Aan: de leden van REON

Aan: de leden van REON

Van: werkgroep RAJ

Onderwerp: voorstel aan REON van 10 september 2015 inzake de Evaluatie op basis van artikel 9 van de SOK

Datum: 26 augustus 2015

1. Doel van de bespreking/toelichting

De Samenwerkingsovereenkomst ter zake de Regionaal Economische Samenwerking In Noord-Holland Noord bevat in artikel 9 (en verder) de opdracht aan de aandeelhouders om uiterlijk oktober 2016 de samenwerking op basis van de Overeenkomst geëvalueerd te hebben. Zie bijgevoegde Toelichting.

De evaluatie heeft 3 doelen:

- Onderzoeken van de effectiviteit van het ONHN

- Onderzoeken van de effectiviteit van het gekozen financiële instrument (sinds 2013-14 is dat de subsidievorm)

- Onderzoeken van de effectiviteit van het opdrachtgever/opdrachtnemerschap.

Voor de voorbereiding en uitvoering van de beoogde evaluatie is door de werkgroep RAJ een plan van aanpak opgesteld (zie bijlage).

2. Voorstel tot besluitvorming in REON

1. In te stemmen met het plan van aanpak t.b.v. de evaluatie;

2. Aan de werkgroep RAJ de opdracht te geven het plan van aanpak uit te voeren,

3. De provincie te verzoeken als gemandateerd opdrachtgever te willen optreden, namens alle aandeelhouders.

4. Werkgroep RAJ te mandateren om als begeleider van de evaluatie op te treden, (tussen) rapportages te beoordelen en advies daarover uit te brengen aan REON en eventueel AVA.

a. Werkgroep RAJ ziet toe op het behalen van de in de opdracht gedefinieerde planning en resultaten.

b. Werkgroep RAJ rapporteert op regulier basis aan de opdrachtgever.

c. Werkgroep RAJ doet voorstellen voor communicatie over (tussen)resultaten.

5. De onderhavige evaluatie te financieren uit het reguliere ONHN jaar budget ( zie verder onder 3.).

3. Financiële, personele en juridische consequenties Kostenraming van het onderzoek

De kosten voor de evaluatie zijn afhankelijk van de grootte van de opdracht en worden nu geschat tussen de € 35.000,- en € 40.000,-.

Er zijn 2 opties voor de financiering van onderhavige evaluatie:

a. Evaluatie te financieren uit het Jaarbudget 2016 van ONHN, hetgeen consequenties zal hebben voor de uitvoering van andere activiteiten van ONHN in 2016.

b. Evaluatie separaat te financieren en hiervoor extra middelen beschikbaar te stellen.

Ambtelijk wordt optie a voorgesteld, daar reeds in de SOK is vastgelegd dat de evaluatie ten laste komt van het budget van XXXX zelf. XXXX (en de aandeelhouders) hebben hier al rekening mee kunnen houden.

Daarnaast hebben de aandeelhouders het budget voor ONHN tot 2017 in hun Meerjarenbegroting opgenomen en is een inbreuk hierop, in de vorm van een aanvullend budget in 2016, minder wenselijk.

4. Voorstel tot bijdrage aan de kosten

XXXX zal in haar opdracht voor 2016 formatie ruimte reserveren voor het uitvoeren van het evaluatieonderzoek. Het vereiste budget en personeelsinzet t.b.v. de evaluatie zullen mogelijk consequenties kunnen hebben voor de uitvoering van andere activiteiten, hetgeen zal moeten worden door vertaald in het Jaarplan 2016.

5. Communicatieve consequenties

N.v.t.

6. Wijze van totstandkoming

Voorbereid door de werkgroep RAJ.

7. Verdere procedure

Na besluitvorming zal de werkgroep RAJ het plan van aanpak uit gaan voeren en verslag doen van de stand van zaken aan gemandateerd opdrachtgever, en via deze in REON en AVA.

Toelichting op nota

Aanleiding:

De Samenwerkingsovereenkomst (sok) ter zake de Regionaal Economische Samenwerking In Noord- Holland Noord bevat in artikel 9 (en verder) de opdracht aan de aandeelhouders om uiterlijk oktober 2016 de samenwerking op basis van de Overeenkomst geëvalueerd te hebben.

Volledigheidshalve zijn hieronder de relevante artikelen uit de sok ingevoegd.

