Voorwaarden

Met het Ontwikkelfonds wordt een deel van de aanloopkosten voor coöperatieve lokale duurzame energieprojecten; wind-, (grotere) zonneprojecten voorgefinancierd. Het gaat specifiek om de kosten die je maakt in de (risicovolle) voorfase van je project, wanneer je nog niet weet of het project doorgaat.

1.1. Welke kosten worden voorgefinancierd?‌

Duurzame energiecoöperaties kunnen bij het Ontwikkelfonds geld lenen voor:

- personele ondersteuning (projectbegeleider), vanuit een aangesloten projectbureau.

- ‘out-of-pocket-kosten’ voor specialistische onderzoeken of andere noodzakelijke deelstappen om te komen tot een financierbare business case en een onherroepelijke vergunning voor je project.

Het ontwikkelfonds is bedoeld voor de ontwikkeling van projecten van bierviltje of keukentafel tot financial close.

De ontwikkeling van een project kent een viertal fasen:

1. Haalbaarheid

2. Ontwikkelfase I vergunning

3. Ontwikkelfase II SDE (SCE)

4. Voorbereiding bouw

De lening wordt beschikbaar gesteld als projectdepot, waarbij Energie Samen alle facturen betaalt, of als directe geldlening als een coöperatie zelf voldoende ervaring heeft met projectontwikkeling.

1.2. Revolverend fonds ‌

Wanneer financial close voor het project is bereikt stort de coöperatie het beschikbaar gestelde geld terug, met een risico-opslag. Zo houdt het Ontwikkelfonds zich uiteindelijk zelf in stand. Mocht het project onverhoopt niet doorgaan, dan hoeft de coöperatie de xxxxxx niet terug te betalen.

De risico-opslag is afhankelijk van de fase:

Maximale lening per fase Wind	Max leenbedrag per fase	Risico- opslag
Fase 1:Haalbaarheidsonderzoeken/PvA	€ 10.000	200%
Fase 2:Ontwikkelfase I (vergunning)	€ 75.000	50%
Fase 3:Ontwikkelfase II (SDE(SCE))	€ 150.000	50%
Fase 4: Voorbereiding bouw	€ 300.000	25%
Totaal (bij maximale lening)	€ 535.000

Tabel 1 Maximale leenbedragen per fase Wind

Maximale lening per fase Zon

Max leenbedrag per fase

Risico- opslag

Fase 1:Haalbaarheidsonderzoeken/PvA	€ 3.000	100%
Fase 2:Ontwikkelfase I (vergunning)	€ 25.000	25%
Fase 3:Ontwikkelfase II (SDE(SCE))	€ 25.000	25%
Fase 4: Voorbereiding bouw	€ 20.000	25%
Totaal (bij maximale lening)	€ 73.000

Tabel 2 Maximale leenbedragen per fase Zon

Om zoveel mogelijk projecten tot realisatie te brengen, wordt de ontwikkeling van het project per fase gevolgd en worden ervaringen en kennis gedeeld. Afhankelijk van de fase en voortgang, zijn verschillende momenten waarop een Energiecoöperatie een aanvraag kan indienen bij het ontwikkelfonds.

Indien een kansrijk project een grotere lening nodigt heeft dan het maximale bedrag, kan in overleg met de betreffende provincie een uitzondering worden gemaakt.‌

1.3. Waarom is het Ontwikkelfonds nodig?

Duurzame energieprojecten van coöperaties kunnen vrijwel altijd rekenen op veel lokale steun, van omwonenden en gemeentebesturen. Niet alle energiecoöperaties kunnen echter de risicovolle aanloopkosten van projecten financieren.

Energiecoöperaties verschillen van bedrijfsmatige projectontwikkelaars omdat zij vaak maar één project ontwikkelen. Zeker startende coöperaties. De meeste coöperaties werken met vrijwilligers, en zonder startkapitaal. Projectontwikkelaars hebben een portfolio van projecten waarover zij het risico van het niet doorgaan van projecten, kunnen spreiden.

Met het beschikbaar stellen van gelden voor projectondersteuning en risicokapitaal wordt dit probleem opgelost. Kennis, kunde en geld kunnen nu beschikbaar komen voor initiatieven die kansrijk zijn.

Uitgangspunt van het Ontwikkelfonds is de verdere professionalisering van de coöperatieve sector en hun projecten.

2. Aanvragen ontwikkellening ‌

Hieronder volgt een beschrijving van de procedure voor de aanvraag en de voorwaarden waaraan de aanvraag moet voldoen.

