HUISHOUDELIJK REGLEMENT vv Witteveense Boys'87
HUISHOUDELIJK REGLEMENT vv Witteveense Boys'87
Het onderstaande huishoudelijk reglement is zoveel mogelijk afgestemd op de KNVB modelstatuten voor een voetbalvereniging.
Artikel 1 - Algemene bepalingen
De vereniging genaamd voetbalvereniging Witteveense Boys'87, hierna te noemen "de vereniging" is bij notariële akte opgericht op 30 maart 1987 en is gevestigd te Witteveen.
Het huishoudelijk reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met
de statuten van de vereniging, zoals deze zijn vastgesteld bij notariële akte op 30 maart 1987 en latere bij de notaris gedane wijzigingen in de statuten.
Artikel 2 - Leden
De vereniging bestaat uit:
pupillen, zijn die leden die de leeftijd van dertien jaar nog niet hebben bereikt.
junioren, zijn die leden die de leeftijd van achttien jaar nog niet hebben bereikt.
senioren, zijn leden van achttien jaar en ouder.
niet voetballende leden, zijn leden die niet meer actief voetballen
ledenvrijwilligers, zijn leden die uit vrije wil werkzaamheden verrichten ten dienste van de vereniging, buiten een vast dienstverband.
ereleden (zie art. 3)
leden van verdienste (zie art. 3)
Leden zijn lid van de vereniging en lid van de KNVB.
Artikel 3 - Leden van verdienste en ereleden
Ereleden zijn natuurlijke personen, die zich vele jaren tegenover de vereniging uitzonderlijk verdienstelijk hebben gemaakt en op voordracht van het bestuur als zodanig door de algemene vergadering met tenminste de meerderheid der uitgebrachte stemmen op de ledenvergadering zijn benoemd. Op ereleden rusten geen geldelijke verplichtingen, zij hebben echter wel alle rechten van de leden.
Met erelid wordt gelijkgesteld degene aan wie de titel "erevoorzitter" is verleend.
Degene die zich op het bestuurlijk vlak in buitengewone mate heeft ingezet voor de vereniging kan na het aftreden als voorzitter op voorstel van het bestuur tot erevoorzitter worden benoemd door de algemene vergadering met tenminste de meerderheid der uitgebrachte stemmen op de ledenvergadering. Leden van verdienste zijn natuurlijke personen, die wegens bijzondere verdiensten tegenover de vereniging door het bestuur als zodanig zijn benoemd. Leden van verdienste hebben alle rechten van de leden.
De vereniging kent ereleden en leden van verdienste. Dit wordt in het ledenregister geadministreerd. Het zittende bestuur stelt iemand kandidaat voor benoeming tot erelid of lid van verdienste. De Algemene Ledenvergadering neemt het definitieve besluit.
Met een bord of op een andere wijze worden deze mensen, inclusief jaartal vermeld, bij voorkeur op een plaats in het gebouw van de vereniging.
Algemeen
Alleen leden van vv Witteveense Boys’87 kunnen worden voorgedragen als erelid of lid van verdienste door het bestuur;
Om als erelid of lid van verdienste te worden aangemerkt moet er sprake zijn van een buitengewone prestatie op sportgebied of bijzondere betekenis voor de vereniging;
Bij het voorstel tot lid van verdienste of erelid zal een omschrijving worden gegeven van de redenen hiervoor.
Ereleden zijn vrijgesteld van het betalen van contributie en andere bijdragen aan de vereniging;
Leden van verdienste zijn niet vrijgesteld van het betalen van contributie en andere bijdragen aan de vereniging;
Het bestuur kan een lid ook voordragen voor een KNVB onderscheiding.
Leden van verdienste
In het kader van het vrijwilligersbeleid van de vereniging wordt van de leden een vrijwilligersbijdrage gevraagd. Het enkele feit dat iemand vrijwilligerswerk doet is dan ook geen reden om iemand voor te stellen als lid van verdienste. Echter een jarenlange inzet van (extra) werkzaamheden door een lid van Witteveense Boys’87 kan een reden zijn om zo’n persoon voor te dragen als lid van verdienste. Uiteraard is alle hulp van vrijwilligers voor de vereniging welkom. Dit neemt niet weg dat er verschillen in inzet, zwaarte van de functie, meerwaarde en uitstraling voor de vereniging zijn. Ook deze zaken dienen te worden meegenomen bij de afweging om iemand voor te stellen als lid van verdienste.
Om in aanmerking te komen voor een lidmaatschap van verdienste moet een lid van Witteveense Boys’87
Xxxx dan 10 jaar actief zijn geweest als onbezoldigd vrijwilliger
Herkenbare diensten of een project uitgevoerd hebben in het belang van de vereniging
Actief zijn geweest in diverse groepen of commissies of
Een buitengewone sportieve prestatie hebben geleverd.
Ereleden
Hiervoor geldt in principe hetzelfde als vermeld onder “leden van verdienste”, maar dan dient sprake te zijn van (een) zeer uitzonderlijke prestatie(s) op sportgebied of jarenlange werkzaamheden van een vrijwilliger met een grote meerwaarde voor de vereniging.