Artikel 9 Evaluatie van de samenwerking door de Aandeelhouders

9.1. De Aandeelhouders en de Vennootschap hebben uiterlijk in oktober 2014 de samenwerking op basis van de Overeenkomst geëvalueerd, waarbij wordt geëvalueerd wat de Vennootschap heeft bijgedragen aan de doelstellingen die de Aandeelhouders thans voor ogen hebben te bereiken door middel van de onderlinge samenwerking als vastgelegd in deze Overeenkomst. De evaluatie zal onder meer ingaan op de volgende vragen:

i) Heeft de Vennootschap jaarlijks op subregionaal niveau een bijeenkomst voor raadsleden en statenleden georganiseerd?

ii) Heeft de directeur van de Vennootschap twee maal per jaar de verantwoordelijke wethouders van deelnemende gemeenten die Aandeelhouder zijn en verantwoordelijke Gedeputeerde van de Provincie ten behoeve van voortgang en inhoudelijke activiteiten bezocht?

iii) Heeft op ambtelijk niveau iedere gemeente die Aandeelhouder is en de Provincie een eigen aanspreekpunt binnen de Vennootschap?

iv) Is er een nieuwsbrief die op kwartaalbasis de colleges van burgemeester en wethouders van de Aandeelhouders en gedeputeerde staten van de Provincie, de leden van de raden van de Aandeelhouders en de provinciale statenleden van de Provincie alsmede andere stakeholders informeert over inhoudelijke activiteiten door de Vennootschap?

v) Heeft de Vennootschap voor de evaluatieperiode Jaarplannen opgesteld die een positief advies van het REON hebben gekregen?

vi) Is de Vennootschap op uitvoering gericht en geen, zo gezegd, beleidsmachine?

vii) Zijn er zichtbare pogingen gedaan de activiteiten van, dan wel via, de Dochtermaatschappijen af te bouwen en is daarover ten minste jaarlijks tijdens de evaluatieperiode gerapporteerd aan de Algemene Vergadering?

viii)Heeft de Vennootschap ieder jaar tijdens de evaluatieperiode elk kwartaal SMART gerapporteerd aan de Aandeelhouders over voortgang en de realisatie van het desbetreffende Jaarplan?

ix) Zijn in elk Jaarplan de doelen SMART geformuleerd zodat bij de tussentijdse evaluatie (binnen twee (2) jaar na inwerkingtreding van de Overeenkomst) kan worden beoordeeld of de Vennootschap de gevraagde daad-/uitvoeringskracht heeft gekregen?

x) Welke beleidsambities van ieder Regio zijn in het jaar dichterbij realisatie gekomen?

xi) Welke concrete leads zijn er via de Vennootschap ontstaan, welke zijn wel gelukt en waarom wel/niet?

xii) Tot welke nieuwe verbindingen en innovaties hebben bijeenkomsten en activiteiten van de Vennootschap bijgedragen (met voorbeelden, eventueel relatie met jaarplan)?

xiii)Wordt het regiomerk Noord-Holland-Noord meer herkend? En zo ja, hoe uit zich dat dan?

Tevens zullen de Aandeelhouders en de Vennootschap de wijze van subsidieverstrekking ter zake de activiteiten van de Vennootschap te evalueren.

9.2. De Aandeelhouders en de Vennootschap hebben uiterlijk in oktober 2016 de samenwerking op basis van de Overeenkomst geëvalueerd waarbij wordt geëvalueerd wat de Vennootschap heeft bijgedragen aan de doelstellingen die de Aandeelhouders thans voor ogen hebben te bereiken door middel van de onderlinge samenwerking als vastgelegd in deze Overeenkomst. De evaluatie bestaat onder meer uit de vragen als vermeld onder het vorige lid alsmede de beoordeling wat voor Noord-Holland Noord het economisch effect is geweest van de samenwerking op basis van deze Overeenkomst.

9.3. De onder de vorige twee leden vermelde evaluaties worden uitgevoerd door een door de Aandeelhouders aan te wijzen organisatie voor rekening van de Vennootschap. De Vennootschap is verplicht desgevraagd onverwijld actief alle medewerking te verlenen aan de desbetreffende organisatie die de evaluatie uitvoert. De resultaten van de evaluatie worden aan het REON ter beschikking gesteld. Op basis van de resultaten van de evaluatie geeft het REON advies aan de Algemene Vergadering en de Aandeelhouders over de continuering van de samenwerking op basis van de Overeenkomst.

9.4. Als de uitkomsten van de in lid 1 of lid 2 omschreven evaluatie voor zoveel Aandeelhouders die gezamenlijk ten minste 66,6 % van de geplaatste Aandelen vertegenwoordigen wordt beschouwd als negatief, zal dat voor de Aandeelhouders aanleiding kunnen zijn:

i) de Overeenkomst te wijzigen ten einde de negatieve uitkomsten voor de toekomst te ondervangen, een en ander conform het in artikel 16 bepaalde;

ii) de samenwerking te beëindigen.

9.5. Indien de samenwerking zal worden gecontinueerd na de in lid 2 bedoelde evaluatie, zullen de Aandeelhouders de samenwerking continueren voor een periode en onder voorwaarden als de Aandeelhouders alsdan overeen zullen komen met ieder van de Aandeelhouders.

9.6. Indien de samenwerking zal worden beëindigd in verband met het in lid 2 bepaalde of de Aandeelhouders niet tot de in lid 5 bedoelde overeenstemming tot continuering van hun samenwerking komen na het binnen de Algemene Vergadering bespreken van de evaluatie, zal de Directie op verzoek van een of meer van de Aandeelhouders een plan tot ontbinding van de Vennootschap opstellen ten einde tot een zorgvuldige ontbinding van de Vennootschap te komen met zo min mogelijk kapitaalvernietiging.