Samenwerkingsovereenkomst Zebra EVA en Stad Diksmuide
Samenwerkingsovereenkomst Zebra EVA en Stad Diksmuide
Gemeenteraad 28.10.2019
Tussen de ondergetekenden:
1. Het stadsbestuur van Diksmuide, vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen, voor wie optreden mevr. Xxxx Xxxxxxx, burgemeester, en mevr. Xxxxx Xxxxxx, algemeen directeur, handelend in toepassing van artikel 279 van het decreet lokaal bestuur en verder in uitvoering van de beslissing van de gemeenteraad dd. 28.10.2019, hierna genoemd de stad
2. Zebra vzw, opgericht 19.11.2011 en hervormd tot EVA voor wie optreedt xxx. Xxxxxx Xxxxxxxxx, voorzitter, en xxx. Xxx Xxxxxxx, secretaris-penningmeester handelend conform artikel 34 van de statuten, hierna genoemd de vereniging
is overeengekomen het geen volgt:
VOORWERP VAN DE OVEREENKOMST
Artikel 1
Deze samenwerkingsovereenkomst regelt de verhoudingen tussen de stad en de vereniging, de afstemming van het beleid tussen de stad en de vereniging, de nadere omschrijving en afbakening van de opdrachten en verantwoordelijkheden van de vereniging ten opzichte van de stad en de engagementen van de stad ten opzichte van de vereniging.
Artikel 2
Deze samenwerkingsovereenkomst kadert binnen de bepalingen van het Decreet lokaal bestuur meer in het bijzonder het artikel 247.
Artikel 3
De overeenkomst neemt een aanvang op 01/01/2020. Ze vervangt de concessieovereenkomst van 23/12/2013 en neemt een einde op 31/12/2024.
Bij het verstrijken van deze periode wordt de overeenkomst van rechtswege verlengd tot een nieuwe algemene samenwerkingsovereenkomst in voege treedt. Als geen nieuwe overeenkomst in werking is getreden binnen één jaar na voormelde verlenging of als de overeenkomst werd ontbonden of geschorst kan de stad na overleg met de vereniging voorlopige regels vaststellen inzake de in de samenwerkingsovereenkomst bedoelde aangelegenheden. Die voorlopige regels zullen als samenwerkingsovereenkomst gelden tot op het ogenblik dat een nieuwe in werking treedt.
Beide partijen kunnen een einde stellen aan deze samenwerkingsovereenkomst, mits betekening van een aangetekend schrijven. Hierbij moet een opzeggingstermijn van 18 maand gerespecteerd worden, zodat contractuele verplichtingen kunnen worden nagekomen. Bovendien is de stad gerechtigd deze samenwerkingsovereenkomst eenzijdig en onmiddellijk te beëindigen, telkens wanneer het algemeen belang dit vereist. Dit zal inzonderheid het geval zijn indien zij grote tekortkomingen of zware overtredingen vaststelt tegen de bepalingen van deze overeenkomst. De vastgestelde tekortkomingen zullen per aangetekend schrijven gemeld worden aan de vereniging.
OPDRACHT VAN DE VERENIGING
Artikel 4
De vereniging wordt conform artikel 4 van de statuten belast met de verwezenlijking van welbepaalde beleidsuitvoerende en beleidsvoorbereidende taken van gemeentelijk belang, met name:
1. Meehelpen aan de uitwerking van een cultuurbeleid door het cultuurcentrum en de bibliotheek conform het stedelijk beleidsplan:
– een eigen cultuuraanbod met lokale en regionale uitstraling realiseren dat inspeelt op de vragen en behoeften van diverse bevolkingsgroepen en aandacht heeft voor een spreiding van en wisselwerking met de door de Vlaamse overheid gesubsidieerde en ondersteunde gezelschappen;
– actief ondersteuning bieden aan amateurkunsten en (sociaal-)culturele verenigingen;
– inzetten op een aangepast aanbod van leesmotivatie, kunst- en cultuureducatie in samenwerking met relevante actoren;
– e-inclusie bevorderen bij moeilijk bereikbare doelgroepen & informatiegeletterdheid/ mediawijsheid verhogen;
– aangepaste dienstverlening voor personen met beperkte mobiliteit en moeilijk bereikbare doelgroepen;
– een activiteitenaanbod voor kinderen, jongeren en families in de vrijetijd, maar ook een aanbod voor kinderen en jongeren in schoolverband.
