DIENSTVERLENINGSOVEREENKOMST DIGITALE INFORMATIEVOORZIENING GEMEENTE HAARLEM - NOORD-HOLLANDS ARCHIEF
DIENSTVERLENINGSOVEREENKOMST DIGITALE INFORMATIEVOORZIENING GEMEENTE HAARLEM - NOORD-HOLLANDS ARCHIEF
De gemeente Haarlem, gevestigd Xxxxxxx 000, 0000 XX Xxxxxxx, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de algemeen directeur, xxx. X. Xxxxxxxx, hierna te noemen 'de gemeente'
en
het Noord-Hollands Archief, gevestigd Xxxxxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxxxx, te dezen vertegenwoordigd door zijn voorzitter, xxx. X. Xxxxxx en zijn directeur, xxx. X. Xxxxxxx, verder te noemen 'het Noord-Hollands Archief’
hierna te noemen 'partijen';
overwegende
A. dat partijen in aansluiting op de daartoe geldende bepalingen in de Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief een overeenkomst willen aangaan met als belangrijkste doel het beheren, toegankelijk maken en beschikbaar stellen van de digitale gemeentelijke informatie;
B. dat de gemeente besluit om voor zowel het beheer (inclusief de zogenaamde uitplaatsing) als de terbeschikkingstelling van zijn digitale informatie aansluiting te zoeken bij het e-Depot van het Noord-Hollands Archief;
zijn het volgende overeengekomen:
Hoofdstuk I Begrippenkader
Artikel 1
In deze overeenkomst wordt verstaan onder:
a. de Wet: de Archiefwet 1995, laatstelijk gewijzigd bij Wet van 19 april 2012 en ingaande op 1 januari 2013.
b. het e-Depot: een voorziening van het Noord-Hollands Archief, met functionaliteit voor de veilige opslag, het duurzaam beheer en de raadpleging van digitale informatie.
c. de gemeente: de gemeente Haarlem.
d. burgemeester en wethouders: het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Haarlem.
e. de gemeentearchivaris: de bij besluit van het Algemeen Bestuur van het Noord-Hollands Archief tot gemeentearchivaris van Haarlem benoemde functionaris, zijnde een gekwalificeerde en gediplomeerde archivaris van het Noord-Hollands Archief.
f. digitale informatie: de in artikel I onder c van de Archiefwet 1995 bedoelde (digitale) archiefbescheiden van de gemeente en haar rechtsvoorgangers.
g. beheer: het in goede, geordende en toegankelijke staat bewaren, (nader) toegankelijk maken en beschikbaar stellen van de overgebrachte en/of uitgeplaatste digitale informatie op grond van de bepalingen van de Wet.
Hoofdstuk II Algemene bepalingen
Artikel 2
In aansluiting op de daartoe geldende bepalingen in de Gemeenteschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief gaat de gemeente met ingang van 1 januari 2019 een aanvullende dienstverleningsovereenkomst aan met het Noord-Hollands Archief ten aanzien van het beheer en de ter beschikkingstelling van de overgebrachte en/of uitgeplaatste digitale informatie.
Artikel 3
Burgemeester en wethouders heeft het Noord-Hollands Archief aangewezen als gemeentelijke archiefbewaarplaats, overeenkomstig de bepalingen in artikel 31 van de Wet. Onder gemeentelijke archiefbewaarplaats valt tevens het e-Depot van het Noord-Hollands Archief.
Artikel 4
Partijen maken hetgeen hen bij de uitvoering van de overeenkomst ter kennis komt en waarvan zij het vertrouwelijk karakter kennen of redelijkerwijs kunnen vermoeden op geen enkele wijze verder bekend, behalve voor zover enig wettelijk voorschrift of een uitspraak van de rechter tot bekendmaking daarvan verplicht.
Artikel 5
Het Noord-Hollands Archief is belast met het beheer van de naar het e-Depot overgebrachte en/of uitgeplaatste digitale informatie, alsmede met het toezicht op het beheer van de (nog) niet overgebrachte digitale informatie van de gemeente. Het toezicht op het beheer van de (nog) niet overgebrachte digitale informatie vindt plaats onder de bevelen van burgemeester en wethouders. Van het genoemde toezicht wordt regelmatig, maar in ieder geval eens in de twee jaar officieel rapport opgemaakt dat wordt aangeboden aan burgemeester en wethouders.
