Programma van eisen inhuur accountantsdiensten

Programma van eisen inhuur accountantsdiensten

gemeente Zaanstad

INHOUDSOPGAVE

Doel 2

Overeenkomst 2

Europese aanbesteding 2

Mandaat 2

2. Algemene informatie 4

2.1 Algemene gegevens Zaanstad 4

Kerngegevens Gemeente Zaanstad 4

2.2 Organisatorische gegevens 5

2.3 De huidige inrichting van de AO/IC 6

2.4 Hoofdlijnen digitale dossiervorming t.b.v. jaarrekening 7

3. Procedure 8

Algemeen 8

Inlichtingen 8

Xxxxx van aanbieden van offertes 9

Openbare offerte opening 9

Wijze van beoordelen. 9

Gunning 9

4. Leverancierseisen 10

Selectiecriteria 10

4.1.1 Uitsluitingsgronden 10

4.1.2 Beroepsbekwaamheid 10

4.1.3 Financiële en economische draagkracht 10

4.1.4 Geschiktheideisen 10

4.2 Aandachtspunten 12

5. Inhoudelijke criteria 13

5.1 Te leveren diensten en producten 13

5.2 Eisen t.a.v. de accountantscontrole 13

5.3 De algemene certificerende functie 14

5.4 De natuurlijke adviesfunctie 14

5.5 Bestuurlijke ondersteuning 15

5.6 Incidentele opdrachten 15

5.7 Beoordeling van de aanbiedingen 15

5.7.1 Algemeen 15

5.7.2 Gunningcriteria 16

5.7.3 De gunning 16

5.8 Uitwerking van de gunningcriteria 16

5.8.1 Prijs 16

5.8.2 Controleaanpak 17

5.8.3 Visie op de natuurlijke adviesfunctie en bestuurlijke ondersteuning 17

BIJLAGE 1: Model inschrijvingsformulier 18

BIJLAGE 2: Selectieformulier A 19

BIJLAGE 3: Selectieformulier B 21

BIJLAGE 4: Selectieformulier C 22

BIJLAGE 5 Controleverordening en normenkader 23

BIJLAGE 6: Algemene voorwaarden gemeente Zaanstad 41

BIJLAGE 7: Concept overeenkomst 65

BIJLAGE 8: Auditjaarplannen 70

BIJLAGE 9: Bestuursrapportages concernjaarrekening 2006 en tussentijdse controle 2006 85

1. Doelstelling

Doel

De Gemeente Zaanstad heeft een contract met een accountantskantoor voor de accountantsdien- sten. Dit contract is ingegaan in 2000 en wordt jaarlijks stilzwijgend met een jaar verlengd. De ge- meenteraad heeft besloten de accountantsdiensten te willen aanbesteden met ingang van het be- grotingsjaar 2008. Dit wil zeggen dat de interimcontrole in 2008 en de controle van de jaarrekening 2008 zullen vallen onder nieuwe opdracht.

De Gemeente wil op transparante wijze een bewuste keuze maken voor de inhuur van deskundig- heid op het gebied van de accountantscontrole en de daaraan gerelateerde advisering voor de ko- mende vier jaren. Het doel is een accountant (-skantoor) te kiezen die qua profiel en functievervul- ling goed past bij de Gemeente Zaanstad.

De dienstverlening voor de accountantsdiensten wordt openbaar aanbesteed onder toepassing van de Europese richtlijn voor overheidsopdrachten 2004/18 EG (hierna: de Richtlijn).

De aankondiging van de aanbesteding is op …. XX 2007 aan het Bureau voor officiële publicaties der Europese Gemeenschappen ter publicatie verzonden. Deze is gepubliceerd onder nummer 2007/…. <nummer>.

Overeenkomst

De Gemeente wil een overeenkomst sluiten met één accountant (-skantoor) voor het verrichten van controlewerkzaamheden gericht op:

▪ het verstrekken van een accountantsoordeel bij de jaarrekening van de Gemeente Zaanstad (de algemene certificerende functie);

▪ het uitvoeren van de natuurlijke adviesfunctie

▪ de bestuurlijke ondersteuning;

▪ incidentele opdrachten.

De overeenkomst heeft in eerste instantie betrekking op de werkzaamheden voortvloeiend uit de boekjaren 2008 tot en met 2011. Het bovenstaande houdt in dat de huidige accountant nog het boekjaar 2007 xxxxxxx met een verklaring bij de jaarstukken 2007.

Bij deze offerte is er van uitgegaan dat vanaf 2008 het principe van single informatie/singla audit van toepassing is op alle specifieke uitkeringen. Er worden dan geen deelverklaringen meer afgegeven door de accountant op specifieke uitkeringen.

Europese aanbesteding

Gezien de omvang van de opdracht is de “Europese Richtlijn voor overheidsopdrachten” van toe- passing. De aanbesteding geschiedt conform deze Europese richtlijn voor overheidsopdrachten 2004/18 EG.

Gekozen is voor de openbare procedure. Bij deze procedure kunnen alle belangstellende dienstver- leners direct een offerte indienen naar aanleiding van de publicatie van de opdracht door het Bu- reau voor Officiële Publicaties in Luxemburg. De Gemeente Zaanstad zal rechtstreeks uit deze offer- tes, op grond van objectieve selectie- en gunningcriteria een keuze maken aan wie de opdracht wordt verstrekt.

Mandaat

Dit programma van eisen is vastgesteld door de Gemeenteraad van de Gemeente Zaanstad. Op grond van artikel 213 Gemeentewet wijst de gemeenteraad één of meer accountants als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek aan, belast met de controle van de jaarrekening en het daarbij aan de raad verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbren- gen van een verslag van bevindingen.

Een selectiecommissie bestaande uit vijf leden van de gemeenteraad, de wethouder financiën, de griffier en de gemeentesecretaris is door de gemeenteraad gemandateerd om de binnenkomende offertes te beoordelen en te toetsen aan het programma van eisen. De concerncontroller heeft een adviserende functie voor de selectiecommissie. De selectiecommissie doet, op grond van deze be-

oordeling, een enkelvoudige voordracht aan de Gemeenteraad. De Gemeenteraad maakt de uit- eindelijke keuze aan wie de opdracht wordt verstrekt.

2. Algemene informatie

2.1 Algemene gegevens Zaanstad

Officiële naam en postadres aanbestedende dienst:

Gemeente Zaanstad

Afdeling inkoop & xxxxxxxxxx, t.a.v. de xxxx X. Xxxxxxxxxxx Xxxxxxx 0000

0000 XX Xxxxxxx Xxxxxx.Xxxxxxxxxx@Xxxxxxxx.xx

Inlichtingen:

Vragen kunnen uitsluitend per e-mail worden gesteld. Indien deze er aanleiding toe geven om uit oogpunt van non-discriminatie alle inschrijvers van dezelfde informatie te voorzien, zullen de (gea- nonimiseerde) vragen en de daarop gegeven antwoorden aan alle gegadigden worden toegezon- den. Wij wijzen u erop, dat vragen ontvangen na 15 juni2007, 13.00 uur niet meer zullen worden beantwoord.

Vragen dienen te worden ingediend bij: Gemeente Zaanstad

Afdeling inkoop & xxxxxxxxxx, t.a.v. de xxxx X. Xxxxxxxxxxx Xxxxxxx 0000

0000 XX Xxxxxxx Xxxxxx.Xxxxxxxxxx@Xxxxxxxx.xx

Kerngegevens Gemeente Zaanstad

Bevolking:
Inwoneraantal op 1 januari 2007		141.368	100%
geslacht	mannen	69.694	49,3%
	vrouwen	71.674	50,7%
etniciteit	Nederlands	106.821	75,6%
	overig westers	11.926	8,4%
	Turks	10.442	7,4%
	Surinaams	4.247	3,0%
	Marokkaans	1.941	1,4%
	Nederlandse Antillen en Aru- ba	795	0,6%
	overig niet-westers	5.196	3,7%
Huishoudens		59.798
Inwoners 0-19 jaar		33.912
Inwoners 65+		20.457
Alleenstaanden		18.092
Wonen:
woningen op 1 januari 2007		61.170
Woningen per hectare		7,37
Huurwoningen		49%
Koopwoningen		51%
Eengezinswoningen		65%
Meergezinswoningen		35%
Gemiddelde WOZ-waarde		179.000
Economie en bedrijvigheid
Werken per 1 januari 2006	Arbeidsplaatsen	48.747

	Bedrijfsvestigingen (2006)	8.688
	werklozen
Hoger opgeleid (HBO en WO)		25,87%
Leefsituatie:
besteedbaar inkomen (2004)	gemiddeld per huishouden	€ 28.800
Uitkeringsafhankelijken		2.783
Politiek	% opkomst verkiezingen (GR 2006)		53,9%

Met ca. 140.000 inwoners in 2007, behoort de gemeente Zaanstad tot de groep “100.000+ gemeen- ten” in Nederland. De gemeentelijke organisatie bestaat uit circa 1.200 medewerkers. De jaarlijkse omzet is circa € 450 miljoen. De omvang van de balans bedroeg op 31 december 2006 circa € 580 miljoen.

2.2 Organisatorische gegevens

De ambtelijke organisatie van de gemeente Zaanstad is ingedeeld in organisatorische eenheden. Deze eenheden worden aangeduid met de algemene term “dienst”. Naast de diensten bestaan de raadsgriffie en de concernstaf.

De organisatie is hieronder weergegeven:

Toelichting:

• Raadsgriffie ondersteunt de raad

• Concernstaf ondersteunt de gemeentesecretaris en het college van B&W

• Dienst Publiek richt zich tot de individuele burger als klant. De dienst verstrekt o.a. vergun- ningen en uitkeringen, verstrekt paspoorten en legt belastingaanslagen op.

• Dienst Wijken richt zich op de wijk als klant. Belangrijke afdelingen zijn wijkmanagement, onderwijs, sport, realisatie & beheer en milieu

• Dienst Stad richt zich op de gehele stad als klant. Belangrijke afdelingen zijn programmama- nagement, grondzaken, ruimtelijke ordening en cultuur.

• Dienst Stadsbedrijven richt zich op de interne klant. Belangrijke taken zijn facilitaire zaken en uitvoering.

• Dienst Brandweer richt zich op de gemeentelijke brandweertaken. Deze taken worden uitbe- steed aan de Regionale Brandweer Zaanstreek- Waterland (RBZW)

De dienstdirecteuren en de concerncontroller (als adviserend lid) vormen het Gemeentelijk Mana- gementteam (GMT) onder leiding van de Gemeentesecretaris/Algemeen directeur. De Gemeente- secretaris is tevens hoofd van de concernstaf.

De ambtelijke eindverantwoordelijkheid met betrekking tot de centrale kaders van planning en con- trol, waaronder het strategisch middelenbeleid, berust bij de concerncontroller. Zaanstad heeft een centrale financiële administratie (CFA) die de administratie uitvoert voor de gehele gemeente Zaan- stad. De CFA is ondergebracht bij de dienst Stadsbedrijven.

Gegevens personeelsbestand gemeente Zaanstad

Personeel	31-12- 2006
Formatie en bezetting
Toegestane formatieplaatsen (in fte's)	1181
Personele lasten (x € 1.000)
Salarislasten eigen personeel	60.898
Lasten personeel van derden	19.090
Mobiliteit
Percentage instroom obv. aantal personeelsleden in
de formatie	7,7
Percentage uitstroom obv. aantal personeelsleden in
de formatie	6,3
Kengetallen personeel
Percentage vrouwen	39,5
Percentage medewerkers in deeltijd	30,5
Gegevens ziekteverzuim
Percentage ziekteverzuim (excl. Zwangerschapsverlof)	5,6
Percentage kortdurend ziekteverzuim (1-7 dagen)	1,2
Percentage langdurend ziekteverzuim (> 7 dagen)	4,3
Leeftijd / Aantal dienstjaren
Gemiddelde leeftijd (jaren)	45,7
Gemiddeld aantal dienstjaren (jaren)	11,8

2.3 De huidige inrichting van de AO/IC

Iedere dienst is verantwoordelijk voor de inrichting van de AO/IC van de dienst. In 2003 is een over- all AO/IC plan opgesteld. Daarin is een planning opgenomen om de meest kritische processen te beschrijven. Deze beschrijving heeft ook plaats gevonden. Vanaf 2004 worden in een aantal dien- sten audits uitgevoerd. Daarbij is de ene dienst veel verder dan de andere dienst. Vanaf 2007 is iedere dienst verplicht een auditjaarplan op te stellen.

Binnen iedere dienst zijn één of meer medewerkers verantwoordelijk voor de inrichting van de AO/IC. Concernbreed wordt gewerkt aan de standaardisatie van de AO/IC. Bij concerncontrol

wordt een centrale review-functie ingericht waar een oordeel wordt gegeven op de decentraal uit- gevoerde audits.

De huidige stand van de AO/IC van Zaanstad als geheel en per dienst afzonderlijk, kan aan de hand van de volgende documenten worden beoordeeld:

1. Geplande audits

2. Bestuursrapportage van de accountant bij het concernjaarverslag 2006

Alle documenten zijn als bijlage bijgevoegd bij dit pakket van eisen. Desgewenst kunnen voorbeel- den van procesbeschrijvingen worden ingezien.

2.4 Hoofdlijnen digitale dossiervorming t.b.v. jaarrekening

In 2006 is CFA gestart met het maken en verstrekken van digitale balansdossiers ten behoeve van de controle op de jaarrekening door de accountant.

In hoofdlijnen wordt het dossier als volgt gevormd:

√ De door de accountant verstrekte accounting manual wordt gehanteerd als PBC (prepared by client). Alle onderwerpen die in de door accountant verstrekte accounting manual ver- meld staan en gelabeld zijn als uit te voeren door CFA worden in het digitaal balansdossier opgenomen (zoals dat voorheen ook in het papieren balansdossier gebeurde).

√ De rubricering van de accountant wordt gehanteerd. Per rubriek wordt een elektronische verwijzing (hyperlink) aangemaakt naar de map met bestanden betreffende het gerubriceer- de onderwerp.

√ Door CFA wordt gezorgd voor een zichtbare financiële aansluiting tussen de geplaatste be- standen en de balans. Deze zichtbare aansluiting wordt aangebracht door een schermafdruk van een opvraagscherm uit de applicatie te maken, welke correspondeert met het saldo in de subadministratie. Deze worden met elkaar in verband gebracht met een “marker”. Daar- naast worden terzake doende documenten (scans van brondocumenten zoals facturen of kopieën van contracten) geplaatst in de map van het gerubriceerde onderwerp.

√ Accountant en betrokken P&C medewerkers van diensten kunnen toegang krijgen tot dit ba- lansdossier.

Wat is nog niet geregeld:

De diensten bergen stukken voor hun sectie van het balansdossier, ook voortvloeiende uit de ac- counting manual, op in een papieren versie. Er is dus geen sprake van één totaal integraal digitaal balansdossier met daarin een sectie CFA en individuele dienst.

Voordelen:

De accountant kan snel door de controle heen. Doordat veel subadministraties voorzien zijn van gedetailleerde documentinformatie, kan bij extra vragen heel snel het document worden opge- vraagd.

3. Procedure

Algemeen

Het in behandeling nemen van deze offerteaanvraag houdt in dat de aanbieder met de bepalingen van deze offerteprocedure instemt. Het instemmen hiermee dient expliciet door middel van het ondertekenen van het inschrijvingsformulier (Bijlage 1; ‘model inschrijvingsformulier’) te gebeuren.

De aanbieder mag de gegevens die de opdrachtgever hem in verband met deze offerte-aanvraag ter beschikking stelt alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt.

De inschrijving dient te voldoen aan de volgende voorwaarden:

a) De offerte dient in de Nederlandse taal te zijn gesteld.

b) Bedragen in de offerte dienen te worden vermeld in euro’s en exclusief BTW.

c) Offertes met een onvolledige of onduidelijke beantwoording van de vragen kunnen worden ge- weigerd.

d) Uw offerte dient te bestaan uit een aanbiedingsbrief, vergezeld van de volgende bijlagen:

- bijlage 1:het ingevulde inschrijvingsformulier, conform het bij dit programma van eisen in bijlage 1 opgenomen model.

- bijlage 2: een (management)samenvatting waarin de aanbieding in het kort getypeerd wordt (maximaal 5 A4).

- bijlage 3: de ingevulde selectieformulieren A, B en C inclusief de daarbij behorende bijla- gen, conform de bij dit programma van eisen in de bijlagen 2 tot en met 4 opgenomen mo- dellen. Indien is aangegeven dat de bijlagen ‘op eerste verzoek’ geleverd moeten kunnen worden, kan hieraan bij de offerte voorbij worden gegaan.

- bijlage 4: het bewijs van inschrijving in het beroeps- of handelsregister bedoeld in artikel 46van de Richtlijn.

- bijlage 5: de met inachtneming van hoofdstuk 5 van dit programma van eisen opgemaakte offerte. U dient hierbij expliciet in te gaan op de inhoudelijke eisen zoals deze zijn gesteld in dat hoofdstuk.

e) De offerte en de daarvan deel uitmakende bijlagen dienen bevoegdelijk te worden ondertekend. Dit betekent dat de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de ondertekenende functionaris moet blijken uit een recent en actueel bewijsstuk van het beroeps- of handelsregister als bedoeld in ar- tikel 46 de Richtlijn (voor Nederland: het handelsregister bij de Kamer van Koophandel), dan wel dat een machtiging is verstrekt door een persoon van wie de bevoegdheid op vorenstaande wij- ze wordt aangetoond.

Uw offerte dient een geldigheidsduur te hebben van minimaal vijf maanden. Gedurende deze peri- ode is de offerte onvoorwaardelijk en bindend.

Correspondentie en ontvangen aanbiedingen zullen na afloop niet aan u worden geretourneerd.

Inlichtingen

Vragen kunnen uitsluitend per e-mail worden gesteld door middel van een bestand in Word-formaat of platte tekst. Indien deze er aanleiding toe geven om uit oogpunt van non-discriminatie alle in- schrijvers van dezelfde informatie te voorzien, zullen de (geanonimiseerde) vragen en de daarop gegeven antwoorden aan alle gegadigden worden toegezonden. Wij wijzen u erop, dat vragen ont- vangen na 15 juni 2007, 13.00 uur niet meer zullen worden beantwoord.

Vragen dienen te worden ingediend bij: Gemeente Zaanstad

Afdeling inkoop & xxxxxxxxxx, t.a.v. de xxxx X. Xxxxxxxxxxx Xxxxxxx 0000

0000 XX Xxxxxxx Xxxxxx.Xxxxxxxxxx@Xxxxxxxx.xx

Wijze van aanbieden van offertes

Uitsluitend offertes waarvan alle gegevens aangeleverd zijn, benodigd voor de beoordeling, worden in behandeling genomen. Door de opdrachtgever worden geen kosten vergoed voor het uitbren- gen van de offerte.

De offerte dient rechtsgeldig ondertekend te zijn en moet in drievoud worden ingezonden, in volg- orde zoals hiervoor beschreven en voorzien van doorgenummerde tabbladen. Van de gehele offerte wordt ook een digitale versie op CD-rom meegestuurd.

Uw offerte dient uiterlijk op 6 augustus 2007 om 12.00 uur in het bezit van de gemeente Zaanstad te zijn. U dient uw offerte tussen 10.00 en 12.00 uur af te (laten) geven bij de Receptie van de Gemeen- te Zaanstad. Het adres is Bannehof 1 in Zaandijk.

De offerte dient in een gesloten blanco envelop dan wel in een gesloten blanco pakket te worden aangeboden met daarop de tekst “Europese aanbesteding accountantsdiensten gemeente Zaan- stad” – Niet openen vóór 6 augustus 2007, 12.00 uur.

Openbare offerte opening

De openbare offerte opening zal op 6 augustus 2007 om 12.00 uur uur plaatsvinden in zaal B aan het Xxxxxxxx 0 xx Xxxxxxxx.

Indien u hierbij aanwezig wilt zijn, dient u dit uiterlijk twee werkdagen van tevoren schriftelijk of per mail kenbaar te maken onder vermelding van de personen (maximaal twee) die hierbij aanwezig zullen zijn.

Wijze van beoordelen

Kenmerkend van Europees aanbesteden is dat er niet meer over de offerte kan worden onderhan- deld. Dit heeft de consequentie dat u een offerte dient uit te brengen die uw beste condities weer- spiegelen.

Beoordeling geschiedt aan de hand van de selectiecriteria en de inhoudelijke criteria (respectievelijk hoofdstuk 4 en 5) met de daarbij behorende weging.

Indien een offerte onduidelijkheden bevat, kan de opdrachtgever schriftelijk aanvullende informatie opvragen bij de aanbieder. Deze aanvullende informatie dient schriftelijk of per mail te worden ver- strekt en zal deel uitmaken van de offerte.

Gunning

In eerste instantie wordt beoordeeld of de aanbieder aan de leveranciereisen (zie hoofdstuk 4) vol- doet. Indien dit het geval is wordt de opdracht wordt verleend aan de uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving conform hetgeen in hoofdstuk 5 is gesteld.

Het voornemen tot gunning van de opdracht zal schriftelijk kenbaar worden gemaakt.

Vanzelfsprekend zal van de overeenkomst pas gebruik gemaakt worden nadat door beide partijen de overeenkomst rechtsgeldig is ondertekend.

De algemene voorwaarden van de gemeente Zaanstad zijn van toepassing (zie bijlage 6). Uw alge- mene voorwaarden zijn dus niet van toepassing op het af te sluiten contract. Afwijkingen van be- perkte omvang van onze Algemene Voorwaarden zijn mogelijk. Indien u een artikel van de algeme- ne voorwaarden van de gemeente Zaanstad niet (geheel) van toepassing wilt verklaren, dient u een wijzigingsvoorstel te doen. Opdrachtgever is niet gehouden daar in mee te gaan.

4. Leverancierseisen

Selectiecriteria

Voor gunning komen alleen inschrijvers in aanmerking op wie geen van de uitsluitingsgronden van artikel 45 van de Richtlijn van toepassing is en die voldoen aan de door de gemeente gestelde eisen van beroepsbekwaamheid en financiële en economische draagkracht, evenals de gestelde geschikt- heideisen. Onder 4.1.1 tot en met 4.1.4 zijn deze gronden en eisen beschreven.

In het gedeelte van de offerte dat hierop betrekking heeft, moet u aantonen dat uw accountantskan- toor minimaal aan de genoemde selectiecriteria voldoet. Niet voldoen aan de selectiecriteria zal leiden tot uitsluiting van de offerte. De gemeente Zaanstad behoudt zich het recht voor om nader onderzoek te verrichten of een inschrijver aan een of meer van de gestelde eisen voldoet. De in- schrijver dient aan een dergelijk onderzoek mee te werken.

4.1.1 Uitsluitingsgronden

De gemeente wenst uitsluitend een overeenkomst te sluiten met een accountantskantoor dat kan aantonen zich niet te bevinden in situaties als bedoeld in artikel 45 van de Richtlijn voor overheids- opdrachten 2004/18 EG. In eerste aanleg wordt daartoe aan gegadigden gevraagd te verklaren dat zij zich niet bevinden in situaties als bedoeld in artikel 45 van de Richtlijn voor overheidsdiensten 2004/18 EG. Het model voor deze zogenoemde eigen verklaring is als bijlage 2 (Selectieformulier A) bij dit programma van eisen gevoegd.