2. Het financieel beheer van de activiteiten, de opmaak, de uitvoering en de bekostiging van de programmering van cultuurcentrum Kruispunt en van de openbare bibliotheek, die te maken hebben met bovengenoemde opdrachten met uitsluiting van ieder winstbejag en met inachtneming van de cultuurpactwet van 16/07/1973.
3. De vereniging neemt deel aan het culturele luik van het Intergemeentelijk Samenwerkingsverband waarin de stad Diksmuide participeert.
Artikel 5
1. De afbakening van de activiteitenlijst komt tot stand na intern programmeringsoverleg tussen de verschillende stadsdiensten.
2. De vereniging voert de opdrachten autonoom en op een kwaliteitsvolle manier uit, en is vrij, binnen het kader van de stedelijke beleidsplan, in de manier waarop ze haar opdracht vervult. Het is de vereniging niet toegelaten haar opdrachten geheel of gedeeltelijk over te dragen aan enige derde die zou handelen in eigen naam en/of voor eigen rekening, behoudens met schriftelijke toestemming van de stad.
3. Deze taakvervulling dient in overeenstemming te zijn met de beginselen van behoorlijk bestuur en verder met alle toepasselijke regelgeving (het decreet lokaal bestuur, wetgeving overheidsopdrachten…) en met het door de stad gevoerde beleid inzake cultuur.
4. De vereniging mag alle verrichtingen doen, binnen de grenzen van haar statuten en deze samenwerkingsovereenkomst, welke rechstreeks of onrechtstreeks betrekking hebben op haar doel, of van aard zijn de verwezenlijking ervan te begunstigen.
5. Alle middelen waarover de vereniging beschikt worden uitsluitend aangewend voor het bereiken van haar doelstellingen en het vervullen van haar opdracht.
FINANCIEEL
Artikel 6
De stad geeft jaarlijks, na goedkeuring van het budget, een werkingstoelage aan de vereniging opdat de vereniging haar opdracht en doelstellingen optimaal kan realiseren.
De werkingstoelage (van het jaar x) wordt na goedkeuring van de jaarrekening van het boekjaar (jaar x-1) ervoor en na voorlegging van ontwerp van budget voor het volgend boekjaar (afsluitingsdatum x) gestort op de rekening van de vereniging en uiterlijk op 31 december (van het jaar x-1).
Deze werkingstoelage wordt bij aanvang van deze overeenkomst vastgelegd op 80.000 euro en kan in onderling overleg gewijzigd worden op basis van het actieplan van de vereniging en na de budgetbesprekingen met de stad.
Artikel 7
Voor tijdelijke en bijzondere (dienstoverschrijdende) projecten kan de vereniging een eenmalige toelage vragen aan de stad. De vereniging formuleert deze aanvraag schriftelijk en binnen een redelijke termijn zodat deze vraag kan worden meegenomen tijdens de budgetbesprekingen van de stad.
Artikel 8
De dagelijkse financiële verrichtingen worden door de vereniging waargenomen.
Artikel 9
Alle ontvangsten van de vereniging, voortkomend uit de eigen programmering en werking (toegangsgelden, sponsoring, subsidies…), kunnen slechts gebruikt worden voor het dekken van de kosten ter verwezenlijking van haar doel.
Binnen de goedgekeurde beleidslijnen door de stad kan de vereniging de tarieven van haar opdrachten bepalen.
Wanneer op het einde van het werkingsjaar nog financiële middelen beschikbaar zijn, kunnen die aangewend worden voor de aanleg van een reserve. De vereniging dient de opgebouwde reserve aan te wenden in het kader van de doelstellingen van de vereniging en in het bijzonder voor projecten die de jaarwerking overstijgen en die kaderen binnen de beleidslijnen van de stad.
Artikel 10
De vereniging kan beslissen tot het oprichten van, het deelnemen in of zich laten vertegenwoordigen in andere rechtspersonen, voor zover dat in overeenstemming is met haar maatschappelijk doel en voor zover de gemeenteraad hiermee voorafgaandelijk heeft ingestemd.
Artikel 11
De vereniging maakt jaarlijks haar begroting op, welke ook dienstig is als actieplan, volgens het boekjaar van de vereniging en bezorgt die aan het stadsbestuur.
De vereniging streeft ernaar haar begroting in evenwicht af te sluiten.
Artikel 12
De vereniging draagt de specifieke organisatiekosten die een voortvloeisel zijn van haar opdracht (zie bijlage A).
