Verwerkersovereenkomst
Verwerkersovereenkomst
Deze verwerkersovereenkomst is gebaseerd op de bijlage ‘Model Verwerkersovereenkomst 3.0’ die hoort bij het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy (hierna: het Convenant).
De uitgangspunten van het Model Verwerkersovereenkomst 3.0 sluiten aan bij de bepalingen in het Convenant, geven invulling aan verplichtingen op grond van de Europese Algemene
Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG), en de uitgangspunten zoals onder andere in (inter)nationale beveiligingsnormen, jurisprudentie en richtsnoeren van de toezichthouder zijn aangegeven.
Deze verwerkersovereenkomst bevat twee bijlagen:
1. In de Privacybijsluiter (Bijlage 1) wordt met name een beschrijving gegeven van de
dienstverlening, producteigenschappen en welke categorieën Persoonsgegevens worden verwerkt en voor welke doeleinden.
2. In de Beveiligingsbijlage (Bijlage 2) wordt omschreven welke technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen er worden getroffen. De beveiliging dient een continu punt van aandacht en zorg te blijven.
Partijen:
1. Het bevoegd gezag van
<naam + rechtsvorm onderwijsinstelling> , geregistreerd onder
BRIN-nummer <BRIN> bij de Dienst Uitvoering Onderwijs van het Ministerie van
Onderwijs, gevestigd en kantoorhoudende aan <adres> ,
te <postcode> ,
vertegenwoordigd door
<Plaatsnaam>
<functie+naam>
, te dezen rechtsgeldig
hierna te noemen: “Onderwijsinstelling”.
en
2. De besloten vennootschap Basicly B.V., gevestigd en kantoorhoudende aan Helperpark 278-6, te 0000 XX Xxxxxxxxx, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door Xxxxxx Xxxxx & Xxxxxxx Xxxxxxxxx (oprichters/eigenaren), hierna te noemen: “Verwerker”
hierna gezamenlijk te noemen: “Partijen”, of afzonderlijk: “Partij”
Overwegen het volgende:
a. Onderwijsinstelling en Verwerker zijn een overeenkomst aangegaan waarbij Verwerker een digitaal onderwijsapplicatie met benodigd lesmateriaal aanbiedt (‘de Product- en
Dienstenovereenkomst’). Deze Product- en Dienstenovereenkomst leidt ertoe dat Verwerker in opdracht van Onderwijsinstelling Persoonsgegevens verwerkt.
b. Partijen wensen, mede gelet op het bepaalde in artikel 28 lid 3 Algemene Verordening Gegevensbescherming, in deze Verwerkersovereenkomst hun wederzijdse rechten en verplichtingen voor de Verwerking van Persoonsgegevens vast te leggen.
Komen het volgende overeen:
Artikel 1: Definities
In deze Verwerkersovereenkomst wordt verstaan onder:
a. Betrokkene, Verwerker, Derde, Persoonsgegevens, Verwerking van Persoonsgegevens en Verwerkingsverantwoordelijke: de begrippen zoals gedefinieerd in de AVG;
b. Bijlage(n): bijlage(n) bij het Convenant of de Verwerkersovereenkomst;
c. Convenant: het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 3.0;
d. Convenantpartij: een tot het Convenant toegetreden Onderwijsinstelling of Leverancier;
e. Datalek: een inbreuk in verband met persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 4 sub 12 AVG;
f. Digitaal Onderwijsmiddel: Leermiddelen en Toetsen, en School- en Leerlinginformatiemiddelen;
g. Initiatiefnemers: partijen die de initiatiefnemers zijn van het Convenant als opgenomen in de aanhef van het Convenant;
h. Instructies: geschreven of elektronisch gestuurde aanwijzing van de
Verwerkingsverantwoordelijke aan de Verwerker in het kader van haar bevoegdheden zoals geformuleerd in deze Verwerkersovereenkomst of in de Product- en
Dienstenovereenkomst. Instructies worden verstrekt door en aan de contactpersonen van partijen zoals die zijn opgenomen in de Bijlage(n);
i. Keten iD: een pseudoniem van een persoonsgebonden nummer van een
Onderwijsdeelnemer dat de Onderwijsdeelnemer niet langer direct identificeerbaar maakt.
