Contract

1. TOEPASSINGSGEBIED

1.1. Deze aankoopvoorwaarden zijn van toepassing op alle aanvragen, offertes, bestelbonnen en overeenkomsten m.b.t. de levering van goederen, diensten en werken (ongeacht hun aard) aan het Algemeen Ziekenhuis Xxx Xxxxxxx Gent met maatschappelijke zetel te 0000 Xxxx, Xxxxxxxxxxxxxx 0 en ingeschreven in de KBO onder nummer 0262.926.616 (hierna genoemd: het “Ziekenhuis”).

1.2. De leverancier verklaart kennis te hebben genomen van deze algemene aankoopvoorwaarden en wordt geacht de algemene aankoopvoorwaarden van het Ziekenhuis te aanvaarden.

1.3. De algemene verkoopvoorwaarden van de leverancier – onder welke benaming ook – worden uitdrukkelijk uitgesloten. De eventuele veiligheidseisen dienen afzonderlijk verstuurd te worden. Geen enkele afwijking van deze algemene aankoopvoorwaarden kan aan het Ziekenhuis worden tegengeworpen, tenzij deze afwijking uitdrukkelijk en schriftelijk door het Ziekenhuis werd aanvaard. Indien het Ziekenhuis niet steeds de strikte naleving van deze algemene aankoopvoorwaarden afdwingt, kan dit niet worden gezien als een verzaking van het recht van het Ziekenhuis om de strikte naleving ervan te vorderen.

1.4. Indien de leverancier een bestelling bevestigt met afwijkende algemene (verkoops)voorwaarden, gelden toch deze algemene aankoopvoorwaarden, ook al heeft het Ziekenhuis niet uitdrukkelijk bezwaar gemaakt tegen deze afwijking. De algemene aankoopvoorwaarden van het Ziekenhuis gelden ook voor toekomstige aankopen en bestellingen, ook al verwijst het Ziekenhuis er niet uitdrukkelijk naar.

1.5. De wetgeving inzake overheidsopdrachten en haar uitvoeringsbesluiten (indien en zover van toepassing op bestellingen gedaan door het Ziekenhuis) alsook eventuele bijzondere aankoopvoorwaarden, zoals bepaald in de opdrachtdocumenten van een specifiek dossier of overheidsopdracht, primeren steeds op deze algemene aankoopvoorwaarden.

2. BESTELLING

2.1. Een bestelling of aankoop van te leveren goederen of diensten is pas definitief na schriftelijke of digitale goedkeuring van de bestelbon door een daardoor bevoegde persoon van het Ziekenhuis.

2.2. Bestellingen kunnen zowel per post, per fax als per e-mail geplaatst worden. Bestellingen per e-mail hebben dezelfde bewijswaarde als een onderhandse akte.

2.3. De leverancier dient binnen de 5 werkdagen volgend op de bestelling een orderbevestiging aan het Ziekenhuis over te maken, en dit aan de contactpersoon vermeld op de bestelbon. Bij verzuim heeft het Ziekenhuis het recht de bestelling te annuleren zonder schade- of enige andere vergoeding. Evenwel behoudt het Ziekenhuis het recht om uitvoering in natura te eisen van een niet-bevestigde bestelling.

3. PRIJS

3.1. De prijzen omvatten alle kosten, lasten en heffingen, alsook alle administratie- en transportkosten, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen. Alle prijzen zijn nettoprijzen; inclusief BTW.

3.2. Alle goederen en diensten dienen te worden geleverd en gefactureerd aan prijzen vermeld op de bestelbon. Het Ziekenhuis aanvaardt slechts een verhoging van de prijs, indien het zich daarmee schriftelijk en uitdrukkelijk akkoord heeft verklaard voorafgaand aan de levering.

4. LEVERING

4.1. Alle leveringen gebeuren volgens de INCOTERM 2020 “DDP [Delivery Duty Paid]” en de leverancier staat in voor alle kosten en risico’s die gepaard gaan met de levering van de goederen tot op de door het Ziekenhuis aangewezen plaats binnen haar gebouwen, zoals vermeld op de bestelbon.

