Huisregels Picnic Hubs

Huisregels Picnic Hubs

Onze huisregels gelden voor iedereen die in de Hubs van Picnic werkt. Dit document is onderdeel van het arbeidscontract tussen jou en Picnic Hubs BV, of tussen jou en een andere werkgever die jou bij Picnic heeft geplaatst. We verwachten dat je de huisregels goed doorleest voordat je begint met werken en dat je je aan deze afspraken houdt.

NET ALS THUIS

Persoonlijke verzorging en werkkleding

● We verwachten van iedereen goede persoonlijke hygiëne en verzorging.

● Draag op de werkvloer altijd zichtbaar je Picnic-kleding.

- Voor Runners is dat het volgende:

- Witte polo of overhemd.

- Picnic-schort.

- Lange blauwe spijkerbroek zonder rafels, gaten en/of vlekken.

- Bij koud weer mag je een Picnic jas dragen en mag er andere warme kleding onder de jas worden gedragen. Zorg wel dat je de jas in dat geval dichtritst zodat je eigen kleding niet zichtbaar is.

- Veiligheidsschoenen.

- Voor Runner+’en, Hub Leads en Supervisors, zijn er andere kledingvoorschriften, namelijk:

- Picnic-polo, -t-shirt of -sweater.

- Lange blauwe spijkerbroek zonder rafels, gaten en/of vlekken.

- Veiligheidsschoenen.

Kom op tijd

● We verwachten dat je iedere werkdag minimaal 15 minuten voordat je shift begint aanwezig bent. Zo kun je bijvoorbeeld rustig je spullen opbergen en indien van toepassing je werkoutfit aantrekken. Zorg dat je je uiterlijk 5 minuten voordat je shift begint op je werkplek hebt gemeld bij je leidinggevende.

Rijbewijs

● Xxxx dat je op het werk altijd een geldig rijbewijs bij je hebt. Als Xxxxxx hiernaar gevraagd wordt, moeten we namelijk kunnen aantonen wie er aan het werk zijn. Ook moet je tijdens het rijden uiteraard een rijbewijs kunnen tonen. Als je je rijbewijs niet bij je hebt, kan dit leiden tot een officiële waarschuwing en zelfs tot beëindiging van je werkzaamheden bij en/of je arbeidscontract met Picnic. Als je tijdelijk of blijvend niet meer in het bezit bent van een geldig rijbewijs, moet je dit direct doorgeven aan je leidinggevende.

Respect en vertrouwen

● Iedereen bij Picnic behandelt elkaar met respect, dus dat vragen we ook van jou. Dit betekent dat er voor discriminatie, (seksuele) intimidatie, agressie of geweld absoluut geen plek is. Respecteer je deze regel niet, dan kunnen we besluiten je werkzaamheden bij en/of arbeidscontract met Picnic te beëindigen.

● We werken op basis van vertrouwen. Sjoemel je toch met bepaalde zaken of procedures, waar xxxxxxx of een ander voordeel uit haalt, dan word je op staande voet ontslagen.

Alcohol en drugs

● Het spreekt voor zich dat je onder werktijd of in de pauzes geen stimulerende of kalmerende middelen zoals alcohol of drugs gebruikt. Ook is het verboden om onder invloed van alcohol of drugs op je werk te verschijnen. Houd er rekening mee dat het even duurt voordat deze middelen zijn uitgewerkt en je dus weer nuchter en scherp bent. Respecteer je deze regel niet, dan word je op staande voet ontslagen.

VEILIGHEID

Veiligheid boven alles

● Veiligheid op en rond het werk is superbelangrijk! Samen zorgen we voor een veilige en prettige werkomgeving. Xxxxxxx altijd naar de voorschriften en aanwijzingen van leidinggevenden en/of BHV’ers.

● Op de werkvloer is altijd een bedrijfshulpverlener (BHV’er) aanwezig. Op het safety bord in de Hub kun je terugvinden wie de BHV’ers op jouw werklocatie zijn. Zorg dat je weet wie dit zijn, zodat je snel kunt handelen als er iets gebeurt.