Hierna wordt dat pseudoniem opnieuw versleuteld tot het Keten iD, dat voor
identificatiedoeleinden gebruikt wordt voor de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen. Het Keten iD wordt ook ECK iD genoemd;
j. Leermiddelen en Toetsen: digitaal product en/of digitale dienst bestaande uit leerstof en/of toetsen en de daarmee samenhangende digitale diensten, gericht op
onderwijsleersituaties, ten behoeve van het geven van onderwijs door of namens Onderwijsinstellingen;
k. Leverancier: leverancier van een Digitaal Onderwijsmiddel, zoals een distributeur, uitgever of leverancier van een administratiesysteem;
l. Model Verwerkersovereenkomst: het model voor een verwerkersovereenkomst die als bijlage is bijgevoegd bij het Convenant;
m. Onderwijsdeelnemer: onderwijsdeelnemer in het primair onderwijs, voortgezet onderwijs of middelbaar beroepsonderwijs;
n. Platform: het platform als bedoeld in artikel 8 van het Convenant, thans bekend als Edu-K;
o. Product- en Dienstenovereenkomst: de overeenkomst tussen Onderwijsinstelling en Verwerker, zoals omschreven in overweging a met inbegrip van een op basis van die
overeenkomst gesloten overeenkomst tussen een Onderwijsdeelnemer en Leverancier voor het betreffende product of dienst;
p. Privacybijsluiter: één of meerdere privacybijsluiter(s) zoals opgenomen in de Bijlage(n) die van toepassing zijn op de aangeboden Digitale Onderwijsmiddelen;
q. Reglement: het reglement als bedoeld in artikel 8 lid 4 van het Convenant;
r. School- en Leerlinginformatiemiddelen: een digitaal product en/of digitale dienst ten behoeve van het onderwijs(proces), zoals een leerling-administratiesysteem,
kernregistratiesysteem, studentinformatiesysteem, deelnemersadministratie,
roostersysteem, ouderportaal, leerling- en oudercommunicatiesysteem, dashboards en kwaliteitsmanagementsystemen voor zover zij Persoonsgegevens van
Onderwijsdeelnemers bevatten, een elektronische leeromgeving en een leerling volgsysteem;
s. Standaardattributenset: de door het Platform vastgestelde aanvullende
gestandaardiseerde Persoonsgegevens van Onderwijsdeelnemers die naast het Keten iD gebruikt kunnen worden voor de toegang tot en het gebruik van Digitale
Onderwijsmiddelen (zoals gepubliceerd op de website van het Platform);
t. Subverwerker: de partij die door Verwerker wordt ingeschakeld als Verwerker ten behoeve van de Verwerking van de Persoonsgegevens in het kader van de Model
Verwerkersovereenkomst en de Product- en Dienstenovereenkomst;
u. AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG);
v. Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens: de toepasselijke (Unierechtelijke en lidstaatrechtelijke) wet- en regelgeving en/of (nadere) verdragen, verordeningen, richtlijnen, besluiten, beleidsregels, instructies en/of aanbevelingen van een bevoegde overheidsinstantie betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, tevens omvattende toekomstige wijziging hiervan en/of aanvulling hierop, inclusief lidstaatrechtelijke uitvoeringswetten van de AVG en de
Telecommunicatiewet.
Artikel 2: Onderwerp en opdracht Verwerkersovereenkomst
1. Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing op de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst.
2. De Onderwijsinstelling geeft Verwerker conform artikel 28 AVG opdracht en Instructies om Persoonsgegevens te verwerken namens de Onderwijsinstelling. De Instructies van de Onderwijsinstelling kunnen onder meer nader omschreven zijn in deze
Verwerkersovereenkomst en de Product- en Dienstenovereenkomst.
3. De bepalingen uit de Verwerkersovereenkomst gelden voor alle Verwerkingen zoals opgenomen in Bijlage 1, die plaatsvinden ter uitvoering van de Product- en
Dienstenovereenkomst. Verwerker brengt Onderwijsinstelling onverwijld op de hoogte indien Verwerker reden heeft om aan te nemen dat Verwerker niet langer aan de
Verwerkersovereenkomst kan voldoen.
Artikel 3: Rolverdeling
1. Onderwijsinstelling is ten aanzien van de in diens opdracht uit te voeren Verwerkingen van Persoonsgegevens de Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerker is Verwerker in de zin van de AVG. De Onderwijsinstelling heeft en houdt zelfstandige zeggenschap over het (het
bepalen van) doel en de middelen van de Verwerking van de Persoonsgegevens.
2. Verwerker draagt er zorg voor dat de Onderwijsinstelling voorafgaande aan het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst toereikend wordt geïnformeerd over de dienst(en) die de
Verwerker verleent, en de uit te voeren Verwerkingen. De gegeven informatie stelt de Onderwijsinstelling in staat om te doorgronden welke Verwerkingen onlosmakelijk zijn verbonden met een aangeboden dienst en voor welke Verwerkingen Onderwijsinstelling een keuze kan maken voor eventueel aangeboden optionele diensten.
3. Onverminderd hetgeen elders in deze Verwerkersovereenkomst is bepaald, informeert Verwerker voorafgaand aan het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst de
Onderwijsinstelling in Bijlage 1 over de in lid 2 bedoelde diensten, waaronder eventuele optionele diensten, en de Verwerkingen die in dat kader plaatsvinden. De in Bijlage 1 opgenomen informatie moet in begrijpelijke taal zijn beschreven, waardoor
Onderwijsinstelling geïnformeerd akkoord kan gaan met de afname van deze dienst(en) en de uitvoering van de bijbehorende Verwerkingen.
4. De Onderwijsinstelling neemt de in lid 2 van dit artikel genoemde Verwerking van de Persoonsgegevens op in een register van de verwerkingsactiviteiten1 die onder hun verantwoordelijkheid plaatsvinden.
5. Voor zover artikel 30 lid 5 AVG daartoe verplicht, houdt Verwerker conform artikel 30, lid 2 AVG een register bij van alle categorieën van verwerkingsactiviteiten die Verwerker ten
behoeve van een Onderwijsinstelling verricht.
6. Onderwijsinstelling en Verwerker verstrekken elkaar over en weer alle benodigde informatie teneinde een goede naleving van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens mogelijk te maken.
Artikel 4: Privacyconvenant
1. Partijen onderschrijven de bepalingen in het Convenant.
Artikel 5: Gebruik Persoonsgegevens
1. Verwerker verplicht zich om de van Onderwijsinstelling verkregen Persoonsgegevens niet voor andere doeleinden of op andere wijze te gebruiken dan voor het doel, en conform de
1 Zie voor een voorbeeld de Aanpak IBP bij xxxxx://xx.xx/XXXxxxxxxxxx
wijze waarvoor, de gegevens zijn verstrekt of aan hem bekend zijn geworden. Het is
Verwerker derhalve niet toegestaan andere gegevensverwerkingen uit te voeren dan door de Onderwijsinstelling (schriftelijk dan wel elektronisch) aan Verwerker in het kader van de uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst zijn opgedragen, behoudens een eventuele afwijkende Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling, dan wel een
rechterlijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer openstaat. In dat geval stelt Verwerker de Onderwijsinstelling voorafgaand aan de Verwerking van dat wettelijke
voorschrift dan wel de rechterlijke uitspraak in kennis, tenzij dergelijke kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verboden is.
