activiteiten, ten behoeve van derden op commerciële basis;

Accountant: an individual accountant or an organisation whose activities mainly consist of administrative and/or tax services, such as preparing financial statements, analysing operational costs and auditing accounting activities for third parties on a commercial basis;

1.3

Administratie(s): de administraties van het bedrijf van Afnemer in de Web Applicatie, inclusief iedere afzonderlijke administratie die Afnemer houdt in de Web Applicatie ten behoeve van zijn Dochterondernemingen;

Administration(s): the financial accounts of the Customer’s company in the Web Application, including each financial account that the Customer keeps in the Web Application for its Subsidiaries;

1.4

Afnemer: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een Exact Online Overeenkomst sluit met Exact of die ter zake met Exact in onderhandeling is;

Customer: the natural person or legal entity that has entered into an Exact Online Agreement with Exact or is negotiating with Exact;

1.5

Afnemergegevens: alle gegevens die Afnemer invoert in de Web Applicatie of die namens Afnemer worden ingevoerd in de Web Applicatie;

Customer Data: all data that the Customer enters in the Web Application or that are entered in the Web Application on behalf of the Customer;

1.6

Consultancydiensten: de door Exact aan Afnemer verleende Consultancydiensten in het kader van de Exact Online Overeenkomst;

Consultancy Services: the consultancy services provided by Exact to the Customer under the Exact Online Agreement;

1.7

Componenten van Derden: een software(-component), verzameling van componenten, of een API-interface naar een library (bijvoorbeeld een .dll interface), ontwikkeld door een derde en gebruikt door Exact in haar software voor de Web Applicatie;

Third-Party Components: a piece of software, software component, collection of components, or an API interface to a library (for example, a .dll interface), developed by a third party and used by Exact in its software for the Web Application;

1.8

Diensten van Derden: een door een derde ontwikkelde dienst die mogelijk wordt gemaakt door een verbinding tussen de Web Applicatie en de website of applicatie van een derde;

Third-Party Services: a service developed by a third party that is enabled by a connection between the Web Application and a third party’s website or application;

1.9

Dochteronderneming: een dochteronderneming in de zin artikel 24a van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (“BW’), of een andere rechtspersoon waarin Exact of Afnemer een belang heeft van meer dan 50% van hetzij het aandelenkapitaal, hetzij stemrechten op een algemene vergadering bezit, of een ander overwegend belang heeft;

Subsidiary: a subsidiary within the meaning of Section 24a, Book 2 of the Dutch Civil Code, or another legal entity in which Exact, or the Customer holds an interest of over 50% of either the share capital or voting rights in a general meeting, or has another controlling interest;

1.10

Documentatie: de (elektronische) documentatie van Exact behorend bij de Web Applicatie;

Documentation: Exact’s electronic or other documentation pertaining to the Web Application;

1.11

Exact: Exact Group B.V. of één van haar Dochterondernemingen die optreedt als leverancier van diensten op grond van de Exact Online Overeenkomst;

Exact: Exact Group B.V. or one of its Subsidiaries acting as a supplier of services under the Exact Online Agreement;

1.12

Exact Online Overeenkomst: de tussen Exact en Afnemer tot stand gekomen overeenkomst met betrekking tot de Exact Online Diensten, Consultancydiensten en eventuele Aanvullende Bestellingen, inclusief deze Exact Online Voorwaarden;

Exact Online Agreement: the agreement entered into between Exact and the Customer regarding the Exact Online Services, Consultancy Services and any Additional Orders, including these Exact Online Conditions;

1.13

Exact Online Dienst(en): de door Exact te verlenen diensten, zoals xxxxx beschreven in de Exact Online Overeenkomst;

Exact Online Service(s): the services to be provided by Exact, as described further in the Exact Online Agreement;

1.14

Exact Online Voorwaarden: deze Exact Online Voorwaarden;

Exact Online Conditions: these Exact Online Conditions;

1.15

Gebruiker: Afnemer, Medewerker van Xxxxxxx en/of een cliënte van de Accountant die gebruik maakt van de Exact Online Dienst;

User: the Customer, an Employee of the Customer and/or a client of the Accountant who uses the Exact Online Service;

1.16

Log-In Gegevens: gebruikersnamen, wachtwoorden, tokens en andere codes die uitsluitend bedoeld zijn voor de Gebruiker om toegang te verkrijgen tot de Web Applicatie;

Login Details: usernames, passwords, tokens and other codes intended solely for the User to access the Web Application;

1.17

Log-In Procedure: de door Exact voorgeschreven procedure die Afnemer moet volgen om toegang te verkrijgen tot de Web Applicatie;

Login Procedure: the procedure prescribed by Exact that the Customer must follow to access the Web Application;

1.18

Medewerker: een werknemer van Xxxxxxx of Exact en/of een (rechts)persoon die bevoegd is om werkzaamheden te

verrichten voor of onder de verantwoordelijkheid van Afnemer of Exact;

Employee: an employee of the Customer or Exact and/or a natural person or legal entity who is authorised to work for or under the responsibility of the Customer or Exact;


1.19

Onvolkomenheid: alle tekortkomingen in de Web Applicatie die in belangrijke mate in de weg staan aan het functioneren daarvan, zoals omschreven in de Documentatie. Het ontbreken van bepaalde functionaliteit in een nieuwe versie van de Web Applicatie die wel aanwezig was in een eerdere versie wordt niet als een Onvolkomenheid beschouwd;

Defects: all failures in the Web Application that significantly impede its functioning, as described in the Documentation. The lack of certain functionality in a new version of the Web Application that was present in a previous version is not considered to be a Defect;

1.20

Privacy beleid: het privacy beleid, dat separaat ter beschikking wordt gesteld op de Website van Exact en dat van toepassing is op de verwerking door Exact van persoonsgegevens van Afnemer en dat in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving;

Privacy Policy: the privacy policy, made separately available on Exact’s Website, which applies to Exact’s processing of the Customer’s personal data and is in accordance with the applicable laws and regulations;

1.21

Systeemeisen: de minimale eisen die door Exact gesteld worden aan de hardware en software van Afnemer om deugdelijk gebruik te kunnen maken van de Exact Online Diensten;

System Requirements: the minimum requirements that Exact sets for the Customer’s hardware and software to be able to properly use the Exact Online Services;

1.22

Vertrouwelijke Informatie: de vertrouwelijke informatie betreffende Afnemer of Exact, inclusief (a) informatie die schriftelijk als “vertrouwelijk” is aangeduid, (b) informatie die niet algemeen bekend is bij het publiek, (c) informatie die niet algemeen bekend is gemaakt door de partij op wie de informatie betrekking heeft en/of van wie de informatie afkomstig is, en (d) informatie waarvan het vertrouwelijke karakter redelijkerwijs bekend is;

Confidential Information: confidential information about the Customer or Exact, including (a) information marked as ‘confidential’ in writing, (b) information not generally known to the public, (c) information not generally disclosed by the party to whom it relates and/or from whom it originates, and (d) information whose confidential nature is reasonably known;

1.23

Web Applicatie: de software zoals beschreven in de Exact Online Overeenkomst, waartoe Exact aan Afnemer toegang verleent via de Exact Online Diensten voor gebruik in overeenstemming met het bepaalde in de Exact Online Overeenkomst;

Web Application: the software as described in the Exact Online Agreement, to which Exact grants the Customer access through the Exact Online Services for use in accordance with the provisions of the Exact Online Agreement;

1.24

Website: de website van Exact;

Website: Exact’s website;

1.25

Werkdagen: maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van officiële feestdagen.

Working days: Monday to Friday, excluding public holidays.


Artikel 2 -


Algemeen


General

2.1

Deze Exact Online Voorwaarden zijn van toepassing op alle Exact Online Overeenkomsten.

These Exact Online Conditions apply to all Exact Online Agreements.

2.2

Bedingen die van deze voorwaarden afwijken, zijn uitsluitend bindend indien deze schriftelijk zijn overeengekomen en gelden slechts voor het desbetreffende geval.

Stipulations that deviate from these conditions will be binding only if they have been agreed in writing and will apply only to the case in question.

2.3

De toepasselijkheid van door Afnemer gehanteerde algemene voorwaarden wordt hierbij uitdrukkelijk van de hand gewezen.

Exact expressly rejects the applicability of the Customer’s general terms and conditions.

2.4

Onder “schriftelijk” wordt in deze voorwaarden mede verstaan: per e-mail.

In these conditions, the terms ‘in writing’ or ‘written’ also mean by e-mail.

2.5

Indien Exact in voorkomend geval niet verlangt dat deze voorwaarden strikt worden nageleefd, verliest Exact niet het recht om in toekomstige, al dan niet soortgelijke, gevallen wel de strikte naleving te verlangen.

If Exact does not require strict compliance with these conditions in a particular case, it does not forfeit the right to require strict compliance in future cases, similar or otherwise.

2.6

Exact behoudt zich het recht voor om, naar eigen inzicht, de Exact Online Voorwaarden van tijd tot tijd geheel of gedeeltelijk te wijzigen. Exact zal via de Exact Online Web Applicatie, de Website of op een andere wijze redelijke voorafgaande kennisgeving doen voordat de geactualiseerde Exact Online Voorwaarden in werking treden. Exact kan de Exact Online Diensten geheel of gedeeltelijk wijzigen of stopzetten. In geval Xxxxxxx niet instemt met de voorgenomen wijzigingen, kan Afnemer de Exact Online Overeenkomst conform artikel 5.2 opzeggen. Bij gebreke van een opzegging wordt Afnemer geacht de gewijzigde Exact Online Voorwaarden te hebben geaccepteerd.

Exact reserves the right, at its sole discretion, to amend the Exact Online Conditions occasionally fully or partially. Exact will give reasonable prior notice through the Exact Online Web Application, the Website or otherwise before the updated Exact Online Conditions come into effect. Exact may also alter or discontinue the Exact Online Services, in whole or in part. If the Customer does not agree with the intended changes, the Customer may terminate the Exact Online Agreement in accordance with Article 5.2. Absent a notice of termination, the Customer is deemed to have accepted the amended Exact Online Conditions.

2.7

Alle aanbiedingen of prijsopgaven met betrekking tot de Exact Online Diensten zijn vrijblijvend en herroepelijk.

All offers or quotations regarding the Exact Online Services are non-binding and revocable.

2.8

Afnemer kan een order of Aanvullende Bestelling plaatsen voor Exact Online Diensten op de door Exact aangegeven wijze. Iedere order of Aanvullende Bestelling is onderworpen aan acceptatie door Exact. Exact kan naar eigen inzicht een order of Aanvullende Bestelling accepteren of weigeren. Exact zal elke nieuwe Afnemer screenen tegen de Lijsten met Restricties voor Personen (gedefinieerd in artikel 19.7 van deze voorwaarden). Afnemer zal Exact assisteren bij het uitvoeren van dergelijke screenings. De Exact Online Overeenkomst treedt in werking op de datum waarop Exact

The Customer may place an order or Additional Order for Exact Online Services in Exact’s stipulated manner. Each order or Additional Order is subject to Exact’s acceptance. Exact may accept or reject an order or Additional Order at its sole discretion. Exact will perform a Restricted Party List screening (as defined in Article 19.7 of these terms and conditions) on each new Customer. Customer commits to assist Exact in performing such screening. The Exact Online Agreement comes into effect on the date on which Exact sends the Customer a confirmation of the order or Additional

Order (the ‘Effective Date’).

aan Xxxxxxx een bevestiging van de order of Aanvullende Bestelling toezendt (de “Ingangsdatum”).

2.9

Alle leveringstermijnen worden door Exact naar beste weten vastgesteld en worden door haar zoveel mogelijk in acht genomen. Voor zover onder toepasselijk recht maximaal toegestaan aan partijen om dit te bepalen in de Exact Online Voorwaarden, heeft Xxxxxxx geen recht op schadevergoeding, terugbetaling of korting als gevolg van een te late levering.

Exact sets all delivery periods to the best of its knowledge and observes them as far as possible. Insofar it is maximally permitted under applicable law to stipulate this in the Exact Online Conditions, the Customer is not entitled to any compensation (damages), refund or discount because of a late delivery.

2.10

Ieder verzoek van Xxxxxxx om het aantal Gebruikers en/of Administraties en/of klantadministratietypes en/of modules te wijzigen zal beschouwd worden als een Aanvullende Bestelling met toepassing van Artikel 2.8. Voor zover Afnemer enige vermindering verzoekt, zal Afnemer uitdrukkelijk aangeven welke specifieke Gebruikers en/of Administraties en/of klantadministratietypes en/of modules verwijderd moeten worden. Afnemer mag zijn recht tot het verzoeken van verminderingen niet misbruiken. Indien Afnemer misbruik maakt van zijn rechten opgenomen in dit artikel, uitsluitend ter beoordeling van Exact, of niet voldoet aan de verplichting tot specificatie, dan blijft Afnemer de maandelijkse vergoeding voor deze Gebruikers en/of Administraties en/of klantadministratietypes en/of modules verschuldigd.

Any request by the Customer to change the number of Users, Administrations and/or company types and/or modules will be considered as an Additional Order under Article 2.8. To the extent the Customer requests any reduction, they must explicitly state which specific Users, Administrations and/or company types and/or modules must be removed. Customer may not misuse its right to request any reduction. If Customer misuse its right under this Article, to the sole discretion of Exact, or does not comply with the obligation to specify, they will remain liable for the monthly fee for these Users, Administrations, company types and/or modules.

2.11

Afnemer aanvaardt de verantwoordelijkheid voor de keuze van de Exact Online Dienst om haar bedoelde resultaten mee te behalen, en erkent dat de Exact Online Dienst niet is ontwikkeld om te voldoen aan de individuele eisen van Afnemer.

The Customer accepts responsibility for choosing the Exact Online Service to achieve their intended results and acknowledges the Exact Online Service has not been developed to meet individual requirements of Customer.

2.12

Deze voorwaarden worden opgemaakt in verschillende talen. Indien er verschil van mening bestaat over de inhoud of de strekking van deze voorwaarden, zal de Nederlandse tekst bindend zijn.

These conditions have been drawn up in different languages. If there is a difference of opinion about the content or purport of these conditions, the Dutch text will be binding.