Inschrijvers dienen zich tevens bereid te verklaren op elk door de gemeente gewenst moment alsnog de vereiste bewijsmiddelen over te leggen en mee te werken aan een verificatie. In principe zal alleen aan de gegadigde aan wie het voornemen tot gunning wordt uitgesproken worden ge- vraagd deze bewijsstukken over te leggen en zal eventuele verificatie alleen gelden voor die gega- digde. Indien verificatie daadwerkelijk plaatsvindt, geldt een positief verificatieresultaat als één van de voorwaarden tot gunning. De gemeente behoudt zich het recht voor de verificatie te laten uit- voeren door derden.

4.1.2 Beroepsbekwaamheid

U dient overeenkomstig het bepaalde in artikel 46 van de Richtlijn voor overheidsopdrachten 2004/18 EG schriftelijk aan te tonen dat uw accountantskantoor volgens de eisen van de wetgeving van de lidstaat waar het is gevestigd, in het beroeps- of handelsregister is ingeschreven.

Voor Nederland is een uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel vereist. Dit document dient niet ouder te zijn dan zes maanden en de actuele situatie weer te geven voor wat betreft de namen van bevoegde personen, de inhoud van hun bevoegdheid en gegevens over het geplaatst en gestort kapitaal. In principe zal alleen aan de gegadigde aan wie het voornemen tot gunning wordt uitgesproken worden gevraagd deze bewijsstukken over te leggen.

4.1.3 Financiële en economische draagkracht

De onder dit punt te leveren documentatie moet aantonen dat uw accountantskantoor in financieel en economisch opzicht in staat is een opdracht van deze aard en omvang uit te voeren.

Ten bewijze van de financiële en economische draagkracht van uw accountantskantoor dient u Se- lectieformulier B (zie het model in bijlage 3) in te vullen, evenals de daar gevraagde bijlagen.

4.1.4 Geschiktheideisen

De geschiktheid van uw accountantskantoor om de opdracht uit te voeren zal worden beoordeeld aan de hand van de volgende criteria:

a) vakkundigheid en ervaring

De accountantsorganisatie dient over voldoende kennis en ervaring te beschikken op het ge- bied van Nederlandse gemeenten met een soortgelijke omvang als Zaanstad en specifieke wet- en regelgeving op een breed terrein. Deze kennis en ervaring moet zodanig zijn, dat naast de toepassing van bestaande wet- en regelgeving tevens een signaalfunctie kan worden vervuld

met betrekking tot risico’s en actuele ontwikkelingen. Om aan te geven dat de accountant over voldoende kennis en ervaring met betrekking tot voor gemeenten specifieke wet- en regelgeving op een breed terrein (waaronder fiscale zaken) beschikt, dient een overzicht verstrekt te worden, met daarin de gemeenten en hun omvang van het inwonertal, die door de accountant gecontro- leerd worden of de afgelopen drie jaar gecontroleerd werden. Ook de aanwezige expertise, bin- nen het kantoor belast met de controle, moet aantoonbaar aanwezig zijn om op adequate wijze verklaringen binnen de daarvoor geldende termijnen af te kunnen geven.

De aanbieder dient duidelijk inzicht te geven in het kwaliteitsniveau van de functionarissen die ingezet worden bij de uitvoering van het controlewerk binnen de diverse organisatieonderdelen. Dit geldt met name voor de kwaliteit van de controleleiders, die tevens contactpersonen zijn voor de verschillende organisatieonderdelen binnen de gemeente.

Verder biedt de aanbieder inzicht in de kwaliteit van het management van het accountantskan- toor. De leidinggevenden van het accountantskantoor en de voor de controle direct verant- woordelijke medewerkers dienen in ieder geval deel uit te maken van de beroepsgroep van ac- countants als bedoeld in artikel 393, 1e lid van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. De aanbieder dient hieromtrent nadere gegevens te verstrekken in de vorm van een Verklaring uit het Be- roepsregister Registeraccountants.

b) adviespotentieel

De inschrijver dient te beschikken over voldoende kennis en ervaring op het terrein van be- drijfsmatige ontwikkelingen in de gemeentelijke praktijk. Adviespotentieel is de maat voor de verscheidenheid aan gekwalificeerde adviesdiensten waarop de accountant in zijn eigen organi- satie kan terugvallen en die van belang kunnen zijn in de gemeentelijke praktijk, zoals deskun- digheid op het gebied van belastingrecht, automatisering, diepteonderzoeken naar doelmatig- heid en rechtmatigheid, bedrijfsvergelijking tussen gemeenten, administratieve organisatie, EDP-audits, inkoop- en aanbestedingsbeleid, etc.

c) continuïteit

Er moet voldoende zekerheid bestaan dat de inschrijver de gemeentelijke overheid duurzaam als een van zijn primaire markten zal beschouwen. Van belang is hoe lang de inschrijver al in de gemeentelijke markt actief is, of in de laatste jaren een actief acquisitiebeleid is gevoerd en welke resultaten daarbij zijn bereikt.

Voor de beoordeling of uw accountantskantoor voldoet aan de hierboven onder a) tot en met c) genoemde geschiktheideisen dient u bij uw verklaring conform het in bijlage 4 bij dit programma van eisen opgenomen model Selectieformulier C de volgende gegevens te overleggen:

• Ervaring met de controle van gemeentelijke jaarrekeningen als huisaccountant van één of meer gemeenten van soortgelijke omvang. Dit blijkt uit het feit dat de aanbieder tenminste één andere gemeente van soortgelijke omvang als referentie opgeeft dan wel dat de aan- bieder concreet aantoont dat individuele medewerkers over dergelijke ervaring beschikken.

• Een opgave van de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting en de omvang van de staf, betrokken bij de accountantscontrole van gemeenteadministraties gedurende de laatste drie jaren.

• Een opgave van het aantal medewerkers dat u voor de gemeente Zaanstad zult gaan inzet- ten.

• Een beschrijving van het dienstaanbod van uw organisatie op het gebied van gemeentelijke financiën en regelgeving op voor de gemeente relevante deelterreinen zoals onderwijs, so- ciale zaken en grondexploitatie.

• Een toelichting op de bereikbaarheid en beschikbaarheid van specialismen ter ondersteu- ning van de accountantsfunctie.

• Een beschrijving van de maatregelen die u treft om kwaliteit te waarborgen.

• Een beschrijving van de maatregelen die worden getroffen om verloop van teamleden- medewerkers te voorkomen. Het regelmatig introduceren en inwerken van nieuwe mede- werkers legt een zwaar beslag op de gemeentelijke organisatie en moet dan ook zoveel

mogelijk worden voorkomen. In dat kader dient de accountant tevens aan te geven welke maatregelen hij heeft getroffen om kennisoverdracht binnen het team te waarborgen.

4.2 Aandachtspunten

Ingeval van combinaties dienen per inschrijver voor de hierboven onder 4.1.1 en 4.1.2 genoemde criteria de gevraagde gegevens te worden aangeleverd. Ten aanzien van 4.1.3 geldt dat de combi- nanten gezamenlijk voor 100% moeten voldoen. Ten aanzien van 4.1.4 dient elke combinant die gegevens over te leggen die betrekking hebben op zijn gedeelte van de opdracht.

De inschakeling van onderaannemers voor de uitvoering van de opdracht of een gedeelte daarvan behoeft de instemming van de gemeente. Hoofdaannemers verstrekken gegevens over alle hierbo- ven genoemde criteria en dragen er zorg voor dat hun onderaannemers kunnen aantonen dat zij aan de hierboven onder 4.1.1 t/m 4.1.3, genoemde criteria voldoen. Voor het gedeelte onder 4.1.4 (ge- schiktheideisen) dienen onderaannemers gegevens aan te leveren over dat gedeelte van de op- dracht dat zij in onderaanneming zullen gaan uitvoeren.

Indien uw accountantskantoor deel uitmaakt van een concern, en u gebruik maakt van gegevens van dat concern, dient u een duidelijke beschrijving bij te voegen van de concernverhoudingen. Het gebruik maken van concerngegevens impliceert automatisch dat het concern zich hoofdelijk aan- sprakelijk stelt voor uit de rechtshandelingen van de inschrijvende ondernemer voortvloeiende schulden inzake de uitvoering van de beoogde opdracht (verklaring ex artikel 2:403, sub. f Burgerlijk Wetboek). Deze aansprakelijkheidsstelling dient als bijlage bij selectieformulier B (zie bijlage 3 bij dit programma van eisen) te worden bijgesloten.

Ten aanzien van het gebruik maken van gegevens van andere onderdelen van het concern geldt, dat deze alleen in beschouwing worden genomen als u tegelijkertijd aantoont ook daadwerkelijk over de daar aanwezige kennis te kunnen beschikken.

5. Inhoudelijke criteria

5.1 Te leveren diensten en producten

In het kader van deze offerte wordt van de accountant gevraagde de volgende diensten en produc- ten te leveren:

• De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen inzake de jaarrekening, in overeenstemming met een daartoe opgestelde planning. Ten behoeve van raad en college;

• Interim-rapportage aan te leveren aan het college binnen een maand na aanvang van de werkzaamheden, doch uiterlijk 1 december;

• De managementletter; ten behoeve van de directie van de afzonderlijke organisatie- onderdelen;

• Bespreking van de geleverde producten met opdrachtgever;

• Incidentele opdrachten, per opdracht schriftelijk te verlenen door het college van burge- meester en wethouders.

De eisen die worden gesteld aan de te leveren producten en diensten worden in de volgende para- grafen nader uitgewerkt.

5.2 Eisen t.a.v. de accountantscontrole

De primaire functie van de accountant is het als onafhankelijk deskundige uitvoeren van de accoun- tantscontrole en het geven van een oordeel op grond van dit onderzoek als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet. De accountant moet zich hierbij baseren op de ingevolge artikel 213 Gemeentewet door de gemeenteraad van Zaanstad vastgestelde Controleverordening. In deze verordening wordt

o.a. verwezen naar het Besluit accountantscontrole gemeenten. In dit besluit zijn ingevolge artikel 213, lid 6 Gemeentewet bij algemene maatregel van bestuur nadere gestelde regels gesteld met betrekking tot de reikwijdte en de verslaglegging omtrent de accountantscontrole.

In aanvulling op het bovenstaande gelden in het kader van de rechtmatigheid de door de gemeen- teraad vastgestelde controleverordening en overzicht relevante wet- en regelgeving als het zoge- naamde normenkader. Deze stukken treft u in bijlage 5 aan. In Zaanstad wordt uitgegaan van de maximale percentages voor de goedkeuringstolerantie en rapporteringstoleranties zoals opgeno- men in het Besluit Accountantscontrole Gemeenten (1% voor fouten in posten van de jaarrekening en eventuele door de raad aan te wijzen deelverantwoordingen en 3 % voor onzekerheden in de controle).

Verder zal de controle gebaseerd moeten zijn op andere wettelijke regelingen, controleprotocollen van diverse ministeries en gemeentelijke verordeningen, nota’s en concernrichtlijnen.

Wij vragen de aanbieder in de offerte nadrukkelijk aandacht te besteden aan zijn visie op zaken als rechtmatigheid, M&O (misbruik & oneigenlijk gebruik) beleid, fraude, ontwikkelingen in de gemeen- telijke bedrijfsvoering en de ontwikkelingen op het gebied van single-audit.

Tevens wordt als inhoudelijke eis gesteld dat de door de gemeente Zaanstad zelf verzamelde gege- vens en informatie in het kader van de AO/IC (zie paragraaf 2.3 de inrichting van de AO/IC) volledig kunnen worden herbenut ten behoeve van de controleaanpak van de inschrijver. De accountant dient daarom zijn offerte te baseren op de werkelijke situatie, kennis genomen hebbende van de vigerende AO/IC alsmede de werking daarvan in de praktijk op basis van de documenten zoals ge- noemd in paragraaf 2.3 en zijn offerte niet te baseren op een niet-bestaande veronderstelde situatie (‘perfecte aanlevering’).

Bij de verdere uitwerking van het programma van eisen maken we onderscheid in:

1) de algemene certificerende functie

2) de natuurlijke adviesfunctie

3) de bestuurlijke ondersteuning

4) Incidentele opdrachten

5.3 De algemene certificerende functie

Het hoofdbestanddeel van de werkzaamheden betreft het rapporteren over het functioneren van de verschillende diensten in het kader van de managementletter en de jaarrekening. Dit betreft rappor- tages die aan de directeuren van de betreffende diensten in conceptvorm worden voorgelegd en met hen worden besproken. Daarna stelt de accountant een definitieve deelrapportage op.

Deze deelrapportages dienen als basis voor de geïntegreerde rapportages en accountantsverklarin- gen, te weten:

1) Een tussentijdse managementletter waarin de nadruk ligt op het functioneren van de administra- tieve organisatie, de interne controle, de rechtmatigheid, de geautomatiseerde gegevensver- werking en het financieel beheer, tevens wordt zo nodig aandacht besteed aan bedrijfseconomi- sche- en exploitatierisico’s.

2) Het accountantsverslag en de accountantsverklaring bij de jaarrekening en het jaarverslag. Mid- dels deze integrale rapportages doet de accountant verslag aan respectievelijk het college en de gemeenteraad.

Alle rapportages worden opgesteld in de Nederlandse taal.

Voor de het opstellen van de rapportages stelt de concerncontroller in overleg met de accountant jaarlijks een planning op. Het accountantsrapport over de gemeentelijke jaarrekening dient uiterlijk binnen 4 weken na het gereedkomen van de jaarrekening gereed te zijn. De jaarlijkse management- letter wordt in november uitgebracht.

De accountant dient in de rapportages opbouwend kritisch te zijn naar de organisatie toe. Hij dient de rapportages transparant op te stellen. Dat wil zeggen dat de bevindingen duidelijk te volgen zijn, in rapportages een consistente gedragslijn is te volgen en tekortkomingen en risico’s tijdig te signa- leren zijn en hierbij oplossingsgerichte adviezen te verstrekken. Tevens dient de accountant positie- ve ontwikkelingen die in het oog springen in zijn rapportage op te nemen, de rapportages op elkaar af te stemmen en te zorgen voor een zelfde niveau van rapporteren. In de managementletter dient specifiek in gegaan te worden op aspecten welke de bedrijfsvoering raken zoals verbeter en aan- dachtspunten.

5.4 De natuurlijke adviesfunctie

Dit betreft het gevraagd en ongevraagd adviseren van het ambtelijk en bestuurlijk management. Het gaat om alle activiteiten ten behoeve van het management voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant, zoals de opzet en werking van de administratieve organisatie, (verbijzonderde) interne controle, de doelmatigheid, automatisering en informatievoorziening, sub- sidiemogelijkheden, fiscale zaken, risico’s en dergelijke.

Het zijn adviezen die

▪ een logisch gevolg zijn van de controlebevindingen;

▪ een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van bepaalde rapportages;

▪ met betrekking tot ontwikkelingen binnen de organisatie, zoals het beoordelen van nieuwe pro- cedures, andere werkwijzen en de inrichting van de administratieve organisatie;

▪ voortvloeien uit bevindingen in andere gemeenten;

▪ voortvloeien uit ontwikkelingen op het vakgebied en die

▪ voortvloeien uit informatie van de rijksoverheid x.x. xxxxxxxxxx bepalingen.

De uitvoering dient op eigen initiatief van de accountant, dan wel op verzoek van de directeur, con- cerncontroller, college en/of raad plaats te vinden. Het betreft, in de regel, adviezen van beperkte omvang.

De concerncontroller en dienstcontrollers houden de accountant op de hoogte van de ontwikkelin- gen binnen het gemeentelijke apparaat. Bij ontwikkelingen op het gebied van financieel beheer, administratieve organisatie en interne controle wordt van de accountant een kritische, actief mee- denkende en ondersteunende rol verwacht. In dit licht moet de accountant gezien worden als een ‘sparringpartner’ die ideeën kan en wil leveren over verbetering van instrumenten en daarbij tevens

oog heeft voor de organisatorische- en beheersconsequenties. Dit betekent dat de accountant een uitgewerkte visie heeft op het ‘wat’ en ‘hoe’ van een moderne gemeentelijke organisatie.

Het periodiek deelnemen aan het controllersoverleg en het periodiek overleg met de concerncon- troller en dienstcontrollers past ook in dit kader. Qua omvang moet gedacht worden aan:

▪ 4x per jaar deelname aan het controllersoverleg

▪ 6x per jaar overleg met concerncontroller

▪ 2x per jaar overleg met iedere dienstcontroller

Daarnaast heeft de accountant overleg over de (concept) deelrapportages in het kader van de ma- nagementletter en de jaarcontrole met de controller en directeur van de betreffende organisatieon- derdelen. De integrale managementletter en het accountantsrapport met accountantsverklaring bespreekt de accountant vooraf met de concerncontroller.

De accountant is in de commissie(s) aanwezig waar de raad de jaarrekening bespreekt met de porte- feuillehouder(s), om het rapport toe te lichten bij de raad. Op verzoek van de raadscommissie is de accountant ook voor andere onderwerpen aanwezig.

Het karakter van de natuurlijke adviesfunctie brengt met zich mee dat de accountant binnen een redelijke termijn beschikbaar is voor de organisatie.

5.5 Bestuurlijke ondersteuning

Dit omvat de activiteiten gericht op de ondersteuning van de bestuurlijke organisatie. Het gaat om onderwerpen die vanuit bestuurlijk oogpunt aandacht behoeven. De bevindingen vinden weerslag in de managementletter en rapportage over de jaarrekening.

Daarnaast verstrekt de accountant algemene bestuurshulp in het kader van de controle door deel- name van de eindverantwoordelijke accountant aan een periodiek overleg met de wethouder Finan- cien (4x per jaar) en treedt de accountant op als adviserend lid van de auditcommissie (5x per jaar). In het kader van bestuurlijke ondersteuning zal de eindverantwoordelijke accountant indien gewenst als adviseur verschijnen in vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders.

5.6 Incidentele opdrachten

Incidentele opdrachten hebben betrekking op adviezen van grotere omvang en van meer specialis- tische aard binnen het vakgebied accountancy en aanverwante vakgebieden, voor zover niet strijdig met de onafhankelijke positie van de accountant als controleur. De uitvoering van een opdracht vindt slechts plaats na schriftelijke opdracht met probleemformulering en verwacht resultaat.

Voor dit advieswerk van grotere omvang en/of specialistische aard geldt de te sluiten overeenkomst als een niet-exclusieve mantelovereenkomst van de gemeente Zaanstad.

5.7 Beoordeling van de aanbiedingen

5.7.1 Algemeen

De gunning van de opdracht zal plaatsvinden aan de inschrijver die voldoet aan de gestelde eisen, op grond van het principe van de economisch meest voordelige inschrijving. De inschrijvingen wor- den getoetst aan de gunningcriteria die hieronder worden genoemd en nader uitgewerkt in para- graaf 5.8 van dit programma van eisen. Bij deze beoordeling wordt per criterium een waardering toegekend voor de mate waarin respectievelijk de wijze waarop het voldoet.

5.7.2 Gunningcriteria

Op grond van de uitgebrachte offerte, de door u gegeven toelichting en/of de door u gegeven antwoorden op onze vragen, maakt de gemeente Zaanstad, uitgaande van de meest voordelige aanbieding een keuze aan de hand van de volgende criteria.

	Gunningcriteria	Wegingpercentage
1.	Prijs	25 %
2.	Controleaanpak	50 %
3.	Visie op natuurlijke adviesfunctie en bestuurlijke ondersteuning	25 %

Per criterium wordt door de leden van de aanbestedingscommissie een waardering toegekend op een schaal van 1 tot en met 10. Vervolgens wordt het toegekende aantal punten vermenigvuldigd met het wegingpercentage. De uitkomsten van deze berekening per criterium worden vervolgens bij elkaar opgeteld. Aanbieders dienen op alle criteria een aanvaardbaar niveau te behalen.

Op basis van de einduitkomst stelt de selectiecommissie de gemeenteraad voor om over te gaan tot gunning aan de inschrijver met het hoogste aantal punten. Indien twee inschrijvers een gelijk aantal punten scoren, wordt door middel van loting bepaald welke inschrijver wordt voorgedragen aan de raad om over te gaan tot gunning.

5.7.3 De gunning

Het voorstel van de selectiecommissie aan de gemeenteraad zal naar verwachting medio september 2007 bekend worden gemaakt. Het voornemen tot gunning wordt naar verwachting door de ge- meenteraad uitgesproken in haar vergadering op 27 september 2007, waarna dit schriftelijk bekend zal worden gemaakt aan de winnende inschrijver, gelijktijdig met de bekendmaking van dit voorne- men aan de afgewezen inschrijvers.

De gemeente Zaanstad behoudt zich tevens het recht voor om, indien zij zich daartoe gedwongen ziet, van gunning af te zien. Voorts heeft de gemeente Zaanstad het recht om – in geval een daartoe bevoegde rechter het voornemen tot gunning als onrechtmatig kwalificeert – de gunning op te schorten.

Aan de offerte zijn voor de gemeente Zaanstad geen kosten verbonden, ook niet in het geval wordt besloten niet tot gunning over te gaan. In de precontractuele fase draagt u uw eigen kosten. Zolang er geen volledige overeenstemming is bereikt en een schriftelijke, door beide partijen ondertekende overeenkomst tot stand is gekomen, is er geen sprake van enige gebondenheid van de gemeente Zaanstad. In dat geval is er ook geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade dan ook.

5.8 Uitwerking van de gunningcriteria

5.8.1 Prijs

De uitvoering van de taak dient plaats te vinden tegen een vooraf vastgestelde totaalprijs per jaar voor de werkzaamheden als beschreven in de paragrafen 5.3 tot met 5.5 (algemeen certificerende functie, natuurlijke adviesfunctie en bestuurlijke ondersteuning). U wordt gevraagd voor deze on- derdelen één prijs (jaarbedrag) te offreren, met daarbinnen apart vermeld de bedragen voor de genoemde onderdelen. Per onderdeel worden deze bedragen onderbouwd met een open calcula- tie. Deze totaalprijs geldt als gunningscriterium.

Daarnaast wordt u gevraagd voor de incidentele opdrachten uurtarieven te geven voor junior, me- dior en senior adviseurs uit de verschillende vakdisciplines. Deze tarieven gelden niet als gunnings- criterium, maar worden opgenomen in de te sluiten overeenkomst.

Xxxxxxxx vindt plaats op basis van verrichte werkzaamheden, voorzover van toepassing conform de door u ingediende tarievenstaat.

De prijzen kunnen jaarlijks in januari van een jaar, echter voor het eerst voor de facturatie van uren over het boekjaar 2009 (dus rekening houdend met de ontwikkeling van de index per 1 januari 2009

t.o.v. 1 januari 2008) geïndexeerd worden met een op de branche toepasselijke index.

De accountant geeft op zijn factuur voor iedere verantwoording aan:

• de werkzaamheden die hij heeft verricht, ten behoeve van welke organisatie-eenheid, in welk tijdvak;

• de uren per medewerker die hiervoor nodig waren;

• de tarieven per medewerker.

Indien het pakket van werkzaamheden substantiële wijzigingen ondergaat, stellen partijen in overleg een bijstelling van de prijs vast op basis van een open calculatie van meer- of minderwerk. Het gaat hier om belangrijke wijzigingen in de controleprocedures, wijziging van taken, onvoorziene zaken, omvangrijke organisatieveranderingen, wetswijzigingen, aanzienlijke verbetering AO/IC e.d. Ook het uitbesteden of verzelfstandigen (privatiseren) van bedrijfsonderdelen betekent bijstelling van de offerteprijs.