Artikel 13
Indien een gezamenlijk (dienstoverschrijdend) project door de vereniging en de stad wordt gerealiseerd, waarbij de stad hoofdopdrachtgever is van het project, zullen de beheersmatige kosten evenwel door de stad worden gedragen, met dien verstande dat
(een deel van) de opbrengsten naar de stad kunnen terugvloeien. Partijen maken hieromtrent concrete afspraken per project.
Artikel 14
De vereniging zal alle mogelijke inspanningen leveren om maximale subsidiëring van hogere overheden en sponsoring te verkrijgen. De vereniging doet dit in samenspraak met de stad.
STEDELIJKE INFRASTRUCTUUR EN MATERIALEN
Artikel 15
De vereniging mag gratis gebruik maken van de lokalen, de technische uitrustingen, alle nutsvoorzieningen, het meubilair en alle goederen aanwezig in de eigen infrastructuur van de stad volgens de binnen de stad geldende interne afspraken. De vereniging kan ook gratis gebruik maken van de stedelijke infrastructuur en de uitrusting wanneer zij voor de uitvoering van haar doel financieel samenwerkt met andere organisatoren.
De vereniging houdt bij de planning van haar activiteiten rekening met de programmering van andere organisatoren.
De vereniging moet deze goederen zorgvuldig en voorzichtig behandelen op de wijze van een goede huisvader.
PERSONEEL
Artikel 16
De vereniging mag geen schriftelijke of mondelinge arbeidsovereenkomst aangaan, noch met voltijds-, noch met deeltijds-, noch met leerlingenpersoneel.
Wel mag zij een beroep doen op vrijwilligers. Indien de noodzaak zich voordoet kan zij op losse medewerkers een beroep doen. Maar het is wel te verstaan dat steeds moet getracht worden alle werkzaamheden te realiseren met het personeel van de stad.
De stad faciliteert de interne werking van de vereniging en dit op een analoge wijze als voor een stedelijke dienst. Zie bijlage A voor de verdere uitwerking.
COMMUNICATIE EN PROMOTIE
Artikel 17
De vereniging voert een eigen communicatie- en promotiestrategie in overleg met de stad en rekening houdend met de vigerende stedelijke publicatievoorschriften.
De vereniging kan hierbij gebruik maken van het arsenaal aan stedelijke communicatiekanalen en –diensten (zie bijlage A voor de financiële afspraken). De stad staat in voor het regelmatig en substantieel promoten van de vereniging via de reguliere promotiekanalen van de stad.
BOEKHOUDING
Artikel 18
De vereniging voert een kostenanalytische boekhouding. De gekozen boekhoudswijze wordt bepaald in overleg met het stadsbestuur en moet beantwoorden aan de voorschriften van de wet van 14/11/1983 inzake de controle en aanwending van
sommige toelagen en moet tevens uitgevoerd zijn om maximale toelagen te verwerven. Het boekjaar loopt van 1 september tot 31 augustus.
De vereniging kan een beroep doen op de stedelijke financiële dienst voor alle vragen van boekhoudkundige aard.
VERZEKERINGEN
Artikel 19
De stad staat in voor de brandverzekering van de gebouwen en de roerende goederen die eigendom zijn van de stad of door haar gehuurd worden.
De BA-verzekering voor de vrijwilligers en de losse medewerkers dient vervat te zijn in de algemene BA-verzekering van de stad.
De vereniging voorziet een BA-verzekering voor haar bestuurvrijwilligers.
RAPPORTERING, CONTROLE EN EVALUATIE
Artikel 20
Tijdens het eerste jaar van elke nieuwe legislatuur maakt de vereniging een evaluatieverslag op. Hierin worden enerzijds de samenwerkingsovereenkomst en anderzijds de verzelfstandiging grondig geëvalueerd. Deze evaluatie wordt voorgelegd aan de gemeenteraad. Desgevallend zullen in onderling overleg aanpassingen aan de samenwerkingsovereenkomst worden doorgevoerd of zal de samenwerkings- overeenkomst een einde nemen.
Op verzoek van een van de partijen kan steeds een tussentijdse evaluatie gebeuren met mogelijke bijsturing.
Artikel 21
Met het oog op de uitoefening van het toezicht op de naleving van de onderhavige overeenkomst en op de aanwending van de middelen die door de stad ter beschikking gesteld worden aan de vereniging, alsook met het oog op de evaluatie van de uitvoering van de genoemde opdracht, legt de vereniging een jaarverslag en een financieel verslag ter goedkeuring voor aan de gemeenteraad.