Artikel 6
1) Het Noord-Hollands Archief beheert alle naar het e-Depot overgebrachte en/of uitgeplaatste digitale informatie van de gemeente overeenkomstig de voorschriften van de Wet.
2) De dienstverlening voor beheer van de digitale informatie omvat:
a. Het in goede, geordende en toegankelijke staat bewaren, (nader) toegankelijk maken en
digitaal beschikbaar stellen van de overgebrachte en/of uitgeplaatste digitale informatie op grond van de bepalingen van de Wet.
b. Het verstrekken aan verzoekers van afschriften, reproducties, uittreksels of afbeeldingen of uitleningen aan derden, anders dan de gemeente, tegen een vergoeding
conform de regelgeving van het Noord-Hollands Archief voor archiefbescheiden van het Rijk.
c. Het verstrekken van informatie en adviezen aan publiek en gemeentelijke organisaties.
d. Het afwijzen van een verzoek tot raadpleging indien de materiële staat zich daartegen verzet of deze aan verzoeker niet veilig kunnen worden toevertrouwd.
e. Het adviseren over het stellen, c.q. opheffen van beperkingen aan de openbaarheid, zoals bedoeld in artikel 15 van de Wet
f. Het geven van ontheffingen van de beperking van de openbaarheid bij verzoeken tot raadpleging van archiefbescheiden, waarvan de openbaarheid op grond van artikel 15 dan wel artikel 16 van de Wet is beperkt. Burgemeester en wethouders mandateren deze bevoegdheid aan de gemeentearchivaris. De verzoeken tot ontheffing worden door het
Noord-Hollands Archief behandeld. Het Noord-Hollands Xxxxxxx informeert burgemeester en wethouders in het jaarverslag over de verleende ontheffingen.
Hoofdstuk III Overbrenging archieven
Artikel 7
1) De gemeente brengt, voor zover dit nog niet is gebeurd, alle digitale informatie die daarvoor op grond van de Wet in aanmerking komt over naar het e-Depot.
2) De beschikbare toegangen op de overgebrachte informatie (inventarissen en/of plaatsingslijsten) evenals de (digitaal) beschikbare informatie zelf, worden in de studiezaal en zoveel als mogelijk via het internet door het Noord-Hollands Archief aan bezoekers beschikbaar gesteld.
3) De archieven die nog niet voldoen aan de eisen van goede, geordende en toegankelijke staat worden onder verantwoordelijkheid en voor rekening van de gemeente in deze staat gebracht.
Hoofdstuk IV Overleg
Artikel 8
In het jaarlijks Strategisch Informatie Overleg (SIO) tussen vertegenwoordigers van de gemeente en de gemeentearchivaris worden vraagstukken belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding. Het initiatief tot dit overleg wordt genomen door de gemeente.
Artikel 9
Partijen houden elkaar gedurende de looptijd van deze overeenkomst op de hoogte van alle
feiten en omstandigheden die van belang zijn voor de uitvoering van de overeenkomst.
Hoofdstuk V Verantwoording
Artikel 10
In een jaarverslag van het Noord-Hollands Archief wordt melding gemaakt van de krachtens deze overeenkomst verrichte werkzaamheden die in dat jaar met betrekking tot de digitale informatie van de gemeente is verricht. Een exemplaar van dit jaarverslag wordt jaarlijks aan burgemeester en wethouders toegezonden.
Hoofdstuk VI Financiële aspecten
Artikel 11
1) De jaarlijkse kosten verbonden aan de uitvoering van deze dienstverleningsovereenkomst worden gerelateerd aan het inwonertal van de gemeente per 31 december van het voorafgaande kalenderjaar. Voor het begrotingsjaar 2019 bedragen de standaardkosten
€ 1,375 per inwoner, exclusief BTW. Dit bedrag wordt met ingang van 1 januari 2020 jaarlijks geïndexeerd overeenkomstig de wijziging van het consumentenprijsindexcijfer, zoals gepubliceerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek.
2) Voor de aansluiting van deelnemers in de GR Noord-Hollands Archief op het e-Depot van het Noord-Hollands Archief is door alle Regionale Historische Centra (RHC’s) samen met het Nationaal Archief (ministerie van OCW) een uniform landelijk tarief afgesproken van € 1,375 exclusief BTW, per inwoner per jaar. Deze tarieven zijn van toepassing voor de overbrenging en de zogenaamde uitplaatsing van digitale informatie. De tariefstelling wordt na 4 jaar geëvalueerd.