5.8.2 Controleaanpak

U dient een beschrijving te geven van uw controlefilosofie: de controleaanpak, de eisen/wensen met betrekking tot interne controle en administratieve organisatie. Hierbij dient u het effect van eventue- le werkafspraken en de financiële consequenties aan te geven als (een deel van) de werkafspraken niet nagekomen wordt.

In paragraaf 2.3. is een beschrijving opgenomen van de de huidige inrichting van de administratieve organisatie en interne controle. In uw offerte dient u concreet aan te geven welke invloed de intern uitgevoerde werkzaamheden hebben op uw controle-aanpak en de prijs.

Regelmatig voert de accountant een EDP-audit uit, om een oordeel te geven over de betrouwbaar- heid van onze financiële systemen (bijvoorbeeld de financiele administratie, personeels- & salaris- administratie) en de betrouwbaarheid van ons computernetwerk (met name met betrekking tot be- veiligingsaspecten). U dient een beschrijving te geven van uw werkwijze bij EDP-audits.

Ook dient te worden aangegeven op welke wijze u omgaat met afspraken over de planning van de voor de gemeente Zaanstad uit te voeren werkzaamheden. Daarbij moet ook worden ingegaan op de wijze waarop u de planning vormgeeft, de wijze van overleg over de planning en eventuele noodzakelijke bijstelling als gevolg van interne ontwikkelingen bij de gemeente Zaanstad, evenals op de mogelijkheden die uw accountantskantoor heeft om flexibel in te kunnen spelen op zich wijzi- gende omstandigheden.

5.8.3 Visie op de natuurlijke adviesfunctie en bestuurlijke ondersteuning

U dient aan te tonen dat u in staat bent gestalte te geven aan de natuurlijke adviesfunctie en be- stuurlijke ondersteuning zoals de gemeente Zaanstad die volgens de paragrafen 5.4 en 5.5 van dit programma van eisen verlangt.

Bijlagen:

1. Model inschrijfformulier

2. Selectieformulier A

3. Selectieformulier B

4. Selectieformulier C

5. Controleverordening en normenkader

6. Algemen voorwaarden gemeente Zaanstad

7. Concept-overeenkomst

8. Auditjaarplannen

9. Bestuursrapportages concernjaarrekening en tussentijdse controle 2006

BIJLAGE 1: Model inschrijvingsformulier

Ondergetekende(n)..............................., gevestigd te in zijn/hun hoedanigheid van

............................... (rechtsgeldig vertegenwoordiger) van , hierna aan te duiden

als aanbieder, verklaart zich door ondertekening van dit inschrijfformulier bereid een aanbieding te verzorgen voor de accountantsdiensten zoals beschreven in het programma van eisen inhuur ac- countantsdiensten van de Gemeente Zaanstad.

De aanbieder verklaart zich door ondertekening van dit inschrijfformulier bereid de in dit programma van eisen genoemde diensten te leveren. In geval van een combinatie wordt dit inschrijvingsformu- lier getekend door de rechtsgeldige vertegenwoordiger van de combinatie en wordt met de onder- tekening tevens verklaard akkoord te gaan met de aanvaarding van de gezamenlijke en hoofdelijke aansprakelijkheid voor de uitvoering van de opdracht.

Op deze aanbieding, die minimaal vijf maanden na de sluitingstermijn geldig is, zijn de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Zaanstad van toepassing.

Gegevens inschrijver	Opgave van de gevraagde gegevens
Naam accountantskantoor
Volledig adres
Telefoon- en faxnummer
e-mailadres
Naam contactpersoon
Naam rechtsgeldige vertegenwoordiger van inschrijver
Aanmelding van een combinatie: naam contactpersoon	Aanmelding van combinatie: JA / NEE Naam/namen andere deelnemers van de combinatie: Naam/namen contactpersoon/-personen van deze deel- nemer(s):
Aantal bijgevoegde bijlagen

Aldus opgemaakt te .......................... d.d. .......................

Ondertekening: ..................................................................

BIJLAGE 2: Selectieformulier A

Eigen verklaring inzake uitsluitingsgronden ten behoeve van aanbesteding accountantsdien- sten door de gemeente Zaanstad

Eigen Verklaring

(Verklaring met betrekking tot de uitsluitingscriteria)

Ondergetekende ondernemer verklaart:

I geheimhouding/publiciteit

1. de onderneming geen enkele informatie welke in het kader van dit project beschikbaar komt, aan derden ter beschikking stellen;

2. de onderneming geen publiciteit aan dit project zal geven, anders dan na schriftelijke toestem- ming van de opdrachtgever.

II conform BAO Artikel 45 en 46, EG Richtlijn 2004/18/EG Art 45 en 46

3. de onderneming niet is een onderneming jegens wie bij een onherroepelijk vonnis of arrest een veroordeling is uitgesproken op grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b of 323a, 328ter, tweede lid, 416, 417, 417bis, 420bis, 420ter of 420quater van het Wet- boek van Xxxxxxxxxx.

4. de onderneming niet is een onderneming die in staat van faillissement of van liquidatie verkeert, wiens werkzaamheden zijn gestaakt, jegens wie een surseance van betaling of een akkoord geldt of die in een andere vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie;

5. de onderneming niet is een onderneming wiens faillissement of liquidatie is aangevraagd of tegen wie een procedure van surseance van betaling of akkoord dan wel een andere soortgelij- ke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lid- staat van de Europese Unie, aanhangig is gemaakt;

6. onderneming niet is een onderneming die, jegens wie een rechterlijke uitspraak met kracht van gewijsde volgens de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie is gedaan, waarbij een delict is vastgesteld dat in strijd is met zijn beroepsge- dragsregels;

7. de onderneming niet is een onderneming die in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende dienst aannemelijk kan maken;

8. de onderneming niet is een onderneming die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aan- zien van de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalin- gen van het land waar hij is gevestigd of van Nederland;

9. de onderneming niet is een onderneming die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aan- zien van de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd of van Nederland;

10. de onderneming niet is een onderneming die zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de inlichtingen die ingevolge de artikelen 45 tot en met 53 van de BAO kunnen worden verlangd, of die inlichtingen niet heeft verstrekt.

III voorbehoud/juistheid

11. de onderneming ermee akkoord gaat dat opdrachtgever zich het recht voorbehoudt om in een latere fase te verzoeken binnen 15 dagen de officiële bewijsstukken te overleggen. Indien deze bewijsstukken niet overeenkomen met wat in deze verklaring wordt verklaard, wordt ondergete- kende uitgesloten voor de gunning zonder enig recht op vergoeding van welke kosten dan ook;

12. de onderneming borg staat voor de juistheid en volledigheid van alle gevraagde en geleverde informatie;

13. de onderneming geen bezwaar maakt tegen een antecedentenonderzoek naar de betrouwbaar- heid van gegadigde en door gegadigde in te schakelen onderaannemers;

14. de onderneming ermee bekend is en daarmee instemt dat opdrachtgever de eigen verklaring en de overlegde bewijzen en bijlagen eventueel verifieert of zal laten verifiëren door het Bureau Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (hierna: Bureau BIBOB) On- dergetekende zal, indien de opdrachtgever tot de verificatie van de gegevens wenst over te gaan, daaraan zijn medewerking verlenen. Eveneens zal ondergetekende zijn medewerking ver- lenen aan een uit te voeren onderzoek naar de herkomst van middelen door de opdrachtgever of namens deze door Bureau BIBOB.

15. de onderneming akkoord gaat met alle in het document aangegeven condities en voorbehou- den.

Naam gegadigde: Datum:	……………………. …………………….	Naam en functie: Plaats:	……………………. …………………….
Handtekening:	…………………….

BIJLAGE 3: Selectieformulier B

Verklaring betreffende de financiële en economische draagkracht ten behoeve van aanbesteding accountantsdiensten door de gemeente Zaanstad.

Ondergetekende, (naam),

in zijn/haar hoedanigheid van (functie)

verklaart naar waarheid dat zijn/haar onderneming in financieel en economisch opzicht in staat is een opdracht van een aard en omvang als beschreven in het programma van eisen voor de aanbeste- ding van accountantsdiensten van de gemeente Zaanstad uit te voeren.

Ten bewijze daarvan worden hierbij – conform het programma van eisen – de volgende documenten overgelegd:

• een bewijs van verzekering tegen beroepsrisico’s (beroepsaansprakelijkheid, wettelijke aanspra- kelijkheid, etc.).

Voorts verklaart ondergetekende dat de totale omzet van zijn/haar onderneming en de omzet voor wat betreft de diensten waarop deze opdracht betrekking heeft over 2006 als volgt is geweest:

2006

Omzet totaal

Omzet voor wat betreft controle jaarrekening, afgeven speci- fieke accountantsverklaringen, natuurlijke adviesfunctie en re- views

Bijgevoegd (ingeval van concernverhoudingen; zie paragraaf 4.2 programma van eisen) is:

• een beschrijving van de concernverhoudingen;

• een rechtsgeldig ondertekende verklaring van de rechtspersoon in wiens jaarrekening de finan- ciële gegevens van de inschrijver zijn geconsolideerd, dat bedoelde rechtspersoon zich hoofde- lijk aansprakelijk stelt voor de uit rechtshandelingen van de inschrijver voortvloeiende schulden.

naam: …………………………………………..

functie: …………………………………………..

handtekening: …………………………………………..

firmanaam: …………………………………………..

datum: …………………………………………..

BIJLAGE 4: Selectieformulier C

Verklaring inzake geschiktheideisen ten behoeve van aanbesteding accountantsdiensten door de gemeente Zaanstad.

Ondergetekende, (naam),

in zijn/haar hoedanigheid van (functie)

verklaart:

dat zijn/haar onderneming voldoet aan de in paragraaf 4.1.4 van het programma van eisen ge- noemde xxxxxxxxxxxxxxxxx betreffende vakkundigheid en ervaring, overdracht van informatie, ad- viespotentieel en continuïteit.

Ten bewijze hiervan zijn bijgevoegd de in paragraaf 4.1.4 van het programma van eisen gevraagde gegevens en verklaring(en) betreffende de goede uitvoering.

naam: …………………………………………..

functie: …………………………………………..

handtekening: …………………………………………..

firmanaam: …………………………………………..

datum: …………………………………………..

BIJLAGE 5 Controleverordening en normenkader

Bijlage 1: Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemeenten

In het navolgende overzicht is een inventarisatie gegeven van de in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemeenten relevante algemene wet- en regelgeving. Dit overzicht moet als volgt worden gelezen: In de eerste kolom wordt een algemene omschrijving gegeven die overeenkomt met een mogelijke algemene aandui- ding van programma´s en/of producten. In de tweede kolom wordt e.e.a. nader uitgewerkt naar de specifieke activiteiten welke onder zo´n programma/product kunnen vallen. In de kolom wetgeving extern wordt de te toetsen algemene wet- en regelgeving aangegeven die direct een relatie heeft met het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente. Het feitelijke toetsingkader voor een specifieke geld- stroom moet echter veelal nog nader worden uitgewerkt. Voor subsidies van en voor derden worden bijvoor- beeld nadere subsidieregels opgesteld. Ook voor belastingen/heffingen moeten zaken nader worden geregeld en moet een juridische titel worden verkregen via een verordening. De randvoorwaarden waarbinnen uitgaven (lasten) mogen worden (aan)gedaan worden onder meer ontleend aan de begroting, de beheersverordening en het delegatie en mandaatbesluit.

Veelal zal de gemeenteraad dus ter verdere implementatie van de uitvoering van deze algemene wet- en regel- geving eigen verordeningen en/of beleidsregels opstellen waarmee een nadere invulling wordt gegeven voor de lokale uitvoering van het daaraan verbonden financiële beheer. De meest gebruikelijke verordeningen en be- sluiten zijn in de laatste kolom opgenomen. Dit is nadrukkelijk geen volledige opsomming van alle mogelijke verordeningen en (raads)besluiten. Een lokale inventarisatie van (nog) geldende verordeningen en (raads)besluiten blijft noodzakelijk. Uiteraard moet een gemeente handelen conform hetgeen zij zelf in haar verordening/besluiten heeft bepaald, maar ook aan de verordeningen en (raads)besluiten zelf zijn in zekere mate eisen te stellen, willen zij uitvoerbaar zijn c.q. daadwerkelijk rechtskracht krijgen dan wel houden. Van- daar dat een lokale inventarisatie en actualisatie van dit normenkader naar de huidige omstandigheden nadruk- kelijk wordt aanbevolen.

Daarnaast worden door de Rijksoverheid dan wel andere instanties op grond van deze algemene wet- en regel- geving specifieke geldstromen geïnitieerd, bijvoorbeeld in de vorm van subsidies en/of specifieke uitkeringen. Deze specifieke (subsidie) regelgeving is niet in dit overzicht opgenomen. Ter zake wordt verwezen naar het Overzicht Specifieke Uitkeringen (OSU) dat op de website van het ministerie van BZK is te vinden. xxx.xxxxxx.xx Voor het verkrijgen van subsidies en/of specifieke uitkeringen moet veelal worden voldaan aan de in deze wet- en regelgeving geformuleerde (nadere) voorwaarden, het zogenaamde voorwaardencriterium.

Wanneer voor het verkrijgen van de geldstromen ook gesteund moet worden op gegevens van derden, dan zal inzake de juistheid en volledigheid van deze gegevens rekening moeten worden gehouden met mogelijk mis- bruik en oneigenlijk gebruik, het zogenaamde M&O-criterium.

Het financiële belang van de onderhavige wet- en regelgeving wordt uiteraard mede bepaald door de omvang van de geldstroom die daarmee direct is gemoeid. Daarnaast zijn echter de potentiële risico´s van belang welke kunnen ontstaan wanneer relevante wet- en regelgeving niet wordt nageleefd, bijvoorbeeld inzake Europese aanbesteding. Dergelijke risico´s kunnen indirect tot geldstromen gaan leiden wanneer bijvoorbeeld schade- claims moeten worden gehonoreerd of op een onjuiste titel verkregen gelden moeten worden geretourneerd.

Programmaveld	Specifieke activiteit	Externe wetgeving	Interne wetgeving
Bestuur	Algemeen financieel middelenbeheer	• Grondwet • Burgerlijk wetboek • Gemeentewet • Besluit Begroting en Verantwoording • Wet gemeenschappelijke regelingen • Algemene wet bestuursrecht	• Financiële verordening (ex art. 212 Gemeentewet) en bijbehorende no- ta’s • Controle verordening (ex. art 213 Gemeentewet) • Verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid (ex art 213a Gemeentewet • Organisatieverordening • Algemeen mandaatbesluit • Referendumverordening • Treasurystatuut • Verordening Rekenkamer Zaanstad
	Arbeidsvoorwaarden en personeelsbeleid	• Ambtenarenwet • Fiscale wetgeving • Sociale verzekeringswetten • CAR/UWO	• Geldelijke voorziening raads- en commissieleden • Uitkeringen en pensioenen wethou- ders • Verordening op de bruikleenover- eenkomst RIS • Gedragscode B&W • Gedragscode raad • Regeling toelagen vergoedingen en inhoudingen (vastgesteld door raad of college?) • Wachtdienstregeling (vastgesteld oor raad of college?)
	Inkopen en contractbeheer	• EU-aanbestedingsregels
	Burgerzaken	• Burgerlijk wetboek • Gemeentewet • Wet GBA • Wet rechten en burgerlijke stand	• Legesverordening
Openbare orde en veiligheid	Handhaving	• Gemeentewet	• APV
	Brandweer	• Gemeentewet • Brandweerwet	• Verordening brandweerrechten • Gemeenschappelijke regeling regio- nale brandweer

Programmaveld	Specifieke activiteit	Externe wetgeving	Interne wetgeving
			• GHOR regeling
Verkeer, vervoer en waterstaat	Wegenbeheer	• Wegenwet • Wegenverkeerswet • Besluit administratieve bepalingen wegverkeer • Europese richtlijnen inzake aanbeste- ding • Diverse AmvB’s	• Parkeerverordening • Verordening parkeerbelastingen • APV
	Openbaar vervoer	▪ Wet Personenvervoer ▪ Besluit Personenvervoer ▪ Regeling rijksbijdrage penbaar ver- voer	•
	Waterbeheer	▪ Nationaal bestuursakkoord water (wb.21) ▪ Wet op de Waterhuishouding ▪ 4e nota Waterhuishouding (1998- 2002) van het Rijk ▪ Waterhuishoudingsplan 1998-2002 van de provincie, verlengt tot 2006 ▪ wet Ruimtelijke Ordening ▪ Europese richtlijnen inzake aanbe- steding	•
	Nautisch beheer	Landelijk: ▪ Binnenvaartpolitie-reglement ▪ Wet Voorkoming Verontreiniging door schepen (oktober 2004) ▪ Scheepvaartver-keerswet ▪ Wet Vervoer Gevaarlijke Stoffen & Reglement Vervoer over de Binnen- wateren van gevaarlijke stoffen ▪ Binnenschepenwet ▪ Loodsplichtbesluit ▪ diverse AmvB’s en regelingen ▪ Havenbeveiligingswet Provinciaal: ▪ Woonschepenverordening Noord-	• Verordening binnenhavengelden • Verordening kadegeld • Verordening liggeld woonschepen • Verordening zeehavengeld • APV hoofdstuk 5 afdeling 3

Programmaveld	Specifieke activiteit	Externe wetgeving	Interne wetgeving
		Xxxxxxx 0000 (xxxxxxxxx in 1996) ▪ Streekplan Noord-Holland Zuid ▪ Vaarreglement Noord-Holland ▪ Scheepvaartwe- genverordening ▪ Besluiten bedieningstijden bruggen
	Straattoezicht	▪ Gemeentewet ▪ Diverse AmvB’s ▪ Wet mulder	▪ APV ▪ Wegsleepverordening Zaanstad 2002 ▪ Afvalstoffenverordening (is in ont- wikkeling)
	Civiele kunstwerken en gebouwen	▪ Monumentenwet ▪ NEN normen	•
	IOOR (Integraal onderhoud openbare ruimten). (Voorheen: Groen, Speelplaat- sen en Wijkbeheer)	▪ Besluit attractie- en speeltoestellen ▪ Europese richtlijnen inzake aanbe- steding	▪ APV, gedeelte kapvergunningen
	Kabels en leidingen die vallen onder de telecommunicatiewet (ondergrondse in- frastructuur)	▪ Telecommunicatiewet 1998	▪ Telecommunicatieverordening Zaan- stad (wijzing 2005) ▪ Legesverordening
	Xxxxxx en leidingen die niet onder de telecommunicatiewet vallen		▪ APV artikel 20
Economische zaken	Economie	• Gemeentewet • Winkeltijdenwet	• Verordening marktgeld • Marktverordening • Verordening op de kermissen
Onderwijs	Accommodatie en materiële voorzienin- gen onderwijs	▪ WPO ▪ WVO ▪ WREC	▪ Verordening voorzieningen huisves- ting onderwijs • Verordening procedure overleg lo- kaal onderwijsbeleid
	Lokaal onderwijsbeleid	▪ WPO ▪ WVO ▪ WREC ▪ Leerplichtwet ▪ Wet Regeling Schoolbegeleiding ▪ Wet GOA	▪ Verordening bestuurscommissie openbaar primair onderwijs ▪ Verordening bestuurscommissie openbaar voortgezet onderwijs ▪ Regeling vergoeding godsdienst- en vormingsonderwijs ▪ Verordening procedure overleg lo- kaal onderwijsbeleid ▪ Verordening leerlingenvervoer ▪ Algemene subsidieverordening ▪ Bijzondere subsidieverordening Lo-

Programmaveld	Specifieke activiteit	Externe wetgeving	Interne wetgeving
			kaal Sociaal Beleid
	Jeugdbeleid	▪ Welzijnswet (straks WMO) ▪ Regeling preventiebeleid 2001-2004 (voorheen CRIEM)	▪ Algemene subsidieverordening ▪ Bijzondere subsidieverordening Lo- kaal Sociaal Beleid
Cultuur en recreatie (incl. groen)	Cultuur	• Mediawet • Wet op het specifieke cultuurbeleid	• Algemene subsidieverordening • Deelverordening Lokaal Sociaal Be- leid
	Algemeen welzijn en sport	• Welzijnswet • Stimuleringsregeling Breedtesport	• Algemene subsidieverordening • Bijzondere subsidieverordening Lo- kaal Sociaal Beleid
	Groenbeheer	• Boswet • Kaderwet LNV-subsidies
	Monumenten en archeologie	▪ Monumentenwet ▪ BRRM – (Besluit Rijkssubsidiëring Restauratie Monumenten) ▪ Provinciale Monumentenverorde- ning, ▪ Cultuurhistorische waarde kaart Noord Holland ▪ Gedragslijn Provincie N-H voor compensatie bij verlies van natuurlij- ke en landschappelijke waarden ▪ Wet op de ruimtelijke ordening ▪ Verdrag van Valletta	▪ Monumentenverordening Zaanstad ▪ Subsidieverordening Stadsvernieu- wing
Sociale ondersteuning	Inkomensvoorzieningen	• Wet werk en bijstand • IOAW • IOAZ • Sociale en fiscale wetgeving	• Bijstandsverordening • Verordening premiebeleid en vrijla- ting van inkomsten • Maatregelenverordening (m.i.v. 1 december 2004) • Reïntegratieverordening (m.i.v. 1 december 2004) • Handhavingsverordening Zaanstad 2004 (m.i.v. 1 december 2004) • Verordening Toeslagen en Verlagin- gen bijstand (m.i.v. 1 december 2004)

Programmaveld	Specifieke activiteit	Externe wetgeving	Interne wetgeving
	Werkgelegenheid	• Wet werk en bijstand • Wet Inkomensvoorziening Kunste- naars	• Verordening loonkostensubsidie WIW werkervaringsplaatsen
	Gehandicaptenzorg	• Wet voorziening gehandicapten	• Verordening voorzieningen gehandi- capten • Verstrekkingenboek WVG • Financiële tegemoetkomingen WVG • Verordening (re)integratie arbeidsge- handicapten
	Kinderopvang	▪ WBK (wordt ingevoerd) ▪ Ministeriële Regeling uitbreiding kinderopvang en buitenschoolse op- vang (RKB, in afbouw)	▪ Verordening kinderopvang ▪ Algemene Subsidieverordening ▪ Bijzondere subsidieverordening Lo- kaal Sociaal Beleid
	Maatschappelijke participatie	▪ Welzijnswet (straks WMO) ▪ Tijdelijke stimuleringsregeling vrij- willigers 2002-2005 ▪ Ministeriële regeling op weg naar een veiligere samenleving ▪ Regeling grote steden beleid	▪ Algemene subsidieverordening ▪ Bijzondere subsidieverordening Lo- kaal Sociaal Beleid
	Maatschappelijke participatie	▪ Welzijnswet (straks WMO) ▪ Tijdelijke stimuleringsregeling vrij- willigers 2002-2005 ▪ Ministeriële regeling op weg naar een veiligere samenleving ▪ Regeling grote steden beleid	▪ Algemene subsidieverordening ▪ Bijzondere subsidieverordening Lo- kaal Sociaal Beleid
Volksgezondheid en milieu	Milieubeheer	▪ Wet Milieubeheer ▪ Wet Geluidshinder ▪ Wet Milieugevaarlijke Stoffen ▪ Wet Bodembescherming ▪ Wet geluidshinder ▪ Flora en Faunawet ▪ Verdrag van Kyoto ▪ Klimaatconvenant tussen Rijk, IPO en VNG ▪ Diverse AmvB’s ▪ Drank- en Horeca wet Gemeentewet	• APV afdeling horeca • Bodemsaneringsverordening • Subsidieverordening bedrijventerrei- nen

