LEIDRAAD SAMENWERKINGS- OVEREENKOMST

Leidraad voor het opstellen van een samenwerkingsovereenkomst tussen projectverantwoordelijke en projectpartner(s)

Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling

INLEIDING

Een projectaanvraag dient vergezeld te zijn van een ondertekende overeenkomst tussen projectverantwoordelijke en projectpartner(s). Dit document heeft tot doel om de betrekkingen tussen de projectverantwoordelijke en de projectpartner(s) te regelen.

Het is de opdracht van de projectverantwoordelijke om dit document op te stellen, te laten ondertekenen en aan te leveren.

Het voorbeeld in bijlage kan als inspiratie dienen voor het op te stellen document. In ieder geval moeten minimaal de volgende aspecten worden meegenomen in de samenwerkingsovereenkomst.

1. PROJECTGEGEVENS

• Naam van het project

• Naam/adres/rechtsgeldig vertegenwoordiger van de projectverantwoordelijke organisatie én van de projectpartner(s)

2. ARTIKEL 1: FINANCIEEL BEHEER

• 2 letterlijk over te nemen paragrafen:

De projectverantwoordelijke ontvangt de EFRO-steun van de certificeringsautoriteit en stort het deel bestemd voor de projectpartners – zoals bepaald door de

certificeringsautoriteit – zo spoedig mogelijk en integraal door aan de projectpartner(s).

Indien uit enige controle zou blijken dat de projectverantwoordelijke onverschuldigd betaalde middelen heeft overgemaakt aan een projectpartner, dan dienen deze middelen door de projectpartner onverwijld, op eerste aanvraag van de projectverantwoordelijke, overgemaakt te worden aan de projectverantwoordelijke.

• Wijze waarop goed en duidelijk financieel beheer wordt vormgegeven. Hierbij kan aan volgende aspecten gedacht worden:

• Afspraken tussen projectverantwoordelijke en projectpartner(s) die het mogelijk maken om te voldoen aan de verplichting om kosten binnen de zes maanden na betaaldatum te declareren:

• De projectverantwoordelijke en de projectpartners dienen hun onderbouwde projectkosten tijdig op te laden in het e-loket

• De projectverantwoordelijke dient tijdig goedkeuring te hechten aan in het e-loket opgeladen projectkosten. Hierbij heeft de PV de plicht om kosten te weigeren waarvoor verplichte bewijslast ontbreekt, de link met het project onduidelijk is, of wanneer het project niet conform de projectaanvraag wordt uitgevoerd.

• Indien van toepassing: afspraken m.b.t. opvraging van cofinanciering tussen partners door de projectverantwoordelijke bij de projectpartner(s)

3. ARTIKEL 2: INHOUDELIJKE UITVOERING

Wijze waarop het project inhoudelijk wordt uitgevoerd. Hierbij kan aan volgende aspecten gedacht worden:

• Afspraak dat PV en projectpartners het onderdeel onder hun verantwoordelijkheid zullen uitvoeren conform de projectaanvraag

• Aanlevering input voor inhoudelijke voortgang- en eindrapportage door projectpartner(s) aan PV

4. ARTIKEL 3:

GEDELEGEERDE VERPLICHTINGEN

Doorvertaling verantwoordelijkheden projectverantwoordelijke. Niet naleving van de regelgeving kan leiden tot het niet subsidiabel zijn van bepaalde kosten. Het is aangewezen dat de projectverantwoordelijke zijn verantwoordelijkheid hieromtrent

doorvertaalt naar de betreffende projectpartner(s). Hierbij kan aan volgende aspecten gedacht worden:

• Promotie en voorlichting

• Aanbesteding en gunning

• Nakomen verplichtingen rond projectadministratie m.b.t. afgescheiden projectboekhouding en minimale bewaartermijn

• Medewerking verlenen bij controles: controles op plaats toestaan en informatie aanleveren die opgevraagd wordt in het kader van een controle.

