DOORLOPENDE TEKST
DOORLOPENDE TEKST
van de statuten van de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid: 3 October Vereeniging, gevestigd te Leiden zoals deze
luiden na akte van statutenwijziging
d.d. 13 juli 2021 verleden voor
mr. E.I. Kortlang, notaris te Leiden.
De ondergetekende:
xx. Xxxx Xxxx Xxxxxxxx, notaris gevestigd te Leiden:
verklaart dat hij zich naar beste weten ervan heeft overtuigd,
- dat de statuten van de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid: 3 October Vereeniging, statutair gevestigd te Leiden, luiden overeenkomstig de aan dit certificaat gehechte tekst;
- dat de statuten laatstelijk zijn gewijzigd bij akte op 13 juli 2021, verleden voor mr. E.I. Kortlang, notaris te Leiden.
Aldus getekend te Leiden op 13 juli 2021.
STATUTEN
Definities. Artikel 1.
In deze statuten wordt verstaan onder:
- algemene vergadering
het orgaan dat respectievelijk de bijeenkomst die gevormd wordt door de leden
- bestuurder(s)
de bestuurder(s) in de zin van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek
- bestuur
het orgaan dat gevormd wordt door de bestuurder(s)
- dagelijks bestuur
het dagelijks bestuur van de Vereeniging bestaande uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester van de Vereeniging
- lid
een lid van de Vereeniging
- Stichting
de stichting thans genaamd: Stichting 3 Oktoberviering
- Vereeniging
de vereniging thans genaamd: 3 October Vereeniging.
Naam en Zetel. Artikel 2.
De vereniging draagt de naam: 3 October Vereeniging. Zij is gevestigd te Leiden.
Doel. Artikel 3.
1. De Vereeniging heeft ten doel de jaarlijkse viering van de gedenkdag van Leidens Ontzet in stand te houden.
2. Zij tracht dit doel te bereiken door:
a. het organiseren, regelen en leiden van een gepaste feestviering en herdenking in de _ stad Leiden;
b. het zo mogelijk verstrekken van een feestgave in de vorm van haring en wittebrood aan degenen die zich hiervoor, op door de Vereeniging te bepalen wijze, hebben aangemeld;
c. het houden van een dienst ter herdenking van het ontzet van Leiden;
d. het organiseren van de in het huishoudelijk reglement nader omschreven evenementen;
e. het vastleggen van afspraken met de gemeente Leiden in de vorm van een convenant waarin onder meer opgenomen de taakverdeling tussen de Vereeniging (organiseren) en de gemeente Leiden (faciliteren);
f. het vastleggen van afspraken met de Universiteit Leiden in de vorm van een convenant tussen de Vereeniging en de Universiteit Leiden;
g. alle andere wettige middelen, welke aan het doel en tot het belang van de Vereeniging bevorderlijk kunnen zijn.
De Vereeniging kan aan de Stichting een licentie verlenen, strekkende tot het realiseren van de hiervoor onder a. tot en met d. omschreven onderdelen van de viering van het ontzet van Leiden.
De Stichting kan krachtens de aan haar verstrekte licentie gebruik maken van de inzet van _ bestuurders, commissarissen en/of andere vrijwilligers van de Vereeniging, zulks op de wijze zoals omschreven in deze statuten of de reglementen van de Vereeniging.
Lidmaatschap.
Artikel 4.
1. De Vereeniging kent gewone leden, internationale leden, bedrijfsleden en ereleden, allen _ zijnde leden in de zin van de wet.
2. Gewone leden zijn in Nederland woonachtige natuurlijke personen die zich als gewoon lid_ bij het secretariaat van de Vereeniging hebben aangemeld en door een door het bestuur daartoe gemandateerd persoon als zodanig tot de Vereeniging zijn toegelaten.
Xxxxxxx van niet-toelating door het bestuur kan de algemene vergadering het bestuur alsnog tot toelating besluiten.
3. Internationale leden zijn in het buitenland woonachtige natuurlijke personen die zich als internationaal lid bij het secretariaat van de Vereeniging hebben aangemeld en door een door het bestuur daartoe gemandateerd persoon als zodanig tot de Vereeniging zijn toegelaten.
Xxxxxxx van niet-toelating door het bestuur kan de algemene vergadering het bestuur alsnog tot toelating besluiten.