Programmaveld	Specifieke activiteit	Externe wetgeving	Interne wetgeving
	Afvalstoffen	• Wet milieubeheer • Gemeentewet • Landelijk afvalstoffenplan • Wet voorkoming verontreiniging door schepen • Diverse AmvB’s (per oktober 2004)	• Afvalstoffenverordening • Verordening afvalstoffenheffing
	Rioolbeheer	• Gemeentewet • Wet op de waterhuishouding • Waterleidingwet • Wet verontreiniging oppervlaktewa- ter • Afvalwaterakkoord • Basisplanning • Europese richtlijn inzake aanbeste- ding	• Rioolaansluitverordening • Verordening lozingsrecht
	Begraafplaats	• Wet op de lijkbezorging • Europese richtlijnen inzake aanbeste- ding	• Verordening op de begraafplaatsen • Verordening grafrechten
Ruimtelijke ordening & volkshuisves- ting	Grondexploitatie	• Wet ruimtelijke ordening • Besluit ruimtelijke ordening	• Nota grondprijsbeleid • Exploitatieverordening
	Ruimtelijke ordening	• Wet ruimtelijke ordening • Besluit ruimtelijke ordening • Woningwet • Monumentenwet • WDSV • Diverse AmvB’s	• Verordening leges • Bouwverordening • Verordening financiële ondersteuning funderingsherstel • Leefmilieuverordening Oud West • Leefmilieuverordening Prins Xxxxxxx- xxxx • Leefmilieuverordening Oostzijde • Procedureverordening planschade
	Wonen	▪ Woningwet ▪ Bouwbesluit ▪ Besluit Woninggebonden Subsidies (BWS) ▪ Regionale Verordening BWS ▪ Besluit Beheer Sociale Huursector (BBSH) ▪ Besluit Centraal Fonds voor de	▪ Huisvestingsverordening Zaanstad ▪ Subsidieverordening Stadsvernieu- wing; ▪ Verordening financiële stimulering funderingsherstel;

Programmaveld	Specifieke activiteit	Externe wetgeving	Interne wetgeving
		Volkshuisvesting ▪ Huisvestingswet Huisvestingsbesluit
	Stedelijke vernieuwing	• Wet ISV • Wet op de stadsvernieuwing • Wet op de stedelijke vernieuwing • Bijdrageregeling leefbaarheid partië- le Gsb gebieden	• ZMOP
Algemene dekkingsmiddelen	Belastingen	• Gemeentewet	• Verordening hondenbelasting • Verordening onroerende- zaakbelastingen • Verordening precariobelasting • Verordening toeristenbelasting • Verordening reclamebelasting
	Overige algemene dekkingsmiddelen	• Financiële verhoudingswet • Wet op het BTW-compensatiefonds

BIJLAGE 6: Algemene voorwaarden gemeente Zaanstad

Algemene voorwaarden van de Gemeente Zaanstad voor opdrachten tot het leveren van pro- ducten, diensten en het uitvoeren van werken 2002

GEDEPONEERD BIJ DE KAMER VAN KOOPHANDEL EN FABRIEKEN TE AMSTERDAM OP 16 SEPTEMBER 2002 ONDER NUMMER 380705

Artikel 1 Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

Algemene

Voorwaarden: deze algemene voorwaarden die van toepassing zijn op en deel uitmaken van de overeenkomst

Bijlage: het aanhangsel bij de overeenkomst, dat deel uitmaakt van de overeenkomst Derden: niet zijnde partijen bij de opdracht

Diensten: de door de opdrachtnemer op basis van de overeenkomst ten behoeve van de gemeente Zaanstad te verrichten werkzaamheden

Gemeente

Zaanstad: alle tot de gemeente Zaanstad behorende organisatieonderdelen

Informatiedragers: papieren documenten en / of dragers van digitale informatie, zoals

diskettes, waarop de prestaties / resultaten van de opdrachtnemer aan de ge- meente Xxxxxxxx ter beschikking worden gesteld

Leveringen: de door de opdrachtnemer op basis van de overeenkomst ten behoeve van de gemeente Zaanstad te leveren producten

Opdrachtnemer: de contractuele wederpartij van de gemeente Zaanstad

Overeenkomst: de overeenkomst onder bezwarende titel tussen de gemeente Zaanstad en de opdrachtnemer, tot het leveren van producten, diensten en het uitvoeren van werken, waarop de voorwaarden van toepassing zijn

Persoonlijkheids

rechten: de persoonlijkheidsrechten zoals bedoeld in artikel 25 van de Auteurswet 1912. Prestatie: de te verrichten leveringen van producten en / of diensten

Werkdag: een dag niet zijnde een zaterdag of een zondag of een wettelijk erkende feest- dag

Werken: het product van bouw- dan wel wegenbouwkundige werken in hun geheel dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen

Artikel 2 Toepasselijkheid

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten, waarbij de opdracht- nemers prestaties leveren aan de gemeente Zaanstad.

2. Afwijkingen op deze algemene voorwaarden zijn slechts rechtsgeldig indien deze uitdrukkelijk tussen partijen schriftelijk zijn overeengekomen.

3. De toepasselijkheid van eventuele algemene voorwaarden of andere voorwaarden van de op- drachtnemer en / of derden wordt uitdrukkelijk verworpen.

4. Indien enige bepaling van deze algemene voorwaarden en / of de overeenkomst nietig is of ver- nietigd wordt, zullen de overige bepalingen volledig van kracht blijven en zullen de gemeente Zaanstad en de opdrachtnemer in overleg treden teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige c.q. vernietigde bepalingen in acht worden genomen.

5. Indien onderdelen van de overeenkomst en de daarbij behorende bijlage(n) in strijd zijn met de Algemene Voorwaarden, is de hiërarchie als volgt, tenzij anders is overeengekomen: ten eerste de overeenkomst, ten tweede de bijlagen en ten derde de Algemene Voorwaarden.

Artikel 3 Inhoud van de overeenkomst

De overeenkomst omvat al hetgeen tussen de gemeente Zaanstad en de opdrachtnemer is overeen- gekomen. In de overeenkomst worden de volgende zaken aangegeven, indien van toepassing, tenzij door partijen anders is overeengekomen:

• de projectbenaming en / of het projectnummer;

• dat op de overeenkomst van toepassing zijn de Algemene Voorwaarden Gemeente Zaan- stad 2002;

• de aard en de omvang van de te verrichten prestaties die aan de opdrachtnemer zijn op- gedragen;

• de vergoeding zoals bedoeld in art. 11;

• eventuele prijsindexatie;

• de exacte factuurgegevens zoals bedoeld in art. 12 lid 2;

• de termijn waarbinnen de opdracht moet worden uitgevoerd en / of de duur van de overeenkomst;

• de plaats en het tijdstip van aflevering;

• montage en / of installatie en / of opleiding, indien van toepassing;

• de overeengekomen rapportagemethode en frequentie zoals bedoeld in art. 10 lid 3;

• de prestaties / resultaten die de opdrachtnemer moet leveren, alsmede de eventuele in- formatiedragers waarop de prestaties / resultaten van de opdracht dienen te worden vast- gelegd en ter beschikking worden gesteld aan de gemeente Zaanstad;

• de wijze waarop de gemeente Zaanstad aan de opdrachtnemer mededeelt dat het zijn te verrichten prestaties, zoals overeengekomen, als voltooid beschouwt;

• opzegtermijn van de overeenkomst;

• de contactpersonen van zowel de gemeente Zaanstad als de opdrachtnemer;

• de coördinatie binnen en de aansprakelijkheid van partijen, indien die bestaat uit afzonder- lijke (rechts-)personen die voor de aanvaarding van de opdracht gezamenlijk optreden.

Artikel 4 Totstandkoming van de overeenkomst

1. De overeenkomst is tot stand gekomen, indien een schriftelijke onherroepelijke aanbieding van de opdrachtnemer door de gemeente Zaanstad schriftelijk door een daartoe bevoegde persoon is aanvaard of het overeengekomene op andere wijze door partijen schriftelijk is bevestigd.

2. De gemeente Zaanstad zal voor, doch uiterlijk bij de totstandkoming van de overeenkomst de opdrachtnemer in het bezit te stellen van een exemplaar van de Algemene Voorwaarden Ge- meente Zaanstad 2002, behoudens in die gevallen waarin de gemeente Zaanstad reeds bij vori- ge opdrachten een exemplaar van de Algemene Voorwaarden Gemeente Zaanstad 2002 heeft gegeven aan de opdrachtnemer.

Artikel 5 Wijzigingen

1. Wijziging in de opdracht, daaronder begrepen uitbreiding of inkrimping van de reeds opgedra- gen prestaties, komt tot stand, zodra de gemeente Zaanstad dit schriftelijk aan de opdrachtne- mer kenbaar maakt en de opdrachtnemer dit schriftelijk bevestigt.

2. De opdrachtnemer is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de gemeente Zaanstad niet gerechtigd de personen, die zijn belast met de uitvoering van de diensten, tijdelijk of defini- tief te vervangen, tenzij anders is overeengekomen in de overeenkomst. De gemeente Zaanstad weigert haar toestemming niet op onredelijke gronden en is gerechtigd aan deze toestemming voorwaarden te verbinden. De voor de oorspronkelijke personen geldende tarieven worden bij vervanging niet verhoogd.

3. Indien de Gemeente Zaanstad andere personen wenst voor de uitvoering van de opdracht, om- dat zij meent dat dit van belang is voor een goede uitvoering van de opdracht, deelt zij dit schrif- telijk mee aan de opdrachtnemer, onder opgave van redenen. De opdrachtnemer draagt alsdan zorg voor vervanging.

4. Bij een vervanging van de personen, bedoeld in lid 2, worden personen beschikbaar gesteld die qua deskundigheid, opleiding en ervaring in ieder geval gelijkwaardig zijn aan de oorspronkelijk ingezette personen.

Artikel 6 Algemene verplichtingen gemeente Xxxxxxxx

0. Xx xxxxxxxx Xxxxxxxx verstrekt de opdrachtnemer tijdig de inlichtingen, gegevens en beslis- singen, die benodigd zijn om de opdracht naar behoren te vervullen en te voltooien.

2. De gemeente Zaanstad voldoet de door haar aan de opdrachtnemer verschuldigde bedragen uiterlijk 30 dagen na ontvangst van de factuur aan de opdrachtnemer, tenzij in een betalingsre- geling anders is overeengekomen.

Artikel 7 Algemene verplichtingen opdrachtnemer

1. De opdrachtnemer garandeert dat de door of namens hem te verrichten prestaties voldoen aan de in de overeenkomst vastgelegde voorwaarden en specificaties en dat deze volgens het over- eengekomen tijdschema worden uitgevoerd. Voorts garandeert de opdrachtnemer dat de uit- voering van het overeengekomene geschiedt in overeenstemming met vigerende regelgeving en beschikkingen van overheidswege.

2. De opdrachtnemer verricht de prestaties in nauwe samenwerking met de gemeente Zaanstad, onverminderd het bepaalde in lid 1.

3. De opdrachtnemer voert de opdracht goed en zorgvuldig uit, behartigt de belangen van de ge- meente Xxxxxxxx naar zijn beste weten en verricht zijn prestaties naar beste kunnen en weten- schap. De opdrachtnemer vermijdt alles wat de uitvoering van de prestaties kan schaden.

De opdrachtnemer ontleent geen voordelen aan de toepassing van eigen vindingen bij het ver- vullen van de overeenkomst, zonder dat deze bekend zijn bij de gemeente Zaanstad.

4. De opdrachtnemer staat in voor de kwaliteit en integriteit van diegene die namens de opdracht- nemer belast is met de uitvoering van de overeenkomst. Werken worden conform alle wettelijke bepalingen uitgevoerd.

5. De opdrachtnemer houdt de gemeente Zaanstad op de hoogte van de uitvoering van de over- eenkomst, waaronder de financiële aspecten, en geeft haar desgevraagd inlichtingen.

6. De prestaties worden uitgevoerd binnen de ingevolge artikel 3 bedoelde termijn, behoudens omstandigheden zoals bedoeld in artikel 25. Tenzij door partijen uitdrukkelijk anders is overeen- gekomen betreft de in artikel 3 bedoelde termijn een fatale termijn, zodat bij overschrijding van die termijn verzuim direct intreedt en geen voorafgaande schriftelijke ingebrekestelling nodig is. Op de aansprakelijkheid van de opdrachtnemer wegens overschrijding van deze termijn is artikel 23 van overeenkomstige toepassing.

7. Indien in de overeenkomst uitdrukkelijk een vast of maximaal bedrag is overeengekomen voor de vervulling van de opdracht, dan wordt de aanbieding van de opdrachtnemer en opdrachtbeves- tiging van de gemeente Zaanstad, alsmede eventueel de onderliggende ontwerpen en / of be- stekken aldus vervaardigd dat de opdracht kan worden vervuld voor maximaal het bedrag dat bij de bepaling van de inhoud van de opdracht voor die uitvoering is vastgesteld of laatstelijk is bij- gesteld. De opdrachtnemer stelt daartoe ramingen c.q. opgaven en begrotingen op ter overleg- ging aan de gemeente Zaanstad. Xxxxxxx van overschrijding van dit bedrag vervult de opdracht- nemer zijn opdracht zonder berekening van extra kosten en / of uren.

Indien echter de overschrijding een gevolg is van omstandigheden, zoals bedoeld in artikel 25, of van een verzoek tot verdergaande prestatie dan is de opdrachtbevestiging is vastgelegd, worden de extra kosten en / of uren afzonderlijk in rekening gebracht op basis van werkelijk gemaakte kosten en / of uren.

8. Ter vervulling van zijn inlichtingenplicht licht de opdrachtnemer de gemeente Zaanstad tijdig in over de financiële gevolgen en risico's, verbonden aan het stellen van andere of meer eisen, het uitstellen of wijzigen van beslissingen en / of de opdracht en het optreden van omstandigheden, waarmee bij het aangaan van de overeenkomst / verlenen van de opdracht geen rekening is ge- houden.

9. De opdrachtnemer verstrekt de gemeente Zaanstad bij de totstandkoming van de opdracht een raming c.q. opgave van de kosten en / of uren. Ten tijde van het overeenkomen van wijzigingen in de opdracht geeft de opdrachtnemer aan of en in hoeverre zulks invloed heeft op de bedoel- de raming c.q. opgave van kosten en / of uren. Zodra de verwachting gerechtvaardigd is dat de laatstverstrekte raming c.q. opgave van kosten en / of uren ontoereikend is, informeert de op- drachtnemer de gemeente Zaanstad daarover schriftelijk.

Artikel 8 Optreden van de opdrachtnemer als gemachtigde

1. De opdrachtnemer treedt slechts op als gemachtigde van de gemeente Zaanstad indien en voor zover de gemeente Zaanstad de opdrachtnemer daartoe schriftelijk als gemachtigde heeft aan- gewezen.

2. Indien en voor zover de opdrachtnemer in strijd handelt met het in lid 1 bepaalde, komen de nadelige gevolgen daarvan voor zijn rekening en risico, behoudens voorzover de gemeente Zaanstad deze handelwijze bekrachtigd heeft.

Artikel 9 Samenwerking met derden

1. Indien de overeenkomst met zich meebrengt, dat de opdrachtnemer voor de vervulling ervan zijn uit te voeren prestaties moet afstemmen op die van andere door de gemeente Zaanstad inge- schakelde derden, stelt de gemeente Zaanstad, na overleg met alle betrokkenen, vast wie met de leiding en coördinatie van de werkzaamheden wordt belast en wat ieders taak in dezen is.

2. De in lid 1 bedoelde leiding en coördinatie houdt ten minste in dat de coördinator tijdig, in over- leg met de gemeente Zaanstad en de andere opdrachtnemers, een tijdsschema voor de uitvoe- ring van de in lid 1 bedoelde overeenkomst vaststelt en dat hij - ingeval van tijdsoverschrijding of andere omstandigheden die tot vertraging of schade kunnen leiden - onverwijld met hen overleg pleegt en hen en de gemeente Zaanstad schriftelijk verslag daarvan doet toekomen.

3. Indien de opdrachtnemer een opdracht krijgt te vervullen die ook prestaties op een ander dan zijn eigen vakgebied met zich meebrengen, kan de opdrachtnemer met toestemming van de gemeente Zaanstad voor eigen rekening en risico daarvoor andere deskundigen inschakelen.

4. Bij het uitvoeren van de overeenkomst kan de opdrachtnemer slechts na schriftelijke toestem- ming van de gemeente Zaanstad gebruik maken van de diensten van derden. Deze toestemming wordt niet op onredelijke gronden onthouden. Aan de toestemming kunnen door de gemeente Zaanstad voorwaarden worden verbonden. De door de gemeente Zaanstad verleende toestem- ming laat onverlet de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van de opdrachtnemer voor de nakoming van de krachtens de overeenkomst op hem rustende verplichtingen en de krachtens de belasting- en sociale verzekeringswetgeving op hem als werkgever rustende verplichtingen.

Artikel 10 Samenwerking, rapportage, acceptatie en controle

1. Beide partijen wijzen een contactpersoon aan, die de contacten over de uitvoering van de over- eenkomst onderhouden.

2. De overeenkomst kan voorzien in de instelling van een begeleidingscommissie of stuurgroep. De taken en bevoegdheden, alsmede de samenstelling van de begeleidingscommissie of stuur- groep worden in de overeenkomst nader bepaald.

3. De opdrachtnemer rapporteert over de voortgang van de werkzaamheden aan gemeente Zaan- stad zo vaak als in de overeenkomst is bepaald dan wel zo vaak als de gemeente Zaanstad dat nodig acht.

4. Indien de gemeente Zaanstad niet binnen twee weken vanaf het moment van levering van de prestatie anderszins kenbaar heeft gemaakt, kan de prestatie als geaccepteerd worden be- schouwd, tenzij anders is overeengekomen.

5. De gemeente Zaanstad heeft het recht de resultaten van de geleverde prestaties te (laten) toet- sen. Indien blijkt dat de prestaties niet voldoen aan de vooraf in de overeenkomst gestelde kwali- teitscriteria en het in de overeenkomst daaromtrent gestelde, zijn de kosten van toetsing voor re- kening van de opdrachtnemer. De gemeente Zaanstad heeft het recht om op kosten van de op- drachtnemer aanvullende c.q. uitgebreidere kwaliteitscontroles uit te (laten) voeren. Indien uit deze controles blijkt dat aan alle geldende kwaliteitseisen is voldaan, worden de kosten van de aanvullende c.q. uitgebreidere controles en de kosten van de eventueel daaruit voortvloeiende gevolgen voor de oplevering gedragen door de gemeente Zaanstad.

6. Indien de gemeente Zaanstad de toetsingsresultaten als onvoldoende beoordeelt, worden de prestaties niet geaccepteerd. Zij zal de opdrachtnemer schriftelijk verzoeken om binnen een re- delijke, door haar te bepalen termijn, alsnog aan het gestelde in de overeenkomst te voldoen, tenzij nakoming van de overeenkomst reeds blijvend onmogelijk is.

7. Afgekeurde zaken worden door de opdrachtnemer op eerste aanzegging verwijderd en onver- wijld, uitsluitend voor zijn rekening, vervangen. De aan verwijdering en vervanging alsmede de aan herkeuring verbonden kosten komen voor rekening van de opdrachtnemer.

8. Gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst is de gemeente Zaanstad gerechtigd te allen tijde en zonder vooraankondiging toezicht terzake van de uitvoering van de kwaliteitszorg, zoals op het moment van aangaan van de overeenkomst door de opdrachtnemer aan de ge- meente Zaanstad kenbaar was gemaakt, uit te oefenen bij de opdrachtnemer, bij de onderaan- nemers, bij de toeleveranciers en op locaties waar, naar het oordeel van de gemeente Zaanstad, belangrijke prestaties worden verricht.

Artikel 11 Vergoeding

1. Kosten, gemaakt ten behoeve van het uitbrengen van offertes, zijn niet declarabel.

2. De vergoeding voor te leveren prestaties kan bestaan uit:

a) de honorering van de werkzaamheden van de opdrachtnemer;

b) de gemaakte kosten;

c) de te betalen prijs voor het geleverde product.

3. De in lid 2 genoemde honorering wordt bepaald naar één of meer van de volgende maatstaven:

a) op basis van de aan de opdracht bestede tijd;

b) op basis van enige andere adequate maatstaf.

4. Ingeval van honorering op basis van bestede tijd, zoals bedoeld in lid 3 sub a, wordt de honore- ring berekend door de aan de opdracht bestede tijd te vermenigvuldigen met een tarief per tijdseenheid. Onder bestede tijd wordt verstaan het totaal van alle uren die rechtstreeks zijn be- steed aan het vervullen van de opdracht en de reistijd die voor de vervulling van de opdracht noodzakelijk is, tenzij anders overeengekomen. De tarieven per tijdseenheid, naar persoon, func- tie of groep, worden in de overeenkomst van de gemeente Zaanstad bepaald of omschreven.

5. De in lid 2 genoemde gemaakte kosten zijn declarabel naar één of meer van de volgende maat- staven:

a) op basis van de werkelijk gemaakte kosten;

b) op basis van enige andere adequate maatstaf.

6. Indien partijen overeenkomen dat de opdrachtnemer ten behoeve van de opdracht gemaakte kosten in rekening kan brengen, zoals bedoeld lid 5 sub a, komen de volgende kosten in aan- merking voor geheel of gedeeltelijke vergoeding:

• de reiskosten;

• de kosten van het vermenigvuldigen van overeenkomsten, bestekken, tekeningen, bereke- ningen, rapporten e.d.;

• de kosten van porti, telecommunicatie, registratie en andere verschotten.

7. In de overeenkomst wordt bepaald naar welke maatstaven de in lid 2 bedoelde vergoeding wordt berekend. Indien niet uitdrukkelijk anders is overeengekomen, vindt de honorering plaats volgens lid 3 sub a.

8. De kosten van andere deskundigen, zoals bedoeld in artikel 9 lid 3, zijn slechts declarabel indien dit met de gemeente Zaanstad vooraf is overeengekomen.

9. De opdrachtnemer houdt de gemeente Zaanstad periodiek op de hoogte van de in dit artikel genoemde honorering en, indien overeengekomen tussen partijen, de gemaakte kosten die de gemeente Zaanstad op grond van dit artikel aan de opdrachtnemer verschuldigd is.

10. Indien sprake is van wijzigingen zoals bedoeld in artikel 5 lid 1, worden de daarvoor te verrichten prestaties op basis van bestede tijd en, indien overeengekomen tussen partijen, de gemaakte kosten en / of de te betalen prijs voor het geleverde product afzonderlijk in rekening gebracht, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen.

11. De vergoeding / betaling is verschuldigd naar de mate van het verrichten van de uit de opdracht voortvloeiende prestaties en / of het gereedkomen van de verschillende fasen van de opdracht, zulks zoals uitdrukkelijk is overeengekomen bij de totstandkoming van de overeenkomst.

12. De door de opdrachtnemer volgens de overeenkomst te declareren bedragen worden verhoogd met de verschuldigde BTW.

13. In de overeenkomst wordt geregeld of, en zo ja, hoe tariefswijzigingen en indexeringen ten aan- zien van de prijs worden toegepast. Partijen zijn niet gerechtigd tarieven eenzijdig te wijzigen.

14. De kosten van aflevering zijn voor rekening en risico van de opdrachtnemer: bij levering van pro- ducten levert de opdrachtnemer de producten DDP (Delivered Duty Paid), volgens de “Inco- terms” editie 2000, uitgegeven door de International Kamer van Koophandel in Parijs, tenzij an- ders is overeengekomen.

