2E TERTAALRAPPORTAGE 2022 2E TERTAALRAPPORTAGE 2022
2E TERTAALRAPPORTAGE 2022
2E TERTAALRAPPORTAGE 2022
Colofon
Vier gemeenten - Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude - hebben vanaf 1 januari 2012 de interne bedrijfsvoeringstaken geconcentreerd in één organisatie, Servicepunt71. Servicepunt71 is dé partner op het gebied van Informatievoorziening, HRM, Facilitaire zaken, Juridische zaken, Financiën en Inkoop.
Servicepunt71 Xxxxxxx 000
0000 XX Xxxxxx
2 PROGRAMMAPLAN EN PARAGRAFEN 5
3.1 Ontwikkeling van de lasten en baten 15
1 Algemeen
Voor u ligt de 2e tertaalrapportage 2022 waarin wij rapporteren over de stand van zaken over de eerste acht maanden van 2022.
Dienstverlening op de prioriteiten uit het jaarplan 2022
Het uitgangspunt voor het Jaarplan 2022 is de gedeelde ambitie om gezamenlijk te bouwen aan een sterkere bedrijfsvoering.
Dat betekent dat we niet alleen binnen Servicepunt71 de verbinding tussen de prioriteiten, de reguliere dienstverlening en de middelen versterken. We versterken ook de verbinding met de bedrijfsvoering van de deelnemende gemeenten in onze gemeenschappelijke regeling. De aanpak voor het opstellen van de strategische IV-portfolio laat zien dat we die integrale klantbenadering uitwerken in een meerjarenperspectief met zicht op de gedeelde en lokale prioriteiten en in samenhang met de beschikbare capaciteit en de beschikbaar gestelde middelen. In 2022 ligt een grote nadruk op een succesvolle voorbereiding van de transitie naar de nieuwe centrumregeling binnen de gemeente Leiden. Wij werken volop mee aan
de uitwerking van het implementatieplan en bereiden de liquidatie van Servicepunt71 per 1 januari 2023 voor, waarbij de operationele dienstverlening zo min mogelijk wordt verstoord. De nadruk op deze transitie en de beperkingen die er zijn in capaciteit en middelen, hebben ertoe geleid dat er in het jaarplan slechts 12 onuitstelbare activiteiten tot prioriteit zijn benoemd bovenop de reguliere dienstverlening.
De voortgang op deze 12 onderkende prioriteiten wordt toegelicht in het hoofdstuk Dienstverlening. Gelijk aan voorgaande jaren wordt hierbij gewerkt met het verkeerslichtmodel. Van de twaalf prioriteiten scoren er negen groen, twee oranje en een rood.
Reguliere dienstverlening
Het overgrote deel van de werkzaamheden van Servicepunt71 betreft reguliere dienstverlening. Wij zien dat door de moeilijke arbeidsmarkt en het van het slot gaan van Nederland na de coronapandemie de vraag naar de reguliere dienstverlening hoog is. De arbeidsmarkt zorgt voor een hoger verloop binnen Servicepunt71 en ook binnen de hele regio. Het werven van vaste en externe medewerkers, het uitleveren en innemen van in bruikleen gegeven materialen zijn twee voorbeelden die de werkdruk op de reguliere dienstverlening verhogen.
Het weer naar kantoor gaan van onze medewerkers zien wij als positief, maar heeft helaas ook tot gevolg gehad dat de inhaalgriepgolf ons heeft getroffen. Dit heeft tot hogere werkdruk geleid. Vanzelfsprekend blijven wij de tijdigheid en kwaliteit van de dienstverlening volgen, en waar nodig overleggen wij met gemeenten over te nemen maatregelen en/of verlengen van de doorlooptijden.
Financiën
Bij de behandeling van de jaarrekening 2021 hebben het SGB en het Bestuur nadrukkelijk de opdracht herhaald om de voorspelbaarheid van de financiën verder te vergroten, en daar waar tegenvallers zich voordoen deze in eerste instantie te dekken binnen de eigen begroting.
In de vorige tertaalrapportage signaleerden wij een aantal negatieve bewegingen die voor de 2e tertaalrapportage 2022 onverminderd van kracht blijven:
■ Om de operationele kwetsbaarheid bij Informatievoorziening te verkleinen en hiermee het aantal P1 verstoringen te verkleinen is tijdelijk een extra manager ingehuurd.
■ Vanwege het implementeren van het hybride werken is een externe projectleider aangetrokken.
■ De incidentele dip in de budgetten 2022 van € 257.000 als uitvloeisel van de overgang naar Open Line, het afscheid nemen van het team Infra, en het overgaan op Kantoor71.
■ Meer externe inhuur door hoger ziekteverzuim en de krappe arbeidsmarkt, en hogere kosten over de hele linie door de hoge inflatie.
Algemeen | 3
In de prognose van het resultaat over 2022 komen we uit op een licht negatief resultaat van € 324.000. Voor een deel wordt dit resultaat veroorzaakt doordat we terughoudend zijn omgegaan met het claimen van extra budget. Daar tegenover staat dat we conform de notitie Uitgangspunten eindbalans vrije bedragen uit de Algemene Reserve en de reserve Flankerend Beleid ten gunste van het resultaat hebben laten vrijvallen. We hebben geprobeerd het resultaat zo realistisch mogelijk te bepalen, maar verwachten toch dat het resultaat in de jaarrekening hoger zal uitvallen. Bijvoorbeeld doordat we op meerdere plaatsen nog aan het werven zijn voor personeel, maar er door de moeilijke arbeidsmarkt geen garantie is dat dit lukt zoals in de prognose wordt verwacht.
Wij blijven in de laatste maanden van het jaar de financiën goed monitoren en blijven sturen op het binnen de begroting opvangen van bovengenoemde en andere nadelen.
Namens het CMT, Xxxxxxx Xxxxxxxxx Directeur a.i.
De 2e tertaalrapportage 2022 van Servicepunt71 bestaat uit drie hoofdstukken. Dit hoofdstuk 1 bevat de algemene voortgang en de leeswijzer.
Hoofdstuk 2 bevat de inhoudelijke voortgang op de dienstverlening en de paragrafen Bedrijsvoering en Weerstandsvermogen en risicobeheersing. In dat hoofdstuk wordt voor de voortgang van de prioriteiten net als voorgaande jaren gewerkt met het verkeerslichtmodel waarbij tenminste een toelichting wordt gegeven op de prioriteiten met een rode of oranje score.
Hoofdstuk 3 bevat de financiële ontwikkelingen. Daarin komen achtereenvolgens aan de orde de ontwikkeling van de lasten en baten, de prognose van het resultaat over 2022, de wijzigingsvoorstellen in de exploitatie, veranderingen op het gebied van investeringen en reserves en het effect van alle ontwikkelingen op de bijdragen van de deelnemers.
In verband met de beëindiging van Servicepunt71 per eind 2022 gaan de cijfermatige tabellen uitsluitend nog over 2022. Na overleg met de controller van de gemeente Leiden geven wij in het laatste hoofdstuk van deze rapportage inzicht in de ontwikkeling van de lumpsumbijdrage voor 2023.
4 | SERVICEPUNT 71
2 Programmaplan en paragrafen
2.1.1 Dienstverlening
De uitvoering van implementatieplan, het inbedden van de bedrijfsvoering van Servicepunt71 in de organisatie van de gemente Leiden, en de voorbereidingen voor de liquidatie van Servicepunt71 lopen gestaag. Hierbij streven we er naar om de operationele dienstverlening zo min mogelijk te verstoren. De focus op deze transitie in combinatie met de beperkingen die er zijn in capaciteit en middelen, hebben ertoe geleid dat er in het jaarplan 2022 slechts 12 prioriteiten zijn benoemd bovenop de reguliere dienstverlening. Dit jaarplan is vastgesteld door de SGB op 26 januari 2022.