Artikel 3 -


Gebruiksrecht


Right of use

3.1

Wanneer de Exact Online Overeenkomst in werking treedt verleent Exact aan Afnemer een niet-exclusief, niet- overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar recht om de Web Applicatie en de Documentatie gedurende de looptijd van de Exact Online Overeenkomst te gebruiken ten behoeve van de interne bedrijfsvoering van Afnemer, voor het aantal Gebruikers, administraties en modules zoals in de Exact Online Overeenkomst zijn opgenomen, alsmede ten behoeve van eventuele Aanvullende Bestellingen die tijdens de duur van de Exact Online Overeenkomst worden geplaatst.

When the Exact Online Agreement comes into effect, Exact grants the Customer a non-exclusive, non-transferable and non-sublicensable right to use the Web Application and Documentation during the term of the Exact Online Agreement solely for their internal business operations, for the number of Users, Administrations and modules as set out in the Exact Online Agreement, and for any Additional Orders placed during the term of the Exact Online Agreement.

3.2

Afnemer zal niet toestaan dat de Web Applicatie wordt gebruikt door of ten behoeve van enige andere (rechts)persoon dan Xxxxxxx en haar Medewerkers, met uitzondering van een Dochteronderneming waarvoor Xxxxxxx een afzonderlijke Administratie kan bijhouden in de Web Applicatie. Afnemer mag de Web Applicatie niet herlicentiëren of sublicentiëren, of de Web Applicatie gebruiken voor trainingen van derden, commercieel (deeltijd)gebruik, verhuur of gebruik door een servicebureau.

The Customer may not allow the Web Application to be used by or for the benefit of any other person or legal entity other than the Customer and its Employees, except for a Subsidiary for which the Customer may keep a separate Administration in the Web Application. The Customer may not relicense or sublicense the Web Application, or use the Web Application for training third parties, commercial use, rental or use by a service agency.

3.3

Het is Afnemer uitdrukkelijk niet toegestaan de Web Applicatie te gebruiken voor of door meer Gebruikers en/of Administraties dan het aantal aangegeven in de Exact Online Overeenkomst.

The Customer expressly may not use the Web Application for or having it used by more Users and/or Administrations than the number specified in the Exact Online Agreement.

3.4

Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Exact is het Afnemer niet toegestaan een Exact Online Overeenkomst of een of meer van zijn rechten en/of verplichtingen uit een Exact Overeenkomst over te dragen. Dit verbod heeft naast verbintenisrechtelijke werking ook goederenrechtelijke werking (zoals bedoeld in artikel 3:83 lid 2 BW).

Without Exact’s prior written consent, the Customer may not transfer an Exact Online Agreement or any of their rights and/or obligations under an Exact Agreement. Besides its effect under the law of obligations, this prohibition also has effect under property law (as referred to in Section 3:83(2) of the Dutch Civil Code).

3.5

Voor zover niet in strijd met enige dwingendrechtelijke bepaling, mag Exact, naar eigen inzicht, aanpassingen aanbrengen in de Web Applicatie. Exact zal Afnemer tijdig op de hoogte stellen van updates en/of upgrades voor zover deze van belang zijn voor het gebruik van de Web Applicatie.

To the extent not contrary to any mandatory provision of law, Exact may adjust the Web Application at its own discretion. Exact will inform the Customer in due time of updates and/or upgrades to the extent these are important for the use of the Web Application.

3.6

Afnemer stemt ermee in dat de Web Applicatie Componenten en Diensten van Derden kan bevatten waarop aanvullende licentievoorwaarden van toepassing kunnen zijn die beperkingen opleggen op het gebied van export, import en toegang. Door akkoord te gaan met deze Exact Online Voorwaarden, verbindt Afnemer zich ertoe volledig te voldoen

The Customer agrees that the Web Application may contain Third-Party Components and Services to which additional licence conditions may apply that impose restrictions on export, import and access. By accepting these Exact Online Conditions, Customer agrees to fully comply with all relevant



aan alle relevante wet- en regelgeving dat van toepassing is op het gebruik van de Exact Online Diensten in de geografische regio van Afnemer.

laws and regulations applicable to the use of the Exact Online Services in their geographical region.

Artikel 4 -

Prijzen en betaling

Prices and payment

4.1

Alle door Exact gehanteerde prijzen, honoraria en andere tarieven zijn exclusief BTW en exclusief eventuele andere belastingen, heffingen, importheffingen, toeslagen, vergoedingen en heffingen van welke aard ook die nu of in de toekomst kunnen worden opgelegd door een overheidsinstantie, belastingdienst of andere autoriteit, en die tussentijds kunnen worden aangepast in overeenstemming met de toepasselijke wijzigingen op deze heffingen vanuit de overheid, de belastingdienst of anderszins. Betalingen dienen volledig voldaan te worden, vrij van en zonder inhoudingen van of wegens dergelijke belastingen, heffingen, importheffingen, toeslagen en vergoedingen, tenzij bij wet verplicht. Indien Afnemer bij wet verplicht is tot inhouding zal hij aan Exact die aanvullende bedragen betalen die nodig zijn om te verzekeren dat Exact het volledige bedrag ontvangt dat Exact zou hebben ontvangen bij afwezigheid van de inhouding, tenzij Exact en Afnemer anderszins overeenkomen. Betaling van dergelijke inhoudingen aan de autoriteiten is de verantwoordelijkheid van Afnemer.

All prices, fees and other tariffs applied by Exact are exclusive of VAT and exclusive of any taxes, levies, imports, duties, charges, fees and withholdings of any nature now or hereafter imposed by any governmental, fiscal or other authority, which can be adjusted interim in accordance with applicable governmental, fiscal or other changes in such levies. Payments shall be made in full and free and clear and without deductions for or on account of any such taxes, levies, imports, duties, charges and fees, save as required by law. If Customer is required by law to make any such deduction, it will pay to Exact such additional amounts as are necessary to ensure receipt by Exact of the full amount which Exact would have received but for the deduction, unless Exact and Customer have agreed otherwise. Any and all liability in respect to (payment of) such deductions to the authorities shall be the sole responsibility of Customer.

4.2

Vanaf de Ingangsdatum is Xxxxxxx aan Exact een vergoeding verschuldigd voor de Exact Online Diensten, ongeacht of Afnemer daadwerkelijk gebruik maakt van deze diensten. Dit staat los van eventueel toepasselijke vergoedingen voor Consultancydiensten, welke apart gefactureerd zullen worden. Aanvullende Bestellingen door Xxxxxxx gedurende de looptijd van de Exact Online Overeenkomst worden naar rato gefactureerd vanaf het moment van daadwerkelijke bevestiging en verwerking van de Aanvullende Bestelling.

From the Effective Date, the Customer must pay Exact a fee for the Exact Online Services, regardless of whether they actually use these services. This is separate from any applicable fees for Consultancy Services, which will be invoiced separately. If the Customer places Additional Orders during the term of the Exact Online Agreement, these will be invoiced pro rata from the date on which they are actually confirmed and processed.

4.3

Waar mogelijk zal Exact Afnemer 1 (één) maand vóór de ingangsdatum van de tariefswijziging informeren over een aanpassing van de tarieven via de Exact Online Website. Exact kan de vergoedingen maandelijks aanpassen. In geval die tariefswijziging leidt tot hogere tarieven en Afnemer niet instemt met de voorgestelde aanpassing kan Afnemer de Exact Online Overeenkomst opzeggen conform artikel 5.2, bij gebreke waarvan Xxxxxxx wordt geacht de aangepaste tarieven te hebben aanvaard.

Wherever possible, Exact will inform the Customer of a fee adjustment through the Exact Online Website 1 (one) month before the date on which the adjustment comes into effect. Exact may adjust its fees monthly. If this fee adjustment leads to higher fees and the Customer does not consent to the proposed change, they may terminate the Exact Online Agreement in accordance with Article 5.2, in absence whereof the Customer is deemed to have accepted the adjusted fees.

4.4

Vergoedingen zullen uitsluitend op voorhand worden betaald (met uitzondering van de betaling van de eerste vergoeding bij aanvang van de Exact Online Overeenkomst). Eventuele andere vergoedingen betreffende de Exact Online Overeenkomst (bijvoorbeeld voor Consultancydiensten, scans op transactie basis (m.u.v. scanbundel) of training) behorende bij de Exact Online Overeenkomst worden aan het einde van de maand betaald of, indien uitdrukkelijk overeengekomen met Exact, aan het einde van het jaar. Hierdoor is het mogelijk dat Xxxxxxx nog een laatste bedrag zal moeten betalen nadat de Exact Online Overeenkomst is beëindigd. Op het moment van beëindiging van de Exact Online Overeenkomst wordt elk restant van het oorspronkelijke bedrag dat nog niet door Xxxxxxx is voldaan onmiddellijk opeisbaar door Exact.

Fees are payable in advance only (except for the payment of the first fee at the start of the Exact Online Agreement). Any other fees relating to the Exact Online Agreement (for example Consultancy Services, transaction-based scans (excluding scan bundle) or training), are payable at the end of the month or, if expressly agreed with Exact, at the end of the year. It is therefore possible that the Customer must pay a final amount after the Exact Online Agreement has ended. Upon termination of the Exact Online Agreement any remainder of the original amount not yet paid by the Customer will become immediately due and payable to Exact.

4.5

Exact kan (naar eigen inzicht) Afnemer de keuze bieden uit verschillende betalingsmethoden (bijvoorbeeld creditcard, iDEAL, PayPal, etc.). Voor zover Exact een specifieke betalingsmethode aanbiedt aan Afnemer en Afnemer deze accepteert, stemt Afnemer ermee in dat aanvullende voorwaarden van Exact of van derden van toepassing kunnen zijn op die betalingsmethode.

Exact may (at its sole discretion) offer the Customer various payment methods (such as credit card, iDEAL, PayPal, etc.) To the extent Exact offers a specific payment method to the Customer and the Customer accepts it, the Customer agrees that additional conditions of Exact or of third parties may apply to that payment method.

4.6

Tenzij anders overeengekomen, betaalt Afnemer via automatische incasso en zal Afnemer aan Exact de juiste machtiging verstrekken. Afnemer moet een bankrekening hebben bij een (internationale) bank die geregistreerd is bij de lokale centrale bank. Automatische incasso’s vinden maandelijks plaats. Voor zover een automatische incasso niet mogelijk is, dient het gefactureerde bedrag uiterlijk binnen 14 dagen na factuurdatum te zijn voldaan.

Unless agreed otherwise, the Customer will pay by direct debit and provide Exact with the correct authorisation. The Customer must have a bank account with a national or international bank, registered with the local central bank. Direct debit payments are collected monthly. To the extent a direct debit is not possible, the invoiced amount must be paid within 14 days of the invoice date.

4.7

Afnemer zal Exact alle relevante en correcte gegevens verschaffen, waaronder maar niet beperkt tot zijn volledige naam, adres- en betalingsgegevens alsmede voor de BTW

relevante informatie, en zal iedere wijziging in deze gegevens

The Customer must provide Exact with all relevant and correct details, including but not limited to their full name, address and payment details as well as VAT relevant details,

and immediately notify Exact of any change in these details



onmiddellijk aan Exact doorgeven via de Web Applicatie. Ingeval Xxxxxxx dit nalaat en geen medewerking verschaft of onduidelijke gegevens verschaft komen de hieruit voortvloeiende gevolgen voor rekening en risico van Afnemer.

through the Web Application. In case Customer fails to do so and does not cooperate or provides unclear details, the consequences are at Customers own expense and risk.

4.8

Als Afnemer vergoedingen niet betaalt wanneer deze verschuldigd zijn, of de machtiging voor automatische incasso zonder geldige reden intrekt, of als de betaling om niet aan Exact toe te rekenen redenen niet uitgevoerd kan worden, zal Exact Afnemer daarvan op de hoogte stellen, waarbij Exact zich het recht voorbehoudt om de functionaliteit van de Web Applicatie te beperken of om de toegang van Afnemer tot de Web Applicatie te blokkeren zonder aansprakelijkheid jegens Afnemer. Op verzoek van Afnemer kan Exact die beperking of geblokkeerde toegang tot de Web Applicatie opheffen wanneer de openstaande bedragen, plus een extra vergoeding conform artikel 4.10, volledig zijn voldaan.

If the Customer does not pay fees when due, or revokes the direct debit mandate without valid reason, or if the payment cannot be processed for reasons not attributable to Exact, Exact will inform the Customer accordingly and reserves its right to limit the functionality of the Web Application or to block Customer’s access to the Web Application without incurring any liability towards the Customer. At Customer’s request, Exact may lift that restriction or blocked access to the Web Application when the outstanding amounts, plus an additional fee in accordance with Article 4.10, have been paid in full.

4.9

Als Afnemer zijn betalingsverplichtingen uit dit artikel 4 niet of niet tijdig nakomt, is hij zonder nadere ingebrekestelling in verzuim, en dan is Xxxxxxx rente verschuldigd van 1,5% per maand (of gedeelte van de maand).

If the Customer fails to fulfil its payment obligations under this Article 4, or fails to do so on time, the Customer is in default without further notice of default being required and has to pay interest of 1.5% per month (or part of the month).

4.10

Afnemer is aansprakelijk voor alle kosten, onkosten en (financiële) schade, inclusief maar niet beperkt tot advocaatkosten en incassokosten, die Exact heeft gemaakt doordat Afnemer zijn betalingsverplichtingen niet nakomt. De door Exact gemaakte (incasso) kosten worden vastgesteld op ten minste 15% van de hoofdsom van de vordering.

The Customer is liable for all costs, expenses and (financial) damages, including but not limited to lawyer’s fees and collection costs that Exact incurs because of Customer’s failure to fulfil their payment obligations. Exact’s collection costs are set at a minimum of 15% of the principal amount of the claim.

4.11

Exact is gerechtigd om per direct vooruitbetaling van Afnemer te verlangen tot het einde van de beoogde looptijd van de Exact Online Overeenkomst. Deze totaalvergoeding is onmiddellijk opeisbaar.

Exact may require immediate advance payment from the Customer until the end of the intended term of the Exact Online Agreement. This total fee is immediately due and payable.