Om in aanmerking te komen voor een erelidmaatschap moet een lid van de Witteveense Boys’87
Minimaal 10 jaar actief zijn geweest als onbezoldigd vrijwilliger in diverse commissies of werkgroepen
Uitzonderlijke (meer) waarde voor de vereniging hebben gehad in incidentele(projectmatige) zaken
Substantiële bijdrage hebben geleverd aan de interne of externe positionering van de vereniging
Zich buitengewoon verdienstelijk hebben gemaakt voor de vereniging
Minimaal 2 periodes zitting in het bestuur hebben gehad
Promoveren uit de groep leden van verdienste
KNVB Onderscheiding.
De KNVB kent een Onderscheidingsregeling; een besluit van het bondsbestuur waardoor op verschillende manieren erkenning kan worden uitgesproken naar een persoon die zich voor de vereniging en/of KNVB op de een of andere manier verdienstelijk heeft gemaakt. De mate waarin iemand zich in haar activiteiten voor het voetbal heeft onderscheiden, bepaalt mede de hoogte van deze waardering. Het bestuur van de vereniging vraagt een KNVB onderscheiding aan.
Criteria KNVB onderscheidingen:
Betaalde functies wegen niet mee
De wijze waarop invulling is gegeven aan functies wordt meegewogen
Onderbrekingen
Door omstandigheden kan een vrijwilliger genoodzaakt zijn om zijn/haar functie(s) binnen een vereniging neer te leggen en seizoenen later de draad weer op te pakken. Een onderbreking van maximaal 5 jaar blijft buiten beschouwing en een in de eerdere periode opgebouwde staat van dienst mee tellen in de beoordeling.
Scheidsrechter spelden
Om voor een scheidsrechter speld in aanmerking te komen, dient men actief te zijn in de functie van scheidsrechter in combinatie met praktijkbegeleider, assistent-scheidsrechter of scheidsrechterbegeleider. Daarnaast worden de aanvragen voor scheidsrechters beoordeeld op basis van wat de boventoon voert in de staat van dienst: Scheidsrechter = scheidsrechterspeld, KNVB of verenigingsfunctie = reguliere onderscheiding
Tuchtzaak.
Een tuchtrechtelijke veroordeling heeft – afhankelijk van de aard van de strafbare feiten en de periode waarin dit plaatsvond – invloed op de beoordeling.
Onderscheidingen worden alleen toegekend als betrokkene nog actief in functie is dan wel afscheid neemt
De zwaarte van de uitgeoefende functie(s) wordt meegenomen in de beoordeling van de toekenning van de waarderingsspeld in zilver, goud, alsmede bij het lidmaatschap van verdienste.
Louter lid.
Mensen die een groot aantal jaren “alleen lid” zijn van de vereniging komen niet aanmerking voor een KNVB-onderscheiding. Zie verder KNVB onderscheidingen, xxx.xxxx.xx
Artikel 4 - Donateurs
De vereniging kent naast leden donateurs (“begunstigers”).
Donateurs zijn die natuurlijke of rechtspersonen die door het bestuur zijn toegelaten en die zich tegenover de vereniging verplichten om jaarlijks een door het bestuur vastgestelde bijdrage te storten.
Donateurs hebben geen andere rechten en verplichtingen dan die welke hen in of krachtens de statuten en/of reglementen zijn toegekend of opgelegd.
Donateurs hebben wel het recht om op de ledenvergadering aanwezig te zijn en hun mening kenbaar te maken, zij hebben echter geen stemrecht in de algemene ledenvergadering.
De rechten of verplichtingen van donateurs kunnen te allen tijde wederzijds door opzegging worden beëindigd, behoudens dat de jaarlijkse bijdrage voor het lopende boekjaar voor het geheel verschuldigd blijft.
Opzegging namens de vereniging geschiedt door het bestuur.
Opzegging van het donateurschap kan alleen uiterlijk per 1 juni van ieder jaar en daardoor is voor het gehele seizoen contributie verschuldigd.
Artikel 5 - Het lidmaatschap
De aanmelding geschiedt door invulling, dagtekening en ondertekening van een door de ledenadministratie te verstrekken aanmeldingsformulier, waarop de volgende gegevens zijn in te vullen: naam, voornaam (voluit), adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, evenals de vereniging(en) waarvoor het kandidaat-lid de laatste 5 jaren heeft gespeeld. Voor jeugdleden dient het formulier medeondertekend te worden door de wettelijk vertegenwoordiger. Het bestuur kan, op voorspraak van de ledenadministratie vorderen, dat de in het formulier verstrekte gegevens door deugdelijke bewijzen worden gestaafd.
Het bestuur houdt een register bij waarin de namen, adressen en geboortedata van de leden zijn opgenomen; een en ander op een door de KNVB aan te geven wijze.
Het bestuur draagt er zorg voor dat degenen die als lid tot de vereniging wensen te worden toegelaten, worden aangemeld bij de KNVB.
Artikel 6 - Aanneming van leden
Het lidmaatschap wordt verkregen door een besluit tot toelating door de secretaris namens het bestuur genomen, welke wordt uitgevoerd door de ledenadministratie. De secretaris, op voordracht van de ledenadministratie, kan niet eigenmachtig iemand het lidmaatschap weigeren, dan beslist het bestuur over het al dan niet toelaten.
