SPONSORBELEID STICHTING CVO-AV
SPONSORBELEID STICHTING CVO-AV
CvB: 190416
GMR: 190620
Definitie sponsoring en giften
Sponsoring
Zakelijke overeenkomst waarbij de sponsor (financiële) middelen beschikbaar stelt aan Stichting CVO-AV (nader te noemen “de stichting”) of aan een schoollocatie en in ruil waarvoor een tegenprestatie wordt geleverd (bijvoorbeeld het bieden van een communicatiemogelijkheid waarmee leerlingen of hun ouders/verzorgers in schoolverband of stichtingsbreed kunnen worden geconfronteerd).
Schenking/donatie
Gift van een organisatie of particulier aan de stichting of een locatie zonder dat daar een tegenprestatie tegenover staat.
Belang sponsorbeleid
De stichting acht sponsoring van belang
• vanwege de goede relatie van de stichting/school met de maatschappij;
• en vanuit de wens en noodzaak om voor het bekostigen van het onderwijsproces ondersteunende activiteiten extra middelen te genereren.
Beleidsmatige regulering van sponsoring achten we noodzakelijk om te voorkomen dat externen door middel van sponsoring ongewenste invloed zouden kunnen uitoefenen op het primaire proces en de gang van zaken in de schoolorganisatie.
Wettelijke basis
Het ‘convenant scholen voor primair en voortgezet onderwijs en sponsoring’ wordt door de stichting onderschreven en is onlosmakelijk aan deze notitie verbonden.
Hier staat onder meer in dat:
• sponsoring niet de objectiviteit, de geloofwaardigheid, de betrouwbaarheid en de onafhankelijkheid van het onderwijs, de stichting/school en de daarbij betrokkenen in gevaar mag brengen;
• sponsoring niet de onderwijsinhoud mag beïnvloeden, dan wel in strijd mag zijn met het onderwijsaanbod en de daaraan gestelde kwaliteitseisen;
• sponsoring verenigbaar moet zijn met de statutaire grondslag van de stichting, alsmede de doelstellingen van de stichting/school en het onderwijs;
• de stichting/school niet in een afhankelijkheidsrelatie tot de sponsor(s) mag komen te verkeren.
Sponsors dienen de uitgangspunten van het convenant te accepteren.
Criteria
Voor een beslissing inzake sponsoring dient binnen de stichting/school en de betrokkenen partijen (ouders, leerlingen) een draagvlak te zijn.
In dit kader zijn de volgende criteria opgenomen:
• Het moet altijd voor een ieder kenbaar zijn dat er sprake is van sponsoring. Op de website wordt aandacht besteed aan het sponsorbeleid.
• Sponsoring, respectievelijk de activiteiten of het product van de sponsor, moet verenigbaar zijn met de pedagogische en onderwijskundige taak en doelstelling van de stichting/school.
• Er mag geen schade worden berokkend aan de geestelijke en/of lichamelijke gesteldheid van leerlingen.
• Bij het afsluiten van sponsorovereenkomsten wordt de bevordering van een gezonde leefstijl nagestreefd.
• Sponsoring moet in overeenstemming zijn met de goede smaak en het fatsoen.
• In lesmaterialen en leermiddelen mag geen (impliciete of expliciete) reclame voorkomen of sprake zijn van onvolledige of subjectieve informatie.
• Bij sponsoring van computerapparatuur mag geen sprake zijn van verplichte afname van software.
Tegenprestatie
De stichting biedt als tegenprestatie onder meer de volgende mogelijkheden1:
• Het gebruik van lokalen;
• Advertentiemogelijkheden in de schoolpublicaties;
• Vermelding op een sponsorbord;
• Vernoeming van een lokaal naar de sponsor;
• Ondersteuning van een onderwijsactiviteit;
• Gastheerschap van buitenschoolse activiteit;
• Naamsvermelding in persbericht van de school;
Procedures
A. bij het zoeken van een sponsor door een locatie
1. De directeur van de locatie overlegt met het CvB over de sponsorplannen. Het CvB geeft al dan niet toestemming het traject in te gaan.
2. De directeur van de locatie overlegt, na toestemming van het CvB, met de deelraad waarvoor de locatie sponsoring zoekt. Bij een gezamenlijke actie van meerdere locaties werken deze hierin samen.
3. Er wordt een lijst met mogelijke sponsors in prioriteitsvolgorde opgesteld.
• Bij de selectie van mogelijke sponsors gaat de locatie na of de naam en de activiteiten van die sponsor niet strijdig zijn met de bovengenoemde criteria. In opspraak geraakte bedrijven kunnen de goede naam van de school schaden. De directeur dient goedkeuring te verlenen aan de gemaakte selectie.