5. ARTIKEL 4: INTELLECTUELE EIGENDOM

• Evt. bepaling rond confidentialiteit

• Afspraken rond intellectuele eigendom die voor het project bestaat en in het kader van het project wordt gebruikt (achtergrondkennis)

• Afspraken rond intellectuele eigendom die tijdens de projectuitvoering ontstaat (voorgrondkennis)

6. ARTIKEL 5: MACHTIGING E-LOKET

Letterlijk over te nemen paragraaf:

De projectpartners verzekeren dat alle medewerkers van hun organisatie die toegang hebben tot het e-loket in het kader van het project, gemachtigd zijn om hun organisatie hierin rechtsgeldig te vertegenwoordigen.

7. ARTIKEL 6: GARANTIEVERKLARING

Letterlijk over te nemen paragraaf:

De projectverantwoordelijke en projectpartner(s) garanderen de nodige cofinanciering aanvullend op de projectsubsidie vanuit EFRO, zodat het in de projectaanvraag opgenomen EFRO-percentage wordt aangehouden.

De projectverantwoordelijke en projectpartner(s) garanderen dat de projectkosten slechts in één Europees project zijn opgenomen (Europese dubbelfinanciering is niet toegestaan) en niet voor meer dan 100% worden gefinancierd (geen overfinanciering).

8. ARTIKEL 7: BEVESTIGING OVERIGE BEPALINGEN PROJECTAANVRAAG

Letterlijk over te nemen paragraaf:

Door het ondertekenen bevestigen de projectverantwoordelijke en de projectpartners dat:

• de informatie in de projectaanvraag juist en volledig is;

• de projectverantwoordelijke en de projectpartners, opgesomd in de samenwerkings- overeenkomst, de projectaanvraag hebben gelezen en hiermee volledig akkoord zijn;

• de informatie uit de projectaanvraag gebruikt mag worden voor publicatie;

• ze de relevante Europese en nationale wetgeving zullen naleven, in het bijzonder met betrekking tot cohesiebeleid, milieubescherming, gelijke kansen/anti-discriminatie, staatssteun en overheidsopdrachten;

• ten aanzien van geen van hen een bevel tot terugvordering uitstaat ingevolge een besluit van de Europese Commissie waarbij eerdere steun onrechtmatig en onverenigbaar met de interne markt is verklaard;

• geen van hen een onderneming in moeilijkheden is;

• ze het ‘Programmareglement voor de uitvoering van het Samenwerkingsprogramma Interreg Vlaanderen-Nederland 2014-2020’ hebben gelezen en zich akkoord verklaren met de bepalingen hierin vervat.

9. ARTIKEL 8: SLOTBEPALINGEN

• Duur van de overeenkomst

• Wijziging van de overeenkomst

• Beëindiging van de overeenkomst

• Toepasselijk recht/bevoegde rechtbank (bv. “Deze overeenkomst wordt beheerst door het (BE of NL) recht. Alle geschillen voortvloeiend uit deze overeenkomst vallen onder de bevoegdheid van de rechtbank in …”).

OPGELET: INDIEN ER MET PROJECTPARTNERS LIGHT ZAL WORDEN GEWERKT

Wanneer het project gebruik zal maken van de partner light (PPL) constructie, dan moet bij de latere inkoppeling van de individuele PPL’s ook een samenwerkingsovereenkomst met hen worden afgesloten (zie hiervoor leidraad samenwerkingsovereenkomst PPL).

In bepaalde gevallen moeten in de samenwerkingsovereenkomst tussen PV en projectpartners extra bepalingen worden opgenomen. Dit is het geval als:

• er wordt een PPL-budget beheerd door een andere partner dan de PV;

én

• de PV zal de samenwerkingsovereenkomst tussen de beherende projectpartner en de PPL niet mee ondertekenen.

