Contract
Oplegger | |
Besluitvorming governance (Samenwerkingsovereekomst) | |
Aan: | Stuurgroep i-Sociaal Domein |
Van: | Ketenbureau i-Sociaal Domein |
Auteurs: | X. Xxxxxxxx/X. Xxxxxxxxxx |
Datum: | 19 april 2023 |
Bijlage: | 1. Overeenkomst Ketenbureau i-Sociaal Domein (incl. bijlagen, versie 11 april) 2. Bestuurlijke opdracht stuurgroep i-Sociaal Domein (versie 19 april) 3. Mandaat, samenstelling en rol deelnemers stuurgroep i-Sociaal Domein (versie 19 april) 4. Ondersteuning stuurgroep i-Sociaal Domein (invulling secretariaat, versie 19 april) 5. Tijdslijn kritiek pad (versie 22 februari) |
Totstandkoming nieuwe samenwerking
De huidige samenwerkingsovereenkomst tussen de deelnemers aan de stuurgroep i-Sociaal Domein loopt op 1 juli 2023 a.s. af. De afgelopen periode is meerdere keren gesproken over de vernieuwing van de samenwerkingsovereenkomst en de governance zoals die voor de nieuwe samenwerkingsperiode afgesproken aan de orde is. Op basis van meerdere besprekingen in de stuurgroep (13 juli 2022, 7 december 2022, 27 januari 2023 en 15 februari 2023) zijn onderstaande deelvragen uitgewerkt door de leden van de stuurgroep:
1. Formuleren van de (bestuurlijke) opdracht voor de stuurgroep i-Sociaal Domein en de wijze waarop deze opdracht vastgelegd wordt in regelgeving (codificatie).
2. Beschrijven van de deelnemers aan de stuurgroep i-Sociaal Domein in de zin van deelnemende organisaties en wat zijn de ‘competenties’ (wat is positie (ambtelijk/bestuurlijk) en mandaat van die deelnemers?)
3. Analyseren van vergelijkbare stelsels waarin onafhankelijke instantie standaarden ontwikkelt en ook rol in naleving en handhaving heeft.
4. Invullen secretariaat voor stuurgroep i-Sociaal Domein en hosting Ketenbureau bij VNG.
De notities waarin bovenstaande vragen zijn beantwoord zijn 15 februari jl. in de stuurgroep besproken. Op basis van die bespreking zijn de notities aangescherpt en is een concept SamenwerkingsOvereenKomst (SOK) opgesteld. Daarin zijn naast een aantal praktische zaken ook de belangrijkste punten uit de discussie verwoord. Deze zijn:
1. De stuurgroep opereert in opdracht van de bestuurlijke overleggen Wmo en Jeugd waarin de vertegenwoordigers van branches, gemeenten en VWS de bestuurlijke opdracht voor de stuurgroep en het Ketenbureau vaststellen.
2. De huidige deelnemende organisaties aan de stuurgroep blijven deelnemen aan de stuurgroep met vertegenwoordigers die als rol hebben: initiator van (bestuurlijke) besluitvorming, accorderen van meerjarenagenda namens ‘moederorganisatie’ en adviseur.
1 / 2
Samen werken we aan een krachtige en toekomstbetsendige uitvoering van de Wmo en Jeugdwet
| Xxxxxxxxxxx@x-xxxxxxxxxxxxx.xx | xxx.x-xxxxxxxxxxxxx.xx |
3. De uitvoering van de opdracht gebeurt door het Ketenbureau dat onderdeel is van VNG- realisatie. De ondersteuning van de stuurgroep doet een secretariaat dat is ondergebracht bij VNG.
4. Voor de naleving en handhaving wordt door VWS een procesvoorstel uitgewerkt.
Vervolgproces
De concept SamenwerkingOvereenKomst gaat hierbij en wordt ter instemming aan de stuurgroep voorgelegd. Na deze instemming wordt aan de stuurgroepleden gevraagd om in hun eigen achterban akkoord ‘op te halen’ voor de nieuwe overeenkomst. Uiteraard kan daarbij vanuit het Ketenbureau ondersteuning worden geboden.
Voor de ondertekening van de SamenwerkingsOvereenKomst en de invlechting van het Ketenbureau bij VNG-realisatie is een tijdlijn opgesteld. Daarbij is het uitgangspunt dat de komende maanden (tot de stuurgroep van 28 juni) gewerkt wordt aan het vaststellen van de bestuurlijke opdracht, het opstellen van de definitieve samenwerkingsovereenkomst en de ondertekening van deze overeenkomst. Ook zal in deze periode de bemensing van het Ketenbureau ‘as is’ worden ingevuld, zodat per 1 juli de continuïteit van de activiteiten is gegarandeerd. Dat betekent bijvoorbeeld ook dat het opstellen van de meerjarenagenda start in de zomermaanden waarna deze vastgesteld kan worden in de stuurgroep van 11 oktober.
Xxxxxxxx besluit
De stuurgroep wordt gevraagd:
• In te stemmen met de notities die de basis vormen voor de samenwerkingsovereenkomst
• De bestuurlijke opdracht voor te leggen aan het bestuurlijk over Wmo en Jeugd
• In te stemmen met de concepttekst van de samenwerkingsovereenkomst en deze voor te leggen aan de respectievelijke achterbannen voor akkoord
• Kennis te nemen van de tijdlijn voor invlechting bij VNG-realisatie
2 / 2
Vermindering administratieve lasten door standaardisering in het Sociaal Domein |
Samenwerkingsovereenkomst |
■ Datum: | 11 april 2023 |
■ Versie: | 0.2 |
Inhoudsopgave
3
5
3. Ketenbureau i-Sociaal Domein
9
4. Overlegvormen en besluitvorming
15
17
18
19
1. Preambule
Achtergrond
Tijd en aandacht moeten primair uitgaan naar het daadwerkelijk verlenen van jeugdhulp en maatschappelijke ondersteuning. Hiervoor is het nodig dat de uitvoering en inkoop worden vereenvoudigd. Natuurlijk met oog voor de lokale situatie, maar veel aspecten in de uitvoering staan uniforme taal en aanpak in de regio of zelfs in het land toe. Door meer vanuit de achterliggende doelen en waarden van de Jeugdwet en de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo 2015, verder Wmo) te werken kunnen we de versnippering aanpakken die in de praktijk is ontstaan en andersoortige keuzes gaan voorleggen. Keuzes als het gaat over registratie, over de duur van contracten, over de inzet van bekostigingsvarianten, over de uitwerking van het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap, over kaders en handelingsruimte voor professionals, tariefdiscussies, etc.
Vanuit de Hervormingsagenda Jeugd wordt ingezet op de uitvoering en inkoop van jeugdhulp verdergaand vereenvoudigen. Daartoe wordt ingezet op een landelijke niet-vrijblijvende en vergaande standaardisatie van contracten, contractmanagement en verantwoordingswijze. De prioriteit zal daarbij liggen bij jeugdhulp die straks verplicht regionaal en landelijk zal worden ingekocht, omdat daar sprake is van meerdere gemeenten en meerdere aanbieders en het negatieve effect van de versnippering daar het grootst is. Standaardisatie krijgt de komende jaren ook invulling door landelijk stappen te zetten die zich niet beperken tot de regionaal en landelijk ingekochte jeugdhulp, maar ook lokale jeugdhulp.
Vanuit de directie Maatschappelijk Ondersteuning (DMO) wordt de komende periode ingezet op het verder standaardiseren van de uitvoeringspraktijk. De inzet in de Wmo is om (eveneens) te komen tot standaardisatie van contracten, contractmanagement en verantwoordingswijze. De prioriteit zal liggen op contracten, gegevensuitwisseling en (mogelijk) het terugdringen van het aantal productcodes.
Bestuurlijke opdracht stuurgroep i-Sociaal Domein
De betrokken partijen bij de samenwerkingsovereenkomst hebben de wens om in een gedecentraliseerd stelsel tot gezamenlijke afspraken te komen over rollen en verantwoordelijkheden bij het verminderen van administratieve lasten. De wettelijke verantwoordelijkheden voor gemeenten bestaat uit het organiseren van jeugdhulp en maatschappelijke ondersteuning. Dat gebeurt veelal in de rol van opdrachtgever voor de aanbieders die de daadwerkelijke hulp en ondersteuning bieden. Het ministerie van VWS is stelselsverantwoordelijk voor de maatschappelijke ondersteuning en jeugdhulp.
In het verlengde van bovenstaande maatschappelijke ontwikkelingen ligt er een bestuurlijke opdracht aan de Stuurgroep, namelijk: de vermindering van administratieve lasten bij de uitvoering van de Wmo en Jeugdwet. Daartoe bevordert de stuurgroep de ontwikkeling en het gebruik van standaarden. De gezamenlijke inzet van gemeenten en zorgaanbieders bevordert standaardisering van informatievoorziening en de digitale gegevensuitwisseling tussen aanbieders en gemeenten en aanbieders onderling. De stuurgroep adviseert en signaleert op dit vraagstuk in den brede aan gemeenten, Rijk en aanbiedende partijen op terrein van jeugd en maatschappelijke zorg. De stuurgroep is vanuit deze rol verantwoordelijk voor de ontwikkeling, implementatie-ondersteuning en monitoring van gebruik van standaarden in de uitvoering op het terrein van de Wmo en de Jeugdwet en wordt hierin ondersteund door het Ketenbureau. De stuurgroep vervult een belangrijke en unieke rol bij het creëren van
draagvlak bij de betrokken partijen voor ontwikkeling en gebruik van standaarden.
De stuurgroep draagt actieve naleving van de toepassing van vastgestelde standaarden uit, maar heeft in het stelsel geen toezichthoudende en handhavende rol. De naleving van standaarden geschiedt op niet vrijblijvende basis waarin de sector op basis van zelfregulering de grootste stap moet zetten. Als wet- en regelgeving noodzakelijk geacht wordt zal hiertoe actie kunnen worden ondernomen. De inspanningen gericht op verlaging van administratieve lasten moeten merkbaar zijn voor cliënten en professionals in de uitvoering.
