Ondergetekenden:
CONCEPT versie 29-10-2013
Raamovereenkomst subsidie Publieksactiviteiten 2014 - 2018
Ondergetekenden:
de gemeente Den Helder, gevestigd xxx. X. Xxxxxxx 00 xx Xxx Xxxxxx, rechtsgeldig vertegenwoordigd door wethouder J.K. Visser, op grond van artikel 171, tweede lid Gemeentewet door de burgemeester aangewezen om als zodanig deze gemeente te vertegenwoordigen en ten deze handelend ter uitvoering van het besluit van Burgemeester en Wethouders van 1 oktober, kenmerk A13.00942;
hierna te noemen: de Gemeente;
en
de stichting Top van Holland, statutair gevestigd Xxxxxxxxxxxxx 00, 0000 XX Xxx Xxxxxx, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel Noordwest-Holland onder nummer 52346285, rechtsgeldig vertegenwoordigd door twee van haar bestuurders, te weten de heer C.L. Turnhout (voorzitter), de heer J.G. Xxxxxxxx (secretaris/penningmeester);
hierna te noemen: de Stichting;
hierna gezamenlijk ook te noemen: Partijen;
nemen het volgende in aanmerking:
• door de Gemeente is het evenementenbeleid vastgesteld in de beleidsnota
evenementenbeleid ‘Den Helder gevierd’;
• de Gemeente hecht belang aan een kwalitatief goed aanbod van evenementen in de gemeente die substantieel en aantoonbaar bijdragen aan de versterking van de identiteit, naamsbekendheid en imago van de gemeente Den Helder;
• de Gemeente hecht tevens belang aan een breed aanbod van overige publieksactiviteiten die aantoonbaar bijdragen aan de versterking, van de eigen identiteit, eigenwaarde en sociale binding van de Helderse bevolking als geheel, dan wel een deel daarvan, of een of meer specifieke doelgroepen;
• de Gemeente op grond van de doelstellingen in de Strategische visie 2020 en de Organisatievisie 2012-2015 het doel heeft om adequaat met vraagstukken uit de samenleving om te kunnen gaan en zich te ontwikkelen naar een regisserende gemeente;
• de Stichting kan hieraan binnen haar statutaire doelstelling een wezenlijke bijdrage leveren en heeft na div. gesprekken (vanaf 2011) over het belang van evenementen voor citymarketing, (waarbij in 2012 een eerste stap werd gezet naar toekenning van evenementensubsidies door tussenkomst van de stichting Top van Holland waarbij de Stichting een adviserende taak had) de Gemeente bij brief van 25 juni 2013 gevraagd om de bijdrage op grond van het in de Kadernota vermeld accres voor 2014 ad € 155.644 t.b.v. de uitvoering van de verdeling van de evenementengelden (bijlage II);
• door de Stichting is het meerjaren Masterplan Citymarketing Den Helder en het daarin vervatte actieprogramma ‘Het podium van Den Helder’ overgelegd (bijlage III);
• het is wenselijk dat tussen partijen meerjarige intenties inzake beleid en subsidies worden vastgelegd, zodat de Stichting een meerjarige zekerheid krijgt en als private rechtspersoon consistent sturing op kwaliteit en uitstraling kan uitoefenen op evenementen die bijdragen aan de Helderse identiteit;
• de Gemeente de subsidie aan de Stichting wil verlenen in de vorm van een subsidiebeschikking, waarbij wordt omschreven en bepaald welke prestaties voor de beschikbare subsidie worden geleverd;
• dit contract vormt het kader voor een jaarlijks door de Stichting aan te vragen budgetsubsidie en door de Gemeente af te geven subsidiebeschikking voor de te leveren prestaties van de Stichting en bevat diverse inhoudelijke en procedurele bepalingen;
• de stichting levert bij de uitvoering van dit contract een bijdrage aan de realisering van de beleidsvoornemens van de Gemeente; en
• de Algemene wet bestuursrecht en de Algemene subsidieverordening 2013 is van overeenkomstige toepassing;
Partijen hebben met betrekking tot het voorgaande overleg gevoerd en verklaren het volgende te zijn overeengekomen:
Artikel 1: Begripsomschrijvingen
ASV: Algemene subsidieverordening 2013;
Evenement: een activiteit die een openbaar toegankelijke vertoning of
gebeurtenis is, van tijdelijke aard, die doelbewust is georganiseerd en die gericht is op een relatief groot publiek en die substantieel bijdraagt aan de verbetering van de identiteit van de stad en een regionale of (inter)nationale uitstraling heeft;
Overige publieksactiviteit: een activiteit die een openbaar toegankelijke vertoning of
gebeurtenis van culturele of sportieve aard is, met een tijdelijk karakter, die doelbewust is georganiseerd voor met name het Helderse publiek dan wel een specifieke doelgroep en een (sub)lokale uitstraling heeft;
Artikel 2: Algemene bepalingen
1. Partijen stellen zich met dit contract ten doel het vastleggen van de intenties en afspraken over de uitvoering van gezamenlijk gedragen beleidsdoelstellingen (bijlagen I en III) waarbij een basis wordt gelegd voor de verdeling van het gemeentelijk evenementensubsidiebudget voor de jaren 2014 tot en met 2018. Deze raamovereenkomst wordt nader uitgewerkt in een door de Gemeente jaarlijks te verstrekken beschikking subsidieverlening aan de Stichting.