2. Een overzicht van onder meer de categorieën Persoonsgegevens en het doel waarvoor de Persoonsgegevens worden verwerkt, is uiteengezet in de Privacybijsluiter bij deze
Verwerkersovereenkomst.
3. De Verwerker dient in de Privacybijsluiter aan te geven of de Privacybijsluiter ziet op een
Leermiddel en Toets en/of een School- en Leerlinginformatiemiddel. Verwerker specificeert in de Privacybijsluiter voor welke, door de Verwerkersverantwoordelijke vastgestelde,
doeleinden persoonsgegevens worden verwerkt bij het gebruik zijn product en/of dienst, en welke categorieën Persoonsgegevens daarbij worden verwerkt
4. Indien Verwerker in strijd met de AVG het doel en de middelen van de Verwerking van Persoonsgegevens bepaalt, wordt Verwerker met betrekking tot die Verwerking als
Verwerkingsverantwoordelijke beschouwd.
5. In aanvulling op het bepaalde in lid 4, is het Verwerker uitsluitend toegestaan om Persoonsgegevens te verstrekken aan een door Onderwijsinstelling aangewezen en
geselecteerde andere onderwijsinstelling, na een concreet verzoek tot verstrekking van die onderwijsinstelling en op voorwaarde dat deze andere onderwijsinstelling haar
administratieve onderwijsidentiteit (bijv. BRIN of OiN) aan Verwerker kenbaar heeft gemaakt. Indien de andere onderwijsinstelling niet beschikt over een administratieve onderwijsidentiteit zal Verwerker Persoonsgegevens alleen aan die andere
onderwijsinstelling verstrekken op uitdrukkelijke instructie van Onderwijsinstelling.
Artikel 6: Specifieke bepaling voor verwerkersovereenkomsten tussen onderwijsinstellingen en distributeurs:
a. Convenantspartijen die Leermiddelen en Toetsen ontwikkelen en aanbieden
(hierna te noemen: Leermiddelenleverancier), zullen jaarlijks ten behoeve van het opstellen van de leermiddelenlijsten voor het eerstvolgende schooljaar, (welke
leermiddelenlijsten ten behoeve van de uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst worden opgesteld) de Privacy Bijsluiter voor die
Leermiddelen en Toetsen aanvullen en/of wijzigen door het opnemen van de
categorieën Persoonsgegevens en het gebruik dat van deze Persoonsgegevens wordt gemaakt (met betrekking tot de Leermiddelen en Toetsen die op de
desbetreffende leermiddelenlijsten worden opgenomen).
b. Verwerker (de distributeur) wisselt in opdracht van de Onderwijsinstelling gegevens uit met deze Leermiddelenleveranciers.
c. De Onderwijsinstelling is verantwoordelijk voor het maken en vastleggen van afspraken met iedere Leermiddelenleverancier in een Verwerkersovereenkomst.
d. Onderwijsinstelling vrijwaart Verwerker (distributeur) voor eventuele aanspraken van derden ten gevolge van het niet (tijdig) maken van Verwerkersafspraken met Leermiddelenleverancier, en de Onderwijsinstelling vrijwaart de
Leermiddelenleverancier voor eventuele aanspraken van derden ten gevolge van het niet (tijdig) maken van Verwerkersafspraken met Verwerker (distributeur).
e. De verantwoordelijkheid van Verwerker (distributeur) voor het beheer van de
Persoonsgegevens houdt op, op het moment dat de Leermiddelenleverancier die gegevens heeft ontvangen van Verwerker (distributeur).
Artikel 7: Vertrouwelijkheid
1. Verwerker garandeert dat hij alle Persoonsgegevens strikt vertrouwelijk zal behandelen ten opzichte van derden, waaronder overheidsinstanties. Verwerker zorgt er voor dat een ieder die hij betrekt bij de Verwerking van Persoonsgegevens, waaronder zijn werknemers,
vertegenwoordigers en/of Subverwerkers, deze gegevens als vertrouwelijk behandelt.
Verwerker waarborgt dat met de tot het Verwerken van de Persoonsgegevens
geautoriseerde personen een geheimhoudingsovereenkomst of –beding is gesloten, of dat deze door een wettelijke verplichting tot geheimhouding zijn gebonden.
2. De in lid 1 bedoelde geheimhoudingsplicht geldt niet in de hierna genoemde gevallen:
a. voor zover Onderwijsinstelling uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om de Persoonsgegevens aan een Derde te verstrekken;
b. indien het verstrekken van de Persoonsgegevens aan een Derde noodzakelijk is gezien de aard van de door Verwerker aan Onderwijsinstelling te verlenen
diensten; of
c. indien Verwerker op grond van een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling dan wel een gerechtelijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer
openstaat, tot verstrekking verplicht is.
3. Verwerker onthoudt zich van verstrekking of bekendmaking van Persoonsgegeven aan een Derde, tenzij deze verstrekking of bekendmaking plaatsvindt in opdracht van
Onderwijsinstelling respectievelijk wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een gerechtelijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer openstaat, of een op de Verwerker rustende wettelijke verplichting. Onder wettelijke verplichtingen zijn begrepen Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepalingen op grond waarvan Verwerker tot
verstrekken verplicht is. In geval van een wettelijke verplichting, verifieert Verwerker voorafgaand aan de verstrekking de wettelijke grondslag en de identiteit van de partij die
zich daarop beroept. Daarnaast stelt Xxxxxxxxx - tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt - Onderwijsinstelling onmiddellijk, zo mogelijk voorafgaand aan de verstrekking, in kennis van de voor Onderwijsinstelling
relevante informatie inzake deze verstrekking.
4. Verwerker zorgt er voor dat de onder diens gezag werkende medewerkers uitsluitend toegang hebben tot Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk voor de vervulling van hun werkzaamheden.
