PRIVACYVERKLARING BNY MELLON EMEA VOOR PERSOONSGEGEVENS
PRIVACYVERKLARING BNY MELLON EMEA VOOR PERSOONSGEGEVENS
De BNY Mellon-entiteit die verantwoordelijk is voor uw persoonsgegevens, is de BNY Mellon-entiteit die wordt vermeld in uw arbeidsovereenkomst of dienstenovereenkomst (“BNY Mellon”, “wij/we”, “onze/ons”), en zal de verwerkingsverantwoordelijke zijn van uw persoonsgegevens. Wanneer de persoonsgegevens door andere leden van BNY Mellon Group worden verwerkt voor hun eigen onafhankelijke doeleinden, zullen die BNY Mellon Group-leden bovendien onafhankelijke verantwoordelijken zijn van uw persoonsgegevens.
Deze EMEA-privacyverklaring voor persoonsgegevens (“Verklaring”) vervangt de bestaande EMEA- privacyverklaring voor persoonsgegevens. In deze Verklaring wordt uitgelegd hoe we persoonsgegevens van werknemers verzamelen, gebruiken en delen, waaronder:
• Welke informatie wij verwerken
• Hoe BNY Mellon informatie verzamelt
• De doeleinden waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt en de rechtsgrond voor het uitvoeren van de verwerking
• Bewaren van persoonsgegevens
• Beveiliging van persoonsgegevens
• Openbaring en internationale doorgifte van persoonsgegevens
We kunnen deze Verklaring van tijd tot tijd wijzigen zodat deze blijft voldoen aan de wettelijke vereisten en de manier waarop we onze activiteiten uitvoeren. Als we belangrijke wijzigingen in deze Verklaring aanbrengen, proberen we u hiervan in kennis te stellen via een bericht op het intranet van BNY Mellon of via e-mail (“Kennisgeving van wijziging”).
WELKE INFORMATIE VERWERKEN WIJ?
Wanneer toegestaan door toepasselijke EU-wetgeving of de wetgeving van het rechtsgebied waarin uw werkgever is gevestigd, kunnen wij de volgende persoonsgegevens over u verzamelen voor de doeleinden zoals in deze kennisgeving worden beschreven:
• Persoonsgegevens: uw titel, naam, voormalige naam of meisjesnaam, geslacht, nationaliteit, burgerlijke staat/status, geboortedatum, leeftijd, persoonlijke contactgegevens (bijv. adres, telefoonnummer of mobiel nummer, e-mail), Burgerservicenummer, immigratie- en werkvergunningsinformatie, rijbewijs, gesproken talen, gegevens van verwanten/afhankelijken, contactgegevens bij noodgevallen, informatie over een handicap en eventuele redelijke aanpassingen die als gevolg daarvan nodig zijn;
• Wervings- en kandidaatselectiegegevens: vaardigheden en ervaringen, bekwaamheden, referenties, cv en sollicitatie, sollicitatie- en beoordelingsgegevens, achtergrondinformatie en verificatiegegevens (bijv. beoordelingen van kredietwaardigheidscontrole, financiële sanctiecontrole en een basiskennisgeving van eventuele strafbladgegevens met betrekking tot niet uitgezeten veroordelingen), werkvergunningsverificatie, informatie met betrekking tot de uitkomst van uw sollicitatie, details van elke aanbieding aan u;
• Informatie met betrekking tot uw dienstbetrekking: arbeidsovereenkomst of dienstbetrekking, werkcontactgegevens (bijv. bedrijfsadres, telefoonnummer, e-mail), medewerker- of loonnummer, foto, werklocatie, werkuren, standaardtaal, tijdzone en valuta voor locatie, uw werknemer-ID en andere systeem-ID's, uw werkverleden, uw toegewezen bedrijfsonderdeel of -groep, uw rapportagelijn, type werknemer/tijdelijke werknemer, begin- en einddatum van uw arbeidscontract, algemene voorwaarden, uw kostenplaats, uw functie en functieomschrijving, uw werktijden en -patronen, of u voltijds of deeltijds werkt, uw beëindigings-/ contracteinddatum, de reden voor beëindiging, uw laatste werkdag, exitgesprek, referenties die aan toekomstige werkgevers moeten worden verstrekt, status (actief/inactief/beëindigd), functietitel, de reden voor elke wijziging en datum van wijziging;
• Regelgevingsinformatie: gegevens van uw registratie bij elke toepasselijke regelgevende instantie, uw wettelijke status, inclusief eventueel vereiste strafrechtelijke antecedentenonderzoeken of kredietwaardigheidscontroles en eventuele wettelijke certificaten en verwijzingen;
• Informatie over salaris en uitkeringen: uw salarisinformatie (inclusief salaris/uurloon/ salaris volgens contract/vergoedingeninformatie zoals van toepassing, toelagen, overuren, bonus- en provisieregelingen), betalingen bij verlof/verzuim (bijv. vakantiegeld, ziektewetuitkering, ouderschapsverlof), bankrekeninggegevens, diploma, Burgerservicenummer, belastinginformatie, informatie over ontvangers van derden (bijv. uiting van wens en informatie over afhankelijke personen), details over eventuele uitkeringen die u ontvangt of die in aanmerking komen, startdatum van de uitkering, kostenclaims en betalingen, leningen, aftrekkingen, salarisverrekeningen, kinderopvangtoeslag, deelname aan aandelenregeling, -informatie en -overeenkomsten;
• Verlofgegevens: aanwezigheidsregistraties, verzuimregistraties (inclusief data en categorieën verlof
/verlofaanvragen en goedkeuringen), vakantiedata, verzoeken en goedkeuringen en informatie met betrekking tot gezinsverlof of ander speciaal of wettelijk verlof;
• Verzuimbeheergegevens: verzuimgeschiedenis, gezondheidsgegevens, details van arbeidsongeschiktheid, informatie over werkimpact en aanpassingen, informatie over behandeling en prognose, berichten van manager en Human Resources (HR), re-integratiegesprekken, notulen van vergaderingen, medische rapporten, rapporten over gezondheid op het werk;
• Flexibele werkproceduregegevens: aanvragen, overwegingen, correspondentie, notulen van vergaderingen en uitkomstengegevens;
• Afvloeiings- en herstructureringsgegevens: wijzigingsregelingen, organigrammen, consultatiegegevens, selectie- en herschikkingsinformatie;
• Prestatiebeheergegevens: feedback van collega's en managers, uw taxaties en informatie over prestatiebeoordelingen, uitkomsten en doelstellingen, beoordelingen en gegevens van talentprogramma's, successieplannen, formele en informele procesverklaringen voor prestatiebeheer;
• Trainings- en ontwikkelingsinformatie: gegevens met betrekking tot opleidings- en ontwikkelingsbehoeften of genoten opleiding of voltooide beoordelingen;
• Disciplinaire en klachtengegevens: beschuldigingen, klachten, onderzoeks- en procedure-aantekeningen, verslagen en resultaten;
• Gezondheids- en veiligheidsinformatie: gezondheids- en veiligheidsaudits, screeningsverzoeken en resultaten op het gebied van gezondheid en veiligheid, risicobeoordelingen, incidentrapporten;
• Monitoringsgegevens: closed circuit television (CCTV) beeldmateriaal, inlog- en toegangsgegevens van systemen en gebouwen, gedownloade en afgedrukte documentatie, opnames van telefoongesprekken of vergaderingen, informatie vastgelegd door IT-beveiligingsprogramma's en filters;
• Claims, klachten en informatie met betrekking tot werknemers: onderhevige kwestie van geschillen en klachten op basis van werk of contract, bemiddeling vooraf, mededelingen, schikkingsbesprekingen, dossiers van gerechtelijke procedures, betrokkenheid van werknemers bij rapportage van incidenten en toelichtingen;
• Informatie over gelijkheid en diversiteit (indien wettelijk toegestaan en vrijwillig verstrekt): informatie met betrekking tot geslacht, leeftijd, ras, nationaliteit, religieuze overtuiging en seksualiteit (anoniem gerapporteerd voor doeleinden van controle op gelijke kansen); en
• Alle andere persoonsgegevens die u tijdens de uitvoering van uw opdracht, mondeling of schriftelijk aan ons verstrekt.