2.1. Aanmelding nieuwe aanvrager

1. De initiatiefnemer of coöperatie vult een aanmelding in bij Energie Samen via het aanmeldformulier.

2. Energie Samen beoordeelt de aanmelding in overleg met de provinciaal coördinator bekijkt de eerste benodigde ondersteuning met de provinciaal coördinator, waaronder de evaluatie van het project.

3. Indien nodig wordt ondersteuning gezocht voor initiatieven bij het oprichten van een coöperatieve vereniging.

4. Energie Samen vraag bij de aanvrager de benodigde documenten op.

5. De aanvrager stuurt alle gevraagde documenten naar Energie Samen.

6. Energie Samen geeft de aanvrager toegang tot een eigen omgeving met het projectdossier voor alle projectdocumentatie, vervolgaanvragen en rapportage.‌

2.2.Aanvraag - fase 1 Haalbaarheid en nieuw project

Een project zit in fase 1 zolang de resultaten uit fase één nog niet zijn behaald.

Voor de eerste projectaanvraag in fase 1 Haalbaarheid, geldt de volgende aanvraagprocedure:

1. Een nieuw project wordt aangemeld bij Energie Samen. Nieuwe aanvragers doen dat bij de eerste aanmelding. Bestaande aanvragers doen dit via de eigen omgeving.

2. Als de aanvraag compleet is, wordt de projectlening voorgedragen bij het Groenfonds.

3. Energie Samen bundelt de voor te dragen aanvragen en vraagt eenmaal per maand een ontwikkellening aan bij het Groenfonds.

4. Als het project door het Groenfonds wordt goedgekeurd, maakt het Groenfonds de middelen voor de eerste fase van het project over aan Energie Samen t.b.v. een projectdepot waaruit de projectkosten(=de lening) kunnen worden betaald.

5. Energie Samen stelt de financieringsovereenkomst op met de aanvrager voor de eerste fase. De lening voor de eerste fase wordt beschikbaar gesteld in de vorm van een projectdepot.

6. De aanvrager kan aan de slag met ondersteuning bij het voorbereiden van een projectaanvraag voor fase 2 of verder, waaronder de evaluatie door de provinciaal coördinator.

1.	Voorwaarden Fase 1 - haalbaarheid	Controle
Voorwaarden aanvrager
1.1.	De aanvrager onderschrijft de charter van energiecoöperaties. Dit blijkt bijvoorbeeld uit de statuten, reglementen en/of een schriftelijke verklaring.	Verklaring en statuten
1.2.	De aanvrager is een coöperatieve vereniging. Nieuwe coöperaties moeten opgericht zijn voordat een aanvraag kan worden voorgedragen aan het Groenfonds.	Statuten

1.3.	De aanvrager gaat akkoord met de financieringsvoorwaarden zoals vastgesteld in het model financieringsovereenkomst voor de projectlening.	Verklaring
1.4.	De aanvrager is bereid kennis en ervaring beschikbaar te stellen voor andere coöperaties, middels evaluaties en benchmarking, zolang er geen sprake is van een vertrouwelijke status waarbij het project schade zou kunnen oplopen of schending van privacy van betrokken personen zwaarder weegt dan het belang van het project.	Verklaring
1.1.	De aanvrager gaat akkoord met de Voorwaarden voor projectbureaus voor de uitvoering van een project en daarmee, de open-house-overeenkomst Energie Samen - Projectbureaus . Projectbureaus en coöperaties (i.o.) zijn vrij om onderling aanvullende afspraken te maken, zolang deze niet in strijd zijn met de bepalingen in het open house contract met Energie Samen.	Verklaring
1.5.	De aanvrager heeft onvoldoende eigen middelen, beschikbaar om het project voor te financieren en het bijbehorend risico te dragen.	Laatste jaarstukken (bij bestaande coöperatie)
Vereisten staatssteun (zie ook 2.7):
1.6.	De aanvrager heeft niet eerder onrechtmatige of onverenigbare staatssteun ontvangen, die hij moet terugbetalen.	Verklaring
1.7.	De aanvrager verkeert niet in financiële problemen en is een KMO (MKB) met grootte(omvang?) micro of klein.(zie omschrijving 2.4) Dat wil zeggen: ▪ minder dan 50 werknemers (personen) EN ▪ hoogstens EUR 10 miljoen jaaromzet EN/OF ▪ Jaarbalans kleiner of gelijk aan EUR 10 miljoen	MKB-verklaring Laatste jaarstukken (bij bestaande coöperatie)
Voorwaarden voor het project
1.8.	Het project is voldoende haalbaar o Het project heeft een realistische kans om financial close te bereiken, te bepalen m.b.v. format risicoanalyse / quickscan. o Het project is voor zover bekend ruimtelijk en politiek haalbaar	Projectbeschrijving in aanmeldformulier
1.9.	Het betreft een project(kans) voor de opwek van Zon- of Windenergie met een (verwachtte) investeringswaarde van tenminste € 500.000. Een project kan bestaan uit een aantal deelprojecten met verschillende kleinere installaties;
1.10.	Het (potentiële) project heeft nog geen vergunning, SDE- subsidie of financial close bereikt.

