Contract
selectiereglement
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken legt een werfreserve aan voor de functie van Administratief ondersteuner Parlementaire Relaties | • Contractueel (onbepaalde duur) • Salarisschaal: B111 • De Vlaamse overheid zet maximaal in op hybride werken. Afhankelijk van je agenda en in overleg met je collega’s werk je op kantoor in Brussel, thuis of op een andere locatie. • Vacaturenummer: 12256 • Je kunt solliciteren tot en met: 6 november 2023 |
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
JE TAKENPAKKET ALS ADMINISTRATIEF ONDERSTEUNER PARLEMENTAIRE RELATIES
Jouw administratief talent samengevat? Zorgvuldigheid, zelfstandigheid en berekenbare collegialiteit. En als je even de kans krijgt, maak je daarvan een heldere grafiek in Excel die je vlot exporteert naar PowerPoint.
Dankzij die mix ben jij dé aangewezen persoon om administratieve ondersteuning te geven aan het team parlementaire relaties van het departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken. Maar ook andere teams kunnen bij je terecht. Je collega’s kunnen altijd rekenen op piekfijne documentatie, grondig opzoekwerk, heldere samenvattingen en een strakke timing. Ze kloppen bij jou aan voor een antwoord op de vraag “waar vind ik info over …?” en schakelen je hulp in om mails op te stellen of teksten na te lezen. Niemand hoeft over je schouder mee te kijken: jij neemt zelfstandig verantwoordelijkheid en durft initiatief te nemen op het juiste moment. Daarnaast haal je ook moeiteloos de deadlines.
In deze job krijg je een interessante kijk op de werking van de Vlaamse overheid en op het Vlaamse beleid in binnen- en buitenland. En dat in een sterk team dat jou en je talent verwelkomt én met veel flexibiliteit qua werkplek. Vandaag op kantoor, morgen thuis en volgende week in een Vlaams Administratief Centrum in je regio.
Xxxx hieronder meer over het gezochte profiel en de selectieprocedure.
WIE BEN JIJ?
De Vlaamse overheid wil de diverse samenleving weerspiegelen en selecteert op basis van kwaliteiten en vaardigheden los van geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap.
Je voldoet op uiterste indieningsdatum aan de volgende voorwaarde:
• Je hebt een bachelordiploma
Als je het gevraagde diploma niet hebt, kun je toch deelnemen onder bepaalde voorwaarden:
• Ofwel heb je op het moment van jouw sollicitatie een geldig toegangsbewijs van de VDAB voor deze functie;
• Ofwel heb je op het moment van jouw sollicitatie een ervaringsbewijs voor deze functie;
• Ofwel heb je op het moment van jouw sollicitatie een bewijs van beroepskwalificatie voor deze functie binnen de Vlaamse overheid.
Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dat attest aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: xxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xx/.
Behaalde je het vereiste diploma niet in het Nederlands of heb je geen diploma dat overeenkomt met het niveau van de functie (omdat je aanmerking komt op basis van een toegangsbewijs of ervaringsbewijs)? Xxxx dan bij je aanwerving aan dat je geslaagd bent voor een taalexamen “artikel 7” bij xxx.xxxxxxxxxx.xx.
Werk je al binnen de diensten van de Vlaamse overheid? Bekijk dan zeker de informatie in de voetnoot1.
Neem voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden contact op met de selectieverantwoordelijke (Xxxxxx Xxxxxxx, xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx, 0492 15 18 05).
JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES
Voor de functie van Administratief ondersteuner Parlementaire Relaties heb je onderstaande persoonsgebonden competenties nodig. Die testen we tijdens de selectieprocedure. Xxxx hieronder meer over de testen en het profiel dat we zoeken.
• Verantwoordelijkheid nemen: je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)
• Samenwerken: je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2)
• Klantgerichtheid: je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kunt er adequaat op reageren (niveau 1)
1 Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je contractueel in dienst bent in een job met:
• eenzelfde of hogere salarisschaal als de rang van deze openstaande vacature;
• ofwel een geldelijke loopbaan binnen dezelfde of hogere rang als deze van de openstaande vacature.
Meer weten over horizontale mobiliteit? Neem een kijkje op xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxx-xxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx of stel je vraag aan de selectieverantwoordelijke Opgelet! Ook als je via deze weg solliciteert, moet je beschikken over het vereiste diploma en/of werkervaring.
• Plannen & organiseren: je kunt op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 2)
• Zorgvuldigheid: je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2)
• Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 2)
Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties vind je in het competentiewoordenboek van de Vlaamse overheid.
