Communicatie Regio Hart van Brabant

Communicatie Regio Hart van Brabant

Versie 1.0, na vaststelling in de kring gemeentesecretarissen Regio Xxxx xxx Xxxxxxx (x.x. 0 xxx 0000)

Xx Xxxxxx-Xxxxxxx werken negen gemeenten samen met partners uit onderwijs, bedrijfsleven, maatschappelijke organisaties aan duurzame ontwikkeling van het fysiek en sociaal domein. Het uitgangspunt voor deze samenwerking is de strategische meerjarenagenda1, waarin ambitie en doelen geformuleerd zijn. Daaruit volgen jaarlijkse uitvoeringsprogramma’s.

• Deze uitvoeringsprogramma’s worden door de negen gemeenten uitgevoerd vanuit de Gemeenschappelijke Regeling (GR) Regio Hart van Brabant. Ze hebben betrekking op de programma’s Mens & Samenleving, Leefomgeving & Milieu en Economie.

• Voor de uitvoering van het economisch ontwikkelprogramma bestaat Midpoint Brabant. Dit is een samenwerkingsorganisatie van overheid, onderwijs, bedrijfsleven en maatschappelijke organisaties. Het doel van Midpoint Brabant is het bevorderen en stimuleren van de regionale economische ontwikkeling in Midden-Brabant. 2 Het overheidsaandeel in Midpoint Brabant is georganiseerd via Regio Hart van Brabant. 3

Dit communicatieplan voor Regio Hart van Brabant is bedoeld als basis om de interne communicatie binnen onze netwerkorganisatie te verstevigen en om uitgangspunten voor externe communicatie te definiëren.

Communicatiedoel

Regio Hart van Brabant is een netwerkorganisatie. “Een netwerkorganisatie is een niet-hiërarchische organisatie waarin teams en mensen van een wisselende samenstelling werken aan één doelstelling. Een netwerkorganisatie kenmerkt zich door ondernemerschap, de tijdelijke samenwerking van groepen mensen, zelforganisatie en een gemeenschappelijke externe identiteit.”4 De organisatie Regio Hart van Brabant wordt gevormd door medewerkers uit het netwerk: bestuurders en ambtenaren van de negen gemeenten. Op het moment dat zij samenwerken aan regionale programma’s, projecten of taken, vormen zij dus samen Regio Hart van Brabant.

Het doel van communicatie is bij te dragen aan het effectief en efficiënt functioneren van dit netwerk.

Communicatie-inzet voor Regio Hart van Brabant:

• Draagt bij aan het duiden van het gemeentelijk samenwerkingsverband: wat houdt de samenwerking in, waar houden we ons mee bezig, waar ligt de toegevoegde waarde van de samenwerking, wie zijn we, welke successen boeken we – zodat onze bestuurders kunnen besturen op regionale onderwerpen.5

• Is ondersteunend aan de verantwoordelijkheid en taak van collegeleden in het informeren van hun eigen raad – zodat raadsleden in staat zijn hun kaderstellende en controlerende taak in te vullen.6

1 Strategische meerjarenagenda 2019 – 2023: xxx.xxx-xxxxxxxxxxxxxx.xx.

2 Statuten Midpoint Brabant, artikel 2 (Doel)

3 Gemeenschappelijke regeling Regio Hart van Brabant, Toelichting

4 xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxx-xxxxxxxx-xxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx/

5 Gemeenschappelijke regeling Regio Hart van Brabant, artikel 2 (Doelstellingen), punt 1

6 Gemeenschappelijke regeling Regio Hart van Brabant, artikel 4 (Taken), punt 2c; artikel 11 (Verdeling van de bevoegdheden), punt 1; hoofdstuk 5 (Informatie en verantwoording), artikel 14 (Algemene en dagelijks bestuur ten opzichte van de raden), punt 1, 2;

• Is ondersteunend aan de verantwoordelijkheid en taak van de gemeentesecretarissen en de intern coördinatoren bij het promoten van de samenwerking binnen de eigen organisatie – zodat ambtenaren hun adviserende taak richting bestuurders kunnen oppakken, voor activiteiten voor Regio Hart van Brabant.7

• Draagt bij aan het positioneren van Midpoint Brabant binnen het samenwerkingsverband Regio Hart van Brabant (de negen gemeenten).

o Regio Hart van Brabant is een van de aandeelhouders van Midpoint Brabant. Om dit eigenaarschap goed in te kunnen vullen, is inzicht in de activiteiten en verbinding tussen de twee organisaties voorwaardelijk. Communicatie van Regio Hart van Brabant draagt daarom bij aan transparantie over hoe Midpoint Brabant uitvoering geeft aan de ambities uit de strategische meerjarenagenda.

• Draagt in zijn algemeenheid onder alle doelgroepen bij aan draagvlak voor de regionale samenwerking en de strategische meerjarenagenda.

Aanleiding

Regio Hart van Brabant is een collegeregeling, een vorm van verlengd lokaal bestuur en opereert op basis van een netwerksamenwerking. Tot 2018 werd iedere vorm van communicatie vanuit een van de gemeenten opgepakt (per activiteit of taak te bepalen) of verzorgd door extern aangetrokken bureaus of zelfstandigen. Het gevolg hiervan was:

• een set aan losse middelen en uitingen die beter met elkaar in samenhang gebracht kunnen worden om op consistente wijze het merk van de regionale samenwerking bij specifieke doelgroepen onder de aandacht te brengen,

• een voor de buitenwereld onduidelijk verband tussen Regio Hart van Brabant en Midpoint Brabant, die met structurele communicatie-inzet beter geduid kan worden,

• een te beperkte kennis over de samenwerkingsverbanden Regio Hart van Brabant en Midpoint Brabant met bijbehorende activiteiten bij een deel van de eigen ambtenaren en in sommige gevallen ook raadsleden,

• specifiek voor communicatieprofessionals bij de negen gemeenten onduidelijkheid over hoe te communiceren over de regionale samenwerking en daaruit voortvloeiende activiteiten. 8

Goede interne communicatie (in dit geval binnen het netwerk) draagt bij aan de effectiviteit van organisaties en maakt dat verandering sneller geaccepteerd wordt.9 Vertrouwen, goede sociale relaties en een korte afstand naar informatie dragen bij aan samenwerking in netwerkorganisaties. Competitie, culturele verschillen, weerstand en een sterke identificatie en toewijding aan iemands ‘eigen’ groep binnen het netwerk maken samenwerking binnen een netwerk tot een grotere uitdaging.10

In dit stuk zijn – waar relevant – ook uitgangspunten verwerkt van de VN Global Goals.11

artikel 15 (Leden algemeen bestuur ten opzichte van de colleges en raden), punt 1, 2; artikel 19 (Portefeuillehoudersoverleggen), punt 10

7 Samenwerkingsafspraken Regio Xxxx xxx Xxxxxxx 0000 – 0000, Xx Xxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx en De Intern Coördinator

8 Rondgang communicatieafdelingen Regio Hart van Brabant en onderzoek Xxxxx xx Xxxxx, 2019

9 Koelman, 2018

10 Datema, 2015

11 De Global Goals in het gemeentelijk beleid, #16 (vrede, veiligheid en sterke publieke diensten)

Communicatiedoelgroepen

Primaire doelgroepen

Regio Hart van Brabant richt zich in haar communicatie primair op interne doelgroepen (binnen de eigen netwerksamenwerking):

• Bestuurders Regio Hart van Brabant

Algemeen bestuur (burgemeesters), bestuurscommissie Jeugd, portefeuillehouders (wethouders)

• King gemeentesecretarissen

• Raadsleden deelnemende gemeenten Regio Hart van Brabant Met vertegenwoordiging in de klankbordgroep raadsleden

• Ambtenaren deelnemende gemeenten Regio Hart van Brabant

In het bijzonder poho-coördinatoren, intern coördinatoren, projectleiders, werkgroepvoorzitters, griffiers, communicatieprofessionals

• Programmabureau Regio Hart van Brabant

Secundaire doelgroepen

Daarnaast zijn voor Regio Hart van Brabant de volgende doelgroepen belangrijk:

• Bestuurders en medewerkers Midpoint Brabant

• Pers – algemene opinievorming

• Samenwerkingspartners

Waterschappen, energieleveranciers, woningcoöperaties, partners in de zorg, aan Midpoint Brabant verbonden organisaties, etc.

