Subsidieovereenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap en het Autonoom Gemeentebedrijf Erfgoed over de werking van het Huis van Alijn als bovenlokaal ingedeeld museum voor de beleidsperiode 2024-2028
Subsidieovereenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap en het Autonoom Gemeentebedrijf Erfgoed over de werking van het Huis van Alijn als bovenlokaal ingedeeld museum voor de beleidsperiode 2024-2028
De Vlaamse Gemeenschap, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, voor wie optreedt de xxxx Xxx Xxxxxx, Vlaams minister van Buitenlandse Zaken, Cultuur, Digitalisering en Facilitair Management;
en
Autonoom Gemeentebedrijf Erfgoed, vertegenwoordigd door Xxxx Xxxxxxx, voorzitter en Xxxxxxxx xxx Xxxxxxxx, ondervoorzitter;
KWAMEN HET VOLGENDE OVEREEN:
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen en beleidskader
Afdeling 1 Definities
Artikel 1. In deze subsidieovereenkomst wordt verstaan onder:
1° Cultureelerfgoeddecreet: Decreet van 23 december 2021 houdende de ondersteuning van cultureelerfgoedwerking;
2° Uitvoeringsbesluit: Besluit van de Vlaamse Regering tot uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet van 23 december 2021;
3° Strategische Visienota voor Cultureel Erfgoed: de Strategische Visienota voor Cultureel Erfgoed van minister Xxx Xxxxxx, goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 31 maart 2021;
4° Administratie: de administratieve dienst, bevoegd voor de uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet, met name het Departement Cultuur, Jeugd en Media;
5° Huis van Alijn: de naam van de cultureel-erfgoedwerking waarvoor de werkingssubsidie wordt toegekend. Deze werking is binnen de stad Gent ondergebracht in de rechtspersoon Autonoom Gemeentebedrijf Erfgoed (verder: AGB), waarmee deze overeenkomst wordt gesloten.
Afdeling 2 Voorwerp van de subsidieovereenkomst
Art. 2. De subsidieovereenkomst volgt uit de beslissing van de Vlaamse Regering van 29 september 2023 over de werkingssubsidies voor de beleidsperiode 2024-2028.
De subsidieovereenkomst verduidelijkt waarvoor de Vlaamse Regering een werkingssubsidie toekent aan het Huis van Alijn als bovenlokaal ingedeeld museum.
Pagina 1 van 8
Afdeling 3. Duur van de subsidieovereenkomst
Art. 3. De subsidieovereenkomst wordt gesloten voor een beleidsperiode van vijf jaar, die start op 1 januari 2024 en eindigt op 31 december 2028.
Hoofdstuk 2. Doelstellingen en aandachtspunten Afdeling 1. Decretale doelstelling waarvoor de subsidie wordt toegekend
Art. 4. Het Huis van Alijn is als collectiebeherende organisatie ingedeeld bij het bovenlokale niveau. Het Huis van Alijn voert de cultureel-erfgoedwerking blijvend uit op een bovenlokaal niveau rekening houdend met de indelingscriteria zoals bepaald in het Cultureelerfgoeddecreet, artikel 26.
Het Huis van Alijn geeft uitvoering aan de cultureel-erfgoedwerking op bovenlokaal niveau door het realiseren van de doelstellingen zoals bepaald in artikel 5 van deze overeenkomst.
Afdeling 2. Doelstellingen
Art. 5. Het Huis van Xxxxx voert gedurende de beleidsperiode onderstaande doelstellingen uit. De doelstellingen zijn gebaseerd op de ingediende aanvraag 2024-2028. De doelstellingen houden rekening met het advies en de geformuleerde aandachtspunten in de beslissing van de Vlaamse Regering, vermeld in artikel 2.
1. Het Huis van Alijn is overal. Het museum versterkt zijn publieksbereik via interacties in de fysieke en virtuele wereld.
1.1. De programmatie geeft vonken. Een laagdrempelig publieksaanbod – fysiek, virtueel en hybride – en prikkelende tijdelijke expo’s behandelen thema’s die uit het leven gegrepen zijn.
1.2. Gastvrije interacties verlagen drempels en verhogen de aantrekkelijkheid.
1.3. Met een doordachte merkstrategie heeft het Huis van Alijn een breder bereik.
1.4. Het outreachlab blijft inzetten op waardevolle erfgoedprogramma’s voor welzijn. Voor nieuwe initiatieven binnen het outreachlab wordt bijkomende financiering gezocht binnen en buiten het Cultureelerfgoeddecreet.