Artikel 5 -


Duur en einde van de overeenkomst


Term and termination of the Agreement

5.1

De Exact Online Overeenkomst vangt aan op de Ingangsdatum en wordt aangegaan voor de periode van 1 (één) maand. De looptijd van de Exact Online Overeenkomst wordt niet gewijzigd door het plaatsen van Aanvullende Bestellingen door Xxxxxxx. Na afloop van de looptijd wordt de Exact Online Overeenkomst telkens stilzwijgend verlengd voor opeenvolgende periodes van 1 (één) maand (“Prolongatiedatum”).

The Exact Online Agreement commences on the Effective Date and is entered into for a period of 1 (one) month. The term of the Exact Online Agreement does not change because the Customer places Additional Orders. At the end of the term, the Exact Online Agreement is tacitly renewed, each time for a subsequent period of 1 (one) month (“Renewal Date”).

5.2

De Exact Online Overeenkomst kan door Afnemer uitsluitend worden opgezegd via de Web Applicatie met inachtneming van een opzegtermijn door Afnemer van 1 (één) maand te rekenen vanaf de Prolongatiedatum. Exact kan de Exact Online Overeenkomst uitsluitend schriftelijk opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van 1 (één) maand te rekenen vanaf de Prolongatiedatum.

Customer may terminate the Exact Online Agreement through the Web Application and taking into account a notice period by Customer of 1 (one) month counting from the Renewal Date. Exact may terminate the Exact Online Agreement only in writing taking into account a notice period of 1 (one) month counting from the Renewal Date.

5.3

Onverminderd haar overige rechten en weren kan Exact zonder aansprakelijkheid haar verplichtingen opschorten en/of Afnemers toegang tot de Exact Online Diensten met onmiddellijke ingang blokkeren, in geval Afnemer zijn verplichtingen niet (behoorlijk) nakomt.

Notwithstanding its other rights and defenses, Exact may, without liability, suspend its obligations and/or block a Customer’s access to the Exact Online Services with immediate effect, if that Customer fails to duly fulfil their obligations.

5.4

Exact kan de Exact Online Overeenkomst zonder verdere aansprakelijkheid op elk moment met onmiddellijke ingang en zonder gerechtelijke tussenkomst geheel of gedeeltelijk opzeggen door middel van (elektronische) mededeling aan Afnemer, indien Afnemer: a) een van zijn verplichtingen op grond van de Exact Online Overeenkomst niet (behoorlijk) nakomt en, na schriftelijke mededeling door Exact, deze nalatigheid of niet-nakoming niet binnen een redelijke termijn na die kennisgeving herstelt; b) faillissement aanvraagt of tegen hem faillissement wordt aangevraagd, welke aanvraag niet binnen 30 dagen wordt ingetrokken, een curator wordt aangesteld, aan Exact meedeelt niet meer in staat te zijn om aan zijn betalingsverplichtingen te voldoen of wanneer Exact uit de omstandigheden moet afleiden dat Afnemer niet meer aan zijn betalingsverplichtingen kan voldoen, ontbonden wordt, surseance van betaling wordt verleend, wordt geliquideerd of haar activiteiten als lopend bedrijf staakt; of c) Afnemer in strijd handelt met enige verplichting uit artikel 19.7 en/of 19.8.

Exact may fully or partially terminate the Exact Online Agreement without further liability at any time, with immediate effect and without judicial intervention, by means of notice (electronic or otherwise) to the Customer, if the Customer: a) fails to duly fulfil one of their obligations under the Exact Online Agreement and, after written notice from Exact, does not remedy this negligence or failure to perform within a reasonable period after provision of that notice; b) files or has filed it a petition in bankruptcy which is not dismissed within 30 days, a receiver is appointed, the Customer informs Exact they can no longer fulfil their payment obligations or if Exact must conclude from the circumstances that the Customer can no longer fulfil their payment obligations, or if the Customer is dissolved, granted a moratorium on the payment of their debts, liquidated or ceases their activities as a going concern or c) in case Customer breaches any of the obligations and warranties as described in Article 19.7 and/or 19.8.

5.5

De beëindiging van de Exact Online Overeenkomst ontslaat Afnemer niet van reeds bestaande verplichtingen tot betaling

van vergoedingen of andere aan Exact verschuldigde bedragen, noch geeft dit Afnemer het recht op enige

The termination of the Exact Online Agreement does not release the Customer from pre-existing obligations to pay any

fees or other amounts due to Exact, nor does it entitle the Customer to any refund of fees or other amounts paid under



terugbetaling van vergoedingen of andere uit hoofde hiervan betaalde bedragen. Exact is in geen geval gehouden tot betaling van schadevergoeding als gevolg van beëindiging.

it. Exact is under no circumstances obliged to pay compensation because of termination.

5.6

Bij beëindiging van de Exact Online Overeenkomst mag Afnemer tot op de laatste dag van de Exact Online Overeenkomst al zijn Afnemergegevens downloaden. Na beëindiging van de Exact Online Overeenkomst zal Afnemer onmiddellijk en blijvend het gebruik van de Web Applicatie staken en geen toegang meer hebben tot de Web Applicatie en zijn gegevens.

On termination of the Exact Online Agreement, the Customer may download all of their Customer Data up to the last day of the Exact Online Agreement. After termination of the Exact Online Agreement, the Customer must immediately and permanently cease using the Web Application and will no longer have access to the Web Application and its data.

5.7

Tot 3 (drie) maanden na de beëindiging van de Exact Online Overeenkomst kan Afnemer Exact verzoeken om de Exact Online Overeenkomst te heractiveren. Exact is niet verplicht om dit verzoek in te willigen, en elke heractivering gaat pas in wanneer de betaling van de heractiveringsvergoeding door Exact ontvangen is. Na heractivering heeft Xxxxxxx weer inzicht in zijn Afnemergegevens zoals die vóór de opzegging door Xxxxxxx waren opgeslagen in de Web Applicatie, indien en wanneer die Afnemergegevens nog steeds gemakkelijk beschikbaar zijn bij Exact en aan Afnemer kunnen worden verstrekt. Afnemer geeft hierbij toestemming aan Exact om (i) Afnemergegevens te bewaren gedurende de periode van 3 (drie) maanden na de beëindiging van de Exact Online Overeenkomst, en (ii) de Afnemergegevens te vernietigen na afloop van die periode van 3 (drie) maanden na de beëindiging van de Exact Online Overeenkomst.

For up to 3 (three) months after the termination of the Exact Online Agreement, the Customer may request Exact to reactivate the Exact Online Agreement. Exact is not obliged to comply with this request, and any reactivation will take effect only once Exact has received payment of the reactivation fee. After reactivation, the Customer can again view its Customer Data as stored in the Web Application prior to the termination, if and when such Customer Data is still readily available at Exact and can be provided to the Customer. The Customer hereby grants consent to Exact for

(i) retaining the Customer Data for a period of 3 (three) months after the termination of the Exact Online Agreement, and (ii) destroying the Customer Data at the end of that 3 (three-)month period after the termination of the Exact Online Agreement.

5.8

Indien Afnemer een jaarabonnement voor Exact Online afsluit, zijn de volgende afwijkingen van toepassing: a) voor zover niet uitdrukkelijk anders aangegeven wordt met iedere verwijzing naar ‘per maand’ of ‘maandelijks’, ‘per jaar’ of ‘jaarlijks’ bedoeld; b) in afwijking van de artikelen 5.1 en 5.2 van de Exact Online Voorwaarden wordt de Exact Online Overeenkomst: (i) aangegaan voor de periode van 1 (één) jaar; (ii) telkens stilzwijgend verlengd voor elkaar opvolgende periodes van telkens 1 (één) jaar; (iii) opgezegd via de Web Applicatie tegen het einde van een lopende periode met inachtneming van een opzegtermijn van 1 (één) maand; c) in afwijking van artikel 4.3 van de Exact Online Voorwaarden is de Afnemer gerechtigd om, na een eventuele aanpassing van de vergoeding, de Exact Online Overeenkomst via de Web Applicatie op te zeggen per de datum waarop de wijziging van kracht wordt; d) in afwijking van artikel 4.4 van de Exact Online Voorwaarden, kan een jaarlijkse vergoeding van toepassing zijn en elke verwijzing naar een maandelijkse vergoeding zal worden beschouwd als een verwijzing naar een jaarlijkse vergoeding.

If the Customer enters into an annual subscription for Exact Online, the following differences apply: a) to the extent not explicitly stated otherwise, each reference to ‘per month’ or ‘monthly’ means ‘per year’ or ‘annually’; b) in deviation from Articles 5.1 and 5.2 of the Exact Online Conditions, the Exact Online Agreement: (i) is entered into for the period of 1 (one) year; (ii) is tacitly renewed for subsequent one-year periods;

(iii) is terminated through the Web Application effective from the end of a current period with observance of a one-month notice period; c) in deviation from Article 4.3 of the Exact Online Conditions, the Customer may, after any fee adjustment, terminate the Exact Online Agreement through the Web Application as from the date on which the adjusted fee takes effect; d) in deviation from Article 4.4 of the Exact Online Conditions, an annual fee may apply and any reference to a monthly fee will be regarded as a reference to an annual fee.


Artikel 6 -


Log-in Procedure


Login Procedure

6.1

Afnemer en Gebruikers krijgen toegang tot de Web Applicatie via de Log-in Procedure, uitsluitend met behulp van de Log- in Gegevens die door Exact aan Afnemer zijn verstrekt. Exact heeft het recht om, naar eigen inzicht, de Log-In Procedure aan te passen en zal Afnemer daarvan tijdig op de hoogte stellen.

The Customer and Users gain access to the Web Application through the Login Procedure, exclusively using the Login Details that Exact provides to the Customer. Exact is entitled to adjust the Login Procedure at its own discretion and will inform the Customer of this in a timely manner.

6.2

Afnemer is verantwoordelijk voor de Log-in Gegevens en dient zorgvuldig om te gaan met deze gegevens. Iedere individuele Gebruiker heeft zijn eigen Log-in Gegevens en deze zijn persoonlijk voor de individuele Gebruiker en mogen niet worden gedeeld met of overgedragen worden aan een andere partij of persoon die al dan niet deel uitmaakt van de organisatie van Afnemer. Afnemer en Gebruikers zijn verplicht de Log-in Gegevens volstrekt geheim te houden. Afnemer is aansprakelijk voor elk gebruik van Log-in Gegevens door Xxxxxxx, Medewerkers van Afnemer en Gebruikers. Bovendien zijn alle handelingen van de Gebruikers in dit kader voor rekening en risico van Xxxxxxx. Exact accepteert in dit opzicht geen enkele aansprakelijkheid.

The Customer is responsible for the Login Details and must handle these details with due care. Each individual User has their own Login Details that are personal to the individual User and may not be shared with or transferred to any other party or person, whether or not part of the Customer’s organisation. The Customer and Users must keep the Login Details completely confidential. The Customer is liable for any use of the Login Details by the Customer, their Employees and Users. Furthermore, all Users’ actions in this regard are at Customer’s expense and risk. Exact does not accept any liability in this respect.


Artikel 7 -


Gebruiksregels


Rules of Use

7.1

Afnemer staat ervoor in dat Gebruikers gebruik maken van de Web Applicatie in overeenstemming met de Exact Online Overeenkomst, de Documentatie, deze voorwaarden en de toepasselijke wet- en regelgeving en dat zij de Exact Online Diensten niet gebruiken voor handeling(en) en/of gedrag dat

Exact blootstelt aan negatieve publiciteit. Afnemer is

The Customer warrants that Users will use the Web Application in accordance with the Exact Online Agreement, the Documentation, these conditions and applicable laws and regulations, and will not use the Exact Online Services for any act(s) and/or conduct that would expose Exact to negative

publicity. The Customer is ultimately responsible for all



eindverantwoordelijke voor alle informatie die de Gebruikers in de Web Applicatie toevoegen of wijzigen.

information the Users add to or change in the Web Application.

7.2

Het is Afnemer niet toegestaan om: a) de Exact Online Dienst (trachten) te gebruiken voor enig illegaal of onwettig doel of inbreukmakend op intellectuele eigendomsrechten die toebehoren aan derden; b) de Exact Online Dienst (trachten) te gebruiken op een wijze die de verstrekking van de Exact Online Dienst voor derden verstoort; c) toegang (trachten) te krijgen tot welk deel dan ook van de Exact Online Dienst waartoe Afnemer niet gemachtigd is; d) toegang (trachten) te krijgen tot welk deel dan ook van de Exact Online Dienst met geautomatiseerde middelen (bijvoorbeeld via een “scrape”, “crawl” of “spider”); e) toegang te hebben tot enig virus, Trojaans paard, worm of enige andere elektronische geïnfecteerden of apparaten, of deze op te slaan, distribueren, uploaden of te verzenden; f) elke vorm van geautomatiseerde integratie te gebruiken anders dan geautomatiseerde integratie via de API’s (application programming interface) die Exact verstrekt; g) software of andere code of script die onderdeel uitmaakt van of toegankelijk is via de Exact Online Dienst of Website te reverse engineeren, decompileren, kopiëren, distribueren, verspreiden, er sublicenties op te verlenen, wijzigen, vertalen, scannen, aanpassen of op enige andere wijze te wijzigen en/of reproduceren; en/of h) directe of indirecte verstoring (trachten) toe te brengen aan het functioneren van de infrastructuur van Exact of van derden of enig deel daarvan of verbindingen daartussen.

The Customer shall not: a) use or attempt to use the Exact Online Service for any illegal or unlawful purpose or to infringe intellectual property rights belonging to third parties; b) use or attempt to use the Exact Online Service in such a way that it disrupts the provision of the Exact Online Service to third parties; c) access or attempt to access any part of the Exact Online Service which the Customer is not authorised to access; d) access or attempt to access any part of the Exact Online Service with automated means (for example with a scrape, crawl or spider); e) access, store, distribute, upload or transmit any virus, Trojan horse, worm or other electronically infected file or device; f) use any form of automated integration other than automated integration through APIs (application programming interfaces) that Exact provides; g) reverse engineer, decompile, copy, distribute, disseminate, sublicense, modify, translate, scan, adapt or otherwise modify and/or reproduce any software or other code or script forming part of or accessible through the Exact Online Service or Website; and/or h) directly or indirectly disrupt or attempt to disrupt the functioning of all or any part of the infrastructure of Exact or of third parties or connections between them.