1.11.

De aanvrager is (mede-)eigenaar van het te financieren

project1 of heeft de intentie om dat (met de gevraagde ondersteuning) te worden;‌

2.3. Aanvraag vanaf fase 2 ontwikkel - vergunning

Voor aanvragen voor fase 2 of verder gelden strengere voorwaarden dan fase 1. Deze aanvraag kan worden gedaan als alle documentatie beschikbaar is en de coöperatie is opgericht (zie ook de voorwaarden hieronder). De voorbereiding van deze aanvraag gebeurt in fase 1, zie ook 2.2 Aanvraag - fase 1 Haalbaarheid en nieuw project.

De aanvraagprocedure is als volgt:

1. De coöperatie meldt zich bij Energie Samen, zo nodig, als aanvrager en krijgt of heeft al toegang tot zijn eigen omgeving.

2. De aanvrager bereidt het projectdossier voor t.b.v. de aanvraag met ondersteuning van de provinciaal coördinator. Deze bevat de volgende documenten:

a. Projectplan met begroting voor de ontwikkeling van het project Zie ook OEC Fasering wind en zonneprojecten

b. Begroting voor het projectplan (uren/kosten voor maken PP?)

c. Business case van het project (ook al in a. toch?)

d. Risico-analyse

e. Evaluatie van het project door de provinciaal coördinator volgens het lokale beleid van de koepel of platform in de regio of provincie.

3. De aanvrager dient de (vervolg-)aanvraag in door het project gereed te melden

4. Energie Samen beoordeelt de aanvraag.

5. Indien positief, voegt Energie Samen de projectaanvraag toe aan de volgende aanvraagronde bij het Groenfonds en informeert de aanvrager en provinciaal coördinator over de termijn. Zie ook 2.6 Toelichting aanvraag lening bij Groenfonds.

6. Het Groenfonds controleert bij nieuwe projecten of de aanvraag compleet is en of Energie Samen alle voorwaarden heeft gecontroleerd.

7. Bij positieve beoordeling door het Groenfonds, wordt de lening gereserveerd en het bedrag voor de volgende fase aan Energie Samen uitgekeerd.

8. Energie Samen stelt de financieringsovereenkomst op tussen Energie Samen en de aanvrager voor de aangevraagde projectlening tot financial close.

9. Energie Samen informeert de aanvrager en de provinciaal coördinator dat de (aanvullende) projectlening voor deze fase beschikbaar is.

10. Bij een directe geldlening wordt het bedrag overgemaakt naar de coöperatie.

2.	Voorwaarden vanaf Fase 2 – ontwikkelfase vergunning	Controle
Voorwaarden aanvrager
2.1.	De aanvrager voldoet (nog steeds) aan alle eerder genoemde voorwaarden.	Zie Voorwaarden Fase 1 - haalbaarheid
2.2.	De aanvrager is een coöperatieve vereniging.	Statuten

1 Er is sprake van financieel eigendom en zeggenschap over het project én over de besteding van de baten bij exploitatie. Zie ook Factsheet 50% lokaal eigendom (xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxx.xx)