Artikel 8: Beveiliging en controle
1. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 32 AVG zal Verwerker, gelijk de Onderwijsinstelling, zorg dragen voor passende technische en organisatorische
maatregelen om Persoonsgegevens te beveiligen en beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
2. Naast de maatregelen als genoemd in artikel 32 lid 1 AVG, worden onder meer de volgende maatregelen - waar passend - genomen:
a. een passend beleid voor de beveiliging van de Verwerking van de Persoonsgegevens;
b. maatregelen om te waarborgen dat enkel geautoriseerde medewerkers toegang hebben tot de Persoonsgegevens die in het kader van de Verwerkersovereenkomst worden verwerkt;
c. het regelen van procedures rondom het verlenen van toegang tot Persoonsgegevens
(waaronder een registratie- en afmeldprocedure voor toewijzing van toegangsrechten), en het in logbestanden vastleggen van gebeurtenissen betreffende
gebruikersactiviteiten, uitzonderingen en informatiebeveiligingsgebeurtenissen (vergelijkbaar met de toepasselijke ISO-normering, en/of vergelijkbaar met het geldende Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA). De
Onderwijsinstelling wordt in de gelegenheid gesteld om deze logbestanden periodiek te controleren.
3. Partijen zullen de door haar getroffen beveiligingsmaatregelen periodiek evalueren en aanscherpen, aanvullen of verbeteren voor zover de eisen of (technologische) ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.
4. In Bijlage 2 worden de afspraken tussen Partijen vastgelegd over de passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, alsmede over de inhoud, vorm en de
werkwijze van de verklaringen die Verwerker verstrekt over de afgesproken beveiligingsmaatregelen.
5. De Verwerker stelt in goed overleg de Onderwijsinstelling in staat om effectief te kunnen voldoen aan zijn wettelijke verplichting om toezicht te houden op de naleving door de
Verwerker van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen alsmede op de naleving van de in artikel 9 genoemde verplichtingen ten aanzien van Datalekken.
6. In aanvulling op de voorgaande leden heeft Onderwijsinstelling te allen tijde het recht om, in overleg met de Verwerker en met inachtneming van een redelijke termijn, de naleving van Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, de Product- en Dienstenovereenkomst en deze Verwerkersovereenkomst, waaronder de door Verwerker genomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, te
(doen) controleren middels een audit uitgevoerd door een onafhankelijke gecertificeerde externe deskundige:
a. Partijen kunnen in onderling overleg afspreken dat de audit wordt uitgevoerd door een door de Verwerker, in overleg met Onderwijsinstelling, in te schakelen externe
deskundige die een derden-verklaring (TPM) afgeeft.
b. De auditor verstrekt het auditrapport alleen aan Partijen.
c. Partijen maken onderling afspraken over de omgang met de uitkomsten van de audit.
d. Partijen kunnen in onderling overleg afspreken dat, aan de hand van een geldige
(inter)nationaal erkende certificering of een gelijkwaardig controle- of bewijsmiddel, een reeds uitgevoerde audit en daaruit afgegeven derden-verklaring gebruikt kan worden. Onderwijsinstelling wordt in dat geval geïnformeerd over de uitkomsten van de audit.
e. Partijen komen overeen dat de kosten van deze audit voor rekening komen van de Onderwijsinstelling, tenzij uit de audit (grote) gebreken blijken, die aan Verwerker
kunnen worden toegerekend. In dat geval treden partijen in overleg over de verdeling van de kosten van de audit.
Artikel 9: Datalekken
1. Partijen hebben een passend beleid voor de omgang met Datalekken.
2. Indien Onderwijsinstelling of Verwerker een Datalek vaststelt, dan zal deze de andere Partij daarover zonder onredelijke vertraging informeren zodra hij kennis heeft genomen van dat Xxxxxxx. Verwerker verstrekt ingeval van een Datalek alle relevante informatie aan
Onderwijsinstelling met betrekking tot het Datalek, waaronder informatie over eventuele ontwikkelingen rond het Datalek, en de maatregelen die de Verwerker treft om aan zijn
kant de gevolgen van het Datalek te beperken en herhaling te voorkomen.
3. Verwerker informeert Onderwijsinstelling onverwijld indien een vermoeden bestaat dat een Datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen zoals bedoeld in artikel 34,lid 1, AVG.
4. Verwerker stelt bij een Datalek de Onderwijsinstelling in staat om passende vervolgstappen te (laten) nemen ten aanzien van het Datalek. Verwerker dient hierbij aansluiting te zoeken bij de bestaande processen die Onderwijsinstelling daartoe heeft ingericht. Partijen nemen zo spoedig mogelijk alle redelijkerwijs benodigde maatregelen om (verdere) schending of
inbreuken betreffende de Verwerking de Persoonsgegevens, en meer in het bijzonder
(verdere) schending van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, te voorkomen of te beperken.
5. In geval van een Datalek, voldoet Onderwijsinstelling aan eventuele wettelijke
meldingsplichten. In geval een Datalek bij Verwerker meerdere Onderwijsinstellingen in gelijke mate treft, kan Verwerker, na overleg met een of meerdere
Verwerkingsverantwoordelijken, namens de Onderwijsinstellingen een melding doen van het Datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Van het voornemen hiervan zal Verwerker Onderwijsinstelling onverwijld (en zo mogelijk voorafgaand aan de melding) in kennis
stellen.
6. In geval van het Datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en
vrijheden van natuurlijke personen, zal de Onderwijsinstelling de Xxxxxxxxxxx informeren over het Datalek.
7. Partijen zullen te goeder trouw in onderling overleg afspraken maken over de redelijke verdeling van de eventuele kosten die verbonden zijn aan het voldoen aan de
meldingsplichten.
8. Partijen documenteren alle Datalekken in een (incidenten)register, met inbegrip van de feiten omtrent de inbreuk in verband met persoonsgegevens, de gevolgen daarvan en de genomen corrigerende maatregelen.
