Huishoudelijk reglement Adviesraad MEE & de Wering 2022

Huishoudelijk reglement Adviesraad MEE & de Wering 2022

Algemeen

1. Doelstelling, taken en bevoegdheden adviesraad

De doelstelling, taken en bevoegdheden (waaronder het adviesrecht) van de Adviesraad MEE & de Wering (hierna te noemen: adviesraad) worden omschreven in de samenwerkingsovereenkomst, overeengekomen tussen de adviesraad en de raad van bestuur van MEE & de Wering (zie website).

2. Samenstelling adviesraad

2.1 De adviesraad bestaat uit minimaal drie en maximaal acht leden. De leden worden door de raad van bestuur van MEE & de Wering benoemd.

2.2 De adviesraad selecteert de kandidaten op basis van een profielschets voor leden van de adviesraad (zie website).

2.3 De adviesraad streeft bij de selectie en benoeming van zijn leden naar een, evenredige, vertegenwoordiging van de regio’s waarin MEE & de Wering werkzaam is: Noord- Kennemerland, West-Friesland, Kop van Noord-Holland, IJmond/Zuid-Kennemerland.

2.4 Een lid moet in principe woonachtig zijn in de regio die hij/zij vertegenwoordigt.

2.5 Leden kunnen tot de doelgroep van MEE & de Wering behoren of hier affiniteit mee hebben.

2.6 Niet benoembaar zijn personen:

a. die een arbeidsrechtelijk of vrijwillig dienstverband met MEE & de Wering hebben of minder dan een jaar geleden hebben gehad;

b. die gehuwd zijn met of een duurzame relatie onderhouden met een leidinggevende van MEE & xx Xxxxxx;

c. leden van de raad van toezicht MEE & de Wering.

3. Benoeming en herbenoeming

3.1 Geïnteresseerden krijgen een gesprek met een vertegenwoordiging van de adviesraad en starten met een proefperiode van twee vergaderingen. Na twee vergaderingen beslist de adviesraad of de aspirant-leden definitief voorgedragen worden en kunnen worden benoemd door de raad van bestuur van MEE & de Wering.

3.2 De leden van de adviesraad worden benoemd voor een periode van drie jaar en kunnen maximaal één keer herbenoemd worden.. Bij onderzetting en calamiteiten kan deze 2e termijn met een 3e termijn van maximaal drie jaar worden verlengd. Jaarlijks wordt deze 3e herbenoeming met de voltallige adviesraad geëvalueerd.. De adviesraad stelt een rooster van aftreden op.

3.3 De leden van de adviesraad worden benoemd zonder last of ruggenspraak. Dat betekent dat zij advies kunnen geven zonder de achterban te raadplegen.

3.4 Leden van de adviesraad zijn het bij hun benoeming eens met de visie, de missie en gedragscode van MEE & de Wering (zie website) en leveren een verklaring omtrent gedrag (VOG) aan.

4. Beëindiging lidmaatschap adviesraad

4.4 Het lidmaatschap van de adviesraad eindigt:

a. wegens het overlijden van het lid;

b. op verzoek van het lid met een opzegtermijn van twee maanden;

c. na maximaal twee zittingsperiodes van vier jaar;

d. door ontslag (zie artikel 5).

Huishoudelijk reglement Adviesraad 1 27-07-2022

5. Xxxxxxxxx of ontslag

5.4 De adviesraad kan met een twee derde meerderheid besluiten een lid van de adviesraad te schorsen of te ontslaan. Dit kan als de deelname aan de adviesraad in redelijkheid niet meer mogelijk is.

5.5 Een besluit tot schorsing of ontslag wordt alleen genomen als de betrokkene de gelegenheid heeft gekregen zich hiertegen te verdedigen. Bij het besluit over schorsing/ontslag heeft de betrokkene geen stemrecht.

