ALGEMENE AANKOOPVOORWAARDEN VOOR GOEDEREN EN DIENSTEN
ALGEMENE AANKOOPVOORWAARDEN VOOR GOEDEREN EN DIENSTEN
1. ALGEMEEN
1.1. Deze algemene aankoopvoorwaarden zijn van toepassing voor bestellingen van goederen en diensten en op onderhoud of andere bijhorende diensten, behoudens andersluidende schriftelijke overeenkomst tussen partijen. Verwijzingen in dergelijke andersluidende overeenkomst naar andere, niet door het AZ Oostende getekende documenten zijn altijd ondergeschikt aan de algemene aankoopvoorwaarden van AZ Oostende, zelfs indien zij bedingen geldig te zijn of in tijd later bedongen te zijn dan de voorwaarden in deze algemene voorwaarden.
1.2. Enkel gemandateerde medewerkers van AZ Oostende mogen aankopen beheren (waaronder het aangaan en beëindigen van de aankoop). In geval van twijfel dient de leverancier het mandaat op te vragen.
2. AANBOD EN AANVAARDING
2.1. Een bestelling door AZ Oostende is slechts geldig indien ze voldoet aan elk van de volgende voorwaarden:
a. AZ Oostende plaatst de bestelling schriftelijk;
b. Een gemandateerde medewerker van AZ Oostende verstuurt een bestelbon (met het opschrift
‘bestelling’ en een bestelnummer) per fax of per e-mail aan de leverancier.
2.2. Elke door AZ Oostende uitgestuurde bestelling moet door de geadresseerde worden bevestigd. Indien een orderbevestiging wordt gevraagd, omvat deze bij voorkeur een planning van levering of dienstverlening, de omschrijving, de hoeveelheid en prijs.
2.3. Gedurende een termijn van 10 dagen kalenderdagen vanaf de dag volgend op de verzending en zolang de levering of dienstverlening niet heeft plaatsgevonden, kan AZ Oostende de bestelling intrekken, zonder dat dit enige aanleiding kan geven tot schadevergoeding.
2.4. AZ Oostende kan te allen tijde typ- of rekenfouten in de bestelbon rechtzetten zonder dat hij de leverancier enige compensatie verschuldigd is. Deze laatste dient eventuele fouten in de bestelbon binnen de 5 kalenderdagen aan AZ Oostende te melden.
2.5. Een aanvaarding door de leverancier van een bestelling van AZ Oostende gebeurt stilzwijgend. Indien de leverancier de bestelling weigert, dient hij dit op schriftelijke wijze binnen de 5 kalenderdagen na ontvangst van de bestelling aan AZ Oostende te melden, hetzij per post of per e-mail, en met verwijzing naar de bestelbon. Deze bepaling geldt eveneens voor toekomstige bestellingen bij de leverancier.
2.6. Alle onderdelen, elementen, accessoria en functionaliteiten die niet specifiek genoemd zijn in de bestelopdracht, maar die wel noodzakelijk zijn voor het veilig gebruik, goed functioneren en dergelijke, dan wel krachtens de gebruiken deel uitmaken van de te leveren goederen, diensten of werken, maken deel uit van de opdracht, zonder enige prijsverhoging.
2.7. De leverancier zal geen eenzijdige wijzigingen aanbrengen of uitvoeren m.b.t. het voorwerp, de aard en de specificaties van de bestelling zonder de voorafgaande uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van AZ Oostende. AZ Oostende kan, in overleg met de leverancier, de aard en of omvang van de te leveren goederen, werken of diensten wijzigen en of aanvullen.
2.8. Indien de in het vorig lid vermelde wijzigingen impact hebben op de overeengekomen prijs en of de leveringsvoorwaarden, zal de leverancier AZ Oostende hiervan onverwijld en schriftelijk inlichten en dit uiterlijk binnen 8 dagen na kennisgeving van de gevraagde wijziging indien de wijziging gevraagd wordt door AZ Oostende en samen met het wijzigingsvoorstel indien dit gevraagd wordt door de leverancier. Het ziekenhuis heeft in voorkomend geval het recht af te zien van de bestelling of deze eenzijdig in te trekken. Zij heeft ook het recht de oorspronkelijke bestelling te bevestigen indien die reeds eerder aanvaard was door de leverancier.
