De Koninklijke Vlaamse Academie van België voor Wetenschappen en Kunsten verder genoemd
De Koninklijke Vlaamse Academie van België voor Wetenschappen en Kunsten verder genoemd
de “KVAB” en “de gebruiker” komen het volgende overeen voor het gebruik van zijn zalen.
1. DEFINITIES
1.1. Onder gebruiker wordt verstaan de natuurlijke- of rechtspersoon die met "de KVAB" een reservering-/gebruiksovereenkomst heeft gesloten.
1.2. Onder reserveringsovereenkomst/ gebruiksovereenkomst wordt verstaan de overeenkomst tussen "de gebruiker" en "de KVAB", waarbij "de gebruiker" voor bepaalde tijd een of meerdere zalen ter beschikking wordt gesteld.
1.3. Onder zalen wordt verstaan alle ruimten die "de KVAB" als zodanig aan "de gebruiker "aanbiedt.
2. RESERVERING
2.1. Alle door "de KVAB" gedane aanbiedingen zijn vrijblijvend, d.w.z. onder het uitdrukkelijk voorbehoud dat er pas sprake is van een verplichting van de zijde van "de KVAB" op het moment dat een door "de gebruiker" getekende overeenkomst in het bezit is van "de KVAB" en de eventuele aanbetaling door "de gebruiker" is ontvangen.
2.2 Indien "de KVAB" de door de potentiële "gebruiker" getekende overeenkomst nog niet heeft ontvangen, en de "de KVAB" de zaal (zalen) aan een derde kan verhuren, dan zal de "KVAB" de potentiële "gebruiker" daar direct van in kennis stellen, en dient de potentiële "gebruiker" per direct aan te geven of hij al dan niet van de aanbieding van "de KVAB" gebruik wil maken.
2.3. "De KVAB" is gerechtigd "de gebruiker" een andere zaal aan te bieden dan volgens de reservering-/gebruiksovereenkomst zou dienen te geschieden, behalve als dat evident onbillijk is voor "de gebruiker". Indien de aangeboden zaal goedkoper is dan de gereserveerde zaal in de overeenkomst, heeft "de gebruiker" recht op het bedrag van de besparing.
2.4. "De gebruiker" verklaart door ondertekening van de overeenkomst op de hoogte te zijn van, en in te stemmen met de Algemene Gebruiksvoorwaarden.
pag. 1/9
3. BETALING
3.1. Facturen dienen binnen twee weken na factuurdatum door "de gebruiker" te zijn voldaan.
3.2. Indien een zaalhuurder in gebreke is, dan dient hij alle eventueel op de inning vallende kosten, zowel gerechtelijke als buitengerechtelijke, aan "de KVAB" te vergoeden.
3.3. De jaarlijkse aanpassing (indexering) vindt plaats per 1 september.
4. ONTBINDING VAN DE OVEREENKOMST
Het per direct ontbinden van de overeenkomst van de zijde van "de KVAB" is mogelijk indien er sprake is van:
4.1. het niet nakomen van de verplichtingen door "de gebruiker" zoals vastgelegd in de reservering overeenkomst.
4.2.. wangebruik door "de gebruiker" (of deelnemers) van de zalen.
4.3. gebleken ondeskundigheid bij de beroepsuitoefening van de door "de gebruiker" aangeboden activiteit(en).
4.4. het verstrekken van onjuiste informatie of het onthouden van juiste informatie door "de gebruiker" aan "de KVAB".
4.5. ernstige verdenking van mogelijke verstoring van de openbare orde, of het veroorzaken van overlast door "gebruiker" (of deelnemers).
"De KVAB" zal alsdan niet gehouden zijn tot enige vorm van schadevergoeding aan “de gebruiker”
pag. 2/9
5. AANSPRAKELIJKHEID
5.1. "De KVAB" kan op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld, noch door zaalhuurder, noch door gebruikers. Dit geldt zowel voor mogelijke materiële schade ten gevolge van verblijf binnen de academie als wel voor mogelijke schade ten gevolge van de door zaalhuurders aangeboden activiteiten.