9. Over incidenten met betrekking tot de beveiliging, anders dan een Datalek, die vallen buiten het bereik van artikel 1 sub e van deze Verwerkersovereenkomst, informeert de Verwerker de Onderwijsinstelling conform de afspraken zoals neergelegd in Bijlage 2.
Artikel 10: Bijstand
1. Verwerker verleent Onderwijsinstelling bijstand bij het doen nakomen van de op
Onderwijsinstelling rustende verplichtingen op grond van de AVG en andere Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, zoals met
betrekking - maar niet beperkt - tot:
a. het - voor zover redelijkerwijs mogelijk - vervullen van de plicht van Onderwijsinstelling om aan verzoeken van de in hoofdstuk III van de AVG
vastgelegde rechten van de betrokkene binnen de wettelijke termijnen te voldoen, zoals een verzoek om inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van Persoonsgegevens;
b. het uitvoeren van controles en audits zoals bedoeld in artikel 8 van deze Verwerkersovereenkomst;
c. het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een eventuele daaruit voortkomende verplichte voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens;
d. het voldoen aan verzoeken van de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere overheidsinstantie;
e. het voorbereiden, beoordelen en melden van datalekken zoals bedoeld in artikel 9 van deze Verwerkersovereenkomst.
2. Een klacht of verzoek van een Betrokkene of een verzoek of onderzoek van de Autoriteit Persoonsgegevens met betrekking tot de Verwerking van de Persoonsgegevens, wordt door de Verwerker, voor zover wettelijk is toegestaan, onverwijld doorgestuurd naar Onderwijsinstelling, die verantwoordelijk is voor de afhandeling van het verzoek.
3. Partijen brengen elkaar voor in redelijkheid verleende bijstand geen kosten in rekening. In het geval dat één van de Partijen kosten in rekening wil brengen, brengt deze partij de andere partij hiervan vooraf op de hoogte.
Artikel 11: Doorgifte aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte
1. Verwerker is uitsluitend gerechtigd tot doorgifte van Persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie indien Onderwijsinstelling daarvoor specifieke schriftelijke toestemming heeft gegeven, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling Verwerker tot Verwerking verplicht. In dat geval stelt
Verwerker Onderwijsinstelling voorafgaand aan de Verwerking schriftelijk op de hoogte van deze bepaling, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van
algemeen belang verbiedt.
2. Indien na toestemming van Onderwijsinstelling Persoonsgegevens worden doorgegeven aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte of aan een internationale
organisatie zoals bedoeld in artikel 4 lid 26 AVG, dan zien Partijen er op toe dat dit alleen
plaatsvindt conform wettelijke voorschriften en eventuele verplichtingen die in dit verband op Onderwijsinstelling rusten. Indien gegevens worden doorgegeven aan een derde land of een internationale organisatie, dan wordt dit in Bijlage 1 bij deze Verwerkersovereenkomst aangegeven, inclusief een opgave van de landen waar, of internationale organisaties door wie, de Persoonsgegevens worden verwerkt. Daarbij wordt tevens aangegeven op welke wijze is voldaan aan de voorwaarden op basis van de AVG voor doorgifte van
Persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties.
Artikel 12: Inschakeling Subverwerker
1. Onderwijsinstelling geeft Verwerker door ondertekening van deze
Verwerkersovereenkomst toestemming tot het inschakelen van Subverwerkers, van wie de identiteit en vestigingsgegevens zijn opgenomen in de Privacybijsluiter.
2. Tijdens de duur van de Verwerkersovereenkomst licht Verwerker Onderwijsinstelling in over een voorgenomen toevoeging van een nieuwe Subverwerker of wijziging in de samenstelling van de bestaande Subverwerkers, waarbij Onderwijsinstelling de
mogelijkheid wordt geboden tegen deze veranderingen bezwaar te maken.
3. Verwerker is verplicht iedere Subverwerker via een overeenkomst of andere
rechtshandeling minimaal dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op te
leggen als in deze Verwerkersovereenkomst aan Verwerker zijn opgelegd. Hieronder vallen onder meer de verplichting om de Persoonsgegevens niet verder te Verwerken anders dan in het kader van deze Verwerkersovereenkomst is overeengekomen, en de verplichting tot het nakomen van de geheimhoudingsverplichtingen, meldingsverplichtingen,
medewerkingsverplichtingen en beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens zoals in deze Verwerkersovereenkomst vastgelegd. Verwerker zal op verzoek van Onderwijsinstelling afschriften verstrekken van deze
Verwerkersovereenkomsten, of van de relevante passages uit de Verwerkersovereenkomst of een andere overeenkomst of een andere bindende rechtshandeling tussen Verwerker en de door deze overeenkomstig artikel 12, lid 1, van deze overeenkomst ingeschakelde Subverwerker.
Artikel 13: Bewaartermijnen en vernietiging Persoonsgegevens
1. Onderwijsinstelling zal Verwerker adequaat informeren over (wettelijke) bewaartermijnen die van toepassing zijn op de Verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker.
Verwerker zal de Persoonsgegevens niet langer Verwerken dan overeenkomstig deze bewaartermijnen.
2. Onderwijsinstelling verplicht Verwerker om de in opdracht van Onderwijsinstelling
Verwerkte Persoonsgegevens bij de beëindiging van de Verwerkersovereenkomst te (doen) vernietigen, tenzij de Persoonsgegevens langer bewaard moeten worden, zoals in het
kader van (wettelijke) verplichtingen, dan wel op verzoek van de Onderwijsinstelling. De Onderwijsinstelling kan op eigen kosten een controle laten uitvoeren of vernietiging heeft plaatsgevonden.
3. Verwerker zal Onderwijsinstelling (schriftelijk of elektronisch) bevestigen dat vernietiging van de Verwerkte persoonsgegevens heeft plaatsgevonden.