Als aan beide criteria is voldaan, moeten onderstaande bepalingen bijkomend worden opgenomen in de samenwerkingsovereenkomst tussen de PV en de projectpartner(s). Het is ook mogelijk om deze bepalingen op te nemen in een addendum hierbij.

• bepaling welke projectpartner voor een specifiek PPL-budget optreedt als beherende partner

• Indien de EFRO-middelen voor de PPL’s rechtstreeks van de projectverantwoordelijke aan hen zullen worden doorgestort, moeten de vaste paragrafen ivm financieel beheer als volgt worden uitgebreid:

• De projectverantwoordelijke ontvangt de EFRO-steun van de certificeringsautoriteit en stort het deel bestemd voor de projectpartners – zoals bepaald door de

certificeringsautoriteit – zo spoedig mogelijk en integraal door aan de projectpartner(s). Het deel bestemd voor projectpartners light – zoals bepaald door de certificeringsautoriteit – stort de projectverantwoordelijke zo spoedig mogelijk en

integraal door aan de projectpartners light.

• Indien uit enige controle zou blijken dat de projectverantwoordelijke onverschuldigd betaalde middelen heeft overgemaakt aan een projectpartner, dan dienen

deze middelen door de projectpartner onverwijld, op eerste aanvraag van de projectverantwoordelijke, overgemaakt te worden aan de projectverantwoordelijke. Indien uit enige controle zou blijken dat de projectverantwoordelijke onverschuldigd betaalde middelen heeft overgemaakt aan een projectpartner light, dan dienen deze middelen door de projectpartner light onverwijld, op eerste aanvraag van de projectverantwoordelijke, overgemaakt te worden aan de projectverantwoordelijke. De beherende projectpartner ziet erop toe dat de projectpartner light zijn verplichtingen nakomt.

• Indien de EFRO-middelen voor de PPL’s via de beherende projectpartner worden doorgestort, moeten de vaste paragrafen ivm financieel beheer als volgt worden uitgebreid:

• De projectverantwoordelijke ontvangt de EFRO-steun van de certificeringsautoriteit en stort het deel bestemd voor de projectpartners – zoals bepaald door de

certificeringsautoriteit – zo spoedig mogelijk en integraal door aan de projectpartner(s). Het deel bestemd voor projectpartners light – zoals bepaald door de certificeringsautoriteit – stort de projectverantwoordelijke zo spoedig mogelijk en integraal door aan de beherende projectpartner. Deze stort dit op zijn beurt zo spoedig mogelijk en integraal door aan de projectpartner light.

• Indien uit enige controle zou blijken dat de projectverantwoordelijke onverschuldigd betaalde middelen heeft overgemaakt aan een projectpartner, dan dienen

deze middelen door de projectpartner onverwijld, op eerste aanvraag van de projectverantwoordelijke, overgemaakt te worden aan de projectverantwoordelijke. Indien uit enige controle zou blijken dat onverschuldigd betaalde middelen zijn overgemaakt aan een projectpartner light, dan dienen deze middelen door de projectpartner light onverwijld, op eerste aanvraag van de beherende partner of de projectverantwoordelijke, overgemaakt te worden aan de beherende partner, die deze onverwijld doorstort aan de projectverantwoordelijke. De beherende projectpartner ziet erop toe dat de projectpartner light zijn verplichtingen nakomt.

• Volgende bijkomende afspraken tussen PV en projectpartner(s) die het mogelijk maken om te voldoen aan de verplichting om kosten binnen de zes maanden na betaaldatum te declareren, worden aangeraden:

• De projectverantwoordelijke en de projectpartners dienen hun onderbouwde projectkosten tijdig op te laden in het e-loket

• De projectverantwoordelijke dient tijdig goedkeuring te hechten aan in het e-loket opgeladen projectkosten. Hierbij heeft de PV de plicht om kosten te weigeren waarvoor de link met het project onduidelijk is, of het project niet conform de projectaanvraag wordt uitgevoerd. Deze verplichting geldt ook ten aanzien van

kostenlijnen van projectpartners light. De beherende partner ziet erop toe dat de projectverantwoordelijke deze verplichting nakomt. Hierbij heeft de beherende partner de plicht om de PV te vragen om kosten te weigeren waarvoor de link met het PPL-traject onduidelijk is, of wanneer het PPL-traject niet conform de beschrijving ervan wordt uitgevoerd.