2.9. In zoverre het ziekenhuis de bestelling intrekt wegens de door de leverancier voorgestelde wijzigingen in prijs en/of leveringsvoorwaarden, zal het geen vergoeding verschuldigd zijn. Indien de hierboven vermelde termijnen van kennisgeving niet worden nageleefd zullen de oorspronkelijke voorwaarden en prijzen van toepassing blijven.
3. LEVERING EN LEVERINGSTERMIJN
3.1. De levering gebeurt DDP-delivered duty paid-franco inclusief rechten op de plaats vermeld op de bestelling.
3.2. Indien in de bestelbon een leveringstermijn wordt vermeld, begint deze te lopen vanaf de datum van het versturen van de bestelbon. Aanvaarding van de bestelbon (al dan niet stilzwijgend) verbindt de leverancier aan deze levertermijn.
3.3. In geval van vertraging in de levering zal de leverancier AZ Oostende onmiddellijk schriftelijk informeren over de duurtijd van de vertraging. De leverancier is aan AZ Oostende een schadevergoeding van 0,1% van de koopprijs verschuldigd per (begonnen) dag van vertraging na het verstrijken van de leveringstermijn. Dit is beperkt tot 7,5% (zevenenhalve percent). Schadevergoedingen kleiner dan 75 euro worden niet gevorderd tenzij in geval van recidivisme. Voor het vorderen van de schadevergoeding is geen voorafgaande aanmaning vereist. AZ Oostende heeft bovendien het recht om een hogere schade te bewijzen. AZ Oostende heeft het recht op een factuur, gelinkt aan de betroffen levering of dienstverlening, de schadevergoeding in te houden.
3.4. Leveringen gebeuren aan AZ Oostende-Damiaan, Xxxxxxxxxxxxx, 0000 Xxxxxxxx van maandag tot en met vrijdag van 06.00 tot 12.00 u en van 13.00 tot 16.00 u of AZ Oostende-Serruys, Edith Xxxxxxxxxxxx, 0000 Xxxxxxxx van 08.00 tot 12.00 u en van 13.00 tot 16.00 u, tenzij anders gespecifieerd en met uitzondering van feestdagen. Indien vooraf afgestemd, kunnen er spoed-, weekend- en nachtleveringen plaatsvinden.
Volgende regels gelden voor leveringen (tenzij deze door het monolitisch karakter van de goederen onmogelijk zijn):
- Alle leveringen met een totaal volume groter dan 0,40 m³ dienen in hun totaliteit op een (aantal) europallet(ten) geleverd te worden. Alle leveringen met een totaal gezamenlijk gewicht groter dan 200 kg dienen op een (aantal) europallet(ten) geleverd te worden. Alle leveringen met een totaal aantal colli groter of gelijk aan 8 dienen op een (aantal) europallet(ten) geleverd te worden.
- De verpakkingen en colli die op een pallet worden geleverd, mogen de randen van de pallet niet overschrijden.
- Een individueel colli mag niet meer dan 15 kg wegen.
- De maximale hoogte van een pallet (inclusief pallet) is 1,80 m.
- Het maximale gewicht per pallet (inclusief pallet) is 1000 kg.
- Paletten dienen proper en degelijk te zijn. Paletten met ontbrekende elementen kunnen door AZ Oostende aangerekend worden.
- Bij levering op een pallet dient er verplicht een pallet terug meegenomen te worden.
- Alle verpakkingen dienen duidelijk te vermelden wat de inhoud is. Ook de transportverpakking dient dit te vermelden. Er moet een transportdocument bijgevoegd zijn dat aangeeft wat de inhoud van het transport is en dit document moet verwijzen naar het bestelbonnummer van de aanbestedende overheid. Leveringen die niet voldoen aan de verpakkingsregels worden niet aanvaard. Deze niet-aanvaarding leidt niet tot een verlenging van de leveringstermijn.
- Transport binnen het gebouw van AZ Oostende dient te gebeuren met transportmiddelen met voldoende zachte wielen die de vloerbekleding van het gebouw niet beschadigen.