2.3.	De aanvrager is een KMO (MKB) met grootte micro of klein (te bepalen middels een MKB toets volgens de Europese richtlijnen2). Dat wil zeggen ▪ minder dan 50 werknemers (personen) EN ▪ hoogstens EUR 10 miljoen jaaromzet EN/OF ▪ Jaarbalans kleiner of gelijk aan EUR 10 miljoen	MKB-toets
2.4.	Er is sprake van een professionele governance structuur met aandacht voor rolscheiding (checks fi balances), compliance, wettelijke kaders, transparantie en continuïteit, passend bij de fase, omvang en risicoprofiel van het project.	Statuten; bijbehorende reglementen
Voorwaarden Project vanaf fase 2
2.5.	Het (potentiële) project heeft nog geen financial close bereikt.	Projectplan
2.6.	De aanvrager is mede-eigenaar van het te financieren project3 of heeft de intentie en de mogelijkheid om dat (met ondersteuning) te worden voor verstrekking van de vergunning;	Projectplan
2.7.	In het participatieproces en lokaal eigendom is zorgvuldig doorlopen, waarbij omwonende een reële mogelijkheid hebben gekregen om deel te nemen.	Projectplan Samenwerkingso vereenkomst met ontwikkelpartners
2.8.	Het betreft een project(kans) voor de opwek van Zon- of Windenergie met een (verwachtte) investeringswaarde van tenminste € 500.000. Een project kan bestaan uit een aantal deelprojecten met verschillende kleinere installaties;	Projectplan
2.9.	Het project voldoet aan het regionale beleid en heeft volgens dit beleid voldoende prioriteit om ontwikkeld te worden.	Evaluatie provinciaal coördinator
2.10.	De projectleider van het project is een aangesloten aanbieder volgens de voorwaarden van het ontwikkelfonds middels een open-house contract met Energie Samen. Zie ook Voorwaarden voor projectbureaus en de open-house- overeenkomst Energie Samen - Projectbureaus.	Open house lijst aanbieders
2.11.	De planning (mijlpalen, resultaten, uren) volgen de standaard voor wind- en zonprojecten. Zie ook Fasering wind- en zonprojecten . - Resultaten en mijlpalen per fase zijn reëel en passen bij de doelstelling van het project. - De te financieren activiteiten werken toe naar de relevante resultaten en mijlpalen per fase.	Projectplan - planning

2 Coöperaties dienen de MKB-verklaring van Energie Samen in te vullen.

3 Er is sprake van financieel eigendom en zeggenschap over het project én over de besteding van de baten bij exploitatie. Zie ook Factsheet 50% lokaal eigendom (xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxx.xx)

2.12.	Er is in de planning en resultaten, indien nodig, voldoende aandacht voor ontwikkeling en continuïteit van de coöperatie op langere termijn4, waaronder - compliance - governance - kennisdeling - professionalisering	Projectplan – continuïteit
2.13.	Het project heeft de beschikking over een professioneel projectteam dat in staat is om het project te realiseren. Dit team is gespecificeerd in het plan van aanpak. - Projectteam bevat de nodige expertise of heeft toegang tot die expertise om de resultaten te behalen - projectteam maakt gebruik van de werkprocessen en instrumenten die door Energie Samen beschikbaar worden gesteld,	Projectplan - projectteam
2.14.	Afspraken over welke afwijking in de uitvoering kan worden beschouwd als ‘geaccepteerde afwijking’ t.o.v. de planning. Als een afwijking groter is dan de geaccepteerde afwijking met dit gemeld worden in eerstvolgende rapportage.	Projectplan - projectmanageme nt
2.15.	De te financieren activiteiten en onkosten zijn reëel en marktconform begroot en passen in de business case.	Gespecifieerde begroting voor de ontwikkelfasen
2.16.	In de begroting wordt de eigen bijdrage in de ontwikkelkosten gespecificeerd: - Inzet van vrijwilligers is opgenomen in de begroting als eigen bijdrage met een waarde van € 65 per uur excl. btw. - De vergoeding voor de inzet van projectleiders is in overeenstemming het tarievenbeleid van Energie Samen, - De begroting bevat minimaal 30% eigen bijdrage van de aanvrager, zoals de inzet van vrijwilligers of past binnen de de-minimisregeling.(eisen?) - Als een eigen investering van minimaal 30% niet mogelijk is, moet de aanvrager een de- minimisverklaring overleggen en moet de aangevraagde financiering passen binnen de de- minimisruimte van de aanvrager (en eventuele gerelateerde ondernemingen).	Gespecifieerde begroting voor de ontwikkelfasen
2.17.	De begroting past in de maximale bedragen per fase zoals vastgesteld voor het ontwikkelfonds Energiecoöperaties. Zie ook Fasering wind- en zonprojecten . Uitzonderingen hierop worden alleen gemaakt in overleg met en schriftelijke goedkeuring van de betreffende provincie.
2.18.	Afspraken over welke afwijking in de daadwerkelijke kosten kan worden beschouwd als ‘geaccepteerde afwijking’ t.o.v.