Het jaarverslag bevat een inhoudelijke en financiële beschrijving van de activiteiten en een rapportering over de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst, met in het bijzonder de mate waarin de verschillende organisatiedoelstellingen en opdrachten bereikt werden, alsook eventuele suggesties voor bijsturing van de samenwerkingsovereenkomst of van het gevoerde beleid.
Het financieel verslag omvat de jaarrekening (balans en resultatenrekening), de verslagen van de bestuursorganen met betrekking tot de goedkeuring van de rekeningen en van het budget en het verslag van de commissaris.
Artikel 22
De vereniging bezorgt onverwijld een goedgekeurd verslag van alle vergaderingen van de raad van bestuur en de algemene vergadering aan de stad.
Artikel 23
De systemen voor interne controle zoals deze bestaan binnen de stad worden mutatis mutandis binnen de vereniging gehanteerd.
Artikel 24
De stad zal steeds het recht hebben toezicht uit te oefenen op de werking van de vereniging, onder meer op alle inkomsten en uitgaven en alle boekhoudkundige bescheiden ter zake. De controle hierop gebeurt door personeelsleden van de stad aangeduid door de stad. De documenten en verantwoordingsstukken zijn ter inzage van de gemeenteraadsleden.
De vereniging (algemene vergadering) benoemt een commissaris (indien wettelijk verplicht een erkende bedrijfsrevisor) die haar financiële toestand, haar rekening en balans en de regelmatigheid van haar financiële operaties controleert, er een verslag van opmaakt en ter goedkeuring voorlegt aan de algemene vergadering van de vereniging.
Aldus opgemaakt in tweevoud, waarbij elke partij erkent één exemplaar te hebben ontvangen,
te Diksmuide, op 28/10/2019 Namens Xxxxx xxx xxx,
De voorzitter, De secretaris,
Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxx Xxxxxxx
Namens het stadsbestuur,
Goedgekeurd door gemeenteraad in zitting van 28/10/2019
De algemeen directeur De schepen voor cultuur De voorzitter van de gemeenteraad, Xxxxx Xxxxxx Xxx Xxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx
Bijlage A
1. Voorstellingen en activiteiten van de vereniging
a. De eva bekostigt alle kosten die rechtstreeks verband houden met de organisatie van activiteiten van de bibliotheek en het cultuurcentrum. De afbakening van deze lijst van activiteiten komt tot stand na intern programmeringsoverleg tussen de verschillende stadsdiensten
i. Uitkoopsommen, auteursrechten, reiskosten, hotelkosten en cateringkosten van artiesten
ii. Materiaal ten behoeve van activiteiten: knutselmateriaal workshops, bloemen, technisch materiaal (vb. extra technische kosten, huur en stemmen piano…)
2. Promotie van voorstellingen en activiteiten van de vereniging
a. De eva bekostigt alle eigen promotie verbonden aan de organisatie van bovengenoemde activiteiten (flyers, affiches, seizoensbrochure, periodieke brochures,…)
b. Wanneer zij een beroep doet op de grafische dienst van de stad vergoedt zij de materiële kosten van deze dienstverlening.
c. Xxx bekostigt de frankeringkosten van drukwerk of briefwisseling omtrent de promotie van activiteiten
3. Verzekeringen
a. Alle noodzakelijke verzekeringen zijn ten laste van de stad, uitgezonderd specifieke activiteiten gebonden verzekeringen (zoals bv. tentoonstellingen).
4. Software
a. De kosten voor aankoop en onderhoud van softwareprogramma’s ten behoeve van de vereniging (Popsy, kassasysteem, website) zijn ten laste van de stad. De installatie van nieuwe softwaresystemen gebeurt in overleg met de stad.
5. Boekhouding
a. De commissaris is ten laste van de vereniging.
6. Vrijwilligers
a. De vergoeding van de vrijwilligers van het cultuurcentrum en de bibliotheek is ten laste van de stad en gebeurt dienstoverschrijdend.
7. Leden van de eva
a. De vergoeding van de voorzitter van de eva is ten laste van stad Diksmuide
b. Terugbetaling van prospectiekosten aan leden van de eva zijn mogelijk en zijn ten laste van de eva
c. Daarnaast worden geen vergoedingen toegekend Alle andere kosten zijn ten laste van de stad.