Artikel 12 Betaling

1. Tenzij anders is overeengekomen, ontstaat het recht op betaling na acceptatie van de resultaten van de verrichte prestaties. De opdrachtnemer factureert binnen 30 dagen na acceptatie.

2. De opdrachtnemer zendt de factu(u)r(en) in tweevoud toe aan de gemeente Zaanstad onder ver- melding van datum, opdrachtnummer, nummer van de overeenkomst, naam van de contactper- soon van de gemeente Zaanstad, het BTW-bedrag en andere door de gemeente Zaanstad ver- langde gegevens.

3. De gemeente Zaanstad kan van de opdrachtnemer eisen dat de opdrachtnemer een geblok- keerde bankrekening heeft, waarop de gemeente Zaanstad een deel van de betaling stort ten behoeve van de door de opdrachtnemer af te dragen loonbelasting en sociale lasten.

4. Indien is overeengekomen dat betaling volgens nacalculatie zal plaatsvinden, wordt deze gespe- cificeerd en in een door de gemeente Zaanstad eventueel nader aangegeven vorm gefactureerd. In de factuur wordt opgave gedaan van het aantal en de data van de werkelijk en noodzakelijk bestede dagen of uren, wordt een korte omschrijving van de verrichte werkzaamheden gegeven, alsmede een omschrijving van de eventuele reis- en verblijfkosten, indien deze niet zijn inbegre- pen in de dag- of uurtarieven.

5. Een overschrijding van de in de overeenkomst opgenomen vaste prijs wordt in de factu(u)r(en) uitdrukkelijk vermeld en gespecificeerd.

6. De gemeente Zaanstad betaalt de door haar op basis van de overeenkomst verschuldigde be- dragen binnen 30 dagen na ontvangst van de desbetreffende factuur aan de opdrachtnemer, mits de factuur voldoet aan de gegevensvereisten, zoals bedoeld in lid 2.

7. Indien de gemeente Zaanstad de juistheid van de declaratie, dan wel een onderdeel daarvan betwist, treden partijen in overleg teneinde de ontstane situatie op te lossen. De gemeente Zaanstad is te allen tijde gerechtigd de door de opdrachtnemer verzonden facturen door een door de gemeente Zaanstad aan te wijzen accountant, als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, op inhoudelijke juistheid te laten controleren.

De opdrachtnemer verleent de betrokken accountant inzage in boeken en bescheiden en ver- strekt hem alle gegevens en informatie die deze verlangt. De controle is vertrouwelijk en strekt zich niet verder uit dan voor het verifiëren van de facturen is vereist. De accountant brengt zijn rapportage zo spoedig mogelijk aan beide partijen uit. De kosten van het accountantsonderzoek komen voor rekening van de gemeente Zaanstad, tenzij uit het onderzoek van de accountant blijkt dat de factu(u)r(en) niet juist dan wel onvolledig is / zijn, in welk geval bedoelde kosten voor rekening van de opdrachtnemer komen.

8. De gemeente Zaanstad is gerechtigd de betaling van een factuur of een deel daarvan, waarover tussen partijen geen overeenstemming bestaat, op te schorten gedurende de periode van het accountantsonderzoek. Van deze bevoegdheid maakt de gemeente Zaanstad uitsluitend gebruik, indien bij hem redelijke twijfel bestaat omtrent de juistheid van de desbetreffende factuur.

9. Overschrijding van een betalingstermijn door de gemeente Zaanstad of niet-betaling door de gemeente Zaanstad van een factuur op grond van vermoede inhoudelijke onjuistheid van die fac- tuur of ingeval van ondeugdelijkheid van de gefactureerde diensten, geeft de opdrachtnemer niet het recht zijn werkzaamheden op te schorten dan wel te beëindigen.

10. Betaling door de gemeente Zaanstad houdt op geen enkele wijze afstand van rechten in.

11. De gemeente Zaanstad heeft het recht het bedrag van de factu(u)r(en) te verminderen met be- dragen, die de opdrachtnemer op grond van de overeenkomst aan de gemeente is verschuldigd.

Artikel 13 Voorschot

1. Indien de gemeente Zaanstad ter uitvoering van de overeenkomst (een) betaling(en) verricht voor prestaties die nog niet zijn geleverd, wordt door de opdrachtnemer voorafgaande aan die beta- lingen een onvoorwaardelijke kredietinstellingsgarantie "on demand" zonder einddatum aan de gemeente Zaanstad afgegeven ter waarde van het (de) betaalde bedrag(en). Aan de garantie zijn voor de gemeente Zaanstad geen kosten verbonden. Xxxxxx vanwege enige tekortkoming aan de zijde van de opdrachtnemer diensten niet binnen de overeengekomen termijn geaccepteerd, dan is de opdrachtnemer de wettelijke rente over het voorschot verschuldigd voor de tijd dat de tekortkoming voortduurt.

2. De kredietinstellingsgarantie "on demand" wordt afgegeven door een erkende kredietinstelling. De kredietinstelling verklaart daarin desverzocht onverwijld over te gaan tot betaling aan de ge- meente Zaanstad van het in de garantie genoemde bedrag, vermeerderd met de wettelijke rente over dat bedrag, gerekend vanaf de dag van de door de gemeente Zaanstad gestelde tekortko- ming van de opdrachtnemer.

Artikel 14 Eigendom van zaken en informatiedragers

1. Bij het verrichten van de prestaties kan de opdrachtnemer gebruik maken van zaken, die eigen- dom zijn van de gemeente Zaanstad en die voor dat doel in bruikleen worden gegeven. Aan de- ze bruikleen kunnen voorwaarden worden verbonden.

2. De eigendom van informatiedragers, die de partijen over en weer aan elkaar beschikbaar stellen, blijft berusten bij de partij die ze beschikbaar heeft gesteld, tenzij deze informatiedragers zoals bedoeld in artikel 3 door de opdrachtnemer aan de gemeente Zaanstad ter beschikking worden gesteld. In dat geval wordt het recht van eigendom overgedragen aan de gemeente Zaanstad.

Artikel 15 Levering en verpakking van producten

1. De opdrachtnemer levert de producten DDP, volgens de “Incoterms” editie 2000, uitgegeven door de Internationale Kamer van Koophandel in Parijs, tenzij anders is overeengekomen.

2. De producten worden geleverd in deugdelijke verpakkingen. De gemeente Zaanstad kan eisen dat de verpakkingen van de te leveren of geleverde producten door en op kosten van de op- drachtnemer worden teruggenomen.

3. De te leveren producten worden niet verpakt in verpakkingen die, beoordeeld volgens de stand van de wetenschap ten tijde van de levering, milieubelastend zijn, of worden vermoed dit te zijn, of op andere wijze een bedreiging voor de veiligheid, welzijn, of gezondheid kunnen vormen.

4. Indien bij het uitvoeren van de overeenkomst ten aanzien van verpakkingen niet aan lid 3 van dit artikel kan worden voldaan en er toch geleverd wordt met gebruikmaking van zulke verpakkin- gen, zal de opdrachtnemer dit aan de gemeente Zaanstad melden. De gemeente Zaanstad heeft alsdan, het recht deze verpakkingen voor rekening van de opdrachtnemer aan hem te retourne- ren of deze op zijn kosten te laten verwerken. Dit geldt ook wanneer de verpakkingen niet vol- doen aan het in lid 2 van dit artikel bepaalde en de opdrachtnemer dit niet heeft gemeld.

5. Te leveren producten worden geleverd met alle voorhanden zijnde documentatie die bestemd is om de zaken naar behoren te kunnen gebruiken alsmede eventuele kwaliteitskeurmerken of certi-

ficaten, alsmede hulpstukken en hulpmaterialen.

6. De opdrachtnemer herstelt of vervangt de producten die door of tijdens het vervoer beschadigd of verloren zijn gegaan voor eigen rekening, één en ander ter keuze van de gemeente Zaanstad.

Artikel 16 Tijdstip van aflevering van producten

1. Aflevering vindt plaats op de overeengekomen plaats van bestemming en op het in de overeen- komst bepaalde tijdstip. Indien geen termijn bepaald is geldt een redelijke termijn.

2. Zodra de opdrachtnemer weet of verwacht dat de producten niet, of niet tijdig afgeleverd kun- nen worden, stelt de opdrachtnemer de gemeente Zaanstad daarvan onverwijld schriftelijk in kennis, geeft aan wat de oorzaak en de omstandigheden zijn die hem hiertoe dwingen, en geeft aan welke maatregelen noodzakelijk zijn om een oplossing te vinden voor de daaruit voortvloei- ende problemen. Onverlet het bepaalde in artikel 23 draagt de opdrachtnemer alle daaruit voortvloeiende schade voor de gemeente Zaanstad, tenzij de opdrachtnemer aantoont dat de gemeente Zaanstad de veroorzaker is van deze omstandigheden.

3. Indien de gemeente Zaanstad tijdig aan de opdrachtnemer kenbaar maakt dat zij om welke re- den dan ook niet in staat is de producten in ontvangst te nemen op het overeengekomen tijd- stip, en deze gereed zijn voor verzending, zal de opdrachtnemer op eigen kosten de zaken be- waren, beveiligen, en alle redelijke maatregelen treffen om achteruitgang in de kwaliteit te voor- komen, totdat zij geleverd zijn, een en ander tenzij dit in redelijkheid niet van de opdrachtnemer kan worden gevergd. De gemeente Zaanstad komt niet in schuldeiserverzuim door uitstel van af- levering.

4. Uitstel van aflevering als bedoeld in het derde lid van dit artikel geeft de opdrachtnemer nimmer aanspraak op verhoging van de overeengekomen prijs. De opdrachtnemer kan bij een uitstel van aflevering alleen aanspraak maken op vergoeding van gevolgschade indien er aan de zijde van de gemeente Zaanstad sprake is van opzet, grove schuld of extreme nalatigheid.

Artikel 17 Garantie

1. De opdrachtnemer garandeert dat gedurende een periode van minimaal 12 maanden na accep- tatie het geleverde product ongestoord - zonder gebreken en / of andere (functionele) belemme- ringen - kan worden gebruikt voor die doeleinden waarvoor het product bestemd is.

2. Bij producten die niet direct in gebruik worden genomen, wordt de garantieperiode verlengd met de periode gedurende welke de producten niet in gebruik zijn genomen, een en ander met een maximum garantietermijn van 18 maanden.

3. Indien tijdens de garantieperiode een gebrek ontstaat is de opdrachtnemer, ongeacht de oor- zaak van het ontstaan van dat gebrek, verplicht betrokken producten binnen een door de ge- meente Zaanstad te bepalen redelijke termijn te vervangen, te herstellen ofwel, mits de redelijk- heid hieraan niet in de weg staat, om de producten terug te nemen en de voor die producten gedane betaling onmiddellijk terug te betalen, een en ander ter keuze van de gemeente Zaan- stad. Alle ingevolge dit lid te maken kosten zijn voor rekening van de opdrachtnemer, tenzij de opdrachtnemer aantoont dat het tijdens de garantieperiode ontstane gebrek niet voor zijn reke- ning en risico komt.

4. Naast de verplichtingen ingevolge lid 3 van dit artikel is de opdrachtnemer voorts aansprakelijk voor alle in zijdelings verband met het gebrek staande schade, een en ander met in achtname van de redelijkheid en billijkheid.

5. De garantieperiode wordt verlengd met een periode gelijk aan de periode(n) gedurende welke de producten niet zijn gebruikt of niet volledig konden worden gebruikt als gevolg van een ge- brek dat zich tijdens de garantieperiode openbaart. Een nieuwe garantieperiode overeenkomstig lid 1 van dit artikel is van toepassing op producten die ter vervanging zijn verstrekt en op vervan- gen of gerepareerde delen van die producten.

6. In aanvulling op lid 1 van dit artikel, blijft de opdrachtnemer gedurende 5 jaren na acceptatie aansprakelijk voor een verborgen gebrek, indien de gemeente Zaanstad kan aantonen dat voor- noemd gebrek reeds voor de acceptatie aanwezig was. Het in vorige zin vermelde is ook van toepassing indien zich gedurende die periode een gebrek voordoet ten gevolge waarvan het ge- leverde product onbruikbaar wordt voor het doel waarvoor het is bestemd, hetgeen blijkt uit de overeenkomst of hetgeen het redelijkerwijs te verwachten gebruik van de geleverde producten zou zijn. Indien een situatie als in dit lid zich voordoet, is lid 3 van dit artikel, voor zover mogelijk, van toepassing.

Artikel 18 Tussentijdse beëindiging van de opdracht door de gemeente Xxxxxxxx

0. Xx xxxxxxxx Xxxxxxxx is gerechtigd de overeenkomst buiten rechte te ontbinden dan wel deze op te zeggen onder opgave van redenen. Daaronder is begrepen de omstandigheid dat de ter financiering van de overeenkomst in de ontwerpbegroting opgenomen gelden, niet door de gemeenteraad worden gevoteerd.

2. Ingeval van opzegging van de opdracht als in lid 1 bedoeld, is de gemeente Zaanstad verplicht de opdrachtnemer te vergoeden:

a) de honorering naar de stand van de werkzaamheden;

b) de gemaakte kosten;

c) de kosten voortvloeiend uit de eventueel door de opdrachtnemer voor de vervulling van de opdracht reeds in redelijkheid aangegane verbintenissen met derden. Eventueel reeds be- taalde voorschotten worden hiermee verrekend.

3. Indien en voor zover de te leveren prestatie, dan wel een onderdeel daarvan, bestaat uit te leve- ren informatiedragers geldt deze verplichting op voorwaarde dat de opdrachtnemer alle in het kader van de overeenkomst tot stand gekomen (concept)informatiedragers tot aan het moment van tussentijdse beëindiging aan de gemeente Zaanstad in eigendom overdraagt.

4. Nakoming van het in lid 2 bepaalde wordt opgeschort indien de grondslag van tussentijdse be- eindiging is gelegen in het feit dat de opdrachtnemer in verzuim is, dan wel de opdrachtnemer in gebreke is gesteld op grond van tekortschieten in de nakoming van zijn verplichting(en), zoals bedoeld in artikel 23 lid 1. In dat geval wordt, hetgeen verplicht is op grond van lid 2, verrekend met de door de gemeente Zaanstad geleden schade zoals bedoeld in artikel 23.

5. Tussentijdse beëindiging vindt plaats door middel van een aangetekend schrijven aan de op- drachtnemer.

6. Informatiedragers van de gemeente Zaanstad die in het kader van de uitvoering van de opdracht aan de opdrachtnemer ter beschikking zijn gesteld worden in geval van tussentijdse beëindiging per omgaande, dan wel zo spoedig mogelijk aan de gemeente Zaanstad geretourneerd. Het in artikel 29 bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de door de opdrachtnemer geleverde prestaties tot het moment van tussentijdse beëindiging.

7. De opdrachtnemer houdt alle informatie die hem tijdens de duur van de opdracht is verstrekt, voortbouwende op de geheimhoudingsverplichting van artikel 31, geheim en verstrekt deze niet aan derden, tenzij anders is overeengekomen.

8. Indien blijkt dat door de opdrachtnemer of een van zijn ondergeschikten enig voordeel is of wordt aangeboden of verschaft aan een persoon die deel uitmaakt van een orgaan van de ge- meente Zaanstad of aan een van zijn ondergeschikten of vertegenwoordigers, heeft de gemeen- te Zaanstad het recht om de overeenkomst te ontbinden, zonder ingebrekestelling, of rechterlijke tussenkomst en onverminderd het recht van de Gemeente Zaanstad om vergoeding van kosten, schade en / of kosten in welke vorm dan ook, te eisen.

Artikel 19 Tussentijdse beëindiging van de overeenkomst door de opdrachtnemer

1. De opdrachtnemer kan de overeenkomst tussentijds beëindigen ingeval van overmacht zoals bedoeld in artikel 25 en ingeval van niet nakoming van verplichtingen van de gemeente Zaan- stad, zoals bedoeld in artikel 6.

2. De opdrachtnemer is niettemin gehouden de schade voor de gemeente Zaanstad als gevolg van die tussentijdse beëindiging te beperken, dan wel toereikende maatregelen nemen ter voorko- ming daarvan.

3. Het in artikel 18 lid 2 is eveneens van toepassing bij tussentijdse beëindiging van de overeen- komst door de opdrachtnemer.

4. Tussentijdse beëindiging vindt plaats door middel van een aangetekend schrijven aan de ge- meente Zaanstad.

5. Informatiedragers van de gemeente Zaanstad die in het kader van de uitvoering van de opdracht aan de opdrachtnemer ter beschikking zijn gesteld worden in geval van tussentijdse beëindiging per omgaande, dan wel zo spoedig mogelijk aan de gemeente Zaanstad geretourneerd. Het in artikel 29 bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de door opdrachtnemer geleverde prestaties tot het moment van tussentijdse beëindiging.

6. De opdrachtnemer houdt alle informatie die hem tijdens de duur van de opdracht is verstrekt, voortbouwende op de geheimhoudingsverplichting van artikel 31, geheim en verstrekt deze niet aan derden, tenzij anders is overeengekomen.

Artikel 20 Ontbinding wegens faillissement en surséance van betaling

Indien de opdrachtnemer, in staat van faillissement geraakt, besluit tot ontbinding of surséance van betaling aanvraagt, dan wel indien er beslag, gevolgd door vanwaardeverklaring, gelegd wordt op registergoederen of essentiële onderdelen van de bedrijfsvoering van de opdrachtnemer die een belemmering kunnen vormen voor de uitvoering en nakoming van deze opdracht, of de rechtsper- soon wijzigt door overname of een overdracht van de aandelen, dan wel op grond van een medede- ling van de opdrachtnemer moet worden aangenomen dat deze niet in staat is de overeenkomst na te komen, heeft de gemeente Zaanstad het recht de opdrachtnemer aan te zeggen, dat zij de op- dracht onmiddellijk doet eindigen, zonder ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst en onver- minderd het recht van de gemeente Zaanstad om vergoeding van kosten, schaden en / of kosten, in welke vorm dan ook, te eisen.

Indien en voor zover de te leveren prestatie, dan wel een onderdeel daarvan, bestaat uit te leveren informatiedragers geldt deze verplichting op voorwaarde dat de opdrachtnemer alle in het kader van de overeenkomst tot stand gekomen (concept) informatiedragers tot aan het moment van ontbinding aan de gemeente Zaanstad in eigendom overdraagt.

Bij beëindiging als hier bedoeld heeft de gemeente Zaanstad het recht alle naar haar oordeel nuttige en noodzakelijke maatregelen te nemen om de realisering van opdracht verder te effectueren en daarbij derden in te schakelen.

Artikel 21 Dreigende vertraging

1. Indien de verrichting van de diensten vertraging dreigt te ondervinden, meldt de opdrachtnemer xxxxx direct schriftelijk aan de gemeente Zaanstad en geeft daarbij de oorzaak en de consequen- ties aan van de dreigende vertraging. Tevens stelt de opdrachtnemer maatregelen voor om ver- traging - ook in de toekomst - te voorkomen.

2. Binnen 14 dagen na ontvangst van de in het vorige lid bedoelde melding, bericht de gemeente Zaanstad of zij al dan niet instemt met de voorgestelde maatregelen en de genoemde conse- quenties. Instemming houdt niet in dat de gemeente Zaanstad de oorzaak van de dreigende ver-

traging erkent en laat alle andere rechten of vorderingen, die de gemeente Zaanstad op grond van deze overeenkomst toekomen, onverlet.

Artikel 22 Onderbreking overeenkomst

1. De gemeente Zaanstad kan de opdrachtnemer gelasten de verrichting van de prestaties te on- derbreken. De gemeente Zaanstad maakt dit schriftelijk aan de opdrachtnemer kenbaar.

2. Ingeval van onderbreking van de opdracht is de gemeente Zaanstad verplicht de opdrachtnemer te vergoeden:

a) de honorering naar de stand van de werkzaamheden;

b) de gemaakte kosten;

c) de kosten voortvloeiend uit de eventueel door de opdrachtnemer voor de vervulling van de opdracht reeds in redelijkheid aangegane verbintenissen met derden.

3. Indien en voor zover de te leveren prestatie, dan wel een onderdeel daarvan, bestaat uit te leve- ren informatiedragers geldt deze verplichting op voorwaarde dat de opdrachtnemer alle in het kader van de overeenkomst tot stand gekomen (concept)informatiedragers tot aan het moment van onderbreking aan de gemeente Zaanstad in eigendom overdraagt.

4. Daarnaast is de opdrachtnemer gerechtigd vergoeding van zijn schade, die hij door de onder- breking lijdt, van de Gemeente Zaanstad te vorderen, onverminderd de verplichting van de op- drachtnemer om de schade voor de gemeente Zaanstad zoveel mogelijk te beperken.

5. Indien de opdracht later voortgang vindt, zullen de extra werkzaamheden die uit het opnieuw starten van de werkzaamheden voor de opdrachtnemer voortvloeien door de gemeente Zaan- stad worden vergoed op basis van bestede tijd en de eventueel gemaakte kosten. Partijen zullen overleggen of de bepalingen van de opdracht aan de nieuwe situatie moeten worden aangepast.

6. Ingeval van een onderbreking langer dan 2 jaar zijn treden partijen met elkaar in overleg met het oog op een beëindiging van de overeenkomst overeenkomstig het bepaalde in artikel 18 en 19.

Artikel 23 Aansprakelijkheid

1. Indien één der partijen tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen uit de overeenkomst, kan de andere partij haar in gebreke stellen. De nalatige partij is echter onmiddellijk in gebreke als nakoming van de desbetreffende verplichtingen, anders dan door overmacht, binnen de over- eengekomen termijn reeds blijvend onmogelijk is. De ingebrekestelling geschiedt schriftelijk per aangetekende brief, waarbij aan de nalatige partij een redelijke termijn wordt gegund om alsnog haar verplichtingen na te komen. Deze termijn is een fatale termijn. Indien nakoming binnen deze termijn uitblijft, is de nalatige partij in verzuim. De wederpartij is naar keuze bevoegd:

a) tot beëindiging van de opdracht over te gaan;

b) nakoming van de opdracht te vorderen, tenzij de desbetreffende partij uitdrukkelijk en schrif- telijk met de niet-nakoming heeft ingestemd.

2. De in het vorige lid genoemde ingebrekestelling is niet vereist indien de levertijd op grond van het gestelde in artikel 16 lid 2 is verlengd. Indien de in het vorige lid bedoelde nakoming na ver- loop van de verlengde termijn uitblijft, is de nalatige partij vanaf dat moment direct in verzuim.

3. De partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen, is tegenover de andere partij aansprakelijk voor de door de andere partij geleden dan wel te lijden schade. Zij vrijwaart de andere partij voor eventuele aanspraken van derden op vergoeding van schade als gevolg van bedoeld tekortschieten.

4. De kosten van alle gerechtelijke en buitengerechtelijke maatregelen, waaronder in ieder geval begrepen zijn incassokosten en kosten van rechtskundige bijstand, gemaakt in verband met de niet-nakoming en / of overtreding door de partij die in gebreke blijft, zijn voor rekening van die partij, met uitzondering van de ingevolge een rechtelijke beslissing door de wederpartij te beta-

len proceskosten.