• Andere publieke organisaties rondom Regio Hart van Brabant Districtelijke driehoek

• Andere regionale samenwerkingsverbanden

Regio West-Brabant, Metropoolregio Eindhoven, Brainport Eindhoven, REWIN, Agrifood Capital, etc.

• Andere overheden

De provincie, het rijk, Europa12

Inwoners Regio Hart van Brabant

Met inwoners van Regio Hart van Brabant communiceren we vanuit onze gemeenten – niet vanuit Regio Hart van Brabant. De gemeenten zelf staan dichter bij de burgers en zijn een betrouwbare afzender van informatie. De communicatie vanuit Regio Hart van Brabant is hieraan ondersteunend. Dit past ook bij het concept van verlengd lokaal bestuur, waarbij inwoners via lokale verkiezingen hun raadsleden kiezen en dus ook communiceren met hun lokale vertegenwoordigers.

In de communicatie vanuit de gemeenten over regionale taken en projecten wordt idealiter wel de regionale samenwerking benoemd. Dat is dan na de kernboodschap en kan geduid worden daar waar ruimte is voor verdiepende informatie. Op het moment dat een inwoner bij een regionaal project hoge betrokkenheid voelt en zich in het onderwerp verdiept, kan op die manier de toegevoegde waarde van de samenwerking wordt belicht: veelal om effectiever en efficiënter te kunnen handelen. Deze samenwerking vinden de gemeenten in Regio Hart van Brabant.

12 Gezien de doelgroepen ‘andere overheden’ kan communicatie ook aan lobby voor Regio Hart van Brabant bijdragen. Dit is echter geen communicatiedoel vanuit dit plan. Dat vereist namelijk andere, specialistische kennis en expertise.

Merkgebruik

Regio Hart van Brabant is het merk dat gebruikt wordt in de communicatie (en dus de afzender van boodschappen) over de regionale samenwerking, wanneer het de primaire en secundaire doelgroepen aangaat.

• Regio Hart van Brabant is een sterk merk waar geen afbreuk aan moet worden gedaan door met afgeleiden in naam of logo te werken. We zetten programma’s op als middel om doelstellingen in onze samenwerking te realiseren. Het is niet de bedoeling om submerken (of geheel nieuwe merken) op te zetten, die vervolgens ook weer een eigen propositie en merkpromotie vereisen.

• Wanneer er over regionale projecten (zoals de Regionale Energie- en Klimaatstrategie) of taken (zoals jeugdzorg of inburgering) wordt gecommuniceerd naar iedere andere doelgroep dan inwoners, geschiedt dat vanuit het merk Regio Hart van Brabant. Dat betekent bijvoorbeeld dat er voor ieder project ruimte op de website is, raadsinformatiebrieven en persberichten in templates van de regio worden uitgedaan (i.t.t. die van een gemeente) en drukwerk in de regionale huisstijl wordt vormgegeven; tenzij daar in goede overeenstemming tussen opdrachtgever, programmadirecteur en communicatieadviseur vanaf wordt geweken.

• Het economisch ontwikkelprogramma van Regio Hart van Brabant wordt uitgevoerd door Midpoint Brabant. Vanuit onze GR is Regio Hart van Brabant een van de aandeelhouders in Midpoint Brabant en vertegenwoordigt het het publieke domein in de samenwerking. Midpoint Brabant is dus het te voeren merk bij projecten uit het economische domein. De enige uitzondering hierop is wanneer het enkel een publieke aangelegenheid betreft en er geen samenwerking met partners uit de multi helix is (denk aan een project als de kantorenmonitor).

Communicatie van Regio Hart van Brabant moet telkens duiden op wat voor manier de verbinding tussen beide organisaties gelegd is en het moet de communicatie-inzet van Midpoint Brabant versterken.

• Communicatie met inwoners van Regio Hart van Brabant geschiedt door de gemeenten lokaal. In dat geval is Regio Hart van Brabant als merk ondersteunend en is het doel om – na de kernboodschap aan inwoners – achtergrondinformatie te geven over de efficiënte en effectieve samenwerking binnen een project (of taak) en de positie te duiden van dat project binnen de strategische meerjarenagenda. Het te voeren merk in boodschappen naar inwoners is óf een enkele gemeente, óf multibranding van de negen gemeenten samen – al dan niet aangevuld met Regio Hart van Brabant als afzender.

• Voor inwoners uit onze regio die in een specifiek onderwerp erg geïnteresseerd zijn, een hoge betrokkenheid voelen, moet de communicatie over Regio Hart van Brabant ook toegankelijk zijn. Dit zal veelal op onderwerpniveau het geval zijn.

Woordvoering over het merk

• Woordvoering over Regio Hart van Brabant geschiedt vanuit het merk Regio Hart van Brabant.13 Op het moment dat een bestuurder vanuit zijn regionale rol naar buiten treedt, dient hij of zij dat ook te doen namens de regio en niet (alleen) namens zijn of haar gemeente. Een lokale woordvoerder treedt op dat moment ook vanuit een regionale rol op.

• Naast bestuurlijke woordvoering zoals hierboven benoemd, kan woordvoering ook over uitvoeringstaken of projecten gaan. Hetzelfde principe gaat op in dat geval. Woordvoering, ook wanneer die belegd is bij een van de gemeenten, gebeurt namens Regio Hart van Brabant en niet namens een van de gemeenten. Tenzij expliciet onderling afgestemd.

• Woordvoering over (projecten van) Midpoint Brabant is belegd bij Midpoint Brabant – in goede afstemming met Regio Hart van Brabant.

Meer over woordvoering staat hieronder bij de communicatiestrategie.

13 Gemeenschappelijke regeling Regio Hart van Brabant, artikel 4 (Taken), punt 2d

Boodschap

“Hart van Brabant, het kloppend hart van de metropoolregio Brabant. Een samenwerking tussen negen gemeenten, onderwijs, ondernemers en maatschappelijke partners. Een brede samenwerking die typerend is voor deze regio. We weten elkaar te vinden, we kennen elkaar en onze schaalgrootte maakt ons wendbaar. Samen zetten wij onze schouders onder de ambities die wij hebben voor onze inwoners: een gezonde samenleving met meer welzijn. We koesteren ons ecologisch kapitaal. We zijn trots op onze maakindustrie, logistiek en vrijetijdseconomie. We investeren in innovatie, circulariteit en energieneutraliteit.”

Xxxx Xxxxxxxxx, voorzitter Regio Hart van Brabant en Midpoint Brabant14

Regio Hart van Brabant is een coalitie van autonome gemeenten die kiest voor deze samenwerking, omdat ze ziet dat ze in gezamenlijkheid beter in staat is werkbaar, efficiënt en effectief in te spelen op de uitdagingen van deze tijd. Samen optrekken zorgt voor massa, organisatie- en uitvoeringskracht en daarmee ook zicht op steun van rijk of Europa, bijvoorbeeld in de vorm van middelen, experimenteer- en beleidsruimte of regelgeving. Met deze samenwerking laten de gemeenten ook zien dat ze een solide contractpartij kunnen zijn voor andere overheden en private partijen.15

Midpoint Brabant is het regionale samenwerkingsverband van ondernemers, onderwijspartners, de gemeenten en maatschappelijke organisaties. Vanuit Midpoint Brabant versterken we onze maakindustrie, logistiek en vrijetijdseconomie door te investeren in innovatie (digitalisering en dataficatie), circulariteit en energieneutraliteit. Daarbij zorgen we ervoor dat er een optimale aansluiting is tussen vraag en aanbod op de arbeidsmarkt, in kwalitatieve en kwantitatieve zin. Innovatie vereist de inzet van nieuwe kennis en de toepassing ervan.

