GEBRUIKSREGLEMENT GEMEENTELIJKE INFRASTRUCTUUR
GEBRUIKSREGLEMENT GEMEENTELIJKE INFRASTRUCTUUR
HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1.1 Definities
Beheerder: de bevoegde instantie voor het ter beschikking stellen van de infrastructuur aan de gebruiker, zijnde het lokaal bestuur, vzw Cultuurcentrum Coloma (hierna: PEVA) of het Autonoom gemeentebedrijf Sint-Pieters-Leeuw (hierna: AGB);
Gebruiker: elke persoon met wie een overeenkomst wordt afgesloten voor het gebruik van infrastructuur volgens de bepalingen van dit reglement.
Artikel 1.2 Infrastructuur
Het gebruik van volgende infrastructuur wordt geregeld volgens de bepalingen van dit reglement, met uitzondering van gemeentelijke voetbalinfrastructuur:
1. Alle infrastructuur die door de gemeente ter beschikking wordt gesteld van derden en waarvoor een huishoudelijk reglement werd vastgesteld door de gemeenteraad.
2. Alle infrastructuur die door de PEVA ter beschikking wordt gesteld van derden.
3. Alle infrastructuur die door het AGB ter beschikking wordt gesteld van derden.
Artikel 1.3 Gebruikers
De gebruikers van de infrastructuur worden opgedeeld in volgende categorieën:
Categorie A | - erkende verenigingen* - lokale besturen uit de kieskantons Halle en Lennik - gemeenten Drogenbos, Linkebeek, Sint-Genesius-Rode - door de Vlaamse overheid erkende onderwijsinstellingen met een vestiging in Sint-Pieters-Leeuw |
Categorie B | - inwoners en verenigingen van Sint-Pieters-Leeuw zonder commercieel doel (algemeen) - door de Vlaamse overheid erkende onderwijsinstellingen zonder een vestiging in Sint-Pieters-Leeuw |
Categorie C | Iedereen die niet behoort tot één van de andere categorieën, met inbegrip van: - inwoners en verenigingen van Sint-Pieters-Leeuw zonder commercieel doel bij het organiseren van activiteiten en feesten in familiale kring** |
Categorie 0 | - de gemeente, het OCMW, de PEVA, het AGB - politiezone Zennevallei - door de gemeente erkende adviesraden - basisscholen uit Sint-Pieters-Leeuw - (intergemeentelijke) samenwerkingsverbanden waar de gemeente, het OCMW, de PEVA of het AGB deel van uitmaakt |
*erkende vereniging = een vereniging erkend door de gemeente conform de bepalingen van het erkenningsreglement. | |
** activiteiten en feesten in familiale kring = onder meer een babyborrel, doopfeest, verjaardagsfeest, huwelijksreceptie, … | |
Artikel 1.4 Nederlandstalig karakter
Het Nederlands is de enige voertaal in alle administratieve documenten en bij het voeren van promotie op het grondgebied van Sint-Pieters-Leeuw en de andere gemeenten van het Vlaams Gewest.
Artikel 1.5 Verzekeringen en aansprakelijkheid
§1 | De beheerder is niet verantwoordelijk voor de mogelijke ongevallen die zich kunnen voordoen bij het gebruik van de zaal en het materiaal dat aanwezig is in de zaal. Indien beschadiging aan het materiaal of de zaal wordt vastgesteld voor of bij de start van de ingebruikname stelt de gebruiker de beheerder hiervan onmiddellijk (voor de start of bij de aanvang van de activiteit) per e-mail in kennis. |
Bij beschadiging tijdens de activiteit brengt de gebruiker de beheerder onmiddellijk per e-mail op de hoogte van schade of verlies. De gebruiker is aansprakelijk voor schade aan de zaal of aan het materiaal. Indien een verzekeraar tussenkomt voor de schade, is de vrijstelling ten laste van de gebruiker. Voor het overige wordt verwezen naar artikel 4.7. | |
§2 | De beheerder verzekert de schade aan de infrastructuur veroorzaakt door brand, beschadiging of diefstal met de clausule afstand van verhaal met uitzondering van bewezen nalatigheid. |
§3 | De beheerder sluit een verzekeringspolis af voor de buitencontractuele en contractuele aansprakelijkheid van de gebruiker, met uitzondering van de activiteiten die op permanente basis plaatsvinden en de regelmatige activiteiten van sportverenigingen die (gedeelten van) sporthallen huren en gebruiken. |
Artikel 1.6 Huishoudelijk reglement
Per infrastructuur stelt de beheerder een huishoudelijk reglement vast met nadere regels over het gebruik. In voorkomend geval kunnen deze regels strenger zijn dan deze bepaald in dit gebruikersreglement.
Artikel 1.7 Contactpersoon
Het gebruik van de infrastructuur gebeurt volgens de aanwijzingen van de verantwoordelijke contactpersoon per infrastructuur.
HOOFDSTUK 2 RESERVATIE
Artikel 2.1 Procedure
De aanvraag tot reservatie gebeurt bij de beheerder, via de hiervoor aangeduide dienst. De ondertekenaars van het aanvraagformulier en/of het contract zijn verantwoordelijk voor de geplande activiteit. De ondertekenaar van de gebruiksovereenkomst is meerderjarig, stelt zich verantwoordelijk voor de organisatie en is het centrale aanspreekpunt voor, tijdens en na afloop van de activiteit.
Voor het gebruik van de polyvalente zaal van Laekelinde dient de ondertekenaar ouder te zijn dan 21 jaar en tijdens de activiteit steeds aanwezig te zijn.