Onder standaarden wordt verstaan:
• i-Standaarden: berichtenstandaarden en berichtenspecificaties (welke onder regie van nieuwe stuurgroep I-standaarden Sociaal Domein worden ontwikkeld)
• Standaarden die relevant zijn voor de inkoop, organisatie, administratie en uitvoering van hulp in het sociaal domein: zoals registratieverplichtingen (productcodes), verantwoordingseisen en andere relevante zaken voor efficiënt en doelmatig contractmanagement. De standaardisatie van de regionale/landelijke inkoop jeugdhulp wordt opgepakt in samenhang met de voorgenomen wet- en regelgeving – de ontwikkeling van deze standaarden valt vooralsnog buiten het mandaat.
• Kwaliteitskaders worden elders uitgewerkt: de stuurgroep is verantwoordelijk voor het omzetten van deze kaders in standaarden voor inkoop/contracten voor de diverse vormen van hulp.
Buiten het mandaat voor de standaarden vallen tarieven en prijzen. Wel kan de stuurgroep signaleren en adviseren hoe administratieve lasten en standaardisatie doorwerken in tarieven/budget.
Betrokken partijen bevestigen met deze samenwerkingsovereenkomst de voortzetting van het partnerschap tussen zorgaanbieders, gemeenten, VNG en VWS binnen het i-Sociaal Domein. Hierbij is transparantie vanzelfsprekend en wordt de samenwerking met ketenpartijen op eenzelfde manier gecontinueerd.
De overeenkomst markeert het vertrouwen in en de voortzetting van de samenwerking van de afgelopen 5 jaar. De gezamenlijke inzet van gemeenten en zorgaanbieders bevordert standaardisering van informatievoorziening, de digitale gegevensuitwisseling tussen aanbieders en gemeenten en de administratieve afhandeling.
Deze meerjarenthema’s worden gezamenlijk vertaald naar een meerjarenagenda voor de lange(re) en een jaaragenda voor de korte termijn en leidt hiermee tot een versteviging van de samenwerking tussen partijen in de uitvoering.
Het perspectief van cliënten en professionals wordt via een klankbordgroep voor de stuurgroep i-Sociaal Domein ingevuld. Deze samenwerkingsovereenkomst bevat een uitwerking van de klankbordgroep in termen van rol en samenstelling.
2. Samenwerkingsovereenkomst
In deze samenwerkingsovereenkomst worden de gezamenlijke ambities voor de samenwerking tussen VNG, Branches en VWS voor de komende 4,5 jaar benoemd juli 2023 - december 2027. Deze samenwerkingsovereenkomst is daarmee de opvolger van de eerdere samenwerkingsovereenkomst die gold van juni 2018 tot en met juni 2023.
Deze samenwerkingsovereenkomst is gesloten tussen de volgende partijen in de volgende hoedanigheid:
• De Vereniging van Nederlandse Gemeenten, waarvan de zetel is gevestigd te Den Haag, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door L. Geluk, hierna te noemen: de VNG, als vertegenwoordiger van de Nederlandse gemeenten en financier door middel van een bijdrage uit het GGU-fonds;
• VNG-realisatie bv, waarvan de zetel , als vertegenwoordiger van de
uitvoeringsorganisatie Ketenbureau i-Sociaal Domein en verantwoordelijk voor de bemensing van het Ketenbureau, de bedrijfsvoering en de dagelijkse aansturing;
• De brancheorganisaties, als vertegenwoordiging van de zorgaanbieders, financiers, en mede verantwoordelijke voor de bemensing van Ketenbureau i-SD:
o Actiz, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door ….
o GGZ Nederland, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door ….
x Xxxxxxx, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door ….
o Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN), te dezen
rechtsgeldig vertegenwoordigd door …..
o Jeugdzorg Nederland (JZNL), te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door ….
• De Staatssecretaris van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS), namens deze
…., als stelselverantwoordelijke en subsidieverstrekker;
De samenwerkingspartijen zijn zich bewust dat naast de partijen die de overeenkomst aangaan, er nog veel meer partijen betrokken zijn. Deze partijen vallen formeel buiten de samenwerking, maar wel binnen de scope van het werkveld waarvoor de overeenkomst wordt opgesteld. Partijen die wensen aan te sluiten bij de samenwerking dienen binnen het i-Sociaal Domein betrokken te zijn en zich te committeren aan de afspraken gemaakt in de samenwerkingsovereenkomst en de meerjarenagenda. Beslissingen betreffende toelating worden belegd bij de Stuurgroep.
Mandaat stuurgroep
Uitgaande van de hoofdverantwoordelijkheden van alle betrokken partijen, spelen alle partijen (= gemeenten, rijk en aanbiedende partijen op terrein van jeugd en maatschappelijke zorg) een rol in een werkend stelsel. Daarbinnen heeft de stuurgroep i-sociaaldomein de rol te sturen op de totstandkoming van gedragen standaarden op het terrein van inkoop (contracten), aanbesteding en (financiële) administratieve uitvoering binnen de drie hoofdvormen, en standaarden ten behoeve van gegevensuitwisseling (i.c. berichtenstandaarden en berichtenspecificaties) en standaarden voor verantwoording (i.c. beleidsregels).
De prioritering en reikwijdte van de standaarden volgt uit de bestuurlijk overeengekomen prioriteiten, in de vorm van een gezamenlijke (VWS, VNG en branches) bestuurlijke opdracht aan de stuurgroep i-Sociaal Domein. Dit is de kaderstelling waarbinnen door de stuurgroep gewerkt wordt aan het verminderen van administratieve lasten en standaardisering. Voor het
jeugddomein is het bestuurlijk kader nu bijvoorbeeld de Hervormingsagenda Jeugd en de daarbij afgesproken governance-structuur. Voor maatschappelijk zorg is dat nu het bestuurlijk overleg tussen betrokken partijen. De stuurgroep legt eens per jaar verantwoording af op bestuurlijk niveau – Bestuurlijk Overleg Hervormingsagenda Jeugd, Bestuurlijk Overleg Wmo.
Scope van de samenwerking
De inzet richt zich primair op de samenwerking tussen gemeenten en zorgaanbieders bij de informatie-uitwisseling en de administratieve afhandeling van zorg in natura in de Wmo en de Jeugdwet. Hierbij hoort de elektronische uitwisseling van informatie, maar ook bijvoorbeeld de ontwikkeling van standaarden en producten die nodig zijn voor een vereenvoudiging van de administratieve processen.
Door het bieden van een samenhangend pakket van standaarden en ondersteuning bij implementatie en uitvoering wordt het proces van inkoop en aanbesteding tot verantwoording vereenvoudigd en eenduidiger. Dit met als doel om variëteit in de administratie en informatievoorziening tegen te gaan. Hiermee wordt de samenwerking vergemakkelijkt, worden er schaalvoordelen bereikt in de kwaliteit van de processen en worden partijen ondersteund bij het beperken van administratieve lasten. De basistaken van het Ketenbureau moeten bijdragen aan ontwikkeling en gebruik van de standaarden en daarmee aan de gewenste samenwerking op lokaal en/of regionaal niveau.
Uit bovenstaande visie is een set van basistaken te definiëren die de kerntaken van het Ketenbureau vormen en die als doel hebben:
• vereenvoudigen en eenduidiger maken van het uitvoeringsproces in het sociaal domein van het proces van inkoop en aanbesteden tot verantwoording om zo onnodige variëteit in de administratie en informatievoorziening tegen te gaan;
• ondersteunen en versterken van de samenwerking tussen partijen (gemeente en zorgaanbieder);
• verder standaardiseren van het bestaande berichtenverkeer/gegevensuitwisseling en optimaliseren door gebruik van standaarden van de uitvoeringspraktijk (veiliger, completer, meer in samenhang);
• kennisdelen en kennis uitwisselen;
• faciliteren en ondersteunen van implementaties;
• monitoring van de standaardisatie van de Wmo en de Jeugdwet;
• beheren en onderhouden van de technische infrastructuur nodig voor de digitale gegevensuitwisseling.
Deze doelen bevorderen het partnerschap en de samenwerking tussen gemeenten en zorgaanbieders (als opdrachtnemer) en dragen bij aan een vermindering van uitvoeringskosten.
De basistaken zijn:
• Beheren, implementeren en doorontwikkelen standaarden
In de praktijk zien we een grote variëteit aan inrichting en afspraken tussen gemeenten en - aanbieders in het sociaal domein (Wmo en Jeugd). Veel van die variëteit heeft weinig tot geen toegevoegde waarde, leidt tot administratieve lasten en hoge kosten. Het beperken van de variëteit moet leiden tot minder administratieve lasten, onder andere door het implementeren van al ontwikkelde standaard bekostigingsvarianten en bijbehorende (contract) standaarden. Om dit te bereiken willen we keuzes in inrichting, bekostiging en
informatievoorziening in samenhang vereenvoudigen en waar mogelijk te standaardiseren. Er bestaat onder de vlag van het Ketenbureau i-Sociaal Domein inmiddels een flinke set aan standaarden. Het beheren, implementeren, monitoren en doorontwikkelen van de bestaande standaarden is een basistaak.
• Partnerschap in de regio
Alle activiteiten van het Ketenbureau zijn erop gericht om de samenwerking en het lerend klimaat tussen gemeenten en aanbieders te verbeteren. Het Regioteam speelt hierin een centrale rol speelt. Dit team helpt gemeenten met het implementeren van het beschikbare arsenaal aan gestandaardiseerde producten bij de aanbesteding, het proces van contractering en faciliteert gemeenten en zorgaanbieders bij de benodigde samenwerking.