2. Het Huis van Alijn is thuiskomen. Het museum is een inspirerende plek om te ontdekken, te vieren en te ontmoeten.
2.1. Het Huis van Alijn blijft inzetten op het waarderen van de site als ontmoetingsplek met de vrienden als drijvende kracht. De site wordt gepromoot als toeristische trekpleister en als plek om te vieren.
2.2. Het Huis van Xxxxx werkt mee aan een museuminfrastructuur voor de toekomst.
3. Het Huis van Alijn is uniek. Het dagelijks leven – vroeger, vandaag en morgen – is de drijfveer voor onze collectie en wetenschappelijke werking.
3.1. De collectie breidt uit. Samen met mensen en gemeenschappen bouwt het Huis van Alijn aan een maatschappelijk relevante collectie.
3.2. De collectie is onderbouwd. Het Huis van Xxxxx voert onderzoek als basis voor een gefundeerd collectiebeleid.
3.3. De collectie inspireert. Het Huis van Alijn zet het erfgoed van het dagelijkse leven op de wetenschappelijke agenda met aandacht voor zowel materieel als immaterieel erfgoed.
Pagina 2 van 8
3.4. De collectie vraagt zorg. Het Huis van Alijn investeert in een toekomstgericht en digitaal collectiebeheer. Het museum investeert in een optimaal en efficiënt collectiebeheer en bundelt de krachten met de andere musea van de Stad Gent.
4. Het Huis van Alijn, Industriemuseum en ETWIE zetten samen in op een performante organisatiestructuur en -cultuur.
4.1. Het Huis van Alijn blijft samen met het Industriemuseum en ETWIE inzetten op werkbaar werk.
4.2. Het Huis van Xxxxx verhoogt samen met het Industriemuseum en ETWIE de ecologische duurzaamheid van de (integrale) werking.
4.3. Het Huis van Alijn werkt samen met het Industriemuseum en ETWIE aan de uitvoering van de ingezette digitale transformatie, met het oog op optimalisatie en innovatie van de werking.
4.4. Het Huis van Alijn zet samen met het Industriemuseum en ETWIE in op een verhoging van de diversiteit binnen de eigen werking.
4.5. Het Huis van Alijn bundelt de krachten met het Industriemuseum en ETWIE en ontwikkelt (gezamenlijke) initiatieven om de eigen inkomsten te verhogen.
4.6. Het zakelijke team van het AGB versterkt en ondersteunt het zakelijke management van het Huis van Alijn zodat het zich maximaal kan toeleggen op de uitvoering van zijn kerntaken.
4.7. Het zakelijke team van het AGB coördineert de gezamenlijke werking en ondersteunt en trekt projecten die een antwoord bieden op de gezamenlijke noden binnen het AGB met het oog op een sterke samenwerking en efficiëntiewinst. Het gaat onder meer over depotbeheer en veiligheidsbeleid, de uitrol van gezamenlijke (digitale) projecten zoals CRM, en de organisatie van gegidste rondleidingen.
Afdeling 3. Aandachtspunten
Art. 6. De Vlaamse Regering formuleerde bij haar beslissing volgende generieke aandachtspunten: 1° Blijf bij de uitvoering van de werking aandacht hebben voor de beleidsprioriteiten en
aandachtspunten van de Strategische Visienota Cultureel Erfgoed.
2° Hou de financiering van de organisatie op peil. De extra ondersteuning door Vlaanderen mag niet tot gevolg hebben dat de inrichtende macht haar inbreng vermindert.
3° Stem het digitale beleid van de organisatie af met de overkoepelende Vlaamse initiatieven op het vlak van digitalisering.
De Vlaamse Regering formuleerde bij haar beslissing volgende specifieke aandachtspunten: 1° Ontwikkel een duurzame groeistrategie voor bezoekers door in te zetten op branding en
marketing, waarbij rekening gehouden wordt met de capaciteit van de museumsite. Zie artikel 5, doelstelling 1.
2° Blijf oog hebben voor de internationale contacten. Het is belangrijk om die niet te laten verwateren.
3° Verzeker de verbetering van de infrastructuur. Zie artikel 5, doelstelling 2.2.
Het Huis van Xxxxx engageert zich om, bij de uitvoering van deze overeenkomst, gevolg te geven aan deze aandachtspunten. Met de aandachtspunten werd rekening gehouden bij het bepalen van de doelstellingen in artikel 5.