- De leverancier zorgt ervoor dat alle onderdelen, hulpmaterialen en stukken, gereedschappen, technische documentatie, CE-verklaring, keurings- en garantiecertificaten, gebruiksaanwijzingen, onderhouds- en instructieboeken, veiligheidsinstructies en overige stukken bij de levering zijn gevoegd, bij voorkeur in het Nederlands.
3.5. Leveringen voor bestellingen van apotheek/CSA (wordt vermeld in de bestelbon) dienen rechtstreeks aan de apotheek of CSA geleverd te worden en afgetekend te worden door een bevoegd persoon. Voor alle andere leveringen wordt er steeds geleverd aan de goederenontvangst.
3.6. Bij het betreden van het ziekenhuis dient de leverancier de voorschriften en richtlijnen van het ziekenhuis te respecteren. Schade die door de werknemer aan derden of aan het patrimonium wordt aangericht, blijft ten laste van de leverancier.
3.7. Het ziekenhuis aanvaardt geen leveringen tegen contante betaling.
4. OVERGANG VAN EIGENDOM EN RISICO
4.1. De overgang van eigendom van goederen gebeurt op het ogenblik van de levering. De overgang van het risico gebeurt bij aanvaarding door AZ Oostende. Afwijkingen van deze bepaling kunnen slechts na uitdrukkelijk en schriftelijk akkoord van AZ Oostende.
4.2. Elk beding dat de wijze van eigendomsoverdracht zoals bepaald in art. 4.1, verandert, is onderworpen aan uitdrukkelijk en schriftelijk akkoord van AZ Oostende.
4.3. In geval van levering van stoffen en mengsels ingedeeld als gevaarlijk volgens de CLP-verordening (1272/2008 en haar wijzigingen) en REACH-verordening (1907/2006 en haar wijzigingen) moet, voorafgaand aan de levering, de SDS-fiche gratis worden afgeleverd. Voor stoffen en mengsels niet ingedeeld als gevaarlijk moet de leverancier voorafgaand aan de levering volgende informatie verstrekken: het correcte gebruik, de opslag, de verwijdering en de preventiemaatregelen die de gebruiker in acht moet nemen.
De aanlevering van de gevaarlijke stoffen en mengsels moet gebeuren volgens de ADR-voorschriften (Europese richtlijn 2008/68/EG voor vervoer over de weg en het Koninklijk besluit van 28 juni 2009 betreffende het vervoer via de weg of per spoor van gevaarlijke stoffen, met uitzondering van ontplofbare en radioactieve stoffen), de verpakking van deze stoffen en mengsels moet voldoen aan de ADR-Richtlijn.
4.4. Elke levering van een toestel dient vergezeld te zijn van een Nederlandstalige handleiding, een conformiteitsverklaring en een veiligheidsinstructiekaart.
5. ONTVANGST VAN GOEDEREN EN ZICHTBARE GEBREKEN AAN GOEDEREN
5.1. Alle geleverde goederen moeten vergezeld zijn van een verzendingsnota met vermelding van de volledige naam, adres, emailadres en website van de leverancier, naam en adres van AZ Oostende, de dienst en/of naam van de persoon die de bestelling geplaatst heeft, het nummer van de bestelbon (eventueel aangevuld met een projectnummer), de beschrijving van de goederen, de geleverde hoeveelheid, het nettogewicht, het land van herkomst, de wijze van transport, de afleverlocatie, de vermelding van de eventueel meegeleverde documenten en alle keurmerken vereist door de Belgische, Europese, of andere toepasselijke wet- of regelgeving. Indien de levering temperatuurafhankelijke goederen bevat moet dit uitdrukkelijk vermeld worden met opgave van de vereiste temperatuur.
