Budgetovereenkomst Rozengaarde
Budgetovereenkomst Rozengaarde
De ondergetekenden:
1. De gemeente Doetinchem, gevestigd te Doetinchem, kantoorhoudende Postbus 9020, 7000 HA Doetinchem, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door xx X. Xxxxxx, wethouder, ter uitvoering van het besluit van burgemeester en wethouders
d.d. 9 juni 2009, hierna te noemen: “de gemeente”;
2. Sportcentrum Rozengaarde B.V., gevestigd te Doetinchem, kantoorhoudende …, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx X. Xxxxxx, bestuurder, hierna te noemen: Rozengaarde;
Ondergetekenden 1 en 2, hierna gezamenlijk te noemen: “partijen” In overweging nemende dat:
- met ingang van 1 januari 2009 sportcentrum Rozengaarde – voorheen onderdeel van de gemeente Doetinchem – is verzelfstandigd;
- voornoemde verzelfstandiging eruit bestaat dat de exploitatie van sportcentrum Rozengaarde is ondergebracht in Sportcentrum Rozengaarde B.V.;
- de gemeente voor 100% eigenaar is van Sportcentrum Rozengaarde B.V.;
- partijen afspraken wensen te maken over onderling te leveren diensten en prestaties; verklaren in dat verband overeen te komen als volgt:
ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1 Periode
Deze overeenkomst wordt afgesloten voor de periode van 1 januari 2009 tot 31 december 2011. Op laatstgenoemde datum eindigt deze overeenkomst van rechtswege, dit met inachtneming van het bepaalde in artikel 2, vierde lid.
Artikel 2 Algemeen
1. Begripsomschrijvingen
In deze overeenkomst wordt verstaan onder:
a. budget: het voor de afgesproken periode jaarlijks toegekende bedrag ten behoeve van de in artikel 5 genoemde activiteiten;
b. boekjaar: een periode van 12 maanden, lopende van 1 januari tot en met 31 december;
c. Meicirculaire: de circulaire in mei van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan gemeenten waarin bekend wordt gemaakt, op basis van gegevens van het Centraal Plan Bureau, met welke prijs- en loonmutaties gemeenten rekening moeten houden voor het volgend boekjaar;
d. Septembercirculaire: de circulaire in september van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan gemeenten waarin bekend wordt gemaakt, op basis van gegevens van het Centraal Plan Bureau, met welke aanpassingen van de meicirculaire voor prijs- en loonmutaties gemeenten rekening moeten houden voor het volgend boekjaar.
2. De Algemene subsidieverordening gemeente Doetinchem alsmede de notitie herijking budgetfinanciering 2007 tot en met 2011 is van toepassing, tenzij in deze overeenkomst uitdrukkelijk anders is bepaald. Wanneer tijdens de looptijd van deze overeenkomst een nieuwe subsidieverordening of notitie wordt vastgesteld, wordt deze van toepassing.
3. Aan het einde van de looptijd vindt een evaluatie plaats en aanpassing van de bepalingen voor zover en waar dit door minimaal één van de partijen noodzakelijk of wenselijk wordt geacht. Deze evaluatie start uiterlijk een half jaar voorafgaand aan de einddatum van deze overeenkomst.
4. Partijen spreken de intentie uit deze overeenkomst met vervolgens vier jaar te verlengen.
5. Tijdelijke verlenging van deze overeenkomst voor een kortere periode dan genoemd in het vierde lid is mogelijk als partijen hiermee instemmen.
Artikel 3 Algemeen
1. Het sportcentrum Rozengaarde is gelegen aan de Xxxxxxxxxxxxx 000 xx Xxxxxxxxxx en bestaat uit een wedstrijdbad, instructiebad, peuterbad, doelgroepenbad, sporthal, kleedkamers, kantoorruimtes, café en een VIP-room. De beslissing tot functieverandering, in meest uitgebreide zin van het woord, ten aanzien van de hiervoor genoemde onderdelen van het sportcentrum behoeft de goedkeuring van de gemeente.
2. Tijdens de contractsperiode zoals bedoeld in artikel 1 zal er in ieder geval twee maal per jaar worden geëvalueerd. Dit betekent, in aansluiting op de planning & controlcyclus bij de gemeente, een rapportage van Rozengaarde aan de gemeente over de voortgang op financieel gebied en ten aanzien van de afgesproken prestaties.
3. Uitsluitend naar aanleiding van de evaluatie is het mogelijk dat partijen komen tot een aanpassing van de overeenkomst, tenzij er sprake is van niet voorzienbare calamiteiten die redelijkerwijs niet geacht kunnen worden te vallen onder het algemeen aanvaardbare bedrijfsrisico en die tevens direct van invloed zijn op het kunnen realiseren van de gemaakte afspraken met betrekking tot de te verrichten activiteiten.