Van de toelating wordt mededeling gedaan in het cluborgaan, in dit geval de website xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx. Binnen 14 dagen na deze bekendmaking kan ieder stemgerechtigd lid, onder opgaaf van redenen, bij het bestuur bezwaar maken tegen de toelating. Mocht dit leiden tot een afwijzing door het bestuur, dan wordt hiervan schriftelijk mededeling gedaan aan de aanvrager, onder vermelding van de beroepsprocedure. Als het niet toegelaten
lid dit verzoekt, zal de afwijzende beslissing aan de algemene ledenvergadering worden voorgelegd.
Artikel 7 - Contributie
De leden zijn jaarlijks gehouden tot het betalen van een contributie, die door de algemene vergadering jaarlijks zal worden vastgesteld.
Ereleden zijn vrijgesteld van het betalen van contributie.
Wanneer het lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar eindigt, blijft niettemin de contributie voor het gehele jaar verschuldigd m.u.v. beëindiging i.v.m. overlijden.
Contributie kan jaarlijks verhoogd worden op basis CPI (Consumenten Prijs Indexcijfer). Deze jaarlijkse verhoging kan automatisch van kracht worden en kent een minimum van 1% en maximum van 4%.
Peildatum is 1 januari van ieder jaar voorafgaand aan het nieuwe seizoen.
De Algemene Ledenvergadering kan afzonderlijke verhogingen/verlagingen/kortingen voorstellen als gevolg van bijzondere omstandigheden zoals sterke kostenstijgingen in bijvoorbeeld
veldhuur door gemeente, kledingaanschaf, energielasten, etc. of wegens speciale omstandigheden.
Contributiebetaling kan plaatsvinden door middel van automatische incasso (heeft de voorkeur), of factuur en vindt plaats in 2 termijnen (augustus/september en januari).
Kortingen op de contributie:
Bij meerdere voetballende kinderen uit één gezin is er recht op 7€ korting bij 3 kinderen en bij 4 kinderen 7€ korting 3de kind en halve contributie 4de kind.
Xxxxxxx en trainers, die al actief-voetballende leden waren, krijgen een korting van 50% op de normale contributie.
Voor “gedwongen” leden (leiders en trainers, die geen lid zijn, die een bepaalde functie (leider, trainer, bestuurslid) gaan uitoefenen en daartoe lid van de vereniging moeten worden en KNVB lid moeten zijn) wordt de contributie van een niet-actief lid in rekening gebracht en vervolgens voor de duur van hun vrijwilligerschap kwijtgescholden.
Voor reeds niet-actief voetballende leden die een dergelijke vrijwilligersfunctie (leider, trainer of bestuurslid) gaan uitoefenen wordt de contributie van een niet-actief lid in mindering gebracht op de te betalen contributie voor de duur van hun vrijwilligerschap.
Opzegging van het lidmaatschap kan alleen uiterlijk per 1 juni van ieder jaar en daardoor is voor het gehele seizoen contributie verschuldigd. De ledenadministratie kan uit coulance daar van afwijken door inning eerder stop te zetten. In principe geldt deze regeling alleen bij verhuizing buiten de gemeente Middendrenthe of langdurige uitschakeling door gezondheidsproblemen.
Artikel 8 - Rechten en plichten van leden
Buiten de verplichtingen, geregeld in artikel 5 van de statuten, hebben alle leden de hierna te noemen rechten en plichten.
Bij toetreding als lid hebben zij het recht een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement te ontvangen.
Zij hebben het recht om deel te nemen aan trainingen en wedstrijden.
Leden hebben het recht om deel te nemen aan debatten in de ledenvergaderingen. Meerderjarige leden hebben het recht om deel te nemen aan stemmingen in de ledenvergadering. Minderjarige leden hebben geen stemrecht, maar hun wettelijke vertegenwoordiger wel (één minderjarig lid heeft één stem via een wettelijke vertegenwoordiger). Meerderjarige niet-voetballende leden (zogenaamde niet actieve leden) hebben het recht om deel te nemen aan stemmingen in de ledenvergadering.
Zij hebben het recht van vrije toegang tot wedstrijden en bijeenkomsten, voor zover door het bestuur niet anders is bepaald.
Zij hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behandelen of te onderzoeken c.q. te doen behandelen of te doen onderzoeken en over het resultaat van de behandeling en/of het onderzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft ingediend.
Zij hebben de plicht de ledenadministratie in kennis te stellen van de verandering van hun adres.
Zij hebben de plicht tot tijdige betaling van de contributie.
Zij hebben de plicht tot naleving van de reglementen van de vereniging, evenals van de door het bestuur of door het bestuur aangewezen commissies gegeven richtlijnen, benevens de voorschriften van de K.N.V.B.
Artikel 9 - Straffen
Straffen opgelegd door de tuchtcommissie van de K.N.V.B., waaronder begrepen die ten gevolge van een gele of rode kaart, dienen door de leden zelf te worden betaald.
Het bestuur is bevoegd om, met inachtneming van het beginsel van hoor en wederhoor, naast een straf welke aan een speler, grensrechter, begeleider, verzorger of ander lid wordt gegeven en door de tuchtcommissie van de KNVB wordt afgedaan, een bijkomende straf vanuit de vereniging op te leggen.
Bij een beslissing als bedoeld in lid 1 van dit artikel heeft het desbetreffende lid een beroepsmogelijkheid bij de algemene vergadering van de vereniging. Dit beroep dient, 6 maanden na het opleggen van de straf door het bestuur, aanhangig te worden gemaakt bij de algemene vergadering middels aangetekend schrijven te richten aan de secretaris van de vereniging.
