Gedragscode
Sponsoring & Fondsenwerving Diabetesvereniging Nederland
Gedragscode
Pagina
1. Uitgangspunten bij sponsoring en fondsenwerving 4
a. Onafhankelijkheid en verantwoordelijkheid
b. Transparantie
c. Exclusiviteit
d. Overeenkomst
2. Gunstbetoon 5
3. Sponsoring en gebruik naam Diabetesvereniging Nederland 6
4. Samenwerking met bedrijven en farmaceutische industrie 6
5. Donaties, mvo-bijdragen, erfstellingen, private subsidies en dergelijke 7
6. Geschillen 7
7. Looptijd/evaluatie 7
8. Gedragsregels 8
9. Wijze van bekendmaking 8
Diabetesvereniging Nederland is er voor goede zorg en een leefbaar leven voor iedereen met diabetes. Ieder mens is uniek en ieder mens heeft andere behoeften als het om leven met diabetes gaat. Diabetesvereniging Nederland vindt dat de zorg moet aansluiten bij deze behoeften. Alles wat Diabetesvereniging Nederland doet, komt voort uit de wens om de kwaliteit van leven en zorg van mensen met diabetes te vergroten. Hier maakt de vereniging zich sterk voor. Onder het motto ‘voluit leven met diabetes’ is Diabetesvereniging Nederland betrokken, strijdbaar en ondernemend.
De vereniging helpt mensen met diabetes een normaal en actief leven te leiden door voortdurend te pleiten voor betere diabeteszorg bij overheid, zorgverzekeraars en zorgverleners. Zij biedt mensen met diabetes voorlichting, educatie, informatie, voordelige producten en diensten en organiseert tal van activiteiten. Tevens richt Diabetesvereniging Nederland zich op de bewustwording dat een aantal oorzaken voor het krijgen van diabetes weggenomen kan worden (primaire preventie).
Diabetesvereniging Nederland heeft ruim 30.000 leden en is daarmee de grootste patiëntenvereniging van Nederland.
Diabetesvereniging Nederland is een onafhankelijke vereniging en een erkend goed doel met ANBI-status. Als Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI) moet Diabetesvereniging Nederland aan strikte voorwaarden voldoen. Het biedt de sponsor/giftgever de zekerheid dat het geld goed terecht komt. De vereniging is verheugd met alle (financiële) ondersteuning die zij ontvangt.
Diabetesvereniging Nederland ontvangt financiering langs vijf hoofdstromen:
1. Lidmaatschapsgelden en bijdragen van (individuele) leden en begunstigers (vrienden/donateurs), bedoeld voor bijdragen in algemene taken van de vereniging.
2. Resultaat verkoop producten & diensten en resultaat deelneming van DVN Regie BV (DVN winkel), bedoeld voor bijdragen in algemene taken van Diabetesvereniging Nederland.
3. Instellingssubsidie vanuit de overheid, bedoeld voor de instandhouding van Diabetesvereniging Nederland en voor de uitvoering van –van te voren- afgesproken functies.
4. Incidentele projectsubsidies, bedoeld voor afgebakende projecten in het werkgebied van Diabetesvereniging Nederland.
5. Externe sponsoring en fondsenwerving bij partijen die hiervoor niet genoemd zijn, zoals farmaceuten, bedrijven, erflaters, stichtingen etc., bedoeld om activiteiten te financieren die in principe niet via de vorige vier stromen worden gefinancierd.
In deze gedragscode gaat het met name om de vijfde financieringsstroom. Van groot belang is dat vastgelegd wordt welke normen Diabetesvereniging Nederland hanteert en wat de eisen zijn die de vereniging stelt aan sponsoring en andere fondsenwerving. Kortom over geld en andere middelen die door derden ter beschikking worden gesteld.
De gedragscode is bedoeld als handreiking voor het verantwoord werven en gebruiken van externe fondsen. De gedragscode gaat over ‘goed’ gedrag met betrekking tot het verwerven en benutten van gelden die door derden ter beschikking worden gesteld.