• Exploiteren digitale infrastructuur
Alle activiteiten gericht op het beheren en ondersteunen van de technische infrastructuur die nodig is voor de gegevensuitwisseling tussen gemeenten en aanbieders.
De VNG, de branches voor zorgaanbieders en het ministerie van VWS spreken af dat een aantal onderwerpen wordt uitgewerkt in een meerjarenagenda voor de lange(re) termijn. De bestuurlijke opdracht aan Xxxxxxxxxxx i-sociaal domein is hierbij het kader voor de lange termijn ambitie.
Partijen kunnen gedurende de looptijd van de samenwerkingsovereenkomst ook andere onderwerpen aandragen die administratieve lasten veroorzaken in het gemeenschappelijk domein van gemeenten en zorgaanbieders. In de Stuurgroep wordt besloten of het een vraagstuk betreft dat gezamenlijk binnen Ketenbureau i-sociaal domein dient te worden opgelost en of daar voldoende financiële middelen voor beschikbaar kunnen worden gesteld in de vorm van een separate ‘ontwikkeltaak’ en bijbehorend budget. In bijlage 1 van deze samenwerkingsovereenkomst is beschreven op welke wijze nieuwe initiatieven kunnen worden ingediend.
Naast de basistaken is voor de korte termijn (2023-2024) een aantal ontwikkeltaken te onderscheiden:
Contractstandaarden Wmo 2015
Doel van contractstandaarden is het verminderen van de administratieve lasten bij de totstandkoming van contracten (contracteringsfase) en de toepassing van de contracten in de dagelijkse praktijk (uitvoeringsfase). Daarbij geldt dat de aanpak lopende aanbestedingen niet doorkruist en dat de contractstandaarden gelden voor elk van de drie uitvoeringsvarianten (inspanningsgericht, outputgericht en taakgericht). Tot slot worden de contractstandaarden Wmo door de VNG tot een verbindende standaard verklaard voor hun leden.
Woonplaatsbeginsel Beschermd Wonen
De keuze om een woonplaatsbeginsel voor Beschermd Wonen in te voeren het resultaat van een traject van de afgelopen jaren, dat gericht is op een transitie van 'beschermd wonen in een instelling naar een beschermd thuis met ondersteuning in de nabijheid'. Hierbij zijn de doordecentralisatie naar regiogemeenten, de overgang naar een objectief verdeelmodel en de invoering van het woonplaatsbeginsel instrumenten om die transitie te realiseren. Het doel van de ondersteuning van de implementatie van het woonplaatsbeginsel BW is het leveren van een bijdrage aan het succesvol invoeren van het woonplaatsbeginsel in de praktijk.
2.1. Meerjarenagenda
De meerjarenagenda vormt de basis voor jaarplannen, waarin concrete plannen worden geformuleerd, volgend vanuit de gestelde doelstellingen. Deze plannen zijn zowel gericht op technische verbeteringen in de I-SD keten, als op het verbeteren van zorginhoudelijke vraagstukken.
VWS neemt deel aan de overeenkomst vanuit haar stelselverantwoordelijkheid. Zij kan vanuit die rol ondersteuning bieden in de zin van faciliteren en verbinden. De uitvoering van de werkzaamheden die voortvloeien uit de meerjarenagenda is echter aan de overige partijen. Ketenbureau i-Sociaal Domein ondersteunt de partijen hierbij.
De meerjarenagenda wordt op basis van de bestuurlijke opdracht en de meerjarenthema’s
geformuleerd.
3. Ketenbureau i-Sociaal Domein
3.1. Inleiding
De samenwerking van deze overeenkomst wordt vormgegeven door een Stuurgroep en een uitvoeringsorganisatie Ketenbureau i-Sociaal Domein. Deze uitvoeringsorganisatie wordt voorzien van middelen en personele inzet door de overeenkomstpartijen. Het Ketenbureau is vanaf 1 juli 2023 onderdeel van VNG Realisatie BV waarbij de inhoudelijke sturing wordt overgelaten aan de Stuurgroep.
Onderdeel van VNG-Realisatie (de uitvoeringsorganisatie van de VNG) betekent dat gebruik wordt gemaakt van de administratieve en financiële organisatie, juridische entiteit en het personele regime van VNG Realisatie. Voor de dagelijkse aansturing wordt een directeur Xxxxxxxxxxx aangesteld. De selectie en aanstelling van de directeur Xxxxxxxxxxx gebeurt onder verantwoordelijkheid van respectievelijk de voorzitter van de Stuurgroep, de directeur VNG Realisatie en een lid van de Stuurgroep die de zorgbranches vertegenwoordigd.
VNG Realisatie vervult formeel de werkgeversrol van het Ketenbureau. De Stuurgroep is inhoudelijk opdrachtgever van het nieuwe hoofd/de directeur en het Ketenbureau. Evaluatie van het functioneren van de directeur Ketenbureau wordt jaarlijks geïnitieerd door de voorzitter van de Stuurgroep en een tweede lid van deze Stuurgroep namens de zorgaanbieders/gemeenten, zodanig dat vertegenwoordiging vanuit beide partijen betrokken is. De directeur VNG realisatie zal hier vanuit de werkgeversrol bij aansluiten.
In schema:
Verantwoordelijk voor:
• Formuleren bestuurlijke opdracht
Bestuurlijke opdracht
Samenwerkingsovereenkomst
Stuurgroep verantwoordelijk voor:
Uitvoeringsopdracht
VZ-er = secretariaat | |
• Vaststellen uitvoeringsopdracht
• Vaststellen Meerjarenplan en jaarplan
Vooroverleg verantwoordelijk voor
• Ondersteuning portefeuillehouders
• Ondersteunen en voorbereiden Stuurgroep
• Inhoudelijke advisering Stuurgroep
• Besluitvorming niet strategische onderwerpen
Secretariaat Stuurgroep
Secretariaat verantwoordelijk voor
• Kwaliteit stukken
• Stukkenstroom
• Vergaderplanning/-organisatie
• Verslaglegging
• Inhoudelijke ondersteuning voorzitter
• Voorbereiding inhoudelijke advisering stuurgroep
VNG-r verantwoordelijk voor:
• Bemensing Ketenbureau
• Bedrijfsvoering Ketenbureau
Ketenbureau verantwoordelijk voor:
• Meerjarenplan opstellen
• Voortgang bestuurlijke opdracht bewaken
• Uitvoeren bestuurlijke opdracht en jaarplan
• Opstelen subsidie-aanvraag
Verantwoordelijk voor:
• Bijdrage aan bestuurlijke opdracht
p
• Subsidie-aanvraag indienen
Secretariaat Stuurgroe
Ketenbureau is onderdeel van
VNG- realisatie op basis van de afspraken in de op te stellen Samenwerkingsover- eenkomst.
Ten aanzien van bovenstaande figuur is een aantal aandachtspunten van belang:
• Tussen VNG en VNG Realisatie is sprake van een eenduidige opdrachtgever en opdrachtnemer relatie, binnen de kaders van de bestuurlijke opdracht en de samenwerkingsovereenkomst.
• Het Ketenbureau is onderdeel van VNG Realisatie.
• De inhoudelijke advisering van de stuurgroep vindt primair plaats vanuit het Vooroverleg, daarbij inhoudelijk en administratief ondersteund door het secretariaat. De samenstelling van het vooroverleg is hierbij een belangrijk aandachtspunt (diversiteit aan kennis, beschikbare capaciteit en vertegenwoordiging van de achterbannen).
• Het vooroverleg wordt voorgezeten door een voorzitter. Deze rol wordt ingevuld door het secretariaat van de Stuurgroep.
• In veel gevallen is de kennis voor de verschillende verantwoordelijkheden aanwezig bij het Ketenbureau. Het is geen bezwaar deze kennis in te zetten, mits de verdeling in rollen en verantwoordelijkheden goed gehanteerd wordt. Op termijn kan en moet de benodigde kennis uiteraard breder geborgd worden binnen alle stakeholders en op zijn minst binnen de vertegenwoordiging van het vooroverleg.
Het is belangrijk om de rol en verantwoordelijkheden van het secretariaat duidelijk vast te leggen, zodat het effectief kan samenwerken met de stuurgroep en het Ketenbureau. Het secretariaat heeft geen beslissingsbevoegdheid, maar biedt ondersteuning aan de stuurgroep en het vooroverleg. De invulling en bemensing van de secretariaatsfunctie is nader uitgewerkt in bijlage 2.
3.2. Stuurgroep
Binnen de Stuurgroep is de afgelopen jaren een manier van werken ontstaan tussen gemeenten, zorgaanbieders en VWS waar onderling vertrouwen is gegroeid, open communicatie plaatsvindt en het gemeenschappelijk belang van samenwerking wordt onderkend. De Stuurgroep bevordert voor de duur van deze overeenkomst de ontwikkeling en het gebruik van standaarden in de i-SD keten en levert daarmee een belangrijke bijdrage aan het optimaal laten functioneren van de i-SD keten door gemeenten en aanbieders.
Rol stuurgroep i-Sociaal Domein en mandaat
De stuurgroep i-Sociaal domein bestaat uit personen die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van de bestuurlijke opdracht en daarmee de uitvoering van de afgeleide meerjarenagenda en onderliggende projecten en/of programma’s.
Het mandaat van de stuurgroep is de formele bestuurlijke opdracht en bevoegdheid die de leden hebben om beslissingen te nemen en de uitvoering van een project of programma te begeleiden en te sturen. Het mandaat en daarmee de bestuurlijke opdracht omvat de scope en verantwoordelijkheden van de stuurgroep, de beslissingsbevoegdheid en de beleidskaders waarbinnen de stuurgroep moet opereren. Het stelt bovendien de leden van de stuurgroep in staat om de verwachtingen en verantwoordelijkheden duidelijk te definiëren en te communiceren.