GEVOELIGE EN SPECIALE CATEGORIEËN VAN PERSOONSGEGEVENS
Wanneer toegestaan door de toepasselijke EU-wetgeving of wetgeving van de EU-lidstaat, kunnen wij een beperkt aantal van de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken die vallen onder bijzondere categorieën, soms ook wel “gevoelige persoonsgegevens” genoemd:
• Gezondheidsgerelateerde gegevens, inclusief eventuele redelijke aanpassingen die het Bedrijf wettelijk verplicht is aan te brengen aan uw werkregelingen (let op, dit is niet toegestaan in Oostenrijk, België, Duitsland, Nederland);
• Informatie die raciale, etnische of gemeenschappelijke afkomst onthult (let op, dit is niet toegestaan in België, Frankrijk, Duitsland, Ierland, Luxemburg, Nederland, Polen);
• Gerechtelijke informatie, inclusief de resultaten van controles van strafrechtelijke dossiers of politiearchieven die details van misdrijven, vermeende misdrijven en straffen en informatie uit andere inlichtingenbronnen kunnen bevatten (onderworpen aan relevante lokale wetgeving en bewaartermijnen) (Processen zijn per land verschillend in overeenstemming met verschillende lokale wettelijke vereisten; dit is in Duitsland niet toegestaan, tenzij de verwerking van dergelijke persoonsgegevens rechtstreeks verband houdt met de rol die door de aanvrager of de rol van de werknemer zal worden vervuld);
• Lidmaatschap van een medezeggenschapsraad;
• Burgerlijke staat en verwanten;
• Politieke meningen, religieuze overtuigingen of andere soortgelijke overtuigingen en seksuele geaardheid, mocht u ervoor kiezen om dergelijke informatie aan het bedrijf te verstrekken (let op, dit is niet toegestaan in België, Frankrijk, Duitsland (met uitzondering van kerkbelasting), Nederland, Polen); en
• Biometrische gegevens, in de vorm van individuele stemafdrukken, die door werknemers kunnen worden gebruikt om hun accounts automatisch te vergrendelen of ontgrendelen, met toestemming van de werknemer.
HOE VERZAMELT BNY MELLON INFORMATIE?
We verzamelen uw persoonsgegevens uit verschillende bronnen, maar in de meeste gevallen rechtstreeks van u. U zult deze informatie meestal direct aan uw managers of lokale HR-contactpersoon verstrekken of
deze invoeren in onze systemen (bijvoorbeeld via Employee Self Service (eSS), uw deelname aan HR- processen, e-mails en sms'en die elektronisch of handmatig kunnen worden vastgelegd). Bovendien zal meer informatie over u afkomstig zijn van uw managers, HR of zo nu en dan van uw collega's.
Wanneer toegestaan onder toepasselijke EU-wetgeving of de wetgeving van het rechtsgebied waarin uw werkgever gevestigd is, verkrijgen wij mogelijk ook informatie van derden, bijvoorbeeld referenties van een vorige werkgever, medische rapporten van externe professionals, informatie van belastingautoriteiten, uitkeringsinstanties of wanneer we een derde in dienst nemen voor het uitvoeren van een antecedentenonderzoek of bij gelegenheid ook van klanten.
In sommige omstandigheden kunnen persoonsgegevens indirect worden verzameld van controleapparaten (inclusief persoonlijke apparaten die worden gebruikt om toegang te krijgen tot het beveiligde BNY Mellon- netwerk; het verzamelen van persoonsgegevens van persoonlijke apparaten is beperkt tot alleen BNY Mellon-containers binnen de apparaten die worden gebruikt om toegang te krijgen tot het beveiligde BNY Mellon-netwerk van wanneer ze voor het laatst werden gebruikt om toegang te krijgen tot BNY Mellon- applicaties), of op andere manieren (bijvoorbeeld toegangscontrole- en bewakingssystemen voor gebouwen en locaties, CCTV, logboeken en opnames van telefoons, logboeken van chats, logboeken van toegang tot e- mail en internet, web- en verwijderbare media (bijv. USB), logboeken van uploads en printers, waaronder informatie verzonden vanaf het beveiligde BNY Mellon-netwerk naar thuisprinters) indien en voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving. Onder deze omstandigheden kunnen de persoonsgegevens worden verzameld door BNY Mellon of een derde die de relevante dienst levert. Er kan bijvoorbeeld sprake zijn, voor zover wettelijk toegestaan, van toegang in situaties waarin BNY Mellon bezettings- en toegangsgegevens van kantoorpanden controleert, mogelijke schendingen van het bedrijfsbeleid onderzoekt of willekeurige controles van systemen doet om te controleren of er gepaste activiteiten worden uitgevoerd.
De persoonsgegevens die BNY Mellon verzamelt, zijn over het algemeen vereist om aan onze contractverplichtingen te voldoen of een dienst te leveren of om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. Wanneer wij u vragen om ons verplicht persoonsgegevens te verstrekken, zullen wij u hierover informeren op het moment van verzamelen en in het geval dat bepaalde informatie vereist is door het contract of de wet, zal dit worden aangegeven. Het niet verstrekken van verplichte informatie betekent dat we bepaalde HR-processen niet kunnen uitvoeren. Als u bijvoorbeeld uw bankgegevens niet aan ons verstrekt, kunnen wij u ook niet uitbetalen. In sommige gevallen kan dit betekenen dat wij uw werk of dienstverband niet kunnen voortzetten, omdat BNY Mellon niet beschikt over de persoonsgegevens die wij nodig achten voor het effectief en efficiënt beheren en onderhouden van onze relatie met u. Als de verstrekking van persoonsgegevens vrijwillig is, wordt u hier bij het verzamelpunt over geïnformeerd en zijn er voor u geen gevolgen als u geen persoonsgegevens verstrekt.
Afgezien van persoonsgegevens die op u betrekking hebben, kunt u BNY Mellon ook persoonsgegevens verstrekken van derden, met name uw familieleden en andere gezinsleden, ten behoeve van HR- administratie en -beheer, inclusief het beheer van uitkeringen en het verstrekken van contactgegevens bij noodgevallen. Voordat u dergelijke persoonsgegevens van derden aan BNY Mellon verstrekt, moet u deze derden eerst informeren over dergelijke gegevens die u aan BNY Mellon wilt verstrekken en over de verwerking door BNY Mellon, zoals beschreven in deze Verklaring.
WAT ZIJN DE DOELEINDEN WAARVOOR PERSOONSGEGEVENS WORDEN VERWERKT EN WAT IS DE RECHTSGROND VOOR HET UITVOEREN VAN DE VERWERKING?
Uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt voor verschillende doeleinden in overeenstemming met de EU-wetgeving, de wetgeving van het rechtsgebied waarin uw werkgever gevestigd is, en/of alle toepasselijke CAO-overeenkomsten. In deze Verklaring zetten wij de doeleinden uiteen waarvoor wij uw persoonsgegevens zouden kunnen gebruiken. Persoonsgegevens kunnen zo nu en dan worden gebruikt voor doeleinden die niet vanzelfsprekend zijn voor u als de omstandigheden dergelijk gebruik rechtvaardigen, bijvoorbeeld bij onderzoeken of disciplinaire procedures. We kunnen u, indien wij dit nodig achten,
aanvullende informatie verstrekken in het relevante HR-beleid om ervoor te zorgen dat u begrijpt hoe uw persoonsgegevens kunnen worden gebruikt.
De rechtsgrond waarop wij uw persoonsgegevens verwerken
Wij zullen uw persoonsgegevens alleen verzamelen, gebruiken en delen wanneer we overtuigd zijn dat een of meer van de volgende rechtsgronden van toepassing zijn (met inachtneming van alle hierin vermelde lokale wettelijke uitzonderingen):
• De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting op grond van de EU- wetgeving, wetgeving van een EU-lidstaat of de toepasselijke lokale wetgeving voor niet-EU- rechtsgebieden waaraan BNY Mellon onderworpen is, bijvoorbeeld door informatie te verstrekken aan de lokale belastingautoriteiten, wettelijke betalingen te verrichten, onwettige beëindiging en onwettige discriminatie te voorkomen, en nakoming van wettelijke administratievereisten of gezondheids- en veiligheidsverplichtingen;
• De verwerking is noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst waarbij u een partij bent of om stappen te ondernemen, op uw verzoek, voorafgaand aan het aangaan van een dergelijke overeenkomst, bijvoorbeeld het verzamelen van bankgegevens om uw salaris te kunnen betalen of verwerkingsinformatie om u te voorzien van de contractuele voordelen waarop u recht hebt;
• De verwerking is noodzakelijk voor de legitieme belangen die door BNY Mellon of (onder beperkte omstandigheden) een derde worden nagestreefd, behalve wanneer die belangen worden opgeschort vanwege uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden die de bescherming van persoonsgegevens vereisen; of
• De verwerking is gebaseerd op uw toestemming. Toestemming wordt gebruikt als er vrijwillige verwerking plaatsvindt voor bijzondere categorieën van gegevens waar geen andere wettelijke rechtvaardiging van toepassing is, wanneer de verwerking op verzoek van een werknemer plaatsvindt of indien verwerking vereist is volgens de EU-wetgeving of wetgeving van het rechtsgebied waarin uw werkgever gevestigd is. Wanneer toestemming is vereist voor de verwerking in kwestie, wordt deze afzonderlijk aan u gevraagd om ervoor te zorgen dat deze kosteloos, geïnformeerd en expliciet wordt verleend. Informatie over dergelijke verwerking zal aan u worden verstrekt op het moment dat om toestemming wordt gevraagd. U dient zich ervan bewust te zijn dat het niet een voorwaarde of vereiste is van uw dienstverband om akkoord te gaan met een verzoek om toestemming van BNY Mellon en dat er geen negatieve gevolgen zullen zijn als u geen akkoord zou geven.
Waar wij uitgaan van een rechtmatig belang, doen wij dit op basis van dat de activiteit:
• Noodzakelijk is voor het bereiken van onze zakelijke of commerciële doelstellingen en het verlenen van diensten aan onze klanten, wat zonder te vertrouwen op onze rechtmatige belangen onmogelijk zou zijn;
• Evenredig is en geen onrechtmatige schade zou veroorzaken;
• In lijn is of niet in strijd is met uw redelijke verwachtingen;
• Uw individuele rechten, belangen of vrijheden niet ondermijnt; en
• Per saldo niet zwaarder weegt dan uw privacyrechten.
BNY Mellon is van mening dat het een rechtmatig belang heeft bij het verwerken van persoonsgegevens om de verwezenlijking van zijn onmiddellijke en langetermijndoelstellingen en resultaten te ondersteunen voor de in de tabel hieronder uiteengezette doeleinden.
Voor vaste werknemers van BNYM-entiteiten in Duitsland (met uitzondering van personen die zijn
aangenomen via een dienstencontract) (“Duitse werknemers”) verzamelen, gebruiken en delen we uw
persoonsgegevens alleen voor aan werkgelegenheid gerelateerde doeleinden wanneer we ervan overtuigd zijn dat een of meer van de volgende rechtsgronden van toepassing zijn:
• De verwerking is noodzakelijk voor (i) wervingsbeslissingen, en (ii) na het aanwerven, voor het uitvoeren of beëindigen van de arbeidsovereenkomst, bijvoorbeeld het verstrekken van informatie aan lokale belastingautoriteiten, het maken van wettelijke betalingen, het vermijden van onwettige beëindiging, het vermijden van onwettige discriminatie, het voldoen aan wettelijke vereisten voor het bijhouden van gegevens of gezondheids- en veiligheidsverplichtingen, het verzamelen van bankgegevens om uw salaris uit te betalen of verwerkingsinformatie om u de contractuele voordelen te bieden waarop u recht hebt;
• De verwerking is alleen nodig om misdrijven te onderzoeken als er een gedocumenteerde reden is om aan te nemen dat de betrokkene een misdrijf heeft gepleegd terwijl hij in loondienst was, de verwerking van dergelijke gegevens noodzakelijk is om het misdrijf te onderzoeken en niet wordt gecompenseerd door het legitieme belang van de betrokkene bij niet-verwerking de gegevens, en met name het type en de omvang, zijn niet onevenredig aan de reden;
• De verwerking is noodzakelijk om de rechten en plichten van de werknemersvertegenwoordiging uit te oefenen en na te komen, vastgesteld bij wet of collectieve overeenkomsten of andere overeenkomsten tussen de werkgever en de ondernemingsraad; of
Toestemming
Wanneer toegestaan onder EU-wetgeving of de wetgeving van het rechtsgebied waarin uw werkgever gevestigd is kan de verwerking van uw persoonsgegevens, onder specifieke omstandigheden, op uw toestemming gebaseerd zijn. Toestemming zal worden gebruikt als er vrijwillige verwerking plaatsvindt voor bijzondere categorieën van gegevens waar geen andere wettelijke rechtvaardiging van toepassing is, wanneer de verwerking op verzoek van een werknemer plaatsvindt of als toestemming volgens de EU- wetgeving, wetgeving van een EU-lidstaat of een andere toepasselijke lokale wetgeving vereist is. Wanneer toestemming is vereist voor de verwerking in kwestie, wordt deze afzonderlijk aan u gevraagd om ervoor te zorgen dat deze kosteloos, geïnformeerd en expliciet wordt verleend. Informatie over dergelijke verwerking zal aan u worden verstrekt op het moment dat om toestemming wordt gevraagd, samen met de gevolgen van het niet verstrekken van dergelijke toestemming. U dient zich ervan bewust te zijn dat het niet een voorwaarde of vereiste van uw dienstverband is om akkoord te gaan met een verzoek om toestemming van BNY Mellon en dat u het recht heeft om uw toestemming op elk moment in te trekken door contact op te nemen met uw lokale HR-vertegenwoordiger.