KENNIS EN VAARDIGHEDEN VAN EEN ADMINISTRATIEF ONDERSTEUNER PARLEMENTAIRE RELATIES
Ook deze kennis en vaardigheden heb je nodig om te starten in deze functie:
• Je beschikt over administratief-organisatorische vaardigheden
• Je kan goed overweg met courante software van Microsoft Office, waaronder Word, Excel, PowerPoint, Outlook en SharePoint
• Je hebt een basiskennis van de organisatie van de Vlaamse overheid. Kennis van de werking van de Vlaamse overheid is een pluspunt
WAT BIEDEN WE JOU?
• Je komt terecht in een organisatie waar je een bijdrage kunt leveren aan de maatschappij. Samen anticiperen we op evoluties en behoeften die actueel zijn in de samenleving.
• Je krijgt een contract van onbepaalde duur met standplaats Brussel.
• Je krijgt een salaris op basis van vastgelegde salarisschalen. Er zijn verschillende factoren die het salaris bepalen. Neem een kijkje op de salarissimulator en gebruik de onderstaande info:
o niveau van de functie: B
o graad: deskundige
o salarisschaal: B111
o De manager kan ervoor kiezen om ook je relevante beroepservaring uit de privésector mee te nemen in de berekening van je salaris. Ervaring in de openbare sector wordt automatisch meegenomen.
• Bij de Vlaamse overheid geniet je van allerlei voordelen. Benieuwd? Neem zeker een kijkje op onze website.
• Je kunt verschillende bijscholingen, vormingen of opleidingen volgen binnen de Vlaamse overheid. Daarnaast ga je zelf aan de slag om je loopbaan in eigen handen te nemen. Hiervoor reiken we met veel plezier verschillende tools aan.
• De balans tussen werk en privé is voor ons belangrijk. Je hebt 35 dagen vakantie per jaar en bent ook vrij tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
• Afhankelijk van je agenda en in overleg met je collega's werk je op kantoor, thuis of op een andere
locatie.
• Je inwerkperiode duurt 4 maanden.
• Deze selectieprocedure valt onder het objectief wervingssysteem. Dit betekent voor jou dat wanneer je een geschikte eindbeoordeling krijgt na de selectieprocedure, je in de toekomst mee kan doen aan bevorderingsfuncties of functies via horizontale mobiliteit.
• Werk je al binnen de Vlaamse overheid? Bekijk zeker de bijkomende informatie in de voetnoot2.
Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid?
xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxx-xxxx-xxxxxxxxxx
SELECTIEPROCEDURE
Door onvoorziene omstandigheden kan het gebeuren dat we de timing en/of aard van de selectie onverwacht moeten aanpassen. Als dat het geval is, brengen we je tijdig op de hoogte.
SELECTIERONDE 1: EERSTE SCREENING
Cv-screening
Op basis van je sollicitatie (en een kopie van je diploma) gaan we na of je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarde(n). Voldoe je? Dan kun je meedoen aan het vervolg van de selectieprocedure.
De cv-screening gebeurt in de week van 7 november 2023.
Voorselectie op basis van een standaardvragenlijst en PC testen
In deze tweede selectiefase beoordelen een selectieverantwoordelijke en collega(’s) van de entiteit je kandidatuur op:
• Eerste screening van je motivatie en verwachtingen
• Eerste screening van je kennis en vaardigheden
Dit gebeurt op basis van (de vragen in het sollicitatieformulier. De beoordeling gebeurt in de week van 7 november 2023
De PC testen zijn adviserend.
Deze voorselectie op basis van de standaardvragenlijst is eliminerend. Om door te gaan naar de volgende selectieronde moet je minstens 50% behalen op het geheel van de criteria én behoren tot de 9 hoogst scorende kandidaten.
Als een van de 9 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze voorselectie, kan de volgende best scorende kandidaat uitgenodigd worden om deel te nemen.
SELECTIERONDE 2: SCREENING COMPETENTIES
Tijdens het interviewworden jouw persoonsgebonden competenties bevraagd. De resultaten je persoonlijkheidsvragenlijsten worden hier ook in meegenomen.
2 Als je solliciteert via horizontale mobiliteit moet je binnen de 3 maanden na de selectiebeslissing starten in je nieuwe job. Je behoudt minimaal de werkervaring die al werd gevaloriseerd. Het is mogelijk dat er nog extra werkervaring wordt gevaloriseerd.
Een selectieverantwoordelijke en collega(’s) van de wervende entiteit nemen deze screening af.
Deze selectieronde vindt plaats in Brussel (of via ons digitaal platform) op 27 november, 1 december of 4 december 2023 (data onder voorbehoud).