● We zorgen er met z’n allen voor dat de nooduitgangen vrij blijven. Laat dus geen spullen of goederen achter voor een nooduitgang. Zie je dat een nooduitgang geblokkeerd is? Doe er dan meteen iets aan of overleg met je leidinggevende.

● Loop binnen de gemarkeerde looppaden en houd je aan de verkeersregels.

Persoonlijke bescherming en gezondheid

● Picnic zorgt voor voldoende persoonlijke beschermingsmiddelen en legt uit hoe je deze moet gebruiken. Het is verplicht deze beschermingsmiddelen te gebruiken en na het werk weer netjes op te bergen. Kom je erachter dat beschermingsmiddelen niet meer bruikbaar zijn, bijvoorbeeld door slijtage? Laat het dan weten aan je leidinggevende.

● Draag altijd veiligheidsschoenen als je aan het werk bent. In de winter kun je eventueel Picnic-werkhandschoenen dragen.

● Draag je normaal gesproken een bril of lenzen? Zorg dan dat je die ook altijd draagt wanneer je aan het werk bent of op de Hub aanwezig bent.

● Draag geen koptelefoon of oordopjes, zodat je altijd goed kunt horen wat er om je heen gebeurt. Dit geldt ook als je aan het bezorgen bent.

● Geef gezondheidsproblemen aan bij je leidinggevende, zodat we daar zoveel mogelijk rekening mee kunnen houden. Het kan voorkomen dat we je uitnodigen voor een afspraak bij de bedrijfsarts zodat we naar een passende oplossing kunnen kijken. In dat geval verwachten we dat je bij deze afspraak zult verschijnen.

Machines, voertuigen en materialen

● Alleen medewerkers die door Picnic hiervoor zijn aangewezen, en een volledige instructie of opleiding hebben gehad, mogen gebruikmaken van motorisch aangedreven voertuigen en hulpmiddelen.

● Ga nooit op bewegende hulpmiddelen, zoals de laadtafel, staan of zitten.

● Heb je een medische of fysieke beperking of gebruik je medicijnen die je vermogen om motorisch aangedreven voertuigen en/of hulpmiddelen te bedienen kunnen beïnvloeden? Dan mag je deze voertuigen en/of hulpmiddelen vanzelfsprekend niet bedienen.

Veiligheid onderweg

● We willen natuurlijk dat iedereen zo veilig mogelijk rijdt. Om je hier zo goed mogelijk mee te kunnen helpen, hebben we de Driving Coach ontwikkeld. De Driving Coach geeft bijvoorbeeld aanwijzingen over of je de juiste snelheid rijdt in woonwijken en in bochten en waarschuwt voor gevaarlijke kruispunten. Meer informatie over de Driving Coach kun je vinden op de Hub Wiki onder “Driving coach”.

● Het is absoluut niet toegestaan om gebruik te maken van je telefoon tijdens het besturen van de Picnic ePv’s. Zo breng je namelijk niet alleen jezelf, maar ook anderen in gevaar. Als je dit toch doet, kan dit leiden tot een officiële waarschuwing en zelfs tot beëindiging van je werkzaamheden bij en/of je arbeidscontract met Picnic.

Voorkomen is beter dan genezen

● Kom je een situatie tegen die gevaarlijk kan zijn voor veiligheid of gezondheid? Laat het zo snel mogelijk weten aan je leidinggevende. Probeer de gevaarlijke situatie duidelijk te markeren en/of af te zetten als dat op een veilige manier kan. Bij dit soort situaties kijken we natuurlijk meteen welke maatregelen er nodig zijn om de veiligheid zo snel mogelijk te herstellen en te verbeteren.

● Gebeurt er toch een ongeluk? Laat het meteen weten aan je leidinggevende. We verwachten dat je meewerkt aan onderzoek dat mogelijk kan volgen. Is er op het nippertje een ongeval voorkomen? Laat het ook dan weten aan je leidinggevende zodat we meteen kunnen kijken welke maatregelen er nodig zijn om de veiligheid zo snel mogelijk te verbeteren.

Overtredingen

● Als je een veiligheidsregel overtreedt, dan kunnen we besluiten je een officiële waarschuwing te geven of je werkzaamheden bij en/of arbeidscontract met Picnic te beëindigen.