De kennisintensieve dienstverlening aan onze sterke economische sectoren is randvoorwaardelijk voor toekomstig succes. Daarom voegen we slimme dienstverlening als kernprogramma toe aan onze economische strategie. We zorgen ervoor dat de randvoorwaarden op orde zijn, zodat de toegevoegde waarde die onze speerpuntsectoren realiseren, groeit.16

Wie ‘we’ zijn? Wij zijn de Midden-Brabanders, van nature warme en gemoedelijke mensen. Dat zit diep in onze genen. We hebben een gastvrij, ondernemend en dienstbaar karakter. En daar zijn we trots op!17

De kernboodschap van Regio Hart van Brabant is vanuit de strategische agenda door te vertalen naar ieder van de drie hoofdprogramma’s: Mens & Samenleving, Leefomgeving & Milieu en Economie. Daarbinnen lopen projecten, die op hun beurt in boodschap te koppelen zijn aan die van het overkoepelend programma en de kernboodschap hierboven.

14 Strategische meerjarenagenda 2019 – 2023, inleiding

15 Strategische meerjarenagenda 2019 – 2023, hoofdstuk 5 (Onze werkwijze | Effectieve coalities)

16 Strategische meerjarenagenda 2019 – 2023, hoofdstuk 4 (Onze werkwijze | Effectieve coalities)

17 Strategische meerjarenagenda 2019 – 2023, inleiding

Communicatiestrategie

“Regio Hart van Brabant wil uitblinken in duurzame ontwikkeling. We groeien merkbaar en meetbaar. Onze missie is dat wij economische, ecologische en sociale groei combineren.”18

Website als primair communicatiemiddel

Het verhaal dat we over onze regio te vertellen hebben, is groot. Een website biedt ons als digitaal platform de ruimte om dat grote verhaal in behapbare informatieblokken te presenteren met directe verwijzingen naar onze partners. Het is een duurzaam middel met (afgezet tegen bijvoorbeeld drukwerk) een lagere belasting van ons klimaat.19 Bovendien is een website ‘anywhere, anytime’ te raadplegen. Daar kan men zowel statische informatie (niet aan veel verandering onderhevig) terugvinden, als actuele informatie in de vorm van nieuwsberichten. Bovendien biedt het internet ons verschillende manieren om inzet meetbaar te maken – op respectvolle wijze voor ieders privacy. In vormgeving is het volledig naar onze eigen identiteit in te richten, waardoor we ons merk op de door ons gewenste manier kunnen uitdragen. Daarom is xxx.xxxxx-xxxxxxxxxxxxxx.xx het primaire communicatiemiddel van onze regio.

• Website

Voor alle programma’s en projecten die we vanuit onze GR uitvoeren, is ruimte voor ten minste kerninformatie op de website. Zolang het de communicatie met de primaire doelgroepen betreft, is het daarom niet wenselijk dat er voor projecten aparte websites worden ingericht. Aparte websites vragen extra communicatie-inzet voor de promotie van een apart kanaal, waarbij het risico op concurrentie ten opzichte van ons gezamenlijk kanaal bestaat. In goed overleg, met een onderbouwd plan, en alleen wanneer de kanalen van de gemeenten daar niet toereikend voor zijn, kan er voor communicatie met het algemeen publiek wel voor een apart kanaal worden gekozen.

Mocht dat het geval zijn, dan is voorwaarde dat op logische wijze naar elkaar verwezen wordt.

• Andere digitale middelen

Het versterken van onze middelenmix door de inzet van andere communicatiemiddelen (w.o. nieuwsbrief en sociale media) heeft ten doel om:

o verkeer naar de website te genereren – door op die platformen leads te genereren waar onze doelgroepen aanwezig zijn,

o merkbekendheid te genereren of merklading toe te voegen,

o en in sommige gevallen mensen een directe reactiemogelijkheid te bieden.

Dat betekent dat berichten op sociale media een duidelijke link naar de website moeten hebben (bijvoorbeeld in het geval van nieuwsberichten over projecten of de regionale samenwerking in het algemeen), of moeten bijdragen aan bekendheid of de gewenste merklading door het liken van of reageren op berichten.

• Webmonitoring

Online zetten we ook in op monitoring. Dit stelt ons in staat om proactief in te spelen op online berichtgeving van derden. Dat kan enerzijds door berichtgeving van derden (op sociale media, nieuwsberichten, etc.) te gebruiken als versterking van onze eigen boodschap door deze te delen, te liken, of erop te reageren. Anderzijds kan het door berichtgeving onder de collega’s te delen en onze kennis over onderwerpen te vergroten – te weten welke gesprekken gevoerd worden en wat het daaraan gekoppelde sentiment is.

In het eerste geval (webcare) gaan we persoonlijke interactie met online stakeholders aan door (1) vragen te beantwoorden, (2) positieve berichten te versterken door erop te reageren en/of ze

18 Strategische meerjarenagenda 2019 – 2023, inleiding

19 Conform VG Global Goal #12 (verantwoorde consumptie), naar De Global Goals in het gemeentelijk beleid

verder te verspreiden, (3) negatieve berichten daar waar mogelijk om te buigen naar (ten minste) een neutraal sentiment, (4) onwaarheden te corrigeren, en (5) berichten met inhoudelijk feedback op onze dienstverlening gebruiken voor evaluatie.

Naast online middelen is een beperkt aantal fysieke middelen niet weg te denken uit de middelenmix. Deze hebben als doel om bij te dragen aan verkeer naar de website, ter ondersteuning van ‘het goede gesprek’ (o.a. praatplaten) of om fysiek de aanwezigheid van Regio Hart van Brabant zichtbaar te maken (o.a. beursbanners en stapelkubussen).

Daar waar logisch, verwerken we in gedrukte middelen altijd een duidelijke verwijzing naar de website. Hier is namelijk de context van het bredere verhaal over Regio Hart van Brabant te vinden.

Duurzame communicatie-inzet

Regio Hart van Brabant is de eerste Global Goals regio van Nederland. Daar zijn we trots op! De VN Global Goals werken door in het beleid van de negen gemeenten, maar ook bij Regio Hart van Brabant als samenwerkingsverband.

• Uitgangspunt: digitaal, tenzij… Als we ons in Regio Hart van Brabant inzetten voor duurzame ontwikkeling, dan uit zich dat ook in onze communicatie. Dat is dus nog een reden om de website als primair communicatiemiddel in te zetten.

• Bij de productie van nieuwe fysieke communicatiemiddelen hanteren we duurzaamheid als uitgangspunt, bijvoorbeeld in papiersoort en drukmethode.

• Duurzaamheid kent vele vormen. Wanneer we zoeken naar leveranciers van communicatiemiddelen en -concepten, speelt nabijheid ook een rol. Bij gelijke geschiktheid van twee of meer leveranciers, gaat de voorkeur uit naar een leverancier uit onze eigen regio. Dat draagt bovendien bij aan de economische ontwikkeling in Midden-Brabant. 20

• De VN Global Goals kunnen we actiever uitdragen en ook verwerken in kernboodschappen. Deze goals onderschrijven namelijk ook het nut en de noodzaak van regionaal samenwerken an sich onder doel 17: “deelname aan (regionale) interbestuurlijke samenwerking”. En in die lijn ten aanzien van Midpoint Brabant: “Actief bevorderen van samenwerking tussen en met maatschappelijke organisaties, bedrijven en inwoners”.21

Logo- en naamsgebruik

Zie ook de paragraaf ‘Merkgebruik’ op pagina 4.

• We maken verdere afspraken over het gebruik van ons logo en de naam Regio Hart van Brabant: op dit moment bestaan er enkele afgeleiden van die op taak- en projectniveau worden toegepast (bijvoorbeeld de logo’s van de Regionale Energie- en Klimaatstrategie en Zorg in Regio Hart van Brabant). Een logo is echter het sterkst als het op eenduidige manier wordt toegepast. Wanneer er vanuit projecten behoefte is aan differentiatie in huisstijl om een eigen statement te kunnen maken, moeten we kijken hoe we daarmee om kunnen gaan, zonder het logo of de naam van Regio Hart van Brabant aan te passen.

• Ons logo moet zowel stand alone als in samenwerkingsverbanden slim toepasbaar zijn. In tijden dat we meer en meer de samenwerking met partijen uit onze omgeving zoeken, moeten we een logo hebben dat op verschillende manieren kan worden toegepast en in een samenwerkingscontext sterk en herkenbaar overeind blijft. Dit vraagt een verdere uitwerking van de huisstijl.

• Het gebruik van ons logo door derden kan niet worden toegestaan, zonder expliciet akkoord van de programmadirecteur en/of communicatieadviseur van Regio Hart van Brabant. De regionale samenwerking betreft een gemeenschappelijke regeling. Dit is een officiële publiekrechtelijke entiteit die, net zoals een gemeente, ook (wettelijke) taken en verantwoordelijkheden heeft. Het

20 De Global Goals in het gemeentelijk beleid, #12 (verantwoorde consumptie)

21 De Global Goals in het gemeentelijk beleid, #17 (partnerschap om doelstellingen te bereiken)

toestaan van het gebruik van het logo voor activiteiten die niet tot het takenpakket van de GR behoren, zou op termijn verwarring kunnen opleveren.

Multibranding bij communicatie met inwoners

Zie ook de paragraaf ‘Merkgebruik’ op pagina 4.

• Het te voeren merk in boodschappen naar inwoners is ofwel één enkele gemeente, ofwel multibranding van de negen gemeenten samen (al dan niet aangevuld met Regio Hart van Brabant als afzender). Zie ook de paragraaf over merkgebruik.

• Boodschappen naar inwoners komen voort uit projecten en/of (wettelijke) taken die bij Regio Hart van Brabant belegd zijn. Ook al vindt deze communicatie naar inwoners vanuit de gemeenten plaats, het moet ook in de middelen van Regio Hart van Brabant terugkomen. Dit om het totaalbeeld aan regionale activiteiten zichtbaar te maken voor onze primaire en secundaire communicatiedoelgroepen. Dergelijke projecten en taken staan bijvoorbeeld op de website van de Regio.

• In beide gevallen (individuele gemeenten als afzender of multibranding) kan er vanuit lokale communicatie verwezen worden naar de website van Regio Hart van Brabant, zodat inwoners die erg geïnteresseerd zijn in een specifiek onderwerp (hoge betrokkenheid) hierover verdiepende informatie kunnen vinden.

Huisstijl

• De basis van de huisstijl van Regio Hart van Brabant kent enkele sterke elementen, maar heeft verdere uitwerking nodig voor het consequent en eenduidig uitdragen van onze identiteit. De verder uitgewerkte huisstijl moet onder meer ingaan op logovarianten, kleurgebruik, typografie, beeldgebruik (fotografie, iconen, infographics en andere stijlelementen) en templates. Een greep uit (de verder uit te werken) onderdelen van de huisstijl:

o Het logo moet eigenstandig toepasbaar zijn (zie hierboven bij ‘Logo- en naamsgebruik’), maar ook in coproductie met anderen. Denk daarbij aan gezamenlijke projecten met Midpoint Brabant, cofinanciering vanuit provincie, samenwerking met andere regio’s en met partners, etc. Hiervoor stellen we duidelijke uitgangspunten op.

o De huisstijl kent op dit moment twee hoofdkleuren: fuchsiaroze en donkerblauw. Op incidentniveau worden daar kleuren aan toegevoegd – van grijs tot oranje en lichtblauw. Dat is echter niet consequent doorgevoerd. We herzien daarom het kleurenpallet zodat het bijdraagt aan de gewenste profilering van ons merk.

• Communicatietoon:

o In algemene communicatie spreken we onze doelgroep informeel aan. Dat past bij de ‘van nature warme en gemoedelijke mensen’ uit onze kernboodschap. Het draagt bij aan het gevoel voor positieve samenwerking, zoals wanneer we een collega tegenkomen op de gang. Maar, bij formele communicatie die rechtstreeks gericht is aan onze raadsleden, bestuurders en partners gebruiken we met gepast respect een formele aanspreekvorm.

o Onze communicatie is bovendien uitnodigend. We spreken collega’s uit het eigen netwerk en samenwerkingspartners direct aan. We maken in onze berichtgeving zoveel mogelijk duidelijk wat we samen oppakken, met wie en wie waarvoor contactpersoon is.

o Bovendien communiceren we zoveel mogelijk in het Nederlands. We zijn trots op ons DNA en koesteren onze herkomst. We realiseren ons daarbij ook dat het binnen de wereld van Midpoint Brabant, bijvoorbeeld in het bedrijfsleven en het hoger onderwijs, gebruikelijker is om Engelse terminologie te hanteren. Engels jargon kan dus binnen het economische programma wel vaker gebezigd worden.

• Voor projectleiders maken we een uitgebreidere toolbox beschikbaar met huisstijldragers, die hen op pragmatische wijze helpt bij het uitdragen van het merk Regio Hart van Brabant. Deze toolbox vraagt eveneens een verdere uitwerking van de huisstijl.

• Vervolgens moet deze toolbox op een logische plek en manier ontsloten worden aan de projectleiders. Op dit moment zijn er enkele templates (sjablonen) beschikbaar via het ledendeel van de website, maar slechts een beperkte groep uit het netwerkverband heeft toegang (bestuurders en een klein aantal ambtenaren per gemeente).

Transparant in wie we zijn en wat we doen

• Wie we zijn en wat we doen maken we inzichtelijk door op project- en taakniveau eenduidige informatie te geven over waar we mee bezig zijn en wie daarin participeren. Ook binnen samenwerkingsprojecten waar we niet de lead in hebben, geven we dergelijke informatie en duiden we bovendien expliciet onze bijdrage en ons belang hierin. Uitgaande van het principe dat de website ons primaire communicatiemiddel is, betekent dit dat we voor ieder project/taak een pagina aanmaken met kerninformatie. Dit betreft een projectomschrijving, relatie met de strategische meerjarenagenda, (indien van toepassing) de rol van Midpoint Brabant, samenwerking met andere organisaties, projectleider, contactgegevens, en zo meer.

Bij nieuwsberichten (website, nieuwsbrief, socials) kunnen we vervolgens ook altijd naar deze kerninformatie verwijzen, zodat voor de lezer altijd de gewenste context inzichtelijk wordt.

• De verbinding met Midpoint Brabant moeten we explicieter benoemen in onze berichtgeving. Welke projecten worden door Midpoint Brabant opgepakt vanuit het economisch programma in onze gezamenlijke strategische agenda? Hoe is Regio Hart van Brabant hiermee verbonden? Dit werkt twee kanten op: in de communicatie van Regio Hart van Brabant gaan we dit beter benoemen en laden per bericht. Daarnaast gaan we zorgen dat de berichtgeving vanuit het publieke domein (Regio Hart van Brabant) binnen de multihelix-samenwerking Midpoint Brabant beter landt.

• Onze website richten we aan onze primaire doelgroepen, maar moet voor iedereen begrijpelijk zijn. Bijvoorbeeld ook voor een raadslid zonder diepe inhoudelijk kennis op een onderwerp. Of voor een betrokken inwoner die zijn weg naar onze website weet te vinden en geen achtergrondkennis over onze regionale samenwerking heeft. Jargon moeten we op de website en in nieuwsberichten vermijden. In gespecialiseerde nieuwsbrieven is daar wel meer ruimte voor.

• Afhankelijk van iemands rol, achtergrond en kennisniveau kan men op zoek zijn naar andere informatie over Regio Hart van Brabant. Vanuit dit communicatieplan is op hoofdlijnen een onderscheid te maken in doelgroepen. Een raadslid kan op zoek zijn naar andere informatie dan een ambtenaar of wethouder. De website moet hierop inspelen, bijvoorbeeld door te werken met doelgroeppagina’s.22

Het duiden van de regio binnen gemeenten

• Wanneer iemand zich sterker identificeert met een ‘eigen’ groep binnen een netwerk (lokaal), dan met het netwerk als geheel (regionaal), kan dat de samenwerking in de weg staan.23 Communicatie kan bijdragen aan een breder gedragen wij-gevoel. Dat kan bijvoorbeeld door bewust een tone of voice te kiezen die bijdraagt aan een wij-gevoel, elkaar aan te spreken op gezamenlijke doelen en in de communicatie aandacht te hebben voor overeenkomsten én verschillen in die doelen.

• Communicatie met raadsleden loopt formeel via de colleges en in praktijk daarnaast via de griffies van iedere gemeente.24 Het is belangrijk om (middels de griffierskring en klankbordgroep raden) wensen en mogelijkheden in communicatie voortdurend af te stemmen met intern coördinatoren, lokale communicatiecollega’s, het regio-secretariaat en de regionale communicatieadviseur. Belangrijk is daarbij ook dat we beter aansluiten bij middelen die door raadsleden al in gebruik zijn. Notubiz wordt momenteel regionaal gebruikt als raadsinformatiesysteem, maar het onderscheid

22 De Global Goals in het gemeentelijk beleid, #16 (vrede, veiligheid en sterke publieke diensten)

23 Datema, 2015

24 Samenwerkingsafspraken Regio Hart van Brabant 2016 – 2020, Het Griffiersoverleg

tussen wat op welk platform te vinden is (Notubiz - website) en de verbinding tussen beide platformen, moeten we verbeteren.25

• Regionale evenementen zijn belangrijk voor fysieke nabijheid, netwerken en informatie- uitwisseling, maar kunnen ook geschikt zijn voor merklading en positionering. Evenementen die opgenomen zijn in onze GR zijn Hart van Brabantdagen, radenbijeenkomsten en de Verenigde Vergadering.26 Tijdens deze (en waar mogelijk andere) evenementen is Regio Hart van Brabant zichtbaar middels diverse merkdragers zoals beursbanners en stapelkubussen. Daarnaast wordt er actief gecommuniceerd over het evenement op sociale media en wordt er gemonitord op wat deelnemers over de evenement delen, met als doel deze berichten verder te versterken.

• De communicatieprofessionals in de regio weten elkaar op vele gebieden en in verschillende verbanden al goed te vinden. Op het corporate niveau van Regio Hart van Brabant kan dit worden verbeterd. Hiertoe is al een eerste rondgang langs gemeenten gemaakt, maar dit moet verder bestendigd worden om in gezamenlijkheid het merk Regio Hart van Brabant te versterken en om daarnaast van elkaar te leren en expertise uit te wisselen. Ook moeten we op projectniveau samenwerking van communicatieprofessionals beter verankeren (zie ook hieronder ‘Organisatie van de communicatie’).27

• Vanuit de op te zetten toolbox (zie hierboven ‘Huisstijl’) werken we kernboodschappen verder uit, die de communicatieprofessionals binnen hun eigen organisatie kunnen gebruiken om de regionale samenwerking te duiden, bijvoorbeeld op een intranet of bij nieuwsberichten. De vertaalslag naar lokale ontwikkelingen zal daarbij mede door de lokale communicatieprofessionals mee moeten worden opgepakt.

• Onderdeel van een dergelijke toolbox moeten ook voorbeelden zijn van wat de regionale samenwerking voor specifieke gemeenten heeft opgeleverd (antwoord op de vraag what’s in it for me). Deze voorbeelden zijn voor iedere gemeente intern te gebruiken. We kunnen dan ook per gemeente duiden hoe deze regionale samenwerking zich verhoudt tot andere regionale samenwerkingen. Denk daarbij aan Xxxxx en Rijen, ambtelijk gefuseerd met Alphen-Chaam en Baarle-Nassau, die weer (deels) participeren in Regio West-Brabant. Of Heusden, dat op programma’s participeert in Regio Hart van Brabant en op andere (waaronder de veiligheidsregio) in Noordoost-Brabant. Een derde voorbeeld is de GHO-samenwerking, waarbij Goirle, Hilvarenbeek en Oisterwijk efficiëntie zoeken door in verschillende ‘backoffice-processen’ samen op te trekken.

• De vindbaarheid van informatie over de regionale samenwerking op gemeentelijke platformen (intranetten) kan wellicht ook beter. Het is logisch dat een ambtenaar op zoek gaat naar informatie over samenwerkingsverbanden op de eigen gemeentelijke website. Voor zover mogelijk en gewenst door de gemeenten, gaan we kijken naar welke informatie over Regio Hart van Brabant beschikbaar is op de intranetten en hoe dat kan worden geoptimaliseerd. Wellicht ligt er ook een mogelijkheid om de regionale samenwerking al bij introductie van nieuwe collega’s lokaal onder de aandacht te brengen. Dit moet ook nader onderzocht.

Woordvoering

Zie ook de paragraaf Xxxxxxxxxxx op pagina 4.

• Ter uitvoering van de in de GR genoemde taken “bevordert of initieert de Regio Hart van Brabant: (…) een aanspreekpunt voor derden over zaken die de intergemeentelijke samenwerking betreffen”.28 Dit betreft de regionale communicatieadviseur, in nauwe samenspraak met de woordvoerders van de betrokken bestuurders. Per situatie kunnen de woordvoerders en de

25 Blijkt ook uit onderzoek Xxxxx xx Xxxxx, 2019

26 Gemeenschappelijke regeling Regio Hart van Brabant, artikel 2 (Doelstellingen), punt a; artikel 14 (Algemeen en dagelijks bestuur ten opzichte van de raden), punt 2; artikel 18 (Verenigde Vergadering), punt 1; artikel 19 (Portefeuillehoudersoverleggen), punt 8 27 Samenwerkingsafspraken Regio Hart van Brabant 2016 – 2020, De Kring Gemeentesecretarissen

28 Gemeenschappelijke regeling Regio Hart van Brabant, artikel 4 (Taken), punt 2d

communicatieadviseur onderling afspraken maken over wie het eerste aanspreekpunt voor de pers is, afhankelijk van inhoudelijke expertise, beschikbaarheid, etc.

• Woordvoering op project- of taakniveau pakken we op in samenwerking tussen een gemeentelijke woordvoerder wiens bestuurder opdrachtgever of kartrekker van dat project of die taak is, en de regionale communicatieadviseur. Dit doet recht aan de organisatie van de communicatie in een netwerkorganisatie en aan het principe van verlengd lokaal bestuur.

• Speciale aandacht verdient de woordvoering voor majeure projecten/taken, zoals rondom jeugdzorg (zie hieronder) of rondom de strategische meerjarenagenda waarbij de voorzitter van de Regio een belangrijke rol heeft. Continue afstemming tussen de lokale woordvoerder en de regionale communicatieadviseur is hierbij essentieel. Samen optrekken is voorwaardelijk aan een goede lijn naar de pers.

• Crisiscommunicatie is een verantwoordelijkheid van de veiligheidsregio en niet van Regio Hart van Brabant. De gemeenten trekken daarin los van Regio Hart van Brabant samen op.

• De woordvoering van Midpoint Brabant ligt bij Midpoint Brabant, in goede afstemming met Regio Hart van Brabant.

Communicatie bij bijzondere projecten: jeugdzorg

In het geval van de jeugdzorg is Tilburg gastheergemeente voor Regio Hart van Brabant. Er is een aparte Bestuurscommissie Jeugd, die onder andere voor communicatie een jaarlijkse opdracht aan de gastheergemeente uitgeeft.29

• Dit betekent dat gemeente Tilburg uitvoering geeft aan de communicatie over jeugdzorg, naar alle doelgroepen. In de ontwikkeling van communicatieafspraken (proces) en -middelen (vanuit een afgeleide huisstijl) is men hier binnen Jeugd verder mee gevorderd dan voor de regio op corporate niveau. Met voorliggend communicatieplan en een nadere uitwerking van de huisstijl voor Regio Hart van Brabant gaan we kijken hoe die twee communicatietrajecten zich nog beter tot elkaar kunnen verhouden en versterken.

• Vanuit het programmabureau vindt online monitoring plaats op onderwerpen die voor de regionale samenwerking relevant (kunnen) zijn. Dat betekent dat daar ook berichten over de jeugdzorg binnenkomen. Tegelijkertijd is de uitvoering van de communicatie belegd bij gemeente Tilburg. Dit vraagt dus om voortdurende afstemming en heldere procesafspraken.

• Ten aanzien van de woordvoering over jeugdzorg is e.e.a. vastgelegd, maar behoeft dat mogelijk nog nadere praktische uitwerking:

o “De gemeente Tilburg is Gastheergemeente ex. artikel 4 van de uitvoeringsovereenkomst tussen de GR en de GR-gemeenten en is derhalve belast met de feitelijke uitvoering van de regionale jeugdhulptaken. Bij de uitvoering van deze taken handelt de Gastheergemeente steeds namens en voor rekening van de GR.”30

o “De Gemeente is woordvoerder voor de regionale jeugdhulptaken betreffende haar gemeente. De Gemeente is het aanspreekpunt bij calamiteiten. Indien beschikbaar zal dan het sociaal calamiteitenplan van de Gemeente worden gevolgd. De ambtenaren van de Gastheergemeente kunnen de Gemeente indien gewenst bij het voorgaande ondersteunen. Eén nog aan te wijzen ambtenaar is daarvoor de vaste contactpersoon.”31

29 Gastheergemeente uitvoeringsovereenkomst regionale jeugdhulptaken Hart van Brabant, artikel 4 (Taken gastheergemeente); Opdracht gastgemeente 2019

30 Gastheergemeente uitvoeringsovereenkomst regionale jeugdhulptaken Hart van Brabant, artikel 4 (Taken gastheergemeente)

31 Uitvoeringsovereenkomst regionale jeugdhulptaken Hart van Brabant, artikel 5 (Taken van de gemeente) – deze overeenkomst is negen keer opgesteld, voor iedere participerende gemeente in Regio Hart van Brabant. “De gemeente” betreft dus iedere individuele gemeente in het samenwerkingsverband.

o Opdracht aan gastgemeente: “Coördineren woordvoering bij actualiteiten en sociale calamiteiten Jeugd regio HvB en verzorgen van berichtgeving naar (lokale, regionale en landelijke) media over de ontwikkelingen in de regionale jeugdzorg.”32

Dit betekent dat gemeente Tilburg namens Regio Hart van Brabant communiceert over jeugdhulp. Dat iedere gemeente een aanspreekpunt of woordvoerder dient te hebben voor lokale jeugdhulpgerelateerde zaken, maar dat gemeente Tilburg namens Regio Hart van Brabant voor de afstemming en ondersteuning een woordvoerder aanwijst. Deze woordvoerder verzorgd voor alle regionale jeugdhulpgerelateerde zaken de relatie met de media.

Op dit moment is het enkel de jeugdzorg die via een bestuurscommissie met mandaat van het algemeen bestuur wordt aangestuurd en waar voor communicatie een specifieke opdracht bij de gastheergemeente ligt. Mochten in de toekomst meer van dergelijke constructies worden ingericht voor andere projecten, dan moeten we aan de voorkant zorgen dat we afstemming hierover vinden, zodat de communicatie van het programmabureau en de gastheergemeente elkaar optimaal versterken.

Organisatie van de communicatie

Uitgangspunt van onze netwerkorganisatie is dat telkens per vraag bekeken wordt vanuit welke gremia de gewenste expertise en capaciteit ingezet kunnen worden. Dat geldt ook voor communicatie: per project/taak kunnen lokale communicatiespecialisten ingezet worden. Bewust is het regionale programmabureau compact en lean opgezet. Er werkt daarom één regionale communicatieadviseur voor 0,7 fte. Diens verantwoordelijkheden en taken omvatten:

• Het algemene verhaal over Regio Hart van Brabant duiden en het uitdragen van dit verhaal volgens voorliggende communicatiestrategie (corporate communicatie).

• Het verbinden van de communicatie over de gehele Regio Hart van Brabant en de projecten/taken die van daaruit gedraaid worden (maar dus niet voor de communicatie vanuit de projecten zelf).

• Het bieden van handvatten voor projectleiders en communicatieprofessionals die binnen projecten participeren, voor het correct uitdragen van het merk Regio Hart van Brabant.

• Het verbinden van de communicatie tussen Regio Hart van Brabant en Midpoint Brabant.

• Het bieden van een platform voor communicatieprofessionals uit de regio om samen te werken en ervaringen uit te wisselen.33

Voor de communicatie binnen projecten moet capaciteit aangevraagd en budget gereserveerd worden. “De kring gemeentesecretarissen heeft een rol als ‘regionaal uitzendbureau’ en levert in onderlinge afstemming de benodigde capaciteit voor het uitvoeringsprogramma Regio Hart van Brabant via een evenredig verdeelde regionale inzet van medewerkers in de rol van regionaal projectleider of teamlid…”34

• Uitgangspunt voor de communicatie over projecten is deze communicatiestrategie.

• De verbinding van de projectcommunicatie met de corporate communicatie van Regio Hart van Brabant wordt met de regionale communicatieadviseur opgepakt.

• Communicatie over Regio Hart van Brabant en over de projecten is een gedeelde verantwoordelijkheid van alle betrokkenen in de netwerksamenwerking: van de KGS (in de levering van capaciteit), de griffierskring (in het ontsluiten van communicatie aan de raden), de bestuurlijk opdrachtgever ondersteund door de ambtelijk opdrachtgever en projectleider (in het bijdragen aan bekendheid en promotie), en van communicatiespecialisten (in advisering over en uitvoering van communicatie).35

• Om communicatie binnen projecten te borgen (in uren, capaciteit en gewenste strategie), gaan we daarover met de programmacoördinatoren concreter in de opstart van projecten adviseren aan de

32 Opdracht gastgemeente 2019

33 De Global Goals in het gemeentelijk beleid, #17 (partnerschap om doelstellingen te bereiken)

34 Samenwerkingsafspraken Regio Xxxx xxx Xxxxxxx 0000 – 0000, Xx Xxxxx Gemeentesecretarissen

35 Samenwerkingsafspraken Regio Hart van Brabant 2016 – 2020

KGS en projectleiders.36 Het is een uitdaging om de capaciteit die nodig is in regionale projecten goed af te stemmen met de communicatieafdelingen van de gemeenten. Veelal werken zij vanuit jaarplannen. Het verdient aandacht om na te gaan of daar – naast de lokale projecten – ook voldoende tijd wordt ingeruimd voor regionale projecten. We willen voorkomen dat regionale activiteiten ‘bovenop’ het reeds geplande werk komt. Idealiter leiden projectmatig werken en de regionale uitvoeringsprogramma’s (voor 2020 nu voor het eerst opgezet) ertoe dat dit ook beter landt in de lokale jaarplannen communicatie.

• Bij de opstart van projecten willen we inzetten op het opstellen van (beknopte) communicatieplannen met meetbare doelstellingen, zodat we het effect van onze regionale inzet zichtbaar kunnen maken. Het formuleren van indicatoren past bij de uitgangspunten van onze strategische meerjarenagenda. 37

• Ook voor kleinere projecten waarbij niet altijd gewerkt wordt met startnotities, maar wel een behoefte is aan incidentele, kortlopende communicatie-inzet (bijvoorbeeld over de ontwikkeling van een campagne) komt de capaciteit uit het netwerk. Het is de verantwoordelijkheid van de projectleider erop toe te zien dat hiervoor vanuit dat netwerk ook capaciteit aangewend kan worden. Mocht hij daarin tegen een uitdaging aanlopen, dan bespreekt hij dat met zijn ambtelijk opdrachtgever. Deze kan indien nodig inbrengen bij de kring gemeentesecretarissen.

Een voorbeeld van een groot project waar naar tevredenheid van meerdere communicatieprofessionals uit de regio samen aan is gewerkt, is de REKS. Deze succesvolle aanpak blijkt, op basis van een voorlopige evaluatie, de volgende ingrediënten in zich te hebben:

• Bij het opstellen van het projectplan is al gelegenheid geweest om mee te denken over de communicatie – globaal inhoudelijk, maar daar zat ook een advies bij om een communicatiecapaciteit specifiek aan de REKS toe te wijzen voor een x aantal uur in de week.

• Dit advies is overgenomen. Er is zowel lokaal als regionaal capaciteit ingeregeld. Juist deze combinatie werkt voor de REKS erg goed.

• Voor de uitvoering van communicatietaken is een uitvraag gedaan bij de negen gemeenten, via de KGS. Bij het uitblijven van beschikbare capaciteit vanuit de gemeenten, hebben we de expertise extern kunnen inhuren. Deze communicatiekracht werkt tenminste één dag in de week vanuit het programmabureau, zodat de communicatie voor de REKS goed samenhangt met de corporate communicatie en de regionaal communicatieadviseur als vraagbaak en verbinder kan fungeren.

• Daarnaast is er een communicatiewerkgroep opgesteld met communicatieadviseurs vanuit enkele van de gemeenten, die inhoudelijk meedenken over de communicatie en zorgen voor de verbinding met lokale communicatieactiviteiten.

• De ingehuurde communicatiemedewerker heeft bij de opstart van het project een rondgang langs de negen communicatieafdelingen gemaakt om te inventariseren wat er al loopt aan lokale communicatietrajecten waarop aangesloten kan worden en welke behoeften er lokaal zijn.

• De urgentie van communicatie over de REKS (dan wel duurzaamheid) wordt ook lokaal als hoog ervaren. Doordat het onderwerp ook voor inwoner zeer relevant is, is het ook lokaal geagendeerd en niet alleen vanuit de regionale samenwerking geprioriteerd.

• Vervolgens zijn twee grotere bijeenkomsten geweest om communicatiecollega’s uit de regio bij te praten en is er (mede op basis van de inventarisatie) kant-en-klare content voor hen geproduceerd

– van tekst, tot beeld en video. Alles aan te passen naar een lokale smaak maar met de juiste basisingrediënten. Zo konden zij lokaal efficiënt de benodigde content verspreiden.

36 Samenwerkingsafspraken Regio Hart van Brabant 2016 – 2020, De Programmacoördinator

37 Strategische meerjarenagenda 2019 – 2023, hoofdstuk 1 (Onze missie | Duurzaam in ontwikkeling)

Middelen

Uit de communicatiestrategie volgen diverse middelen. Grotendeels zijn dit middelen die we al inzetten – alleen kunnen we dat met dit communicatieplan efficiënter en effectiever.

Verschillende middelen hieronder dienen óók andere doelen dan communicatie, zoals de evenementen, die dienen voor informatie-uitwisseling, besluitvorming en netwerken.

Bijlage 1: uitvoeringsplan voor 2020 en verder

Dit communicatieplan leidt tot een aantal concrete acties, die hieronder uitgeschreven staan. De volgorde impliceert geen prioriteit. Bovendien kunnen acties gelijktijdig worden opgepakt.

Algemeen:

• Dagelijkse webmonitoring met bijbehorende webcare

• Nieuwsverspreiding (met name website en social media)

• Nieuwsbrief Vanuit het Hart, vier keer per jaar

• Tekstredactie en vormgeving op jaarstukken zoals de jaarrekening, begroting, uitvoeringsprogramma

• Evenementcommunicatie (voor, tijdens en na) voor Hart van Brabantdagen, radenbijeenkomsten, Verenigde Vergadering

• Onderhoud en beheer website, socials, beeldbank, narrowcasting

Actie 1: verdere uitwerking huisstijl

• Op basis van bestaande elementen, zoals het logo en de twee hoofdkleuren. Daarnaast ingaan op logovarianten en de toepassing daarvan, typografie, beeldgebruik, etc. Verwerken in een praktisch huisstijlhandboek.

• Vervolgens verwerken in reeds bestaande sjablonen van memo’s, brieven, facturen, presentaties, etc. Maar ook nieuwsbrief, online formulieren, handtekeningen e-mail, etc.

• Uitleg aan regiocollega’s volgt voor borging. Daarna bewaking van de huisstijl.

• Inventarisatie van waar ons logo en onze huisstijl nu op project- en taakniveau wordt toegepast en of dat nog in lijn is met de geoptimaliseerde huisstijl en uitgangspunten. Vervolgens inzetten op gefaseerd doorvoeren van de aangepaste huisstijl voor deze uitingen (daar waar nodig).

Actie 2: opzetten toolbox projectleiders en regiocollega’s

• Toegang tot het huisstijlhandboek en bijbehorende sjablonen.

• Woordenlijst voor gedeeld jargon (het spreken van dezelfde taal draagt bij aan een gezamenlijk gevoel en zorgt voor duidelijkheid in berichten).

• Formats voor communicatieplannen, nieuwsberichten, social mediaberichten.

• Verdere uitbreiding beeldbank: naast foto’s van locaties ook themafoto’s.

• Een overzicht met regionale (voorkeurs-) leveranciers: fotografen, drukkers, ontwerpers, etc. Daarbij de mogelijkheid voor communicatiecollega’s van binnen het netwerk om ervaringen te delen. Dat biedt ook de kans om bij veelgebruikte leveranciers de regionale huisstijl goed te borgen.

Actie 3 optimalisering website

• Actualisering website op basis van nieuwe SMA

• Beter voldoen aan wettelijk verplichte richtlijnen (o.a. AVG, Wet digitale toegankelijkheid)

• Xxxxxxxxx borgen privacy statement en toevoegen cookie disclaimer

• Koppeling Google Analytics voor betere meetbaarheid website

• Betere inhoudelijke koppeling met Midpoint Brabant

• Uitbreiding website met projectpagina’s

• Xxxxxxxxx van nieuwsberichten aan projecten/thema’s

• Betere integratie van sociale media

• Opschoning van de mediadatabase met het oog op beeldrechten

• Landingspagina’s voor speciale doelgroepen (met een verwijsfunctie op de website, die op thema is ingericht). Denk daarbij aan raadsleden, of gebundeld naar gemeente.

• Een ledendeel met rechten die op niveau toe te wijzen zijn, ook voor projectleiders en communicatieprofessionals, zodat de huisstijl en toolbox ontsloten kunnen worden.

• Een betere, wederzijdse verbinding tussen de regionale website en eigenstandige projectwebsites. Inventarisatie eigenstandige website en sociale platformen noodzakelijk.

• Daarnaast de verbinding met het raadsinformatiesysteem. Wat staat waar en hoe weten raadsleden waar ze moeten zijn?

Actie 4: verbeteren samenwerking communicatieprofessionals binnen de regio

• Aanhalen banden met communicatiecollega’s uit de regio. Bij hen toetsen en verbeteren van dit communicatieplan. Uitnodigen bij Hart van Brabantdag om te laten voelen hoe de bestuurlijke samenwerking loopt. Eventueel themabijeenkomsten.

• Vertaling van regionale naar lokale ontwikkelingen, zowel algemeen als op projectniveau.

• Open gesprek over regionale woordvoering; wie staat waarvoor aan de lat?

• Inventarisatie: wat wordt er per gemeenten over Regio Hart van Brabant gedeeld – op intranet of andere interne platformen, in inwerkpakketten? En hoe kunnen we dat verbeteren?

Actie 5: verbinden corporate communicatie Regio Hart van Brabant met communicatie jeugdhulp

• Met de geoptimaliseerde huisstijl van Regio Hart van Brabant analyseren waar (mogelijke) gevolgen zijn voor doorvertaling naar de communicatielijn voor de jeugdhulp.

• Vanuit de communicatiemiddelen die jeugdhulp nu vanuit gemeente Tilburg organiseert, kijken hoe we die beter kunnen laten landen in het corporate verhaal van Regio Hart van Brabant. En vice versa. Hoe duiden we de rol van Regio Hart van Brabant in het verhaal van de jeugdzorg? En hoe verbinden we de verschillende middelen en platformen beter met elkaar?

• De woordvoering voor jeugdhulp ligt bij de gastheergemeente: we gaan de samenwerking binnen het netwerk op dit gebied verder optimaliseren.

• De online monitoring voor Regio Hart van Brabant levert ook resultaten over jeugdhulp op. Op wat voor manier kan die (al dan niet) bijdragen aan de (positieve) positionering van de regio?

Actie 6: borgen communicatiecapaciteit binnen de netwerkorganisatie

Regio Hart van Brabant is een netwerkorganisatie. Expertise en capaciteit brengen we zoveel mogelijk vanuit het eigen netwerk in, waarbij de KGS fungeert als overkoepelend coördinator. Dat betekent voor de lokale communicatieafdelingen dat er naast lokale projecten, ook een rol in regionale projecten ligt.

• Het projectmatig werken wordt verder geprofessionaliseerd binnen Regio Hart van Brabant. Dit overstijgt de communicatiediscipline. Voor de communicatie ligt hier een kans om project- en taakcommunicatie beter te borgen vanuit startdocumenten. De regionaal communicatieadviseur staat hiervoor samen met de programmadirecteur en -coördinatoren aan de lat, om met projectleiders en opdrachtgevers een reële inschatting van communicatiebehoefte via startnotities aan de KGS voor te leggen.

• We kunnen onderzoeken of we regionale activiteiten via de daarvoor bestemde lijn (langs de gemeentesecretaris en via de inhoudelijk verantwoordelijke ambtenaren) beter kunnen laten landen in de jaarplannen van de lokale communicatieafdelingen.

• Voor incidentele, kortlopende communicatie-inzet (bijvoorbeeld over de ontwikkeling van een campagne) moeten we zoeken naar betere uitgangspunten en werkafspraken, die recht doen aan de lokale processen – bijvoorbeeld dat de capaciteit wordt opgehaald bij de gemeente van de projectleider, of ambtelijk opdrachtgever, mocht er een externe projectleider zijn.

Actie 7: beter verbinden communicatie Regio Hart van Brabant en Midpoint Brabant

• Inventariseren welke bestuurders en programmamanagers van Midpoint Brabant momenteel de regionieuwsbrief ontvangen en welke niet. Actie om hen eventueel toe te voegen.

• Check op procedure bij secretariaat op nieuwe bestuurders en collega’s Midpoint Brabant. Toevoegen aan verzendlijsten nieuwsbrief en/of welkomstpakket Regio Hart van Brabant (zie actie 9).

• Informatie over Regio Hart van Brabant toevoegen op de website van Midpoint Brabant.

Actie 8: optimaliseren online monitoring

• Zoeklijsten verder optimaliseren op voor Regio Hart van Brabant en Midpoint Brabant relevante onderwerpen.

• De rapportagefunctie beter benutten om volumes en sentimenten inzichtelijk te krijgen voor bijvoorbeeld gebruik in evaluaties.

• Het borgen van de monitoring door het trainen en inzetten van collega’s van het secretariaat van het programmabureau.

Actie 9: introductiepakket ‘welkom bij de regio’

• Algemene introductiepakketten al dan niet naar doelgroep: voor nieuwe bestuurders/ ambtenaren/ raadsleden.

• Bij de gemeenten nagaan of er al introductiepakketten bestaan bij heb en of het mogelijk is daarop aan te sluiten met beknopte informatie over regionale samenwerking.

Actie 10: kernboodschappen verder uitwerken

• Het compacter maken van de kernboodschap zoals hierboven omschreven. Als we in 150 woorden moeten benoemen wie we zijn en wat we doen?

• Het opdelen van de kernboodschap naar verschillende deelboodschappen; voor ieder programma één. Voor Midpoint Brabant eveneens. Indien logisch koppelen aan doelstellingen VN Global Goals.

• Het ‘personaliseren’ van de kernboodschappen naar de negen gemeenten. Toe te voegen aan de toolbox voor projectleiders en communicatieprofessionals.

Andere acties

• Narrowcasting op programmabureau beter draaiend krijgen voor gedeeld regionaal gevoel en

branding naar gasten.

• Op termijn: een algemene webpagina met basisinformatie in het Engels over Regio Hart van Brabant, voor onze ambities in Europa.

Beschikbare middelen en planning

Uitgangspunten:

• Voor de communicatie op projectniveau worden de kosten begroot binnen het betreffende project.

• Voor de overkoepelende, corporate communicatie is een werkbudget bij het programmabureau beschikbaar. Voor 2020 gaat het om € 20.000. In dit plan staan echter veel acties omschreven, waarvoor opgeteld meer middelen nodig zijn dan in het werkbudget zitten. Dit werd in 2019 al voorzien en daarom is er een overheveling naar 2020 aangevraagd voor restantmiddelen uit het werkbudget communicatie dat jaar.

• Daarnaast heeft Midpoint Brabant een budget voor communicatie en marketing. Daar waar dat logisch en efficiënt is, pakken we processen zoveel mogelijk in gezamenlijkheid op, om uitvoeringskosten te drukken. Denk hierbij aan het gezamenlijk inzetten van een programma voor online monitoring.

Eerste acties uit dit communicatieplan zijn al ingezet in 2019. Andere acties zullen voor de begroting van 2020 vallen en afhankelijk van de financiële mogelijkheden en de beschikbare capaciteit zoveel mogelijk in dat jaar worden opgepakt. Focus voor 2020 heeft in ieder geval het optimaliseren van de huisstijl en het verbeteren van de website.

Xxxxxx werkbudget communicatie 2020

Vaste lasten communicatiewerkbudget:

• Softwarelicenties € 3.000

• Webbeheer € 2.000

• Ondersteuning vormgeving € 2.000

Lasten voorzien:

Fotografieopdracht themabeelden (reeds ingezet) € 3.000

Optimalisering huisstijl en uitwerking toolbox (deels uit overheveling) € 15.000

Subtotaal € 25.000

Nieuwe website (projectbegroting indien mogelijk – nog aan te vragen) € 20.000

Totaal € 45.000

Bijlage 2: bronnenlijst

• Gemeenschappelijke Regeling Regio Hart van Brabant, versie december 2017

• Statuten Midpoint Brabant, versie mei 2013

• Strategische meerjarenagenda 2019 – 2023 Regio Hart van Brabant en Midpoint Brabant

• Samenwerkingsafspraken 2016 – 2020 Regio Hart van Brabant

• Rondgang langs communicatieafdelingen van de regiogemeenten

• Gastheergemeente uitvoeringsovereenkomst regionale jeugdhulptaken Hart van Brabant, 2018 – 2022

• Uitvoeringsovereenkomst regionale jeugdhulptaken Hart van Brabant, 2018 – 2022

• Opdracht gastgemeente 2019 (door Bestuurscommissie Jeugd)

• Communication and democratic legitimacy in a regional collaboration, afstudeerstage Xxxxx xx Xxxxx naar de communicatie met raadsleden, voorjaar 2019

• De Global Goals in het gemeentelijk beleid, Een handreiking voor Nederlandse gemeenten, VNG International, 2018