De klachtencommissie van de Witteveense Boys’87 – voortkomend uit het Protocol Ongewenst Gedrag – doet bij een ingediende klacht een voorstel aan het bestuur over de afhandeling van de klacht naar de betrokkenen. Het voorstel kan een straf bevatten. Het bestuur is verantwoordelijk voor het afhandelen van de klacht en het eventueel sanctioneren.
Artikel 10 - Clubkleuren
Het sporttenue van de vereniging bestaat uit:
shirt: groen en witte verticale banen. broek: groen
kousen: groen/wit gestreept.
De leden dienen zelf voor de kleding te betalen, tenzij de vereniging deze via sponsoring/contributie in bruikleen ter beschikking kan stellen. Het tenue (broek/shirt/kousen), een tas en een trainingspak worden in dat geval in bruikleen ter beschikking gesteld en blijven eigendom van de vereniging.
Artikel 11 - Algemene ledenvergadering
De agenda van de jaarvergadering bevat onder meer:
Vaststelling van de notulen van de vorige algemene vergadering; Jaarverslag van het bestuur;
Jaarverslagen diverse commissies
Financieel jaarverslag over het afgelopen boekjaar; Verslag van de kascommissie;
Goedkeuring van de balans en van de staat van baten en lasten en de daarbij behorende toelichting; Vaststelling van de contributies;
Vaststelling van de begroting; Benoeming bestuursleden; Benoeming commissieleden
Rondvraag
Artikel 12 – Bestuur
Het (algemeen) bestuur bestaat uit een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en tenminste 3 leden, die allen meerderjarig moeten zijn.
Onder het bestuur valt, onverminderd het bepaalde dienaangaande in de statuten, elders in het huishoudelijk reglement of in andere reglementen:
de algemene leiding van zaken;
de uitvoering van de door de algemene vergadering genomen besluiten; het toezicht op de naleving van de statuten en reglementen;
benoeming, ontslag en schorsing van personen werkzaam ten behoeve van de vereniging.
Het bestuur vergadert tenminste éénmaal per maand volgens een vooraf vastgesteld rooster, met uitzondering van de maanden juli en augustus. Daarenboven vergadert het bestuur zo dikwijls als de voorzitter of tenminste 3 (tenzij anders in de statuten is bepaald) leden van het bestuur zulks wensen.
Een oproep voor een vergadering dient minimaal 48 uur voor aanvang van de vergadering in het bezit van de bestuursleden te zijn, terwijl een vergadering op verzoek van bestuursleden binnen maximaal één week dient te worden belegd.
Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is. Besluiten worden bij meerderheid van geldige stemmen genomen.
Het bestuur heeft zich volledig geconformeerd aan de wet WBTR:
Wij hebben afgesproken dat alle bestuursleden en toezichthouders zullen handelen in het belang van de vereniging. Dat betekent dat wij zullen handelen als bestuurder en niet als privé-persoon, zowel intern (binnen de vereniging) als extern (in relatie met derden).
Bij aankopen stellen wij het belang van de vereniging voorop. In situaties die van belang zijn voor de vereniging, handelen wij niet op basis van onze persoonlijke voorkeur maar op basis van wat goed is voor de vereniging.
Wij spreken af dat wij integer en transparant handelen.
Dat betekent: oog hebben voor het verenigingsbelang en inzicht willen geven in beslissingen. Wij zullen de belangrijkste beslissingen publiceren op een wijze dat de leden kunnen zien hoe en welke besluiten zijn genomen.
Wij hebben een missiedocument waarin de normen en waarden van onze vereniging staan.
Er is een duidelijke taakomschrijving voor de werkwijze van de penningmeester, zoals het opstellen en laten goedkeuren van een begroting en jaarrekening.
Wij geven de leden op tijd de gelegenheid om de financiële verantwoording in te zien zodat zij er hun oordeel over kunnen geven in de ALV.
Wij hebben een kascommissie vanuit de ledenkring die jaarlijks de boekhouding controleert en verslag uitbrengt aan de leden tijdens de ALV.
Wij hanteren het vier-ogen-principe bij uitgaven boven 250 €.
Dat betekent dat er altijd twee bestuursleden akkoord moeten zijn met overboekingen. Verder heeft niet alleen de penningmeester, maar tenminste één ander bestuursleden ook altijd inzicht in de actuele financiële stand van zaken en per kwartaal wordt het bestuur geïnformeerd over de financiële situatie t.o.v. de begroting.
Bij uitgaven boven € 10.000 vragen wij minimaal 3 offertes aan bij verschillende leveranciers. We bespreken de offertes met het bestuur en leggen de besluitvorming over de keuze vast in de notulen. We houden rekening met sponsoren en gemeente Midden-Drenthe bij aanbestedingen.
Bij dergelijke opdrachten aan leveranciers is er altijd een schriftelijke opdrachtbevestiging, zodat achteraf altijd duidelijkheid is wat is afgesproken.
Xxx streven actief naar het tegengaan van fraude en onenigheid doordat wij goede procedures en afspraken hebben gemaakt. Wij hebben geregeld bestuur bijeenkomsten, stellen daarbij een agenda op en notuleren de belangrijkste genomen besluiten. Wij leggen vast wie bij de bestuursvergaderingen aan- en afwezig zijn.
