Het Facilitair Bedrijf zoekt een gedreven tactische aankoper

Ga jij voor de beste koop? Begrijp jij de noden van de klant? Kan jij vraag en aanbod bij elkaar brengen en vertalen in een sterk contract? Dan ben jij de aankoper die wij zoeken!

Als tactisch aankoper zorg je ervoor dat aankoopprojecten rond “personeel en organisatie” (maaltijdcheques, selectiekantoren, loopbaanbegeleiding, audit, organisatie van evenementen, consultancy rond marketing en communicatie, …) tot een goed einde worden gebracht volgens de wetgeving overheidsopdrachten. Je kan op termijn zelfstandig, planmatig en gelijktijdig aankoopdossiers opnemen en afhandelen.

Je coördineert jouw aankoopdossiers van specificeren tot contracteren en opvolging:

- Je inventariseert de noden van de klant;

- Je werkt samen en stemt af met een productmanager;

- Je maakt een realistische planning op;

- Je verkent de markt met het oog op het opstellen van de specificaties;

- Je maakt de opdrachtdocumenten op basis van de input van de betrokken partijen;

- Je evalueert offertes en onderhandelt met leveranciers;

- Je sluit contracten;

- Je evalueert leveranciers en voert een actief contract- en leveranciersmanagement.

Xxxx hieronder meer over de functie en de selectieprocedure.

2 FUNCTIECONTEXT

Het Facilitair Bedrijf staat in voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid op vlak van facilitair management en is verantwoordelijk voor het vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer en logistiek transport. Daarnaast ondersteunt Het Facilitair Bedrijf alle entiteiten van de VO maximaal door het aanbieden van ICT- en informatiediensten, -producten en – advies, om op die manier bij te dragen tot de optimale werking van de VO als geheel en de lokale besturen en provincies.

Je komt terecht in de Afdeling Aankoopcentrale en Overheidsopdrachten. Jouw collega’s in deze afdeling zijn gespecialiseerd in contracten rond catering, schoonmaak, kantoorinrichting, kantoormateriaal, kledij, ICT en P&O. Je werkt nauw samen en rapporteert aan de categoriemanager. Daarnaast kom je ook met verschillende andere collega’s in contact, zowel binnen als buiten Het Facilitair Bedrijf, waarmee je intensief samenwerkt om je projecten tot een goed einde te brengen. Tot slot heb je professionele contacten met verschillende marktspelers. Jouw taak bestaat erin de wensen van je klanten en de

mogelijkheden binnen je markt op elkaar af te stemmen, dit te vertalen naar een bestek, om uiteindelijk een succesvolle (raam)overeenkomst af te sluiten.

3 AANBOD

• Je krijgt een contract van onbepaalde duur.

• Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van adjunct van de directeur (rang A1, salarisschaal A111 (bij 0 jaar anciënniteit). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 3.268,73 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxx kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.

• Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en

behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.

• Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.

• Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar , bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar.

• Geen fan van files? Bij de Vlaamse overheid kan je rekenen op gratis openbaar vervoer van en naar

je werk of een fietsvergoeding voor je woon-werkverkeer. Je kan ook één of 2 dagen van thuis of een satellietkantoor werken bij de meeste functies.

• Je kan je gratis aansluiten bij de hospitalisatieverzekering die door de werkgever voorzien wordt. Ook de leden van je gezin kunnen aan een voordelig tarief aansluiten.

• Je hebt recht op een aanvullend pensioen, ook wel ‘tweede pijler’ genoemd, volledig betaald door de

werkgever. Je hoeft dus zelf niets bij te dragen.

• Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon.

• Je eerste 12 maanden vormen een inwerkperiode.

• Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen

• Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later

toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit.

Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

4 PROFIEL

4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN

Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarde1:

1) Je hebt een masterdiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/Xxxxxxx00 .

Je kunt ook deelnemen aan de selectie als je binnenkort afstudeert en binnen de 5 maanden na de uiterste inschrijvingsdatum het gevraagde diploma behaalt. Je kunt de functie alleen opnemen als je op het moment van de indiensttreding je diploma effectief behaald hebt.

Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: xxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xx/

Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald of je hebt geen diploma behaald dat overeenstemt met het niveau van de functie (bijvoorbeeld omdat je in aanmerking komt op basis van een toegangsbewijs), moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen “artikel 7” bij Selor (xxx.xxxxx.xx).

Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde:

Je werkt contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie.

Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx en tel 0000 00 00 00).

4.2 COMPETENTIES

Technische competenties

• Je hebt kennis van of affiniteit met HR, communicatie en consultancy;

• Je hebt kennis van de wetgeving overheidsopdrachten;

• Je bent in staat om op een professionele manier schriftelijk te communiceren en te onderhandelen.