Hoofdstuk 3. Bepalingen over goed bestuur
Art. 7. Het Huis van Xxxxx engageert zich om te voldoen aan de principes van goed bestuur, zoals bepaald in artikel 68 van het uitvoeringsbesluit bij het Cultureelerfgoeddecreet.
Pagina 3 van 8
Hoofdstuk 4. Middelen
Afdeling 1. Subsidiebedrag
Art. 8. De Vlaamse Gemeenschap geeft in uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet en in uitvoering van de beslissing van de Vlaamse Regering een jaarlijkse werkingssubsidie van 485.000 euro voor de beleidsperiode 2024-2028 voor de uitvoering van deze subsidieovereenkomst.
Het subsidiebedrag kan eenzijdig door de subsidieverstrekker naar beneden worden bijgesteld wegens beleidswijzigingen of besparingsmaatregelen zoals bepaald door artikel 20 van het Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën.
De werkingssubsidie van de Vlaamse Gemeenschap wordt toegekend ter ondersteuning van de personeels- en werkingskosten.
De werkingssubsidie wordt, binnen de perken van de jaarlijkse begrotingsdecreten, jaarlijks geïndexeerd zoals bepaald door artikel 86 van het Cultureelerfgoeddecreet.
Afdeling 2. Uitbetaling
Art. 9. De werkingssubsidie wordt, zoals bepaald door artikel 59 van het Uitvoeringsbesluit, jaarlijks beschikbaar gesteld in de vorm van twee voorschotten en een saldo:
1° een eerste voorschot van 45% van de werkingssubsidie die voor dat werkingsjaar is toegekend, wordt uitbetaald vanaf 1 februari;
2° een tweede voorschot van 45% van de werkingssubsidie die voor dat werkingsjaar is toegekend, wordt uitbetaald vanaf 1 juli;
3° het saldo van 10 % van de werkingssubsidie die voor dat werkingsjaar is toegekend, wordt uitbetaald na de uitvoering van het jaarlijkse toezicht.
Openstaande financiële verplichtingen ten opzichte van de Vlaamse Gemeenschap kunnen verrekend worden op de voorschotten en het saldo, vermeld in artikel 59, eerste lid van het Uitvoeringsbesluit.
Afdeling 3. Reserve
Art. 10. Bij het jaarlijkse toezicht stelt de administratie de reserves vast die ten laste van subsidies zijn aangelegd. Na afloop van de beleidsperiode worden de reserves, die niet voldoen aan de bepalingen van het Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 17 mei 2019, ingehouden door of teruggestort aan de Vlaamse overheid.
Conform artikel 72 van het Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 17 mei 2019 gelden de volgende regels voor reservevorming:
1° maximaal 20% van het op jaarbasis toegewezen subsidiebedrag kan worden aangewend voor de aanleg van reserves.
De totale gecumuleerde reserves kunnen maximaal 50% van het subsidiebedrag van de laatst gesubsidieerde werkingsperiode bedragen.
Na motivering kan in de subsidiebeslissing of de rechtsgrond ervan worden afgeweken van de hoger vermelde maximumpercentages;
2° reserves die ten laste van subsidies aangelegd zijn conform 1°, mogen alleen worden aangewend voor de doelstelling waarvoor de initiële subsidie is toegekend;
3° reserves die ten laste van de subsidie zijn aangelegd, worden teruggevorderd op het einde of bij de vervroegde stopzetting van de gesubsidieerde activiteit;
Pagina 4 van 8
4° een sociaal passief aanleggen ten laste van de subsidie kan alleen als er daarvoor in een rechtsgrond is voorzien in een decreet of reglementaire bepaling.
Hoofdstuk 5. Communicatie Afdeling 1. Beschikbaar stellen van informatie
Art. 11. Beide partijen engageren zich om optimaal de informatie beschikbaar te stellen die van belang is voor de andere partij. Er wordt hierbij rekening gehouden met eventuele vertrouwelijkheid van informatie of de privacy. Beide partijen engageren zich om de andere partij zo vroeg mogelijk in te lichten bij evoluties of ontwikkelingen die voor de andere partij of voor de uitvoering van de overeenkomst van belang zijn.
Afdeling 2. Communicatieve Return
Art. 12. Het Huis van Alijn moet, in uitvoering van artikel 35 van het Cultureelerfgoeddecreet, de steun van de Vlaamse Gemeenschap vermelden bij alle publieke communicatie in het kader van de cultureelerfgoedwerking door de standaard logo's en de bijbehorende tekst en baselines te gebruiken die zijn vastgesteld door de Vlaamse Regering.