4 Per fase wordt gekeken op niveau een organisatie moet zitten, passend bij de omvang en risico’s van het specifieke project. Dit gebeurt in overleg met de coöperatie en de provinciaal coördinator.

	deze begroting. Geaccepteerde afwijkingen passen binnen de Business Case. Als een afwijking groter is dan de geaccepteerde afwijking moet dit gemeld worden in de eerstvolgende rapportage.
2.19.	De business case is positief5 en realistisch ingevuld	Business case voor het gehele project (incl. exploitatie)
2.20.	Het detailniveau van de business case is passend bij de fase.
2.21.	De ontwikkeling van de business case toont een positieve prognose.
2.22.	Geaccepteerde afwijkingen zoals gedefinieerd in het plan van aanpak passen binnen de business case.
2.23.	Het project is ruimtelijk en politiek haalbaar (vraag: dus medewerking? Nu geen groene hart projecten dus).	Risicoanalyse
2.24.	De risico’s op alle risicogebieden zijn opgenomen in de risicoanalyse, waaronder in ieder geval: - Eigendom en samenwerking met (mede- )eigenaren/initiatiefnemers - Draagvlak omwonende - Draagvlak politiek - Ruimtelijke procedures en omgevingsplannen - Technische uitvoering - Financiële haalbaarheid
2.25.	De risico’s zijn reëel en beheersbaar, voorzien van mitigerende maatregelen en/of passen in de business case

2.4.Aanvraag vervolgaanvraag bij faseovergang ‌

Als het project een faseovergang nadert en de vervolglening wil aanvragen, geldt de volgende aanvraagprocedure:

1. De aanvrager meldt tijdig dat een fase bijna afgerond is, en vraagt daarmee een vervolglening aan voor de volgende fase. Zo kan Energie Samen de lening bij het Groenfonds tijdig aanvragen en de middelen beschikbaar kan stellen voor de start van de volgende fase.

2. De melding van een faseovergang (vervolgaanvraag) bevat de volgende documenten:

o Rapportage vorige fase:

▪ Urenregistratie fase tot dat moment compleet (inclusief vrijwilligers en projectleden die uit de eigen bijdragen worden betaald)

▪ Overzicht van eventuele kosten die door de coöperatie zijn betaald met een kopie van de goedgekeurde facturen.

▪ Voortgang; de resultaten en mijlpalen die zijn behaald en (realistische) prognose welke resultaten behaald worden voor de volgende kwartaalrapportage.

▪ Evaluatie samenwerking projectteam en bestuur met lessons learned

5 Dit moet nader gedefinieerd worden. Bijvoorbeeld IRR>0 of IRR>5%? Als het verwachte rendement op eigen vermogen <5% is, er nader onderzoek in een vroege fase nodig is om de bereidheid van burgers te toetsen om met een laag rendement genoegen te nemen.

o Bij een directe geldlening stuurt de coöperatie een bijgewerkte Financiële rapportage (zie ook 3.2)

o Aanvraag lening volgende fase:

▪ Bijgewerkt Plan van aanpak (vooruitblik) voor de volgende fase

• Faseplan met mijlpalen resultaten en activiteiten en planning volgende fase, inclusief verbeterpunten uit evaluatie

• Begroting bijgewerkt incl. specificatie volgende fase (activiteiten en kosten faseplan)

• Risicoanalyse bijgewerkt incl. specificatie volgende fase

▪ Business case project bijgewerkt met nieuwste inzichten

3. Energie Samen stuurt een tussenstand van de lening aan de coöperatie en beoordeelt of de voortgang voldoet aan de voorwaarden voor een vervolglening. Daarvoor wordt o.a. gekeken naar de afwijkingen in de realisatie t.o.v. de begroting en de planning.

4. Als afwijkingen in de rapportage groter zijn dan de geaccepteerde afwijkingen die in het plan van aanpak en de begroting zijn vastgesteld, wordt de aanvraag opnieuw beoordeeld. Indien nodig wordt de provinciaal coördinator gevraagd of de evaluatie bij de aanvraag nog geldt.

5. Als de beoordeling positief is, vraagt Energie Samen de vervolglening aan bij het Groenfonds in een volgende aanvraagronde.

6. Als de aanvraag door het Groenfonds wordt goedgekeurd, maakt het Groenfonds de middelen voor de volgende fase van het project over aan Energie Samen t.b.v. de projectlening.

7. Energie Samen informeert de coöperatie dat de lening voor de volgende fase beschikbaar is. In het geval van een directe geldlening wordt het hele bedrag aan de coöperatie overgemaakt.