Voortgang prioriteiten
De voortgang per prioriteit wordt in deze rapportage in een tabel weergegeven met een kleur (verkeerslichtmodel). Groen betekent dat de prioriteit binnen de planning en het budget gerealiseerd kan worden, oranje betekent dat er extra inspanning of budget nodig is, en rood wil zeggen dat realisatie niet meer mogelijk of doelmatig is. Onder de tabel worden de prioriteiten die rood en oranje scoren altijd toegelicht. De prioriteiten die groen scoren kunnen worden toegelicht als dit gezien de ontwikkelingen wenselijk is.
1. Samenwerkingsmodel voor de bedrijfsvoering in de Leidse regio | √ | 7. Uitvoering van de 'Must do' projecten vanuit de IV strategische projectenportfolio | √ |
2. Invoering wet open overheid | √ | 8. Verhogen operationele kwaliteit IV | ± |
3. Invoering Omgevingswet | √ | 9. Implementatie ERPx systeem (vervanging Decade) | – |
4. Ondersteuning bij de inrichting van SoZ Holland Rijnland | ± | 10. Arbeidsmarktstrategie | √ |
5. Faciliteren van het hybride werken | √ | 11. Arbo-dienst en vitaliteit | √ |
6. Capaciteit reserveren voor ondersteuning bij collegevorming | √ | 12. Regionale Energietransitie (RES) | √ |
Ad. 4. Ondersteuning bij de inrichting van SoZ Holland Rijnland
Vanuit de bedrijfsvoering beschouwd zijn er risico's, maar is het realiseren van de inrichting haalbaar. Het plan voor de ontvlechting van TWO uit de organisatie van Holland Rijnland en de oprichting van de Service-organisatie Zorg (SoZ) is pas in mei 2022 vastgesteld. Door deze late vaststelling staat de planning voor de werkzaamheden van Servicepunt71 wel onder druk, en moeten mogelijk extra kosten gemaakt worden, hoewel die laatste in principe doorbelast kunnen worden. Ook is Informatievoorziening voor een deel afhankelijk van externe leveranciers voor de aanpassing van systemen.
De haalbaarheid van een tijdige inrichting is wel afhankelijk van de timing van de te nemen bestuurlijke besluiten. Dit is een kritisch tijdpad waarop wij geen invloed hebben. Holland Rijnland heeft bijvoorbeeld het sociaal plan voor de werknemers die naar SoZ overgaan nog niet kunnen vaststellen.
Ad. 7. Uitvoering van de 'Must do' projecten vanuit de IV strategische projectenportfolio
Over de uitwerking van het strategische projectenportfolio merken wij het volgende op:
■ Ondanks dat niet alle projecten voorspoedig kunnen worden uitgevoerd, is over het geheel bezien de uitvoering van de in het portfolio opgenomen projecten goed. Vandaar dat de prioriteit toch groen kleurt.
Programmaplan en paragrafen | 5
■ Daarnaast zijn enkele projecten in opdracht van de opdrachtgevers (nog) niet gestart. Door het niet starten van deze projecten is er ruimte gekomen voor het zogenaamde arrangementenmodel in verband met de herstructurering van de WMO.
Ad. 8. Verhogen operationele kwaliteit IV
De operationele kwaliteit blijft door verschillende oorzaken achter bij de verwachtingen. Zo verloopt de implementatie van de in 2021 ontworpen operationele processen stroef. Het management moet (te) veel tijd besteden aan operationele zaken, waardoor onvoldoende tijd over blijft om deze veranderingen goed te begeleiden. In april is een interim manager
ICT aangetrokken om de werkdruk in het managementteam te verlichten en de verbeteringsslagen te versnellen. Daarnaast is een overleg ingeregeld op directieniveau (CIO, directeur PHV Leiden) om waar nodig te prioriteren. De arbeidsmarkt
voor IV-functies staat sterk onder druk, waardoor het voor zowel onszelf als onze leveranciers lastig is om voldoende (gekwalificeerd) personeel te hebben. Wij merken de gevolgen daarvan in onze eigen organisatie, maar ook doordat leveranciers door personeelstekorten niet tijdig de noodzakelijke inzet kunnen leveren, waardoor het oplossen van verstoringen langer duurt. Middels leveranciersmanagement proberen we hierop te sturen. De ICT-problemen kunnen tot gevolg hebben dat de dienstverlening aan inwoners periodiek gehinderd wordt en medewerkers hun werkzaamheden niet goed kunnen uitvoeren.
Ad. 9. Implementatie ERPx systeem (vervanging Decade)
Voor de zomer is geconstateerd dat de geplande implementatiedatum van 1 oktober 2022 niet gehaald kon worden. Daarop is het besluit genomen tot uitstel. Aan de vertraging liggen meerdere oorzaken ten grondslag, maar de belangrijkste is dat het 'van inkoop tot betalen' proces bij de leverancier nog niet gereed is. Hierdoor is er voor ons geen mogelijkheid geweest om dit cruciale proces te testen. Er wordt nu een nieuw plan uitgewerkt. Xxxxxx besluitvorming over het geactualiseerde plan vindt de komende maanden plaats. Door de vertraging is de kans aanzienlijk dat er te zijner tijd extra middelen nodig zijn.
Ad. 10. Arbeidsmarkstrategie
Na besluitvorming in het begin van dit jaar is voor 2022 de capaciteit voor recruitmentwerkzaamheden uitgebreid. Met deze capaciteitsuitbreiding konden we het tot en met deze 2e tertaalrapportage 2022 nog wel bolwerken, vandaar de groene score. Voor de resterende maanden van dit jaar voorzien wij dat door toename van het aantal vacatures de vraag naar ondersteuning zodanig toeneemt dat de capaciteit bij recruitment onvoldoende is. In overleg met de opdrachtgevers (gemeenten) bepalen we daarom wat prioriteit heeft in de dienstverlening en ondertussen onderzoeken we welke maatregelen we kunnen treffen voor de langere termijn.
ad. 11. Arbodienst en vitaliteit
Begin dit jaar is de overeenkomst met de arbodienst Rienks beëindigd. De implementatie van de huidige arbodienst Salude vraagt systeem- en procesaanpassingen voor zowel de HRM-organisatie maar ook voor de klant (management en medewerkers). De implementatie is einde van het jaar afgerond en wordt de komende maanden geëvalueerd door de projectleider Arbo & Gezondheid. Processen zijn nog niet allemaal gestandaardiseerd en/of geharmoniseerd en alle signalen van klanten om te optimaliseren worden meegenomen.
2.2.1 Bedrijfsvoering
Voortgang prioriteiten
In voorgaande jaren werden hier de interne prioriteiten van het jaarplan behandeld. Voor 2022 zijn alle prioriteiten opgenomen in het hoofdstuk Dienstverlening.
Ziekteverzuim
Het ziekteverzuimpercentage tot en met juli 2022 is 7%. Dat is 1,1% hoger dan de 5,9% over 2021. Het ziekteverzuim is in de volgende tabel uitgesplitst en wordt daarna toegelicht.