Afdeling 3. Openbaarmaking van de resultaten van de gesubsidieerde activiteiten
Art. 13. Het Huis van Alijn maakt de resultaten van de gesubsidieerde activiteiten bekend. De organisatie maakt die resultaten bekend via de website van de organisatie.
Afdeling 4. Gebruik van het Nederlands
Art. 14. Het Huis van Alijn erkent het belang van het gebruik van het Nederlands bij de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten.
Hoofdstuk 6. Toezicht en Evaluatie Afdeling 1. Jaarlijkse verantwoording
Art. 15. Het Huis van Xxxxx bezorgt jaarlijks uiterlijk op 1 april een verantwoording over het voorgaande jaar aan de administratie.
De jaarlijkse verantwoording bestaat uit:
1° een functionele verantwoording waarin gerapporteerd wordt over de doelstellingen waarvoor de werkingssubsidie is toegekend.
De functionele verantwoording mag de verantwoording zijn die ook voor het eigen bestuur wordt opgemaakt. Indien deze verantwoording een andere structuur heeft, wordt een duidelijke koppeling gemaakt met de doelstellingen in deze overeenkomst. De functionele verantwoording mag beknopt zijn. Het schetst kort de acties die werden gerealiseerd ter uitvoering van de doelstellingen. Een goede verantwoording beschrijft niet louter de acties maar geeft ook weer in hoeverre deze bijdragen aan de realisatie van de doelstellingen en in welke mate de
Pagina 5 van 8
doelstellingen gerealiseerd zijn. Er wordt gevraagd om dit evaluerend aspect steeds op te nemen in de rapportage;
2° een financiële verantwoording die bestaat uit:
a) de jaarrekening, die bestaat uit de balans, de resultatenrekening en de toelichting, van de rechtspersoon. De jaarrekening wordt opgesteld conform de standaardmodellen die de Nationale Bank van België ter beschikking stelt;
b) het verslag van een erkende accountant of bedrijfsrevisor die niet betrokken is bij de dagelijkse werking van de organisatie, met commentaar bij de waarheidsgetrouwe weergave van de balans en de resultatenrekening;
c) een overzicht van de individuele bezoldigingen, waarin de totale loonkost per werknemer vermeld wordt;
3° een lijst met beleidsrelevante gegevens, zoals voorzien in het model van het jaarverslag. De jaarlijkse verantwoording verloopt via het digitaal subsidieportaal van de administratie.
Als er naast de werking waarvoor de organisatie op basis van het Cultureelerfgoeddecreet een werkingssubsidie ontvangt nog andere activiteiten worden georganiseerd, dan moet de gesubsidieerde werking zowel functioneel als financieel apart identificeerbaar zijn. Als dat niet blijkt uit de documenten vermeld in het tweede lid, wordt in voorkomend geval bij het functionele en financiële verslag een aparte rapportage bijgevoegd die betrekking heeft op de werking waarvoor de organisatie op basis van het Cultureelerfgoeddecreet een werkingssubsidie ontvangt.
Als het Huis van Alijn voor de uitvoering van de doelstellingen een beroep doet op een ondersteunende organisatie en deze organisatie een deel van de subsidie ontvangt, dienen de jaarrekening en eventuele andere relevante documenten van deze ondersteunende organisatie toegevoegd te worden aan de jaarlijkse verantwoording.
De administratie kan op ieder ogenblik aanvullende informatie en documenten vragen.
Afdeling 2. Jaarlijks toezicht op de werkingssubsidie
Art. 16. De administratie oefent een jaarlijks toezicht uit op de aanwending van de werkingssubsidie.
De administratie kan alle initiatieven nemen die ze nodig acht voor de uitoefening van het toezicht op de aanwending van de werkingssubsidie.
Afdeling 3. Evaluatie van de uitvoering van de subsidieovereenkomst
Art. 17. De administratie, eventueel bijgestaan door externe experten, voert minstens twee keer een evaluatie uit:
1° een tussentijdse evaluatie; 2° een eindevaluatie.
De tussentijdse evaluatie omvat een zakelijk-beheersmatige evaluatie en een inhoudelijke evaluatie van de doelstellingen en aandachtspunten. Bij de zakelijk-beheersmatige evaluatie wordt het engagement om te voldoen aan de principes van goed bestuur getoetst. De inhoudelijke evaluatie betreft een globale inschatting over de mate waarin de doelstellingen zoals vermeld in artikel 5 werden uitgevoerd.