De stuurgroep presenteert zich in haar externe communicatie als een geheel.
Samenstelling stuurgroep i-Sociaal Domein
De stuurgroep bestaat uit vertegenwoordigers van de betrokken partijen, zoals de opdrachtgevers, de uitvoerende organisatie, de financiers, de gebruikers en overige stakeholders. In bijlage 3 is de samenstelling van de Stuurgroep opgenomen.
Het is belangrijk dat de samenstelling van de stuurgroep representatief is en blijft voor de belangen van alle betrokken partijen en dat de leden over de nodige bestuurlijke kwalificaties
en bevoegdheden beschikken om beslissingen te nemen (dan wel te initiëren waar het de ledenorganisatie betreft zoals VNG en branches) die nodig zijn voor de uitvoering van de bestuurlijke opdracht. Zij zitten er met mandaat en zijn in staat het ‘strategische gesprek’ te voeren.
Rollen deelnemers stuurgroep i-Sociaal Domein
Gezien de samenstelling van de stuurgroep en de verschillende belangen en posities van de deelnemers is een uit het midden van stuurgroep gekozen voorzitter gewenst. We kennen daarnaast de volgende rollen: stelselverantwoordelijke, financier, vertegenwoordiging gemeentelijke gebruikers, vertegenwoordiging van zorgaanbieders als gebruikers, en vertegenwoordiging vanuit VNG Realisatie. In de huidige samenwerking is geen rol voor professionals en cliënten in de stuurgroep. Vertegenwoordiging van deze stakeholders gebeurt via een klankbordgroep die de Stuurgroep hierin ondersteunt. De deelnemers hebben op basis van de positie in de ‘moederorganisatie’ verschillende mandaten. Daarbij onderscheiden we: initiator van (bestuurlijke) besluitvorming, accorderen van meerjarenagenda namens
‘moederorganisatie’ en adviseur.
De stuurgroep kent portefeuillehouders: leden van de stuurgroep die verantwoordelijk zijn voor de begeleiding en sturing van een specifiek onderdeel of thema van de meerjarenagenda waarvoor de stuurgroep verantwoordelijk is. Het aanstellen van portefeuillehouders gebeurt vooral wanneer het project, programma of thema complex is en er veel verschillende onderdelen en stakeholders betrokken zijn. De portefeuillehouders fungeren als
verbindingspersoon tussen de stuurgroep en de betrokken partijen en zijn ‘eigenaar’ van het betreffende onderwerp en de noodzakelijke ‘stukken’ die hiervoor worden opgesteld en ingebracht in de Stuurgroep. Het is belangrijk dat portefeuillehouders over de nodige bestuurlijke en strategische kwalificaties beschikken.
De stuurgroep wordt ondersteund door een ‘zelfstandig’ vooroverleg die ook zelf signalen kan inbrengen en oppakken en die rondom meer operationele en informatiekundige onderwerpen zelf besluiten neemt. Kort gezegd:
• Zelf ingebrachte onderwerpen (beeldvormend)
• Stuurgroepagenda (oordeelsvormend)
• (niet strategisch) Informatiekundige onderwerpen (besluitvormend)
Activiteiten Stuurgroep
• Het vaststellen van de gezamenlijke ambities en doelstellingen als afgeleide van de bestuurlijke opdracht, uitgewerkt in een meerjarenagenda voor de korte en langere termijn
• Het vaststellen van een jaarplan inclusief werkbegroting voor de directeur Xxxxxxxxxxx;
• Het jaarlijks vaststellen van een (financiële) verantwoording aan de financiers en het vaststellen van het eindrapportage en bijbehorende financiële eindafrekening;
• Het inhoudelijk aansturen van de directeur van het Ketenbureau;
• Het vertegenwoordigen (communicatie) van Ketenbureau i-Sociaal Domein naar het veld;
• Het afleggen van inhoudelijke en financiële verantwoording aan financiers en aan de ondertekenaars van de overeenkomst wat betreft ontwikkelingen, besluiten en voortgang inzake de werkagenda;
• Het vaststellen van de i-Sociaal Domein standaarden, inclusief protocollen, gedragsregels en veldnormen;
• Het monitoren op en signaleren van het (in)consequent gebruik van de ontwikkelde standaarden door gemeenten en aanbieders.
Escalatieprocedure
De Stuurgroep heeft als belangrijke taak de koers van Ketenbureau i-Sociaal Domein te bepalen. Afspraken gemaakt in deze overeenkomst zijn niet afdwingbaar, maar indien door (leden van) de Stuurgroep wordt vastgesteld dat de koers niet in overeenstemming is met de ambities die gesteld zijn en het partnerschap niet door alle partijen correct wordt ingevuld, dienen zij hierover het gesprek met elkaar aan te gaan.
Indien de Stuurgroep niet tot overeenstemming komt, is een escalatieprocedure mogelijk. Afhankelijk van het type conflict wordt gekozen voor een afvaardiging van gemeenten en zorgbranches, die met elkaar tot een oplossing dienen te komen. VWS kan hierin gevraagd worden als bemiddelende partij.
3.3. Ketenbureau
De uitvoeringsorganisatie, het Ketenbureau, ondersteunt de overeenkomstpartijen en de Stuurgroep bij de operationele en uitvoerende taken voor Ketenbureau i-Sociaal-Domein. Het Ketenbureau zorgt voor de noodzakelijke samenhang van taken, opdat het veld in de dagelijkse praktijk geen tegenstrijdigheden ondervindt van gemaakte keuzes.
Samenstelling
Er wordt een hoofd/directeur Xxxxxxxxxxx aangesteld die de besluiten van de Stuurgroep uitvoert. VNG Realisatie is, samen met de directeur Xxxxxxxxxxx, verantwoordelijk voor het opstellen van het personele plan om de genoemde taken op de juiste wijze te kunnen uitvoeren. Het hoofd/ de directeur is tevens verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van het Ketenbureau i-Sociaal Domein en alle producten die het Ketenbureau oplevert. Hij/ zij heeft daarvoor een passend mandaat.
Er wordt gestreefd naar een kleine vaste kern van functionarissen om continuïteit te waarborgen en een structurele presentie mogelijk te maken.
Activiteiten Ketenbureau
De subsidie basistaken zoals ingediend d.d. 23 januari 2023 en een verbijzondering daarvan naar activiteiten op het moment van opstellen van deze samenwerkingsovereenkomst is leidend. De precieze activiteiten van het Ketenbureau vloeien vervolgens voort uit de meerjarenagenda en de jaarplannen. Activiteiten zijn onder andere:
• Het opstellen en uitvoeren van de meerjarenagenda, jaarplan, begroting;
• Het uitvoeren van het opdrachtgeverschap (contracteren, monitoren en aansturen) van de dienstverleners die in de i-SD Keten een gemeenschappelijke uitvoerende taak hebben. De contracten met dienstverleners in de i-SD Keten worden afgesloten door of namens Ketenbureau i-Sociaal Domein;
• Het uitvoeren van het jaarplan in samenwerking met de overeenkomstpartijen, zelfstandige bestuursorganen en dienstverleners;
• Het afstemmen met andere stakeholders, zoals brancheverenigingen van accountancy organisaties en cliëntorganisaties;
• Het verzorgen van de communicatie met en ondersteuning van het veld, doelgericht en tweezijdig;
• Het voeren van het secretariaat van de Stuurgroep;
• Het meten en rapporteren van de voortgang bij implementatie van besluitvorming onder zorgaanbieders en gemeenten, bijvoorbeeld bij de invoering van nieuwe standaarden;
• Het rapporteren en signaleren van administratieve lasten in het veld;
• Het opstellen van de halfjaarlijkse verantwoording naar overeenkomstpartijen en het bestuurlijk overleg;
• Het afleggen van jaarlijkse verantwoording aan de Stuurgroep wat betreft voortgang van projecten, werkgroepen en de meerjarenagenda;
• Het informeren van de Stuurgroep bij wijzigingen in de uitvoering ten opzichte van de meerjarenagenda;
• Het bewaken van de samenhang met trajecten die buiten de scope van de Stuurgroep vallen, maar wel nauw raken aan de activiteiten van i-Sociaal Domein.
3.4. Communicatie
Ketenbureau i-Sociaal Domein verzorgt, in samenwerking met de afdeling communicatie van VNG Realisatie de communicatie met het veld. Ketenbureau i-Sociaal Domein heeft een eigen internetplatform waarmee zij richting het veld als gezamenlijke partijen communiceert.
In de communicatie wordt de naam Ketenbureau i-Sociaal Domein gebruikt, vanwege de naamsbekendheid in het veld. De overeenkomstpartijen zien hiermee de continuering van de samenwerking gewaarborgd.
Het gaat om doelgerichte, tweezijdige communicatie. Het gaat bijvoorbeeld om de communicatie over het niet-vrijblijvend implementeren van standaarden. Daarnaast worden ook inzichten en behoeften vanuit het veld opgehaald. De coördinatie van de communicatie is in handen van het Ketenbureau.
Communicatie is geen doel op zich, maar is wel van belang om ketenpartijen en betrokkenen tijdig te betrekken en te informeren. Ook partijen die niet behoren tot de branches die in de samenwerkingsovereenkomst zijn vertegenwoordigd, dienen bereikt en betrokken te worden.
Er is een breed pakket aan communicatiemiddelen dat kan worden ingezet. Jaarlijks wordt vastgesteld, aan de hand van het jaarplan, welke middelen worden ingezet. Deze taak ligt bij het Ketenbureau, met daarin een informerende plicht naar de Stuurgroep. Voorbeelden van communicatiemiddelen zijn;
■ Bijeenkomsten (lokaal, regionaal, landelijk);
■ Publicaties op de website;
■ Nieuwsbrieven;
■ Webinars;
■ Handreikingen.