4.2. De leverancier erkent en aanvaardt dat hij moet voldoen aan de wettelijke regels inzake distributie van geneesmiddelen en gelijkgestelde producten zoals van tijd tot tijd van toepassing (vb. antiseptica, steriel medisch chirurgisch materieel) (KB 04.03.91 – BS 23/03/91).

4.3. De leverancier erkent en aanvaardt dat hij (indien van toepassing) enkel producten mag aanbieden die vervaardigd worden volgens de normen en eisen van de Europese Richtlijn MDR (Medical Devices Regulation) (EU) 2017/745. Op vraag van het ziekenhuis kan de leverancier te allen tijde de nodige bewijsstukken aanleveren waarmee hij kan staven dat de door hem aangeboden producten gefabriceerd worden volgens de recentste ISO 13485:2016 – norm (of een verklaring of bewijs inzake gelijkaardige maatregelen op het gebied van kwaliteitsbewaking die tegemoet komen aan de eisen uit de MDR Richtlijn), incl. vermelding van de Notified Body.

4.4. De goederen mogen alle werkdagen van 8u tot 16u worden geleverd. Behoudens uitdrukkelijk schriftelijk akkoord van het Ziekenhuis zijn leveringen buiten dit tijdsbestek en/of op zaterdagen, zon- en feestdagen uitgesloten. Leveringen voor de apotheek worden aanvaard tussen 8u30 tot 17u.

4.5. Leveranciers en aannemers dienen steeds het Ziekenhuis te betreden via de ingang “Levering goederen” langs de Xxxxx Xxxxxxxxxx 0. Enkel in uitzonderlijke gevallen én mits voorafgaande schriftelijke toestemming van de daartoe bevoegde aangestelden van het Ziekenhuis kunnen leveranciers buiten de hierboven vermelde uren toegang krijgen door via de parlofoon de stewards van dienst te contacteren die onder begeleiding toegang zullen verlenen. Leveringen aan de apotheek die op een andere locatie plaatsvinden dan vermeld op de bestelbon vallen onder de verantwoordelijkheid van de leverancier, mits schriftelijk en voorafgaand akkoord van de apotheek.

4.6. Goederen mogen in geen geval hoger gestapeld worden dan 1.85 meter. Indien deze hoogte toch overschreden zou worden, zal de leverancier gevraagd worden om de palet eigenhandig af te stapelen dan wel zullen de kosten daarvan door het Ziekenhuis op de leverancier verhaald worden. Leveringen dienen steeds op europallets te gebeuren (120 x 80 cm), tenzij schriftelijk anders overeengekomen. De goederen mogen de palletbreedte niet overschrijden.

4.7. Europallets en andere verpakkingsmaterialen worden steeds door de leverancier teruggenomen of gewisseld, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

4.8. De leverancier staat zelf in voor het lossen van de goederen, en voorziet hiervoor het nodige materieel (vb. vrachtwagen met laadklep).

4.9. Indien er verschillende producten samen geleverd worden, dan dienen deze per artikel / soort in aparte verpakkingen geplaatst te worden, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in de bestelling.

4.10. De verpakking van goederen voor de apotheek vermeldt steeds duidelijk de specifieke bewaring. Er zal een temperatuurmonitoring gebeuren conform het GDP-reglement.

4.11. Indien de levering “gekoelde goederen” bevat, wordt bij de levering duidelijk aangegeven dat het om een gekoelde verpakking gaat waarbij minimaal de bewaarcondities op de verpakking vermeld staan. De leverancier is als enige aansprakelijk voor eventuele schade die zou ontstaan door gebrek aan correcte en duidelijke etikettering. Leveringen voor de apotheek die koel bewaard moeten worden, dienen apart geleverd te worden.

4.12. Bij producten voorzien van een vervaldatum mag, bij levering, de vervaldatum niet vroeger vallen dan de vervaldata van eerder geleverde identieke producten door dezelfde leverancier.

4.13. Alle verpakkingsmaterialen moeten over voldoende mechanische weerstand beschikken om de normale bewerkingen van laden, lossen, opslaan en herverzending te ondergaan.