2. De Stichting wendt de subsidie van de Gemeente alleen aan voor evenementen of overige publieksactiviteiten, die strekken tot het bereiken van de intenties in deze overeenkomst en leiden tot de beoogde prestaties.
Artikel 3: Doelstellingen en activiteiten
1. Partijen stellen zich ten doel om jaarlijks via een kwalitatief verdeelsysteem en gebruik makend van onafhankelijke deskundigen ÈÈn of meerdere niet commerciële evenementen en overige publieksactiviteiten die plaatsvinden binnen de grenzen van de gemeente Den Helder, financieel te ondersteunen die gericht zijn op verschillende doelgroepen (lokale bevolking, regionale en landelijke (dag)bezoekers, verblijftoeristen en jongeren en minderheden).
2. Partijen stellen zich ten doel de onderlinge samenwerking van evenementenorganisaties te versterken.
3. Partijen zullen gezamenlijk de benodigde inspanningen verrichten teneinde ÈÈn keer in de vijf jaar een groot maritiem (sail)evenement te laten plaatsvinden.
4. De Stichting zal het door de Gemeente beschikbaar gestelde evenementenbudget verdelen en de middelen in lijn met de gedragen doelstellingen inzetten.
5. De Stichting zal, conform haar statuten, een actieve rol vervullen om andere financiële bronnen voor de ondersteuning van evenementen en overige publieksactiviteiten te vinden.
6. Door de Stichting zal uitvoering worden geven aan de evenementenbeleidsaccenten die vanuit het gemeentelijk evenementenbeleid (en het Masterplan Citymarketing Den Helder) van belang zijn.
7. De Stichting zal een actieve en zo nodig een acquirerende rol vervullen om de in de jaarlijks door de Gemeente te verstrekken beschikking subsidieverlening genoemde kwantitatieve en kwalitatieve prestatiecriteria te behalen.
8. De Stichting zal een actieve rol vervullen en de kwaliteit bewaken van de marketingactiviteiten die rondom evenementen plaatsvinden en zo bijdragen aan de promotie van Den Helder.
Artikel 4: Subsidie
1. De Gemeente zal onder voorbehoud van goedkeuring van de gemeentebegrotingen over jaren 2014 tot en met 2018 door de gemeenteraad aan de Stichting jaarlijks voor de kalenderjaren 2014 tot en met 2018 een subsidie ter beschikking stellen van € 155.644 (prijspeil 2014). Op deze subsidie is de jaarlijks vast te stellen gemeentelijke prijsindexcijfer voor subsidies van toepassing.
2. De subsidie wordt uitgesplitst in subsidie voor de volgende delen:
a. Evenementen
b. Overige publieksactiviteiten.
Artikel 5: Kwantitatieve en kwalitatieve prestatiecriteria
De in artikel 3 genoemde gesubsidieerde doelstellingen en activiteiten worden in jaarlijks of periodiek meetbare prestaties gespecificeerd, door de Stichting verantwoord en door de Gemeente getoetst aan de in de jaarlijkse beschikking subsidieverlening gestelde kwantitatieve- en kwalitatieve prestatiecriteria en voorwaarden.
Artikel 6: Verantwoording/verslaglegging
1. De Stichting dient een meerjaren beleidsplan en meerjaren financiële begroting met beoogde doelstellingen, activiteiten, prestaties en voorzieningen van de Stichting te overleggen.
2. Jaarlijks vóór 1 juli van het jaar voorafgaande aan het kalenderjaar waarvoor een subsidie wordt aangevraagd, dient de Stichting een aanvraag om subsidie in bij de Gemeente voor het volgende kalenderjaar, waarin afwijkingen t.a.v. het meerjaren beleidsplan en meerjaren financieel overzicht worden toegelicht.