6 | SERVICEPUNT 71
verzuim | frequentie | dagen) | weken) | tot 1 jaar) | m 2 jaar en > 2jaar) | ||
2021 | 364 | 5,9% | 0,8 | 0,5% | 0,6% | 3,0% | 1,8% |
2022 t/m augustus | 384 | 7,0% | 1,1 | 0,8% | 0,8% | 3,2% | 2,2% |
Verschil | 1,1% | 0,3 | 0,3% | 0,2% | 0,2% | 0,4% | |
Ziekteverzuim
Aantal fte
Totaal
Meldings-
Kortdurend Middellang Langdurig
(tot 7 (2 t/m 6
(7 weken
Langdurig (>1 jaar t/
In 2019, 2020 en 2021 was het voortschrijdend verzuimpercentage respectievelijk 8,1%, 5,5% en 5,9%. In 2022 stijgt dit percentage naar 7% en lijkt op weg naar het niveau van 2019. Het verzuimpercentage stijgt voor alle categoriën. Ook de meldingsfrequentie was laag tijdens de pandemie. In 2022 stijgt deze weer naar een vóór corona gemiddeld niveau. Het nulverzuim daalt ook naar het niveau van 2019/2020 en is nu 43%. Dit houdt in dat 43% van de medewerkers nog niet heeft verzuimd.
Het klinkt tegenstrijdig, maar waarschijnlijk is de coronapandemie van invloed is geweest op de daling. Sinds de medewerkers in 2022 weer vaker naar het werk komen, waardoor er meer persoonlijke contact was, stijgen de cijfers. Mogelijk hebben we te maken gehad met een behoorlijke inhaalgriepgolf in combinatie met corona. Dit speelde bij ons, maar ook bij de gemeenten. En dit kan weer tot een hogere werkdruk hebben geleid bij de nog niet zieke medewerkers, naast een hogere werkdruk door krapte op de arbeidsmarkt.
Arbeidsmarkt
Net als in het eerste tertaal met 35 opengestelde vacatures is in het tweede tertaal het aantal van 32 opengestelde vacatures onverminderd hoog ten opzichte van vorig jaar. SP71 is daarin niet de enige organisatie. We zien dat ook breder in de regio en in het land. Het aantal vervangingsvacatures is hoog. De arbeidsmarkt is nu gunstig voor medewerkers, waardoor een overstap naar andere organisaties makkelijker is. Daarbij kan de overgang naar Leiden een aantal medewerkers net een extra zetje hebben gegeven. In het tweede tertaal hebben 15 medewerkers de organisatie verlaten. Sinds dit kwartaal wordt de uitstroom intensiever geanalyseerd.
Momenteel is het in de markt op alle adviseursfuncties bij Servicepunt71 moeilijk om nieuwe medewerkers te vinden. Denk hierbij onder andere aan financieel adviseurs, HRM-adviseurs, juridisch adviseurs, allerlei adviseurs in het IV domein en functioneel beheerders. Op de lager ingeschaalde ondersteunende functies is het iets minder moeilijk om aan medewerkers te komen. Deze functies komen bij Servicepunt71 echter beperkt voor.
Vanwege de schaarste zijn de kosten en inspanningen per vacature hoog. De druk op recruitment en vacaturehouders neemt toe. Van hen wordt meer inspanning gevraagd. Ze moeten sneller reageren en vaker met kandidaten in gesprek gaan. Ze maken meer gebruik maken van eigen netwerk en teamleden wordt verzocht dit ook te doen. Ook wordt er gekeken of functies aangepast kunnen worden door het werk anders te verdelen, of het mogelijk is nieuwe medewerkers met extra training 'on the job' functievolwassen te maken en of medewerkers in dienst klaargestoomd kunnen worden voor essentiële functies die door pensionering in de nabije toekomst vacant komen. Kortom, kandidaten met jarenlange ervaring zijn schaars, waardoor er met een bredere blik gekeken wordt om functies toch ingevuld te krijgen. Hierover zijn de HRM medewerkers intensief in gesprek met de vacaturehouders.
Als gevolg van het project Arbeidsmarktstrategie is de formatie voor recruitment-medewerkers gegroeid. Recruitment wordt professioneler aangepakt, waardoor het zich ontwikkelt richting een ‘kandidaat-centraal’ benadering. Er wordt geïnvesteerd in de arbeidsmarktpositie van de partners via evenementen, er is een social media strategie en eigen medewerkers zijn
ambassadeurs bij wervingsvraagstukken. Dit resulteert in een weliswaar oplopende doorlooptijd op de invulling van vacatures (1e kwartaal 52 dagen naar 2e kwartaal 62 dagen), maar blijft nog steeds onder het landelijk gemiddelde van 65 dagen (2021).
Vitaliteit
De kennismakingen met de nieuwe bedrijfsartsen van Salude worden in het najaar afgerond. Ook zijn bij verschillende organisaties de SMT’s weer gestart. Hierin wordt aandacht besteed aan de aanpak van verzuim en preventie en worden actieplannen tot verbetering gemaakt.
Programmaplan en paragrafen | 7
In het najaar volgt een evaluatie van de met de nieuwe bedrijfsartsen afgesproken werkwijze. Daarin zullen onder andere knelpunten in de processen en techniek worden besproken.
In het najaar wordt verder gewerkt aan de professionalisering van de Arbo- en gezondheidsdienstverlening. De nadruk ligt in het laatste kwartaal op uitvoering en het leggen van een goede basis voor alle organisaties voor een jaarplancyclus (arbo, verzuim en vitaliteit) en SMT-cyclus. Ook worden processen verder geoptimaliseerd. Samen met het goed borgen van het uitvoeringsplan vitaliteit (onder andere de opvolging en inzet van een structurele fitcheck) moet dit de ondersteuning bieden voor een vitale en wendbare organisatie.
Sociaal werkgeverschap
Op het onderwerp diversiteit en inclusie wordt steeds nauwer samengewerkt met het projectteam D&I van de gemeente Leiden. In het derde tertaal van dit jaar staat samenvoeging van projectleiding en advies, Leiden Inclusief en HRM, ambassadeurs en communicatie op de agenda. In het tweede tertaal is al gezamenlijk gewerkt aan het opstellen van de Diversiteits & Inclusie agenda 2022-2023.
Er zijn steeds meer initiatieven die bijdragen aan inclusiviteit, zoals het neurodiversiteitsnetwerk, aandacht voor het suikerfeest en een duidelijke inclusiviteitsboodschap in alle vacatureteksten. Ook tijdens de Summerschool en Kennisdag wordt aandacht besteed aan het onderwerp D&I.
In het kader van de regeling Banenafspraak zijn de afgelopen periode geen nieuwe collega’s aangenomen. Wel wordt de arbeidsovereenkomst van een collega’s uit de doelgroep verlengd.
2.2.2 Weerstandsvermogen en risicobeheersing
1. Inleiding
Weerstandsvermogen
Het weerstandsvermogen is de relatie tussen de weerstandscapaciteit en alle risico’s waarvoor Servicepunt71 geen maatregelen heeft getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn voor de financiële positie. Het weerstandsvermogen wordt uitgedrukt in een ratio weerstandsvermogen en afgezet tegen de algemeen geldende weerstandsnorm. Die ratio geeft de mate aan waarin Servicepunt71 in staat is om tegenvallers op te vangen zonder effecten op de bedrijfsvoering. Met de inwerkingtreding van de nieuwe Nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement met ingang van 1 januari 2021, is niet meer de eis dat de ratio van het weerstandsvermogen minimaal 1.0 = voldoende moet zijn, maar streeft Servicepunt71 naar een ratio van het weerstandsvermogen tussen de 0 – 0,6. Dit vanwege de eigenaarsrol van de gemeenten als ook vanwege het bestuurlijk besluit om risico’s binnen het weerstandsvermogen van de gemeenten op te vangen.