4. Bedrijfsleden zijn natuurlijke of rechtspersonen die zich als bedrijfslid bij het secretariaat van de Vereeniging hebben aangemeld en door een door het bestuur daartoe gemandateerd persoon als zodanig tot de Vereeniging zijn toegelaten.
Xxxxxxx van niet-toelating door het bestuur kan de algemene vergadering het bestuur alsnog tot toelating besluiten.
Het bestuur kan besluiten de bedrijfsleden in verschillende categorieën onder te verdelen,
aan welke categorieën bepaalde rechten en/of verplichtingen toekgekend/verbonden kunnen worden.
5. Ereleden zijn natuurlijke personen die als zodanig zijn benoemd op de hierna nader omschreven wijze.
De Vereeniging kent drie categorieën, te weten:
a. ereleden A, waarbij de A staat voor Algemene (gewone) leden van de Vereeniging die tot erelid van de Vereeniging zijn benoemd;
b. ereleden B, waarbij de B staat voor Bestuursleden van de Vereeniging die tot erelid van de Vereeniging zijn benoemd; en
c. ereleden C, waarbij de C staat voor Commissarissen van de Vereeniging die tot erelid _ van de Vereeniging zijn benoemd.
De criteria die gelden om tot erelid benoemd te kunnen worden in één van de hiervoor
onder a., b. en c. genoemde categorieën, worden door het bestuur schriftelijk vastgesteld
en openbaar gemaakt, waarbij als algemene grondslag geldt dat slechts tot erelid benoemd kan worden, een lid van de Vereeniging dat wegens zijn of haar buitengewone verdiensten voor de Vereeniging op bindende voordracht van het bestuur door de algemene vergadering als zodanig is benoemd en vervolgens die benoeming heeft aanvaard.
6. Onverminderd het bepaalde in deze statuten worden de bijzondere rechten en verplichtingen die aan de diverse lidmaatschappen van de Vereeniging verbonden zijn, bij _ een daartoe strekkkend reglement vastgesteld door het bestuur.
7. De burgemeester van Leiden kan op voorstel van het bestuur door de algemene vergadering tot ere-voorzitter van de Vereeniging worden benoemd, zulks voor de duur van zijn of haar ambtsperiode.
8. Onverminderd het bepaalde in lid 5 van dit artikel wordt de rector van de Universiteit Leiden qualitate qua door de algemene vergadering benoemd tot erelid van de Vereeniging, zulks voor de duur van zijn of haar rectoraat.
Artikel 5.
Het lidmaatschap is persoonlijk en mitsdien niet vatbaar voor overdracht of overgang.
Artikel 6.
1. Het lidmaatschap eindigt:
a. door de dood van het lid, danwel ontbinding van een lid-rechtspersoon;
b. door opzegging door het lid;
c. door opzegging door de Vereeniging;
d. door ontzetting.
2. Opzegging van het lidmaatschap door het lid kan slechts geschieden tegen het einde van een boekjaar, mits schriftelijk en met inachtneming van een opzeggingstermijn van ten minste vier weken. Indien een opzegging niet tijdig heeft plaatsgehad, loopt het lidmaatschap door tot het einde van het eerstvolgende boekjaar.
Niettemin kan een lid met onmiddellijke ingang zijn lidmaatschap opzeggen.
a. indien redelijkerwijs van het lid niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren, óf
b. binnen een maand nadat een besluit, waarbij zijn rechten zijn beperkt of zijn verplichtingen zijn verzwaard, hem bekend is geworden of hem is meegedeeld, (behalve indien het betreft wijziging van geldelijke rechten en/of verplichtingen), óf
c. binnen een maand nadat hem een besluit is meegedeeld tot omzetting van de Vereeniging in een andere rechtsvorm of tot fusie.
3. Opzegging van het lidmaatschap door de Vereeniging kan eveneens slechts geschieden tegen het einde van een boekjaar.
De opzegging geschiedt door het bestuur, schriftelijk en met inachtneming van een
opzeggingstermijn van ten minste vier weken. Indien een opzegging niet tijdig heeft plaatsgehad, loopt het lidmaatschap door tot het einde van het eerstvolgende boekjaar. Niettemin kan de Vereeniging met onmiddellijke ingang het lidmaatschap opzeggen indien redelijkerwijs van de Vereeniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren.
Opzegging van het lidmaatschap door de Vereeniging kan slechts plaatsvinden wanneer
a. een lid heeft opgehouden aan de vereisten door deze statuten voor het lidmaatschap gesteld, te voldoen, óf
b. een lid zijn verplichtingen jegens de Vereeniging niet nakomt, óf
c. redelijkerwijs van de Vereeniging niet meer gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren.
4. Ontzetting uit het lidmaatschap kan alleen worden uitgesproken wanneer een lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten der Vereeniging handelt, zoals onder meer in
het geval van de ondanks betalingsherinnering niet of niet tijdige betaling door het lid van_ zijn jaarlijkse bijdrage, of wanneer een lid de Vereeniging op onredelijke wijze benadeelt.
De ontzetting geschiedt door het bestuur, dat het betrokken lid ten spoedigste schriftelijk van het besluit, met opgave van redenen, in kennis stelt. De betrokkene is bevoegd binnen _ een maand na ontvangst van de kennisgeving in beroep te gaan bij de algemene vergadering. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid geschorst.
Het eventuele besluit van de algemene vergadering tot ontzetting van een lid zal moeten worden genomen met een meerderheid van ten minste twee/derde van het aantal uitgebrachte stemmen.
5. Wanneer het lidmaatschap in de loop van een boekjaar eindigt, blijft desalniettemin de jaarlijkse bijdrage voor het geheel door het lid verschuldigd.
Donateurs. Artikel 7.
Donateurs zijn zij, die jaarlijks aan de Vereeniging om niet een geldelijke bijdrage verlenen.
Geldmiddelen en boekjaar. Artikel 8.
1. De geldmiddelen van de Vereeniging bestaan uit de jaarlijkse bijdragen van de leden en
de donateurs, de licentievergoeding en voorts alle overige inkomsten welke kunnen bijdragen aan de verwezenlijking van het doel van de Vereeniging.
2. Ieder lid is jaarlijks een bedrag (contributie) verschuldigd.
De hoogte van de contributie kan per soort lid (en categorie) verschillen en wordt jaarlijks _ vastgesteld door de algemene vergadering.
Behoudens het geval dat de algemene vergadering uitdrukkelijk bepaalt, dat ook de ereleden en/of de erevoorzitter vorengemelde bijdrageplicht hebben, zijn zij daarvan vrijgesteld.
3. Het boekjaar valt samen met het kalenderjaar.
Bestuur. Artikel 9.
1. Het bestuur bestaat uit ten minste acht natuurlijke personen, die uit hun midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester aanwijzen.
2. Onverminderd het bepaalde in lid 8 sub a. van dit artikel heeft de persoon die per vier oktober van het betreffende verenigingsjaar praeses is van het Collegium Civitatis Academicae Lugduno Batavorum Supremum van de Leidse Studentenvereniging thans genaamd Minerva, zijnde de rechtsopvolger van het Collegium van het Leidsch Studentencorps, zijnde de medeoprichter van de Vereeniging, qualitate qua zitting in het bestuur en wordt als zodanig benoemd door het bestuur.
3. De Universiteit Leiden heeft - met inachtneming van het daaromtrent bepaalde in het tussen de Vereeniging en de Universiteit Leiden bestaande convenant - het recht om één persoon met de aanstelling van hoogleraar aan de Universiteit Leiden voor te dragen als algemeen bestuurslid van de Vereeniging.
Het bestuur besluit omtrent de benoeming van de aldus voorgedragen persoon.
4. Onverminderd het bepaalde in de leden 2 en 3 van dit artikel worden de overige bestuurders op voordracht van het bestuur door de algemene vergadering uit de leden van _ de Vereeniging benoemd.
De algemene vergadering stelt op verzoek van het bestuur tevens het aantal bestuurders vast.
5. Met uitzondering van de in leden 2 en 3 van dit artikel bedoelde personen, kan een lid slechts als bestuurder worden voorgedragen indien en zodra hij gedurende een bij reglement nader te bepalen periode als aspirant-bestuurder aan de vergaderingen van het _ bestuur én de activiteiten van de Vereeniging heeft deelgenomen.
6. Bestuurders kunnen te allen tijde onder opgaaf van redenen door de algemene vergadering worden geschorst en ontslagen.
Ter zake van schorsing of ontslag besluit de algemene vergadering met een meerderheid van ten minste twee/derde van de uitgebrachte stemmen.
7. Indien ingeval van schorsing van een bestuurder de algemene vergadering niet binnen drie
maanden daarna tot zijn ontslag heeft besloten, eindigt de schorsing.
De geschorste bestuurder wordt in de gelegenheid gesteld zich in de algemene vergadering te verantwoorden en kan zich daarin door een raadsman doen bijstaan.
8. Bestuurders worden benoemd voor een periode van maximaal drie jaar, zulks met uitzondering van:
a. de in lid 2 van dit artikel genoemde praeses, die benoemd wordt voor de periode lopende vanaf vier oktober tot en met drie oktober daaropvolgend, tenzij drie oktober in enig jaar op een zondag valt, in welk geval bedoelde praeses wordt benoemd tot en met vier oktober in het betreffende jaar, zodat zijn of haar opvolger als praeses wordt benoemd per vijf oktober van het betreffende jaar; én
b. de in lid 3 van dit artikel bedoelde hoogleraar, die wordt benoemd voor een periode van steeds één jaar.
Onder een jaar wordt ten deze verstaan de periode tussen twee opeenvolgende jaarlijkse algemene vergaderingen.
Met uitzondering van de in de leden 2 en 3 van dit artikel bedoelde personen, treden bestuurders af volgens een door het bestuur op te maken rooster.
Met uitzondering van de in lid 2 van dit artikel bedoelde praeases is een volgens het rooster aftredende bestuurder onmiddellijk herbenoembaar, doch uitsluitend nadat het functioneren van het betreffende bestuurslid door het bestuur is geëvalueerd op de wijze zoals door het bestuur schriftelijk is vastgelegd én deze evaluatie - voor wat betreft de in lid 4 van dit artikel bedoelde bestuurders - heeft geleid tot een besluit van het bestuur tot_ het doen van de voordracht tot herbenoeming.
9. Indien het aantal bestuurders beneden acht is gedaald, blijft het Bestuur bevoegd.
Het Bestuur is echter verplicht zo spoedig mogelijk een Algemene Vergadering bijeen te roepen waarin de voorziening in de ontstane vacature(s) aan de orde komt.
In geval van ontstentenis of belet van één of meer bestuurders is (zijn) de overblijvende bestuurder(s) met het gehele bestuur belast.
In geval van ontstentenis of belet van alle bestuurders of van de enige bestuurder wordt de Vereniging tijdelijk bestuurd door een persoon die daartoe door de Algemene Vergadering steeds moet zijn aangewezen.
Onder belet wordt in deze statuten in ieder geval verstaan de omstandigheid dat
a. de bestuurder gedurende een periode van meer dan dertig dagen onbereikbaar is door ziekte of andere oorzaken; of
b. de bestuurder is geschorst.
10. Aan de bestuurders kan geen beloning worden toegekend.
Kosten worden aan de bestuurders op vertoon van de bewijsstukken vergoed.
Taken bestuur. Artikel 10.
1. Behoudens de beperkingen volgens de statuten is het bestuur belast met het besturen van
de Vereniging.
Bij de vervulling van hun taak richten de bestuurders zich naar het belang van de Vereeniging en de met haar verbonden organisatie.
2. Het bestuur is, met inachtneming van het in lid 3 van dit artikel bepaalde, bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en/of bezwaring van registergoederen en tot het aangaan van overeenkomsten, waarbij de Vereeniging zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een derde verbindt.
3. Het bestuur behoeft de goedkeuring van de algemene vergadering voor het aangaan van overeenkomsten, waarbij de Vereeniging zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van _ een derde verbindt, alsmede voor het aangaan, wijzigen of verlengen van de licentieovereenkomst met de Stichting.
Vergaderfrequentie. Artikel 11.
1. Het bestuur vergadert ten minste zes maal per jaar.
2. Vergaderingen zullen voorts telkenmale worden gehouden, wanneer de voorzitter dit wenselijk acht of indien één der andere bestuurders daartoe schriftelijk en onder nauwkeurige opgave der te behandelen punten aan de voorzitter het verzoek richt. Indien de voorzitter aan een dergelijk verzoek geen gevolg geeft, zodanig dat de vergadering kan _ worden gehouden binnen drie weken na het verzoek, is de verzoeker bevoegd zelf een vergadering bijeen te roepen met inachtneming van de vereiste formaliteiten.
3. De oproeping tot de vergadering geschiedt door het secretariaat van de Vereeniging namens de secretaris, ten minste zeven dagen tevoren.
Aspirant-bestuursleden hebben ook toegang tot de bestuursvergadering en dienen eveneens voor de bestuursvergadering opgeroepen te worden.
4. Zolang in een bestuursvergadering alle in functie zijnde bestuurders aanwezig zijn, kunnen
geldige besluiten worden genomen over alle aan de orde komende onderwerpen, mits met _ algemene stemmen, ook al zijn de door de statuten gegeven voorschriften voor het oproepen en houden van vergaderingen niet in acht genomen.
5. De vergaderingen worden geleid door de voorzitter van het bestuur en bij diens afwezigheid door de tweede voorzitter.
6. Van het verhandelde in de vergaderingen van het bestuur worden notulen gehouden door een daartoe door de secretaris aangewezen persoon.
De notulen worden vastgesteld in de eerstvolgende vergadering en ten blijke daarvan door
de voorzitter en de secretaris van die vergadering ondertekend.
Besluitvorming binnen bestuur. Artikel 12.
1. Het bestuur kan ter vergadering alleen dan geldige besluiten nemen indien de meerderheid van de bestuurders ter vergadering aanwezig of vertegenwoordigd is. Een bestuurder kan zich ter vergadering door een medebestuurder laten vertegenwoordigen onder overlegging van een schriftelijke, ter beoordeling van de
voorzitter der vergadering voldoende geachte volmacht.
Een bestuurder kan daarbij slechts voor één medebestuurder als gevolmachtigde optreden. _
2. Het bestuur kan ook buiten vergadering besluiten nemen, mits alle bestuurders in de gelegenheid zijn gesteld schriftelijk per post, telefax of per e-mail hun mening te uiten. Van een aldus genomen besluit wordt onder bijvoeging van de ingekomen antwoorden door een daartoe door de secretaris aangewezen persoon een relaas opgemaakt, dat na ondertekening door de voorzitter en de secretaris bij de notulen wordt gevoegd.
3. Iedere bestuurder heeft het recht tot het uitbrengen van één stem.
Aspirant-bestuursleden hebben slechts een adviserende stem in de bestuursvergadering. Voor zover deze statuten geen grotere meerderheid voorschrijven worden alle bestuursbesluiten genomen met gewone meerderheid der geldig uitgebrachte stemmen.
4. Alle stemmingen ter vergadering geschieden mondeling, tenzij de voorzitter een schriftelijke stemming gewenst acht of één der stemgerechtigden dit vóór de stemming verlangt.
Schriftelijke stemming geschiedt bij ongetekende, gesloten briefjes.
5. Blanco stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht.
6. Het door de voorzitter ter vergadering uitgesproken oordeel omtrent de uitslag van een stemming is beslissend.
Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit, voor zover werd gestemd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel.
Wordt onmiddellijk na het uitspreken van het oordeel van de voorzitter de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats, indien de meerderheid der aanwezige of vertegenwoordigde bestuurders of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, één bestuurder dit verlangt. Door de nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming.
7. Een bestuurder neemt niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming indien hij daarbij _ een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het belang van de Vereeniging en de met haar verbonden of organisatie.
Wanneer hierdoor geen bestuursbesluit zou kunnen worden genomen, wordt het besluit genomen door de algemene vergadering.
Dagelijks bestuur. Artikel 13.
1. De Vereeniging kent een dagelijks bestuur bestaande uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester van de Vereeniging.
2. Xxxxxxx van ontstentenis of belet van de voorzitter, de secretaris of de penningmeester zal _ zijn functie binnen het dagelijks bestuur worden waargenomen door zijn vervanger binnen _ het bestuur.
3. Het dagelijks bestuur is belast met de dagelijkse leiding van de Vereeniging en doet verslag van zijn werkzaamheden in de bestuursvergaderingen.
Vertegenwoordiging. Artikel 14.
1. Het bestuur is bevoegd tot vertegenwoordiging van de Vereeniging, zulks wat betreft de handelingen genoemd in artikel 10 lid 3, met inachtneming van het daar bepaalde.
2. De vertegenwoordigingsbevoegdheid komt mede toe aan twee gezamenlijk handelende leden van het dagelijks bestuur.
Jaarrekening. Artikel 15.
1. Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de Vereeniging en van alles betreffende de werkzaamheden van de Vereeniging, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe
behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, _ dat daaruit te allen tijde de rechten en verplichtingen van de Vereeniging kunnen worden gekend.
2. De penningmeester is namens het bestuur verplicht jaarlijks uiterlijk veertien dagen voor de hierna gedefinieerde jaarvergadering een jaarrekening van de Vereeniging op te maken _ en deze tezamen met de stukken zoals bedoeld in artikel 16 lid 3 sub b. en tezamen met _ de concept jaarrekening van de Stichting ten minste vijf dagen voorafgaande aan de jaarvergadering voor de leden ter inzage te leggen ten kantore van de Vereeniging.
3. De jaarrekening wordt ondertekend door de bestuurders. Ontbreekt de handtekening van een bestuurder dan wordt daarvan onder opgave van reden melding gemaakt.
4. Het bestuur verleent aan een accountant de opdracht om de door de penningmeester namens het bestuur opgemaakte jaarrekening te onderzoeken.
5. De aanwijzing van een accountant wordt door generlei voordracht beperkt, met dien verstande dat de accountant geen deel mag uitmaken van het bestuur.
De opdracht kan te allen tijde worden ingetrokken door de algemene vergadering en door degene die haar heeft verleend. De accountant brengt omtrent zijn onderzoek verslag uit aan het bestuur; hij geeft de uitslag van zijn onderzoek in een verklaring weer.
6. De jaarrekening wordt vastgesteld door de algemene vergadering.
7. Jaarlijks benoemt de algemene vergadering een commissie van ten minste twee leden, die _ geen deel mogen uitmaken van het bestuur, dan wel van de commissies van de Vereeniging.
8. Mede gelet op de rol van de accountant zoals hiervoor omschreven, heeft de in lid 7 bedoelde commissie uitsluitend tot taak om namens de leden de rechtmatigheid van de inkomsten en uitgaven van de Vereeniging te controleren.
9. In verband hiermee doet het bestuur de jaarrekening - tezamen met de concept jaarrekening van de Stichting - ten minste veertien dagen voor de dag, waarop de algemene vergadering waarin deze zullen worden behandeld, zal worden gehouden, toekomen aan de in lid 7 bedoelde commissie. De commissie onderzoekt deze stukken op de wijze zoals hiervoor omschreven en brengt aan de algemene vergadering verslag uit van haar bevindingen.
10. Het bestuur is verplicht aan de hiervoor in lid 7 bedoelde commissie alle door haar gewenste inlichtingen te verschaffen.
11. Het bestuur is verplicht de in de voorgaande leden bedoelde boeken, bescheiden en andere gegevensdragers gedurende zeven jaren te bewaren.
12 De op een gegevensdrager aangebrachte gegevens, uitgezonderd de op papier gestelde balans en staat van baten en lasten, kunnen op een andere gegevensdrager worden overgebracht en bewaard, mits de overbrenging geschiedt met juiste en volledige
weergave der gegevens en deze gegevens gedurende de volledige bewaartijd beschikbaar _ zijn en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt.
De jaarvergadering. Artikel 16.
1. De algemene vergaderingen worden gehouden in de gemeente Leiden.
2. Jaarlijks wordt ten minste een algemene vergadering - de jaarvergadering - gehouden en wel uiterlijk voor één juni van het betreffende boekjaar.
3. In de jaarvergadering komen onder meer aan de orde:
a. een jaarverslag van het bestuur over de gang van zaken binnen de Vereeniging en het _ gevoerde beleid in het laatste verenigingsjaar;
b. het voorstel tot goedkeuring van de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting en daarbij de verklaring en het verslag van de in dat artikel 15 genoemde accountant en commissie;
c. de benoeming van de leden van de in artikel 15 genoemde commissie voor het komende verenigingsjaar;
d. de benoeming van bestuurders en/of commissarissen (voor zover er voordrachten daartoe staan geagendeerd);
e. goedkeuring voor het aangaan, verlengen of wijzigen van de licentieovereenkomst met de Stichting;
f. voorstellen van het bestuur of leden van de Vereeniging;
g. goedkeuring van voorstellen van het bestuur voor zover statutair voorgeschreven of door het bestuur wenselijk geacht;
h. het verlenen van décharge aan het bestuur voor het door het bestuur in het laatste boekjaar van de Vereeniging gevoerde beleid.