5. Indien opdrachtnemer voor het verrichten van de diensten gebruik maakt van zaken die eigen- dom zijn van de gemeente Zaanstad, als bedoeld in artikel 14 lid 1, en die voor dat doel in bruik- leen worden gegeven, is de opdrachtnemer aansprakelijk voor de schade die aan deze zaken wordt toegebracht. Aan deze bruikleen kunnen voorwaarden worden verbonden. Indien als ge- volg van de aanwezigheid van zaken van de gemeente Zaanstad bij de opdrachtnemer ter uit- voering van de overeenkomst schade aan de opdrachtnemer en / of aan derden wordt toege- bracht, op welke wijze dan ook, is deze schade geheel voor rekening en risico van de opdracht- nemer. In voorkomende gevallen zal de opdrachtnemer de gemeente Zaanstad vrijwaren voor aanspraken van derden.

Artikel 24 Boete

1. Indien niet binnen de overeengekomen, dan wel verlengde, termijn de volledige verrichting van de prestaties is geaccepteerd die aan de overeenkomst beantwoordt, dan wel een andere pres- tatie ter voldoening is aangeboden en geaccepteerd, is de opdrachtnemer aan de gemeente Zaanstad na verloop van een daartoe gestelde termijn, zonder rechterlijke tussenkomst, een boe- te verschuldigd van 0,1 % van de totale dan wel maximale prijs die met de overeenkomst is ge- moeid, vermeerderd met de BTW, voor elke dag dat de tekortkoming voortduurt, tot een maxi- mum van 10 % daarvan. Indien nakoming, anders dan door overmacht, blijvend onmogelijk is geworden, is de boete onmiddellijk in haar geheel verschuldigd.

2. De boete komt de gemeente Zaanstad toe, onverminderd alle andere rechten of vorderingen, daaronder mede begrepen:

a) haar vordering tot nakoming van de overeengekomen verplichting tot het verrichten van de diensten;

b) haar recht op schadevergoeding.

3. De boete wordt verrekend met de door de gemeente Zaanstad verschuldigde betalingen, onge- acht of de vordering tot betaling daarvan op een derde is overgegaan.

Artikel 25 Overmacht

1. Indien zich een overmachtsituatie voordoet is de opdrachtnemer verplicht dit onmiddellijk schrif- telijk te melden aan de gemeente Zaanstad. De gemeente Zaanstad heeft gedurende vier werk- dagen na ontvangst van deze kennisgeving het recht de overeenkomst tussentijds te beëindigen conform het bepaalde in artikel 18, dan wel in overleg met de opdrachtnemer een periode - maximaal 15 werkdagen - af te spreken waarin partijen de nakoming van overeengekomen ver- plichtingen opschorten in afwachting van het eventueel opheffen van de overmachtsituatie. Indien de opdrachtnemer, na afloop van de overeengekomen periode, ten gevolge van over- macht niet kan nakomen c.q. te kort schiet in zijn verplichtingen op grond van deze bepalingen, heeft de gemeente Zaanstad het recht de opdracht door middel van een aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang buiten rechte te ontbinden, zonder dat daardoor enig recht op scha- devergoeding ontstaat.

2. Onder overmacht wordt in ieder geval niet verstaan: onvoldoende beschikbaarheid van voldoen- de gekwalificeerd personeel, ziekte van personeel, stakingen, verlate aanlevering of ongeschikt- heid van materialen of van de programmatuur, voor zover deze omstandigheden zich voordoen aan de zijde dan wel door toedoen van de partij die niet nakomt c.q. tekortschiet. Voorts wordt niet onder overmacht begrepen het niet nakomen dan wel tekortschieten van door de opdracht- nemer ingeschakelde derden, en / of liquiditeits- c.q. solvabiliteitsproblemen aan de zijde van de opdrachtnemer of de door hem ingeschakelde derden.

Artikel 26 Personeel

Partijen zijn niet gerechtigd zonder schriftelijke toestemming van de wederpartij tijdens de uitvoering van de overeenkomst en / of binnen één jaar na beëindiging daarvan, personeel van de wederpartij in dienst te nemen, noch met dat personeel over indiensttreding te onderhandelen. Deze toestem- ming wordt niet zonder redelijke grond onthouden.

Artikel 27 Vervolgopdracht

De opdrachtnemer kan aan de overeenkomst geen enkel recht ontlenen voor de verkrijging van een vervolgopdracht. De opdrachtnemer draagt er zorg voor dat de rechten van de gemeente Zaanstad ten aanzien van het verlenen van vervolgopdrachten op generlei wijze worden beperkt door de toe- passelijkheid van rechten van de opdrachtnemer of derden, bijvoorbeeld - niet zijnde limitatief be- doeld - octrooirecht, intellectuele eigendomsrechten en verplichte protocollen, anders dan voor aan- vang van de overeenkomst door de opdrachtnemer aan de gemeente Zaanstad kenbaar is gemaakt.

Artikel 28 Verzekering

1. De opdrachtnemer verklaart dat hij afdoende is verzekerd en zich verzekerd houdt voor de uit- voering van de overeenkomst voor beroepsaansprakelijkheid en andere aansprakelijkheden die van toepassing zijn.

2. De opdrachtnemer overlegt op verzoek van de gemeente Zaanstad terstond inzage in de po- lis(sen) en de bewijzen van premiebetaling. De opdrachtnemer beëindigt niet, zonder vooraf- gaande schriftelijke toestemming van de gemeente Zaanstad, de verzekeringsovereenkomsten dan wel de condities waaronder deze zijn aangegaan. Evenmin wijzigt de opdrachtnemer het ver- zekerde bedrag ten nadele van de gemeente Zaanstad zonder bedoelde toestemming. De door de opdrachtnemer verschuldigde verzekeringspremies worden geacht in de overeengekomen prijzen en tarieven te zijn begrepen.

3. De opdrachtnemer cedeert bij voorbaat alle aanspraken op uitkeringen van verzekeringspennin- gen, als bedoeld in het eerste lid en voor zover betrekking hebbende op schade, waarvoor de opdrachtnemer op grond van deze overeenkomst jegens de gemeente Zaanstad aansprakelijk is. Verzekeringspenningen die door verzekeringsmaatschappijen rechtstreeks aan de gemeente Zaanstad worden uitbetaald, worden in mindering gebracht op de door de opdrachtnemer voor het verzekerde voorval aan de gemeente Zaanstad te betalen schadevergoeding.

Artikel 29 Intellectuele eigendomsrechten en gebruiksrechten

1. Alle intellectuele (eigendoms)rechten, welke kunnen of zullen worden uitgeoefend - waar en wan- neer dan ook - zowel ten behoeve van gebruik als ten behoeve van exploitatie door de gemeen- te Zaanstad en / of van alle door de opdrachtnemer op grond van de opdracht geleverde presta- ties, berusten bij de gemeente Zaanstad, tenzij anders is overeengekomen.

De rechten van de opdrachtnemer worden op grond van deze bepalingen door de opdrachtne- mer aan de gemeente Zaanstad overgedragen, welke overdracht terstond na het ontstaan van die rechten door de gemeente Zaanstad wordt aanvaard.

2. Voorzover voor de overdracht van dergelijke rechten een nadere akte zou zijn vereist, machtigt de opdrachtnemer de gemeente Zaanstad onherroepelijk om een zodanige akte op te maken en namens de opdrachtnemer te ondertekenen, onverminderd de verplichting van de opdrachtne- mer om op eerste verzoek van de gemeente Zaanstad aan de overdracht van zodanige rechten zijn medewerking te verlenen, zonder daarbij voorwaarden te kunnen stellen.

De eventuele kosten welke zijn verbonden aan het vestigen van bepaalde intellectuele (eigen- doms)rechten komen voor rekening van de gemeente Zaanstad.

De opdrachtnemer machtigt de gemeente Zaanstad hierdoor onherroepelijk om de overdracht van deze intellectuele (eigendoms)rechten in de desbetreffende registers te doen inschrijven.

3. Onder de in lid 1 bedoelde rechten zijn - zonder dat deze opsomming als limitatief kan worden opgevat - mede begrepen:

a) alle handelingen, waaronder de permanente of tijdelijke reproductie van een deel of het ge- heel of een bewerking van informatie, resultaten, prestaties en informatiedragers, die nodig of nuttig zijn met het oog op datgene waartoe dezen beoogd en / of geschikt is of blijkt of kan zijn;

b) het daartoe laden, in beeld brengen, uitvoeren, overbrengen en opslaan van of bewerkingen daarvan van digitale informatie met het oog op onderhoud, verbeteren van fouten, virusbe- strijding, aanbrengen van mogelijke verbeteringen, het overbrengen naar een andere omge- ving, het koppelen en / of het interoperabel maken met andere hardware en systeempro- grammatuur en andere programmatuur, het wijzigen van parameters, het aanbrengen, wijzi- gen of verwijderen van beveiligingen, het vervaardigen, opslaan, wijzigen van (reser- ve)kopieën, het onderzoeken en testen van de informatiedrager.

4. De opdrachtnemer doet hierbij afstand jegens de gemeente Zaanstad van alle eventueel aan hem, de opdrachtnemer, toekomende zogenaamde persoonlijkheidsrechten, in die mate als de toepasselijke regelgeving zodanige afstand toelaat. De opdrachtnemer doet, hiertoe gevolmach- tigd, ook namens het aan zijn zijde betrokken personeel, afstand jegens de gemeente Zaanstad van alle eventueel aan deze personeelsleden toekomende zogenaamde persoonlijkheidsrechten, in die mate als de toepasselijke regelgeving zodanige afstand toelaat.

5. Indien tussen partijen een verschil van mening bestaat over de eigendom van informatiedragers, respectievelijk de intellectuele (eigendomsrechten) daarvan, wordt ervan uitgegaan dat die ei- gendom bij de gemeente Zaanstad berust tot tegenbewijs, te leveren door de opdrachtnemer.

6. De opdrachtnemer stelt de prestaties / resultaten van zijn werkzaamheden in generlei vorm aan derden beschikbaar, noch verschaft hij hierover aan derden enige inlichting, tenzij de gemeente Zaanstad schriftelijk uitdrukkelijk toestemming hiervoor heeft verleend, zulks op verbeurte van een boete van 0,1 % van de totale dan wel maximale prijs die met de overeenkomst is gemoeid, vermeerderd met de BTW, voor elke dag dat de tekortkoming voortduurt, tot een maximum van 10 % daarvan, welke zonder rechterlijke tussenkomst, enige aanmaning of ingebrekestelling da- delijk opeisbaar, en niet voor compensatie vatbaar, is.

De gemeente Zaanstad is gerechtigd aan het verlenen van deze toestemming voorwaarden te verbinden, zoals tegen betaling door de opdrachtnemer van een door de gemeente Zaanstad in onderling overleg vast te stellen royalty-vergoeding.

Onverminderd het hiervoor bepaalde, is de gemeente Zaanstad gerechtigd, indien derden de gemeente Zaanstad ter zake van schending van intellectuele (eigendoms-)rechten aansprakelijk stellen, de overeenkomst schriftelijk, buiten rechte, geheel of gedeeltelijk, te ontbinden. Van zijn recht tot ontbinding van de overeenkomst zal de gemeente Zaanstad geen gebruik maken dan na voorafgaand overleg met de opdrachtnemer.

7. De opdrachtnemer vrijwaart de gemeente Zaanstad voor aanspraken van derden terzake van (eventuele) inbreuk op intellectuele (eigendoms)rechten van derden, zogenaamde persoonlijk- heidsrechten, alsmede aanspraken met betrekking tot know-how, ongeoorloofde mededinging en dergelijke daaronder begrepen.

De opdrachtnemer en de gemeente Zaanstad vrijwaren elkaar over en weer voor aanspraken van derden ter zake van (eventuele) inbreuk op intellectuele (eigendoms-)rechten van die derden, vergelijkbare aanspraken met betrekking tot kennis, ongeoorloofde mededinging en dergelijke daaronder begrepen. De opdrachtnemer en de gemeente Zaanstad treffen op hun kosten alle maatregelen, die kunnen bijdragen tot voorkoming van stagnatie en tot beperking van de te ma- ken extra kosten en / of te lijden schade als gevolg van bedoelde inbreuken.

Artikel 30 Overdracht rechten en plichten

1. Partijen zijn niet gerechtigd de uit de overeenkomst voortvloeiende rechten, zonder schriftelijke toestemming van de andere partij, aan een derde over te dragen, te vervreemden of te bezwa-

xxx, xxxxx met uitzondering van het recht op honorarium. De toestemming zal niet zonder redelij- ke grond worden geweigerd. Partijen kunnen aan deze toestemming voorwaarden verbinden.

2. Met toestemming van de gemeente Zaanstad is de opdrachtnemer gerechtigd om rechten met betrekking tot de overeenkomst binnen het concern over te dragen bij een overname of bij een overdracht van de aandelen. Indien de opdrachtnemer het voornemen heeft een dergelijke situa- tie te creëren of een dergelijke situatie voorziet, meldt hij dit terstond aan de gemeente Zaan- stad.

Artikel 31 Geheimhouding

1. De opdrachtnemer heeft kennisgenomen van het bepaalde in artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht. De opdrachtnemer draagt er zorg voor dat de personen, die zijn belast met de uit- voering van de overeenkomst, eveneens worden geïnformeerd over de hiervoor bedoelde ge- heimhoudingsplicht. Behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij, zal ieder der partijen informatie en gegevensdragers die haar ter beschikking staan niet aan derden kenbaar maken.

2. Partijen verplichten zich over en weer tot geheimhouding van al hetgeen hen in verband met de uitvoering van de overeenkomst aan informatie wordt verschaft. Zij verplichten zich over en weer deze informatie slechts te gebruiken in het kader van de uitvoering van de overeenkomst. Dit houdt onder meer in dat zij deze informatie niet aan derden zullen verstrekken, niet zullen kopië- ren, anders dan noodzakelijk ter uitvoering van de overeenkomst, alsmede dat zij geen commer- cieel gebruik zullen maken van de informatie.

3. Partijen dragen er zorg voor dat de in het voorgaande lid omschreven verplichtingen nauwkeurig worden nageleefd door allen die voor hen werkzaam zijn.

4. De verplichtingen genoemd in de voorgaande leden gelden niet voor zover de betreffende in- formatie:

a) aantoonbaar reeds in het bezit was van één van de partijen op het moment dat die informa- tie aan die partij werd verstrekt.

b) van algemene bekendheid is of is geworden en deze bekendheid niet het gevolg is van de niet-nakoming door één der partijen van de verplichting als omschreven in dit artikel.

c) zonder verplichting tot geheimhouding is meegedeeld aan één der partijen door een derde die het recht had die informatie te verstrekken.

d) op grond van de Wet Openbaarheid van Bestuur dient te worden verstrekt.

e) die met toestemming van de wederpartij aan derden ter beschikking wordt gesteld, al dan niet onder voorwaarden.

5. Geen van beide partijen maakt, zonder schriftelijke toestemming van de andere partij, in publica- ties of reclame-uitingen van de prestaties / resultaten of uitvoering van de overeenkomst - al dan niet met gebruikmaking van informatiedragers- melding, zulks op verbeurte van een boete van 0,1 % van de totale dan wel maximale prijs die met de overeenkomst is gemoeid, vermeerderd met de BTW, voor elke dag dat de tekortkoming voortduurt, tot een maximum van 10 % daarvan, welke zonder rechterlijke tussenkomst, enige aanmaning of ingebrekestelling dadelijk opeisbaar, en niet voor compensatie vatbaar, is.

Artikel 32 Toepasselijk recht

Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

Artikel 33 Bevoegde rechter

1. Verschillen van mening tussen de gemeente Zaanstad en de opdrachtnemer zullen zoveel moge- lijk langs minnelijke weg worden opgelost. Indien een verschil van mening niet langs minnelijke

weg is opgelost, wordt geacht een geschil te bestaan.

2. Alle geschillen, daaronder begrepen die welke door slechts één der partijen als zodanig worden beschouwd, die naar aanleiding van of in verband met de uitleg of de tenuitvoerlegging van de- ze bepalingen of de overeenkomst mochten ontstaan worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter te Haarlem, tenzij partijen alsnog een andere vorm van geschillenbeslechting overeenkomen.

Artikel 34 Xxxxxxxxxxxx

0. Xx xxxxxxxx Xxxxxxxx kan nadere voorwaarden geven voor de uitvoering van de overeenkomst, alsmede algemene aanvullende voorwaarden voor specifieke diensten leveringen en werken.

2. Partijen realiseren zich dat de gemeente Zaanstad ook als overheid optreedt. De opdrachtnemer aanvaardt deze bijzonder positie van de gemeente Zaanstad als overheid. De gemeente Zaan- stad behoudt bij de nakoming van het in de overeenkomst bepaalde volledig haar publiekrechte- lijke verantwoordelijkheid en bevoegdheden.

3. Tenzij anders is overeengekomen, geschiedt de communicatie ter zake van de overeenkomst, ongeacht de vorm, in het Nederlands.

4. Deze standaardvoorwaarden kunnen worden aangehaald als: Algemene Voorwaarden Gemeente Zaanstad 2002.

Aldus besloten in de vergadering van 16 juli 2002,

Burgemeester en wethouders van Zaanstad

dr.X.X.Xxxxxxx, burgemeester

xxx. X. xxx xxx Xxxxx, secretaris

Aanvullende voorwaarden, zoals bedoeld in artikel 34, lid 1 van de Algemene Voorwaarden Gemeente Zaanstad 2002, van toepassing op het uitvoeren van een opdracht en het aannemen van werk ten behoeve van de Gemeente Zaanstad.

Gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel en Fabrieken te Amsterdam op 16 september 2002 onder nummer 380705.

Artikel 1 Aanvullende definities

In deze aanvullende voorwaarden worden de hierna gebruikte begrippen als volgt gedefinieerd:

Materialen: zaken, zoals grondstoffen, hulpstoffen, gereedschappen, tekeningen, specificaties en software, die worden verwerkt in de tot stand te brengen stoffelijke objecten, ofwel worden gebruikt bij de uitvoering van het werk, het verrichten van enkele diensten, met uitzondering van de te gebruiken equipment;

Equipment: alle voertuigen, uitrustingsstukken, kranen, steigerwerk en onderdelen daarvan, verbruiksartikelen en dergelijke, die de opdrachtnemer gebruikt bij de uitvoering van de overeenkomst, doch uitgezonderd de zaken die verwerkt dienen te worden in de tot stand te brengen stoffelijke objecten.

Artikel 2 Toepasselijkheid

1. Deze aanvullende voorwaarden zijn van toepassing op alle aanvragen, aanbiedingen en overeenkomsten met betrekking tot het uitvoeren van opdrachten en/of het aannemen van werk door de opdrachtnemer.

2. Naast deze aanvullende voorwaarden zijn de Algemene Voorwaarden Gemeente Zaan- stad 2002 onverkort op vorenbedoelde aanvragen, aanbiedingen en overeenkomsten van toepassing, tenzij hiervan in de aanvullende voorwaarden of anderszins uitdrukkelijk of door de aard der artikelen wordt afgeweken.

3. Voor de toepassing van deze voorwaarden dient men onder personeel van de opdracht- nemer mede te verstaan derden die door de opdrachtnemer bij de uitvoering van de overeenkomst(en) zijn betrokken.

Artikel 3 Personeel, equipment en materialen

1. Door de opdrachtnemer bij uitvoering van de overeenkomst ingeschakeld personeel zal voldoen aan door de gemeente Zaanstad gestelde bijzondere eisen en bij afwezigheid daarvan aan de algemene eisen van vakbekwaamheid en deskundigheid.

2. Indien naar het oordeel van de gemeente Zaanstad sprake is van onvoldoende gekwalificeerd personeel, is de gemeente Zaanstad bevoegd om de verwijdering van dit personeel te gelasten en is de opdrachtnemer verplicht tot onverwijlde vervanging, met inachtneming van het bepaalde in het eerste lid van dit artikel.

3. De gemeente Zaanstad heeft de bevoegdheid tot inspectie en keuring van alle door de opdrachtnemer bij uitvoering van de overeenkomst te gebruiken materialen en equipment en tot identificatie van personeel dat door de opdrachtnemer bij uitvoering van de overeenkomst wordt betrokken.

Artikel 4 Terrein en gebouwen van de gemeente Zaanstad

1. De opdrachtnemer dient zich, voordat met de uitvoering van de overeenkomst een aanvang wordt gemaakt, op de hoogte te stellen van de omstandigheden op het terrein en in de gebouwen van de gemeente Zaanstad waar de werkzaamheden moeten wor- den verricht.

2. Kosten van vertraging in de uitvoering van de overeenkomst, veroorzaakt door omstandigheden zoals hiervoor bedoeld, zijn voor rekening en risico van de opdracht- nemer.

Artikel 5 Milieugevaarlijke stoffen en afvalstoffen

In geval van onderhoud, reparaties of sloop door de opdrachtnemer dienen afvalstoffen gescheiden te worden afgevoerd en aantoonbaar te worden gestort, opgeslagen of vernietigd, met inachtneming van de door de overheid gestelde wettelijke voorschriften.

Artikel 6 Werkzaamheden op het terrein/ in gebouwen van de gemeente Zaanstad

1. De opdrachtnemer draagt er zorg voor dat haar aanwezigheid en de aanwezigheid van haar personeel op het terrein en in de gebouwen van de gemeente Zaanstad geen be- lemmering vormen voor de ongestoorde voortgang van de werkzaamheden van de ge- meente Zaanstad en derden.

2. De opdrachtnemer en haar personeel dienen zich, voordat met de uitvoering van de overeenkomst een aanvang wordt gemaakt, op de hoogte te stellen van de inhoud van de

op het terrein en in de gebouwen van de gemeente Zaanstad geldende voorschriften en reglementen, onder andere inzake veiligheid, gezondheid en milieu, en zich dienovereenkomstig te gedragen.

3. Een exemplaar van voornoemde voorschriften en reglementen wordt de opdrachtnemer op zijn verzoek door de gemeente Zaanstad ter beschikking gesteld.

Artikel 7 Betaling

1. De gemeente Zaanstad zal slechts betalen zodra het werk door de opdrachtnemer naar genoegen van de gemeente Zaanstad is opgeleverd en/of de opdracht naar genoegen door de opdrachtnemer is uitgevoerd.

2. De gemeente Zaanstad heeft steeds het recht de door de opdrachtnemer ter zake van de verrichte werkzaamheden verschuldigde sociale premies, BTW en loonbelasting in- clusief premies volksverzekering, waarvoor de gemeente Zaanstad als eigenbouwer in- gevolge de Wet Ketenaansprakelijkheid hoofdelijk aansprakelijk zou kunnen zijn, aan de opdrachtnemer te betalen door storting op diens geblokkeerde rekening in de zin van de Wet Ketenaansprakelijkheid.

3. Onverminderd het in het vorige lid bepaalde is de gemeente Zaanstad te allen tijde bevoegd de in het vorige lid bedoelde bedragen aan premies sociale verzekering, BTW en loonbelasting inclusief premies volksverzekering van de aanneemsom in te houden en namens de opdrachtnemer rechtstreeks aan de betrokken bedrijfsvereniging respectie- velijk de ontvanger der directe belastingen te voldoen.

4. In de gevallen als bedoeld in de leden 2 en 3 van dit artikel, is de gemeente Zaanstad door betaling hiervan jegens de opdrachtnemer gekweten, voor zover het deze bedra- gen betreft.

5. De gemeente Zaanstad zal de met de opdrachtnemer overeengekomen prijs betalen op basis van netto factuurbedragen uiterlijk 30 dagen na oplevering als bedoeld in artikel 8, vierde lid, mits goedkeuring van de oplevering en ontvangst van alle bijbehorende do- cumentatie in de Nederlandse taal, de tekeningen en de factuur hebben plaatsgevon- den; het tweede en zesde lid van artikel 12 van de Algemene Voorwaarden Gemeente Xxxxxxxx zijn hierop uitdrukkelijk van toepassing.