4. Overlegvormen en besluitvorming
In onderstaande tabellen staan de verschillende overleggen beschreven met bijbehorende eigenschappen.
Bestuurlijke overleggen | (WMO en Jeugd) |
Aard | Besluitvormend |
Deelnemers | Vertegenwoordigers van overeenkomstpartijen |
Frequentie | …. |
Doel | Bekrachtigen bestuurlijke opdracht |
Voorzitterschap | …. |
Stuurgroep overleg | |
Aard | Besluitvormend |
Deelnemers | Vertegenwoordigers van overeenkomstpartijen, Directeur Xxxxxxxxxxx |
Frequentie | Minimaal 4x per jaar |
Doel | Besluitvormend over i-SD keten, bewaking voortgang van meerjarenagenda |
Voorzitterschap | Wordt uit het midden gekozen door leden Stuurgroep voor 3 jaar met jaarlijkse evaluatie |
Vooroverleg/klankbordgroep | |
Xxxx | Adviserend aan Stuurgroep + besluitvormend op niet-strategische onderwerpen |
Deelnemers | Afgevaardigden VNG, Afgevaardigden zorgbranches, Afvaardiging VWS, afvaardiging Ketenbureau, Afhankelijk van onderwerpen genodigden, zoals ZIN/VECOZO/ IB |
Frequentie | Minimaal 4x per jaar en eventueel vaker over niet-strategische onderwerpen |
Doel | Ter voorbereiding op Stuurgroep overleg |
Voorzitterschap | Wordt uit het midden gekozen door leden Vooroverleg voor 3 jaar met jaarlijkse evaluatie/ Co-voorzitterschap met secretariaatsrol |
Werkgroepen | |
Aard | Ad Hoc |
Deelnemers | Afhankelijk van onderwerp, betreft dit een afvaardiging Ketenbureau i-Sociaal Domein, gemeenten, zorgaanbieders, leveranciers |
Frequentie | Te bepalen door medewerker Ketenbureau i-Sociaal Domein |
Doel | Uitvoering geven aan meerjarenagenda |
Voorzitterschap | Medewerker Ketenbureau i-Sociaal Domein |
Klankbordoverleg professionals en cliënten | |
Xxxx | Adviserend aan Stuurgroep |
Deelnemers | Afvaardigingen professionals en cliënten(organisaties) |
Frequentie | 2x per jaar, gekoppeld aan verantwoording aan stuurgroep |
Doel | Afhankelijk van onderwerp. Kan gaan om informeren of ophalen van informatie vanuit professionals en cliënten. |
Voorzitterschap | Medewerker Ketenbureau i-Sociaal Domein |
5. Financiering
Jaarlijks wordt op basis van het jaarplan de werkbegroting voor het aankomende kalenderjaar opgesteld. Het is aan de overeenkomstpartijen om jaarlijks, en meerjarig, te zorgen voor voldoende financiële dekking voor de uitvoering van de werkzaamheden van Ketenbureau i- Sociaal Domein. Voor de eerste 1,5 jaar (tot eind 2024) is reeds subsidie vanuit VWS aangevraagd.
Indien de financiële dekking ontoereikend is, is het aan de Stuurgroep om te bepalen welke taken of ambities prioriteit krijgen.
5.1. VNG
De VNG levert namens de Nederlandse gemeenten jaarlijks een financiële bijdrage vanuit het Fonds GGU.
Ook levert VNG en VNG Realisatie een bijdrage door het aanleveren van mensen met de benodigde expertise voor de uitvoering van projecten in opdracht van Xxxxxxxxxxx i-Sociaal Domein.
De aanvraag van subsidies verloopt via de VNG.
5.2. VWS
De financiering vanuit VWS vindt plaats op basis van een subsidieaanvraag van de VNG. Op deze subsidie zal de Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS van toepassing zijn. VWS bepaalt op basis van de ingediende subsidieaanvraag en de daarbij geformuleerde doelstellingen en activiteiten van Ketenbureau i-Sociaal Domein, of de subsidie wordt verstrekt en wat de hoogte van de subsidie is.
5.3. Zorgbranches
De zorgbranches die deel uitmaken van deze overeenkomst stellen gedurende de looptijd van deze overeenkomst jaarlijks gezamenlijk een financiële bijdrage beschikbaar. Zij bepalen onderling welke branche hoeveel bijdraagt aan dit bedrag. De zorgbranches stellen tevens mensen beschikbaar met de benodigde expertise voor de uitvoering van projecten vanuit Ketenbureau i-Sociaal Domein.
6. Duur en wijzigingen
De samenwerkingsovereenkomst zal ingaan op 1 juli 2023 en geldt tot 31 december 2027.
De overeenkomstpartijen evalueren medio 2024 de samenwerking en de inrichting van de governance. Deze termijn is gekoppeld aan het aflopen van de eerste 1,5 jaar subsidie vanuit VWS en het opstarten van een opvolgende meerjarensubsidie. Partijen treden uiterlijk in juli 2024 in overleg over voortzetting van deze overeenkomst na eind 2024. Op basis van evaluatie kunnen ook aanpassingen van deze samenwerkingsovereenkomst worden gedaan. Eventuele aanpassingen in de overeenkomst zullen als een addendum bij de actuele versie van de overeenkomst worden gevoegd.
7. Ondertekening
Partij | Vertegenwoordiging | Datum | Handtekening |
Actiz | |||
Valente | |||
GGZ NL | |||
Jeugdzorg NL | |||
VGN | |||
VNG | |||
VWS |
8. Bijlage 1 – Indienen nieuwe initiatieven (buiten de basistaken)
9. Bijlage 2 - De invulling en bemensing van de secretariaatsfunctie
10. Bijlage 3 – Samenstelling Stuurgroep
Aan Stuurgroep i-Sociaal Domein
Xxx Xxxxxxx Xxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxxxxx, Xxx Xxxxxx
Datum 19 april 2023
Onderwerp Bestuurlijke opdracht stuurgroep i-Sociaal Domein
Inleiding
De stuurgroep i-Sociaal Domein heeft op 27 januari vier deelvragen voor de invulling van de governance van de stuurgroep en het Ketenbureau geformuleerd. Een delegatie van stuurgroepleden heeft een vraag uitgewerkt. Deze vragen zijn:
1. Formuleren van de (bestuurlijke) opdracht voor de stuurgroep i-Sociaal Domein en de wijze waarop deze opdracht vastgelegd wordt in regelgeving (codificatie) (Xxxxxxx, Xxxxxx en Bas).
2. Beschrijven van de deelnemers aan de stuurgroep i-Sociaal Domein in de zin van deelnemende organisaties en wat zijn de
‘competenties’ (wat is positie (ambtelijk/bestuurlijk) en mandaat van die deelnemers?) (Xxxx en Duco)
3. Analyseren van vergelijkbare stelsels waarin onafhankelijke instantie standaarden ontwikkelt en ook rol in naleving en handhaving heeft (Toine, Douwe en Nienke).
4. Invullen secretariaat voor stuurgroep i-Sociaal Domein en hosting Ketenbureau bij VNG (Xxxxx, Xxxxxx, Xxxxx).
Deze notitie gaat over vraag 1 en bevat de aanpassingen die naar aanleiding van de stuurgroep op 15 februari zijn voorgesteld.
Vooraf: De betrokken partijen bij de samenwerking(sovereenkomst) hebben de wens om in een gedecentraliseerd stelsel tot gezamenlijke afspraken te komen over rollen en verantwoordelijkheden bij het verminderen van administratieve lasten.
Maatschappelijke opdracht stuurgroep
De opdracht aan de stuurgroep is de vermindering van administratieve lasten bij de uitvoering van de Wmo en Jeugdwet. Daartoe bevordert de stuurgroep de ontwikkeling en het gebruik van standaarden. De gezamenlijke inzet van gemeenten en zorgaanbieders bevordert standaardisering van informatievoorzieningen en het digitale verkeer tussen aanbieders en gemeenten. De stuurgroep signaleert en adviseert op dit vraagstuk in den brede aan gemeenten, Rijk en aanbiedende partijen op terrein van jeugd en maatschappelijke zorg. De stuurgroep is vanuit deze rol verantwoordelijk voor de ontwikkeling, implementatie-ondersteuning en monitoring van gebruik van standaarden op het terrein van de Wmo en de Jeugdwet en wordt hierin ondersteund door het Ketenbureau.
De stuurgroep draagt actieve naleving van de toepassing van vastgestelde standaarden uit, maar heeft in het stelsel geen toezichthoudende rol. De naleving van standaarden geschiedt op niet vrijblijvende basis. Dit totdat deze in wet- en regelgeving is opgenomen (zie hiervoor ook de notitie die voor vraag 3 is uitgewerkt). De inspanningen gericht op verlaging van administratieve lasten moeten merkbaar zijn voor cliënten en professionals in de uitvoering.
Onder standaarden wordt verstaan:
• i-Standaarden: berichtenstandaarden en berichtenspecificaties
• Standaarden die relevant zijn voor de inkoop, organisatie, administratie en uitvoering van hulp in het sociaal domein: zoals registratieverplichtingen (productcodes), verantwoordingseisen en andere relevante zaken voor efficiënt en doelmatig contractmanagement. De standaardisatie van de regionale/landelijke inkoop
jeugdhulp wordt opgepakt in samenhang met de voorgenomen wet- en regelgeving – de ontwikkeling van deze standaarden valt vooralsnog buiten het mandaat.
• Kwaliteitskaders worden elders uitgewerkt: de stuurgroep is verantwoordelijk voor het omzetten van deze kaders in standaarden voor inkoop/contracten voor de diverse vormen van hulp.
Buiten het mandaat voor de standaarden vallen tarieven en prijzen. Wel kan de stuurgroep signaleren en adviseren hoe administratieve lasten en standaardisatie doorwerken in tarieven/budget.
