Overeenkomst van opdracht model commissaris bij een gewone vennootschap
Hieronder vind je een model voor een overeenkomst van opdracht, zoals die door de commissaris gehanteerd kan worden.
Overeenkomst van opdracht model commissaris bij een gewone vennootschap
De ondergetekenden,
1. de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid [NAAM VENNOOTSCHAP], te dezer zake rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar bestuurder, [naam bestuurder], hierna te noemen: ‘de Vennootschap’, btw-identificatienummer: [btw-identificatienummer]
en
2. [de heer/mevrouw] [NAAM COMMISSARIS], geboren te [geboorteplaats], wonende te [woonplaats], hierna te noemen: ‘de Commissaris’, btw-identificatienummer: [btw-identificatienummer];
IN AANMERKING NEMENDE DAT:
de Vennootschap een onderneming drijft die zich met name bezighoudt met [omschrijving activiteit vennootschap];
de Vennootschap een vacature in haar raad van commissarissen heeft en zij in dat kader de Commissaris heeft verzocht toe te treden als lid/voorzitter van de raad van commissarissen;
de Commissaris kennis en ervaring heeft op het gebied van [specifieke expertise commissaris], welke kennis en ervaring van pas zal komen bij de uitoefening van [zijn/haar] taak als commissaris;
de Commissaris op de aandeelhoudersvergadering van de Vennootschap d.d. [datum vergadering AVA waarin commissaris wordt benoemd] tot commissaris zal worden benoemd;
partijen beogen met elkaar geen arbeidsovereenkomst af te sluiten of een verhouding aan te gaan die gelijkgesteld zou kunnen worden met een arbeidsovereenkomst;
partijen de voorwaarden en nadere afspraken tussen hen schriftelijk vast wensen te leggen,
ZIJN OVEREENGEKOMEN ALS VOLGT:
Artikel 1 – Taken en functie
1.1 De Commissaris zal als lid/voorzitter van de raad van commissarissen van de Vennootschap toezicht houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in de Vennootschap en de met haar verbonden onderneming. Voorts zal de Commissaris het bestuur van de Vennootschap met raad terzijde staan.
1.2 De Commissaris zal zich bij de vervulling van [zijn/haar] taak richten naar het belang van de Vennootschap en de met haar verbonden onderneming.
1.3 De Commissaris zal tevens de functie vervullen van lid van de [auditcommissie/ remuneratiecommissie] [invullen naar gelang van toepassing].
1.4 De Commissaris is gehouden de in deze overeenkomst van opdracht beschreven taak persoonlijk uit te voeren, de verplichtingen uit de onderhavige overeenkomst, de wet, de statuten van de Vennootschap (en haar dochterondernemingen/deelnemingen), alsmede de bepalingen in de van toepassing zijnde reglementen strikt na te leven. De Commissaris zal zonder toestemming van de Vennootschap geen met het belang van de Vennootschap conflicterende functies en (of) activiteiten ondernemen zonder voorafgaande toestemming van de Vennootschap.
Optioneel1:
1.5 De Commissaris heeft kennisgenomen van de inhoud van de aan deze overeenkomst gehechte ‘Corporate Governance Code in de [bedrijfstak waarin bepaalde coporate governance code geldt]sector’ en [hij/zij] verklaart deze Code strikt te zullen naleven.
Artikel 2 – Datum van ingang en duur van de overeenkomst
2.1 Deze overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en zal ingaan op de datum van benoeming door de aandeelhoudersvergadering van de Vennootschap, zijnde [datum vergadering AVA waarin commissaris wordt benoemd].
Artikel 3 – Beëindiging
3.1 Deze overeenkomst kan door ieder der partijen per aangetekende brief tegen het einde van de kalendermaand worden opgezegd, met inachtneming van een opzegtermijn van vier weken.
Daarenboven heeft de aandeelhoudersvergadering of raad van commissarissen2 van de
Vennootschap te allen tijde het recht de Commissaris te schorsen, dan wel de overeenkomst van opdracht op kortere termijn te beëindigen.
Artikel 4 – Beschikbaarheid
4.1 De Commissaris is in variabele tijden voor ten minste tien uren per maand beschikbaar voor de Vennootschap. Dit kan zowel door persoonlijke aanwezigheid zijn, dan wel door middel van telefonische bereikbaarheid. De Commissaris is in ieder geval verplicht minimaal vier vergaderingen van de Raad van Commissarissen per jaar bij te wonen, alsmede de aandeelhoudersvergadering van de Vennootschap. In het geval de Commissaris de aan [hem/haar] opgedragen taak niet kan uitvoeren door arbeidsongeschiktheid, dan zal de Vennootschap de maandelijkse overeengekomen vergoeding maximaal voor de duur van zes maanden doorbetalen.