Uiteraard bepalen wet- en regelgeving al voor een groot deel wat onder goed gedrag wordt verstaan.
Bij het opstellen van de gedragscode is het leidend motief: ‘voorkomen van belangenverstrengeling tussen Diabetesvereniging Nederland en geldverstrekker, hetgeen van essentieel belang is voor de onafhankelijke positie van Diabetesvereniging Nederland; van waaruit de belangen van (individuele)
diabetespatiënten worden behartigd’.
1. Uitgangspunten bij sponsoring en fondsenwerving
Ethische normen zijn gemeenschappelijke normen van een groep. Met deze normen geven we grenzen aan van gedrag en minimaliseren we risico’s die ongewenst of ongeoorloofd gedrag tot gevolg kunnen hebben. Diabetesvereniging Nederland streeft naar ethisch verantwoord ondernemen en blijft bedrijven kritisch volgen, ook al sponsoren / subsidiëren ze de vereniging.
Integriteit is altijd het uitgangspunt voor alle manieren van sponsoring en fondsenwerving.
Diabetesvereniging Nederland behoudt zich het recht voor, eenzijdig, de sponsorovereenkomst te beëindigen indien de sponsor naar het oordeel van de vereniging ethische normen overschrijdt.
Op het gebied van de werving van nalatenschappen volgt Diabetesvereniging Nederland de richtlijn werving nalatenschappen van het Instituut voor Fondsenwerving.
Bij de sponsoring en fondsenwerving hanteert Diabetesvereniging Nederland de navolgende uitgangspunten:
1. Diabetesvereniging Nederland is en blijft volstrekt onafhankelijk van de geldgever in het kader van sponsoring en/of fondsenwerving;
2. Diabetesvereniging Nederland staat voor transparantie, jaarlijks publiceert Diabetesvereniging Nederland een overzicht met bedrijfsnamen en ontvangen gelden op de website;
3. Diabetesvereniging Nederland accepteert nimmer reputatieschade als gevolg van de sponsoring en/of fondsenwerving;
4. Diabetesvereniging Nederland sluit voor iedere sponsoring een overeenkomst waarin onder andere deze uitgangspunten ondubbelzinnig worden vastgelegd;
5. Diabetesvereniging Nederland maakt geen afspraken op basis van exclusiviteit tenzij de aard van de afspraak dit noodzakelijk maakt.
Vorenstaande is nader uitgewerkt in de volgende bepalingen.
a) Onafhankelijkheid en verantwoordelijkheid
- Diabetesvereniging Nederland zal te allen tijde onafhankelijk zijn en blijven en laat zich alleen door de leden sturen. Diabetesvereniging Nederland is niet afhankelijk van sponsoring en fondsenwerving om het programma te kunnen uitvoeren.
- Diabetesvereniging Nederland is geheel zelfstandig verantwoordelijk voor de inhoud en uitvoering van projecten en vrijwaart de sponsor van aansprakelijkheid.
- Diabetesvereniging Nederland (ongeacht in welke relatie deze staat tot de sponsor) is volledig autonoom in, en verantwoordelijk voor haar handelen. Diabetesvereniging Nederland wordt met het sluiten van een sponsorovereenkomst / samenwerkingsovereenkomst direct noch indirect beloond of verleid om geneesmiddelen of andere (hulp)middelen te promoten of de uitkomsten van enige klinische studie of enig overheidsbeleid aan te passen.
- Indien door de sponsoring de kans bestaat dat de onafhankelijkheid, de betrouwbaarheid, de geloofwaardigheid of de reputatie van Diabetesvereniging Nederland in gedrang kan komen, kan Diabetesvereniging Nederland eenzijdig besluiten de sponsorovereenkomst te beëindigen, desgewenst met onmiddellijke ingang. Diabetesvereniging Nederland is alsdan gerechtigd hieromtrent extern te communiceren.