4.14. Elke levering dient vergezeld te zijn van een geldige zendnota en leveringsbon, met het oog op nazicht en keuring. De leveringsbon moet duidelijk volgende gegevens vermelden: in voorkomend geval de volledige referentie van het contract; de volledige referentie van de bestelbon en de bestelbondatum; de geleverde hoeveelheden; het aantal paletten; het artikelnummer en/of de omschrijving van het artikel; duidelijke vermelding/ aanduiding of het om gekoelde / niet-gekoelde goederen gaat; het leveringsadres; verpakkingshoeveelheid; naam en adres van de leverancier. Wat betreft levering voor de apotheek, dienen alle verpakkingen de inhoud duidelijk te vermelden. De levering dient vergezeld te zijn van een transportdocument en een zendnota. Het transportdocument geeft aan wat de inhoud van het transport is, meer bepaald het aantal colli’s per leverancier. De zendnota dient opgesteld te worden met een verwijzing naar het bestelbonnummer, de geleverde aantallen, artikelnummer en omschrijving van de geleverde producten, bestelhoeveelheid, lotnummer, vervaldatum en naam van de aanbestedende overheid. Dit document dient zich aan de buitenkant van de colli te bevinden.

4.15. De ondertekening door het Ziekenhuis van de leveringsnota geldt enkel als bewijs van ontvangst van het aantal colli’s doch niet als voorlopige of definitieve aanvaarding van hoeveelheid, kwaliteit of conformiteit van de levering.

4.16. De goederen moeten tenminste de fundamentele functionele eigenschappen bezitten die men ervan mag verwachten, tenzij er, wat dit betreft, uitdrukkelijke beperkingen gemaakt werden op de bestelbon. De goederen moeten beantwoorden aan de actuele Belgische en Europese reglementen inzake veiligheid en hygiëne.

4.17. De leveringen omvatten steeds alle onderdelen, (hulp)materialen en – stukken, gereedschappen, EG-verklaring van overeenstemming, documentatie (o.a. gebruiksaanwijzingen, certificaten, keuringsbewijzen,…), onderhouds- en instructieboeken, veiligheidsinstructies en dergelijke die noodzakelijk zijn voor (veilig) gebruik en goed functioneren (in de Nederlandse taal, tenzij anders overeengekomen). De documenten kunnen ook in digitale vorm aangeleverd worden. Het Ziekenhuis is steeds gerechtigd om alle documentatie intern te verspreiden voor eigen gebruik.

4.18. Xxxxxxx xxx xxxxxxxxxx onderhevig aan ADR-wetgeving (‘Accord européen relatif au transport international de marchandises Dangereuses par Route’) zoals vervat in het KB van 28 juni 2009 en eventuele latere gewijzigde wetgeving, zal de leverancier voor en tijdens het ontladen controleren of de verpakkingen beschadigd zijn. Indien er gevaarlijke residuen zouden kunnen vrijkomen, dient hij onverwijld de nodige acties (reinigen, ontsmetten, …) te ondernemen op eigen kosten en risico.

4.19. Het Ziekenhuis controleert op de plaats van levering de hoeveelheden van de verzonden of overhandigde leveringen en maakt verslag van eventuele zichtbare beschadigingen en controleert naleving van de overeengekomen technische specificaties met de middelen die het dienstig acht en die gebruikelijk zijn. Het resultaat van deze controle en de datum van aankomst van de levering wordt opgenomen op de leveringsbon of in een apart proces- verbaal.

4.20. Het Ziekenhuis beschikt over 15 kalenderdagen om de conformiteit van de levering te controleren en om de uitslag ervan aan de leverancier mee te delen. Deze termijn gaat in de dag volgend op de levering op voorwaarde dat het Ziekenhuis in het bezit werd gesteld van de verzendings- of leveringsbon.

4.21. De inschrijver is verantwoordelijk voor de levering tot ontvangstname van de goederen bestemd voor de apotheek. Zolang het product niet in ontvangst genomen werd en de aflevernota getekend werd door de apotheek, draagt de leverancier de verantwoordelijkheid voor de goederen. De aflevernota kan onder voorbehoud afgetekend worden tot nadere fijncontrole. Het Ziekenhuis beschikt over 30 werkdagen om de afwijkingen te melden aan de leverancier.