6. Indien de hoogte van de prijs niet is bepaald, zal de gemeente Zaanstad een op gebrui- kelijke wijze berekende prijs of, bij gebreke daarvan, een redelijke prijs betalen.

7. Tenzij anders overeengekomen, worden alle onkosten van de opdrachtnemer geacht in de prijs te zijn inbegrepen.

8. Betaling door de gemeente Zaanstad houdt op geen enkele wijze afstand van recht in.

Artikel 8 Verplichtingen van de opdrachtnemer

1. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het zelfstandig en onder eigen

verantwoordelijkheid tot een goed resultaat brengen van de werkzaamheden met inachtneming van de vigerende voorschriften inzake onder andere veiligheid en milieu.

2. Het werk en/of de opdracht dien(t)(nen) goed en deugdelijk en naar de bepalingen van de

overeenkomst te worden uitgevoerd.

3. Gemachtigden van de opdrachtnemer zijn in beginsel tijdens de werkzaamheden op het werkterrein beschikbaar, waarbij hun afwezigheid, vervanging en bereikbaarheid wordt geregeld in overleg met de gemeente Zaanstad.

4. De opdrachtnemer dient te beschikken over een geldig inschrijvingsbewijs bij de bedrijfsvereniging waarbij hij is ingeschreven en te beschikken over een vestigingsvergunning, voor zover deze is vereist. Op eerste verzoek van de gemeente Zaanstad dient de opdrachtnemer de voornoemde bescheiden te tonen.

5. De opdrachtnemer dient op eerste verzoek van de gemeente Zaanstad aan deze een staat te overhandigen, bevattende de naam, voorn(a)m(en), adres, woonplaats, geboor- tedatum en -plaats, sofi-nummer en arbeidsvoorwaarden van alle personeel, dat door de opdrachtnemer van week tot week in het werk is gesteld.

6. De opdrachtnemer dient op eerste verzoek van de gemeente Zaanstad aan deze de loonstaten dan wel de manurenverantwoording van alle personeel, dat door de op- drachtnemer in het werk is gesteld, ter inzage te verstrekken, volgens een door de ge- meente Zaanstad opgesteld model.

7. De opdrachtnemer dient al zijn verplichtingen jegens het door hem in het werk gestelde personeel strikt na te komen.

8. De opdrachtnemer dient telkenmale op eerste verzoek van de gemeente Zaanstad aan deze een afschrift te verschaffen van de verklaringen inzake zijn betalingsgedrag bij de bedrijfsvereniging en de ontvanger der directe belastingen.

9. De opdrachtnemer dient de gemeente Zaanstad te vrijwaren voor aansprakelijkheid je- gens derden wegens het niet naleven door de opdrachtnemer van zijn verplichtingen uit de overeenkomst, dan wel ingevolge de wet.

10. De opdrachtnemer is gehouden gevolg te geven aan tijdig verleende aanwijzingen van de

gemeente Zaanstad over de uitvoering van de opdracht.

11. De opdrachtnemer moet de gemeente Zaanstad desgevraagd maar ook regelmatig op eigen initiatief op de hoogte houden van zijn werkzaamheden ter uitvoering van de op- dracht en de gemeente Zaanstad onverwijld schriftelijk in kennis te stellen van de vol- tooiing van de opdracht.

12. De opdrachtnemer doet aan de gemeente Zaanstad schriftelijk verantwoording van de wijze waarop hij zich van de opdracht heeft gekweten. Heeft de opdrachtnemer bij de uitvoering van de opdracht gelden uitgegeven of te diens behoeve gelden ontvangen, dan doet hij daarvan tegelijkertijd rekening. Bij schriftelijke aanvaarding van de verant- woording door de gemeente Zaanstad is de opdracht opgeleverd.

13. Indien de opdracht aan de opdrachtnemer is verleend met het oog op een persoon, dan zal de opdrachtnemer zorgdragen dat die persoon de werkzaamheden zelf verricht, be- houdens voor zover uit de opdracht voortvloeit dat hij deze onder zijn verantwoordelijk- heid door anderen mag laten uitvoeren, onverminderd de aansprakelijkheid van de op- drachtnemer.

14. De opdrachtnemer zal, afgezien van de overeengekomen prijs, de opdracht geheel voor eigen rekening en risico uitvoeren. De gemeente Zaanstad is, behoudens opzet en gro- ve schuld van de gemeente Zaanstad, niet aansprakelijk voor schade die de opdracht- nemer bij de uitvoering van de opdracht lijdt.

15. Indien twee of meer opdrachtnemers gezamenlijk een opdracht hebben ontvangen is ieder van hen voor het geheel aansprakelijk ter zake van een tekortkoming in de nako- ming, ongeacht of de tekortkoming kan worden toegerekend.

16. De opdrachtnemer zal de overeenkomst naar de laatste maatstaven van de techniek zelfstandig uitvoeren en is daarvoor ook verantwoordelijk.

17. Afval-emballagemateriaal dient de opdrachtnemer na nakoming van zijn verplichtingen mee te nemen.

Artikel 9 Xxxxxxxxxxx

0. Xx xxxxxxxx Xxxxxxxx kan te allen tijde de overeenkomst opzeggen zonder ter zake van een opzegging schadevergoeding aan de opdrachtnemer te zijn verschuldigd.

2. De opdrachtnemer kan de overeenkomst slechts opzeggen indien zij voor onbepaalde duur geldt en niet door volbrenging eindigt met inachtneming van een opzegtermijn van 3

maanden en onverminderd rechten van de gemeente Zaanstad op schadevergoeding.

3. Indien de opdracht eindigt voordat die is volbracht of de tijd waarvoor die is verleend is verstreken, heeft de opdrachtnemer recht op een naar redelijkheid vast te stellen deel van de prijs. Bij de bepaling hiervan wordt door de gemeente Zaanstad rekening ge- houden met de reeds door de opdrachtnemer verrichte werkzaamheden, het voordeel dat de gemeente Zaanstad daarvan heeft, de besparingen die voor de opdrachtnemer uit de voortijdige beëindiging voortvloeien en de grond waarop de opdracht is geëin- digd. In geen geval heeft de opdrachtnemer bij voortijdige beëindiging recht op de vol- le prijs.

4. Bij het einde van de opdracht zal de opdrachtnemer alle stukken die hij ter zake van de opdracht onder zich heeft gekregen aan de gemeente Zaanstad afgeven. De opdracht- nemer zal op deze stukken geen retentierecht uitoefenen.

Aldus besloten in de vergadering van 16 juli 2002,

Burgemeester en wethouders van Zaanstad

dr.X.X.Xxxxxxx, burgemeester

xxx. X. xxx xxx Xxxxx, secretaris

BIJLAGE 7: Concept overeenkomst accountantdiensten

Ondergetekenden,

De gemeente Zaanstad, ten deze vertegenwoordigd door…………, de heer/mevrouw… ,

handelend namens het College van burgemeester en wethouders op grond van het Algemeen Man- daatbesluit Zaanstad, hierna te noemen: de gemeente

en

………………………, statutair gevestigd te , ten deze vertegenwoordigd door de

………………., de heer/mevrouw , hierna te noemen: de opdrachtnemer

overwegende dat

• de gemeente op basis van een openbare Europese procedure voor aanbestedingen een over- eenkomst wenst te sluiten inzake dienstverlening op het gebied van accountantsdiensten;

• de opdrachtnemer blijkens de offerte d.d… bereid is deze dienst te verlenen aan de ge-

meente;

• de aanbieding van de opdrachtnemer aangemerkt is als de economisch meest voordelige aan- bieding;

• de gemeente gebruik wenst te maken van de aanbieding van de opdrachtnemer;

• partijen een overeenkomst wensen aan te gaan, waarin de tussen partijen geldende afspraken zijn neergelegd.

verklaren overeengekomen te zijn als volgt:

Artikel 1. Definities

1.1 Partijen: de gemeente en de opdrachtnemer.

1.2 Derden: onder derden worden niet verstaan, de personen die werkzaam zijn in de organisatie van de gemeente of de opdrachtnemer.

1.3 Dienstverlening: de door de opdrachtnemer aan de gemeente te verlenen diensten.

1.4 Overeenkomst: deze overeenkomst.

1.5 Opdracht: een schriftelijke opdracht tot dienstverlening binnen de overeenkomst.

1.6 Bijlage: Een aanhangsel bij deze overeenkomst dat onderdeel uitmaakt van deze overeen- komst.

1.7 Algemene voorwaarden gemeente Zaanstad 2002: Algemene voorwaarden van de gemeen- te Zaanstad voor opdrachten tot het leveren van producten en/of diensten en de aanvullende voorwaarden van de gemeente Zaanstad 2002 voor het uitvoeren van een opdracht en het aannemen van werk ten behoeve van de gemeente Zaanstad, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel en Fabrieken te Amsterdam op 16 september 2002 onder nummer 380705.

Artikel 2. Voorwerp van de overeenkomst

2.1. De opdrachtnemer zal de werkzaamheden uitvoeren, als bedoeld in artikel 213 Gemeente- wet, zijnde controle van de jaarrekening, verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen, een en ander als nader uitgewerkt in het Pro- gramma van Eisen. De werkzaamheden betreffen de boekjaren 2008 t/m 2011.

2.2. De opdrachtnemer zal de gemeente gevraagd en ongevraagd adviezen verstrekken op het gebied van en voortvloeiende uit de werkzaamheden als bedoeld in het eerste lid, toelich- ting geven, alsmede overleggen bijwonen met diverse functionarissen binnen de gemeente, een en ander als nader uitgewerkt in het Programma van Eisen.

2.3. De opdrachtnemer zal na ontvangst van een schriftelijke opdracht van de gemeente specifie- ke adviezen verstrekken op het gebied van accountancy.

2.4. De opdrachtnemer kan aan deze overeenkomst geen minimum aantal opdrachten ontlenen.

2.5. De gemeente heeft gedurende de looptijd van deze overeenkomst te allen tijde het recht om diensten van derden in te kopen op het gebied van advisering. Aan deze overeenkomst kunnen door de opdrachtnemer derhalve geen exclusieve rechten worden ontleend op het gebied van advisering.

Artikel 3. Uitvoering van de overeenkomst

3.1. Beide partijen zullen een contactpersoon en een vervangend contactpersoon aanwijzen, die de contacten over de wijze van uitvoering van deze overeenkomst zullen onderhouden.

3.2. Beide partijen zullen, indien nodig, een contactpersoon en een vervangend contactpersoon aanwijzen, die de contacten over de wijze van uitvoering van een opdracht zullen onderhou- den.

3.3. De opdrachtnemer zal zich voor de aanvang van de opdracht in voldoende mate op de hoogte te stellen van de doelstellingen van de gemeente en de ten deze relevante gegevens en organisatie van de gemeente.

3.4. De gemeente zal de opdrachtnemer tijdig alle voor de uitvoering van de dienstverlening nuttige en noodzakelijke gegevens of inlichtingen verschaffen en alle medewerking verlenen.

3.5. De medewerkers van de opdrachtnemer die op locatie van de gemeente werkzaamheden verrichten kunnen gebruik maken van de aanwezige faciliteiten, zoals werkplek, printer, tele- foon en fax.

3.6. De opdrachtnemer draagt zorg voor voldoende gekwalificeerd, ter zake kundig en ervaren personeel en is verantwoordelijk voor (bij)scholing en het op peil houden van de kennis van zijn personeel.

3.7. De opdrachtnemer zal te allen tijde zorgdragen voor tijdige vervanging door gekwalificeerd, ter zake kundig en ervaren personeel ingeval van (langdurige) ziekte of ontslag.

Artikel 4. Vergoedingen en betalingen

4.1. Voor de dienstverlening is de gemeente een vergoeding verschuldigd aan opdrachtnemer con- form de tarieven als opgenomen in de offerte.

4.2. De tarieven kunnen jaarlijks per 1 januari, voor het eerst per 2009, geïndexeerd worden con- form de toepasselijke CBS-prijsindexering.

4.3. Onverminderd het bepaalde in artikel 4.2 is de opdrachtnemer niet gerechtigd de tarieven een- zijdig te wijzigen.

4.4. De opdrachtnemer zal aan het eind van elke kalendermaand c.q. elke opdracht bij de gemeen- te een gespecificeerde factuur van de in deze periode aan de gemeente geleverde diensten in- dienen.

4.5. De gemeente is gehouden de gespecificeerde factuur binnen dertig dagen na ontvangst aan de opdrachtnemer te betalen.

4.6. De gemeente is gerechtigd de betaling op te schorten, indien de opdrachtnemer in verzuim verkeert met de nakoming van haar verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst of de ver- leende opdracht.

4.7. De gemeente heeft het recht het bedrag van de factuur te verminderen met bedragen, die de opdrachtnemer is verschuldigd aan de gemeente.

4.8. Betaling van facturen door de gemeente houdt op geen enkele wijze een afstand van een recht in.

Artikel 5. Garanties

5.1. De opdrachtnemer garandeert dat de dienstverlening voldoet aan alle relevante nationale en internationale wettelijke voorschriften en beschikkingen van overheidswege.

5.2. Het door de opdrachtnemer in te zetten personeel voldoet aan de algemeen geldende eisen van opleiding, deskundigheid en ervaring.

5.3. De opdrachtnemer garandeert dat de dienstverlening beantwoordt aan hetgeen is overeen- gekomen.

5.4. Geen van partijen zal personeelsleden van de ander partij bewegen tot prestaties, toezeg- gingen en dergelijke, tegen enige vorm van beloning of gift, zonder welke beloning of gift de prestatie of toezegging niet, c.q. onder ander voorwaarden tot stand zou zijn gekomen.

Artikel 6. Vertrouwelijke informatie

6.1 De opdrachtnemer draagt er zorg voor dat, zowel gedurende de looptijd van deze overeen- komst, als na de beëindiging van deze overeenkomst de informatie, welke de opdrachtnemer in vertrouwen van de gemeente of andere betrokken partijen heeft ontvangen en die nog niet via andere kanalen openbaar is geworden, onverschillig of deze van schriftelijke of mon- delinge aard is, vertrouwelijk blijft en niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de gemeente aan derden wordt onthuld, tenzij de opdrachtnemer op grond van wetgeving gehouden is bepaalde informatie aan een derde te verstrekken. De opdrachtnemer zal ver- trouwelijke informatie slechts bekend maken aan personen, die bij haar organisatie werkzaam zijn, voor zover dit noodzakelijk is voor het leveren van de in deze overeenkomst bedoelde diensten.

6.2 De opdrachtnemer is bij de uitvoering van de overeenkomst gehouden de door de gemeen- te gehanteerde beveiligingsprocedures en privacyregels in acht te nemen, voor zover deze niet aan de uitvoering van de overeengekomen werkzaamheden in de weg staan.

6.3 De gemeente draagt er zorg voor dat zowel gedurende de looptijd van deze overeenkomst, als na de beëindiging van deze overeenkomst, informatie betreffende de organisatie van de opdrachtnemer en materialen die vertrouwelijke informatie bevatten, welke de gemeente in vertrouwen van de opdrachtnemer heeft ontvangen en die nog niet via andere kanalen openbaar is geworden, onverschillig of deze van schriftelijke of mondelinge aard zijn, ver- trouwelijk blijft en gebruikt wordt voor het doel waarvoor deze informatie aan de gemeente is verstrekt en niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de opdrachtnemer aan derden wordt onthuld.

6.4 Bij het einde van deze overeenkomst zal de opdrachtnemer alle van de gemeente ontvangen vertrouwelijke informatie en kopieën daarvan overdragen aan de gemeente.

6.5 Partijen zullen in publicaties of reclame-uitingen geen mededelingen doen over het bestaan, de aard en de inhoud van de tussen partijen gesloten overeenkomst, tenzij partijen op grond van geldende wet- en/of regelgeving verplicht zijn tot het doen van bepaalde mededelingen of partijen wederzijds toestemming hebben verleend.

Artikel 7. Overdracht van verplichtingen, overeenkomsten met derden

7.1 De opdrachtnemer kan een verplichting uit hoofde van deze overeenkomst slechts met schrif- telijke toestemming van de gemeente overdragen aan een derde, welke toestemming niet op onredelijke gronden zal worden onthouden. Aan deze toestemming kunnen door de ge- meente voorwaarden worden verbonden. De opdrachtnemer is gehouden de voorwaarden, die van toepassing zijn op de dienstverlening uit hoofde van deze overeenkomst eveneens van toepassing te verklaren op overeenkomsten met derden.

7.2 Indien na overleg met de opdrachtnemer redelijkerwijs moet worden aangenomen dat deze niet, niet tijdig of niet naar behoren haar verplichtingen uit de overeenkomst kan c.q. zal na- komen, is de gemeente in spoedeisende gevallen bevoegd te verlangen dat de opdracht- nemer de uitvoering van de overeenkomst voor eigen rekening en risico geheel of gedeelte- lijk aan derden uitbesteedt. Een en ander ontslaat de opdrachtnemer niet van haar verplich- tingen uit de overeenkomst.

7.3 De gemeente is in spoedeisende gevallen bevoegd de verplichtingen van de opdrachtnemer voor rekening en risico van de opdrachtnemer zelf uit te voeren of door derden te laten uit-

voeren, indien de opdrachtnemer in verzuim is voor wat betreft de verplichtingen inzake de aanvang of de voortgang van de dienstverlening, tenzij de aanvang van of de voortgang van de dienstverlening wordt vertraagd of verhinderd door factoren, waarvoor de gemeente ver- antwoordelijk is, dan wel het onredelijk zou zijn de opdrachtnemer verantwoordelijk te hou- den voor deze factoren.

Artikel 8. Evaluatie

8.1 Partijen zullen halfjaarlijks/jaarlijks bijeenkomen voor een evaluatie, waarbij onder meer de kwaliteit en de voortgang van de dienstverlening zullen worden besproken.

8.2 Van het geen op de bespreking wordt besproken, wordt door de gemeente een schriftelijk verslag opgesteld.

8.3 Indien naar het oordeel van partijen hiertoe aanleiding bestaat, kan de frequentie van de besprekingen worden vermeerderd of verminderd.

Artikel 9. Duur van de overeenkomst

9.1 Deze overeenkomst treedt in werking op 1 januari 2008 en geldt voor de duur van 4 jaar; de overeenkomst eindigt derhalve zonder dat enige opzegging vereist is op 31 december 2011.

9.2 Deze overeenkomst kan tussentijds in geval van wanprestatie aangetekend worden opge- zegd met inachtneming van een opzegtermijn van drie kalendermaanden.

9.3 Opdrachten of werkzaamheden die nog niet afgerond zijn op het moment dat deze overeen- komst is geëindigd, zullen worden afgerond conform het geen overeengekomen is in deze overeenkomst.

Artikel 10. Geschillen

10.1 Geschillen tussen partijen, daaronder begrepen die welke slechts door één der partijen als zodanig worden beschouwd, zullen zoveel mogelijk door middel van goed overleg tot een oplossing worden gebracht.

10.2 Indien partijen niet tot een oplossing komen, zullen geschillen ter zake van de totstandko- ming of de uitvoering van deze overeenkomst of een verleende opdracht bij uitsluiting wor- den voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechter in het arrondissement Haarlem, tenzij par- tijen alsnog arbitrage of bindend advies zullen overeenkomen.

10.3 Er is sprake van een geschil, indien een der partijen zulks in een aangetekende brief aan de wederpartij kenbaar maakt.

Artikel 11. Algemene bepalingen

11.1 Op deze overeenkomst en de verleende opdrachten zijn integraal van toepassing de Alge- mene voorwaarden gemeente Zaanstad 2002, welke als bijlage aan deze overeenkomst zijn gehecht. In geval onderdelen van deze overeenkomst in strijd zijn met enige bepaling uit de Algemene voorwaarden, prevaleert de overeenkomst.

11.2 De algemene voorwaarden van de opdrachtnemer zijn niet van toepassing op deze overeen- komst.

11.3 Indien enige bepaling uit deze overeenkomst en/of de Algemene voorwaarden gemeente Zaanstad 2002 nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van deze overeen- komst en de Algemene voorwaarden gemeente Zaanstad 2002 volledig van kracht blijven en zullen partijen in overleg treden ten einde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige

c.q. vernietigde bepaling overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige c.q. vernietigde bepaling in acht worden genomen. Vernietiging van een voorwaarde bij een rechtelijke uitspraak laat de geldigheid van de overige voorwaarden der- halve onverlet.

11.4 Kennisgevingen die partijen op grond van deze overeenkomst aan elkaar zullen doen, vinden schriftelijk plaats. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht, tenzij deze door daartoe bevoegde personen schriftelijk zijn bevestigd.

Aldus overeengekomen en in tweevoud getekend te Zaandam op… 2007.

Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zaanstad,

…………………..……..,

…………………………..

Namens …………………

……………….

……………..

Bijlagen:

- 1) Algemene Voorwaarden gemeente Zaanstad 2002

- 2) Programma van Eisen d.d. 2007

- 2) Offerte ……………….d.d. 2007

BIJLAGE 8: Auditjaarplannen

Auditjaarplan 2007 Concernstaf

Datum: 10 januari 2006

Versie: 0.1 (concept) Auteur: Concernstaf Telefoon: (075-655) 3367

1. Inleiding

1.1 Achtergrond audits

Voor u ligt het auditjaarplan 2007 van de Concernstaf. Het gaat hierbij om onderzoek naar de sturing en beheersing van de bedrijfsprocessen van de Concernstaf.

In het Auditjaarplan 2007 Concernstaf is aangegeven welke onderzoeken het MT van de concernstaf in 2007 wenst uit te voeren.

1.2 Relaties met andere audits

Diverse partijen houden zich bezig met onderzoek naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van beleid en bedrijfsvoering van de gemeente Zaanstad. De rekenkamer voert deze onderzoeken uit in opdracht van de raad. De accountant voert in opdracht van de raad, naast de controle van de getrouwheid, rechtmatigheidscontroles uit. Hiertoe beoordeelt de accountant onder meer de vastgelegde AO/IC en de naleving ervan door betrokken medewerkers.

Wat betreft de eigen organisatie worden, naast de door de diensten uitgevoerde audits, ook centraal gecoördineerde 213a-audits in opdracht van het college uitgevoerd.

De diensten voeren hun audits uit onder verantwoordelijkheid van de dienstdirecteur. In het GMT vindt afstemming van de onderzoeken plaats. Overlap met de 213a-audits vanuit Concerncontrol wordt voorkomen.

2. Het auditeringsproces binnen de concernstaf

Het auditeringsproces bestaat uit vier stappen. Plan van aanpak;

veldwerk; rapportage; follow up.

2.1 Planning

De geselecteerde audits moeten definitief worden ingepland. Het MT stelt middels een plan van aanpak de beschikbare capaciteit (aantal uren) voor de audit vast en bepaalt op welke wijze en op welk tijdstip de audit wordt uitgevoerd.

De aangewezen auditor is verantwoordelijk voor de coördinatie, planning en uitvoering van de op- dracht en de begeleiding van alle bij de audit betrokken actoren. De auditplanning kan naar aanlei- ding van bevindingen in het vooronderzoek nog worden aangepast, bijvoorbeeld omdat blijkt dat de auditopdracht omvangrijker of complexer is dan aanvankelijk gedacht.