- De sponsor zal direct of indirect geen enkele invloed krijgen op het (vaststellen en/of uitvoeren van het) beleid van Diabetesvereniging Nederland, ook zal hij er niet naar streven een dergelijke invloed in de praktijk te verwerven.
- Diabetesvereniging Nederland heeft te allen tijde het recht onafhankelijke informatie te verstrekken over de effecten van producten op de gezondheid van mensen met diabetes, ook als deze producten onderdeel uitmaken van de sponsoring.
- Diabetesvereniging Nederland onderkent dat ook intern de onafhankelijkheid dient te zijn gewaarborgd. Derhalve zijn de belangen van DVN Regie BV (de winkel) ondergeschikt aan de belangen van de vereniging. Als maatschappelijke onderneming onderschrijft en volgt DVN Regie BV de Code Goed Bestuur, de kernwaarden van Diabetesvereniging Nederland, de visie en missie van Diabetesvereniging Nederland, het strategisch beleid van de vereniging en de doelstellingen van de vereniging. Bij eventuele conflicterende belangen tussen DVN Regie BV en Diabetesvereniging Nederland prevaleren de belangen van de vereniging.
b) Transparantie
Diabetesvereniging Nederland staat open voor iedere effectieve samenwerking. Bij sponsoring claimt Diabetesvereniging Nederland onafhankelijkheid en publiceert de naam en de omvang van sponsoring en fondsenwerving.
Diabetesvereniging Nederland is transparant over de ontvangen gelden. Jaarlijks wordt een overzicht op de website van de vereniging geplaatst en in het jaarverslag gepubliceerd.
c) Exclusiviteit
Uitgangspunt is dat er geen exclusieve contracten worden afgesloten met één partij ter voorkoming van belangenverstrengeling. Om die reden wordt gestreefd naar spreiding van sponsors over projecten, c.q. activiteiten en betracht Diabetesvereniging Nederland transparantie daarover. Bij specifieke projecten kan Diabetesvereniging Nederland wel exclusief een contract afsluiten. Echter altijd met dien verstande dat de onafhankelijkheid van Diabetesvereniging Nederland op geen enkele wijze in gevaar komt en de vereniging te allen tijde transparant is over de samenwerking.
d) Overeenkomst
De afspraken van Diabetesvereniging Nederland worden schriftelijk vastgelegd in een overeenkomst. Naast de prestaties over en weer worden hier de bepalingen van deze code opgenomen. De modelovereenkomst is hierbij gevoegd en maakt integraal onderdeel uit van deze code. Afwijking van deze modelovereenkomst is slechts mogelijk voor zover deze schriftelijk is aangegaan en de wijzigingen niet strijdig zijn met de bepalingen en/of de geest van deze code.
2. Gunstbetoon
Het geven en ontvangen van geschenken:
Bestuursleden, medewerkers, projectleden, vrijwilligers of enig ander die uit hoofde van diens betrokkenheid bij Diabetesvereniging Nederland (in de ruimste zin van het woord) een geschenk ontvangt is gehouden aan onderstaande regeling.
Het geven en ontvangen van geschenken is toegestaan, mits dit geschenk van geringe waarde is, zijnde maximaal € 50,-- (winkelwaarde inclusief BTW). De ontvanger is verplicht aan het bureau van Diabetesvereniging Nederland melding te doen van het geschenk om Diabetesvereniging Nederland in de gelegenheid te stellen, te kunnen beoordelen of sprake is van een patroon waardoor de gever ongewenst invloed krijgt of tracht te verkrijgen.
Het verlenen en genieten van gastvrijheid:
Dit betreft het vergoeden van deelname aan samenkomsten als congressen, symposia en cursussen, zowel van wetenschappelijke aard als van verkoopbevorderende aard (manifestatie).