Afspraken worden helder en eenduidig geformuleerd. De verslagen worden bewaard en inzichtelijk gemaakt aan de leden.
Wij zorgen er als bestuur voor dat alle huidige/toekomstige bestuursleden goed zijn geïnformeerd over de aansprakelijkheid die kan optreden als gevolg van hun positie als bestuurslid van de vereniging.
Dat we ons bij uitvoeren van de bestuurstaken binnen onze bevoegdheden blijven.
Dat we handelen conform de wet, statuten en huishoudelijke reglementen.
Wij bespreken jaarlijks met de leden de financiële toestand van de vereniging.
We voorkom dat sprake is van tegenstrijdig belang (en)
Wij voldoen aan de administratieplichten.
Wij gaan geen overeenkomsten aan die de vereniging niet kan nakomen.
Wij doen geen betalingstoezeggingen en melden betaalproblemen tijdig aan de belastingdienst als de vereniging in zwaar weer verkeert en afstevent op een faillissement.
Wij zorgen ervoor dat de vereniging voldoet aan relevante wetten, zoals de AVG.
Er is een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering afgesloten met voldoende dekking.
Het neerleggen van de bestuursfunctie wordt duidelijk vastgelegd, in de notulen van de bestuursvergadering. Daarnaast wordt dit vastgelegd in de notulen van de ALV. En wo0rdt de functionaris uitgeschreven bij de Kamer van Koophandel. Er wordt decharge van de bestuurstaken door de ledenvergadering van de vereniging verleend en een goede overdracht naar de nieuwe bestuurder(s) geregeld.
Er wordt met nieuwe bestuursleden geevaluerd na 3 tot 6 maanden na toetreding tot het bestuur.
Als bestuur spreken wij het volgende af over tegenstrijdig belang:
Een bestuurslid meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang direct bij de overige bestuursleden en indien van toepassing de Raad van Commissarissen.
Het bestuurslid deelt alle relevante informatie over het (potentieel) tegenstrijdig belang.
Bij een tegenstrijdig belang zal het bestuurslid niet deelnemen aan de overleggen en besluitvorming bij het onderwerp waar sprake is van het (potentieel) tegenstrijdig belang.
Als alle bestuursleden een tegenstrijdig belang hebben, of omdat een quorum (minimum aantal vereisten stemmen) of versterkte/volstrekte meerderheid bij de stemming niet wordt gehaald omdat één of meerderebestuursleden een tegenstrijdig belang heeft, zal het bestuur de beslissing doorverwijzen naar de Algemene Ledenvergadering .
Als een (potentieel) tegenstrijdig belang merken wij als bestuur in ieder geval aan:
Het aangaan van een overeenkomst met een geldelijk belang tussen de vereniging enerzijds en de bestuurder en/of relaties van de bestuurder anderzijds.
Het vaststellen van de vergoeding van de bestuurder.
Het stellen van een zekerheid zoals hypotheek, borg enz. door de vereniging ten behoeve van een bestuurder.
Als sprake is van (tijdelijke) afwezigheid van een bestuurder, dient het betreffende bestuurslid dit direct te melden bij de overige bestuursleden.
Bij belet en ontstentenis van één bestuurder (niet zijnde de enige bestuurder) of meerdere bestuurders zijn de overige bestuurders zijn belast met het bestuur van de organisatie OF worden één of meerdere personen (te benoemen door de raad van commissarissen en/of de algemene vergadering) met het ‘medebestuur’ belast naast de overgebleven bestuurder(s)
Bij belet en ontstentenis van alle bestuurders: is de ALV bevoegd om één of meerdere personen aan te wijzen om tijdelijk in het bestuur van de organisatie te voorzien OF is de RvC bevoegd (indien aanwezig)
Het bestuur zal bij het nemen van besluiten nagaan of is voldaan aan het minimumaantal stemmen zoals is vastgelegd in de statuten.
Het bestuur handelt zoals opgenomen in de statuten en een eventueel huishoudelijk reglement.
Als het aantal bestuursleden onvoldoende is om een besluit te nemen zal een stemming plaatsvinden in de Algemene Ledenvergadering.
Het meervoudig stemrecht is voor onze vereniging niet van toepassing
Wij hebben alleen bestuur en geen Raad van Toezicht (of toezichthoudende bestuursleden).
Wij hebben geen Raad van Toezicht en ook geen one-tier board.
Wij hebben geen toezichthoudend orgaan zoals die wordt gekwalificeerd in de WBTR
De verdeling van taken en bevoegdheden is als volgt afgesproken en vastgelegd: Zie functie- en taakomschrijvingen bestuursleden.
Wij hebben in onze vereniging verschillende groepen, commissies en andere entiteiten die NIET kwalificeren als Raad van Toezicht volgens de WBTR. Wij benoemen dit nadrukkelijk omdat deze dus geen verantwoordelijkheden hebben op het vlak van toezicht, zoals benoemd in de WBTR.
Bestuursleden van onze vereniging worden benoemd door een formeel besluit van de Algemene Ledenvergadering (ALV). De ALV kan zich uitspreken over de benoeming van een bestuurder.
Onze vereniging kent geen bindende voordracht
Wij nodigen altijd alle bestuurders uit voor een Algemene Ledenvergadering.