Aanvullende rechtsgrond waarvan we afhankelijk zijn bij de verwerking van speciale persoonsgegevenscategorieën
We zullen uw speciale persoonsgegevenscategorieën alleen verzamelen, gebruiken en delen indien een van de volgende aanvullende rechtsgronden van toepassing is:
• De verwerking is noodzakelijk met het oog op het nakomen van de verplichtingen en de uitoefening van uw rechten of die van BNY Mellon op het gebied van het arbeidsrecht, de sociale zekerheid en socialezekerheidsrecht, en er geen reden is om aan te nemen dat de betrokkene een doorslaggevend, gerechtvaardigd belang heeft bij het niet verwerken van de persoonsgegevens;
• De verwerking is nodig voor de beoordeling van de arbeidscapaciteit van de werknemer, medische diagnose, het verstrekken van gezondheids- of sociale zorg of behandeling;
• De verwerking is noodzakelijk om uw essentiële belangen of die van een andere persoon te beschermen waar u fysiek of juridisch niet in staat bent om toestemming te geven (bijvoorbeeld in uitzonderlijke noodsituaties, zoals een medisch noodgeval);
• De verwerking is noodzakelijk voor doeleinden die door de EU-wetgeving, de wetgeving van EU-lidstaten of elke andere wetgeving zijn toegestaan voor specifieke doeleinden die betrekking hebben op BNY Mellon, zoals het voorkomen van fraude, het voorkomen van terrorismefinanciering en het controleren van diversiteit;
• De verwerking is noodzakelijk voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering; of
• In uitzonderlijke omstandigheden wordt de verwerking uitgevoerd met uw uitdrukkelijke toestemming (zoals hierboven uitgelegd).
De doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens gebruiken en de rechtsgronden die van toepassing zijn
We hebben een aantal doelen geïdentificeerd voor het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens. Deze worden hieronder uiteengezet, samen met de rechtsgrond die op elke zaak van toepassing is:
Waar wij uw informatie voor gebruiken (indien en voor zover toegestaan onder EU-wetgeving of de wetgeving het rechtsgebied waarin uw werkgever gevestigd is) | Rechtsgrondslag | Onze legitieme belangen | |
Werving en kandidaatselect ie | • Beoordelen van sollicitaties en het nemen van beslissingen met betrekking tot het werven van werknemers • Passende screening voorafgaand aan tewerkstelling, waaronder indien relevant en toepasselijk, identiteitscontrole, werkvergunningsverific atie, referentiecheck, kredietwaardigheidsco ntrole, financiële sanctiecontrole en strafregistercontroles (in Zweden zijn degelijke strafregistercontroles niet toegestaan) • Het aanbieden van vacatures, het bieden van arbeidsovereenkomste n of dienstbetrekkingen en de voorbereiding op | Behoudens de lokale uitzonderingen die hierin worden vermeld, zijn de volgende wettelijke grondslagen van toepassing: • Wettelijke verplichting • Legitieme belangen • Toestemming (waar vereist) De volgende rechtsgronden zijn van toepassing op Duitse werknemers: • Verwerking is noodzakelijk voor wervingsbeslissingen of voor het uitvoeren of beëindigen van de arbeidsovereenkomst na werving • Toestemming (waar vereist) De volgende rechtsgronden zijn van toepassing op werknemers | • Het beoordelen van de geschiktheid van sollicitanten om de beste persoon voor elke vacature te werven • Ervoor zorgen dat kandidaten voor werk of dienstbetrekking geen onacceptabel risico vormen voor BNY Mellon of zijn klanten • Onderhouden van een gepaste talentenpool die interesse heeft getoond om voor BNY Mellon te werken en die bestaat uit mogelijk geschikte kandidaten voor een functie • Het geven van feedback aan kandidaten en het verdedigen tegen een bezwaar of claim in verband met onze wervingsbeslissing |
Waar wij uw informatie voor gebruiken (indien en voor zover toegestaan onder EU-wetgeving of de wetgeving het rechtsgebied waarin uw werkgever gevestigd is) | Rechtsgrondslag | Onze legitieme belangen | |
de start van uw dienstverband of - betrekking in het geval u een aanbod van ons aanvaardt • Om contact met u op te nemen als u de eerste sollicitatie niet bent door gekomen en er eventueel een andere mogelijk geschikte vacature ontstaat • Om vragen te beantwoorden, bezwaar te maken tegen onze beslissing of om feedback te vragen met betrekking tot onze wervingsbeslissingen • Controleprogramma's om gelijke kansen en diversiteit te garanderen | van onze Zweedse entiteit (Zweedse werknemers): • Wettelijke verplichting • Legitieme belangen • Toestemming (alleen met betrekking tot kandidaten) | ||
Doorlopend beheer van alle aspecten van de relaties van werknemers met BNY Mellon | • Voor het beheren en onderhouden van HR- dossiers, bestanden en systemen, inclusief technische ondersteuning en onderhoud voor HR- systemen en het beheren van elektronische en papieren documentatie in overeenstemming met de bewaarschema's van BNY Mellon • Verstrekken en beheren van salarissen, uitkeringen, pensioenen en beloningsregelingen | Behoudens de lokale uitzonderingen die hierin worden vermeld, zijn de volgende wettelijke grondslagen van toepassing: • Wettelijke verplichting • Contractuele verplichting • Legitieme belangen • Toestemming (waar vereist) De volgende rechtsgronden zijn van toepassing op Duitse werknemers: • Verwerking is noodzakelijk voor wervingsbeslissingen of | Het personeel van BNY Mellon beheren en onze bedrijfsactiviteiten uitvoeren • Zorgen voor een effectieve beloning van medewerkers en management • Zorgen voor de effectieve toewijzing en organisatie van werk onder werknemers • Zorgen voor duidelijkheid van taken en verantwoordelijkheden van medewerkers • Vergemakkelijken van toegang tot geschikte locaties en systemen |
Waar wij uw informatie voor gebruiken (indien en voor zover toegestaan onder EU-wetgeving of de wetgeving het rechtsgebied waarin uw werkgever gevestigd is) | Rechtsgrondslag | Onze legitieme belangen | |
• Restitutie van zakelijke onkosten en uitgaven • Zorgen voor passende inhoudingen en bijdragen voor belastingen en sociale zekerheid • Toewijzen en beheren van taken en verantwoordelijkheden en de bedrijfsactiviteiten waarop zij betrekking hebben, inclusief zakenreizen • Voor het instellen en wijzigen van toegangsrechten voor gebouwen en systemen • Voor het effectief identificeren en communiceren met medewerkers • Het opnemen van persoonsgegevens in Group-gidsen, vaardighedenbestande n en rapportage van managementinformati e • In voorkomend geval, gepaste interne of externe communicatie- of publiciteitsmateriaal publiceren, inclusief via sociale media in gepaste omstandigheden • Beheer van en werken met prestatiebeoordelingen , vaardigheden-, aanwezigheids- en talentprogramma's | voor het uitvoeren of beëindigen van de arbeidsovereenkomst na werving • Toestemming (waar vereist) • Verwerking is noodzakelijk om de rechten en plichten van de werknemersvertegenw oordiging uit te oefenen en na te komen, vastgesteld bij wet of collectieve overeenkomsten of andere overeenkomsten tussen de werkgever en de ondernemingsraad De volgende rechtsgronden zijn van toepassing op onze Zweedse werknemers: • Wettelijke verplichting • Legitieme belangen | • Zorgen voor een passende bescherming van BNY Mellon-activa en activa van derden die we mogelijk bezitten • Het faciliteren van effectieve communicatie en samenwerking met, en tussen, medewerkers en klanten • Het meten en rapporteren van financieel management en bedrijfsprestaties • Het vaststellen van doelen voor werknemers • Het stellen van gepaste normen voor aanwezigheid, gedrag en prestaties, en het nemen van passende maatregelen wanneer niet aan de normen wordt voldaan of • Ondersteuning van loopbaanontwikkeling en successieplanning • Ondersteuning van een eerlijke, consistente, objectieve prestatie- gerelateerde beloning • Het aankaarten van werknemer- gerelateerde zorgen en problemen • Naar de meningen van het personeel vragen en van degenen die hen vertegenwoordigen over voorstellen die van invloed zijn op |