Scope van de samenwerking
De inzet richt zich primair op de samenwerking tussen gemeenten en zorgaanbieders bij de informatie-uitwisseling en de administratieve afhandeling van zorg in natura in de Wmo 2015 en de Jeugdwet. Hierbij hoort de elektronische uitwisseling van informatie, maar ook bijvoorbeeld de ontwikkeling van standaarden en producten die nodig zijn voor een vereenvoudiging van de administratieve processen.
De partijen bij de stuurgroep zijn zich bewust dat naast de partijen die de overeenkomst aangaan, er nog veel meer partijen betrokken zijn. Deze partijen vallen formeel buiten de samenwerking, maar wel binnen de scope van het werkveld waarvoor de overeenkomst wordt opgesteld. Partijen die wensen aan te sluiten bij de samenwerking dienen binnen het i-Sociaal Domein betrokken te zijn en zich te committeren aan de afspraken gemaakt in de samenwerkingsovereenkomst en de werkagenda. Beslissingen betreffende toelating worden belegd bij de Stuurgroep.
Mandaat stuurgroep
Uitgaande van de hoofdverantwoordelijkheden van alle betrokken partijen, spelen we allemaal (= gemeenten, rijk en aanbiedende partijen op terrein van jeugd en maatschappelijke zorg) een rol in een werkend stelsel. Daarbinnen heeft de stuurgroep i-sociaaldomein de rol te sturen op de totstandkoming van gedragen standaarden op het terrein van inkoop (contracten), aanbesteding en (financiële) administratieve uitvoering binnen de drie hoofdvormen, en standaarden ten behoeve van gegevensuitwisseling (i.c. berichtenstandaarden en berichtenspecificaties) en standaarden voor verantwoording (i.c. beleidsregels).
De prioritering en reikwijdte van de standaarden volgt uit de bestuurlijk overeengekomen prioriteiten, in de vorm van een gezamenlijke (VWS, VNG en branches) bestuurlijke opdracht aan de stuurgroep i-Sociaal Domein. Dit is de kaderstelling waarbinnen door de stuurgroep gewerkt wordt aan het verminderen van administratieve lasten en standaardisering. Voor het jeugddomein is het bestuurlijk kader nu bijvoorbeeld de Hervormingsagenda Jeugd en de daarbij afgesproken governance-structuur. Voor maatschappelijk zorg is dat nu het bestuurlijk overleg tussen betrokken partijen. De stuurgroep legt eens per jaar verantwoording af op bestuurlijk niveau - BO Jeugd, BO MO.
Het perspectief van cliënten en professionals wordt via een klankbordgroep voor de stuurgroep i-Sociaal Domein ingevuld. De op te stellen samenwerkingsovereenkomst bevat een uitwerking van de klankbordgroep in termen van rol en samenstelling.
Schematisch
Opdracht/rol | Wie | |
Strategische sturing | Bestuurlijke agenda in de vorm van meerjarenthema’s . | ‘Vijfhoek’ Hervormingsagenda Jeugd Bestuurlijk overleg Maatschappelijke Ondersteuning |
Pagina 2 van 3
Opdracht/rol | Wie | |
Tactisch niveau | Doel: verminderen administratieve lasten door standaardisering en daarmee een eenvoudiger uitvoering, zodat meer tijd en geld overblijft voor goede zorg. Visie op (wijze van) standaardisatie verwoord in de meerjarenagenda van stuurgroep. | Stuurgroep i-sociaaldomein |
Operationeel | (Door)ontwikkeling, implementatie-ondersteuning en beheer van standaarden conform jaarplannen | Ketenbureau |
Hoe krijgt sturing door de stuurgroep i-Sociaal Domein vorm?
Onderstaande uitgangspunten voor de wijze waarop sturing vorm krijgt en die in de samenwerkingsovereenkomst vastgelegd worden:
• De stuurgroep stelt jaarlijks een prioritering vast volgend uit de meerjarenagenda.
• Het ketenbureau werkt op basis daarvan een jaarplan uit dat wordt besproken in de stuurgroep.
• Dit jaarplan past in beginsel binnen de bestuurlijk vastgestelde meerjarenthema’s, het meerjarenplan van de stuurgroep en binnen de kaders van de financiering door VNG (financier knooppunt i-sociaaldomein en beheerder subsidie) en VWS (subsidieverstrekker voor verdere ontwikkeling en implementatie).
• Het ketenbureau rapporteert in de stuurgroep over uitvoering, resultaten, implementatie en beheer.
• Deze voortgangsrapportage is tevens de basis voor de inhoudelijke verantwoording van de subsidie en GGU- financiering.
• Onderdeel van het jaarplan is op welke wijze alle partijen van de vijfhoek (voor Jeugd), met name ook professionals en cliënten, worden betrokken. Voor Maatschappelijke Ondersteuning geldt hetzelfde.
• VNG realisatie is verantwoordelijk voor de operatie van het ketenbureau.
• Het ketenbureau is niet alleen volgend, maar vooral ook initiërend, meedenkend, expert, signalerend, soms
“tegendenkend”.
Ondersteuning stuurgroep
De uitvoering van de opdracht gebeurt door het Ketenbureau. Er is een secretariaat van de stuurgroep (zie hiervoor ook de notitie die voor vraag 4 is uitgewerkt). Deze is te onderscheiden van het ketenbureau en richt zich op de ondersteuning van de stuurgroep en het vooroverleg.
Pagina 3 van 3
Aan Stuurgroep i-Sociaal Domein
Xxx Xxxx xxx Xxxxx, Xxxx Xxxxxxxx
Datum 19 april 2023
Onderwerp Xxxxxxx, samenstelling en rol deelnemers stuurgroep i-Sociaal Domein
Inleiding
De stuurgroep i-Sociaal Domein heeft op 27 januari vier deelvragen voor de invulling van de governance van de stuurgroep en het Ketenbureau geformuleerd. Een delegatie van stuurgroepleden heeft een vraag uitgewerkt. Deze vragen zijn:
1. Formuleren van de (bestuurlijke) opdracht voor de stuurgroep i-Sociaal Domein en de wijze waarop deze opdracht vastgelegd wordt in regelgeving (codificatie) (Xxxxxxx, Xxxxxx en Bas).
2. Beschrijven van de deelnemers aan de stuurgroep i-Sociaal Domein in de zin van deelnemende organisaties en wat zijn de
‘competenties’ (wat is positie (ambtelijk/bestuurlijk) en mandaat van die deelnemers?) (Xxxx en Duco)
3. Analyseren van vergelijkbare stelsels waarin onafhankelijke instantie standaarden ontwikkelt en ook rol in naleving en handhaving heeft (Toine, Douwe en Nienke).
4. Invullen secretariaat voor stuurgroep i-Sociaal Domein en hosting Ketenbureau bij VNG (Xxxxx, Xxxxxx, Xxxxx).
Deze notitie gaat over vraag 2.
Rol stuurgroep i-Sociaal Domein en mandaat
De stuurgroep i-Sociaal domein bestaat uit personen die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van de bestuurlijke opdracht en daarmee de uitvoering van de afgeleide meerjarenagenda en onderliggende projecten en/of programma’s.
Het mandaat van de stuurgroep is de formele bestuurlijke opdracht en bevoegdheid die de leden hebben om beslissingen te nemen en de uitvoering van een project of programma te begeleiden en te sturen.
Het mandaat en daarmee de bestuurlijke opdracht omvat de scope en verantwoordelijkheden van de stuurgroep, de beslissingsbevoegdheid en de beleidskaders waarbinnen de stuurgroep moet opereren. Het stelt bovendien de leden van de stuurgroep in staat om de verwachtingen en verantwoordelijkheden duidelijk te definiëren en te communiceren.
Samenstelling stuurgroep i-Sociaal Domein
De stuurgroep bestaat uit vertegenwoordigers van de betrokken partijen, zoals de opdrachtgevers, de uitvoerende organisatie, de financiers, de gebruikers en overige stakeholders. Het is belangrijk dat de samenstelling van de stuurgroep representatief is en blijft voor de belangen van alle betrokken partijen en dat de leden over de nodige bestuurlijke kwalificaties en bevoegdheden beschikken om beslissingen te nemen (dan wel te initiëren waar het de ledenorganisatie betreft zoals VNG en branches) die nodig zijn voor de uitvoering van de bestuurlijke opdracht. Zij zitten er met mandaat en zijn in staat het ‘strategische gesprek’ te voeren.
Rollen deelnemers stuurgroep i-Sociaal Domein
Gezien de samenstelling van de stuurgroep en de verschillende belangen en posities van de deelnemers is een uit het midden van stuurgroep gekozen voorzitter gewenst. We kennen daarnaast de volgende rollen: stelselverantwoordelijke, financier, vertegenwoordiging gemeentelijke gebruikers, vertegenwoordiging van zorgaanbieders als gebruikers, en vertegenwoordiging vanuit VNG Realisatie. In de huidige samenwerking is geen rol voor professionals en cliënten in de stuurgroep. Vertegenwoordiging van deze stakeholders gebeurt via een klankbordgroep die de Stuurgroep hierin ondersteunt. De deelnemers hebben op basis van de positie in de
moederorganisatie’ verschillende mandaten. Daarbij onderscheiden we: initiator van (bestuurlijke) besluitvorming,
accorderen van meerjarenagenda namens ‘moederorganisatie’ en adviseur.
De stuurgroep kent portefeuillehouders: leden van de stuurgroep die verantwoordelijk zijn voor de begeleiding en sturing van een specifiek onderdeel of thema van de meerjarenagenda waarvoor de stuurgroep verantwoordelijk is. Het aanstellen van portefeuillehouders gebeurt vooral wanneer het project, programma of thema complex is en er veel verschillende onderdelen en stakeholders betrokken zijn. De portefeuillehouders fungeren als
verbindingspersoon tussen de stuurgroep en de betrokken partijen en zijn ‘eigenaar’ van het betreffende onderwerp.