3.	Voorwaarden vervolgaanvraag – faseovergang	Controle
Voorwaarden aanvrager
3.1.	De aanvrager voldoet (nog steeds) aan alle voorwaarden die gelden voor eerdere aanvragen.	Zie controle eerdere voorwaarden.
Voorwaarden rapportage project
3.2.	Het project voldoet nog steeds aan alle voorwaarden die gelden voor eerdere aanvragen.	Zie controle eerdere voorwaarden.
3.3.	De business case is positief, rekening houdend met de grootste risico’s.	Business case (bijgewerkt)
3.4.	De resultaten en mijlpalen van die fase zijn behaald en afwijkingen t.o.v. de planning zijn binnen de vastgestelde geaccepteerde afwijkingen.	Plan van aanpak Rapportage vorige fase
3.5.	De eigen bijdrage is in lijn met de planning en blijft boven de 30% (voor de gehele lening).	Rapportage vorige fase Plan van aanpak
3.6.	De haalbaarheid is met deze resultaten voldoende toegenomen voor de volgende fase.	Risicoanalyse
3.7.	In het plan van aanpak is bij de aanvraag vanaf fase 2, opgenomen welke afwijkingen in de planning of begroting geaccepteerd worden, omdat deze geen tot weinig negatieve invloed heeft op de business case of	Plan van aanpak Rapportage vorige fase

haalbaarheid. Afwijken in de rapportage zijn binnen die norm gebleven

2.5.Toelichting lokale evaluatie en landelijke beoordeling ‌

Coöperaties in de provincies en regio’s zijn opgeroepen om samen te werken om regionaal beleid te formuleren voor de mogelijke rangschikking van projecten. Voor het uitvoeren van dit beleid wordt een provinciaal of regionaal coördinator aangewezen.

Aanvragen voor projectleningen worden in eerste instantie beoordeeld op deze algemene criteria om vast te stellen of het projectvoorstel in aanmerking komt voor een lening.

In tweede instantie worden projecten, gerangschikt op basis van de evaluatie van de provinciaal coördinator. De criteria voor deze evaluatie worden vastgesteld door een samenwerkingsverband (gebiedsverband) van betrokken coöperaties in de provincie of regio, bijvoorbeeld een koepelvereniging of platform. Zie ook de Deelnemende subsidiegevers en koepels per gebied. Energie Samen bewaakt daarbij dat deze evaluatie objectief en transparant is opgesteld en past binnen de algemene kaders van het Ontwikkelfonds.

2.6.Toelichting aanvraag lening bij Groenfonds ‌

Energie Samen doet eenmaal per maand (?) bij het Groenfonds een voordracht van projecten met een aanvraag voor de lening voor de eerstvolgende fase met een verklaring dat de aanvragen aan alle bovengenoemde voorwaarden voldoen (bijvoorbeeld middels een checklist).

Als een lening-aanvraag niet kan wachten tot de volgende aanvraagronde, gaat Energie Samen in overleg met het Groenfonds. Zij zullen kijken of een oplossing kan worden gevonden om het project eerder te kunnen financieren.

De termijn waarop Energie Samen aanvragen bundelt en voordraagt bij het Groenfonds wordt afgestemd op de hoeveelheid aanvragen om te komen tot een goede balans in doorlooptijd voor de aanvrager en efficiënte verwerking van aanvragen door Energie Samen en het Groenfonds. Deze termijn kan periodiek worden bijgesteld. Coöperaties (i.o.), projectbureaus en provinciaal/regionaal coördinatoren worden bij wijzigingen op de hoogte gesteld.

2.7.Toelichting vereisten i.v.m. staatssteun ‌

Leningen uit het Ontwikkelfonds worden verstrekt als geoorloofde staatssteun en moeten daarom voldoen aan de voorwaarden van Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV) art. 49 of bij uitzondering AGVV art. 25 of de de-minimisregeling.

Om in aanmerking te komen voor staatssteun onder de AGVV art. 49 of 25, moet de aanvraag van de coöperatie een eigen bijdrage bevatten van tenminste 30%. Dit is ook wenselijk om de fondsmiddelen effectiever in te zetten en vanuit de coöperatieve principes (zie de charter van coöperaties); met name het stimuleren of ontwikkelen van autonomie en onafhankelijkheid en economische participatie van de leden.

Mocht een aanvraag niet voldoen aan de vereisten van de AGVV art. 49 of 25, komt deze misschien wel in aanmerking voor de-minimis-regeling. Deze regeling bevat een paar grote nadelen en risico’s voor coöperaties waar zorgvuldig naar gekeken moet worden.

Om in aanmerking te komen voor de de-minimis regeling, moet het plafond voor de- minimissteun aan de coöperatie nog voldoende ruimte hebben voor de gevraagde

lening6.(verwijzing 7?) Daarvoor gelden niet alleen subsidies die de coöperatie zelf eerder heeft ontvangen. De-minimissteun aan partners in het project, telt mogelijk ook mee. Het gaat om partners die en belangrijke economische invloed hebben op de coöperatie, bijvoorbeeld energieleveranciers (PPA) of projectontwikkelaars en mogelijk hun partners.