Weerstandscapaciteit
De middelen en mogelijkheden waarover Servicepunt71 beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken vormen samen de weerstandscapaciteit. Wat tot de weerstandscapaciteit behoort is een bestuurlijke afweging. In de Nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement uit 2021 is bepaald dat de weerstandscapaciteit bestaat uit de algemene reserve, de aan specifieke risico’s gelieerde bestemmingsreserves, het niet bestemde saldo van de exploitatie en het budget Onvoorzien. Daarnaast zijn de deelnemers op grond van artikel 17 van de GR Servicepunt71 verplicht ervoor zorg te dragen dat Servicepunt71 altijd beschikt over voldoende middelen om aan al zijn verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen.
Risicomanagement
Een risico is een mogelijke gebeurtenis met een negatief gevolg voor de organisatie. Servicepunt71 wil risico's zoveel mogelijk beheersen door ze structureel en op systematische wijze te identificeren, prioriteren, analyseren en beoordelen. Een goed systeem van risicomanagement stelt bestuurders en managers in staat passende beheersmaatregelen te nemen voor risico’s die het behalen van de doelstellingen van de organisatie bedreigen.
8 | SERVICEPUNT 71
2. Risico's
Risico-overzicht
Om de risico's in kaart te brengen stelden we een risicoprofiel op. Dit risicoprofiel maakten we met een risicomanagementinformatiesysteem dat ook de gemeenten gebruiken. Met het informatiesysteem brengen we risico's systematisch in kaart, waarna alle teams binnen Servicepunt71 ze beoordelen. Het overzicht hieronder presenteert alle risico's van Servicepunt71, met de hoogste bijdrage aan de benodigde weerstandscapaciteit bovenaan. Het overzicht toont ook de beheersmaatregelen.
De risico's van Servicepunt71
Nieuw nr.1 | Oud nr.2 | Risico | Gevolgen | Maatregelen | Kans | Financieel | Invloed |
1 | 1 | Krapte op de | Financieel - De medewerkers | Geimplementeerd - | 80% | 375 | 18,91% |
arbeidsmarkt | zijn een belangrijke | Leidinggevenden zijn | |||||
succesfactor voor de realisatie | intensief en creatief bezig | ||||||
van de doelstellingen | met wervingscampagnes en | ||||||
van Servicepunt71 en de | zoeken naar alternatieven om | ||||||
gemeenten. Door krapte op de | vacatures te vervullen. We | ||||||
arbeidsmarkt (bijvoorbeeld bij | anticiperen op lokale, regionale | ||||||
HRM, Informatievoorziening en | en landelijke ontwikkelingen. | ||||||
Financiën) kan het realiseren | Via ontwikkelbeleid, | ||||||
hiervan in de knel komen of zijn | inrichtingsprincipes en het | ||||||
er meerkosten mee gemoeid. Er | hanteren van een flexibele | ||||||
zijn vaker vacatures waardoor | schil investeren we in een | ||||||
we meer tijd moeten besteden | wendbare organisatie. Onze | ||||||
aan werving, vacatures | arbeidsmarktstrategie en | ||||||
blijven langer niet vervuld of | vitaliteitsprogramma worden up | ||||||
worden met (duurdere) externe | to date gehouden. Bovendien | ||||||
inhuur vervuld. Ook neemt de | wordt geïnvesteerd in een | ||||||
mobiliteit toe, waardoor het | verdere professionalisering | ||||||
wervingsproces ook vaker | van recruitment.Met alle deze | ||||||
doorlopen moet worden. | inspanningen kan niet worden | ||||||
Daarnaast is het opgaan in | voorkomen dat een aantal | ||||||
Leiden voor Servicepunt71 | teams met langdurige of moeilijk | ||||||
zowel een kans als een | vervulbare vacatures kampen | ||||||
katalysator in de mobiliteit en | en dat dit invloed heeft op de | ||||||
risico op extra verloop.Door | bedrijfsprocessen. Met HRM | ||||||
de arbeidsmarktkrapte | heeft te maken met een aantal | ||||||
zijn leidinggevenden ook | cruciale vacatures. | ||||||
steeds meer tijd kwijt met | |||||||
het aantrekken en behouden | |||||||
van medewerkers, wat | |||||||
ten koste gaat van andere | |||||||
werkzaamheden. | |||||||
2 | 3 | Prijsindex | Financieel - De toegekende | Geimplementeerd - Voor de | 60% | 375 | 14,23% |
prijsindex blijft achter bij de | indexatie van IV-budgetten | ||||||
prijsstijging die contractpartijen | wordt door de deelnemers | ||||||
aan Servicepunt71 | een meer marktconforme | ||||||
doorberekenen. Hierdoor komt | index toegekend. Daarmee | ||||||
de dienstverlening onder druk te | is het risico afgenomen maar | ||||||
staan. | niet weg. We monitoren de | ||||||
prijsontwikkeling binnen de | |||||||
lopende contracten. |
Hieronder staan alle 10 risico's van Servicepunt71 opgenomen. Door groei van de gemeentelijke organisaties is de omvang van de dienstverlening bij Servicepunt71 gegroeid. Er zijn extra taken toegevoegd zoals bijvoorbeeld door de regionalisering van de informatievoorzieningfunctie en de genomen stappen naar de nieuwe digitale werkomgeving Kantoor71. Ook neemt de complexiteit van de vragen of opdrachten toe. Deze toegenomen complexiteit manifesteert zich bijvoorbeeld in de bedrijfsvoeringkant van vraagstukken, zoals de Omgevingswet, ondermijning en in privacy- en veiligheidsvraagstukken als gevolg van de digitalisering. Ook nemen de werkzaamheden toe door steeds verder toenemende eisen van de accountant en aangescherpte wet- en regelgeving. In de tweede kolom wordt met een nummer aangegeven dat het een eerder benoemd risico betreft. Als er een 'N' staat, dan is het een nieuw risico.
Programmaplan en paragrafen | 9
gevolg
Nieuw nr.1 | Oud nr.2 | Risico | Gevolgen | Maatregelen | Kans | Financieel | Invloed |
3 | 2 | Mentale | Financieel - Door langdurig | Actief - Het management | 60% | 375 | 14,21% |
vitaliteit | thuiswerken missen mensen | monitort, maakt het onderwerp | |||||
organisatie | steeds meer de binding met | goed bespreekbaar en voert | |||||
als gevolg | elkaar en het werk. Dit kan | intensief gesprekken met | |||||
van | leiden tot een daling van de | medewerkers. We organiseren | |||||
COVID19 | productiviteit en stijging van het | activiteiten om sociaal contact, | |||||
verzuim. | samenwerking en binding | ||||||
te versterken. Er worden | |||||||
thuiswerktrainingen en mental- | |||||||
trainingen aangeboden. | |||||||
4 | 5 | Hogere | Financieel - De ICT- | Actief - Door actief te monitoren | 60% | 375 | 14,18% |
kosten door | infrastructuur is uitbesteed | streven we er naar om de | |||||
gebruik van | aan Open Line. De kosten | afname van Open Line omlaag | |||||
infrastructuur | worden verrekend op basis | te brengen dan wel zo laag | |||||
bij Open | van prijs maal aantallen. Als | mogelijk te houden. | |||||
Line dan | de aantallen hoger zijn dan | ||||||
ingeschat | aangenomen, dan leidt dit tot | ||||||
in business | meerkosten waarvoor geen | ||||||
case | budget beschikbaar is. Er wordt | ||||||
actief gestuurd om de aantallen | |||||||
te verlagen. Het risico bestaat | |||||||
dat dit niet voldoende lukt. Ook | |||||||
achtergebleven taken kunnen | |||||||
leiden tot meerkosten. | |||||||
5 | 4 | Veranderende | Financieel - Servicepunt71 moet | Geimplementeerd - Met de in | 60% | 375 | 14,11% |
en | veranderingen en innovaties | het kader van Bedrijfsvoering | |||||
toenemende | doorvoeren als gevolg van | in balans verkregen budgetten | |||||
vraag | toegenomen verwachtingen en | is de druk op Servicepunt71 | |||||
standaarden (bijvoorbeeld bij de | afgenomen. Vanzelfsprekend | ||||||
vervanging van het financieel | blijft Servicepunt71 de | ||||||
systeem). Deze veranderende | prioritering en het budgettair | ||||||
en toenemende vraag leidt | kader tijdig met de partners | ||||||
tot incidentele projectkosten, | bespreken.Het resterende risico | ||||||
toename van structurele | blijft een mogelijke mismatch | ||||||
kosten, toename van het aantal | tussen de te leveren diensten | ||||||
meerwerkafspraken en tot | en de vergoeding daarvoor. | ||||||
stijging van de werkdruk over de | |||||||
hele linie bij Servicepunt71. De | |||||||
veranderende en toegenomen | |||||||
vraag kan leiden tot hogere | |||||||
kosten voor personele | |||||||
inzet, ondersteuning en | |||||||
automatisering. Bovendien | |||||||
vragen de gesprekken hierover | |||||||
onevenredig veel tijd van | |||||||
management, adviseurs en | |||||||
projectleiders om de eigenaren | |||||||
op één lijn te krijgen met lange | |||||||
besluitvormingstrajecten als | |||||||
gevolg. | |||||||
6 | 6 | Informatie- | Financieel - Incidenten in | In voorbereiding - Recent | 20% | 750 | 9,50% |
beveiliging | de informatiebeveiliging en | is de strategie digitale | |||||
en | lekken in de bescherming van | veiligheid vastgesteld | |||||
bescherming | persoonsgegevens leiden | met een bijbehorend | |||||
van | tot bestuurlijke boetes en | uitvoeringsprogramma. | |||||
persoons- | (extra) investeringen. Tegelijk | Ook instrueren wij onze | |||||
gegevens | lopen we risico door actieve | medewerkers regelmatig | |||||
(AVG) | aanvallen van buitenaf om in | hoe persoonsgegevens te | |||||
onze systemen te komen. | beschermen en hoe phishing | ||||||
te voorkomen. Ook zorgen we | |||||||
voor online trainingen. |
gevolg
10 | SERVICEPUNT 71
Nieuw Oud nr.1 nr.2
Risico
Gevolgen
Maatregelen
Kans
Financieel gevolg
Invloed
7 | 7 | MobiliteitskostenFinancieel - Als gevolg van | Geimplementeerd - Als eerste | 40% | 375 | 9,48% |
voor strategische personeelsplanning | opvang van mobiliteitskosten | |||||
medewerkers en veranderende eisen kunnen | en WW-verplichtingen is | |||||
medewerkers boventallig | een budget beschikbaar van | |||||
raken en op termijn afvloeien. | € 100.000. In voorkomende | |||||
Dit leidt tot kosten voor | gevallen wordt eerst ingezet op | |||||
mobiliteitstrajecten en latere | individuele trajectbegeleiding en | |||||
WW-verplichtingen. | wordt samen met de gemeenten | |||||
regiobreed naar oplossingen | ||||||
gezocht. | ||||||
8 | 8 | Langdurig Financieel - Het niet-werk | Suggestie - We zetten actief | 40% | 175 | 4,42% |
ziekteverzuim gerelateerde langdurig | in op vitaliteitsmaatregelen, | |||||
ziekteverzuim blijft hoger dan | duurzame inzetbaarheid en | |||||
het landelijk gemiddelde. | verzuimbeleid. Ook zetten | |||||
Vervanging kan niet zonder | we waar mogelijk in op | |||||
extra kosten worden | (gedeeltelijke) re-integratie, | |||||
georganiseerd, daardoor blijft | op andere taken of uitstroom, | |||||
voortgang en resultaat achter bij | daarbij rechtdoend aan | |||||
de afspraken. | goed werkgeverschap. In | |||||
overleg met de partners | ||||||
kunnen we werkzaamheden | ||||||
herverdelen, herprioriteren of | ||||||
een meewerkovereenkomst | ||||||
sluiten. | ||||||
9 | 9 | Licentie- en Financieel - Met de overkomst | Geimplementeerd - In het | 20% | 50 | 0,64% |
beheerbudgettenvan Groep 2 VRIS en de | organisatieplan van Groep 2 | |||||
applicaties budgetten voor licenties | VRIS zijn afspraken gemaakt | |||||
(voorheen en onderhoudskosten van | hoe regionaal om te gaan met | |||||
Groep 2 applicaties bestaat de kans | deze situaties. Deze afspraken | |||||
VRIS) dat de budgetten onvoldoende | worden tot nog toe goed | |||||
blijken te zijn. Het risico is | nageleefd. | |||||
dat deze budgetten niet | ||||||
of niet voldoende worden | ||||||
aangevuld.Daarnaast | ||||||
kost het op orde brengen | ||||||
van de contracten veel | ||||||
inspanningskosten en kan dit | ||||||
leiden tot extra kosten. | ||||||
10 | 10 | Vertraging Financieel - Vanwege | Actief - In het te actualiseren | 10% | 50 | 0,32% |
vervanging technische knelpunten | projectplan zal rekening worden | |||||
financieel en majeure risico’s voor | gehouden met de gevolgen | |||||
systeem bedrijfskritische processen is de | van het uitstel. Daarin zullen | |||||
implementatie van het financieel | ook de gevolgen voor het | |||||
systeem wederom uitgesteld. | projectbudget en de kosten voor | |||||
Het projectplan wordt herzien en | het langer gebruiken van andere | |||||
met de leverancier voeren we | systemen in beeld worden | |||||
gesprekken over het contract. | gebracht. Vanzelfsprekend | |||||
De vertraging kan vanaf 2023 | wordt geprobeerd eventuele | |||||
extra projectkosten met zich | meerkosten tot het minimum te | |||||
meebrengen, en een aantal | beperken. | |||||
systemen kan nog niet worden | ||||||
afgestoten. | ||||||
Totaal | 3.275 | 100,00% |
1 Dit betreft de rangorde van de risico's in de huidige rapportage. 2 Dit betreft de nummering zoals gebruikt bij de jaarrekening 2021. 3 Bedragen x 1.000 euro
Veranderingen in het risicoprofiel
Als gevolg van de actualisatie zijn er ten opzichte van de vorige risico-inventarisatie geen risico's komen te vervallen of bijgekomen.
Programmaplan en paragrafen | 11
Tabel 2: Benodigde weerstandscapaciteit bij verschillende zekerheidspercentages
Percentage
Bedrag
Benodigde weerstandscapaciteit
Het reserveren van het maximale bedrag van € 3.275.000 voor alle risico's is ongewenst. De risico's treden immers niet allemaal tegelijk en in hun maximale omvang op. Daarom voerden we op basis van de risico's een risicosimulatie uit. Bij de simulatie rekenden we met een zekerheidspercentage van 90%.
Benodigde weerstandscapaciteit bij verschillende zekerheidspercentages
75%
€ 1.010.333
80%
€ 1.075.430
85%
90%
€ 1.155.059
€ 1.260.439
95%
€ 1.419.062
Uit de simulatie bleek dat we met een weerstandscapaciteit van € 1.260.439 met 90% zekerheid alle risico's kunnen afdekken als ze zich voordoen.
3. Beschikbare weerstandscapaciteit
De beschikbare weerstandscapaciteit bepalen we volgens de kaders in de Nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement uit 2021. Onderdelen van de weerstandscapaciteit zijn de vrije bedragen in de algemene reserve, de aan specifieke risico’s gelieerde bestemmingsreserves, het resultaat over betreffend boekjaar en het budget Onvoorzien. Daarnaast zijn de deelnemers op grond van artikel 17 van de GR Servicepunt71 verplicht ervoor zorg te dragen dat Servicepunt71 altijd beschikt over voldoende middelen om aan al zijn verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen.
Gezien de prognose van het resultaat op € 324.000 nadelig, waarin begrepen alle mogelijke vrijval uit de reserves, en de verwachting dat het resultaat bij de jaarrekening beter zal zijn, is de beschikbare weerstandscapaciteit bepaald op € 1.
Tabel 3: Beschikbare weerstandscapaciteit
Weerstand
Startcapaciteit
Niet direct beschikbaar € 1
Totale weerstandscapaciteit € 1
12 | SERVICEPUNT 71
4. Weerstandsvermogen
Om te bepalen of we voldoende weerstandsvermogen hebben, moeten we de relatie leggen tussen de benodigde weerstandscapaciteit (gebaseerd op de financieel gekwantificeerde risico's) en de beschikbare weerstandscapaciteit. De figuur hieronder geeft de relatie tussen deze twee componenten weer.
Ratio weerstandsvermogen =
Beschikbare weerstandscapaciteit 1
=
= 0,00
Benodigde weerstandscapaciteit 1.260.439
Tabel 4: Weerstandsnorm | ||
Waarderingscijfer | Ratio | Betekenis |
A | >2.0 | uitstekend |
B | 1.4-2.0 | ruim voldoende |
C | 1.0-1.4 | voldoende |
D | 0.8-1.0 | matig |
E | 0.6-0.8 | onvoldoende |
F | <0.6 | ruim onvoldoende |
Programmaplan en paragrafen | 13
De normtabel werd ontwikkeld in samenwerking met de Universiteit Twente. De tabel geeft een waardering van de berekende ratio. Onze ratio valt in klasse F. Dit duidt, zoals verwacht, op een ruim onvoldoende weerstandsvermogen. Per 2021 is besloten om voor het weerstandsvermogen met name te putten uit de weerstandscapaciteit van de gemeenten en slechts beperkt eigen weerstandscapaciteit aan te houden.
14 | SERVICEPUNT 71
3 Financiële overzichten
Financiële overzichten | 15
3.1 Ontwikkeling van de lasten en baten
Ontwikkeling begrotingstotalen per programma door de 2e tertaalrapportage 2022 | |||
(bedragen x € 1.000) Dienstverlening | Beginstand begroting 54.314 | Begrotings-wijzigingen 1.409 | Eindstand begroting 55.723 |
Overhead, Vpb en Onvoorzien | 4.474 | 94 | 4.568 |
Algemene Dekkingsmiddelen | - | - | - |
Totaal lasten | 58.788 | 1.503 | 60.291 |
Dienstverlening | -6.138 | -462 | -6.600 |
Overhead, VPB en Onvoorzien | - | - | - |
Algemene Dekkingsmiddelen | -49.537 | -198 | -49.735 |
Totaal baten | -55.675 | -660 | -56.335 |
Toevoeging reserves | 807 | - | 807 |
Onttrekking reserves | -3.920 | -843 | -4.763 |
Totaal mutatie reserves | -3.113 | -843 | -3.956 |
TOTAAL RESULTAAT | - | - | - |
Ontwikkeling begrotingstotalen 2022 van programma Dienstverlening door de 2e tertaalrapportage 2022 | |||
(bedragen x € 1.000) | Beginstand begroting | Begrotings-wijzigingen | Eindstand begroting |
Informatievoorziening | 29.787 | 1.258 | 31.044 |
Inkoop en Contractmanagement | 2.940 | - | 2.940 |
Financiën | 10.872 | 28 | 10.900 |
HRM | 5.150 | 8 | 5.158 |
Juridische Zaken | 2.909 | 121 | 3.030 |
Facilitaire Zaken | 2.657 | -6 | 2.651 |
Totaal lasten Dienstverlening | 54.314 | 1.409 | 55.723 |
Informatievoorziening | -4.249 | -272 | -4.521 |
Inkoop en Contractmanagement | -139 | - | -139 |
Financiën | -695 | -6 | -700 |
HRM | -551 | - | -551 |
Juridische Zaken | -302 | -122 | -424 |
Facilitaire Zaken | -203 | -62 | -265 |
Totaal baten Dienstverlening | -6.138 | -462 | -6.600 |
Toevoeging reserves | 807 | - | 807 |
Onttrekking reserves | -3.024 | -583 | -3.607 |
Totaal mutatie reserves | -2.217 | -583 | -2.800 |
TOTAAL RESULTAAT | 45.959 | 364 | 46.323 |
(bedragen x € 1.000)
Beginstand begroting
Begrotings- wijzigingen
Eindstand
Prognose
Prognose
begroting realisatie 2022 resultaat 2022
In de prognose van het resultaat over 2022 komen we uit op een licht negatief resultaat van € 324.000 op een lastenbudget van € 60.334.000 (=0,54%, let op: in de tabel hieronder zijn lasten en baten per programma gesaldeerd). Voor een deel wordt dit resultaat veroorzaakt doordat we terughoudend zijn omgegaan met het claimen van extra budget. Daar tegenover staat dat we conform de notitie Uitgangspunten eindbalans vrije bedragen uit de Algemene Reserve en de reserve Flankerend Beleid hebben laten vrijvallen. We hebben geprobeerd het resultaat zo realistisch mogelijk te bepalen, maar verwachten toch dat het resultaat in de jaarrekening wat hoger zal uitvallen. Bijvoorbeeld doordat we op meerdere plaatsen nog aan het werven zijn voor personeel, maar er door de moeilijke arbeidsmarkt geen garantie is dat dit lukt zoals in de prognose wordt verwacht.
De resultaten van de projecten vervanging financieel systeem en liuqidatie Servicepunt71 zijn op nul gezet. Voor de projectbudgetten die ultimo 2022 niet zijn uitgegeven, worden budgetoverhevelingsverzoeken opgesteld.
Wij blijven in de laatste maanden van het jaar de financiën goed monitoren en blijven sturen op het binnen de begroting opvangen van bovengenoemde en andere nadelen.
In de volgende tabel presenteren we het resultaat per programma. Bij de komende Decemberwijziging gaan we budget overhevelen van het programma Overhead, Vpb en Onvoorzien naar het programma Dienstverlening op basis van de stand op dat moment.
Dienstverlening | 48.176 | 947 | 49.123 | 50.054 | -931 |
Overhead, Vpb en Onvoorzien | 4.474 | 94 | 4.568 | 3.961 | 607 |
Algemene Dekkingsmiddelen | -49.537 | -198 | -49.735 | -49.735 | - |
Mutatie reserves | -3.113 | -843 | -3.956 | -3.956 | - |
TOTAAL RESULTAAT | - | - | - | 324 | -324 |
% ten opzichte van begrote lasten | -0,54% |
Hieronder zijn de wijzigingsvoorstellen voor deze rapportage opgenomen. Deze zijn als volgt gegroepeerd:
■ Wijzigingen met effect op de reguliere en/of maatwerk bijdrage van de deelnemers binnen het programma Algemene dekkingsmiddelen. Deze wijzigingen betreffen afspraken die in gezamenlijk overleg met alle deelnemers gemaakt zijn en worden per wijziging toegelicht;
■ Wijzigingen door collectieve en individuele afspraken met effect binnen de programma's Dienstverlening en/of Overhead, Vpb en onvoorzien. Het gaat dan over meerwerkafspraken, detacheringen van medewerkers van Servicepunt71, en overige afspraken over dienstverlening. De deelnemers en/of derden ontvangen per afspraak apart een factuur. Deze wijzigingen worden per vakgebied getotaliseerd gepresenteerd. De afspraken worden in principe niet inhoudelijk toegelicht;
■ Besteding van het budget voor onvoorziene uitgaven. Over inzet van dit budget moet conform BBV apart een besluit worden genomen. Inzet van het budget heeft geen effect op de bijdrage van de deelnemers. De bestedingen worden inhoudelijk toegelicht;
■ Technische wijzigingen. Er is sprake van een technische wijzing als er budget verschoven wordt tussen de begrotingsprogramma's. Deze moeten formeel geaccordeerd worden. Technische wijzigingen hebben geen effect op de bijdrage van de deelnemers. Ze worden niet inhoudelijk toegelicht. Ook wijzigingen als gevolg van besluiten over investeringen of reserves worden als technisch aangemerkt. De toelichting op deze wijzigingen is opgenomen in 3.3 Investeringen of in 3.4 Reserves.
16 | SERVICEPUNT 71
Wijzigingen met effect op de reguliere bijdragen en/of maatwerkbijdragen
Er is in deze rapportage een wijziging voor 2022 met effect op de reguliere bijdrage.
A. Bijstellen budgetten voor applicaties
In de loop van 2021 en 2022 zijn op verzoek van de gemeenten diverse mutaties doorgevoerd in de door Servicepunt71 beheerde applicaties. Voordat een mutatie wordt doorgevoerd wordt onderzocht of deze mutaties leiden tot extra kosten voor licenties, onderhoud of beheer. Pas na akkoord van de gemeenten op de extra kosten wordt de mutatie uitgevoerd. Deze extra kosten van € 166.552 worden nu via deze begrotingswijziging toegevoegd aan de reguliere bijdrage van de gemeenten. De wijziging in de lumpsum per 1 januari 2023 is € 194.112. De gemeente Leiden zal hierover communiceren in de zogenaamde oktoberbrief.
(bedragen x € 1.000) | Lasten/ Baten | 2022 |
Dienstverlening | Lasten | 167 |
Algemene Dekkingsmiddelen | Baten | -167 |
Totaal | - |
Meerwerk en detachering
In deze tertaalrapportage zijn er voor 2022 alleen meerwerkmutaties. Van deze mutaties verdienen er drie bijzondere aandacht. Ze worden dit jaar weliswaar gefactureerd als meerwerk, maar twee mutaties leiden bij de start van de centrumregeling per 1 januari 2023 tot een bijstelling van de lumpsum en een mutatie beïnvloedt het begrote meerwerk per 1 januari 2023. In afwijking van wat gebruikelijk is voor het meerwerk, worden deze drie kort toegelicht.
X. Meerwerk
Gedurende het jaar worden door managers uit de organisaties met de managers van Servicepunt71 afspraken gemaakt over extra inzet. De financiële effecten van meerwerkafspraken en detacheringen worden zo snel mogelijk ter bekrachtiging in de begroting opgenomen. Bij deze tertaalrapportage gaat het per saldo om een bedrag van € 157.539.
(bedragen x € 1.000) | Lasten/ Baten | 2022 |
Dienstverlening | Lasten | 158 |
Dienstverlening | Baten | -158 |
Totaal | - |
XA. Groei ICT 2022
Aan de deelnemers worden de in 2022 extra bestelde ICT-middelen voor een totaalbedrag van € 227.803 als meerwerk in rekening gebracht. Door een interne mutatie van € 39.393 is het saldo van deze mutatie € 188.410. De structurele component vanaf 2023 van het in rekening gebrachte bedrag voor de deelnemers is € 118.315. Er is afgesproken dat net als in voorgaande jaren dit budget structureel aan de begroting wordt toegevoegd. Vanwege de overgang naar de centrumregeling is afgesproken dat het structurele effect nog zal worden verwerkt in de lumpsumbijdrage per 1 januari 2023 op basis het eigen aandeel in de groei van de afgenomen ICT-middelen. De gemeente Leiden zal hierover communiceren in de zogenaamde oktoberbrief.
(bedragen x € 1.000) | Lasten/ Baten | 2022 |
Dienstverlening | Lasten | 188 |
Dienstverlening | Baten | -188 |
Totaal | - |
Financiële overzichten | 17
XB. IV-projecten
Zoals afgesproken worden de projectkosten die gemaakt worden ten behoeve van de IV-projecten doorbelast aan de gemeenten. Vóór de start van een project worden hierover afspraken gemaakt, en gedurende het project worden waar nodig aanvullende afspraken gemaakt. Tot en met 2020 werden deze bijdragen van de gemeenten niet begroot, maar werd
uitsluitend aan het einde van het jaar een factuur gestuurd. In het kader van het project in control worden de voor de projecten begrote budgetten bedragen nu bij iedere tertaalrapportage geactualiseerd, in deze rapportage voor € 00.000.Xx voor de projecten gemaakte kosten worden per tertaal gefactureerd.
De actualisatie leidt voor 2023 tot een bijstelling van het begrote meerwerk met € 223.000.
(bedragen x € 1.000) | Lasten/ Baten | 2022 |
Dienstverlening | Lasten | 38 |
Dienstverlening | Baten | -38 |
Totaal | - |
XC. Energiecoördinator
Op verzoek van Leiden heeft Servicepunt71 al enige tijd een energiecoördinator aangesteld. Budgettair was dit voor de jaren vanaf 2022 nog niet goed afgehecht. De wijziging in deze rapportage is € 77.903. De lumpsum van Leiden per 1 januari 2023 wordt met € 75.000 verhoogd. De gemeente Leiden zal hierover communiceren in de zogenaamde oktoberbrief.
(bedragen x € 1.000) | Lasten/ Baten | 2022 |
Dienstverlening | Lasten | 78 |
Dienstverlening | Baten | -78 |
Totaal | - |
Deze vier meerwerkwijzigingen zijn per vakteam als volgt verdeeld:
(bedragen x € 1.000) | Team | Meerwerkmutatie | 2022 |
Meerwerk | Informatievoorziening | X | -46 |
XA | -188 | ||
XB | -38 | ||
Financiën | X | -6 | |
Juridische Zaken | X | -119 | |
XC | -3 | ||
Facilitaire Zaken | X | 13 | |
XC | -75 | ||
Totaal Meerwerk | -462 | ||
Detachering | nvt | - | |
Totaal Detachering | - | ||
Totaal Meerwerk en Detachering | -462 |
Y. Besteding van het budget voor onvoorziene uitgaven.
In deze 2e tertaalrapportage 2022 doen we geen voorstel voor de verdeling van het budget voor onvoorziene uitgaven. Dat volgt bij de Decemberwijziging 2022.
18 | SERVICEPUNT 71
Z. Technische wijziging
Met enige regelmaat vinden verschuivingen plaats tussen de programma's van de begroting van Servicepunt71. Deze verschuivingen hebben geen effect op de bijdragen van de deelnemers. Deze verschuivingen moeten wel door het bestuur worden vastgesteld en worden ter besluitvorming voorgelegd. Met de vaststelling van deze 2e tertaalrapportage 2022 worden die wijzigingen vastgesteld. In de technische wijziging worden ook de effecten van wijzigingen in investeringen en reserves opgenomen. Voor zover van toepassing worden deze respectievelijk in hoofdstuk 3.3 en 3.4 toegelicht. De wijzigingen in investeringen en reserves vergen nog een apart bestuursbesluit.