Het is belangrijk dat portefeuillehouders over de nodige bestuurlijke kwalificaties beschikken.
De stuurgroep wordt ondersteund door een ‘zelfstandig’ vooroverleg die ook zelf signalen kan inbrengen en oppakken en die rondom meer operationele en informatiekundige onderwerpen zelf besluiten neemt. Kort gezegd:
• Zelf ingebrachte onderwerpen (beeldvormend)
• Stuurgroepagenda (oordeelsvormend)
• (niet strategisch) Informatiekundige onderwerpen (besluitvormend)
Organisaties | Deelnemer | Rol | Mandaat |
Gekozen uit de geledingen iedere 3 jaar | • Voorzitter | ||
VWS (Jeugd) | (plaatsvervangend) Directeur Jeugd | • Stelselverantwoordelijk • Financier | Initiator van bestuurlijke besluitvorming VWS |
VWS (Wmo) | (plaatsvervangend) Directeur Wmo | • Stelselverantwoordelijk • Financier | Initiator van bestuurlijke besluitvorming VWS |
VNG | Directeur Inclusieve Samenleving | • Financier (vertegenwoordiging GGU) • Vertegenwoordiging gemeenten (gebruikers) | Initiator van bestuurlijke besluitvorming VNG |
Gemeente 1 | Directeur/ GS | • Vertegenwoordiging gemeenten (gebruikers) | Accordering meerjarenagenda en jaarplan |
Gemeente 2 | Directeur/ GS | • Vertegenwoordiging gemeenten (gebruikers) | Accordering meerjarenagenda en jaarplan |
Gemeente 3 | Directeur/ GS | • Vertegenwoordiging gemeenten (gebruikers) | Accordering meerjarenagenda en jaarplan |
Nederlandse GGZ | Door de branche gekozen (strategisch) vertegenwoordiger met mandaat | • Vertegenwoordiging aanbieders zorg en ondersteuning (gebruikers) | Initiator van bestuurlijke besluitvorming Branches Accordering meerjarenagenda en jaarplan |
Valente | Door de branche gekozen (strategisch) vertegenwoordiger met mandaat | • Vertegenwoordiging aanbieders zorg en ondersteuning (gebruikers) | Initiator van bestuurlijke besluitvorming Branches Accordering meerjarenagenda en jaarplan |
VGN | Door de branche gekozen (strategisch) vertegenwoordiger met mandaat | • Vertegenwoordiging aanbieders zorg en ondersteuning (gebruikers) | Initiator van bestuurlijke besluitvorming Branches Accordering meerjarenagenda en jaarplan |
VNG Realisatie | MT-lid VNG Realisatie | • Verantwoordelijk voor organisatie en contractering Ketenbureau • Verantwoordelijk voor het invullen van het secretariaat | Creëren van de randvoorwaarden nodig voor het uitvoeren van de bestuurlijke opdracht |
Actiz | Door de branche gekozen (strategisch) vertegenwoordiger met mandaat | • Vertegenwoordiging aanbieders zorg en ondersteuning (gebruikers) | Initiator van bestuurlijke besluitvorming Branches Accordering meerjarenagenda en jaarplan |
Pagina 2 van 3
Jeugdzorg NL | Door de branche gekozen (strategisch) vertegenwoordiger met mandaat | • Vertegenwoordiging aanbieders zorg en ondersteuning (gebruikers) | Initiator van bestuurlijke besluitvorming Branches Accordering meerjarenagenda en jaarplan |
Pagina 3 van 3
Aan Stuurgroep i-Sociaal Domein
Xxx Xxxxxx Xxxxxxxx, Xxxxx xxx Xxxxxxxxx, Xxxxx Xxxxxxxx
Datum 19 april 2023
Onderwerp Invulling secretariaat (ondersteuning) stuurgroep
Inleiding
De stuurgroep i-Sociaal Domein heeft op 27 januari vier deelvragen voor de invulling van de governance van de stuurgroep en het Ketenbureau geformuleerd. Een delegatie van stuurgroep leden heeft een vraag uitgewerkt. Deze vragen zijn:
1. Formuleren van de (bestuurlijke) opdracht voor de stuurgroep i-Sociaal Domein en de wijze waarop deze opdracht vastgelegd wordt in regelgeving (codificatie) (Xxxxxxx, Xxxxxx en Bas).
2. Beschrijven van de deelnemers aan de stuurgroep i-Sociaal Domein in de zin van deelnemende organisaties en wat zijn de
‘competenties’ (wat is positie (ambtelijk/bestuurlijk) en mandaat van die deelnemers?) (Xxxx en Duco)
3. Analyseren van vergelijkbare stelsels waarin onafhankelijke instantie standaarden ontwikkelt en ook rol in naleving en handhaving heeft (Toine, Douwe en Nienke).
4. Invullen secretariaat voor stuurgroep i-Sociaal Domein en hosting Ketenbureau bij VNG (Xxxxx, Xxxxxx, Xxxxx).
Deze notitie gaat over vraag 4.
Bestuurlijke opdracht en mandaat stuurgroep bepaalt ondersteuning
Op basis de bestuurlijke opdracht is de stuurgroep verantwoordelijk voor uitvoering van deze opdracht door middel van jaarprioritering en het jaarplan van het Ketenbureau. De stuurgroep heeft ook een strategische en adviserende rol
– het ‘terugpraten’ – bij de invulling van de bestuurlijke opdracht. Onderdeel hiervan kan ook zijn de bewaking van de voortgang van de uitvoering van de bestuurlijke opdracht. Daartoe is ondersteuning van de stuurgroep voorzien in de vorm van bijvoorbeeld een secretariaat.
De volgende vragen zijn aan de orde:
- Waaruit bestaat ondersteuning stuurgroep?
- Wat is taak van secretariaatsfunctie?
- Wordt secretariaat onafhankelijk gepositioneerd en waar?
Ondersteuningstaken stuurgroep
De taak van ondersteuning van de stuurgroep – oplopend in termen van strategische rol – kan bestaan uit:
- Stukkenstroom Vooroverleg en Stuurgroep
- Vergaderplanning en organisatie Vooroverleg en Stuurgroep
- Verslaglegging Vooroverleg en Stuurgroep
- Ondersteuning portefeuillehouders SG (iom leden Vooroverleg)
- Ondersteunen en voorbereiden Vooroverleg
- Uitvoeren bestuurlijke opdracht en jaarplan
- Inhoudelijke advisering stuurgroep over (verdergaande) standaardisering
- Opstellen meerjarenplan
- Bewaken voortgang uitvoering bestuurlijke opdracht
- Opstellen subsidieaanvragen
Ketenbureau, VNG en VNG-realisatie. Onderstaande afbeelding schetst die verdeling.
Verantwoordelijk voor:
• Formuleren bestuurlijke opdracht
Bestuurlijke opdracht
Samenwerkingsovereenkomst
Stuurgroep verantwoordelijk voor:
Uitvoeringsopdracht
VZ-er = secretariaat | |
• Vaststellen uitvoeringsopdracht
• Vaststellen Meerjarenplan en jaarplan
Vooroverleg verantwoordelijk voor
• Ondersteuning portefeuillehouders
• Ondersteunen en voorbereiden Stuurgroep
• Inhoudelijke advisering Stuurgroep
• Besluitvorming niet strategische onderwerpen
Secretariaat Stuurgroep
Secretariaat verantwoordelijk voor
• Kwaliteit stukken
• Stukkenstroom
• Vergaderplanning/-organisatie
• Verslaglegging
• Inhoudelijke ondersteuning voorzitter
• Voorbereiding inhoudelijke advisering stuurgroep
VNG-r verantwoordelijk voor:
• Bemensing Ketenbureau
• Bedrijfsvoering Ketenbureau
Ketenbureau verantwoordelijk voor:
• Meerjarenplan opstellen
• Voortgang bestuurlijke opdracht bewaken
• Uitvoeren bestuurlijke opdracht en jaarplan
• Opstelen subsidie-aanvraag
Verantwoordelijk voor:
•
ep
Secretariaat Stuurgro
• Bijdrage aan bestuurlijke opdracht Subsidie-aanvraag indienen
Ketenbureau is onderdeel van
VNG- realisatie op basis van de afspraken in de op te stellen Samenwerkingsover- eenkomst.
Positionering
Ten aanzien van bovenstaande figuur is een aantal aandachtspunten van belang:
1. Tussen VNG en VNG Realisatie is sprake van een eenduidige opdrachtgever en opdrachtnemer relatie, binnen de kaders van de bestuurlijke opdracht en de samenwerkingsovereenkomst.
2. Het Ketenbureau is onderdeel van VNG Realisatie
3. De inhoudelijke advisering van de stuurgroep vindt primair plaats vanuit het Vooroverleg, daarbij inhoudelijk en administratief ondersteund door het secretariaat. De samenstelling van het vooroverleg is hierbij een belangrijk aandachtspunt (diversiteit aan kennis, beschikbare capaciteit en vertegenwoordiging van de achterbannen)
4. Het vooroverleg wordt voorgezeten door een voorzitter. Deze rol wordt ingevuld door het secretariaat van de Stuurgroep.
5. In veel gevallen is de kennis voor de verschillende verantwoordelijkheden aanwezig bij het Ketenbureau. Het is geen bezwaar deze kennis in te zetten, mits de verdeling in rollen en verantwoordelijkheden goed gehanteerd wordt. Op termijn kan en moet de benodigde kennis uiteraard breder geborgd worden binnen alle stakeholders en op zijn minst binnen de vertegenwoordiging van het vooroverleg.