4.22. Leveringen die niet overeenstemmen met de op de verzendings- of leveringsbon of de bestelbon vermelde gegevens, of die duidelijk beschadigingen vertonen die te wijten zijn aan het transport worden door het Ziekenhuis niet in ontvangst genomen en moeten door de leverancier, op zijn kosten en risico, worden teruggenomen. Leveringen voor de apotheek dienen schadevrij, ordentelijk verpakt, vrij van vuil, stof en vocht te zijn. Leveringen die niet voldoen aan de verpakkingsregels worden niet aanvaard. Deze niet- aanvaarding leidt niet tot verlenging van de leveringstermijn.

4.23. Het Ziekenhuis zal de leverancier per e-mail of brief in kennis stellen van zijn eventuele beslissing tot afkeuring van de leveringen, met omschrijving van de redenen. Deze kennisgeving geldt als ingebrekestelling van de leverancier, zodat hij binnen de 7 kalenderdagen kan overgaan tot een nieuwe levering overeenkomstig de overeenkomst. Indien de initiële leveringstermijn in het gedrang komt, zal de leverancier het Ziekenhuis hier onverwijld schriftelijk melding van maken.

4.24. In geval de leveringen worden afgekeurd, is de leverancier verplicht ze weg te halen, op zijn kosten en risico, binnen een termijn van 7 kalenderdagen volgend op de bovenvermelde kennisgeving. Na het verstrijken van die termijn is het Ziekenhuis ontheven van elke verantwoordelijkheid voor de niet-weggehaalde leveringen. Bovendien kan het Ziekenhuis een stallingsvergoeding van 25,00 EUR per dag vorderen voor deze goederen, zonder dat het Ziekenhuis enige verantwoordelijkheid voor bewaking van de goederen aanvaardt. Dit geldt onverminderd het recht van het Ziekenhuis om hogere schade te bewijzen en te vorderen.

4.25. De overdracht van eigendom en risico’s gebeurt op het moment van de in ontvangstneming van de leveringen onverminderd het recht van het Ziekenhuis om de leveringen af te keuren in welk geval het risico en de eigendom bij de leverancier verblijft.

4.26. In geval van afkeuring worden de risico’s opnieuw overgedragen aan de leverancier, hetzij op het ogenblik dat laatstgenoemde ze laat weghalen bij het ziekenhuis, hetzij 15 kalenderdagen na de datum van de verzending van de beslissing tot afkeuring, naargelang diegene van de termijnen die als eerste verstrijkt.

4.27. Van zodra de leverancier verwacht dat de afgesproken of door hem opgegeven leveringstermijn overschreden zal worden, zal deze het Ziekenhuis hiervan onmiddellijk op de hoogte brengen met opgave van de redenen alsook een alternatief voorstel om de langer dan verwachte leveringstermijn te overbruggen. Indien de leveringstermijn als bindend wordt aangemerkt door het Ziekenhuis, dan heeft het Ziekenhuis het recht om bij niet-naleving ervan, zonder ingebrekestelling, de overeenkomst te ontbinden lastens de leverancier zonder tussenkomst van een rechtbank alsook het recht om geleden schade te verhalen op de leverancier, en het recht om de goederen bij een derde te bestellen waarbij de leverancier aansprakelijk zal zijn voor het prijsverschil.

4.28. Wat betreft leveringen voor de apotheek, dienen de leveringen plaats te vinden binnen een maximum van 48 uur na het versturen van de bestelling naar de leverancier. Indien de aanbestedende overheid op het moment van bestelling bij de leverancier vermeldt dat het een urgente bestelling betreft, zal de levering ten laatste binnen de 12 uur na bestelling gebeuren. Indien de levering vertraging oploopt kan een vertragingsboete afgehouden worden van de betaling. Deze vertragingsboete bedraagt 0,1% per dag vertraging, berekend op de waarde van de leveringen die met deze vertraging geleverd zijn en dit met een maximum van 7,5% van de waarde van de leveringen die met deze vertraging geleverd zijn. Van zodra de leverancier verwacht dat de afgesproken of door hem opgegeven leveringstermijn overschreden zal worden, zal deze het Ziekenhuis hiervan onmiddellijk op de hoogte brengen, hetzij via e-mail hetzij telefonisch.