3. Jaarlijks vóór 1 juni van het jaar in aansluiting op het subsidiejaar dient de Stichting een aanvraag tot vaststelling in conform artikel 4:2 van de ASV met een
activiteitenverslag en een financieel verslag bij de Gemeente in over het voorgaande kalenderjaar.
a. Het financieel verslag gaat vergezeld van een schriftelijke verklaring van een accountant met betrekking tot de getrouwheid van het financieel verslag en de rechtmatigheid van de prestaties.
b. Het activiteitenverslag beschrijft de aard en omvang van de activiteiten waarvoor subsidie werd verleend, vergelijkt de nagestreefde en gerealiseerde prestaties en geeft een toelichting op de verschillen. Het financieel verslag bevat de jaarrekening en de reserve- en vermogenstoestand.
Artikel 7: Toetsing
1. De Gemeente beoordeelt op grond van artikel 4:46 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 4:3 van de ASV aan de hand van het activiteitenverslag of de Stichting de activiteiten geleverd heeft en de prestaties conform het gestelde in de artikelen 3 en 5 gehaald heeft na de Stichting gehoord te hebben.
2. Wanneer de Stichting minder activiteiten en voorzieningen voor de subsidie levert dan bepaald, de subsidie aanwendt voor activiteiten of voorzieningen, die niet strekken tot het bereiken van de doelstellingen in artikel 3, of indien de Stichting handelt in strijd met deze overeenkomst, kan de Gemeente het subsidiebedrag tussentijds voor de meerjarige periode aanpassen, na de Stichting gehoord te hebben.
3. Het structureel niet halen van de in artikel 5 genoemde prestaties kan aanleiding zijn om het subsidiebedrag bij te stellen, na de Stichting gehoord te hebben.
a. Als bij de verantwoording blijkt dat in afwijking van hetgeen is vastgesteld te weinig prestaties zijn geleverd voor het beschikbaar gestelde budget, worden de oorzaken hiervan onderzocht en vindt overleg plaats. Het resultaat van dit onderzoek heeft geen invloed op de voor het betreffende jaar verleende subsidie, wel eventueel voor volgende jaren als de prestaties wederom achterblijven.
b. Als in afwijking van het gestelde in artikel 5 de geleverde prestaties sterk achterblijven dan wel de rapportages niet aan de eisen voldoen en/of te laat worden ingediend, en dit aantoonbaar veroorzaakt wordt door een te geringe inspanning van de Stichting, kan de Gemeente de subsidie lager vaststellen op grond van artikel 4:46 van de Algemene wet bestuursrecht en rekening houdend met de reserves en het eigen vermogen van de Stichting
Artikel 8: Reservevorming
1. Ter financiering van grote evenementen die niet jaarlijks plaatsvinden, is het na voorafgaande schriftelijke toestemming toegestaan vooruitlopend op dit evenement of deze evenementen een voorziening op te bouwen. De hoogte van deze reserve is maximaal 20 % van de jaarlijkse subsidie. Voor de uit de markt verkregen inkomsten is geen reserveringslimiet maar deze dienen apart geadministreerd te worden.
2. Opgebouwde reserves en voorzieningen mogen alleen aangewend worden binnen de doelstellingen van deze overeenkomst.
Artikel 9: Administratieve bepalingen
1. Teneinde de toetsing, genoemd in artikel 6 te kunnen uitvoeren, is de Stichting verplicht de Gemeente die informatie te verschaffen die de Gemeente voor de uitvoering van deze overeenkomst van belang acht. De Gemeente is tevens
gehouden die informatie te verschaffen die voor de instelling van belang is voor de uitvoering van deze overeenkomst.
Artikel 10: Slotbepalingen
1. Indien bij vaststelling van de gemeentebegroting de voorgenomen subsidie- bedragen volgens deze overeenkomst door de raad van de gemeente Den Helder niet of niet geheel beschikbaar worden gesteld, of indien andere zwaarwegende, niet voorziene omstandigheden bij ÈÈn van beide partijen hiertoe noodzaken, treden beide partijen in overleg om te bepalen of deze overeenkomst in overeenstemming met de nieuwe omstandigheden kan worden bijgesteld.
2. Deze raamovereenkomst kan tussentijds, indien nieuwe omstandigheden daartoe aanleiding geven, na gezamenlijk overleg worden bijgesteld.
3. Op deze overeenkomst is het Nederlands Recht van toepassing.
Van een geschil is sprake wanneer de ene partij de andere partij daarvan bij aangetekende brief in kennis stelt. Partijen verbinden zich om in goed onderling overleg een oplossing te vinden voor eventuele geschillen die zouden kunnen voortvloeien uit deze overeenkomst. Geschillen die aldus niet kunnen worden opgelost zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter.
Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en getekend te Den Helder op september 2013,
1. Gemeente Den Helder:
Wethouder J.K. Visser
2. Stichting Top van Holland
Voorzitter C.L. Turnhout
Secretaris/penningmeester X.X. Fokkinga