● Wanneer je een verkeersboete krijgt, zijn de kosten hiervan voor je eigen rekening.

ROOSTER

● Om onze klanten optimaal te kunnen bedienen zijn onze Hubs zeven dagen per week geopend van 4.00 tot 23.59 uur. Afhankelijk van je rol, beschikbaarheid of rooster word je binnen deze tijden ingepland om te werken.

● Als je geen vast rooster hebt, kunnen de dagen en tijden waarop je werkt wisselen. Hieronder lees je per rol meer over onder andere het doorgeven van je beschikbaarheid en het maken van wijzigingen in je rooster.

Runners

● Werk je als Runner? Dan gelden voor het inroosteren de volgende afspraken:

- Je bent zelf verantwoordelijk voor het inplannen van shifts via de When-I-Work-app.

- Iedere vrijdag rond het middaguur plaatsen we de beschikbare shifts voor de werkweek van twee weken verder in de When-I-Work-app.

- We verwachten dat je altijd minimaal 6 shifts op vaste momenten per week beschikbaar bent als je in een G4 Hub werkt, en minimaal 4 shifts als je in een G6 Hub werkt. Dit noemen we “Agreed Availability”. Als we Runners tekort komen, kan het gebeuren dat we je 4 dagen van tevoren inplannen op basis van je Agreed Availability. Houd hier dus rekening mee.

- Ben je niet beschikbaar om te werken? Xxx verwachten we van je dat je uiterlijk twee weken van tevoren een time-off verzoek doet via When-I-Work. Je leidinggevende bepaalt of het verzoek wordt goedgekeurd.

- Het definitieve rooster komt uiterlijk ‘s ochtends 10 uur, op de dag dat je moet werken, online op Slack en When-I-Work. Het rooster voor de ochtendshifts komt uiterlijk om 18 uur, op de dag voordat je moet werken, online.

- Je bent zelf verantwoordelijk voor de shifts die je inplant via When-I-Work. Kun je een ingeplande shift toch niet meer werken? Dan kun je die aan anderen aanbieden in When-I-Work. Zo zien andere Runners dat je je shift wilt ruilen. Je blijft altijd zelf verantwoordelijk voor je shift totdat die is overgenomen door iemand anders. Als de shift door niemand wordt overgenomen, zul je ‘m alsnog zelf moeten werken.

- Wil je je vaste rooster wijzigen? Overleg dan even met je leidinggevende of dat mogelijk is.

- Vanwege de aard van de operatie van Picnic kunnen wij de shifts niet ruim van tevoren op de minuut nauwkeurig plannen. Hierdoor kunnen de start- en eindtijden van je shifts in geringe mate afwijken van de tijden in je rooster. In het geval de tijden wezenlijk afwijken, kun je je leidinggevende vragen om gewoon de afgesproken tijden uit je rooster te werken. We verwachten dan wel dat je in die tijd alternatief werk op de Hub doet. Over het geheel bezien leidt dit tot geringe verschillen die elkaar grotendeels uitvlakken.

- Ook in het geval een shift korter duurt dan 3 uur, kun je vragen naar alternatief werk op de Hub om toch minimaal 3 uur te werken. Doe je dit niet, dan gaan we ervan uit dat je akkoord bent met de kortere shift en krijg je alleen je daadwerkelijk gewerkte uren uitbetaald.

Runner+

● Werk je als Runner+? Dan gelden voor het inroosteren de volgende afspraken:

- We verwachten dat je minimaal 2 dagen per week beschikbaar bent.

● Wil je een shift of je vaste rooster ruilen? Overleg dan even met je leidinggevende of dat mogelijk is.

Hub Leads of Supervisors

● Werk je als Hub Lead of Supervisor? Dan gelden voor het inroosteren de volgende afspraken:

- We verwachten dat je 5 dagen per week beschikbaar bent.

- We verwachten dat je 5 dagen per week werkt op de Hub of op externe locaties als dat nodig is.

- Ben je niet beschikbaar op de Hub? Zorg dan voor een vervanger in goed overleg met je leidinggevende.