7.3

Onverminderd het voorgaande zal Afnemer zich onthouden van het gebruik van de Exact Online Diensten voor het verspreiden van spam of het faciliteren van spam (inclusief maar niet beperkt tot het open hebben staan van SMTP relays en/of proxies, het open hebben staan van proxies, het hosten of mogelijk maken van hosten van websites die adverteren via ongevraagde berichten en het verlenen van DNS diensten voor dergelijke websites). Bij Afnemer ligt de bewijslast om aan te tonen dat door de geadresseerde van tevoren toestemming was verleend in geval van grote hoeveelheden communicatie die is verzonden door of namens Xxxxxxx. Afnemer is aansprakelijk voor schade veroorzaakt door de verspreiding van spam. Onder schade wordt onder meer verstaan: de vergoeding voor de door Exact bestede tijd aan het verwijderen van IP-adressen van Exact en andere klanten van Exact die, als gevolg van de spam, zijn toegevoegd van de zwarte lijsten van spamfilters, alsmede de kosten in verband met het behandelen van klachten over de door Afnemer verspreide spam.

Without prejudice to the foregoing, the Customer must refrain from using the Exact Online Services for spreading or facilitating spam (including but not limited to having SMTP relays and/or proxies open, hosting or enabling the hosting of websites that advertise through unsolicited messages and providing DNS services for such websites). The burden of proof to show that the addressee’s prior consent was given if bulk communications are transmitted by or on behalf of the Customer lies with the Customer. The Customer is liable for damage caused by distributing spam. Damage includes amongst others compensation for the time spent by Exact on removing its IP addresses and those of its other customers of Exact that have been added because of the spam from spam filter blacklists, and the costs related to handling complaints about the spam distributed by the Customer.

7.4

Exact verleent de Exact Online Diensten op basis van haar beleid inzake redelijk gebruik. Dat wil zeggen dat Exact in principe geen beperkingen oplegt aan de aard en omvang van het gebruik door Afnemer van de Exact Online Diensten, anders dan bedoeld deze voorwaarden. Exact biedt de Exact Online Diensten aan voor een hoeveelheid informatie die door haar is opgeslagen en de omvang van datatransport die zij realiseert, zoals gemiddeld verwacht kan worden in een midden- of kleinbedrijf. Exact behoudt zich het recht voor om maatregelen te nemen in geval van excessief gebruik, dat wil zeggen gebruik dat in belangrijke mate het gemiddelde gebruik van een Afnemer overschrijdt. Afnemer dient onmiddellijk maatregelen te nemen om de bovengenoemde excessieve belasting te beëindigen na de eerste kennisgeving door Exact. Exact heeft het recht de Exact Online Diensten op te schorten in geval van (vermoede) blijvende excessieve belasting. Exact kan Afnemer de kosten in rekening brengen in verband met deze excessieve belasting tegen de dan geldende prijzen en tarieven. Onder excessieve belasting wordt ook verstaan: excessief hoog gebruik van verwerking, geheugen, netwerk, schijf en opslagcapaciteit, evenals excessief gebruik van ondersteunende diensten en beheerdiensten.

Exact provides the Exact Online Services based on a fair use policy. This means that Exact generally imposes no restrictions on the nature and scope of the Customer’s use of the Exact Online Services, other than as intended in these conditions. Exact offers the Exact Online Services for a quantity of information that it stores and the volume of data transport it realises, as can be expected on average in a small or medium-sized enterprise. Exact reserves the right to take measures if excessive use occurs, namely use that significantly exceeds a Customer’s average use. The Customer must take immediate measures to end this excessive use after the first notice from Exact. Exact may suspend the Exact Online Services if a persistently excessive burden occurs or is suspected. Exact may charge the Customer for the costs relating to this excessive burden at prices and rates effective that moment. Excessive burden also includes excessively high use of processing, memory, network, disk and storage capacity, as well as excessive use of support services and management services.

7.5

Indien Afnemer en Exact in de Exact Online Overeenkomst een beperking zijn overeengekomen voor wat betreft het aantal en de grootte van de door Afnemer geregistreerde transacties, mutaties of (financiële) invoer, al dan niet voor een bepaalde periode, mag Exact in geval van overschrijding van dat aantal de kosten van overschreden aantallen bij Afnemer in rekening brengen tegen het overeengekomen tarief per overschreden hoeveelheid en/of omvang. Afnemer komt hierbij overeen dat Exact toegang mag krijgen tot de

Gegevens van Afnemer om het aantal en de grootte van de

If the Customer and Exact have agreed in the Exact Online Agreement on a restriction for the number and size of the transactions, mutations or financial entries recorded by the Customer, whether or not for a certain period, Exact may, if this number is exceeded, charge the costs of exceeded numbers to the Customer at the agreed rate for each exceeded quantity and/or size. The Customer hereby agrees that Exact may access Customer Data to report the number and size of the transactions, mutations and financial entries

recorded by the Customer, solely to determine whether the



door Afnemer geregistreerde transacties, mutaties en (financiële) gegevens te rapporteren, uitsluitend om te bepalen of de door partijen overeengekomen hoeveelheid en/of omvang is overschreden. De bescheiden van Exact geven daarbij doorslaggevend bewijs, behoudens tegenbewijs.

quantity and/or size agreed by the parties has been exceeded. Exact’s records will constitute conclusive evidence for this purpose, unless the contrary is proved.

7.6

Mocht Xxxxxxx op enig moment ontdekken dat hij in de netwerklagen van Exact kan komen, dan moet hij dit onmiddellijk aan Exact melden.

If the Customer discovers at any time, they can enter Exact’s network layers, Customer must report this immediately to Exact.

7.7

Afnemer is verantwoordelijk voor het functioneren van zijn hard- en software, configuratie, randapparatuur en internetverbindingen benodigd voor het gebruik van de Exact Online Diensten. Afnemer garandeert dat de door hem ten behoeve van de Exact Online Diensten gebruikte apparatuur en software voldoet aan de Systeemeisen. Afnemer is verantwoordelijk voor het treffen van de noodzakelijke maatregelen om zijn apparatuur, software, Log-In Gegevens en telecommunicatie- en internetverbindingen te beschermen tegen virussen, computercriminaliteit en onrechtmatig gebruik door derden.

The Customer is responsible for the operation of their hardware and software, configuration, peripheral equipment and internet connection required for using the Exact Online Services. The Customer warrants that the equipment and software used by it for the Exact Online Services meet the System Requirements. The Customer is responsible for taking the necessary measures to protect their equipment, software, Login Details and telecommunications and internet connections against viruses, computer crimes and unauthorised third-party use.

7.8

In het geval dat Exact, naar eigen inzicht, van mening is dat de ongestoorde werking van Exact’s infrastructuur en/of de dienstverlening aan Exact’s Afnemers in gevaar is door bijvoorbeeld, maar niet beperkt tot, virusinfecties, denial of service attacks, port scans, hacking, spam van of wegens Afnemer, of anderszins, kan Exact instructies geven die door Afnemer onmiddellijk moeten worden opgevolgd, en heeft Exact het recht om de dienstverlening geheel of gedeeltelijk op te schorten zo lang het betreffende gevaar bestaat. Indien Afnemer de instructies niet onmiddellijk opvolgt is Afnemer zonder ingebrekestelling in verzuim.

If Exact, at its sole discretion, believes the undisturbed operation of its infrastructure and/or the provision of services to its Customers is at risk for reasons including but not limited to virus infections, denial of service attacks, port scans, hacking, spam from or on behalf of the Customer or otherwise, it may issue instructions that must be immediately followed by the Customer, and Exact may suspend all or part of its services for as long as the relevant risk exists. If the Customer does not immediately follow the instructions, they will be in default with no need for any further notice of default.

7.9

Exact kan een controle en/of inspectie (laten) uitvoeren om na te gaan of Afnemer de voorwaarden van de Exact Online Overeenkomst naleeft, op voorwaarde dat deze controle en/of inspectie tijdens de gebruikelijke kantooruren wordt uitgevoerd en op zodanige wijze dat de bedrijfsactiviteiten van Afnemer hierdoor niet onredelijk worden belemmerd. Deze controle zal worden uitgevoerd door een door Exact geselecteerde en ingeschakelde deskundige. Afnemer is verplicht deze deskundige de informatie, ondersteuning en toegang tot haar gebouwen en systemen te verlenen die redelijkerwijs nodig is om de deskundige in staat te stellen zijn of haar controle/inspectie naar behoren uit te voeren. Deze deskundige zal een samenvattende notitie overleggen waaruit zijn of haar bevindingen blijken met betrekking tot de controle van de door Afnemer afgegeven rapporten en de naleving door Afnemer van de Exact Online Overeenkomst, maar de deskundige verstrekt Exact in geen enkel geval andere informatie dan die hem of haar bij de controle en/of de inspectie ter kennis komt. De kosten van deze controle zijn voor rekening van Exact, tenzij de controle aantoont dat Afnemer de voorwaarden van de Exact Online Overeenkomst niet nakomt, in welk geval de kosten voor rekening van Xxxxxxx zijn.

Exact is entitled to conduct or have a third party perform an audit and/or inspection to determine whether the Customer is complying with the conditions of the Exact Online Agreement, provided that this audit and/or inspection is performed during normal business hours and in a way that Customer’s business activities are not unreasonably hindered as a result. This audit will be performed by an expert whom Exact selects and hires. The Customer is required to give this expert the information, support and access to their buildings and systems that are reasonably required for the expert to duly perform his or her audit/ inspection properly. This expert must provide a summary of their findings relating to the verification of reports issued by the Customer and the Customer’s compliance with the Exact Online Agreement, but will in no case provide Exact with any information other than they learn during the audit and/or inspection. The costs of this audit are payable by Exact, unless it shows that the Customer is not complying with the conditions of the Exact Online Agreement, in which case the costs are payable by the Customer.

7.10

Voor elk (vermoedelijk) misbruik of ander oneigenlijk gebruik van de Web Applicatie of andere schending van de bepalingen van de Exact Online Overeenkomst, kan Exact naar eigen inzicht en met onmiddellijke ingang: a) Afnemer sommeren om alle beledigende gegevens tijdelijk of blijvend te verwijderen uit apparatuur, systemen en/of (in geval van hosting) van de servers van Afnemer; en/of b) de toegang van Afnemer tot de Web Applicatie of het gebruik van de Web Applicatie tijdelijk of blijvend beperken of blokkeren; c) haar dienstverlening geheel of gedeeltelijk stopzetten of opschorten; d) de Exact Online Overeenkomst beëindigen; dit alles onverminderd de verplichting van Afnemer om de resterende vergoedingen te betalen en zonder dat Exact verplicht is om Afnemer enige schadevergoeding of andere compensatie te betalen.

For any actual or suspected misuse or other improper use of the Web Application or other violation of the provisions of the Exact Online Agreement, Exact may, at its sole discretion and with immediate effect: a) demand the Customer to temporarily or permanently remove all offensive data from their equipment, systems and/or servers (in the case of hosting); and/or b) temporarily or permanently restrict or block the Customer’s access to the Web Application or the use of the Web Application; c) discontinue or suspend all or part of its services; d) terminate the Exact Online Agreement; all notwithstanding the Customer’s obligation to pay the remaining fees and without Exact being liable to compensate or indemnify the Customer.


Artikel 8 -


Beschikbaarheid


Availability

8.1

Exact zal doen wat commercieel redelijk is om de optimale beschikbaarheid van en toegang tot de Web Applicatie te verzekeren. De toepasselijkheid van enige service level agreement moet uitdrukkelijk worden overeengekomen.

Exact will do what is commercially reasonable to ensure the optimal availability of and access to the Web Application. The applicability of any service level agreement must be expressly agreed.

8.2

Niettegenstaande artikel 8.1 mag Exact, zonder voorafgaande kennisgeving, de toegang tot de Web

Notwithstanding Article 8.1, Exact may, without prior notice, permanently or temporarily block or disable access to the



Applicatie (tijdelijk) blokkeren of uitschakelen of het gebruik daarvan beperken voor zover dit van tijd tot tijd redelijkerwijs noodzakelijk is: a) om preventief of regulier onderhouds- of upgrade werkzaamheden uit te voeren; b) in geval van een (vermoeden van) beveiligingsinbreuk; en/of c) in geval van een ander noodgeval; dit alles zonder dat Afnemer het recht heeft om schadevergoeding te vorderen van Exact. Exact zal zich inspannen deze maatregelen tot een minimum te beperken en, voor zover dit commercieel haalbaar is, Afnemer tijdig te informeren.

Web Application or restrict its use to the extent this is reasonably necessary from time to time: a) to perform preventive or regular maintenance or upgrade work; b) if an actual or suspected security breach occurs; and/or c) if another emergency occurs; all without the Customer being entitled to claim compensation from Exact. Exact will make every effort to limit these measures to a minimum and, to the extent commercially feasible, inform the Customer in due time.


Artikel 9 -


Ondersteuning


Support

9.1

Voor de duur van de Exact Online Overeenkomst heeft Afnemer recht op ondersteuning voor het gebruik en de functionaliteit van de Exact Online Diensten. Alleen een Gebruiker mag om ondersteuning verzoeken, welke het recht omvat op het raadplegen van Documentatie en om vragen in te dienen via de Web Applicatie of via een chatfunctionaliteit die door Exact wordt aangeboden. Pas nadat deze opties voor ondersteuning vergeefs zijn gebruikt, en in overeenstemming met het soort Exact Online Overeenkomst van Afnemer, heeft Xxxxxxx recht op telefonische ondersteuning, welke beschikbaar zal zijn voor Afnemer op de tijden die worden gecommuniceerd via de Web Applicatie, in de tijdzone waarin de Dochteronderneming van Exact die als leverancier optreedt gevestigd is. Afnemer stemt ermee in dat in het kader van het leveren van ondersteuning Exact gerechtigd is de gegevens van Xxxxxxx in te zien.

For the duration of the Exact Online Agreement, the Customer is entitled to support for the use and functionality of the Exact Online Services. Only a User may request support, which includes the right to consult Documentation and submit questions through the Web Application or any chat functionality that Exact provides. The Customer will be entitled to telephone support only once these support options have been exhausted, in accordance with the Customer’s type of Exact Online Agreement. The telephone support will be available to the Customer on the times communicated via the Web Application, in the time zone where the Subsidiary of Exact that is the supplier for the Customer is located. The Customer agrees that Exact is entitled to access their data for the purpose of providing support.