Wij staan bestuurders toe om tijdens de Algemene Ledenvergadering een raadgevende stem/advies uit te brengen op voorgenomen besluiten zoals de WBTR dat voorschrijft.
Artikel 13 - Dagelijks bestuur
De voorzitter, de secretaris en de penningmeester vormen het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur neemt alle beslissingen welke niet tot een gewone bestuurs- vergadering kunnen worden uitgesteld. Het dagelijks bestuur deelt zijn besluiten, ter bekrachtiging op de eerstvolgende bestuursvergadering mede.
Taken van de voorzitter:
Draagt er, samen met overige bestuursleden, zorg voor het opstellen en uitvoeren van het verenigingsbeleid
Leidt de vergaderingen van het bestuur
Maakt deel uit van het verenigingsbestuur
Draagt zorg voor de naleving van de statuten, huishoudelijk reglement, de voorschriften van de KNVB en andere reglementen en bepalingen van officiële instanties.
Vergadert 1 x per maand met het verenigingsbestuur
Xxxxxxx en leidt Algemene Leden Vergadering (1 x per jaar)
Zorgt 1-2 x per jaar voor een gezamenlijke bestuursvergadering met sv Nieuw Balinge.
Draag (mede) zorg voor een goede ontvangst op wedstrijddagen van de tegenstander en de scheidsrechters
Heeft minimaal tweemaal per jaar overleg met de diverse commissies
Vertegenwoordigt de vereniging naar buiten, doet de PR van de vereniging.
Maakt deel uit van de aanstellingscommissie voor de trainer 1ste elftal
Is in beginsel aanwezig bij uit-en thuiswedstrijden van het 1ste elftal of regelt dat een ander bestuurslid aanwezig is.
Volgt externe ontwikkelingen en stemt deze waar nodig af op de organisatie van de vereniging
Is aanwezig en aanspreekbaar, toont aandacht, brengt mensen bij elkaar, tracht conflicten op te lossen
Verantwoordelijkheden:
Legt eenmaal per jaar verantwoording af aan de leden van de vereniging
Neemt verantwoordelijkheid voor de juiste uitvoering van statuten, huishoudelijk reglement, aangegane en te sluiten contracten
Verder taken:
Neemt deel aan gesprekken/overleggen:
Sportakkoord Midden-Drenthe
Overleg Sportclubs Witteveen
Met gemeente Midden-Drenthe
Met de KNVB
Zorgt voor persberichten/publiciteit:
In Krant van Midden-Drenthe, in de Sport en Ontspanning
Op Facebook/Twitter/website
Scherm kantine
Verstuurt jaarlijks en vat samen voor bestuur enquête ongewenst gedrag
Onderhoudt het contact met:
Webmaster sites xxxx.xx en xxxxxxxxxxxxxxx.xx
Correspondent xxxxxxxXxxxx.xx
Taken van de secretaris:
Draagt er, samen met overige bestuursleden, zorg voor het opstellen en uitvoeren van het verenigingsbeleid
Vergadert éénmaal per maand met het bestuur
Stelt in overleg met de voorzitter de agenda op voor de bestuursvergadering en verspreid deze tijdig onder de bestuursleden, samen met de uitnodiging.
Notuleert bestuursvergaderingen en algemene ledenvergadering met beknopte tekst en een afsprakenlijst en besluitenlijst.
Nodigt 1-2 x per jaar het bestuur van sv Nieuw Balinge uit voor een gezamenlijke bestuursvergadering, stelt i.o.m. de voorzitters de agenda op en notuleert de vergadering.
Behandelt in- en uitgaande post, fungeert als postadres (Kerkweg 1 Witteveen) van de club
Bijhouden verenigingsarchief en beheren officiële stukken als contractstukken, hypotheekstukken, oprichtingsakte e.d.
Zorgt voor up-to-date houden van statuten en huishoudelijk reglement en verzorgt de publicatie hiervan
Kennisnemen van voorschriften KNVB en de gemeentelijke verordeningen en andere bepalingen.
Mutaties van nieuwe en gestopte bestuursleden tijdig doorgeven aan de KvK.
Handelt in overleg met de wedstrijdsecretaris strafzaken af
Stelt in overleg met betrokkenen het jaarverslag op
Verzorgt de correspondentie met externen.
Xxxx regelmatig op de club om te weten wat er speelt.
Verantwoordelijkheden:
Stelt i.o.m. de voorzitter de agenda van de bestuursvergadering op
Plant en stelt de maandelijkse bestuursvergadering vast en verstuurt de uitnodigingen.
Neemt verantwoordelijkheid voor de juiste uitvoering van statuten, huishoudelijk reglement, aangegane en te sluiten contracten
Verdere taken:
Correspondentie met andere verenigen, instellingen, overheid.
Haalt wekelijks de postbus leeg en verdeelt de post onder de bestuursleden.
Vraagt de benodigde vergunningen aan bij de gemeente Midden-Drenthe
Zorgt voor compliance aan de AVG-wetgeving
Taken van de penningmeester:
Draagt er, samen met overige bestuursleden, zorg voor het opstellen en uitvoeren van het verenigingsbeleid
Vergadert 1 x per maand met het verenigingsbestuur
Is voorzitter van de financiële commissie
Beheert de geldmiddelen
Heeft zitting in de Financiële commissie.