4. De geldende gemeentelijke afspraken en richtlijnen met betrekking tot financieel beheer en beleid, aanbestedings- en inkoopbeleid, personeelsbeleid, communicatiebeleid, informatiebeheer en gemeentelijke interne milieuzorg worden door Rozengaarde toegepast. De gemeente is verplicht Rozengaarde over voornoemde gemeentelijke afspraken en richtlijnen actief te informeren.
Artikel 4 Budgetsubsidie
1. Het budget bedraagt in het eerste boekjaar € 1.383.890. Het budget is opgebouwd uit 42% loongevoelig deel en 40% prijsgevoelig deel. Het overige resterende gedeelte betreft kapitaallasten. Het budget, zijnde het loon- en prijsgevoelige gedeelte, wordt geïndexeerd op basis van de Meicirculaire. Er vindt, achteraf, een correctie plaats op basis van de Septembercirculaire. Die correctie heeft invloed op de hoogte van het budget voor het daaropvolgende boekjaar.
2. Via jaarlijkse beschikkingen, uiterlijk voor 31 december van het lopende jaar of zoveel eerder als mogelijk is, stelt de gemeente Rozengaarde op de hoogte van het subsidiebudget voor het volgende jaar en de wijze van betaalbaarstelling. De subsidie wordt betaalbaar gesteld in twaalf gelijke termijnen uit te betalen telkens aan het begin van elk maand. Bij het niet nakomen van de gemeente van de afspraken met betrekking tot de uitbetaling van de subsidievoorschotten zal door de gemeente een rentevergoeding worden betaald, een en ander op basis van de dagrente. De dagrente wordt gebaseerd op het daggeld tarief van de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG).
3. Vorderingen van de gemeente op Rozengaarde zullen worden verrekend met de subsidie.
Artikel 5 Prestaties
1. Rozengaarde heeft tot taak sportcentrum Rozengaarde te exploiteren, te beheren en te onderhouden, alsmede het ondersteunen en faciliteren van sportverenigingen. Daarnaast is Rozengaarde gehouden tot het (mede) uitvoeren van gemeentelijk sportbeleid. De gemeente is verplicht Rozengaarde actief te informeren over het gemeentelijk sportbeleid.
2. Rozengaarde spant zich bij de uitoefening van de in het eerste lid genoemde taak in tot het behalen van een (maximaal) positief exploitatieresultaat onder gelijktijdige handhaving dan wel verbetering van de bestaande kwaliteit.
A ) De directie besluit gehoord hebbende de het college van B&W tot aanpassing van tarieven
3. Rozengaarde spant zich in om gedurende de periode van de duur van deze overeenkomst de volgende bedrijfsactiviteiten uit te voeren, waarbij Rozengaarde en de gemeente nadere afspraken kunnen maken ten aanzien van de groepen afnemers van de diensten en producten:
Wat Diensten en of product | Waarvoor Functie | Wie Groepen afnemers | Hoe Werkwijze, kennis en technologie |
zwembad | faciliteiten voor zwemsporten faciliteiten voor zwemrecreatie faciliteiten voor opleiding | sportverenigingen recreanten scholen | exploiteren van een zwemhal gedurende 52 weken per jaar |
sporthal | faciliteiten voor sporten faciliteiten voor opleiding faciliteiten tbv evenementen | sportverenigingen scholen bedrjven en bezoeker | exploiteren van een zwemhal gedurende 52 weken per jaar. |
Horeca | gebruik van versnapering gebruik van lunch gebruik voor diner | recreant en sporters bezoekers evenementen overige bezoekers | exploiteren van horecafaciliteiten van uiteenlopende aard in het gehele complex |
4. Rozengaarde draagt een bedrag van € 84.100,-- af aan de gemeente ter vergoeding van door de gemeente te leveren diensten. Het betreft de volgende diensten:
• ondersteunding door de het team P&O;
• verzekeringen;
• bijdrage centraal ziektebudget;
• bijdrage directiekosten;
• bijdrage kerstpaketten;
• bijdrage arbo;
• bijdrage trias;
• bijdrage centraal opleidingbudget;
• ICT-diensten;
• bijdrage overige personeelskosten iza, introductie etc.
5. Rozengaarde is bevoegd tot het opstellen en uitvoeren van een publiciteits- en marketingplan ten behoeve van de realisatie van de doelstellingen, daarbij rekening houdend met de gemeentelijke kaders in dat verband.