6. Dagelijks bestuur (DB)

6.1 De leiding van de adviesraad berust bij het Dagelijks Bestuur (DB).

6.2 Het DB bestaat uit drie (of vier) leden, te weten de voorzitter, de secretaris/vicevoorzitter en de penningmeester.

6.3 De voorzitter, secretaris en penningmeester worden als zodanig door de voltallige adviesraad gekozen.

7. Taken

7.1 De taken van de voorzitter zijn:

• het leiden van de vergaderingen, hij/zij vat de meningen samen, zodat een besluit als zodanig genotuleerd kan worden;

• het ondertekenen van stukken;

• het vertegenwoordigen van de adviesraad;

• het opstellen van het conceptjaarplan samen met het DB;

• het constant informeren en aansturen van het DB;

• het rapporteren aan de raad van bestuur van MEE & de Wering t.a.v. adviesaanvragen en feedback van cliënten.

7.2 De taken van de vicevoorzitter zijn:

• het overnemen van de taken van de voorzitter bij afwezigheid van de voorzitter;

• het doorgeven na vervanging aan de voorzitter wat er is besproken of gebeurd;

• de vicevoorzitter heeft tekenbevoegdheid indien hij/zij de voorzitter vervangt.

7.3 De taken van de secretaris zijn:

• het opstellen van de agenda in samenspraak met het DB en in overleg met de beleidsadviseur van MEE & de Wering;

• het versturen van agenda en vergaderstukken, uiterlijk vijf dagen voor de vergadering;

• het tijdig (doen) verzorgen van de verslaglegging van de vergadering;

• het bewaken dat de stukken op tijd verspreid worden;

• het lezen en verslag doen van de in- en uitgaande post;

• het registreren of doen registreren van de in- en uitgaande post;

• het registreren van de gegeven adviezen door de adviesraad;

• het mede opstellen van een jaarplan en jaarverslag;

• het archiveren of doen archiveren van de documenten van de adviesraad;

• het verzorgen of doen verzorgen van de uitgaande post.

7.4 De taken van de penningmeester zijn:

• het goedkeuren van uitgaven namens de adviesraad;

• het onderhouden van contact met financiële administratie van MEE & de Wering;

• het maken van de jaarbegroting;

• het maken van de jaarrekening;

• het onderhandelen over en afwikkelen van het budget met de raad van bestuur van MEE & de Wering op grond van binnen de stichting geldende regels rond interne budgettering.

• De penningmeester is bevoegd namens het DB zelfstandig op te treden in financiële zaken tot maximaal € 200,00 per handeling, wanneer hij of zij daarbij binnen de vastgestelde begroting blijft.

7.5 De taken van het dagelijks bestuur zijn:

• het bijeenroepen van de adviesraad of een projectgroep;

• het voorbereiden van de vergaderingen;

• het nemen van besluiten die met spoed genomen moeten worden. Hiervoor wordt achteraf verantwoording afgelegd aan de adviesraad. Bij het nemen van een spoedbesluit is minimaal het DB betrokken;

• het opstellen van een jaarplan;

• het opstellen van een rooster van aftreden voor de raadsleden;

• het verzorgen van een afvaardiging naar activiteiten en vergaderingen;

• het verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van de genomen besluiten.

7.6 Taken van de beleidsadviseur van MEE & de Wering:

• het mede opstellen van de agenda, in samenspraak met de secretaris;

• het aangeven van de onderwerpen die de organisatie op de jaaragenda van de adviesraad wil zetten;

• het doorzetten van vragen vanuit de adviesraad naar bestuurder en/of de organisatie;

• het laten zorgdragen voor alle faciliteiten t.b.v. de vergadering (ruimte, eten en drinken).

7.7 Taken van de contactpersoon raad van toezicht:

• het inbrengen van informatie vanuit de raad van toezicht MEE & de Wering;

• het beantwoorden en doorzetten van vragen vanuit de adviesraad naar de raad van toezicht;

• het mede opstellen van de agenda van het jaarlijks overleg tussen adviesraad en de raad van toezicht, in samenspraak met de secretaris van de adviesraad.

8. Bijeenroepen vergadering

8.1 Oproep tot een vergadering geschiedt schriftelijk onder vermelding van de te behandelen onderwerpen, niet later dan de vijfde dag voor de vergadering (indien de vergaderdata vooraf zijn afgesproken).

8.2 In bijzondere gevallen kan door het DB een vergadering op kortere termijn bijeen geroepen worden; in dat geval zal het DB het spoedeisende karakter dienen te motiveren.