5. FACTURATIE EN BETALING

5.1. Alle facturen aan het Ziekenhuis dienen binnen 30 dagen na (op) levering van goederen/diensten in pdf-formaat aangeleverd te worden via xxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx (1 pdf-bestand per factuur inclusief eventuele bijlages). Elke factuur dient het btw-nummer (0262.926.616) van het Ziekenhuis te bevatten, alsook de vermelding van het bestelbonnummer, de interne bestemming en het leverbonnummer (voor goederen). De facturen dienen in EURO te worden opgemaakt, tenzij anders overeengekomen met het Ziekenhuis. Facturen die niet aan bovenstaande voorwaarden voldoen, zullen niet ingeboekt of betaald worden.

5.2. Het Ziekenhuis houdt zich echter het recht voor om te allen tijde de modaliteiten voor de documentenstroom i.v.m. de aankoopprocessen te wijzigen en op te leggen aan haar leverancier (waaronder mogelijks EDI- documenten in de vorm en langs het kanaal naar keuze van het Ziekenhuis). Eventuele aanpassingen op bovenstaande praktische afspraken zullen tijdig vanuit AZ Xxx Xxxxxxx Gent aan de betrokken leveranciers gecommuniceerd worden.

5.3. De betalingstermijn bedraagt 60 kalenderdagen na afloop van de wettelijke verificatietermijn van maximaal 30 dagen (voor zover de dienst Boekhouding tijdig in het bezit is van een correcte factuur), tenzij uitdrukkelijk andere voorwaarden overeengekomen werden of behoudens andersluidende dwingende wetsbepalingen.

5.4. Het Ziekenhuis aanvaardt geen afleveringen aan de kas, noch tegen contante betaling.

5.5. De aankoopprijs zoals vermeld op de bestelbon is bindend. Administratie- en facturatiekosten worden niet aanvaard. Eventuele leverings- en vervoerskosten vereisen het voorafgaandelijk schriftelijk akkoord van het Ziekenhuis om voor betaling in aanmerking te komen.

5.6. De leveringen van goederen bestemd voor de apotheek zullen kosteloos gebeuren, onafhankelijk van het bedrag en of het om een urgente of normale bestelling gaat. Het afladen zal gebeuren door de zorgen van de leverancier. De transporteur moet gemotiveerd zijn om eventuele vragen te beantwoorden met een basiskennis NL, FR of EN.

5.7. Enkel de wettelijke interesten kunnen worden aangerekend en dit slechts nadat er een aangetekende betalingsherinnering werd verstuurd die een termijn van 21 dagen doet lopen om alsnog de betaling te doen zonder interesten.

5.8. Het Ziekenhuis wijst elke verantwoordelijkheid af voor het niet respecteren van de betalingstermijn indien de leverancier deze aankoopvoorwaarden niet in acht neemt.

5.9. Het Ziekenhuis is gerechtigd om: (1) de betaling (gedeeltelijk) op te schorten indien het een aan de leverancier toerekenbare tekortkoming in de goederen/diensten en/of de eventuele installatie / montage daarvan constateert, en om (2) eventuele aan de leverancier verschuldigde bedragen in het kader van een specifieke levering te compenseren met bedragen die de leverancier aan het Ziekenhuis zou verschuldigd zijn in het kader van een andere levering.

6. KWALITEIT

6.1. De leverancier garandeert de kwaliteit van de geleverde goederen of diensten. De geleverde goederen en/of diensten moeten legaal zijn, nieuw zijn, tenzij dit uitdrukkelijk anders werd overeengekomen, geschikt zijn voor het doel waartoe zij bestemd zijn en beantwoorden aan alle toepasselijke Belgische en Europese wettelijke normen inzake arbeidsregelgeving, kwaliteit (o.a. geen derivaten of namaak), veiligheid (o.a. geen besmette artikelen), gezondheid, hygiëne en milieu alsook aan de vigerende medische richtlijnen. Indien de levering niet voldoet aan de bovenvermelde vereisten, moeten de geleverde goederen en/of diensten op vraag van het Ziekenhuis, vervangen of hersteld worden binnen een redelijke termijn op kosten en risico van de leverancier. Het Ziekenhuis behoudt het recht voor om eventueel geleden schade op de leverancier te verhalen.