Artikel 5 – Vergoeding
5.1 Op basis van de beschikbaarheid van tien uur per maand, derhalve in totaal 120 uur per jaar, zal aan de Commissaris een vergoeding worden voldaan van EUR [bedrag overeengekomen vergoeding] (exclusief btw) per maand. De Commissaris zal de Vennootschap maandelijks factureren.
5.2 Eventuele onkosten worden op basis van een specificatie vergoed. Kosten welke het bedrag van EUR 250 te boven gaan, dienen vooraf door het bestuur van de Vennootschap te zijn goedgekeurd. Voorts wordt aan de Commissaris een specifieke onkostenvergoeding van EUR [bedrag overeengekomen onkostenvergoeding] per maand uitgekeerd, zulks ter dekking van de reis- en verblijfskosten.
Optioneel:
1 Er zijn bedrijfstakken die eigen corporate governance codes hebben, zoals de ‘Zorgbrede Governancecode’ of ‘Governancecode Woningcorporaties’.
2 Al naar gelang de wettelijke en statutaire bepalingen.
5.3 De Vennootschap en de Commissaris komen specifiek overeen dat de Commissaris een (fictief) dienstverband met de Vennootschap heeft en in dat kader verloond zal worden. De afdracht van de eigen netto bijdrage Zorgverzekeringswet komt voor rekening en risico van de Commissaris.
5.4 De vergoeding zal maandelijks op de door de Commissaris aangegeven bankrekening worden overgemaakt.
5.5 In het geval de uitoefening van de aan de Commissaris ingevolge de wet, de statuten en (of) onderhavige overeenkomst opgedragen taak een tijdsbesteding vergt welke meer dan 10% afwijkt van het overeengekomen aantal uren, dan zullen de werkzaamheden van de Commissaris vergoed worden, zulks tegen een uurtarief van EUR 175 exclusief btw.3
Artikel 6 – Geheimhouding
6.1 De Commissaris verplicht zich noch tijdens de looptijd van deze overeenkomst, noch na de beëindiging daarvan, zonder uitdrukkelijke toestemming van de Vennootschap op enigerlei wijze aan derden mededelingen te doen omtrent enige [hem/haar] tot kennis gekomen bijzonderheden betreffende of verbandhoudende met de onderneming van de Vennootschap, tenzij de Commissaris daartoe op grond van de wet wordt verplicht.
6.2 De Commissaris zal bij beëindiging van de overeenkomst van opdracht de in [zijn/haar] bezit zijnde goederen, documentatie, correspondentie of afschriften daarvan aan de Vennootschap retourneren, dan wel voor adequate vernietiging ervan zorg dragen.
Artikel 7 – Verplichtingen Vennootschap
7.1 De Vennootschap zal haar verplichtingen uit de onderhavige overeenkomst, de wet, de statuten van de Vennootschap (en haar dochterondernemingen/deelnemingen), alsmede de bepalingen in de van toepassing zijnde reglementen strikt naleven.
7.2 De Vennootschap zal al hetgeen doen of nalaten dat de juiste wijze van uitoefening van de aan de Commissaris opgedragen taak onverwijld mogelijk maakt.
Artikel 8 – Aansprakelijkheid
8.1 De Vennootschap vrijwaart de Commissaris van enige vorm van persoonlijke aansprakelijkheid welke (indirect) verband houdt met de uitoefening van de aan de Commissaris opgedragen taak, alsmede op basis van de onderhavige overeenkomst.
8.2 De Vennootschap garandeert de Commissaris dat zij een afdoende aansprakelijkheidsverzekering
4 heeft afgesloten ter dekking van de eventuele (bestuurs-) aansprakelijkheid die door de
uitoefening van de aan de Commissaris opgedragen taak, alsmede op basis van de onderhavige overeenkomst jegens de Vennootschap en (of) derden zal ontstaan. De Vennootschap garandeert de Commissaris voorts dat zij gedurende de looptijd van deze overeenkomst de Commissaris adequaat verzekerd zal houden en dat zij haar verplichting tot naleving van de polisvoorwaarden, waaronder het verstrekken van juiste informatie bij het aangaan van de polis en het geïnformeerd houden van de verzekeraar (alsmede de verplichting tot premiebetaling ingevolge deze polis), te allen tijde zal blijven nakomen.