BIJLAGE

Voorbeeld uitgewerkte samenwerkingsovereenkomst (zonder PPL’s)

81 Hier kan je aangeven in welk hoofdstuk je zit.

Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling

SAMENWERKINGSOVEREENKOMST IN HET KADER VAN EEN PROJECT “[NAAM PROJECT]”

Tussen:

• [naam organisatie], gevestigd te [adres], vertegenwoordigd door [raad van bestuur, directiecomité,…], voor wie optreedt [naam persoon], [functie persoon], hierna te noemen “de projectverantwoordelijke”;

• [naam organisatie], gevestigd te [adres], vertegenwoordigd door [raad van bestuur, directiecomité,…], voor wie optreedt [naam persoon], [functie persoon],

• …

Hierna te noemen “de projectpartners”.

Wordt het volgende overeengekomen voor de uitvoering van het project “[naam project]” in het kader van het Europees programma Interreg VA Vlaanderen-Nederland (2014-2020):

ARTIKEL 1: FINANCIEEL BEHEER

1. De projectverantwoordelijke en de projectpartners laden hun projectkosten binnen vijf maanden na de betaaldatum op in het e-loket van het Interreg Vlaanderen-Nederland- programma.

2. De projectverantwoordelijke controleert het e-loket minimaal één keer per maand op nieuw opgeladen projectkosten en declareert deze kosten binnen zes maanden na de betaaldatum bij het programma. Hierbij heeft de projectverantwoordelijke de plicht om kosten te weigeren waarvoor verplichte bewijslast ontbreekt, de link met het project onduidelijk is, of wanneer het project niet conform de projectaanvraag wordt uitgevoerd.

3. De projectverantwoordelijke ontvangt de EFRO-steun van de certificeringsautoriteit en stort het deel bestemd voor de projectpartners – zoals bepaald door de certificeringsautoriteit – zo spoedig mogelijk en integraal door aan de projectpartners.

4. Indien uit enige controle zou blijken dat de projectverantwoordelijke onverschuldigd betaalde middelen heeft overgemaakt aan een projectpartner, dan dienen

deze middelen door de projectpartner onverwijld, op eerste aanvraag van de projectverantwoordelijke, overgemaakt te worden aan de projectverantwoordelijke. Dit geldt evenzeer en onverkort voor onregelmatigheden die worden vastgesteld door de Auditautoriteit en voor financiële correcties door de Commissie ingevolge vastgestelde onregelmatigheden.

5. [Indien van toepassing: afspraken m.b.t. opvraging van cofinanciering tussen partners door de projectverantwoordelijke bij de projectpartner(s)]

Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling

ARTIKEL 2: INHOUDELIJKE UITVOERING

1. De projectverantwoordelijke en projectpartners voeren het onderdeel onder hun verantwoordelijkheid uit conform de projectaanvraag.

2. De projectpartners leveren op vraag van de projectverantwoordelijke input voor inhoudelijke voortgangs- en eindrapportages.

ARTIKEL 3: GEDELEGEERDE VERPLICHTINGEN

Naast de projectverantwoordelijke houden ook de projectpartners bij de uitvoering van hun projectactiviteiten rekening met de verantwoordelijkheden die volgen uit het ‘Programmareglement voor de uitvoering van het Samenwerkingsprogramma Interreg

Vlaanderen-Nederland 2014-2020’. Daarbij verdienen de navolgende verplichtingen expliciet de aandacht van de projectverantwoordelijke en de projectpartners:

A. Verplichtingen aangaande voorlichting en communicatie, zoals vastgelegd in bijlage XII van EU-verordening 1303/2013 en artikels 3 tot en met 5 van EU-uitvoeringsverordening 821/2014;

B. Verplichtingen aangaande aanbesteding en gunning, conform de aanbestedingsregels van de Belgische wet overheidsopdrachten of Nederlandse aanbestedingswet, en/of aangaande marktconformiteit;

C. Verplichtingen aangaande de projectadministratie, het voeren van een gescheiden projectboekhouding en de minimale bewaartermijn van de complete projectadministratie;

D. De verplichting om medewerking te verlenen aan evaluatieonderzoeken, audits en controles van het project door de programma-autoriteiten, de Europese Commissie en/ of door hen aangewezen derden.

ARTIKEL 4: INTELLECTUELE EIGENDOM

1. Intellectuele eigendom dat reeds voor het project bij één van de projectpartners bestaat (achtergrondkennis), is steeds beschermd.

2. Indien tijdens de projectuitvoering potentiële intellectuele eigendom ontstaat (voorgrondkennis), dan hoort dit toe aan alle projectpartners.

ARTIKEL 5: MACHTIGING E-LOKET

ARTIKEL 6: GARANTIEVERKLARING

1. De projectverantwoordelijke en projectpartners garanderen de nodige cofinanciering aanvullend op de projectsubsidie vanuit EFRO, zodat het in de projectaanvraag opgenomen EFRO-percentage wordt aangehouden.

2. De projectverantwoordelijke en projectpartners garanderen dat de projectkosten slechts in één Europees project zijn opgenomen (Europese dubbelfinanciering is niet toegestaan) en niet voor meer dan 100% worden gefinancierd (geen overfinanciering).

Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling

ARTIKEL 7: BEVESTIGING OVERIGE BEPALINGEN PROJECTAANVRAAG

Door het ondertekenen bevestigen de projectpartners dat:

• de informatie in de projectaanvraag juist en volledig is;

• de projectverantwoordelijke en de projectpartners, opgesomd in de samenwerkingsovereenkomst, de projectaanvraag hebben gelezen en hiermee volledig akkoord zijn;

• de informatie uit de projectaanvraag gebruikt mag worden voor publicatie;

• geen van hen een onderneming in moeilijkheden is;

• ze het ‘Programmareglement voor de uitvoering van het Samenwerkingsprogramma Interreg Vlaanderen-Nederland 2014-2020’ hebben gelezen en zich akkoord verklaren met de bepalingen hierin vervat.

ARTIKEL 8: SLOTBEPALINGEN

1. Deze overeenkomst vangt aan op het moment van ondertekening en eindigt vijf jaar na afloop van de projectperiode.

2. Wijzigingen van deze overeenkomst kunnen slechts doorgevoerd worden indien alle partijen onderling en schriftelijk akkoord zijn.

3. Deze overeenkomst wordt beheerst door het [Belgisch/Nederlands] recht. Alle geschillen voortvloeiend uit deze overeenkomst vallen onder de bevoegdheid van de rechtbank in [plaats].

Deze overeenkomst werd opgemaakt in [aantal exemplaren] te [plaats]op [datum] Voor akkoord namens de partners:

• [naam organisatie], gevestigd te [adres], vertegenwoordigd door [raad van bestuur, directiecomité,…], voor wie optreedt [naam persoon], [functie persoon],

• …

MEER INFO?

Interreg Vlaanderen-Nederland

Lozanagebouw (4de verdieping) Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000 X-0000 Xxxxxxxxx

x00 (0)0 000 00 00

xxxx@xxxxxxxxxx.xx xxx.xxxxxxxxxx.xx

Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling

Document Metadata

Table of Contents

LEIDRAAD SAMENWERKINGS- OVEREENKOMST

Document Metadata