3) Het Algemeen Bestuur van de GR Noord-Hollands Archief heeft in zijn vergadering van 11 april 2018 besloten om alle via een dienstverleningsovereenkomst aan het Noord-Hollands Archief verbonden gemeenten, provincie en openbare lichamen bij de doorvoering van de nieuwe tarieven voor digitaal archiefbeheer als overgangsperiode een korting aan te bieden van 60% per 1 januari 2019, 40% per 1 januari 2020 en 20% per 1 januari 2021, waardoor de nieuwe tarieven voor digitaal archiefbeheer in hun volle omvang pas met ingang van 1 januari 2022 worden doorberekend.
4. De gemeente ontvangt twee maal per jaar, te weten in maart en in september, facturen ter zake van de helft van het op grond van het bepaalde in artikel 11, eerste, tweede en derde lid, verschuldigde bedrag.
Artikel 12
1) Indien door aanvullende wensen of gewijzigde inzichten van de gemeente of door wijziging van de voor de te verrichten prestaties van belang zijnde wettelijke voorschriften, de prestaties die het Noord-Hollands Archief op grond van de overeenkomst moet verrichten, aantoonbaar worden verzwaard dan wel uitgebreid, is sprake van meerwerk dat voor vergoeding in aanmerking komt.
2) Het Noord-Hollands Xxxxxxx vangt niet aan met meerwerk alvorens het daartoe schriftelijk opdracht van de gemeente heeft gekregen. Het Noord-Hollands Archief brengt ter verkrijging van een opdracht een schriftelijke offerte uit. Voor het verrichte meerwerk door het Noord-Hollands Archief ontvangt de gemeente achteraf afzonderlijk een gespecificeerde factuur.
Hoofdstuk VII Looptijd, tussentijdse wijziging, ontbinding en opzegging
Artikel 13
Deze overeenkomst treedt in werking met ingang van 1 januari 2019 en wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.
Artikel 14
Deze overeenkomst wordt vijfjaarlijks door partijen geëvalueerd. De evaluatie omvat in ieder geval het beheer en de toegang van de digitale informatie, met inbegrip van inspectie en relatiebeheer alsmede de preservering en/of conservering.
Artikel 15
1) Deze overeenkomst kan met onderlinge instemming van beide partijen tussentijds worden opgezegd of gewijzigd.
2) Wijzigingen van de overeenkomst worden schriftelijk vastgelegd en maken als bijlage onderdeel uit van deze overeenkomst.
Artikel 16
1) Elk van de partijen kan de overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven buiten rechte geheel of gedeeltelijk ontbinden indien de andere partij in verzuim is, dan wel nakoming blijvend of tijdelijk onmogelijk is.
2) Opzegging dient tenminste één jaar voor de gewenste datum van beëindiging te geschieden.
3) In geval van ontbinding vindt tussen partijen afrekening plaats op basis van de door partijen ter zake van de uitvoering van de onderhavige overeenkomst verrichte diensten en in redelijkheid gemaakte kosten en voor de uitvoering hiervan in redelijkheid voor de toekomst aangegane verplichtingen. Partijen hoeven elkaar anderszins op generlei wijze schadeloos te stellen voor de gevolgen van de opzegging van de overeenkomst.
Artikel 17
Indien één van de partijen gedurende een redelijke termijn ten gevolge van overmacht haar verplichtingen op grond van de overeenkomst niet kan nakomen, heeft de andere partij het recht de overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven en met inachtneming van een redelijke termijn buiten rechte geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder dat daardoor enig recht op schadevergoeding ontstaat.
Hoofdstuk VIII Geschillenbeslechting
Artikel 18
Geschillen die mochten ontstaan met betrekking tot de inhoud of uitvoering van deze
overeenkomst worden bij uitsluiting voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechter in het arrondissement Noord-Holland, tenzij partijen alsnog een andere vorm van geschillenbeslechting overeenkomen.
Artikel 19
Op de overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing.
Aldus overeengekomen en ondertekend te Haarlem op 2019
Namens de gemeente Haarlem, Namens het Noord-Hollands Archief,
xxx. X. Xxxxxxxx xxx. X. Xxxxxx
algemeen directeur voorzitter
xxx. X. Xxxxxxx directeur