6. Vergaderfrequentie

8.3 De adviesraad overlegt xxxxxxxxx vier maal per jaar. Met de raad van bestuur van MEE & de Wering vergadert de adviesraad indien noodzakelijk.

8.4 Eenmaal per jaar vergadert de adviesraad samen met de raad van toezicht over de strategie van de organisatie.

8.5 Extra vergaderingen kunnen worden georganiseerd op verzoek van het dagelijks bestuur of twee leden van de adviesraad.

8.6 De raad van bestuur van MEE & de Wering kan het dagelijks bestuur van de adviesraad verzoeken om een vergadering op korte termijn te houden, wanneer een dringend advies gewenst en noodzakelijk is.

8.7 De adviesraad kan dit verzoek ook aan de raad van bestuur van MEE & de Wering doen.

9. Besluitvorming

9.1 Voor het nemen van besluiten dient een twee derde meerderheid van de leden van de adviesraad in de vergadering aanwezig te zijn.

9.2 Xxxxxxxx over zaken vindt xxxxxxxxx plaats, stemming over personen altijd schriftelijk.

10. Verslaglegging

10.1 Van het behandelde in de vergadering wordt door de secretaris of bij diens afwezigheid of verhindering door een ander lid van de adviesraad een verslag opgesteld, dat binnen twee weken wordt toegezonden aan alle leden van de adviesraad, de raad van bestuur, de beleidsadviseur en de contactpersoon vanuit de raad van toezicht van MEE & de Wering. In de eerstvolgende bijeenkomst wordt het verslag vastgesteld.

11. Achterbanraadpleging

11.1 De adviesraad organiseert jaarlijks in tenminste twee regio’s een achterbanraadpleging (cliëntenpanel of een andere vorm van contact) om feedback bij cliënten en inwoners op te halen. De vertegenwoordigers uit de regio hebben een rol in het voorbereiden en organiseren van de panels.

11.2 De adviesraad haalt in deze achterbanraadpleging signalen en knelpunten in de dienstverlening op en koppelt deze terug aan de raad van bestuur en het management van de regio.

11.3 De adviesraad denkt met de raad van bestuur mee in oplossingen. Het gaat dan niet om het oplossen van de persoonlijke problemen die cliënten of inwoners hebben, maar in het zoeken naar verbeteringen in de hulp en ondersteuning die MEE & de Wering biedt.

12. Geheimhouding

12.1 De leden van de adviesraad en de door de adviesraad uitgenodigde externe deskundigen zijn verplicht tot geheimhouding van alle zaken die zij in hun hoedanigheid vernemen, ten aanzien waarvan de adviesraad hun geheimhouding heeft opgelegd of waarvan zij het vertrouwelijke karakter moeten begrijpen.

13. Vergoedingen en declaraties

13.1 De leden van de adviesraad kunnen aanspraak maken op een vergoeding van reiskosten, à

€ 0,29 p/km of kosten openbaar vervoer.

13.2 De leden kunnen aanspraak maken op een onkostenvergoeding van € 30,00 per bijgewoonde vergadering, achterbanraadpleging, werkbezoek e.d.

13.3 Voor het bijwonen van externe vergaderingen of bijeenkomsten waaraan kosten zijn verbonden, is vooraf toestemming van de voorzitter van de adviesraad vereist.

13.4 Maandelijks declareren de leden van de adviesraad hun onkostenvergoeding, reiskosten en overige kosten via het declaratieformulier bij MEE & de Wering via xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx.

14. Slotbepalingen

14.1 Dit reglement wordt minimaal eens per drie jaar geëvalueerd en zo nodig aangepast.

14.2 In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de gehele adviesraad.

Vastgesteld op 27 juli 2022 te Alkmaar.

Namens de adviesraad:

X. Xxxxxxxxx voorzitter

Bijlage: Rooster van aftreden adviesraad

Naam	1e termijn		2e termijn
	Benoemd	Aftredend	Benoemd/ Herbenoembaar	Aftredend
Xxxxx Xxxxxxxxx	Mei 2021	Mei 2024	Mei 2024
Xxxxxx Xxxxxxxx	Nov 2016	Nov 2019	Nov 2019	Nov 2022
Xxx xx Xxxxx	Juli 2020	Juli 2023	Juli 2023