1 Optioneel:: Kandidaten die eerder ontslagen werden in dezelfde functie als de vacante functie kunnen gedurende een periode van 5 jaar niet opnieuw kandideren.

Persoonsgebonden competenties

• Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2)

• Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2)

• Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2)

• Innoveren: Je vernieuwt om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen (niveau 1)

• Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2)

• Voortgangscontrole: Je bewaakt de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen

of die van collega’s of medewerkers (niveau 2)

• Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 2)

• Visie: Je plaatst feiten in een ruime context en ontwikkelt een toekomstgericht beleid (niveau 1)

• Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 2)

Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxx .

4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN

Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:

1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;

2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten;

3. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure.

Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Xxxx je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.

Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

5 TAKENPAKKET

5.1 DOEL VAN DE FUNCTIE

Het ondersteunen van interne klanten met een continu aanbod van contracten rond facilities, om ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden.

5.2 RESULTAATSGEBIEDEN

Je takenpakket zal dan uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:

Resultaat

Voorbeelden van activiteiten

Behoefteanalyse

Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden.

- Voorafgaandelijk inwinnen van informatie ter verduidelijking van de opdracht voor opdrachten die collega's ondersteunen.

- Het voorbereiden van (elektronische) bevragingen aan klanten.

- Het voorbereiden en meewerken aan focusgroepen met klanten.

- Het verwerken van de input uit klantenbevragingen en van collega's in de administratieve en technische beschrijvingen van een bestek.

Dienstverlening uitbouwen

Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen.

Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement.

- uitvoeren van marktprospectie

- Productontwikkelingen en innovaties binnen de markt capteren en nauwgezet opvolgen.

- Opstellen van een jaarlijks inkoopplan. Voorstellen voor nieuwe contracten of aanpassingen aan bepaalde contracten doen om evoluerende en nieuwe behoeften van klanten te kunnen afdekken.

Werkinstrumenten

Ontwikkelen of aanpassen van concepten,

systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door

- Opstellen van bestekken

- Akkoord vragen aan de betrokken diensten. (Hierbij zoveel mogelijk werken volgens het principe: akkoord, mits tegenbericht voor de afgesproken datum.)

algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren.

Adviesverlening

Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen.

- Op vraag van (potentiële) gebruikers van de contracten hen ondersteunen en adviseren in het gebruik.

- Klanten de nodige informatie geven over de stand van zaken m.b.t. de lopende dossiers of vragen

Kwaliteitsborging

Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving.

- Periodiek overleg met leveranciers of dienstverleners tijdens de looptijd van het contract en deze documenteren.

- Optreden naar de firma toe bij structurele tekortkomingen in de contractuitvoering.

- De contractevaluatie in samenspraak met de afnemers van het contract.

Communicatie en contacten

Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken.

- Verzamelen van alle correcte contractuele documenten en gegevens na sluiting van een contract.

- Afspraken maken rond het gebruik van het contract. Waar nodig informatievergaderingen organiseren met de gekozen firma en de gebruikers.

- Bijhouden, opvolgen en communiceren van contractuele informatie zoals prijsherzieningen en artikelwijzigingen.

- Opvolgen van afnames op de raamcontracten en bijhouden in een gestandaardiseerd formaat.

Projectdeelname

Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen.

Context: m.b.t. het eigen functionele domein.

- Samenbrengen van de inhoudelijk specialist en de aangeduide jurist om tot degelijke contracten te komen.

- Bijhouden van signaaldata zoals de einddatum contract, verlengingsdatum, vervaldagen, data voor prijsherzieningen, startdatum hernieuwing raamcontract, ...

Kennis mbt het vakgebied

Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de

- Signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen.

- Suggestie en voorstellen doen om de werkwijze van het team/afdeling te verbeteren en pro-

kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren.

actief nadenken over innovatieve aankoopmethodes en strategieën.

- Marktkennis opbouwen door het bezoeken van beurzen, lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen, bezoeken van vakbeurzen, onderhouden van commerciële contacten en informatieuitwisseling met vakgenoten in overleg met het lijnmanagement

6 SELECTIEPROCEDURE

Door de COVID19-crisis past het Selectiecentrum momenteel haar werkwijze aan en worden sollicitatieprocedures digitaal uitgevoerd of uitgesteld. Als de maatregelen voor de inperking van het coronavirus nog van kracht zullen zijn, is het mogelijk dat de timing van deze sollicitatieprocedure wordt aangepast, of dat er meer digitaal gescreend wordt. Uiteraard brengen we jou in dat geval steeds tijdig op de hoogte.

6.1. MODULE 1: eerste screening

6.1.1. CV-screening op basis van formele deelnemingsvoorwaarden

Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet.

Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.

De cv-screening vindt plaats in de week van 4 november 2020 (datum onder voorbehoud).