● Wil je een shift of je vaste rooster ruilen? Overleg dan even met je leidinggevende of dat mogelijk is.

Overige zaken

● Xxx je in verwachting? Gefeliciteerd! Het is belangrijk dat je dit doorgeeft aan je leidinggevende. Zo kunnen we rekening houden met de gezondheid van jou en je baby in de planning en de soorten werkzaamheden die je doet. Heb je een Picnic contract? Neem dan ook even contact op met HR om afspraken te maken over je verlof.

● Xxx je tijdelijk of blijvend niet in staat om je functie te vervullen door een oorzaak die bij jezelf ligt, anders dan door ziekte of verlof? Dan kun je niet komen werken en heb je geen recht op salaris. Dit is bijvoorbeeld zo als je tijdelijk of blijvend geen geldig rijbewijs hebt.

KLOKKEN VAN JE UREN

● Werk je als Runner of Runner+? Dan krijg je van ons een tag waarmee je je kunt in- en uitklokken in het Picnic kloksysteem. Zo kunnen we jouw gewerkte uren bijhouden. In dit kloksysteem registreer je ook altijd het type activiteit waar je aan werkt. Sjoemel je met het in- of uitklokken voor jezelf of voor een ander, dan word je op staande voet ontslagen.

● Je Hub Xxxx moet je geregistreerde uren eerst goedkeuren voordat je ze krijgt uitbetaald. Je bent zelf verantwoordelijk voor het klokken van je uren (inclusief pauzes en het type activiteit). Heb je een fout gemaakt bij het klokken? Geef dit dan zo snel mogelijk door aan je leidinggevende. Dan kan dat worden gecorrigeerd.

● Xxxxx met je shift? Klok indien van toepassing eerst uit en meld je daarna af bij je leidinggevende.

PAUZES

● We vinden het belangrijk dat je tussen je trips door regelmatig kunt rusten. Soms wordt een deel van de pauzes niet doorbetaald. Dit is afhankelijk van het aantal uren dat je hebt gewerkt. De pauzes zijn als volgt geregeld:

- Werk je minder dan 3:30 uur vanaf start shift? Dan krijg je geen onbetaalde pauze.

- Werk je 3:30 tot 3:45 uur vanaf start shift? Dan krijg je 0-15 minuten onbetaalde pauze en wordt er 3:30 uur uitbetaald.

- Werk je 3:45 tot 6:30 uur vanaf start shift? Dan krijg je 15 minuten onbetaalde pauze.

- Werk je 6:30 tot 6:45 uur vanaf start shift? Xxx xxxxx je 15-30 minuten onbetaalde pauze en wordt er 6:15 uur uitbetaald.

- Werk je 6:45 tot 9:45 uur vanaf start shift? Dan krijg je 30 minuten onbetaalde pauze.

- Werk je 9:45 tot 10 uur vanaf start shift? Xxx xxxxx je 30-45 minuten onbetaalde pauze en wordt er 9:15 uur uitbetaald.

- Werk je meer dan 10 uur vanaf start shift? Dan krijg je 45 minuten onbetaalde pauze. Let op dat je per dag niet meer werkt dan 12 uur exclusief pauzes.

● Hub Leads, Supervisors en Runner+’en worden wel doorbetaald tijdens pauzes.

● Runner-Trainers krijgen een compensatie voor de tijd tussen shifts, omdat zij tussendoor ook Trainees begeleiden.

ZIEK, AFMELDEN OF TE LAAT?

● De afspraken voor het aanvragen van (ziekte)verlof en bijbehorende telefoonnummers vind je in het Slack kanaal van jouw Hub.

● Het is belangrijk dat je je op tijd ziekmeldt. We zullen ziekmeldingen in principe niet met terugwerkende kracht in behandeling nemen.

● We rekenen op je komst. Het zonder geldige reden niet of te laat komen voor je shift kan leiden tot een officiële waarschuwing en zelfs tot beëindiging van je werkzaamheden bij en/of je arbeidscontract met Picnic.

● Een volledig overzicht van alle afspraken over ziekte vind je ook in het verzuimprotocol op de Hub Wiki.