• Bij de keuze van sponsors bekijkt de locatie of deze bij de positionering en profilering van de school aansluiten.
• Bij de keuze van sponsors bekijkt de locatie of de te benaderen bedrijven geen concurrenten van elkaar zijn en zo ja, of dit dan problemen oplevert.
4. Er wordt vastgesteld wat de school de sponsor als tegenprestatie kan bieden. De school toetst de mogelijkheden in eerste instantie aan de criteria.
1 Voor niet genoemde tegenprestaties is apart instemming van het CvB nodig.
5. Opstellen sponsorvoorstel, maken van wervingsbrieven/brochure.
6. Interne organisatie.
• De directeur registreert welke bedrijven/personen benaderd worden en door wie om te voorkomen dat sponsors tweemaal benaderd worden. De directeur is coördinator en verantwoordelijk voor de sponsorlijst van de locatie. Als bedrijven benaderd worden voor sponsoring, meldt de directeur dit in het CMO.
• Sponsorgelden/giften worden gestort op de rekening van de stichting. Deze worden als geoormerkte gelden strikt gescheiden geadministreerd.
• Directie, docenten, deelraad, leerlingenraad dan wel bestuursleden kunnen voorstellen indienen voor de aanwending van sponsorgelden. Dit voorstel dient helder beschreven te worden en voorzien te zijn van een kostenraming (in de kostenraming zit een post onvoorzien van 10% om tegenvallers op te kunnen vangen). De directeur beslist over het voorstel en de hoogte van het budget en de deelraad heeft instemmingsrecht.
• In het jaarverslag van de locatie moet jaarlijks vermeld worden welke sponsoractiviteiten er afgesproken zijn, met vermelding van de inkomsten en de verschuldigde tegenprestatie. Een overzicht van alle sponsoractiviteiten binnen de stichting wordt opgenomen in het jaarverslag van de stichting.
• In de schoolgids en in het schoolplan wordt het sponsorbeleid opgenomen.
7. Benadering/onderhandeling met sponsors.
8. Opstellen contract.
Sponsors moeten een contract krijgen waarin de afspraken zijn vastgelegd. Tevens moeten zij op kunnen vragen waaraan gelden worden besteed. Dit sponsorcontract dient zowel door de directie als door de deelraad van de locatie goedgekeurd te worden.
9. Onderhouden relatie.
Het is belangrijk sponsors te betrekken bij schoolevenementen en een goede relatie met hen te onderhouden, ook na afloop van het sponsortraject.
B. bij sponsoring voor de stichting
Bij het zoeken naar sponsors voor de stichting geldt dezelfde procedure mutatis mutandis: voor directeur leze men College van Bestuur, voor deelraad GMR.
C. wanneer een sponsor zich spontaan meldt
In dat geval volgt men waar van toepassing dezelfde procedure vanaf punt 3.
Klachtenregeling
1. Alle geledingen hebben het recht een schriftelijke klacht in te dienen bij de directeur van de locatie over het gevoerde sponsorbeleid, indien zij geconfronteerd worden met voor hen ongewenste reclame-uitingen, waartoe de locatie zich op grond van contractuele afspraken heeft verbonden, om deze binnen dan wel buiten schoolverband toe te laten.
2. De klager krijgt van de directie schriftelijk binnen een week een bevestiging van ontvangst en een beschrijving van de procedure.
3. Een klager wordt in de gelegenheid gesteld zijn klacht tegenover de directie mondeling toe te lichten.
4. De directie beoordeelt de klacht op basis van bovengenoemde criteria.
5. De directie doet binnen 4 weken na ontvangst van de schriftelijke klacht een uitspraak met redenen omkleed.
6. Indien de beslissing van de directie voor de klager niet bevredigend is, kan hij/zij zich wenden tot het College van Bestuur. Deze kan de directie adviseren. De directie zal afhankelijk van het advies van Het College van Bestuur de eigen beslissing in heroverweging nemen. Het CvB kan de directie opdracht geven aan sponsoring voortvloeiende activiteiten of uitingen te (laten) stoppen indien zij in strijd zijn met dit sponsorbeleid.
7. De directie doet van iedere, op grond van vorenstaande bepalingen, afgehandelde klacht mededeling aan de deelraad en het CvB. De klachten worden meegenomen in het overleg tussen de directie en het CvB over evaluatie en eventuele aanpassing van het sponsorbeleid.
Evaluatie
Driejaarlijks beoordeelt het College van Bestuur van de Stichting met de locatiedirecteuren of het sponsorbeleid aangepast moet worden en het bespreekt dit met de GMR.