6. Rozengaarde is bevoegd tot het bepalen van de tijden waarop activiteiten in sportcentrum Rozengaarde plaatsvinden. Hierbij heeft als uitgangspunt te gelden dat sportcentrum Rozengaarde zo vaak als mogelijk geopend moet zijn.
7. Rozengaarde past de gemeentelijke klachtenregeling toe. Hiermee wordt een zorgvuldige afhandeling van klachten van publiek en sportverenigingen gewaarborgd.
8. Rozengaarde spant zich in voor het behalen van een hoge kwaliteit binnen het sportcentrum Rozengaarde. Naast het voldoen aan de wettelijke normen zal Rozengaarde extra inspanningen plegen, waarbij de volgende documenten richtinggevend zijn:
• Wet hygiëne en veiligheid badinrichtingen en zwemgelegenheden;
• De Risico Inventarisatie en Evaluatie (RIE): Rozengaarde draagt er zorg voor dat indien noodzakelijk een RIE wordt uitgevoerd waarbij ondersteuning door de gemeente zal worden geleverd. De aanbevelingen in deze RIE zullen binnen de mogelijkheden van het budget en de bedrijfsvoering zo snel mogelijk worden afgehandeld.
9. De medewerkers van sportcentrum Rozengaarde zijn bevoegd tot het verwijderen van klanten die zich hinderlijk gedragen. Hierbij is het protocol gedragsregels zwembaden van toepassing. De bevoegdheid tot het tot het uitvaardigen van een toegangsverbod tot (ruimten van) het sportcentrum Rozengaarde is voorbehouden aan de door de bestuurder van Rozengaarde aangestelde manager.
Artikel 6 Gebouwen
1. Rozengaarde is verplicht de gebouwen die zij in gebruik heeft goed, naar bouwkundige maatstaven bezien, te onderhouden. In dat verband is Rozengaarde verplicht inspectie aan de gebouwen door de gemeente toe te staan.
2. Wensen met betrekking tot nieuwbouw of uitbreiding dan wel grootschalige renovatie en/of vernieuwing worden door Rozengaarde besproken met de gemeente. Rozengaarde kan zelfstandig besluiten met betrekking tot voornoemde wensen.
Artikel 7 Verantwoording
1. Rozengaarde dient de aanvraag om een jaarlijkse subsidie, conform de Algemene subsidieverordening gemeente Doetinchem, schriftelijk in bij de gemeente voor 1 juni van het jaar, voorafgaande aan dat waarvoor het de subsidie aanvraagt. Bij deze aanvraag wordt gevoegd een begroting en het geactualiseerde, kwantificeerbare resulaatbeschrijving (overzicht activiteiten) voor het komende jaar.
2. Rozengaarde dient jaarlijks voor 1 april een aanvraag tot vaststelling van de subsidie, over het voorafgaande jaar, in en doet hierbij de gemeente de jaarstukken over het voorafgaande jaar toekomen, tenminste inhoudende:
a. het jaarverslag over het voorafgaande jaar inhoudende een inhoudelijk verslag van de behaalde resultaten en een verantwoording over de afgesproken en gerealiseerde prestatie-eenheden;
b. de rekening en balans;
c. het financiële jaarverslag is voorzien van een goedkeurende verklaring van een registeraccountant;
d. een goedkeurende accountantsverklaring naar de validiteit van, nader door de gemeente aan te wijzen, onderdelen van gerealiseerde prestatie-eenheden;
e. het onder d genoemde word gevraagd over een van de lopende jaren in de overeenkomst.
3. De gemeente toetst en beoordeelt de te leveren prestaties en kwaliteitseisen aan de hand van het jaarverslag, waarin onder andere staat beschreven welke resultaten zijn behaald. Als er sprake is van substantiële afwijkingen ten opzichte van de gemaakte afspraken, dan kan dit aanleiding zijn tot bijstelling van deze overeenkomst.
4. Vaststelling van de subsidie vindt plaats binnen 12 weken na ontvangst van het jaarverslag en de jaarrekening. De vaststellingsbeschikking wordt met Rozengaarde besproken.
Artikel 8 Reserves en voorzieningen
1. Het is Rozengaarde toegestaan bestemmingsreserves te hebben ten laste van de overschotten uit de jaarlijkse exploitatie. Voor het vormen van bestemmingsreserves dient goedkeuring te worden gevraagd aan de gemeente (B&W). Voor deze bestemmingsreserves levert Xxxxxxxxxxx een deugdelijke onderbouwing aan als bijlage bij het jaarverslag.
2. Het is Rozengaarde toegestaan uit positieve resultaten op het jaarlijkse exploitatieresultaat een algemene reserve te vormen.
3. Voor de opbouw van algemene reserves als bedoeld in het tweede lid geldt dat deze reserve maximaal 20% van de jaarlijkse omzet van Rozengaarde mag bedragen. Onder omzet wordt verstaan: het totaal van de exploitatielasten.
4. Het is Rozengaarde toegestaan voorzieningen te vormen. Voor het vormen van voorzieningen dient Rozengaarde goedkeuring te vragen aan de gemeente (B&W).
De besteding van deze gelden moet expliciet zijn vastgelegd en deugdelijk onderbouwd met een bestedingsplan.
Artikel 9 Personeel
1. Rozengaarde draagt zorg voor de uitvoering van het gemeentelijk personeelsbeleid ten aanzien van vanuit de gemeente aan Rozengaarde gedetacheerde gemeentelijke medewerkers waar het betreft het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken met het personeel, het uitvoeren van het ziekteverzuimbeleid, het regelmatig doen plaatsvinden van werkoverleg en de Rozengaarde-gerelateerde uitvoering van de gemeentelijke medezeggenschapsregelingen. De gemeente is verplicht Rozengaarde actief te informeren over het gemeentelijk personeelsbeleid.
2. Rozengaarde adviseert de algemeen directeur/gemeentesecretaris met betrekking tot personele aangelegenheden ten aanzien van bij Rozengaarde vanuit de gemeente gedetacheerde gemeentelijke medewerkers.
Artikel 10 Calamiteitenregeling
1. In geval van onvoorziene omstandigheden die bijvoorbeeld leiden tot grote (financiële) problemen en/of buitenproportionele stijging van kosten van de in deze overeenkomst opgenomen taken, kan de gemeenteraad op verzoek van Xxxxxxxxxxx aan de hand van uitgebreide inhoudelijke en financiële informatie besluiten een aanvullende budgetsubsidie te verlenen. Hierbij behoudt de gemeente zich het recht voor een financieel onderzoek in te stellen bij Rozengaarde, die aan een verzoek daartoe alle medewerking verleent.
2. In geval van omstandigheden die leiden tot een beleidsaanpassing bij de gemeente kan de gemeente besluiten tot een tussentijdse wijziging of bijstelling van de uitvoering van de overeenkomst. Hierbij moet worden gedacht aan aanpassingen als gevolg van nieuwe wetgeving of opgelegde bezuinigingen door de rijksoverheid. Wanneer dit leidt tot negatieve bijstelling van de budgetsubsidie neemt de gemeente de hiervoor geldende algemene regels uit de Algemene wet bestuursrecht in acht.
Artikel 11 Geschillen
Verschillen van mening tussen partijen ter zake van de uitleg en uitvoering van deze overeenkomst zullen zo veel mogelijk langs minnelijke weg worden opgelost. Indien een verschil van mening niet langs minnelijke weg is opgelost, wordt geacht een geschil te bestaan. Geschillen uit deze overeenkomst en de subsidiebeschikking zijn publiekrechtelijk van aard en kunnen worden voorgelegd aan de Commissie voor bezwaar van de gemeente Doetinchem.
Artikel 12 Geheimhouding
1. Behoudens het bepaalde in de Wet openbaarheid van bestuur verplichten partijen zich over en weer tot geheimhouding van al hetgeen hen in verband met de uitvoering van deze overeenkomst aan informatie wordt verschaft.
2. Partijen zullen deze informatie slechts gebruiken in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst. Dit betekent onder andere dat zij de informatie niet aan derden zullen verstrekken, openbaar maken of voor commerciële doeleinden zullen gebruiken.
Artikel 13 Wijzigingen
1. Wijziging van deze overeenkomst kan uitsluitend schriftelijk door partijen worden overeengekomen.
2. Mondelinge mededelingen, toezeggingen, kennisgevingen of afspraken, neergelegd in bijvoorbeeld een verslag van een bijeenkomst, hebben derhalve geen rechtskracht, tenzij zij overeenkomstig het bepaalde in het eerste lid schriftelijk zijn bevestigd door een daartoe bevoegde persoon.
Artikel 14 Bijlagen
Onderdeel van deze overeenkomst maakt uit de bijgevoegde Algemene subsidieverordening gemeente Doetinchem en de Notitie herijking budgetfinanciering gemeente Doetinchem 2007 t/m 2011 (vastgesteld door de gemeenteraad op 6 juli 2006).
Artikel 15 Ondertekening
Deze overeenkomst wordt in tweevoud opgesteld en ondertekend, zodat bij ieder van de partijen een exemplaar berust.
Getekend door de gemeente op ………………………………….2009 te ………………
Getekend door Xxxxxxxxxxx op …………………………………..2009 te ………………