5.2. De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor de activiteiten in de gebruikte infrastructuur
5.3. Indien de KVAB zich verplicht ziet, ten gevolge van overmacht, het reeds toegestane gebruik in te trekken, wordt de gemotiveerde beslissing aan de betrokkenen meegedeeld. Deze intrekking kan geen aanleiding geven tot het vragen van schadevergoeding.
5.4. De KVAB oefent geen bewaking uit en wijst elke aansprakelijkheid af voor de beschadiging of het verlies van het materiaal of de installaties meegebracht door de organisator van het evenement
5.5. "De gebruiker vrijwaart de KVAB tegen eventuele schade-eisen van derden die voortvloeien uit het gebruik van de zaal.
6. TOEPASSELIJK RECHT BIJ GESCHILLEN
6.1. In geval van geschillen tussen “de KVAB” en “de gebruiker” is het Belgische recht van
toepassing.
6.2. Mogelijke geschillen zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in de
vestigingsplaats van de “KVAB”.
pag. 3/9
7. HUISREGELS
“De Gebruiker” dient zich op de hoogte te stellen van de huisregels en zich dienovereenkomstig
te gedragen of daar naar te handelen.
7.1 OVEREENKOMST
De Koninklijke Vlaamse Academie van België voor Wetenschappen en Kunsten, hierna genoemd “de KVAB” kan de Troonzaal, de Marmerzaal, het Auditorium, de vergaderzalen, de toegangshal en het Atrium van het Paleis der Academiën onder de hierna beschreven contractuele voorwaarden geheel of gedeeltelijk ter beschikking stellen voor de organisatie van niet-
commerciële activiteiten door derden, hierna genoemd “de gebruiker ”.
De "KVAB" acht zich slechts gebonden tegenover "de gebruiker" na de instemming van het bestuur en na het akkoord verklaren met de gebruiksvoorwaarden door " de gebruiker" .
Het is "de gebruiker" verboden deze overeenkomst geheel of gedeeltelijk over te dragen.
Het bedrag van de door "de KVAB" gemaakte kosten wordt bepaald in de gebruiksoverenkomst.
7.2 AARD VAN DE ACTIVITEIT
De activiteit dient een academisch karakter te bezitten.
De accommodatie van "de KVAB" wordt niet ter beschikking gesteld voor commerciële activiteiten noch voor partijpolitieke manifestaties.
7.3. AANVRAAG EN TERBESCHIKKINGSTELLING
De aanvraag dient via het online aanvraagformulier te gebeuren ten minste één maand vóór de datum van de geplande activiteit. Hierop moeten alle nuttige gegevens worden vermeld zoals: identiteit van de aanvrager, aard en doel van de manifestatie (vergadering, bijeenkomst of activiteit), datum en tijdstip van gebruik, duur en verwacht aantal deelnemers.
pag. 4/9
7.4. AANKONDIGINGEN EN PUBLICITEIT
Op al het drukwerk wordt op de eerste pagina de naam en het logo van de "KVAB" vermeld
(uitnodiging, programma,…) Deze zijn beschikbaar als jpeg file op de website.
De organisator bezorgt minimaal 14 dagen voor de manifestatie een exemplaar van alle drukwerken voor aankondigingen en publiciteit aan de "KVAB."
Reclamemateriaal, publicitaire versieringen of aankondigingen zijn verboden zowel binnen als buiten het Paleis der Academiën.
7.5. GEBRUIKSTIJDEN
De specifieke gebruikstijden worden vastgelegd bij het opmaken van de overeenkomst. "De gebruiker" dient zich te houden aan de afgesproken uren..
"De gebruiker" verbindt er zich toe het Paleis der Academiën te verlaten na het evenement en nadat de gebruikte zalen in hun oorspronkelijke toestand werden hersteld.
7.6 GEBRUIK VAN DE ZALEN
"De gebruiker" mag enkel die zalen gebruiken waarvoor "de KVAB" de uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven. De lokalen zullen in goede staat ter beschikking van de organisator worden gesteld.
De organisator kan in voorkomend geval samen met een personeelslid van "de KVAB" eventuele gebreken schriftelijk vaststellen vóór het in gebruik nemen van de ruimten.
"De gebruiker" en de deelnemers moeten de aanwijzingen en richtlijnen opvolgen die hun door het personeel van "de KVAB" worden gegeven teneinde de veiligheid van personen en de goede werking van de installaties te verzekeren.
Het is niet toegestaan andere lokalen te betreden "De gebruiker" verbindt er zich toe voor de ter beschikking gestelde lokalen te zorgen als een goede huisvader. De organisator dient elke schade te vergoeden die aan de zalen, het materiaal en de installaties wordt toegebracht tijdens de gebruiksduur van de zalen.
pag. 5/9
7.7. BEPERKINGEN INZAKE HET GEBRUIK VAN DE ZALEN
Het is de gebruiker verboden andere manifestaties in de zalen in te richten dan deze waarvoor de overeenkomst werd aangegaan..
In het Paleis der Academiën geldt een algemeen rookverbod
Aan gordijnen, zolderingen en muren mag niets worden bevestigd zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de verantwoordelijke van de KVAB.
Het is de gebruiker verboden zelf de inrichting van de zalen te wijzigen door het toevoegen of verplaatsen van meubilair, kunstwerken en/of uitrusting.
7.8. BRANDPREVENTIE
De toegangen tot de zalen mogen niet belemmerd worden.
De aanduidingen van uitgangen, nooduitgangen en blusmiddelen, moeten steeds zichtbaar zijn (niet verborgen door stands)
Omwille van de brandveiligheid is het verboden om open vuren, kaarsen of gasflessen in de gebouwen te gebruiken
Het is verboden gemakkelijk ontvlambare versieringen te gebruiken voor de inrichting van tentoonstellingen of het oprichten van stands. Textiel aangewend als decor dient uit de aard van zijn samenstelling of ingevolge een behandeling "niet brandbaar" of "moeilijk ontvlambaar" te zijn.
pag. 6/9
7.9. LEVERING VAN MATERIALEN
In principe mag het materiaal dat nodig is voor de manifestatie ten vroegste één dag voor de ingebruikneming van de lokalen worden geleverd.
Een afgevaardigde van de organisator moet aanwezig zijn om het materiaal in ontvangst te nemen en de ontvangstbewijzen of andere documenten te ondertekenen.
De KVAB tekent in geen geval voor de ontvangst. De KVAB kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de geleverde materialen.
De organisator dient vooraf te informeren waar de goederen kunnen geleverd en geplaatst worden.
Onmiddellijk na de manifestatie of één werkdag na het einde van de manifestatie moeten de goederen worden afgehaald.
7.10. CATERING
De catering maakt het onderwerp uit van een afzonderlijke overeenkomst.
Koffiepauzes, broodjeslunches en recepties kunnen in het paleis der academiën plaatsvinden op voorwaarde dat zij passen binnen een congres, studiedag of vergadering. De gebruiker moet zich strikt houden aan het overeengekomen tijdschema en dient in voorkomend geval gebruik te maken van de diensten van de door de KVAB aangewezen tafelhouders.
7.11. PARKEREN
pag. 7/9
Op weekdagen kunnen overdag een beperkt aantal parkeerplaatsen worden vrijgehouden. De parking wordt enkel ter beschikking gesteld aan het personeel, de leden van de KVAB en de bezoekers van het Paleis der Academiën.
Artikel 1 – Algemeenheden en aansprakelijkheden.
§1. Het louter feit als gebruiker de parkeerinrichting vrijwillig binnen te komen om er te parkeren heeft tot gevolg dat de bepalingen van onderhavig reglement zonder enig voorbehoud worden aanvaard. Personen die zich op de parking bevinden, moeten zich eveneens houden aan dit reglement.
§2. De KVAB stelt uitsluitend parkeerplaatsen voor personenvoertuigen (auto's en tweewielers) ter beschikking van de gebruikers. De KVAB is in geen enkel opzicht te beschouwen als bewaarnemer en neemt op geen enkele wijze een verplichting op zich wat betreft bewaking of toezicht. Zij is evenmin aansprakelijk voor daden van derden.
§3. De KVAB wijst elke aansprakelijkheid af, in welke hoedanigheid en om welke reden dan ook, voor alle schade ten gevolge van onder meer ongevallen, diefstal of beschadiging, brand, vandalisme, enz… door derden, zelfs ten dele, die binnen haar inrichting kan ontstaan.
Artikel 2 – Toegang tot de parking
§1. De gebruiker heeft toegang tot de parking gedurende de openingstijden, behalve wanneer er andere bepalingen gelden.
De KVAB behoudt zich steeds als enige het recht voor om de openings- en sluitingstijden van de parking vast te stellen en bekend te maken.
§2. De toegang kan geweigerd worden aan een personenvoertuig dat niet op een gewone parkeerplaats kan geparkeerd worden om reden van zijn afmetingen of omdat het een voertuig met aanhangwagen betreft.
§3. Personenvoertuigen voorzien van sneeuwkettingen of spijkerbanden zijn niet toegelaten. De schade veroorzaakt door dergelijke voertuigen die dit verbod niet naleven, zal aan de gebruiker aangerekend worden.
Artikel 3 – Verkeersregels geldend binnen de inrichting
§1. Het verkeersreglement is van kracht op de parkinginrichting. De gebruiker rijdt op de parkingterreinen mits inachtneming van dit reglement en dat steeds op eigen risico.
§2. De gebruiker moet zich voegen naar de verkeerstekens en aanduidingen binnen de inrichting, evenals de eventuele mondelinge richtlijnen van het aanwezige personeel van de
KVAB.
§3. De maximum toegelaten snelheid op de parking is 10 km per uur.
pag. 8/9
Artikel 4 – Gebruik van de parking
§1. Behalve het toegelaten voertuig mogen in de parkinginrichting of parkeerplaatsen geen andere voorwerpen zoals banden, kisten, verpakkingen, materialen en dergelijke worden geplaatst noch achtergelaten. Aanhangwagens zijn niet toegelaten.
§2. Het is eveneens verboden de voertuigen zodanig te plaatsen dat de doorgangen worden belemmerd. Bij eventueel ongeval of defect moet de wagen onmiddellijk worden verplaatst om de vrije doorgang van het verkeer te verzekeren.
§3. Het is niet toegelaten personen en/of dieren in geparkeerde voertuigen achter te laten.
§4. Er mogen geen waardevolle, gevaarlijke, schadelijke of hinderlijke voorwerpen in het voertuig achterblijven.
§5. Het is verboden folders of andere publiciteit te verdelen/maken op de parkeerterreinen, tenzij mits voorafgaande en schriftelijke toestemming van de KVAB.
Artikel 5 – Vasthouden en vastzetten, verplaatsen en wegnemen van voertuigen
§1. Bij ongeval of ongewilde immobilisatie van een personenvoertuig zal de gebruiker onmiddellijk het nodige doen opdat zijn voertuig geen enkele hinder zou vormen in de parkinginrichting.
§2. De gebruiker geeft uitdrukkelijk toelating aan het verantwoordelijke personeel van de KVAB om, op kosten en risico van de gebruiker, zijn personenvoertuig te verplaatsen, te laten verplaatsen of te immobiliseren binnen de parkinginrichting, ingeval het voertuig:
-niet geparkeerd is binnen een aangeduide parkeerplaats;
-geparkeerd is op een gereserveerde plaats;
-onrechtmatig gebruik maakt van een parkeerplaats voor mindervaliden;
-het normale verkeer hindert;
-geen nummerplaat draagt die het mogelijk maakt de gebruiker of de eigenaar van het voertuig te identificeren en te contacteren;
-naar de redelijke mening van de Beheerder een gevaar betekent voor personen en/of andermans zaken;
- betrokken was in een ongeval, met het doel de vaststellingen te doen en zolang als nodig voor het doen van deze vaststelling;
-zonder toelating door de KVAB, om welke reden ook, in de parking gestationeerd is.
-de veiligheid of de noden van de normale werking van de parkinginrichting hindert;
In dergelijke gevallen zal de Beheerder het recht hebben het personenvoertuig te immobiliseren, bijvoorbeeld met een parkeer – of wielklem, en dit voor of na verplaatsing.