4. Verwerker zal alle Subverwerkers die betrokken zijn bij de Verwerking van de Persoonsgegevens op de hoogte stellen van een beëindiging van de
Verwerkersovereenkomst en zal waarborgen dat alle Subverwerkers de Persoonsgegevens (laten) vernietigen.
Artikel 14: Aansprakelijkheid
1. Een Partij kan geen beroep doen op een aansprakelijkheidsbeperking, die is opgenomen in de Product- of Dienstenovereenkomst of andere tussen Partijen bestaande overeenkomst of regeling, ten aanzien van een door de andere Partij ingestelde:
a. verhaalsactie op grond van artikel 82 AVG; of
b. schadevergoedingsactie uit hoofde van deze Verwerkersovereenkomst, indien en voor zover de actie bestaat uit verhaal van een aan de Toezichthouder betaalde geldboete die geheel of gedeeltelijk toerekenbaar is aan de andere Partij.
Het bepaalde in dit artikel laat onverlet de rechtsmiddelen die de aangesproken partij op grond van de geldende wet- of regelgeving ter beschikking staat.
2. Het bepaalde in lid 1 sub b geldt onverminderd het bepaalde in artikel 15 lid 2.
3. Iedere Partij is verplicht de andere Partij zonder onnodige vertraging op de hoogte te stellen van een (mogelijke) aansprakelijkstelling of het (mogelijk) opleggen van een boete door de Toezichthouder, beiden in verband met deze Verwerkersovereenkomst. Iedere Partij is in redelijkheid verplicht de andere Partij informatie te verstrekken en/of
ondersteuning te verlenen ten behoeve van het voeren van verweer tegen een (mogelijke) aansprakelijkstelling of boete, zoals bedoeld in de vorige volzin. De Partij die informatie verstrekt en/of ondersteuning verleent, is gerechtigd om eventuele redelijke kosten
dienaangaande in rekening te brengen bij de andere Partij, Partijen informeren elkaar zo veel mogelijk vooraf over deze kosten.
Artikel 15: Tegenstrijdigheid en wijziging Verwerkersovereenkomst
1. In het geval van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen uit deze Verwerkersovereenkomst en de bepalingen van de Product- en Dienstenovereenkomst, dan zullen de bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst leidend zijn.
2. Indien Partijen van de artikelen in de Model Verwerkersovereenkomst door omstandigheden moeten afwijken, of deze willen aanvullen, dan zullen deze wijzigingen en/of aanvullingen door Partijen worden beschreven en gemotiveerd in een overzicht dat
als Bijlage 3 aan deze Verwerkersovereenkomst zal worden gehecht. Het bepaalde in dit lid geldt niet voor aanvullingen en/of wijzigingen van de Bijlagen 1 en 2.
3. Bij belangrijke wijzigingen in het product en/of de (aanvullende) diensten die van invloed zijn op de Verwerking van de Persoonsgegevens wordt, alvorens de Onderwijsinstelling de keuze hiertoe aanvaardt, de Onderwijsinstelling in begrijpelijke taal geïnformeerd over de consequenties van deze wijzigingen. Onder belangrijke wijzigingen wordt in ieder geval verstaan: de toevoeging of wijziging van een functionaliteit die leidt tot een uitbreiding ten aanzien van de te Verwerken Persoonsgegevens en de doeleinden waaronder de
Persoonsgegevens worden Verwerkt. De wijzigingen zullen in Bijlage 1 worden opgenomen.
4. Wijzigingen in de artikelen van de Verwerkersovereenkomst kunnen uitsluitend in gezamenlijkheid worden overeengekomen.
5. In het geval enige bepaling van deze Verwerkersovereenkomst nietig, vernietigbaar of anderszins niet afdwingbaar is of wordt, blijven de overige bepalingen van deze
Verwerkersovereenkomst volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval met elkaar in overleg treden om de nietige, vernietigbare of anderszins niet afdwingbare bepaling te vervangen door een uitvoerbare alternatieve bepaling. Daarbij zullen partijen zoveel mogelijk rekening houden met het doel en de strekking van de nietige, vernietigde of anderszins niet afdwingbare bepaling.
Artikel 16: Duur en beëindiging
1. De looptijd van deze Verwerkersovereenkomst is gelijk aan de looptijd van de tussen Partijen gesloten Product- en Dienstenovereenkomst, inclusief eventuele verlengingen daarvan.
2. Deze Verwerkersovereenkomst eindigt van rechtswege bij de beëindiging van de Product- en Dienstenovereenkomst. De beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst zal Partijen niet ontslaan van hun verplichtingen die voortvloeien uit deze Verwerkersovereenkomst
die naar hun aard worden geacht ook na beëindiging voort te duren, waaronder in ieder geval artikel 5, lid 1, en de artikelen 7, 10 en 13.
Aldus overeengekomen, in tweevoud opgemaakt en ondertekend,
Onderwijsinstelling, Verwerker,
Handtekening
Naam: Functie: Datum:
handtekening
Naam: Xxxxxx Xxxxx & Xxxxxxx Xxxxxxxxx Functie: oprichters/eigenaren
Datum:
Bijlage 1: Privacybijsluiter
Bijlage 2: Beveiligingsbijlage
BIJLAGE 1: PRIVACYBIJSLUITER BASICLY
A. Algemene informatie
Naam product en/of dienst : Basicly licentie(s)
Naam Verwerker en vestigingsgegevens : Basicly, Helperpark 278-6 ,9723 ZA
Groningen
Link naar leverancier en/of productpagina : xxx.xxxxxxx.xx
Beknopte uitleg en werking product en dienst : De applicatie van Basicly helpt in het
onderwijs bij het bereiken van leerdoelen op het gebied van digitale geletterdheid. Basicly heeft een leerlijn digitale leerlijn ontwikkeld voor leerlingen op elk niveau (po/vo), waarmee leerkrachten inzicht krijgen in de leerdoelen van de groep en is het mogelijk om individuele leerlingaccounts aan te maken.