8.3 Aan de Commissaris zal op eerste verzoek het bewijs van betaling van de verschuldigde premie, alsmede een afschrift van de verzekeringspolis ter hand worden gesteld. De verzekering zal
3 Of een nader tussen partijen te bepalen tarief.
4 Een zogenaamde ‘D&O-polis’ (‘Directors and Officers polis’).
afgesloten worden bij een te goeder naam en faam bekend staande verzekeringsmaatschappij, onder de in de markt gangbare verzekeringsvoorwaarden.
8.4 De Vennootschap verplicht zich tevens om in de verzekeringspolis te bepalen dat zogenaamd ‘uitlooprisico’ ook in geval van surseance van betaling of faillissement, dan wel fusie en (of) verdwijning, c.q. liquidatie van de Vennootschap meeverzekerd zal worden.
Optioneel:
8.5 In het geval de Vennootschap geen aansprakelijkheidsverzekering heeft afgesloten, heeft de Commissaris het recht om in voorkomend geval voor rekening van de Vennootschap een D&O-polis af te sluiten voor [hem/haar] alleen, dan wel de raad van commissarissen als geheel (en indien mogelijk: daarbij afgescheiden van het bestuur), voor een verzekerd bedrag zoals dat door de tussenpersoon/assurantiemakelaar wordt geadviseerd.
Artikel 9 – Extern advies, inzage en recht op informatie
9.1 De Commissaris, alsmede de raad van commissarissen in zijn geheel, heeft in het kader van [zijn/haar] taakuitoefening te allen tijde het recht om voor rekening en risico van de Vennootschap extern advies in te winnen en externe adviseurs in te schakelen zoals bijvoorbeeld accountants, advocaten en organisatieadviseurs.
9.2 De Vennootschap garandeert dat de Commissaris in het kader van [zijn/haar] taakuitoefening te allen tijde het recht heeft de onderneming te betreden, vragen te stellen aan werknemers en adviseurs van de onderneming, waaronder de externe accountant. De Vennootschap garandeert voorts dat de Commissaris te allen tijde inzage heeft in het reilen en zeilen van de onderneming, waaronder de onbeperkte inzage en toegang tot de (financiële) gegevens van de onderneming, zulks met het recht om, waar nodig, kopieën te maken van de van belang zijnde gegevens.
9.3 De Vennootschap verplicht zich aan de Commissaris, alsmede de raad van commissarissen in zijn geheel, de voor de behoorlijke taakuitoefening van belang zijnde noodzakelijke gegevens te verstrekken. Onder de noodzakelijke gegevens vallen in ieder geval:
▸ kwartaalcijfers;
▸ liquiditeitsoverzichten;
▸ liquiditeitsprognoses;
▸ overzichten van debiteuren en crediteuren;
▸ prognoses en businessplannen;
▸ informatie over bijzondere ontwikkelingen,
alsmede alle gegevens welke noodzakelijk zijn voor de oordeelsvorming door de raad van commissarissen.
9.4 Aan de Commissaris zal op eerste verzoek binnen de onderneming een werkplek worden toegewezen, waarbij [hij/zij] de mogelijkheid heeft om op discrete wijze overleg te voeren met werknemers en (of) externe adviseurs.
Artikel 10 – Fiscale vrijwaring
10.1 De Commissaris vrijwaart de Vennootschap voor de eventuele negatieve fiscale gevolgen in het geval [hij/zij] kiest voor een fictief dienstverband en derhalve verloning van [zijn/haar] inkomsten zal plaatsvinden, alsmede voor de eventuele negatieve fiscale gevolgen in het geval de Commissaris onder de ‘doorbetaaldloonregeling’ valt.5
Artikel 11 – Toepasselijk recht en bevoegde rechter
11.1 Bij geschillen over de inhoud van deze overeenkomst, daaronder begrepen geschillen betreffende geldigheid van deze overeenkomst of enig artikel van deze overeenkomst, zal dit worden voorgelegd aan de rechtbank in het arrondissement waarin de Vennootschap haar statutaire zetel heeft.
Aldus overeengekomen te [plaats vestiging Vennootschap] en in tweevoud getekend:
[naam vennootschap] [naam commissaris]
namens deze: [naam bestuurder vennootschap]
5 De ‘doorbetaaldloonregeling’, zoals bedoeld in artikel 32d Wet LB 1964 heeft betrekking op de situatie waarin een werknemer in loondienst voor zijn werkgever bij een dochtervennootschap commissaris is, waarbij de commissaris uit hoofde van zijn dienstbetrekking bij zijn werkgever ook als commissaris werkzaam is bij de dochtervennootschap. De dochtervennootschap behoeft dan geen loonbelasting in te houden onder de voorwaarde dat zij het commissarisloon uitbetaalt aan de werkgever van de commissaris.