9.2

Ondersteuning omvat niet: a) diensten ten aanzien van systeemconfiguraties, hardware en netwerken; b) structureel werk zoals het definiëren van lay-outs, overzichten, jaarverslagen, lay-out van rekenschema’s, boekhoudkundige vraagstukken, importdefinities en koppelingen met software van derden; c) ondersteuning op locatie; d) het op verzoek van Afnemer uitbreiden van de functionaliteit van de Web Applicatie; e) het converteren van bestanden en/of het importeren van back-up bestanden; f) diensten ten aanzien van externe databases van andere producenten dan die van Exact; g) configuratie, training of andere niet uitdrukkelijk in de Exact Online Overeenkomst omschreven diensten; h) ondersteuning voor besturings- en andere software van andere producenten dan Exact, waaronder tevens verstaan wordt de software van derden die vanuit de Web Applicatie kan worden opgestart of verbindingen van derden naar websites van derden; i) bestandsreparaties, waarbij de oorzaak niet kan worden toegeschreven aan de Web Applicatie; j) het verstrekken van nieuw beschikbaar gekomen producten; k) support voor de internetverbinding; l) support in een omgeving die volgens de Systeemeisen niet wordt ondersteund.

Support does not include: a) services relating to system configurations, hardware and networks; b) structural work such as defining layouts, overviews, annual reports, layout of charts of accounts, bookkeeping issues, import definitions and connections with third party software; c) on-site support;

d) expanding the functionality of the Web Application at the Customer’s request; e) converting files and/or importing backup files; f) services relating to external databases of producers other than Exact; g) configuration, training or other services not expressly described in the Exact Online Agreement; h) support for operating and other software from producers other than Exact, which also includes third-party software that can be started from the Web Application or connections of third parties to third-party websites; i) file repairs, whose cause cannot be attributed to the Web Application; j) the provision of newly launched/available products; k) support for the internet connection; l) support in an environment that is not supported according to the System Requirements.

9.3

Afnemer kan Exact verzoeken om werkzaamheden te verrichten in verband met de in 9.2 a) tot en met l) genoemde onderwerpen, bijvoorbeeld door middel van Consultancydiensten zoals genoemd in artikel 10. Alle door Exact uitgevoerde werkzaamheden zullen in rekening worden gebracht bovenop de vergoeding bedoeld in artikel 4 en tegen de op dat moment bij Exact geldende prijzen.

The Customer may request Exact to perform work in relation to the subjects referred to in 9.2 a) to l), for example through Consultancy Services as referred to in Article 10. All work that Exact performs will be charged in addition to the fee referred to in Article 4 and at Exact’s prices in effect at that specific time.


Artikel 10 -


Consultancydiensten


Consultancy Services

10.1

Afnemer zal Consultancydiensten aanvragen via de Web Applicatie. In overleg met Xxxxxxx zal Exact de levering van de Consultancydiensten inplannen, daarbij voor zover redelijkerwijs mogelijk rekening houdend met de door Afnemer gewenste planning. Exact zal commercieel redelijke inspanningen leveren om de Consultancydiensten uit te voeren volgens de overeengekomen planning. Op Exact rust geen resultaatsverplichting.

The Customer will request Consultancy Services through the Web Application. In consultation with the Customer, Exact will schedule the delivery of the Consultancy Services, considering the Customer’s desired schedule to the extent reasonably possible. Exact shall use commercially reasonable efforts to perform the Consultancy Services according to the agreed schedule. Exact has no obligation of result.

10.2

Afnemer kan een order voor Consultancydiensten tot 5 (vijf) Werkdagen voor de overeengekomen aanvangsdatum van de Consultancydiensten annuleren, of Exact verzoeken om een nieuwe aanvangsdatum te bepalen. Indien Afnemer de Consultancydiensten binnen 5 (vijf) Werkdagen voor de overeengekomen aanvangsdatum annuleert of uitstelt heeft Exact het recht om de vergoeding voor de geplande

Consultancydiensten bij de Afnemer in rekening te brengen.

The Customer may cancel an order for Consultancy Services up to 5 (five) Working Days before the agreed starting date of the Consultancy Services or request Exact to determine a new start date. If the Customer cancels or postpones the Consultancy Services within 5 (five) Working Days before the agreed starting date, Exact may charge the Customer the fee for the planned Consultancy Services.


10.3

Exact is gerechtigd de Medewerker die de Consultancydiensten uitvoert te vervangen en/ of de uitvoering van de Consultancydiensten uit te besteden, naar eigen inzicht en zonder voorafgaande kennisgeving aan Afnemer.

Exact may replace the Employee performing the Consultancy Services and/or to outsource the performance of the Consultancy Services, at its sole discretion and without prior notice to the Customer.

10.4

Consultancydiensten worden op Werkdagen tijdens normale kantooruren uitgevoerd, met recht op 30 minuten lunchtijd en worden bij levering aan Afnemer in rekening gebracht. Afhankelijk van de activiteiten kunnen de Consultancydiensten, geheel ter discretie van Exact, ‘op afstand’ of bij Afnemer worden verricht.

Consultancy Services are performed on Working Days during normal office hours, with a 30-minute lunch break and charged to the Customer upon delivery. Depending on the activities, the Consultancy Services can be either performed remotely or at the premises of Customer, this entirely at Exact’s discretion.

10.5

Indien bij aanvang van de Consultancydiensten de computersystemen van Xxxxxxx niet voldoen aan de Systeemeisen is Exact gerechtigd (naar eigen inzicht) Afnemer kosten in rekening te brengen voor onbenutte Werkdagen als gevolg daarvan en/of kosten in rekening te brengen die Exact heeft moeten maken om het computersysteem van Afnemer te laten voldoen aan de Systeemeisen.

If the Customer’s computer systems do not meet the System Requirements at the start of the Consultancy Services, Exact may, at its sole discretion, charge the Customer for any resultant unused Working Days and for any costs it has had to incur for the Customer’s computer system to meet the System Requirements.

10.6

Afnemer is verantwoordelijk voor een veilige werkomgeving en gezonde arbeidsomstandigheden indien Consultancydiensten worden uitgevoerd op het terrein van Afnemer. Afnemer vrijwaart Exact tegen alle vorderingen van Medewerkers van Exact en/of derden als gevolg van een gebrek hieraan.

The Customer is responsible for a safe working environment and healthy working conditions if Consultancy Services are performed on their premises. The Customer indemnifies Exact against all claims of Exact’s Employees and/or third parties if these conditions are lacking.


Artikel 11 -


Accountants


Accountants

11.1

Behoudens andersluidende bepaling in artikel 3.1 en 3.3, mogen Accountants de Web Applicatie ook gebruiken ten behoeve van hun cliënten. Hiervoor kan de Accountant een specifieke type gebruikersaccount voor cliënten aanschaffen, waarmee de cliënten van de Accountant zelf bepaalde handelingen kunnen verrichten met betrekking tot de Administratie van de cliënt in het onderdeel van de Web Applicatie van de Accountant. Exact zal, naar eigen inzicht, het volgende bepalen: i) de beschikbaarheid van specifieke type gebruikersaccounts, ii) de aan de Accountant en/of de cliënt verleende rechten onder die account, en iii) of de Accountant en/of cliënt in aanmerking komt voor (voortdurend) gebruik van een dergelijk account, alles vatbaar voor wijziging door Exact.

Unless Articles 3.1 and 3.3 stipulate otherwise, Accountants may also use the Web Application for their clients. For this purpose, the Accountant may purchase a specific type of user account for clients, which those clients can use to perform certain actions relating to their Administration in the Accountant’s part of the Web Application themselves. Exact will determine the following, at its sole discretion: i) the availability of specific type of user accounts, ii) the rights granted to the Accountant and/or client under that account, and iii) whether the Accountant and/or client are eligible for ongoing use of such an account, all of which may be subject to change by Exact.

11.2

De Accountant blijft volledig verantwoordelijk en aansprakelijk jegens Exact voor de toegang tot en/of gebruik van de Web Applicatie door zijn cliënten, in het bijzonder in verband met de gebruiksregels als bepaald in artikel 7. Voorafgaand aan de toegang tot of gebruik van de Web Applicatie door de cliënt zal Accountant de cliënt vertrouwd maken met en doen instemmen met deze gebruiksregels en andere door Exact gestelde eisen in relatie tot de toegang tot en/of het gebruik van de Web Applicatie door de Gebruiker.

The Accountant remains fully responsible and liable towards Exact for the access to and/or use of the Web Application by their clients, in particular regarding the rules of use as stipulated in Article 7. Prior to the client’s access to or use of the Web Application, the Accountant will familiarise the client with and have the client consent to these usage rules and other requirements that Exact sets relating to the User’s access to and/or use of the Web Application.

11.3

Een Accountant kan via een door Exact ter beschikking gestelde uitnodigingswizard een e-mail aan zijn cliënt zenden, waarin een uitnodiging is opgenomen voor zijn cliënt om een Exact Online Overeenkomst te sluiten met Exact en waarbij de Accountant de mogelijkheid heeft om als factuurdebiteur op te treden namens zijn cliënt. De Accountant garandeert dat het alle autorisaties heeft ontvangen van zijn cliënt om als factuurdebiteur op te treden en de Accountant zal op eerste verzoek van Exact de volmacht daarvoor tonen. De Accountant blijft, naast de cliënt, hoofdelijk aansprakelijk jegens Exact voor naleving van de verplichtingen voortvloeiende uit de Exact Online Overeenkomst en/of Exact Online Voorwaarden.

An Accountant may send an e-mail to their client through an invitation wizard that Exact provides, which includes an invitation for their client to enter into an Exact Online Agreement with Exact and for which the Accountant may act as invoice debtor on behalf of their client. The Accountant warrants it has received all authorisations from their client to act as invoice debtor and the Accountant will produce the authorisation for this immediately at Exact’s request. Besides the client, the Accountant remains jointly and severally liable towards Exact for complying with the obligations under the Exact Online Agreement and/or Exact Online Conditions.

11.4

De Accountant draagt er zorg voor dat hij gerechtigd is de persoonsgegevens van zijn cliënten te verwerken (conform de toepasselijke privacywetgeving) alvorens zich de toegang te verschaffen tot de Administraties en deze gegevens in de Web Applicatie te gebruiken. Op het eerste verzoek van Exact zal de Accountant aantonen dat hij voldoet aan alle door Exact gestelde eisen voor Accountants. Of Accountant aan deze eisen voldoet en of Accountant eventueel recht heeft op bepaalde voordelige regelingen, staat geheel ter beoordeling van Exact.

The Accountant will ensure they are entitled to process the personal data of their clients (in accordance with the applicable privacy legislation) before gaining access to the Administrations and using these data in the Web Application. The Accountant will prove they comply with Exact’s requirements for Accountants immediately at Exact’s request. Whether the Accountant meets these requirements and may be entitled to certain advantageous arrangements will be entirely at Exact’s discretion.

11.5

De Accountant vrijwaart Exact voor alle vorderingen van derden met betrekking tot de Exact Online Overeenkomst tussen Exact en de Accountant en/of met betrekking tot de

The Accountant indemnifies Exact against all third-party claims relating to the Exact Online Agreement between Exact and the Accountant and/or relating to the data processed by



door Accountant in het kader van de Exact Online Overeenkomst verwerkte gegevens in verband met een schending van de wet- of regelgeving betreffende persoonsgegevens.

the Accountant under the Exact Online Agreement with regard to a violation of any law, statute or regulation concerning personal data.


Artikel 12 -


Afnemergegevens


Customer Data

12.1

Afnemer blijft te allen tijde de eigenaar van de Afnemergegevens en is als enige verantwoordelijk en aansprakelijk voor de inhoud en juistheid van de Afnemergegevens. De naleving door Xxxxxxx van alle toepasselijke wet- en regelgeving in verband met de vervaardiging, bewaring en beschikking over (door de computer gegenereerde) gegevens in ieder rechtsgebied waar Afnemer de Web Applicatie gebruikt of Afnemergegevens verzendt door middel van de Web Applicatie, is uitsluitend de verantwoordelijkheid van Afnemer. Exact is niet onderhevig aan een wettelijke bewaartermijn voor de door Afnemer ingevoerde gegevens binnen de Web Applicatie.

The Customer always remains the owner of the Customer Data and is solely responsible and liable for the content and accuracy of the Customer Data. The Customer’s compliance with all applicable laws and regulations associated with the creation, retention and disposing of (computer-generated) data in each jurisdiction where the Customer uses the Web Application or transmits Customer Data through the Web Application is the Customer’s sole responsibility. Exact is not subject to a statutory retention period for the data the Customer enters within the Web Application.

12.2

Exact garandeert dat de Afnemergegevens, voor zover commercieel en redelijk uitvoerbaar, beschermd zijn tegen verlies, schade of vernietiging; Exact kan echter niet garanderen dat er geen verlies, schade of vernietiging van gegevens zal plaatsvinden. Exact maakt voortdurend back- ups van Afnemergegevens, uitsluitend voor doeleinden van gegevensherstel. Exact kan deze back-up niet rechtstreeks aan Xxxxxxx verstrekken. In de Documentatie is beschreven welke mogelijkheden er zijn voor Afnemer om bepaalde Afnemergegevens veilig te stellen. Exact is niet aansprakelijk voor kosten van (reproductie van) beschadigde, corrupte of verloren gegevens en evenmin voor (gevolg-) schade of gederfde winst van Xxxxxxx.

Exact warrants that the Customer Data is protected against loss, damage or destruction to the extent commercially and reasonably practicable; but cannot guarantee that no loss, damage or destruction of data will occur. Exact continuously makes a back- up of Customer Data exclusively for data recovery purposes. Exact cannot provide this backup directly to the Customer. The Documentation describes the options available to the Customer to secure certain Customer Data. . Exact is not liable for the costs of (reproducing) mutilated, corrupt or lost data, nor for any (consequential) damages or loss of profit on the part of Customer.


Artikel 13 -


Persoonsgegevens en privacy


Personal data and privacy

13.1

Afnemer stemt ermee in dat het Privacybeleid zoals gepubliceerd op de Website [link naar Privacybeleid Exact] van toepassing is op de verwerking van persoonsgegevens van Afnemer door Exact indien daarvan sprake is. Afnemer stemt hierbij uitdrukkelijk in met het Privacybeleid. Exact heeft het recht om het Privacybeleid van tijd tot tijd te wijzigen en Exact zal over de wijzigingen communiceren. Het is de verantwoordelijkheid van Afnemer om het Privacybeleid opnieuw te bekijken en om vertrouwd te raken met eventuele wijzigingen. Voortzetting van het gebruik door Afnemer van de Exact Online Dienst(en) na dergelijke wijzigingen geldt als acceptatie door Afnemer van het herziene Privacybeleid.

Customer agrees that the Privacy Policy as published on the Website [link to Exact’s Privacy Policy] applies to any processing by Exact of the Customer’s personal data. The Customer hereby expressly consents to the Privacy Policy. Exact may amend the Privacy Policy occasionally and will give notice of the amendments. It is the Customer’s responsibility to review the Privacy Policy and become familiar with any amendments. The Customer’s continued use of the Exact Online Service(s) following such amendments will be regarded as the Customer’s acceptance of the revised Privacy Policy.

13.2

Met betrekking tot gegevens die Afnemer heeft ingevoerd via de Web Applicatie zal Afnemer: a) garanderen dat hij zijn persoonsgegevens zal verwerken, opslaan en gebruiken in overeenstemming met alle toepasselijke wet- en regelgeving en gedragscodes; b) voldoen aan al zijn verplichtingen als de verantwoordelijke en/of als verwerker van die gegevens onder toepasselijke wetgeving op het gebied van gegevensbescherming en privacy, waaronder maar niet beperkt tot de garantie dat alle noodzakelijke informatie wordt verstrekt aan alle betrokkenen wiens gegevens deel uitmaakten van de ingevoerde gegevens met betrekking tot het voorgestelde gebruik en openbaarmaking van hun gegevens als gevolg van het gebruik door Afnemer van de Exact Online Dienst; c) garanderen dat hij alle noodzakelijke toestemmingen en autorisaties heeft verkregen die vereist zijn om zijn persoonsgegevens te mogen verwerken en opslaan via de Web Applicatie, en Exact is niet verantwoordelijk of aansprakelijk jegens Afnemer voor het verkrijgen van eventueel xxxxxxxxx toestemmingen of autorisaties namens hem; en d) alle verzoeken van betrokkenen en/of andere regelgevende instanties met betrekking tot de Afnemergegevens behandelen.

With regard to data the Customer has entered through the Web Application, the Customer will: a) warrant they will process, store and use their personal data in accordance with all applicable laws and regulations and codes of practice; b) comply with all their obligations as the data controller and/or processor under applicable data protection and privacy legislation, including but not limited to, guaranteeing all necessary information will be provided to all data subjects whose data formed part of the entered data as regards the proposed use and disclosure of their data because of the Customer’s use of the Exact Online Service; c) warrant they have obtained all necessary consents and authorisations required to process and store their personal data through the Web Application, and Exact is not responsible or liable to the Customer for obtaining any necessary consents or authorisations on their behalf; and d) handle all requests from data subjects and/or other regulatory authorities relating to the Customer Data.

13.3

Afnemer dient Exact te vrijwaren tegen elke vordering en elke aanspraak van derden, hoe ook genaamd en uit welke hoofde dan ook, waaronder begrepen maar niet beperkt tot vorderingen tot het betalen van schade, kosten en boetes, verband houdende met de verwerking en/of de opslag en/of het gebruik van persoonsgegevens in het kader van de Exact

Online Overeenkomst.

The Customer must indemnify Exact against any action and claim from third parties, however named and for whatever reason, including but not limited to actions for payment of damage, costs and fines relating to the processing, storage and/or use of personal data under the Exact Online Agreement.


13.4

Exact zal passende technische en organisatorische maatregelen nemen tegen de onbevoegde of onrechtmatige verwerking van gegevens die Afnemer heeft ingevoerd via de Web Applicatie en tegen incidenteel verlies, vernietiging of beschadiging.

Exact will adopt appropriate technical and organisational measures against the unauthorised or unlawful processing of data that the Customer has entered through the Web Application and against incidental loss, destruction or damage.

13.5

Behoudens voor zover uitdrukkelijk anders is bepaald in de Exact Online Overeenkomst of in het Privacybeleid, en/of zoals redelijkerwijs noodzakelijk kan zijn om Exact in staat te stellen aan zijn verplichtingen te voldoen uit hoofde van de Exact Online Overeenkomst, zal Exact geen gegevens inzien die Afnemer via de Web Applicatie bij Exact heeft geplaatst, en zij stelt geen gegevens ter beschikking aan derden (met uitzondering van Dochterondernemingen en/of gelieerde ondernemingen van Exact), tenzij Exact hiertoe op grond van de wet, een gerechtelijk bevel of door een overheidsinstantie verplicht is. Exact heeft het recht op toegang tot, aggregatie en gebruik van niet-persoonlijk identificeerbare Afnemergegevens; deze gegevens zullen op geen enkele wijze de Afnemer of enig andere persoon identificeren. Exact kan deze gegevens gebruiken: a) om Exact te helpen beter te begrijpen hoe haar klanten de Exact Online Diensten gebruiken; b) om haar klanten meer informatie te verschaffen ten aanzien van het gebruik en de voordelen van de Exact Online Diensten; c) voor verbetering van bedrijfsproductiviteit;

d) voor het creëren en publiceren van zakelijke inzichten uit geaggregeerde gegevens en e) om Exact Online Diensten anderszins te verbeteren.

Except to the extent specifically provided in the Exact Online Agreement or the Privacy Policy, and/or as may be reasonably required to enable Exact to comply with its obligations under the Exact Online Agreement, Exact will not access data that the Customer enters through the Web Application and will not make these data available to third parties (with the exception of Exact’s Subsidiaries and/or affiliated companies), unless it is required to do so under the law, a court order, or by a public authority. Exact may access, aggregate and use non-personally identifiable Customer Data; these data will in no way identify the Customer or any other individual. Exact may use these data to: a) help it better understand how its customers use the Exact Online Services;

b) provide its customers with more information on the use and benefits of the Exact Online Services; c) improve business productivity; d) creating and publishing business insights from aggregated data and e) otherwise improve Exact Online Services.


Artikel 14 -


Geheimhouding


Confidentiality

14.1

Geen der partijen zal van de andere partij ontvangen Vertrouwelijke Informatie openbaar maken of gebruiken voor een ander doel dan waarvoor de Vertrouwelijke Informatie openbaar is gemaakt en/of zoals redelijkerwijs noodzakelijk kan zijn om die partij in staat te stellen om aan zijn verplichtingen te voldoen en zijn rechten uit te oefenen. Dit houdt ook in dat Exact Vertrouwelijke Informatie van Afnemer mag verstrekken aan de bestuurders, werknemers, agenten, onderaannemers en adviseurs van Afnemer.

Neither party may disclose or use any Confidential Information received from the other party for any purpose other than that for which the Confidential Information has been disclosed and/or as may reasonably be necessary to enable each party to perform their obligations and exercise their rights. This also means that Exact may provide Confidential Information of the Customer to the Customer’s directors, employees, agents, subcontractors and advisers.

14.2

Beide partijen nemen alle redelijke maatregelen om hun geheimhoudingsverplichtingen na te komen en zij staan ervoor in dat hun Medewerkers en ingeschakelde derden deze nakomen.

Both parties will adopt all reasonable measures to comply with their confidentiality obligations and warrant that their Employees and third parties they hire will comply with these obligations.

14.3

De geheimhoudingsverplichtingen in dit artikel gelden niet voor zover de Vertrouwelijke Informatie: a) al het rechtmatig bezit waren van de ontvangende partij voordat deze van de openbaarmakende partij werden verkregen; b) onafhankelijk door de ontvangende partij waren ontwikkeld zonder gebruikmaking van informatie of gegevens van de openbaarmakende partij; c) algemeen bekend of toegankelijk zijn of zullen worden, anders dan door een handelen of nalaten van de ontvangende partij; d) door een derde aan de ontvangende partij bekend worden gemaakt, zonder dat een geheimhoudingsverplichting jegens de openbaarmakende partij wordt geschonden; of e) openbaar dient te worden gemaakt op grond van de wet, een verordening of een gerechtelijk bevel of bij besluit van een overheidsinstantie, op voorwaarde dat de ontvangende partij zich tot het uiterste inspant om de omvang van die verplichte openbaarmaking te beperken.

The confidentiality obligations in this Article do not apply to the extent that the Confidential Information: a) was already in the possession of the receiving party before it was obtained from the disclosing party; b) was developed independently by the receiving party without using information or data of the disclosing party; c) is or will become publicly known or accessible other than through an act or omission of the receiving party; d) is disclosed by a third party to the receiving party without breaching an obligation of confidentiality towards the disclosing party; or e) must be disclosed pursuant the law, a regulation, court order or a decision of a public authority, on condition that the receiving party makes every effort to limit the scope of that mandatory disclosure.


Artikel 15 -


Intellectuele eigendomsrechten


Intellectual property rights

15.1

Alle (al dan niet geregistreerde) auteursrechten, octrooirechten, handelsnaamrechten, merkrechten, databankrechten, ontwerprechten, rechten met betrekking tot vertrouwelijke informatie en handelsgeheimen en andere intellectuele en industriële eigendomsrechten, al dan niet geregistreerd, en alle soortgelijke rechten ter bescherming van (informatie met betrekking tot) de Website, Web Applicatie en Documentatie, zijn het exclusieve eigendom van Exact of diens licentiegever(s). Geen van de in de Exact Online Overeenkomst of de Exact Online Voorwaarden opgenomen bepalingen kan zo worden opgevat dat deze leidt tot een (gedeeltelijke) overdracht van die rechten aan

Afnemer.

All registered and unregistered copyrights, patents, trade name rights, trademarks, database rights, design rights, rights relating to confidential information and trade secrets and all other intellectual and industrial property rights, whether or not registered, and all similar rights to protect or information relating to the Website, Web Application and Documentation are the exclusive property of Exact or its licensor(s). None of the provisions set out in the Exact Online Agreement or the Exact Online Conditions may be construed in such a way that it results in the full or partial transfer of those rights to the Customer.


15.2

Het is Afnemer niet toegestaan de intellectuele eigendomsrechten van Exact op of in de Website, Web Applicatie of Documentatie (gedeeltelijk) te wijzigen, verwijderen of onherkenbaar te maken. Afnemer mag geen enkel merk, ontwerp, logo of domeinnaam van Exact of een daarmee overeenstemmende naam of teken gebruiken of registreren, in welk rechtsgebied ook, waar ook ter wereld. Elk gebruik van de merken en andere intellectueel eigendom van Exact en alle goodwill die voortvloeit uit dat gebruik komt ten goede aan Exact.

The Customer may not fully or partially change, remove or making unrecognisable Exact’s intellectual property rights on or in the Website, Web Application or Documentation. The Customer may not use or register any trademark, design, logo or domain name of Exact or any corresponding name or sign in any jurisdiction worldwide. Any use of Exact’s trademarks and other intellectual property and all goodwill arising from that use is for the benefit Exact.

15.3

Exact zal Afnemer verdedigen tegen elk rechtsgeding dat tegen Afnemer wordt ingesteld, voor zover dit is gebaseerd op een vordering dat de Web Applicatie gebruikt in overeenstemming met de Exact Online Overeenkomst, de Exact Online Voorwaarden en de Documentatie, inbreuk maakt op een octrooi, auteursrecht of bedrijfsgeheim van derden dat geldig en afdwingbaar is in het rechtsgebied dat van toepassing is op de Exact Online Overeenkomst gesloten tussen Exact en Afnemer. Exact vrijwaart Afnemer tegen alle definitief door een rechter toegewezen aansprakelijkheid voor kosten of schadevergoeding als gevolg van een dergelijke vordering of voortvloeiende uit de schikking daarvan, op voorwaarde dat Afnemer: a) Exact onmiddellijk schriftelijk in kennis stelt van een dergelijke rechtsvordering (en alle voorafgaande vorderingen in verband met dit rechtsgeding) wanneer deze hem bekend zijn; b) de rechtsvordering de rechten van een derde betreft in een land die partij is bij de Berner Conventie; c) volledig meewerkt met Exact op elke redelijke wijze op kosten van Exact om het verweer tegen en de schikking van een dergelijk rechtsgeding mogelijk te maken; d) Exact toestaat naar eigen inzicht verweer tegen de betreffende vordering te voeren en daarover te onderhandelen.

Exact will defend the Customer against any legal action brought against the Customer, to the extent this is based on a claim that the Web Application used in accordance with the Exact Online Agreement, Exact Online Conditions and Documentation, infringes a patent, copyright or trade secret of third parties that is valid and enforceable in the jurisdiction applicable to the Exact Online Agreement concluded between Exact and the Customer. Exact indemnifies the Customer against all and any liability finally adjudged by a court for costs or compensation arising out of such a claim or its settlement, provided that: a) the Customer immediately gives Exact written notice of such claim (and all prior claims in connection with this legal action) when they learn of it; b) the claim concerns the rights of a third party in a country that is a party to the Berne Convention; c) the Customer cooperates fully with Exact in every reasonable manner, at Exact’s expense, to facilitate the defence and settlement of such a legal action;

d) the Customer allows Exact to defend and negotiate the claim concerned at its own discretion.

15.4

Als aan Afnemer een gerechtelijk verbod op het gebruik van de Web Applicatie is opgelegd vanwege een inbreukmakende handeling zoals bedoeld in artikel 15.3 of, naar het oordeel van Exact, de kans bestaat dat de Web Applicatie het onderwerp zal zijn van een succesvolle vordering wegens inbreuk, dan heeft Exact het recht om naar eigen inzicht en voor eigen rekening: a) voor Afnemer het recht te verkrijgen de Web Applicatie te blijven gebruiken zoals bepaald in deze Exact Online Voorwaarden; b) de Web Applicatie te vervangen of zodanig aan te passen dat deze niet langer inbreuk maakt, mits de functionaliteit daarvan wezenlijk ongewijzigd blijft; of indien de voorgaande opties (a) en (b) niet redelijkerwijs haalbaar zijn – naar het oordeel van Exact

–, c) de Exact Online Overeenkomst, evenals de in de Exact Online Overeenkomst toegekende rechten met betrekking tot de inbreukmakende Web Applicatie, te beëindigen.

If the Customer is prohibited from using the Web Application by a court order because of an infringing act as referred to in Article 15.3 or, in Exact’s opinion, there is a chance that the Web Application will be the subject of a successful claim for infringement, Exact may, at its sole discretion and expense:

a) obtain the right for the Customer to continue using the Web Application as set out in these Exact Online Conditions; b) replace or modify the Web Application so that it no longer infringes, provided that its functionality remains substantially unchanged; or if options (a) and (b) are not reasonably feasible – in Exact’s opinion – c) terminate the Exact Online Agreement, including the rights granted in it, with respect to the infringing Web Application.

15.5

Onverminderd de bepalingen in artikel 15.3 is Exact niet aansprakelijk jegens Afnemer voor zover een vordering gebaseerd is op: a) gebruik van de Web Applicatie in samenhang met niet door Exact geleverde gegevens, apparatuur of software, waarbij de Web Applicatie op zichzelf geen inbreuk zou maken of op een andere manier onderwerp van de vordering zou zijn; b) onjuist of onbevoegd gebruik van de Web Applicatie of gebruik op een niet in de Documentatie omschreven wijze; c) gebruik van de Web Applicatie door of namens Afnemer in strijd met de Exact Online Overeenkomst, de Exact Online Voorwaarden en de Documentatie; d) een aanpassing van de Web Applicatie die door een andere (rechts)persoon dan Exact is doorgevoerd; of e) het naleven van uitdrukkelijke instructies van Afnemer door Exact. Afnemer zal Exact vrijwaren, verdedigen tegen en schadeloosstellen voor vorderingen die rechtstreeks tegen Exact worden ingesteld zoals omschreven in lid a tot en met

e) van artikel 15.5.

Notwithstanding the provisions of Article 15.3, Exact is not liable towards the Customer to the extent a claim is based on:

a) use of the Web Application in connection with data, equipment or software that Exact has not provided, where the Web Application in itself would not infringe or otherwise be the subject of the claim; b) incorrect or unauthorised use of the Web Application or use in a manner not described in the Documentation; c) use of the Web Application by or on behalf of the Customer contrary to the Exact Online Agreement, Exact Online Conditions and Documentation; d) an adjustment of the Web Application made by a natural person or legal entity other than Exact; or e) Exact’s compliance with the Customer’s express instructions. The Customer will indemnify, defend and hold Exact harmless against claims brought directly against Exact as described in paragraphs a up to and including e) of Article 15.5.

15.6

Afnemer aanvaardt dat de volledige en uitsluitende aansprakelijkheid van Exact voor inbreuk op octrooien, auteursrechten, merken of andere intellectuele eigendomsrechten luidt zoals bepaald in artikel 15 en artikel

17. Exact heeft het recht om technische voorzieningen te treffen en te handhaven ter bescherming van de (intellectuele eigendomsrechten op de) Website, Web Applicatie en de Documentatie. Afnemer mag dergelijke technische maatregelen niet omzeilen of verwijderen.

The Customer accepts that Exact’s full and exclusive liability for infringements of patents, copyrights, trademarks or other intellectual property rights is as set out in this Article 15 and Article 17. Exact may adopt and enforce technical measures to protect the Website, Web Application and Documentation, including the intellectual property rights to them. The Customer may not circumvent or remove such technical measures.


Artikel 16 -

Softwarecomponenten en diensten door derden

Third-party software components and services

16.1

Afnemer erkent dat de Web Applicatie Componenten van Derden kan bevatten, en dat in verband met het gebruik door Afnemer van die Componenten van Derden aanvullende voorwaarden van toepassing zullen zijn op het gebruik door Afnemer van de Web Applicatie. Op eerste verzoek van Xxxxxxx zal Exact de betreffende voorwaarden aan Afnemer ter beschikking stellen, en dat hij deze voorwaarden heeft gelezen en begrepen. Deze voorwaarden kunnen van tijd tot tijd worden gewijzigd en het is de verantwoordelijkheid van Afnemer om regelmatig vertrouwd te raken met eventuele wijzigingen. Het voortzetten van het gebruik door Afnemer van de Web Applicatie en dergelijke Componenten van Derden na die wijzigingen geldt als de acceptatie door Afnemer van de herziene voorwaarden, behoudens enige andersluidende bepalingen in deze Exact Online Voorwaarden. Eventuele Componenten van Derden die zijn ingebed in de Web Applicatie of aan Afnemer in sublicentie zijn gegeven worden door Exact aan Afnemer in licentie gegeven in de huidige staat (“as is”). Met uitzondering van uitdrukkelijk en rechtstreeks aan Afnemer gegeven garanties door de derde-licentiegever volgens de (eventuele) voorwaarden van die derde, verstrekt Exact geen enkele andere garantie met betrekking tot die Componenten van Derden, en aanvaardt Exact geen aansprakelijkheid voor welke schade dan ook voortvloeiend uit het gebruik door Afnemer van deze Componenten van Derden.

The Customer acknowledges that the Web Application may contain Third-Party Components, and that because of their use of those Third-Party Components, additional conditions will apply to the Customer’s use of the Web Application. Upon first request of the Customer, Exact will make the relevant conditions available to the Customer., The Customer confirms having read and understood these conditions. These conditions may be amended occasionally, and it is the Customer’s responsibility to regularly familiarize itself with any amendments. Customer’s continued use of the Web Application and such Third-Party Components after these amendments will be considered the Customer’s acceptance of the revised conditions, unless these Exact Online Conditions stipulate otherwise. Any Third-Party Components embedded in the Web Application or sublicensed to the Customer will be licensed by Exact to the Customer in their current state (‘as is’). Except from warranties that the third- party licensor provides explicitly and directly to the Customer under any conditions of that third party, Exact does not provide any further warranty with regard to those Third-Party Components and Exact accepts no liability for any damage whatsoever arising from the Customer’s use of these Third- Party Components.

16.2

Afnemer erkent dat het gebruik door Afnemer van Diensten van Derden gebonden is aan de voorwaarden van de derde, en Afnemer stemt daarmee in. In het geval Afnemergegevens toegankelijk zijn, worden uitgewisseld of opgeslagen is dit uitsluitend mogelijk op grond van machtiging door Xxxxxxx. Door ervoor te kiezen om een derde (website) of een Dienst van Xxxxxx en/ of de Web Applicatie toegang te geven tot Afnemergegevens in de Web Applicatie en/ of vanaf een derde (website), stemt Afnemer in met het gebruik van zijn Afnemergegevens in het kader van de beschreven functionaliteit. Deze omschrijving kan zijn opgenomen in een aanvullende disclaimer, een introductietekst, een pop-up “klik en accepteer”-scherm, of een andere aanverwante beschrijving in de Web Applicatie of op de derde (website). Afnemer erkent dat Exact: a) niet verplicht is toegang aan te bieden tot Diensten van Derden; b) geen controle heeft over Diensten van Derden; c) geen eigenschappen of kwaliteiten van de Diensten van Derden garandeert; d) niet garandeert dat de Diensten van Derden ononderbroken of permanent beschikbaar zullen zijn; en e) de toegang tot en het gebruik van de Diensten van Derden kan opschorten of beëindigen, zoals mogelijk is in verband met zijn gebruik van de Web Applicatie, naar keuze van Exact en zonder dat Xxxxxxx recht heeft op enige terugbetaling, creditering of andere vergoeding. In geval Diensten van Derden gratis worden verstrekt, kan dit naar het inzicht van Exact worden gewijzigd.

The Customer acknowledges that their use of Third-Party Services is subject to the conditions of the third party and accepts this. In case Customer Data is accessible, exchanged or stored, this will only be possible with the Customer’s authorisation. By choosing to give a third-party (or third-party website), a Third-Party Service and/or the Web Application access to Customer Data in the Web Application and/or from a third-party (or third-party website), the Customer agrees to the use of its Customer Data for the purpose of the described functionality. This description may be included in an additional disclaimer, an introduction text, a pop-up ‘click and accept’ screen, or any another related description in the Web Application or on the third-party website. The Customer acknowledges that Exact: a) is not obliged to provide access to Third-Party Services; b) has no control over Third-Party Services; c) does not warrant any features or qualities of Third-Party Services; d) does not guarantee that Third-Party Services will be uninterrupted or permanently available; and

e) may suspend or terminate access to and use of Third-Party Services, as enables in connection with Customer’s use of the Web Application, at its discretion without Customer being entitled to any refund, credit or other compensation. Where Third-Party Services are provided free of charge, this may be changed at Exact’s discretion.


Artikel 17 -


Aansprakelijkheid


Liability

17.1

Het is niet de bedoeling van Exact haar aansprakelijkheid voor overlijden of lichamelijk letsel veroorzaakt door nalatigheid op welke wijze dan ook te beperken of uit te sluiten, noch voor enige andere zaak, vordering of aangelegenheid waarvoor aansprakelijkheid niet wettelijk kan worden beperkt of uitgesloten.

Exact does not intend to limit or exclude its liability for death or personal injury caused by negligence in any way, nor for any other case, claim or matter for which liability cannot be legally limited or excluded.

17.2

Met inachtneming van artikel 17.1 is de totale aansprakelijkheid van Exact wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Exact Online Overeenkomst of op welke rechtsgrond ook, inclusief elke niet-nakoming van een met Afnemer overeengekomen garantieverplichting, uitdrukkelijk beperkt tot vergoeding van directe schade (zoals gedefinieerd in artikel 6:96 BW) tot aan een bedrag van 50% van alle gefactureerde bedragen in de zes (6) maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit. De totale aansprakelijkheid van Exact voor directe schade, op welke rechtsgrond ook, zal echter nooit meer bedragen dan EUR 10.000 (tienduizend euro). In alle gevallen geldt dat een reeks van samenhangende gebeurtenissen als één enkele gebeurtenis wordt aangemerkt ten aanzien van deze beperkingen.

Subject to Article 17.1, Exact’s total liability due to an attributable failure in the performance of the Exact Online Agreement or on any legal basis whatsoever, including any failure to perform a warranty obligation agreed with the Customer, is expressly limited to compensation for direct damage (as defined in Section 6:96 of the Dutch Civil Code) up to an amount of 50% of all amounts invoices in the six (6) months prior to the event causing such damages. Exact’s total liability for direct damage, on any legal basis whatsoever, will never exceed EUR 10,000.00 (ten thousand euros). In all cases, a series of related events shall be considered as a single event for these limitations.

17.3

Met inachtneming van artikel 17.1 is Exact nimmer aansprakelijk voor: gederfde winst, gemiste besparingen,

Subject to Article 17.1, Exact will never be liable for lost profits, lost savings, reduced goodwill, damages due to



verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, schade als gevolg van aanspraken van klanten van Afnemer, verminking of verlies van (het gebruik van) data, schade verband houdende met het gebruik van door Afnemer aan Exact voorgeschreven zaken, materialen of software van derden, schade in verband met de inschakeling van door Xxxxxxx aan Exact voorgeschreven leveranciers, of enige andere vorm van indirecte, incidentele of gevolgschade, ongeacht de aard van de handeling (contractbreuk, onrechtmatige daad of anderszins), zelfs als Exact in kennis is gesteld van de kans op het ontstaan van die schade of op de hoogte was van de kans op (het ontstaan van) die schade.

business interruption, damages resulting from claims brought by the Customer’s own clients, corruption or loss of (the use of) data, damages relating to the use of third-party goods, materials or software prescribed by the Customer to Exact, damages relating to using suppliers prescribed by the Customer to Exact, or any other form of indirect, incidental or consequential damage, regardless of the nature of the underlying act (breach of contract, tort or otherwise), even if Exact was notified or was aware of the possibility that such damage might occur.

17.4

Exact is nimmer aansprakelijk voor enige schade van welke aard ook geleden door Xxxxxxx: a) die verband houdt met het tijdelijk niet, niet juist of niet volledig beschikbaar zijn van de Web Applicatie; b) in verband met het (niet) functioneren van software van Afnemer of van derden (inclusief Componenten van Derden en Diensten van Derden), van de apparatuur van Xxxxxxx, Exact of derden, of van internetverbindingen van Afnemer, Exact of derden; en/of c) in verband met het niet juist, niet volledig of niet tijdig verzenden of ontvangen van Afnemergegevens of andere gegevens die via de Web Applicatie bij Exact worden geplaatst. Afnemer aanvaardt dat de Web Applicatie nooit perfect of 100% vrij van Onvolkomenheden kan zijn en dat niet alle Onvolkomenheden kunnen of zullen worden hersteld.

Exact is never liable for any damage of any nature suffered by the Customer: a) in connection with the temporary unavailability, incorrect or incomplete availability of the Web Application; b) in connection with the failure to function or improper functioning of software of the Customer or of third parties (including Third-Party Components and Third-Party Services), of the equipment of the Customer, Exact or third parties, or of internet connections of the Customer, Exact or third parties; and/or c) in connection with the inaccurate, incomplete or late transmission or receipt of Customer Data or other data that is placed with Exact through the Web Application. The Customer accepts that the Web Application can never be perfect or 100% free of Defects and that not all Defects can or will be remedied.

17.5

Behoudens voor zover bepaald in artikel 15 is het niet de bedoeling dat cliënten, potentiële cliënten, werknemers, vertegenwoordigers, agenten en (onder-)aannemers van Afnemer worden aangemerkt als derden-begunstigden onder deze Exact Online Overeenkomst en dat zij partij worden bij de Exact Online Overeenkomst; voor zover nodig komen partijen overeen dat artikel 6:254 lid 1 BW niet van toepassing is. Afnemer stemt ermee in om Exact, zijn Medewerkers, vertegenwoordigers en/of (onder-)aannemers en agenten die zijn ingeschakeld voor de nakoming van de verplichtingen van Exact volledig te vrijwaren tegen aanspraken van derden.