REISKOSTEN

● De reiskostenvergoeding is €0,21 per km reisafstand tussen je woonadres en je werklocatie, voor zover dit een toegestaan belastingvrij tarief is. Je ontvangt een reiskostenvergoeding vanaf 10 km en tot maximaal 40 km per enkele reis.

● Voor het vaststellen van de afstand kijken we iedere periode naar de kortste route met de auto volgens Google Maps. We gebruiken hiervoor je adres dat in het systeem Workday staat, of in het systeem van je verloner voor zover Picnic niet jouw officiële werkgever is. Dit moet het adres zijn waarop je daadwerkelijk verblijft. Bij twijfel kunnen we vragen om een bewijs hiervan. Je reiskostenvergoeding geldt alleen voor daadwerkelijk gewerkte shifts, dus niet bij ziekte of vakantie bijvoorbeeld.

● Verandert je adres? Zorg dan dat je dit binnen een week wijzigt in Workday, anders betalen wij je reiskostenvergoeding uit op basis van je oude adres.

● Als je zelf een reiskostendeclaratie indient dan vragen we je dit uiterlijk binnen 4 weken na het ontstaan van de kosten te doen, anders zullen wij deze kosten niet vergoeden.

● Runners ontvangen in principe geen reiskostenvergoeding, op een paar bijzondere gevallen na.

WAAR ETEN EN DRINKEN WE?

● Van hard werken krijg je trek. Xxx dus vooral wat tijdens je pauzes om op te laden! Wel is het alleen toegestaan om te eten op de plek in de Hub die daarvoor bedoeld is.

● We hebben buiten een speciale rookruimte waar je mag roken in je pauzes. Het is niet toegestaan om te roken op andere plekken of buiten je pauzes om. Zorg ervoor dat je na het roken niet naar rook ruikt. Fris jezelf even op met wat deo en/of kauwgom. Zorg er daarnaast voor dat je nooit rookt in kleding met een Picnic-logo erop.

BESCHERMEN VAN SPULLEN EN PERSOONLIJKE GEGEVENS

Persoonlijke eigendommen

● We zijn niet aansprakelijk voor vermissing of beschadiging van je persoonlijke eigendommen. Xxxx deze dus veilig en goed op in de kluisjes in onze garderobe. Haal na je shift je kluisje weer leeg en neem je spullen mee naar huis.

Picnic eigendommen

● We verwachten dat je zorgvuldig omgaat met onze materialen en werkmiddelen. Als je door roekeloos gedrag schade veroorzaakt aan materialen of werkmiddelen van Picnic, kunnen we je aanspreken om deze schade te vergoeden.

● Haal tijdens het bezorgen van de boodschappen altijd de sleutel uit de ePv, zodat niemand anders de ePv kan besturen. De ePv’s mogen alleen voor werkdoeleinden worden gebruikt.

● Het spreekt voor zich dat je geen eigendommen van Picnic of een ander meeneemt of vervreemdt zonder toestemming van Picnic of van die ander. Wanneer je dit toch doet, dan word je op staande voet ontslagen. Dit geldt ook als je de eigendommen niet zelf meeneemt of vervreemdt, maar je hier wel een bijdrage aan hebt geleverd. Het overtreden van deze regel met betrekking tot Picnic eigendommen leidt daarnaast tot een direct opeisbare boete van €250. In plaats van de boete kunnen we ook de daadwerkelijke schade op jou verhalen. In beide gevallen kunnen we besluiten aangifte te doen bij de politie.

Camera’s

● Omdat wij de veiligheid van onze medewerkers en bezoekers erg belangrijk vinden, hangen er camera’s op verschillende plaatsen in de Hubs. Zo beschermen we niet alleen elkaar, maar ook elkaars spullen. De camerabeelden kunnen alleen worden bekeken door de leidinggevenden van de Hubs en worden na 2 weken verwijderd. Soms worden de beelden langer bewaard wanneer deze worden gebruikt in een onderzoek naar aanleiding van een incident. De beelden worden op verzoek van de autoriteiten met hen gedeeld wanneer er sprake is van juridische verplichting om dat te doen.