Algemene vergaderingen. Artikel 17.
1. Naast de algemene vergadering bedoeld in het vorige artikel, worden algemene vergaderingen bijeengeroepen door het bestuur zo dikwijls het dit wenselijk oordeelt.
2. Op schriftelijk verzoek van ten minste een zodanig aantal leden als bevoegd is tot het uitbrengen van een/tiende gedeelte van de stemmen in een voltallige algemene vergadering, is het bestuur verplicht tot het bijeenroepen van een algemene vergadering
op een termijn van niet langer dan vier weken.
Indien aan het verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven, kunnen de verzoekers zelf tot de bijeenroeping van de algemene vergadering overgaan.
De verzoekers kunnen alsdan anderen dan de bestuurders belasten met de leiding van de algemene vergadering en het opstellen van de notulen.
Wijze van oproeping. Artikel 18.
De bijeenroeping van een algemene vergadering geschiedt door schriftelijke mededeling aan de leden op een termijn van ten minste zeven dagen, waarbij volstaan kan worden met bekendmaking middels publicatie op de internetsite van de Vereeniging en een (Leids) regionaal dagblad.
Bij de oproeping voor de algemene vergadering worden de te behandelen onderwerpen vermeld en zoveel als redelijkerwijs mogelijk nader toelicht.
Toegang en stemrecht. Artikel 19.
1. Toegang tot de algemene vergadering hebben de niet geschorste leden en de ere- voorzitter, alsmede degenen die daartoe door de algemene vergadering zijn uitgenodigd. Een geschorst lid heeft toegang tot de algemene vergadering waarin het besluit tot
schorsing wordt behandeld en is bevoegd daarover het woord te voeren.
2. Over toelating van anderen dan de in lid 1 bedoelde personen beslist de voorzitter.
3. Stemgerechtigd in de algemene vergadering zijn de niet geschorste leden. Ieder van hen heeft een stem.
Iedere stemgerechtigde is bevoegd zijn stem door een schriftelijk daartoe gemachtigde andere stemgerechtigde te doen uitbrengen.
Een stemgerechtigde kan voor ten hoogste twee personen als gemachtigde optreden.
4. Indien het bestuur bij de oproeping tot een algemene vergadering de mogelijkheid daartoe heeft geopend, zijn de leden bevoegd hun stemrecht door middel van een elektronisch communicatiemiddel uit te oefenen, mits (i) de voorwaarden te stellen aan
het gebruik van het communicatiemiddel zoals de verbinding, de beveiliging en dergelijke_ bij de oproeping worden bekendgemaakt, (ii) het lid kan worden geïdentificeerd, (iii) het
lid rechtstreeks kan kennisnemen van de verhandelingen op de vergadering, en (iv) indien _ deze mogelijkheid daartoe is geopend, het lid kan deelnemen aan de beraadslagingen.
5. Indien het Bestuur de mogelijkheid daartoe schriftelijk heeft geopend, kunnen stemmen voorafgaand aan de algemene vergadering via een elektronisch communicatiemiddel
worden uitgebracht, doch niet eerder dan de dertigste dag voor die van de vergadering, op
een speciaal daartoe aangewezen e-mailadres.
Deze stemmen worden gelijkgesteld met stemmen die in de algemene vergadering worden uitgebracht.
6. Onverminderd het bepaalde in de leden 4 en 5 van dit artikel bepaalt de voorzitter de wijze waarop de stemmingen in de algemene vergadering worden gehouden.
7. Alle besluiten waaromtrent bij de wet of bij deze statuten geen grotere meerderheid is voorgeschreven, worden genomen bij gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen. _ Bij staking van stemmen over zaken is het voorstel verworpen.
Staken de stemmen bij verkiezing van personen, dan beslist het lot.
Indien bij verkiezing tussen meer dan twee personen door niemand een meerderheid is verkregen, wordt herstemd tussen de twee personen, die het grootste aantal stemmen kregen, zo nodig na tussenstemming.
Voorzitterschap vergadering. Artikel 20.
1. De algemene vergaderingen worden geleid door de voorzitter of, bij diens afwezigheid, door de tweede voorzitter.
Ontbreekt ook de tweede voorzitter dan treedt een daartoe door het bestuur aangewezen bestuurder als voorzitter van de vergadering op.