Doelgroep (zoals po/vo, onderbouw/bovenbouw) : Basisonderwijs, groepen 1 t/m 8
Voortgezet onderwijs klassen 1 t/m 3
Gebruikers : Docenten, onderwijsondersteunend personeel, leerlingen
B. Omschrijving specifieke diensten
Omschrijving van de specifiek verleende diensten en bijbehorende Verwerkingen van Persoonsgegevens:
1. Verwerkingen die een onlosmakelijk onderdeel vormen van de aangeboden dienst:
a. Het geven van toegang tot het Basicly account, waaronder vallen de identificatie, authenticatie en autorisatie. Hierbij worden de volgende gegevens verwerkt: naam school, naam contactpersoon, e-mailadres contactpersoon
b. Het geleverd krijgen en in gebruik kunnen geven van het digitale leermiddel
c. De opslag van de gegevens die op het Basicly platform worden opgeslagen, waarbij de volgende gegevens worden verwerkt: naam contactpersoon, e-mailadres contactpersoon, school en klas, voor- en achternaam leerling, geboortedatum leerling, inschatting digitale vaardigheid, leerlijn voor alle groepen/klassen van de school
d. De beveiliging, controle en preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik en het voorkomen van inconsistentie en onbetrouwbaarheid in de verwerkte persoonsgegevens
e. De continuïteit en goede werking van het digitale leermiddel waarborgen, door het (laten) uitvoeren van onderhoud, maken van een back-up, aanbrengen van verbeteringen en bieden van ondersteuning
f. Het mogelijk maken van streaming van video’s van externe partijen zoals YouTube
C. Xxxxxxxxxx voor het verwerken van gegevens
De Verwerker is leverancier van een digitaal product en/of digitale dienst bestaande uit leerstof en/of toetsen. De verwerking van de persoonsgegevens vindt plaats ten behoeve van:
a. Het met gebruikmaking van het Digitale Onderwijsmiddel geven en volgen van onderwijs en het begeleiden en volgen van Onderwijsdeelnemers, waaronder:
● de opslag van leer- en/of toetsresultaten;
● het terugontvangen door de Onderwijsinstelling van leer- en/of toetsresultaten;
● de beoordeling van leer- en/of toetsresultaten om leerstof en toetsmateriaal te kunnen verkrijgen dat is afgestemd op de specifieke leerbehoefte van een Onderwijsdeelnemer;
● analyse en interpretatie van leerresultaten;
● het kunnen uitwisselen van leer- en/of toetsresultaten tussen Digitale Onderwijsmiddelen.
b. Het geleverd krijgen/in gebruik kunnen nemen van Digitale Onderwijsmiddelen conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en de Leverancier;
c. Het verkrijgen van toegang tot de aangeboden Digitale Onderwijsmiddelen, en externe informatiesystemen, waaronder de identificatie, authenticatie en autorisatie;
d. De beveiliging, controle en preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik en het voorkomen van inconsistentie en onbetrouwbaarheid in de, met behulp van het Digitale Onderwijsmiddel Verwerkte Persoonsgegevens.
e. De continuïteit en goede werking van het Digitale Onderwijsmiddel conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en de Leverancier, waaronder het laten uitvoeren van onderhoud, het maken van een back-up, het aanbrengen van verbeteringen na geconstateerde fouten of onjuistheden en het krijgen van ondersteuning;
f. Onderzoek en analyse op basis van strikte voorwaarden, vergelijkbaar met bestaande gedragscodes op het terrein van onderzoek en statistiek, ten behoeve van het (optimaliseren van het) leerproces of het beleid van de Onderwijsinstelling;
g. Het door de Onderwijsinstelling voor onderzoeks- en analyse doeleinden beschikbaar kunnen stellen van volledig geanonimiseerde Persoonsgegevens om daarmee de kwaliteit van het onderwijs te verbeteren.
h. Het beschikbaar stellen van Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen die worden gesteld aan Digitale Onderwijsmiddelen.
i. De uitvoering of toepassing van een andere wet
D. Categorieën en soorten persoonsgegevens
1. Omschrijving van de categorieën Betrokkenen over wie Persoonsgegevens worden verwerkt, en de categorieën persoonsgegevens van de Betrokkenen:
Van toepassing | Categorie | Toelichting |
Leerkrachten, leerlingen | 1. Contactgegevens | Naam, voornamen, geboortedatum |
NVT | 2. Onderwijs-deelnemer-n ummer | een administratienummer dat onderwijsdeelnemers identificeert |
NVT | 3.Nationaliteit en geboorteplaats | |
NVT | 4. Ouders, voogd | |
NVT | 5. Medische gegevens | |
NVT | 6. Godsdienst |
Leerkrachten, leerlingen | 7. Studievoortgang | gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs, alsmede de behaalde studieresultaten; te weten: ● klas / leerjaar ● Studievoortgang en/of Studietraject |
NVT | 8. Onderwijsorganisatie | gegevens met het oog op de organisatie van het onderwijs en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen; |
NVT | 9. Financiën | |
NVT | 10. Beeldmateriaal | |
Leerkracht | 11. Leerkracht, zorg-coördinator, intern begeleider, decaan, mentor | gegevens van docenten en begeleiders, voor zover deze gegevens van belang zijn voor de organisatie van het instituut of de instelling en het geven van onderwijs, opleidingen en trainingen; |
NVT | 12 Overige gegevens, te weten …. | |
NVT | 13. BSN/PGN | |
NVT | 14. Keten-ID (ECK-ID) |
3. Door de Verwerker te hanteren specifieke bewaartermijnen van Persoonsgegevens (of toetsingscriteria om dit vast te stellen):
Verwerker verwijdert de persoonsgegevens overeenkomstig deze Verwerkersovereenkomst op het moment dat de Product- en Dienstenovereenkomst beëindigd wordt en verder op instructie van de Onderwijsinstelling, waarbij rekening gehouden wordt met wettelijke bewaartermijnen.