§2 Bevestiging door de beheerder
Uiterlijk 10 dagen na ontvangst van het volledig ingevulde aanvraagformulier beslist de beheerder over de aanvraag. De beheerder kan van deze termijn afwijken voor grote evenementen of voor activiteiten waarvoor een voorafgaand bezoek aan de infrastructuur of een coördinatievergadering/veiligheidsoverleg noodzakelijk is.
De reservatie is pas geldig na ondertekening door beide partijen van de gebruiksovereenkomst.
Artikel 2.2 Termijnen
Een reservering kan ten vroegste:
- Categorie A: maximum 1 jaar op voorhand
- Categorie B: maximum 6 maanden op voorhand
- Categorie C: maximum 6 maanden op voorhand - Categorie 0: maximum 1 jaar op voorhand
Een reservatie gebeurt minstens:
- Openbare evenementen in open lucht: 90 dagen op voorhand - Openbaar evenement in een gesloten/overdekte plaats: 45 dagen op voorhand
- Niet-openbare evenementen: 20 dagen op voorhand.
Artikel 2.3 Weigering reservatie
De beheerder kan te allen tijde het verhuren van een zaal weigeren zonder motivering, in het bijzonder om te vermijden dat extremistische activiteiten, van welke aard ook, activiteiten in strijd met de goede zeden of andere niet-passende activiteiten in zijn infrastructuur kunnen plaatsvinden.
De beheerder kan activiteiten weigeren indien de gebruiker zich bij een vorige activiteit niet aan de bepalingen van dit reglement, het huishoudelijk reglement, de algemene politieverordening of andere wettelijke bepalingen heeft gehouden.
Activiteiten die niet in overeenstemming zijn met de aard van de infrastructuur, kunnen geweigerd worden.
Artikel 2.4 Annulatie door gebruiker
De gebruiker kan de reservering ten allen tijde annuleren. Afhankelijk van het moment van de annulering kan een deel van het tarief worden terugbetaald, conform de bepalingen van het retributiereglement.
Artikel 2.5 Annulatie door beheerder
De beheerder kan om dringende redenen van algemeen belang en mits grondige motivering te allen tijde gemaakte reservaties annuleren, zonder dat de gebruiker hiervoor recht heeft op schadevergoeding. In de mate van het mogelijke wordt er door de gemeente een alternatief aangeboden.
Artikel 2.6 Onderverhuring
Onderverhuring of het in gebruik nemen door een andere gebruiker dan de gebruiker die met de beheerder de gebruiksovereenkomst heeft gesloten, is verboden.
HOOFDSTUK 3 PRAKTISCHE AFSPRAKEN
Artikel 3.1 Roken
Er geldt een algemeen rookverbod in alle infrastructuur. De gebruiker moet erop toezien dat het rookverbod wordt nageleefd.
Artikel 3.2 Aansprakelijkheid en sancties
De gebruiker verbindt zich ertoe de gebruikte infrastructuur achter te laten in de staat waarin deze zich bevond.
De gebruiker is integraal verantwoordelijk voor zijn activiteit (inhoud, organisatie, deelnemers). De gebruiker moet ervoor zorgen dat de gemaakte afspraken worden nageleefd.
De gebruiker is ten opzichte van de beheerder aansprakelijk voor alle door hem of zijn publiek veroorzaakte schade aan de gebruikte materialen, lokalen en directe toegangsruimten.
De gebruiker is op basis van art. 1382 B.W. aansprakelijk voor schade die wordt veroorzaakt ten aanzien van derden voor de duur van de activiteit.
Bij inbraak- of brandalarm komt een bewakingsfirma ter plaatse. Elk alarm wordt onmiddellijk gemeld bij de bewakingsfirma. Onnodige interventies worden aangerekend aan de gebruiker.
Artikel 3.3 Waarborg
In het Retributiereglement Gemeentelijke Infrastructuur kan worden voorzien dat er een waarborg moet worden betaald voor het gebruik van de infrastructuur.
Als de gebruiker de afspraken uit het gebruikersreglement niet naleeft kan een vergoeding ingehouden worden van deze waarborg. Kosten die voortkomen uit schade en onvoldoende reinigen van infrastructuur en materiaal worden afgehouden van deze waarborg.
Artikel 3.4 Geluidsnormen
De gebruiker is verantwoordelijk voor de toepassing van de wettelijke reglementering betreffende de geluidsnormen. In geval van overschrijding van geluidsnormen, zijn gebeurlijke boetes ten laste van de gebruiker.
Artikel 3.5 Specifieke vergunningen en aanvragen / Evenementenloket
De gebruiker is verantwoordelijk voor alle nodige meldingen, met inbegrip van de melding van de activiteit aan de dienst Maatschappelijke Veiligheid via het evenementenloket.
De aanvraag voor een nachtvergunning gebeurt ook via het evenementenloket.
Artikel 3.6 Uitleen materiaal
Het gebruik van het materiaal dat eigendom is van de beheerder en dat in de zaal aanwezig is, is vervat in de prijs voor het gebruik van de zaal.
Als het materiaal dat in de zaal aanwezig is, onvoldoende is voor de geplande activiteit, kan de gebruiker extra materiaal uitlenen mits toepassing van het uitleenreglement (enkel voor categorie 0 en categorie A).
Artikel 3.7 Verbod wegwerpplastic
Het gebruik van wegwerpplastics (inclusief bekers of -glazen) is verboden in alle gemeentelijke infrastructuur. Door de gebruiker mogen enkel herbruikbare of recycleerbare materialen gebruikt worden.
In het huishoudelijk reglement kunnen hierover bijkomende verplichtingen worden opgenomen.
HOOFDSTUK 4 SLOTBEPALINGEN
Artikel 4.1 Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 1 december 2021 en heft alle reglementen met hetzelfde onderwerp op.