Verzorgt de administratie van de inkomsten en uitgaven (boekhouding)
Stuurt rekeningen uit voor contributies, donateurs, sponsoren, KNVB-boetes, huur veld en andere te factureren kosten.
Begeleidt en beheert de financiën van de commissies
Onderhoudt contact met kasbeheerder en kascontrole commissie
Beheert de ledenadministratie in Sportlink
Doet de betalingen namens de vereniging met voor bedragen boven 250€ het 4 ogen principe (een zet klaar, ander doet akkoord geven), via de financiële commissie.
Maant leveranciers, leden, sponsoren e.d. aan bij niet tijdige betaling
Bereid bestuursvergaderingen en Algemene Ledenvergaderingen voor (o.a. het afleggen van verantwoording voor de balans en begroting van de vereniging)
De kascommissie inzage geven in alle bescheiden en middelen en alle gewenste informatie verstrekken
Verzorgt de contacten met het administratiekantoor Koningin van Frankrijk t.a.v. de salarisadministratie, salarisstrook en belastingaangifte en betaling.
Vraagt subsidies aan (TVL, TASO, NL doet, jeugdsubsidie, ISDE etc.)
Opstellen en archiveren sponsorcontracten voor bal-kleding-bordsponsoren.
Geeft opzegging van sponsoren door aan sponsorcommissie, accommodatiecommissie en stuurt sponsor een bedankbriefje.
Kasbeheer (contant geld) indien uitbesteed bij derde: sluitende boekhouding in/uitgaven met bonnen en periodieke controle. Stort het geld af bij de bank.
Xxxx regelmatig op de club om te weten wat er speelt.
Verantwoordelijkheden:
Geeft minimaal eenmaal per kwartaal een toelichting op de financiële stand van zaken in het bestuur (in-en uitgaven gerelateerd aan begroting)
Legt eenmaal per jaar verantwoordelijkheid af aan de leden vergadering. Neemt verantwoordelijkheid voor de juiste uitvoering van statuten, huishoudelijk reglement, aangegane en te sluiten contracten
Verdere taken:
Stelt contracten voor betaalde krachten en vrijwilligers op.
Rekent de energie en het gebruik kantine jaarlijks af met ijsvereniging
Doorbelasten 50% van de WNBC kosten aan sv Nieuw Balinge, o.a.:
Waskosten
Club TV a.d.h. van aantal leden
Kledingkosten
Is hoofdbeheerder van sportlink WNBC’09 en Witteveense Boys’87
Artikel 14 - Bestuursverkiezing
Ieder jaar treedt 1/3 van het aantal bestuursleden bij toerbeurt af met dien verstande dat zoveel mogelijk de voorzitter, de secretaris en de penningmeester niet gelijktijdig aftredend zijn.
De namen van de aftredende bestuursleden, alsmede van de door het bestuur gestelde kandidaten dienen gepubliceerd te worden in de agenda van de jaarlijkse vergadering waarin bestuursverkiezing aan de orde is. In deze agenda dient ook de mogelijkheid tot kandidaatstelling door stemgerechtigde leden van de vereniging geopend te worden, met vermelding van de daaraan verbonden procedure.
Een kandidaatstelling door stemgerechtigde leden dient schriftelijk bij de secretaris aangemeld te worden, te ondertekenen door tenminste tien stemgerechtigde leden en dient vergezeld te gaan van een ondertekende bereidheidverklaring van de desbetreffende kandidaat eventueel onder vermelding van de functie die hij in het bestuur ambieert.
Artikel 15 - Kascommissie
Volgens artikel 15.3 van de statuten worden door de algemene ledenvergadering de leden van de kascommissie benoemd.
Samenstelling van de kascommissie is vastgelegd in art. 15.3 van de statuten. De kascommissie houdt toezicht op het beheer van de penningmeester.
Zij is gehouden tenminste éénmaal per jaar de kas de saldi, de boeken en bescheiden van de penningmeester na te zien. Van de uitkomst van dit onderzoek wordt schriftelijk verslag uitgebracht aan de algemene vergadering.
Als de kascommissie termen aanwezig acht om de penningmeester te dechargeren zal zij schriftelijk een betreffend voorstel doen aan de algemene vergadering. De kascommissie is bevoegd aan het bestuur schriftelijk voorstellen over het financiële beheer te doen.
Artikel 16. Overige commissies
Behoudens de algemene vergadering kunnen de verenigingsorganen slechts (sub)-commissies instellen, de benoeming en ontslag van de leden ervan en de werkwijze van die commissies regelen, voor zover dit ligt binnen het taakgebied van het desbetreffende verenigingsorgaan. Verenigingsorganen zijn onder meer het bestuur en de commissies.
Er zijn in principe zes vaste commissies, te weten: Jeugdcommissie
Accommodatie commissie
Evenementencommissie Sponsorcommissie Seniorencommissie Barcommissie
De benoeming tot lid van een commissie geschiedt, behoudens tussentijds bedanken, voor één jaar of tot de opdracht is volbracht of ingetrokken.
Bij het besluit tot instelling van een commissie worden de samenstelling, taak, bevoegdheid en werkwijze van de commissie in een instructie vastgelegd. Deze instructie wordt beschouwd als een onlosmakelijk deel van het huishoudelijk reglement.