6.1.2. Voorselectie op basis van standaardvragenlijst

Door middel van een standaardvragenlijst beoordeelt een selectieverantwoordelijke en een afgevaardigde van de wervende entiteit je kandidatuur op volgende criteria:

• Eerste toetsing van je motivatie;

• Eerste toetsing van je verwachtingen en inzicht in de functie;

• Eerste toetsing van je kennis van de wetgeving overheidsopdrachten;

• Eerste toetsing van de relevantie van je ervaring.

De beoordeling gebeurt in de week van 4 november 2020 (datum onder voorbehoud).

Deze voorselectie is eliminerend. Alleen wie minstens 50% behaalt op het geheel van de 4 criteria én wie behoort tot de 7 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende module. Bij gelijkheid van scores kunnen dat er meer zijn. Als een van de 7 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze voorselectie, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen.

6.2. MODULE 2: screening persoonsgebonden competenties

Door middel van een interview met een persoonlijkheidsvragenlijst worden volgende competenties bevraagd:

• Verantwoordelijkheid (niv. 2)

• Samenwerken (niv 2)

• Klantgerichtheid (niv 2)

• Analyseren (niv. 2)

• Oordeelsvorming (niv 2)

• Visie (niv 1)

• Initiatief (niv 2)

Eén selectieverantwoordelijke en afgevaardigden van de wervende entiteit nemen deze screening af. Deze module vindt plaats in Brussel (of via Microsoft Teams) op 16 en 17 november 2020 (data onder voorbehoud).

6.3. MODULE 3: FUNCTIESPECIFIEKE SCREENING

Op basis van een jurygesprek met case en een computergestuurde test beoordelen afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke volgende criteria:

• Je motivatie

• Je visie op en inzicht in de functie

• Je technische competenties

• Je 2 bijkomende persoonsgebonden competenties: voortgangscontrole (niv 2) en innoveren (niv 1)

• Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie

Deze module is eliminerend en vindt samen met module 2 plaats in Brussel (of via Microsoft Teams) op 16 en 17 november 2020 (data onder voorbehoud).

Op basis van het verkregen totaalbeeld (bij de resultaten van module 2 en 3) word je ‘geslaagd of ‘niet geslaagd’ bevonden in de selectieprocedure voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature.

Wie slaagt, wordt opgenomen in een wervingsreserve.

De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.

In het kader van redelijke aanpassingen kan afgeweken worden van de voorziene testen in het selectiereglement.

6.4. NIET NODELOOS HERTESTEN

Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe ‘niet nodeloos hertesten’ in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen.

7 HOE KUN JE SOLLICITEREN?

Solliciteer ten laatste op 28 oktober 2020 via het online formulier op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Je sollicitatie moet in het Nederlands gebeuren om geldig te zijn en beoordeeld te kunnen worden.

Behaalde je je diploma na 2002 in een Vlaamse onderwijsinstelling, dan kijkt de selectieverantwoordelijke je diploma in de LED-databank na.

Behaalde je voor 2002 je diploma of solliciteer je op basis van een toegangsbewijs, voeg dan bij je sollicitatie een kopie.

Xxx je student? Bezorg ons bij je sollicitatie dan een attest dat vermeldt dat je student bent en wanneer je het gevraagde diploma kan behalen.

Kan je niet online solliciteren? Vraag dan een sollicitatieformulier op via xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx of telefonisch op T 02 553 01 08. Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier dan via mail naar xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Xxxxxxxxx 00 xxx 00, 0000 Xxxxxxx.

Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als je het online sollicitatieformulier ten laatste op de uiterste sollicitatiedatum hebt ingediend. Voor papieren sollicitaties geldt de datum van de poststempel als bewijs.

8 VRAGEN

Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Xxxxx Xxx Xxxx

Categoriemanager P&O xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx Tel. 0000 00 00 00

Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met:

Xxxxx Xxxxxxx selectieverantwoordelijke xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx Tel. 0000 00 00 00

Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

9 FEEDBACK

Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind november 2020.

Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx met vermelding van het vacaturenummer 1975.

10 RESERVE EN GELDIGHEID

Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van aankoper bij Het Facilitair Bedrijf, die bestaat uit de lijst van geslaagden.

Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als aankoper. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen.

De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen.

Deze werfreserve kan ook gebruikt worden om vacatures als aankoper op andere standplaatsen in te vullen.

Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Als je als student deelnam aan de selectie, moet je ten laatste in de maand februari 2021 het bewijs van het vereiste diploma aanleveren. Anders verlies je je plaats in de werfreserve.Het is evident dat eenmaal je in dienst treedt, je niet langer tot de reserve behoort.

Document Metadata

Table of Contents

Het Facilitair Bedrijf zoekt een gedreven tactische aankoper

Document Metadata