2. Het door de voorzitter ter vergadering uitgesproken oordeel omtrent de uitslag van een stemming is beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit, voor zover werd gestemd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel.
Wordt onmiddellijk na het uitspreken van het oordeel van de voorzitter de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats, indien de meerderheid der stemgerechtigden of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, één stemgerechtigde dit verlangt. Door de nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming.
3. Van het ter algemene vergadering verhandelde worden notulen gehouden door een daartoe door de secretaris aangewezen persoon.
Deze notulen worden in eerstvolgende algemene vergadering vastgesteld en ten blijke daarvan door de voorzitter en de secretaris van die vergadering ondertekend.
4. Leden die een algemene vergadering bijeen hebben geroepen kunnen op kosten van de Vereeniging een notarieel proces-verbaal van het verhandelde doen opmaken.
Reglement. Artikel 21.
1. De algemene vergadering kan één of meer reglementen vaststellen, waarin onderwerpen
worden geregeld waarin door deze statuten niet of niet volledig wordt voorzien.
2. Een reglement mag geen bepalingen bevatten, die strijdig zijn met de wet of met deze statuten.
3. Op de besluiten tot vaststelling en tot wijziging van een reglement is het bepaalde in artikel 23 leden 1, 2, 3 en 5 van overeenkomstige toepassing.
Commissies. Artikel 22.
Ter voorbereiding, ondersteuning of uitwerking van de activiteiten van de Vereeniging, kent de _ Vereeniging de in het huishoudelijk reglement nader omschreven commissies.
De werkzaamheden en samenstelling van de commissies worden door het bestuur geregeld en nader omschreven bij reglement.
Statutenwijziging Artikel 23.
1. Wijziging van de statuten kan slechts plaats hebben door een besluit van een algemene vergadering, waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van de statuten zal worden voorgesteld.
2. Zij, die de oproeping tot de algemene vergadering ter behandeling van een voorstel tot statutenwijziging hebben gedaan, moeten ten minste vijf dagen voor de dag der vergadering een afschrift van dat voorstel, waarin de voorgestelde wijziging woordelijk is opgenomen, op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage leggen tot na de afloop van de dag, waarop de vergadering werd gehouden.
3. Tot wijziging van de statuten kan door de algemene vergadering slechts worden besloten met een meerderheid van ten minste twee/derde van het aantal uitgebrachte stemmen.
4. De statutenwijziging treedt eerst in werking nadat daarvan een notariële akte is opgemaakt.
5. De bestuurders zijn verplicht een authentiek afschrift van de akte van statutenwijziging en _ een volledige doorlopende tekst van de statuten, zoals deze na de wijziging luiden, neer te leggen ten kantore van het door de Kamer van Koophandel gehouden register.
Ontbinding en vereffening.
Artikel 24.
1. Het bepaalde in artikel 23 leden 1, 2 en 3 is van overeenkomstige toepassing op een besluit van de algemene vergadering tot ontbinding van de Vereeniging.
2. Een eventueel batig saldo van de ontbonden Vereeniging wordt besteed ten behoeve van _ een algemeen nut beogende instelling met een soortgelijke doelstelling als de doelstellingen van de Vereeniging, doch met inachtneming van het volgende:
- alle vaandels, vlaggen en siervoorwerpen dienen geschonken te worden aan het Stedelijk Museum thans genaamd De Lakenhal te Leiden;
- het verenigingsarchief dient geschonken te worden aan het Regionaal Archief Leiden
(voorheen Gemeentarchief Leiden).
3. Tenzij de algemene vergadering anders besluit, geschiedt de vereffening door het bestuur. _
4. Na de ontbinding blijft de Vereeniging voortbestaan voor zover dit tot vereffening van haar vermogen nodig is.
Gedurende de vereffening blijven de bepalingen van de statuten voor zoveel mogelijk van kracht. In stukken en aankondigingen die van de Vereeniging uitgaan, moeten aan haar naam worden toegevoegd de woorden "in liquidatie".
5. De boeken en bescheiden van de Vereeniging moeten worden bewaard gedurende zeven jaren na afloop van de vereffening.
Slotbepaling. Artkel 25.
In alle gevallen, waarin door de Wet, de statuten of het reglement niet wordt voorzien, beslist de algemene vergadering.
In dringende gevallen kan door het bestuur een beslissing genomen worden, welke naderhand de goedkeuring behoeft van de algemene vergadering.