5.2. Alle geleverde goederen dienen vergezeld te worden van alle documenten vermeld op de bestelbon én van de vereiste productbeschrijvingen, gebruiksaanwijzingen, veiligheidsinstructies en attesten zoals voorzien door de Belgische en Europese regelgeving. Levering van installaties, machines, gemechaniseerde toestellen - met inbegrip van alle medische toestellen en labotoestellen -, dienen daarbij minstens aan volgende voorwaarden te voldoen: (1) aanwezigheid van CE-markering, (2) levering van EG-verklaring van overeenstemming in de oorspronkelijke versie met een vertaling naar het Nederlands, indien de oorspronkelijke versie niet in het Nederlands werd opgesteld, (3) levering van de gebruiksaanwijzing met de volledige montage-, inbedrijfsname-, werkings-, bedienings-, inspectie-, en onderhoudsvoorschriften in de originele versie met een vertaling naar het Nederlands indien de oorspronkelijke versie niet in het Nederlands werd opgemaakt en (4) levering van de service manual opgesteld in het Nederlands of Engels indien de Nederlandstalige service manual niet beschikbaar is. Andere talen worden niet aanvaard. De aanvaarding van de levering en de betaling van de factuur worden opgeschort tot bovenstaande voorwaarden voldaan zijn. Tenzij anders gevraagd door AZ Oostende kunnen voormelde documenten elektronisch worden bezorgd.
5.3. Ontvangst vindt slechts plaats na inspectie door AZ Oostende en na aftekening van het ontvangstbewijs. Afgifte van een ontvangstbewijs impliceert niet dat AZ Oostende de levering aanvaardt.
5.4. Onverminderd de toepassing van artikel 6, beschikt AZ Oostende over een verificatietermijn van 30 dagen te rekenen vanaf de dag van ontvangst om enige klacht of opmerking in te dienen bij de leverancier betreffende de zichtbare niet-conformiteit of elk zichtbaar gebrek van de geleverde goederen. De oplevering gebeurt stilzwijgend tenzij in opdrachtdocumenten anders is vermeld.
5.5. Alle meldingen i.v.m. materiovigilantie moeten verstuurd worden naar xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
6. WAARBORG EN VERBORGEN GEBREKEN AAN GOEDEREN
6.1. De leverancier waarborgt de geleverde goederen en diensten tegen verborgen gebreken. Tenzij anders bedongen bij de bestelling loopt de waarborg van de leverancier 1 jaar na de aanvaarding van de goederen, diensten of werken.
6.2. AZ Oostende beschikt over een termijn van 60 dagen te rekenen vanaf de effectieve ontdekking van het gebrek, om enige klacht of opmerking in te dienen bij de leverancier betreffende een verborgen gebrek van de geleverde goederen, diensten of werken.
6.3. Indien de goederen zijn aangetast door een verborgen gebrek of verborgen niet-conformiteit, heeft AZ Oostende de keuze tussen hetzij de vervanging ervan door andere goederen van hetzelfde type of soort, hetzij de terugbetaling van een deel van de prijs evenredig met de tekortkoming, hetzij de ontbinding van de overeenkomst.
In al deze gevallen heeft AZ Oostende het recht, zonder dat enige aanmaning vereist is, op vergoeding van alle door het gebrek veroorzaakte schade. Partijen komen uitdrukkelijk overeen dat deze clausule de nietigheid, dan wel de ontbinding van de overeenkomst zal overleven.
6.4. De garantietermijn wordt verlengd met de duur van de onderbreking bij defect van de goederen. Deze duur begint op het ogenblik waarop AZ Oostende het defect signaleert en eindigt op het ogenblik waarop de goederen opnieuw kunnen worden gebruikt. Bij vervanging van defecte goederen geldt een volledig nieuwe garantietermijn vanaf de levering van het vervangend goed.
7. PRIJS
7.1. Opgegeven prijzen zijn in euro en exclusief btw, maar inclusief alle kosten verbonden aan de uitvoering van de bestelling zoals verpakking, transport, verzekeringen, plaatsing, etc.
7.2. Een door AZ Oostende geaccepteerde prijs voor herhaalde leveringen en diensten mag niet worden verhoogd zonder voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van AZ Oostende.
7.3. De schriftelijke toestemming moet minimaal 30 kalenderdagen voor het ingaan van de nieuwe prijzen verkregen worden en zal niet retroactief worden toegepast. De leverancier dient daartoe tijdig het voorstel in tot prijsverhoging aan AZ Oostende.
7.4. Een prijsindexatie kan maximaal eenmaal per werkingsjaar en enkel mits de overeenkomst hierin voorziet. Deze dient door de leverancier tijdig te worden aangekondigd.