SELECTIERONDE 3: FUNCTIESPECIFIEKE SCREENING
Tijdens een jurygesprek met case beoordelen de selectieverantwoordelijke en collega(’s) van de entiteit volgende onderdelen:
• Je motivatie
• Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie
• Je visie op en inzicht in de functie
Deze selectieronde is eliminerend en vindt samen met selectieronde 2 plaats in Brussel (of via Microsoft Teams) op 27 november, 1 december of 4 december 2023 (data onder voorbehoud).
Je krijgt een eindresultaat op basis van je sollicitatieprocedure: geslaagd of niet geslaagd. De betrokken manager besluit uiteindelijk welke geslaagde kandidaat de functie mag opnemen.
Wie slaagt, maar nu niet wordt gekozen, wordt opgenomen in de wervingsreserve.
TOELATINGSVOORWAARDEN
Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:
• Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de functie. Dit betekent dat er geen bezwarende vermeldingen op je uittreksel uit het strafregister staan.
• Je geniet de burgerlijke en politieke rechten. Dat bewijs je met een uittreksel uit het strafregister. Als je uittreksel uit het strafregister vermeldt dat je uit je burgerlijke en politieke rechten bent ontzet, kan de Vlaamse overheid je niet aanstellen.
• Je bent geslaagd voor de selectieprocedure.
NIET NODELOOS HERTESTEN
Als je de voorbije 7 jaar al testen aflegde binnen een selectieprocedure van de Vlaamse overheid, dan hoef je wellicht niet alle testen opnieuw te maken. Je kan er zelf voor kiezen of je de testen wilt hergebruiken of dat je ze liever opnieuw maakt. Let wel, het zijn nog altijd de selectieverantwoordelijke en de lijnmanager die beslissen of dit toegepast kan worden in de selectieprocedure. Bij deze beslissing wordt er rekening gehouden met de gelijkwaardigheid van de testen, het verschil in de competenties, de vergelijkbaarheid tussen kandidaten, … Xxxx via onze website hoe je je testen opnieuw kan inzetten: niet nodeloos hertesten.
HOE SOLLICITEER JE?
Solliciteer ten laatste op 6 november 2023 via het online sollicitatieformulier op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
• Je sollicitatie is enkel geldig als je jouw online sollicitatieformulier ten laatste op 6 november 2023 én in het Nederlands hebt ingediend.
• Behaalde je voor 2002 je diploma of solliciteer je op basis van een toegangsbewijs, voeg dan bij je sollicitatie een kopie toe. Behaalde je je diploma na 2002 in een Vlaamse onderwijsinstelling, dan kijkt de selectieverantwoordelijke je diploma in de LED-databank na.
• Kun je niet online solliciteren? Vraag dan een sollicitatieformulier op via xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx of 02 553 01 08.
REDELIJKE AANPASSINGEN
Heb je bepaalde aanpassingen nodig? Weet dat de Vlaamse overheid redelijke aanpassingen voorziet in het selectieproces.
We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan voorzien wij ondersteunende maatregelen zodat jij je job optimaal kunt uitvoeren.
Vermeld het in het sollicitatieformulier als je omwille van een handicap ondersteuning nodig hebt tijdens de selectieprocedure en gebruik wilt maken van die aanpassingen. De selectieverantwoordelijke zal jou dan contacteren om verdere afspraken te maken. Via onze tool redelijke aanpassingen vind je alvast een informatief overzicht van een aantal aanpassingen die we kunnen voorzien per selectiestap.
NOG VRAGEN?
Heb je vragen over de vacature? Neem dan contact op met: Xxxx Xxxxxxx Beleidsmedewerker parlementaire relaties xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx tel 0000 00 00 00 | Heb je vragen over de selectieprocedure? Neem dan contact op met: Xxxxxx Xxxxxxx selectieverantwoordelijke xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx tel 0000 00 00 00 |
Meer weten over het departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken en waar die voor staat? Neem dan zeker een kijkje op hun website: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx-xxxxx
WERVINGSRESERVE
Naar aanleiding van deze selectie leggen we een wervingsreserve (zonder rangschikking) aan voor de functie van Administratief ondersteuner Parlementaire Relaties bij het Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken.
Als er een nieuwe vacature is voor de functie, organiseert de entiteit geen volledig nieuwe sollicitatieprocedure. De kandidaten uit de wervingsreserve worden dan gecontacteerd. Je kunt dus in de toekomst gecontacteerd worden als je geslaagd bent voor deze selectieprocedure, maar de functie nu niet opneemt of aangeboden krijgt. We bespreken dan of je nog interesse hebt om aan de slag te gaan in de functie van Administratief ondersteuner Parlementaire Relaties.
Deze reserve is 1 jaar geldig en dat vanaf het einde van de selectieprocedure. In die periode kan de entiteit je een concreet aanbod doen. De reserve wordt verlengd als de entiteit dat vraagt.
Het Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken kan beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen.