CONVENANT
CONVENANT
VERVANGENDE HUISVESTING XXXXX
TUSSEN GEMEENTE ARNHEM
EN
VERENIGING VOOR GEREFORMEERD VOORTGEZET ONDERWIJS VOOR MIDDEN-NEDERLAND
DE ONDERGETEKENDEN:
1. Gemeente Arnhem, te dezen ingevolge artikel 171 van de gemeentewet, rechtsgeldig vertegenwoordigd door drs. X.X.X. xxx xxx Xxxxx-Peerenboom, Clustermanager Gebiedsrealisatie en Vastgoed, daartoe bevoegd op grond van het door de gemeentesecretaris op 8 maart 2023 genomen Algemeen ondermandaat-, ondervolmacht- en ondermachtigingsbesluit gemeentesecretaris gemeente Arnhem 2023, zaaknummer 82385, hierna te noemen: “Gemeente”,
en
2. Vereniging voor Gereformeerd Voortgezet Onderwijs voor Midden-Nederland, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door X. Xxxxxxxxx, lid College van Bestuur, hierna te noemen “Bevoegd gezag”
Partij sub.1 en sub. 2 hierna gezamenlijk te noemen “Partijen”,
OVERWEGENDE DAT:
i de Gemeente draagt ingevolge het bepaalde in artikel 89 van de Wet op het Voortgezet Onderwijs, zorg voor de onderwijshuisvesting op het grondgebied van de Gemeente, waaronder begrepen de op het grondgebied van de Gemeente gelegen gebouwen en terreinen behorende tot de onder het bevoegd gezag vallende school voor voortgezet onderwijs;
ii het College heeft in haar vergadering van 7 juli 2021 besloten ten behoeve van de huisvestingsvoorzieningen middelen beschikbaar te stellen voor vervangende huisvesting van het Bevoegd gezag voor GSG Xxxxx.
iii Ter uitvoering van de in dit convenant vastgelegde budget en bestedingsdoel hebben Partijen behoefte aan een nadere regeling van hun onderlinge rechtsverhouding;
iv Het bouwheerschap voor de uitvoering van het project berust bij het Bevoegd gezag;
v de Partijen in deze overeenkomst nadere afspraken willen maken over de inhoud van het bouwheerschap van het project;
vi Partijen nadere afspraken xxxxxx te maken over hun onderlinge verhouding en samenwerking en hun wederzijdse verplichtingen gedurende de periode van ontwikkeling en realisatie van de huisvestingsvoorziening.
VERKLAREN TE ZIJN OVEREENGEKOMEN ALS VOLGT:
Artikel 1. Doel
Het doel van deze overeenkomst is het vastleggen van afspraken omtrent de herhuisvesting van GSG Xxxxx in Arnhem. Het betreft afspraken over de planvorming en ontwikkeling het project.
De volgende onderwerpen zijn in deze overeenkomst uitgewerkt:
• Gezamenlijke ambitie;
• Project;
• Fasering project;
• Projectorganisatie;
• Rol van de Gemeente;
• Rol van het Bevoegd gezag;
• Budget en bekostiging;
• Communicatie; en
• Enkele algemene bepalingen.
De algemene kaders en uitgangspunten zijn per onderwerp in deze overeenkomst uitgewerkt.
Artikel 2. Gezamenlijke Ambitie
1. Partijen onderschrijven de ambitie om adequate huisvesting voor GSG Xxxxx in Arnhem te realiseren, met doelmatige besteding van middelen en verantwoord gebruik van maatschappelijk vastgoed.
2. Partijen zien gezamenlijk de noodzaak en de voordelen van vervangende huisvesting voor het Bevoegd gezag.
3. Partijen spannen zich in om de doelstelling van deze overeenkomst na te streven en de wederzijdse verplichtingen die voortvloeien uit het onderhavige contract na te komen.
Artikel 3. Het project
1. De vervangende huisvesting voor GSG Xxxxx betreft vervangende nieuwbouw aan de Xxxxxxxx 0 xx Xxxxxx.
2. De uitgangspunten voor de vervangende nieuwbouw zijn:
a. Huisvesten van 270 leerlingen;
b. Bijbehorend bruto vloeroppervlak is 2.116 m² (exclusief oplossing fietsparkeren);
c. Voor het accommoderen van het bewegingsonderwijs blijft GSG Xxxxx gebruik maken van Sportcentrum Valkenhuizen.
3. De belangrijkste kwalitatieve kaders voor de nieuwbouw zijn:
a. De nieuwbouw is Energieneutraal (ENG);
b. Minimaal frisse scholen klasse B;
c. Multifunctioneel gebruik van het gebouw moet mogelijk zijn. Dit betekent dat de ruimten die de school overdag in gebruik heeft buiten schooltijd ('s avonds en in het weekend) ingezet kunnen worden voor andere maatschappelijke organisaties in de stad of voor de buurt. Dit heeft invloed op bijvoorbeeld het compartimenteren van installaties, maar ook op de beheerorganisatie van de school. Gemeente en bevoegd gezag treden voor de in gebruik name in nader overleg over de invulling van multifunctioneel gebruik en leggen nader te bepalen afspraken vast in een gebruiksovereenkomst. Voor dit doel worden ingezet de kantine/-projectruimte, de keuken, een groot lokaal met buitendeur een deel van de buitenruimte en de intentie is ook het demolokaal en andere ruimten voor multifunctioneel gebruik in tetten zetten.
d. Flexibiliteit: het moet mogelijk zijn zonder verbouwingen verschillende soorten onderwijsconcepten in het gebouw in te passen. Toetsingscriteria bij dit kader zijn:
i. groepsruimten/lokalen hebben een gangbare oppervlakte tussen de 45 en 60 m² BVO;
ii. het gecorrigeerd BVO van de onderwijshuisvesting (gebaseerd op het aantal groepen dat in gangbare groepsruimten geplaatst kan worden) wijkt niet meer dan 10% af van het werkelijk BVO (conform NEN 2580);
iii. wanneer in een ontwerp van deze twee eisen wordt afgeweken dient door middel van een inpassingsschets aangetoond te worden dat het gebouw aangepast kan worden om alsnog aan deze twee eisen te voldoen,
1. zonder dat daarvoor de hoofddraagconstructie aangepast moet worden; en
2. zonder dat er bouwkundige aanpassingen gedaan moeten worden om het ventilatiesysteem hierbij zoveel mogelijk geschikt te maken voor de indeling die wel aan de eisen voldoet.
e. Voldoen aan Arnhemse Standaard Toegankelijkheid (AST, zie bijlage 1);
f. De huisvesting dient te voldoen aan de eisen van het vigerend bouwbesluit (niveau nieuwbouw). In beginsel wordt hierop getoetst door na te zien of voornoemde kwaliteit als eis is opgenomen in het Programma van Eisen, bij twijfel hierover kan de Gemeente ervoor kiezen de technische aspecten waaruit deze kwaliteit blijkt te controleren in het technisch ontwerp. Daarnaast wordt gelet op risico's die kunnen leiden tot het ontstaan van constructiefouten en worden deze na signaleren besproken met het schoolbestuur.
g. GSG Xxxxx spant zich in om een circulair ontwerp te maken en circulaire materialen toe te passen (waarbij nadrukkelijk ook naar het oude gebouw gekeken dient te worden);
4. Het Bevoegd gezag verplicht zich in te spannen om het project uit te voeren conform de planning zoals opgenomen in bijlage 2. Indien de data als genoemd in de planning niet gerealiseerd kunnen
worden, verplichten Partijen zich om gezamenlijk tot een oplossing te komen, daarbij rekening houdend met wederzijdse belangen en verantwoordelijkheden.
Artikel 4. Fasering project
De fasering van het project is als volgt:
1. Initiatief/Haalbaarheid
2. Projectdefinitie
3. Structuurontwerp
4. Voorontwerp
5. Definitief ontwerp
6. Technisch ontwerp – Bestek
7. Prijs- en contractvorming
8. Uitvoeringsgereed ontwerp
9. Uitvoering – Directievoering
10. Ingebruikname - Exploitatie
In het “Draaiboek projecten onderwijshuisvesting” (datum 22 mei 2023, bijlage 3) zijn per fase de taken en verantwoordelijkheden voor Bevoegd Gezag en Gemeente aangegeven.
Elke fase wordt afgesloten met een fasedocument dat door het Bevoegd gezag in de projectgroep met de Gemeente wordt besproken. Het ter beschikking stellen van de gemeentelijke bijdrage gebeurt gefaseerd.
Aanbesteding en prijsvorming is afhankelijk van de gekozen bouwvorm.
Artikel 5. Projectorganisatie
Het bouwheerschap van het project berust bij het Bevoegd Gezag. Derhalve is het Bevoegd Xxxxx verantwoordelijk voor adequate uitvoering van het project. Partijen hebben ervoor gekozen een projectorganisatie in te stellen ten behoeve van adequate informatie-uitwisseling.
1. De beoogde projectorganisatie ten behoeve van de besluitvorming in de eerste fasen en informatie-uitwisseling in vervolgfasen is als volgt:
a. Bestuurlijk overleg
i. Bijpraatsessie / informatie-uitwisseling
ii. Frequentie: op afroep
iii. Gemeente: wethouder, stuurgroeplid en op afroep projectleider
iv. Bevoegd gezag: college van bestuur en op afroep projectleider
b. Stuurgroep
i. Besluitvormend
ii. 1x per 8 weken
iii. Gemeente: stuurgroeplid en projectleider
iv. Bevoegd gezag: verantwoordelijk lid college van bestuur en projectleider
c. Projectgroep
i. Inhoudelijk, voortgang projecten, voorbereiding besluitvorming stuurgroep
ii. 1x per 2 weken
iii. Gemeente: projectleider
iv. Bevoegd gezag: projectleider
v. Na fase 4 gemeentelijk projectleider aanspreekpunt; overleg zal minder intensief zijn.
Artikel 6. Rol van de Gemeente
1. In bijlage 3 is het “Draaiboek projecten onderwijshuisvesting” opgenomen. In dit draaiboek zijn de taken en verantwoordelijkheden van zowel gemeente als bevoegd gezag opgenomen.
2. De Gemeente neemt zitting in selectie- en gunningscommissie voor de aanbesteding voor de uitvoering per project (met n.t.b. functionaris).
Artikel 7. Rol van het Bevoegd gezag
1. In bijlage 3 is het “Draaiboek projecten onderwijshuisvesting” opgenomen. In dit draaiboek zijn de taken en verantwoordelijkheden van zowel gemeente als bevoegd gezag opgenomen.
2. Het Bevoegd gezag organiseert de aanbesteding van het project conform de geldende Nationale en/of Europese aanbestedingsrichtlijnen.
3. De contractering van de adviseurs / aannemer(s) valt onder de werkzaamheden van het Bevoegd gezag. Het Bevoegd gezag verstrekt de Gemeente een afschrift van de contracten. De adviseurs dienen te voldoen aan de vereisten die gelden binnen hun beroepspraktijk. Wanneer het Bevoegd gezag zicht heeft op een afwijking van het opgeleverde, dat conform de overeengekomen stukken een noodzakelijk en relevant onderdeel is, dan overleggen Bevoegd gezag en de Gemeente om tot overeenstemming te komen. Dit overleg vindt plaats binnen de reguliere projectorganisatie. Indien eerder overleg gewenst is, neemt het Bevoegd gezag het initiatief om tot een overleg te komen.
4. Het Bevoegd gezag en de school zorgen voor een verantwoord gebruik van het gebouw en de installaties in overeenstemming met de instructies van de leverancier/installateur/aannemer.
5. Het Bevoegd gezag verplicht zich de dan bij hen in gebruik zijnde tijdelijke huisvesting en terrein over te dragen aan de Gemeente, binnen redelijke termijn na oplevering en in gebruik name van de nieuwbouw (zoals aangegeven in de planning). Nadere afspraken over de tijdelijke huisvesting worden / zijn separaat vastgelegd.
6. In een eindgesprek wordt het proces geëvalueerd. Het Bevoegd gezag draagt zorg voor gereedmelding en levert de gegevens (digitaal opleverdossier van de aannemer revisiestukken en garantiebewijzen) aan in verband met de Gemeentelijke registratie.
Artikel 8. Budget en bekostiging
1. Voor het project is het taakstellend budget als volgt vastgelegd:
Gemeente | Bevoegd gezag | Arnhem Oost | TOTAAL | |
Nieuwbouw Xxxxx | € 7.009.100,- | - | - | € 7.009.100,- |
Asbestsanering en sloop | Incl. | - | - | € incl. |
Energieneutraal bouwen (ENG) | - | € 422.500,- | - | € 422.500,- |
Bijdrage t.b.v. haalbaarheid en multifunctionaliteit | - | € 300.000,- | € 400.00,- | € 700.000,- |
TOTAAL | € 7.009.100,- | € 722.500 | € 400.000,- | € 8.131.600,- |
2. De Gemeente en bevoegd gezag dragen samen zorg voor de bekostiging van het project ter hoogte van de bovenstaande bedragen, inclusief BTW, voor de realisatie van het project.
3. Toevoegen: verplichtingen voor aanvullend budget vanuit Arnhem Oost: wat moet Xxxxx doen om aanspraak te maken op budget Arnhem-Oost
4. De verwachting is dat eind 2023 de raad een nieuw Integraal Huisvestingsplan (IHP) voor het funderend onderwijs in Arnhem vaststelt. Indien in het IHP hogere budgetten voor het voortgezet onderwijs worden gebruikt, dan treden Gemeente en Bevoegd gezag in overleg over het toekennen daarvan aan het Bevoegd gezag.