Waar wij uw informatie voor gebruiken (indien en voor zover toegestaan onder EU-wetgeving of de wetgeving het rechtsgebied waarin uw werkgever gevestigd is) | Rechtsgrondslag | Onze legitieme belangen | |
• Het beheren van grieven, disciplinaire maatregelen en prestaties, beschuldigingen (zoals klokkenluiden, intimidatie), klachten, onderzoeken en disciplinaire processen en het nemen van gerelateerde managementbeslissing en • Training, ontwikkeling, promotie, loopbaan- en successieplanning en noodplanning voor bedrijven • Overleg of onderhandelingen met werknemers of vertegenwoordigers van werknemers • Indien vereist door de lokale wetgeving, verwerking van informatie van vakbondslidmaatschap, ondernemingsraden en andere instanties die werknemers vertegenwoordigen en, met toestemming van de werknemers, voor het beheren van eventuele bijbehorende abonnementen die rechtstreeks uit de salarissen worden betaald • Het uitvoeren van enquêtes voor benchmarking en het | werknemers, zoals het ontwikkelen van nieuw beleid of nieuwe werkmethoden • Naar de meningen van het personeel vragen en hen de kans geven om zorgen te uiten of verbeteringen voor te stellen • Actie ondernemen om discriminatie te voorkomen en een inclusieve en diverse werkplek bevorderen. Verdedigen van een bezwaar of vordering in verband met het dienstverband |
Waar wij uw informatie voor gebruiken (indien en voor zover toegestaan onder EU-wetgeving of de wetgeving het rechtsgebied waarin uw werkgever gevestigd is) | Rechtsgrondslag | Onze legitieme belangen | |
identificeren van verbeterde werkwijzen en werknemersrelaties en betrokkenheid op het werk (deze zullen vaak anoniem en/of optioneel zijn, maar kunnen profileringsinformatie bevatten zoals leeftijd om analyse van resultaten te ondersteunen) • Controleprogramma's om gelijke kansen en diversiteit te garanderen | |||
Verzuimbeheer en gezondheid en veiligheid | Voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving: • De verwerking van informatie over verzuim • Verwerking van medische informatie met betrekking tot fysieke of mentale gezondheid of gesteldheid om: − te beoordelen of iemand in aanmerking komt voor arbeidsongeschikth eid of blijvende invaliditeitsgerela- teerde vergoedingen of uitkeringen; − de geschiktheid om te werken te beoordelen; | Behoudens de lokale uitzonderingen die hierin worden vermeld, zijn de volgende wettelijke grondslagen van toepassing: • Wettelijke verplichting • Contractuele verplichting • Legitieme belangen • Verwerking is de nodige beoordeling van de arbeidscapaciteit van de werknemer, medische diagnose, het verstrekken van gezondheids- of sociale zorg of behandeling • Toestemming (waar vereist) De volgende rechtsgronden zijn alleen van toepassing op Duitse werknemers: | • Beheren van risico's voor de gezondheid en veiligheid • Ondersteuning van het welzijn van werknemers, inclusief doorverwijzing naar bedrijfsgezondheidsad viseurs • Maatregelen nemen om risico's voor de gezondheid, veiligheid of welzijn van medewerkers te identificeren en te beperken • Het zorgen voor geschiktheid om te werken • Beheer van verzuim en onbekwaamheid wat van invloed is op het vermogen van werknemers om hun taken uit te voeren |
Waar wij uw informatie voor gebruiken (indien en voor zover toegestaan onder EU-wetgeving of de wetgeving het rechtsgebied waarin uw werkgever gevestigd is) | Rechtsgrondslag | Onze legitieme belangen | |
− een re-integratie te faciliteren; − om aanpassingen of tegemoetkomingen door te voeren ten aanzien van taken of op de werkplek; − beslissingen te nemen over het management met betrekking tot dienstverband of dienstbetrekking of voortgezet dienstverband of dienstbetrekking of herplaatsing; en − om gerelateerde managementproces sen uit te voeren | • Verwerking is noodzakelijk voor wervingsbeslissingen of voor het uitvoeren of beëindigen van de arbeidsovereenkomst na werving • Toestemming (waar vereist) De volgende rechtsgronden zijn van toepassing op onze Zweedse werknemers: • Wettelijke verplichting • Contractuele verplichting • Legitieme belangen • Verwerking is de nodige beoordeling van de arbeidscapaciteit van de werknemer, medische diagnose, het verstrekken van gezondheids- of sociale zorg of behandeling | ||
Toezicht op naleving, beveiliging en gebruik van systemen | • Het meten van de prestatieanalyses van de IT-systemen van BNY Mellon, het monitoren van het gebruik van BNY Mellon-middelen en -systemen, het analyseren van tijden, locaties en activiteiten tijdens het ingelogd zijn op het netwerk en het verbeteren van de bruikbaarheid van BNY Mellon-technologie en -hulpmiddelen in overeenstemming met toepasselijke lokale wetgeving (en | Behoudens de lokale uitzonderingen die hierin worden vermeld, zijn de volgende wettelijke grondslagen van toepassing: • Wettelijke verplichting • Legitieme belangen De volgende rechtsgronden zijn van toepassing op Duitse werknemers: • Verwerking is noodzakelijk voor wervingsbeslissingen of voor het uitvoeren of beëindigen van de | • Passende beleidsmaatregelen en procedures voor werknemers invoeren, naleving controleren, inbreuken opsporen en maatregelen nemen om niet-naleving aan te pakken • Het uitvoeren van risicobeoordelingen, opsporen en voorkomen van misdaden of criminele activiteiten of andere onwettige of onethische activiteiten |
Waar wij uw informatie voor gebruiken (indien en voor zover toegestaan onder EU-wetgeving of de wetgeving het rechtsgebied waarin uw werkgever gevestigd is) | Rechtsgrondslag | Onze legitieme belangen | |
onderhevig aan goedkeuring van de lokale ondernemingsraad waar nodig) • Het garanderen van de veiligheid van IT- systemen en informatiemiddelen van BNY Mellon • Audit-, controle-, onderzoeks- en nalevingscontrole- activiteiten met betrekking tot het BNY Mellon-beleid, de gedragscode van BNY Mellon, het toepasselijk recht, de preventie en opsporing van strafrechtelijke activiteiten en bescherming van de activa en gebouwen van BNY Mellon • Toegang verkrijgen tot, controleren, opnemen en gebruiken van informatie in e-mails, sms'en, telefoongesprekken en andere elektronische communicatie, evenals internettoegang en gebruik via BNY Mellon- systemen in overeenstemming met lokale wetgeving • Preventie en onderzoek van misdrijven tegen werknemers, klanten, eigendommen en gebouwen van BNY | arbeidsovereenkomst na werving • Verwerking is nodig om misdrijven te onderzoeken, maar alleen als er een gedocumenteerde reden is om aan te nemen dat de betrokkene een misdrijf heeft gepleegd terwijl hij in loondienst was, de verwerking van dergelijke gegevens noodzakelijk is om het misdrijf te onderzoeken en niet wordt gecompenseerd door het legitieme belang van de betrokkene bij niet-verwerking van de gegevens, en met name als het type en de omvang niet onevenredig zijn aan de reden | • Zorgen voor naleving van andere wettelijke of regelgevende vereisten die aan ons worden gesteld of aanverwante officiële richtlijnen • Het bieden van manieren voor werknemers en anderen om gedrags- of nalevingsproblemen te melden • Het onderzoeken van zaken die onder de aandacht van BNY Mellon zijn gebracht • Bescherming van het IT-netwerk, systemen en zakelijke apparaten van BNY Mellon om de integriteit en veiligheid van gegevens en bedrijfsinformatie te handhaven en documentatiebeheer te vergemakkelijken • Informatie zoeken door middel van zoekopdrachten indien nodig voor een legitiem zakelijk doel • Zorgen voor de veiligheid en beveiliging van medewerkers, klanten en het publiek |
Waar wij uw informatie voor gebruiken (indien en voor zover toegestaan onder EU-wetgeving of de wetgeving het rechtsgebied waarin uw werkgever gevestigd is) | Rechtsgrondslag | Onze legitieme belangen | |
Mellon (inclusief CCTV- bewaking) • Het uitvoeren van lopende strafdossieronderzoeke n waar wettelijk vereist, bv. als onderdeel van certificeringsregelingen voor financiële diensten • Transactiemonitoring om misbruik van financiële markten te voorkomen en op te sporen, in overeenstemming met lokale wetgeving | |||
Bedrijfstransfor matie, bedrijfsontwikk eling en leveranciersbeh eer | • Planning, beheer en uitvoering van herstructureringen of ontslagen of andere wijzigingsprogramma's, inclusief passende raadpleging, selectie, zoeken naar alternatieve banen en gerelateerde managementbeslissing en • Planning, due diligence en implementatie met betrekking tot een commerciële transactie of overdracht van diensten waarbij BNY Mellon betrokken is en die invloed heeft op uw relatie met BNY Mellon, bijvoorbeeld fusies en overnames of een overdracht van uw werk onder de toepasselijke regels | Behoudens de lokale uitzonderingen die hierin worden vermeld, zijn de volgende wettelijke grondslagen van toepassing: • Wettelijke verplichting • Legitieme belangen De volgende rechtsgronden zijn van toepassing op Duitse werknemers: • Verwerking is noodzakelijk voor wervingsbeslissingen of voor het uitvoeren of beëindigen van de arbeidsovereenkomst na werving • Verwerking is noodzakelijk om de rechten en plichten van de werknemersvertegenw oordiging uit te oefenen en na te | • Het beheren van de bedrijfsactiviteiten van BNY Mellon op de meest effectieve en efficiënte manier • Het nemen van beslissingen met betrekking tot de toekomst van het bedrijf • Het zorgen voor passende medewerkersbetrokke nheid bij transformatie- of wijzigingsvoorstellen • Het zorgen voor een eerlijke en effectieve implementatie van BNY Mellon-beslissingen met betrekking tot werknemers • In het geval van een uitbestedings-, overname- of bedrijfsoverdrachtstra nsactie, ervoor zorgen dat het |
Waar wij uw informatie voor gebruiken (indien en voor zover toegestaan onder EU-wetgeving of de wetgeving het rechtsgebied waarin uw werkgever gevestigd is) | Rechtsgrondslag | Onze legitieme belangen | |
voor automatische overdracht • Voor offertes voor werk- of klantenteamdossiers of om de relatie met klanten te beheren of ondersteuning te bieden bij het leveren of beoordelen van klanten, inclusief het gebruik van contactgegevens of professionele CV- gegevens of fotografische afbeeldingen • Het beheren van de relatie met andere derden, zoals leveranciers, waaronder het verstrekken van informatie aan gegevensverwerkers voor het leveren van diensten aan BNY Mellon | komen, vastgesteld bij wet of collectieve overeenkomsten of andere overeenkomsten tussen de werkgever en de ondernemingsraad | personeelsbestand, de personeelskosten en - verplichtingen voldoende worden begrepen voordat de transactie wordt aangegaan en het garanderen van een soepele overgang voor de werknemers mocht een transactie doorgaan • Het zorgen voor een effectieve bedrijfsontwikkeling en het opbouwen en behouden van succesvolle klantrelaties • Het zorgen voor effectieve communicatie met en betrokkenheid van leveranciers | |
Het reageren op wettelijke en regelgevende verzoeken | • Om te voldoen aan wettelijke verzoeken van overheidsinstanties, verzoeken tot openbaarmaking of waar anders vereist of toegestaan door toepasselijke wetgeving, rechterlijke bevelen, overheidsregelgeving of regelgevende instanties (inclusief zonder beperking, gegevensbescherming, | Behoudens de lokale uitzonderingen die hierin worden vermeld, zijn de volgende wettelijke grondslagen van toepassing: • Wettelijke verplichting • Legitieme belangen | • Samenwerking met relevante openbare instanties, overheidsinstanties of toezichthouders voor het verstrekken van informatie, onderworpen aan de toepasselijke interne controles en goedkeuringen en na het beschouwen van de privacyrechten van de betrokken personen. BNY Mellon wil zijn reputatie als |
Waar wij uw informatie voor gebruiken (indien en voor zover toegestaan onder EU-wetgeving of de wetgeving het rechtsgebied waarin uw werkgever gevestigd is) | Rechtsgrondslag | Onze legitieme belangen | |
belasting en werkgelegenheid), ongeacht of deze binnen of buiten uw land zijn | maatschappelijk verantwoord bedrijf behouden en op ethische en passende wijze handelen in alle landen waar het zakendoet | ||
Beëindiging van het dienstverband en beheer van relaties na het dienstverband | • Het voldoen aan referentieverzoeken waarbij BNY Mellon door de persoon als referentie wordt genoemd • Het beheren van beëindigings- en post- beëindigingsaangelege nheden, b.v. ontslagbegeleidingsdie nsten, contacten met werknemersvertegenw oordigers, handhaving van beperkende overeenkomsten, terugbetalingen van leningen, te veel betaalde bedragen, onkostenvergoedingen , personeelsbeloningen • Het uitvoeren van beëindigings- en post- beëindigingsprocedure s | Behoudens de lokale uitzonderingen die hierin worden vermeld, zijn de volgende wettelijke grondslagen van toepassing: • Wettelijke verplichting Legitieme belangen De volgende rechtsgronden zijn van toepassing op Duitse werknemers: • Verwerking is noodzakelijk voor wervingsbeslissingen of voor het uitvoeren of beëindigen van de arbeidsovereenkomst na werving | • Legitieme belangen van een nieuwe werkgever om verificatie van arbeidsgegevens van BNY Mellon te ontvangen, met het oog op het verifiëren van het arbeidsverleden van een voormalige werknemer, inclusief datum van tewerkstelling en functie • Het zorgen voor een effectief exitproces voor werknemers. Een bezwaar of claim indienen of verdedigen, in verband met beëindiging van het dienstverband |
AANVULLENDE INFORMATIE OVER HET GEBRUIK VAN KUNSTMATIGE INTELLIGENTIE EN MACHINE LEARNING
BNY Mellon gebruikt zowel handmatige als geautomatiseerde verwerkingsmethoden. In het bijzonder kunnen wij geautomatiseerde verwerkingsmethoden gebruiken, zoals kunstmatige intelligentie (“KI”) en machine learning (“ML”), een reeks technologieën voor het uitvoeren van taken en acties die gewoonlijk met mensen worden geassocieerd. Wij kunnen KI en/of ML gebruiken om bedrijfsprocessen te optimaliseren en
efficiënter te maken (bijvoorbeeld ter ondersteuning van klantenservicedesks die inkomende vragen ontvangen) en/of om bestaande beveiligingscontroles te ondersteunen en te verbeteren.
Geautomatiseerde verwerkingsmethoden zijn onderworpen aan regelmatig geteste controles die bedoeld zijn om de nauwkeurigheid en eerlijkheid van de uitvoer te garanderen. Door gebruik te maken van KI en/of ML hebben wij niet de intentie om geautomatiseerde beslissingen over u te nemen en de toepassing ervan zou daarom geen wettelijke of soortgelijke significante gevolgen voor u hebben, tenzij anders vermeld in een specifieke privacyverklaring die rechtstreeks aan u wordt verstrekt.
BEWAREN VAN PERSOONSGEGEVENS
BNY Mellon streeft ernaar persoonsgegevens zo actueel mogelijk te houden en irrelevante of overmatige persoonsgegevens zo snel als redelijkerwijs mogelijk is te verwijderen of anoniem te maken.
BNY Mellon bewaart uw persoonsgegevens:
• Zo lang als noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze werden verzameld, zoals waar nodig verklaard in dit bericht in overeenkomst met wettelijke, regelgevende, belastingtechnische, boekhoudkundige of andere noodzakelijke vereisten
• Voor langere periodes in specifieke omstandigheden, zodat wij een nauwkeurig verslag hebben in geval van klachten of bezwaren, of indien wij redelijkerwijs geloven dat het nodig kan zijn voor het verdedigen van een rechtsvordering
In deze omstandigheden zal het bewaren van persoonsgegevens met betrekking tot huidige en voormalige werknemers en opdrachtnemers blijven voortbestaan in overeenstemming met de I-D-202: Data and Records Management Standard en Corporate European Records and Retention Schedules (indien van toepassing), die een kader bieden voor het beheren van BNY Mellon-documentatie. Voor meer informatie over het bewaren van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen.
BEVEILIGING VAN PERSOONSGEGEVENS
BNY Mellon neemt de bescherming van uw persoonsgegevens zeer serieus. BNY Mellon heeft passende organisatorische en technische maatregelen genomen zoals vereist door EU-wetgeving of de wetgeving van het rechtsgebied waarin uw werkgever gevestigd is, om de veiligheid van de door hen verzamelde persoonsgegevens te waarborgen. Verdere informatie met betrekking tot de controle, verwerking, opslag, overdracht en communicatie van informatie, inclusief persoonsgegevens, zijn te vinden op de intranetsites van Naleving en Informatierisicobeheer.
OPENBARING EN INTERNATIONALE DOORGIFTE VAN PERSOONSGEGEVENS
Voor de bovenstaande doeleinden en onderhevig aan de EU-wetgeving of de wetgeving van het rechtsgebied waarin uw werkgever gevestigd is, kunnen persoonsgegevens worden doorgegeven binnen of buiten het rechtsgebied waar u werkzaam bent of werk verricht, hetzij bij BNY Mellon of bij derden, waaronder maar niet beperkt tot:
• elke holdingmaatschappij, dochteronderneming, gelieerde onderneming of enige andere verbonden entiteit van BNY Mellon, wanneer een dergelijke openbaring noodzakelijk is om diensten met betrekking tot de werkgelegenheid te bieden of om onze onderneming te beheren;
• bepaalde derden inclusief leveranciers en dienstverleners, inclusief adviseurs arbeidsrecht; overheidsinstanties; reisbureaus; actuarissen; fondsbeheerders; banken; verzekeraars;
verzekeringsmakelaars; kredietinformatiebureaus (let op: dit is niet van toepassing op België, Duitsland, Nederland, Polen en Zwitserland (in bepaalde omstandigheden)); kredietinstellingen; pensioenverstrekkers; trustees; auditors; juridische en fiscale adviseurs; onderzoekers; medici; IT- personeel; bedrijfsadviseurs of professionele adviseurs; rechtbanken en tribunalen; wetshandhavingsinstanties; relevante regelgevende instanties; potentiële werkgevers; uitzendbureaus; onderwijzers en onderzoeksinstanties; mentoren; counselors; uw naaste familie, medewerkers of geautoriseerde vertegenwoordigers en leveranciers van outplacementdiensten.
BNY Mellon kan persoonsgegevens vrijgeven wanneer dit wettelijk vereist is of op grond van een gerechtelijk bevel, of op verzoek van een overheid of regelgevende instantie of wetshandhavingsinstantie, of als het te goeder trouw bepaalt dat openbaarmaking anderszins noodzakelijk of raadzaam is, inclusief en zonder beperking om de rechten of eigendommen van BNY Mellon te beschermen of in omstandigheden die door BNY Mellon of zijn adviseurs als passend of gerelateerd worden beschouwd voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verzameld.
Voor zover toegestaan door de EU-wetgeving of de wetgeving van het rechtsgebied waarin uw werkgever gevestigd is, kan BNY Mellon ook persoonsgegevens aan een derde openbaren wanneer dit nodig is om de legitieme belangen van BNY Mellon te beschermen of na te streven (garanderen dat dit evenredig is en beperkt tot de informatie die onder de omstandigheden strikt noodzakelijk is). Dit kan omvatten, maar is niet beperkt tot, openbaring aan een partij met wie BNY Mellon in onderhandeling is voor de verkoop of overdracht van een bedrijf, activa of diensten. BNY Mellon zal passende maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat de ontvanger van persoonsgegevens in dergelijke omstandigheden een passend beschermingsniveau voor dergelijke persoonsgegevens biedt in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke vereisten.
BNY Mellon is wereldwijd actief. Dienovereenkomstig kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven en opgeslagen in landen buiten de EU, de Europese Economische Ruimte (EER) en Zwitserland, waaronder de Verenigde Staten, waar andere normen voor gegevensbescherming gelden. Waar BNY Mellon persoonsgegevens doorgeeft binnen BNY Mellon of aan een derde tussen verschillende rechtsgebieden, voor de doeleinden die in dit document worden beschreven, zal het de nodige stappen nemen om ervoor te zorgen dat de doorgiften in overeenstemming zijn met de toepasselijke wetgeving en zorgvuldig worden beheerd om uw privacyrechten en belangen te beschermen, en dat doorgiften beperkt zijn tot landen waarvan wordt erkend dat ze een passend niveau van rechtsbescherming bieden, of waar we kunnen worden gerustgesteld dat er alternatieve regelingen zijn getroffen om uw privacyrechten te beschermen. Daartoe:
• zullen doorgiften binnen BNY Mellon worden gedekt door een overeenkomst die is aangegaan door leden van BNY Mellon (een intragroepsovereenkomst gebaseerd op richtlijnen voor gegevensdoorgifte die zijn goedgekeurd door de betreffende regelgevende instantie, zoals de door de EU-commissie goedgekeurde standaard contractbepalingen), die contractueel elk lid verplicht om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens een adequaat en consistent niveau van bescherming krijgen, ongeacht waar deze worden doorgegeven binnen BNY Mellon;
• Wanneer wij uw persoonsgegevens overdragen buiten BNY Mellon, of aan derden die onze producten en diensten helpen leveren, verkrijgen wij contractuele verplichtingen van hen om uw persoonsgegevens onder gelijkwaardige normen te beschermen; of
• Wanneer we informatieverzoeken ontvangen van wetshandhavingsinstanties of toezichthouders, waaronder die van landen buiten de EU, de Europese Economische Ruimte (EER) en Zwitserland, waaronder de Verenigde Staten, valideren wij deze verzoeken zorgvuldig voordat persoonsgegevens openbaar worden gemaakt.