2.2 Veldwerk

Op basis van het in het vooronderzoek vastgestelde werkprogramma wordt het veldwerk uitgevoerd. Doel van het veldwerk is om voldoende informatie te verzamelen om (door analyse en evaluatie er- van) te komen tot onderbouwde bevindingen, een conclusie (eindoordeel) en aanbevelingen.

Voor het veldwerk gelden enkele uitgangspunten:

Bij alle methoden van informatieverzameling (interviews, documentreview, e.d.) wordt het principe van hoor en wederhoor toegepast.

Alle documenten en informatie die de grondslag vormen voor de bevindingen en conclusie worden in het projectdossier vastgelegd.

Conclusies en aanbevelingen vloeien logisch voort uit de bevindingen.

Alvorens het veldwerk af te ronden en over te gaan tot rapportage stelt de projectleider vast of in voldoende mate antwoord kan worden gegeven op de doelstelling van de audit zoals verwoord in het PvA.

2.3 Rapportage

Het belangrijkste onderdeel van elke audit is het auditrapport. Voor het auditrapport geldt een aantal inhoudelijke en procedurele uitgangspunten.

Inhoud

In een rapportage worden tenminste de volgende onderwerpen behandeld: doelstellingen en afbakening (scope) van de audit;

uitgevoerde werkzaamheden en de periode waarin de audit is uitgevoerd; bevindingen en aanbevelingen;

conclusies.

De projectleider is ervoor verantwoordelijk dat de bevindingen voldoende zijn onderbouwd in het onderliggende projectdossier en dat de consistentie tussen bevindingen, aanbevelingen en conclu- sies is gewaarborgd. Tevens stelt hij vast dat alle belangrijke bevindingen zijn opgenomen in de rap- portage. Indien er afwijkingen zijn ten opzichte van het PvA dan is dit in de rapportage toegelicht.

Procedure

De concept-rapportage wordt door de projectleider besproken met de betrokken proceseigenaar of afdelings- of sectormanager(s). Hierbij ligt het accent op toetsing van de juistheid en volledigheid van de bevindingen en de praktische toepasbaarheid van de aanbevelingen.

Vervolgens wordt de rapportage besproken in het MT. Indien het MT de aanbevelingen overneemt, krijgt de betreffende verantwoordelijke functionaris de opdracht om een verbeterplan op te stellen binnen een door het MT vastgestelde termijn.

2.4 Follow up

Doel van de follow up-fase is te verzekeren dat de aanbevelingen vanuit de audit worden opgevolgd door het verantwoordelijk management, zodat de in de audit geconstateerde risico’s worden gere- duceerd.

Het werken aan de follow up start in feite al in de rapportagefase. De aanbevelingen dienen concreet te zijn geformuleerd en te zijn gerangschikt naar prioriteit. Het verbeterplan dient te bestaan uit ver- beteracties, die specifiek, meetbaar, acceptabel, resultaatgericht en tijdgebonden (kortom SMART) zijn geformuleerd.

Het MT is verantwoordelijk voor de monitoring van de uitvoering van de auditaanbevelingen. Het afdelingshoofd van de geauditeerde eenheid rapporteert daarover aan het MT over de voortgang van de uitvoering van het verbeterplan.

Sluitstuk van het follow up proces is een follow up audit. Het is wenselijk dat van iedere 213a-audit een follow up audit wordt uitgevoerd, waarbij wordt getoetst of de aanbevelingen zijn opgevolgd en de verbeteracties effectief zijn geïmplementeerd. De audit kan worden uitgevoerd, nadat de betref- fende directeur heeft aangegeven dat het verbeterplan is gerealiseerd. Follow up audits maken on- derdeel uit van het auditjaarplan.

3. Het selecteren van de auditonderwerpen

3.1 Inleiding

Uitgangspunten

Om de beperkte auditcapaciteit gericht te kunnen inzetten, worden de auditonderwerpen voor het auditjaarplan vastgesteld op basis van selectiecriteria. De gehanteerde selectiecriteria komen in pa- ragraaf 2.3 aan de orde.

Afstemming

Er zijn geen audits vastgesteld door de rekenkamer, de accountant of binnen het auditjaarplan van Concerncontrol vastgesteld, die rechtstreeks betrekking hebben op de bedrijfsvoering van de Con- cernstaf.

Capaciteit

De auditor voor de Concernstaf is de medewerker planning & control. Gegeven de beschikbare ca- paciteit worden in 2007 vier in omvang beperkte audits (van zo’n 100 uur) uitgevoerd.

3.2 Onderwerpen

Voor het verzamelen van auditonderwerpen zijn verschillende ingangen gebruikt: Risicomanagement: in het kader van de bepaling van het weerstandsvermogen heeft in de periode juni t/m september 2006 een risico-inventarisatie en -analyse plaatsgevonden1. Daaruit zijn risico’s van de concernstaf gebleken. Die risico’s zijn opgenomen in onderstaande tabel.

Concerncontrol: Vanuit de Concernstaf is een aantal onderzoeksonderwerpen geïnventariseerd. Van die onderwerpen zijn toetsingskaders vastgesteld.

Auditjaarplan Concern: beoordeeld is of de onderwerpen die vanuit de groslijst van het auditjaarplan van het concern worden benoemd en gekwalificeerd, betrekking hebben op de dienst Concernstaf en als zodanig opgenomen moeten worden op de onderwerpenlijst.

Raadpleging MT: Bij de bespreking van dit document is in de concept-fase daarvan nadrukkelijk aan- dacht gevraagd aan het MT voor eventuele aanvulling van onderwerpen die in dit audit jaarplan moesten worden betrokken. Die aanvullingen zijn in onderstaand schema verwerkt.

De onderstaande onderwerpenlijst voor 2007 kent in totaal 6 auditonderwerpen.

Tabel 1: Overwerpenlijst audits 2007

#	Onderwerp	Bron
	Procesgerichte audits:
	Inhuur derden	Concernstaf
	Algemene uitkering	Concernstaf
	Treasury	Auditjaarplan concern, Risicoprofiel Zaanstad en Concernstaf
	Activa en afschrijvingen	Concernstaf
	Reserves en voorzieningen	Concernstaf
	Ontslagprocedure medewerkers	Risicoprofiel Zaanstad

3.3 De selectiecriteria

De beperkte auditcapaciteit laat het toe om vier in omvang beperkte audits te houden. Uit de on- derwerpen moet een keuze worden gemaakt. De keuze wordt gemaakt aan de hand van selectiecri- teria. De selectiecriteria sluiten aan bij het auditjaarplan concern.

Het financieel belang van het onderwerp: hierbij gaat het om het beslag op de begroting (‘waar pra- ten we over’) en de (geschatte) omvang van het financiële risico.

Imago- en rechtmatigheidsrisico: de geschatte omvang van het risico dat het imago van de gemeen- te bij burgers en bedrijven wordt aangetast bij een slechte performance op het onderwerp en/of dat de gemeente Zaanstad met betrekking tot het onderwerp niet aan de vereiste wet- en regelgeving voldoet.

Impact op de speerpunten (hoofddoelstellingen) van de gemeente Zaanstad: bevorderen van de sociale cohesie;

versterken van de sportfunctie; aanpakken van de woningbouw;

versterken van de economie (inclusief verbetering van het imago van Xxxxxxxx); zorg voor het milieu;

onderhoud openbare ruimte.

1 Zie Ontwerp Programmabegroting 2007-2010, paragraaf 3.4 ‘Weerstandsvermogen & xxxxxx’x’.

Omvang verbeterpotentieel: op basis van een inschatting van de feitelijke beheersing van de betrok- ken organisatie en processen wordt het verbeterpotentieel bepaald. Tevens wordt ingeschat welke bijdrage een audit kan leveren aan de verbetering van de beheersing. Inschatting van de feitelijke beheersing vindt plaats aan de hand van o.a. informatie uit de P&C-cyclus, accountantsrapporten, interne audit- en onderzoeksrapporten en verbeterplannen.

3.4 Aanvullende uitgangspunten

Naast de toepassing van selectiecriteria gelden nog andere uitgangspunten voor de bepaling van de auditonderwerpen:

Het is wenselijk dat er follow up audits worden uitgevoerd

Overlap met recent uitgevoerde of binnenkort uit te voeren onderzoeken van de rekenkamer en de accountant en uit hoofde van het auditjaarplan van het concern wordt voorkomen.

De geselecteerde audits passen binnen de gegeven auditcapaciteit. De controller concernstaf is ver- antwoordelijk voor het vaststellen van de beschikbare auditcapaciteit.

3.5 De selectie

Om te komen tot een keuze zijn de onderzoeksonderwerpen afgezet tegen de selectiecriteria. De waardering is opgenomen in onderstaande tabel.

Tabel 2: Xxxxxxxxxx onderzoeksonderwerpen op selectiecriteria

Nr.	Audit- onderwerp	Financieel belang	Imago- & rechtmatig-	Impact op speerpun-	Verbeter- potentieel	Totaal
	Inhuur derden	**	**		**	6
	Algemene uitkering	**	*		*	4
	Treasury	**	*		*	4
	Reserves en voorzieningen	**	**		*	5
	Activa en afschrijvingen	**	*		*	4
	Ontslagprocedure medewerkers	*			*	2

4. Auditonderwerpen 2007

Op basis van de afweging van de bovenstaande criteria worden de volgende audits uitgevoerd.

Inhuur derden Algemene uitkering Treasury

Reserves en voorzieningen

Voorafgaand aan de audits zal een kort, puntsgewijs plan van aanpak door het MT worden vastge- steld.

4.1 Planning

Per kwartaal zal er één auditrapport verschijnen. De planning ziet er als volgt uit:

1. Inhuur derden

Aanvang	Concept gereed	Definitief rapport in MT	Follow up
heden	12 februari 2007	26 februari 2007	26 maart 2007

2. Algemene Uitkering

Aanvang	Concept gereed	Definitief rapport in MT	Follow up
1 april 2007	11 juni 2007	25 juni 2007	15 augustus 2007

Treasury

Aanvang	Concept gereed	Definitief rapport in MT	Follow up
1 juli 2007	10 september 2007	24 september 2007	15 november 2007

Reserves en voorzieningen

Aanvang	Concept gereed	Definitief rapport in MT	Follow up
1 oktober 2007	10 december 2007	24 december 2007	15 februari 2008

dec

nov

okt

sept

aug

juli

juni

mei

april

maart

feb

jan

medewerkers

Aantal audits

Proces

Auditplan dienst Publiek

Inkoop en aanbesteden

dienst breed

1

x

Single audit

SoZa

12

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Audit ID-banen (SoZa)

BB

1

x

BLS (i.s.m. stad) BWB

BB

1

x

dossiervorming BWB

BB

1

x

Xxxxx&Xxxxxx vergunningen

FO

1

x

Audit SMT

FO

1

x

Burgerzaken legesaudit

FO

1

x

Totaal 19

Jaarplan Juridische control 2007 dienst stadsbedrijven

Inleiding

De juridische control als onderdeel van de bredere control-functie is primair gericht op borging van de juridische kwaliteit binnen de Dienst Stadsbedrijven, met andere woorden risicobeheersing van de niet-financiële rechtmatigheid. Naast de ante-control op de stukken voor het College gaat het hierbij om de beheersing van de bedrijfsvoering en het creëren van een intern systeem van kwaliteitszorg en risicobeheersing.

Selectie van onderwerpen

De selectie van onderwerpen is mede gebaseerd op

1) De Actielijst n.a.v. overzicht bevindingen en aanbevelingen interim-controle 2006 E&Y, wanneer in de kolom “Aktie” vermeld staat: “JC”:

a. 1.1.1-1 AO/IC proces personeel, de keten PIO en CFA

2e halfjaar 2007 via interne audit controleren;

b. 1.1.3-4 urenstaten buitenmedewerkers

middels interne audit enkele keren per jaar toetsen;

c. 1.1.4-5 proces inkopen

tijdens interne audit meenemen;

d. 1.1.5-6 proces personeel, mutaties via de mail

tijdens interne audit meenemen;

e. 1.1.5-7 proces personeel, verwerking mutaties in- en uitdienst

tijdens interne audit meenemen;

f. 1.3-3 realisatie plan van aanpak beschrijving AO/IC

de geïmplementeerde verbetervoorstellen meenemen in de interne audit;

g. 1.4.1-1 afstemming opgehaalde afvalbakken en de planning

h. 1.4.5-11 autorisatie declaratieformulieren

meenemen in interne auditplan;

i. 1.4.5-13 geactualiseerde parafenlijst op de salarisadministratie

meenemen in intern auditplan 2007;

j. 1.4.6-14 controle op invoer wijzigingen stambestand crediteuren

meenemen in intern auditplan 2007;

2) Het Xxxxxxxxxxxxx 0000 xxxxxxxx Xxxxxxxx (operational audits): 8 Woningbouwketen

8 Follow up audit Bouwvergunningenproces;

3) Het onderzoekprogramma 2007 van de rekenkamer: Geselecteerd zijn onderzoeken naar:

8 Onderhoud openbare ruimte 8 Bodemsaneringen;

4) De aandachtspunten van de raad voor de jaarrekeningcontrole 2007 door de accountant. Voor de jaarrekeningcontrole heeft de accountant geen specifieke aandachtspunten van de raad meegekregen.

5) Het Auditjaarplan Dienst Stadsbedrijven 2006, voorzover er sprake was van uitvoering door de J-controller:

a. 2.2.1 Inkoop en aanbesteding;

b. 2.3.2 Commerciële inzameling bedrijfsafval;

c. Ontruimingen.

Het Auditjaarplan 2007 gemeente Zaanstad en het onderzoekprogramma van de rekenkamer heb- ben geen raakvlakken met dit Jaarplan.

Uitwerking van onderwerpen

1. Inkoop en aanbesteding.

Een voorstel over het actueel houden van de contractenbank is aangeleverd bij de directie. Onder- deel van dit voorstel is het informeren van de J-controller over het aangaan van contracten die vol- doen aan de criteria voor opname in de contractenbank en het informeren van de J-controler vóóraf- gaande aan meervoudige aanbestedingen over de geplande procedure.

Na besluitvorming van de directie over bovengenoemd voorstel zal de J-controller op basis van ge- noemde informatieverstrekking lopende het jaar de vinger aan de pols houden bij de inkoop- en aanbestedingsprocedures.

In de afgelopen jaren is éénmaal per jaar (na de zomervakantie) – op basis van betaalde facturen - steekproefsgewijs een controle uitgevoerd op de juistheid van de gevoerde inkoop- en aanbeste- dingsprocedures. In 2007 zal deze controle meer gespreid over het jaar plaatsvinden, een eerste steekproef en rapportage vóór de zomervakantie en een tweede steekproef met rapportage in het najaar. Hierbij zal tevens vastgesteld worden of de informatieverstrekking aan de J-controller juist verloopt.

Bevinding interim controle:

Tijdens onze interimcontrole hebben wij vastgesteld voor het proces inkopen (test van 25 facturen):

• Facturen zijn geautoriseerd door personen die geen mandaat hebben voor het betreffende factuurbedrag (3 van de 25).

• Facturen zijn rechtstreeks door de dienst ontvangen waardoor geen registratie in BINK heeft plaatsgevonden (7 van de 25).

• De invoer van de batch inkoopfacturen niet zichtbaar is gecontroleerd door de crediteuren administratie (2 van de 25).

• De controle van het posten van de batch door afdeling financieel beheer niet zichtbaar is vast- gelegd (1 van de 25).

Aktie:

Procedure aanpassen en handhaven. Tijdens interne audit meenemen.

Belanghebbende CFA, JC Trekker Xxxxxx Xxxxx Xxxxx:

Meenemen bij de hierboven gemelde audits.

2. AO/IC proces personeel, de keten PIO en CFA. Bevinding:

Tijdens onze interimcontrole hebben we vastgesteld dat de AO/IC van het proces personeel niet volledig is beschreven. Tijdens de beoordeling van de werking hebben we vastgesteld dat de be- schrijving (is gewenste situatie) niet de huidige, werkelijke situatie beschrijft.

Aktie:

Inventariseren welke AO/IC processen zijn vastgelegd en beschreven binnen de gehele keten (PIO en CFA ). Bestaande beschrijvingen controleren op kwaliteit en ontbrekende schakels beschrijven. Ge- hele proces in protos zetten. 2e halfjaar 2007 via interne audit controleren.

Belanghebbende: CFA, P&C en JC Trekker: Xxxxxx Xxxxx

Audit:

Nadat het proces in Protos is vastgelegd, het proces toetsen aan de beschrijving.

3. proces personeel. mutaties via de mail Bevinding:

Wij hebben vastgesteld dat de mutaties die aangeleverd worden via de mail niet zichtbaar worden gecontroleerd op invoer in de subadministratie.

Aktie:

Procedure aanscherpen.

Tijdens interne audit meenemen

Belanghebbende: CFA, PIO, JC. Trekker Xxxxxx Xxxxx

Audit:

Nadat het proces in Protos is vastgelegd, het proces toetsen aan de beschrijving.

proces personeel, verwerking mutaties in- en uitdienst. Bevinding:

Wij hebben vastgesteld dat de verwerking van mutaties in- en uitdienst voornamelijk gebaseerd wor- den op concept besluiten.

Aktie:

Procedure aanscherpen.

Tijdens interne audit meenemen Belanghebbende: CFA, PIO, JC. Trekker Xxxxxx Xxxxx

Audit:

Nadat het proces in Protos is vastgelegd, het proces toetsen aan de beschrijving.

4. Urenstaten buitenmedewerkers Bevinding:

Wij hebben vastgesteld dat de week urenstaten van de buitenmedewerkers niet worden afgetekend door de voorman. Het is het afdelingshoofd die de week urenstaten globaal ten opzichte van de contracturen beoordeelt en aftekent.

Aktie:

Sector uitvoering

Middels interne audit enkele keren per jaar toetsen. Belanghebbende: Sectorhoofd uitvoering, XX Xxxxxxx: Xxxxxxx Xxxxxxx

Audit:

In de laatste maand van ieder kwartaal audit uitvoeren.

5. Realisatie plan van aanpak beschrijving AO/IC Bevinding:

Volgens het “Overall Plan van Uitvoering AO/IC van de Gemeente Zaanstad” dienen de AO/IC be- schrijvingen van de processen personeels- en salaris-administratie, het vastleggen van opdrachtgever

- opdrachtnemer relatie in SLA’s en het aanbestedingsbeleid in 2003 gereed te zijn en in 2004 te worden geïmplementeerd. Hiernaast heeft de dienst Stadsbedrijven zelf nog 16 processen geken- merkt als nog te beschrijven, waarvoor dezelfde planning geldt. De dienst Stadsbedrijven heeft het afgelopen jaar intensief gewerkt aan de totstandkoming van een groot aantal conceptbeschrijvingen. Hierbij hebben wij echter geconstateerd dat dit voor de processen personeel inkopen nog niet heeft

plaatsgevonden.

Aktie:

Voortgang per 3 maanden rapporteren aan directie/

De geïmplementeerde verbetervoorstellen meenemen in de interne audit. Belanghebbende: P&C, XX

Trekker Xxxxx xxx Xxxxxxxx

Audit:

Nadat het proces in Protos is vastgelegd, het proces toetsen aan de beschrijving.

6. Afstemming opgehaalde afvalbakken en de planning Bevinding:

Wij hebben vastgesteld dat er geen structurele interne controle afstemming plaatsvindt tussen het aantal afvalbakken uit de planningsmodule en het aantal gefactureerde afvalbakken uit de subadmi- nistratie Aris.

Aktie:

Proces dusdanig inrichten en vastleggen, zodat de volledigheid van de opbrengst gegarandeerd kan worden.

Belanghebbende: Afd. X&X, P&C, JC Trekker Berry Went

Audit:

Nadat het proces in Protos is vastgelegd (< 30 maart), het proces toetsen aan de beschrijving.

7. Autorisatie declaratieformulieren Bevinding:

Wij hebben vastgesteld dat de verwerkte declaratieformulieren niet gecontroleerd worden op autori- satie.

Aktie:

Bevindingen overnemen Meenemen in interne audit plan. Belanghebbende: CFA, JC Trekker Xxxxxx Xxxxx

Audit:

Nadat het proces in Protos is vastgelegd, het proces toetsen aan de beschrijving.

8. Geactualiseerde parafenlijst op de salarisadministratie Bevinding:

Ontbreken geactualiseerde parafenlijst op de salarisadministratie. Er vindt geen controle plaats op de autorisatie van de aangeleverde mutaties. In 2005 is de parafenlijst electronisch aanwezig echter

niet door de afdeling gebruikt.

Aktie:

Aanbevelingen overnemen. Meenemen intern Audit plan 2007 Belanghebbende: CFA , XX Xxxxxxx: Xxxxxx Xxxxx

Audit:

Nadat het proces in Protos is vastgelegd, het proces toetsen aan de beschrijving.

9. Controle op invoer wijzigingen stambestand crediteuren Bevinding:

Wij hebben vastgesteld dat intern geen (zichtbare) controle plaats vindt op de invoer van wijzigingen in het stambestand crediteuren.

Aktie:

Aanbeveling overnemen Meenemen in inter auditplan 2007 Belanghebbende: CFA, XX Xxxxxxx: Xxxxxx Xxxxx

Audit:

Nadat het proces in Protos is vastgelegd, het proces toetsen aan de beschrijving.

Realisatie/globale planning

Na goedkeuring van de opzet en de globale planning zal met de trekkers van de verbeteringen af- spraken worden gemaakt over een detail-planning.

	realisatie	trekker verbete- ringen
	ante-control op collegestukken doorlopend	n.v.t.
1.	Inkoop en aanbesteding doorlopend	Xxxxxx Xxxxx
	steekproef in de periode maart/april/mei
	steekproef in de periode september/oktober/november
2.	AO/IC proces personeel, de keten PIO en CFA	Xxxxxx Xxxxx

	na (aanpassing en) beschrijving van de procedure
3.	proces personeel. mutaties via de mail na (aanpassing en) beschrijving van de procedure	Xxxxxx Xxxxx
4.	proces personeel, verwerking mutaties in- en uitdienst na (aanpassing en) beschrijving van de procedure	Xxxxxx Xxxxx
5.	Urenstaten buitenmedewerkers in de eerste week van maart, juni, september en december	Xxxxxxx Xxxxxxx
6.	Realisatie plan van aanpak beschrijving AO/IC na (aanpassing en) beschrijving van de procedure	Xxxxx xxx Xxxxxxxx
7.	Afstemming opgehaalde afvalbakken en de planning in de periode april/mei	Xxxx Xxxx
8.	Autorisatie declaratieformulieren na (aanpassing en) beschrijving van de procedure	Xxxxxx Xxxxx
9.	Geactualiseerde parafenlijst op de salarisadministratie na (aanpassing en) beschrijving van de procedure	Xxxxxx Xxxxx
10.	Controle op invoer wijzigingen stambestand crediteuren na (aanpassing en) beschrijving van de procedure	Xxxxxx Xxxxx

dec

nov

okt

sept

aug

juli

juni

mei

april

maart

feb

jan

medewerkers

Aantal audits

Proces

Auditjaarplan dienst Wijken

Inkoop en aanbesteden

R&B OHV en sport

2

x

x

HV onderwijs

(investeringen en on

2

x

x

Subsidies

(uitgaand)

2

x

x

Subsidies

(ontvangen)

2

x

x

Parkeren

2

x

x

Markten

2

x

x

Kermissen

2

x

x

Leerlingenvervoer

2

x

x

Leerlingenadministratie

1

x

Programma …

1

x

Onderbouwing projecten in MIP

1

x

Totaal

19

BIJLAGE 9: Bestuursrapportages concernjaarrekening 2006 en tussentijdse controle 2006