5. De bijdrage van de gemeente is geïndexeerd t/m start aanbesteding in 2024, dit budget is taakstellend en wordt verder niet geïndexeerd (conform de huidige projecten in het PO en (V)SO). In het vast te stellen nieuwe IHP worden afspraken vastgelegd m.b.t. indexering van de budgetten en hoe om te gaan met prijsstijgingen. Na vaststelling van het IHP gaan gemeente en Bevoegd gezag in overleg over de consequenties hiervan voor onderhavig project.
6. Alle kosten verband houdende (voorbereidingskosten, honoraria e.d.) met het project dienen uit genoemde budgetten te worden bekostigd. De Gemeente stelt op geen enkele wijze middelen ter beschikking buiten de in de bovenstaande tabel genoemde bedragen.
7. Meer- en minderwerk tijdens uitvoering moet taakstellend opgelost worden binnen de stichtingskostenbegroting van het Bevoegd gezag.
8. Het Bevoegd gezag draagt bij in het project in maatregelen ten behoeve van ENG (energie neutraal gebouw) en overige verduurzamingsmaatregelen.
9. De bijdrage vanuit de Gemeente wordt gefaseerd ter beschikking gesteld aan het Bevoegd gezag, conform onderstaande verdeling:
a. 5% bij voornemen tot planvorming, om te komen tot een projectdefinitie;
b. 10% bij vaststellen projectdefinitie, om te komen tot een aanbestedingsgereed ontwerp;
c. 80% bij verstrekken opdracht(en) voor uitvoerende partijen, om over te kunnen gaan tot uitvoering van het project (in overleg te faseren, gekoppeld aan de termijnen van de uitvoerende partijen);
d. 5% na juiste oplevering en (financiële) afhandeling van het project.
De eerste 15% is reeds ter beschikking gesteld op basis van het door de raad goedgekeurde budget van € 6.650.000,--. Aanpassing van het budget i.v.m. het aangepaste budget in de tabel vindt plaats bij de volgende beschikking.
10. Het Bevoegd gezag draagt zorg voor een inhoudelijke en financiële verantwoording na oplevering van het project.
11. Gemeente is verantwoordelijke voor het ter beschikking stellen van de tijdelijke huisvesting. Hierover worden nadere afspraken gemaakt.
Artikel 9. Communicatie
1. Partijen informeren elkaar tijdig en volledig over alle zaken die van belang zijn voor de uitvoering van dit convenant.
2. Het Bevoegd gezag verstrekt op verzoek van de Gemeente informatie die nodig is voor de voortgang van de uitvoering van het project en de verantwoording hiervan.
3. De Gemeente wordt tijdig geïnformeerd over de opleveringsdatum.
4. Het proces verbaal van de oplevering behoeft de instemming van de Stuurgroep.
5. Het Bevoegd gezag verzorgt (externe) communicatie. Hiervoor wordt een communicatieplan opgesteld. Dit wordt afgestemd in de Stuurgroep.
Artikel 10. Duur, aanpassing, beëindiging of ontbinding van het convenant
1. Dit convenant wordt aangegaan op het moment van rechtsgeldige ondertekening door Partijen en duurt voort tot dat de Partijen aan hun verplichting zoals vervat in dit convenant hebben voldaan.
2. Partijen zijn niet gerechtigd dit convenant tussentijds te ontbinden, op te zeggen of te beëindigen, behoudens het bepaalde in lid 3 van dit artikel.
3. Het in lid 2 bepaalde is niet van toepassing indien één van de Partijen tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen. In zodanig geval is de niet in gebreke zijnde Partij(en) gerechtigd dit convenant te ontbinden, onverlet latend diens overige rechten, indien de in gebreke zijnde Partij schriftelijk in gebreke is gesteld en haar tekortkoming niet binnen 15 dagen nadat zodanige ingebrekestelling is verzonden, heeft hersteld.
4. Ontbinding dient door (één der) Partijen schriftelijk bij aangetekend schrijven te worden ingeroepen.
5. Ontbinding van dit convenant door één der Partijen geeft de andere Partijen geen recht op vergoeding van kosten en/of (aanvullende) schadevergoeding.
Artikel 11. Gewijzigde omstandigheden
1. Ingrijpende wijzigingen van de (markt)omstandigheden of van publiekrechtelijke regelingen, evenals bij besluiten tot niet of slechts gedeeltelijke goedkeuring of tot schorsing of vernietiging van besluiten die uit dit convenant voortvloeien (c.q. hebben geleid tot dit convenant) en die naar het oordeel van (één der) Partijen gevolgen hebben voor de rechtsverhouding tussen Partijen, zullen Partijen trachten in onderling overleg tot een voor Partijen aanvaardbare aanpassing van die rechtsverhouding te geraken, daarbij rekening houdend met hun wederzijdse belangen.