6.2. Bij werken binnen de bedrijfsterreinen en gebouwen van het Ziekenhuis door de leverancier/ derden moet steeds het intern reglement voor werken met derden van AZ Xxx Xxxxxxx Xxxx AV, voorbehoudsloos ondertekend en gerespecteerd worden door de leverancier.

7. AANSPRAKELIJKHEID

7.1. De leverancier vrijwaart het Ziekenhuis voor alle directe en indirecte schade die door de instelling of derden wordt geleden als gevolg van een gebrek in het product (of de installatie ervan) en/of de dienst, waardoor het niet de veiligheid biedt of de eigenschappen heeft die men gerechtigd is ervan te verwachten, alsook de schade veroorzaakt door zijn handelen of nalaten. De leverancier is verantwoordelijk voor alle derde partijen waarop hij beroep doet of heeft gedaan om zijn verplichtingen uit zijn overeenkomst met het Ziekenhuis te vervullen.

8. ONDERAANNEMING

8.1. Gehele of gedeeltelijke onderaanneming is niet toegelaten, behoudens uitdrukkelijk schriftelijk akkoord met het Ziekenhuis.

9. WAARSCHUWINGSPLICHT

9.1. Ingeval van stockbreuk of wijzigingen in of aan de te leveren goederen en/of het productieproces zal de leverancier het Ziekenhuis vooraf schriftelijk verwittigen. Bij verzuim van deze melding wordt de leverancier geacht in gebreke te zijn.

9.2. Dezelfde waarschuwingsplicht geldt ingeval de leverancier zijn activiteiten wenst te staken of ingeval van overname of fusie van de leverancier door/met een andere onderneming zonder verplichting voor het Ziekenhuis tot zakelijke betrekkingen met de overnemer of rechtsopvolger van de leverancier. Ook een overdracht van schuldvordering dient aangetekend te worden betekend.

10. CONFIDENTIALITEIT

10.1. De leverancier, alsook zijn werknemers en aangestelden, zal alle informatie verkregen van het Ziekenhuis als confidentieel behandelen en zal, zonder uitdrukkelijke goedkeuring van het Ziekenhuis, deze informatie niet vrijgeven aan derden of anders aanwenden dan voor de uitvoering van zijn verplichtingen onder deze overeenkomst.

11. INTELLECTUELE EN INDUSTRIËLE EIGENDOMSRECHTEN

11.1. De leverancier / dienstverlener garandeert te allen tijde dat zij de rechtmatige titularis is van de intellectuele en industriële eigendomsrechten die verbonden zijn aan de geleverde goederen. De leverancier garandeert verder het ongestoorde gebruik van de geleverde goederen en/of diensten alsook de vrijwaring voor eventuele financiële en operationele consequenties die ontstaan door inbreuk op deze intellectuele en industriële eigendomsrechten. Indien het Ziekenhuis een inbreuk pleegt op deze rechten van derden, ten gevolge van de levering van de inbreukmakende goederen en/of diensten is de leverancier / dienstverlener van de geleverde goederen en/of diensten verplicht om het Ziekenhuis integraal te vrijwaren voor alle schade en dient zij onmiddellijk en op eerste verzoek van het Ziekenhuis alle nodige stappen te ondernemen om dit recht te zetten teneinde een ongestoord gebruik van de goederen mogelijk te maken.

12. JURIDISCHE GESCHILLEN EN AANSPRAKELIJKHEID

12.1. Deze algemene aankoopvoorwaarden alsmede de toepassing ervan bij de uitvoering van opdrachten of de leveringen van goederen worden beheerst door het Belgisch recht. Eventuele geschillen in verband hiermede die niet minnelijk kunnen worden opgelost tussen het Ziekenhuis en de leverancier worden ter beslechting exclusief voorgelegd aan de rechtbanken die bevoegd zijn voor het gerechtelijk arrondissement Gent.