Except as provided in Article 15, it is not intended for the Customer’s clients, prospects, employees, representatives, agents, contractors and subcontractors to be regarded as third-party beneficiaries under this Exact Online Agreement and for them to become a party to the Exact Online Agreement; to the extent necessary, the parties agree that Section 6:254 par. 1 of the Dutch Civil Code does not apply. Customer agrees to fully indemnify Exact, its Employees, representatives, contractors, subcontractors and agents who are hired to perform Exact’s obligations against third-party claims.

17.6

De aansprakelijkheid van Exact ontstaat in alle gevallen slechts pas nadat Afnemer Exact onmiddellijk en deugdelijk elektronisch in gebreke heeft gesteld, waarbij Afnemer Exact een redelijke termijn (minimaal 30 dagen) dient te geven om de toerekenbare niet-nakoming te herstellen, en nakoming ook binnen die termijn uitblijft. De ingebrekestelling moet een zo volledig en gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming bevatten, zodat Exact in staat is adequaat te reageren.

Exact’s liability in any case will arise only after the Customer has given Exact an immediate and proper electronic notice of default, in which the Customer must give Exact a reasonable period (of at least 30 days) to remedy its attributable failure to perform and Exact still does not perform within that period. The notice of default must include a full and detailed description of the failure, so that Exact can respond adequately.

17.7

In het geval dat Exact tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen, vervallen de eventuele rechten van Afnemer op schadevergoeding indien Afnemer geen maatregelen neemt om: a) de schade onmiddellijk nadat deze zich heeft voorgedaan, te beperken; b) te voorkomen dat (andere of bijkomende) schade ontstaat; of c) als Afnemer nalaat Exact zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk is over de schade te informeren en hem van alle relevante informatie te voorzien.

In the event that Exact is in breach of any of its obligations, any rights of the Customer to compensation will become void if the Customer fails to take measures to: a) limit the damage immediately after it has occurred; b) prevent other or additional damage from occurring; or c) if the Customer fails to inform Exact of the damage as soon as reasonably possible and to provide it with all relevant information.

17.8

Het bepaalde in dit artikel alsmede alle andere beperkingen van aansprakelijkheid van Exact gelden mede ten gunste van alle (rechts)personen waarvan Exact zich bij de uitvoering van de Exact Online Overeenkomst bedient.

The provisions of this article and all other limitations of Exact’s liability also apply to all natural persons and legal entitles that Exact engages for the performance of the Exact Online Agreement.

17.9

Afnemer erkent dat de door of namens Exact via de Web Applicatie en/of de Website ter beschikking gestelde informatie, zonder garanties wordt verstrekt en zonder dat Xxxxxxx of derden daaraan enige rechten kunnen ontlenen.

The Customer acknowledges that the information provided by or on behalf of Exact through the Web Application and/or the Website is provided without warranties and neither the Customer nor third parties can derive any rights from such information.

17.10

Exact verstrekt geen andere garanties, toezeggingen of voorwaarden met betrekking tot de Exact Online Diensten dan die uitdrukkelijk in de Exact Online Overeenkomst zijn opgenomen. Exact wijst hierbij af alle andere garanties, toezeggingen, of voorwaarden, hetzij expliciet, impliciet of op grond van de wet (inclusief maar niet beperkt tot garanties of voorwaarden met betrekking tot verkoopbaarheid, geschiktheid voor een bepaald doel, het geen inbreuk maken op andere rechten) met betrekking tot de Exact Online Diensten).

Exact does not provide any warranties, commitments or conditions with respect to the Exact Online Services other than those expressly included in the Exact Online Agreement. Exact hereby rejects all other warranties, commitments or conditions, whether explicit, implicit or pursuant to the law (including but not limited to warranties or conditions regarding merchantability, suitability for a specific purpose or non- infringement of other rights) in respect of the Exact Online Services.

17.11

Exact ontwikkelt ‘internationale’ Software. Dit betekent dat de Software geschikt is voor gebruik in vele landen. Bovendien wordt voor sommige landen gelokaliseerde Software gemaakt. ‘Gelokaliseerde Software’ betekent dat de

Exact develops ‘international’ Software. This means the Software is suitable for use in many countries. Furtermore, for some countries, localised Software is made. ‘Localised Software’ means that the international version of the Software



internationale versie van de Software wordt aangepast en/of dat lokalisaties worden geïntegreerd om zoveel als redelijkerwijs mogelijk aan te sluiten bij (dwingend) recht en de meest gebruikelijke bedrijfsregels in een land. Gelokaliseerde Software wordt gemaakt uitsluitend naar eigen inzicht van Exact. Hoewel het de bedoeling van Exact is dat Gelokaliseerde Software zoveel als redelijkerwijs mogelijk aansluit bij (dwingend) recht en de gebruikelijke bedrijfsregels, kan Exact dit niet garanderen. Het kan per land verschillen en is uitsluitend naar het inzicht van Exact of een bepaalde land-specifieke functionaliteit wel of niet ondersteund wordt en zo ja, op welke wijze.

is adapted and/or localisations are integrated to comply as much as reasonably possible with mandatory law and the most common business rules in a country. Localised Software is created solely at Exact’s sole discretion. Although Exact intends for Localised Software to comply as much as reasonably possible with mandatory law and customary business rules, it cannot warrant this. Localised Software may differ per country and depends solely on Exact’s view of whether specific functionality is supported in a certain country and if so, how it is supported.


Artikel 18 -


Overmacht


Force majeure

18.1

Onder overmacht ("niet-toerekenbare niet-nakoming") wordt in deze voorwaarden verstaan: elke niet aan de schuld in subjectieve zin van Exact te wijten omstandigheid die maakt dat het voor Exact onmogelijk of praktisch te bezwaarlijk is om haar verplichtingen of een gedeelte daarvan na te komen of verder na te komen.

In these conditions, force majeure (‘a non-attributable failure to perform’) means any circumstance for which Exact cannot subjectively be blamed, which makes it impossible or practically difficult for Exact to perform or continue to perform all or part of its obligations.

18.2

In geval van overmacht is Exact gerechtigd de nakoming van haar verplichtingen of een gedeelte daarvan op te schorten en kan Afnemer geen nakoming of schadevergoeding vorderen. Als de periode van overmacht langer duurt dan 3 (drie) maanden, is elk der partijen bevoegd de Exact Online Overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden zonder tot schadevergoeding gehouden te zijn, met dien verstande dat Exact steeds recht heeft op een evenredig deel van de vergoeding indien zij haar verplichtingen voor of na het intreden van de overmacht gedeeltelijk is nagekomen.

If force majeure occurs, Exact may suspend the performance of all or part of its obligations and the Customer cannot demand specific performance or compensation. If the period of force majeure lasts longer than 3 (three) months, either party may fully or partially terminate the Exact Online Agreement without being liable for compensation, provided that Exact is always entitled to a proportional part of its fee if it has partially performed its obligations before or after the start of the force majeure.


Artikel 19 -


Diversen


Miscellaneous

19.1

Exact kan de nakoming van zijn rechten en/of verplichtingen op grond van de Exact Online Overeenkomst sublicentiëren, overdragen, vernieuwen, opdragen, uitbesteden of onderaanbesteden.

Exact may sublicense, transfer, novate, assign, charge, outsource or subcontract the performance of its rights and/or obligations under the Exact Online Agreement.

19.2

Mocht enige bepaling uit de Exact Online Overeenkomst of deze Exact Online Voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig zijn, vernietigd worden of in strijd met de wet zijn, dan blijven de Exact Online Overeenkomst of de Exact Online Voorwaarden volledig van kracht en zal die bepaling worden geïnterpreteerd op een wijze die zoveel mogelijk aansluit bij de bedoeling van partijen.

If any provision of the Exact Online Agreement or these Exact Online Conditions is fully or partially void, nullified or contrary to the law, the Exact Online Agreement and the Exact Online Conditions will remain in full force and effect and such provision will be interpreted and enforced as closely as to the intention of parties.

19.3

Vertraging of verzuim door Exact om ten opzichte van de Afnemer enig recht op grond van de Exact Online Overeenkomst of de Exact Online Voorwaarden geldend te maken, zal geen afstand van recht inhouden.

Exact’s failure to exercise or delay in exercising any right under the Exact Online Agreement or the Exact Online Conditions in respect of the Customer, shall not constitute a waiver of such right.

19.4

De Exact Online Overeenkomst omvat de volledige afspraak tussen partijen en vervangt alle eerdere en/of gelijktijdige schriftelijke en mondelinge onderhandelingen, afspraken en overeenkomsten tussen partijen met betrekking tot het onderwerp daarvan, waaronder specifiek reclame of verkoopmateriaal van Exact.

The Exact Online Agreement constitutes the entire arrangement between the parties and supersedes all prior and/or simultaneous written and oral negotiations, understandings and agreements between the parties with respect to the subject matter thereof, including any specific advertising or sales material of Exact.

19.5

Eventuele communicatie tussen Exact en Afnemer kan elektronisch plaatsvinden. De versie van de communicatie in kwestie zoals bewaard door Exact wordt beschouwd als bewijs daarvan, tenzij Afnemer anderszins bewijst. Elektronische communicatie wordt geacht te zijn ontvangen op de dag van verzending, tenzij het tegendeel door de ontvanger daarvan wordt bewezen. Als de communicatie niet is ontvangen door afleverings- en/of toegankelijkheidsproblemen komt dit voor risico van Afnemer, ook als de e-mailbox bij een derde is gehuisvest.

Exact and the Customer may communicate electronically. The version of the communication in question as retained by Exact will be considered evidence of that communication, unless the Customer proves otherwise. Electronic communication is deemed to have been received on the day it is transmitted, unless the recipient proves otherwise. If the communication has not been received due to delivery and/or accessibility problems, this is at the Customer’s risk, even if the e-mail inbox is held with a third party.

19.6

Naast het bepaalde in artikel 2.6 en artikel 4.3 kan de Exact Online Overeenkomst alleen worden gewijzigd door middel van een expliciete overeenkomst tussen Afnemer en Exact.

Except for the provisions of Articles 2.6 and 4.3, the Exact Online Agreement may be amended only with an explicit agreement between the Customer and Exact.

19.7

Afnemer zal voldoen aan alle toepasselijke uitvoerbeperkingen, economische sancties en importwet en- regelgeving bij haar gebruik van de Exact Online Diensten, waaronder begrepen maar niet beperkt tot de regelgeving van de Europese Unie, het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten. Afnemer zal noch direct noch indirect:

Customer will comply with all applicable export controls, economic sanctions, and import laws and regulations in its use of the Exact Online Services, including without limitation the regulations of the European Union, United Kingdom, and the United States. The Customer will not, directly or indirectly:



a) Exact Online Diensten uitvoeren of heruitvoeren, of bewust de uitvoering of heruitvoering toestaan, zonder de vereiste overheidstoestemming, aan een (rechts)persoon; en/of

b) het gebruik van Exact Online Diensten toestaan door een persoon of bedrijf;


(i) gevestigd en/of kantoorhoudend in, of opgericht naar het recht van enig land of territoir onderhevig aan uitgebreide economische sancties (momenteel De Krim, Cuba, Iran, Noord-Korea en Syrië) (“Sanctielanden”); of (ii) opgenomen op enige van toepassing zijnde lijst met restricties voor personen (zoals bijvoorbeeld de U.S. Treasury, Office of Foreign Assets Control’s Specially Designated Nationals List; de HM Treasury Consolidated List of Financial Targets in the UK, en de Consolidated List of Sanctioned Individuals and Entities van de Europese Unie) (“Lijsten met Restricties voor Personen”).

a) export or reexport, or knowingly permit the export or reexport of any Exact Online Services, without any required government authorization, to any person or entity; and/or

b) allow the use of any Exact Online Services by any person or entity;


(i) resident in, located in, or organized under the laws of any country or territory subject to comprehensive economic sanctions (including, currently, Crimea, Cuba, Iran, North Korea, and Syria) (“Sanctioned Countries”), or (ii) identified on any applicable restricted party lists (including without limitation the U.S. Treasury, Office of Foreign Assets Control’s Specially Designated Nationals List; the HM Treasury Consolidated List of Financial Targets in the UK; and the European Union’s Consolidated List of Sanctioned Individuals and Entities) (“Restricted Party Lists”).

19.8

Afnemer staat ervoor in dat zij (i) niet gevestigd is en/of kantoor houdt in, en niet is opgericht naar het recht van een Sanctieland, en (ii) niet is opgenomen of voor de meerderheid wordt gehouden of gecontroleerd door een partij of meerdere partijen, opgenomen op een Lijst met Restricties voor Personen.

Customer represents and warrants that it is not (i) resident in, located in, or organized under the laws of a Sanctioned Country, or (ii) identified on, or majority-owned or controlled by one or more parties identified on, a Restricted Party List.


Artikel 20 -


Toepasselijk recht en geschillen


Applicable law and disputes

20.1

De rechtsverhouding tussen partijen wordt beheerst door Nederlands recht. Het Weens Koopverdrag is uitgesloten.

The legal relationship between the parties is governed by Dutch law. The Vienna Sales Convention is excluded.

20.2

Behoudens voor zover bepalingen van dwingend recht zich hiertegen verzetten, zullen alle geschillen die tussen partijen mochten ontstaan naar aanleiding van of in verband met de Exact Online Overeenkomst en/of deze voorwaarden in eerste instantie bij uitsluiting worden beslecht door de Rechtbank Rotterdam, onverminderd de bevoegdheid van Exact om een geschil als hier bedoeld voor te leggen aan enige andere bevoegde rechter.

Unless and to the extent provisions of mandatory law preclude this, all disputes that may arise between the parties because of or in connection with the Exact Online Agreement and/or these conditions will exclusively be submitted to the competent court in Rotterdam, notwithstanding Exact’s right to submit a dispute, as referred to above, to any other competent court.

20.3

De kosten die verband houden met gerechtelijke procedures, waaronder begrepen maar niet beperkt tot de werkelijk door Exact gemaakte kosten van advocaten, deurwaarders en vertalers, zijn integraal voor rekening van Xxxxxxx indien deze geheel of in overwegende mate in het ongelijk wordt

gesteld.

The costs relating to legal proceedings, including but not limited to the actual costs Exact incurs for lawyers, bailiffs and translators, will be payable in full by the Customer if the Customer is the party that is completely or mostly unsuccessful in those proceedings.

Document Metadata

Filed: August 25th, 2023