7.5. Indien AZ Oostende niet tijdig over de geïndexeerde prijzen beschikt, blijven de prijzen van het lopende werkingsjaar van toepassing.
8. FACTURATIE EN BETALINGEN
8.1. Facturatie van goederen geschiedt enkel na het verstrijken van de verificatietermijn (al dan niet stilzwijgend, overeenkomstig artikel 5, tenzij anders overeengekomen. Facturatie van diensten gebeurt ten vroegste na prestatie hiervan, tenzij anders overeengekomen.
8.2. Facturen worden verstuurd naar de leveranciersboekhouding van AZ Oostende via PEPPOL-platform of per mail (xxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx).
8.3. Elke factuur uitgaande van de leverancier beantwoordt aan de wettelijke voorschriften inzake facturatie en dient ten minste het nummer van de overeenstemmende bestelbon te bevatten. De leverancier moet leveringen ingevolge verschillende bestelbonnen apart factureren.
8.4. De betalingen zullen geschieden 60 dagen na de factuurdatum.
8.5. Xxxxxxx van laattijdige betaling door AZ Oostende heeft de leverancier geen recht op enige (aanvullende) vergoeding.
8.6. Indien de leverancier een vergoeding voor laattijdige betaling vordert, omdat het ziekenhuis niet binnen de vooropgestelde termijn overgaat tot betaling, kan deze nooit meer bedragen dan de wettelijk voorziene interestvoet. Het ziekenhuis is gerechtigd de betaling (gedeeltelijk) op te schorten indien het een aan de leveranciers (of zijn onderaannemers) toerekenbare tekortkoming in goederen, dienstverlening, installatie of montage constateert.
8.7. Bedingen van leveranciers in de vorm van kredietbeperking of gelijksoortige systemen worden door het ziekenhuis niet aanvaard.
8.8. Gelieve op elk document (zowel factuur, debetnota als creditnota, …) ons BTW-nr. BE0800.023.336 te willen vermelden zoals voorzien in de BTW-wetgeving. Facturen zonder vermelding van ons BTW-nr. zullen niet aanvaard worden.
9. GARANTIEVERKLARINGEN VAN DE LEVERANCIER
9.1. De leverancier verklaart over alle noodzakelijke vergunningen, toelatingen van overheidswege en nuttige verzekeringen te beschikken voor de productie of levering van de door de AZ Oostende bestelde goederen of diensten.
9.2. De leverancier garandeert dat de diensten beantwoorden aan de technische specificaties van AZ Oostende en aan de regels van de kunst en de goede industriepraktijken. Hij engageert enkel bekwaam personeel dat de diensten aan AZ Oostende verstrekt.
9.3. De leverancier garandeert uitdrukkelijk dat de geleverde goederen (inclusief verpakkingen, productbeschrijvingen, handleidingen en attesten) vrij zijn van gebreken en voldoen aan alle ter zake geldende:
- Europese en Belgische wetgeving;
- veiligheidsvoorschriften en vereisten, en dat alle noodzakelijke merktekens en markeringen op de goederen zijn aangebracht;
- milieu- en gezondheidsvoorschriften en -vereisten.
De leverancier garandeert verder dat alle noodzakelijke merktekens en markeringen op de goederen zijn aangebracht.
9.4. De leverancier verbindt zich ertoe alle goederen te vergezellen van de vereiste productbeschrijvingen, handleidingen en attesten zoals voorzien in de geldende Europese en Belgische regelgeving of conventioneel bedongen in de overeenkomst tussen partijen.
9.5. Alle informatie verkregen van medewerkers van AZ Oostende of op het terrein van AZ Oostende, op welke wijze dan ook, wordt als vertrouwelijk beschouwd. Expliciete schriftelijke toestemming van de communicatieverantwoordelijke van AZ Oostende is nodig om deze informatie aan derden door te geven.
9.6. De leverancier is met uitsluiting van AZ Oostende aansprakelijk voor enige tekortkoming aan voormelde bepalingen van artikel 9 en zal AZ Oostende vrijwaren voor enige aanspraak die een derde desbetreffend lastens AZ Oostende zou doen gelden.