U hebt het recht om contact op te nemen met onze functionaris voor gegevensverwerking (meer informatie aan het einde van dit document) voor meer informatie over de waarborgen die we hebben ingesteld (inclusief
een kopie van relevante contractuele verbintenissen) om te zorgen voor adequate bescherming van uw persoonsgegevens wanneer deze worden overgedragen zoals hierboven vermeld.
UW RECHTEN ALS BETROKKENE
Houd er rekening mee dat in bepaalde omstandigheden, zoals bepaald door de EU-wetgeving of de wetgeving van het rechtsgebied waarin de rechtspersoon van uw arbeidsovereenkomst zich bevindt, uw rechten kunnen worden onderworpen aan enkele uitbreidingen of beperkingen.
Recht op toegang, correctie en verwijdering van uw persoonsgegevens
• BNY Mellon streeft ernaar dat alle persoonsgegevens correct zijn, onder voorbehoud van wijzigingen in persoonsgegevens en persoonlijke omstandigheden (bijvoorbeeld adreswijzigingen en bankrekeningen) die snel worden gemeld.
• U hebt het recht op toegang tot of een kopie van uw persoonsgegevens die BNY Mellon mogelijk bewaart en om verzoeken tot correctie van onjuiste informatie met betrekking tot u. U hebt bovendien het recht om te verzoeken om verwijdering van alle irrelevante informatie die wij over u bewaren.
• U kunt sommige van deze informatie zelf bekijken en bijwerken via de Employee Self Service. Als u echter andere informatie wilt corrigeren/bijwerken, moet u contact opnemen met de lokale HR.
Daarnaast:
• Werknemers van onze Franse entiteiten bezitten het recht om algemene of specifieke instructies te verstrekken met betrekking tot hoe, na hun dood, hun persoonsgegevens moeten worden verwerkt en gebruikt.
Gegevensportabiliteit
• Behoudens de EU-wetgeving of de wetgeving van het rechtsgebied waarin uw werkgever gevestigd is, wanneer wij afhankelijk zijn van uw toestemming of het feit dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract waarbij u partij bent als de rechtsgrond voor verwerking en die persoonsgegevens automatisch worden verwerkt, hebt u het recht om alle door u aan BNY Mellon verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerde, algemeen gebruikte en machineleesbare vorm te ontvangen, en ook ons te verplichten waar dit technisch mogelijk is ze naar een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.
Recht op beperking van de verwerking:
• U hebt het recht om onze verwerking van uw persoonsgegevens te beperken wanneer:
• u de nauwkeurigheid van de persoonsgegevens betwist totdat we voldoende stappen hebben ondernomen om de juistheid ervan te corrigeren of te verifiëren;
• de verwerking onwettig is, maar u niet wilt dat wij de persoonsgegevens wissen;
• wij de persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor verwerking, maar u ze nodig hebt voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen; of
• u bezwaar hebt gemaakt tegen verwerking gerechtvaardigd op grond van redenen van legitiem belang (zie hieronder) in afwachting van verificatie of wanneer BNY Mellon dwingende legitieme redenen heeft om door te gaan met de verwerking.
• Als persoonsgegevens onderhevig zijn aan de bovenstaande beperkingen, zullen we deze alleen verwerken met uw toestemming of voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.
Recht om toestemming in te trekken
• Waar wij afhankelijk zijn geweest van uw toestemming om bepaalde informatie te verwerken en u ons toestemming hebt gegeven om de informatie te verwerken, hebt u het recht om deze toestemming op elk gewenst moment in te trekken. U kunt dit doen door (i) in enkele gevallen de betreffende informatie uit het relevante HR-systeem te verwijderen (hoewel u er rekening mee dient te houden dat deze in dit geval in back-ups en gekoppelde systemen kan blijven totdat deze wordt verwijderd in overeenstemming met ons I-D-202: Data and Records Management Standard en Corporate European Records and Retention Schedules (indien van toepassing)) of (ii) door contact op te nemen met uw lokale HR-vertegenwoordiger. Het zal echter maar zelden voorkomen dat wij vertrouwen op uw toestemming om persoonsgegevens voor uw dienstverband of -betrekking te verwerken.
Recht om bezwaar te maken tegen verwerking gerechtvaardigd op grond van redenen van legitiem belang
• Waar wij afhankelijk zijn van een legitiem belang om persoonsgegevens te verwerken, hebt u het recht om bezwaar te maken tegen die verwerking. Als u bezwaar maakt, moeten we stoppen met die verwerking, tenzij we kunnen aantonen dat we overtuigende legitieme redenen hebben voor de verwerking die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of waar we de persoonsgegevens moeten verwerken voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen. Waar wij afhankelijk zijn van een legitiem belang als basis voor verwerking, zijn we van mening dat we dergelijke dwingende legitieme redenen kunnen aantonen, maar we zullen elke zaak afzonderlijk behandelen.
Recht om een klacht in te dienen
• U hebt het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming als u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens een inbreuk vormt op de toepasselijke wetgeving.
• Als u vragen, opmerkingen of klachten hebt over onze naleving van deze verklaring en toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, of als u uw rechten wilt uitoefenen, raden we u aan eerst contact op te nemen met uw lokale HR-vertegenwoordiger of onze functionaris voor gegevensverwerking. We zullen klachten en geschillen onderzoeken en proberen op te lossen en doen er alles aan om uw rechten zo snel mogelijk en in elk geval binnen de door de privacywetgeving gestelde termijnen te laten gelden.
• U kunt op de volgende manieren contact opnemen met de functionaris voor gegevensverwerking:
Per e-mail: Xxxxxx_Xxxxxxx_Xxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx
Per post: The Data Protection Officer
BNY Mellon (Poland) Sp. z o. o. Xxxxxxxx 0
00-000 Xxxxxxx Xxxxx
Voor zover relevant hebben BNYM-vestigingen buiten de Europese Economische Ruimte BNY Mellon (Poland) Sp. z o. o. aangesteld als haar Europese AVG-vertegenwoordiger (“EU-vertegenwoordiger”). U kunt contact opnemen met de EU-vertegenwoordiger via de DPO-contactinformatie hierboven.
AANVULLENDE KENNISGEVINGEN EERLIJKE VERWERKING
Wij kunnen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens uitvoeren die onderworpen zijn aan een aanvullende Kennisgeving eerlijke verwerking en wij zullen deze onder uw aandacht brengen.