Het is belangrijk om de rol en verantwoordelijkheden van het secretariaat duidelijk vast te leggen, zodat het effectief kan samenwerken met de stuurgroep en het Ketenbureau. Het secretariaat heeft geen beslissingsbevoegdheid, maar biedt ondersteuning aan de stuurgroep. Als aan deze randvoorwaarden wordt voldaan kan deze ‘onafhankelijke’ rol
Pagina 2 van 4
De financiering is onderdeel van de financiering die door VWS en VNG wordt versterkt. Nadere specificering van de ondersteuningstaken
Ondersteuningstaken | Toelichting/ omschrijving |
Stukkenstroom Vooroverleg en Stuurgroep | De Stuurgroep i-Sociaal Domein is verantwoordelijk voor het nemen van strategische beslissingen en het bewaken van de voortgang van projecten en programma's. Om de Stuurgroep in staat te stellen effectief te functioneren, is het belangrijk dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is. Deze ondersteuningstaak omvat het verzamelen, organiseren en indienen van documenten die relevant zijn voor de besluitvorming van de Stuurgroep. Ditzelfde geldt voor het vooroverleg, enerzijds als voorportaal richting Stuurgroep, maar ook voor de eigenstandige agenda van het vooroverleg (meer informatie-technische onderwerpen) |
Vergaderplanning en organisatie Vooroverleg en Stuurgroep | Deze ondersteuningstaak omvat het plannen van de Stuurgroep- en vooroverlegvergaderingen. Het kan ook het plannen van ad-hoc vergaderingen omvatten wanneer dat nodig is. Vergaderingen kennen geen overlap en zijn zo gepland dat ze rekening houden met deadlines of mijlpalen die moeten worden bereikt voordat de vergadering kan plaatsvinden. Denk aan bijvoorbeeld de kadernota, jaarplan, subsidie- aanvraag e.d. |
Verslaglegging Vooroverleg en Stuurgroep | Deze ondersteuningstaak omvat het opstellen van de verslagen van Stuurgroep en Vooroverleg volgens een vast stramien: • Een lijst met aanwezige deelnemers aan de vergadering • Een agenda van de vergadering • Een samenvatting van de belangrijkste discussiepunten en beslissingen • Actiepunten en toegewezen verantwoordelijkheden • Een tijdlijn voor de voltooiing van de acties Het verslag van de stuurgroep wordt verspreid onder de deelnemers van de Stuurgroep en Vooroverleg. |
Ondersteuning portefeuillehouders SG (iom leden Vooroverleg) | Deze ondersteuningstaak omvat zowel het opstellen van rapportages (reguliere rapportage en updates over de voortgang van projecten en programma's van de portefeuillehouders in de stuurgroep. Denk aan onder meer dashboards, voortgangsrapporten, risicorapportages e.d.) als ook gevraagd en ongevraagd advies waar dat nodig is om de rol van portefeuillehouder adequaat in te vullen. |
1 Hierbij is nog aan de orde hoe de aansprakelijkheid van de stuurgroepleden geborgd kan worden. In de samenwerkingsovereenkomst moet hier een definitieve oplossing voor gevonden worden.
Pagina 3 van 4
Met name deze taak wordt in nauwe samenwerking met de leden van het vooroverleg vormgegeven, zie hiervoor ook de notitie over de samenstelling en werkwijze van de Stuurgroep. | |
Ondersteunen en voorbereiden Vooroverleg | Deze ondersteuningstaak omvat: • Het opstellen van een agenda voor het Vooroverleg, in samenwerking met de voorzitter van de stuurgroep en die van het vooroverleg. • Het verzamelen, voorbereiden en verstrekken van de juiste documentatie en informatie voor de vergadering • Het opvolgen van de actiepunten die tijdens het Vooroverleg zijn afgesproken • Het evalueren van de vergadering en het identificeren van eventuele verbeterpunten voor toekomstige vergaderingen. |
Uitvoeren bestuurlijke opdracht en jaarplan | Deze ondersteuningstaak omvat alle activiteiten rondom het plannen, coördineren en beheren van de uitvoering van projecten en programma’s als onderdeel van de bestuurlijke opdracht om ervoor te zorgen dat de gestelde doelen worden bereikt binnen de gestelde tijdlijnen en budgetten. Deze ondersteuningstaak omvat ook het vertalen van een bestuurlijke opdracht naar een jaarplan om ervoor te zorgen dat de organisatie de doelstellingen van de opdracht kan realiseren. |
Inhoudelijke advisering stuurgroep over (verdergaande) standaardisering | Deze ondersteuningstaak omvat het geven van advies aan de stuurgroep over het verder standaardiseren van bepaalde processen, producten, of diensten binnen de keten sociaal domein. Deze taak omvat het (laten) analyseren van bestaande processen, producten, of diensten en het identificeren van mogelijke gebieden waar verdere standaardisatie mogelijk is; het (laten evalueren van de huidige processen, producten, of diensten om te bepalen welke elementen gestandaardiseerd kunnen worden om consistentie en efficiëntie te verbeteren; advies uitbrengen aan de stuurgroep over de haalbaarheid, prioriteit en potentiële impact van de voorgestelde standaardisering. |
Opstellen meerjarenplan | Het opstellen van een meerjarenplan is een belangrijke strategische stap voor Stuurgroep en het Ketenbureau om hun doelen op lange termijn te bereiken. Een meerjarenplan omvat meestal een periode van drie tot vijf jaar en beschrijft de visie, missie en strategische doelstellingen van Stuurgroep en het Ketenbureau, evenals de acties die nodig zijn om deze te realiseren. |
Bewaken voortgang uitvoering bestuurlijke opdracht | Deze ondersteuningstaak omvat alle taken (plannen, monitoren, signalen, escaleren en evalueren) om ervoor te zorgen dat de bestuurlijke opdracht op tijd en binnen het budget wordt uitgevoerd en dat de beoogde resultaten worden behaald. Het jaarplan is hiervoor uiteraard een belangrijk referentiekader. |
Opstellen subsidieaanvragen | Deze ondersteuningstaak omvat het schrijven en indienen (samen met VNGr en VNG van een verzoek om financiële steun van een subsidieverstrekker, zoals VWS om een bepaald project of programma uit te voeren (basis- EN ontwikkeltaken). Ook omvat het het schrijven en indienen van een verzoek om financiële bijdrage vanuit het GGU (VNG). |
Pagina 4 van 4
Tijdslijn
Strategie
Vooro
verleg (3-4) +
Stuur- groep (19-4)
+
beleids overle g VNG
Strategie +
stuurgroep- leden Strategie + stuurgroep- leden
Progra
mma- manag er KB
28-mrt
Xxxxxx voorzitter + definiteve
samenstelling stuurgroep
Werkbegroting 2024 gereed
Jaarplan 2024 gereed
Invlechtingsplan vastgesteld
Bekrachtigen bestuurlijke opdracht
MT VNGr
Stuurgroep
+ MT GGU
MT
VNGr +
Beleidso verleg VNG
Stuur-
groep
Vaststellen meerjarenagenda
Directie
overleg VNG +
Bestuurlijk overleg WMO en Jeugd + Stuurgroep (28-6)
Directie overleg VNG +
Bestuurlijk overleg WMO en Jeugd + Stuurgroep (28-6)
Stuurgroep 28-6
Bekrachtigen samenwerkingsovereenkomst
Stuur- groep (19-4)
Vaststellen besluiten als basis voor de samenwerkingsovereenkomst + bespreken eerste concept bestuurlijke opdracht (gereed voor afstemming)
Besluitvorming
FINALE GO-NO GO
GO NO GO OBV TOEKENNING SUBSIDIE
BASISTAKEN
Samenstellen overzicht aflopende contracten
Tekst bestuurlijke opdracht en
samenwerkingsovereenkomst aanleveren aan vooroverleg
Gesprekken en selectie
Inrichten secretarisrol stuurgroep
Samenwerkingsovereenkomst +
bestuurlijke opdracht ter kennisgeving rondsturen
Bespreken voorzet bestuurlijke opdracht
Opstellen jaarplan 2024 + werkwijze (input kadernota GGU)
Uitwerken
processen beleid en financien KB (INCLUSIEF DE AFSPRAKEN OVER AANSPRAKELIJKHEI D EN RISICOMANAGEME NT)
Opstellen invlechtingsplan
Gesprekken en selectie
Noodzakelijke profielen via DAS procedures uitzetten (analyse wat nodig is voor 'as-is' over)
Bespreken te nemen besluiten met de betrokk
Opstellen werkbegroting 2024 + werkwijze
Opstellen meerjarenplan 2023-2025
Noodzakelijke profielen via DAS procedures uitzetten (To be)
Opstellen FTE overzicht
Uitgeschreven werkwijze
subsidieaanvraag, besteding en verantwoording
Ronde maken langs deelnemende organisaties stuurgroep voor ondertekening samenwerkingsovereenkomst + bestuurlijke opdracht
MT VNGr
Ronde maken langs deelnemende organisaties stuurgroep voor samenwerkingsovereenkomst + bestuurlijke opdracht
Opstellen en bespreken concept samenwerkingsovereenkomst (oordeelsvormend)
Schrijven voorzet bestuurlijke opdracht (inclusief meerjarenthema's)
Activiteiten
Meerjarenagenda gereed
Actie- houder
Actie- houder
Werkbegroting 2024 gereed
Actie- houder
Jaarplan 2024 gereed
Actie- houder
Contractering
medewerkers TO-BE afgerond
Actie- houder
Actie- houder
Invlechtingsplan gereed
Actie- houder
Contractering medewerkers AS-IS afgerond
Actie- houder
Samenwerkingsovereenkomst gereed voor besluitvorming
Actie-
houde r
Bestuurlijke opdracht gereed voor besluitvorming
Actie- houder
Voorbereidende besluiten afgerond
Mijlpalen
Dec
Nov
Okt
Sept
Aug
juli
juni
mei
april
maart
Fase 2: TO BE
Fase 1: AS IS