De vergoeding mag maximaal € 500,- per keer bedragen met een maximum van
€ 1.500,- per jaar per gever.
De vergoeding dient te worden gebruikt voor deelname en/of de daaraan verbonden reis- en verblijfskosten.
Vergoeding van andere kosten (ontspanning, sport, vrijetijdsbesteding etc.) is niet toegestaan. De samenkomst moet inhoudelijk relevant zijn voor de deelnemer. De deelnemer is verplicht aan het bureau van Diabetesvereniging Nederland melding te doen omtrent de vergoeding.
3. Sponsoring en gebruik naam Diabetesvereniging Nederland
- Zonder schriftelijke toestemming van de vereniging mag de naam, het logo of enig ander beeldmerk verwijzend naar Diabetesvereniging Nederland niet gebruikt worden.
- Afspraken over het gebruik van naam/logo en website worden voorafgaand aan de activiteit, ontwikkeling van product of dienst vastgelegd in een overeenkomst, waarin ook afspraken (waaronder eventueel in rekening te brengen vergoedingen) worden gemaakt over het gebruik van de naam van Diabetesvereniging Nederland, copyright en/of andere rechten van intellectueel eigendom, zoals merkrechten.
- Ingeval de gebruiker van de naam, de naam Diabetesvereniging Nederland in verbinding brengt met een product, wordt duidelijk en ondubbelzinnig vermeldt dat Diabetesvereniging Nederland op geen enkele wijze verantwoordelijk is voor de werking ervan.
4. Samenwerking met bedrijven en farmaceutische industrie
Diabetesvereniging Nederland staat open voor iedere effectieve samenwerking, waarbij de vereniging de belangen van de samenwerkingspartner onderkent evenals dat de samenwerkingspartner de belangen en de onafhankelijke positie van Diabetesvereniging Nederland zoals vastgelegd in deze code expliciet onderschrijft. Voor Diabetesvereniging Nederland is de samenwerking effectief indien deze bijdraagt aan de missie en doelstellingen van Diabetesvereniging Nederland en de samenwerking niet strijdig is met de belangen van diabetespatiënten in het algemeen en de individuele belangen van de leden van Diabetesvereniging Nederland in het bijzonder.
Samenwerking als hier bedoeld, kan worden gezien als een bijzondere vorm van sponsoring. Hetgeen in deze code is opgenomen omtrent sponsoring is in alle facetten van toepassing op de samenwerking met Diabetesvereniging Nederland.
De samenwerking kan bestaan uit:
Uitwisselen informatie
Het elkaar voorzien van voor de ander relevant geachte informatie; anders dan NAW- gegevens. Het gaat hierbij vaak om informatie over producten of diensten die voor de andere partij relevant wordt geacht. Doel van het uitwisselen van informatie is niet
alleen de informatie op zich, maar ook het in stand houden van een goede onderlinge relatie. Het initiatief kan uitgaan van beide partijen. Bij het elkaar informeren kan wel, maar hoeft er geen sprake te zijn van een gemeenschappelijk doel.
Afstemmen van relevante activiteiten
Bij het afstemmen van relevante activiteiten wordt door partijen overlegd over inhoud en voortgang van activiteiten. Het doel is een “beter” resultaat voor beide partijen door afspraken over richting, inhoud en planning en door het voorkomen van dubbelingen. Het initiatief voor afstemming kan van beide partijen komen. Bij het afstemmen van relevante activiteiten gaat het vaak om activiteiten met een vergelijkbaar doel of doelgroep, maar hoeft er geen sprake te zijn van een gemeenschappelijk doel. Ook de verantwoordelijkheid voor de activiteiten is niet gezamenlijk, maar één apart voor elke partij.
Daadwerkelijke samenwerking c.q. cofinanciering
Bij daadwerkelijke samenwerking en cofinanciering werken partijen aan een gezamenlijk doel en is er sprake van een gedeelde verantwoordelijkheid.