2. Indien het overleg als bedoeld in het vorige artikel niet binnen redelijke termijn plaatsvindt of niet tot overeenstemming leidt, heeft de meest gerede Partij het recht deze omstandigheid aan te merken als een geschil.
Artikel 12. Overdracht bevoegdheden
1. Het Bevoegd gezag is niet gerechtigd om de rechten en verplichtingen die voortvloeien uit dit convenant overeenkomst geheel of gedeeltelijk over te dragen aan een derde zonder toestemming van de Gemeente.
Artikel 13. Geschillenregeling en toepasselijk recht
1. Elk geschil dat uit hoofde van dit convenant tussen Partijen mocht ontstaan, zullen Partijen allereerst trachten in onderling overleg te regelen. Indien dit overleg niet binnen een redelijke termijn
plaatsvindt of niet tot overeenstemming leidt, zal het geschil worden voorgelegd aan de Rechtbank Arnhem, tenzij Partijen schriftelijk ter zake van de beslechting van enig geschil arbitrage of mediation overeenkomen.
2. Op dit convenant is uitsluitend het Nederlandse recht van toepassing.
Artikel 14. Algemene bepalingen
1. Geheimhouding. Partijen verplichten zich tot strikte vertrouwelijkheid, zowel ter zake van de totstandkoming en de inhoud van dit convenant als ter zake van alle relevante informatie en het overleg en al hetgeen hierop volgt. Alle documenten die in het kader van dit convenant worden vervaardigd en al hetgeen Partijen aan informatie in het kader van dit convenant uitwisselen hebben een vertrouwelijk karakter en zal niet aan derden worden bekendgemaakt, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere Partijen. Voorgaande bepaling is niet van toepassing indien
(a) het informatie betreft die een algemeen karakter heeft en die een Partij redelijkerwijs niet als vertrouwelijk zal aanmerken (b) het informatie betreft die reeds in het publieke domein aanwezig is,
(c) tenzij Partijen door wet- & regelgeving verplicht zijn informatie aan derden te verstrekken.
2. Intellectuele eigendomsrechten. De intellectuele en overige eigendomsrechten met betrekking tot de ingevolge dit convenant vervaardigde documentatie, ontwerpen en tekeningen behoren geheel en volledig toe aan de Gemeente en het Bevoegd gezag. De Partijen ontvangen beiden na oplevering van het project een volledige set van revisietekeningen en overige gegevens omtrent toegepaste materialen, garantietermijnen etc. digitaal (in DWG en PDF formaat), evenals schriftelijke toestemming voor het gebruik hiervan.
3. Partiële nietigheid. Nietigheid van één der bepalingen in dit convenant tast de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. Zowel nietige bepalingen als leemten in dit convenant zullen worden vervangen, dan wel aangevuld, zodanig dat deze binnen de aard en strekking van de overeenkomst vallen.
4. Bijlagen. De aan deze overeenkomst gehechte, door parafen van Partijen gewaarmerkte bijlagen die genoemd zijn in de bepalingen van deze overeenkomst, maken integraal deel uit van de overeenkomst.
5. Tegenstrijdigheid. Ingeval van tegenstrijdigheden tussen de inhoud van dit convenant en de inhoud van de overwegingen en/of de Bijlagen prevaleert het bepaalde in dit convenant.
6. Onvolledigheid. Als bij de uitvoering van dit convenant blijkt dat zich omstandigheden voordoen waarin het convenant niet voorziet, wordt daarmede op zodanige wijze omgegaan dat in de geest van het convenant de overeenkomst wordt gehandeld en voorts zodanig, dat op redelijke en billijke wijze wordt gehandeld.
7. Huisvestingsverordening. Met dit convenant wordt voldaan aan de bepalingen zoals voorgeschreven in de ‘Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs’ Gemeente Arnhem.
Aldus opgemaakt in tweevoud,
Gemeente Arnhem
drs. X.X.X. xxx xxx Xxxxx-Peerenboom Clustermanager Gebiedsrealisatie en Vastgoed
Op , Plaats
Vereniging voor Gereformeerd Voortgezet Onderwijs voor Midden-Nederland
X. Xxxxxxxxx
Lid College van Bestuur
Op , Plaats
Bijlage:
1. Arnhemse Standaard Toegankelijkheid
2. Planning project
3. Draaiboek projecten onderwijshuisvesting