Het ontvangen van de-minimis steun beperkt ook de mogelijkheid om in de toekomst gebruik te maken van diverse subsidies van bijvoorbeeld gemeentes of provincies.

Daarom wordt deze regeling alleen bij wijze van uitzondering overwogen en wordt per geval bekeken wat de gevolgen en risico’s zijn voor de coöperatie. De-minimis (overheidssteun onder € 200.000) - Europa decentraal

6 De de-minimis regeling geeft ruimte voor € 75.000 per jaar en € 200.000 over drie jaar.

3. Uitvoering en rapportage ‌

De uitvoering en rapportageverplichting is afhankelijk van de vorm van de lening. Bij een projectdepot worden kosten door Energie Samen betaald, na goedkeuring van het bestuur van de coöperatie. Deze kosten vormen de projectlening.

Bij een directe geldlening wordt de lening per fase in z’n geheel overgemaakt naar de coöperatie, die zelf de facturen betaalt en zelf verantwoordelijk is voor de financiële rapportage

3.1. Betalingen vanuit projectdepot ‌

Bij een lening van het type projectdepot betaalt Energie Samen de kosten die in begroting zijn opgenomen en niet vallen binnen de eigen bijdrage. Fase 1 Haalbaarheid is altijd een projectdepot.

1. De factuur wordt verstuurd naar de coöperatie (i.o.)7.

2. Een bestuurslid (beoogd) van de coöperatie (i.o.) controleert de factuur of de prestatie is door leverancier is geleverd en of de factuur voldoet aan de voorwaarden voor betaling

3. Indien akkoord, stuurt het bestuurslid de factuur met akkoord door naar het Bedrijfsbureau Energie Samen

4. Energie Samen betaalt de factuur namens de coöperatie uit het projectdepot

4.	Voorwaarden voor betaling	Controle
4.1.	Dat de factuur is gericht aan de coöperatie	Factuur
4.2.	op de factuur is duidelijk vermeld voor welk project, welke begrotingspost (per fase) de kosten zijn gemaakt,
4.3.	de coöperatie heeft de factuur voor indienen gezien en geaccordeerd (bij het doorsturen)	E-mail bericht van bestuurder, ondertekening of audit- trail 8
4.4.	de kosten passen in de gespecificeerde (laatst goedgekeurde) begroting	Begroting Plan van aanpak

7 Als de coöperatie nog niet is opgericht moet worden gekeken aan wie de factuur moet worden gericht. De factuur wordt altijd eerst verzonden naar de coöperatie ter controle.

8 Als gebruik wordt gemaakt van digitale autorisatietools

3.2.Kwartaalrapportage aan Energie Samen ‌

Over lopende projectleningen wordt elk kwartaal een rapportage gestuurd volgens deze procedure:

1. Binnen zes weken na het verlopen van een kwartaal9 stuurt de coöperatie of projectleider een door het bestuur goedgekeurde projectrapportage naar Energie Samen en de provinciaal/regionaal coördinator.

2. Bij een directe geldlening stuurt de coöperatie ook een financiële rapportage

3. Energie Samen controleert de rapportage

4. Als Energie Samen bijzonderheden constateert of vragen heeft, wordt contact gezocht met de coöperatie.

5.	Voorwaarden kwartaalrapportage	Controle
Voorwaarden rapportage project
5.1.	De rapportage is compleet en bevat: - Urenregistratie per persoon per dag per begrotingspost, inclusief eigen bijdrage (uren vrijwilligers en zelf betaalde uren) - Voortgang mijlpalen en resultaten - Bijgestelde planning afronding fase als de afwijking groter dreigt te worden dan de geaccepteerde afwijking in de aanvraag - Bijgestelde businesscase als de afwijking groter dreigt te worden dan geaccepteerde afwijking in de aanvraag - Bijgestelde begroting als de afwijking groter is dan de vastgestelde geaccepteerde afwijking in de aanvraag	Volledige urenregistratie Voortgang mijlpalen en resultaten Planning Business case Begroting
5.2.	De rapportage is goedgekeurd door een bestuurslid van de coöperatie	E-mail bericht van bestuurder, ondertekening of audit- trail
5.3.	De rapportage bevat geen discrepantie met het kostenoverzicht van Energie Samen
5.4.	Bij grote afwijkingen voldoet het project nog steeds aan alle voorwaarden van de lopende aanvraag.	Zie controle voorwaarden aanvraag.
Additionele voorwaarden directe geldlening
5.5.	Bij een direct geldlening bevat de rapportage een overzicht van de kosten en facturen: - Een overzicht van alle facturen voor gemaakte en betaalde uren, inclusief facturen betaald uit de eigen bijdrage	Kostenoverzicht Kopie facturen

