Studentenvereniging Io Vivat Nostrorum Sanitas, te Leeuwarden en Stichting Sociëteit ’t Heertje, te Leeuwarden. (hierna “Io Vivat”)

Overeenkomst gebruik persoonsgegevens door:

Studentenvereniging Io Vivat Nostrorum Sanitas, te Leeuwarden en Stichting Sociëteit ’t Heertje, te Leeuwarden. (hierna “Io Vivat”)

en

de verstrekker der persoonsgegevens welke zich aanmeldt bij Io Vivat indien deze de checkbox “hierbij ga ik akkoord met de verwerking persoonsgegevens” heeft aangevinkt.

Deze overeenkomst heeft het doel duidelijk weer te geven welke persoonsgegevens er door bovengenoemde bedrijven gebruikt worden, met welk doel, welke gegevens gedeeld worden en welke enkel voor intern gebruik zijn bedoeld. Indien er vragen zijn kan te allen tijde contact worden gezocht met de Secretaris van het Dagelijks Bestuur via xxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx

Artikel 1: Geregistreerde persoonsgegevens

1. 0.Xx volgende persoonsgegevens worden geregistreerd;

• -Namen;

• -Adres (Leeuwarden);

• -Adres (Ouders);

• -Telefoonnummer;

• -Geboortedatum;

• -E-mailadres;

• -Bankrekeningnummer;

• -Allergenen-informatie.

Artikel 2: Doel persoonsgegevens;

2.1. Basis persoonsgegevens (naam, adres Leeuwarden, telefoonnummer, e-mailadres) worden gebruikt voor de registratie van het Lid in de administratie en voor correspondentie welke per post wordt verzonden.

2.2. Het ouderlijk adres wordt gebruikt voor een nieuwsbrief naar de ouders en uitnodigingen voor ouderdagen e.d.

2.3. Het bankrekeningnummer wordt gebruikt voor de incassomachtigingen voor contributie, evenementen of kerstweekmachtigingen.

2.4. Allergenen-informatie wordt louter gebruikt voor het introductieweekend.

Artikel 3: Bewaartermijn

3.1. Basis persoonsgegevens worden maximaal zeven jaar bewaard, dit is een wettelijke termijn. 3.2.Het ouderlijk adres wordt maximaal zeven jaar bewaard.

3.3. Het bankrekeningnummer wordt maximaal zeven jaar bewaard.

3.4. Allergenen-informatie wordt direct na het Introductie-weekend verwijderd.

Artikel 4: Delen van gegevens

4.1. Gegevens worden niet met derden gedeeld, mits dit op last is van politie / justitie. In dit geval wordt u altijd op de hoogte gesteld.

4.2. Indien u kiest via Io Vivat gebruik te maken van een dienst welke wordt aangeboden door een derde partij, kunnen de noodzakelijke gegevens gedeeld worden. U wordt in dit geval altijd verwittigd.

Artikel 5: Persoonsgebonden beeldmateriaal

Io Vivat streeft er naar uw privacy te allen tijde te waarborgen. Daar wordt veel waarde aan gehecht.

Mocht u het gevoel hebben benadeeld te zijn of wenst u niet gebruikt te worden voor promotiedoeleinden, meldt dit dan bij de Coördinator Gegevensbescherming, via xxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx.

5.1. Als Lid, Aspirant-lid of Oud-lid van Xx Xxxxx wordt er beeldmateriaal opgeslagen in de vorm van video of foto. Gegevens worden zorgvuldig opgeslagen.

5.2. Het doel van dit beeldmateriaal is het bijhouden van herinneringen, het opslaan van promotiemateriaal en overig intern gebruik (fotolijsten in het Sociëteitspand etc.)

5.3. Beeldmateriaal is eigendom van Io Vivat en kan worden gebruikt voor promotiedoeleinden. Hiervoor worden louter representatieve materialen gebruikt.

5.4. U gaat akkoord met gebruik van videomaterialen voor het gebruik van aftermovies en promotievideo’s.

Artikel 6: Recht tot inzage en verwijdering

6.1. U heeft het recht uw gegevens of beeldmateriaal in te zien. U kunt hiervoor een afspraak maken met de Secretaris van het Dagelijks Bestuur, via xxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx. Na aanvraag kunt u binnen 14 werkdagen het beeldmateriaal inzien.

6.2. Beeldmateriaal waarop u zichtbaar bent, wordt indien schriftelijk aangevraagd verwijderd uit alle bestanden of sociale media of website.

6.3. U heeft de mogelijkheid om na afloop van uw Lidmaatschap, aanvraag tot verwijdering van alle gegevens te doen, dan worden al uw gegevens uit de systemen verwijderd.

Artikel 7: Overige bepalingen

7.1. Het Dagelijks Bestuur kan u nadere uitleg verschaffen over het gebruik van verschillende systemen die worden gebruikt, deze zijn tevens te vinden in de privacyverklaring.

Datum: 20 juli 2020, Bergen NH

Versie 1.1.

Xxx Xxxxxxxxx

Voorzitter Dagelijks Bestuur