Elke commissie rapporteert tenminste één keer per kalenderjaar over de voortgang van zijn werkzaamheden aan het orgaan, dat de commissie benoemde, tenzij in de instructie anders is bepaald.
Een commissie vergadert zo dikwijls de voorzitter of tenminste twee leden van de commissie dit wenselijk achten.
Een commissie is verantwoording schuldig aan het orgaan dat de desbetreffende commissie heeft ingesteld.
Artikel 17 - Kostenvergoedingen
Het bestuur is bevoegd als zij daar redenen voor heeft om aan de leden die vrijwilligerstaken uitvoeren een vrijwilligersvergoeding of onkostenvergoeding te betalen.
Artikel 18 - Gebouwen van de vereniging
De vereniging draagt generlei verantwoordelijkheid voor de eigendommen van welke aard ook, van leden en derden in de gebouwen aanwezig.
Het clubhuis is gedurende door het bestuur aan te wijzen uren voor de leden toegankelijk. Van deze regeling wordt aan de leden mededeling gedaan.
Het bestuur is bevoegd, één of meer voor gebruik van de leden bestemde lokalen van de vereniging, voor bijzondere doeleinden te reserveren.
Bij gebruikmaking van deze bevoegdheid geschiedt daarvan tijdige mededeling aan de leden.
Artikel 19 - Wedstrijden
De spelers zullen op een door het bestuur te bepalen wijze van hun opstelling en indeling in een van de teams in kennis worden gesteld.
Bij wedstrijden zal zo mogelijk ieder team vergezeld zijn van een leider, aan te wijzen door het bestuur. De leider is de eerstverantwoordelijke voor het gebeuren rond de wedstrijd. Hij rapporteert onregelmatigheden aan het bestuur.
Leden die aan wedstrijden deelnemen dienen in de voorgeschreven kleding te verschijnen.
De spelers van een team zijn in beginsel gehouden tijdens wedstrijden te handelen volgens de aanwijzing van de aanvoerder en de leider.
Het bestuur is bevoegd namens de vereniging wedstrijden uit te schrijven en de vereniging te doen inschrijven als deelneemster aan door andere personen georganiseerde wedstrijden, waarvoor door de KNVB toestemming is verleend.
Van het behalen van prijzen, kampioenstitels of premies door een elftal en/of leden, die de vereniging op enige wedstrijd vertegenwoordigen, geschiedt melding gemaakt te worden aan het bestuur. Bedoelde prijzen en premies zijn eigendom van de vereniging en komen aan de vereniging ten goede.
Artikel 20 - Aansprakelijkheid van de leden
Ieder der leden is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de vereniging aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, als en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond.
Voor de kosten die gepaard gaan met de afdoening van strafzaken e.d. door de
K.N.V.B. kunnen de leden wel aansprakelijk worden gesteld. Boetes voor gele en rode kaarten worden direct doorbelast aan de betreffende speler.
Artikel 21 – Sponsoring.
Het bestuur kan richtlijnen opstellen voor en is bevoegd tot het aangaan van sponsorcontracten.
Artikel 22 – Website.
De officiële website van de Witteveense Boys'87 is xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx. Voor de gezamenlijke jeugdafdeling WNBC’09, tussen sv Nieuw Balinge en de Witteveense Boys’87 is de website xxx.xxxx.xx. Via deze website communiceert het bestuur en de commissies met de leden en andere belanghebbenden. De inhoud en strekking van de opgenomen artikelen mogen het belang van de vereniging in het algemeen niet schaden. De webmaster is verantwoordelijk voor de inhoud en strekking van de vermeldingen en artikelen op de website.
Artikel 23 - Wijziging van het huishoudelijk reglement
Het huishoudelijk reglement kan slechts gewijzigd worden door een besluit van de algemene ledenvergadering, waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat een wijziging van het huishoudelijk reglement zal worden voorgesteld. De termijn voor oproeping tot een zodanige vergadering moet tenminste 14 dagen bedragen.
Tenminste 14 dagen voor de vergadering wordt gehouden, moet een afschrift van het voorstel, waarin de voorgedragen wijziging woordelijk is opgenomen, op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage gelegd worden tot na afloop van de dag waarop de vergadering wordt gehouden. Bovendien wordt de voorgestelde wijziging van het huishoudelijk reglement tenminste 14 dagen voor de vergadering op de website xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx gepubliceerd en/of een afschrift hiervan aan alle leden toegezonden.
Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement behoeft tenminste 2/3 van de uitgebrachte aanwezige geldige stemmen.
Artikel 24 - Slotbepalingen
Ieder lid en verenigingsorgaan hebben zich te houden aan de bepalingen van dit reglement.
Na vaststelling van het reglement wordt zo spoedig mogelijk de tekst bekend gemaakt aan de leden.
Dit huishoudelijk reglement en alle navolgende wijzigingen van dit reglement treden in werking 14 dagen na het verschijnen van de tekst van het reglement op de website xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx.
Aldus vastgesteld in de algemene vergadering van de vereniging de dato 4-11-2022. Namens het bestuur van de vereniging:
X. Xxxxx, Voorzitter
X. Xxxxxxxxx, Secretaris
Aangepast door ledenvergadering op 23-11-2018
Aangepast door ledenvergadering 04-11-2022
1
1