Persoonsgegevens

● Xxxxx je begint bij Picnic, wordt er een foto van je gemaakt. Deze foto is zichtbaar in de Picnic-app van de klanten waar je gaat bezorgen. Zo kunnen ze je herkennen aan de deur. We zullen deze foto alleen hiervoor gebruiken, tenzij je toestemming geeft voor ander gebruik.

● In verband met je werkzaamheden voor Picnic hebben wij bepaalde persoonsgegevens van jou opgeslagen. We gaan zorgvuldig om met deze gegevens, in overeenstemming met ons privacybeleid. Dit beleid kun je vinden op de Hub Wiki onder “Privacy”.

SOCIAL) MEDIA

Juist gebruik

● Slack mag alleen voor werkdoeleinden worden gebruikt. Het gebruik van Slack moet constructief en in het belang van Picnic zijn. Openbare berichten die hiermee in strijd zijn, zullen worden verwijderd.

● Jouw activiteiten op social media mogen niet schadelijk zijn voor de reputatie van Picnic.

Pers

● Contact met de pers en andere instanties namens Picnic gebeurt alleen door Picnic aangewezen personen. Verwijs de vragen die je hierover krijgt eerst door naar je leidinggevende.

Telefoons en laptops

● Xxxxxxx tijdens je werk geen apparaten zoals smartphones, tablets, laptops of desktops voor privézaken, tenzij daar een goede reden voor is en je dit met je leidinggevende hebt afgestemd.

● Werk je met een laptop? Zet deze dan altijd op stand-by als je de laptop op je werkplek achterlaat. Je laat je laptop ook nooit onbeheerd achter in een auto.

LIEFDE OP DE WERKVLOER

● We maken allemaal vrienden op het werk en dat is alleen maar mooi! Wel is het belangrijk dat je ervoor zorgt dat je persoonlijke relaties met collega’s de kwaliteit van het werk en de sfeer op de werkvloer niet negatief beïnvloeden.

● Soms bloeien er mooie relaties op tussen collega’s, maar het is belangrijk dat dit niet storend is voor de rest. Mocht er sprake zijn van een relatie tussen collega’s van dezelfde afdeling of met een leidinggevende, vragen we je dit te melden. We kunnen hier dan rekening mee houden in de organisatie op de werkvloer en bijvoorbeeld besluiten deze collega’s niet in dezelfde shift in te plannen. Zo blijft er een fijne werksituatie bestaan voor iedereen.

BEZOEKERS

● We ontvangen regelmatig bezoekers bij Picnic. Dit willen we natuurlijk zo hartelijk en vlot mogelijk laten verlopen. Houd je daarom aan het volgende:

- Een bezoeker meldt zich bij de ingang. Xxx xxx de eerste persoon die in contact komt met de bezoeker? Vraag dan naar de naam van de bezoeker, doel van het bezoek en de naam van xxxxxx voor wie de bezoeker komt.

- Vertel de bezoeker dat hij of zij even moet wachten bij de ingang en informeer de desbetreffende collega over het bezoek. De bezoeker wordt door de collega opgehaald of, op verzoek, naar de gewenste plek gebracht.

- De collega is vervolgens verantwoordelijk voor het verder begeleiden van de bezoeker.

● Het is niet toegestaan om zonder toestemming van Picnic bezoekers uit te nodigen of toe te laten te laten in de Hubs.

OVERIG

● Het kan zijn dat er op jouw Hub nog aanvullende regels gelden. Als dat zo is, worden deze regels duidelijk op de Hub of via Slack gecommuniceerd.

● Wanneer je je niet aan de afspraken houdt die binnen Picnic gelden, kun je een officiële waarschuwing krijgen. In het uiterste geval kan het zelfs leiden tot beëindiging van je werkzaamheden bij en/of je arbeidscontract met Xxxxxx, waaronder ontslag op staande voet.

● Bij zaken die onverhoopt niet in dit document staan, beslist Picnic over een gepaste oplossing. Daarnaast kunnen wij besluiten de arbeidsvoorwaarden of andere afspraken in dit document eenzijdig te veranderen.