De administratie zal in het verslag van de tussentijdse evaluatie ook bevindingen vermelden die kunnen wijzen op het niet voldoen aan de criteria voor indeling. De administratie neemt enkel een
Pagina 6 van 8
signaalfunctie op. Indien de administratie op basis van de tussentijdse evaluatie het blijven beantwoorden aan de indelingscriteria onvoldoende kan garanderen, zal een beoordelingscommissie in de volgende aanvraagronde gevraagd worden om de werking opnieuw te toetsen aan de indelingscriteria en daarover een globaal advies te formuleren.
De tussentijdse evaluatie gebeurt mede op basis van een zelfevaluatie door de organisatie. De administratie geeft daarover tijdig instructies. De bevindingen van de tussentijdse evaluatie worden meegedeeld uiterlijk zes maanden voor het indienen van een aanvraag voor een werkingssubsidie voor de volgende beleidsperiode.
De eindevaluatie wordt uitgevoerd na het indienen van de jaarlijkse verantwoording voor het laatste jaar van de beleidsperiode. De bevindingen van de eindevaluatie worden meegedeeld binnen twee maanden na de uitvoering van de eindevaluatie.
De administratie kan alle initiatieven nemen die ze nodig acht voor de evaluatie.
Afdeling 4. Participatie aan onderzoek
Art. 18. Het Huis van Xxxxx engageert zich om deel te nemen aan onderzoek, georganiseerd door de administratie en steunpunten, met het oog op het verzamelen van beleidsrelevante informatie.
Het Huis van Alijn verleent aan de Vlaamse Gemeenschap en steunpunten een kosteloos, niet- exclusief gebruiksrecht om de informatie die wordt opgevraagd in functie van de aanvraag, de verantwoording, en de evaluatie van de subsidie, met inbegrip van de documenten die er onderdeel van uitmaken en de intellectuele eigendomsrechten die erop rusten, geheel of gedeeltelijk te reproduceren en te delen. Op basis van dit gebruiksrecht kunnen de Vlaamse Gemeenschap en steunpunten deze informatie aanwenden om hun beleid voor te bereiden of te evalueren en om beleidsrelevant onderzoek uit te voeren, of uit te laten voeren. Dit gebruiksrecht is niet beperkt in de tijd noch in ruimte.
Afdeling 5. Delen van informatie
Art. 19. Indien in het kader van artikel 18 informatie wordt overgemaakt die persoonsgegevens bevat, zien de partijen erop toe dat hierbij steeds de bepalingen van Hoofdstuk 7 van het Cultureelerfgoeddecreet, en de principes van de Algemene Verordening Gegevensbescherming worden nageleefd.
Hoofdstuk 7. Sanctionering
Art. 20. Als er bij het jaarlijkse toezicht of de evaluatie ernstige tekortkomingen worden vastgesteld kunnen volgende maatregelen opgelegd worden, zoals bepaald in artikel 42 van het Cultureelerfgoeddecreet:
1° inhouding of terugvordering van een deel van of van de volledige toegekende werkingssubsidie; 2° definitieve stopzetting van de werkingssubsidie.
De maatregel die wordt opgelegd, staat in een redelijke verhouding tot de vastgestelde tekortkomingen.
Pagina 7 van 8
Hoofdstuk 8. Slotbepalingen
Afdeling 1. Decretale kader
Art. 21. Deze subsidieovereenkomst wordt gesloten in uitvoering van het Cultureelerfgoeddecreet. De bepalingen in het Cultureelerfgoeddecreet en in de besluiten die genomen worden in uitvoering van dit decreet hebben steeds voorrang op de bepalingen in deze subsidieovereenkomst.
Afdeling 2. Wijzigingen
Art. 22. Bijsturingen en eventuele daaruit voortvloeiende wijzigingen van deze subsidieovereenkomst zijn mogelijk, op verzoek van elke partij en mits beide partijen akkoord gaan.
Opgemaakt als digitaal document dat iedere partij verklaart ontvangen te hebben.
Voor de Vlaamse Gemeenschap,
De Vlaams minister van Buitenlandse Zaken, Cultuur, Digitalisering en Facilitair Management
Xxx XXXXXX
Voor het Autonoom Gemeentebedrijf Erfgoed,
Ondervoorzitter Xxxxxxxx XXX XXXXXXXX
Voorzitter Xxxx XXXXXXX
Pagina 8 van 8