9 Kwartalen volgen het kalenderjaar dus januari t/m maart, april t/m juni, juli t/m september en oktober t/m december.

- Een overzicht van alle gemaakte out-of- pocket-kosten, inclusief facturen betaald uit de eigen bijdrage

- Een door het bestuur goedgekeurde kopie van alle opgenomen facturen

3.2.1. Toelichting kwartaalrapportage ‌

Energie Samen spant zich in om in goed overleg met de coöperaties en projectbureaus de administratieve last ten behoeve van de rapportages zo laag mogelijk te houden door de rapportages eenvoudig te houden, instrumenten aan te bieden en zoveel mogelijk te automatiseren.

Bij de kwartaalrapportage worden discrepanties met het kostenoverzicht bij Energie Samen zo snel mogelijk gesignaleerd en teruggekoppeld aan de coöperatie.

3.3.Jaarlijks overzicht stand lening ‌

Energie Samen stuurt jaarlijks aan de coöperatie een totaaloverzicht van de gemaakte kosten en de stand van de lening met bijbehorende risico-opslag. Dit overzicht bevat:

- De totale stand van de lening inclusief een berekening van de opgebouwde risico- opslag

- Een overzicht per fase van alle facturen voor betaalde uren

- Een overzicht per fase van alle facturen voor out-of-pocket-kosten

- Om de voorwaarden voor geoorloofde staatssteun te bewaken; een overzicht van de bij Energie Samen bekende eigen bijdrage: gerapporteerde (vrijwilligers-)uren en totale onkosten, volgens de laatste kwartaalrapportage. Zie ook

3.4.Incidenten en kritische wijzigingen ‌

Tijdens de uitvoering van een project kunnen incidenten voorkomen die de haalbaarheid van een project in gevaar brengen. Als een coöperatie zo’n incident constateert zal de coöperatie dat zo snel mogelijk melden bij Energie Samen.

Als blijkt dat een project, door incidenten, of veranderende omstandigheden bij de coöperatie of het aangesloten projectbureau, niet meer voldoet aan de voorwaarden, zal de coöperatie ook zo snel mogelijk Energie Samen en de provinciaal coördinator hierover informeren.

Energie Samen en de provinciaal coördinator gaat in zo’n geval zo snel mogelijk in overleg met de coöperatie om maatregelen te treffen, waarbij altijd wordt gestreefd naar het herstellen van de haalbaarheid van het project binnen de voorwaarden van het fonds.

4. Afsluiting project ‌‌‌

4.1. Staking project

Als uit een melding of rapportage blijkt dat het project niet meer haalbaar is, wordt met de coöperatie en de provinciaal coördinator eerst gekeken of het project echt gestaakt wordt of eventueel op een later tijdstip weer opgepakt zou kunnen worden.‌

4.1.1. Overdracht

Als het project nog een toekomstige kans van slagen heeft, wordt de waarde van het project bepaald en de stand van de lening vastgesteld. Het project en de projectlening worden gepauzeerd tot de belemmeringen zijn opgelost. Elk jaar wordt gekeken wat kan worden gedaan om het project weer op te pakken.

De coöperatie kan het project met xxxxxx overdragen aan een andere initiatiefnemer, als deze ook voldoet aan de voorwaarden van het Ontwikkelfonds.

Is dit niet mogelijk, wordt het project geliquideerd en de lening daarmee (deels) afgelost. Als het project geen (ontwikkel)waarde heeft, wordt (het restant van) de lening kwijtgescholden.‌

4.2.Bereik financial close

De coöperatie meldt bij Energie Samen zodra bekend is wanneer financial close zal worden bereikt en wanneer kapitaal beschikbaar wordt om de lening inclusief risico- opslag terug te betalen. De coöperatie meldt daarbij welke kosten nog verwacht worden en wanneer de eindstand van de lening kan worden opgemaakt.

Energie Samen en het Groenfonds stellen na het betalen van de laatste facturen de eindstand op en informeren de coöperatie over deze stand en de stand van de bijbehorende risico-opslag.

Zodra investeringskapitaal beschikbaar komt, betaalt de coöperatie de lening terug met risico-opslag terugbetaald en door de fondsbeheerder teruggeboekt in het Ontwikkelfonds.

Document Metadata

Table of Contents

Voorwaarden

Document Metadata