9.7. De leverancier voorziet in een garantietermijn van minimaal twee jaar, te rekenen vanaf het moment van aanvaarding van de levering en/of de positieve keuring van de plaatsing en/of installatie. Voor goederen, inclusief onderdelen, en/of diensten die in het kader van deze garantieverplichting worden gewijzigd, hersteld of vervangen, geldt een nieuwe garantieperiode van minstens 1 jaar te rekenen vanaf het moment dat het AZ Oostende de wijziging/herstelling/vervanging heeft goedgekeurd.
9.8. Meldingen voor End Of Life/End Of Service moeten minstens 18 maanden vóór datum van EOL/EOS gecommuniceerd worden op het volgende e-mail adres: xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.
10. OVERDRAAGBAARHEID
10.1. AZ Oostende beschouwt de leverancier als haar enige aanspreekpunt, tenzij anders overeengekomen. Partijen mogen slechts mits voorafgaande schriftelijke kennisgave aan en toestemming van de andere partij, de rechten of verplichtingen voor hem voortvloeiend uit deze de overeenkomst overdragen aan een derde.
10.2. De overname of verderzetting van de overeenkomst in geval van fusie van AZ Oostende met een andere entiteit, dan wel de inbreng van activiteiten in een andere entiteit of het onderbrengen ervan in het ziekenhuisnetwerk waartoe AZ Oostende behoort, is steeds toegelaten.
11. OVERMACHT
11.1. Onder overmacht wordt verstaan alle omstandigheden die zich buiten de wil van één van de partijen voordoen na de totstandkoming van de overeenkomst, niet rechtstreeks of onrechtstreeks aan hen (of hun onderaannemers) kunnen worden toegerekend en de uitvoering van de overeenkomst absoluut onmogelijk maken.
11.2. De partij die zich op een overmacht beroept, moet de andere partij van het intreden alsook van het aflopen daarvan onmiddellijk schriftelijk in kennis stellen.
11.3. Indien de overmacht langer duurt dan 40 dagen mag de andere partij de overeenkomst beëindigen bij aangetekend schrijven, en dit zonder dat enige vergoeding verschuldigd is.
11.4. Het bestaan van overmacht ontneemt alle aansprakelijkheid uit hoofde van de niet-uitvoering van de overeenkomst tijdens de overmacht, zowel van de leverancier als van AZ Oostende.
11.5. Partijen komen uitdrukkelijk overeen dat staking, lockdown of een prijsstijging van de materialen of imperatieve loonstijgingen geen geval uitmaken van overmacht.
12. AANVAARDING VAN DE LEVERING EN HET VEILIGHEIDSDOSSIER
12.1. Leveringen die niet voldoen aan de bij de bestelling gestelde eisen, leveringsvoorwaarden en/of veiligheidsvoorschriften worden geweigerd.
12.2. Voorlopige oplevering gebeurt niet indien de nodige documenten niet beschikbaar zijn, zelfs al is de verificatietermijn overschreden. AZ Oostende heeft het recht de betalingstermijn, met de termijn van het te laat beschikbaar zijn van deze documenten, te verlengen zonder recht op compensatie of recht op intrekking van kortingen van de leverancier of dienstverlener.
13. AANSPRAKELIJKHEID EN VERZEKERINGEN
13.1. De leverancier is met uitsluiting van AZ Oostende aansprakelijk voor enige tekortkoming m.b.t. zijn leveringen en diensten, en zal AZ Oostende vrijwaren voor enige aanspraak die een derde desbetreffend lastens AZ Oostende zou doen gelden.
13.2. De leverancier dient alle wettelijke en gebruikelijke verzekeringen aan te gaan om de risico’s verbonden
aan de bestelling te verzekeren.
13.3. Op eerste verzoek van AZ Oostende zal de leverancier inzage verlenen in de polis en bewijs leveren van correcte betaling van de premie.
14. TOEPASSELIJK RECHT EN BEVOEGDE RECHTBANKEN
14.1. Het Belgisch recht, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag, is van toepassing. De rechtbanken van het rechtsgebied van Oostende zijn uitsluitend bevoegd om kennis te nemen van ieder geschil dat voortvloeit uit de overeenkomst of bestelling.