Samenwerking kan plaatsvinden in financiering (waarbij beide partijen als opdrachtgever fungeren) of in de vorm van activiteiten (bijvoorbeeld binnen projecten), waarbij partijen elk een bijdrage leveren aan een gezamenlijk project, opdracht of product.
Sponsoring
Een wederkerige overeenkomst, waarbij de sponsor geld, middelen of mensen ten behoeve van het doel van de gesponsorde (Diabetesvereniging Nederland) levert. De gesponsorde (Diabetesvereniging Nederland) levert een tegenprestatie (vaak communicatiemogelijkheden of andere faciliteiten) die direct of indirect voortvloeit uit de gesponsorde activiteit en in het belang is van de doelstellingen van de sponsor.
Samenwerking, op welke wijze ook, wordt in alle gevallen vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst, die voldoet aan de uitgangspunten uit deze code.
5. Donaties, MVO-bijdragen, erfstellingen, private subsidies en dergelijke
- Deze code heeft eveneens betrekking op de in de aanhef bedoelde overige vormen van fondsenwerving, met dien verstande dat Diabetesvereniging Nederland erfstellingen slechts aanvaardt na voorafgaande boedelbeschrijving (beneficiair aanvaarden).
- Benadering van individuen door Diabetesvereniging Nederland met als doel het verwerven van donaties, zal met de nodige zorgvuldigheid en volgens richtlijnen van de Privacywet /AVG geschieden, waarbij extra zorgvuldigheid wordt betracht in geval dat sprake is van een bestaande afhankelijkheidsrelatie tussen het individu en Diabetesvereniging Nederland.
- Waar door de sponsor voorwaarden worden gesteld aan de aanvaarding van financiële of andersoortige ondersteuning, zullen die voorwaarden niet strijdig mogen zijn met de belangen van Diabetesvereniging Nederland of deze code. In het bijzonder geldt dit voor de specificiteit van de bestemming van de fondsen.
- MVO-bijdragen afkomstig van bedrijven of instellingen zullen door Diabetesvereniging Nederland in het kader van transparantie op naam worden gepubliceerd, dit geldt ook voor de donaties die worden verstrekt in verband met de contractuele leveranciersrelatie met Diabetesvereniging Nederland.
- Donaties, erfstellingen en private subsidies van particulieren zullen niet op naam worden gepubliceerd, tenzij hierom expliciet wordt verzocht. Publicatie vindt als regel op geaggregeerd niveau plaats.
6. Geschillen
In geval er verschil van mening ontstaat over zaken deze code betreffend, zal in goed onderling overleg getracht worden te komen tot een minnelijke oplossing. Mocht dit even wel niet mogelijk zijn, dan is de gewone rechter bevoegd over het geschil te oordelen.
7. Looptijd / evaluatie
Deze gedragscode is voor onbepaalde tijd. Elke twee jaar zal de code door Diabetesvereniging Nederland geëvalueerd worden.
8. Gedragsregels
Deze code beschrijft de gedragscode van Diabetesvereniging Nederland in het kader van sponsoring en fondsenwerving in de ruime zin van het woord. Naast deze code volgt Diabetesvereniging Nederland navolgende gedragscodes en gedragsregels:
- Gedragscode Geneesmiddelenreclame, inclusief de code publieksreclame voor geneesmiddelen (Stichting Code Geneesmiddelenreclame) xxxx://xxx.xxx.xx/Xxxxxxxxxxx-Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
- Gedragscode fondsenwerving en sponsoring Patiëntenfederatie xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx/000-xxxxxxxxxxx- fondsenwerving-en-sponsoring/file
- Gedragscode Medische Hulpmiddelen xxxx://xxx.xxx.xx/
9. Wijze van bekendmaking
Deze gedragscode wordt verspreid onder medewerkers, vrijwilligers en regio’s van Diabetesvereniging Nederland. De gedragscode wordt tevens geplaatst op de website van de vereniging als download bestand.