E. Opslag Verwerking Persoonsgegevens:
Persoonsgegevens worden namens Verwerker door de subverwerker hieronder verwerkt. Een overzicht van de plaats van opslag en verwerkingen door subverwerker treft u aan onder F.
F. Subverwerkers
Onderwijsinstelling geeft Verwerker door ondertekening van de Verwerkersovereenkomst een
algemene schriftelijke toestemming voor het inschakelen van een Subverwerker. Verwerker heeft het recht gebruik te gaan maken van andere Subverwerkers, mits daarvan voorafgaand
mededeling wordt gedaan aan Onderwijsinstelling, en Onderwijsinstelling daartegen bezwaar kan maken binnen een redelijke periode.
Verwerker maakt ten tijde van het afsluiten van de Verwerkersovereenkomst gebruik van de volgende Subverwerkers:
Naam: | Omschrijving | Land van opslag en verwerking |
Alledaags | Ontwikkeling, beheer, ondersteuning en verbetering van de applicatie van Basicly | Alledaags is in Nederland gevestigd en heeft toegang tot de data en de applicatie. |
TransIP | Hosting van de volledige applicatie inclusief bijbehorende databases. | TransIP slaat alle data op binnen Nederland. |
G. Contactgegevens
Voor vragen of opmerkingen over deze bijsluiter of de werking van dit product of deze dienst, kunt u terecht bij:
Basicly, Xxxxxxxxxx 000-0, 0000 XX Xxxxxxxxx.
Telefonisch zijn wij te bereiken via: 050 – 211 36 47 Per e-mail zijn wij te bereiken via: xxx@xxxxxxx.xx
H. Versie
Deze Privacy Bijsluiter is voor het laatst bijgewerkt op 1 februari 2022.
BIJLAGE 2: BEVEILIGINGSBIJLAGE
Deze bijlage geeft een beknopte beschrijving en opsomming van de passende technische en organisatorische maatregelen die de Verwerker neemt ter beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens.
Toegang tot persoonsgegevens
- Medewerkers van Basicly kunnen de inhoud accounts van de Onderwijsinstelling slechts inzien voor zover dit noodzakelijk is om de Onderwijsinstelling te ondersteunen bij het gebruik van het digitale leermiddel. Dit betekent dat medewerkers die geen toegang moeten hebben tot deze persoonsgegevens, hiertoe ook geen toegang krijgen. Dit
autorisatiebeleid zorgt ervoor dat medewerkers alleen toegang hebben tot de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor hun functie.
Maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik
- De Verwerker heeft een privacy officer/security officer binnen de organisatie aangesteld die het aanspreekpunt is voor en toezicht houdt op de naleving van de
informatiebeveiliging van de organisatie.
- Incidenten die betrekking hebben op informatiebeveiliging in zijn geheel of specifiek
betrekking hebben op persoonsgegevens worden gedocumenteerd en worden gebruikt om het beleid omtrent bescherming van informatiebeveiliging en persoonsgegevens te optimaliseren.
- Met medewerkers van de Verwerker zijn geheimhoudingsverklaringen overeengekomen. Tevens zijn er afspraken gemaakt met betrekking tot het veilig gebruiken van online en offline diensten om de informatiebeveiliging te waarborgen.
- De servers van de applicatie zijn alleen toegankelijk via een SSH verbinding met een computer gebonden SSL sleutel.
- De Verwerker beschermt persoonsgegevens tegen bedreigingen van buitenaf door uitsluitend te werken in een fysiek beveiligde omgeving
- Om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen, worden er periodieke back-ups gemaakt en opgeslagen op een beveiligde locatie.
- De netwerkomgeving wordt door middel van een extra security maatregel versleuteld.
- De applicatie wordt gemonitord om de beschikbaarheid ervan te monitoren en bij te schalen indien nodig.
- De applicatie wordt gemonitord op integriteit en vertrouwelijkheid om zo tijdig eventuele risico’s te kunnen onderkennen.
Beveiligingsincidenten en/of datalekken:
In geval van een (vermoeden van) beveiligingsincident en/of datalek, kan Onderwijsinstelling contact opnemen met Verwerker via het emailadres: xxx@xxxxxxx.xx
De contactpersoon voor Verwerker is: Xxxxxx Xxxxx
Informeren over Datalekken en/of incidenten met betrekking tot beveiliging
De Verwerker beschikt over een procedure over het informeren ingeval van een Datalek en/of een incident met betrekking tot beveiliging. Indien (een van de medewerkers van) de Verwerker een (mogelijk) Datalek of incident constateert, zal zij de Onderwijsinstelling (per mail en/of telefonisch) onverwijld informeren zodra zij hiervan kennis heeft genomen. De Verwerker
verstrekt alle relevante informatie aan de Onderwijsinstelling zodat de Onderwijsinstelling
passende vervolgstappen kan nemen. Onder relevante informatie wordt onder meer begrepen:
- De aard van de inbreuk, waar mogelijk onder vermelding de categorieën van betrokkenen en bij benadering het aantal betrokkenen;
- Het contactpunt waar meer informatie kan worden verkregen;
- De waarschijnlijke gevolgen van het (mogelijke) datalek;
- De maatregelen die de Verwerker treft om het (mogelijke) datalek aan te pakken en de eventuele nadelige gevolgen te beperken.
Indien u beveiligingsrisico’s constateert, verzoeken wij u om contact op te nemen met Basicly via xxx@xxxxxxx.xx.