De technische wijzigingen in totalen per programma zijn opgenomen in het volgende overzicht.
(bedragen x € 1.000) | Lasten/ Baten | 2022 |
Dienstverlening | Lasten | 000 |
Xxxxxxxx, XXX en Onvoorzien | Lasten | 94 |
Algemene Dekkingsmiddelen | Baten | -32 |
Reserves | Baten | -843 |
Totaal | - |
In deze paragraaf worden de ontwikkelingen op het gebied van investeringen beschreven. In deze rapportage zijn er geen ontwikkelingen die tot bijstelling van investeringen leiden.
Wel worden er investeringen voorbereid voor de aanschaf van audiovisuele middelen voor de raadszalen van Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude. Waarschijnlijk zullen we de financiële effecten opnemen in onze Decemberwijziging 2022. Aangezien deze effecten meerjarig zijn, heeft dit tot gevolg dat de lumpsumbijdrage en risico-opslag voor de respectievelijke gemeenten voor 2023 nog naar boven toe zal worden bijgesteld.
De volgende tabel toont het verloop van de reserves met de in deze 2e tertaalrapportage 2022 opgenomen mutaties naar de voorlopige eindstand per 31 december 2022.
Algemene Reserve | 990 | -256 | 735 |
Reserve Flankerend Beleid | 155 | -155 | - |
Reserve Egalisatie Kapitaallasten | 2.350 | - | 2.350 |
Reserve Bedrijfsvoering ICT | 432 | -432 | - |
Totaal | 3.928 | -843 | 3.085 |
(bedragen x € 1.000)
Beginstand
Begrotings- wijzigingen
Eindstand
In het laatste jaar van Servicepunt71 vallen alle voor 2022 bestemde bedragen en de niet bestemde bedragen uit de reserves vrij. Dit laatste volgt uit de Uitgangspuntennotitie opstellen eindafrekening met 4 door het bestuur vastgestelde uitgangspunten en de 17 uitwerkingen daarvan.
Algemene Reserve
Van de Algemene reserve is een bedrag van € 140.000 bestemd voor het project liquidatie Servicepunt71. Het vrije deel in de reserve is € 115.733. Beide bedragen worden aan de reserve onttrokken.
In de reserve blijft over het voor 2023 bestemde bedrag van € 734.555 voor het project voor het vervangen van het financieel
systeem. Hieraan zal nog het in 2022 door de opgelopen vertraging niet uitgegeven projectbudget worden toegevoegd.
Financiële overzichten | 19
Reserve Flankerend Xxxxxx
Eind 2021 is het overschot van € 151.071 van de niet benutte personele middelen ten behoeve van voormalig team Infra gestort ter dekking van eventuele toekomstige WW-verplichtingen. Op grond van de Uitgangspuntennotitie opstellen eindafrekening valt dit bedrag vrij in de exploitatie, net als het niet bestemde bedrag van € 4.355.
Na deze onttrekkingen kan de reserve worden opgeheven.
Reserve Egalisatie Kapitaallasten
De reserve Egalisatie Kapitaallasten bevat een deel van de dekking voor het 10 jarige investeringsprogramma. Dit is een bestemde reserve. Op grond van de Uitgangspuntennotitie opstellen eindafrekening valt dit bedrag niet vrij in de exploitatie.
Reserve Bedrijfsvoering Informatievoorziening
Het bedrag van € 432.000 in de reserve Bedrijfsvoering Informatievoorziening is bestemd voor de noodzakelijke update van Windows 2012 naar Windows Server. Deze wordt nu uitgevoerd. Daarom wordt het volledige bedrag aan de reserve onttrokken. Na deze onttrekking kan de reserve worden opgeheven.
Hieronder wordt een overzicht gegeven van de bijdrage per deelnemer en het effect van de voorgestelde begrotingswijzigngen op deze bijdragen.
Ontwikkeling bjdrage deelnemers 2022
(bedragen x € 1.000) | Leiden | Leiderdorp | Oegstgeest | Zoeterwoude | Totaal |
Reguliere en maatwerk bijdrage na 1e tertaalrapportage 2022 | -36.835 | -5.481 | -4.536 | -1.902 | -48.755 |
A. Bijstellen budgetten voor applicaties | -156 | -5 | -5 | -1 | -167 |
Reguliere en maatwerk bijdrage na 2e tertaalrapportage 2022 | -36.992 | -5.486 | -4.541 | -1.903 | -48.922 |
Meerwerk voor 2e tertaalrapportage 2022 | -4.785 | -326 | -274 | -141 | -5.526 |
X. Meerwerk | -75 | -5 | -21 | -33 | -133 |
XA. Groei ICT 0000 | -000 | -00 | -00 | -00 | -000 |
XX. IV-projecten | -57 | 8 | 8 | 3 | -38 |
XC. Energiecoördinator | -78 | - | - | - | -78 |
Totaal meerwerk na 2e tertaalrapportage 2022 | -5.169 | -344 | -299 | -191 | -6.002 |
Totaal bijdragen deelnemers | -42.160 | -5.830 | -4.840 | -2.094 | -54.924 |
Xx xxxxxxxx Xxxxxx zal in oktober 2022 aan de gemeentesecretarissen van de gemeenten Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude een brief sturen over de in deze 2e tertaalrapportage 2022 opgenomen mutaties met effect op de
lumpsumbijdrage 2023. Bijstellingen van de lumsum leiden ook tot een aanpassing van de risico-opslag. In dit hoofdstuk geven wij inzicht in de ontwikkeling van de lumpsumbijdrage 2023 door de mutaties in deze rapportage.
Volgens de afspraken kunnen ook de later in de Decemberwijziging 2022 op te nemen mutaties nog effect hebben op de lumpsumbijdrage en risico-opslag per 1 januari 2023.
20 | SERVICEPUNT 71
Zoals in de DVO's verwoord, worden naast de lumpsum apart gefactureerd:
■ (Materiële) kosten die voortvloeien uit het gebruik van dienstverlening op ad hoc basis, zoals bijvoorbeeld Academie71;
Financiële overzichten | 21
■ Extramodulaire dienstverlening, zoals bijvoorbeeld de uitvoering van projecten Informatievoorziening en de bijdrage voor de vervanging van het financiële systeem. In deze rapportage is voor 2023 voor een bedrag van € 223.000 aan meerwerk opgenomen voor lopende IV-projecten.
(bedragen x € 1.000) | Leiden | Leiderdorp | Oegstgeest | Zoeterwoude | Totaal |
Lumpsumbijdrage na 1e tertaalrapportage 2022 | -38.507 | -5.703 | -4.759 | -1.994 | -50.962 |
A. Bijstellen budgetten voor applicaties | -184 | -5 | -5 | -1 | -194 |
XA. Groei ICT 2022 | -73 | -9 | -20 | -16 | -118 |
XC. Energiecoördinator | -75 | - | - | - | -75 |
2,6% risico opslag over deze mutaties | -9 | 0 | -1 | 0 | -10 |
Lumpsumbijdrage na 2e tertaalrapportage 2022 | -38.847 | -5.718 | -4.784 | -2.010 | -51.360 |
Resterende pm posten voor lumpsumbijdrage 2023 | |||||
Wijzigingen decemberwijziging 2022 | pm | pm | pm | pm | pm |
2,6% risico opslag over deze mutaties | pm | pm | pm | pm | pm |
Totaal bijdragen deelnemers | -38.847 | -5.718 | -4.784 | -2.010 | -51.360 |
22 | SERVICEPUNT 71